evaluación y desempeño de la fuerza de venta aplicado a distribuidora y envasadora “la...
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Evaluación y desempeño de la fuerza de venta
Gestión de ventas 1
Carrera: Licenciatura en Mercadeo y Negocios
Internacionales.
Materia: Gestión de Ventas.
Tema: Evaluación y Desempeño de la Fuerza de Venta
Aplicado a Distribuidora y Envasadora “La Milagrosa”.
Docente: Licda. Aminta Rodas.
Integrantes:
Jonathan Breitner Hernández.
Juan Alexis Rivera Sánchez.
Lunes 02 de Junio 2014
Evaluación y desempeño de la fuerza de venta
Gestión de ventas 2
Índice.
Introducción .......................................................................................................................... 4
Objetivos ............................................................................................................................... 6
Objetivo general............................................................................................................... 6
Objetivos específicos ...................................................................................................... 6
1. Evaluación del desempeño en la fuerza de ventas................................................... 7
2. Evaluación de desempeño ............................................................................................ 7
3. El control .......................................................................................................................... 7
3.1 Los fi jos o absolutos ................................................................................................. 7
3.2 Los variables.............................................................................................................. 7
3.3 Analíticos o de diagnóstico. .................................................................................... 8
4. ¿Cómo evaluar la fuerza de venta?............................................................................. 9
4.1 Criterios de evaluación .......................................................................................... 10
5. Evaluación cuantitativa ................................................................................................ 10
5.1 Evaluación de resultados ...................................................................................... 10
5.2 Evaluación de indicadores .................................................................................... 11
5.3 Evaluación de esfuerzos........................................................................................ 12
6. Evaluación cualitativa................................................................................................... 12
7. Aplicación en distribuidora y envasadora “La Lilagrosa”........................................ 13
7.1 Diagnóstico. ............................................................................................................. 13
7.2 Desarrollo de la propuesta .................................................................................... 14
7.2.1 Desarrollo de la propuesta cuantitativamente ............................................. 14
7.2.2 Desarrollo de la propuesta cualitativamente ............................................... 15
8. Propuesta de evaluación cuantitativa ........................................................................ 16
9. Propuesta de evaluación cualitativa .......................................................................... 18
10. Propuesta de reporte diario de ventas de vendedor............................................. 19
11. Propuesta de reporte diario de pedidos de vendedor .......................................... 20
12. Guía de uso de evaluación cuantitativa .................................................................. 21
13. Guía de uso de evaluación cualitativa .................................................................... 22
14. Guía de uso del reporte diario de venta y pedidos de los vendedores ............. 26
Conclusión .......................................................................................................................... 29
Recomendaciones ............................................................................................................ 30
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Bibliografía. ........................................................................................................................ 31
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Introducción.
El presente trabajo tiene como finalidad beneficiar a la empresa “Agua La Milagrosa”
a través de la elaboración de un proceso de evaluación del desempeño de su fuerza
de ventas. El proceso busca mejorar el desempeño mediante la evaluación oportuna
y sistemática de los resultados del trabajo del personal para que de esta manera la
empresa pueda obtener una mayor eficiencia en las operaciones de venta.
La evaluación del desempeño en ventas permite detectar las fortalezas y áreas de
oportunidad que tiene el vendedor en el desarrollo y desempeño de sus funciones
en él puesto que ocupa.
El proceso conlleva en establecer de manera conjunta (gerente-vendedor) los
objetivos diarios a cumplir, así como las competencias que se requiere que el
empleado desarrolle en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades. Durante
el día se dará seguimiento a los objetivos designados, es decir; aumentar en un
número significativo las ventas con el fin de garantizar el cumplimiento de los
mismos y efectuar, si así se requiere, las modificaciones y/o adecuaciones
pertinentes que correspondan en su caso. Al finalizar el día, el empleado obtendrá
retroalimentación y se evaluará de manera conjunta el cumplimiento de los objetivos
que se han propuesto.
Como todos sabemos uno de los grandes propósitos de cualquier programa de
evaluación de desempeño es el de estimular e influir a los involucrados para
asegurar que las metas y los objetivos de la organización se cumplan, por tal motivo
para que la empresa Agua La Milagrosa aumente o redoble la fuerza de venta que
actualmente posee es necesario la evaluación y el desempeño de sus vendedores,
para que se puedan identificar todos aquellos problemas y por consiguiente
subsanar los errores y que con lleven al éxito de dicha empresa.
Es necesario mencionar, que la importancia de implementar dicho instrumento
ayudara de manera eficiente a la empresa para que de esta manera puedan obtener
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un mejor control de sus ventas y por consiguiente incrementar las utilidades de la
empresa ya que es un compromiso por ser mejores cada día.
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Objetivos
Objetivo General:
Elaborar un programa de evaluación y desempeño para la fuerza de ventas de
Distribuidora y Envasadora “La Milagrosa” en donde se pueda medir de manera
exacta el ejercicio de las labores diarias que se realizan los vendedores de la
empresa, para que de esta manera los encargados puedan hacer sus respectivos
análisis y dar soluciones a problemas que se generan.
Objetivos específicos:
Establecer la importancia que posee la evaluación de desempeño en las
empresas mediante la obtención de información bibliográfica.
Realizar un diagnóstico previo para determinar las necesidades que posee la
empresa.
Elaborar una guía que facilite el uso del sistema propuesto de evaluación de
desempeño.
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1. Evaluación del desempeño en la fuerza de Ventas.
2. Evaluación de Desempeño.
Es un proceso sistemático y periódico que sirve para estimar cuantitativamente y
cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las personas en el desempeño
de sus puestos de trabajo, mostrándoles sus puntos fuertes y débiles con el fin de
ayudarles a mejorar.
El vendedor debe tomar decisiones, entonces debe saber también, conseguir,
procesar e interpretar información.
El control es parte fundamental e integral de la evaluación del desempeño, por lo
tanto nos vemos en la obligación de abordarlo como parte de la presente
investigación.
3. El control
Ejercer la función de control implica definir unos estándares de referencia corno
elementos de comparación para los resultados reales. Los estándares deben ser
por tanto conceptos cuantitativos que permitan una visión medible y objetiva. •
Básicamente hay tres tipos de estándares o indicadores:
3.1 Los fijos o absolutos.
El indicador fijo por excelencia es la cuota de ventas. La consecución o no de las
metas establecidas constituyen un estándar absoluto que nos ofrece una medida de
la realidad. Sus inconvenientes son:
Falta de información sobre las causas del deficiente rendimiento.
La imposibilidad de reaccionar a tiempo para reestablecer el equilibrio.
3.2 Los variables.
Comparan los resultados reales con los objetivos planificados mensual, semanal o
diariamente. Estos indicadores permiten descubrir más rápidamente las
desviaciones producidas pero tampoco descubren el origen de los problemas.
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3.3 Analíticos o de diagnóstico.
Ayudan a descubrir por qué el rendimiento del vendedor se aparta del objetivo
previsto. Son cuatro las medidas habitualmente utilizadas, relativas a la actividad
del vendedor.
El número de visitas.
La frecuencia de visitas.
Los clientes visitados.
El contenido de las visitas.
Estos estándares ayudan además a detectar posibles problemas antes de que
aparezcan. El proceso de fijación de estándares para controlar las ventas puede
depurarse con arreglo a las necesidades particulares de cada situación:
Los objetivos son susceptibles de desglose por líneas de productos, en compras
nuevas y repetitivas. La tasa de visitas puede dividirse entre visitas eficaces y no
eficaces, visitas a clientes o a potenciales. Si se establecen estándares para los
gastos de venta, bastará con analizar solo los gastos excepcionales.
La mejor forma de fijar un nivel para cada tipo de estándar es analizar datos
históricos, examinar lo que ocurre en otros departamentos, y si es posible, tomar
referencias de otras empresas del sector. Para asegurarse que se han determinado
estándares más apropiados, la Dirección de ventas debe comprobar si cumplen los
o principios siguientes:
Ser cuantitativos, en lo posible, con objeto de poder medir las variaciones
que se produzcan.
Cubrir todos los objetivos que deba lograr el equipo de ventas.
Medir los progresos del equipo y predecirlos posibles resultados.
Servir para diagnosticar las causas del rendimiento del equipo.
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Detectar las posibles desviaciones con tiempo suficiente para poder adoptar
las medidas oportunas.
Ya que hemos habla de la evolución de desempeño y del control se requiere para
llevarla a cabo es necesario hacernos la siguiente pregunta.
4. ¿Cómo evaluar la fuerza de venta?
Las evaluaciones de desempeño del personal de ventas deben ser una herramienta
que permita un espacio de comunicación entre el Gerente de Ventas y el Vendedor.
Dicho espacio debe traer como conclusión, la generación de entusiasmo para un
futuro desarrollo de habilidades que lleven al éxito profesional.
El objetivo de la evaluación de la fuerza de ventas es:
Evaluar los puntos fuertes y débiles de cada vendedor: se aprovechan las
fortalezas y las debilidades deben ser corregidas a través de la capacitación
y de una supervisión más firme. Esto significa que uno de los objetivos de la
evaluación del desempeño es proveer indicaciones para la capacitación y
mejora el desempeño de cada vendedor.
Evaluar el desempeño de cada vendedor para incentivarlos: significa verificar
los méritos de cada vendedor para recompensarlo a través de la
remuneración, ya sea concediéndole un premio o un incentivo salarial.
Para la evaluación de los vendedores es posible tomar en cuenta el reporte o
informe de ventas de cada vendedor, el desempeño de las ventas (en donde se
compare las ventas obtenidas con las esperadas), el informe presentado por los
jefes o supervisores, las encuestas realizadas a clientes, las pláticas con otros
vendedores, etc.
Y en un nivel más extenso, también es posible evaluar el desempeño de la fuerza
de ventas de manera global, por ejemplo, si está logrando los objetivos propuestos,
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si está trabajando bien con otros equipos de la empresa, si los costos en que incurre
compensan los resultados obtenidos, etc.
4.1 Criterios de evaluación.
Independientemente del criterio a usar, este debe ser claro, conocido y aceptado
por todo el equipo de ventas. Es recomendable combinar un esquema de evaluación
que mida aspectos cualitativos y calidad de resultados para fijar el rendimiento de
los vendedores, ya que no se puede indisponer a unos de otros tan solo por su
número de venta; ya que si el enfoque fuera puramente cuantitativo, se pierde la
perspectiva total del negocio, ya que las ventas probablemente se estarían
concentrando en determinadas personas clave del negocio, o en la pura acción del
mercado, donde los compradores compran, más que en que la empresa venda sus
productos. Y si el enfoque es basado netamente en calidad de resultados, lo más
probable es que se pierda la perspectiva de los resultados del negocio.
Mencionado lo anterior se detalla los criterios de evaluación:
5. Evaluación cuantitativa.
Las mediciones cuantitativas de desempeño se enfocan en lo que los vendedores
hacen. Se relaciona con el tipo de ventas que se realice, el tipo de cliente que se
visita o los objetivos que se hayan determinado para su labor en el periodo, estos
objetivos están relacionados a la cantidad que se produce en las ventas.
Este tipo de evaluaciones constituyen un reconocimiento de todo el proceso de
ventas. Hay tres tipos de variables a medir subjetivamente, las cuales a su vez están
conformadas por diferentes componentes del proceso comercial:
5.1 Evaluación de resultados.
Algunos criterios que evalúan “Cantidad” de los resultados son:
Número de órdenes de compra por período de tiempo. Evalúa la capacidad
de cierre de la venta.
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Tamaño promedio de las órdenes de compra.
Número de clientes o cuentas, evalúa la cobertura de los territorios, y
garantiza equidad en la distribución de los mismos.
Número de clientes activos.
Número de clientes nuevos.
Volumen total de ventas
Logro de objetivos, resultados del periodo vs, objetivos del periodo anterior
Crecimiento; Ventas del periodo / ventas del periodo anterior
Cuota del territorio; participación en # de empresas en el mercado total
Penetración; Evolución de la cuota del territorio del vendedor
Cumplimiento de promociones; Resultados en promociones vs. objetivos de
promociones
5.2 Evaluación de indicadores.
La compañía debe definir indicadores de gestión de ventas. Estos indicadores son
el resultado de la combinación de las evaluaciones de esfuerzos y de resultados. A
continuación se presentan algunos ejemplos:
Número de visitas por días trabajados.
Número de cotizaciones elaboradas por visitas realizadas.
Ventas generadas a cada cliente.
Incremento de las ventas generadas a cada cliente.
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5.3 Evaluación de esfuerzos.
Número de visitas realizadas en un período de tiempo. Permite evaluar la
cobertura del territorio. Además, permite evaluar la eficiencia de la utilización
del tiempo.
Se debe clasificar las visitas entre planeadas y no planeadas.
Número de cotizaciones realizadas. Evalúa la eficacia del proceso de visitas,
desde su identificación hasta la presentación de la compañía.
Gastos generados en el proceso comercial.
Actividades diferentes de ventas. Estas dependen del tipo de negocio, pero
podemos destacar algunos ejemplos; Reabastecimiento de estanterías en
los supermercados para distribuidores a minoristas, Sesiones de
capacitación para clientes finales, cuando se trata de una venta
técnica, Número de reuniones con sub-distribuidores cuando la estructura
de ventas está conformada de esta manera, Manejo adecuado de cuentas
de cartera.
6. Evaluación cualitativa.
Las mediciones cualitativas o subjetivas reflejan lo bien que se hacen las cosas por
parte del vendedor desde un punto de vista conductista, se hace referencia a lo que
los vendedores hacen, es decir, las actividades o tareas a las que dedican sus
esfuerzos cuando están trabajando. Con este criterio el vendedor es evaluado
desde la perspectiva de sus habilidades, compromiso, iniciativa, vocación, etc.
Algunos de los aspectos a determinar mediante este tipo de evaluación son:
Las Ventas: nuevos clientes, desarrollo de toda la línea de productos,
desarrollo de nuevos segmentos del mercado.
El Dominio del puesto: conocer bien el portafolio de la compañía, las políticas
internas, precios, etc.
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El Control del territorio: planeación de actividades de ventas, organización de
la agenda de visitas, control de gastos, diligenciamiento de informes.
Relaciones con los clientes: buen trato, afinidad, CRM.
Cualidades personales: iniciativa, liderazgo, presentación personal, lenguaje
usado, uso potencial de los recursos a disposición.
7. Aplicación en Distribuidora y Envasadora “LA MILAGROSA”.
Una vez presentado todo lo anterior, pasaremos entonces a la razón de ser de esta
investigación, con la información obtenida y gracias a los datos recopilados en la
empresa “La Milagrosa” se ha desarrollado el sistema de evaluación siguiendo esta
serie de pasos lógicos.
7.1 Diagnóstico.
Esta evaluación se realizó antes de empezar todo el proceso, con el propósito de
verificar la situación de la empresa, es decir que este paso marcó el punto de partida
para las actividades a realizar, en este sentido se detectaron las carencias o
dificultades y necesidades de la empresa “La Milagrosa” para poder dar solución a
las mismas.
Dentro del diagnóstico pudimos observar lo siguiente.
1. No cuentan con cuotas de ventas para los vendedores.
2. No poseen una forma de medir el desempeño de los mismos.
3. Los vendedores no poseen habilidades esenciales para la venta.
Esta información sirvió para orientar el desarrollo de las siguientes actividades a
seguir, es decir, que las actividades que a continuación mencionaremos van
dirigidas a resolver los problemas antes mencionados, con el objetivo de ayudar a
la empresa a incrementar su productividad, desarrollan la eficiencia de la fuerza su
fuerza venta.
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7.2 Desarrollo de la propuesta.
La propuesta consiste básicamente en el desarrollo y puesta en marcha de un
sistema de evaluación de desempeño de la fuerza de venta de la empresa “La
milagrosa.
El sistema de evaluación está diseñado para medir el desempeño de los
trabajadores en un periodo de una semana, la razón por la que se desarrolló para
ese lapso de tiempo es porque el sistema de evaluación debe de ser una
herramienta que permita controlar y ajustar el desempeño de los trabajadores en
relación a sus resultados y a los objetivos que la empresa se trazó, esto permitirá:
Trazarse objetivos mensuales tomados de los semanales.
Tomar decisiones a tiempo para solventar deficiencias.
Controlar el desempeño de los vendedores para ajustarlo a los objetivos
mensuales.
Determinar la venta exacta por unidades de productos.
Aumentar la eficiencia.
Si bien establecer un control no significa alcanzar la perfección, significa conseguir
un nivel de eficiencia esperado.
7.2.1 Desarrollo de la propuesta Cuantitativamente.
Para el desarrollo de la siguiente propuesta se tomaron en cuenta los siguientes
criterios de evaluación a nivel cuantitativo:
En cuanto a los resultados de venta:
Número de pedidos.
Tamaño de los pedidos.
Número de clientes nuevos.
Garrafones vendidos.
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Fardos de bolsas.
Fardos de Botellas y el número de ventas pendientes.
A nivel cuantitativo, en cuanto a los esfuerzos de venta.
Número de visitas a clientes actuales.
Número de visitas a clientes potenciales.
Visitas planeadas y no planeadas.
Estos criterios de evaluación fueron considerados los más apropiados para la
empresa, ya que aparte de medir sustancialmente los resultados obtenidos por los
trabajadores, también se mide el esfuerzo para alcanzar estos resultados.
7.2.2 Desarrollo de la propuesta Cualitativamente.
Para medir el rendimiento de los vendedores de la empresa “La milagrosa” de forma
cualitativa, se tomaron en cuenta los siguientes factores:
El desempeño laboral.
La actitud.
Las habilidades.
En donde en cada uno de ellos contienen una seria de criterios necesarios para
medir fielmente el desempeño de los trabajadores desde el punto de vista
conductista.
La implementación de este sistema de evaluación tendrá consecuencias positivas
para la empresa; como por ejemplo, determinar el tiempo dedicado en el campo
para generar relaciones de largo plazo con los clientes, la acreditación de la
compañía en su territorio y el dominio de productos de la compañía por parte de los
vendedores. Por todo lo anterior a continuación se presenta la propuesta de
evaluación de desempeño dada a la empresa “La Milagrosa”.
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8. “PROPUESTA DE EVALUACIÓN CUANTITATIVA”
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
DISTRIBUIDORA Y ENVASADORA “LA MILAGROSA”
Objetivos
Cumplir con la cuota de ventas de unidades las cuales son:
10 Garrafones, 20 Fardos de Bolsa, 5 Fardos de Botella
(La cuota anterior es sobre los 200 Garrafones, 400 Fardos de Bolsas y 25 Fardos de Botella de v enta actual)
Período de
Revisión Desde : Hasta:
Resultados de Ventas
Criterios Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Total
Número de Pedidos Tamaño de los pedidos
No. de clientes nuevos
Garrafones Fardos de bolsa
Fardos de botella
No. de vtas. pendientes
Esfuerzos de Ventas
Criterios Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Total
Número de visitas a clientes actuales
Número de visitas a clientes potenciales
Visitas Planeadas
Visitas no planeadas
Objetivos para el próximo periodo de revisión
Comentarios del empleado
Firmas
Empleado Fecha
La firma del empleado indicó que se le dio la oportunidad de leer este documento y agregar comentarios a su evaluación.
Jefe Fecha
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EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Distribuidora y envasadora
"La milagrosa"
Fecha:
Nombre empleado:
Instrucciones: Solicitamos a usted (es) contestar la siguiente encuesta teniendo en cuenta la siguiente calificación: (100) = Excelente (80) = Bueno. (60) = Regular. (40) = Deficiente.
DESEMPEÑO LABORAL CALIFICACIÓN
1.RESPONSABILIDAD
2.EXACTITUD Y CALIDAD EN EL TRABAJO
3.PRODUCTIVIDAD
4.ORDEN EN EL TRABAJO
5.PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
6.COMPRENSION DE SITUACIONES
FACTORES DE ACTITUD CALIFICACIÓN
7.ACTITUD HACIA LA EMPRESA
8.ACTITUD HACIA SUPERIORES
9.ACTITUD HACIA COMPAÑEROS
10.ACTITUD HACIA EL CLIENTE
11.COOPERACION CON EL EQUIPO DE TRABAJO
12.CAPACIDAD PARA ACEPTAR CRITICAS
13.CAPACIDAD PARA GENERAR SUGERENCIAS CONSTRUCTIVAS
14.PRESENTACION PERSONAL
15.DISPOSICION
16.PUNTUALIDAD
HABILIDADES CALIFICACIÓN
17.INICIATIVA
18.CREATIVIDAD
19.ADAPTABILIDAD
20.REPUESTAS BAJO PRESION
21.CAPACIDAD DE MANEJAR MULTIPLES TAREAS
22.COORDINACION Y LIDERAZGO
23.CAPACIDAD DE APRENDIZAJE
24.CARISMA
25.COMPROMISO HACIA EL EQUIPO
26.MANEJO DE CONFLICTOS
27.GESTION DEL TIEMPO
Mencione los aspectos que debería mejorar:
Observaciones:
Firma:
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9. “PROPUESTA DE EVALUACIÓN CUALITATIVA”
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10. “PROPUESTA DE REPORTE DIARIO DE VENTAS DE VENDEDOR”
REPORTE DIARIO DE VENTAS DISTRIBUIDORA Y ENVASADORA “LA MILAGROSA”
Nombre vendedor:
Fecha Nombre del Cliente o
establecimiento.
Productos
Fardo de agua Fardo de Botellas Garrafón
Cantidad
Precio
Cantidad
Precio
Cantidad
Precio
Total
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11. “PROPUESTA DE REPORTE DIARIO DE PEDIDOS DE VENDEDOR”
REPORTE DIARIO DE PEDIDOS DISTRIBUIDORA Y ENVASADORA “LA MILAGROSA”
Nombre vendedor:
Fecha Nombre del Cliente o
establecimiento.
Productos
Fardo de agua Fardo de Botellas Garrafón
Cantidad
Precio
Cantidad
Precio
Cantidad
Precio
Total
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12. Guía de uso de evaluación cuantitativa.
En esta guía se encuentran las casillas del sistema de evaluación cuantitativo y la
manera en que se deberá utilizar, con este pequeño instructivo se podrá manejar la
herramienta de evaluación de desempeño y ha sido diseñada especialmente para
facilitar la ejecución e interpretación de la misma.
Nombre del empleado: Aquí se deberá colocar el nombre completo del vendedor
para reconocer de quien es la evaluación.
Objetivos: Aquí se pondrán los objetivos semanales de ventas por unidades para
cada vendedor, es decir; la cantidad exacta de garrafones, fardos de bolsa de agua
y fardos de botellas que el vendedor debe vender semanalmente como cuota de
venta.
Periodo de revisión desde y hasta: Es el periodo de tiempo en que los vendedores
tratarán de cumplir con los objetivos propuesto, además el evaluar por periodos de
tiempo permite el análisis de series de tiempo para identificar ciclos o determinar
tendencias y así poder hacer pronósticos de venta.
Resultados de Ventas: Aquí se colocará la cantidad diaria de unidades vendidas
por los vendedores, está información se tomará del reporte de venta diario de los
vendedores, en la casilla de tamaño de pedidos el criterio a llenar será: Grandes,
Medianos o Pequeños.
Esfuerzos de venta: Aquí se colocarán los esfuerzos (en términos numéricos) que
fueron necesarios para alcanzar los resultados obtenidos.
Objetivos para el próximo periodo de revisión: Aquí se colocarán los objetivos
de la próxima semana, es recomendable elaborarlos según los resultados obtenidos
y que a la vez estos objetivos sean claros, específicos y alcanzables.
Comentarios del empleado: Aquí el empleado tendrá la oportunidad de colocar su
opinión, es decir que podrá justificar los resultados obtenidos.
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Firmas: Es necesaria contar con las firmas tanto del empleado como del jefe
inmediato, para que esta evaluación tenga validez y pueda ser utilizada como
justificante tanto de despido por bajo rendimiento si fuere necesario o cualquier otro
tipo de sanción.
Los resultados obtenidos se comparan con los objetivos propuestos para la semana,
para determinar si el vendedor cumplió la meta o no y así tomar decisiones
acertadas para beneficiar el alcance de los objetivos propuestos.
Así mismo dichos resultados como se mencionó anteriormente, serán obtenidos del
reporte diario de ventas que cada vendedor tendrá que llenar, el jefe inmediato por
consiguiente tendrá la labor de llenar diariamente el cuadro según el día de acuerdo
al reporte de venta de los vendedores y al final de la semana evaluar junto con el
vendedor el desempeño de este.
13. Guía de uso de evaluación cualitativa.
En esta guía se encuentran las casillas del sistema de evaluación cualitativo y la
manera en que se deberá utilizar, con este pequeño instructivo se podrá manejar la
herramienta de evaluación de desempeño y ha sido diseñada especialmente para
facilitar la ejecución e interpretación de la misma.
Cabe señalar que esta evaluación será realizada tanto por el empleado como por el
jefe inmediato, con el propósito de realizar un cotejo, es decir realizar un promedio
y así obtener una calificación final, dicha calificación es dada por dos o tres dígitos
es decir del valor 00 al 100.
Fecha: Aquí se colocará la fecha en que se hizo la evaluación.
Nombre del empleado: Aquí se deberá colocar el nombre completo del vendedor
para reconocer de quien es la evaluación.
Instrucciones: Muestra el grado de relevación en relación a una cifra.
Desempeño laboral: Aquí se evaluaran una serie de variables relacionadas al
desempeño conductual del vendedor, para entender este recuadro es necesario
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explicar a que se refieren cada uno de las variables o características dentro del
mismo, por tal motivo pasaremos a dar las referencias correspondientes:
Responsabilidad: Es decir si el vendedor cumplió fielmente con las tareas
que se le asignaron.
Exactitud y calidad en el trabajo: Va enfocado a la calidad del servicio que
le dio a los clientes y a la forma en que desempeñó cada una de las tareas.
Productividad: Hace referencia directa a los “Resultados de venta” y a los
“Esfuerzos de venta” que se miden en el desempeño cuantitativo.
Orden en el trabajo: Hace referencia a si llena de forma lógica y entendible
su reporte de venta diario y si hace entrega de los productos en orden en el
punto de que los solicitaron.
Planificación del trabajo: Es decir si planifica de antemano su ruta de
entrega y los clientes y zonas que visitará contemplando el tiempo
aproximado de la ejecución de su plan.
Compresión de situaciones: Es decir si comprende las necesidades de los
clientes y se ajusta a ellas, aparte si refleja una aptitud entusiasta por
entender situaciones desconocidas para él.
Factores de actitud: Aquí se evalúa la forma de actuar del vendedor frente a las
siguientes variables:
Actitud hacia la empresa: Es decir el grado de negatividad en relación a
las metas o labores asignadas, si se queja demasiado o no, recordemos
que un empleado quejumbroso jamás se esforzará por alcanzar los
objetivos organizacionales.
Actitud hacia los superiores: El grado de respeto que refleja hacia sus
jefes.
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Actitud hacia los compañeros: El grado de respeto hacia sus
compañeros.
Actitud hacia los clientes: Si refleja preocupación por satisfacer las
necesidades de los clientes y les da la importancia que merecen.
Cooperación con el equipo de trabajo: Si es parte integral del equipo de
vendedores y se preocupa por ayudar y dejarse ayudar por los demás.
Capacidad para aceptar críticas: El grado en el que acepta las
sugerencias tanto de sus compañeros como de sus jefes.
Capacidad para generar sugerencias constructivas: Es decir si sus
sugerencias sirven o benefician el logro de los objetivos, el grado en el que
estas benefician a la empresa.
Presentación personal: Si su presentación va acorde a la función que
realiza, es decir si distingue favorablemente a la empresa con su forma de
vestir.
Disposición: Estado anímico o actitud que muestra, especialmente para
hacer una cosa.
Puntualidad: El grado de capacidad para coordinarse cronológicamente
para cumplir una tarea requerida o satisfacer una obligación en un plazo
determinado, así como también hace referencia a la hora a la que se
presenta a cumplir con sus obligaciones laborales.
Habilidades: Aquí se evalúan las aptitudes del vendedor, para entender este
recuadro es necesario explicar a que se refieren cada uno de las variables o
características dentro del mismo, por tal motivo pasaremos a dar las referencias
correspondientes.
Iniciativa: Es decir si suele promover emprendimientos en favor de la
empresa y el logro de los objetivos y posee Inquietud por avanzar y mejorar.
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Creatividad: Es decir si encuentra procedimientos o elementos para
desarrollar sus labores de venta de manera distinta a la tradicional, con la
intención de beneficiar los procedimientos y resultados de la empresa.
Adaptabilidad: Capacidad para desempeñarse con facilidad en situaciones
que no le son propias.
Respuestas bajo presión: Es decir el grado de reacciones positivas a
determinadas situaciones y la capacidad de mantener la calma y transmitirla
a sus compañeros así como tomar decisiones correctas bajo presión.
Capacidad de manejar múltiples tareas: Mantiene en orden sus tareas
incluso cuando maneja múltiples y también se considera el tiempo que le
insume la realización entre una y la otra.
Coordinación y liderazgo: Es decir el grado de personalidad, liderazgo
natural, capacidad de mediar en los conflictos internos y capacidad de mediar
en los conflictos con los clientes, recordemos que uno de los objetivos de una
empresa es expandirse, por tal motivo esto puede acarrear un crecimiento
en la fuerza de venta en donde este factor puede influir para el ascenso de
jefe de equipo.
Capacidad de aprendizaje: El grado de inquietud y capacidad para conocer
las distintas herramientas necesarias para desarrollar mejor su trabajo.
Carisma: Hacer referencia al grado de agrado de los clientes hacia el
vendedor, es decir si estos se muestran a gusto con él y la capacidad de este
de atraer y cautivar a más clientes.
Compromiso hacia el equipo: Es decir si cumple con sus obligaciones
como parte del equipo y reacciones de forma acertada para sacarlo adelante.
Manejo de conflictos: Es decir si procura prevenir que una situación se
salga de control.
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Gestión del tiempo: Esta aspecto va vinculado a que si realiza una correcta
planificación de las actividades, priorizando unas sobres otras para alcanzar
los objetivos en un tiempo determinado.
Mencione los aspectos que debería mejorar: Aquí el empleado colocará aquellos
aspectos que él considera debería mejorar, así mismo el jefe colocará los aspectos
que considera que el empleado debería mejorar.
Observaciones: Tanto el empleado como el jefe podrán justificar de forma oportuna
los resultados obtenidos.
Firma: Es necesaria contar con las firmas tanto del empleado como del jefe
inmediato, para que esta evaluación tenga validez y pueda ser utilizada como
justificante tanto de despido por bajo rendimiento si fuere necesario o cualquier otro
tipo de sanción.
14. Guía de uso del reporte diario de venta y pedidos de los vendedores.
Está guía está diseñada con el objetivo de orientar a los vendedores sobre cómo
llenar cada una de las casillas de los reportes diarios de ventas y pedidos, dichos
reportes son la base para la elaboración de la hoja de evaluación de desempeño
cuantitativo y la diferencia entre ambos consiste fundamentalmente como su
nombre lo indica en que una hoja es para los pedidos y la otra es para las ventas
realizadas y canceladas en el acto.
La manera en que se utilizará cada uno de los reportes será la siguiente:
Cuando al vendedor le soliciten un pedido, éste lo anotará en la hoja de
pedidos, es decir que se considerará un pedido si el vendedor no dispone de
todo el producto solicitado, por lo cual el producto restante será el pedido y a
la vez se considerará un pedido si el cliente lo solicita para otro día en
particular, pero la hoja de pedido será llenada el día en que se realizó el
pedido.
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Una vez entregado y cancelado el pedido, este será considerado una venta,
por tal motivo al ser cancelado tendrá que ser tachado con un equis sobre el
nombre del cliente en la hoja de pedidos y los datos tendrán que ser
trasladados a la hoja de reporte de ventas diarias.
Serán consideradas ventas, todas aquellas que sean canceladas en el
momento de la entrega del producto, de no ser así esta quedará como venta
pendiente ya que no existió la transacción como tal.
Las ventas realizadas serán tachadas con una equis sobre el nombre del
cliente para distinguirlas de las pendientes las cuales no podrán ser tachadas
hasta ser canceladas, ya que solo así serán consideradas ventas realizadas.
Este reporte diario de ventas y pedidos permitirá a la empresa conocer si los
empleados se acercan a su cuota de venta y de esta manera realizar las debidas
correcciones mediante la acertada toma de decisiones.
Nombre del vendedor: Aquí el vendedor colocará su nombre.
Fecha: El vendedor colocará la fecha exacta de la venta realizada.
Nombre del cliente o establecimiento: Se colocará el nombre del solicitante del
pedido.
Productos: Bajo esta casilla superior se encuentran los productos y sus nombres.
Cantidad: En esta casilla se colocará la cantidad de producto requerido o vendido,
según sea el caso.
Precio: En esta casilla se colocará el precio de la cantidad de producto requerido o
vendido según sea el caso.
Total: En esta casilla se coloca la sumatoria tanto de la cantidad de producto como
de la del precio en dólares, una vez que la hoja sea llenada o al momento de rendir
el reporte de ventas realizadas y pedidos realizados al jefe inmediato.
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NOTA: Preferiblemente todos los totales serán marcados en rojo para visualizarlos
de manera más rápida.
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Conclusión
Cuando el empleado conoce las competencias necesarias para desempeñar su
puesto y sabe exactamente lo que se espera de él, no puede haber sorpresas al
momento de llegar la evaluación.
Es importante que los factores incluyan lo que se considere necesario para llegar al
éxito con los objetivos fijados para el empleado en su puesto de trabajo.
La evaluación de desempeño de todos los empleados de una empresa debe estar
basada en como participan en la consecución de su objetivo principal que es el logro
de utilidades. Sin embargo especialmente en la evaluación de desempeño del
departamento de ventas intervienen muchos factores externos como los
económicos y de la competencia, factores internos como los mismos objetivos y
decisiones que afectan al producto y factores personales como la propia capacidad
y entrenamiento de los vendedores que lo afectan y que provoca que a pesar de un
gran esfuerzo no puedan ser logrados.
Por lo mismo la medición de desempeño por competencia permite de una mejor
manera evaluar el esfuerzo del departamento de ventas.
Un buen sistema de medición de desempeño traerá a la larga más beneficios que
simplemente evaluarlos por alcance de objetivos y de compensación variable y que
se reflejarán en el logro de los objetivos de la empresa
Como todos sabemos para que una empresa logre el impacto deseado en el
mercado y la consecución de sus objetivos, es de suma importancia que la misma
adquiera un lugar en el mercado, lugar que puede llegar a obtener a través de las
ventas que se generan constantemente.
Es necesario tener una herramienta mejorada para evaluar y por consiguiente
premiar de un modo más coherente a los vendedores que cumplen dichas metas.
Es el caso de los vendedores de dicha empresa que con esta herramienta se hará
más fácil la evaluación y cumplir los objetivos deseados.
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Recomendaciones.
Como desarrolladores del presente trabajo de investigación sugerimos a la empresa
“La milagrosa” aplicar o tomar en cuenta las siguientes recomendaciones, las cuales
se han considerado para el beneficio de la empresa:
1. El sistema de evaluación es mucho más enriquecedor se realiza en
conjunto con el vendedor.
2. Es necesario el desarrollo de un plan de cuotas de ventas para los
vendedores, con el objetivo de mejora tanto las ventas como la
productividad.
3. Es necesario solicitar la implementación de un plan de capacitaciones
para los vendedores.
4. Dicho plan bien puede ser solicitado a “CDMYPE”
5. Es necesario concientizar a los vendedores sobre el uso de las
herramientas de reporte diario.
6. Es necesario hacerle saber al vendedor que la implementación de este
sistema de evolución de desempeño no es para perjudicarles, sino
para beneficiarles en sus labores.
7. Es una buena idea que este sistema de evaluación figure como algo
primordial en las actividades de la empresa.
8. Es necesario considerar a la evaluación de desempeño como fuente
para programar eventos de capacitación y planes de desarrollo, por lo
que el evaluador es responsable de la fidelidad de la evaluación
acentada.
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Bibliografía.
GestioPolis com (2009, julio 10). “Evaluación y control de la fuerza de
venta” Extraída el 22/05/2014 desde:
http://www.slideshare.net/gestiopolis/evaluacion-y-control-de-la-
fuerza-de-ventas
Vélez, J. (2012). “Evaluaciones de desempeño del personal de
ventas” Extraída el 22/05/2014 desde:
http://escuelanacionaldeventas.com/index.php/material-de-
lectura/180-evaluaciones-de-desempeno-del-personal-de-ventas
“¿Cómo puedo evaluar a los vendedores a la fuerza de venta?” (n. d.)
Extraída el 22/05/2014 desde: http://www.centrogdl.com/a/como -
puedo-evaluar-a-los-vendedores-o-a-la-fuerza-de-ventas-20120531
Gonzales, E. (2012, septiembre 13). “Evaluación del desempeño de la
fuerza de venta” Extraída el 22/05/2014 desde:
http://prezi.com/dffbzvmyetle/evaluacion-del-desempeno-de-la-fuerza-
de-ventas/