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1 ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA

El Estatuto de Auditoria Interna, es la parte más lógica para empezar el proceso de crear un manual. Si la función de auditoria ha sido recientemente establecida, ésta podría no tener un Estatuto aún, y pocas personas en la organización podrían entender la necesidad de uno. En un departamento establecido, el Estatuto podría necesitar ser actualizado para reflejar los cambios en la propiedad, estructura o gobierno de la organización.

“El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoria interna deben estar formalmente definidos en un Estatuto, de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo.” En adición, el Estatuto debería claramente definir la posición de la auditoria interna dentro de la organización, el acceso a la gente y registros y el alcance de sus actividades. Si no hay en la organización un adecuado Estatuto, establecer uno constituiría un ítem clave del plan de acción.

EL departamento de Auditoria interna debe establecer un organigrama que describa todas las unidades auditables, mostrando la relación de dependencia para cada una de ellas. Deberán hacerse descripciones lo suficientemente detalladas de cada unidad para identificar auditorias potenciales, reportes o temas de cumplimiento. En adición, las descripciones deberían incluir unidades más allá del alcance del departamento de auditoria interna, tales como una sociedad temporal que ha tercereado la función de auditoria. En una organización individual, las unidades auditables podrían abarcar departamentos, locaciones o una combinación de ambos.

Una vez que las descripciones de puesto estén establecidas, deben desarrollarse anualmente formularios de evaluación de desempeño para asegurar que los empleados tengan un claro entendimiento de sus expectativas de desempeño. A menos que la organización esté formada en su totalidad de auditores internos, los formularios desarrollados por Recursos Humanos serán probablemente demasiados genéricos para el personal de auditoria y deberían ser suplementados o reemplazados con formularios de evaluación específicos. Como mínimo, el documento de evaluación debería contener las evaluaciones individuales de auditoria, la adherencia a los tiempos presupuestados, el cumplimiento con los Estándares, la formación permanente cumplida y la necesitada, los mayores logros, y las recomendaciones para mejoras.

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Dado que el proceso de evaluación de riesgo puede variar por organización, el proceso de documentación podría también variar. Sin perjuicio de los métodos de documentación que se utilicen, el manual de procedimientos debería contener un proceso detallado y un cronograma para catalogar y ranear los potenciales riesgos operacionales, financieros, de cumplimiento y otros, de acuerdo con el Estándar de Cumplimiento 2010. Más aún, debería ser desarrollada una hoja de seguimiento para permitir al personal y gerentes reportar el tiempo de auditoria por asignación y otros tiempos por categoría, para “asegurar que los recursos de auditoria interna son apropiados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan aprobado.” (Estándar de Cumplimiento 2030). El documento debería especificar, por ejemplo, si todas las horas reales serán revisadas o si los reportes serán ser hechos sobre la base de porcentaje de tiempo.

La Junta Directiva nombra al Comité de Auditoría para ayudar a la Junta en el control de:

La integridad de los estados financieros de la Empresa El cumplimiento de la Empresa con requisitos legales de entes reguladores

en la independencia, competencia y desempeño de los contadores públicos independientes de la Empresa;

El desempeño de la función de auditoria interna de la Empresa.

El Comité elaborará el informe anual incluido en el documento de representación por poderes como lo requiere la SEC según la Ley de Valores y Bolsa de valores.

Si bien el Comité posee las responsabilidades y facultades establecidas en este Estatuto, no es función del Comité planear o realizar auditorías ni determinar que los estados financieros y divulgación de información de la Empresa sean completos y exactos. Tampoco es responsabilidad del Comité determinar que estos documentos estén en conformidad con los principios de contabilidad ordinariamente aceptados ("GAAP" por sus siglas en inglés,) y con normas y reglamentos pertinentes. Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores públicos independientes. El Comité estará compuesto de tres o más miembros de la Junta de la Empresa. Los miembros del Comité ejercerán conforme a la discreción de la Junta Directiva hasta su dimisión o hasta que renuncien o se nombren sucesores. La Junta nombrará al presidente del Comité. Los miembros del Comité cumplirán con los estándares de independencia y los requisitos de experiencia de la bolsa de valores de Nueva York.

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El Comité tendrá la autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar especialistas jurídicos, contables y otros consultores para asesorar al Comité en la medida que éste estime necesario para la ejecución de sus funciones. Los honorarios de dichos asesores serán sufragados por La Empresa. El Comité podrá solicitar a cualquier ejecutivo o funcionario de La Empresa o al asesor jurídico o contador público independiente de la Empresa que asistan a reuniones del Comité o que se reúnan con cualquier miembro o asesor del comité.

El Comité se reunirá por lo menos trimestralmente o con más frecuencia, en la medida que el Comité juzgue necesario. Actas de cada reunión serán escritas por el secretario de La Empresa u otra persona seleccionada por el Comité. El Presidente o un miembro del Comité presentarán informes a la Junta en pleno sobre medidas importantes que el comité tome en cada reunión.

El Comité se reunirá en sesiones ejecutivas separadas por lo menos trimestralmente con los contadores públicos independientes, los auditores internos y con la gerencia para tratar cualquier asunto que el Comité o estos grupos consideren importante discutir en privado.

1.1 El Comité:

Tendrá la responsabilidad exclusiva del nombramiento, compensación, retención y supervisión del trabajo realizado por los contadores públicos independientes (incluyendo la resolución de desacuerdos entre la gerencia y los contadores públicos independientes con respecto a reportes financieros), con el fin de preparar o emitir un informe de auditoría o trabajos relacionados, y en casos apropiados, destituir y remplazar a los contadores públicos independientes. Tales contadores públicos independientes reportarán directamente al Comité y, en última instancia, rendirán cuentas al comité.

Revisar, evaluar y aprobar la propuesta anual de contratación de los contadores públicos independientes (incluyendo el alcance y el enfoque de la auditoria anual) y la experiencia y competencia de los altos miembros del equipo a ser asignado a La Empresa. Deberá garantizar la rotación del socio principal de auditoria, quien tiene la responsabilidad primordial de la auditoria, y del socio que revisa la auditoria, por lo menor cada cinco años.

Aprobará con anterioridad todos los servicios de auditoría y todos los servicios no relacionados con funciones de auditoria desempeñados por los contadores públicos independientes, siempre que tal empresa no sea contratada para el desempeño de aquellas funciones no relacionadas con auditoria que son

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prohibidas por La Bolsa de Valores de Nueva York. Los servicios no relacionados con auditoria aprobados deberán ser divulgados en los informes públicos periódicamente emitidos por La Empresa, los cuales son requisito del artículo 13(a)de La Ley. La aprobación de servicios no relacionados con auditoria puede ser delegada a uno o más miembros del Comité. Sin embargo, la decisión deberá ser presentada al Comité en pleno durante la siguiente reunión programada.

Recibirá informes periódicos por parte de los contadores públicos independientes delineando todos los vínculos entre los contadores públicos independientes y la Empresa. Dialogará activamente con contadores públicos independientes sobre cualquier vínculo o servicio que podrían afectar la objetividad o causar un efecto adverso sobre la independencia de los contadores públicos independientes, y si así lo determina el Comité, recomendar que la Junta adopte medidas adecuadas como respuesta al informe de los contadores públicos independientes para su propio convencimiento de la independencia de tal firma.

Obtendrá y examinará por lo menos anualmente informes de los contadores públicos independientes con respecto a: (a) procedimientos internos de los contadores públicos independientes sobre control de calidad; y (b) cualquier problema importante que haya resultado de la revisión más reciente de control de calidad interno o de evaluaciones paritarias de los contadores públicos independientes o como resultado de cualquier indagación o investigación por parte de autoridades gubernamentales o profesionales en los cinco años inmediatamente anteriores, con respecto a una o más auditorias independientes realizadas por tal firma y las medidas que se hayan tomado para afrontar dichos problemas.

Examinará el análisis preparado por la gerencia y los contadores públicos independientes sobre problemas significativos en reportes financieros y sobre juicios emitidos con respecto a la preparación de estados financieros de La Empresa y su impacto sobre los mismos.

Revisará y discutirá con la gerencia y los contadores públicos independientes sobre los estados financieros anuales auditados de la Empresa y los resultados de la auditoria. Discutir con los contadores públicos independientes sobre cualquier asunto inusual o no recurrente y sobre la instauración o cambio que se efectúe con respecto a cualquier reserva significativa que haya surgido de la auditoria y la eficacia de los controles internos de La Empresa. Examinar la información financiera presentada en el Informe Anual en el Formulario 10-K, incluyendo entre otros, el Análisis y la Discusión de la Gerencia incluido en dicho reporte previo a su presentación ante la SEC. Obtener garantía por parte de los contadores

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públicos independientes de que la auditoria fue manejada conforme al Artículo 10A de la ley, tal como ha quedado enmendado.

Examinará y discutirá con la gerencia y los contadores públicos independientes los Estados financieros trimestrales de la Empresa y el Informe Trimestral en el Formulario 10-Q, incluyendo entre otros el Análisis y la Discusión de la Gerencia incluído en cada uno de dichos informes antes de ser presentados a la juntas.

Revisará con la gerencia y los contadores públicos independientes los comunicados de prensa sobre resultados financiaron antes de ser emitidos y examinar la información financiera y la guía de resultados proporcionados a analistas y agencias calificadoras de riesgos.

Discutirá con los contadores públicos independientes los asuntos que deban ser discutidos según la Declaración de Modelos de Auditoria No. 61, en la medida que tenga modificaciones o suplementos, con respecto a comunicaciones con los contadores públicos independientes.

Revisará cambios significativos a los principios y prácticas de auditoria y contabilidad de la Empresa efectuados a sugerencia de los contadores públicos independientes.

Obtendrá y revisará informes emitidos por los contadores públicos independientes con respecto a:

Toda política y práctica contable a ser utilizada por la Empresa. Todo manejo o tratamiento alternativo de información financiera en conformidad con GAAP que se haya discutido con la gerencia, ramificaciones del uso de tales tratamientos y alternativas de divulgación de información, y el tratamiento preferido por Los contadores públicos independientes y la gerencia incluyendo cualquier carta de gerencia o balance de diferencias por ajustar.

Revisará con los contadores públicos independientes cualquier problema o dificultad que tal firma haya encontrado, incluyendo: (a) cualquier restricción en el alcance de las actividades o acceso a la información requerida; (b) cualquier cambio requerido en el alcance previsto de la auditoria interna; y (c) cualquier recomendación presentada por tal firma como resultado de la auditoria.

Examinará con la gerencia, los contadores públicos independientes y los auditores internos la idoneidad de los controles y procedimientos internos de contabilidad de

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la Empresa, incluyendo las actividades, recursos de estructura, aptitud y eficacia de la función de auditoria interna y el desempeño del director de auditoria interna.

Indagará acerca de las recomendaciones de control interno presentadas por los auditores internos y los contadores públicos independientes y determinar si las mismas han sido implementadas por la gerencia.

Revisará periódicamente con la gerencia y los contadores públicos independientes los principales riesgos financieros de la Empresa y las medidas tomadas por la gerencia para controlar y vigilar tales riesgos.

Obtendrá periódicamente informes de la gerencia, de los auditores internos, de los contadores públicos independientes, de los asesores jurídicos y los asesores tributarios o de cualquier organismo regulador con respecto al cumplimiento de regulaciones, transacciones con afiliados y otros asuntos jurídicos que pudieran tener un impacto material en los estados financieros y la consideración de dichos asuntos en la preparación de los estados financieros.

Examinará la eficacia de las políticas y procedimientos para controlar el cumplimiento de las leyes y regulaciones y examinar los resultados de la investigación y seguimiento realizados por la gerencia (incluyendo medidas disciplinarias) con respecto a deficiencias en los reportes, actos fraudulentos o irregularidades contables.

Establecerá procedimientos para (1) el recibo, retención y manejo de reclamos recibidos por la Empresa con respecto a contabilidad, controles internos contables o asuntos de auditoria; y (2) la presentación confidencial y anónima por parte de los empleados de la Empresa sobre preocupaciones sobre asuntos dudosos de contabilidad o auditoria.

Revisará el nombramiento y reemplazo del director de auditoria interna. Fijará políticas claras de contratación de empleados o ex empleados de los contadores públicos independientes.

Examinará y reevaluará anualmente la idoneidad de este Estatuto y recomendar cualquier cambio a la junta. Rendirá informes a la Junta regularmente sobre las actividades del Comité y presentar recomendaciones apropiadas. Evaluará anualmente el desempeño del Comité.

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2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA:

2.1 Definiciones:

2.1.1 Manual:

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

2.1.2. Normas:

Según se describe en las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña ya la información que rinde como resultado de este trabajo.

Las normas de auditoria se clasifican en:

Normas personales: son cualidades que el auditor debe tener para ejercer sin dolo una auditoria, basados en sus conocimientos profesionales así como en un entrenamientos técnico, que le permita ser imparcial a la hora de dar sus sugerencias.

Normas de ejecución del trabajo: son la planificación de los métodos y procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la auditoria.

Normas de información: son el resultado que el auditor debe entregar a los interesados para que se den cuenta de su trabajo, también es conocido como informe o dictamen.

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2.1.3. Procedimiento:

Se le llama así al conjunto de investigación aplicable a un grupo de hechos o circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinión del auditor dentro de una auditoria. La combinación de dos o mas procedimientos, derivan en programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina plan de auditoria, el cual servirá al auditor para llevar una estrategia y organización de la propia auditoria.

El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea, en general los procedimientos de auditoria permiten:

Obtener conocimiento del control interno. Analizar las características del control interno. Verificar los resultados de control interno. Fundamentar conclusiones de la auditoria.

2.2. Objetivos:

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

Constituye un objetivo primordial del proyecto la definición de un modelo de gestión que garantice y asegure:

El conocimiento de los bienes que integran su patrimonio en cuanto a su tipología y localización de los mismos.

El conocimiento de las inversiones realizadas en adquisición y mejora de sus bienes.

El conocimiento detallado de la realidad jurídica, económica y patrimonial de los bienes que conforman su patrimonio, así como el de sus Organismos Autónomos dependientes.

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El control del patrimonio a fin de conseguir una imagen fiel de la realidad patrimonial, así como de una correlación con el sistema de información contable.

Entre las Ventajas de tener un Manual de Normas y Procedimientos Tenemos:

1. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

2. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal

3. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

4. Para establecer un sistema de información en modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

5. Determina en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita labores de auditoria, evaluación del control interno.

6. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

7. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 8. Construye una base para análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

El manual de normas y procedimientos ha de ser un documento vivo y, por tanto, sujeto a revisiones para adaptarlo a las necesidades continuas del ayuntamiento de Toledo. La modificación del mismo será realizada por el servicio de patrimonio a propuesta de cualquier centro gestor y, una vez estudiada y consensuada, la viabilidad de la misma.

Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos. Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.

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Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.

Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a seguir, etc.

2.3. Manual de Organización

El manual de organización es un documento que refleja información detallada sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el marco jurídico de la unidad organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones, y las líneas de comunicación y coordinación que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad administrativa. La creación de manuales de organización agrupa cinco objetivos fundamentales: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visión de conjunto de la organización a través de organigramas. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como orientación al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los costos de operación de la organización.

Por lo tanto un Manual de Organización se convierte en una guía útil para la administración, principalmente por que es el producto final y tangible de la planeación organizacional; por lo tanto, la importancia de este tipo de manual radica en que contribuye a realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.

La Estructura de un manual de organización es convencional y los aspectos más comunes son: Portada del manual, Hojas de identificación de firmas, Índice, Introducción o presentación, Antecedentes históricos, Marco jurídico de la unidad organizativa, Estructura orgánica, Organigrama general y Estructura funcional.

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Estos manuales deben elaborarse iniciando un diseño de trabajo o programa de actividad, ordenadas que sirvan de guía, contemplando las actividades siguientes: diseño de los instrumentos para recopilar información, recopilación de la información, esta debe llevar implícito investigación documental e investigación de campo, análisis de la información, duración del desarrollo del manual, revisión y validación técnica, primera validación, modificaciones y validación final, registro del manual e impresión y distribución.

2.4 Manual de funciones y documentos complementarios.

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización de esta manera, se evitan función y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:

1. Manual de funciones y responsabilidades. 2. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura

orgánica de la Empresa. 3. Manual de normas administrativas.

Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral. Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llamase gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.

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2.5. Manual de funciones.

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

1. Descripción básica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

2. Objetivo estratégico del cargo: Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

3. Funciones básicas: En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.

Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos:

Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible.

Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una conciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana. Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.

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Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.

Personal relacionado con el cargo.

En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.

Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

Perfil del Cargo

En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar unempleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección. Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre - cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al empleado con su cargo.

2.6. Manual de procedimientos y formatos.

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos: El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada

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al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) mas rápido se obtiene la información requerida y el personal le

Disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento, evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.

En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apático a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligencias para que el personal no los evite.

Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.

Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.

Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de un acta, el reporte para dar de baja un activo, las descripciones de las acciones a seguir.

2.7. Estructura orgánica de la Empresa

En este numeral se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus diferentes cargos.

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Este documento debe ser de conocimiento general de todos los empleados de la empresa. Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con claridad con quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos de su cargo.

También es importante el conocimiento de la estructura orgánica de la empresa para que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y también para saber a donde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el momento de ser solicitado.

Este documento consta de la gráfica del organigrama oficial de la empresa y debe estar acompañado por un documento que permanentemente se mantiene actualizando el movimiento del personal de dirección entre los cargos. El documento anexo debe incluir los movimientos que se deben presentar cuando se presenten reemplazos temporales para cubrir algún cargo cuando el titular no se encuentre disponible en la empresa. Por lo anterior se debe determinar con claridad cual sería el segundo renglón para los cargos más altos y claves de la empresa.

2.8. Manual de Normas Administrativas.

El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con las novedades de personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos de índole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como también las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario.

Este documento, aunque es aparte de los anteriores, también especifica un conjunto de procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorización requeridos para cada caso.

No se debe confundir la finalidad de este documento con el reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere específicamente a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de la compañía.

2.9. Manuales de Auditoria Interna

Los documentos más importantes escritos sobre Auditoria Interna son los manuales sobre este tema. Estos consisten en agrupar lineamientos, instrucciones

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de aplicación específica a determinados tipos de actividad, o sea a la Auditoria Interna en forma particular. Aún cuando puedan existir declaraciones de política y procedimientos, boletines de la empresa y otras publicaciones con información relacionadas con la auditoria, estas se incorporan como una parte a tener en cuenta en el manual de Auditoria Interna. Generalmente este expondrá, los objetivos de la auditoria, las normas de realización y el procedimiento de registro del tiempo, preparación del informe y otros asuntos de ámbito general. Casi siempre lo más importante del manual concierne a los detalles de los procedimientos de auditoria, (Cashin, Neuwert y Levy, 1985)

Normalmente el contenido del manual reflejará la actitud del jefe de Auditoria Interna acerca de los manuales. Si cree que el auditor debe tener máxima flexibilidad, el manual contendrá pocos procedimientos de auditoria, si cree que el auditor debe guiarse por el manual, los procedimientos serán muy detallados.

Software Mind Manager

Herramientas para facilitar la organización e implementación del Manual de Organización y Procedimiento de Control Interno (Mind Manager).

Los mapas conceptuales son herramientas de representación del conocimiento. Sirven para expresar de modo gráfico, con textos escritos de forma breve y líneas, las relaciones significativas entre determinados conceptos que, al combinarse, forman proposiciones. El mapa conceptual es, por consiguiente, un recurso esquemático utilizado para representar un conjunto de significados conceptuales incluidos en una estructura de proposiciones. Los mapas conceptuales proporcionan un resumen sintético, ordenado de una manera jerárquica.

Como demuestran los estudios realizados hasta el momento, los mapas conceptuales resultan muy útiles. Pueden ser utilizados como recurso para organizar y visualizar el plan de trabajo, evidenciar las relaciones entre diferentes contenidos, o como instrumento de jerarquización y estructuración de los conceptos clave.

El uso del mapa conceptual como organizador previo puede ser un medio idóneo para la planificación y facilita enormemente la exposición de los contenidos, al mismo tiempo, presenta una visión esquemática y global de aquello que se va a mostrar. A continuación exponemos el procedimiento general a seguir para construir mapas conceptuales.

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1. Clasificar los conceptos por niveles de abstracción e inclusividad: esto le permitirá establecer niveles de coordinación y subordinación entre los conceptos.

2. Identificar el concepto nuclear: si es de mayor abstracción que los otros, ubíquelo en la parte superior del mapa, si no lo es, destáquelo con un color diferente

3. Construir un primer mapa conceptual: no olvide que el mapa debe estar organizado jerárquicamente y que todos los enlaces utilizados en el mapa deben estar rotulados con las palabras de enlace más convenientes

4. Reelaborar el mapa al menos una vez: esto permite identificar nuevas relaciones no previstas entre los conceptos implicados.

Mind Manager

El software Mind Manager es una herramienta visual que les ofrece a los profesionales comerciales una manera más eficaz de capturar electrónicamente, organizar y comunicar información e ideas. Este software posee plantillas, mapas y tablas en blanco que le permite a las entidades integrar mejor toda su información y a la vez guarnecer el conocimiento corporativo.

2.10. Ventajas y Desventajas del manual

El uso del manual tiene ventajas y desventajas, el Auditor Interno debe sopesar estas consideraciones en cada caso particularmente.

2.10.1. Ventajas:

Provee de un historial informativo concerniente a las políticas y procedimientos de auditoria.

Especifica las tareas mínimas de auditoria a realizar. Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias. Ayuda a la eficaz distribución del trabajo. Es útil como un control del progreso del trabajo. Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoria. Provee de una

guía útil para años posteriores. Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisión del trabajo

efectuado. Provee de evidencias en un trabajo específico, si después surgiese un

litigio. Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos etc.

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2.10.2. Desventajas

Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el manual.

A menudo los procedimientos son mecánicos. Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo. Los manuales frecuentemente no están al día. En cuanto a todo lo relacionado anteriormente sobre los manuales, a

nuestro juicio, resulta muy conveniente que el auditor interno cuente con un manual de Auditoria Interna o sea con una herramienta escrita que oriente su actividad teniendo en cuenta las especificidades que posee la misma y de esta forma con su trabajo cotidiano ayude a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, considerando que son muchas las ventajas que ofrece un manual y que las desventajas, que son las menos, pueden ser manejadas convenientemente con el buen juicio del auditor que se desempeñe.

2.11. Características del manual

El Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno, en lo adelante el Manual, está compuesto por una o varias carpetas, conformadas por hojas intercambiables, identificadas cada una numéricamente de acuerdo con los grupos y subgrupos establecidos según las diferentes materias relacionadas con las líneas de Negocios y actividades que se ejecutan en el Sistema de la, Corporación YY en lo adelante AA.

El Manual se encuentra en forma digital en la Dirección de Normas Sistemas y Organización y se incorporará paulatinamente al sitio FTP en la Intranet de fuentes, S.A. Su contenido es de obligatorio cumplimiento por las instancias a las que se dirige mientras no sea expresamente sustituido o derogado por la autoridad que la emitió.

2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos

2.12.1. Identificación

Este documento debe incorporar la siguiente información:

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Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Numero de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer termino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

2.12.2. Índice o contenido

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

2.12.3. Prólogo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

2.12.4. Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

2.12.5. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

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2.12.6. Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

2.12.7. Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

2.12.8. Concepto

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

2.12.9. Procedimiento

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

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general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

2.12.10. Formulario Impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

2.12.11. Diagramas de flujo.

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

2.12.12. Glosario de términos.

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

2.13. Fuentes De Información

Los datos de la información se puede obtener para elaborar el manual se obtiene: De la organización, Archivos y con clientes.

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2.14. Preparación del proyecto (manual).

Recabado los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar los documentos de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuesta técnica: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad, Naturaleza: Tipo de manual que se pretende realizar, Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlos en función de las ventajas que ello reportar a la organización, Objetivos. Logros que se pretenden alcanzar, Acciones; iniciativas o actividades necesarias para su consecución. Resultados. Beneficios que se espera obtener en cuanto al funcionamiento de la organización, sus productos, Recursos: requerimiento humano, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo, Costo: Estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución, estrategia ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.

2.15. Programa de trabajo.

Identificación: Nombre del manual. Responsables: Unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del

manual. Áreas: universo bajo estudio Clave: numero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos específicos que tiene que darse para captar la

información. Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

2.16. Preparación del proyecto del manual.

Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los partícipes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.

2.17. Estructuración:

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Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

2.18. Formulación de recomendaciones:

Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo, Recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

2.19. Tipos de recomendaciones.

De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas. De intercambio: re direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargo del proyecto debe someter a las instancias procedentes para su aprobación; convocara a su grupo de trabajadores para la última revisión de la documentación que se presentara a los niveles directivos. Es recomendable que esta recomendación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor de treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.

Reproducción del Manual:

Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisiones, debe coordinarse con la unidad o áreas que maneja los recursos económicos para que este sea reproducido para su distribución e implantación.

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2.20. Implantación del Manual.

La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.

2.21. Revisión y Actualización:

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas.

Para ello es conveniente:

Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.

Establecer en calendario para la actualización del manual.

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CONCLUSIONES

1. Se concluye que el manual de normas y procedimientos es de mucha

importancia en una organización, porque refleja los lineamientos en los

cuales se deben guiar para mantener un buen control en las diferentes

áreas de la empresa y también es de suma importancia para facilitar el

reclutamiento y selección del personal.

2. Se concluye que el manual de normas y procedimientos de auditoria

permiten el estudio organizacional y sirve como fuente única para obtener

información concisa y también apoya a la capacitación y supervisión del

personal.

3. En conclusión existen una serie de circunstancias dentro del ámbito

empresarial, que se presenta a los gerentes de forma continua. Problemas

tales como la centralización del poder, un mal clima laboral,

incumplimientos en los procesos de producción y entregan de productos,

mal mejoramiento en los sistemas o líneas de montajes de los artículos

entre otros se pueden derivar de una mala gestión o peor aún por aun

inexistencia o falta de auditoría interna.

4. El Estatuto de Auditoría Interna no es más que un auxilio o una serie de

técnicas modernas que le permiten al Director de Auditoría Interna tomar

decisiones cruciales y oportunas ante la evaluación de algún tipo de

disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, económicos,

políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la

empresa.

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5. El director ejecutivo de auditoria debe establecer políticas y procedimientos

para guiar la actividad de auditoria interna.” Cuando se crean esas guías, el

auditor necesita identificar los componentes esenciales de un manual

efectivo y vincularlos hacia los Estándares relevantes siempre que sea

posible. Cualquier diferencia entre las prácticas existentes y los Estándares

deberían entonces ser identificadas para su resolución, y así formar parte

del plan de acción del departamento.

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda que el departamento de auditoria interna de una

organización adopte el manual de normas y procedimientos para facilitar la

coordinación y comunicación dentro de la empresa y por ende dar un valor

agregado a la institución.

2. Se recomienda que el departamento de auditoria interna realice análisis de

toda la organización con el fin de obtener información oportuna y clara de

acuerdo al manual de normas y procedimientos para para mantener una

organización libre de todo riesgo.

3. Es necesario que al realizar un trabajo de auditoría o consultoría interna

se tenga el pleno conocimiento sobre las normativas y procedimientos a

establecer previo a ella para determinar la forma de actuar y funciones de

los auditores internos.

4. Aunque las guías para cada sección del documento no pueden abarcar

todo, deberían proveer un camino hacia la formalización. Un manual de

procedimientos efectivo y bien delineado puede ser una invalorable

referencia y una herramienta de entrenamiento para todos los miembros del

staff de auditoria. Incorporar los Estándares en el proceso de auditoria en la

fase inicial del desarrollo del manual, ayudará a asegurar un enfoque de

auditoria profesional, sistemático y adecuado.

5. El auditor interno debe poseer muy buenos conocimientos, experiencia y

ética profesional, ya que la función de la auditoría interna debe ser imparcial

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y objetiva para que no exista un conflicto de intereses en la información

trasladada al gobierno de la empresa y con ello dar soluciones adecuadas a

los hallazgos establecidos en cuanto a riesgos, control interno, seguimiento

de políticas, buen funcionamiento de las mismas y recomendaciones

respecto a herramientas a utilizar.

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos27/manual-auditoria/manual-auditoria2.shtml

www.monografias.com/normas/técnicas/procedimientos de auditoria en informática.shtml

www.monograficas.com/trabajos27/manula-auditoria/manual-auditoria.html