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Estado do Rio Grande do SulMunicípio de Caxias do Sul

DECRETO Nº 18.500, DE 29 DE NOVEMBRO DE 2016.

Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação – atividades-fim, para efeitos legais.

O PREFEITO MUNICIPAL DE CAXIAS DO SUL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 94 da Lei Orgânica do Município,

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos do arquivo, bem como assegurar o acesso às informações nele contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal, e o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, de acordo com os art. 17 e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim, e Plano de Classificação da Secretaria Municipal da Educação, apresentada pelas Comissões Central e Setorial de Documentos de Arquivo;

Considerando gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

Considerando os critérios e conceitos adotados no Município para a gestão de documentos de arquivo aplicados para as atividades-fim,

DECRETA:

Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação, Atividades-fim, constantes nos Anexos I e II deste Decreto.

Parágrafo único. As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Secretaria Municipal da Educação, no exercício de suas atividades-fim, independente do suporte, ou seja, papel, meio eletrônico ou outro.

Centro Administrativo Municipal Vinicius Ribeiro Lisboa


Art. 2º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo, nomeada através de Portaria, aplicará a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação.

Art. 3º Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar ao órgão responsável pela gestão de documentos do Poder Executivo Municipal, a existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividade-fim, não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação, para sua atualização.

Art. 4º Integram este Decreto:

a) Anexo I – Plano de Classificação de Documentos da Secretaria Municipal da Educação;

b) Anexo II – Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação.

Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Caxias do Sul, 29 de novembro de 2016; 141º da Colonização e 126º da Emancipação Política.

Alceu Barbosa Velho,PREFEITO MUNICIPAL.

Virgínia Reschke da Silva Biglia,SECRETÁRIA DE GOVERNO MUNICIPAL.



ANEXO I

Plano de Classificação de Documentos - Secretaria Municipal da Educação

Grupo Funcional

5. Serviços Públicos

Subgrupo Funcional5.3 Educação

Função5.3.01.Diretoria Administrativa

Subfunção5.3.01.01 Coordenação Administrativa

Atividade5.3.01.01.01 Liberação de Convocação de Ampliação de Jornada – CAJ.

Documento5.3.01.01.01.01 Fono

Atividade5.3.01.01.02 Registros

Documento5.3.01.01.02.01 Livro de Atas

Atividade5.3.01.01.03 Processo de Eleição de Diretores

Documento5.3.01.01.03.01 Ficha de Inscrição5.3.01.01.03.02 Resultado Final da Eleição das Equipes Diretivas5.3.01.01.03.03 Livro de Atas



Atividade5.3.01.01.04 Alteração de Designação

Documento5.3.01.01.04.01 Fono de Designação

Atividade5.3.01.01.05 Aposentadoria de Servidores

Documento5.3.01.01.05.01 Certidão para Aposentadoria

Atividade5.3.01.01.06 Avaliar os Professores em Regime de Convocação para Ampliação de Jornada de Trabalho nas Escolas Municipais

Documento5.3.01.01.06.01 Ficha de Avaliação de Professores

Atividade5.3.01.01.07 Organizar o Quadro de Professores das Escolas

Documento5.3.01.01.07.01 Quadro de Pessoal por Escola

Atividade5.3.01.01.08 Solicitações Diversas e/ou Pareceres

Documento5.3.01.01.08.01 Processo Administrativo de Uso Geral5.3.01.01.08.02 Ofício5.3.01.01.08.03 Memorando

Subfunção5.3.01.02 Central de Matrículas

Atividade5.3.01.02.01 Transferência Dentro do Mesmo Zoneamento



Documento5.3.01.02.01.01 Memorando de Transferência de Escola do Mesmo Zoneamento

Subfunção5.3.01.03 CIPAVE

Atividade5.3.01.03.01 Relatório de Eventos, Atividades e Indicativos do semestre

Documento 5.3.01.03.01.01 Relatório de Atividades e Eventos do Programa CIPAVE5.3.01.03.01.02 Índices Semestrais e Anuais do Programa5.3.01.03.01.03 Relatório Final das Escolas

Atividade5.3.01.03.02 Plano de Ação – Diagnosticar as Vulnerabilidades das Comunidades Escolares e Observar o Planejamento de Ações das Mesmas

Documento5.3.01.03.02.01 Processo Administrativo

Atividade5.3.01.03.03 Participação em Cursos e Eventos

Documento5.3.01.03.03.01 Certificados5.3.01.03.02.02 Lista de Presença

Subfunção5.3.01.04 Escrituração Escolar

Atividade5.3.01.04.01 Calendário Escolar

Documento5.3.01.04.01.01 Calendário Escolar Homologado

Atividade5.3.01.04.02 Regimento Escolar



Documento 5.3.01.04.02.01 Regimento Escolar Aprovado

Atividade5.3.01.04.03.Atos Legais das Escolas

Documento5.3.01.04.03.01 Processo de Autorização e Cadastro das Escolas de Educação Infantil5.3.01.04.03.02 Processo de Autorização e Cadastro das Escolas de Ensino Fundamental

Atividade5.3.01.04.04 Cessação e Desativação de Escolas da Rede Municipal de Ensino

Documento5.3.01.04.04.01 Parecer de Cessação e Desativação das Escolas da Rede Municipal de Ensino

Atividade5.3.01.04.05 Registros de Cursos e Palestras

Documento5.3.01.04.05.01 Certificado5.3.01.04.05.02 Livro de Registro

Subfunção5.3.01.05 Setor Jurídico

Atividade5.3.01.05.01 Bolsa Família

Documento5.3.01.05.01.01 Formulário de Lançamento de Frequências

Atividade5.3.01.05.02 Conselho Tutelar

Documento5.3.01.05.02.01 Ficha de Notificação e E-mail



Atividade5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público

Documento5.3.01.05.03.01 Ofício

Atividade5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e da Juventude


Atividade5.3.01.05.05 Comunicação de Despacho

Documento5.3.01.05.05.01 Processo Administrativo5.3.01.05.05.02 Memorando

Atividade5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público


Atividade5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e Juventude


Subfunção5.3.01.06 Transporte Escolar

Atividade5.3.01.06.01 Solicitação de Transporte




Atividade5.3.01.06.02 Solicitação de Ampliação de Trajeto


Atividade5.3.01.06.03 Questionamentos Relativos ao Transporte Escolar


Função5.3.02.Diretoria Pedagógica

Subfunção5.3.02.01 Diretoria Geral Pedagógica

Atividade5.3.02.01.01 Autorizar a Prática de Estágios nas Escolas da Rede Municipal de Ensino

Documento5.3.02.01.01.01 Comunicação de Despacho

Atividade5.3.02.01.02 Autorizar a Prática de Estágio em Turmas de Educação Infantil nas Escolas de Educação Infantil/Escolas Municipais de Ensino Fundamental


Atividade5.3.02.01.03 Comprovar a Inscrição para Educação Infantil




Atividade5.3.02.01.04 Comprovar que a Profissional tem Habilitação para Atuar no Atendimento Educacional Especializado

Documento5.3.02.01.04.01 Memorando

Atividade5.3.02.01.05 Analisar Documentação Referente à Demissão dos Profissionais que Atuam nas Escolas de Educação Infantil Conveniadas.

Documento5.3.02.01.05.01 Memorando

Atividade5.3.02.01.06 Revisar Documentos Referente à Avaliação de Estudantes, cujos Familiares Solicitam Revisão após o Término do Ano Letivo.

Documento5.3.02.01.06.01 Comunicação de Despacho para a Escola e para a Família

Atividade5.3.02.01.07 Analisar Regimentos Escolares, Propostas Pedagógicas, Planos de Estudos e Matriz Curricular das Escolas da Rede Municipal de Ensino, Observando os Aspectos Legais e Pedagógicos

Documento5.3.02.01.07.01 Regimento Escolar5.3.02.01.07.02 Proposta Pedagógica

Atividade5.3.02.01.08 Encaminhar Transferências de Crianças das Escolas de Educação Infantil Conveniadas e/ou Credenciadas


Atividade5.3.02.01.09 Informar o Conselho Municipal de Educação ou ao Setor Jurídico a respeito do resultado da fiscalização às Escolas de Educação Infantil

Documento5.3.02.01.09.01 Ofício/Relatório



Função5.3.03. Diretoria de Infraestrutura Projetos e Obras

Subfunção5.3.03.01 Almoxarifado e Manutenção

Atividade5.3.03.01.01 Relatório de Solicitação de Diária de GÁS

Documento 5.3.03.01.01.01 Planilha

Atividade5.3.03.01.02 Relatórios de Serviços Diários

Documento5.3.03.01.02.01 Planilha

Atividade5.3.03.01.03 Recibos de Materiais Entregues nas Escolas Municipais

Documento5.3.03.01.03.01 Recibo Emitido pelo Sistema ou Manual

Atividade5.3.03.01.04 Relatório/Balancete Mensal do Estoque

Documento 5.3.03.01.04.01 Planilha Impressa

Subfunção5.3.03.02 Gerência de Obras e Projetos

Atividade5.3.03.02.01 Licenciamento Ambiental

Documento5.3.03.02.01.01 Solicitação de Licença Ambiental



Atividade5.3.03.02.02 Licenças Prévias

Documento5.3.03.02.02.01 Solicitação de Licença

Atividade5.3.03.02.03 Autorização para Realização de Eventos Realizados nas Escolas de Educação Infantil e Escolas de Ensino Fundamental

Documento 5.3.03.02.03.01 Solicitação de Autorização para Eventos

Atividade5.3.03.02.04 Projetos Arquitetônicos

Documento5.3.03.02.04.01 Projeto Arquitetônico5.3.03.02.04.02 Memorial Descritivo

Atividade5.3.03.02.05 Licitação de Obras e Serviços


Atividade5.3.03.02.06 Vistorias

Documento5.3.03.02.06.01 Laudo de Vistoria nas Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino

Atividade5.3.03.02.07 Ordem de Início e Recebimento de Obras da Rede Municipal de Ensino

Documento5.3.03.02.07.01 Ordem de Início de Obras5.3.03.02.07.02 Ordem de Recebimento Definitivo de Obras



ANEXO II

Tabela de Temporalidade de Documentos

Função: 5.3.01 Diretoria Administrativa

Subfunção: 5.3.01.01 Coordenação Administrativa

Prazos de Arquivamento Destinação do Documento

Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento

Arquivo Setorial

Arquivo Geral

DigitalizaçãoMicrofilmagem

Guarda PermanenteDescarte

Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal

5.3.01.01.01 Liberação de Convocação de Ampliação de Jornada – CAJ.

5.3.01.01.01.01 Fono 20 anos Descarte Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.

5.3.01.01.02 Registros 5.3.01.01.02.01 Livro de Atas 10 anos Guarda Permanente - Guarda Permanente na SMED- Assuntos relacionados às escolas, professores colocados à disposição da Secretaria, registro das nomeações novas

5.3.01.01.03 Processo de Eleição de Diretores

5.3.01.01.03.01 Ficha de Inscrição 5 anos Descarte

5.3.01.01.03.02 Resultado Final da Eleição das Equipes Diretivas

5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED

5.3.01.01.03.03 Livro de Atas 5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED

5.3.01.01.04 Solicitação de Troca de Escola

5.3.01.01.04.01 Alteração de Designa-ção

20 anos Descarte Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.

5.3.01.01.05 Aposentado-ria de Servidores

5.3.01.01.05.01 Certidão para Aposenta-doria


5.3.01.01.06 Avaliar os professores em Regime de

5.3.01.01.06.01 Ficha de Avaliação de Professores

20 anos MicrofilmagemDescarte

- Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.



convocação para Amplia-ção de Jornada de Traba-lho nas Escolas Munici-pais

5.3.01.01.07 Organizar o Quadro de Professores das Escolas

5.3.01.01.07.01 Quadro de Pessoal por Escola


5.3.01.01.08 Ficha de Ava-liação para Professores em Regime de Convocação de Ampliação de Jornada de Trabalho nas Escolas Mu-nicipais.

5.3.01.01.08.01 Ficha de Avaliação 20 anos MicrofilmagemDescarte

- Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.- O professor que vai trabalhar em Regime de Convocação de Ampliação de Jornada de Trabalho, ao retirar o Fono na SMED, recebe também a ficha de avaliação que deverá ser entregue para a equipe diretiva. Ao término do período da ampliação a ficha contendo os itens avaliados retornam a SMED.

5.3.01.01.09 Solicitações Diversas e/ou Pareceres

5.3.01.01.09.01 Processo Administrativo de Uso Geral

5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte

5.3.01.01.08.02 Ofício 5 anos Descarte

5.3.01.01.08.03 Memorando 5 anos Descarte



Subfunção: 5.3.01.02 Central de Matrículas



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.01.02.01 Transferência Dentro do Mesmo Zonea-mento

5.3.01.02.01.01 Memorando de Transfe-rência de Escola do Mesmo Zoneamento

5 anos Descarte É enviado para o Setor Jurídico da SMED e após análise é remetida a resposta



Subfunção: 5.3.01.03 CIPAVE



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.01.03.01 Relatório de Eventos, Atividades e Indi-cativos do Semestre

5.3.01.03.01.01 Relatório de Atividades e Eventos do Programa CIPAVE

5 anos Descarte

5.3.01.03.01.02 Índices Semestrais e Anuais do Programa

- Guarda Permanente Entregue para os secretários e para os responsáveis pelo comando dos eixos que participam do Programa.

5.3.01.03.01.03 Relatório Final das Escolas

5 anos Descarte 86 documentos são protocolados pelas escolas e arquivados.

5.3.01.03.02 Diagnosticar as Vulnerabilidades das Co-munidades Escolares e Ob-servar o Planejamento de Ações das Mesmas – Plano de Ação

5.3.01.03.02.01 Processo Administrati-vo


5.3.01.03.03 Participação em Cursos e Eventos

5.3.01.03.03.01 Certificados 5 anos Descarte Os certificados de Honra ao Mérito são entregues a cada dois anos por participação nas comissões escolares (Guarda Permanente nas escolas)

5.3.01.03.02.02 Lista de Presença 5 anos Descarte



Subfunção: 5.3.01.04 Escrituração Escolar



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.01.04.01 Calendário Es-colar

5.3.01.04.01.01 Calendário Escolar Homologado

10 anos Descarte

5.3.01.04.02 Regimento Es-colar

5.3.01.04.02.01 Regimento Escolar Aprovado

10 anos Descarte

5.3.01.04.03.Atos Legais das Escolas

5.3.01.04.03.01 Processo de Solicita-ção de Autorização e Cadastro das Es-colas de Educação Infantil


5.3.01.04.03.01 Processo de Solicita-ção de Autorização e Cadastro das Es-colas de Ensino Médio


5.3.01.04.04 Cessação e De-sativação das Escolas da Rede Municipal de Ensino

5.3.01.04.04.01 Parecer de Cessação e Desativação das Escolas da Rede Mu-nicipal de Ensino


5.3.01.04.05 Registros de Cursos e Palestras

5.3.01.04.05.01 Certificado 5 anos Descarte

5.3.01.04.05.02 Livro de Registro 5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED



Subfunção: 5.3.01.05 Setor Jurídico



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.01.05.01 Bolsa Família 5.3.01.05.01.01 Formulário de Lança-mento de Frequências

5 anos Descarte Escola fica com original

5.3.01.05.02 Conselho Tute-lar e MP

5.3.01.05.02.01 Ficha de Notificação e E-mail

5 anos Descarte Conselho Tutelar fica com original

5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público


5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e da Juventude


5.3.01.05.05 Comunicação de Despacho






Subfunção: 5.3.01.06 Transporte Escolar



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.01.06.01 Solicitação de transporte



5.3.01.06.02 Solicitação de ampliação de trajeto



5.3.01.06.03 Questiona-mentos Relativos ao Trans-porte Escolar





Função: 5.3.02.Diretoria Pedagógica

Subfunção: 5.3.02.01 Diretoria Geral Pedagógica



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.02.01.01 Autorizar a Prática de Estágios nas Escolas da Rede Municipal de Ensino

5.3.02.01.01.01 Comunicação de despacho

Conforme tempo de processo

Descarte Tipos de estágios: normal, pedagogia, licenciaturas em geral, psicologia, serviço social, psicopedagogia e biblioteca

5.3.02.01.02 Autorizar a Prática de Estágio em Turmas de Educação Infantil nas Escolas de Educação Infantil/Escolas Municipais de Ensino Fundamental

5.3.02.01.02.01 Comunicação de Despacho


Descarte Tipos de estágios: normal, pedagogia, licenciaturas em geral, psicologia, serviço social, psicopedagogia e biblioteca

5.3.02.01.03 Comprovar a Inscrição para Educação Infantil

5.3.02.01.03.01 Comunicação de despacho


Descarte

5.3.02.01.04 Comprovar que a Profissional tem Habilitação para Atuar no Atendimento Educacional Especializado


5.3.02.01.05 Analisar Documentação Referente à de Missão dos Profissiona-is que Atuam nas Escolas de Educação Infantil Conveniadas.

5.3.02.01.05.01 Memorando Guarda Permanente



5.3.02.01.06 Revisar Docu-mentos Referente à Avalia-ção de Estudantes, cujos Familiares Solicitam Revi-são Após o Término do Ano letivo.

5.3.02.01.06.01 Comunicação de Despacho para a Escola e para a Família


Descarte

5.3.02.01.07 Analisar Regimentos Escolares, Propostas Pedagógicas, Planos de Estudos e Matriz Curricular das Escolas da Rede Municipal de Ensino, Observando os Aspectos Legais e Pedagógicos

5.3.02.01.07.01 Regimento Escolar 30 anos Guarda Permanente Planos de Estudo e Matriz Curricular – Aplica-se mesmo prazo do Regimento Escola

5.3.02.01.07.02 Proposta Pedagógica 12 anos Descarte

5.3.02.01.08 Encaminhar Transferências de Crianças das Escolas de Educação Infantil

5.3.02.01.08.01 Comunicação de Despacho


Descarte Após solicitação da família, verifica-se a possibilidade de vaga na escola requerida e posterior visita do Serviço Social à família

5.3.02.01.09 Informar o Conselho Municipal de Educação ou ao Setor Jurídico a Respeito do Resultado da Fiscalização às Escolas de Educação Infantil

5.3.02.01.09.01 Ofício/Relatório 10 anos MicrofilmagemDescarte

Devido ao histórico da Instituição



Função: 5.3.03. Diretoria de Infraestrutura Projetos e Obras

Subfunção: 5.3.03.01 Almoxarifado e Manutenção



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.03.01.01 Relatório de Solicitação de Diária de GÁS

5.3.03.01.01.01 Planilha 1 ano Descarte

5.3.03.01.02 Relatórios de serviços Diários

5.3.03.01.02.01 Planilha 1 ano Descarte

5.3.03.01.03 Recibos de Materiais Entregues nas Escolas Municipais

5.3.03.01.03.01 Recibo Emitido pelo Sistema ou Manual

1 ano Descarte

5.3.03.01.04 Relatório/Balancete Mensal do Estoque

5.3.03.01.04.01 Planilha Impressa 1 ano Descarte Uma via é enviada para a contadoria do Município



Subfunção: 5.3.03.02 Gerência de Obras e Projetos



Arquivo Setorial

Arquivo Geral




5.3.03.02.01 Licenciamento Ambiental

5.3.03.02.01.01 Solicitação de Licença Ambiental

Após o tér-mino da

obra, o do-cumento é anexado ao Processo

Administra-tivo

- Documento de responsabilidade de guarda da SEMMA.- Para obras já finalizadas, quando retorna arquivamos uma cópia e anexamos original ao PA.

5.3.03.02.02 Licenças Prévias

5.3.03.02.02.01 Solicitação de Licença Após o tér-mino da

obra, o do-cumento é anexado ao Processo

Administra-tivo

- Documento de responsabilidade de guarda da SEMMA.- Para obras já finalizadas, quando retorna arquivamos uma cópia e anexamos original ao PA.

5.3.03.02.03 Autorização para Realização de Eventos Realizados nas Escolas de Educação Infantil e Escolas de Ensino Fundamental

5.3.03.02.03.01 Solicitação de Autorização para Eventos

1 ano Descarte - Durante o ano letivo, visa analisar o evento perante os riscos considerando espaço/n° de pessoas/tipo de evento

5.3.03.02.04 Projetos Arquitetônicos

5.3.03.02.04.01 Projeto Arquitetônico Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED

5.3.03.02.04.02 Memorial Descritivo Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED

5.3.03.02.05 Licitação de 5.3.03.02.05.01 Processo 5 anos Microfilmagem



Obras e Serviços Administrativo Descarte

5.3.03.02.06 Vistorias 5.3.03.02.06.01 Laudo de Vistoria nas Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino

5 anos Microfilmagem Descarte

5.3.03.02.07 Ordem de Início e Recebimento de Obras da Rede Municipal de Ensino

5.3.03.02.07.01 Ordem de Início de Obras


Elaboração de documentos da ordem de início e recebimento definitivo das obras na RME. Documentos são anexados ao processo administrativo.

5.3.03.02.07.02 Ordem de Recebimento Definitivo de Obras


Elaboração de documentos da ordem de início e recebimento definitivo das obras na RME. Documentos são anexados ao processo administrativo.


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