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Evaluacin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01
FECHA PUBLICACIN 03/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos bibliogrficos Desarrollo de Colecciones
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 1
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2
4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 2
5. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3
5.1. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos fsicos 3
5.2. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
fsicos 3
5.3. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
electrnicos ..................................................................................................................................... 5
5.4. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
electrnicos ..................................................................................................................................... 5
5.5. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos
Ofertas de productos ...................................................................................................................... 7
5.6. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos
Ofertas de productos ................................................................................................................... 7
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9
8. INDICADORES .............................................................................................................................. 9
9. RIESGOS .................................................................................................................................... 12
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12
11. APROBACIN ............................................................................................................................ 13
1. OBJETIVO
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Seleccionar los recursos bibliogrficos que van a pertenecer al catlogo de la Biblioteca de la
Universidad.
2. ALCANCE
El proceso inicia una vez ingresan nuevas solicitudes por parte de las Facultades o cuando se reciben
ofertas de nuevos productos, y finaliza cuando se haya tomado la decisin sobre cules recursos
entrarn al catlogo de la Biblioteca.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI (2011 2015), dentro de los objetivos de Efectividad Administrativa:
7. Optimizar los recursos y servicios con los criterios de eficiencia y eficacia.
7.3 Fortalecer el Sistema de Bibliotecas, tanto en ofertas como en servicios.
7.5 Cumplir con los estndares internaciones en la oferta de recursos fsicos,
bibliogrficos y tecnolgicos.
Poltica del rea de Desarrollo de Colecciones (ver aqu)
Manual de Procedimientos Desarrollo de Colecciones
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Director del Sistema de Bibliotecas
4.2. Responsabilidades
Director del Sistema de Bibliotecas:
Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos.
Vicerrector, Decano, Director de Departamento Acadmico o Director de Unidades
Administrativas:
Avalar decisiones propias de su unidad en cuanto a la solicitud de recursos bibliogrficos
y toma de decisin sobre adquisicin de recursos bibliogrficos.
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Delegado:
Persona asignada por el responsable de la unidad, para seleccionar el material;
generalmente, coordinadores, profesores o gestores administrativos.
Personal de apoyo de la Facultad:
Persona de nivel operativo, quien colabora con la solicitud o ingreso de la solicitud de
compra en el Portal Web y/o por cargue masivo.
5. DEFINICIONES
Bases de datos: bancos de informacin que contienen datos relativos a diversas temticas y
categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s algn tipo de vnculo.
Bases de datos especficas: bancos de informacin que tratan una temtica en particular, la
cual suele ser muy especializada.
Bases de datos multidisciplinarias: bancos de informacin que tratan temticas muy
generales, de varias reas del conocimiento.
Embargo: Periodo en el cual no se tiene acceso a un recurso a travs de una base de datos, el
cual puede ir en das, semanas, meses y aos.
Publicaciones seriadas: revistas, peridicos, magazines, entre otros que tienen una
periodicidad permanente, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual,
trimestral, semestral y anual.
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran
los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos fsicos
5.2. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
fsicos
ENTRADA Solicitud para la adquisicin de un recurso fsico bibliogrfico
PROVEEDOR Facultades Acadmicas
SALIDA Recursos por adquirir
CLIENTE Desarrollo de Colecciones
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PRO-23-1-02-01
EVALUACIN DE NUEVAS SOLICITUDES DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS FSICOSD
ES
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CC
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CU
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AD
ES
Toma de decisinRevisin del recurso
3- Recibir y verificar solicitud
Formato de solicitud
El recurso est en el catlogo?
6- Verificar aspectos a considerar
Si
Existen aspectos por considerar
7- Notificar a Facultad
solicitanteSi
8- Revisar aspectos y tomar
decisin de compra
No
4- Verificar tipo de formato del
recurso
Est en el formato
solicitado?
No
Libros, audiovisuales y documentos de Sala Virtual (Ms de 10 ttulos)
2- Diligenciar y enviar Formato
de solicitud
1- Hacer solicitudLibros, audiovisuales y
documentos de Sala Virtual (De 1 a 9 ttulos)
Symphony
Si
9- Recibir decisin de
compra de las Facultades
No
5- Notificar a Facultad
solicitante
Portal Web
-Symphony-Descubridor
1
1
El proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos
El proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos
PRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos.vsd
Nuevas solicitudes/recursos fsicos
Nuevas solicitudes/bases de datos
Ofertas
rc.perez224Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos fisicos (2).pdf
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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTO
1 Hacer solicitud
En caso de que se requiera de uno a nueve ttulos (libros, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe realizar la solicitud a travs de Symphony.
Delegado de la Facultad
Symphony
2
Diligenciar y enviar Formato de solicitud
En caso de que se requiera ms de un ttulo (libro, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe diligenciar el Formato de Solicitudes en Excel y posteriormente se enva a la Direccin de Colecciones a travs de correo electrnico.
Delegado de la Facultad
Portal Web Formato de
solicitud
3 Recibir y verificar solicitud
Una vez se reciban las solicitudes por parte de las Facultades, se debe validar si el recurso solicitado ya se encuentra en el catlogo de la Biblioteca. La validacin se hace en Symphony, Descubridor y recursos electrnicos adquiridos.
Auxiliar Desarrollo de Colecciones
Symphony, Descubridor
y recursos electrnicos adquiridos
4
Verificar tipo de formato del recurso
En caso de que el recurso ya est en el catlogo de la Biblioteca, se debe validar si el formato en el que se encuentra es el formato solicitado (electrnico o impreso).
Coordinador de Desarrollo de Colecciones
5
Notificar a Facultad solicitante
En caso de que el recurso se encuentre en el formato solicitado, se le informa por correo electrnico, a la Facultad solicitante, que el recurso ya existe en el catlogo de la Universidad.
Auxiliar Desarrollo de Colecciones
6
Verificar aspectos a considerar
En caso de que el recurso no se encuentre en el catlogo, o en caso de que s se encuentre, pero no en el
Auxiliar y/o Coordinador de
Desarrollo de Colecciones
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formato solicitado, se define si existen aspectos a considerar referentes a: -Precio -Formato -Disponibilidad en el mercado -Edicin -Idioma Si no existen aspectos a considerar, el proceso contina hacia la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos.
7
Notificar a Facultad solicitante
En caso de que s existan aspectos por considerar, se le notifica a la Facultad por correo electrnico que debe tomar la decisin de compra correspondiente.
Coordinador de Desarrollo de Colecciones
8
Revisar aspectos y tomar decisin de compra
Se revisan los aspectos a considerar y se define si se va a realizar o no la compra. La decisin tomada se le informa a Desarrollo de Colecciones a travs de correo electrnico.
Delegado de la Facultad
9
Recibir decisin de compra de las Facultades
Se recibe la decisin tomada, comprar el recurso o no comprarlo. Si se decide realizar la compra, el proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos.
Coordinador de Desarrollo de Colecciones
5.3. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
electrnicos
5.4. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos
electrnicos
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PRO-23-1-02-01
EVALUACIN DE NUEVAS SOLICITUDES DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS ELECTRNICOSD
ES
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CC
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CU
LT
AD
ES
1- Enviar a Facultades
informacin de recursos
electrnicos
Informe de bases de datos y publicaciones seriadas
Se va a adquirir?
No
Si
2- Tomar de decisin sobre la
renovacin/adquisicin
3- Validacin de embargo
Embargo superior a un
ao
Si
No
5- Iniciar proceso de Adquisicin
de recursos bibliogrficos
Bases de datos especficas
Agosto de cada ao
Bases de datos multidisciplinarias
4- Tomar decisin de renovacin/suscripcin
Publicaciones seriadas
Agosto de cada ao
Agosto de cada ao
El proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos
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Nuevas solicitudes/recursos fsicos
Nuevas solicitudes/bases de datos
Ofertas
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ENTRADA Revisin de recursos en el mercado y propuestas por parte de las Facultades de nuevos recursos bibliogrficos electrnicos (bases de datos y publicaciones seriadas)
PROVEEDOR Desarrollo de Colecciones y Facultades
SALIDA Publicaciones seriadas y bases de datos por adquirir
CLIENTE Desarrollo de Colecciones
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Enviar a Facultades informacin de recursos electrnicos
En agosto de cada ao se le enva por correo electrnico a las Facultades, un informe con la siguiente informacin de bases de datos especficas:
Nuevas bases de datos (propuestas para adquirir)
Bases de datos que no se modifican
Bases de datos suscritas
Adicionalmente, es enva informacin sobre las publicaciones seriadas que cumplen con el requisito de un embargo superior a un ao.
Gestor de Desarrollo de Colecciones/
Tcnico de Soporte Sistema de Biblioteca
Informe de bases de datos y de publicaciones
seriadas
2
Tomar decisin sobre la renovacin/ adquisicin
En el caso de que sea un recurso al que ya est suscrito, se toma la decisin renovar o suspender la suscripcin. En caso de que sea un recurso con el que no hay suscripcin, se debe tomar la decisin de si se da inicio a una suscripcin o no. La decisin se toma en conjunto entre la Facultad y la Direccin del Sistema de Biblioteca y la comunicacin entre estas
Delegado de la Facultad y Director de Sistema de Biblioteca
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dos partes, es a travs de correo electrnico.
3 Validar el embargo
Para el caso especfico de publicaciones seriadas, se debe validar si el embargo es superior a un ao. En caso de que sea superior a un ao, se le enva informacin sobre el recurso a las Facultades; en caso de que no, el proceso finaliza.
Gestor de Desarrollo de Colecciones
4
Tomar decisin sobre la renovacin/ suscripcin
Para las bases de datos multidisciplinarias con las que existe una suscripcin, se toma la decisin de renovar o suspenderla. En caso de que sea una base de datos con la que no hay suscripcin, se debe tomar la decisin de si se da inicio a una suscripcin o no.
Coordinador de Desarrollo de Colecciones/
Director del Sistema de Biblioteca
5
Iniciar proceso de Adquisicin de recursos bibliogrficos
En caso de que se haya decido adquirir el recurso bibliogrfico, se ejecuta el proceso de Adquisicin de recursos bibliogrficos.
Gestor de Desarrollo de Colecciones/ Coordinador de
Desarrollo de Colecciones/ Director
del Sistema de Bibliotecas
5.5. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos Ofertas
de productos
5.6. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos
Ofertas de productos
ENTRADA Ofertas y cotizaciones de recursos bibliogrficos
PROVEEDOR Proveedores de recursos bibliogrficos
SALIDA Recursos por adquirir
CLIENTE Desarrollo de Colecciones
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EVALUACIN DE NUEVOS PRODUCTOS DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS OFERTAS DE PRODUCTOSD
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ES
SE
RV
ICIO
S
(AN
L
ISIS
INF
OR
MA
CI
N)
VIC
ER
RE
CT
OR
A
AC
AD
M
ICA
Tipo de recurso
bibliogrfico
Libros fsicos y audiovisuales
Libros electrnicos, publicaciones
seriadas y bases de datos
Ofertas, cotizaciones
3- Evaluar ofertas de
nuevos productos
Solicitar compra?
No
Si
1- Evaluar contenido de
recursos
5- Ejecutar periodo de
demostracin del recurso
6- Consolidar conceptos de
reas
Se va a adquirir?
No
Si
7- Dar aval de adquisicin del
recurso y notificar
2- Verificar si est en coleccin
No
Est en coleccin?
Si
1 mes
Archivo de nuevos productos
Propuesta impresa firmada por el Vicerrector de Asuntos Acadmicos
4- Recibir solicitud de adquisicin
El proceso continua a Adquisicin de recursos Bibliogrficos
El proceso continua a Adquisicin de recursos Bibliogrficos
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Nuevas solicitudes/recursos fsicos
Nuevas solicitudes/bases de datos
Ofertas
rc.perez224Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos fisicos - ofertas.pdf
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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Evaluar contenido del recurso
Se verifican los siguientes aspectos de los recursos bibliogrficos: pertinencia del rea de conocimiento del recurso para fines de la Universidad, ao de publicacin (ms reciente), idioma, cartula, entre otros.
Coordinador Desarrollo de Colecciones/
Jefe de servicios
2 Verificar si est en coleccin
Se debe validar si el recurso ya existe en la coleccin por medio de Sala Virtual. Se valida en los registros Marc, o en A to Z.
Gestor de Colecciones/
Coordinador de Desarrollo de
Colecciones/ Jefe de Servicios
3 Evaluar ofertas de nuevos productos
Las Facultades junto con Desarrollo de Colecciones revisan las ofertas con base en un archivo de Excel o PDF de ofertas, y evalan cuales se deben comprar y cules no. La comunicacin entre estas dos partes es a travs de correo electrnico.
Delegado de la Facultad/
Coordinador Desarrollo de Colecciones
Archivo de
nuevos productos
4 Recibir solicitudes de adquisicin
Una vez se ha decidido qu recursos adquirir y a qu proveedor, se reciben las solicitudes de adquisicin de recursos por parte de las Facultades a travs de correo electrnico.
Coordinador Desarrollo de Colecciones
5 Ejecutar periodo de demostracin del recurso
En caso de que no existan los recursos en el catlogo de la Biblioteca, se da inicio a un periodo de prueba del recurso, durante un mes. Bases de datos.
Coordinador Desarrollo de Colecciones
6 Consolidar conceptos de reas
Se consolidan todos los conceptos de las diferentes reas frente al funcionamiento del recurso durante el periodo de prueba, para determinar si es
Coordinador Desarrollo de Colecciones/ Jefe Servicios
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importante adquirir el recurso o no.
7 Dar aval de adquisicin del recurso
Se da aval final para poder adquirir el recurso bibliogrfico y se informa a Desarrollo de Colecciones por correo electrnico.
Vicerrector de Asuntos
Acadmicos
Propuesta impresa
firmada por el Vicerrector de
Asuntos Acadmicos
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R EXISTENCIA DE LA BIBLIOGRAFA DE LOS CURSOS ACADMICOS Y
LNEAS DE INVESTIGACIN Cdigo del
indicador IND-23-1-02-011
Responsable del
indicador
Direccin Sistema de Bibliotecas; Jefatura Administrativa; Coordinacin de
Sistema de Bibliotecas.
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)
No aplica.
PDI 2011- 2015
Norma ISO 9001-14001
Formato de solicitud en portal web.
Informe de bases de datos y publicaciones seriadas: Formato renovaciones
Comit permanente de Bibliotecas de Instituciones de Educacin Superior de Bogot, Estndares e indicadores de calidad para Bibliotecas de instituciones de Educacin Superior. Bogot: SWETS, 2005.
Poltica del rea de Desarrollo de
Colecciones (ver aqu)
Manual de Procedimientos Desarrollo de
Colecciones
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://goo.gl/RZxQ3x
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Objetivo Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografa de los cursos acadmicos y
lneas de investigacin
Mtodo de
Medicin
Se realiza el conteo del nmero de ttulos adquiridos para las bibliografas y se
divide en el nmero total de ttulos solicitados para las bibliografas, obteniendo
as el porcentaje adquirido.
Unidad de Medida %
Frmula
#
#
Variables
-Cantidad de ttulos adquiridos de las bibliografas, que manejan los pensums de
los docentes, de las diferentes unidades acadmicas, los cuales deben estar
disponibles en el Sistema de Bibliotecas.
-Cantidad de ttulos solicitados por los acadmicos como soporte de los
diferentes programas acadmicos realizados por la universidad.
Limitaciones Solo aplica al material relacionado en los pensums de los docentes.
Fuente de datos Desarrollo Plan Institucional Universidad de Los Andes.
Granularidad Por Universidad
Periodicidad Semestral
Meta 90%
Observaciones Para poder lograr el presente indicador, las dependencias acadmicas deben
remitir los pensums al rea de Servicios del Sistema de Bibliotecas, para revisin.
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
DESARROLLO Y ACTUALIZACIN DE LAS COLECCIONES
Cdigo del indicador IND-23-1-02-012
Responsable del
indicador Coordinador del rea de Desarrollo de Colecciones
Objetivo Lograr ejecutar la totalidad de la partida presupuestal para la coleccin
bibliogrfica
Mtodo de Medicin
Se obtiene un reporte desde la herramienta Analysis para conocer la ejecucin
presupuestal en la Popre de Adquisicin de material bibliogrfico y esta cifra se
compara con el presupuesto proyectado, obteniendo as un porcentaje de
cumplimiento respecto de la partida proyectada
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
Variables -La ejecucin presupuestal: es la cantidad de dinero invertido en la compra de
material para el desarrollo de las colecciones.
-
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-La partida presupuestaria: es la cantidad de recursos econmicos en dinero,
asignados por la Universidad, para la compra de material, que contribuir a
desarrollar las colecciones.
Limitaciones
Solo se aplica a recursos asignados por la Universidad al Sistema de Bibliotecas,
ms no cubre las inversiones con recursos propios que realizan las diferentes
dependencias
Fuente de datos
Informe de compras mensual, generado a partir del informe de Ejecucin
presupuestal obtenido de Analyzer-SAP, para el rubro 43019-Libros, Suscripciones
a Revistas y Bases de Datos
Granularidad Gasto total por mes y el consolidado anual, por Vicerrectoras, Facultades y
Departamentos de la Universidad.
Periodicidad Mensual y anual
Meta Ejecutar el 100% de los recursos asignados por la universidad.
Observaciones Las compras de recursos a la fecha, se centra en soportes electrnicos, en primera
medida.
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
COMPARACIN DE COLECCIONES
Cdigo del indicador IND-23-1-02-013
Responsable del
indicador Coordinadores del rea de Anlisis y Desarrollo de Colecciones
Objetivo Comparar la coleccin de cada rea del conocimiento con otras Bibliotecas a nivel
mundial
Mtodo de Medicin
Para obtener este indicador se hace uso de la herramienta WorldCat Analysis
Collection (WCA), tomando de all la informacin de las reas comparadas y
dividiendo este valor en el nmero total de reas del conocimiento proyectadas a
comparar, para obtener as el porcentaje de cumplimiento del proceso.
El universo de reas a comparar se obtiene de Symphony, de acuerdo a la
composicin que la coleccin tenga al momento de hacer la comparacin, de forma
que este porcentaje tambin se puede obtener tomando el nmero de reas del
conocimiento comparadas y dividindolo por el universo total de reas del
conocimiento tomado de Symphony al momento de hacer la comparacin.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
#
#
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Variables
# de reas comparadas: son la cantidades de reas del conocimiento, que se han
de comparar con otras colecciones.
# total de reas: son las cantidades de reas representativas de la universidad,
las cuales se deben comparar.
Limitaciones Solo se coparan las reas representativas de la universidad, las cuales son material
de apoyo a los programas acadmicos dictados por la institucin.
Fuente de datos Informe de colecciones vigentes reportado por Symphony.
Granularidad Por cada una de las colecciones, de las Bibliotecas de la Universidad.
Periodicidad Anual
Meta 33% de las colecciones
Observaciones Se debe aspirar comparar toda la coleccin del Sistema de Bibliotecas, en un
periodo de 3 aos.
9. RIESGOS
OPERATIVO Demasiados pensums por revisin.
Recortes de recursos por parte de la Universidad
Infraestructura tecnolgica insuficiente.
CALIDAD DE SERVICIO
Material solicitado no est disponible en el mercado.
Compra de material duplicado.
Cantidad de personas disponible para realizar dicha actividad.
SEGURIDAD
Fraude a las tarjetas de crdito
ADMINISTRATIVO
Recursos insuficientes para realizar dicha adquisicin.
Rotacin del personal con conocimientos del tema.
LEGAL
Incumplimiento con las propuestas, contratos y/o licencias firmadas.
Autorizacin de las Bibliotecas de las principales instituciones nacionales e internacionales, para comparar sus colecciones con las nuestras.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 04/05/2015
Publicacin 03/05/2016
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11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Manuela Pea Infante Ingeniera de Procesos 04/05/2015
REVIS
ngela Mara Meja Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 26/04/2015
Liliana Caballero Jefe Administrativa 18/04/2016
Sandra Naranjo Coordinadora Desarrollo de
Colecciones 18/04/2016
APROB ngela Mara Meja Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 29/04/2016