SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013Alcaldía Mayor de Bogotá

DICIEMBRE 2013DICIEMBRE 2013

SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013Alcaldía Mayor de Bogotá

DICIEMBRE 2013DICIEMBRE 2013

Evaluar los procedimientos y/o directrices establecidas en la ESE para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos. Examinar los procedimientos para prevenir la pérdida de elementos y documentos públicos. Revisar los riegos asociados con el incumplimiento de los manuales de funciones, y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos.

SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013SEGUIMIENTO A LA DIRECTIVA 003 DE 2013

• Se cuenta con procedimientos de almacén y activos fijos, publicados en la intranet. •La ESE San Cristóbal, tiene suscrito un contrato de servicios vigilancia No. RF 016 -2013, cuyo objeto es la Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada• Se cuenta con contrato interadministrativo de seguros No. RF 038-2013, celebrado entre la compañía de Seguros del Estado S.A y la ESE San Cristóbal, para amparar los bienes propiedad de la ESE San Cristóbal o que se encuentran bajo su responsabilidad, tenencia, control y custodia

FORTALEZASFORTALEZAS

Recomendaciones frente a la pérdida de recursosRecomendaciones frente a la pérdida de recursos

• Cumplir el procedimientos con respecto al manejo de bienes, ya que se evidencian cambios de sitios de elementos sin informar, para actualizar inmediatamente los inventarios.

• Fomentar el autocontrol por parte de los responsables de centro con respecto a los inventarios entregados en custodia.

• Establecer un sistema en línea de tal forma que los responsables de centro puedan consultar el inventario actualizado.

• Elaborar un listado con los elementos que se pierden con mayor frecuencia en cada una de las dependencias, para establecer estrategias para prevenir su perdida.

Recomendaciones frente a la pérdida de recursosRecomendaciones frente a la pérdida de recursos

• Realizar inventarios de forma periódica, ya que anualmente no se lleva un verdadero control sobre el mismo.

• Elaborar el plan de compras de acuerdo a las necesidades de los procesos, no sólo con el manejo presupuestal.

• Realizar control permanente a la ejecución del plan de compras, analizando su cumplimiento de forma permanente.

• Brindar mayor oportunidad a las reuniones del comité de inventarios.

• Establecer metas claras para dar trámite legal a los elementos inservibles o en desuso.

Recomendaciones sobre mantenimiento de activosRecomendaciones sobre mantenimiento de activos

• Mantener siempre plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos (biomédicos, cómputo, infraestructura)

• Establecer contrato de calibración de equipos

• Se adquirió un modulo de mantenimiento de activos del aplicativo de dinámica gerencial. NET, sin embargo, no se evidencia capacitaciones a los colaboradores responsables del seguimiento al plan de mantenimiento institucional

Recomendaciones frente a la pérdida de documentosRecomendaciones frente a la pérdida de documentos

• Recordar que dentro de las obligaciones está la de entregar al supervisor del contrato, los documentos (físicos y/o magnéticos) elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, debidamente organizados, rotulados y almacenados, atendiendo los estándares y directrices de gestión documental, sin que ello implique exoneración de las responsabilidades a que haya lugar en caso de irregularidades (articulo 15 de la Ley 594 de 2000), así como los informes requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución del mismo.

Recomendaciones sobre manuales de funciones y Recomendaciones sobre manuales de funciones y procedimientosprocedimientos

• Se debe tener en cuenta que en los traslados de funcionarios deben entregarse los nuevos manuales de funciones y competencias e informar al mismo que sobre éstas nuevas funciones serán calificados en la evaluación del desempeño.

• El módulo de nómina implementado debe mantener seguimiento periódico para establecer oportunidades de mejora de acuerdo a los cambios normativos al respecto.

• Es necesario que se dé estricto cumplimiento al protocolo de retiro de servidores estandarizado por la Institución mediante el identificado con el código TR-GP-IRP-DI-PT-508, en su ítem No.4 Responsables, donde el área de Talento Humano debe archivar el formato “Entrega de Puesto de Trabajo TR-GP-IRP-FO-195”

Recomendaciones sobre manuales de funciones y Recomendaciones sobre manuales de funciones y procedimientosprocedimientos

• Se debe levantar un procedimiento claro donde se establezca que pasos se deben seguir en caso de que se detecte una pérdida de elementos al momento del retiro de un servidor, ya que no se encuentra normalizado

• En coordinación con talento humano, los responsables de almacén y activos fijos deben programar y realizar capacitaciones en los temas de custodia y pérdida de bienes.

• Para el mejoramiento permanente de los procedimientos, se deben revisar, realizar modificaciones y ajustes, para actualizar los procedimientos de mantenimiento de la ESE.