EnDev IndonesiaVillage Management Team (VMT) Guidance Poster

• A0 size poster (33.11 in x 46.81 in)• Landscape orientation• Full colour• Glossy paper, durable and weather resistant

System not working due to environmental

reason?

VMT uses money for private

matter?

Logbook To record the performance of MHP operation, so problems could be

recognized before becoming critical

DateHour meter

(h)

Battery state of charge

(V)

kWhmeter

1

kWh meter

2

kWh meter 3

Faults observed

Maintenance and repairs

done

Cash bookimportant to monitor income, expense

and savings. The most important information to be recorded monthly is:

Date (Month)

Total savings amount

Total incomeTotal

expenditure

Balance (= savings +

income –expenditure)

Customer book Important to record number of connected customers and their

monthly payment

OPERATOR (2 PERSONS)

Main roles:

• Operating the facility

• Routine maintenance

• Installing electricity connections for new customer (BUT only if suitably experienced and with appropriate tools)

• Make small repairs and replacements

• Maintain logbook and reporting

TEASURER/SECRETARY

Main roles:

• Receiving payment of electricity

• Book keeping

• Managing bank saving

• Monthly and yearly financial report

• Recording VMT activities

• Managing incoming and outgoing letters

VILLAGE MANAGEMENT TEAM (VMT) for Off-Grid Rural Scheme

Land slides and flash floods can cause permanent damage to infrastructure (especially micro-hydro power):

• Plant trees and shrubs along the river bank to reduce the risk• Build retaining walls in the most vulnerable cliff along the

channel or powerhouse

Is there good financial

planning?

Call for village meeting tore-assess new payment

strategy and discuss special tariff

Impose agreed sanctions and fix the

financial control system

If fund still not sufficient, Seek support

from goverment or other relevant

institution

VMT meeting Meeting record is important to record Meeting result at each meeting. The

record is a base for management

DateAttended

byItems

discussed

Actions to be taken

What? By who? By when?

ESTABLISHMENT PROCESS STRUCTURE WORKING TOOLS PROBLEM SOLVING ON TYPICAL ISSUES

VMT reports to the villagers at village meetings

Villagers report to

local authority

Investigation and financial audit by

local authority

Misuse of money proven?

Only small amount is

missing

Sanction and return the

stolen money

Report to police

Heavy corruption

case

Is there delay in payment?

Routine maintenance is regularly done?

Check troubleshooting poster for further

guidance

System not working due to

technicalreason?

Is system overloaded?

System not working due to social reason?

Call for village meeting to determine higher

tariff for certain appliances

Check type of appliances being

used by customers

Concept and design: Erwina Darmajanti and Robert Schultz | ENDEV Indonesia © October 2013

CHAIRPERSON/HEAD OF VMT

Main roles:

• Prepare legal document (AD/ART) for VMT

• Lead and coordinate the VMT

• Planning and budgeting

• Approve financial plans and reports

• Liaise with local authorities

• Reporting of VMT activities to the villagers

VILLAGERS

Participate in village meetings for:

• Election of VMT members

• Review tariff calculation

• Agree on regulation of utilization of electricity

• Discuss opportunities and concerns

• Decisions

EnDev Indonesia

Many households can not afford the tariff ?

No saving for repairs and VMT

salaries?

Bad payment attitude?

Fix Financial Planning (VMT saves at least 1% of the monthly income

for major repairs)

Impose agreed sanctions and fix

the problem

Check bypassing connection

Electricity Tariff BookImportant to record Customer’s name

and payment

NoCustomer

Name

Month:__________

Month:_________

Month:__________

Date Payment Date Payment Date Payment

No NameContract

NoInstallation

Date Power

ConsumptionName of

appliances

Example of Village Regulation

PERATURAN DESA: ………………….

KECAMATAN: ………………………..

KABUPATEN: …………………………

NOMOR: …../……./……TAHUN 2010

TENTANG

TIM PENGELOLA DAN PEMELIHARA PRASA RANA

PEMBANGKIT LISTRIK TENAGA MIKRO HIDRO (TP3 PLTMH)

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM-LMP)

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA DESA: MANDIRI ENERGI

Menimbang

a. Bahwa dalam rangka pengelolaan dan pemeliharaan serta pengembangan Listrik Desa

(Turbin) maka perlu dibentuk l embaga pengelola turbin atas prakarsa Program PNPM

Lingkungan Mandiri Perdesaan sesuai kebutuhan

b. Lembaga Pengelola Turbin yang dimaksud pada point (a) diatas

c. Bahwa untuk maksud pada point (a) dan (b) tersebut di atas, maka perlu diatur dalam

Peraturan Desa

Mengingat

1. Undang-undang Nomor 29 tahun 1959 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara

tahun) 1959 tambahan lembaran Negara Nomor 1622).

2. Undang-undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara

Tahun 1999 Nomor 60 tambahan lembaran Negara Nomor 939).

3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 tahun 1999 tentang Pedoman Umum

Pengaturan Mengenai Desa

4. Undang-Undang Nomor 25 tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antar Pemerintah

Pusat dan Daerah

5. Buku Petunjuk Teknik Operasional (PTO) tentang Serah Terima Kegiatan PNPM

Lingkungan Mandiri Perdesaan ke Masyarakat.

Dengan persetujuan Badan Perwakilan Desa (BPD): Mandiri Energi

MEMUTUSKAN:

Menetapkan PERATURAN DESA TENTANG TIM PENGELOLA DAN PEMELIHARA PRASARANA PEMBANGKIT LISTRIK TENAGA MIKRO HIDRO (TP3 PLTMH) PROGRAM NASIONAL

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM LINGKUNGAN MANDIRI PERDESAAN)

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Desa ini yang dimaksud dengan:

Example of Tariff Calculation

parameter umum

kapasitas PLTMH 3 kW

jumlah konsumen 50 konsumen

kapasitas tiap konsumen 60 Watt/konsumen

biaya investasi 120,000,000 Rp

usia ekonomis 15 y

kenaikan ongkos / inflasi 10%

kenaikan gaji tahunan 10%

kenaikan tarif tahunan 10%

pengeluaran untuk…

1) pembayaran gaji bulanan

operator 1 150,000 Rp/bulan

operator 2 150,000 Rp/bulan

bendahara 100,000 Rp/bulan

sekretaris 100,000 Rp/bulan

ketua 100,000 Rp/bulan

600,000 Rp/bulan

2) belanja rutin tahunan 1% setiap tahun

3) penggantian & perbaikan utama 2% setiap tahun

utama tahunan 25% setiap 5 tahun

pendapatan dari pembayaran iuran

Tarif rumah tangga biasa 35,000 Rp/bulan

pendapatan bulanan 1,750,000 Rp/bulan

% dari biaya investasi

Pembangkittidak beroperasikarena bencana

alam?

TPD menggunakan

uang untukkeperluanpribadi?

Logbook Mencatat kinerja pembangkitlistrik agar masalah diketahuisebelum menjadi lebih buruk

TglJam

(hour/h)

KondisiBatere

pengisian

kWhmeter

1

kWh meter

2

kWh meter

3

Masalahyang

timbul

Pemeliharaandan

perbaikanyang sudahdilakukan

Buku KasPenting untuk mengontrol

pemasukan, pengeluaran dantabungan TPD.

Tgl Jenis transaksi Pemasukan Pengeluaran Saldo

Buku Iuran ListrikPenting untuk mencatat nama

pelanggan dan jumlahpembayaran

NoNama

Pelanggan

Bulan: __________

Bulan: _________

Bulan: __________

Tgl Rp Tgl Rp Tgl Rp

TIM PENGELOLA DESA (TPD)Untuk Skema Listrik Perdesaan Off Grid

Tanah longsor dan banjir dapat merusak pembangkit listrik(terutama mikro hidro), oleh sebab itu tindakan pencegahan

perlu dilakukan dengan cara:• Menanam pohon dan semak sepanjang tepian sungai

• Membangun dinding penahan tanah di tempat–tempat yang rawan tanah longsor di sepanjang saluran dan rumah turbin

Adakahperencanaan

dalam keuangan?

Usulkan Rapat Desa untukmembicarakan strategi

pembayaran tarif dan tarifkhusus

Beri sanksi yang telahdisepakati dan perbaikipengawasan terhadap

pembayaran pelanggan

Jika dana masihkurang, buat proposal

untuk diajukan kelembaga-lembaga

terkait

Rapat TPDCatatan rapat penting untuk

mencatat hasil rapat yang akan menjadi dasar untuk

pengelolaan pembangkit listrik

Tgl HadirMasalah

yang dibahas

Tindakan yang akan diambil

Apa?Oleh

siapa?Kapan?

PROSES PEMBENTUKAN STRUKTUR PERANGKAT KERJA PEMECAHAN MASALAH UNTUK ISU-ISU TERTENTU

TPD wajib memberikan laporan kepadawarga desa di rapat desa

Warga desamelapor ke

instansi yang berwenang

Penyelidikan danpemeriksaan

keuangan

Penyalahgunaanuang terbukti?

Jumlahpenyelewengan

uang sangat kecil

Pemberian sanksidan pengembalian

uang

Laporkan kepolisi

Kasuskorupsibesar

Apakah adapelanggan yang tidak bayar tarif

listrik?

Apakahpemeliharaan rutin

terhadappembangkit sudah

dilaksanakan?

Lihatlah poster “Pemecahan Masalah

PLTMH” untukmengatasinya

Pembangkittidak beroperasikarena masalah

teknis?

Apakah terjadipemakaianlistrik yang

berlebihan?

Pembangkittidak beroperasikarena masalah

sosial?

Usulkan Rapat Desauntuk menentukanharga berbeda pada

setiap alat berdasarkandayanya (watt)

Periksalah barang-barang eletronik yang digunakan pelanggan

Concept and design: Erwina Darmajanti and Robert Schultz | ENDEV Indonesia © October 2013

WARGA DESA

Berpartisipasi dalam rapat desa untuk:

• Memilih anggota TPD

• Menghitung tarif listrik

• Menyetujui aturan penggunaan listrik

• Mendiskusikan peluang dan masalah

• Pengambilan keputusan

EnDev Indonesia

Karena banyakpelanggan tidak

mampu membayar?

BENDAHARA/SEKRETARIS

Tugas utama:

• Menerima pembayaran listrik

• Pembukuan keuangan

• Mengelola buku bank

• Menyusun laporan keuangan bulanandan tahunan

• Mencatat kegiatan TPD

• Mencatat surat keluar dan masuk

Tidak ada uanguntuk perbaikan

dan gaji?

Pelanggan mamputapi tidak mau

membayar?

Perbaiki perencanaankeuangan (TPD harus

menyimpan paling tidak 1% dari pemasukan untukperbaikan pembangkit)

Beri sanksi yang telah disepakati

dan perbaikipengawasan

terhadappembayaranpelanggan

Periksa apakah ada yang memotong sambungan kabel

ke MCB/kWh meter danmenyambungkannya langsung

ke kabel jaringan utama

Buku PelangganPenting untuk mencatat data pelanggan, daya listrik yang

digunakan dan lain-lain

NoNama

PelangganNo

KontrakTgl pemasangan

Pemakaiandaya

Kepemilikanalat elektronik

OPERATOR (2 ORANG)

Tugas utama:

• Mengoperasikan pembangkit listrik

• Pemeliharaan rutin

• Memasang koneksi jaringan listrikuntuk pelanggan baru (HANYA jikaoperator cukup berpengalaman danmenggunakan peralatan yang tepat)

• Melakukan perbaikan dan penggantiansuku cadang kecil

• Mengisi dan melaporkan logbook

KETUA TPD

Tugas utama::

• Menyiapkan dokumen legal (AD/ART) untuk TPD

• Memimpin dan mengkoordinasikankerja TPD

• Perencanaan dan penyusunananggaran biaya

• Menyetujui rencana dan laporankeuangan

• Melakukan hubungan kerja denganPemerintah Desa/Daerah

• Melaporkan kegiatan TPD kemasyarakat desa

Contoh Peraturan Desa

PERATURAN DESA: ………………….

KECAMATAN: ………………………..

KABUPATEN: …………………………

NOMOR: …../……./……TAHUN 2010

TENTANG

TIM PENGELOLA DAN PEMELIHARA PRASA RANA

PEMBANGKIT LISTRIK TENAGA MIKRO HIDRO (TP3 PLTMH)

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM-LMP)

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA DESA: MANDIRI ENERGI

Menimbang

a. Bahwa dalam rangka pengelolaan dan pemeliharaan serta pengembangan Listrik Desa

(Turbin) maka perlu dibentuk l embaga pengelola turbin atas prakarsa Program PNPM

Lingkungan Mandiri Perdesaan sesuai kebutuhan

b. Lembaga Pengelola Turbin yang dimaksud pada point (a) diatas

c. Bahwa untuk maksud pada point (a) dan (b) tersebut di atas, maka perlu diatur dalam

Peraturan Desa

Mengingat

1. Undang-undang Nomor 29 tahun 1959 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara

tahun) 1959 tambahan lembaran Negara Nomor 1622).

2. Undang-undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara

Tahun 1999 Nomor 60 tambahan lembaran Negara Nomor 939).

3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 tahun 1999 tentang Pedoman Umum

Pengaturan Mengenai Desa

4. Undang-Undang Nomor 25 tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antar Pemerintah

Pusat dan Daerah

5. Buku Petunjuk Teknik Operasional (PTO) tentang Serah Terima Kegiatan PNPM

Lingkungan Mandiri Perdesaan ke Masyarakat.

Dengan persetujuan Badan Perwakilan Desa (BPD): Mandiri Energi

MEMUTUSKAN:

Menetapkan PERATURAN DESA TENTANG TIM PENGELOLA DAN PEMELIHARA PRASARANA PEMBANGKIT LISTRIK TENAGA MIKRO HIDRO (TP3 PLTMH) PROGRAM NASIONAL

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM LINGKUNGAN MANDIRI PERDESAAN)

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Desa ini yang dimaksud dengan:

Contoh Penghitungan Tarif

parameter umum

kapasitas PLTMH 3 kW

jumlah konsumen 50 konsumen

kapasitas tiap konsumen 60 Watt/konsumen

biaya investasi 120,000,000 Rp

usia ekonomis 15 y

kenaikan ongkos / inflasi 10%

kenaikan gaji tahunan 10%

kenaikan tarif tahunan 10%

pengeluaran untuk…

1) pembayaran gaji bulanan

operator 1 150,000 Rp/bulan

operator 2 150,000 Rp/bulan

bendahara 100,000 Rp/bulan

sekretaris 100,000 Rp/bulan

ketua 100,000 Rp/bulan

600,000 Rp/bulan

2) belanja rutin tahunan 1% setiap tahun

3) penggantian & perbaikan utama 2% setiap tahun

utama tahunan 25% setiap 5 tahun

pendapatan dari pembayaran iuran

Tarif rumah tangga biasa 35,000 Rp/bulan

pendapatan bulanan 1,750,000 Rp/bulan

% dari biaya investasi