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ESTRUCTURA ORGANICA DE UNA EMPRESA

Definición:

Es la distribución de  cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de la  empresa mediante procedimientos que han de ser desarrollados para trabajar en equipo de forma óptima y  alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico de empresa. 

Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común.

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar.

En este tema se analizará el proceso que siguen las organizaciones para decidir cuál debe ser su estructura organizacional que estará formada por:

• El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran.

• Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos.

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DÉCIMA PRIMERA FASE

ALUMNA: MONICA ESPINOSA

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• Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los  distintos elementos (cargos).

 

Además debemos recalcar los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son:

Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la  existencia, en la empresa hay diferentes niveles de autoridad, ordenados en  jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el   director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden   los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos  humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen  mando y control en los empleados de sus respectivas áreas. 

Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un supervisor inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

La organización de una empresa puede ser:

Organización formal: Es aquella basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

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Organización informal: Es aquella que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero, que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

En consecuencia se puede establecer que la estructura organizacional de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de él.

Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional

Especialización del Trabajo. Departamentalización. Cadena de mando. Extensión del Tramo de Control. Centralización y Descentralización. Formalización.

a) Especialización del TrabajoTambién conocida como la división de la mano de obra se sustenta en el hecho de que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide en cierto número de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.

b) DepartamentalizaciónUna vez divididos los puestos por medio de la especialización del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar las tareas comunes. La Departamentalización es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.

La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de la Departamentalización y de la consecuente delegación de funciones y autoridad para el desarrollo eficiente de las mismas. La Departamentalización implica el riesgo de tener que lograr la coordinación entre las unidades definidas.

Existen dos modelos de Departamentalización:

1) Departamentalización por Proceso: Se agrupan las actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto especialización, es frecuente en el área de fabricación donde separan el trabajo en varios procesos.

2) Departamentalización por Objetivos: Se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual reportan, con lo cual se optimiza la coordinación. Existen varias variantes las cuales se clasifican en función del concepto agrupador de funciones en sectores, entre las cuales podemos nombrar:

2.2) Departamentalización por productos: es usada por empresas que fabrican muchos productos o productos muy diferentes.

2.3) Departamentalización por zona geográfica: suele ser para el marketing. Es más bien geográfica ya que la Departamentalización se efectúa por territorios o regiones de acción.

c) La Cadena de Mando Es una línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo y define quien informa a quien. Contesta preguntas de los empleados como: -¿A quién acudo si tengo un problema? Y ¿Ante quién soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dos importantes conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posición administrativa para dar órdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda a preservar el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado podría tener que atender a demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.

d) Tramo de ControlDetermina en gran parte el número de niveles y administradores que tiene una organización.

e) Centralización y Descentralización La centralización se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización, la Descentralización se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones, en una organización descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez para resolver problemas, más personas contribuyen con información.

f) FormalizaciónSe refiere al grado en que están estandarizados los puestos dentro de la organización. Si un puesto está muy formalizado, entonces su ocupante tienen una mínima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando se debe hacer y cómo se debe hacer. Cuando la Formalización es baja, el comportamiento en el puesto no está programado relativamente y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad en su trabajo.

Tipos de Estructura Organizacional

Se entiende la estructura organizacional como el medio del que se sirve

una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.

En su sentido más amplio, la estructura organizacional da orden a la

empresa.  Responsabiliza el talento humano de la organización en cada

una de las áreas que se han definido previamente.

Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles que han de

desarrollar los miembros de una organización para trabajar juntos

de forma óptima, a fin de que sean alcanzados los objetivos

corporativos.

Para algunos consultores organizacionales y expertos en el tema, la

estructura organizacional es la forma en que se dividen, agrupan y

coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones

entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre

empleados y empleados.

Esto en atención a que la estructura organizacional muestra la forma

como es dividido el trabajo en la empresa.

Tipos de estructura organizativas.

Existen diferentes tipos de estructuras organizativas que se pueden

implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de

la empresa, recursos, objetivo, etc.

Los organigramas reflejan el grado de descentralización o centralización,

relativa a los niveles de autoridad y responsabilidad existentes en la

empresa. Así en los organigramas verticales se observará a medida que

se asciende, mayor concentración de autoridad y viceversa. En cambio

en los organigramas planos o descentralizados, la cadena de mando es

más corta. En el organigrama, por tanto, podemos ver diferentes tipos

de organización empresarial como:

1. Organización lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Se le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea.

Ventajas:

a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

c) Es claro y sencillo.

d) Útil en pequeñas empresas.

e) La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

a) Es rígida e inflexible.

b) La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

c) No fomenta la especialización.

d) Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

2. Organización Staff :

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

VENTAJAS

a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

b) Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

DESVENTAJAS

a) Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se    delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede  producir una confusión considerable en toda organización.

b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus    funciones o por falta de un respaldo inteligente en la    aplicación de sus recomendaciones.

c) Pueden existir rozamientos con los departamentos de la    organización lineal.

 

3. Estructura Funcional o de Taylor

Su creador fue Frederick Taylor, quien observo que la organización lineal no propiciaba la especialización. Esta estructura consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada  hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

VENTAJAS

a) Mayor especialización

b) Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.c) La división del trabajo es planeada y no incidental.d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.e) Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de

especialistas con que cuenta la organización.

DESVENTAJAS

a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.

b) Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

c) La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

d) Los subordinados pueden tener confusión al recibir órdenes de varios jefes.

4.- Organización lineo-funcional

Esta surge con la combinación de dos  organizaciones

La organización lineal o militar. Es aquella que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial (cadena de mando)

Funcional la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad por ser la más ventajosa.

5.- Organización por comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar decisiones en conjunto.

Clasificación:

a) Directivo: Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo: Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia: personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo: integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les sean consultados.

Ventajas:

a) Las soluciones son más objetivas, ya que presenta la conjunción de varios criterios.

b) Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

c) Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

d) Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

a) Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

b) Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.

c) En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias a actuaciones.

---------------------------------COMITÉ DE PRESUPUESTOS

COMITÉ DE MERCADOTECNIA

PRESIDENTE

PRODUCCIONMERCADOTECNIA FINANZASRECURSOS HUMANOS

6.-ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

a) Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto sobre las funciones y los productos.

b) Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

c) Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

a) Existe confusión acerca de quien depende de quién, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.

b) Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de productos.

c) Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.

d) El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y calidad.

e) Se puede mostrar resistencia al cambio por parte del personal.

GERENTE GENERAL

GERENTE DE  DEPARTAMENTO Y SUBGERENTE DE PROYECTO

GERENTE DE LABORATORIO

ESPECIALIDAD TECNICA

SUBGERENTE DE PROYECTO.

GERENTE DE PROYECTO

Por último debemos decir que cualquier tipo de organización que se lleve a cabo en una empresa es importante ya que en ella se basan los empresarios para llevar a cabo un proceso que al final lleva a un objetivo que es llegar al éxito. Toda empresa necesita una estructuración, es decir, deben establecer una misión y visión tratando de cumplirlos a cabalidad; es por ello que las organizaciones son importantes para llegar a lograr los objetivos planteado.

BIBLIOGRAFIA

Libro ESPOCH Procesos Administrativos.

Libro ESPOCH Organización y Métodos.

http://crearunaempresaya.wordpress.com/2011/09/08/58/

http://www.emagister.com/curso-administracion-empresas-organizacion/tipos-estructuras-organizativas

http://thesmadruga2.blogspot.com/2013/03/estructuras-organizacionales.html

http://www.monografias.com