escola nacional de administração pública enap iiº curso de especialização em gestão pública
DESCRIPTION
Escola Nacional de Administração Pública ENAP IIº Curso de Especialização em Gestão Pública M ó dulo 3. Macroprocessos da Gestão P ú blica Disciplina D.3.3. – Elabora ç ão e Gerenciamento de Projetos (32h) Professor: Aldo Moreira Lima Per í odos: 24 a 31.03 e 04 a 11.04.05. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Escola Nacional de Administração Pública ENAPIIº Curso de Especialização em Gestão PúblicaMódulo 3. Macroprocessos da Gestão PúblicaDisciplina D.3.3. – Elaboração e Gerenciamento de Projetos (32h)Professor: Aldo Moreira LimaPeríodos: 24 a 31.03 e 04 a 11.04.05
Elaboração e Elaboração e Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
Aldo Moreira Lima – [email protected]
1. Nivelamento preliminar dos principais conceitos e definições:
• Programas e Projetos é que tornam operacionais as Políticas Públicas, na medida em que traduzam com clareza os seus objetivos e concretizem a sua implementação, mediante a aplicação dos recursos
disponíveis ou mobilizáveis.
• Programas e Projetos é que tornam operacionais as Políticas Públicas, na medida em que traduzam com clareza os seus objetivos
e concretizem a sua implementação, mediante a aplicação dos recursos disponíveis e/ou mobilizáveis.
• Um Projeto é, portanto, uma unidade mínima de ação e de aplicação de recursos que, por intermédio de um conjunto
integrado de atividades, pretende transformar uma parcela da realidade, diminuindo ou eliminando um déficit ou solucionando
um problema específico.
1. Nivelamento preliminar dos principais conceitos e definições:
Relação clássica entre Políticas, Programas e Projetos Públicos:
Política Pública X
Programa 1 Programa 2
Projeto 1.1. Projeto 1.2. Projeto 2.1. Projeto 2.2.
1. Nivelamento preliminar dos principais conceitos e definições:
$Bens e Serviços que irão transformar uma parcela da Realidade
PROJETO
Requisitos preliminares de um bom Projeto:
• Ter Objetivos claramente definidos pois, se não os têm, não podem ser aferidos, monitorados e avaliados;
• Identificar com precisão a População-Objetivo à qual se destina;
• Especificar a cadeia dos seus beneficiários, bem como a sua localização espacial;
• Estabelecer uma data de início e outra de conclusão.
Razões fundamentais para elaborar um Projeto:
Satisfazer uma necessidade
Aproveitar uma oportunidade
1. Nivelamento preliminar dos principais conceitos e definições:
Questões fundamentais que devem ser respondidas antes de iniciar-se a elaboração de um Projeto
Por Que vamos elaborar um
Projeto ?
Para Que vamos elaborar um
Projeto ?
Para transformar uma realidadeÉ uma nova realidade que
queremos, depois do Projeto executado
Para gerar / produzir bens e serviços, cuja utilização deverá nos levar à nova realidade (transformada)
1. Nivelamento preliminar dos principais conceitos e definições:
Idéia enxuta, concisa e precisa do que se
pretende fazer
Quem é, O que faz e ponto final !!!!
• Informações-chave no início do processo de elaboração:
•Título do Projeto
•Entidade proponente
Grupo populacional ao qual o Projeto está
direcionado
Quem vai se encarregar da
execução e Porque
Parcela da PO que irá receber, direta ou
indiretamente os benefícios do Projeto
• Entidade executora
• População-Objetivo(Ver Anexo 1)
• Beneficiários
• Informações-chave no início do processo de elaboração:
Como vão participar da concepção e/ou da operação do Projeto
Onde vai funcionar e raio de atendimento
• Papel dos Beneficiários
• Informações-chave no início do processo de elaboração:
• Localização e Abrangência
• FocalizaçãoDelimita, com maior
precisão, o segmento da cadeia de Beneficiários que se deseja alcançar
com o Projeto
Estado ou condição insatisfatória da
Realidade.Não conformidade entre a Realidade
SI e a Realidade SO
• Identificação do Problema Principal. (Se necessário, hierarquizar –Ver anexo 2).
• Conceito de Problema:
2. Análise de Problemas (remissão ao Momento Explicativo do PES)
Análise da Situação-Problema:
Contar como percebemos o
problema. Como sabemos que ele existe.(VDP do Momento Explicativo
do PES)
Explicar cada traço do problema descrito
acima. Por Que este traço existe ? O que o
explica?
“Descritores” “Explicadores”
• Descrição
• Explicação
2. Análise de Problemas (remissão ao Momento Explicativo do PES)
Análise da Situação-Problema:
Construção e Manejo da Árvore de Problemas
Copa - Descritores (“traços” que nos permitem reconhecer a existência do
Problema)
CaulePROBLEMA
PRINCIPAL
Raízes - Causas geradoras e mantenedoras do Problema Principal
• Conformação da Situação-Inicial
É a Linha de Base do Projeto. “Fotografia” e “Filme” da realidade
sem o Projeto
• Recursos disponíveis e em que quadro de restrições:
• Quando o Projeto precisaria entrar em operação ? Tempestividade:
• Quais as Alternativas que foram ou estão sendo consideradas:
a) Alternativa com o Projeto;
b) Alternativa sem o Projeto, com a Linha de Base Otimizada;
c) Alternativa sem o Projeto e sem a Linha de Base Otimizada (custo de postergação da intervenção).
3. Análise de Objetivos3.1. Desenho da Situação-Objetivo: a “navegação” da Situação-Inicial para a Situação-Objetivo.
PROBLEMA
CAUSAS
Descritores (VDP)
Operações e Ações
Obje-
tivo
de Proje-
to
Resultados (VDR)
CONSTRUÇÃO E MANEJO DA ÁRVORE DE OBJETIVOS
Copa – Efeitos: descritores transformados, atenuados ou suprimidos (VDR do PES)
Caule - Objetivo de
Projeto
Raízes – Operações, Ações, Atividades, concebidas para remover
as Causas do Problema
• A Formulação dos Objetivos:
• Determinação do Objetivo Superior
(Objetivo de Impacto)
É a expressão, o “tamanho” da
transformação da Realidade que
queremos obter com o Projeto
realizado
• Determinação do Objetivo de Projeto
(Objetivos de Produto)
É o estado ou condição transformada. O conjunto
dos resultados que queremos ter para que a
transformação da Realidade aconteça
• A formulação dos Objetivos:
A cada Causa (explicação) ou
conjunto delas...
...deverá corresponder...
...uma Operação ou Ação (em
geral na forma de Atividades)
que, implementadas, expressam, na
verdade, os alcances
parciais do Objetivo de
Projeto.
O enunciado da Situação-Objetivo...
É a fisionomia, é a “cara” da Realidade transformada,
atendidos todos os atributos estabelecidos no Objetivo
Superior.
• Análise dos recursos e restrições: aplicação do Triângulo de Governo.
Propostas
Capacidade de GovernoGovernabilidade
• Análise dos recursos e restrições:
Propostas São as Operações e Ações (Atividades) preconizadas na base da
Árvore de Objetivos
Na seqüência, quatro passos:
1. Análise dos Recursos Críticos:
Inventário de todos os recursos ( de todas as categorias )
necessários à implementação das Operações e Ações projetadas. Lembrar que um determinado recurso é tanto mais crítico,
quanto menor a porção dele que esteja sob controle do ator que
declara o Problema.
• Análise dos Recursos e Restrições:
Na seqüência, quatro passos:
2. Análise dos Atores envolvidos:
Identificar todos os Atores intervenientes no contexto de implementação do Projeto,
estimando a motivação com que se comportarão em relação à implementação
das Operações e Ações projetadas. Lembrar que um determinado Ator é tanto mais relevante quanto maiores as porções que controla, dos recursos que são críticos
para o Ator que declara o Problema.
3. Exame dos aspectos Políticos e Institucionais:
Análise dos ambientes Interno e Externo da organização executora, em particular :
Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças.
• Análise dos Recursos e Restrições:
Na seqüência, quatro passos:
4. Análise do entorno político:
Análise situacional do contexto político onde se dará a
implementação do Projeto, em particular da correlação de forças entre os Atores mais relevantes e
destes para com o Ator que declara o Problema.
Definição de recursos e estratégia de
implementação:
Equivale ao posicionamento estratégico a ser adotado pelo Ator que declara o Problema, optando pela trajetória mais adequada à
implementação.
Marcadores de implementação e gerenciamento
Preliminares: Recursos Críticos; Atores Relevantes; Pontos Fracos e
Ameaças
POPULAÇÃO DO MUNICÍPIO (POPULAÇÃO DE REFERÊNCIA)
POPULAÇÃO AFETADA POR UM
PROBLEMA ESPECÍFICO
POPULAÇÃO NÃO AFETADA
POPULAÇÃO-OBJETIVO
(GRUPO DE COBERTURA)
POPULAÇÃO POSTERGADA
POPULAÇÃO NÃO AFETADA
SEQUÊNCIA LÓGICA NA DEFINIÇÃO DA POPULAÇÃO-OBJETIVO
ANEXOSAnexo 1
Anexo 2
Sem Importância
Muito Pouco Importante
Pouco Importante
De Média Importância
Bastante Importante
Extremamente Importante
PROBLEMA 1 0 1 2 3 4 5
PROBLEMA 2 0 1 2 3 4 5
PROBLEMA 3 0 1 2 3 4 5
PROBLEMA 4 0 1 2 3 4 5
PROBLEMA 5 0 1 2 3 4 5
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: o Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)
Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: continuação da elaboração do Marco Lógico.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
(1) (5) (6) (7)Objetivo doProjeto
(2) (5) (6) (7)
ResultadosEsperados
(3) (5) (6) (7)
AtividadesPrincipais
(4)
4. “Arquitetura e “Engenharia” dos Projetos: Elaboração do Marco Lógico – Manejo e Conclusão.
Lógica da Intervenção
Indicadores ObjetivamenteComprováveis
Fontes de Comprovação
SuposiçõesImportantes
ObjetivoSuperior
Objetivo doProjeto
ResultadosEsperados
AtividadesPrincipais
6. O Gerenciamento Estratégico da Implementação dos Projetos:( Adaptado do “Guías para La formulación, diseño y gerencia de proyectos – Programa de Las Naciones Unidas para El Desarrollo)
Gerenciar um Projeto significa fazer o melhor uso dos Recursos Humanos, Financeiros e Materiais disponíveis, para alcançar os Objetivos do Projeto, dentro dos limites de Tempo, Qualidade e
Custos estabelecidos.
Isto implica o manejo adequado de um conjunto de variáveis interdependentes que constituem o marco básico do processo
gerencial, tais como:
6. O Gerenciamento Estratégico da Implementação dos Projetos:( Adaptado do “Guías para La formulación, diseño y gerencia de proyectos – Programa de Las Naciones Unidas para El Desarrollo)
I. Uma Estratégia:É a elaboração do enfoque global de ação do Projeto; a definição do que deve ser feito, como faze-lo e com
que; a inserção do Projeto no entorno em que opera; a adaptação do Projeto às oportunidades, mudanças e riscos que se produzem no seu contexto de
implementação.
6. Continuação:
II. Uma Estrutura:É a definição e montagem do esquema
organizacional necessário para implementar a estratégia selecionada; o
estabelecimento das unidades operativas e grupos de trabalho; a definição de
papéis, funções e responsabilidades; a montagem da infra-estrutura logística; o
estabelecimento dos mecanismos de Comunicação e Coordenação.
III. Sistemas:
São o conjunto de procedimentos, métodos e práticas de trabalho para a
Programação, Execução e Controle das Atividades; o manejo dos Insumos, do
Pessoal, as Finanças, a Administração, a Contabilidade, a Logística e a Informação.
6. Continuação:
IV. Conhecimentos:
São a definição das Competências, das Metodologias e Tecnologias; do Know-How e da Expertise que se irão necessitar para
executar o Projeto com eficiência e efetividade.
V. Equipes:É a seleção dos contingentes de Pessoal
com o perfil profissional, conhecimentos e atitude requeridos para executar os distintos componentes do Projeto.
VI. Liderança:
É praticar um estilo de Gerência que proporcione a Visão e a Motivação para inspirar, orientar e garantir o máximo de compromisso do Pessoal com o Projeto. Isto requer, dos Gerentes de Projeto, um
comportamento aberto, flexível e comunicativo, que busque o consenso e o
trabalho em equipe, estimulando a capacidade de iniciativa, a delegação de responsabilidades e a participação no
processo de tomada de decisões.
6. Continuação:
VII. Cultura Organizacional:
É o fomento de valores compartilhados e a criação de um ambiente de trabalho
que inspire no Pessoal do Projeto, compromisso com o trabalho; profissionalismo; o gosto pela
inovação; o exercício da criatividade; a busca da excelência; a lealdade com o
Estado; a cooperação e o respeito.
6. O Gerenciamento Estratégico da Implementação dos Projetos:( Adaptado do “Guías para La formulación, diseño y gerencia de proyectos – Programa de Las Naciones Unidas para El Desarrollo)
Arranjos Institucionais e Gerenciais prévios para
uma implementação eficiente e eficaz dos
Projetos:
1. Arranjos financeiros, legais (jurídico-formais) e administrativos
(normativos) necessários para a execução do Projeto;
2. Papéis e responsabilidades das instituições envolvidas na
implementação;
3. Estrutura organizacional e gerencial do Projeto (UGP),
compreendendo:
a) A estrutura (organograma) da UGP e a sua localização na estrutura
organizacional da instituição responsável pelo Projeto;
6. O Gerenciamento Estratégico dos Projetos: (Continuação)
Arranjos Institucionais e Gerenciais prévios para
uma implementação eficiente e eficaz dos
Projetos:
b) As unidades operativas, a equipe de trabalho e Quem é responsável por fazer O Que, Como, Quando, Onde e Por Quanto (Plano Operativo);
c) Os instrumentos e mecanismos, internos e externos de coordenação necessários;
d) Instrumentos e mecanismos de supervisão sistemática, de Monitoramento e Avaliação, tais como:
• Informes técnicos, financeiros e de progresso, elaborados periodicamente;
• Estudos específicos, entrevistas e pesquisas;
6. O Gerenciamento Estratégico dos Projetos: (Continuação)
Arranjos Institucionais e Gerenciais prévios
para uma implementação
eficiente e eficaz dos Projetos:
• Reuniões periódicas do Comitê Gestor ou Coordenador, sessões de trabalho e visitas de campo;
• Missões de inspeção e avaliação das instituições envolvidas na implementação, inclusive consultores externos.
O processo de Gerenciamento,
Supervisão Sistemática,
Monitoramento e Avaliação de um projeto depende, imperativamente:
I. De um Marco Lógico permanentemente atualizado, com os
Objetivos do Projeto, respectivos Indicadores, Meios de Verificação e
Suposições Importantes.
II. Um Plano Operativo de trabalho, suficientemente detalhado e
permanentemente atualizado.
6. O Plano Operativo:
Informações básicas: QUE vai ser feito:
QUEM vai fazer:
COMO vai ser feito:
QUANDO vai ser feito:
ONDE vai ser feito:
Conteúdo e Componentes: 1. Procedimentos para a implementação do
desenvolvimento do Marco Lógico: Atividades Principais e
Sub-Atividades.
POR QUANTO vai ser feito:
6. O Plano Operativo:
Conteúdo e Componentes: 2. Procedimentos para o Monitoramento:
a) Dos Indicadores (e Metas) das Atividades Principais;
b) Dos Indicadores (e Metas) do Objetivo de Projeto;
c) Dos Recursos Críticos;
d) Dos Atores Relevantes;
e) Dos Pontos Fracos no Ambiente Interno;
f) Das Ameaças no Ambiente Externo;
g) Das Suposições Importantes do Marco Lógico em diferentes Cenários.
6. O Plano Operativo:
Conteúdo e Componentes: 3. Procedimentos para Avaliação:
a) Dos Indicadores (e Metas) do Objetivo Superior;
b) Da relação Custo/Impacto obtida pelo Projeto.
4. Custos do Projeto:
• Matriz de Custos;
• Fluxo de Custos;
• Custo por Unidade de Produto/Serviço (CUP);
• Custo por Unidade de Impacto (CUI);
• Necessidades de Financiamento.
7. Informações para o Gerenciamento dos Projetos:Produção e Manejo das Informações Gerenciais.
• Hierarquia das Informações:
Informações Úteis (estatísticas)
Informações Relevantes
Informações Gerenciais
7. Informações para o Gerenciamento dos Projetos:Produção e Manejo das Informações Gerenciais.Comparação entre Informações Estatísticas e Informações Gerenciais:
Sistema Estatístico: Informações Gerenciais:
1. USUÁRIO:
INDEFINIDO. Na Informação Estatística o Usuário é Indefinido e, por conseguinte, muito variado e até potencial, pois trata-se de prover informação útil para muitos distintos interesses e propósitos, atuais e futuros;
BEM DEFINIDO. Na Informação Gerencial para Monitoramento, o Usuário é um Ator concreto e atual, muito bem definido, que demanda informações para alimentar a Ação que realiza agora, para conhecer o impacto dela e comparar esse impacto com o esperado ou planejado;
Comparação entre Informações Estatísticas e Informações Gerenciais:
2. MASSA DE INFORMAÇÃO
DIVERSIFICADA. A informação é necessariamente extensiva ou diversificada, para atender a uma grande variedade de Usuários potenciais, com interesses muito distintos;
ULTRASELETIVA. A informação é ultraseletiva porque está desenhada para um Usuário concreto e específico;
3. ATRASO ACEITÁVEL
ALTO. O atraso permitido é muito amplo pois a informação estatística não está comprometida com a necessidade de retroalimentar um processo de execução em marcha;
TEMPESTIVIDADE-INFORMAÇÃO EM TEMPO EFICAZ. O Monitoramento deve atuar em tempo eficaz ou no extremo do tempo real pois seu objetivo é reorientar, em tempo oportuno, a Ação em marcha. A informação, fora do tempo oportuno, desinforma;
Comparação entre Informações Estatísticas e Informações Gerenciais:4. PERECIBILIDADE
NÃO PERECÍVEL. A Informação Estatística não tem demanda peremptória e perecível. Seu valor é mais histórico e não se degrada com o tempo. A sua função é registrar o que se passou e não alimentar, de imediato, o que continua;
ALTAMENTE PERECÍVEL. O Monitoramento retroalimenta a Ação e, portanto, a informação gerencial que produz é altamente perecível. Se essa informação não chega a tempo, vale tanto quanto o jornal “de ontem”;
5. PRODUÇÃO E USO
PRODUÇÃO CENTRALIZADA E USO GENERALIZADO. A Informação Estatística tende a ser muito centralizada, mediante um fluxo vertical de produção. Em troca, seu uso é generalizado em todos os níveis;
PRODUÇÃO DESCENTRALIZADA E USO ESPECÍFICO. O Monitoramento é totalmente descentralizado para permitir a correção oportuna em cada nível. Em troca, seu uso é muito particular às necessidades de cada Usuário determinado;
Comparação entre Informações Estatísticas e Informações Gerenciais:
6. TIPO DE INFORMAÇÃO
PRIMÁRIA. A Informação Estatística é principalmente informação primária, não processada, justamente para satisfazer demandas muito variadas de processamentos, de Usuários muito diversos;
INDICADORES, MARCADORES E SINAIS. O Monitoramento trabalha com Indicadores, Marcadores e Sinais, que são significativos para Usuários específicos.