ELEMENTY ELEMENTY

DOBREGO WNIOSKUDOBREGO WNIOSKU

Joanna Bosiacka-KniatRegionalny Punkt Kontaktowy PR UE

ul. Rubież 46, 61-612 PoznańTel. 8279745, Fax 8279741e-mail: jk@ppnt.poznan.pl

http://www.ppnt.poznan.pl/rpk

Najważniejsze hasła:

Project – projekt, zespół działań dla osiągnięcia danego celu, z określonym czasem wykonania, zasobami i trybem zarządzania.

Objective – ogólny cel projektu, (cel jest różny od działań, celu nie można „zrobić”)

Goals – „podcele” szczegółowe (jeżeli cel jest odległy określamy „punkty do osiągnięcia po drodze”)

Workplan - plan pracy w projekcie, składa się zazwyczaj z kilku workpackages, które z kolei dzielą się na tasks. Z planu pracy wynika, jakie działania będą podjęte dla osiągnięcia wyników, kto i co kiedy robi i z jakim rezultatem.

Deliverable - praktyczny (wymierny i namacalny) rezultat danego workpackage (WP) potrzebny do realizacji następnego etapu, np. raport, prototyp, zastaw probek itd..

Milestones - „kamienie milowe”, decydujące o sukcesie projektu, punkty wyznaczające postęp w realizacji projektu (określone zarówno czasowo jak i jakościowo), zupełnie różne od deliverables mają wyznaczać po zakończeniu danej fazy projektu czy warto kontynuować prace projektowe

Results – wyniki projektu (ostateczne lub pośrednie), które można wykorzystać (exploit) lub rozpowszechnić (disseminate)

Wykres Gantta – wykres zadań w czasie, można na nim również oznaczyć „milestones” oraz zależności przekazywania wyników.

Wykres PERT – diagram zależności logicznych (przekazywania wyników, zależności w czasie) działań projektu.

Zarządzanie projektem – system podziału ról, organizacji pracy, podejmowania decyzji, monitoringu projektu i sprawozdawczości w tym struktura decyzyjna i organizacyjna.

Na początek: tytuł i acronim

- Pełen tytuł wniosku (max. 200 znaków)

- Akronim projektu ( max. 20 znaków)

- Abstract – max 2000 znaków – zwięzły opis projektu

Typowa struktura części opisującej plan pracy

• Strona tytułowa• Naukowe i technologiczne cele projektu w stosunku

do tzw. „state of the art.”• Ustosunkowanie się do programu • Planowane rezultaty• Aspekty innowacyjne • Plan pracy projektu (założenia, milestones, opis

Workpackages – cele, działania, deliverables, results)• Lista Deliverables i Workpackages• Zarządzanie konsorcjum

Cele projektu

• Określamy cel główny projektu (main objective) - osiągalny i mierzalny

• Cel główny rozbijamy na kilka celów pośrednich (specific goals)

• Jeden lub kilka workpackages jest potrzebnych, żeby osiągnąć cel pośredni

• Struktura opisu celów: cel, problem, wyzwanie, odpowiedź projektu, cele pośrednie, oczekiwane rezultaty, poziom ryzyka

Co może być ważne dla ewaluatorów?

• Czy cele naukowe i techniczne są określone jasno, w weryfikowalny sposób (skwantyfikowany o ile możliwe)

• Czy cele są realistyczne, czy autorzy uwzględnili ryzyko ich nie osiągnięcia.

Innowacyjność

• Międzynarodowy stan wiedzy i ograniczenia techniczne istniejących produktów, procesów, technologii, metodologii, polityk, norm itd. mając na uwadze cele projektu

• Uzasadnić wybrane podejście naukowe, biorąc pod uwagę inne konkurencyjne podejścia

• Opisać oryginalność zaproponowanej pracy i uzasadnić główne innowacje

• Tu też można opisać poziom ryzyka (zamiast w celach)

Co może być ważne dla ewaluatorów?

Czy w projekcie wykazano dobrą znajomość stanu badań/techniki? Jaki jest stopień oryginalności i postępu ponad poziom obecnego stanu? Jaki jest poziom ryzyka i sposobu radzenia sobie z ryzykiem?

Najważniejszy - plan pracy

• Podział projektu na logiczne fazy, prosta logiczna konstrukcja

• Podział na „pakiety zadaniowe”• Zaplanowanie w czasie, zaplanowanie zasobów

(Wykres Gantt’a)• Wewnętrzna logika pakietu zadań

– cele - działania (tasks) - rezultaty i deliverables (kwantyfikować gdzie tylko można)

• Na końcu dodajemy Pakiet Zarządzanie projektem i Wykorzystanie wyników

Wykres Gantt’aWykres Gantt’a

Duration / critical path : see milestone list

1st year 2nd year 3rd year

Workpackage 1: TitleTask 1.1 TitleTask 1.2 "Workpackage 2: TitleTask 2.1 "Task 2.2 "Workpackage 3: TitleTask 3.1 TitleTask 3.2 "Workpackage 4: TitleTask 4.1 TitleTask 4.2 "Workpackage 5: TitleWorkpackage 6: TitleTask 6.1 TitleTask 6.2 "Task 6.3 "Workpackage 7: TitleTask 7.1 ManagementTask 7.2 Exploitation

TOTAL MANDAYS:

WORKPACKAGE / MANPOWER BARCHART

In year 2

In year 3 Reporting Periods

Partners'ManDays

Workpackagedescriptions

In year 1

1

6 m 12 m Mid-term 24 m 30 m Final

Diagram PERTDiagram PERT

DECISION

WORK PACKAGE 0

External review

Partner ONE(co-ordinator)

External assessors

WORK PACKAGE 1

Ojective A : design ofplant

Partners THREE,FIVE, SIX, TEN

Partner ONE(co-ordinator)

WORK PACKAGE 2

Ojective B : obtain HXdesign data

Partner TWO, FIVE,SIX

Partner ONE(co-ordinator)

WORK PACKAGE 3

Objective C :resource and market

study

Partners ONE,SEVEN, EIGHT

Partner TEN

WORK PACKAGE 4

Objective D :proposal for plant

Partners THREE, FOUR,FIVE, SIX, EIGHT, TEN

Partner ONE(co-ordinator)

WORK PACKAGE X :site run-down(contingency)

Partners THREE, FOUR,FIVE, SIX, EIGHT, TEN

Partner ONE(co-ordinator)

GONO GO

Wspólnotowa wartość dodana europejski wymiar problemu (problem ważny dla

Europy, nie dla pojedynczego kraju czy regionu Europy) - DLACZEGO EUROPA POTRZEBUJE NASZEGO PROJEKTU?

europejska wartość dodana konsorcjum - potrzeba ustanowienia masy krytycznej, w finansowych i ludzkich kategoriach oraz kombinacja komplementarnych zasobów i doświadczenia osiągalnych w różnych organizacjach, na europejskim poziomie - DLACZEGO NASZ PROJEKT POTRZEBUJE EUROPY?

wkład projektu w politykę unijną lub zajęcie się problemami standaryzacji lub regulacji unijnych.

Perspektywy gospodarcze i technologiczne

• Strategiczny wpływ na gospodarkę, technikę Europy• Wykorzystanie wyników przez partnerów:

– wspólne plany (umowa konsorcjum)– korzyści dla partnerów (motywacja)– plany wykorzystania wyników

• Ochrona własności intelektualnej • Rozpowszechnianie wyników:

– środki, czas– target groups

Zarządzanie (I)• Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja

między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązywania sporów i konfliktów, itp.)

• Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu, sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp.niezbędnego do realizacji projektu)

• Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)

Zarządzanie (II)

• Zarządzanie zadaniami:- koordynacja działań,- ustalenie celów głównych i pośrednich projektu,- rozbicie projektu na logiczne fazy,- opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis,

partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane efekty - mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp)

- podział zadań miedzy partnerów, - kamienie milowe,- opisanie oczekiwanych rezultatów działań, - raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie

jakości wykonania zadań.

Zarządzanie (II)

• Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział zadań w czasie, kiedy mają być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z Unii Europejskiej, kiedy wypłacane będą pieniądze przez koordynatora)

• Zarządzanie prawami własności intelektualnej (do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być zachowana poufność, itd.)

Podział ról w konsorcjum

• Kto do czego jest potrzebny i dlaczego

• Rola, zadania i kompetencje koordynatora

Zadania Koordynatora• Tworzenie połączenia pomiędzy służbami komisji, a

konsorcjum - negocjowanie kontraktu, raportowanie, regularne kontakty

• Codzienna koordynacja i kontrola pracy zgodnie z dodatkiem technicznym

• Przygotowywanie regularnych spotkań• Dystrybucja płatności do partnerów• Zapewnienie niezakłóconego przebiegu projektu• Marketing projektu na każdym etapie realizacji i po

zakończeniu

Komunikacja• Wewnątrz konsorcjum,• Z Komisją Europejską• Na zewnątrz

• Odpowiednie środki (listy e-mailowe, spotkania, przepływ dokumentów, strony WWW, publikacje, biuletyn projektu, konferencje, wystawy, wykorzystanie ICTs)

• Kto, co, komu, kiedy?

Wewnętrzny monitoring

• Spotkania

• Raporty

• Prezentacje

• Odwiedziny koordynatora

Co może być ważne dla ewaluatorów?

• Czy plan pracy realistycznie prowadzi do rezultatów?

• Czy odpowiednio dobrano podejście, metody, partnerów dla realizacji celów?

• Czy dobrze zdefiniowano „milestony”?• Czy określono kryteria oceny pracy

projektu?

Główne przyczyny odrzucenia projektów

• Projekt nie jest innowacyjny

• Niejasne cele

• Niejasno zdefiniowane role poszczególnych partnerów, ich zakres zadań, doświadczenie w tej dziedzinie, zarządzanie grupą

• Niejasne zaangażowanie czasowe partnerów

• Projekt zbyt ambitny

• Budżet projektu zbyt duży/mały, zła dystrybucja środków pomiędzy partnerów

• Zbyt mała/duża liczba partnerów

• Niejasne zastosowanie wyników badań

Wnioski, które zostały przyjęte• Są jasne i zwięzłe dla osoby, dla której językiem

ojczystym nie jest język angielski• Są innowacyjne i doskonałe pod względem naukowym• Mają grupę wspaniałych, uzupełniających się partnerów• Rozmiar grupy gwarantuje sprawne zarządzanie• Wykazują doświadczenie i sprawność w zarządzaniu

projektem• Prezentują zastosowanie i rozpowszechnienie wyników

badawczych• Mają realistyczny budżet

Poszukiwanie partnerów1. Dla swojego pomysłu:

1. Baza projektów (CORDIS PROJECTS)2. Znajomi i znajomi znajomych3. KPK/RPK/PK4. Baza CORDIS PARTNERS – project idea

2. Dołączenie się1. Przeszukanie Expressions of Interest i CORDIS Partners2. Zamieszczenie oferty „Expertise”3. Znajomi znajomych?- http://fp6.cordis.lu/fp6/partners.cfm

3. Zostanie Ekspertem oceniającym wnioski ! - https://cordis.europa.eu/emmfp6/index.cfm?fuseaction=wel.welcome

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

http://www.ppnt.poznan.pl/rpk/