estudo e distribuição do trabalho. i. a função organização está relacionada a seis...
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Estudo e Distribuição do Trabalho
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I. A função organização está relacionada a seis atividades:
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(1)Divisão da empresa em áreas e unidades organizacionais
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(2) Integração coordenativa e harmonizadora dos esforços dessas
áreas e unidades organizacionais num todo unificado e sinérgico
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(3) Determinação das atividades necessárias à realização das metas e ao
alcance dos objetivos
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(4) Atribuição de tais atividades a diferentes unidades organizacionais
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(5) Estabelecimento do conteúdo e do perfil de exigências necessários à
execução de tais atividades e
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(6) Designação de tais atividades a cargos específicos da execução.
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II. A análise da repartição do trabalho entre as unidades
organizacionais e dentro dessas mesmas unidades deve ser realizada
quando:
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(1) Cria-se a empresa ou uma unidade organizacional ou
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(2) Altera-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade
organizacional ou
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(3) Racionaliza-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade
organizacional.
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III. Objetivos do Estudo de Distribuição do Trabalho
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A empresa não deve ser vista como um todo estático, mas como um arranjo
necessário de áreas e unidades organizacionais, que decorre da
necessidade de a mesma realizar sua missão e alcançar seus objetivos.
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Para tanto, é imprescindível a realização de tarefas, as quais são distribuídas pelas áreas e unidades
organizacionais, mediante critérios de natureza, similaridade e
complementaridade.
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III.1 Três objetivos básicos do modelo de estudo da distribuição da
carga de trabalho:
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(1)Distribuir, de forma balanceada, entre as unidades organizacionais, as
tarefas a serem realizadas pela empresa
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(2) Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as tarefas que já vêm sendo
realizadas pela empresa e
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(3) Funcionar como um instrumento de estudo da situação existente e de mudança
para a situação desejada, quando da racionalização organizacional.
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III.2 Definições:
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Carga de trabalho – volume de trabalho atribuído a uma unidade
organizacional, durante uma unidade de tempo pré-estabelecida
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Função – conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam
as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo,
inclusive, como critério para departamentalização da empresa
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Atividade – conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho
atribuído às unidades organizacionais e aos cargos
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Tarefa – agrupamento de operações interligadas mediante determinada ordem seqüencial, levando-se em
consideração a subdivisão do trabalho entre os funcionários alocados em uma
unidade organizacional
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Operação – parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser
executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas etc
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Natureza da atividade – para o alcance de seus objetivos, as empresas
executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos
legais, de produção, financeiros, contábeis etc.
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Atividades complementares – quando as atividades apresentam uma relação antecedente/subseqüente, encadeada
numa ordem rígida e necessária com a atividade subseqüente funcionando
como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa
ser realizado e
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Atividades similares – ocorrem quando a realização de duas ou mais
atividades obedece ao mesmo procedimento de execução.
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IV. Fases da Análise da Distribuição da Carga de Trabalho
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Após a divisão da empresa em área e unidades organizacionais, mediante critérios
definidos de departamentalização; após a determinação das atividades a serem
realizadas, necessárias à consecução das metas e ao alcance dos objetivos, e após a atribuição de tais atividades às unidades organizacionais, mediante critérios de
natureza, similaridade e complementaridade, seguem-se as seguintes fases de análise da
distribuição da carga de trabalho:
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IV.1 Listagem de Tarefas IndividuaisConsiste em descrever, mediante
entrevistas e questionários, todas as tarefas que cada funcionário executa,
indicando o tempo que as mesmas levam para serem executadas e o
volume total do trabalho executado (somatório das durações das tarefas).
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IV.2 Listagem das Atividades da Unidade Organizacional
Após a identificação das tarefas que cada funcionário realiza, deve-se
agrupá-las em atividades, as quais são relacionadas na lista de atividades, mediante a ordem de importância.
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IV.3 Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho – QDT
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IV.3.1 Ele possibilita ao analista de O&M:
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(1)Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na unidade organizacional
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(2) Análise comparativa das tarefas executadas pelos diferentes
funcionários
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(3) Análise comparativa da duração das tarefas
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(4) Verificar se a capacidade profissional dos funcionários está sendo
eficientemente utilizada
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(5) Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos
funcionários
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(6) Verificar o grau de especialização das tarefas
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(7) Verificar o critério utilizado para a distribuição do trabalho entre os
funcionários: natureza, similaridade ou complementariedade das tarefas
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(8) Verificar se existem tarefas dispersas entre os vários executores ou se os mesmos estão executando tarefas
desconexas
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(9) Analisar de forma global a distribuição do trabalho entre os
funcionários e
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(10) Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das
tarefas.
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IV.3.2 Para alcançar todos estes aspectos é necessário que se construa
um quadro de distribuição do trabalho que contenha:
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(1)Todas as tarefas realizadas na unidade organizacional, agrupadas
por funcionário
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(2) Homogeneidade no registro de durações das tarefas
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(3) Cálculo das durações das tarefas e somatório delas em atividades
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(4) Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de suas tarefas, evidenciado-se a ociosidade ou
o emprego de horas extras
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(5) Ordem seqüencial das execuções, por funcionário e
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(6) Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo
considerada.
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V. Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT)
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A maneira mais fácil de levantar os problemas existentes é indagando sobre
eles.
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V.1 Perguntas básicas:
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(1)Sobre a capacidade profissional dos funcionários que realizam as tarefas a
eles atribuídas:- quanto ao equilíbrio entre a capacidade profissional dos
funcionários e as tarefas a eles atribuídas
- quanto ao manuseio e/ou operação de equipamentos, máquinas, ferramentas,
instrumentos etc, e- quanto à necessidade de treinamento.
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(2) Sobre o grau de concentração das tarefas e de especialização dos
funcionários:- quanto à concentração de tarefas e
- quanto à especialização dos funcionários.
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(3) Sobre compatibilidade das tarefas executadas:
- quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários e- quanto à conveniência de se
atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis.
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(4) Sobre o equilíbrio entre o volume de trabalho dos funcionários:
- quanto à carga de trabalho de cada funcionário e
- quanto às tarefas cíclicas.
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(5) Sobre a duração de tarefas e atividades:- quanto ao tempo consumido na execução das
tarefas e atividades- quanto ao equilíbrio entre o tempo gasto na
execução das tarefas e atividades e a importância que elas têm para a unidade
organizacional- quanto à prioridade de execução das tarefas e
atividades- quanto aos tempos desnecessários ou mortos
e- quanto à duração do relacionamento formal.
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(6) Sobre a participação relativa das tarefas no total de tempo gasto pelos
funcionários para executá-las:- quanto à participação relativa das
tarefas e- quanto à distribuição das tarefas entre
os funcionários.