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ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS DE LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN PARA
EL CEDI BOGOTÁ EN LA EMPRESA ALIMENTOS CÁRNICOS S.A.S
OSCAR CAMILO SÁNCHEZ HERRERA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2018
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS DE LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN PARA
EL CEDI BOGOTÁ EN LA EMPRESA ALIMENTOS CÁRNICOS S.A.S
OSCAR CAMILO SÁNCHEZ HERRERA
INFORME FINAL DE PASANTÍAS
ING. MSc. NELSON EDUARDO RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2018
CONTENIDO
GLOSARIO .............................................................................................................. 5
1. RESUMEN ........................................................................................................ 8
2. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 9
3. OBJETIVOS .................................................................................................... 10
2.1 Objetivo general .......................................................................................... 10
2.2 Objetivos específicos ............................................................................... 10
4. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................. 11
5. DESARROLLO ............................................................................................... 12
5.1. Conocimiento de la operación del Centro de distribución (CEDI) Bogotá: 12
5.2. Determinación de procesos y/o subprocesos logísticos ........................... 12
5.3. Estandarización de procesos logísticos ................................................... 14
5.3.1 Inventarios: ............................................................................................ 15
5.3.2 Facturación ............................................................................................ 37
5.3.3 Operación bajo techo: ............................................................................ 47
5.3.4 Devoluciones ......................................................................................... 53
5.3.5 Empresas terceras ................................................................................. 61
6. IMPACTOS Y RESULTADOS ALCANZADOS ............................................... 71
7. CONCLUSIONES………………………………………………………………..72
8. EVALUACIÒN DE LA PASANTÌA POR PARTE DE LA ORGANIZACIÒN ……73
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1: Descripción gráfica de la operación del CEDI Bogotá.............................12
Figura 2: Procesos identificados en la operación del CEDI Bogotá.......................13
GLOSARIO
Activación de inventario: Proceso en el que se autoriza en el sistema SAP el
conteo de inventarios
Amarre: Referencia que está compuesta por dos o más materiales y comparten el
mismo código de material, lote y fecha de vencimiento.
Área de almacenamiento: Espacio destinado para el almacenamiento temporal o
permanente de un material
Avería de material: Cualquier alteración o daño que pueda sufrir el material de
manera directa o en su empaque
Arqueo: Es la segunda verificación que se le realiza a un vehículo después de ser
cargado.
Canasta: Elemento de plástico donde se deposita el material, generalmente tiene
un estándar por cada tipo de material que se deposite en éstas
Causalizar: Determinar las causas por las que un material ha sido devuelto o se
ha realizado el envío
Centro de Distribución (CEDI): Lugar donde se recibe, almacena y despacha
materiales desde/hacia las demás regionales y clientes. También son conocidos
como agencias.
Corta fecha: Material que cuenta con una fecha de vencimiento inferior a los 25
días.
Corte: Horario establecido para la descarga de pedidos en el sistema.
Desguace: Proceso en el que los productos averiados o vencidos se trituran para
su disposición final.
Destino: CEDI o cliente hacia el cual se envían los materiales o pedidos
Embajador: Conductor (auxiliar de distribución) del vehículo en el que se está
haciendo la distribución y entrega de pedidos
Estiba: Superficie plana y móvil para el acopio y transporte de canastas
Factura: Documento contable en el que se consignan entre otros datos el nombre
del cliente, precio de venta, cantidad de materiales y destino del pedido
Fecha de vencimiento: Fecha límite en la cual un material termina su vida útil.
Cuando ésta fecha ha llegado, el material debe ser dirigido a proceso de desguace
Hablador: Elemento o cartel que proporciona información de una estiba de
canastas con material como: nombre del producto, hacia donde se dirige,
cantidad, lote, fecha de vencimiento, entre otros.
Inventario: Lista ordenada de materiales existentes en el CEDI incluidos los
materiales corta fecha, críticos y destinados a desguace o donación
Lote: Número con el que se identifica a un conjunto de materiales pertenecientes
a una misma producción.
Mandante: Código o frecuencia con el que trabajan en SAP.
Manifiesto: Relación de todos los documentos que salen en un vehículo.
Material: Producto o referencia.
Material Crítico: Material que tiene mayor probabilidad o riesgo de pérdida
durante el proceso.
Material trocado: Material que se encuentra ubicado/almacenado con un material
de referencia distinta a la de éste.
Maquila: Proceso en el que se realiza el empaque especial a un pedido según lo
especifique la ficha técnica. Puede ser para alistamiento de pedidos o amarres.
Nota: Descuento que se realiza a la factura/cliente en el proceso de devoluciones.
Novedad: Cualquier anormalidad que exista dentro del proceso, ya sea en
materiales, documentos o planificación dentro del mismo proceso.
Orden de transporte (OT): Orden para el consumo o uso de materiales en el
inventario.
Origen: CEDI o cliente desde el cual se envían los materiales o pedidos.
Packing: Actividad de alistamiento de materiales totales para un pedido en
general.
Paletizar: Actividad en la que las canastas son acopiadas en estibas de acuerdo
al estándar y dependiendo de su destino, envueltas en vinypel.
Pérdida de Vacío: Momento en el que el empaque de los materiales pierden la
propiedad de no tener oxígeno (vacío) en su interior. Suele notarse debido a que
están inflados o el empaque no se ve templado.
Peso Variable: Material el cual es pedido por peso y que al momento de alistarse,
regularmente no se puede cubrir la cantidad exacta, debido a que el peso por
unidad del material no puede coincidir con el solicitado.
Planilla única de material de embalaje (PUME): Documento en el que se
relaciona todo el material de embalaje que sale o entra del CEDI (Canastas,
estibas, carpas)
Picking: Actividad de separación especifica del packing para los pedidos.
Radio Frecuencia (RF): Aparato portátil que por medio de radio frecuencias
realiza la lectura de códigos de barra con información específica sobre el
almacenamiento y alistamiento de pedidos.
Reaprovisionamiento: Actividad en la que el material que se encuentra en la
ubicación de almacenamiento (117) se dispone para su uso ubicación piso/picking
(116).
Saldos (materiales): Materiales cuya cantidad es inferior al estándar que debe ir
en una canasta
Salida varia: Salida/entrega que no genera ningún cobro para el destino.
Suministrar: Es el proceso de generar una necesidad o apartar el inventario a
partir de los pedidos que se encuentren en el sistema.
Traslado: Actividad en la que se cambia un material de una ubicación a otra, tanto
de manera teórica como física.
Transito: Periodo en el que un material se encuentra en proceso de transporte de
una ubicación a otra.
Unidad de Almacenamiento (UA): Etiqueta con un número único para identificar
y consignar información esencial de los materiales que se van a almacenar.
Variante de visualización: Función que se determina en SAP para filtrar la
información que requiere ser visualizada.
1. RESUMEN
Alimentos Cárnicos S.A.S es una empresa Colombiana dedicada a la producción y
comercialización de alimentos de material cárnico tanto a nivel nacional como
internacional, hace parte del grupo empresarial Nutresa y es reconocida en el
mercado gracias a las marcas Zenú, Rica, Ranchera, Pietrán y Cunit.
El centro de distribución (CEDI) de Bogotá sufrió un siniestro en abril del año 2016
generado por un incendio que consumió toda la estructura y obligó a trasladar la
operación. En el momento de la ejecución del proyecto, las operaciones logísticas
se encontraban en el parque industrial Celta Trade Park ubicado en el municipio
de Funza vía Siberia. Durante el proceso de traslado, la operación se vio afectada
y tardó en estabilizarse por diversos factores, entre los que se encuentra la
rotación de personal y la pérdida de conocimiento del proceso debido al siniestro.
El auxiliar de procesos de información logísticos es el encargado de procesar todo
lo referente a la operación logística en distintos roles (manejar inventarios,
procesar pedidos, realizar despachos, generar documentación, recibir
devoluciones, entre otras actividades) por lo que se tiene proyectado que debería
ser un cargo integral, capaz de moverse entre los roles existentes en los procesos,
pero esto se ve obstruido debido a que el conocimiento no se encuentra accesible
sino concentrado en personas específicas, generando traumatismos cuando estas
se encuentran ausentes en su rol, sea por incapacidades, vacaciones o
ausentismos en general, adicionalmente es importante mencionar que la alta
rotación de personal con la que cuenta el proceso, exige que el conocimiento
existente de la operación se preserve y transmita de manera constante y eficiente.
2. INTRODUCCIÓN
La estandarización de procesos de logística de distribución en la empresa
Alimentos Cárnicos S.A.S se hace necesaria debido al desarrollo de dos grandes
proyectos en el proceso de logística de distribución; El proyecto Fénix (traslado del
CEDI Bogotá de nuevo a las instalaciones principales en Fontibón) dejando de ser
una “isla independiente” para formar parte de todo el sistema de gestión integral
de la organización; y La implementación del módulo WM ”Almacén Inteligente”
(para la gestión de almacenes) en el sistema SAP, el cual traería consigo diversos
cambios en la operación.
De mano de los dueños del proceso, se debe conocer la operación actual del
proceso y establecer los cambios (por acciones de mejora o por la implementación
de WM) generados, documentarlos para preservar y hacer accesible de forma
física esta información y por último divulgarlos con el fin de que todos los que
participen en el proceso conozcan la forma en la que debe operar el proceso y se
evite que se ejecute de manera diferente a la estandarizada.
3. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general:
Estandarizar y documentar los procesos existentes en el proceso de logística
de distribución en el CEDI Bogotá de la empresa Alimentos Cárnicos S.A.S
2.2 Objetivos específicos
Identificar la operación del centro de distribución Bogotá de la
organización
Determinar los procesos y subprocesos existentes en la operación
logística de la organización
Definir acciones de mejora, posibles cambios y la manera óptima de
ejecutar los procesos logísticos de la organización
Documentar la operación de los procesos logísticos de la organización
Divulgar información sobre la estandarización a los dueños de cada uno
de los procesos
4. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Alimentos Cárnicos S.A.S es una empresa Colombiana con sede en Bogotá,
ubicada en la localidad de Fontibón en la Av. Calle 17 No. 129 – 11, se dedica a la
producción y comercialización de alimentos de material cárnico y es el resultado
de la fusión de varias empresas del negocio cárnico en el año 2007, siendo las
más representativas Suizo y Rica Rondo, que anteriormente ya habían sido
adquiridas por el grupo empresarial antioqueño por parte del grupo nacional de
chocolates, lo que hoy en día conocemos como el grupo empresarial Nutresa.
Su operación comprende la venta, producción y distribución de sus productos,
siendo esta última actividad realizada por el proceso de logística de distribución
desde los diferentes centros de distribución (CEDI) existentes en las ciudades en
las que tiene operación como Cali, Medellín, Pasto, Barranquilla y Bogotá, entre
otras, apoyada para el trasporte y entrega a clientes por la empresa Opperar
Colombia S.A.S
Para la ejecución de sus actividades, la organización cuenta con el sistema SAP
(Plataforma/Software para el manejo y procesamiento de la información) usándose
en labores como gestión de inventario, procesamiento de pedidos,
reaprovisionamiento, generación de facturas, orden de transporte, unidades de
almacenamiento, entre otras actividades.
5. DESARROLLO
5.1. Conocimiento de la operación del Centro de distribución (CEDI)
Bogotá:
La operación del CEDI Bogotá está determinada por tres fases
a) Entrada de mercancías:
El inicio de la operación del CEDI Bogotá es la entrada de materiales,
provenientes de tres fuentes; Planta Bogotá, Otros CEDI (Nacionales) y
devoluciones en buen estado.
b) Movimientos internos:
Posteriormente se realizan los movimientos internos que corresponden
al almacenamiento de los materiales, ejecución de inventario y
reaprovisionamiento de materiales
c) Salida de mercancías.
Como parte final del proceso se encuentran las actividades
correspondientes al procesamiento de pedidos, generación de facturas y
cargue de vehículos (despacho).
Figura 1: Descripción gráfica de la operación del CEDI Bogotá
5.2. Determinación de procesos y/o subprocesos logísticos
Para la estandarización de procesos logísticos en el CEDI Bogotá se
identificaron los procesos existentes (Figura 2) dentro de su operación así:
Figura 2: Procesos identificados en la operación del CEDI Bogotá
a) Inventarios: Es el encargado de realizar el control de la mercancía tanto de
la que se encuentra almacenada, como la que entra y sale del CEDI, siendo
sus actividades principales:
• Garantizar la confiabilidad de los inventarios.
• Disminución de Perdidas de Mercancía
• Garantizar el Control de los inventarios
b) Facturación: Se encarga de realizar el procesamiento de pedidos y
generar los documentos contables que se deriven de esta actividad
(facturas)
c) Operación bajo techo: Se encarga de realizar la operación física derivada
de los dos procesos anteriores como la recepción, almacenamiento,
reaprovisionamiento y conteo de materiales dentro del CEDI y el
alistamiento y cargue de pedidos a vehículos.
d) Devoluciones: Se encarga de a logística de reversa proveniente de las
devoluciones en buen y mal estado que regresan al CEDI. Algunas de sus
actividades principales son:
Garantizar la gestión de recepción y causalización de devoluciones buenas y malas
Gestión documental y recepción de devoluciones
Validación inventario (devoluciones),
e) Gestión de operaciones: Se encarga de dirigir y controlar la operación
logística, comunicación y contacto con el proceso comercial, creación y
| Gestión de Operaciones
Devoluciones
Facturación Inventarios
Operación bajo techo
medición de indicadores y demás actividades gerenciales del proceso.
Algunas de sus actividades principales son:
Estandarizar Procesos
Monitorear, analizar y gestionar indicadores
Gestionar con los procesos de Interacción bajo costo- Beneficio (Opperar y Comercial)
Generar Informes SAP
Realizar, Análisis e Interpretación información
Proponer acciones o alternativas de mejora
Acompañar la ejecución de Iniciativas del proceso
Apoyar y consolidar las ideas de mejoras (Éxitos Innovadores)
Asegurar la gestión de tarjetas de anormalidades y rutinas de mantenimiento.
5.3. Estandarización de procesos logísticos
De acuerdo a los procesos planteados y de mano de los dueños del proceso se
generaron procedimientos teniendo en cuenta ciertos factores fundamentales
como:
Operación actual en Celta y cómo sería esa misma operación en Bogotá.
El “deber ser” de la operación, es decir, la forma correcta y óptima de su
ejecución.
Cambios generados en la operación a partir de la implementación del
módulo WM.
La documentación generada debe cumplir con los lineamientos y
parámetros establecidos por el sistema de gestión de calidad de la
organización y se deben complementar y alinear con la documentación
existente.
Para estandarizar las actividades de cada uno de los procesos identificados
anteriormente así:
5.3.1 Inventarios:
Para el proceso de inventarios se definieron seis procedimientos
Procedimiento recepción de producto terminado
Procedimiento almacenamiento
Procedimiento inventarios
Procedimiento verificación de materiales corta fecha en almacenamiento
Procedimiento administración material de embalaje
Procedimiento reaprovisionamiento
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Determinar el origen
del material a recibir
Se determina el origen del material que se
va a recibir (Planta Bogotá, otras plantas o
devoluciones en buen estado) con el fin de
realizar el respectivo proceso
¿El origen es planta Bogotá?
Sí: Actividad 1
No: ¿El origen es otras plantas?
Sí: Actividad 7
No: ¿El origen es otras plantas?
Sí: Actividad 7
No: Actividad 23
DiariaAuxiliar de
Información
Objetivo Realizar el descargue y conteo de materiales garantizando que la cantidad que se recibe es la que se dispone
para el almacenamiento.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO
AlcanceEl procedimiento comprende las actividades desde la recepción de producto en
(planta/vehículos/devoluciones buen estado) hasta la disposición para el almacenamiento
Condiciones Generales
1. Para consultar términos y definiciones relacionados con el procedimiento, consultar el documento Términos
y definiciones
3. Para la ejecución de actividades en SAP (las que tienen enunciadas "ingresar a la tx, referente a
transacción) se debe dirigir al Instructivo para recepción de producto terminado
2. En el reporte por faltante o sobrante de material, se debe esperar 48 horas para que éste proporcione una
respuesta sobre el reporte y poder trasladar la unidades en el sistema.
3. Si un vehículo con materiales también tiene estibas y canastas vacías, la cantidad debe estar especificada
en el documento de traslado/remisión entre bodegas.
5. Cuando se reciba un material corta fecha debe ser informado anteriormente por parte del CEDI origen
especificando el uso que se le dará, en caso de no ser así, se debe informar al CEDI origen y determinar
inmediatamente que se hará con dicho material.
6. Para el correcto diligenciamiento del formarto F.2005 Cumplimiento normas de envío se deben seguir los
parámetros especificados en el Procedimiento de calificación de normas de envío en logística de distribución.
Adicionalmente en el campo de "Observaciones" se debe escribir la cantidad de material de embalaje recibido
(Canastas, Estibas, talanqueras y demás)
7. El formato F2005 cumplimiento normas de envío, deben ser entregados al auxiliar de información para
archivar junto con el documento de traslado/remisión entre bodegas correspondiente.
8. Las novedades que se presenten en la recepción de producto terminado, deben registrarse en los
documentos correspondientes con el fin de realizar seguimiento
9. La cantidad de materiales provenientes de las devoluciones en buen estado, deben ser entregados al
proceso de inventarios por medio del documento Planilla que es proporcionado por el proceso de
devoluciones. Los materiales que aparezcan sin confirmar traslado, son aquellos que no se encontraban
físicamente y por ende deben ser ajustados
10. Las inconformidades presentadas durante el proceso, deben quedar registradas en el F. 2002 Reporte de
Incumplimientos en el proceso Logístico
Descripción
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
2
Recepción de
producto terminado
en planta
Por medio de la RF se hace lectura de los
códigos existentes en la UA puesta por
parte de producción, allí se realiza el
conteo y se diligencia el F870 Formato
recepción producto terminado planta
Bogotá; Donde se verifica teórico vs físico.
El producto teórico en SAP queda en un
tipo de almacén virtual (810)
¿Hay novedades?
Sí: Actividad 3
No: Actividad 5
Diario Auxiliar de Logística
F.710 Formato recepción
producto terminado
planta Bogotá
3
Realizar ajustes de
material con novedad
y reportar novedad
Se realizan los ajustes del material
físicamente con el personal de planta y se
reporta al auxiliar de información la
novedad
Ocasional Auxiliar de Logística
4Registrar novedades
presentadas
En un documento se registran las
novedades presentadas por el auxiliar de
información, con el fin de llevar un histórico
y realizar seguimiento
OcasionalAuxiliar de
Información
5Hacer traslado de
centro y almacén
Al confirmar el producto recibido, se realiza
el traslado (de centro y ubicación) del
material por medio de la RF.
Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo Recepción
producto terminado
6Trasportar producto a
zona de almacén
Se trasportan las estibas con el producto
para proceder con las actividades de
almacenamiento
Diario Auxiliar de Logística
7Recibir documentos y
vehículo en muelle
Se recibe el vehículo junto con el
Documento de traslado/remisión entre
bodegas que debe ser entregado al
auxiliar de información y se indica el
muelle al que se debe dirigir.
Adicionalmente se debe hacer el retiro de
sello(s) de las puertas del vehículo
Diario Portería
Documento de
Traslado/remisión entre
bodegas
8Verificar temperatura
del vehículo
Se verifica la temperatura con la que se
encuentra el vehículo antes del descargue
según lo especificado en el
Procedimiento medición de temperatura
y se registra en el F-2005 cumplimiento
normas de envío
Diario Auxiliar de Logística
Procedimiento medición
de temperatura
F-2005 cumplimiento
normas de envío
9
Descargar
físicamente el
vehículo
Se descargan los materiales del vehículo
para proceder con el recibo ciego. El
material descargado debe ser unificado y
separado por referencia. Adicionalmente
se debe diligenciar el formato F-2005
cumplimiento normas de envío
verificando la fecha de vencimiento y el
lote
Diario Auxiliar de Logística
Procedimiento de
calificación de normas de
envío en logística de
distribución
F-2005 cumplimiento
normas de envío
10
Descargar/Recibir
teóricamente el
vehículo
Por medio de la tx MIGO, se realiza el
descargue teórico de los materiales en
SAP. Ver Instructivo recepción producto
terminado
Diario Auxiliar de
Información
Instructivo para la
recepción de producto
terminado
Planta Bogotá
Otros CEDI
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
11
Verificar la
temperatura del(los)
material(es)
Se verifica la temperatura de los materiales
según lo especificado en el
Procedimiento medición de temperatura
y se registra en el F-2005 cumplimiento
normas de envío
Diario Auxiliar de Logística
Procedimiento medición
de temperatura
F-2005 cumplimiento
normas de envío
12Ejecutar recibo ciego
del material recibido
Se hace el recibo ciego del material por
medio de la portátil RF. Dentro de esta
misma actividad se realiza la paletización
(física y teórica) del producto recibido.
Adicionalmente se diligencia el Formato
F2005 cumplimiento normas de envío
con los campos que correspondan al
realizar ésta actividad (verificando fecha de
vencimiento y lote). Ver Procedimiento
Verificación de fecha de vencimiento y
lote de PT
Diario Auxiliar de Logística
Formato F2005
cumplimiento normas de
envío
Procedimiento
Verificación de fecha de
vencimiento y lote de PT
13Generar UA del
material
Se genera la UA del material contado y
paletizadoDiario Auxiliar de Logística
14Identificar y disponer
para almacenamiento
Las estibas deben ser identificadas con la
UA correspondiente y se transporta a zona
para almacenamiento.
Diario Auxiliar de Logística
15Validar ubicación
temporal de recibo
Se valida que la ubicación temporal en la
que se reciben los materiales (800) se
encuentre vacía, ya que en caso de no ser
así es porque existe alguna novedad. Ésta
verificación se puede realizar con apoyo
del Documento de traslado/remisión
entre bodegas para verificar las
cantidades que se enviaron según este
documento
¿Hay novedades?
Si: actividad 16
No: Fin (Procedimiento almacenamiento
producto terminado)
Diario Auxiliar de información
Documento de
traslado/remisión entre
bodegas
16
Rectificar y verificar
los materiales con
novedades
Se realiza una verificación de las
novedades presentadas en el(los)
material(es) (Lote, fecha de vencimiento,
cantidades) y se rectifica si la novedad
persiste
¿La(s) novedad(es) persiste(n)?
Si: actividad 17
No: Fin (Procedimiento almacenamiento
producto terminado)
Diario Auxiliar de Logística
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
17
Enviar reporte a la
planta de origen del
material con la
novedad
Se envía un reporte a la planta de origen
del material, especificando la cantidad de
material faltante, sobrante o las novedades
presentadas en cuanto a lote y fecha de
vencimiento según corresponda,
adjuntando el F. 2002 Reporte de
Incumplimientos en el proceso Logístico
con el fin de determinar las causas de la
novedad y sea corregida
¿Es material sobrante?
Sí: Actividad 18
No: Actividad 22
OcasionalAuxiliar de
Información
Procedimiento
Calificación de Normas
de envío en logística de
Distribución
F. 2002 Reporte de
Incumplimientos en el
proceso Logístico
18Ubicar físicamente
en ubicación temporal
Se ubica físicamente en una ubicación
temporal con el fin de identificarlo y no
usarlo hasta que se realice el traslado
teórico del material
Ocasional Auxiliar de Logística
19
Gestionar y confirmar
traslado teórico del
material por parte de
planta origen
Por medio de correo electrónico se notifica
la novedad a la planta origen con el fin de
que ésta realice el traslado teórico del
material. Se verifica el material en transito
por medio de la Tx MB5T para hacer
seguimiento a la novedad
OcasionalAuxiliar de
Información
20
Descargar/recibir
teóricamente el
material
Por medio de la Tx MIGO, se realiza el
descargue teórico de los materiales
sobrantes en SAP.
OcasionalAuxiliar de
Información
21Generar UA del
material
Por medio de la Tx LT01 se genera la UA
del material recibido y se prosigue con la
actividad 12
OcasionalAuxiliar de
Información
22
Realizar traslado en
SAP de material
faltante
Posterior al envío del reporte, se procede a
realizar el traslado teórico del material
faltante por medio de la Tx ME21N del(los)
material(es) con novedades
OcasionalAuxiliar de
Información
Instructivo para la
recepción de producto
terminado
23
Recepción material
buen estado
(devoluciones)
Se reciben los materiales provenientes de
las devoluciones en buen estado junto con
el documento Planilla el cual contiene la
información sobre las cantidades de estos
materiales
DiarioAuxiliar de
Información
24Trasladar de tipo de
almacén
Por medio de la Tx LT10 se realiza el
traslado de materiales a la ubicación 820 y
posteriormente al tipo de almacén en
donde serán ubicados, Ver Instructivo
recepción devoluciones en buen estado.
Para que posteriormente se realice el
traslado físico y confirmación por medio de
la RF de acuerdo al Procedimiento de
Almacenamiento,
DiarioAuxiliar de
Información
Procedimiento de
Almacenamiento
25Consultar materiales
sin confirmar traslado
Por medio de la Tx LT23 se verifica si hay
materiales sin confirmar traslado
¿Hay materiales sin trasladar?
Sí: Actividad 26
No: Fin
DiarioAuxiliar de
Información
Material en buen estado (Devoluciones)
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
26Verificar inventario en
ubicación(es)
Por medio de la Tx LX02 se verifica el
inventario de la(s) ubicación(es) que no se
han confirmado traslados y direccionar un
conteo físico
OcasionalAuxiliar de
Información
27 Realizar conteo físico
Se ejecuta un conteo físico de la ubicación
y se valida con el auxiliar de información si:
¿Hay material sobrante?
Sí: Actividad 28
No: Actividad 29
Ocasional Auxiliar de Logística
28 Trasladar materiales
Por medio de la RF, se confirma el traslado
a los materiales (sobrantes) que no se le
había confirmado
Ocasional Auxiliar de Logística
29Ajustar materiales
con diferencias
Por medio de la Tx MB1C se realiza el
ajuste de los materiales con diferencias
teórica/física reportado en él documento
Planilla. Ver Instructivo para el ajuste de
devoluciones en buen estado
OcasionalAuxiliar de
Información
Planilla
Instructivo para el ajuste
de devoluciones en buen
estado
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
|
AUXILIAR DE INFORMACIÓN SEGURIDAD AUXILIAR DE LOGÍSTICA
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y conteo de
producto terminado de
planta
Hacer traslado de centro y
almacén
¿Hay novedades?
Registrar novedades
presentadas
Realizar ajustes de material con novedad y
reportar novedad
Sí
No
Inicio
¿El origen es planta
Bogotá?
¿El origen es otros
CEDI?
Sí
No
Determinar origen del
material a recibir
Realizar traslado teórico al
CEDI origende material
faltante
Ejecutar recibo ciego del
material recibido
Identificar y disponer para
almacenamiento
Validar ubicación temporal de
recibo
Descargar físicamente el
vehículo
Descargar/recibir
teóricamente el vehículo
Recibir documentos y
vehículo en muelle
Generar UA del material
¿Las novedades
persisten?
Generar UA del material
Enviar reporte a CEDI origen
del material con la novedad
No
¿Hay novedades? Rectificar y verificar los
materiales con novedades
Sí
Doc.
¿Es material
sobrante?
Ubicar físicamente en
ubicación temporal
Gestionar y confirmar
traslado teórico del material
por parte de planta origen
Descargar/recibir
teóricamente el material
Almacenamiento de
producto terminado
Sí
No
1
1
Transportar a zona de
almacenamiento
Sí No
Verificar la temperatura del
vehículo
Verificar la temperatura
del(los) material(es)
F2005 normas
SAP-RF
SAP-Tx MIGO
SAP-Tx LX02
SAP- Tx MB5T
SAP- Tx MIGO
SAP- Tx LT01
Sí
No
1
SAP- Tx ME21N
SAP-RF
SAP-RF
Fin
2
1
F710 Recepción PT
DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR DE INFORMACIÓN SEGURIDAD AUXILIAR DE LOGÍSTICA
Recepción material buen
estado (devoluciones)
Ajustar materiales con
diferencias
No
SAP-Tx MB1C
Trasladar de tipo de almacén
Almacenamiento de
producto terminado
¿Hay materiales
sin trasladar?
2
Sí
No
Fin
Consutar materiales sin
confirmar traslado SAP-Tx LX02
SAP-Tx LT10
Verificar inventario en
ubicación(es) Realizar conteo físico
¿Hay material
sobrante?
Trasladar materiales SAP-Tx RF
SAP-Tx LX02
3 No
Sí
3
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Identificar materiales
para almacenar
Se identifican los materiales que se van a
almacenar y se verifica que no existan
novedades en cuanto a cantidad o material
trocado
¿hay novedades?
Sí: Actividad 2
No: ¿Se ubica en Picking?
Sí: Actividad 3
No: Actividad 4
Diaria
Auxiliar de Logística
Montacarguista
2Solicitar corregir
novedad
Se solicita que se corrija presentada, sea
por cantidad, mala identificación, material
trocado o cualquier otra novedad
presentada
No: ¿Se ubica en Picking?
Sí: Actividad 4
No: Actividad 5
Ocasional
Auxiliar de Logística
Montacarguista
3 Corregir novedad
Se corrige la novedad presentada con el
fin de que la información sea coherente
con el material a almacenar y si es
necesario, se solicita la modificación de la
UA correspondiente al auxiliar de
información
Ocasional Auxiliar de Logística
4 Leer Código/EANPor medio de la RF se lee el código/EAN
del material que será almacenado Diaria Auxiliar de Logística
5 Leer UA
Por medio de la RF se lee la UA que va a
ser almacenada para identificar la
ubicación a la que se debe dirigir
Diaria Montacarguista
6 Leer Ubicación
Por medio de la RF se lee la ubicación que
está asignada para el material que se va a
almacenar
Diaria
Auxiliar de Logística
Montacarguista
7 Confirmar ubicación
Se confirma de manera teórica por medio
de la RF la ubicación en la que se pondrá
físicamente
Diaria
Auxiliar de Logística
Montacarguista
8Ubicar material
físicamente
Se ubica físicamente el material según la
ubicación teórica confirmadaDiaria
Auxiliar de Logística
Montacarguista
Objetivo Almacenar el material recibido y garantizar que la ubicación teórica coincida con la física
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
Última fecha de modificación:Revisión:
AlcanceEl procedimiento comprende las actividades de almacenamiento de producto terminado refrigerado y
congelado, en el tipo de almacén que le corresponda al material
Condiciones Generales
1. Para consultar términos y definiciones relacionados con el procedimiento, consultar el documento Términos
y definiciones
2. Para el material congelado se debe seguir el mismo procedimiento solo que debe ser almacenado en la
cava de congelados
3. Para consultar condiciones específicas en cuanto al manejo del los materiales y seguimiento después del
almacenamiento, se debe remitir al procedimiento Almacenamiento de producto refrigerado y congelado
4. La temperatura de la cava de almacenamiento debe ser monitoreada regularmente y se debe realizar de
acuerdo a lo especificado al Procedimiento monitoreo de temperatura durante el almacenamiento
Descripción
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Verificar materiales que se
van a almacenar físico/teorico
con la RF
Fin
Ubicar material físicamente
Recepción de
producto terminado
Leer UA
Leer Ubicación
Confrmar Ubicación SAP-RF
¿Se ubica en
picking?
Solicitar corregir novedad
Sí
No
Leer código/EAN
¿Hay novedades?
Sí
No
Corregir novedad
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Crear documento de
conteo de Inventario
Por medio de la Tx LX16 se crean los
documentos de inventario del tipo de
almacén al que se realizará el inventario.
Ver Instructivo activación y conteo de
inventario
Diaria Auxiliar de información
2Asignar conteo físico
de inventario
Por medio de la Tx LI02N se asigna a los
auxiliares de logística el conteo del
inventario correspondiente. Ver Instructivo
activación y conteo de inventario
Diaria Auxiliar de información
3Realizar conteo físico
del inventario
De acuerdo al inventario asignado por el
auxiliar de información y por medio de la
RF, se realiza el conteo físico de los
materiales. Ver Instructivo activación y
conteo de inventario
¿hay diferencias?
Sí: Actividad 4
No: Fin
Diaria Auxiliar de Logística
4 Activar reconteo
Por medio de la Tx LI14 se activa el
reconteo al inventario que presentó
diferencias. Ver Instructivo activación y
conteo de inventario
Cuando existan
diferenciasAuxiliar de información
5 Ejecutar reconteoPor medio de la RF se realiza el reconteo
del inventario que presentó diferencias
Cuando existan
diferenciasAuxiliar de Logística
6
Eliminar diferencias
de inventario en el
tipo de almacén del
conteo
Por medio de la Tx LI20 se eliminan las
diferencias de inventario que quedaron a
partir del proceso de conteo y reconteo,
enviándolas a la ubicación 999 y que sirve
como insumo para realizar el ajuste de
inventarios. Ver Instructivo activación y
conteo de inventario
Cuando existan
diferenciasAuxiliar de información
7
Compensar/ajustar
diferencias de
inventario
Por medio de la Tx LI21 se
compensan/ajustan materiales con
diferencias con el fin de que el inventario
teórico esté acorde con el físico
Cuando existan
diferenciasAuxiliar de información
Alcance Comprende las actividades de activación, conteo y reconteo de inventario
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO INVENTARIOS
Objetivo Realizar la activación y conteo del inventario para determinar las diferencias que existen teórica y físicamente
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
Condiciones Generales
1. Las actividades que se ejecuten para el proceso de inventarios, deben ser de acuerdo a lo especificado en
la Política ajustes de inventario Colombia
2. Se debe validar que todas las OT del tipo de almacén a inventariar se encuentren confirmadas. De no ser
así, se valida con el proceso de facturación para que las confirmen.
3. Los materiales que reporten una diferencia entre 20 y -20 unidades, se pueden ajustar inmediatamente, si
hay materiales con diferencias mayores, se debe realizar de nuevo el procedimiento y así corroborar la
diferencia.
4. Para consultar el reporte de ajustes de inventario se debe ingresar a la Tx ZWM_POL_1839
5. Los materiales ajustados con diferencias mayores a 20 y -20 unidades deben registrarse para realizar
seguimiento agregando el motivo de su ajuste en el documento de ajustes de inventario
Descripción
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA-MONTACARGUISTA
DIAGRAMA DE FLUJO
Eliminar diferencias de
inventario en el tipo de
almacén del conteo
Activar reconteo
Realizar conteo físico del inventario
Ejecutar reconteo
Crear documento de conteo
de Inventario
Asignar conteo físico de
inventario
Inicio
¿hay diferencias?
SAP-Tx LX16
SAP-Tx LI02N
SAP-Tx LI14
SAP-Tx LI20
SAP-RF
Fin
Sí
No
Compensar/ajustar diferencias
de inventario SAP-Tx LI21
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1
Verificar existencias
totales en
almacenamiento
Se verifica en SAP, por medio de la tx
LX02 las existencias totales de los
materiales en almacenamiento y se
exporta a un archivo en Excel. Ver
Instructivo para la verificación de
material corta fecha
DiariaAuxiliar de
Información
Instructivo para la
verificación de material
corta fecha
2
Identificar y generar
lista de materiales
cortafecha
Se filtran los materiales corta fecha y se
imprime una lista de estos materiales para
moverlos de ubicación en el almacén y se
asigna a un montacarguísta. Ver
Instructivo para la verificación de
material corta fecha
DiariaAuxiliar de
Información
Instructivo para la
verificación de material
corta fecha
Lista de materiales corta
fecha
3 Bloquear materiales
Por medio de la tx LQ02, se bloquean los
materiales que tienen una fecha de
vencimiento igual o inferior a 20 días de
vida útil. Ver Instructivo para la
verificación de material corta fecha
DiariaAuxiliar de
Información
Instructivo para la
verificación de material
corta fecha
4Mover materiales de
ubicación físicamente
Se mueven los materiales de la ubicación
en la que estaban a la zona designada
para el material corta fecha.
Diaria
Auxiliar de Logística
Montacarguista
5
Mover materiales de
ubicación en el
sistema
Por medio de la tx LT10, se realiza el
traslado de ubicación de los materiales
corta fecha en SAP. Ver Instructivo para
la verificación de material corta fecha
DiariaAuxiliar de
Información
Instructivo para la
verificación de material
corta fecha
6Enviar reporte al área
Comercial
Por medio de correo electrónico se envía
un reporte con los materiales identificados
como corta fecha. Este reporte debe ir con
copia al proceso de logística y a comercial
DiariaAuxiliar de
Información
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
AlcanceEl procedimiento comprende las actividades desde la verificación de existencias totales en almacenamiento
hasta el envío al proceso comercial del reporte de materiales cortafecha
Condiciones Generales
1. Para el inicio de este proceso se debe tener ajustado el inventario físico vs. teórico
2. El material con fecha de vencimiento de 25 días o menos, es considerado corta fecha.
3. El material con fecha de vencimiento entre 16 y 23 días es corta fecha para preventa.
4. El material con fecha de vencimiento entre 8 y 15 días es el destinado para donación o destrucción
5. El documento de Excel "cortafecha" utilizado para este procedimiento se encuentra en la carpeta
compartida del proceso de logística/inventarios/operación(del año correspondiente)/cortafecha
7. Para la ejecución de actividades en SAP (las que tienen enunciadas "ingresar a la tx, referente a
transacción) se debe dirigir al Instructivo para la verificación de material corta fecha
6. Los materiales que deben ser bloqueados, son únicamente los que tengan una fecha Igual o inferior a los
20 días de vida útil.
Descripción
Objetivo Identificar y verificar los materiales cortafecha que existan en almacenamiento
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN MATERIAL CORTA FECHA EN ALMACENAMIENTO
AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUÍSTA
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Verificar existencias totales
en almacenamiento
Identificar y generar lista de
materiales cortafecha
Bloquear materiales
Mover materiales de
ubicación físicamente
Mover materiales de
ubicación en el sistema
Envíar reporte de materiales
cortafecha
Fin
SAP-Tx LX02
Lista mater.
SAP-Tx LQ02
SAP-Tx LT10
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Determinar actividad
a realizar
Se determina el tipo de actividad que se va
a realizar ya sea cargue o descargue de
canastas/estibas
¿Es descargue?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 7
Diaria Auxiliar de información
2
Validar información
de canastas
Físico/teorico
Se valida la infomación registrada al
momento de recibir físicamente las
canastas/estibas con respecto a la
información en SAP, se determina el canal
al que pertenece el cliente y las diferencias
que pueden existir determinando cuales
clientes se requiere hacer ajustes
Diaria Auxiliar de información
3
Descargar
canastas/estibas
teóricamente
Por medio de la Tx MB51 se realiza el
descargue teórico de las canastas/estibas
de acuerdo a la validación anteriormente
realizadda. Ver Instructivo
administración de material de embalaje
Diaria Auxiliar de información
4
Contabilizar
descargue de
canastas /estibas
Por medio de la Tx VL06O se contabilizan
las canastas/estibas descargadas y se
determina si:
¿Hay diferencias?
Sí: Actividad 5
No: Fin
Diaria Auxiliar de información Instructivo administración
de material de embalaje
5 Agregar canastas
Por medio de la Tx MI01 se agregan las
canastas y con la Tx MI04 se ingresa la
diferencia de cantdad existente. Ver
Instructivo administración de material
de embalaje
Cuando exista
diferenciaAuxiliar de información
Instructivo administración
de material de embalaje
Objetivo Establecer las actividades para la administración (Inventario, cargue y descargue) del material de embalaje del
centro de distribución
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE MATERIAL DE EMBALAJE
AlcanceAplica para las actividades de cargue de canastas a clientes y descargue de material de embalaje proveniente
de clientes y agencias
Condiciones Generales
1. El inventario general de activos logísticos se debe realizar una vez al mes, donde se realiza el conteo total
del inventario y se hacen los ajustes que se deriven de dicho conteo. Los ajustes se realizan de inventario se
realizan de la misma forma en la que se realizan los ajustes cuando existen diferencias en el descargue de
canastas
2. La información de entrada para el descargue teórico de canastas es proporcionada por el proceso de
devoluciones por medio del PUME
4. La información de entrada para el cargue de canastas es proporcionada por la Operación bajo techo por
medio del PUME
5. Las novedades presentadas por opperar en cuanto al número de canastas cargadas, deben ser validadas
con los datos que se encuentren en el PUME y en la planilla de canastas cargadas, sumistrada por parte de
seguridad
6. Para cargar/descargar canastas/estibas el auxiliar de información determina si lo hace masivamente por la
Tx ZLE_POL_0040 o uno a uno por medio de la Tx VL01NO. Ver Instructivo administración de material de
embalaje
7. Cuando llegue un activo logístico nuevo que se debe ingresar al inventario, se debe hacer por medio de la
Tx MIGO como una entrada de mercancía. Ver Instructivo administración de material de embalaje
8. Cuando exista una salida de activos logísticos (como reciclaje de canastas y cajas o envío de cajas a un
cliente) se debe hacer por medio de la Tx MB1A. Ver Instructivo administración de material de embalaje
Descripción
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
6Contabilizar
diferencias
Por medio de la Tx MI04 se contabilizan
las diferencias registradas anteriormente.
Ver Instructivo administración de
material de embalaje
Cuando exista
diferenciaAuxiliar de información
Instructivo administración
de material de embalaje
7
Validar información
de canastas
cargadas
Se validan las novedades presentadas por
Opperar con la información de las
canastas que se cargaron registradas en el
PUME y la planilla de seguridad y se
corrigen si es el caso
Diaria Auxiliar de información
8Cargar teóricamente
canastas /estibas
Por medio de la Tx ZLE_POL_0040
VL01NO se realiza el cargue de las
canastas según la información validada en
el paso anterior. Ver Instructivo
administración de material de embalaje
Diaria Auxiliar de información Instructivo administración
de material de embalaje
9Contabilizar cargue
de canastas /estibas
Posterior al cargue de canastas, se
contabiliza dicho cargue por medio de la Tx
VL06O. Ver Instructivo administración
de material de embalaje
Diaria Auxiliar de información Instructivo administración
de material de embalaje
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
AUXILIAR DE INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Validar información de
canastas Físico/teorico
Determinar actividad a
realizar
SAP-Tx MB51
Descargar canastas/estibas
teóricamente
Contabilizar descargue de
canastas /estibas
SAP-Tx ZLE_POL_0040
SAP-Tx VL06O
¿Hay diferencias?
Agregar canastas
Contabilizar diferencias
SAP-Tx MI01-MI04
SAP-Tx MI20
Sí
No
¿Es descargue?
Validar información de
canastas cargadas
Sí
No
1 2
AUXILIAR DE INFORMACIÓN
Cargar teóricamente canastas
/estibas SAP-Tx ZLE_POL_0040
Contabilizar cargue de
canastas /estibas SAP-Tx VL06O
Fin
1 2
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Borrar necesidades de
transporte
Por medio de la Tx ZWM_POL_1392_2
se borran las necesidades de transporte
que puedan existir de anteriores procesos
con el fin de que el proceso empiece de
cero y se ejecute óptimamente. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
¿Es reapro picking?
Sí: Actividad 2
No: ¿Es reapro a 407?
Sí: Actividad 10
No: Actividad 9
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
2
Crear necesidades de
re aprovisionamiento
(401)
Por medio de la Tx LP21 se generan las
necesidades de reaprovisionamiento de
acuerdo a la tabla Z. Ver Instructivo
reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
3 Generar OT
Por medio de la Tx LB10 se genera la OT
para que se ejecute el reaprovisionamiento
por parte de los montacarguista. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
4Loguearse en la cola
correspondiente
Por medio de la RF se loguea en la cola que
el auxiliar de información indique. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario MontacarguistaInstructivo
reaprovisionamiento
5 Bajar material
Se baja físicamente el material que se
reaprovisionará de almacenamiento el cual
debe tener UA, coincidir el lote y cantidad,
por lo que se determina si:
¿Hay novedades?
Sí: Actividad 6
No: Actividad 7
Diario Montacarguista
6Generar otro
movimiento
Se genera otro movimiento de acuerdo a la
novedad presentada, ya sea hacer un
cambio de lote, o generar la UA en caso de
que la estiba no la tenga
Cuando exista
novedadAuxiliar de Información
7 Leer UA
Por medio de la RF se hace lectura de la
UA del material a reaprovisionar. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario MontacarguistaInstructivo
reaprovisionamiento
Alcance Aplica para el reaprovisionamiento de los tipos de almacén 401 al 407
Condiciones Generales
1. El reaprovisionamiento al tipo de almacén 401 se hace de acuerdo a la información suministrada en la tabla Z
2. El reaprovisionamiento a los tipos de almacén 403-404 se hace de acuerdo a la información de la tabla de
estimado de ventas y la confirmación de la OT debe ser ejecutada en dos etapas
3. El reaprovisionamiento a el tipo de almacén 407 se realiza de acuerdo a el pedido suministrado por parte de
plataforma éxito y la confirmación de la OT debe ser ejecutada en dos etapas
4. Para suministrar los datos de la tabla de estimado de ventas por día, se ingresa a la Tx ZWM_POL_2715_2 y
allí se ingresa o actualiza la información que lo requiera
Descripción
Reaprovisionamiento a tipo de almacén 401
Objetivo Establecer las actividades a seguir para el reaprovisionamiento de los diferentes tipos de almacén
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REAPROVISIONAMIENTO
8Leer ubicación y
confirmar OT
Por medio de la RF se lee el código de
ubicación en la cual ubicará el material y se
confirma la OT del reaprovisionamiento. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario MontacarguistaInstructivo
reaprovisionamiento
9Ubicar material
físicamente
Ubicar físicamente el material de acuerdo al
código de ubicación leído y confirmado en la
OT
Diario Montacarguista
10
Crear necesidades de
re aprovisionamiento
(403-404)
Por medio de la Tx ZWM_POL_2715_1 se
crean las necesidades de transporte para el
reaprovisionamiento a bandas 403 y 404 y
se prosigue con la actividad 13. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
11Suministrar y generar
entregas
Por medio de la Tx VL10C se suministran
los pedidos y se generan las entregas
correspondientes a la plataforma éxito. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y
facturación de pedidos
12 Crear transporte
Por medio de la Tx VT01N se el trasporte
para la plataforma éxito. Ver Instructivo
para el procesamiento y facturación de
pedidos
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y
facturación de pedidos
13
Crear necesidades de
re aprovisionamiento
(407)
Por medio de la Tx ZWM_POP_1458_1 se
crean las necesidades de
reaprovisionamiento para la banda 407 de
acuerdo a las entregas suministradas. Ver
Instructivo reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
14 Generar OT
Por medio de la Tx LB10 se generan las OT
para cada una de las bandas a
reaprovisionar asignando la cola
correspondiente. Ver Instructivo
reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo
reaprovisionamiento
15Loguearse en la cola
correspondiente
De acuerdo al tipo de almacén a
reaprovisionar, debe loguearse en la cola
correspondiente por medio de la RF
Diario Auxiliar de Logística
16
Leer ubicación origen
y confirmar toma de
material
Se lee la ubicación del material el cual debe
coincidir el lote y cantidad, que se va a
reaprovisionar, ejecutando así a primer
etapa de la confirmación de la OT. Ver
Instructivo reaprovisionamiento por lo
que se determina si:
¿Hay novedades?
Sí: Actividad 17
No: Actividad 18
Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo
reaprovisionamiento
17Generar otro
movimiento
Se genera otro movimiento de acuerdo a la
novedad presentada, ya sea hacer un
cambio de lote, o generar la UA en caso de
que la estiba no la tenga
Cuando exista
novedadAuxiliar de Información
18Leer ubicación destino
y confirmar OT
Se lee la ubicación destino en la banda
donde se ubicará el material y se confirma
con esta segunda etapa la OT del
reaprovisionamiento. Ver Instructivo
reaprovisionamiento
Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo
reaprovisionamiento
19Ubicar material
físicamente
Se ubica físicamente el material de acuerdo
a la ubicación destino confirmadaDiario Auxiliar de Logística
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
Reaprovisionamiento a Bandas
AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUISTA
DIAGRAMA DE FLUJO
SAP-Tx ZWM_POL_1392_2
Borrar necesidades de
transporte
Leer UA
Inicio
Fin
Crear necesidades de re
aprovisionamiento (401)
Generar OT
Bajar material
Leer ubicación y confirmar OT
Ubicar material fisicamente
SAP - RF
SAP-Tx LP21
SAP-Tx LB10
Loggearse en la cola
correspondiente SAP - RF
1 ¿Es reapro a
picking?
Sí
No
¿Hay novedades? Generar otro movimiento Sí
No
DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUISTA
Leer ubicación origen y
confirmar toma de material
Fin
Generar OT
Leer ubicación destino y
confirmar OT
Ubicar material fisicamente
SAP - RF
SAP-Tx LB10
Loguearse en la cola
correspondiente SAP - RF
SAP - RF
Suministrar y generar
entregas
Crear transporte
SAP-Tx VL10C
SAP-Tx VL10C
¿Es reapro a 407?
Crear necesidades de re
aprovisionamiento
refrigerados (403-404)
SAP-Tx ZWM_POL_2715_1
Sí
No
SAP-Tx ZWM_POP_1458_1
Crear necesidades de re
aprovisionamiento (407)
1
¿Hay novedades? Generar otro movimiento Sí
No
5.3.2 Facturación
Para el proceso de facturación se definieron dos procedimientos
Procedimiento facturación
Procedimiento Picking en dos pasos
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Validar rutas y
clientes/Suministrar
Por medio de la Tx VL10C se miran y
validan los pedidos existentes para
determinar las entregas que se deben
realizar. Ver Instructivo para el
procesamiento y facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Planificador
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
2 Generar entregas
Se generan las entregas correspondientes
al corte de acuerdo a los pedidos
existentes. Ver Instructivo para el
procesamiento y facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
3 Crear transporte
Por medio de la Tx VT01N se crea el
manifiesto para la cada una de las rutas
que llevarán los pedidos. Adicionalmente se
deben llenar los datos del planificador
según la hoja que corresponda. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Planificador
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
4
Generar orden de
transporte de
materiales
Por medio de la Tx VL06P se genera la
orden de transporte para que el material
pueda ser usado en el alistamiento de los
pedidos. Ver Instructivo para el
procesamiento y facturación de pedidos
¿Está en ubicación 131?
Sí: Procedimiento Reaprovisionamiento y
seguir con actividad 13
No: ¿Hay algún material agotado?
Sí: Actividad 5
No: Actividad 13
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
Procedimiento
reaprovisionamiento
Objetivo Establecer las actividades a seguir para el procesamiento y facturación de pedidos
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN
AlcanceEl proceso comprende las actividades de facturación, desde la validación de rutas y clientes hasta la entrega de
facturas
Descripción
Condiciones Generales
1. Antes de iniciar el proceso se debe verificar que la ubicación de entrada de materiales (810) se encuentre
vacía. De no ser así, se envía un correo al proceso de inventarios informando la novedad con los materiales que
no han sido ubicados
2. Si existe algún material agotado o con novedades al momento de generar el alistamiento para packing y picking
que genere conflictos en ésta actividad, se solicita al auxiliar de información de inventarios que valide dicha
novedad y si es necesario lo bloquee.
3. El alistamiento de porta perros y peso variable se ejecuta por separado, lo alista un auxiliar de logística aparte y
lo agrega a cada pedido listo, según corresponda. El peso variable se debe alistar con una cantidad igual o inferior
al pedido, nunca superior.
4. Si al momento de solicitar el reaprovisionamiento el facturador indica que no hay más cantidades para realizar
dicho reaprovisionamiento, dependiendo de la situación se procede así:
*Si no se puede cubrir ni una sola unidad del material al pedido, el auxiliar de logística pone la diferencia cero en
la RF para que se modifique la entrega, en caso de poder hacerlo desde la RF se solicita al facturador que la
modifique desde SAP
*Si se cubre una cantidad parcial del material del pedido, se solicita al facturador que modifique la entrega con la
diferencia que exista.
5. Dependiendo del cliente y el turno en el que se encuentre el facturador, varía a quien se le hace la entrega de
la papelería así:
*Si es el turno uno, se hace entrega de la papelería al facturador del turno dos.
*Del turno dos en adelante se le entrega a Opperar.
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
5Generar informe de
material agotado
Por medio de la Tx ZSD_POO_0330 se
genera un informe con la cantidad de
materiales agotados y se notifica al
coordinador de turno parra que haga a
respectiva validación
Cada vez que
existan
agotados
Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
6Validar si se deja
como agotado
Se determina si el pedido se procesa con
agotado(s) o se descausaliza(n) y la
operación se encarga de disponer el(los)
material(es) para que sean procesado(s)
con el pedido
Cada vez que
existan
agotados
Coordinador de turno
7
Autorizar el
procesamiento de
pedido con agotado
Se autoriza el procesamiento del pedido
con agotados por medio de un correo
electrónico y se prosigue con la actividad
10
Cada vez que
existan
agotados
Coordinador de turno
8
Solicitar
descausalización y
uso del material
Se solicita al auxiliar de información
(facturador) que descausalice el(los)
materiales(s) y la operación se encarga de
disponer del(los) material(es)
Cada vez que
existan
agotados
Coordinador de turno
9Descausalizar y usar
material
¿Está en un vehículo para descargar?
Sí: Actividad 11 y descausalizar
No: Actividad 10
Cada vez que
existan
agotados
Auxiliar de InformaciónProcedimiento
Reaprovisionamiento
10
Omitir de la entrega y
dejar causal de
agotado
Se omite el material de la entrega, se deja
la causal de agotado y se prosigue con la
actividad 13. Ver Instructivo para el
procesamiento y facturación de pedidos
Ocasional Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
11
Solicitar el descargue
del vehículo y traslado
del material
Se solicita a inventarios que realice el
descargue y traslado teórico del material
requerido, para que se pueda realizar el
proceso mientras se ubica físicamente. El
auxiliar de logística se direcciona para que
realice las actividades según el
Procedimiento Recepción de producto
terminado
Ocasional Auxiliar de InformaciónProcedimiento Recepción
de producto terminado
12
Solicitar
descausalización y
uso del material
Se autoriza la búsqueda del material para
que el proceso de facturación no deje
causal de agotado y se descausalice.
Diario Coordinador de turno
13Generar listas de
packing
Por medio de la Tx ZSD_POL_0363 se
generan las listas de alistamiento de
packing y se entrega a los auxiliares de
logística para que realicen dicha actividad.
Ver Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de logística
Lista de materiales
(Packing)
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
14Generar etiquetas
para picking
Por medio de la Tx ZSD_POL_0360 se
generan las etiquetas (o Sticker) para la
lectura del pedido por medio de las RF. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
15Separar y alistar
packing
De acuerdo a la lista de packing entregada
por el facturador, se procede a separar los
materiales y alistar dicho packing en el
puesto de banda correspondiente
Diario Auxiliar de logísticaLista de materiales
(Packing)
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
16
Procedimiento
alistamiento de
pedidos (Picking)
Se ejecuta la actividad de acuerdo al
Procedimiento Alistamiento de pedidos
(picking). Y después se determina si el
pedido:
¿Requiere certificación?
Sí: Actividad 17
No: ¿Requiere avisos de despacho?
Sí: Actividad 20
No: Actividad 22
Diario Auxiliar de logísticaProcedimiento alistamiento
de pedidos
17Generar listas de
certificación
se generan las listas de certificación y se
entregan al auxiliar de logística que
ejecutara el conteo. Ver Instructivo para el
procesamiento y facturación de pedidos
Diario Auxiliar de InformaciónLista de materiales
(Certificación)
18Realizar conteo de
certificación
De acuerdo a la lista de certificación se
realiza el conteo y se determina:
¿Hay novedades?
Sí: Actividad 14
No: ¿Requiere avisos de despacho?
Sí: Actividad 20
No: Actividad 22
Cuando el
pedido requiera
certificación
Auxiliar de logísticaLista de materiales
(Certificación)
19 Corregir novedad
Se corrige la novedad de acuerdo a la
naturaleza de ésta. Si es faltante, se
completa el pedido y si es sobrante, se
retira la cantidad que sobra. La novedad
corregida se debe reportar para que se le
realice seguimiento
¿Requiere avisos de despacho?
Sí: Actividad 14
No: Actividad 16
Ocasional Auxiliar de logística
20Generar Avisos de
despacho
Por medio de la Tx ZSD_POL_1203_1
se generan los avisos de despachos
correspondientes al pedido que los requiera
y se entregan al auxiliar de logística. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
21Poner avisos de
despacho
Se ponen los avisos de despacho al pedido
correspondienteAuxiliar de logística
22 Contabilizar
Después de que el alistamiento de pedido
es confirmado por parte de los auxiliares de
logística, por medio de la Tx VT02N se
contabiliza los pedidos y la entrega. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
23 Facturar
Posterior a la contabilización del pedido, en
la misma transacción (VT02N) se genera la
factura del pedido correspondiente. Ver
Instructivo para el procesamiento y
facturación de pedidos
Diario Auxiliar de Información
Factura o Documento de
Traslado/Remisión entre
bodegas
Instructivo para el
procesamiento y facturación
de pedidos
24Entregar
Manifiesto/Papelería
Se hace la entrega de Manifiesto/papelería
según correspondaDiario Auxiliar de Información Manifiesto/Papelería
Última fecha de modificación: Revisión:
Cuando el
pedido requiera
avisos de
despacho
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA COORDINADOR DE TURNO
DIAGRAMA DE FLUJO
Validar rutas y clientes/
suminitrar
Generar entregas
Crear transporte
Generar informe de material
agotado
Generar etiquetas para
picking
Inicio
¿Hay algún
material
agotado?
¿Está en ubicación
131?
Solicitar el descargue del
vehículo y traslado del
material
Omitir de la entrega y dejar
causal de agotado
Si
No
Alistamiento de pedidos(Picking)
¿Requiere
certificación?
Generar Lista de certificación
Relizar conteo de
certificación
¿Hay novedades?
Lista mat.
Si
No
S
No
Si
SAP-Tx VL06P
SAP-Tx VL10C
SAP-Tx VL10C
SAP-Tx VT01N
Generar listas de packing
SAP-Tx ZSD_POL_0360
SAP-Tx ZSD_POL_0363 Lista mat.
No
Separar y alistar packing
SAP-Tx
¿Está en un vehículo
para descargar?
No
Si Reaprovisionamiento
Autorizar el procesamiento
de pedido con agotado
Recepción
Validar si se deja como
agotado
¿Se procesa el
pedido con agotado?
Crear orden de transporte
1
1
Si
Solicitar descausalización y
uso del material
Descausalizar y buscar
material
SAP-Tx ZSD_POO_0330
SAP-Tx VA05N No
1 2
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA COORDINADOR DE TURNO
Contabilizar
Facturar
Entregar Manifiesto/Papelería
Corregir novedad
¿Requiere avisos
de despacho?
Generar avisos de despacho
Poner avisos de
despacho
No
S
Inicio
SAP-Tx VT02N
Factura SAP-Tx VT02N
SAP-Tx ZSD_POL_1203_1
1 2
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Determinar el tipo de
pedido
¿Es un pedido de traslado?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 3
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
2Suministrar pedido de
traslado
Por medio de la Tx VL10D se determinan
las entregas por pedido de traslado que se
deben realizar y se suministran. Ver
Instructivo Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
3Suministrar pedido de
venta
Por medio de la Tx VL10C se determinan
las entregas por pedido de venta para
comercializadoras que se deben realizar y
se suministran. Ver Instructivo Picking en
dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
4 Crear transporte
Por medio de la Tx VT01N se crea el
transporte para la entregas con todos los
materiales que se van a alistar. Ver
Instructivo Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
5 Asignar grupo
De acuerdo al transporte creado
anteriormente, se asigna un grupo de
entregas por medio de la Tx LT43. Ver
Instructivo Picking en dos pasos
¿Es un pedido de traslado?
Sí: Actividad 4
No: Actividad 5
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
6
Bloquear salidas
desde tipo de
almacén 401
Por medio de la Tx LS12 se bloquea la
salida de materiales del tipo de almacén
401, con el fin de que las OT se generen
desde el tipo de almacén 131. Ver
Instructivo Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
7Crear OT para la
toma
Por medio de la Tx LX39 se genera la OT
correspondiente a la toma de materiales
para el grupo. Al finalizar la creación de OT
para pedido de traslado entre agencias, se
debe desbloquear inmediatamente el tipo
de almacén 401. Ver Instructivo Picking
en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
8
Separar material
físicamente y
confirmar OT
Por medio de la RF se realiza la toma de
materiales pertenecientes al grupo y se
confirma la OT. Ver Instructivo Picking en
dos pasos
Diaria MontacarguistaInstructivo Picking en dos
pasos
Objetivo Establecer las actividades a ejecutar para el procesamiento y alistamiento de pedidos por medio de picking en
dos pasos
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PICKING EN DOS PASOS
AlcanceAplica para el procesamiento y alistamiento de pedidos de traslado entre agencias y pedidos de agentes
comercializadores los cuales se ejecutan por medio del picking en dos pasos
Condiciones Generales
1. Para suministrar pedidos, en el alistamiento de pedidos de traslado, se hará por medio de la transacción
(Tx) VL10D y para el alistamiento de pedidos de venta de agentes comercializadores usando la Tx VL10C
2. La contabilización de los pedidos se realizará para los pedidos de traslados por medio de la Tx VL06O y
para los pedidos de venta de agentes comercializadores con la Tx VT02N
3. Los pedidos de traslados entre agencias deben ir acompañados por un Documento de Traslado/Remisión
entre bodegas que se genera al final del proceso por medio de la Tx ZSD_POS_0170 y para los agentes
comercializadores, se generará un a factura por medio de la Tx VT02N
4. Cuando se esté procesando pedidos de traslado entre agencias y se bloquee el tipo de almacén 401, al
finalizar la creación de OT para la toma, debe ser desbloqueado inmediatamente
Descripción
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
9Imprimir listas de
certificación
Posterior a la confirmación de la OT de
toma de materiales por parte del
montacarguista, se procede a generar las
listas de certificación por medio de la Tx
ZWM_POL_2821_1 y se entrega para que
se realice el conteo de certificación. Ver
Instructivo Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
10Realizar conteo de
certificación
Se realiza el conteo de certificación de
acuerdo a la lista de certificación
suministrada
¿Hay novedades?
Sí: Actividad 11
No: Actividad 12
Diaria Auxiliar de logística
11 Corregir novedadSe corrige la novedad presentada, ya sea
agregar por faltante o quitar por sobrante Ocasional Montacarguista
12Crear OT por pedidos
(Asignación)
Por medio de la Tx LX39 se genera la OT
por pedido/entregas para que se realice la
separación de éstos. Ver Instructivo
Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos
pasos
13Generar etiquetas
para picking
Por medio de la Tx ZSD_POL_0360 se
generan las etiquetas (o Sticker) para la
lectura del pedido por medio de las RF.
Ver Instructivo Picking en dos pasos
DiarioAuxiliar de
Información
Instructivo Picking en dos
pasos
14
Procedimiento
alistamiento de
pedidos (Picking)
Se realiza la separación de acuerdo al
Procedimiento Alistamiento de pedidos
(picking).
Diario Auxiliar de logística
Procedimiento
Alistamiento de pedidos
(picking)
15Transportar a zona de
cargue
Posterior a la separación de pedidos se
transporta físicamente a la zona de cargue
y se informa al auxiliar de información la
ejecución de la actividad
Diaria Auxiliar de logística
16Crear transporte a
pedidos/entregas
De acuerdo a los pedidos generados, se
crean los transportes correspondientes por
medio de la Tx VT01N. Ver Instructivo
Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de información Instructivo Picking en
dos pasos
17Contabilizar pedido
de traslado
Al finalizar el alistamiento de pedidos y
confirmación de la OT se contabiliza el
pedido de traslado por medio de la Tx
VL06O Ver Instructivo Picking en dos
pasos
Diaria Auxiliar de información Instructivo Picking en
dos pasos
18Imprimir Documento
traslado
Por medio de la Tx ZSD_POS_0170 se
imprime el "Documento de
traslado/remisión entre bodegas" Ver
Instructivo Picking en dos pasos
Diaria Auxiliar de información Instructivo Picking en
dos pasos
19Contabilizar pedido
de venta
Al finalizar el alistamiento de pedidos y
confirmación de la OT se contabiliza el
pedido de venta por medio de la Tx
VT02N. Ver Instructivo Picking en dos
pasos
Diaria Auxiliar de información Instructivo Picking en
dos pasos
20Imprimir Documento
Factura
Por medio de la Tx VT02N se imprime la
factura de pedido de venta Diaria Auxiliar de información
Instructivo Picking en
dos pasos
Última fecha de modificación:Revisión:
MONTACARGUISTA AUXILIAR DE LOGÍSTICA MONTACARGUISTA
DIAGRAMA DE FLUJO
Determinar el tipo de pedido
Realizar conteo de
certificación
Crear OT por pedidos
(Asignación)
Separar material físicamente
y confirmar OT
Sí No
Inicio
Fin
Crear transporte
Asignar grupo
Crear OT para la toma
Imprimir listas de
certificación
¿Hay novedades?
Crear transporte por
entregas
Contabilizar pedido de venta
Imprimir Documento traslado
Trasportar a zona de cargue
Corregir novedad
SAP-Tx VT01N
SAP-Tx LT43
SAP-RF
Lista mat.
SAP-Tx LX39
SAP-Tx VT01N
SAP-RF
SAP-Tx VL06O
Doc Traslado
SAP-Tx ZSD_POS_0170
SAP-Tx LX39
¿Es un pedido de
traslado?
Bloquear salidas desde tipo
de almacén 401
Sí
No
Alistamiento de pedidos(Picking)
Imprimir Stickers para picking SAP-Tx ZSD_POL_0360
SAP-Tx LS12
¿Es un pedido de
traslado?
Suministrar pedido de
traslado
Suministrar pedido de venta SAP-Tx VL10C
SAP-Tx VL10D
Sí
No
¿Es un pedido de
traslado?
Contabilizar pedido de
traslado
Imprimir Factura
Factura SAP-Tx VT02N
SAP-Tx VT02N
Sí
No
SAP-Tx ZWM_POL_2821_1
5.3.3 Operación bajo techo:
Cabe aclarar que dentro de los procedimientos anteriormente enunciados,
se encuentra la parte operativa correspondiente a “Operación bajo techo”
pero son asociados principalmente a los otros procesos ya que son los
encargados tanto de abrir como de cerrar dichos procedimientos, por lo que
para este proceso se crearon dos porcedimientos:
Procedimiento alistamiento de pedidos (Picking)
Procedimiento de cargue de vehículos
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Escanear código de
barras de la entrega
Por medio de la RF se escanea el código de
barras de la entrega con el fin de obtener la
información referente a los materiales y
cantidades que deben ir en dicha entrega
Diaria Auxiliar de logística
2
Poner la cantidad y
material de acuerdo a
lo solicitado
De acuerdo a la información proporcionada
por la lectura del código, se ponen en la
entrega la referencia y cantidad de
materiales solicitada, verificando que no
tenga pérdida de vacío o cortafecha
¿Hay novedades con el material?
Sí: Actividad 3
No: Actividad 4
Diaria Auxiliar de logística
3 Confirmar OT
Se confirma la OT con la cantidad total
solicitada
¿Solicita más materiales?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 5
Diaria Auxiliar de logística
4Confirmar OT con
diferencia
Se confirma la OT con la diferencia que se
generó, ya sea parcial o total
¿Solicita más materiales?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 5
Ocasional Auxiliar de logística
5
Unificar y ubicar
pedidos por ruta en
zona correspondiente
Se agrupan los pedidos por ruta y se ubican
en la zona correspondiente para proseguir
con el proceso de cargue, adicionalmente
se deben agregar los materiales de
congelados, peso variable y demás que
puedan pertenecer a cada uno de los
pedidos
Diaria Auxiliar de logística
6Confirmar ejecución y
finalización del picking
Se confirma al auxiliar de información la
finalización del proceso de alistamiento de
pedidos (picking) para que prosiga con las
actividades del proceso correspondiente
(Facturación)
Diaria Auxiliar de logística
Objetivo Determinar las actividades a realizar para el proceso de alistamiento de pedidos (picking)
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO DE PEDIDOS (PICKING)
Última fecha de modificación: Revisión:
Alcance Aplica para el alistamiento de pedidos (picking) por banda o piso
Descripción
Condiciones Generales
1. El puesto 1 de la cola en la banda de alistamiento (en el picking) es el encargado de colocar las etiquetas (o
stickers) en cada una de las canastas. Adicionalmente cada puesto debe alistar un total de canastas vacías según
corresponda.
2. Para la ejecución del picking se asigna un auxiliar de logística por estación en la banda transportadora.
3. El auxiliar de logística debe garantizar que presente averías, pérdida de vacío o cuente con una fecha inferior a
los ocho días para su vencimiento. Éste debe ser separado al encontrarse en el proceso de packing y picking y
posteriormente se coloca en la zona destinada a éste tipo de material.
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA
DIAGRAMA DE FLUJO
Escanear código de barras de
la entrega
Poner la cantidad y material
de acuerdo a lo solicitado
Inicio
¿Hay novedades con
el material?
Confirmar ejecución y
finalización del picking
Confirmar OT
Si
Unificar y ubicar pedidos por
ruta en zona correspondiente
Si
No
Confirmar OT con diferencia
No
¿Solicita más
materiales?
Facturación
Fin
SAP-RF
SAP-RF
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1 Validar rutas
Se validan las rutas que van a salir durante
el turno para planificar el cargue de
acuerdo a los que se especifica en el
documento Planificador
Diaria Auxiliar de información Planificador
2
Entregar planificador
de rutas a personal
de patio
Se entrega el Planificador de rutas al
personal de patio para que esté al tanto de
los vehículos que van a ingresar para el
cargue
Diaria Auxiliar de información Planificador de rutas
3Hacer relación de
sellos para el cargue
se determinan los sellos que se usaran en
los vehículos que serán cargados y se
registran en el documento de Relación de
sellos. Adicionalmente se marcan los
sellos con la ruta en la que irán.
Diaria Auxiliar de información Relación de sellos
4Verificar pedidos a
cargar en el vehículo
Se verifica los pedidos que serán cargados
al vehículo con el fin de asegurar que son
los que corresponden a dicho vehículo
Diaria Auxiliar de información
5Cargar pedidos al
vehículo
Se cargan los pedidos en los vehículos
según lo especificado en el planificador de
rutas, siguiendo los especificado en el
Procedimiento Cargue de Producto
Terminado Refrigerado y Congelado
Diaria Auxiliar de logística
Planificador de rutas
Procedimiento Cargue de
Producto Terminado
Refrigerado y Congelado
6Registrar canastas y
estibas en el PUME
Se registran en el documento PUME la
cantidad de canastas y estibas que se
cargan por entrega asociando si se cargan
al auxiliar de distribución o al cliente
DiariaAuxiliar de gestión
control
Planilla única de material
de embalaje (PUME)
7Generar recibo para
el control de canastas
Se genera el Recibo para el control de
canastas con la cantidad de canastas que
van por pedido registradas anteriormente y
se entrega al facturador para que lo anexe
a la papelería
¿Requiere arqueo?
Sí: Actividad 8
No: Actividad 9
DiariaAuxiliar de gestión
logística
Recibo para el control de
canastas
Objetivo Realizar el proceso de cargue de pedidos en los vehículos y garantizar que se envíe la cantidad solicitada al
cliente.
PROCEDIMIENTO CARGUE DE VEHÍCULOS
Alcance Comprende las actividades desde validar las rutas hasta que se ponen los sellos a los vehículos cargados.
Condiciones Generales
1. Al iniciar el proceso se deben verificar las novedades que puedan existir en cuanto a las rutas que deben
ser cargadas. Estas novedades se describen en el planificador de rutas.
2. Cuando se realiza la relación de sellos, se debe tener en cuenta si el vehículo tiene una puerta o dos, ya
que si tiene dos, se deben relacionar dos sellos, uno para cada puerta.
3. Se debe manejar el PUME impreso en el que se relaciona la información de las rutas, sellos y canastas, con
el fin de tener la información accesible fácilmente durante la operación.
4. Antes del cargue de agencias se debe diligenciar el formato F713 Informe Flota Viajera con el fin de
verificar las condiciones necesarias que debe cumplir el vehículo que será cargado.
5. El formato de Arqueo y Verificación de Mercancía en Vehículo debe ser entregado al coordinador de
turno para anexarlo al archivo del pedido.
Descripción
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
8
Realizar arqueo/
verificación de
mercancía en el
vehículo
Se realiza el arqueo y verificación del
vehículo cargado por medio del formato
Arqueo y Verificación de Mercancía en
Vehículo
Diaria Auxiliar de logísticaArqueo y Verificación de
Mercancía en Vehículo
9Poner sello al
vehículo
Se pone el sello al vehículo según lo
especificado en el documento de relación
de sellos. En caso de que el vehículo sea
de dos puertas, se deben colocar dos
sellos.
Diaria Auxiliar de logística PUME impreso
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA
DIAGRAMA DE FLUJO
Hacer relación de sellos para
el cargue
Cargue producto
terminado a clientes
Poner sellos al vehículo
Arqueo y verificación
Registrar canastas y estibas en
el PUME
Realizar arqueo/verificación
de marcancía en el vehículo
Inicio
Generar recibo para el control
de canastas
Validar rutas
Entregar planificador de rutas
a personal de patio
Verificar pedidos a cargar en
el vehículo
Fin
Relación de
¿Requiere arqueo? No
Si
5.3.4 Devoluciones
Para el proceso de devoluciones de crearon dos procedimientos
Procedimiento devoluciones
Procedimiento re despachos
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Recibir vehículo con
devoluciones
Para iniciar con éste proceso, los auxiliares
de distribución deben contar con un turno
para atenderlos que es entregado en
portería. El vehículo se recibe en el muelle
para la recepción de los materiales
devueltos y cada rol se encarga de hacer
la recepción según corresponda.
Diaria
Auxiliar de
Información
Auxiliar de logística
2Verificar temperatura
del vehículo
Se debe verificar la temperatura del
vehículo. Ver Procedimiento de
inspección de producto - Devoluciones
en buen estado
Diaria Auxiliar de logística
Procedimiento de
inspección de producto -
Devoluciones en buen
estado
3 Contar y almacenar
Se descargan y cuentan la cantidad de
canastas/estibas que vienen en el vehículo
y se registran en el formato físico PUME
para proporcionar una entrada al
Procedimiento administración de
material de embalaje
Diaria Auxiliar de logística
PUME
Procedimiento
administración de
material de embalaje
AlcanceEl proceso comprende las actividades desde la recepción de vehículos con devoluciones, hasta el envío a su
respectivo destino
Descripción
Canastas y estibas
1. Los materiales provenientes de las devoluciones pueden ser:
Buen estado: Son aquellos materiales que regresan al CEDI el mismo día que son despachados y pueden ser
sobrantes o para reenvío.
Sobrantes: Son aquellos materiales que al finalizar la entrega de pedidos, regresan al CEDI porque no
correspondía a ningún pedido existente en la ruta de despacho.
Mal estado: Son aquellos materiales que regresan al CEDI desde el siguiente día que son despachados,
están averiados o con perdida de vacío
Canastas y estibas: Son las canastas y estibas provenientes de los pedidos realizados y que retornan al
CEDI.
2. La recepción de canastas y estibas se realiza por parte del auxiliar de logística y la de materiales se realiza
por parte de los auxiliares de información en las ventanillas. En ambos casos, el auxiliar de distribución es el
encargado de descargar el vehículo y hacer la entrega
3. En la recepción de material en buen o mal estado se debe discriminar si la factura es crédito o contado, las
facturas crédito deben ser depositadas en el cajón correspondiente para que se hagan el proceso por el
auxiliar de información que le corresponde este tipo de facturas.
4. Cuando exista una novedad en la entrega de facturas (que no las tenga y por tanto no as entregue al
momento de realizar las devoluciones) crédito o salidas varias por parte del auxiliar de distribución, se da un
plazo de máximo 24 horas para que se realice dicha entrega y entregar el paz y salvo por parte del auxiliar de
información
5. En cada proceso de devolución se debe diligenciar la información requerida por el legalizador.
6. Cuando llegue un material sobrante, se debe registrar en el legalizador en la hoja de "sobrantes" y
mantener actualizada esta hoja. Al ingresarlo a la cava de buen estado, se desde almacenar en lugar especial
para este tipo de devoluciones
7. Al final del turno dos se debe dejar completamente organizado y distribuido según la estación que
corresponda todo el material en buen estado recibido.
8. Los materiales que son destinados a reenvío deben ser identificados con un cartel que contenga; La ruta
asignada, el número de canastas, el número de salida varia o factura por quién fue registrado. Este formato
se encuentra en el legalizador
9. El turno tres es el encargado de realizar los inventarios y registros de todo el material que ingresó a
devoluciones durante el día y enviarlos a su destino correspondiente.
Condiciones Generales
Objetivo Establecer los parámetros y actividades para el proceso de devoluciones de material en buen o mal estado
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DEVOLUCIONES
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
4 Recibir papelería
Se revisan las facturas verificando las
novedades y se causaliza de acuerdo a la
fecha de vencimiento del material
¿Es material en buen estado?
Sí: Actividad 5
No: Actividad 6
DiariaAuxiliar de
Información
Legalizador
Factura
5Verificar temperatura
del material
Se debe verificar la temperatura del
material devuelto en buen estado(1
material por canasta). Ver Procedimiento
de inspección de producto -
Devoluciones en buen estado
Diaria Auxiliar de logística
Procedimiento de
inspección de producto -
Devoluciones en buen
estado
6Recibir y contar el
material
Se recibe y se cuenta el material entregado
por parte del auxiliar de distribución
¿El material es para re despacho?
Sí: Procedimiento Re despachos
No: Actividad
DiariaAuxiliar de
Información
7
Causalizar
devoluciones en buen
y mal estado
Por medio de la Tx ZSD_POO_1021 y de
acuerdo al tipo de devolución se generan
las notas correspondientes a las facturas.
Ver Instructivo para el registro de
devoluciones
DiariaAuxiliar de
Información
Instructivo para el registro
de devoluciones
10
Enviar reporte de
devoluciones a caja y
demás destinatarios
Por medio de la Tx ZSD_POO_1021-3 se
envía el reporte de devoluciones a caja y a
los demás destinatarios que corresponda,
ésta información de destinatarios se
encuentra en el legalizador. Ver
Instructivo para el registro de
devoluciones
DiariaAuxiliar de
Información
Legalizador
Instructivo para el registro
de devoluciones
11
Realizar inventario de
materiales en buen
estado
se realiza el conteo de todo el material en
buen estado recibido durante el día y se
consolida en un inventario
DiariaAuxiliar de
Información
12
Trasladar a almacén
1806 Tipo de
almacén 921
por medio de la Tx ZMM_POL_2231_1
se trasladan teóricamente los materiales
en buen estado al tipo de almacén de libre
utilización 921
DiariaAuxiliar de
Información
14Llevar a cava de
almacenamiento
Se traslada físicamente los materiales a la
cava de almacenamiento junto con el
inventario que se consolidó anteriormente
DiariaAuxiliar de
Información
Recepción de devoluciones
Material buen estado
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
15
Identificar con lote
genérico material en
mal estado
Por medio de la Tx MB52 se identifican los
materiales en mal estado (los que tienen el
lote genérico A20080301) y se exportan
en un archivo de Excel
DiariaAuxiliar de
Información
16Generar salida varia
por desguace
Por medio de la Tx VA01 se genera la
salida varia por desguace a los materiales
en mal estado identificados anteriormente
DiariaAuxiliar de
Información
17 Pesar y registrarSe pesa el material en mal estado y se
registra en Diaria
Auxiliar de
Información
18
Entrega a proveedor
de saneamiento para
desguace
Se realiza la entrega del material en mal
estado de acuerdo a la salida varia al
proveedor de saneamiento para desguace
del material
DiariaAuxiliar de
Información
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
Material mal estado
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Recibir vehículo con
devoluciones
Contar y almacenar
canastas/estibas vacías
¿Hay canastas y
estibas vacías?
Administración de
Si
No
Verificar temperatura del
vehículo
Recibir papelería
Recibir y contar el material
¿Es material en
buen estado?
Verificar temperatura del
material
No Si
Causalizar devoluciones buen
y mal estado
¿Es material para
redespacho?
Redespachos
No
Si
¿Hay mateial
sobrante?
Si
No
SAP-Tx ZSD_POO_1021
1 2
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA
Enviar reporte de
devoluciones a caja y demás
desinatarios
Registrar en el legalizador
cantidad recibida
Ingresar material a cava
¿Es material en
buen estado?
Realizar inventario de
materiales en buen estado
Trasladar a almacén 1806
Tipo de almacén 921
Llevar a cava de
almacenamiento
SAP-tx VA01
Entrega a proveedor de
saneamiento para desguace
Generar salida varia por
desguace
Identificar con lote genérico
material en mal estado
Si
No
Almacenamiento
Fin
Pesar y registrar
SAP-Tx ZMM_POL_2231_1
SAP-Tx ZSD_POO_1021_3
1
SAP-tx MB52
2
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1
Determinar pedidos
que se requieren
redespachar
Se determinan los pedidos que requieren
ser enviados a zona de cargue y
posteriormente redespachados
¿Está completo el pedido?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 3
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
2Identificar el material
y cantidad faltante
Se identifica el material y la cantidad que
falta en el pedido
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
3Poner rotulo de
identificación
Se pone el rotulo al pedido que se requiere
hacer el redespacho, con el fin de que se
identifique al momento de enviarlo a la
zona de cargue
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
4Ingresar pedido a
manifiesto genérico
Por medio de la Tx VT02N se ingresa el
pedido el número de manifiesto genérico
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
Instructivo redespachos -
Devoluciones
5Enviar a zona de
despacho
Se envía el pedido a zona de cargue para
que se pueda realizar el cargue del pedido
al vehículo
¿Hay que completar el pedido?
Sí: Actividad
No: Actividad
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
6 Completar pedidoSe completa el pedido con las unidades
que hacen falta para que esté completo
Cuando el
pedido esté
incompleto
Auxiliar de
Información
7Ingresar al manifiesto
que se va a cargar
De acuerdo a lo especificado en el
planificador, se ingresa el pedido al
manifiesto correspondiente a la ruta que
será cargado por medio de la Tx VT02N
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
Instructivo para el
procesamiento y
facturación de pedidos
8Cargar al vehículo
correspondiente
Se carga el pedido al vehículo según
corresponda
Cuando exista
un redespacho
Auxiliar de
Información
Objetivo Establecer las actividades a seguir para el tratamiento de pedidos que deben ser redespachados
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REDESPACHOS
Última fecha de modificación: Revisión:
Alcance Aplica para los pedidos catalogados como redespachos
Condiciones Generales
1. Cuando un pedido requiera ser completado, en primer instancia se contemplará el material sobrante para
completarlo, en caso que la referencia necesaria no esté en los sobrantes, se completa con el material del tipo
de almacén 401 y se notifica a inventarios para que realicen el control pertinente a la salida del material.
Descripción
AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Identificar el material y
cantidad faltante
¿Está completo el
pedido?
Si
No
Poner rotulo de identificación
Ingresar pedido a manifiesto
genérico
Envíar a zona de despacho
Completar pedido
SAP-Tx VT02N
¿Hay que completar
el pedido?
Ingesar a manifiesto al que se
va a cargar
Si
No
Determinar pedidos que se
requieren redespachar
Devoluciones
Cargue de pedidos
Fin
SAP-Tx VT02N
5.3.5 Empresas terceras
Adicionalmente, se crearon procedimientos complementarios de actividades
realizadas en conjunto con empresas externas así:
Procedimiento administración de maquilas
Procedimiento parametrización de rutas a clientes nuevos
Procedimiento legalización en caja
Procedimiento Cobro por averías, pérdidas y siniestros
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1
Identificar los
materiales/amarres
que tienen plan de
venta
Se identifican los materiales/amarres que
tienen plan de venta de acuerdo a las
fuentes de información APO, WMAPE y
Plan de clientes (semana #) y se registran
el documento Programación Maquila
(semana #). Ver Instructivo planeación
maquilas
Diaria
Auxiliar de información
(Gestión y Servicio
Logística)
WMAPE
Plan de cliente
Documento Programación
Maquila
2
Identificar inventario y
novedades de
materiales/amarres
Por medio de la Tx MB52 se identifica la
cantidad de materiales/amarres que existen
en el inventario y las novedades que se
pudieron presentar en el armado teórico y
se registran el documento Programación
Maquila (semana #). Ver Instructivo
planeación maquilas
Diaria
Auxiliar de información
(Gestión y Servicio
Logística)
Documento Programación
Maquila
3Planificar armado de
maquilas
De acuerdo a la información registrada en el
documento Programación Maquila
(semana #) (en los dos pasos anteriores)
se planifica la cantidad de
materiales/amarres que se deben producir
por medio de maquilas. Ver Instructivo
planeación maquilas
Diaria
Auxiliar de información
(Gestión y Servicio
Logística)
Documento Programación
Maquila
4Separar y alistar
material P.O.P
De acuerdo a lo planificado en el
documento Maquila (semana #) se separa
la cantidad de material P.O.P necesario
para la ejecución de la maquila y se alista
para su posterior entrega. Se debe
diligenciar la Tarjeta kardex de material
P.O.P para maquilas registrando la salida
de los materiales
DiariaAuxiliar de logística
(Canastas Turno 1 y 2)
Documento Programación
Maquila
Tarjeta kardex de material
P.O.P para maquilas
5Entregar material
P.O.P a cava
Se entrega el material P.O.P alistado al
coordinador de turno 1 Diaria
Coordinador Turno 1
Auxiliar de logística
(Cava Turno 1)
6
Ubicar material P.O.P
en estación de
maquila
Se ubica el material en la estación de
maquila para que estén disponibles en el
momento de la ejecución de la maquila
Diaria
Coordinador Turno 1
Auxiliar de logística
(Cava Turno 1)
Objetivo Establecer los lineamientos en el proceso de planificación y armado de amarres por maquilas
PROCEDIMIENTO MAQUILAS
AlcanceComprende las actividades de planificación, separación de materiales componentes, armado físico, teórico y
entrega de maquilas
Descripción
Condiciones Generales
1. Al inicio de semana de planificación de maquilas, se debe modificar el documento de acuerdo a la semana que
será planificada y agregarle al nombre la semana a la que corresponde el documento y ponerlo en la carpeta de la
semana correspondiente.
2. El alistamiento y entrega de material P.O.P se debe realizar el día anterior a la ejecución de la maquila y se hace
entrega por parte de auxiliar de logística de canastas del turno uno, siendo éste último el único responsable del
registro de entradas y salidas de éste material. El auxiliar de logística de canastas del turno dos, ayudará como
contingencia en caso de novedades.
3. Se debe garantizar que los materiales componentes y material P.O.P estén ubicados y listos para la utilización
por parte del personal de Omega al momento de que éstos inicien su turno de operación, con el fin de que no
existan retrasos
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
7Armar maquila
teóricamente
Por medio de la Tx COR1 se procede a
realizar el armado teórico de las maquilas.
Ver instructivo armado teórico de
maquilas
¿Hay algún material agotado?
Sí: Actividad 8
No: Actividad 9
DiariaAuxiliar de información
(inventarios Turno 3)
instructivo armado teórico
de maquilas
8Notificar novedad a
gestión y servicio
Se notifica al auxiliar de información de
gestión servicio logística la novedad y la
cantidad de maquilas que no se pudieron
armar teóricamente para que lo tenga en
cuenta en el momento de la planificación
DiariaAuxiliar de información
(Inventarios Turno 3)
9
Separar materiales
componentes
físicamente
De acuerdo a las maquilas armadas
teóricamente, el auxiliar de información de
inventarios turno 3, envía ésta información
al coordinador de turno para proceder a
separar por medio de la RF los materiales
componentes necesarios para armar
físicamente las maquilas. Adicionalmente se
ubican en la estación de maquilas, para que
estén disponibles al momento de la
ejecución de maquila
Diaria
Coordinador Turno 3
Auxiliar de logística
(Cava Turno 3)
Documento Programación
Maquila
10 Ejecutar maquila
Se ejecuta la maquila de acuerdo a las
especificaciones dadas en la Ficha técnica
¿Hay novedad con algún material?
Sí: Actividad 11
No: Actividad 13
Diaria Omega
Documento Programación
Maquila
Ficha técnica maquilas
11Notificar novedad a
coordinador de turno
El personal de Omega notifica al
coordinador de turno la novedad que pueda
existir con algún material (avería o pérdida
de vacío) para la posterior solución
Diaria Omega
12Dar solución a la
novedad
De acuerdo a la novedad se determina la
reposición del material (componente o
P.O.P) según corresponda a cada
responsable
Diaria
Omega
Coordinador de turno
13 Entregar maquila
Se hace entrega de la maquila por parte de
omega al coordinador de turno dos, incluido
el material componente y/o P.O.P averiado
y se registra en los formatos
correspondientes (Tarjeta
kardex/Documento Programación Maquila
(semana #)) para su posterior
almacenamiento
Diaria
Omega
Coordinador de turno 2
Documento Programación
Maquila
Tarjeta kardex de material
P.O.P para maquilas
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
DIAGRAMA DE FLUJO
AUX INFORMACIÓN (GESTIÓN Y SERVICIO) AUX LOGÍSTICACOORDINADOR DE TURNO
AUX INFORMACIÓN (INVENTARIOS)OMEGA
Inicio
Identificar los materiales que
tienen plan de venta
Identificar inventario y
novedades de
materiales/amarres
SAP-Tx MB52
Planificar armado de maquilas
SAP-APO
Doc. maquilas Separar y alistar material P.O.P
Entregar material P.O.P a cava
Armar maquila teóricamente
¿Hay algún material
agotado?
Notificar novedad a gestión y
servicio
SAP-Tx COR1
Sí
No
Separar materiales
componentes físicamente Ejecutar maquila
¿Hay novedad con
algún material?
Notificar novedad a
coordinador de turno
Entregar maquila
Responder y solucionar
novedad
Fin
SAP-RF
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1
Identificar si hay
clientes nuevos que
parametrizar
Diariamente se identifica si hay clientes
nuevos que se deben parametrizar en las
rutas para la entrega de pedidas y se
verifica por medio de correo electronico si:
¿Hay notificación de comercial?
Sí: Actividad 5
No: Actividad 2
Diaria Auxiliar de información
2Validar por medio de
SAP
En caso de no haber notificación por parte
del área comercial, se debe validar por
medio de SAP con la Tx VL01C los clientes
nuevos que puedan existir
Diaria Auxiliar de información
3Identificar ruta a
asignar
De acuerdo a lo consultado anteriormente,
se procede a identificar la ruta que se
puede asignar, esto por medio de la Macro
de Base de datos de clientes
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
4Asignar ruta temporal
manualmente
Con los datos porporcionados por la Macro
se asigna de manera manual la ruta
temporal que realizará la entrega
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
5Identificar ruta
potencial a asignar
De acuerdo a la información proporcionada
por el área comercial, por meido de la
Macro base de datos de clientes, se
identifica la ruta ne la cual se puede
asignar la entrega de pedidos
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
6Configurar zona de
transporte
Por medio de la Tx XD02 se configura la
zona de transporte, donde se hace el
cálculo de la ruta
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
7 Asignar frecuencia
Por medio de la Tx VL52 se asigna la
frecuencia de entrega de pedidos según lo
reportado por el área comercial
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
8Ejecutar prueba de
viabilidad
Por medio de la Tx ZSD_POO_6000 se
realiza una prueba para determinar si la
ruta puede realizar las entregas según los
parametros ingresados anteriormente
¿Se puede ingresar a la ruta?
Sí: Se asigna a la ruta y Fin
No: Actividad 5
Cada vez que
hay un cliente
nuevo
Auxiliar de información
Objetivo Establecer las actividades a seguir en la paremetrización y asignación de rutas para los cliente nuevos
PROCEDIMIENTO PARAMETRIZACIÓN DE RUTAS A CLIENTES NUEVOS
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
Alcance Aplica para las actividades de parametrización de rutas de clientes nuevos por parte de Opperar
Condiciones Generales
1. Cuando se identifica un cliente nuevo sin notificación del área comercial, posterior a la asignación manual y
entrega del pedido se debe realizar la asignación de ruta con la información que proporcione posteriormente el
área comercial debido a que es una ruta temporal, siguiendo el procedimiento de manera normal
Descripción
AUXILIAR DE INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Identificar si hay clientes
nuevos que parametrizar
Identificar ruta potencial a
asignar
Validar por medio de SAP
¿Se puede ingresar
a la ruta?
¿Hay notificación
de comercial?
Identificar ruta a asignar
Asignar ruta temporal
manualmente
Configurar zona de transporte
Asignar frecuencia
Ejecutar prueba de viabilidad
Fin
Sí
No
Sí No
SAP-Tx VL01C
SAP-Tx VA02
SAP-Tx VL52
SAP-Tx XD02
SAP-Tx ZSD_POO_6000
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1
Reunir documentos y
paz y salvo
(devoluciones)
Se reunen los documentos estipulados en el
numeral uno (1) de las condiciones generals
de éste procedimiento
Diaria Auxiliar de distribución
2Diligenciar formato de
autoliquidación
Se diligencia el formato de autoliquidación
con los datos correspondientes a la entrega
de devoluciones en buen y mal estado
Diaria Auxiliar de distribución
3Entregar documentos
y dinero a caja
Se hace entrega a caja de los documentos
reunidos junto con el dinero y medios de
pagos recibidos durante la ejecución de las
entregas en la ruta
Diaria Auxiliar de distribución
4Recibir y verificar
documentos
Se reciben y verifican los documentos
entregados por parte del auxiliar de
distribución para determinar si están
completos
¿Están completos?
Sí: Actividad 1
No: Actividad 5
Diaria Caja
5Verificar reporte de
devoluciones
Se verifica el reporte enviado por
devoluciones al mmomento de realizar las
notas crédito
Diaria Caja
6 Ejecutar cuadre
Se ejecuta el cuadre donde se verifica que
el resultado de el valor del manifiesto
menos las notas crédito (generadas por
devoluciones), menos los medios de pago
(dinero entregado) debe dar cero
¿El resultado del cuadre es 0?
Sí: Actividad 8
No: Actividad 7
Diaria Caja
7
Generar formato
autorizando
descuadre
Se genera el formato en el que se autoriza
el descuadre y se hace un acuerdo para el
pago de la diferencia y el tiempo máximo
para realizarlo
Ocasional Coordinador (Opperar)
8 Firmar Paz y salvoSe firma el paz y salvo al axiliar de
distribución Diaria Caja
Objetivo Establecer las actividades a seguir para el proceso de legalización en caja por parte de los auxiliares de
distribución
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN EN CAJA
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
AlcanceAplica desde la recopilación de documentos por parte del auxiliar de distribución hasta la entrega de paz y salvo
por parte de caja
Condiciones Generales
1. Los documentos que el auxiliar de distribución debe reunir para el momento de entregarlos a caja y emepzar
el proceso de legalización son: Paz y salvo, que es proporcionado por parte del proceso de devoluciones de
Alimentos Cárnicos cuando se ha hecho la entrega total de las devoluviones de materiales en buen y mal estado
y las canastas vacías; y todas las colillas/facturas correspondientes a la ruta que tiene asignada
2. El formato de autoliquidación es proporcionado en las oficinas de opperar y debe ser diligenciado en su
totalidad por el auxiliar de distribución
3. Para el cobro de descuadre, se estipula un tiempo determinado para que el auxiliar de distribución realice el
pago, en caso de exceder el tiempo acordado, el Jefe de Opperar solicita autorización al jefe de logística para
realizar el descuento por nómina
Descripción
No.Actividad.
Que Hacer - Tareas
Descripción de la Actividad.
Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo
1Determinar el tipo de
pérdida
Se determina el tip de pérdida, que puede
ser de materiales o dinero y adicionalmente
se determina si fue por avería o siniestro
¿Fue por siniestro?
Sí: Actividad 2
No: Actividad 3
Cuando existe
un siniestro,
pérdida o avería
2Colocar denuncio ante
la policía
Se debe colocar el denuncio en la estación
de policia más cercana y solicitar una copia
que debe ser entregada posteriormente
como soporte
Cuando existe
un siniestroAuxiliar de distribución
3Relacionar y entregar
documento
Se relacionan y entregan los documentos
según lo especifica la generalidad número
dos (2) de éste procedimiento y se hace
entrega de la documentación al auxiliar de
información de opperar.
Cuando existe
un siniestro,
pérdida o avería
Auxiliar de distribución
4 Validar documentos
Se valida que los documentos que entregó
el auxiliar de información se encuentren
completos, según lo especificado en la
generalidad número dos (2) de éste
procedimiento
¿Están completos?
Sí: Actividad 4
No: Actividad 2
Cuando existe
un siniestro o
pérdida
Auxiliar de información
(Opperar)
5
Realizar solicitud para
cerrar partidas
abiertas
correspondientes
Por medio de correo electrónico se notifica
la pérdida y se solicita que se realice la(s)
respectiva(s) nota crédito (devoluciones) y
se cierre la(s) partida(s) (Cartera). Se debe
adjuntar la documentación entregada por el
auxiliar de distribución
Cuando existe
un siniestro,
pérdida o avería
Auxiliar de información
(Opperar)
6Causalizar y realizar
nota crédito
Por meido de la Tx ZSD_POO_1021 se
causaliza(n) el(los) pedido(s) afectado(s)
por la(s) pérdidas notificadas por Opperar y
se realiza la nota crédito correspondiente
Cuando existe
un siniestro,
pérdida o avería
Auxiliar de información
(Devoluciones)
Instructivo para el registro
de devoluciones
7Cerrar partidas
abiertas
Se realiza el cierre de la(s) partida(s) a la(s)
que se les realizó la causalización y nota
crédito correspondiente
Cuando existe
un siniestro,
pérdida o avería
Cartera
Objetivo Establecer las actividades a seguir en caso de que el auxiliar de distribución presente una pérdida de
mercancías por pérdida, avería o siniestro
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COBRO POR AVERÍAS, PÉRDIDAS Y SINIESTROS
Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1
AlcanceEl procedimiento aplica desde la determinación del tipo de pérdida que exista hasta el cierre de la partida
correspondiente a la pérdia presentada
Condiciones Generales
1. Se considera pérdida (dinero o mercancía) por siniestro la que es generada por un robo o un accidente, en
estos casos es cuando se debe generar el denuncio ante la policía
2. Los documentos que debe relacionar el auxiliar de información para presentar la pérdida de mercancia son:
Formato de relación Mercancía robada, Denuncio <Si aplica>, copia de cédula y pase, carta laboral y copia del
manifiesto.
Descripción
AUXILIAR DE DISTRIBUCIÓN AUX INFORMACIÓN (OPPERAR) AUX INFORMACIÓN (DEVOLUCIONES AC) CARTERA
DIAGRAMA DE FLUJO
Colocar denuncio ante la
policía
Realizar solicitud para cerrar
partidas abiertas
correspondientes
Inicio
Relacionar y entregar
documentos Validar documentos
¿Están completos?
Causalizar y realizar nota
crédito
Fin
Cerrar partida
¿Fue PoR
siniestro?
Determinar el tipo de pérdida
Sí
No
Sí
No
SAP-Tx
6. IMPACTOS Y RESULTADOS ALCANZADOS
Gracias a la documentación de los procesos existentes en la operación logística
se logró:
1) Facilitar la transmisión y acceso a la información perteneciente a cada uno de
los procesos establecidos, gracias a que se dispusieron además de formato
físico, en la plataforma digital del Grupo Empresarial Nutresa “Conexión”
2) Reducir el impacto negativo que se presentaba al momento de existir
ausentismos en roles específicos, gracias a que otro auxiliar de información
puede ejecutar dicha labor con ayuda de los procedimientos creados.
3) Disminuir los errores en operaciones por malas prácticas que se derivaban de
la ejecución errónea de ciertas actividades por desconocimiento de la manera
correcta de realizarlas.
4) Implementar dos procedimientos nuevos para la optimización de la operación
reduciendo los tiempos y movimientos, como el picking en dos pasos en el
alistamiento de los pedidos de traslado entre los diferentes CEDI y el
reaprovisionamiento a bandas para el alistamiento de pedidos por medio de
bandas de transporte.
5) Facilitar el cambio de roles entre auxiliares de procesos de información
logística
6) Implementar satisfactoriamente el módulo WM “almacén inteligente” en el
sistema SAP de la organización, con los cambios en los procesos que de
derivó de este.
7) Un traslado sin traumatismos en la operación, gracias a que se planificó
durante el proyecto Fénix la forma en la que los procesos llegaría a operar en
las nuevas instalaciones.
Vale la pena mencionar que la organización cuenta con un sistema integral de
gestión (SIG) y cualquier documento que se construya, debe seguir ciertos
lineamientos que cumplan con su política de documentación para el SIG, por lo
que la documentación se hizo de acuerdo a estas políticas, facilitando su adición
al sistema de gestión documental del SIG en la organización.
7. CONCLUSIONES
1. Se identificó la operación del centro de distribución Bogotá de la
organización y se determinaron los procesos y subprocesos existentes en la
operación logística de la organización
2. Se definieron acciones de mejora y la manera óptima de ejecutar los
procesos logísticos de la organización, teniendo en cuenta los cambios que
generó la implementación de WM
3. Se documentó la operación de los procesos logísticos de la organización
por medio de procedimientos e instructivos, según los lineamientos
establecidos por el sistema integral de gestión de la organización
4. Se divulgó la información sobre la estandarización a los dueños de cada
uno de los procesos