escuela nacional de biblioteconomÍa y archivonomÍa · el presente trabajo surge por la necesidad...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARLA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C L A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
E V E L I N A D R L A N A Z E A E L I Z A L D E
ASESOR: Lic. Hortensla Tercero Vega
MÉXICO, D. F. 2008
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PREFACIO…………………...…………………………………………………,..5
INTRODUCCIÓN……………..…………….………………………………..…6
CAPÍTULO 1
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
1.1 Antecedentes Generales………….……...…………………………………….8
1.1.1 Ámbito Académico…………………………………………….15
1.2 Estructura Orgánica……………………………………………….………….19
1.3 Propósito, Misión, Visión, Políticas de Calidad y Objetivos de Calidad……….27
CAPÍTULO 2
CONCEPTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
2.1 Definición de Archivo………………………………………………………..31
2.2 Definición del Archivo de Concentración…………………......…..…………32
2.3 Concepto de Documento…………………………………..…………………34
2.3.1 Documentos Semlactivos…………...............………….……..…36
2
Pág.
2.4 Ciclo de Vida de los Documentos………………………………...………….37
2.5 Estructura Orgánica y Funcional del Archivo de Concentración………...…..40
2.6 Función del Archivo de Concentración…..……………..…………..………..49
2.7 Préstamo y Consulta de Expedientes………...……………............…………52
2.8 Disposición Documental……………………….…………………………….54
2.9 Documentos Técnicos…..……………..………….……....………………….56
2.9.1 Inventario……………..………………..………...……………...57
2.9.2 Cuadro de Clasificación...……...….…………...…...…………...58
2.9.3 Catálogo de Disposición Documental...........................................60
2.9.4 Guía Simple……………………………………………………...62
2.10 Valoración Documental……………………………………….…………….63
2.11 Plazos de Conservación Precaucional……….……..……….………………69
2.12 TransferenciaDocumental…………………………………..……………...70
2.13 Depuración de Documentos……………………………...…………………74
2.14 Recursos para el Archivo…………………………………..……………….77
2.14.1 Recursos Humanos…………….……….……...……………….78
2.14.2 Recursos Materlales y Tecnológicos…………………..……….78
2.14.2.1 Local………………………...…………………….79
2.14.2.2 Mobillario………………..…………….………….79
2.14.2.3 Equipo de Cómputo……….………………………80
2.14.2.4 Equipo de Oficina………….………………..…….80
2.14.3 Recursos Técnicos…………………..………….….....................80
2.14.4 Recursos Financieros………………….…………......................81
3
CAPÍTULO 3
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
Pág.
3.1 Análisis del Dlagnóstico.............................................………………………..82
3.2 Planeación de los Recursos…...…...……………………..…………………..83
3.2.1 Recursos Humanos…………..…………..………………………84
3.2.2 Recursos Materlales……..……...……….………………………85
3.2.2.1 Local..................................…………………………86
3.2.2.2 Mobillario….............………..............……………...89
3.2.3 Recursos Tecnológicos….………..…….….....…………………90
3.2.4 Medidas de Seguridad…………………........….……………..…91
3.2.5 Recursos Técnicos…………………..…………………………...91
3.2.5.1 Diseño del Formato de Inventario.............................92
3.2.5.2 Cuadro General de Clasificación Archivística….…..95
3.2.5.3 Catálogo de Disposición Documental........................97
3.2.5.4 Guía Simple………………………………………...99
3.2.5.5 TransferenciaSecundarla………...………………..103
3.2.5.6 Vale de Préstamo…………..…………...…………105
CONCLUSIONES……………………………………….……………………...108
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………….…………….110
ANEXO ÁLBUM FOTOGRÁFICO.………..……….………….…………….114
4
PREFACIO
El presente trabajo surge por la necesidad de instituir el Archivo de Concentración
de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, para quien se realiza
una propuesta que permitirá conformar un Sistema Integral de Archivos a partir de
los Archivos de Trámite y Concentración que tiene como objetivo evitar la
saturación de espacios y concluir con el ciclo de vida de los documentos en el
Archivo Histórico, que finalmente resguarde la memorla de esta Institución.
Para que el Archivo de Concentración funcione en condiciones óptimas, se debe
tomar en cuenta una planeación adecuada y la aplicación de los criterios
estrictamente archivísticos, acorde a las necesidades actuales institucionales, deberá
estar orientada a satisfacer el uso, control, valoración y una adecuada disposición
documental de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Actualmente, es de suma importancla que todas las Instituciones cuenten con
Archivos muy bien organizados y por su puesto con un Archivo de Concentración
que no debe convertirse en una carga inútil que solo absorbe recursos; sino todo lo
contario, debe ser la mejor alternativa para una mejor toma de decisiones y así
evitar la saturación documental, apoyando el mejor aprovechamiento de los
recursos y espacios que son necesarios para la nueva documentación.
Hoy en día una de las exigenclas que se plantean las autoridades Institucionales, es
el poder contar con personal calificado para organizar los Archivos; así poder
satisfacer las demandas de los usuarios realizando un trabajo de calidad.
5
INTRODUCCIÓN
Ante la actual problemática de la importancla de que los Archivos estén
adecuadamente organizados, así como de contar con personal que cumpla con el
perfil de un Archivísta Profesional y aunado a la necesidad de recuperar la
documentación de forma oportuna por parte de las áreas generadoras, surge la
preocupación y el interés por plantear una propuesta de creación del Archivo de
Concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía Archivonomía, (ENBA).
El presente trabajo manifiesto, en primer lugar, la inquietud de dar a conocer a la
comunidad de la ENBA, la importancla de contar con tres tipos de Archivos, por tal
motivo se considera oportuno crear el Archivo de Concentración de la ENBA.
En la realización de esta investigación se utilizó el método analítico, este mismo
permite aplicar un análisis general del problema, y describir cada una de las partes.
El tipo de investigación que se empleo fue de carácter documental, revisando los
aspectos teóricos, para lo anterior se consulto bibliografía, la cual presenta a los
principales teóricos de la materla.
En el primer capitulo, se analizan los antecedentes que dieron formación a esta
prestiglada Institución, se observan los cambios y evolución que ha sufrido a través
del devenir del tiempo. La ENBA surge ante la necesidad de que el país contara
con profesionales en el ámbito de la Biblioteconomía y Archivonomía, es así como
la ENBA, comienza con diversos proyectos e intentos para poder lograr el
propósito de la conformación de la actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía.
6
En el segundo capítulo se analiza la teoría de algunos de los autores más
representativos de la Archivonomía, además de examinar lo que actualmente se
esta proponiendo y realizando en México.
En el tercer capítulo de este trabajo se realiza la propuesta donde se ofrecen las
condiciones apropladas para la creación del Archivo de Concentración, el cual
deberá estar dotado de recursos propios, como son: Personal, mobillario, y equipo,
el uso de modernas tecnologías que permitan dar un adecuado y eficiente
funcionamiento al archivo con tecnología de punta; por otro lado se hace una
propuesta de las condiciones físicas y de seguridad para el local que albergara el
fondo documental.
En lo referente a los procesos archivísticos se hace la propuesta de emplear
formatos que permitirán tener el control de la documentación existente, entre estos
se presenta la relación de transferenciasecundarla, vale de préstamo, entre otros,
además de los instrumentos que permitirán tener el mejor desarrollo en el proceso
de disposición documental.
En condiciones óptimas el Archivo de Concentración permitirá dar el seguimiento
conveniente a la documentación. Por tal motivo la propuesta realizada en este
trabajo queda sustentada bajo las condiciones estrictas que marca la Archivonomía.
7
CAPÍTULO 1
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
En este primer capítulo se efectuó un análisis desde los antecedentes de los
esfuerzos de diferentes autoridades para que el país contara con recintos donde se
impartiera conocimientos de Archivonomía y Biblioteconomía, su estructura
académica actual, la organización administrativa que aplica para cumplir con su
objetivo, así como los principios de la planeación estratégica.
1.1 Antecedentes Generales
La necesidad de que el país contara con profesionistas en el ámbito de la
Biblioteconomía y Archivonomía, dio origen a la creación de una Escuela que
formara a este tipo de profesionales, es así como surge la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía.
Es así como “los antecedentes históricos de nuestra Escuela, se remontan al año
1915, en que la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, a través de la
primera Jefatura del Ejército Constitucionalista, decreto el 14 de abril de 1915, la
creación de una Academla de Bibliografía, en la Biblioteca del pueblo de la Ciudad
8
de Veracruz; misma que por encontrarse el país en guerra, prontamente cayó en el
olvido” 1
“La primera institución de educación dedicada a la formación de los bibliotecarios
y archivistas mexicanos fue la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas,
fundada a medlados de 1916 a iniclativa del profesor Agustín Loera Chávez,
Subdirector de la Biblioteca Nacional, quien presenta el proyecto para el
establecimiento de una Oficina Central de Bibliografía al Ing. Félix F. Palavicini
encargado de la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, en el que
planteaba la creación de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros con
base en la carencla de personal capacitado para organizar y clasificar las bibliotecas
y archivos públicos. El 24 de junio de 1916 se inaugura la Escuela en una
ceremonla presidida por el Ing. Félix F. Palavicini quedando inscritos a la
Biblioteca Nacional y como director el mismo Agustín Loera y Chávez. La Escuela
solo funciona dos años cerrándose por motivos económicos“ 2
“En 1918 la Escuela fue suprimida por los cambios que se daban en el País, así
como por falta de recursos económicos” 3
“El 14 de enero de 1925 con el apoyo de la Lic. Esperanza Velásquez Bringas, Jefa
del Departamento de Bibliotecas, se creó la segunda Escuela Nacional de
Bibliotecarios y Archivistas dependiente de la SEP instalándose en el Anfiteatro de
la Escuela Nacional Preparatorla, la cual funciona hasta 1928, nombrándose como
Director a Juan B. Iguiniz. Esta Escuela corrió con la misma suerte que la anterior,
1 BARQUET, Concepción y Salas, Eduardo. “Evolución de la ENBA, su papel en el sistema educativo nacional”. 1985, Bibliotecas y Archivos; Vol.16. p.35 2 Ibídem. p.36 3 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del nuevo milenio. 2000, Bibliotecas y Archivos; 2 (1) p.6
9
duro poco más o menos dos años, en esta ocasión, el motivo principal para no
continuar funcionando fue la gran deserción de alumnos.
A partir de entonces, con un carácter no profesional, se dieron una serie de
Conferenclas y Cursillos de capacitación de mayor o menor duración sobre
Biblioteconomía, organizados por el Departamento de Bibliotecas de la Secretaría
de Educación Pública, la Secretaría de Hacienda, la Biblioteca de la Cámara de
Diputados y la Escuela Nacional de Antropología.
Se menciona también que en esa época, hubo cursos por correspondencla; el
primero de 1929 a 1931 sobre Biblioteconomía a cargo de Juana Manrique de Lara
y el segundo de 1937 a 1938 sobre Biblioteconomía y Archivonomía a cargo de
Francisco Gamoneda” 4
“En 1944, siendo Secretario de Educación Pública el Lic. Jaime Torres Bodet
nombra como Jefe del Departamento de Bibliotecas al Lic. Jorge González Durán,
quien convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al Tercer
Congreso Nacional de Bibliotecarios y el Primero de Archivistas, del cual emano el
proyecto de creación de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas,
aprobado por el Presidente de la República Manuel Ávila Camacho” 5
“Es hasta, el 20 de julio de 1945, que el Dr. Jaime Torres Bodet, Secretario de
Educación Pública, inaugura formalmente, en el Palacio de Bellas Artes, la Escuela
Nacional de Bibliotecarios y Archivistas. La Escuela inicla sus actividades en el
cuarto piso del Palacio de Bellas Artes, con una inscripción de 54 alumnos en tres
4 BARQUET, Concepción y Salas, Eduardo. “Evolución de la ENBA… op. cit. p.36-37 5 MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana: educación 1915-1954. México: UNAM-CUIB, 1987. p.22
10
niveles educativos: capacitación, técnico y profesional, en Biblioteconomía; en
Archivonomía se inicio un año después, la tercera y actual Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía bajo la dirección de Francisco Orozco Muñoz
permaneció en esta sede de 1945 hasta medlados de 1946. Así mismo fue su
primera sede para la impartición de clases” 6
“Desde su creación y hasta el año de 1959, La Escuela dependió del Departamento
de Bibliotecas de la Secretaría de Educación Pública, y a partir de ese año cambio
de adscripción a la Dirección General de Enseñanza Superior e Investigación
Científica, dependencla que a partir de 1973 se denomino Dirección General de
Educación Superior.
En 1978, cuando se reestructuro la Secretaría de Educación Pública y se contó con
un plan educativo, con programas y prioridades, se creó la Dirección General de
Publicaciones y Bibliotecas. Dicha dependencla requería del apoyo de estos
profesionales, por Io que la Escuela pasa a depender de ella” 7
Posteriormente se ubicó en diversos edificios adaptados a sus necesidades
educativas, entre los que se encuentran:
“Durante los años de 1946 a 1951 la ENBA estuvo ubicada en Barcelona No. 15
Colonla Roma. De 1951 a 1962 su domicilio fue San Idelfonso No. 40 Colonla
Centro de la Ciudad de México” 8
6 BARQUET, Concepción y Salas, Eduardo. “Evolución de la ENBA... op. cit. p.37 7 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del... op. cit. p. 6 8 El 14 de Septiembre de 1948, se expide el Acuerdo del Secretario de Educación Pública y se modifica la Ley General de Profesiones para dar cabida a los estudios impartidos por la Escuela; desde su creación hasta 1959, la Escuela dependió del Departamento de Bibliotecas de la Secretarla de Educación Publica. s/p
11
“En 1960 se reestructuran los planes de estudio que tuvieron vigencla hasta 1964,
fecha en que se establecen con mayor precisión los niveles de técnico y de
Licenciatura . La reestructuración de los planes de estudio determinó al nivel
técnico como carrera terminal, después de la secundarla, y no como continuación a
la maestría” 9
En 1962 cambla su sede a la calle de Durango No. 93 en la colonla Roma y
permanece ahí hasta 1965, año que se muda a la avenida de los Insurgentes Sur No.
231 de la misma colonla, donde se ubica hasta 1973.
“A partir de 1972 se llevan a cabo una serie de reuniones entre el personal docente
y las autoridades de la Escuela con el fin de revisar y actualizar los planes y
programas, así como para modificar la denominación de técnico y el de maestría. A
raíz de estas reuniones y con base a la Ley Federal de Educación Superior y a las
Normas Reglamentarlas de las ANUIES, se modificaron los planes y los niveles de
enseñanza; el técnico se estableció bachillerato y la maestría como licenciatura , en
ambas disciplinas, cambios que entraron en vigencla hasta 1974” 10
“En 1973 la ENBA pasa a depender de la Dirección General de Educación
Superior, que hasta antes de este año sé denomina Dirección General de Enseñanza
Superior e Investigación Científica. En este año la Escuela se muda nuevamente, a
la Avenida Vladucto Miguel Alemán No. 155, domicilio que ocupa hasta 1987” 11
“De manera paralela, durante 1984-1985 se dio la apertura del turno matutino para
el bachillerato técnico, con la finalidad de dar respuesta a la demanda creciente de
9 DÍAZ SANTANA, Gilberto. Nivel Medio Superior: bachillerato técnico en biblioteconomía. 1979, Bibliotecas y Archivos. p.87 10 BARQUET Concepción y Salas, Eduardo. Evolución de la ENBA… op. cit. p.41 11 VAZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. El desarrollo de colecciones en la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. ENBA. México: El Autor, 2003. p.15-16
12
ingreso de este nivel de estudios y a la atención de los inscritos en el Plan B de la
Licenciatura en Biblioteconomía. Para responder a las necesidades de espacio la
ENBA se cambla en 1987 a las instalaciones ubicadas en Miguel Ángel No. 94,
Mixcoac, donde permanece hasta 1993” 12
“Al inicio de La década de los noventa, La Secretaría de Educación Pública sufrió
una nueva reestructuración, con La que reasigno funciones, simplifico trámites y,
sobre todo, sentó las bases administrativas y funcionales para realizar el
“PROGRAMA NACIONAL PARA LA MODERNIZACION EDUCATIVA 1989-
1994”. Así, en 1990 La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
(ENBA) se reubico y paso a depender de La Dirección General de Educación
Superior, con el propósito de participar en el proceso de modernización de las
instituciones de este tipo de estudios” 13
Es hasta el año de 1993, cuando la ENBA inicla actividades ya con sus proplas
instalaciones, construidas ex profeso para apoyar la enseñanza teórica-práctica de la
Biblioteconomía y la Archivonomía, estas son:
Edificio de Aulas, donde se realiza la práctica docente, el cual se
inauguró en 1993.
Edificio de Apoyo Académico e Investigación, en el que se ubican la
Biblioteca, la Sala de Usos Múltiples, el Laboratorio de Restauración,
Laboratorio de Idiomas (SAC), el Laboratorio de Computo Académico, El
Archivo Histórico, Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de
12 Ibídem. p.17 13 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del… op. cit. p.6
13
Colecciones, Departamento de Colecciones Especlales, cubículos para docentes,
Departamento de Educación a Distancla, la Subdirección de Servicios
Bibliotecarios y Archivísticos, el Departamento de Psicopedagogía, Sala de
Juntas de la Modalidad, Sala de Maestros y por último Sala de Capacitación, su
construcción se concluyó en 1994.
Edificio Administrativo, donde se realizan las funciones de dirección y
administración, su construcción se terminó en 1995.
En 1998 concluye con el acondicionamiento del estacionamiento y de
la entrada principal.
“Actualmente La Escuela se rige por el Acuerdo 149 de La Secretaría de Educación
Pública, publicado el 14 de diciembre de 1988 en el Dlario Oficlal de La
Federación, por el que se establece La reordenación de La Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía y se aprueban los planes de estudio de ambas
licenciaturas , vigentes en ese tiempo. En el Acuerdo se señala que La ENBA
tendrá como objetivos:
I. Preparar y formar Bibliotecónomos y Archivónomos capaces de
desarrollarse ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de
la población.
II. Promover la superación profesional de los especlalistas en dichas áreas a
través de cursos de especlalización y actividades de extensión educativa.
Ill. Desarrollar investigaciones acerca de La realidad y necesidades soclales
en su campo de conocimiento.
14
El mismo Acuerdo señala en su artículo 9° que “Para su funcionamiento, la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía contará con los recursos
que le asigne el Gobierno Federal en el Presupuesto de La Secretaría de
Educación Pública” 14
En la siguiente tabla se muestra en forma condensada las diferentes ubicaciones
que a tenido la E.N.B.A. en su devenir histórico. Para visualizar sus fotos. (Ver
Anexo “Álbum Fotográfico”.)
“Ubicaciones en el devenir histórico de la ENBA” 15
PERÍODO UBICACIÓN
1945-1946 Palacio de Bellas Artes
1946-1951 Barcelona No. 15
1951-1962 San Idelfonso No. 40
1962-1965 Durango No. 93
1965-1973 Insurgentes Sur No. 231
1973-1987 Viaducto Miguel Alemán No. 155
1987-1993 Miguel Ángel No. 94
1993 Ticomán No. 645
1.1.1 Ámbito Académico
“A partir de su creación en 1945, el objetivo de La ENBA se oriento hacía la
14 Ibídem. p. 6 15 Ibídem. p. 7
15
formación del personal que prestaba sus servicios en el Departamento de
Bibliotecas de La SEP y en los archivos del Sector Público, ofreciendo las
siguientes niveles: Profesional, Sub-profesional y Técnico en Biblioteconomía y en
Archivonomía.
Esto llevó a realizar modificaciones a la Ley General de Profesiones, a fin de
incluir el ejercicio profesional de los estudios que, aun a La fecha, imparte La
Escuela: Biblioteconomía y Archivonomía.
La orientación del Profesional, Sub-profesional y Técnico en ambas disciplinas se
mantuvo hasta 1952, año en que se establecieron los niveles de técnico y maestría;
el primero con duración de dos años y el segundo con duración de tres.
En 1960 se reestructuraron los planes de estudio y tuvieron vigencia hasta el año de
1964, fecha en que con base en una nueva reestructuración se establecieron más
claramente los dos niveles de técnico y de maestría” 16
En 1972 se iniciaron los trabajos para contar con planes y programas de estudio que
respondieran más a la realidad. Estos fueron cristalizados y puestos en marcha en
1975 impulsados seguramente por La Ley Federal de Educación en México,
publicada el 29 de noviembre de 1973, momento también en que entró en vigor la
Reforma Educativa.
Cabe destacar que con La elaboración de estos nuevos planes y programas de
estudio se modificó el nivel de técnico y se estableció un bachillerato con opciones
16 Ibídem. p. 7
16
en Biblioteconomía o en Archivonomía, así como el de La maestría, que paso a
denominarse licenciatura, también en ambas disciplinas. Lo anterior se hizo en
atención a lo señalado por La Ley Federal de Educación y a las Normas
Reglamentarlas establecidas por La Asociación Nacional de Universidades e
Instituciones de Educación Superior.
Los planes de estudio de 1974 fueron registrados ante La Dirección General de
Profesiones en 1981 y aprobados oficialmente por el Acuerdo 149 publicado en
1988, con lo cual se dio La sustitución formal de los planes de estudio de La
maestría que desde 1945 no se habían cambiado totalmente, salvo las
modificaciones de 1960 y 1964.
Cabe mencionar también que de 1984 a 1986 La Escuela impartió en conjunto con
CONACYT un plan de estudios denominado Plan “B” de La Licenciatura en
Biblioteconomía.
En 1992 se volvieron a renovar los planes y programas de estudio de las
licenciaturas, los cuales entraron en vigor en ese mismo año. Su registro y
autenticación ante la Dirección General de Educación Superior se llevo a cabo en
noviembre de 1997.
En 1993 se suprimieron los estudios de bachillerato y el quehacer académico de la
Escuela se orientó al fortalecimiento de los estudios de nivel superior.
“En 1996 La Escuela elaboró su Modelo Educativo con nuevas concepciones
filosóficas, pedagógicas y metodológicas, acordes a La situación actual. Como
17
consecuencia de esto, en febrero de 1997 se inicio La oferta de ambas licenciaturas
en una nueva forma de estudios: La Modalidad de Educación Abierta y a Distancia
con cobertura nacional, para responder así a las políticas y lineamientos sobre
educación superior señalados en el Programa de Desarrollo Educativo 1995-2000.
En 1997, se inicia un proceso de revisión para adecuar y actualizar los contenidos
de las asignaturas, debido a que parte de la comunidad académica había observado
falta de análisis y congruencia en las relaciones horizontales y verticales de las
asignaturas, así como también debilidad en los contenidos de las asignaturas
relacionadas específicamente con los aspectos centrales de las disciplinas; este
proceso dio como resultado los Planes y Programas de Estudio de las licenciaturas
en Biblioteconomía y Archivonomía (1998). Con base en una nueva revisión
curricular, se actualizaron los programas de estudio de 1992 y se pusieron en
marcha en ese mismo año” 17
“En el año 2000, en respuesta a las instrucciones de la Subsecretaria de Educación
Superior e Investigación Científica (SESIC) se puso en marcha la operación de los
Planes y Programas 2000, revisados durante 1999, con el fin de responder
adecuadamente a las necesidades del sector productivo mediante la oferta de los
niveles de Profesional Asociado y Licenciatura“ 18
Estos programas de estudio se encuentran diseñados de tal manera que, al concluir
el quinto semestre los alumnos obtienen el Título de Profesional Asociado en
Archivonomía o Biblioteconomía, lo que les permite un reconocimiento profesional
17 Ibídem. p.9 18 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMLA Y ARCHIVONOMLA. Subdirección Académica. El programa de profesional asociado. México, septiembre 2002. {Documento interno}
18
que les facilita su incorporación temprana al mercado de trabajo, al mismo tiempo
que pueden continuar con sus estudios hasta alcanzar el Título de Licenciado en
Archivonomía o Biblioteconomía, al concluir cuatro semestres más. Es así que
actualmente la Escuela ofrece cuatro programas educativos: Profesional Asociado
en Archivonomía o Biblioteconomía, y las licenciaturas en Archivonomía o
Biblioteconomía, en dos modalidades escolarizada o abierta.
La ENBA considera preponderante participar en el desarrollo de la nación y de la
educación superior ofreciendo programas educativos de calidad, con cobertura
amplia, flexibles, equitativos y participativos; desarrollando mecanismos de
vinculación con el sector productivo; y rindiendo cuentas a la sociedad.
Actualmente, el quehacer de la ENBA ha cobrado especial relevancia ante las
transformaciones derivadas de la introducción de las nuevas tecnologías de
comunicación y de información que han modificado los flujos de la información y
la generación y transferencia del conocimiento. Más producción documental,
mayor explotación de los recursos documentales por un aumento en la demanda de
los usuarios, han originado nuevos enfoques para los campos de aplicación de
ambas licenciaturas.
1.2 Estructura Orgánica
“A lo largo de su vida, La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
ha mantenido un doble esquema organizacional, con fuertes limitaciones,
19
principalmente en los años anteriores a La década de los noventa. Por un lado, se
contaba con una estructura orgánica oficial, cuyo funcionamiento resultaba
sumamente complejo en virtud de carecer de recursos en todos los sentidos, de no
contar con las instalaciones que respondieran a las necesidades que generan las
funciones que tiene encomendadas La Escuela y de no existir un proceso
permanente de adecuación orgánica.
Por otro lado, se mantenía un organigrama más apegado al funcionamiento real de
La Escuela, en el que se señalaban las líneas jerárquicas existentes para efectuar las
actividades de carácter operativo, pero insuficiente para lograr la estructura
administrativa registrada en el organigrama oficial, en virtud de que La ocupación
de gran parte de estos puestos se daba a través de nombramientos académicos o
plazas administrativas. Este fue el resultado de que presupuestalmente no se
contaba con el soporte suficiente de plazas directivas y las pocas existentes tenían
asignadas recursos muy limitados” 19
Cabe mencionar que para una buena administración es importante que toda
institución, en este caso la ENBA, determine una sola estructura que represente al
mismo tiempo los diversos elementos del grupo y sus relaciones respectivas al
organigrama para delimitar acciones y responsabilidades para el buen manejo de
sus recursos, y así brindar un mejor servicio en cada una de funciones tanto
administrativas como académicas.
“La carencia de una estructura organizacional acorde con el funcionamiento real de
la Escuela prevaleció hasta 1994, último año en que operó La obsoleta estructura
19 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del… op. cit. p. 8
20
orgánica aprobada en l987 y que resultaba inadecuada en varios sentidos: no se
contaba con los manuales de organización, de puestos y de procedimientos que
regularan las funciones de las distintas áreas; las actividades tendientes a
desarrollar un proceso de planeación eran poco favorecidas al no encontrarse
integradas dentro de un esquema formal, sino más bien con carácter de atención a
contingencias; además, las diferentes áreas no contaban con el debido apoyo para
La realización de sus funciones” 20
El esquema funcional se había desarrollado en términos generales a través de un
Director de plantel, del que dependían La Subdirección Académica, La Biblioteca y
La Unidad Administrativa, aunque no fue sino hasta 1990 en que se aprobó La
autorización de las plazas para el Director y el Subdirector Académico.
“La estructura orgánica oficial que se mantiene vigente fue aprobada en 1994. En
ella se consideran La Dirección de la Escuela; La Subdirección de Planeación y
Evaluación, de la que dependen tres jefaturas de departamento, La Subdirección
Académica que cuenta con dos divisiones, cinco coordinaciones y una jefatura de
departamento; aunque todas ellas tienen la figura de esta última; la Subdirección de
Servicios Bibliotecarios y Archivísticos con dos jefaturas de departamento, y
finalmente La Subdirección Administrativa de la que dependen otras tres jefaturas
de departamento” 21
Es hasta el año de 1994 que la ENBA establece su estructura formal, que muestra
las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y queda
20 Ibídem p.9 21 Ibídem. p. 10
21
reflejada la autoridad existente dentro de la escuela.
Sin embargo, el crecimiento de La Escuela ha originado nuevos proyectos,
programas y acciones, que requieren, entre otras cosas, de La disponibilidad de
áreas y recursos humanos que las hagan funcionar, y que al no encontrarse
previstas en 1994, no fueron consideradas en La estructura orgánica que se aprobó
en ese año; pero cuya existencia resulta fundamental para la Escuela en este
momento.
Tal es el caso del Departamento del Centro de Auto Acceso para el Aprendizaje de
Idiomas, el Departamento de Desarrollo Informático, el Departamento de
Educación Abierta y a Distancia y el Departamento de Archivos, cuya falta de
reconocimiento en la estructura orgánica autorizada origina La falta de sus plazas
respectivas.
Si bien es cierto que existe una Coordinación de Desarrollo Informático reconocida
en el organigrama vigente, en realidad ésta representa al Laboratorio de Computo
Académico que en 1994, fue lo único con que se contaba en materia de
informática. Sin embargo, en La actualidad el desarrollo informático de la Escuela
ha experimentado un fuerte impulso que comprende La administración de La red
local de cómputo que funciona en los tres edificios que componen la Escuela, La
conexión a La Red Internet, mantenimientos preventivos y correctivos a equipos,
apoyo a usuarios, el desarrollo de algunas aplicaciones, etcétera.
De igual forma, el Centro de Auto Acceso realiza un papel importante en La
preparación académica de los alumnos, y más si se considera que el dominio del
22
idioma inglés es fundamental para los futuros profesionales de La información
documental.
El Departamento de Educación Abierta y a Distancia, por su parte, tiene una
función de suma importancia para La Escuela, es el encargado de coordinar las
actividades académicas que se derivan de esta nueva modalidad de estudios en que
se imparten las licenciaturas en Biblioteconomía y en Archivonomía desde 1997, y
cuya matrícula se ha visto favorecida a lo largo de sus diez años de su creación,
actualmente tenemos estudiantes distribuidos en todos los estados de la República
Mexicana.
Es importante destacar la ardua labor que ha venido desempeñando la Modalidad a
Distancia, el poder traspasar fronteras para llevar a todos y cada uno de nuestros
estados de la República Mexicana ambas licenciaturas y dar la oportunidad de
formar a más bibliotecarios y archivistas a lo largo y ancho de México.
Finalmente, el Departamento de Archivos tiene un objetivo importante para la
Escuela en La organización de la documentación en sus diferentes etapas: Archivo
de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico.
“Es por ello, que actualmente la Escuela trabaja bajo el esquema de un organigrama
funcional, que presenta algunas variaciones mínimas respecto a La estructura
orgánica autorizada: el cambio de adscripción de los Departamentos de
Psicopedagogía y de Desarrollo Informático, La creación de cuatro nuevas áreas a
nivel de jefaturas de Departamento (Departamento de Laboratorio de Cómputo
Académico, Departamento del Laboratorio de Idiomas (SAC), Departamento de
23
Educación Abierta y a Distancia y Departamento de Archivos) y La inhabilitación
temporal de la división y las dos coordinaciones de postgrado, dado que
actualmente este tipo de estudios se encuentra en su etapa de planeación por un
grupo de trabajo conformado por personal de la ENBA y asesores externos. Con
estos cambios se pretende una mejor organización interna que responda a las
necesidades de La Escuela” 22
“La estructura orgánica vigente es la que se registro ante la Secretaría de Hacienda
y Crédito Público en el año 2000. En ella se consideran un total de 23 áreas: la
Dirección de la Escuela; la Subdirección de Planeación y Evaluación, de quien
dependen cuatro jefaturas de departamento; la Subdirección Académica que cuenta
con una división de licenciaturas, una división de postgrados, dos coordinaciones
de carrera y cuatro jefaturas de departamento, y finalmente la Subdirección
Administrativa de quien dependen otra tres jefaturas de departamento.
Las 23 áreas que integran la estructura orgánica se encuentran sustentadas con 21
plazas directivas, todas ellas del nivel de mandos medios; las dos áreas restantes las
tiene a su cargo personal profesional contratado con plazas docentes de tiempo
completo en virtud de la inexistencia de sus diferentes plazas” 23
A continuación se presenta la estructura orgánica funcional:
1.- Dirección
1.1- Subdirección de Planeación y Evaluación
Departamento de Desarrollo Institucional
22 Ibídem. p.11 23 SECRETARÍA DE EDUCACÓN PÚBLICA. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, mayo de 2001. p.17
24
Departamento de Desarrollo Informático
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad
Departamento de Control Escolar
1.2.- Subdirección Académica
División de Licenciaturas
Coordinación de la Licenciatura en Biblioteconomía
Coordinación de la Licenciatura en Archivonomía
Departamento de Educación Abierta y a Distancla
Departamento de Laboratorio de Computo Académico
Departamento de Laboratorio de Idiomas (SAC)
Departamento de Psicopedagogía
División de Postgrado
1.3.- Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos
Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones
Departamento de Servicios
Departamento de Archivo
1.4.- Subdirección Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
25
“Estructura orgánica de la ENBA” 24
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICADIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMÍAESTRUCTURA DICTAMINADA POR LA SECODAM Y LA SHCP
SEPTIEMBRE DEL 2000 ORGANIGRAMA DE LA ENBA
DEPARTAMENTO
PSICOPEDAGOGÍADE
(SAC)DE IDIOMASDEL CENTRO
DEPARTAMENTO
ARCHIVONOMÍALICENCIATURA DECORDINACIÓN DE
DEPARTAMENTO DE RECURSOSFINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE RECURSOSMATERIALES Y
SERVICIOSGENERALES
DEPARTAMENTO
ARCHIVOSDE
DEPARTAMENTO
SERVICIOSDE
SUBDIRECCIÓNADMINISTRATIVA
DE RECURSOSDEPARTAMENTO
HUMANOSCOLECCIONES
TÉCNICA DEORGANIZACIÓN
DE DESARROLLO YDEPARTAMENTO
SUBDIRECCIÓN DESERVICIOS
ARCHIVISTICOSBIBLIOTECARIOS Y
SUBDIRECCIÓNACADÉMICA
POSGRADOS
DIVISIÓNDE LICENCIATURAS
DIVISIÓN DE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE CONTROL
ESCOLAR
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
ABIERTA Y ADISTANCIA
DEPARTAMENTO DE COMPUTOACADÉMICO
CORDINACIÓN DELICENCIATURA DEBIBLIOTECONOMÍA
DEPARTAMENTO DE APOYO Y
SERVICIOS A LACOMUNIDAD
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO
INFORMÁTICO
SUBDIRECCIÓN DE
EVALUACIONPLANEACIÓN Y
DIRECCIÓN
Fuente: Cruz Rivas, Miguel Ángel.
24 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del… op. cit. p.17
26
1.3 Propósito, Misión, Visión Políticas de Calidad y Objetivos de
Calidad
Los objetivos de la ENBA determinan el ámbito de competencia de hacer y
quehacer. “El Acuerdo No. 149 de la Secretaría de Educación Pública” 25
Fundamento legal de la Escuela, publicado el 14 de Diciembre de 1998, establece
que estos son:
I. Preparar y formar Bibliotecarios y Archivistas capaces de desarrollarse
ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la
población.
II. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas
a través de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.
III. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades
sociales en su campo de conocimiento.
Es hasta el año 2001, que durante el Proceso de Enfoque Estratégico en la ENBA
se estableció un “Propósito” para la escuela, esta declaración expresa lo que se
considera nuestra mayor responsabilidad como institución y que cada persona
dentro de ella debe compartir.
Propósito:
“Brindar a sus estudiantes una formación profesional, así como ofrecer
actualización y superación académica a sus egresados y a los profesionales de las
25 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA. Acuerdo No. 149. Diario Oficial de la Federación, 14 de diciembre de 1988. p.111-115
27
carreras afines para responder a los requerimientos sociales en materias de
servicios de información documental” 26
Misión:
“Somos una institución pública de educación superior de la Secretarla de
Educación Pública, que forma con calidad a los profesionales de la
Biblioteconomía y de la Archivonomía para desempeñar su profesión con
compromiso social y contribuir al desarrollo nacional, atendiendo a las demandas
en su ámbito generan los diferentes sectores del país” 27
Visión
“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía será una opción de
educación superior atractiva en la formación profesional de bibliotecarios y
archivistas, por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos,
lo que estará sustentado en:
Una adecuada formación docente y actualización profesional de sus
profesores, que posibilite la organización de estos en Cuerpos Académicos.
Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes.
26 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Manual del Estudiante ENBA, México, 2006. p.1 27 Ibídem. p. 2
28
La evaluación continúa de sus planes y programas de estudio.
La cobertura nacional de su oferta educativa.
Su estrecha vinculación con los diversos sectores sociales.
El desarrollo de un sistema de gestión de la calidad que contribuya a la
acreditación de sus programas educativos y a la certificación de sus
procesos de gestión” 28
Políticas de Calidad:
“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía mejora
permanentemente sus servicios educativos mediante el desarrollo de proyectos
institucionales formulados a través de procesos participativos y con la
implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, a fin de satisfacer
plenamente las necesidades y expectativas de sus usuarios” 29
Objetivos de Calidad:
1. “Formar profesionistas con alto nivel académico, sustentados en
programas educativos de buena calidad.
2. Incrementar la eficiencia terminal de los programas educativos que
imparte calidad.
28 Ibídem. p.3 29 Ibídem. p.4
29
3. Formar en la docencia y actualizar profesionalmente al personal
docente de la Escuela, a fin de que mejoren el desarrollo de sus
funciones académicas.
4. Capacitar al personal directivo, y de apoyo y asistencia a la
educación de la Escuela, a fin de que mejoren el desarrollo de sus
funciones administrativas.
5. Establecer y mantener en correcto funcionamiento el Sistema de
Gestión de la Calidad, fundamentando en las normas académicas,
administrativas y técnicas que correspondan” 30
De esta manera, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, tendrá
un mayor compromiso para formar a sus profesionistas, con programas
actualizados y de alta calidad. Con el fin de que nuestros egresados se incorporen al
mundo laborar con una mayor preparación que les permita poner en alto el nombre
de nuestra Institución.
30 Ibídem. p.5
30
CAPÍTULO 2
1 CONCEPTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
En este capítulo se analizaran diferentes conceptos de la Teoría Archivística como:
definición del documento, ciclo vital del documento, las diferentes definiciones del
Archivo de Concentración, sus actividades y la transferencia de la documentación.
2.1 Definición de Archivo
Los archivos son el producto y un medio esencial de las organizaciones, sirven
como memoria referencial y como acervo de datos y antecedentes indispensables
para la toma de decisiones.
Por otro lado “el Archivo se puede definir como el conjunto de documentos que se
acumulan en el proceso natural de una gestión administrativa, realizada por una
persona o institución pública o privada, y que se conserva respetando su sentido
original y natural, para servir de testimonio e información o como fuente para la
historia” 31
Una primera definición sobre los archivos de manera generalizada es la que
establece el autor Eugenio Cassanova, quién plantea que son: “(el conjunto)
ordenado de los documentos de una entidad o individuo, que se ha constituido
31 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Introducción y principios fundamentales de la teoría archivística: Diplomado de Archivos Históricos, Modulo tres. 2003. p.73
31
durante y en el desarrollo de su actividad y se ha conservado para la consecución de
los fines políticos, jurídicos y culturales de aquella entidad o individuo” 32
2.2 Definición del Archivo de Concentración
En México se le denomina como Archivo de Concentración, término que alude a la
instancia en la que se deposita para su conservación Precaucional. Documentación
proveniente de las unidades de documentación en trámite y de la cual
eventualmente y de conformidad con los valores asociados a la documentación se
transfiere como archivo histórico ó bien determina su eliminación definitiva.
• Archivo de Concentración
El Archivo de Concentración es considerado en México según el diccionario de
terminología archivística como “la institución archivística en la que se deposita
para su conservación Precaucional, documentación proveniente de las unidades de
documentación en trámite y de la cual eventualmente y de conformidad con los
valores asociados a la documentación se transfiere al Archivo Histórico o bien se
determina su eliminación definitiva” 33
La finalidad de llevar a cabo este proceso es de liberar espacios en las áreas y dar
lugar a los nuevos expedientes.
32 CASSANOVA, E. Citado por: ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México. 2003. p.51 33 ENBA. Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. 1980 p. 21
32
Para el autor Eric Conde dice que:
“Este archivo da servicio a todas las áreas de una Institución pública o privada,
recibiendo de todas ellas la documentación correspondiente, proporcionando
servicio de préstamo y consulta. Estos archivos propiamente dichos contienen
documentos de asuntos cuyo trámite ha terminado o que, su consulta por área ya es
poco frecuente. La documentación debe conservarse hasta que prescriba su plazo
de conservación con base en los diversos criterios que existen, para ello pueden
contener documentación normativa vigente y obsoleta pero útil. También contienen
documentación histórica en espera del término de su vida administrativa para pasar
a un repositorio histórico” 34
Para el autor Schellenberg nos dice que:
“Son aquellos registros de cualquier institución pública o privada que hayan sido
considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o
para referencia y han sido depositados escogidos para guardarse en una institución
archivística” 35
Concluyendo con lo que comentan los autores al respecto todos coinciden en que el
archivo es como un conjunto de documentos debidamente organizados y
clasificados conforme a un mismo asunto o materia de acuerdo a sus características
y no sirve para la toma de decisiones de la empresa o institución que los genera.
Por esta razón, es necesario tener una terminología común con la idea de tener un
entendimiento correcto y unificar las definiciones archivística, por lo tanto en este
34 CONDE LÓPEZ, Eric Guillermo, y LÓPEZ GONZÁLEZ, Guadalupe. Constitución de los archivos históricos. 2003. p. 6-7 35 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos modernos: principios y Técnicas, México. Archivo General de la Nación 1999. p.43
33
trabajo utilizare el término de Archivo de Concentración y su definición será: el
conjunto de documentos debidamente organizados, que se encuentran cubriendo un
periodo de guarda Precaucional, proporcionando un servicio de consulta y
préstamo, una vez concluido dicho periodo se valoran para establecer su destino
final; para una transferencia secundarla al Archivo Histórico o su destrucción.
Entonces, se puede concluir que el Archivo de Concentración es un servicio de
apoyo administrativo, cuyo acervo está constituido por documentos que envían los
Archivos de Trámite por que han concluido su periodo de vida activa, pero es
necesario conservar para consultas o confirmaciones posteriores.
Las funciones básicas que debe cumplir el Archivo de Concentración son: recibir,
revisar, clasificar, ordenar, archivar, custodiar, prestar valorar y depurar la
documentación que se le envié para su guarda precaucional.
2.3 Concepto de Documento
Los documentos son considerados el instrumento natural para conducir y coordinar
las actividades cotidianas de toda institución dando pleno sustento a la toma de
decisiones en todos sus niveles. Para lo cual es necesario implementar los tres tipos
de archivos en la ENBA.
Desde el punto de vista Etimológico procede de latín documentum, derivado del
verbo docere: enseñar, instruir; más como quiera que este es un significado poco
34
preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente
utilizado en el vocabulario legislativo.
De acuerdo con el Diccionario de Terminología Archivística se entiende por
documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en el, puede
ser utilizado como prueba o para consulta. Los elementos que lo caracterizan son:
• El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una
tablilla de barro hasta un disco óptico.
• La información, es decir, la noticia que transmite.
• El registro, o sea la fijación de la información en el soporte, ya sea
mediante tinta, impulsos electromagnéticos…etc.
Esta definición engloba al documento en sentido general, pero el de archivo posee
ciertos elementos diferenciadores:
• El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso
del tiempo constituyen series (correspondencia, actas…etc)
• La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen
como producto y reflejo de las tareas del productor, no son algo ajeno a él.
• La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro
documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.
35
• La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada
por su presencia a un conjunto -la unidad archivística o expediente- y por
las relaciones establecidas entre si” 36
El documento es de suma importancia para la toma de decisiones de cualquier
institución, sea pública o privada, sin estos no habría registro de información para
transmitir el conocimiento humano de generación en generación. En pocas palabras
el documento es la materia prima para los archivos, pues sin estos un país no
tendría historia.
2.3.1 Documentos Semiactivos
“Los documentos semiactivos, son aquellos cuya frecuencia de consulta no es lo
suficientemente elevada para justificar su conservación demasiada onerosa, en
espacios previstos para fines administrativos” 37
“Tradicionalmente en México los documentos semiactivos se almacenan en lugares
poco aptos para la conservación adecuada de los mismos y se les denomina archivo
muerto en contraposición con el Archivo de Trámite que tiene documentos vivos
sea como se llame o se le identifique es en estos depósitos donde se tiene que llevar
a cabo en gran medida, la labor de valoración” 38
36 Diccionario de Terminología Archivística. 1980. p.33 37 COUTURE, Carol y ROUSSEAU, Jean. Los archivos en el siglo XX. 1982 p.132 38 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Valoración documental; Guía de estudio. 2000. p.16
36
Al archivo de concentración solo se transfieren aquellos documentos que han
disminuido su uso corriente y por ende su consulta es muy esporádica que por
motivos de espacio no es pertinente mantenerlos en el archivo de trámite.
Transcurrido el tiempo de guarda precaucional, el archivo de concentración remite
al archivo histórico, la documentación de interés histórico es decir toda aquella
documentación con valores secundarios y por otra parte es depurada toda aquella
documentación sin ningún valor secundario o Institucional.
2.4 Ciclo de Vida de los Documentos
Para poder tener una mejor comprensión de lo que es la organización dentro de un
Archivo de Concentración, se considera necesario explicar brevemente el ciclo vital
del documento para poder ubicar dentro de él, la fase documental respectiva del
tema de la investigación.
A partir de la gestión de documentos se da inicio al ciclo de vida del documento,
desde que se genera hasta su destino final o su envió al archivo histórico para su
conservación permanente.
Antonia Heredia menciona al autor; “Philips C. Brooks quien fue el primero que
hizo referencia al ciclo vital de los documentos en Estados Unidos de América
(USA) por sus siglas en inglés; se transformó en acción con la implantación de
programas de gestión documental y la creación de los denominados archivos
intermedios.
37
Si se conservan todos los documentos generados; provocarían una explosión
documental; para resolver este problema existe la posibilidad de transferir la
documentación cuya consulta es menos frecuente a otro archivo denominado
“Archivo de Concentración” que esta formado por expedientes que han sido
transferidos para su conservación y administración mientras cumple su periodo de
fase semiactiva, el objetivo principal consiste en desahogar los archivos de trámite.
Los documentos pasan por el ciclo vital y por valores primarios mediante tres
pasos que posteriormente se verán.
“Wyffels, en 1972, planteo la teoría de las tres edades de los documentos que
dieron lugar a diferentes categorías de archivos. La teoría esta en relación con la
idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que
tienen una vida propia. El ciclo vital, contempla el nacimiento, el crecimiento, el
decrecimiento y la muerte.
Las Tres edades del ciclo vital corresponden respectivamente, una vez producidos,
con los denominados documentos corrientes, semi-corrientes y no corrientes.
La primera etapa o edad: es de circulación y tramitación por lo canales y cauces
normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La
documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Esta
cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores,
en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente.
38
La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solución al
asunto, el documento o expediente que lo testimonia debe seguir siendo guardado,
pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en
la primera etapa.
Esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que poco a poco va
decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor
secundario.
La tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser
consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su
archivación y conservación serán definitivas” 39
“Ciclo Vital de los Documentos 40
PRIMERA ETAPA O EDAD
SEGUNDA ETAPA O EDAD
TERCERA ETAPA O EDAD
Circulación y tramitación en busca
de respuesta o solución del asunto
para el cual fue creado el documento.
(Archivo de Trámite o Corriente, Valor
Primario)
Una vez solucionado el asunto, el documento va perdiendo vigencia y es
guardado precaucionalmente con consultas menos frecuentes
(Archivo Intermedio o de Depósito, Valor Primario
Preferente, Valor Secundario en Desarrollo)
Pierde el valor de gestión, se consulta con fines culturales y de investigación
(Archivo Histórico o Definitivo, Guarda Permanente, Valor
Secundario)
Fuente: Lodolini, Elio
39 HEREDLA HERRERA, Antonia. Archivística General; Teoría y Práctica. 1989. p.173 40 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. 1983. p.58
39
Es así, que de acuerdo a que existen unidades archivísticas especializadas en el
manejo según la fase en que se encuentren, archivo de trámite, de concentración e
histórico respectivamente esto quiere decir que todo documento, una vez que
concluye su trámite pasa del archivo de trámite al de concentración permaneciendo
en este el tiempo que para este efecto se haya estipulado previamente.
El objetivo del ciclo vital es el de evitar la saturación de los archivos, dando como
resultado el adecuado flujo y seguimiento de la información.
2.5 Estructura Orgánica y Funcional del Archivo de
Concentración
Las unidades archivísticas para una adecuada organización, dirección, control y
actividades en sus acervos, requieren de un orden interno, para tener organizadas
sus áreas de trabajo, evitando con lo anterior duplicidad en funciones y malos
entendidos, por todo lo anterior las unidades internas o áreas funcionales de archivo
deben de estar perfectamente delimitadas.
Es indispensable, para toda unidad de archivo de concentración tener un
organigrama, donde se describan cada una de las áreas que lo integran, para un
archivo de concentración se requiere el siguiente:
40
“Estructura Orgánica Y Funcional Del Archivo De Concentración” 41
Fuente: Guía de Estudio Archivo de Concentración
A continuación se describe en forma detallada cada una de las partes de la
estructura:
Subunidad deRecepcion yDisposiciónDocumental
Subunidad deArchivación
yPrestamo
Subunidad deDepuración
Jefatura
• Jefatura de la Unidad
Es la responsable, ante los directivos de la empresa u Institución gubernamental,
del adecuado funcionamiento del archivo de concentración, sus principales
funciones son: dirigir y supervisar a las subunidades de archivo; con respecto a las
actividades que realicen en esta unidad de archivo.
Las principales funciones de esta jefatura de archivo son las siguientes:
• Planear, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades
necesarias para el buen manejo de los documentos transferidos y
concentrados.
41 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Archivo de Concentración; Guía de Estudio. p.9
41
• Funcionar como órgano de supervisión y enlace de las subunidades de
archivo, dependiendo de esto, el adecuado funcionamiento de las labores
dentro de la Institución.
• Dictar políticas generales y específicas de operación y funcionamiento
del archivo.
• Establecer y aprobar procedimientos adecuados para el buen
funcionamiento de la Unidad de Archivo.
• Supervisar el cumplimiento de las normas técnicas y jurídicas vigentes
respecto a la conservación, uso, control y disposición documental de la
unidad.
• Analizar y evaluar el funcionamiento legal del Sistema de Administración
de Documentos.
• Estudiar y proponer a los niveles superiores de la institución las medidas
correctivas o modificaciones fundamentales que procedan en materia de
archivo en dicha Unidad.
• Establecer relaciones formales con otros núcleos de información que
funcionen en la institución para la utilización coordinada y eficiente de
las diversas fuentes de información.
• Vigilar que el servicio de consulta y préstamo de documentos otorgados
en el archivo sean atendidas con calidad.
• Autorizar en su caso la expedición de coplas certificadas de los
documentos del archivo.
42
• Verificar que el local de archivo cumpla con las condiciones de higiene y
seguridad necesarias para el buen desempeño de las funciones que ahí se
realizan.
• Presentar proyectos de programas a ejecutar y el ante proyecto de
presupuesto del archivo, así como gestionar la dotación de los recursos
necesarios para el buen desarrollo de las funciones que tiene
encomendadas.
• Administrar los recursos humanos, materiales y técnicos que le sean
confiados, buscando su óptimo aprovechamiento.
• Mantener actualizada a la unidad en mobiliario y en materia tecnológica.
• Intervenir en la selección de personal
• Formular dictámenes y opiniones para informar a los directivos sobre los
avances logrados en la organización y funcionamiento de los archivos.
• Presentar informes con respecto a los trabajos desarrollados en la Unidad
de Archivo.
• Subunidad de Recepción y Disposición Documental
Área encargada, de recibir de los archivos de trámite los expedientes cuya etapa
activa haya concluido, verificando que la transferencia de los documentos se
efectué de acuerdo con las normas establecidas al respecto, en particular con el
43
catálogo de disposición documental de la institución, y de que los expedientes
recibidos sean integrados rápida y adecuadamente a la Unidad.
Mantener ordenado y actualizado el registro de caducidades de los expedientes
ingresados a la unidad, aplicar el retiro sistemático de la documentación cuyo plazo
de conservación precaucional haya concluido, de acuerdo con lo estipulado en el
Catálogo de Disposición Documental.
Realizar la valoración documental analizando si han prescrito sus valores primarios
(Administrativo, Legal, Fiscal y Contable) y determinar a aquellos documentos que
cuentan con valores secundarios (Evidenclal, Testimonial e Informativo).
Entregar con los formatos respectivos a las instancias pertinentes la documentación
histórica, liberada por la unidad incluidos los materiales por digitalizar.
Asesorar a los integrantes del sistema red de archivos, que soliciten los
lineamientos y técnicas de disposición documental vigentes en la institución,
coadyuvando en la definición y aplicación sistemática de tales mecanismos en las
unidades archivísticas de la dependencia delimitando sus funciones de la siguiente
forma:
Subunidad de recepción.
• Recibir la documentación que envían los archivos de trámite
44
• Vigilar que los archivos de trámite cumplan con el calendario emitido
para las concentraciones; para evitar la carga de actividades del archivo; y
evitar la saturación del mobiliario y espacio de las áreas operativas.
• Revisar que la documentación enviada corresponda a la especificada en
las relaciones de las series transferidas.
• Verificar que la documentación enviada, este con su acta de referencia.
• Intercalar las tarjetas de catalogación en los ficheros, aplicando las
normas establecidas.
Disposición documental.
• Manejar la documentación con las técnicas adecuadas del archivo de
concentración.
• Recibir y colocar la documentación de acuerdo a la clasificación
establecida.
• Elaborar en base a las cédulas de disposición documental, un calendario
de caducidades.
• Verificar el cumplimiento de las vigencias que marca dicho calendario.
45
• Revisar la elaboración de las relaciones de series transferidas y cédulas de
disposición documental; para sugerir los ajustes que procedan,
procurando su necesaria actualización.
• Subunidad de Archivación y Préstamo
Sus actividades son: integrar y mantener en orden la documentación que integra el
archivo de la unidad; elaborar y conservar los registros necesarios para identificar
los expedientes en el acervo; así como, facilitar su localización.
• Realizar las actividades necesarias para evitar saturación en el acervo;
retirar en forma correcta y oportuna del cuerpo del archivo los
documentos marcados para depuración.
• Otorgar en préstamo los expedientes del archivo de la unidad a los
usuarios autorizados para tal efecto; aplicando las disposiciones técnicas
y jurídicas vigentes en la dependencia.
Las funciones de la Subunidad son las siguientes:
Archivación
• Recibe los legajos remitidos por el área de disposición documental de la
unidad, para archivarlos, estos mismos deben consignar acompañados
por la relación respectiva en original y copla.
46
• Coloca en las tapas de los legajos, el número de orden asignado y el
número de la transferencia que ampara dicha documentación; separando
ambos datos con una diagonal.
• Designar a cada legajo un número de orden dentro del acervo.
• Anota en el original y la copla de la relación de transferencia el lugar que
corresponda a la ubicación de los documentos.
• Verificar que, antes de archivar la documentación otorgada en préstamo,
se entregue completa y sin alteración en su foliatura.
• Informar al jefe de la unidad de archivo, cuando se observe alguna
alteración en la documentación, facilitada para consulta.
Préstamo
• Proporcionar el servicio de préstamo de documentos, aplicando las
normas establecidas para ello.
• Otorgar los servicios de reproducción documental del acervo del archivo.
• Llevar un registro de firmas del personal de cada departamento
autorizado para solicitar el vale de préstamo o la reproducción de la
documentación depositada en el archivo.
47
• Subunidad de Depuración
Se encarga de analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores primarios
hayan prescrito, y determinar el tratamiento que corresponda de acuerdo con las
normas establecidas al respecto, aplicando eficazmente las técnicas existentes para
la correcta evaluación y selección documental, en la perspectiva de distinguir y
tratar correctamente la documentación con valor histórico de la dependencia.
• Determinar el destino final de la documentación depurada, consultando el
catálogo de disposición documental de la dependencia, y estableciendo
los controles necesarios para garantizar, según el caso, la correcta baja,
transferencia al archivo histórico o digitalización de los expedientes
tratados.
• Coadyuvar con las instancias normativas de la dependencia en la
valoración de los diversos tipos documentales producidos por la
institución, y en la definición y perfeccionamiento de las técnicas
necesarias para la detección y conservación de los documentos oficiales
de valor permanente.
• Participar con las unidades respectivas, en la elaboración de la relación de
los documentos a eliminar.
• Revisar las relaciones y cédulas de disposición de los documentos que
van a ser transferidos al archivo histórico.
48
2.6 Función del Archivo de Concentración
A continuación se mencionan algunas de las principales funciones que se llevan a
cabo en el Archivo de Concentración: Proporcionar información para el control de
gestión Institucional, vigila la conservación de los documentos, tiene al día el orden
del archivo y atiende las peticiones de consulta para así cumplir con las
formalidades establecidas.
Entre otras funciones se encuentra:
Recibir y conservar la documentación semiactiva liberada por el
archivo de trámite, de manera que pueda ser localizada y consultada
fácilmente.
Realizar un control sistemático de la información, preparando y
manteniendo un calendario de vigencias de los documentos que
permita su posterior depuración.
Vigilar que se cumplan las vigencias de los documentos.
Depurar y transferir la documentación con valores secundarios al
archivo histórico, eliminando la que resulte innecesaria.
Determinar el destino final de la documentación depurada.
Integrar al acervo documental lo que va llegando con rapidez.
49
Elaborar los controles necesarios para baja documental o para
realizar transferencia secundarla.
Realizar la valoración documental.
• Recepción de la Documentación Semiactiva
La recepción de la documentación semiactiva se realiza en el Archivo de
Concentración, y esta misma debe estar sujeta a lineamientos y criterios
establecidos, porque que La recepción documental consiste en la recepción de
documentos para este archivo.
Michael Cook, plantea que: “al momento de recibir los documentos en los Archivos
de Concentración, estos deben ir acompañados de listas completas de
transferencias. El personal del archivo es responsable de completar y llenar estas de
acuerdo con los procedimientos establecidos. El llenado de listas de transferencias,
préstamos realizados, autorización para baja y propuestas para transferir
documentos a archivos históricos adecuados, se realizará con mucho orden y será
revisado por el personal de la Administración de Documentos en intervalos
adecuados” 42
A lo anterior agrega que “el personal colocará las cajas que contienen los archivos
transferidos en espacios adecuados de acuerdo con un plan. El plan deberá abarcar
la acumulación por rezago, así como los documentos regulares en consignación que
han sido retirados de los sistemas activos. Idealmente Cook señala que no podrá
42 COOK, Michael. La Administración de Documentos en Archivos de Concentración. 1997. p. 31
50
considerarse ninguna transferencia de archivo hasta que se haya acordado un
Catálogo de Disposición, con el concurso de todos los organismos generadores” 43
Las publicaciones del AGN definen que: “El responsable de la Jefatura del Archivo
de Concentración es el encargado de recibir la solicitud de transferencia y copla de
la relación de expedientes por transferir, este la turna a la Subunidad de Recepción
y Disposición Documental de la Unidad de Archivo de Concentración, para la
revisión y ejecución de la concentración requerida, en este proceso se confronta la
relación o inventario de transferencia con los expedientes o legajos a transferir. En
caso de que se encuentren irregularidades en la relación o en el material transferido,
se notificará a la Jefatura de la Unidad que promueve la transferencia para que se
efectúen las correcciones necesarias; si durante la inspección se encuentran
expedientes o legajos no consignados en la relación, se procede a la devolución de
los materiales al representante de la Unidad remitente, para que se les turne según
proceda. De encontrarse debidamente tanto el material como la relación, se informa
a la Jefatura de la Unidad de Archivo de Concentración sobre la pertinencia de la
transferencia, indicando el día y la hora en que deba llevarse a cabo, según las
posibilidades de espacio y personal” 44
De lo anterior se puede concluir que es de suma importancia delimitar las funciones
para que el personal labore coordinadamente y se aumente la eficiencia.
43 Ibídem. p. 31 44 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivo del Gobierno Federal. 1986. p.18-19
51
2.7 Préstamo y Consulta de Expedientes
El Archivo de Concentración debe otorgar el servicio de préstamo; para cumplir
con esta actividad, es necesario tener todos los documentos perfectamente
archivados o colocados en sus respectivos expedientes; con respecto a las
solicitudes de préstamo y consulta de expedientes, también debe participar, para
cada solicitud de documentos es necesario que el usuario llene el vale de préstamo.
El servicio que ofrece el Archivo de Concentración, es otro de los objetivos que
debe cumplir, por lo tanto debe estar al tanto de que los documentos se
encuentren perfectamente bien archivados, así como prestar la asistencia de las
solicitudes de préstamo y consulta de expedientes, estas solicitudes de
expedientes se realizarán conforme al vale de préstamo correspondiente.
“La Unidad Administrativa que generó la documentación es la única autorizada
para la consulta de cualquiera de sus documentos, este proceso se realiza
mediante el llenado del formato de préstamo, además de mostrar una
identificación.
La Subunidad de Archivación y Préstamo, como se explicó anteriormente, es la
encargada de recibir las solicitudes de préstamo de expedientes y únicamente
proporcionará en calidad de préstamo los documentos solicitados a las personas
autorizadas por ningún motivo podrán prestar algún documento a otra persona
ajena a esta.
52
El encargado de la mencionada Subunidad verificará si el documento solicitado
esta registrado para su préstamo, si este no se encuentra, se le notificará a la
persona solicitante que el documento no se encuentra registrado o que esta
prestado.
El vale de préstamo, está integrado por dos tantos, uno lo conserva la Subunidad
avalando el préstamo y el otro se entrega al solicitante junto con el documento
solicitado.
Los solicitantes del documento deben devolverlo al Archivo de Concentración
sin realizar modificaciones sustánciales, si por motivos de su actividad tienen
que modificar la clasificación, integrarlo a otro documento o se tiene la
necesidad de realizar algún otro cambio se debe notificar por escrito a la
Subunidad para que esta realice los ajustes pertinentes en el registro de
documentos y archivos del área.
Los tiempos de préstamo de los documentos no se pueden exceder, en caso de
que esto suceda se deberá actualizar el vale de préstamo correspondiente.
Cuando el documentó sea devuelto se entregará al solicitante el vale de préstamo
original, avalando con ello la devolución al Archivo de Concentración” 45
45 COMISIÓN NACIONAL PARA LA DEFENSA Y PROTECCIÓN DE USUARIOS DE SERVICIOS FINANCIEROS. Manual de políticas y procedimientos para el Archivo y Documentos. 2003. p.11
53
Este procedimiento facilita el préstamo de los expedientes que integran cualquier
archivo de las diferentes Unidades Institucionales a los servidores públicos
autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los elementos
necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación institucionales de la
documentación conservada por la unidad.
2.8 Disposición Documental
A continuación se analizarán algunas posturas de los siguientes autores con
respecto a la disposición documental.
Theodoro Schellenberg, uno de los autores más reconocidos en el ámbito
archivístico, menciona que “la disposición comprende todas las acciones que se
tomen con respecto al destino final de los documentos. Tal destino puede ser la
transferencia de un documento a determinado centro de registros para su
preservación provisional, o a una oficina de archivo para su conservación
permanente, o la reducción de su volumen con los aparatos microfotográficos, o
bien su destrucción total.” 46
En este sentido Michael Cook añade que “la Disposición de Documentos incluye la
baja de expedientes obsoletos, agrega que al personal del Archivo de
Concentración facilita la baja autorizada y oportuna de los documentos que ya no
son necesarios para las actividades en curso y que carecen de valor archivístico. El
personal del Archivo de Concentración también toma parte en el proceso de
46 SCHELLENBERG, Theodore R. Principios y técnicas… op. cit. p.147
54
determinar cuáles son los documentos que tienen un valor histórico (valoración
secundarla) y asegurar que estos documentos sean transferidos al Archivo
Histórico.” 47
Se comparte lo que plantean los autores, la Disposición Documental implica estar
al tanto de los plazos de conservación en cada una de las etapas, además de sus
respectivas transferencias tanto primarlas al Archivo de Concentración, así como
secundarlas al Archivo Histórico para su guarda permanente.
Cuando se trata del Archivo de Concentración, es referirse a la Disposición
Documental y tocar el tema de las vigencias documentales, tiempos de guarda y
custodia, valoraciones tanto primarlas como secundarlas, así como de las
transferencias primarlas y secundarlas. A la Valoración documental le corresponde
fijar el destino final de la documentación.
En esta práctica de disposición se determinan las fechas de caducidades de los
documentos, esta misma determina cuando el documento ha dejado de ser útil
administrativamente hablando; el término de este periodo implica llevar a cabo las
transferencias respectivas del Archivo de Trámite al de Concentración y de este al
Archivo Histórico.
El objetivo es establecer que tiempo debe permanecer la documentación en cada
una de estas primeras dos fases, si se determina que la documentación cuenta con
valores secundarios (Informativo, Evidencial y Testimonial) se procede a realizar
la secundarla al Archivo Histórico para su guarda permanente con fines de
47 COOK, Michael. La Administración de… op. cit. p. 73
55
investigación; cuando no existen estos valores, se procederá a su baja en el Archivo
de Concentración, para su posterior destrucción.
La Disposición Documental en los archivos está planteada para el destino final de
La documentación, determinando los tiempos de guarda y custodia. Mediante la
implementación de programas de disposición documental se logrará fijar los plazos
de conservación tanto en el Archivo de Trámite, como en el Archivo de
Concentración, su previa valoración secundarla estipula si cuentan con valor
histórico, se procede a su Transferencia Archivo Histórico para su guarda
permanente, otorgándole así el uso de carácter social, encaminado a la
investigación, por el contrario si se asienta que la documentación no cuenta con
ningún valor histórico, se procede a su baja y posterior destrucción.
2.9 Documentos Técnicos
La descripción es la actividad encaminada a enumerar y registrar las características
internas y externas de los documentos, para elaborar los llamados instrumentos de
descripción, que servirán para el control, acceso y localización de los documentos.
Existen también ciertos niveles de Descripción que bien puede ser apreciado como
instrumentos de descripción, por medio de representaciones que permiten la
identificación, localización y la recuperación de la información en una gama que
va, desde la amplitud extrema, al detalle de la pieza, los cuales a continuación se
describen:
56
2.9.1 Inventario
Antonia Heredia lo define como “El instrumento que describe todas las series
documentales de cada fondo o sección de archivo, partiendo de la clasificación de
dicho fondo o sección y refiriendo la localización al número de orden de las
unidades de instalación en el depósito” 48
Inventariar, permite conocer el acervo a grandes rasgos es decir de una manera
general; de esta forma para el usuario es un herramienta de consulta y para el
archivonomo una herramienta de control; su finalidad es brindar orientación en el
servicio de consulta; al acceder a la información y coadyuvar en el estudio del
acervo documental.
Los elementos básicos que un inventario puede contener son, la denominación del
fondo, signatura de las unidades de instalación, dígitos del cuadro de clasificación o
identificación de sección y subsección, fechas límites en años, tipología de la serie,
descripción: autor, destinatario, asunto, tradición documental o forma.
Inventario Somero
“El inventario somero menciona las unidades en general, comprende elementos del
área de mención de identidad, su utilidad es ante todo de uso interno como
procedimiento de control sobre existencias; sus elementos son la signatura, fechas,
el nivel de descripción y el volumen” 49
48 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General… op. cit. p.252 49 CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística. 1944. p.277-278
57
Inventario Analítico
“El inventario analítico describe las unidades archivísticas de los expedientes,
ofreciendo información suficiente para localizar la documentación en su ubicación
física y su organización; este contiene los mismo elementos del inventario somero
y además de estos debe tener, el contenido del documento, la fecha de eliminación,
la organización, las condiciones de acceso y los instrumentos de descripción” 50
Con la ayuda de estos dos instrumentos de descripción, podemos conocer de
manera general o de manera específica lo que contienen el fondo de nuestro
archivo.
2.9.2 Cuadro de Clasificación
Es considerado como el principal instrumento técnico de un fondo, ya que
constituye la base de cualquier tarea de organización. “Es una herramienta que nos
va a servir para: organizar, describir y vincular sus documentos de archivo, vincular
y compartir expedientes interdisciplinarios ya sea de forma interna o externa a la
dependencia, proporcionar el acceso, recuperación, uso y diseminación de los
archivos en forma adecuada y finalmente a establecer políticas de conservación y
depuración de archivos” 51
50 Ibídem. p. 233-235 51 RIVERA CABRIELES, Leticia: Sistemas de clasificación y valoración documental. 1980 p. 42
58
Cruz Mundet define el cuadro de clasificación “como una estructura jerárquica y
lógica de los fondos y los divide en grupos evidenciados, por ser el reflejo de una
acción, función o actividad” 52
“Existen tres elementos necesarios para construir un cuadro de clasificación,
además de basarse en el principio de procedencia y orden original, estos son:
• Análisis institucional: compuesto de la historia de la institución que
resguarda el fondo, considerando sus antecedentes, creación,
desarrollo y evolución, efectuados al interior de la institución.
También es necesario conocer su estructura orgánica, así como sus
funciones para señalar el tipo de actividades que se llevan a cabo.
• Análisis documental: Que muestre la procedencia de la
documentación, así como su tipología, ordenación, resguardo y
volumen. Es aquí donde se pueden identificar y agrupar las piezas
documentales, las series y secciones que componen al fondo.
• El análisis de las necesidades del uso de la información: que muestre
la frecuencia de consulta de la documentación e identifique las
necesidades informativas que demandan los usuarios” 53
Habiendo identificado estos tres elementos, se procede a elaborar el cuadro de
clasificación estableciendo el fondo, las secciones, subsecciones y series. Una vez
52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de… op. cit. p. 244 53 FERNÁNDEZ DÍAZ GONZÁLEZ, Belem. Propuesta de organización, conservación y difusión del archivo personal Dunla Wasserstrom del centro de documentación e instigación de la comunidad Ashkenazi de México. 2005. p.47
59
establecidos dichas divisiones o categorías, se asignan ciertas claves artificiales,
para cada una de ellas creadas para recuperar la información.
2.9.3 Catálogo de Disposición Documental
“Es el instrumento en los que se identifican las series documentales siguiendo el
cuadro de clasificación. En ellos se especifica el destino concedido a cada serie, las
cuales serán consideradas íntegramente, cuáles seleccionados, en que plazos de
tiempo etc. Así como, la tipología documental, las fechas extremas, el tiempo de
guarda en el Archivo de Trámite, en el de Concentración, el número de cajas y el
número de expedientes” 54
Es el instrumento archivístico que refleja los criterios de valoración documental los
cuales van a establecer los plazos de conservación de las series de un Archivo de
Trámite o de Concentración, así como, determinar el destino final de los
documentos ya sea su conservación parcial o total, o conservación permanente en el
Archivo Histórico.
El Archivo General de la Nación de México, define al instrumento de control de
documentos como: “el registro general, sistemático y normalizado de los valores de
disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en
un sistema administrativo” 55
54 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKELARENA PEÑA, Fernando: Información y Documentación administrativa. p. 251 55 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red… op. cit. p. 6
60
La disposición documental implica la elaboración de un instrumento que permita al
Archivista contar con los elementos indispensables para el desarrollo de sus
actividades y toma de decisiones.
El Cuadro de Clasificación, se toma como base para elaborar el catálogo de
disposición documental donde se describen las series documentales que integran al
archivo, señalando sus plazos de vigencia, y determinar su destino final.
El catálogo de disposición documental es un registro normalizado de la
información, que permite contribuir en el proceso de la administración de
documentos.
• Objetivos del Catálogo de Disposición Documental
1. Estipula el valor de los documentos en fase activa y semiactiva con
valores primarios: administrativo, legal y fiscal como valores secundarios:
informativo, evidencial y testimonial.
2. Establecer las vigencias documentales de los Archivos de Trámite y de
Concentración, de manera que se definan los plazos de conservación de los
documentos antes de su respectiva transferencia.
3. Determinar el destino final de los documentos cuyo plazo de
conservación ha prescrito y por lo cual deben ser dados de baja.
61
4. Permite la unificación de criterios en lo correspondiente al procedimiento
de organización, circulación y conservación de los documentos.
5. Evitar la acumulación innecesaria de documentos sin valor institucional.
2.9.4 Guía Simple
La amplitud extrema de los instrumentos de descripción está representada por la
guía, para Mundet la guía es “un instrumento de descripción con una visión
sinóptica de los fondos y/o fondos documentales que resguarda un archivo. Su
objetivo principal es brindarle al usuario información general sobre la
documentación del archivo, la naturaleza e historia de la institución o de la persona
que han generado la documentación; que custodian el acervo. Jerarquiza también el
valor de los documentos entre sí y sitúa a los fondos sistemáticamente dentro del
conjunto del archivo, proporciona datos como el volumen y la tipología de los
documentos, entre otros. También ofrece información sobre los servicios y los
recursos con los que cuenta el archivo de la institución” 56
Se concluye que su objetivo principal es el de brindar un panorama general sobre el
contenido del archivo destacando lo más importante. Suele incluirse el desarrollo
histórico de los fondos, la manera como llegaron al archivo, la relación entre los
fondos y las ausencias documentales, el tipo de servicios que ofrece el archivo, los
horarios y condiciones para solicitar la información. Será el instrumento con el que
tenga el primer contacto el investigador. A través de ella conocerá el volumen y la
calidad de los fondos e incluso las posibilidades de investigación.
56CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de… op. cit. p.272-274
62
Existen diferentes tipos de Guías como: la sumarla, la descriptiva la geográfica, las
generales y las especiales.
2.10 Valoración Documental
Es el proceso más delicado que se realiza en los archivos, mediante este mismo, se
estipula el valor de las series documentales, determinando así, que documento es
necesario conservar y que documento debe destruirse. Un error en este proceso
puede causar la baja de documentos con un valor trascendental o por el contrario se
puede dar un criterio de conservar documentación irrelevante.
Para Ramón Aguilera “La valoración documental dentro de la perspectiva histórica
de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va y lo que se queda,
sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento y que le ofrece la
posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el pasado, tiene
en el presente y adquirirá en futuro” 57
En el Glosario de Terminología Archivística, la Valoración es la “Fase del
Tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios
y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservación o eliminación total o parcial” 58
En lo correspondiente a México el Manual de Procedimientos menciona que “la
valoración es el proceso de análisis de la información documental desde diferentes
57 AGUILERA MURGLA, Ramón. Hacla una Valoración Archivística. En: Congreso Nacional de Archivos (8°. Monterrey 1996). 1997. p.34
58 ENBA. Glosario de Terminología… op. cit. p.59
63
ópticas, y que a partir de los resultados de dicho análisis se establecen entre otras
cosas plazos de vigencias, criterios de disposición y acciones de transferencia
documental” 59
Para Cruz Mundet, “la valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a
descubrir, a apreciar, los valores inherentes a los documentos y su degradación” 60
Por todo lo anterior es a partir de estos conceptos que la valoración es un conjunto
de principios y actividades tendientes a la identificación del valor de los
documentos determinando la vigencia de los mismos y su disposición final.
La valoración relacionada con el ciclo vital del documento, tiene dos tipos de
valores, el valor primario y el valor secundario.
• Valoración Primarla
Esta valoración se realiza en la primera etapa del ciclo, en lo que se conoce como el
Archivo de Trámite, dadas las condiciones del recinto donde cada área se hace
cargo de su documentación al encargado de los documentos le compete desarrollar
esta primera práctica valorativa, en esta primera valoración se determinan los
valores primarios, estos son: Administrativo, Legal, Fiscal y Contable.
De acuerdo a la ENBA “El valor primario de la documentación es la importancia
que tienen los documentos, para las oficinas productoras de los mismos; se
59 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red… op. cit. p.56
60 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de... op. cit. p.211
64
relaciona exclusivamente con las dos primeras etapas de La vida del documento y
se ve plasmada está valoración en fechas precisas que tienen que permanecer los
documentos en un Archivo de Trámite y de Concentración” 61
Los Valores Primarios son los que denotan las actividades de rutina de las
Instituciones y/o empresa y a la vez en la vida activa del documento.
“Theodore Schellenberg divide los valores primarios en Administrativo, Legal y
Fiscal” 62
• Valor Administrativo
“Es el periodo de tiempo en que los documentos producidos o recibidos por la
Unidad Administrativa deben ser conservados en la propia unidad para su
utilización inmediata” 63
El valor administrativo le corresponde a los documentos tales como: oficios,
memorándums, comunicados, circulares, órdenes de trabajo, minutarios, controles
de correspondencia de expedientes con valor administrativo, formas de captura de
información de encuestas o estadísticas sujetas a incorporarse a un banco de
información computarizada, así como otro tipo de información que no reporta el
inicio, trámite o conclusión de asuntos o temas, sino que solamente sirven de
control temporal de información y que no tienen utilidad futura, ni sirven de
evidencia de las acciones que se desarrollan en las Unidades Administrativas.
61 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Valoración documental… op. cit. p.19 62 SCHELLENBERG, Theodore R. Principios y técnicas… op. cit. p. 198 63 BECERRIL, Ramírez, Jaime. El Proceso de Baja, Retiro, Trituración y Reciclaje de Documentos. En: Congreso Nacional de Archivos (8°. Monterrey 1996). Memoria. México. 1997. p. 17
65
• Valor Legal
Este mismo se determina en función del “plazo durante el cual los documentos se
conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u
obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos” 64
En estos documentos podemos ubicar los que forman parte de asuntos relacionados
con propiedades, escrituras, bienes, obligaciones, así como documentos de carácter
normativo como leyes, decretos, acuerdos, etc.
La Vigencia Legal es el plazo que se deben guardar los expedientes cuando existe
una disposición jurídica que implícita o explícitamente determina un plazo de
conservación documental.
• Valor Fiscal o Contable.
Están integrados por lo que la autoridad determina “aquellos documentos que
pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarlas” 65 En la
categoría de este tipo de documentos se encuentran los que avalan el pago de
impuestos, ventas, contabilidad, estados financieros, etc. la función de estos
documentos queda constituida por su utilidad para justificar y comprobar gastos e
ingresos, en este mismo sentido queda registrada la información contable
relacionada con depósitos bancarios, facturas, avisos de cargo o débito, así como la
documentación que registra información presupuestal, financiera, económica, fiscal
y de auditoria.
64 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red... op. cit. p.76 65 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red. op. cit. p.77
66
La Vigencia Fiscal es el plazo durante el cual cierta documentación debe guardarse
de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de
comprobación, o justificación presupuestal.
• Valoración Secundarla
Esta valoración se aplica en la segunda etapa del ciclo vital, que es en el Archivo de
Concentración. Habiéndose constituido un Archivo de Concentración para esta
institución los procesos archivísticos se podrán desarrollar de una forma más
adecuada. En esta segunda etapa se detectan los llamados valores secundarios, estos
valores son el Informativo, Evidencial y Testimonial, cuando el documento llega a
tener uno de estos valores se procede a hacer su transferencia a archivo histórico;
la valoración secundarla también detecta a aquellos documentos que no son útiles
para la Institución; evitando de esta manera la saturación de espacios.
Lorenza Remigio dice que “Para que los documentos lleguen, por la llamada
Transferencia Secundaria al Archivo Histórico, se les debe aplicar una Valoración
Secundarla, esta valoración se realiza cuando la institución productora considera
que el documento ya no tiene valores primarios, entonces se procede al análisis o
evaluación para determinar qué se tiene que seleccionar; la documentación
seleccionada será aquella cuyo valor Informativo, Testimonial o Evidencial, sea
permanente” 66
66 REMIGIO MARCLAL, Lorenza. El Archivo Histórico Municipal de Chimalhuacán, Estado de México: Una Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. 1997. p. 69
67
Está Valoración tiene que ver con la utilidad pública de los documentos, después de
que han perdido toda utilidad Administrativa, Legal o Fiscal para la Institución que
los genero.
Por lo que para Lorenza Remigio “El valor secundario determina la utilidad de los
documentos con fines de investigación y divulgación de la cultura, se presenta en
ellos, únicamente después de concluidas las vigencias de los archivos
administrativos. Cuando el documento ha dejado de ser útil a la Institución o
empresa que lo produjo, se dice que han perdido sus valores primarios y han
concluido el tiempo de permanencia en el Archivo de Trámite y de Concentración,
su vigencia ya prescribió, solo entonces podemos hablar que desde el punto de vista
administrativo el documento se considera inactivo, que no tiene movimiento. Se
estima que de la producción total de documentos, únicamente se va a conservar el
5%. Por lo tanto luego de haber perdido utilidad para los archivos administrativos,
la documentación seleccionada con valores permanentes se tendrá que conservar en
un Archivo Histórico” 67
Los valores secundarios por su importancia para la investigación son de tres tipos:
• Valor Informativo
Revela un fenómeno social y/o institucional, donde se pueden encontrar los
expedientes de funcionarios. Estos valores informativos se derivan de la
información de los documentos, sobre los asuntos que realiza la institución sobre
personas, eventos, condiciones en relación con la acción tomada.
67 REMIGIO MARCLAL; Lorenza. El Archivo Histórico… op. cit. p.61
68
• Valor Testimonial
Da un testimonio de la evolución y los cambios más trascendentales que ha tenido
la institución desde el punto de vista legal. Donde se encuentran asuntos
relacionados con los organigramas institucionales, correspondencia relevante,
decisiones, acuerdos legales y operativos de la institución, reglamentos internos, así
como también el registro de inventos, patentes, etc.
• Valor Evidencial
Este valor secundario lo poseen los documentos que muestran el origen,
organización y funcionamiento de las instituciones públicas y privadas.
La valoración documental es el proceso más importante dentro de la transferencia
secundaria, ya que una mala decisión priva de información que en el devenir
histórico de una Institución pueda llegar a ser importante; o de lo contrario
provocaría explosión documental.
2.11 Plazos de Conservación Precaucional
Las Unidades de Concentración, deben determinar los plazos de conservación de
los documentos para aplicar las acciones necesarias, y esta misma tenga un manejo
óptimo para con la documentación.
Estos mismos “son asignados a los documentos que serán transferidos al Archivo
de Concentración por motivos precautorios, puesto que la documentación aún pude
69
ser consultable, esta documentación es retirada del Archivo de Trámite para dar
espacio a asuntos nuevos. Estos plazos son los tiempos que se establecen a las
series documentales, desde que han sido generadas, esto es cuando están en trámite
o vigentes los documentos, existe la necesidad de realizar un estudio de su
comportamiento, frecuencia de uso, tiempo que dura el trámite, utilidad futura,
afectación legal; con base en ello se determina el tiempo que será prudente
conservarlos en un Archivo de Concentración” 68
La Fecha de Caducidad, determina que los documentos deben ser retirados del
Archivo de Concentración, para su baja definitiva o conservarlos.
2.12 Transferencia Documental
Esta actividad se realiza con el objeto de transferir la documentación que ya
cumplió su etapa de vida activa y dará espacio para recibir aquella nueva
documentación; de no realizar esta práctica el Archivo de Trámite se saturaría con
documentos vencidos, sin valores primarios, ocasionando un caos en el archivo.
Por esta razón el ciclo vital del documento considera una segunda etapa o fase,
denominado Archivo de Concentración; este mismo se integra con aquellos
documentos que aún son necesarios conservarlos por un determinado tiempo con
fines precautorios, porque, aún pueden ser útiles y consultables, esporádicamente,
pero sobretodo porque todavía conservan los valores primarios y en otros
documentos se está originando sus valores secundarios.
“La transferencia es el paso de los papeles desde las oficinas que los han producido
68ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de la unidad de Archivo de concentración. 1991. p.76
70
a las instituciones archivísticas encargadas de su conservación; es decir, el paso
desde las registrature de depósito al archivo. La transferencia se hace,
ordinariamente, después de un lapso de tiempo más bien largo, y, de todos modos,
tal que asegure que los papeles hayan perdido interés para la oficina que los ha
producido y por el contrario, hayan adquirido interés para la investigación
científica, o por lo menos, que al predominante interés administrativo le haya
sustituido un predominante interés científico” 69
Así entendemos entonces por Transferencia Documental al conjunto de
procedimientos por los cuales la documentación pasa de la unidad Archivo de
Trámite a la Unidad Archivo de Concentración y de esta a la Unidad Archivo
Histórico, con una previa valoración y selección documental.
Para la autora Antonia Heredia la transferencia, es: “el paso de los documentos del
archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o
menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y
seleccionados, en el archivo intermedio, para utilidad científica” 70
Por ello, cuando un documento ha concluido su trámite y no es necesario
mantenerlo, en el archivo de trámite; se procede a la transferencia documental, que
es el traslado de estos mismos a otra instancia, donde permanecerán por un
determinado tiempo, o según sea el caso se conservaran en forma permanente.
En el ciclo vital del documento se aplican dos clases de transferencia: la Primarla y
la Secundarla:
69 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios… op. cit. p.233 70 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General… op. cit. p.87
71
• Transferencia Primarla
“La Transferencia Primarla es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite
ha terminado, o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el término de
permanencia” 71
Es el traslado de la documentación del Archivo de Trámite al Archivo de
Concentración, se aplica cuando la documentación pierde sus valores primarios en
esta etapa. El encargado de la documentación es el responsable de realizar esta
transferencia, elaborando una relación, misma que será entregada al encargado del
Archivo de Concentración, la relación debe tener sus respectivas firmas, para servir
de reclamación en caso de alguna eventualidad, el responsables del archivo de
concentración; por ningún motivo podrá recibir documentación que no cumpla con
alguno de los requisitos.
Por todo lo anterior, la transferencia de documentos que han dejado de tener mayor
interés para el Archivo de Trámite pero que por medidas precautorias son
transferidos al Archivo de Concentración.
• Principales Objetivos de la Transferencia Primarla
1. Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los
trámites de las diversas áreas de la Dependencia sea entregada
oportunamente al Archivo de Concentración.
71 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de... op. cit. p.1
72
2. Avalar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite.
3. Certificar que la documentación transferida sea conservada en condiciones
adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos.
4. Asegurar que la documentación transferida sea rápida y correctamente
organizada, de modo que pueda ser localizada y consultada cuando se requiera,
auspiciando a la vez su adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación
precaucional.
• Transferencia Secundarla
“Es el traslado de la documentación de un lugar a otro, mediante procesos
sistemáticos, la transferencia secundarla es entonces el traslado de la
documentación del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, mediante
relaciones de transferencia o inventarios descriptivos que permitan conocer con
certeza lo que contienen los expedientes.
La documentación que se transfiere al Archivo Histórico se conserva en forma
definitiva en esté, por lo que se tiene que dotar al mismo con el equipo y los
requerimientos específicos, en cuanto al local e instalaciones, para que se asegure
la permanencia de los documentos en las mejores condiciones posibles” 72
Habiendo concluido los plazos de vigencia en el Archivo de Concentración se
procede a transferir la documentación que ha sido seleccionada por contener
72 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Valoración documental… op. cit. p.63
73
Valores Secundarios al Archivo Histórico, esta transferencia también debe ser
realizada mediante la entrega de un inventario o relación debidamente llenada.
2.13 Depuración de Documentos
La Depuración en términos sencillos es el proceso de separar, limpiar el archivo de
aquella documentación que no es útil, de la que si es. “Consiste en analizar los
expedientes o cajas del acervo cuyo trámite administrativo, legal o fiscal ha
concluido” 73
De acuerdo a lo antes mencionado se puede concluir que: tanto el Archivo de
Tramite como el de Concentración en su primera fase, deberán asumir la primera
valoración de las series documentales; la depuración es el proceso de eliminar
documentación que es innecesaria para el archivo.
El Diccionario de Terminología Archivística define el término depurar como: “la
revisión sistemática que con base en los términos de vencimientos debe efectuarse
para separar del archivo de trámite aquellos expedientes que por haber superado
todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su
volumen entorpezcan las labores al saturarse los muebles archivadores y que
además resuelva el problema de espacio para dar cabida a los asuntos nuevos.
Los Archivos Centrales o de Concentración se depuran separando los documentos
que por haber cumplido su término de transferencia deben ser eliminados o
trasferidos al Archivo Histórico dada su trascendencia. Se debe entender a la
73 Ibídem. p.8
74
depuración como el proceso de retiro de expedientes de un archivo sin que
intervenga de momento la eliminación” 74
La depuración documental se puede convertir en un proceso delicado, puesto que
este mismo está encauzado a la eliminación y destrucción de documentos, este
proceso debe ser realizado en la práctica por personal calificado y profesional, de
no ser así se puede correr el riesgo de eliminar documentos de importancia. A
continuación se enlista algunas de las razones por las cuales no se realizan
depuraciones en los archivos.
• “Razones para no Depurar
• Falta de información, formatos, instructivos y procedimientos
• Falta de conocimiento de la Normatividad existente por lo tanto, perder
información administrativa, legal, fiscal o contable
• Desconocimiento de las técnicas de depuración y del proceso de
valoración documental.
• Carencia de un catálogo de disposición documental actualizado.
• Desconocimiento de la asignación de periodos de conservación
establecidos de acuerdo a las disposiciones vigentes” 75
74 Diccionario de Terminología… op. cit. p. 27 75 BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. El Proceso de Baja… op. cit. p.9
75
• Baja Definitiva
Para el Archivo General de la Nación de México la baja documental es: “el
conjunto de operaciones tendientes a retirar y eliminar documentos, expedientes o
cajas de las áreas de trabajo previa autorización” 76
La baja de documentos, “es el procedimiento por medio del cual se dan de baja las
cajas o documentos autorizados para su destrucción” 77 dicha documentación no
representa ningún valor para la institución, por lo cual ya no es necesario conservar.
El procedimiento para dar de baja a la documentación, la unidad administrativa
involucrada, debe firmar la autorización en la cédula, o inventario de la
documentación que se va a destruir.
Cuando la Unidad Administrativa no autorice la baja de su documentación y
requiera conservar por más tiempo a la misma, se deberá especificar en la parte de
observaciones el motivo.
• Quienes Deben Intervenir en la Baja Documental:
• Propietarios de la documentación Institución encargada del archivo
• Archivo General de la Nación de México (Jefatura y Personal operativo)”78
• Concesionario. (Se refiere a la compañía que compra el papel)
76 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de... op. cit. p.6 77 Ibídem p.7 78 Ibídem. p.12
76
• El reciclaje o la destrucción de Documentos se Puede efectuar de
diferentes formas; tales como:
• Trituración, esta opción de destruir la documentación la llevan más
comúnmente en el sector privado, una vez triturada la documentación se procede
a su comercialización.
• Incineración, este proceso es casi nulo, por factores de contaminación
• Material de Reciclaje, que hoy en día en el sector gubernamental cada una de
sus dependencias tienen que mandar su documentación ya sin ningún valor
primario o secundario a la Comisión del libro de texto gratuito, con el fin de
elaborar los libros de texto gratuito que se manejan en cada una de las primarlas
de nuestro país.
2.14 Recursos para el Archivo
El funcionamiento correcto de un archivo depende de un conjunto de recursos
plenamente integrados que permitan realizar eficazmente las actividades de las
diversas secciones que lo integran. Los recursos son: humanos, materiales, técnicos
y tecnológicos, La falta o mala aplicación de cualquiera de estos recursos afectaran,
a toda la organización y funcionamiento del archivo. Todos los recursos son
básicos para mantener el acervo en buenas condiciones físicas.
77
2.14.1 Recursos Humanos
En una primera etapa la Archivonomía ha sido practicada en forma empírica.
Actualmente lo esencial es que el archivista adapte y adopte las actividades de su
profesión a las necesidades de la época, que tenga una visión amplia y un
conocimiento profundo de los fondos que están bajo su custodia y conocer las
nuevas corrientes y políticas de cómo administrar la documentación. El Archivista
deberá demandar una constate actualización de su equipo, introducción de las
nuevas tecnologías, y solicitar apoyo de otras profesiones compatibles con los
archivos.
El Archivista es el responsable de administrar y organizar con eficacia y eficiencia
el acervo y de hacer la selección del material. En la actualidad muchos países
favorecen el enfoque global de los archivos, especializando las actividades de los
profesionales que trabajan dentro del archivo.
2.14.2 Recursos Materiales y Tecnológicos
Estos recursos son indispensables para poder realizar las distintas labores
archivísticas, se debe contar con los recursos necesarios con la finalidad de
resguardar y conservar la documentación. Debemos mencionar otros recursos de la
tecnología, que ayudan a la productividad y eficacia del trabajo en los archivos: que
es la informática.
78
2.14.2.1 Local
Las características del local para el archivo son especiales debido al tipo de
material que albergan. Es necesario considerar en la construcción o adaptación del
edificio: peso del papel, ventanas de regular tamaño, la división de los espacios
planeados de acuerdo a las funciones a realizar.
El local debe contar con una buena instalación eléctrica y una eficiente ventilación.
La iluminación, debe ser natural y artificial; la luz natural es de mucha importancia,
por lo mismo se recomienda en la medida de lo posible que los edificios estén
orientados al sur para aprovechar mejor la luz natural. Es necesario planear la
distribución de espacios, para una mejor optimización de las áreas de: resguardo
documental (estantería), trabajo técnico y un mejor aprovechamiento entre los
pasillos.
2.14.2.2 Mobiliario
El Archivo de Concentración debe ser dotado de mobiliario de buena calidad y que
sea durable. Los acervos documentales deben colocarse en diferentes tipos de
muebles de acuerdo al soporte del documento. Estas son: estantería abierta y/o
archiveros. Para el trabajo archivístico se requiere de: escritorios, mesas de trabajo,
papeleros, sillas, entre otros.
79
2.14.2.3 Equipo de Cómputo
El equipo para el Archivo de Concentración es muy variado porque en el se
efectúan diferentes actividades. Actualmente es necesario contar con: teléfono,
computadora, escáner, impresora, trituradora de papel y un programa de
automatización, para realizar las actividades archivísticas que facilite al personal
realizar el trabajo del archivo así como al usuario.
2.14.2.4 Equipo de Oficina
Es necesario para poder realizar cada una de las actividades archivísticas se
proporcione al personal del Archivo de Concentración: batas de manga larga,
guantes de lates, cubre bocas, cajas de cartón, cinta adhesiva, clips, engrapadoras,
grapas, quita grapas, hojas, fólderes, plumas, lápices, etc.
2.14.3 Recursos Técnicos
Los recursos técnicos, de la Archivonomía comienzan con la organización del
acervo, está ligada al principio de procedencia y orden original tanto en la
documentación y demás materiales del acervo. Los instrumentos de descripción y
consulta tales como: inventarios, guías, catálogos, e índices, calendario de
caducidades, cuadro de clasificación, etc., son indispensables para ubicar la
80
información. Estos siguen un sistema coherente que permite dar un servicio rápido
y eficaz.
2.14.4 Recursos Financieros
Cualquier tipo de archivo requiere de un presupuesto para cubrir gastos de
operación, personal, cursos de capacitación, mantenimiento a diferentes equipos,
etc. Cuando a un archivo se le asigna presupuesto, el administrador será el
encargado del mismo y coordinar junto con el Jefe del Archivo los recursos que
también se manejen con eficiencia y eficacia.
El presupuesto asignado le permitirá al archivo desarrollar en forma eficiente cada
una de las funciones que le serán encomendadas por la Institución.
Después de analizar todo lo referente al archivo de concentración y el ciclo vital del
documento se tienen los elementos necesarios para proponer la creación del
Archivo de Concentración de la ENBA.
81
CAPÍTULO 3
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ACHIVONOMÍA
En el presente capítulo se plantea la propuesta para la creación del Archivo de
Concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía; basada
en dos partes: en la primera parte se describirán cada uno de los recursos humanos,
materiales, técnicos, tecnológicos y financieros necesarios para el proyecto. En la
segunda parte se plantea las actividades archivísticas, tales como: transferencia
primaria, instrumentos de descripción inventario, guía y catalogo, etc.; así como
también los instrumentos técnicos y los formatos para otorgar el servicio.
3.1 Análisis del Diagnóstico
El archivista, al igual que otros profesionistas necesita realizar un diagnóstico del
problema al cual se enfrentará; con respecto a la situación del archivo de la ENBA,
se encontró el siguiente panorama, las áreas tienen documentación aún en trámite
ubicada en cada una de las oficinas de la institución y con su unidad de Archivo
Histórico; no existe un Archivo de Concentración como tal, solo tienen un local a
donde se concentran documentos. Ubicada en la planta alta del edificio de la
biblioteca a espaldas del Departamento de Educación Abierta y a Distancia, las
cajas se encuentran sin control y también sin ninguna medida de seguridad para la
documentación.
82
Cuando fuera requerido algún documento por el personal de la ENBA de cualquier
área se tendría que hacer la búsqueda en todas las cajas que se encuentran
depositadas en ese local, por lo que pueden pasar días, semanas e incluso meses
para localizar algún documento; otro importante punto es que por este mismo
descuido se pueden extraviar documentos importantes para la institución por todo
lo anterior se observo en la ENBA:
• No hay espacio para el Archivo de Concentración.
• No tiene Recursos Materiales.
• No cuenta con Recursos Humanos.
• No existen Recursos Técnicos ni Tecnológicos.
• Se desconoce la tipología y volumen documental.
• No se conocen las condiciones de los documentos
• No cuenta con medidas de seguridad
• No se realizó expurgo
• No se aplicó Valoración Documental
3.2 Planeación de los Recursos
La administración tiene dos aspectos, dinámica y mecánica la primera incluye la
planeación y la segunda la organización esta última es una actividad universal, su
aplicación varia en los diferentes niveles de la institución.
83
La planeación implica actividades futuras y concierne a las decisiones propuestas
pero también los pronósticos y la investigación efectuados en forma cuidadosa son
las claves de la planeación correcta.
1.- Recursos Materiales
Local
Mobiliario
Equipo
2.- Recursos Humanos
3.- Actividades Archivísticas
Valoración Primarla
Valoración Secundarla
Transferencia Primarla
Transferencia Secundarla
4.- Instrumentos de Descripción
Inventario
Catálogo de Disposición Documental
Guía Simple
5.- Instrumentos Técnicos
Cuadro de Clasificación
3.2.1 Recursos Humanos
Los recursos humanos son parte importante en la organización de los archivos, es el
personal quien decide el rumbo que debe tomar. Por lo tanto el Archivo de
84
Concentración de la ENBA, deberá tener en su plantilla de personal: Un Jefe de
archivo y un auxiliar.
El perfil del personal es otro punto que debe considerarse, por lo tanto el jefe del
archivo debe ser un Licenciado en Archivonomía; sus actividades a realizar son:
administrar, planear, organizar, dirigir, evaluar y supervisar la aplicación de la
teoría archivística, y los recursos del mismo, participar en la selección del personal
que será asignado al archivo; aplicando exámenes de aptitudes para determinar o
elegir las actividades a desarrollar.
El auxiliar debe ser una persona que domine los conocimientos en Archivonomía
que estará encomendado a procesos técnicos como: recibir, clasificar, archivar,
seleccionar, depurar, digitalizar y brindar el servicio de préstamo.
La capacitación es un tema de suma importancia, ya que esto permitirá tener
personal altamente competitivo para hacer frente a la creciente demanda que exige
el Archivo; es por esto que se deben diseñar cursos de capacitación y actualización
para el personal adscrito al archivo.
3.2.2 Recursos Materiales
Los recursos materiales forman parte importante en lo referente para el desarrollo
de las actividades por lo que se recomienda contar con un lugar, mobiliario y
equipo adecuado para obtener buenos resultados en las actividades y el personal
pueda desempeñar correctamente sus tareas.
85
3.2.2.1 Local
El concepto archivo puede enfocarse en dos direcciones, por un lado se puede ver
como el conjunto de documentos producto de la gestión documental de una
Institución pública o privada y por otro lado, podemos decir que el archivo es el
lugar físico donde se conserva el conjunto de documentos, este acervo queda
resguardado en estos espacios por determinado tiempo en lo que conocemos como
Archivo de Trámite y Concentración, o en cuyo caso cuando se requiere que el
conjunto documental se conserve permanentemente, se considera la creación de un
Archivo Histórico.
El acondicionamiento del local para la conservación y consulta de los documentos
y expedientes del Archivo de Concentración de la ENBA, tendrá que ser diseñado
aplicando las siguientes recomendaciones:
• El Archivo de Concentración estará ubicado en el edificio administrativo en
la planta baja y tiene las siguientes medidas: 6.60 metros de largo por 4.60 metros
de frente y una altura de 2.85 metros; cuatro ventas de 1.12 x 0.60 metros en la
parte posterior y dos ventanas de 1.12 x 0.60 metros, mas dos de 1.12 x 0.90
metros, la puerta de 1.10 x 2.35 en la fachada del local. Cabe destacar la
importancia de considerar los espacios a futuro, esto con la finalidad de evitar la
saturación de documentos en un determinado tiempo, dadas las transferencias que
se realicen. Se recomienda que el local adjunto se anexe al Archivo de
Concentración, con el fin de prever el futuro crecimiento del acervo.
86
• El espacio cuenta con seis luminarlas de sobreponer, con cuatro lámparas
fluorescentes blanco frió de 34 Watts, a 127 Volts, en gabinete de 0.60 x 1.22
metros, con difusor de acrílico envolvente.
• El local cuenta con ventanas apropiadas a las necesidades del Archivo, por lo
tanto se considera que dicha ventilación es la adecuada, pues cuenta con ventanas
en ambos extremos tanto por el frente como por la parte de atrás brindado una
buena iluminación natural y por ende una perfecta ventilación para los documentos.
Ver los Croquis 1 y 2.
Croquis No. 1
87
Croquis No. 2
Dibujo Ing. Gerardo Solís Yánez y Evelin Adriana Zea Elizalde
• Verificar que las instalaciones eléctricas existentes se encuentren en buen
estado y de no ser así, adecuarlas para poder satisfacer las necesidades del archivo;
también se revisará que el nivel de iluminación sea el adecuado y si no se cumple
cambiar o anexar las luminarlas que sean necesarias.
• Los espacios de los archiveros y los pasillos deberán contar con una
separación mínima de a 0.80 metros. Esto con la finalidad de poder mover los
archiveros tipo gavetas (cajas) con facilidad.
• Deberá contar con una salida de Voz para el teléfono, así mismo con una
salida de Datos para el servicio de Internet.
88
3.2.2.2 Mobiliario
Para la guarda y consulta eficiente de los expedientes y documentos, es necesario
que el mobiliario cumpla con ciertas características que cubra las necesidades y
fines a los que estén destinados; los muebles metálicos son los recomendables para
cubrir toda el área del acervo y tener así un perfecto manejo de la información,
mayor seguridad y una perfecta conservación de los expedientes y documentos.
A continuación se enlista el mobiliario que se necesita para el buen funcionamiento
del Archivo.
Cantidad Producto Descripción o Características
1 Escritorio Ejecutivo Cubierta Volada, marca PM STEELE, mod. 500 PN, de 1.80X0.75mX 0.75 metros.
30 Estantes Marca San Martín, con 6 entrepaños cal. 26 de 0.85X0.45 metros y 4 postes cal.18 de 2.10 de altura cada uno.
1 Mesa de Trabajo De estructura metálica con cubierta de madera y formica de 1.50X0.75 metros con una altura de 0.75 metros
1 Sillas Secretarial Elevación neumática, respaldo reclinable, base de 22 pulgadas, marca PM STEELE, mod. LS07BZGN
1 Silla Fija De metal tapizada en tela color azul, mod. LF-55
1 Archivero De metal lamina cal 24 con cuatro gavetas color Arena, marca RSA
1 Taburete Plegable
Plataforma de aluminio de 15 x 31 cm. Escalones planos antiderrapantes de un solo lado de 76.2 mm. de huella. Pies de seguridad antiderrapantes, mod. HOL, mca. ESCALUMEX
1 Papelero
Marca PMS fabricado en lamina cal. 24 con dos niveles para papeles terminados en pintura horneada mod. PP-3, de 25X37X12 cm. en color arena.
180 Archivero tipo Gaveta Económica (Caja)
Archivero deslizable en cartón corrugado, tamaño oficio: 61X36.5x26 cm.
89
3.2.3 Recursos Tecnológicos
La comunicación es esencial en esta época por lo que se hace necesario que el
archivo cuente con un equipo de cómputo preparado para servicio de Internet e
Intranet, impresora, línea telefónica, esto ayudara al flujo de la información del
archivo hacia las Subdirecciones y diferentes Departamentos de la ENBA.
Así mismo, se requiere que la Escuela proporcione los siguientes recursos
necesarios para la ejecución del proyecto, por lo que a continuación se presenta el
siguiente listado:
Cantidad Producto Descripción o Características
1 Computadora de
Escritorio Marca IBM, con procesador Pentium IV, con Microsoft Office.
1 Programa Albalá (Sistema Integrado para la Gestión de Centros Archivísticos).
1 Impresora Laser, marca Hp, mod. Lasser- jet 2200dn 1 Escáner Tipo cama, marca Hp, Mod. ScanJet 4970c 1 Teléfono Digital marca ALCATEL INDETEL
1 Trituradora de Documentos
Corte en confeti de 2 x 27 mm Máxima confidencialidad, 6 Hojas a la vez de 75 gr./m2, potencia de 1/4 Hp, acepta clips y grapas, marca
DAHLE, mod. 20092 PSeC
Artículos Varios 1 caja de guantes de látex, 2 batas de trabajo, 1 caja de cubre bocas.
Artículos de
Papelería
100 Hojas blancas T/Carta, 10 lápices No.2, 5 Gomas de migajon, 10 plumas de tinta negra, 10 bicolores, 5 marca textos, 5 plumón indeleble, 1 caja de clips metálicos No. 2, 1 caja de clips mariposa, 2 quita grapas, 2 engrapadora, 1000 grapas medida estándar, 100 fólders t/carta, 2 Cintas Canelas transparentes, 1 lápiz adhesivos, 1 tijeras de punta roma, 1 cutter grande, 1 calendario de escritorio.
90
3.2.4 Medidas de Seguridad
Las medidas de seguridad se deben establecerse en el Archivo de Concentración de
la ENBA ya que son esenciales debido a que se manejan expedientes para la toma
de decisiones para lo cual se contemplarán los siguientes aspectos:
• Brindar información para que el personal del Archivo de Concentración esté
informado acerca de lo que se debe hacer en caso de un siniestro (sismo).
• Es recomendable contar por lo menos con un extintor cargado con gas halón,
para usarlo en caso de incendio.
• Realizar esporádicamente por lo menos dos veces al año fumigaciones, con
la finalidad de contrarrestar plagas como (pececillos de plata, insectos, roedores,
termitas, etc.)
• Colocar protecciones de herrería en las ventanas para prevenir los riesgos de
robo y vandalismo.
3.2.5 Recursos Técnicos
Tener bien definido el concepto de recursos técnicos y elaborar mecanismos que
ayuden a la organización del archivo, permitirá el desarrollo; y servirán para
fundamentar todas y cada una de las actividades archivísticas, estarán sustentadas
para la creación de procedimientos, normas, políticas, con el objetivo de contar con
91
un control, permitiendo al personal tener una diferente visión de los recursos
técnicos en que se basaran las actividades.
Es de suma importancia contar con un profesional en el área para que formule los
procesos técnicos que regulen las actividades del archivo que los difunda y
desarrolle correctamente cada uno de ellos los cuales deben estar fundamentados y
enfocados en la Archivonomía.
Estos lineamientos traerán mejores beneficios ya que se controlaran mejor las
actividades y el personal sabrá lo que es cada una de ellas y por que se ejecutan de
tal manera, todo esto con el fin de que el Archivo funcione sin mayor problema.
3.2.5.1 Diseño del Formato de Inventario
El diseño de los instrumentos de descripción, representan una parte fundamental
para la organización archivística del Archivo de Concentración de la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, ya que serán la base para tener el
control, el acceso y la recuperación de la información.
Primeramente se procederá a inventariar lo que contienen las cajas que se
mandaran en un futuro al Archivo de Concentración, esto con la finalidad de tener
una visión más general del acervo documental que se tiene y contar con un
instrumento de control que apoye a las tareas de organización y descripción del
archivo.
92
El formato de inventario que se ocupará será el general y deberá estar encaminado
a fungir básicamente como un instrumento descriptivo y de control. En él se
describirán datos esenciales como: la unidad administrativa, la clave de
clasificación, fechas extremas etc... Los elementos básicos que debe contener este
inventario son los siguientes:
FORMATO PARA INVENTARIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
AREA DE PROCEDENCIA:
NOMBRE DEL RESPONSABLE HOJA
FECHA:
DE
FONDO:ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA
NUMERO SECCIONNo. DE CAJA
NOMBREDE LA SERIE
ASUNTO
FECHASEXTREMAS
VALOR DELDOCUMENTOA L F
UBICACIONFISICA
OBSERVACIONESCLAVE DECLASIFICACION
DIA MES AÑO
ELABORO
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZA
NOMBRE Y FIRMA
FECHA DE ENTREGA
Instructivo de llenado del Formato para Inventario
1. Fondo: Nombre del fondo.
2. Unidad Administrativa: Nombre de la unidad administrativa que realiza el
inventario.
3. Área de Procedencia: Nombre del área de donde procede el inventario.
93
4. Nombre del Responsable: Nombre del responsable de la unidad
administrativa.
5. Fecha: Fecha en la que es elaborado el inventario.
6. Hoja _____ de_____. Número de la hoja que corresponda al conjunto de
hojas el inventario.
7. Número: Número consecutivo del listado de inventario.
8. Sección No. de la Caja: Se anotará la sección de acuerdo al Cuadro de
Clasificación Archivística y el número de la caja.
9. Nombre de la Serie (asunto): Se anotara la serie y brevemente el asunto.
10. Clave de Clasificación: Clave que corresponde a la clasificación del
expediente serie, subserie y expediente, de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Archivística.
11. Fechas Extremas: Periodo que cubre el expediente a partir del año del
primer documento y el año del último documento que concluyo el trámite,
anotando día, mes y año.
12. Valor Documental: Se anotará el o los valores de los documentos que
tiene el expediente, de a cuerdo a los valores Administrativos, Legal y Fiscal.
13. Ubicación Física: Se anotará el pasillo, la estantería, entrepaño y caja.
14. Observaciones: Se anotará cualquier tipo de observación del mismo
expediente.
15. Elaboro: Nombre y firma de la persona que elaboro el inventario.
16. Autoriza: Nombre puesto y firma del titular del archivo que autoriza el
inventario.
17. Fecha de Entrega: Fecha en la que se realiza la entrega física de archivos.
94
3.2.5.2 Cuadro General de Clasificación Archivística
La construcción del Cuadro de Clasificación, pretende jerarquizar las funciones y
actividades reflejadas en las secciones y series del Fondo documental. Para ello, es
necesario conocer la Institución que generó la documentación, ya que estos
elementos brindaran información esencial sobre las funciones que la Institución ha
desempeñado durante su existencia.
El Cuadro de Clasificación presenta una estructura jerárquica y lógica de los
fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o
actividad. Cada grupo debe poseer identidad propia y debe relacionarse
jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la
adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluir toda posibilidad de
pertenecer a otro grupo. Además es un instrumento que nos ayuda a la localización
conceptual de las series documentales, pues orienta las búsquedas según criterios
persistentes y objetivos.
El cuadro de clasificación deberá ser elaborado, sobre una base partiendo del
conocimiento previo sobre la historia, la organización y los procedimientos de la
escuela inicialmente se debe analizar al conjunto de documentos como un todo,
posteriormente se podrán identificar y establecer series.
Por último para realizar el diseño del cuadro de clasificación, se requiere la
identificación de las necesidades de la Escuela, a continuación se muestra el
formato del cuadro de clasificación.
95
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICAFONDO:ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA
CLAVE SECCION CLAVE SUBSECCION CLAVE SERIE
Instructivo del llenado para el Cuadro General de Clasificación Archivística
1. Nombre del Fondo: Se anotará el nombre del fondo documental de acuerdo
al Cuadro General de Clasificación Archivística.
2. Clave: Se anotará el número de la sección.
3. Sección: Se anotará el nombre de la sección.
4. Clave: Se anotará el número de la subsección.
5. Subsección: Se anotará el nombre de la subsección.
6. Clave: Se anotará el número de la serie.
7. Serie: Se anotará el nombre de la serie.
96
3.2.5.3 Catálogo de Disposición Documental
El catálogo es el instrumento archivístico que refleja los criterios de valoración
documental, los cuales van a establecer los plazos de conservación de las series de
un Archivo de Trámite o Archivo de Concentración, así como determinar el destino
final de los documentos su conservación parcial o total, o para su conservación
permanente en el Archivo Histórico.
En el diseño del formato para el catálogo se determinan las normas, para poder
establecer los plazos de conservación y modos de transferir y/o depurar a los que
deben sujetarse los documentos a través de su ciclo vital de acuerdo con sus usos,
para que además coadyuve en el acceso a la información.
FECHA DE ELABORACIÓN
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ
SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
SECCION:
CODIGO
PERIODODE
RESERVA
INFORMACION
EDO. FISICOVIGENCIAS ELIMINACIÓNVALORACIÓNPRIMARIA
LA ACATF TOTAL RB
CONSERVACIÓN
M
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
PLAZOS DE CONSERVACIÓNNIVELES TECNICAS DE SELECCION OBSERVACION
CONFIDENCIAL
97
Instructivo del Llenado para el Catálogo de Disposición Documental.
1. Sección: Registrar el nombre de la sección.
2. Código: Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie,
de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
NIVELES
3. Serie y Subserie Documental: Nombre genérico de la serie y en su caso la
subserie.
PLAZOS DE CONSERVACIÓN
4. A: Valor Administrativo: Marcar con una X si es el caso el valor
documental de al serie documental.
5. L: Valor Legal: Marcar con una X si es el caso el valor documental de la
serie documental.
6. F: Valor Fiscal: Marcar con una X si es el valor documental de la serie
documental.
VIGENCLA
7. AT: Indicar con número los años de conservación en el Archivo de Trámite.
8. AC: Indicar con números los años de conservación en el Archivo de
Concentración.
9.- Total: Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC).
TÉCNICAS DE SELECCIÓN
10. Eliminación: Marcar con una X si corresponde.
11. Conservación: Marcar con una X si corresponde.
98
ESTADO FÍSICO
12. B. Bueno: Marcar con una X si corresponde.
R. Regular: Marcar con una X si corresponde.
M. Malo: Marcar con una X si corresponde.
13. Observaciones: Indicar las observaciones que por su naturaleza no pueden
ser consideradas dentro de otros rubros.
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
14. Periodo de Reserva: Indicar con número los años de reserva, si es el caso.
15. Información Confidencial: Marcar con una X si corresponde.
16. Fecha: Fecha de elaboración.
17. Nombre y Firma: Nombre y firma de la persona que elaboró el catálogo de
Disposición Documental.
3.2.5.4 Guía Simple
El objetivo principal de la guía es el de brindar un panorama general sobre el
fondo del archivo destacando lo más importante. Como su nombre lo indica orienta
al usuario del contenido informativo de un fondo, sin caer en particularidades de
alguna serie o tema especifico. Suele incluirse el desarrollo histórico de los fondos,
la manera como llegaron al archivo, la relación entre los fondos y las ausencias
documentales, el tipo de servicios que ofrece el archivo, los horarios y condiciones
para solicitar la información. Es muy importante que los archivos cuenten con una
Guía, pues la falta de ella llega a provocar el poco aprovechamiento del acervo.
99
La Guía deberá contener los siguientes elementos:
• Nombre del Fondo: Como primer elemento de cualquier Guía, es su
denominación, a fin de saber cuál es el fondo a describir.
• Reseña Histórica o Procedencia Institucional: El origen del fondo se
determina a través del análisis de la documentación, dando como
resultado el nombre de la Institución que la remitió o donde fue rescatada.
Dentro de esta área se establecen los periodos que serán necesarios y se
citan datos relevantes de su procedencia.
• Periodo: Esta área se refiere a las fechas extremas que abarca la
documentación.
• Volumen: Es la cantidad de documentación que integra al Fondo, se
específica de acuerdo a las medidas convencionales: metros lineales,
número de expediente, piezas, etc. Si la documentación se encuentra en
caja que sería nuestro caso se dará a conocer la cantidad y tamaño.
• Ordenación: Esta área está vinculada con la organización del Fondo, con
el dato final de cómo se ordenó la documentación para su recuperación.
• Descripción: Este elemento es uno de los más importantes, en él se
indicará el contenido informativo del fondo. Como en los otros
instrumentos, la descripción que se haga de él, es lo que permitirá su
difusión.
• Instrumentos Descriptivos: Son los instrumentos con los que se describe
un fondo, estos son variables, dependiendo del análisis que se haya hecho
en la documentación.
100
• Fuentes Complementarlas: La mayor parte de los fondos que integran un
acervo, están relacionados con otros documentos. Las fuentes
complementarlas, son los fondos que tienen una vinculación con el
descrito. Este apartado tienen la finalidad de establecer las líneas de
investigación de forma general y poder brindarle al usuario la amplitud de
un tema.
• Archivos Afines: Como último elemento de la Guía los archivos afines o
complementarios, son aquellos que tienen cierta relación con la
documentación del Fondo que se describe. Para fines de una
investigación, estos datos al igual que el anterior, le darán la pauta al
usuario para la búsqueda de más información.
101
FECHA:
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ELEMENTOS
GUIA SIMPLE
DESCRIPCIÓN
NOMBRE Y CARGO DEL TITULAR DEL ARCHIVO EN TRAMITE:
AREA DE PROCENDENCIA:
NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE:
SECCION DOCUMENTAL:
SERIE DOCUMENTAL: FECHAS: VOLUMEN: UBICACIÓN FISICA:
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN VALIDÁ
Instructivo de Llenado de la Guía Simple
1. Unidad Administrativa: Consignar el nombre de la Unidad
Administrativa responsable del archivo.
2. Nombre y Cargo del Titular del Área de Procedencia: Nombre y cargo
del responsable del área que procede.
3. Área de Procedencia: Identificar el nombre del área responsable de la
producción, uso y acumulación de las series documentales. de la unidad
administrativa.
4. Nombre y Cargo del Responsable: Nombre y cargo del servidor público
designado como encargado del archivo.
102
5. Sección Documental. Ubicar de conformidad con el Cuadro General de
Clasificación Archivística la sección documental a la que pertenecen las
series documentales descritas.
6. Serie Documental: Ubicar de conformidad con el Cuadro General de
Clasificación Archivística las series documentales descritas.
7. Fechas: Identificar y consignar el o los años extremos de producción o
acumulación
8. Volumen o Unidades de Medida del Archivo: Identificar el volumen de
la serie documental, especificando cajas o expedientes.
9. Ubicación Física: Consignar el lugar físico de localización de las series
documentales.
10. Fecha: Fecha en la que se elaboró la guía.
11. Nombre, Cargo y Firma de Quien lo Elabora: Nombre y firma del
responsable de quien lo elaboro.
12. Nombre, Cargo y Firma de Quien lo valida: Nombre y firma de quien lo
valida.
3.2.5.5 Transferencia Secundarla
Es el conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de la
Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico, con una
previa valoración y selección documental que por su importancia; testimonial,
evidencia e informativa pasa definitivamente al Archivo Histórico.
A continuación se describirán los datos necesarios así como una leyenda donde se
especificará el número de hoja, la cantidad de expedientes, de paquetes y/o cajas
que amparara la transferencia secundaria.
103
SUBSERIE
RELACION DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
CLAVE DECLASIFICACION
FECHAS DEEXPEDIENTES
OBSERVACIONES
HOJA: DE
FECHA DE RECEPCION:NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLENOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE
SECCION:
SUBSECCION:
SERIE:No.
CONSECUTIVONo.
CAJAASUNTO
MESDIA AÑO
PERIODOS DECONSERVACÓN
FECHA:
TRANSFERENCIA / AÑO
LA RELACION DE TRANSFERENCIA CONSTA DE HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE EXPEDIENTES DE LOS AÑOS DE CONTENIDOS EN(PERIODO), CONTENIDOS EN (PAQUETES Y/O CAJAS)
Instructivo de Llenado de Relación de Transferencia Secundarla
1. Sección: Nombre de la sección de acuerdo al cuadro de clasificación
general archivística.
2. Subsección: En caso de existir, el nombre de la subsección de acuerdo al
cuadro de clasificación general archivística.
3. Serie: Nombre de la serie de acuerdo al cuadro de clasificación general
archivística.
4. Fecha: Se anotará la fecha de elaboración
5. Hoja:____ de ____ : Número de la hoja que corresponda al Conjunto de
hojas de la relación de transferencia.
104
6. Transferencia/Año: Es un número que consta de cuatro dígitos, los dos
primeros iniciaran con 01 y continuaran consecutivamente y los dos
últimos el año en que se está llevando a cabo la transferencia.
7. Número consecutivo: Se asignará un número consecutivo de acuerdo con
la cantidad de expedientes que se están describiendo.
8. Número de caja: Se especificará el número de caja que se está
describiendo.
9. Clave de clasificación: es la clave de clasificación que está colocada en la
portada del expediente así como en la pestaña del mismo.
10. Subserie documental: deberá escribir el nombre de la subserie de donde se
está desprendiendo el expediente.
11. Asunto: Deberá redactarse en forma breve y entendible el asunto que
coincidirá con la descripción contenida en el cuadro de la carátula del
expediente.
12. Fechas de Expediente: Se especificará el o los años tanto de apertura
como de cierre del expediente.
13. Periodo de conservación: Especificar los años de guarda precautoria en el
archivo de concentración de acuerdo al catálogo de disposición
documental.
14. Observaciones: Aclaraciones y comentarios suplementarios que se
requieran para la mejor identificación del material que se transfiere.
15. Nombre y firma del responsable: Nombre y firma del responsable de
ordenar y relacionar la documentación por transferir en el archivo de
concentración.
16. Fecha de recepción: Día, mes y año en que se efectué la operación de
entrega recepción del material transferido.
105
17. Nombre y firma del responsable: Nombre y firma del responsable de la
revisión y de la recepción de la documentación transferida en la unidad
archivo histórico.
3.2.5.6 Vale de Préstamo
El vale de préstamo permitirá tener un mayor control efectivo y completo sobres
los expedientes semiactivos que serán solicitados por diferentes departamentos, así
como, verificar que el expediente sea devuelto en buenas condiciones.
AREA DEL SOLICITANTE
AREA GENERADORA
SECCIÓN
EXPEDIENTE N° TRANSFERENCIA LEGAJO
CLAVE TOPOGRAFICA FOJAS
FECHA DE PRÉSTAMO
FECHA DE PRÉSTAMO DE DEVOLUCIÓN
FECHA DE EXTENSIÓN DE PRÉSTAMO
NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
VALE DE PRESTAMO
FOLIO: E. N. B. A.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
SERIE
Instructivo de Llenado para el Vale de Préstamo
106
1. No. De Folio: Se anotará el número consecutivo de cada vale de préstamo,
iniciando con la numeración cada año.
2. Departamento o Área Solicitante: Se asentará el Nombre del
Departamento o Área correspondiente.
3. Área Generadora: Se anotará el Nombre del Área que origino el
documento.
4. Sección: Se anotará la Sección de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Archivística.
5. Serie: Se anotará la Serie de acuerdo al Cuadro General de Clasificación
Archivística.
6. Expediente: Se pondrá nombre y clave del expediente correspondiente a
su encabezado.
7. No. De Transferencia: Se anotará el número de transferencia con que fue
concentrado el expediente requerido.
8. Legajo: Número del legajo en que fue concentrado el expediente
requerido.
9. Ubicación Topográfica: Se anotará el número del expediente, caja,
entrepaño y anaquel.
10. Fojas: Se anotará el total de hojas de que se compone el expediente
solicitado.
11. Fecha de Préstamo: se anotará el día, mes y año del momento en que
se autoriza la salida del o los expedientes.
12. Fecha de Devolución: Se anotará el día, mes y año de la reintegración
del o los expedientes al Archivo de Concentración.
107
13. Fecha de extensión al préstamo: Cuando el préstamo de los
expedientes se requiera por un tiempo de lapso mayor, se deberá anotar la
fecha: día, mes y año de cuándo serán devueltos los documentos.
14. Nombre y Firma del Solicitante: Se anotará el nombre de la persona
que realiza la solicitud del o los expedientes.
15. Nombre y Firma del Responsable del Archivo: Se anotará el nombre
y firma del titular del Archivo de Concentración.
108
CONCLUSIONES
La Creación de un Archivo de Concentración, es sin duda una decisión que no debe
dejarse sin considerar, puesto que con su conformación el flujo documental de esta
Institución se desarrollaría de la mejor manera; esto daría como resultado que a
cada etapa del ciclo documental le correspondería realizar sus actividades propias
resolviendo así el problema de dejar todos los procesos de valoración y
organización al Archivo Histórico, de este modo esta última instancia se apegaría
solamente a la organización de la documentación de valor permanente.
La creación del Archivo de Concentración permite que la documentación tenga un
trato y un seguimiento prudente, mediante la realización de programas de
disposición documental donde se consideren las valoraciones pertinentes, así como
sus respectivas transferencias, depuraciones y bajas.
No está por demás que los encargados de estos acervos cuenten con preparación
profesional en materia de Archivos del mismo modo que sus subordinados, es
indispensable que a este personal se le exija tomar cursos de capacitación en esta
materia ya que de sus conocimientos depende el buen funcionamiento del archivo.
Es por esta razón que la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
(ENBA), se da a la tarea de formar a los profesionales de la Archivonomía, de este
modo tendrán mayores elementos para enfrentarse a todos y cada uno de los
ámbitos donde se requiera de la presencia y conocimientos de los Archivónomos de
la ENBA.
109
Como último, se pretende continuar promoviendo la propuesta de creación del
Archivo de Concentración de la ENBA, con el propósito de coordinar las acciones
requeridas a nivel institucional para la correcta administración de los documentos
de archivo, desarrollando los recursos archivísticos necesarios para controlar la
documentación desde sus áreas generadoras hasta su destino final en los Archivos
de Concentración, permitiendo una consulta rápida y fácil acceso a la información
para una mejor toma de decisiones.
110
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Sistemas Red de Archivos. México: AGN, Dirección de Administración de
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VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Introducción y principios fundamentales de la
teoría archivística: Diplomado de Archivos Históricos, Modulo tres. México:
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ANEXO ÁLBUM FOTOGRÁFICO
Lic. Francisco Orozco Muñoz. Primer director de la Escuela Nacional de
Bibliotecarios y Archivistas. 1945-1948
115
Lic. Carlos Alberto Madrazo. (1952-1959 y 1966-1969)
116
Lic. Roberto A. Gordillo Gordillo. (1959-1964)
117
Mtro. Pedro Zamora Rodríguez. (1965-1966 y 1969-1972)
118
Mtro. Adolfo Rodríguez Gallardo. (1972-1976)
119
Lic. Eduardo Salas Estrada. (1976-1989)
120
Prof. Nahúm Pérez Paz (1992-2006)
Ticomán 645
121