Control de No Conformidades, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoria

Continua

“Calidad sólo se construye cuando todos participan”

Programa de la Presentación

Objetivos

Conceptos

No Conformidades, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua

Discusiones

Objetivos

Es describir la sistemática a aplicarse por CLU para:

Tratar adecuadamente y controlar no conformidades en materiales, servicios, equipos y procesos;

Definir, implementar y controlar la eficacia de acciones correctivas a fin de evitar la repetición de no conformidades;

Definir, implementar y controlar la eficacia de acciones preventivas a fin de evitar la ocurrencia de no conformidades en potencial;

Identificar, implementar y controlar la eficacia de acciones de mejoría.

Conceptos No Conformidad: no cumplimiento de un requisito;

Disposición o Acción Inmediata: acción adoptada para eliminar los efectos de una no conformidad;

Acción Correctiva: acción adoptada para eliminar o controlar las causas de una no conformidad verificada, de forma a prevenir su repetición;

Acción Preventiva: acción adoptada para eliminar o controlar las causas de una no conformidad en potencial identificada, de forma a evitar su ocurrencia;

Acción de Mejoría: acción adoptada para mejorar la performance o calidad general de una actividad o proceso que ya cumple con sus objetivos trazados.

No Conformidad = “No cumplimiento de un Requisito”

Los requisitos pueden tener origen en: Procedimientos y sistemáticas del Consorcio; Leyes, reglamentaciones y Normativas Técnicas sobre el tema en

referencia;

No Conformidades, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua

Produto No Conforme

Retrabajo

TODOS podemos identificar No Conformidades, pues ellas son muy importantes para mejorar las actividades y las satisfacción de nuestro Clientes.

Los beneficios de identificar no conformidades son:

Identificar los fallos que ocurran, impidiendo mayores consecuencias para el Proyecto, cliente y futuros usuarios;

Ayudar a identificar puntos de atención en las actividades, que requieran un control más riguroso;

Es importante tener en cuenta que:

¡El registro de las No Conformidades no tiene ninguna consecuencia negativa!

¡¡¡La intención es mejorar los procesos, y no identificar culpables!!!

¡Nunca te sientas mal por identificar una No Conformidad, mismo que sea en otra área! ¡No estás perjudicando a un compañero, sino ayudándole, y mucho, a obtener mejores resultados en su trabajo!

El registro de la No Conformidad se hace a través del formato “RNC - Registro de No Conformidad ”.

Identificando una No Conformidad

Se considera una No Conformidad la situación de incumplimiento de un requisito cuando de una inspección programada, siempre y cuando esta situación ya no pueda reverterse por un trabajo normal:

En el caso de servicios y procesos, en las situaciones que todavía pueden ser revertidas, se debe utilizar, la herramienta “ TARJETA ROJA” que señaliza la necesidad de una acción para alinear la situación;

Dicha impide la posibilidad de utilización del servicio o proceso hasta que dicha situación esté resuelta y la “ TARJETA ROJA” debe permanecer visible en el servicio hasta este momento;

No hay registro de no conformidad hasta el momento que el mismo es rechazado en una inspección programada;

TARJETA ROJA

Identificando una No Conformidad

Materiales y equipos no conformes deben ser segregados como posible a cada caso y señalados convenientemente, de forma a evitar su utilización hasta resolver la situación. Dicha segregación debe ser físicamente visible, en una área identificada como “No Conforme” o “En Cuarentena”. No hay registro de no conformidad para materiales o equipos, salvo en situaciones de auditoria interna o cuando el problema genere una perdida de tiempo o divisas, lo que debe ser decidido entre RP de Gestión y responsable por el área donde se identifica la no conformidad;

La persona que detecte una No conformidad debe comunicar al área de Calidad de forma a asegurar el tratamiento de la situación.

TARJETA ROJA

Registrando una No Conformidad

Confirmada la No conformidad, debe ser registrada, con el fin de controlar su eficaz tratamiento, para mantener actualizadas las estadísticas sobre el incumplimiento de cada proceso, realizada por Calidad;

No conformidades deben ser registradas en un formato establecido;

El registro será siempre realizado por la área de Calidad, supervisor o representante de Calidad cuando sea detectada por otras áreas. El registro debe ser firmado por área de calidad y por la área afectada;

Debe se adjuntar a ese registro cualquiera evidencia que soporte la No conformidad y de sus efectos o potenciales efectos, para fines de histórico y comprobación.

Tratando la No Conformidad

¡El primer paso para tratar una No Conformidad es evitar que el problema crezca! Así, el Responsable por la actividad debe:

Para procesos: adoptar acciones adecuadas, a depender de la situación; Para materiales: segregarlos en el área de “Productos No Conformes” en el

almacén; Para equipos: mantenerlos en el área de mantenimiento, prohibidos de ser

utilizados en el desarrollo de la obra; Para servicios/productos: si fuera posible, aislar el área del servicio No

Conforme con cintas aisladoras. Si necesario, paralizar la ejecución de servicios en el área hasta que se autorice el reinicio del mismo por el Responsable.

Tratando la No Conformidad

El segundo paso será tratar el efecto ó efectos ocasionados por la No Conformidad. Así, el Responsable por la actividad debe adoptar las disposiciones ó acciones inmediatas adecuadas, que pueden ser:

Rehacer la actividad con la finalidad de eliminar el problema (Reparo) – aplicable a procesos, servicios/productos y equipos. Cuando se adopta dicha disposición es necesaria la re-verificación de la actividad para comprobar el cumplimiento de los requisitos aplicables. La re-verificación debe ser registrada;

Reclasificar para otras utilidades - aplicable a materiales, equipos y servicios;

Descartar o Rechazar el producto – aplicable a materiales (devolución al proveedor o destinación a depósito de desechos), servicios (destinación a depósito de desechos) y equipos (rechazo y devolución al proveedor);

Concesión para el uso, bajo riguroso análisis del Responsable por la actividad, Gerente correspondiente y si fuere necesario del Supervisor, autorizar el uso del producto – aplicable a materiales y servicios.

Registrando la No Conformidad

El tercer paso es registrar la No Conformidad (recuerda que el registro debe ser hecho por la área de Calidad). Para hacerlo se utiliza el formato “RNC - Registro de No Conformidad ”:

Las disposiciones implementadas deben ser registradas en el formato, y una breve descripción acerca de estas acciones. Otro punto es el plazo para implementación y las responsabilidades asignadas ..\Registros\CALIDAD\Formatos\Registro de No Conformidad y Acción Correctiva (Ejemplo).xlsx

Re-Inspección de No Conformidades (Reparaciones o Re-Trabajos)

Cuando la disposición adoptada incluya “Re-hacer” para eliminar la no conformidad, y este completada, debe ser re-inspeccionado para verificar la satisfacción de los requisitos. Dicha re-inspección debe ser registrada con los resultados obtenidos. Debe estar a cargo del área de calidad;

Si sigue la no conformidad, un nuevo registro debe ser realizado y el proceso también. Cuando esa nueva no conformidad sea subsanada, pasa se a la próxima etapa, que es la evaluación de la necesidad de implementación de una acción correctiva, para evitar su repetición.

Las firmas correspondientes deben ser recogidas por el representante de Calidad correspondiente al proceso que se identifico la no conformidad.

Evaluación sobre la Adopción de Acción Correctiva

De acuerdo con la importancia de la no conformidad y sus efectos, así como su repetitividad, los responsables de Control, Gestión y del área afectada, decidirán en conjunto la necesidad o no de aplicar acciones correctivas, a fin de evitar su repetición en el futuro.

Acción para eliminar la causa real (o las causas) de una no conformidad.

Acción para eliminar la causa (o las causas) de una potencial no conformidad o de otra potencial situación indeseable.

Las acciones preventivas sirven para prevenir ocurrencias mientras las

acciones correctivas sirven para evitar recurrencias.

Es importante subrayar que para apoyar dicha decisión el Gerente del área puede solicitar la ayuda de las demás áreas que juzgue involucradas. La decisión debe ser basada en:

• la magnitud del problema ocurrido;

• la importancia de los efectos de dicho problema;

• la frecuencia de repetición del mismo.

Es importante aclarar que:

NO CONFORMIDAD(Problema Real)

CAUSAS EFECTOS

DISPOSICIONES (ACCIONES

INMEDIATAS) ACCIONES CORRECTIVAS

Identificación de las Causas de la No Conformidad y Establecimiento de Acciones Correctivas

Los responsables (área de calidad y del área afectada) deben discutir en conjunto, a fin de determinar las causas, que se describirán en el registro de No Conformidad y Acción Correctiva;

Basado en las causas identificadas, los responsables, deben además determinar cuales serán las acciones correctivas que se aplicaran para eliminar o controlar dichas causas, evitando repetición futura. Deben asignar responsabilidades y plazos para la aplicación de cada una de las acciones establecidas, así como la fecha en que se evaluará la eficacia de dichas acciones. Este plan de acciones debe ser firmado por el responsable del área afectada. El RP de Gestión realizara el seguimiento de la aplicación de las acciones, junto a los responsables nombrados en cada caso.

Verificación de Eficacia de Acción Correctiva y Cierre del Registro

El RP de Gestión con soporte del responsable del área, debe evaluar la eficacia de las acciones, o sea, comprobar si la No Conformidad se ha o no repetido en el periodo considerado y si se visualiza alguna posibilidad que ocurra en futuro, basado en los resultados de los procesos y acciones implementadas;

El responsable de Gestión debe registrar de forma resumida los resultados obtenidos, anexando cualquiera documento y/o registro que soporte los mismos;

Si las acciones implementadas no produjeron los resultados esperados, y la No Conformidad se ha vuelto a repetir, se abrirá un nuevo registro de No Conformidad para tratar esta situación , con trazabilidad al registro anterior;

Si las acciones son consideradas satisfactorias, este hecho debe ser plasmado en el registro. Debe ser firmado por el RP de Gestión y cuando aplicable, por el representante del cliente.

Identificación de Acción Preventiva o Acción de Mejoria

Acciones Preventivas y de Mejoria pueden ser identificadas por cualquier profesional involucrado en el Proyecto, e deben ser reportadas al área de Calidad. El RP de Gestión en encargado de evaluar cada situación, junto con el Gerente de Calidad y de responsables de otras áreas, sobre la pertinencia o no de abrir un registro en ese sentido. El formato utilizado es ..\Registros\CALIDAD\Formatos\Registro de Acción Preventiva o de Mejoría (Ejemplo).xlsx

Registro y Tratamiento de Acciones Preventivas o de Mejoria

Identificación: cualquiera comunicar al área de Calidad;

El registro esta a cargo del RP de Gestión/RP de Control que debe identificar y describir toda la situación identificada, calificarla como preventiva o de mejoría, atribuirle el código, detallando también los posibles efectos de la no conformidad en potencial y sus causas (Preventiva) o beneficios esperados (Mejoría);

Debe ser adjuntado copias de todos los documentos y/o registros que soporten la situación;

Los involucrados deben discutir y establecer en conjunto las acciones a ser implementadas , asignando responsabilidades y plazos para implementación, definir la fecha de evaluación de su eficacia. Debe ser firmado por el RP de Gestión y del área afectada;

El RP de Gestión/RP de Control debe dar seguimiento acerca de la implementación con los responsables asignados.

Verificación de Eficacia de Acciones Preventivas o de Mejoria y Cierre del Registro

El RP de Gestión debe proceder la evaluación, que consiste en verificar si la no conformidad se ha o no manifestado (acción preventiva), o si los beneficios esperados han sido o no alcanzados (acción de mejoría), registrando un resumen de los resultados obtenidos y anexando cualesquier documento que comprobé dicha información;

Cuando las acciones no alcancen los objetivos propuestos, un nuevo registro debe ser abierto (para acciones preventivas un registro de No Conformidad). En ele nuevo registro debe mencionar el registro anterior, de forma a mantener la trazabilidad del proceso. Se son eficaces el proceso será encerrado;

El registro debe ser firmado por RP de Gestión/RP de Control y del área afectada.

Control del Estado de No Conformidades y Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoria

El RP de Gestión debe mantener listas de control del estado de las no conformidades y acciones correctivas, preventivas y de mejoría registradas, de forma a realizar su seguimiento y obtener datos estadísticos acerca de eses procesos.

Control del Estado de No Conformidades y Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoria

¡Les Agradecemos su Presencia y Atención!

¡La Calidad la hacemos todos!