EMPRESA “IMPEX ECUATORIANA” AV. AMÉRICA Y A. ANDRADE.TELEFONO: 2286588IMPEX@GYE.SATNET.NET

JULIO CEREZO

OBJETIVO

º VERIFICAR LAS CONDICIONES DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO.

VERIFICAR VALORES CORRESPONDIENTES AL FUNCIONAMIENTO Y RENDIMIENTO DE LOS EQUIPOS.

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PERIODO DE COBERTURAINICIO: 20 DE OCTUBRE DEL 2009

FIN: EL MISMO DÍAHORA: 9HOO A 10H15

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CUESTIONARIO DE PREGUNTAS

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POLITICA1. ¿EXITE POLITICA DE SEGURIDAD EN LA EMPRESA? SI EXISTE PERO VERBAL , EL DEPARTAMENTO

DONDE SE ENCUENTRA EL SISTEMA TAMBIEN TIENE POLITICAS ALGUNAS DE ELLAS SON:

• CLAVE DE SEGURIDAD PARA ENTRAR AL PROGRAMA (SOLO PUEDEN ENTRAR 3 PERSONAS)

• RESPALDO DIARIO(DENTRO DEL DISCO DURO)• RESPALDO SEMANAL (DISCO EXTERNO)• EXTINTORES(SOLO LAS PERSONAS DEL TALLER LO

SABEN UTILIZAR)• ANTIVIRUS ACTUALIZADO (BAJADO DE INTERNET)

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2. ¿ EXISTE SANCIONES POR NO CUMPLIR CON UNA POLITICA? POR LO GENERAL NO ESTAN ESTABLECIDAS Y

CONFIRMADAS POR EL MINISTERIO DE TRABAJO , SI ALGUN EMPLEADO HACE ALGUNA FALTA SE LO COMUNICAN AL GERENTE Y EL EN ESE MOMENTO DECIDE LA SANCION PARA DICHO EMPLEADO.

3. ¿EXISTE PLAN ESTRATEGICO Y CUAL ES ?SI EXISTE , ES LA REVISION DE ARREGLOS CON RESPECTO AL

SISTEMA SE ESTABLECE UNA FECHA DE ENTRGA PARA PONER A PRUEBA DICHOS CAMBIOS (UN PROGRAMA PILOTO PARA VER COMO FUNCIONA EL NUEVO PROGRAMA) TAMBIEN SER UNICOS EN EL MERCADO DE VENTAS DE MAQUINAS AGRICOLAS.

POLITICA

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MANTENIMIENTO4 ¿SE TIENE UN REGISTRO DE PROCESO DE COMPRA DE

PC EN LA COMPAÑÍA?SI TIENEN ESTAN DENTRO DEL PROGRAMA Y SE LO

IMPRIME TODOS LOS MESES5.¿EXISTE UNA BITÁCORA DE LOS DAÑOS,

MANTENIMIENTO Y VIDA UTIL DE LOS PC? SI , POR ACTIVO FIJO CUANDO CUMPLEN SU VIDA

UTIL SE LOS VENDEN6. ¿QUIÉN HACE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA

HARDWARE Y CON QUE FRECUENCIA?EL ING. TAIRON VERA ES INDEPENDIENTE SE LO LLAMA CUANDO OCURRE UN PROBLEMA .(6 MESES).

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7. ¿QUIÉN MIDE LA CALIDAD DEL MANTENIMIENTO?SE ENCARGA LA ING. VIVIANA BASQUET(ASISTENTE) O ING. PABLO MITA (CONTADOR) SE ENCARGAN DE LLAMAR AL ING. ROBERTO Y VERIFICAN QUE HAGA BIEN EL MANTENIMIENTO.

8. ¿CUÁL ES EL PORCENTAJE DE DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS?100% . PERO NO TIENEN UN LISTADO DE CUANDO ENTRA EL COMPUTADOR A MANTENIMIENTO , TAMPOCO TIENEN UNA HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS SOLO TIENEN UN LISTADO DE CUANDO EL EQUIPO YA TERMINA SU VIDA UTIL SE LO IMPRIME POR EL SISTEMA.

9. ¿ COMO ELIGEN A LA EMPRESA QUE HACE EL MANTENIMIENTO ?

LA PEROSNA QUE HACE EL MANTENIMIENTO ES EXTERNA Y ES CONOCIDO DEL CONTADOR (JEFE INMEDIATO)

MANTENIMIENTO

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CAPACITACIÓN10. ¿CAPACITACION PARA OPERAR EL SISTEMA?EL PROGRAMADOR SE ENCARGA DE ENSEÑAR LOS CAMBIOS NUEVOS AL ENCARGO DEL SISTEMA DENTRO DE LA EMPRESA Ó A LA PERSONA QUE PIDIO EL CAMBIO., EL PERSONAL QUE SALE DE ALGUN PUESTO TIENE LA OBLIGACIÓN DE ENSEÑAR LA UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA AL PERSONAL NUEVO QUE ENTRE A LA EMPRESA.11. ¿EXISTE REGISTRO DE CAPACITACIÓN ?NO HAY REGISTRO12. ¿EXISTE MANUALES QUE INDIQUEN LOS PROCEDIMIENTOS PARA USUARIO O PASANTE?NO EXISTE, SOLO SE LO EXPLICA VERBALMENTTE LA ING. VIVIANA BASQUET(ASISTENTE DEL CONTADOR)

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CAPACITACIONCOMO NO EXISTEN MANUALES NO PUDIMOS HACER LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:13. ¿QUÉ TAN FRECUENTE SON ACTUALIZADOS LOS MANUALES?14. ¿QUIÈN ES RESPONSABLE DE QUE SE ACTUALIZEN LOS MANUALES?15.¿QUIEN LLEVA EL CONTROL DE QUE SE HAN HECHO LAS ACTUALIZACIONES DE LOS MANUALES?16.¿SON ENTREGADOS LOS MANUALES A LOS USUARIOS EN SU DEBIDO MOMENTO?QUE NO TIENES ESTOS MANUALES PORQUE EL PROGRAMADOR SE ENCARGA DE CAPACITAR AL JEFE INMEDIATO Y EL A SU VEZ A SU GRUPO DE TRABAJO Y PARA TOMAR ALGUNA DECISION TIENEN QUE PRIMERO QUE COMUNICAR A SU JEFE Y EL ESTUDIA LAS PROPUESTAS Y DESPUES TOMAN DICHA DECISION Y ESO ES UN PROCESO LARGO ADEMAS EL DUENO DICE QUE PARA ESO ESTA LA PERSONA QUE DISEÑO EL PROGRAMA QUE ES EL ING. ROBERTO ORDOÑEZ.

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NIVELES DE SERVICIOS17 ¿QUÉ HACEN CUANDO SE DAÑA UNA MAQUINA?LLAMAN A LA PERSONA ENCARGADA DEL CONTRATO Y ESPERAN A QUE LLEGUEN. CUANDO SE HA TERMINADO EL CONTRATO PAGAN POR EL MANTENIMIENTO A OTRA PERSONA EXTERNA ING. TAIRON VERA.

CPU PIV 3.4GHZ DE 1 AÑOIMPRESORA EPSON 1 AÑOWEB CAM D-LINK 1 AÑOUPS REG. CDP 1 AÑOMONITOR COLOR 15” 3 AÑO

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18. ¿HAY SANCIONES PARA LAS EMPRESAS CUANDO NO CUMPLEN CON EL NIVEL DE SERVICIO ?SI HAY PERO ESA DECISIÓN LA TOMA EL GERENTE DE LA EMPRESA PERO POR LO GENERAL EL SERVICIO SIEMPRE LO CUMPLEN .19. ¿ QUE TIPO DE CONTROL MANEJA LA EMPRESA?CON RESPECTO A PC Y EL SISTEMA ES EL CONTROL CORRECTIVO CON RESPUESTOS Y SIN TIEMPO DE ESPERA.20. ¿Cuál ES EL NIVEL DE DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA?ES DE UN 80% PORQUE A VECES SE CAE EL SITEMA ANOTAN EL MENSAJE QUE SALE Y SIGUEN TRABAJANDO POCAS VECES DEJAN DE TRABAJAR POR ALGUN PROBLEMA DEL SISTEMA Y DESPUES LLAMAN PARA QUE VENGAN A SOLUCIONAR EL PROBLEMA.

NIVELES DE SERVICIOS

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ADMINISTRACION DE SERVICIOS A TERCEROS

21. ¿ CON QUIEN TIENEN EL CONTRATO DE SERVICIO DE INTERNET?CON SURATEL S.A. DE TV CABLE . CUANDO OCURRE ALGUN PROBLEMA CON EL INTERNET LLAMAN PARA QUE VENGAN A SOLUCIONAR EL PROBLEMA, SOLO TRES PERSONA EN LA EMPRESA TIENEN EN EL SERVICIO Y SON : LA ASISTENTE CONTABLE , LA SECRETARIA DE GERENCIA Y EL GERENTE.22. ¿NIVELES DE PENALIZACIÒN SI NO CUMPLEN CON EL CONTRATO?SI NO CUMPLEN EL CONTRATO LA PENALIZACION ES LEGAL PERO POR LO GENERAL NO OCURRE.23. ¿EXISTEN PRESUPUESTO OPERATIVO?NO, HAY POR LO GENERAL EL JEFE INMEDIATO CUANDO NECESITA ALGUN REQUERIMIENTO HACE LAS COTIZACIONES Y EL GERENTE DECIDE SI ES NECESARIO PARA LA EMPRESA LO QUE ESTEN REQUIRIENDO.

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ADMINISTRACION DE SERVICIOS A TERCEROS

24 ¿ EN QUE SE BASA PARA EL PRESUPUESTO?EN QUE ASI EL DUEÑO EVITA QUE UTILIZEN EL DINERO EN REQUERIMIENTO QUE NO SON NECESARIOS O DESVIIOS DEL DINERO ES DECIR ALGUN ROBO HACIENDO AUMENTO EN EL VALOR DE LA COMPRA PARA ASI OBTENER UN BENEFICIO POR LA COMPRA.25. ¿CON QUE FRECUENCIA SE REALIZA EL PRESUPUESTO?CADA VEZ QUE SE REQUIERE YA SE UN PROYECTO NUEVO O COMPRAS DE EQUIPOS.

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DIMENSIONAMIENTO26. ¿ QUIEN HACE EL DIMENSIONAMIENTO?NO HAY UNA PERSONA ENCARGADA PERO EL PERSONAL ES RESPONSABLE DE COMUNICAR SI TIENEN ALGUN REQUERIMIENTO CON RESPECTO AL TRABAJO QUE ESTEN REALIZANDO.27. ¿QUIÉN DETERMINA QUE HAGAN EL DIMENSIONAMIENTO?EL DUEÑO DE LA EMPRESA .28.¿PORQUE REALIZAN EL DIMENSIONAMIENTO?PARA LLEVAR BIEN EL GIRO DEL NEGOCIO.

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SISTEMA

EL SISTEMA ESTA DIVIDIDO EN 4 PARTES:

CONTABILIDAD( LIBROS DIARIOS, BALANCES ETC.)F_DO_GYE( VENTAS , COTIZACIONES)F_DO_QTO (VENTAS, COTIZACIONES)BODEGA(INGRESA LAS IMPORTACIONES QUE SON TODOS LOS MESES DE EE.UU, ITALY, COLOMBIA.)

TIENEN UNA SUCURSAL QUE ES QUITO PERO ELLOS NO MANEJAN EL SISTEMA TODAVIA LAS VENTAS SON MANUALMENTE . ELLOS LE MANDAN POR VALIJAS LAS FACTURAS Y EN QUITO SE ENCARGAN DE PASARLAS AL SISTEMA Y HACER EL CUADRE DEL MES .

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SISTEMA

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CONCLUSIÓNRESULTADOS 1. No tienen las políticas de seguridad tanto de la empresa como del departamento por escrito2. No tienen un registro de capacitación.3. No tienen manuales que indiquen los procedimientos parar usuarios y personal técnico.4. No tienen actualizaciones de los manuales.5. No hay sanciones escritas para los empleados de la empresa eso se encarga el gerente de la empresa. 6. No hay presupuesto operativo7. No cuentan con plan de contingencia. 

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CONCLUSIÓN

RECOMENDACIONES 1. Implementar capacitación al personal y tener un registro de capacitación para cuando ocurra algún daño en el sistema saber si es por el personal o producido por el sistema. 2.Elaborar y aplicar un sistema de registros que permita realizar un seguimiento de los Trabajos realizados en tareas de Mantenimiento.3. Tener las pollitas de seguridad escritas y las sanciones registradas por el ministerio de trabajo para evitar posibles problemas con el personal.4. Elaborar un plan de contingencia.