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EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P. Código: EPC-SIGC-Pn-02 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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PLAN DE COMUNICACIONES Fecha: 13/09/2016
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CONTENIDO
Introducción ................................................................................................................................... 3
Objetivos ........................................................................................................................................ 4
Normatividad ................................................................................................................................. 4
Generalidades ................................................................................................................................ 5
1. Misión ................................................................................................................................. 5
2. Visión .................................................................................................................................. 5
3. Valores Institucionales ........................................................................................................ 5
Política de Comunicaciones ............................................................................................................ 6
Clientes y partes interesadas ........................................................................................................ 10
Comunicación e información: eje transversal ............................................................................... 12
5. Comunicación interna ........................................................................................................ 13
6. Comunicación externa ...................................................................................................... 14
PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................. 21
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INTRODUCCIÓN
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP constituida mediante escritura pública 2069
de mayo 19 de 2008, como sociedad por acciones de carácter oficial, con autonomía
administrativa, patrimonial y presupuestal, tiene como objeto social prestar servicios
públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía y gas, entre otros; así
como servicios públicos no domiciliarios y el desarrollo de actividades complementarias
inherentes a los mismos.
Como Gestores del Programa de Agua y Saneamiento para la Prosperidad – Plan
Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento PAP-
PDA, la entidad impulsa estrategias que permitan avanzar con celeridad en la cobertura,
calidad y continuidad urbana y rural de los servicios de acueducto y saneamiento básico,
así como las transformaciones para el manejo empresarial de estos servicios en el territorio
Cundinamarqués.
Nuestra gestión se orienta al mejoramiento de la calidad de vida de los cundinamarqueses,
teniendo como referentes los planes, programas y políticas del orden nacional,
departamental y municipal en desarrollo.
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OBJETIVOS
Objetivo General
Generar acceso a la información y contribuir al posicionamiento de Empresas Públicas de
Cundinamarca S.A. ESP y de la política pública sectorial en el departamento, por medio del
establecimiento de mecanismos claros y masificados de acceso a la información y gestión
de las comunicaciones, que permitan la divulgación de ejecución de obras y avances en
términos de gestión y logros, mediante el diseño de piezas promocionales, campañas
informativas, publicaciones en el sitio web y manejo de redes sociales, ente otros.
Objetivos específicos
Generar y fortalecer los espacios de comunicación con los clientes y grupos de
interés externos, a través de la divulgación de información y el posicionamiento de
marca.
Promover y facilitar la transversalización de la información y las comunicaciones
con el fin de mejorar los procesos de la empresa, apoyar al mejoramiento continuo
del clima organizacional y generar identidad empresarial.
Establecer canales de comunicación interna y externa efectivos, que contribuyan al
logro de los objetivos y metas empresariales.
NORMATIVIDAD
A continuación, se presenta el marco normativo a tener en cuenta:
Constitución Política de 1991, Artículos 23, 74, 209 y 270.
Ley 152 de 1994: Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo
Ley 850 de 2003
Decreto 19 de 2012.
Decreto 2693 de 2012
Decreto 2482 de 2012
Decreto 2573 de 2014
Ley 134 de 1994
Ley 80 de 1993
Ley 472 de 1998
Ley 489 de 1998, en sus artículos 34 y 35
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Ley 850 de 2003
Ley 1712 de 2014
Ley 1581 de 2012
GENERALIDADES En el marco del presente plan de comunicaciones es importante tener en cuenta ciertas
generalidades de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP, a fin de que estas sirvan
como elementos orientadores y enriquecedores de las estrategias a implementar en la
presente vigencia.
1. Misión
Somos una Empresa dedicada a la gestión integral de proyectos, la prestación efectiva de
servicios públicos, actividades complementarias y asistencia técnica, con enfoque de
sostenibilidad, oportunidad, crecimiento y satisfacción de nuestros clientes y grupos de
interés, que genera bienestar social, cumpliendo la normatividad vigente.
2. Visión
En 2030 seremos una Empresa sostenible, líder tanto en la prestación de servicios
públicos y actividades complementarias como en la oferta de un portafolio de servicios
y gerencia de proyectos, de alta calidad, a nivel departamental con proyección
nacional, generando bienestar y confianza en nuestros clientes.
3. Valores institucionales
El desarrollo de nuestra misión social lo enmarcamos en cinco valores fundamentales que
orientan y legitiman nuestras acciones, comportamientos y relaciones con nuestros grupos
de interés y equipos de trabajo.
RESPETO Escuchamos, valoramos y atendemos a nuestros clientes, reconocemos la
autonomía y la dignidad de los demás y entendemos las diferencias individuales y
culturales.
SENTIDO DE PERTENENCIA Nos sentimos parte de la empresa lo que nos permite
sentir las necesidades propias de ella y aportar a su crecimiento, sostenibilidad y
resultados.
COMPROMISO Mantenemos una actitud de crecimiento individual y colectivo,
trabajando en un ambiente optimo, dando lo mejor de cada uno, respondiendo
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oportunamente a las necesidades del cliente y asumiendo como propios los proyectos de
cada región.
RESPONSABILIDAD Generamos un clima de respeto en los clientes internos y externos,
cumplimos lo que ofrecemos, asumimos el resultado de nuestros servicios y promovemos
la participación comunitaria.
HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA Alineamos todas nuestras acciones, a través de un
comportamiento personal e institucional intachables, dando información completa, veraz
y oportuna. Construyendo confianza a través de nuestro capital organizacional.
EXCELENCIA En equipo realizamos el mejor trabajo y proporcionamos el mejor servicio,
en el marco de la sostenibilidad, la competitividad, la eficiencia y la eficacia, monitoreando
nuestras acciones y mejorando continuamente nuestra gestión.
CULTURA DE SERVICIO Satisfacemos las necesidades y requerimientos de nuestros
clientes con amor, comprensión, puntualidad y celeridad.
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Política de Comunicaciones
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP, a través de sus niveles directivos ha
establecido una serie de políticas institucionales que fungen como mecanismos para
orientar la gestión y el accionar de cara tanto a los servicios prestados a los clientes, como
a su relación con sus grupos de interés.
Política: Estamos comprometidos con la gestión de la comunicación interna y externa;
actuando con respeto, transparencia, participación, veracidad y diálogo; así garantizamos
el posicionamiento y la reputación para mantener una adecuada relación con los grupos de
interés.
Estructura Organizacional
Con la estructura organizacional adoptada el 8 de noviembre de 2013, se busca dar
respuesta a las necesidades de nuestros clientes, ciudadanos y grupos de interés; por lo
cual se creó la Dirección de Servicio al cliente, en la cual se desarrollan las funciones
encaminadas a potenciar los canales de comunicación e interacción, transparencia y
participación ciudadana con clientes y ciudadanía en general.
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Sistema Integrado de Gestión
La Empresa cuenta con un Sistema Integrado de Gestión estructurado bajo los parámetros
de las normas técnicas de calidad y en articulación el MECI, cuyo mapa de procesos es el
siguiente:
A continuación, se describen brevemente los procesos misionales, estratégicos y de apoyo
de la organización:
Planeación y Direccionamiento estratégico: Proceso encargado de la planificación,
realización y control de las actividades que permitan la correcta definición y el logro de los
objetivos corporativos asociados tanto al funcionamiento de la organización, como al
desempeño de su Sistema Integrado de Gestión.
Estructuración de nuevos negocios: Proceso encargado de identificar y estructurar el
desarrollo de nuevos negocios en servicios públicos domiciliarios o conexos, mediante
aliados estratégicos o identificación de oportunidades de negocios que complementen el
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Portafolio de servicios actual de la compañía en los ámbitos local, nacional e internacional.
Seguimiento y control: Encargado de definir y aplicar prácticas de verificación y
seguimiento que aseguren el cumplimiento de los requisitos aplicables a la gestión y
mejoramiento continuo de la Entidad.
Servicio al cliente: Proceso encargado de direccionar, desarrollar y coordinar las políticas
de: comunicación, imagen corporativa, responsabilidad social empresarial, información
sobre el estado de los proyectos a los clientes externos, atención de quejas y reclamos
externas; y rendición de cuentas.
Gestión de proyectos: Proceso encargado gestionar la ejecución, planeación y control de
los proyectos teniendo en cuenta las etapas de pre factibilidad, factibilidad y viabilidad en
función del plan estratégico de la entidad.
Operación de servicios públicos domiciliarios: Es el proceso encargado de garantizar la
operación adecuada y eficiente de los servicios de agua, alcantarillado y aseo.
Aseguramiento del servicio: Proceso encargado de asegurar una prestación eficiente del
servicio mediante el fortalecimiento institucional, capacitación y asesoría técnica a los
operadores.
Gestión Humana: Proceso encargado de asegurar que la entidad cuenta con personal
competente para el desarrollo de las diferentes actividades y el logro de los objetivos
corporativos.
Gestión financiera: Encargado de consolidar y suministrar información financiera oportuna
y confiable para la toma de decisiones y garantizar la disponibilidad y correcta ejecución de
los recursos financieros presupuestados para la entidad.
Gestión jurídica: Proceso encargado del acompañamiento y apoyo jurídico en diferentes
escenarios de la organización; incluye la emisión de conceptos jurídicos y la representación
judicial de la entidad.
Gestión contractual: Garantizar que los procesos de selección cuentan con los elementos y
herramientas jurídicas contractuales y comerciales para cumplir por parte de Empresas
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Públicas de Cundinamarca sus funciones como gestor del PAP y PDA, asegurando la
contratación de proveedores de bienes y servicios calificados que cumplen con todos los
requisitos exigidos.
Gestión de recursos físicos y TI: Encargado de proporcionar y administrar la infraestructura
física y tecnológica que permita el cumplimiento de los objetivos de organizacionales.
En articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad, la empresa adoptó el Modelo
Estándar de Control Interno – MECI, cuyo propósito es brindar una serie de pautas o
directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las
entidades de la administración pública, de acuerdo con el siguiente esquema
proporcionado por el DAFP
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CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
De acuerdo a lo definido en la NTCGP1000-2009 el cliente se define como la Organización,
entidad o persona que recibe un producto y/o servicio, así mismo en dicha norma se aclara
que a la luz de la Ley 872 de 2003, los términos de usuarios, destinatarios o beneficiarios
serán equivalentes a cliente. Ahora bien, en la Ley 872 de 2003 se establece que los usuarios
o destinatarios serán aquellos que se beneficien de los servicios o de las funciones que
cumpla la empresa.
En este sentido los clientes de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP, son los
siguientes:
4. Municipios vinculados al Programa Agua para la Prosperidad – Plan
Departamental de Agua de Cundinamarca PAP-PDA
Operadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo
Comunidades beneficiarias
Gobernación de Cundinamarca
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
Así mismo, existen unos grupos de interés, los cuáles si bien es cierto que no se benefician
directamente con nuestros servicios o funciones, están relacionados con los mismos.
Dentro de estos grupos de interés encontramos a los entes de control con jurisdicción
nacional y departamental como los son la Procuraduría y Contraloría; y otros organismos
como la Contaduría General de la Nación, la DIAN, la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios, el Departamento Nacional de Planeación, el Departamento
Administrativo de la Función Pública, las comunidades organizadas (juntas de acción
comunal, veedurías ciudadanas, comités de desarrollo y control social), y la comunidad en
general o cualquier ciudadano u organización interesado en nuestra gestión y en la
ejecución de los recursos públicos, incluyendo por supuesto a los colaboradores.
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CLIENTES/GRUPOS DE
INTERES
INFORMACIÓN
REQUERIDA MECANISMO
Alcaldías Municipales,
Operadores de Servicios
Públicos, comunidades
beneficiarias, Gobernación
de Cundinamarca,
Ministerio de Vivienda,
Ciudad y Territorio
Portafolio de servicios,
Gestión de proyectos y
servicios, Gestión de
Recursos, Procesos de
contratación adelantados
*PQRS y Comunicaciones escritas
*SECOP (Sistema Electrónico de
Contratación Pública)
*Reuniones de socialización
*Sistema de Gestión de Proyectos
*Página web
*Presentaciones y videos
corporativos
*Informes y rendición de cuentas
Entes de control
(Contralorías,
Procuradurías) y otros
organismos (Contaduría,
DIAN, SSPD, DANE, DNP,
DAFP), proveedores,
empresas contratistas.
Información financiera y
contable, contractual y
administrativa (operativa).
Información legal y técnica.
Información sobre el
seguimiento a las
actuaciones administrativas.
Datos de impacto respecto a
la gestión.
*Plataforma tecnológica SIA
(Sistema de Información de
Auditoría), SUI, MECI, SIRECI y CHIP.
*Auditoria y Audiencias
*Sistemas de información.
*Comunicación escrita para poner en
conocimiento situaciones anormales.
*Informes de gestión y estadísticas
*Medios magnéticos y declaraciones
*Página Web
Comunidad y Comunidad
organizada (Veedurías,
JAC, Comités de Desarrollo
y Control Social,
Personeros, Asociaciones
de usuarios)
Portafolio de servicios,
Gestión de proyectos y
servicios, Gestión de
Recursos
*PQR y otras comunicaciones
*Rendición de cuentas y Audiencias
públicas
*Sistema de Gestión de Proyectos
*Socialización
*Página web
Colaboradores Obligaciones contractuales.
Funciones y
responsabilidades.
Información de las
comunicaciones internas y
externas.
Actividades de bienestar
*Documentos contractuales.
*Manual de Funciones.
*Sistema Integrado de Gestión.
*Sistemas de información
*Intranet y Página Web
*Sistema Mercurio y Correo
institucional.
*Carteleras físicas y digitales
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COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN: EJE TRANSVERSAL
Estamos comprometidos con la gestión de la comunicación interna y externa; actuando con
respeto, transparencia, participación, veracidad y diálogo; así garantizamos el
posicionamiento y la reputación para mantener una adecuada relación con los grupos de
interés1.
Las actividades planteadas en el presente documento, constituyen el Plan de
Comunicaciones, resultado de un proceso de planificación anual realizado en el marco del
Plan de Gestión Social, disponible para la consulta de cualquier interesado.
La creación de un Plan de Comunicación es esencial en toda organización, para dar alcance
a las políticas integrales de atención a usuarios y proyección institucional, en el caso de
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP, nace otra necesidad, y es el hecho de
brindar herramientas a los ciudadanos para poder ejercer veeduría sobre la gestión y
resultados logrados respecto a recursos púbicos, recursos del Programa de Agua para la
Prosperidad- Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y
Saneamiento PAP–PDA del Departamento de Cundinamarca.
En este sentido, es necesario definir el Plan de Comunicaciones como un “Proyecto
sistemático, de acción anticipada, que busca establecer correspondencia estratégica entre
emisor y receptor a través de un código común (lenguaje)”2, y que en este sentido permite
además generar sinergias que permitan interacción y participación ciudadana.
Así, se pretende establecer un marco de acción, anticipado, en el que se direccionen los
esfuerzos a través de los medios disponibles y las posibilidades que tiene la Empresa para
hacer presencia institucional e iniciar un proceso de posicionamiento de marca a nivel
municipal, departamental y nacional.
1 Política de comunicaciones institucional 2 Disponible desde Internet por Lema: http://www.rae.es
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La misión de Empresas Públicas de Cundinamarca, contempla conceptos como bienestar,
gestión integral, prestación servicios, respeto, compromiso, responsabilidad,
transparencia y sostenibilidad; dichos principios son considerados como factores
medulares en la formulación de un Plan de comunicaciones que busca acercar la labor
institucional a la población del Departamento.
El Plan de comunicaciones busca establecer estrategias orientadas a satisfacer la demanda
de información sobre servicios públicos y saneamiento básico en el nivel departamental;
asimismo, proyecta posicionar la marca institucional de Empresas Públicas de
Cundinamarca como un referente en la prestación de servicios públicos domiciliarios,
visibilizar los avances en programas y proyectos, además de exponer las alianzas
interinstitucionales que permitirán ampliar el marco de acción del documento.
En términos de comunicación, es necesario desarrollar estrategias que visibilicen a
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A ESP, a nivel nacional por medio de varias
estrategias de comunicación en el mediano, corto y largo plazo, en términos de
comunicación interna y externa que incluyan el uso de mecanismos y medios digitales,
impresos, orales con un fuerte contenido gráfico e imaginativo.
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Comunicación interna
Jerarquía de las comunicaciones
A continuación, se presenta el flujo de las comunicaciones, de acuerdo con los niveles
jerárquicos de la Entidad, estandarizando de manera general el tipo de comunicaciones
que puede emitir cada nivel:
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Mecanismos:
Para el fortalecimiento de las comunicaciones internas de la Empresa, se han identificado
y generado ciertos mecanismos como los siguientes: Boletines informativos, infografías,
afiches, manuales institucionales, carteleras informativas, correo institucional y demás que
sean requeridos por la empresa, con el fin de socializar, los temas de interés del equipo de
colaboradores de la Empresa. Así mismo, la Dirección de Servicio al Cliente socializa los
lineamientos presentes en el protocolo de imagen corporativa, en donde se establece el
uso adecuado del logotipo en los diferentes aplicativos (chaquetas, cascos, vasos, plantillas
de hoja membrete y PowerPoint, entre otros), y el uso del correo institucional (firmas, tipo
de letra, entre otros).
Cuando existe la necesidad de comunicar algún tema o aspecto de manera más profunda,
el equipo de la Dirección de servicio al cliente apoya en la formulación de estrategias
comunicacionales y creativas, de acuerdo a las necesidades de las demás direcciones, esto
con el objeto de posicionar, dar a conocer, fortalecer algún tema o actividad. Adicional a
esto, se hace dentro de la actividad un acompañamiento logístico, registro audiovisual y/o
fotográfico.
Se prepara una capacitación de inducción con al ánimo de fortalecer la calidad empresarial
en cuanto a la atención de servicio al cliente, conociendo nuestra empresa; ya que este tipo
de capacitaciones ayudan a contribuir a los conocimientos de los integrantes de la
compañía, y de esta manera tener una comunicación mucho más amena y cordial.
Por otra parte, a los colaboradores de la empresa, se les hace entrega de material
publicitario (chaquetas, USB, cascos, agendas) con mensajes para a través de ellos, captar
la atención de los empleados y también para fomentar cultura organizacional en torno al
fortalecimiento de la cultura empresarial, éstos materiales son para uso de las labores
diarias pero también para la identificación institucional.
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Comunicación externa
La comunicación externa además de generar acceso a la información a los ciudadanos,
contribuye al posicionamiento de la gestión de la Empresa, y de la política pública
Sectorial en el departamento, por medio del establecimiento de mecanismos claros y
masificados de acceso a la información.
Para Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., la comunicación y la información se
constituyen en un eje transversal que permite la adecuada relación con los clientes
internos, externos y grupos de interés, razón por la que ha sido fundamental el desarrollo
de estrategias y mecanismos para la comunicación interna y externa de la Entidad, entre
las cuales encontramos: INFORMAR
EXPLICAR Y ARGUMENTAR
RETROALIMENTACIÓN E INCENTIVAR
o Audiencias públicas de temas estratégicos
De acuerdo a lo establecido en el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, Empresas
Públicas de Cundinamarca SA. E.S.P., se encuentra comprometida con el dialogo
ciudadano, razón por la cual ha planteado la realización, de mínimo dos audiencias públicas
sobre temas estratégicos y/o sensibles ante las comunidades, para fortalecer la gestión del
conocimiento del sector, dar cuenta de los recursos y los alcances de los proyectos, para el
dialogo ciudadano sobre las necesidades y las metas sectoriales, entre otros, tendientes a
la toma de decisiones. La meta es realizar dos audiencias públicas.
o Rendición de cuentas
La Rendición de Cuentas se debe consolidar como un proceso permanente que incluya
tanto la oferta de información clara y comprensible, como espacios institucionalizados de
explicación y justificación de las decisiones, acciones y resultados en el ciclo de la gestión
pública. Para tal fin se cuenta con un Instructivo de Rendición de Cuentas el cual se puede
consultar a través del Sistema Integrado de Gestión.
De acuerdo con la normatividad existente y atendiendo los principios del Plan
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Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, la Empresa ha institucionalizado el proceso de
rendición de cuentas de forma anual, en el cual se evidencie los procesos de planeación y
gestión de la empresa, en torno al cumplimiento de las metas del sector de agua potable y
saneamiento básico, de forma tal que se muestre la interrelación de las políticas sectorial
y departamentales. Este mecanismo permite mostrar la eficiencia administrativa y la
gestión financiera de forma transparente y la meta es realizar una al año.
o Medición de satisfacción del cliente o ciudadano
La medición es un instrumento gerencial que permite medir los niveles de percepción sobre
la gestión realizada por la Empresa y el desempeño en el sector. A través de este
instrumento, la empresa podrá establecer planes de mejora no sólo en la atención al
ciudadano, sino también mejorar los procesos y procedimientos al interior de la empresa,
de cara a las expectativas.
Con el objeto de determinar el grado de satisfacción del ciudadano, en torno al manejo
adecuado por parte de la empresa, frente a sus necedades e inquietudes, se ha establecido
como prioritaria la implementación de un instrumento de medición que dé cuenta de la
percepción del servicio recibido. Los ámbitos que contempla el instrumento son la
percepción, las expectativas y el nivel de satisfacción, por las respuestas y/o acciones. La
meta para el 2016 es aplicar el instrumento al público de interés primordial, como lo son los
alcaldes y los prestadores, para un total de 74 aplicaciones del instrumento de satisfacción.
o Divulgación en carteleras y puntos de atención al ciudadano
Para el fortalecimiento de la participación ciudadana se aprovechan los espacios que
constituyen las carteleras en las oficinas de la Empresa, dispuestas también en las obras,
por los contratistas, en desarrollo de la gestión social en obras, en donde se publicarán
noticias informando la gestión en el marco del Programa Agua para la Prosperidad – Plan
Departamental de Agua de Cundinamarca PAP-PDA. La meta es una cartelera en cada una
de las obras priorizadas.
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o Publicación de gestión contractual
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. como Gestor del PAP-PDA, pública en su
página web la información y la manera de acceder a los procesos de contratación, tanto de
consultoría como de obra. Así mismo, realiza la invitación a la conformación de las
veedurías ciudadanas, conforme a la ley. La meta es publicitar todos los procesos de
selección.
o Apoyo a las veedurías ciudadanas
Las veedurías ciudadanas son el mecanismo democrático de representación que les
permite a los ciudadanos o a las organizaciones ejercer vigilancia sobre la gestión pública
respecto de las diversas autoridades, en lo público y lo privado; en este caso hacer
seguimiento y vigilancia sobre las obras que adelanta la Empresa en los municipios a través
de contratistas e interventorías.
Para conformarse, se debe acudir a las personerías locales o a la cámara de comercio de la
ciudad donde se adelante la obra y mediante acta de constitución, inscribir la veeduría que
debe ser conformada como mínimo por dos personas.
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., a través de su gestión social en obras
apoyará la conformación y gestión de estas veedurías ciudadanas, de formas tal que se
fortalezca la participación ciudadana por medio de los mecanismos que establece la Ley.
o Gestión social en obras
Como parte de la política social de Empresas Publicas de Cundinamarca S.A. ESP, se
establece el Plan de Gestión Social de obras como un instrumento de planificación que
busca garantizar la participación activa y el compromiso de la comunidad, para el
empoderamiento de la infraestructura de acueducto, alcantarillado y aseo, así como su
sostenibilidad en el marco de la prestación del servicio.
El Plan de Gestión Social de Obras establece estrategias que contribuyan a prevenir,
mitigar y/o compensar los impactos negativos y potenciar los positivos, derivados de la
ejecución de las obras dirigidas a mejorar la prestación de los servicios públicos
domiciliarios, de igual manera articular el componente de infraestructura del PAP-PDA en
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el plan de gestión social en obra del contratista, de tal manera que se evidencie la
importancia de la ejecución de las obras en la prestación del servicio y como la comunidad
es participe de su sostenibilidad.
El Plan de acompañamiento de gestión Social en Obras será elaborado, implementado y
mejorado por el contratista de las obras en ejecución, y el seguimiento se hará por parte
Empresas Publicas de Cundinamarca S.A.E.S.P. La gestión social en las obras que se
adelanten en el marco del PAP-PDA, contará con procedimientos sociales adecuados que
contribuyan a reducir y mitigar los impactos de las obras en sus áreas de influencia,
implementados a través de los contratistas, trabajadores y demás actores participantes
Lo que se busca con la implementación de la gestión social en obras es:
Dar a conocer a la comunidad en general el estado de la infraestructura pública y
privada, que pueda ser afectada directa o indirectamente, por el impacto de las
obras, para disminuir los riesgos y mitigar los posibles eventos.
Sensibilizar a los actores que participan en la ejecución de obras sobre la
responsabilidad que se tiene al intervenir el espacio público, socializando las
políticas y medidas diseñadas para la adecuada intervención de éste y el respeto a
su uso.
Dar respuesta oportuna a las inquietudes de la comunidad y propender por el
bienestar de la comunidad, de los trabajadores y de los contratistas respetando y
protegiendo el entorno natural y urbano.
Promover la participación de la comunidad en la gestión de los servicios públicos
domiciliarios.
o Actualización de página web institucional
Tanto la plataforma web empresarial, como la página del PAP-PDA, son un canal
fundamental para con la ciudadanía, en este sentido serán alimentadas de manera
constante con los avances en términos de gestión de proyectos para los municipios.
o Panel de Expertos
En la medida en que es prioridad potenciar los espacios de participación ciudadana y de
comunicación, se realizará un panel de expertos en torno al tema de interés del sector de
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agua potable y saneamiento básico, para el apoyo en el fortalecimiento de la política del
PAP-PDA, ya que dicho mecanismo no sólo mejora la democracia participativa en términos
de acceso a la realidad política para los ciudadanos, sino que además abre las posibilidades
de dialogo y construcción conjunta de gestión pública.
o Divulgación en medios masivos institucionales
Con el objetivo de posicionar la marca e incentivar a los usuarios a conocer nuestra gestión
y mantener una fidelización, generando impacto por medio de la articulación con la
Gobernación, alcaldías y operadores de SSPD para la publicación de mensajes,
documentos, entrevistas en emisoras institucionales, programa, periódico mural, entre
otros, así mismo se implementarán una serie de comunicados y pautas publicitarias que no
generen ningún tipo de costo a excepción de la capacitación que se va a realizar tanto a
periodistas y personas encargadas de establecer comunicados, entrevistas o notas
periodísticas en medios institucionales.
o Actividades institucionales
Esta línea de comunicación hace referencia al desarrollo de eventos de manera conjunta
con la Gobernación, y/o organizaciones cercanas al sector de agua potable y saneamiento
básico, en pro de dar a conocer la marca y la gestión con facilidad, posicionándola en la
mente de cada persona y que, de esta manera sean receptora a los servicios que prestamos.
o Material imagen corporativa
Con la adopción de la nueva imagen corporativa, se quiere captar la atención de los grupos
de interés, dándola a conocer, en el marco de la renovación de la marca, logrando así
posicionarla de forma positiva tanto en el grupo objetivo, y los empleados de la empresa.
Para tal fin, se elaborarán, implementarán y socializarán 100 distintivos institucionales para
dar a conocer el PAP-PDA Cundinamarca y la nueva imagen empresarial. Así mismo se
diseñarán e imprimirán siete pendones educativos, acordes a la actividad a realizar.
o Redes sociales
EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P. Código: EPC-SIGC-Pn-02 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PLAN Versión: 1
PLAN DE COMUNICACIONES Fecha: 13/09/2016
Las Redes Sociales son comunidades on-line de personas con intereses o actividades en común,
conectándose a través de internet generando contactos afines, tanto para fines sociales como
comerciales. Se pueden compartir contenidos, interactuar, crear comunidades sobre intereses
similares: trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones comerciales, etc. Con el pasar de los años se
han convertido en una forma eficiente de posicionar y dar a conocer varias marcas y la Empresa
incursionará en el manejo de redes sociales, entre otros motivos, para ampliar su rango de
interacción, incluyendo nuevos grupos poblacionales.
El iniciar el proceso de apertura de medios digitales debe ser un aspecto a tener en cuenta
ya que es de vital importancia crear alianzas, fortalecer los medios de información y
disponer mecanismos de contacto con los diversos grupos de interés en Colombia.
El impacto de las Redes sociales en la actualidad se basa en que el 99.9% de jóvenes y
adultos que utilizan Internet, lo hacen principalmente para conectarse, mantener
comunicación con otras personas. Por tendencia o moda se ha tomado en cuenta que aquel
que no pertenece a al menos una red social se considera como una persona aislada y en
ocasiones antisocial, de cada 100 personas 98 pertenecen a alguna red social.
El uso de las redes sociales en Colombia ha crecido de una manera totalmente
desenfrenada durante los últimos tiempos, atrayendo especialmente al público juvenil a
usarlas, pues las redes sociales representan en la actualidad un medio de comunicación casi
que obligatorio para poder encajar en una sociedad cada vez más tecnológica.
Las redes sociales con las cuales se trabaja y se quiere seguir trabajando, son:
Facebook: Su función es generar reconocimiento, ser visible, comunicar noticias,
promociones, comunicados y fidelizar los clientes. Twitter: Generar un servicio en donde
se pueda responder a inquietudes y sugerencias del usuario. También otorgarle una
reputación a la marca YouTube: establecer un contenido visual, dinámico donde se pueda
informar sobre los productos o servicios de la organización y poder fidelizar y captar la
atención completa de los usuarios. Google+: Generar una comunidad que se identifique de
forma positiva con la empresa, mantener y mejorar el posicionamiento tanto en el usuario
como en el sistema SEO de Buscadores por Google. Adicional a esto logramos más
visibilidad y recordación en el usuario. El uso predominante de una u otra red dependerá
de la respuesta del público, y de lo pertinente que se considere cada una.
EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P. Código: EPC-SIGC-Pn-02 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PLAN Versión: 1
PLAN DE COMUNICACIONES Fecha: 13/09/2016
Con la implementación de las redes sociales EPC busca generar espacios informativos para
la interacción y dialogo ciudadano, brindando información, situación que fortalecerá el
posicionamiento.
o Material pedagógico y de divulgación
La Dirección de Servicio al Cliente como encargada de la comunicación interna y externa,
apoyará de manera integral los procesos pedagógicos tanto de la gestión propia, como de
otras direcciones, que apunten al cumplimiento de las metas en términos de Gestor, es a
razón de ello que se ha planteado el diseño y la impresión de material como cartillas y/o
bitácoras, para las veedurías ciudadanas, y las buenas prácticas sanitarias de los
operadores de las plantas de tratamiento de agua potable, y en general material educativo
sobre el PAP-PDA Cundinamarca.
Elaboró:
Contratista Apoyo Dirección de Servicio al Cliente
Magda Carolina Serrano Melo
Revisó: Director de Servicio al Cliente Guillermo Rincón Triana Apoyo Dirección de Planeación Jairo Velasco
Aprobó:
Director de Planeación Manuel Sandoval