英文书信写作指南 -...
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书书书
!
英文书信写作指南!
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-.'"/#00#1$1.0.+
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"
书信作为信息的使者!感情的纽带!友谊的桥梁"在日常生活与社会交往中有
着不可忽视的作用#一封得体的书信"不仅可以传递信息"沟通思想"促进交流"
增进了解和加深友谊"而且还有助于人们开展社会交际"节省时间"减少麻烦与
不便#
随着对外交流的进一步发展与扩大"英文各类信函的运用范围越来越广#但
究竟如何拟就这些信函"这里边学问很大#它不光要求写信人掌握书信的格式和
行文准则"还要求他们勇于实践并根据具体情况对这些格式和准则加以灵活
运用#
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!
英文书信写作的"#
原则
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$%&'()&#*+,(-.(
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0&*123-
4
0(*%5&66&,7,(6(-
4
"
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一般说来"写好英文书信"需要掌握英文书信写作的$
"#
原则%&
$%&'()&#*
+,(-.(
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0&*
'"即#1-*(2&,34(1-
&体贴'!
#1-.(*&-&**
&简洁'!
#03,(4
5
&清晰'!
#16,4&*
5
&礼貌'和#1,,&.4-&**
&正确'#
!!!!!
!
体贴!
!"#$%&'()*%"#
"
体贴主要是指在英文书信写作过程中"写信者应设身处地地想到对方"尊重
对方的风俗习惯"即采取所谓的$
7168944(462&
%&对方态度'"尽可能地避免使用
$
:8944(462&
%!$
;&8944(462&
%&我方态度'#另外"还应该考虑到收信者的文化程
度!性别等方面的因素#例如(
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'
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简洁!
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"
优秀的英文书信应该行文流畅!言简意赅"避免冗长#这就是说"写信者应用
尽可能少的文字表达其必须传递的信息#说到简洁"有这样一则故事颇值得玩
味#从前有一个鱼商"有一天"他在店前竖了一块牌子#牌子上面这样写着(
$
'GHIJ':IJ'KGI9LHJHGH$KM97
%&本店今日出售鲜鱼'#一位喜欢吹
毛求疵的朋友给他提出这样的建议(因为牌子竖在店门口"无需用$本店%二字*
既然是商店"就不会把鱼免费赠送给别人"因此也无需$出售%二字*作为店老板"
根本不希望顾客认为他的店里今天卖的是新鲜鱼"而过去卖的是不新鲜的"因此
$今天%和$鲜%同样显得多余*另外"顾客打老远就能闻到该店出售什么"这样"
$鱼%字也就用不着了#
!!!!#
!
清晰!
!,)(%*
-
"
清晰是指写信者将所需传递的信息表达清楚"以免对方产生误解#例如(
<
'
:3CF,(4(-
D
413
//
0
5
=1,32C(**(1-41&'(
)
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&清晰'
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=1,32C(**(1-41
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!
&含糊'
!!!!$
!
礼貌!
!".(*'$
-
"
书信交往"同样需要以礼待人"因而在写信过程中"要避免伤害对方感情的表
达#措辞上多选用些礼貌!婉转的词语"像F1602
"
.1602
"
C3
5
"
/
0&3*&
"
4%3-E
5
16
等#当然这并不意味着一味的低三下四#例如(
<
'
3'*14
5
16=1,
5
16,0&44&,1=N3,.%@
"
?AAB!
?
'
5.(*,(=&&0=,&&410&46*E-1F(=
5
16-&&2C1,&(-=1,C34(1-!
!!!!%
!
正确!
!"(('+*#'$$
"
英文书信中"除了避免语法!拼写!标点错误外"其所引用的史料!数据等也应
准确无误#
"
例:4F3**3(2(-"#$%&'&$(
)
4%344%&?O4%K0
5
C
/
(.P3C&*F(00Q&%&02
(-R&(
S
(-
D
(-96
D
6*4
"
?AAT!
就商务书信而言"写作过程中还应掌握另外两条原则"即#1C
/
0&4&-&**
&完
)
*
)
整'和#1-.,&4&-&**
&具体'#参见本书#
篇$商务书信%#而就私人书信而言"同
样也有另两条原则需要掌握"即#%3,3.4&,
&个性'和#3-216,
&坦率'#$个性%原则
要求写信人根据不同的对象"在语言表达上体现出自己的风格及个性特征#而
$坦率%原则则要求语言坦诚明快"表达方式直截了当#参见9
篇$私人书信%范例#
!!8
!
英文书信结构
!
$%&96,:.6:,&12;-3-
4
0(*%5&66&,
"
!!
正规的英文书信一般由B
个部分组成(信头!封内地址!称呼!正文!结尾礼词
和签名#
!!"!!
!
信头!
/')&%#
0
"
信头包括写信人的地址和写信日期#书写信头的目的在于让收信人一看便
知该信来自何处!何日写就"便于收信人回复时参考#
!<8<!<!
!
信头写法!
$%&5;
=
1:612>&;?(-
4
"
分平头式和缩行式两种#信头一般写在信笺的右上角#先写写信人地址"后
写日期#日期与写信人地址之间可空一行#
<!
平头式#每行靠左对齐"行末无标点#
"
例!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
@OA@;!U@,29)&-6&
R1--
5
)(00&
"
90Q&,43
#3-323
"
$OV?E<
96
D
6*4T
"
?AA"
?!
缩行式#每行向右缩进<
!
@
个字母#行末用逗号"最后一行用句号#但
现代英语中"已倾向于行末不用标点符号#
"
例!!!!!!!!!!!!!
92C(**(1-K==(.&
"
!
9-%6(W-()&,*(4
5
"
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K-&L1-
D
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"
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"
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"
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>3-63,
5
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"
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)
+
)
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!
日期写法!
@;6&5(-&
"
日期一般位于写信人的地址下方"即写在信笺的右上角#若书信格式是完全
平头式"则写在左上角#常见的日期写法有(
<
'
T4%N3,.%
"
?AAB
!
或!
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"
?AAB
&英式'
?
'
N3,.%T4%
"
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!
或!
N3,.%T
"
?AAB
&美式'
日期写法宜遵从下列规则(
<
'年份必须完全写明"不可用 $+
AB
%代替$
?AAB
%*
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'月份须用英文拼出或采用公认的简写"即>3-63,
5
&
>3-!
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5
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'"
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'日期可用序数词&
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'"例如(
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"
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"
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"
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",,也可用
基数词&
#3,2(-30V6CQ&,*
'"例如(
<
"
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"
@
"
U
",,但美式书信大多采用后者*
U
'在年份与月日之间必须用逗号隔开*
"
'日期不可全部采用如X!<?!?AAB
或X
-
<?
-
?AAB
的阿拉伯数字书写"否则会
引起误解#因为英美在这方面的习惯用法不同#按美国人习惯"上述日期为
?AAB
年<?
月X
日"而按英国习惯则是?AAB
年X
月<?
日#
值得注意的是"公函及商务书信"所用的信笺上端中间或右上角印有单位或
公司的名称!地址"甚至包括电话号码!传真号码!电报挂号!网址及邮政编码等#
在这种情况下"信中则省略写信者的地址"只需写明写信日期#
!!"!"
!
封内地址!
1#$%&'2&&('$$
"
封内地址是指收信人地址#除了发信者使用窗口信封&
;(-21FH-)&01
/
&
'以
外"一般封内地址靠信笺左边顶格写在写信日期的下方#收信人地址与写信日期
之间"一般空一二行#封内地址通常包括对收信人的礼节性称呼以及收信人的姓
名!头衔和地址#
"
例>60
5
X
"
?AAB
M,!+&4&,N3.E3
5
&
M&
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64
5
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41-I434&W-()&,*(4
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例>60
5
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"
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D
&
L1-21-
"
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D
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"
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"
例'&Q,63,
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N,!;3-
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D
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5
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"
例N3,.%<B
"
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N,!N(.%&-&,
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/
3,4C&-4
9-%6(W-()&,*(4
5
J&=&(
"
+!G!1=#%(-3
!
?@AA@O
如果收信人是某单位"一般不写个人名字"而写该单位负责人的职务名称#
例如(
$%&N3-3
D
&,
"
$%&M(,&.41,
"
$%&#%3(,C3-
等#
封内地址既可采用平头式也可采用缩行式#在同一封信中"封内地址的书写
格式应与写信人地址的书写格式一致#
私人书信一般比较随便"不是很正规"因此有时也可不写封内地址#
!!"!#
!
称呼!
3),.*)*%"#
"
称呼是指写信人对收信人的称呼"通常低于封内地址两行"从左边顶格写起
并自成一行#称呼后面须加标点"英国人习惯用逗号"而美国人则习惯用冒号#
在非正式的社交信中"常用逗号#称呼中的每个词的开头一个字母必须大写#
写信者一般根据与收信人的关系程度以及书信的类别"选用称呼用语#如在
社交书信中"普通朋友之间"美国人用N
5
M&3,
"而知己朋友之间"则用M&3,
#与
美国人相反"普通朋友之间"英国人用M&3,
"知己朋友之间"则用N
5
M&3,
#有时
只写收信人的姓"若对方是一位陌生人"则应用全名#情书中"可用N
5
M&3,&*4
或M&3,&*4
#一般公务书信中"很少用N
5
M&3,
"而是根据对方的职务!职称!头衔
来选用称呼#例如(
+,1=&**1,
&教授'!
+,&*(2&-4
&校长'!
M(,&.41,
&主任!处长'!
)
-
)
M,!
&博士'等#商业书信中"除了在业务往来比较熟悉的朋友之间可用N,!
"
N,*!
或N(**
称呼外"一般情况下"英国人常用M&3,I(,
&
*
'&
I(,
&
*
'不能单独使用"必须
与M&3,
或N
5
M&3,
一起使用'"
M&3,N323C
&
N323C
后面不能加*
'"美国和加拿
大人常用M&3,P&-40&C&-
或P&-40&C&-
&
P&-40&C&-
不能用单数'#
如果信是写给某单位的"可直接写上负责人的职务名称#例如(
$%&N3-3
D
8
&,
"
$%&+,&*(2&-4
等#
如果不知道收信人的姓名"则用M&3,N323C
&用于对女子的称呼'!
M&3,I(,
&用于对男子的称呼'#若连性别也不知道"则可用M&3,I(,*
或M&3,N&*23C&*
#
N,!
&
N(*4&,
'用在人名前"
H*
Z
!
&
H*
Z
6(,&
'用在人名后"并用逗号与姓名隔开#
两者不得同时使用#例如(
N,!;3-
D
[(31F&(
*
Y%3-
D
J3(%63
"
H*
Z
#
常见的收信人称呼&汉英对照'如下(
先生!
N,!
!
H*
Z
!
夫人"已婚#
!
N,*!
小姐"未婚#
!
N(**
夫人$小姐"统称#
!
N*!
夫妇!
N,!3-2N,*!
两位或两位以上男子!
N&**,*
两位或两位以上女子"已婚#
!
N&*23C&*
两位或两位以上小姐"未婚#
!
N(**&*
常见的头衔&汉英对照'如下(
教授!
+,1=&**1,
博士!
M1.41,
"
M,!
%
+%!M!
#
医学博士!
N&2(.30M1.41,
"
N!M!
#
总统或校长!
+,&*(2&-4
主席或董事长!
#%3(,C3-
副主席或副董事长!
\(.&#%3(,C3-
副总统或副校长!
\(.&+,&*(2&-4
首相!
+,(C&N(-(*4&,
总理!
+,&C(&,
省长或州长!
P1)&,-1,
市长!
N3
5
1,
参议员!
I&-341,
大使!
9CQ3**321,
秘书长!
I&.,&43,
5
P&-&,30
一秘!
'(,*4I&.,&43,
5
)
.
)
二秘!
I&.1-2I&.,&43,
5
院长!
M(,&.41,
%
M&3-
副院长!
\(.&M(,&.41,
%
M&
/
64
5
M&3-
系主任!
M&3-
%
J&32
%
#%3(,
馆长!
#%(&=L(Q,3,(3-
%
#6,341,
阁下!
H].&00&-.
5
神甫!
'34%&,
其中的$阁下%一词的称呼法如下(直接称阁下"用716,H].&00&-.
5
*间接称
阁下"用J(*
&
J&,
'
H].&00&-.
5
#此外"在市长!议员!大使!法官等姓名前可加上
J1-1,3Q0&
"在牧师姓名前可加G&)&,&-2
#
!!"!$
!
正文!
45'6"&
-
"7*5'8'**'(
"
信的正文是书信的主体"用来表达写信人的思想#信的正文"一般要根据写
信者所要表达的中心思想分段"以使得书信的正文层次清晰"观点明了#各类书
信"在正文写法上大体一致"只是语气及用词方面略有差异#通常"私人书信语气
亲切"用词较随便"而社交!商务书信则要求语气婉转"措辞得当#但在现代交际
当中"美国人的社交书信&也包括商务书信'的正文已日趋简短!通俗"并带有会话
语气#如果信的正文很长"需两张或数张联页"从第二页开始"最好选用不带信端
的信笺"在上端注明页码!收信人名称以及写信日期#
"
例+3
D
&?
$%&92C(**(1-K==(.&
"
!
96
D
6*4"
"
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"
例
N,!J6>(3-
D
61
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N3,.%T
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?AAB
"
例+,1=&**1,>!;!L36
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N3
5
B
"
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"
例M,!>!;!L!
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"
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+3
D
&?
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1,
(
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'
书信正文的第一句话或第一段"通常被称为起首语&
$%&K
/
&-(-
D
I&-4&-.&
&
*
''#
)
/
)
一般来说"英文书信没有固定的起首语#但人们习惯用一些客套写法来作为书信
正文的起始"即先将对方来信的日期!主题加以简单描述"以使对方一看便知该信
是回答哪一封信的#如果是第一次给别人写信"也可用开头语作必要的自我介
绍"并表明自己写信的主要目的#
常用的起首语有(
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'
$%3-E
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16=1,
5
16,0&44&,234&2K.41Q&,?@
"
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4%3-E*=1,
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16,0&44&,1=I&
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"
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@
'
94%16*3-24%3-E*=1,
5
16,E(-20&44&,1=>6-&B
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?AAB!
U
'
716,E(-20&44&,1=V1)&CQ&,?U4%3,,()&24%(*C1,-(-
D
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"
'
716,0&44&,F%(.%3,,()&24123
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3)&C&
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,&34.1C=1,4!
B
'
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16,0&44&,234&2B4%>60
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'
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16,0&44&,1=96
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16,0&44&,1=N3,.%?@,2!
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5
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正文结束前"通常需采用结束语&
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文部分已经写完#
常用的结束语有(
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1
55
16,*&0=!
<U
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5
16&)&,
5
*6..&**(-4%&.1C(-
D5
&3,!
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'
+0&3*&,&C&CQ&,C&41
5
16,=3C(0
5
!
<B
'
;(4%Q&*4,&
D
3,2*41
5
16,=3C(0
5
!
<X
'
9004%&Q&*4!
<T
'
;(4%01)&3-2
D
112F(*%&*!
,,
在上述第<
'!
?
'!
@
'句中"当采用分词短语时"句末用逗号#逗号后面有时还
可加上F&3,&
或F&,&C3(-
#例如(
<
'
9F3(4(-
D5
16,
D
112-&F*
"
F&3,&
"
?
'
J1
/
(-
D
41,&.&()&
5
16,&3,0
5
,&
/
0
5
"
F&,&C3(-
"
但在现代英语书信中"大多采用完整的句子形式#
!!"!%
!
结尾礼词!
!"9
:
,%9'#*)(
-
!,"$'
"
英文书信中的结尾礼词相当于中文书信中的$敬上%!$谨上%!$此致敬礼%!
$敬启%等#结尾礼词的第一个字母须大写#如果结尾礼词含有两个或两个以上
单词"从第二个单词开始"所有字母一律小写#礼词后面须加逗号#结尾礼词的
位置通常在书信正文的右下方<
!
@
行偏中处书写#若采用平头式书信格式"结
尾礼词应从正文下方<
!
@
行处顶格写起#常用结尾礼词一般写法如下#
<
'社交书信常用(
716,**(-.&,&0
5
"
!
&英式(英国人习惯将716,*
放在前面'
716,*4,60
5
"
716,*=3(4%=600
5
"
I(-.&,&0
55
16,*
"
!
&美式(美国人习惯将5
16,*
放在后面'
$,60
55
16,*
"
'3(4%=600
55
16,*
"
?
'公函常用(
716,*,&*
/
&.4=600
5
"
!
&英式'
)
11
)
G&*
/
&.4=600
55
16,*
"
!
&美式'
@
'私人书信常用(
I(-.&,&0
5
"
I(-.&,&0
55
16,*
"
\&,
5
*(-.&,&0
55
16,*
"
716,*)&,
5
*(-.&,&0
5
"
716,*&)&,
"
716,*3*&)&,
"
716,*3==&.4(1-34&0
5
"
L1)&
"
;(4%01)&=,1C
"
716,1F-
"
900C
5
01)&
"
716,01)(-
D
*1-
&
236
D
%4&,
"
.16*(-
"
&4.!
'"
716,&)&,*1-
"
716,3==&.4(1-34&
&
01)(-
D
'
=34%&,
&
C14%&,
"
*(*4&,
'"
!!"!&
!
签名!
3%
0
#)*.('
"
写信人的签名通常位于结尾礼词正下方一二行处#除非是给很熟悉的人或
亲友写信"签名一般须写出全名#签名常常很潦草"不易辨认"因此在签名的正下
方须用打字机打出全名#
"
例
716,*=3(4%=600
5
"
&签名'
;6J1-
DZ
(-
D
N3-3
D
(-
D
M(,&.41,
"
例
I(-.&,&0
55
16,*
"
&签名'
;6J1-
DZ
(-
D
N3-3
D
(-
D
M(,&.41,
)
21
)
写信人如果是女性"并且与收信人素不相识"一般在所打印的署名前用括号
注上N(**
"
N,*!
或N*!
字样"以便对方回信时选用称呼#
"
例I(-.&,&0
55
16,*
"
&签名'
&
N(**
'
N3,(3N3.E3
5
&
若是代理署名"一般应在所代理的单位名称前用上$
+&,+,1
%!$
+&,
%!$
+!+!
%
&拉丁文3
45
3
56785&9$6%4:
的缩写'!$
'1,
%!$
R
5
%字样"以示代签#所代理的单
位名称的各词首字母须用大写字母打出#
"
例716,*4,60
5
"
+&,+,1
&
1,
(
+!+!
'
763-=6#%&C(.30*#1!L42!
&签名'
N3,
D
3,&4R6*%
I&.,&43,
5
另外"不要将结尾礼词和署名部分单独另写一张纸"否则有失礼貌#至少将
正文中的最后三行挪至下页#因此"写作过程中"写信人应注意整篇信函的布局#
"
例?
;&
D
6&**
5
16F(0043E&3)&,
5
-(.&4,(
/
4%34*&&C*
/
,&44
5
(C
/
1,43-4
41
5
16!J1
/
&(4(*4,6&!
;&011E=1,F3,241*&&(-
D5
16*11-!
I(-.&,&0
5
"
&签名'
N(.%3&0IC(4%
V&F71,E
!!"!'
!
其他事项!
;%$+',,)#'".$
"
书信结构除了上述的B
大部分以外"有时因实际需要"还包括以下部分#
!<8<A<!
!
附件!
3-.01*:,&
"
书信中的附件"是指随信所附的单位介绍!个人简历!产品说明书!商品目录!
)
!1
)
宣传册等材料#附件应标注在签名下方左下角#一般顶格写起"与签名部分至少
空一行#通常采用H-.0!
或H-.!
&即英语H-.01*6,&
的缩写'#附件有?
件以及?
件以上"须注明数目#
"
例H-.01*6,&
(
#34301
D
6&
H-.0
(
+&,*1-30M343
H-.
(
:-)1(.&*
&
@
'
!<8<A<8
!
再启!
+1*6*.,(
/
6
"
在信写完之后"突然想起还需增加一些信息"可在信末即署名下方一二行左
边加上+!I!
&英文+1*4*.,(
/
4
的缩写"类似于汉语中的$又及%!$再启%!$又启%!
$附言%'"接着写上补充部分#在再启之后"若仍需补充信息"可在再启的正下方
标注+!+!I!
&即+1*4+1*4*.,(
/
4
的缩写'"然后增补所要说的话#
一般情况下"最好避免使用附言"尤其是郑重的信函#然而"在商务书信中"
有时写信人会有意识地采用+!I!
形式处理重要信息"以引起收信人的注意#
!<8<A<B
!
抄送!
#;,C1-#1
/=
D16;6(1-
"
写信人如果需要将所写信件抄送有关单位或个人"可在信笺的最下端左边写
上#!#!
或.!.!
&英文#3,Q1-#1
/5
的缩写'字样"接着写上所要抄送的单位或
个人的名称#
"
例#!#!
(
9-%6(+,1)(-.(30'1,&(
D
-9==3(,*K==(.&
+,&*(2&-4;6J3-
D
"
I1-
D
>(-
D
#100&
D
&
N,!#%&-J1-
D
C&(
"
例.!.!
(
Y%31716C(-
D
"
P&-&,30N3-3
D
&,1=#%3-
DS
(3-
D
#1!L42!
N,!J31#%3-
D
.%6-
N(**Y%3-
D
7(-
D
!<8<A<E
!
事由!
9:C
F
&.65(-&1,#;
/
6(1-
"
事由位于称呼下面两行处"信笺的中间部位#若书信格式采用平头式"则从
左边顶格写起#事由应简要"使人一看便知该信的基本内容或目的#事由下面一
般划一横线#
"
例716,9
//
0(.34(1-=1,$&3.%(-
D
+1*(4(1-
G&
(
716,9
//
0(.34(1-=1,$&3.%(-
D
+1*(4(1-
)
*1
)
拉丁文$
G&
%是$关于%之义"相当于汉语的$事由%#
!<8<A<"
!
经办人姓名!
G66&-6(1-5(-&
"
写信人有时希望所发信件能够被迅速递交给经办人或经办部门办理"可在封
内地址下一行和称呼上一行加上经办人姓名#
"
例N3-630$110*I&.4(1-
;6%6N3.%(-&,
5
#1C
/
3-
5
<BXJ63*%3-G132
;6%6
"
9-%6(+,1)(-.&
+!G!1=#%(-3
944-
(
N,!J1-
D
I%&-
D
0(-
"
例N3-630$110*I&.4(1-
;6%6N3.%(-&,
5
#1C
/
3-
5
<BXJ63*%3-G132
;6%6
"
9-%6(+,1)(-.&
+!G!1=#%(-3
944&-4(1-1=N,!J1-
D
I%&-
D
0(-
"
例;6%6N3.%(-&,
5
#1C
/
3-
5
<BXJ63*%3-G132
;6%6
"
9-%6(+,1)(-.&
+!G!1=#%(-3
944&-4(1-1=N3-630$110*I&.4(1-
N,!J1-
D
I%&-
D
0(-
"
+0&3*&
!<8<A<H
!
案号或参考编号!
I&2&,&-.&D:JC&,
"
案号是写信人为了便于归类存档所标注的参考编号"多用于商务书信#参见
本书#
篇$商务书信%部分#
)
+1
)
!!B
!
英文书信格式
!
$%&96
=
0&12;-3-
4
0(*%5&66&,
"
!!
英文书信格式与汉语书信格式不尽相同"或者说完全不同#英文书信格式大
体可以分为以下@
种#
!!#!!
!
平头式!
6,"+<="(9
"
平头式"又被称作$封闭式%!$齐头式%!$并列式%等#这种格式要求信头!收
信人地址!日期!称谓!正文&包括每段起始句'!结尾礼词!署名等部分均须上下对
齐#这种形式便于打字"因此多用于商务书信#美国人以及加拿大人习惯采用此
种格式#
"
例R1]<<??A
+,(-.&90Q&,4
"
IE!
#3-323IB\B_<
N3,.%<T
"
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D
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D
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/
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D
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5
0&)&0!$%&03*4=()&
5
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6Q0(.3,4
D
300&,
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D
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D
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D
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F1602%&0
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D
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16,
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5
"
&签名'
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"
N!9!
H-.0
(
.6,,(.606C)(43&
!!#!"
!
缩行式!
1#&'#*'&="(9
"
缩行式"亦称$缩进式%!$斜列式%等#这种形式要求信头和收信人地址均较
上行缩进一些"一般缩进?
!
@
个英文字母"成倒阶梯形状#正文每段开始"一般
缩进"
!
B
个英文字母#段与段之间通常采用双行距#日期写在信笺的右上端"
位于信头下一行"封内地址上一行#
缩行式使用起来不够方便"因而此种形式在现代英文书信中相对少见#
"
例M&
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D
W-()&,*(4
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5
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&3,4%34+,&*(2&-4#%&-P1-
D
3-2:F(00Q&3Q0&41
D
141
5
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5
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D
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16(=16,
D
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,1Q3Q0
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D
L(-
D
41F,(4&414%&
32C(**(1-1==(.&(=*%&(-4&-2*41*462
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D
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D
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3,2*41+,1=&**1,L(
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&签名'
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D
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D
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4!1=R(101
D5
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D
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UUB8BBXXTTO
H-.0
(
3*%1,4.16,*&*.%&260&
!!#!#
!
混合式!
;"&%7%'&="(9
"
混合式又被称为$折中式%或$改良式%#它是上述两种形式的混合应用#这
种形式的信头!封内地址!日期以及结束敬语的书写位置大致与缩行式相似"只是
不采用字母缩进的方式#
)
.1
)
"
例M&
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5
I164%&3*4#%(-3W-()&,*(4
5
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D
"
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D
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V1)&CQ&,<X
"
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M(,&.41,
:-4&,-34(1-30+,1
D
,3C*
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D
1W-()&,*(4
5
I3-M(&
D
1
"
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M&3,+,1=&**1,R,1F-
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D
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5
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/
3**
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1,43-2413,,()&34
I#W=1,4%&Q&
D
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5
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16,344&-4(1-
3-23**(*43-.&!
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5
=6,4%&,(-=1,C34(1-
5
16,&
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"
/
0&3*&0&46*E-1F!
I(-.&,&0
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16,*
"
&签名'
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D
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以上@
种格式"目前主要以平头式与混合式较为流行#
!!E
!
信封格式!
9:
/
&,*.,(
/
6(1-
"
!!
信封格式是指写信人的姓名地址!收信人的姓名地址以及信封上所附注的说
明等在信封上的位置及排列顺序#
写信人的姓名地址通常写在信封左上角"有时将其写在信封背面中上方#公
函和业务函的信封左上角一般已印好写信人的地址#收信人的姓名地址位于信
)
/1
)
封中央或稍右"上方较下方略微多空一些#行末最好不用标点#
平头式或缩行式均可采用"目前大多采用平头式#无论何种形式"均须与信
笺上的姓名地址一致#
"
例!
平头式
Y%31N(-
M&
/
3,4C&-41=#%&C(*4,
5
I43C
/
9-%6(W-()&,*(4
5!
?@AA@O
J&=&(
"
+!G!1=#%(-3
!!!!!!!!!!!!!
M,!;!>!IC(4%
#%3(,
"
M&
/
4!1=H26.34(1-
N3,
5
03-2I434&W-()&,*(4
5
N3,
5
03-2
"
NM?<T<A
WI9
"
例!
缩行式
Y%31N(-
!
M&
/
3,4C&-41=#%&C(*4,
5
I43C
/
!!
9-%6(W-()&,*(4
5!
?@AA@O
!!!
J&=&(
"
+!G!1=#%(-3
!!!!!!!!!!!
M,!;!>!IC(4%
!
#%3(,
"
M&
/
4!1=H26.34(1-
!!
N3,
5
03-2I434&W-()&,*(4
5
!!!
N3,
5
03-2
"
NM?<T<A
!!!!
WI9
信封格式"英美两国略有不同#
)
02
)
"
例!
英国式
R79:GN9:L
I43C
/
!
+,1=&**1,>1%-;(*&
!!
#%3(,C3-
"
M&
/
4!1=R(101
D5
!!!
\3-.16)&,H26.34(1-#100&
D
&
!!!!
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"
I4!P,&&-%(009)&!
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\3-.16)&,?U
!!!!!!
#3-323
L1-21-H.1-1C(.*I.%110
"B;112I4,&&4
L1-21-
"
H!#!U
"
H-
D
03-2
"
例!
美国式
!
$%&R3-E1=9C&,(.3
!
<@X;300I4,&&4 I43C
/
!
V&F71,E
"
V7<AA@?
\:99:GN9:L
!!!!!! !!
N&**,*!I%(C3C6.6`#1!
"
L42!
?<V(%1
5
31
"
_1.%(
>3
/
3-
收信人姓名地址写在信封正面中央偏右"写信人姓名地址写在信封背面中
央偏上#
)
12
)
"
例
I43C
/
!!!!!!!!!!
+,1=&**1,$%1C3*J3,2
5
M&
/
4!1=#1C
/
64&,I.(&-.&
W-()&,*(4
5
1=$1,1-41
$1,1-41
"
N"#?'B
#3-323
"
例
;6$3-
D
0(-
D
<"J63-
D
*%3-G132
J&=&(?<AA@<
+!G!1=#%(-3
邮票一般贴在信封的右上角#需用数张邮票时"宜贴在信封背面#
为了使所发信件投递方便"写信人往往在信封上附注必要的说明#此类说明通
常写在信封正面的左下角"有时写在左上角写信人的地址下面#
"
例!
Y%31N(-
!
M&
/
3,4C&-41=#%&C(*4,
5
I43C
/
!
9-%6(W-()&,*(4
5!
?@AA@O
!
J&=&(
"
+!G!1=#%(-3
!!!!!!!!!!
M,!;!>!IC(4%
J&32
"
M&
/
4!1=H26.34(1-
N3,
5
03-2I434&W-()&,*(4
5
N3,
5
03-2
"
NM?<T<A
WI9
!
WGPHV$
!!
常见的附加说明有(
!!
9(,N3(0
"
R
5
9(,N3(0
%
\(39(,N3(0
%
+3,9)(1-
#
!
航空
)
22
)
9(,N3(0G&
D
(*4&,&2
!
航空挂号
I&3N3(0
!
海运
G&
D
(*4&,&2
!
挂号
M16Q0&8G&
D
(*4&,&2
!
双挂号
H]
/
,&**
!
快件
W,
D
&-4
!
急件
:CC&2(34&
!
急件
G6*%
!
速递
K,2(-3,
5!
平信"通常不注#
+,(-4&2N344&,
!
印刷品
I
/
&.(30M&0()&,
5!
特邮快件
R11E+1*4
!
图书邮件
+3,.&0+1*4
!
包裹邮件
I3C
/
0&+1*4
!
样品邮件
I3C
/
0&
"
*
#
1=-1.1CC&,.(30)306&
!
无商品价值邮件
;(4%#1C
/
0(C&-4*
!
赠品
+%141H-.01*&2
!
内附照片
N3-6*.,(
/
4*
!
稿件
+%141
D
,3
/
%*
&
+0&3*&V14R&-2
!
内附照片%请勿折叠
G&46,-+1*43
D
&P63,3-4&&2
!
保付退还邮费
:=6-2&0()&,&2
%
/
0&3*&,&46,-41!!!
!
如果无法投递%请退''
+,()34&
!
亲启
+&,*1-30
!
亲收
I&.,&4
!
密件
$1
/
I&.,&4
!
绝密
#1-=(2&-4(30
!
机密
$1Q&0&=44(00.300&2=1,
!
留局待领
$13F3(43,,()30
!
收信人到后拆封
+0&3*&G&322,&**
!
请转寄
#3,&1=+1*4C3*4&,
!
留存邮局
若邮寄的材料可能会受到海关或邮政部门的检查"信封就得用透明胶纸封
口"并在封口处注明下述字样(
+0&3*&0(=4%&,&41(-*
/
&.4.1-4&-4!
如果信件需经第三者收转"则需在收信人的姓名下方写上收转者姓名"并在
其姓名前加上.
-
1
&
.3,&1=
的缩写"相当于汉语的$请转交%"一般采用小写'字样#
)
!2
)
"
例
!!!!
N(**73-
D
J1-
D
03-
!!
.
-
1+,1=&**1,Y%3-
D
J63.%&-
D
!!
M&
/
3,4C&-41=+%
5
*(.*
!!
9-%6(W-()&,*(4
5!
?@AA@O
!!
J&=&(
"
+!G!1=#%(-3
托人转交的信件"一般不写地址"只是在收信人姓名下方注上带信者的姓名
即可#
"
例N,!Y%3-
D
73-
D
_(-2-&**1=M,!J6N(-
D
21-
D
类似的书写方式还有(
!!
R
5
+10(4&-&**1=!!!
!!
+&,_(-2-&**1=!!!
!!
+&,'3)1,1=!!!
!!
$%,16
D
%4%,4&*
5
1=!!!
!!
#16,4&*
5
1=!!!
!!
'1,F3,2Q
5
!!!
!!
R
5
#16,4&*
5
1=!!!
!!
'1,F3,2&2Q
5
!!!
!!
'3)1,&2Q
5
!!!
!!
;(4%'3)1,1=!!!
这些字样均为$敬请某人转交%之意#
如果无须写出带信人姓名"写上+0&3*&'1,F3,2
字样即可#例如(
!!
+0&3*&'1,F3,2
!
请转交
!!
N(**#%&-J6(03-
!
陈惠兰小姐收
有时在收信人姓名前还注明944&-4(1-
字样"意即$请某某主办%#例如(
!!
944&-4(1-N,!#3(J1-
DD
63-
D
如果是介绍信"可在信封的左下角注明:-4,126.(-
D
N,!!!!
"
$1(-4,126.&
N,*!!!!
"
G&.1CC&-2(-
D
N,!!!!
"
$1G&.1CC&-2N(**!!!!
字样#
"
例
+,1=&**1,Y%3-
D
J&-C(-
D
:-4,126.(-
D
N,!;3-
D
[(3101-
D
)
*2
)
面呈!托人面交!或用送信簿&
#%(4R11E
'专人递送的信件"信封上只需写明
收信人姓名"并在其下方写上+,&*&-4
字样#
"
例
\(.&8#%3-.&001,>1%-IC(4%
+,&*&-4
若写信人出门在外"写信人又希望收信人予以回复"可在信封上的写信人地
址前加上9*=,1C
字样"意即$按信封上地址回信%#
"
例
!!
>1%-L16(*
9*=,1C
(
J634(-
D
J14&0
<"?#31](G132
I%3-
D
%3(
!
?AAA"O
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
N,*!N3,(3L16(*
@?<+3,E9)&-6&
:1F3
"
:9"??UA
WI9
注意事项(
<
'信封上的写信人姓名前无需加头衔或职称"但收信人姓名前应冠以头衔
或职称"以示礼貌#
?
'写给女子的信件"其姓名前宜用N,*!
或N(**
#如果她本人有职称或头
衔"则无需同时用N,*!
或N(**
#
@
'写给夫妇俩同收的信件"信封上应写成(
N,!3-2N,*!IC(4%
#
U
'写给丧夫的或已婚女子的信件"信封上要写上她丈夫的姓名"并在前面加
上N,*!
#若收信人是一离婚女子"信封上既可按其离婚前称呼去写"也可根据
她个人喜爱的称呼去写#
"
'如果父子或兄弟同名"儿子或弟弟姓名后须加>,!
&英文>6-(1,
的缩写'"
指年幼者*父亲或哥哥姓名后须加I,!
&英文I&-(1,
的缩写'"指年长者#这种字
样仅表示区分父子或兄弟同名的收信人"并非称呼#因此可与N,!
及H*
Z
!
同时
使用#例如(
N,!N(E&>1,23-
"
>,!
N(E&>1,23-
"
>,!
"
H*
Z
!
)
+2
)
B
'若收信人地址中含有邮区代号或邮编&
+1*430#12&
或Y(
/
#12&
'"务必写
上"以便投递#
X
'写国名时"除了美国&
WI9
"
4%&W-(4&2I434&*1=9C&,(.3
的缩写'外"其
他国名一般不缩写#城市名后"无需加上#(4
5
字样#
T
'信封宜采用国际通用的标准信封#长方形的约??TCCa<A?CC
"短长方
形的约<"?CCa<A?CC
#除此之外"国外还采用$窗口信封%&
;(-21FH-)&8
01
/
&
'和国际航空邮筒&
9&,1
D
,3C
"
9(,
D
,3C
'形式#前者用于账单!通告!通知书!
续订通知!公函等#因为这些信函或票据均含有封内地址"通过信封上的透明窗
口即可看到信件的封内地址"故无需再写信封地址#后者集信笺!信封!邮票为一
纸"一面印有信封和邮票"另一面则是信笺"写成后折成信封即可投递#
!!"
!
信笺叠法!
5&66&,'10?(-
4
"
!!
英文书信所采用的信笺应在质量!尺寸以及颜色上与所用的信封协调一致#
通常采用白色无线条的优质纸张#信笺大小一般为?A@CCa?O?CC
#商务信
笺大小为?A@CCa?"UCC
或?A@CCa?O?CC
#
信笺折叠的次数取决于信封的大小#一般来说"叠法从简从易"以便于展开#
若用小号信封"应将信笺横折为二"折时注意左右对齐"上端略长于下端"以便拆
启"而后再纵折成三等分#若采用大号信封"应将信笺横折成三等分#
)
,2
)
"
私人书信!
2#1'(+%-3(11#'
4
(+5#+6#
"
从广义上讲"私人书信可分为家信&
=3C(0
5
0&44&,*
'和友情信&
=,(&-20
5
0&44&,*
'
两类#也可细分成家信!友情信!情书!约会信!求爱信和婉拒信等#
私人书信不同于社交书信和公函"一般不具有一定的$责任%和$义务%"而是
出于自愿"但它是亲友之间联络感情和互通音讯的需要#
英文私人书信"除了将写信人的地址和写信日期写在信笺的右上角外&也可
采用平头式'"其余部分像称呼!正文!结束敬语!署名等格式大体与中文书信雷
同#信写完之后"若有什么补充"可在署名的下方接着写"但需在前面加上+!
I!
或/
!*!
&英文/
1*4*.,(
/
4
的缩写'"相当于汉语中的$又及%或$另外%#此类书
信的封内地址和写信人地址均可免写#
现代私人书信的语言表达日趋口语化"这样做使得收信人感到亲切自然#
例如(年轻人喜欢用$
I%&(*3,&302100!
%代替$
I%&(*301)&0
5D
(,0!
%#
另外"私人书信中常使用带撇号&
3
/
1*4,1
/
%&
"即$+%'的缩略字#例如(
!!!!
:21-
+
4E-1F!!!
!!
:
+
20(E&41!!!
!!
:4
+
*-(.&!!!
!!
716
+
2Q&44&,!!!
!!
;&
+
00.1C&41!!!
!!!!
:
+
201)&41!!!
!!
;&
+
,&
/
0&3*&2!!!
!!
:
+
C
D
03241!!!
!!
:
+
)&Q&&-!!!
!!
,,
!!
偶尔将收信人的名字&通常是=(,*4-3C&
或者是昵称&
2(C(-64()&
''用在信文
中"可以让收信人有一种知交和亲密的感觉#例如(
$1CC
5
"
D
6&**F%34F&
+
,&
D
1(-
D
41214%(*#%,(*4C3*M3
5
/
8!!
!
家信!
';J(0
=
5&66&,*
"
!!
俗话说($家书抵万金#%当一个人独在异乡为异客时"突然接到家人来信"他
会感到极大的安慰和无比的快乐#
在西方"友情信所使用的一般规则皆适用于家信#只是这种信件是写给家
)
-2
)
人看的"因此信中大多写一些私人的事情#但不能因为是给家人写信"就草率
行事#
在家信中"写信人通常传递一些比较愉快的信息"让收信者共同分享#有时
写些鼓励的话"以激励收信者更求上进#
由于是家人之间的通信"在写信的格式上"有时显得较为随便#
"
例!
致出差在外的丈夫!
()*+,-./012.
3
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"
H2
"
2&3,
"
7160&=4%1C&,(
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1,2&,
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6&**
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16C6*4Q&411
&034&23Q164(4411!
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D
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1(-
D
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例!
致在外就学的女儿!
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例!
致失望中的儿子!
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+
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D
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D
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5
16
+
00Q&=0
5
(-
D
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则通过约会信的方式进行试探#
由于约会信是异性朋友之间用来试探对方情感的一种通信形式"一般内容不
宜过长#用词切记婉转"并且需要态度谦逊"保持理智#
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信的升华#求爱信的语言要真诚"行文须流畅"语气应婉转#收信人也应尊重求
爱者的感情"无论对对方的看法如何"都应予以礼节性的答复#
"
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在日常生活中"人们为了加强联系!交流信息!联络感情"往往需要进行广泛
的社会交往#社交信函则是他们进行交际的重要形式#社交书信大多用来履行
必要的礼节"因此"社交书信又被称作$义务性书信%#
最常见的社交书信有邀请信!感谢信!贺信!吊唁信!慰问信!介绍信等#
社交书信须注意措辞得当!格式正确"因为写此类信常常被看成是应尽的
责任#
社交书信形式上分为两大类"即正式的和非正式的#正式的社交书信用于大
型的社交活动以及一些正规的社会交往事务等#非正式的社交书信"又被称为
普通便笺"用于非正式的社交场合#非正式的社交书信"一般采用第一人称并且
采用手写形式#
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邀请信!
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在现代社会交往中"邀请信是一种较为常见的通信形式"它主要用于日常交
往和外事活动中#邀请信通常分为两种(正规和非正规"究竟采用何种形式"取
决于活动的性质#
邀请信的语言应简明真诚#其主要内容应该包括邀请的理由!活动的时间和
地点#例如(
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正式邀请信一般用于大型的正式活动"例如参加国际会议!访问考察!合作
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邀请参加学术会议!
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感谢信用于致谢他人的馈赠!款待!帮助以及对吊唁信!慰问信和祝贺信的回
复等#这种信件不宜写得过长"只需写明感谢他人的理由#
感谢信必须写得及时#在写感谢信时"要感情真挚"措辞得体"一方面要充
分表达写信人的感激之情"另一方面又不能夸大其词#
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这类书信要求语言真诚自然"使人读后有亲切感*长短不限"可根据写信人
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化#在吊唁信中"通常要提及死者"表示悲痛与哀悼"并对死者的家属表示
慰问#
此类信函要求语言诚恳"感情真挚"措辞严谨#信中切忌重提死者的不幸经
过以及细节"以免加深收信人的悲伤#例如(
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社交书信中的介绍信"是指为本不相识的人起介绍作用的信件#一般说来"
书面介绍要比口头介绍显得庄重#
介绍信的内容通常不宜过长"但信中必须写明被介绍人的个人情况以及介绍
其相识的事由并且向收信人致以谢意和问候#
介绍信可由被介绍人当面递交"也可采用邮寄#如果让被介绍人自己带交"
信封最好不要封口"以示礼貌#
介绍信分为私人介绍信&
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'和官方介绍信
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方介绍信的语言格式相对规范!严谨#
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私人介绍信!
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私人介绍信是写信人向自己的亲属!朋友介绍第三者"以便收信人为被介绍
人提供必要的接待或帮助#
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位"以便收信人给以必要的接洽!帮助或与被介绍者建立业务往来#
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'推荐者与被推荐者之间的关系!熟悉程度*
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'被推荐者的专长及弱点"诸如被推荐人的品格特征!责任心!为人处事!待
人接物!工作方法!学习态度等方面*
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'对被推荐者的综合评价#
#!'!!
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留学推荐信!
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留学推荐信"英语中有时称作I6
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推荐者通常需要@
封推荐信"以"AA
字左右为佳#
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封信最好采用@
种不同的打
印字体和格式#
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