evaluasi sistem akuntansi pengadaan aktiva …/evaluasi... · melakukan stabilisasi sembilan harga...
TRANSCRIPT
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP PADA
PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
Hapsari Tri Hastuti
F.3307152
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perum BULOG Sub Divre Surakarta
1. Sejarah
Lembaga pangan di Indonesia sudah ada sejak zaman penjajahan
Belanda. Berawal dari terjadinya fluktuasi harga beras pada tahun 1919
sampai dengan 1920. Harga beras yang merosot pada tahun 1930
menyebabkan campur tangan pemerintah Belanda dengan mengeluarkan
kebijakan perberasan. Kebijakan tersebut adalah menghapus impor beras
secara bebas dan membatasi impor secara lisensi. Menjelang pecahnya
Perang Dunia II membuat pemerintah Belanda mendirkan lembaga
pangan secara resmi yaitu Voeding Middelen Fonds (VMF) pada tanggal
25 April 1939.
Lembaga pangan ini mengalami perubahan nama dan fungsi
seiring bertambahnya tahun dan perpindahan kekuasaan dari Belanda ke
Jepang hingga masa kemerdekaan. Berikut tabel perubahan nama dan
tugas yang terjadi:
.
1
Tabel I.1 Tabel Perubahan Nama dan Tugas Lembaga Pangan di Indonesia
NO Tahun Nama Organisasi Tugas 1 1939 VMF (Voeding Middelen
Fonds Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan
2 1942-1945
Sangyobu Nanyo Kohatsu Kaisha
Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan
3 1945-1950
VMF (Voeding Middelen Fonds
Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan
PMR (Pengawasan Makanan Rakyat)
Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan
4 1950 BAMA ( Yayasan Bahan Makanan)
Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan
5 1952 YUBM Yayasan Urusan Bahan Makanan)
Distribusi pemerataan pangan dan usaha stabilisasai harga beras
6 1958 YBPP (Yayasan Badan Pembelian Padi)
Membeli padi
7 1964 BPUP (Badan Pelaksana Urusan Pangan)
Mengurus persediaan bahan pangan seluruh Indonesia
8 1966 KOLOGNAS (Komando Logistik Nasional)
Mengendalikan operasional bahan pokok kebutuhan hidup
9 1967 BULOG (Badan Urusan Logistik)
Membeli bahan pangan
10 1969 BULOG (Badan Urusan Logistik)
Melakukan stabilisasi sembilan harga pokok pangan
Sumber data: www.bulog.co.id
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa lembaga pangan di
Indonesia sudah ada sejak dulu. Perubahan nama dan tugas lembaga
pangan tersebut berubah sejalan dengan perubahan kekuasaan di
Indonesia. Meskipun namanya berubah-ubah, tugas lembaga pangan
tersebut masih memiliki kesamaan dalam mengatur kebutuhan pangan
rakyat.
Pada tahun 1978 struktur organisasi BULOG diubah sesuai
Keppres No. 39/1978 tanggal 6 November dengan tugas membantu
persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan
petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum pemerintah.
2
Berdasarkan Keppres RI No. 50/1995 BULOG bertugas
mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu,
kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya. Kemudian tugas BULOG
dipersempit melalui Keppres No. 45/1997 tanggal 1 November yaitu
hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula.
Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, BULOG
hanya memonopoli beras saja.
Tugas pokok BULOG diperbarui melalui Keppres No. 29/2000
tanggal 26 Februari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan
dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan
persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pada 23 November 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana
tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajmen logistik
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Melalui Keppres No 103/2001 tanggal 13 September 2001
mengatur tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah
non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.
Selama melaksanakan tugas dan fungsinya sejak tahun 1978 status
badan hukum Perum BULOG adalah LPND (Lembaga Penerintah Non
Departemen). Sejak adanya krisis ekonomi di tahun 1997 timbul tekanan
3
agar peran pemerintah dalam masalah pangan dibatasi. Sehubungan
dengan tuntutan perubahan tersebut baik pihak intern BULOG dan pihak
ekstern melakukan berbagai kajian. Berikut kajian yang dilakukan:
a. Kajian tim intern BULOG pada tahun 1998.
b. Kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999.
c. Kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999.
d. Kajian bersama Bernas Malaysia pada tahun 2000.
e. Kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada
tahun 2001.
f. Dukungan politik dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III DPR RI
dalam hearing antara BULOG dengan Komisi III DPR RI selama
periode 2000-2002.
Berdasarkan berbagai kajian tersebut dan berdasarkan Peraturan
Penerintah RI Nomor 7 Tahun 2003 sebagaimana diubah dengan Peraturan
Pemerintah RI Nomor 61 Tahun 2003 Tentang Pendirian Badan Usaha
Logistik. Peraturan ini mengubah status BULOG sebelumnya yaitu
sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen menjadi Perum sampai
sekarang.
2. Visi, Misi, Logo dan Slogan Perum BULOG
a. Visi dan Misi
Visi Perum BULOG yaitu menyediakan pangan yang cukup,
aman dan terjangkau bagi rakyat. Sedangkan misi Perum BULOG
yaitu memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat.
4
b. Logo dan Slogan Perum BULOG
Gambar 1.1 Logo Perum BULOG
Logo Perum BULOG terdiri dari lambing matahari dan tulisan
BULOG. Warna lambing adalah degradasi kuning kemerahan dan
untuk huruf berwarna biru.
Gambar matahari melambangkan Perum BULOG sebagai
sumber kehidupan segala entitas dan latar belakang budaya. Matahari
jugs sebagai refleksi semangat perubahan Perum BULOG terhadap
profesionalitas, transparan dan sehat dalam membangun ketahanan
nasional.
Jenis huruf logo merupakan refleksi konkrit peran Perum
BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan bangsa Indonesia.
Bentuk huruf yang kokoh meambam ngkan PerBULOG sebagai
perusahaan yang solid dalam mengemban visi dan misinya.
Slogan Perum BULOG adalah “Andalan Ketahanan Pangan”
memiliki makna bahwa terjaga dan terselenggaranya ketahanan pangan
merupakan peran strategis dan kunci keberhasilan Perum BULOG.
5
3. Nilai-nilai Dasar Perum BULOG
Nilai-nilai dasar dari Perum BULOG adalah sebagai berikut:
a. Kualitas, perusahaan dengan seluruh jajaran dan pegawai sepakat
untuk berorientasi pada rakyat sesuai dengan visi dan misi.
b. Integritas, keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang
mencerminkan konsistensi antara prinsip dan perilaku.
c. Teamwork, seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total
secara terintegrasi dalam rangkan pencapaian visi dan misi perusahaan.
d. Inovatif, kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai
kreativitas dan inovasi dalam bekerja.
e. Responsif, kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan
melakukan upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap
perubahan lingkungan strategis.
4. Tugas Perum BULOG
Tugas Perum BULOG saat ini bertugas menyelenggarakan usaha
logistik pangan pokok. Usaha logistik pangan tersebut adalah mengelola
cadangan pangan pemerintah dan mendistribusikan pangan pokok kepada
masyarakat.
Salah satu tugas Perum BULOG yang paling menonjol adalah
tugas pengamanan harga pembelian pemerintah, pengadaan pangan dalam
negeri dan penyalutan beras untuk masyarakat miskin.
Tugas pengamanan harga pembelian pemerintah sering menemui
berbagai kendala. Salah satu kendala yang sering terjadi adalah pada saat
6
panen raya. Pada panen raya curah hujab cukup tinggi sehingga kualitas
gabah kurang baik. Pola pemasaran gabah dengan system tebasan
menyulitkan pencatatan harga gabah di tingkat produsen.
Tugas pengadaan pangan dalam negeri dilaksanakan dengan
pemupukan stok. Pemupukan stok tersebut dilakukan dengan bekerja sama
bersama mitra kerja yang telah diseleksi sebelumnya.
Tugas penyaluran beras untuk masyarakat miskin dilakukan
melalui program beras raskin di setiap kotamadya dan kabupaten. Selain
digunakan untuk penyaluran raskin, stok beras juga digunakan sebagai
CBP (Cadangan Beras Pemerintah), OPM (Operasi Pasar Murni) dan
disalurakan ke Departemen Hukum dan HAM, Departemen Sosial serta
TNI/POLRI.
CBP sering digunakan untuk penanggulangan keadaan darurat
seperti bencana alam. Beras untuk OPM digunakan untuk penstabilan
harga beras apabila terjadi kenaikan harga berlebihan di pasar. Beras untuk
Departemen Hukum dan HAM disalurkan ke LP (Lembaga
Pemasyarakatan). Beras untuk Departemen Sosial berfungsi seperti CBP
untuk penanggulangan bencana.
5. Struktur Organisasi
Untuk melaksanakan tugasnya Perum BULOG Pusat dibantu oleh
Perum BULOG Divre yang terletak di setiap propinsi. Perum BULOG
Divre dibantu oleh Perum BULOG Sub Divre.
7
Perum BULOG Divre Jawa Tengah memiliki enam Sub Divre. Sub
DIvre Wilayaj III berkedudukan di Surakarta. Perum BULOG Sub Divre
Surakarta memiliki wilayah kerja satu kotamadya dan enam kabupaten.
Struktur organisasi adalah gambaran yang menunjukkan hubungan
antara pihak yang satu dengan pihak yang lain dalam suatu organisasi.
Pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta setiap Kasi bertanggungjawab
kepada Kasub divre. Berikut adalah struktur organisasi Perum BULOG
Sub Divre Surakarta:
8
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Perum BULOG Sub Divre Surakarta
9
Berikut tabel nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang
Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Tabel I.1 Tabel Nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang
Perum BULOG Sub Divre Surakarta
No Nama Pegawai Jabatan Jumlah Staf
1 Drs. Nono Sukrono, MM.
Kepala Sub Divre Surakarta
2 Dradjad Witjaksono, BA.
Wakil Kepala Sub Divre Surakarta
3 As’adi, S.Sos Kasi Administrasi dan Keuangan 10 orang
4 Dra. Hartini Listyaningsih
Kasi Akuntansi 2 orang
5 Ir. Ninik Setyowati Kasi Pelayanan Publik 10 orang
6 Djoko Rahardjo, SH Kasi Perencanaan dan Pengembangan Usaha
4 orang
7 Drs. Sugeng Riyanto Kasi Analisi Harga Pasar 2 orang 8 Murtopo S.IP Aswas Satuan Pengawas Internal 2 orang 9 Agus Sudarno Kepala Gudang 301 Klaten 4 orang 10 Suprapto Kepala Gudang 302 Masaran 5 orang 11 Bogi Wahyoko Kepala Gudang 303 Kartasura 7 orang 12 Luky Haryanto Kepala Gudang 304 Delanggu 8 orang 13 Joko Iswanto Kepala Gudang 305 Grogol 6 orang 14 Lilik Suprapto Kepala Gudang 306 Mojolaban 7 orang 15 Muh.Rahdian Ilham Kepala Gudang 307 Wonogiri 4 orang 16 Agus Supriyanto Kepala Gudang 308 Karangwuni 6 orang 17 Suprapto Kepala Gudang 309 Duyungan 5 orang
Sumber data: Seksi Administrasi dan Keuangan Perum BULOG Sub Divre
Surakarta
6. Deskripsi Jabatan
a. Satuan Pengawas Internal
Tugas Satuan Pengawas Internal dan stafnya adalah memeriksa
stok opname beras dan memeriksa uang.
10
b. Kasi Pelayanan Publik
Tugas Kasi Pelayanan Publik dan stafnya adalah
menyelenggarakan, mengawasi pengadaan beras dan gabah serta
penyaluran Raskin. Selain itu juga melaporkan penyaluran Raskin dan
Pemasukan stok beras.
c. Kasi Akuntansi
Tugas Kasi Akuntansi dan stafnya adalah menyediakan dan
mencatat seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
akuntansi Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Kegiatan akuntansi
tersebut adalah:
1) Mencatat jumlah penerimaan uang maupun barang dan
pengeluaran biaya ubtuk pelaksanaan kegiatan di Perum BULOG
Sub Divre Surakarta.
2) Membukukan barang yang masuk ke gudang pada saat terjadi
pengadaan beras atau gabah.
3) Membukukan barang yang keluar dari gudang pada saat terjadi
penyaluran Raskin, CBP atau penyaluran lain.
4) Memcatat pengeluaran dan penerimaan uang.
5) Merekonsiliasi catatan stok beras atau gabah dengan bagian
Pelayanan Publik, Satuan Pengawas Internal serta Administrasi dan
Keuangan
6) Membuat neraca dan laporan laba rugi.
7) Melakukan inventarisasi barang dan mencatatnya.
11
d. Kasi Administrasi dan Keuangan
Tugas Kasi Administrasi dan Keuangan beserta stafnya adalah:
1) Membina kepegawaian.
2) Penggajian dan kesejahteraan keryawan.
3) Pembayaran pengadaan gabah kepada mitra kerja.
4) Pertanggungjawaban keuangan Sub Divre.
5) Mengelola rumah tangga Sub Divre.
6) Mengelola tata usaha Sub Divre antara lain mengawasi surat masuk
dan keluar, kehumasan dan kearsipan serta inventaris kantor.
e. Kasi Perencanaan dan Pengembangan Usaha (PPU)
Tugas Kasi PPU dan stafnya adalah:
1) Pemanfaatan asset perdagangan.
2) Mengelola dan memanfaatkan asset BULOG seperti penyewaan
gudang, tanah kosong dan gedung.
f. Kasi Analisis Harga Pasar (Gasar)
Tugas Kasi Gasar dan stafnya adalah:
1) Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan
kebutuhan barang berdasarkan informasi harga dari pasar.
2) Memberi informasi sebagai data pengadaan dan pengiriman
barang.
3) Memberi data atau informasi sebagai dasar kebijakan untuk
mendistribusikan barang (OPM melalui satgas).
4) Member petunjuk pemeliharaan.
12
g. Kepala Gudang
Tugas Kepala Gudang dan stafnya adalah menerima, merawat dan
menyalurkan komoditi beras Raskun dan CBP.
B. Latar Belakang Masalah
Pemahaman terhadap suatu system akuntansi sangat penting bagi
pelaku usaha. Bagi pihak perusahaan, pemahaman tentang sistem akuntansi
sangat diperlukan untuk mengambil keputusan dalam mengelola perusahaan.
Keputusan manajemen yang tepat diharapkan mampu membantu manajemen
perusahaan dalam mencapai berbagai tujuannya. Salah satu tujuannya adalah
memperoleh laba.
Untuk memperoleh laba, suatu perusahaan dapat melakukan investasi.
Perusahaan dapat berinvestasi dengan menggunakan aktiva yabg dimilikinya.
Aktiva tersebut dapat berupa aktiva tetap karena memiliki keistimewaan
tersendiri.
Aktiva tetap adalah kekayaan berwujud yang dimiliki perusahaan,
mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, digunakan perusahaan untuk
melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali (Mulyadi,
2002:179).
Banyak perusahaan yang menginvestasikan modalnya dalam bentuk
aktiva tetap. Aktiva tetap dijadikan alat investasi karena memiliki manfaat
ekonomis yang panjang dan dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan
perusahaan. Aktiva tetap yang sering dimiliki perusahaan adalah tanah,
13
bangunan, kendaraan, perlatan dan mesin. Aktiva tetap tersebut dapat
diperoleh dengan membeli dari pihak lain maupun dengan membangun atau
membuat sendiri.
Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Badan Usaha Milik
Negara yang bertugas menyelenggarakan usaha logistik pangan pokok. Tujuan
didirikannya Perum BULOG berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 7 Tahun 2003 tentang Pendirian Perusahaan Umum (Perum)
BULOG adalah turut membangun ekonomi nasional. Sedangkan sifat usaha
Perum BULOG adalah meyediakan dan memupuk keuntungan berdasarkan
prinsip pengelolaan perusahaan.
Aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta mempunyai peranan
yang penting dalam kegiatan operasionalnya. Misalnya, aktiva tetap gudang
digunakan untuk menyimpan gabah dan beras. Jika beras dan gabah tidak
disimpan, Perum BULOG tidak mampu mencapai tujuannya. Seluruh aktiva
tetap yang dimiliki oleh Perum BULOG Sub Divre Surakart menunjang
seluruh kegiatan operasionalnya,.
Mengingat peranan aktiva tetap yang sangan penting untuk menunjang
kegiatan operasional Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka sistem
akuntansi pengadaan aktiva tetapnya perlu diperhatikan. Sistem pengadaan
aktiva tetap yang baik mencerminkan kinerja yang baik atas sistem pengadaan
itu sendiri.
14
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan
judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP
PADA PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA”.
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan pemilihan judul diatas, penulis merumuskan masalah
sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap
pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian mengenai sistem akuntansi
pengdaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta.
2. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai sistem
akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta serta
15
sebagai pembanding antara teori dan kenyataan yang terjadi di
lapangan.
2. Bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Diharapkan dapat member manfaat bagi Perum BULOG Sub
Divre Surakarta sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan
sistem akuntansi agar lebih efektif.
3. Bagi Dunia Akademik
Diharapkan menambah informasi tentang sistem akuntansi
aktiva tetap yang benar-benar digunakan dalam Perum BULOG Sub
DIvre Surakarta. Selain itu sebagai referensi dan bahan perbandingan
bagi pembaca tugas akhir.
16
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA TENTANG SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN
AKTIVA TETAP DAN PEMBAHASAN DATA
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Romney dan Steinbart (2004:2), sistem merupakan
rangkaian beberapa komponen yang saling berhubungan dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Mulyadi
(2001:5) sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat berdasarkan pola
terpadu untuk menjalankan kegiatan pokok perusahaan.
Akuntansi adalah sistem informasi yang mengenali, mencatat
dan menceritakan kegitan ekonomi suatu perusahaan. (Kieso dan
Weygandt, 2002:12). Menurut Soemarso (2004:3) akuntansi adalah
proses identifikasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi
dimana informasi tersebut diharapkan berguna dalam penilaian dan
pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan
laporan yang dikoordinasikan sehingga mampu menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk
memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
17
Baridwan (1997:271) menyatakan bahwa aktiva tetap berwujud
adalah aktiva berwujud yang sifatnya permanen dan digunakan dalam
kegiatan perusahaan yang normal.
Menurut Mulyadi (2001:592) aktiva tetap adalah kekayaan
perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih
dari satu tahun dan diperoleh untuk menjalankan kegiatan perusahaan
dan tidak untuk dijual kembali.
Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah disebut di atas,
dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem
yang mengenali, mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan
berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi
keuangan.
2. Pengertian Sistem Pengadaan
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan
untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi,
2001: 301). Pembelian yang dapat dilakukan secara impor atau lokal.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri
sdangkan pembelian impor dari pemasok luar negeri
(Mulyadi,2001:299). Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa sistem pengadaan adalah sistem akuntansi untuk
memperoleh barang yang dilakukan baik lokal maupun impor.
18
3. Pengertian Sistem Akuntansi Pengadaan Aktiva Tetap
Sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap adalah sistem yang
dibuat untuk membeli atau memperoleh aktiva tetap kemudian
mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan berupa aktiva
tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.
4. Penggolongan Aktiva Tetap
Baridwan (1997:272) menggolongkan aktiva tetap menjadi tiga
golongan berikut ini:
a. Aktiva tetap dengan umur yang tidak terbatas seperti letak
perusahaan, pertanian atau peternakan.
b. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat
ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut dapat diganti dengan
aktiva sejenis seperti bangunan, mesin, peralatan, mebel, kendaraan
dan lain-lain.
c. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat
ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut tidak data diganti
dengan aktiva sejenis misalnya sumber daya alam.
5. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, dimana
setiap cara perolehan akan berpengaruh terhadap harga perolehan
aktiva tetap tersebut (Baridwan, 1997:274). Berikut cara perolehan
aktiva tetap:
a. Pembelian tunai
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat
dalam buku sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. Jumlah yang
19
dikeluarkan termasuk harga faktur dan seluruh biaya yang
dikeluarkan agar aktiva tetap tersebut siap digunakan.
b. Pembelian angsuran
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran, harga
perolehannya tidak termasuk bunga. Bunga dari pembelian
angsuran harus dibebankan sebagai biaya bunga, baik bunga yang
dinyatakan maupun yang tidak dinyatakan dalam pembelian
angsuran.
c. Ditukar dengan surat-surat berharga
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan
saham atau obligasi dicatat dalam buku sebesar harga per pasar
saham atau obligasi tersebut. Jika harga pasar saham atau obligasi
tidak diketahui maka harga perolehan aktiva sebesar harga pasar
aktiva tersebut. Jika harga pasar surat berharga dan aktiva tetap
tidak diketahui maka harga perolehan ditentukan pimpinan
perusahaan.
d. Ditukar dengan aktiva tetap yang lain
Aktiva baru dikapitalisasikan sebesar jumlah harga pasar
aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan (jika ada) atau
dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru. Pertukaran aktiva
dipisahkan menjadi dua, yaitu:
1) Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis
Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis adalah
pertukaran aktiva tetap yang fungsi dan sifatnya tidak sama.
20
Penentuan harga perolehan didasarkan pada harga pasar aktiva
tetap yang diserahkan ditambah uang yang dibayarkan.
2) Pertukaran aktiva tetap yang sejenis
Pertukaran aktiva tetap yang sejenis adalah pertukaran
aktiva yang fungsi dan sifatnya sama. Laba yang timbul dari
pertukaran ini akan ditangguhkan atau mengurangi harga
perolehan. Rugi yang timbul dari pertukaran ini akan
dibebankan dalam periode pada saat terjadi pertukaran.
e. Diperoleh dari hadiah atau donasi
Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi, harga
perolehannya dicatat sebesar harga pasar aktiva tetap yang
dihadiahkan atau didonasikan tersebut.
f. Aktiva tetap yang dibuat sendiri
Dalam pembuatan aktiva, biaya bahan baku, biaya tenaga
kerja tidak menimbulkan masalah dalam penentuan harga
perolehan. Semua biaya yang dikeluarkan dalam pembangunan
dibebankan sebagai harga perolehan.
6. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap
a. Fungsi yang terkait
Mulyadi (2001:608) mengemukakan bahwa fungsi yang
terkait dengan transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap
dan akumulasi aktiva tetap adalah sebagai berikut:
1) Fungsi pemakai
Fungsi pemakai memiliki tanggung jawab untuk
mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan
21
mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk
merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti tercantum dalam
anggaran investasi yang disetujui oleh rapat umum pemegang
saham.
2) Fungsi riset dan pengembangan
Fungsi riset dan pengembangan memiliki tanggung
jawab mengajukan usukan investasi aktiva tetap yang
dimanfaatkan bersama oleh beberapa fungsi dan memiliki
tanggung jawab untuk melakukan studi kelayakan investasi
berbagai fungsi lain dalam perusahaan. Fungsi riset dan
pengembangan berada di tangan Direktur Utama.
a) Direktur yang bersangkutan
Direktur yang bersangkutan memberikan
persetujuan terhadap usulan dan surat permintaan otorisasi
reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di
bawah wewenangnya.
b) Direktur Utama
Direktur Utama memberikan otorisasi terhadap
semua mutasi aktiva tetap.
3) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab memilih
pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk
pengadaan aktiva tetap.
22
4) Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima dari
pemasok. Hasil pemeriksaan tersebut dicantumkan dalam
laporan penerimaan barang
5) Fungsi aktiva tetap
Fungsi aktiva tetap memiliki tanggung jawab atas
pengelolaan aktiva tetap. Fungsi ini berwenang dalam
penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva
tetap.
6) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi memiliki dua tanggung jawab.
Pertama, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pembuatan
dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk
mencatat mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku
pembantu aktiva tetap. Kedua, fungsi akuntansi bertanggung
jawab atas penelenggaraan jurnal yang berkaitan dengan aktiva
tetap.
b. Dokumen akuntansi aktiva tetap
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen
karena digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan yang terjadi
dalam suatu organisasi ke dalam kertas (Mulyadi, 2001:3).
23
Dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan
transaksi yang berkaitan dengan aktiva tetap menurut Mulyadi
(2001:600) adalah:
1) Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization
request atau authorization for expenditure)
Investasi aktiva tetap melibatkan jumlah rupiah yang
besar dan keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif
panjang. Hal tersebut memerlukan perencanaan pengeluaran
investasi yang matang. Pengeluaran untuk investasi
memerlukan otorisasi dokumen dan manajemen puncak.
Dokumen tersebut kemudian disebut sebagai surat permintaan
otorisasi.
2) Surat permintaan reparasi (authorization for repair)
Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk
melakukan reparasi yang merupakan pengeluaran modal.
3) Surat permintaan transfer aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta
dan member otorisasi transfer aktiva tetap.
4) Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta
dan member otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
5) Surat perintah kerja (work order)
Fungsi pertama dokumen ini adalah untuk memberi
perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu yang berkaitan
dengan aktiva tetap. Fungsi kedua dokumen ini adalah sebagai
24
dasar catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya
pembuatan aktiva tetap.
6) Surat order pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian sebagai
surat untuk memesan aktiva tetap. Pembelian investasi yang
melibatkan jumlah investasi besar, pemilihan pemasok
umumnya dilakukan melalui proses tender terbuka.
7) Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah sebelumnya
dilakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva
tetap yang diterima dari pemasok.
8) Faktur dari pemasok
Dokumen adalah tagihan pemasok atas aktiva tetap yang
dibeli.
9) Bukti kas keluar
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen perintah
pengeluaran kas yang dibuat fungsi akuntansi setelah
sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap surat permintaan
otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan
barang dan faktur dari pemasok.
10) Bukti memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk
pencatatan transaksi penyusutan aktiva tetap, harga pokok
aktiva tetap yang selesai dibangun, penghentian aktiva tetap
dan pengeluaran modal.
25
c. Catatan akuntansi aktiva tetap
1) Catatan akuntansi manual
Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi
(2001:608) digunakan untuk mencatat transaksi yang
mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan
aktiva tetap. Berikut catatan akuntansi yang digunakan:
a) Kartu aktiva tetap
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
semua data yang berkaitan dengan aktiva tetap secara rinci.
b) Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi
harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya
pemasangan aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva
tetap dan penyusutan aktiva tetap.
c) Register bukti kas keluar
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian aktiva tetap dan pengeluaran berupa pengeluaran
kas.
Catatan akuntansi manual berarti seluruh proses mulai
dari input data ke jurnal hingga pembuatan laporan keuangan
dilakukan tanpa bantuan software.
2) Catatan akuntansi yang terkomputerisasi
Horngren dan Harrison (2007:341) mengemukakan
bahwa sistem akuntansi yang terkomputerisasi mempunyai dua
komponen dasar yaitu hardware dan software. Hardware
26
Data Pemrosesan Software
Laporan
Jurnal, Buku Besar dan catatan lain
adalah perangkat elektronik seperti komputer, monitor, printer
dan jaringan yang menghubungkan semua perlatan tersebut.
Software adalah rangkaian program yang mengoperasikan
komputer. Pemrosesan data dalam sistem akuntansi
terkomputerisasi terdiri dari tiga tahap yaitu:
a) Input
Input berasal dari dokumen sumber seperti faktur
pembelian.
b) Pemrosesan
Dalam sistem manual, pemrosesan mencakup
menjurnal transaksi, posting ke akun buku besar dan
membuat laporan keuangan. Sistem yang terkomputerisasi
juga memroses transaksi tetapi tanpa langkah antara (jurnal,
buku besar dan neraca saldo).
c) Output
Output adalah laporan keluaran dari sistem
akuntansi yang digunakan untuk pengambilan keputusan
termasuk laporan keuangan.
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi yang Terkomputerisasi
27
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa sistem akuntansi
yang terkomputerisasi proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh
sistem.
Romney dan Steinbart (2004:33) mengemukakan bahwa
proses pembaruan data atau input data terdiri dari dua cara yaitu
proses batch dan proses real-time. Proses batch adalah proses
pembaruan data yang tersimpan secara periodik. Sedangkan proses
real-time adalah proses pembaruan data yang dilakukan secara
langsung bersamaan dengan terjadinya transaksi.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Transaksi pengadaan aktiva tetap memerlukan otorisasi dari
direksi karena termasuk pengeluaran modal. Pihak pemakai
meminta otorisasi pembelian aktiva tetap kemudian proses
pembelian selanjutnya diserahkan kepada sistem pembelian. Jika
dalam pembelian aktiva tetap masih diperlukan pemasangan maka
fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja untuk
melakukan pemasangan aktiva tetap tersebut (Mulyadi, 2001:615).
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap
menurut Mulyadi (2001:616) adalah sebagai berikut:
1) Prosedur permintaan otorisasi investasi.
2) Prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok.
3) Prosedur order pembelian.
4) Prosedur penerimaan barang.
5) Prosedur penempatan aktiva tetap
6) Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.
28
Sedangkan untuk aktiva tetap yang dibangun sendiri,
pencatatan harga pokok aktiva tetap diperoleh dari perusahaan
yang membangun aktiva tetap itu sendiri. Dalam pembangunan
sendiri digunakan work order untuk mengumpulkan biaya
konstruksi. Pencatatan harga pokok aktiva tetap yang sudah jadi
menggunakan bukti memorial dan dilampiri surat perintah kerja.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem perolehan aktiva tetap
melaui pembangunan menurut Mulyadi (2001:616) adalah:
1) Prosedur permintaan otorisasi investasi
2) Prosedur perintah kerja
3) Prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap
4) Prosedur penerimaan barang
5) Prosedur penempatan aktiva tetap
6) Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap
e. Flowchart (bagan alir)
Bagan alir adalah analisis yang digunakan untuk
mendeskripisikan beberapa aspek dan sistem akuntansi secara jelas
dan logis dengan menggunakan simbol standar untuk
mendeskripsikan prosedur pemrosesan transaksi melalui gambar
yang digunakan perusahaan dan arus data yang melalui sistem.
Bagan alir sistem pembelian dan pembangunan sendiri aktiva tetap
dapat dilihat pada gambar berikut:
29
Gambar 2.2 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap
30
Gambar 2.3 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap (Lanjutan)
31
Gambar 2.4 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap (Lanjutan)
32
Gambar 2.5 Flowchart Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri
33
Gambar 2.6 Flowchart Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri (Lanjutan)
34
Gambar 2.7 Flowchart Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri (Lanjutan)
35
Gambar 2.8 Flowchart Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri (Lanjutan)
36
B. Pembahasan
1. Pengertian Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Pengertian aktiva tetap menurut Perum BULOG Sub Divre
Surakarta adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi
perusahaan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal
perusahaan dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.
2. Jenis-jenis Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta
a. Tanah
Aktiva tetap berupa tanah diperoleh melalui proses dropping
aktiva tetap dari Pusat atau dari Divre. Tanah dibukukan sebesar
jumlah pembelian ditambah biaya-biaya hingga tanah siap digunakan.
b. Bangunan
Bangunan diperoleh melalui proses pembangunan.
Pembangunan dilakukan oleh kontraktor yang penunjukannya
dilakukan Pusat dengan proses lelang. Bangunan dibagi menjadi tiga
yaitu bangunan gedung kantor, rumah dinas dan gudang.
c. Kendaraan
Aktiva tetap berupa kendaraan diperoleh melalui proses
dropping aktiva tetap dari Pusat, dropping dari Divre. Kendaraan baik
berupa mobil maupun sepeda motor dibukukan sebesar biaya
pembelian ditambah biaya-biaya lain hingga kendaraan siap
digunakan.
d. Mesin
Aktiva tetap berupa mesin diperoleh melalui proses dropping
aktiva tetap dari BULOG Pusat atau Divre. Mesin dibukukan sebesar
37
harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga mesin tersebut siap
digunakan.
e. Inventaris
Aktiva tetap berupa inventaris diperoleh melalui proses
dropping aktiva tetap dari Pusat, Divre atau pengadaan melalui
pembayaran tunai di Sub Divre. Inventaris dibukukan sebesar harga
pembelian ditambah biaya-biaya hingga inventaris tersebut siap
digunakan.
3. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Perolehan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre disebut
dengan pengadaan aktiva tetap. Pengadaan aktiva tetap adalah kegiatan
pengadaan aktiva tetap yang dibiayai dari dana untuk kebutuhan Perum
BULOG sendiri serta bukan merupakan barang/jasa untuk
diperdagangkan.
Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre Surakarta
terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa. Pengadaan barang
berupa pengadaan tanah, kendaraan, mesin-mesin dan inventaris.
Pengadaan jasa berupa pengadaan jasa pemborongan.
Jasa pemborongan adalah layanan jasa pelaksanaan pekerjaan
konstruksi untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lainnya.
Untuk selanjutnya jasa pemborongan disebut dengan pembangunan.
Pengadaan aktiva tetap BULOG menerapkan prinsip efisien,
efektif, bersaing, transparan, adil/ tidak diskriminatif dan akuntabel.
38
Prinsip efisien berarti pengadaan barang harus diusahakan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat
dipertanggungjawabkan
Prinsip efektif berarti pengadaan barang hasrus sesuai dengan
kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-
besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan Perum BULOG.
Prinsip bersaing berarti pengadaan barang dilakukan melalui
pelelangan atau seleksi harus dengan persaingan yang sehat di antara
penyedia barang yang setara dan memeuhi syarat dan kriteria tertentu.
Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai
pengadaan, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tatacara, hasil
evaluasi, penetapan calon penyedia barang yang sifatnya terbuka bagi
penyedia barang yang berminat.
Adil/ tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama
bagi semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi
keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alas an apapun.
Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik , keuntungan
maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum Perum
BULOG dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta
ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang.
39
Pihak eksternal penyedia barang atau jasa yang terlibat dalam
pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre dipilih oleh Perum BULOG Pusat
dan sepenuhnya berada dalam wewenang Perum BULOG Pusat.
Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG dilakukan cara
perolehan berikut ini:
a. Pengadaan aktiva tetap berupa barang untuk Sub Divre:
1) Dropping dari BULOG Pusat
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak
pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh
BULOG Pusat sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap.
2) Dropping dari Divre
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak
pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh
Divre sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap.
3) Pembayaran tunai melalui Sub Divre
Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak
dilakukan oleh Divre tetapi pembayaran tunai kepada pihak
eksternal dilakukan oleh Sub Divre.
b. Pembangunan untuk Sub Divre
Pembangunan untuk Sub Divre dilakukan oleh kontraktor.
Pemilihan kontraktor dilakukan di BULOG Pusat melalui proses
lelang. Proses lelang tersebut dilakukan oleh BULOG Pusat dan
sepenuhnya menjadi wewenang BULOG Pusat.
40
4. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Sistem pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre
Surakarta terdiri dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang
digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur yang
membentuk sistem.
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi aktiva tetap
Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1) Fungsi pemakai
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap fungsi
pemakai adalah pihak yang memerlukan aktiva tetap. Pihak yang
memerlukan aktiva tetap bertanggung jawab mengajukan usulan
investasi aktiva tetap di Sub Divre. Pihak pengguna aktiva tetap ini
adalah seluruh seksi atau individu dalam lingkungan Sub Divre
yang menggunakan aktiva tetap tersebut.
2) Fungsi otorisasi investasi
Fungsi otorisasi investasi dilakukan oleh Pusat, dalam hal
ini Direktur Utama. Semua investasi aktiva tetap harus mendapat
otorisasi dari Direktur Utama Pusat. Direktur Utama Pusat
bertanggung jawab dalam:
a) Memberikan persetujuan usulan atas investasi aktiva tetap.
b) menentukan pihak eksternal penjual dan kontraktor untuk
membangun aktiva tetap.
41
3) Fungsi otorisasi dokumen
Fungsi otorisasi dokumen dilakukan oleh Kepala Sub Divre
dan Kepala Divre. Kepala Sub Divre dan Kepala Divre
bertanggung jawab dalam memberikan otorisasi Surat Permohonan
Pembelian Aktiva Tetap sebelum dilimpahkan ke Pusat.
4) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian dalam pengadaan aktiva tetap Sub Divre
dilakukan oleh:
a) Pusat, untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari
Pusat.
b) Divre, untuk pengadaan aktiva tetap melaui dropping dari Divre
dan pengadaan yang pembayarannya dilakukan oleh Sub Divre.
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap Perum
BULOG Sub Divre Surakarta fungsi pembelian bertanggung jawab
untuk membuat dan melimpahkan kontrak pengadaan aktiva tetap
kepada pihak eksternal.
5) Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan dalam sistem akuntansi pengadaan
aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta dilakukan oleh
Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Seksi Administrasi
dan Keuangan bertanggung jawab dalam menerima aktiva tetap
dari pihak eksternal dan membuat BAST (Berita Acara Serah
Terima Barang).
42
6) Fungsi penempatan aktiva tetap
Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap perum
BULOG Sub Divre Surakarta fungsi aktiva tetap dilakukan oleh
Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Fungsi penempatan
bertanggung jawab dalam penempatan dan pemindahan aktiva
tetap.
7) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub
Divre. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pembuatan
jurnal yang berkaitan dengan aktiva tetap dan membuat dokumen
yang berfungsi sebagai dasar pencatatan penjurnalan dan mencetak
laporan keuangan.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1) Surat permohonan aktiva tetap
Surat permintaan aktiva tetap dibuat oleh pihak yang
memerlukan aktiva tetap. Surat permintaan aktiva tetap ditujukan
kepada Seksi Administrasi dan Keuangan untuk mengajukan
permintaan aktiva tetap.
2) Surat permohonan pembelian aktiva tetap
Surat permohonan pembelian dibuat oleh Seksi
Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Surat permohonan
43
pembelian aktiva tetap untuk meminta persetujuan pengadaan
aktiva tetap untuk Sub Divre.
3) Surat Permohonan Dropping Dana
Surat Permohonan Dropping Dana dibuat oleh Divre
rangkap tiga untuk meminta dana pengadaan aktiva tetap Sub
Divre.
4) Kontrak
Kontrak adalah dokumen perjanjian pengadaan aktiva
dengan pihak eksternal. Kontrak berisi harga kontrak, sistem
pembayaran dan peraturan lain yang berhubungan dengan
pelaksanaan kontrak tersebut.
a) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Pusat
kontrak dibuat oleh Pusat.
b) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Divre dan
pengadaan yang pembayarannya melalui Sub Divre kontrak
dibuat oleh Divre.
5) Berita Acara Serah Terima Barang (BAST)
Berita Acara Serah Terima Barang (BAST) merupakan
dokumen pernyataan yang dibuat apabila terjadi transaksi serah
terima barang aktiva tetap. BAST dibuat oleh Seksi Administrasi
dan Keuangan Sub Divre.
6) Kredit Nota
Kredit nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre rangkap
tiga. Kredit Nota digunakan sebagai bukti pencatatan penambahan
aktiva tetap dan untuk mencatat penerimaan dropping dana.
44
7) Debit Nota
Debit Nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Debit
Nota digunakan untuk mencatat pemotongan PPN pihak eksternal.
8) SH-5
SH-5 (Surat Hutang atas Transfer Aktiva Tetap) adalah
dokumen yang diterima dari Pusat. SH-5 digunakan sebagai dasar
pencatatan atas transfer aktiva tetap yang berasal dari pengadaan
aktiva tetap dropping dari Pusat dan dropping dari Divre.
9) SH-2
SH-2 adalah dokumen yang diterima dari Divre. SH-2
digunakan sebagai dasar pembuatan kredit nota pada pengadaan
aktiva tetap melalui pembayaran tunai di Sub Divre.
10) Surat Perintah Pembayaran (SPP)
Surat Perintah Pembayaran (SPP) adalah surat perintah
yang ditujukan kepada bank untuk melakukan pembayaran.
Pembayaran tersebut dapat berupa transfer dana antara Pusat
dengan Divre atau antara Divre dengan Sub Divre atau pembayaran
kepada pihak eksternal.
11) R/K Bank
R/K Bank adalah dokumen yang diterima dari bank dan
digunakan sebagi dasar pencatatan transfer dana antara Pusat Divre
dan Sub Divre atau transfer dana ke pihak eksternal.
12) Bukti Kas Masuk
Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan
Keuangan Sub Divre pada saat penerimaan dropping dana dari
45
Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan
penerimaan kas masuk oleh Seksi Akuntansi.
13) Bukti Kas Keluar
Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan
Keuangan Sub Divre pada saat pembayaran aktiva tetap dari Divre.
Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan pembayaran
aktiva tetap kepada pihak eksternal oleh Seksi Akuntansi.
14) Nota Intern
Nota intern adalah dokumen yang dibuat oleh Seksi
Administrasi dan Keuangan untuk meminta dana.
15) Dokumen yang menyertai aktiva tetap
Dokumen yang menyertai aktiva tetap adalah sertifikat
tanah untuk aktiva tanah, STNK dan BPKB untuk aktiva
kendaraan, faktur dan dokumen lainnya.
Dokumen yang dibuat oleh Seksi-seksi di Sub Divre telah
diotorisasi oleh Kasi yang bersangkutan. Dokumen yang dilimpahkan
ke Divre atau Pusat telah diotorisasi oleh Kasub Divre.
Dokumen yang dibuat maupun diterima diarsipkan ke dalam
arsip permanen dan arsip sementara. Arsip permanen dan sementara
disimpan berdasarkan nomor.
Dokumen yang disimpan dalam arsip permanen tidak akan
digunakan lagi dalam proses pencatatan. Sedangkan dokumen dalam
46
arsip sementara kemungkinan akan diminta oleh Divre atau Pusat pada
saat inspeksi mendadak maupun inspeksi periodik.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah menggunakan
SIAB yaitu Sistem Informasi Akuntansi BULOG. Seluruh pencatatan
transaksi akuntansi di Perum BULOG dilakukan dengan memasukkan
data melalui SIAB. Dalam Perum BULOG Sub Divre Surakarta data-
data akuntansi dimasukkan oleh pegawai bagian akuntansi. SIAB
diakses dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh
bagian akuntansi.
SIAB mulai digunakan pada tahun 2000. Input data melalui
SIAB dilakukan dengan sistem batch. SIAB dilengkapi dengan sistem
COA yaitu kode akun yang digunakan di BULOG seluruh Indonesia.
SIAB bekerja secara online dengan pencatatan terpusat pada server
kantor pusat BULOG di Jakarta. Dalam SIAB, input data dilakukan
seperti dengan menjurnal. Di dalam SIAB juga terdapat buku besar
yang menampilkan jumlah saldo tiap akun. Data akuntansi yang
dimasukkan ke dalam SIAB akan diproses dengan menghasilkan
output berupa laporan keuangan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Dalam sistem pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub
Divre Surakarta prosedur yang membentuk sistem terdiri dari jaringan
47
prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pembangunan aktiva
tetap. Berikut jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan
aktiva tetap berupa barang:
1) Prosedur permintaan otorisasi
Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat
Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi
Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan
melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila
ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang
memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan
Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap
sebanyak tiga rangkap dan telah diberi kemudian dimintakan
otosisasi dari Kepala Sub Divre.
Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam
arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan
ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre
diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua
disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar
ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi
oleh Direktur Utama BULOG.
Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dar Divre dan
pembayaran melalui Sub Divre, Direktur Utama memberikan izin
pembelian.
48
2) Prosedur pembelian
Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dari Pusat fungsi
pembelian dijalankan oleh Pusat. Setelah menerima SPPAT, Pusat
membuat kontrak pengadaan aktiva tetap sebanyak empat rangkap.
Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat berdasarkan
nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara
Pusat. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.
Untuk pengadaan melalui dropping Divre dan pembayaran
melaui Sub Divre, kontrak dibuat oleh Divre. Kontrak dibuat
sebanyak empat rangkap. Pembuatan kontrak dilakukan setelah
Divre menerima SPPAT yang telah diotorisasi oleh Direktur
Utama BULOG Pusat. Lembar pertama kontrak disimpan di arsip
permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga
disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan
ke pihak eksternal.
3) Prosedur penerimaan
Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan
Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap
tersebut seperti sertifikat tanah dan atau bangunan, BPKB dan
STNK, kartu garansi, faktur dan sebagainya. Seksi Administrasi
dan Keuangan kemudian membuat BAST sebanyak empat
rangkap.
49
Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat. Lembar kedua
disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga disimpan
diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar keempat
diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan dengan
aktiva tetap.
Untuk pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,
lembar pertama BAST diserahkan kepada Seksi Akuntansi Sub
Divre.
4) Prosedur pencatatan
Untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat
dan Dropping dari Divre pencatatan penerimaan aktiva tetap
dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. BAST yang diterima
oleh Pusat dari Sub Divre dijadikan sebagai dasar pembuatan SH-
5.
SH-5 dibuat oleh Pusat sebanyak tiga rangkap. Lembar
pertama SH-5 disimpan dalam arsip permanen Pusat. Lembar
kedua disimpan dalam arsip sementara Pusat. Lembar ketiga
dilimpahkan ke Sub Divre. Berdasarkan SH-5 yang yang diterima,
Seksi Akuntansi Sub Divre melakukan pencatatan atas pengadaan
aktiva tetap melalui software SIAB.
Setelah melakukan pencatatan, Seksi Akuntansi Sub Divre
membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama
50
disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua
dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
Untuk pengadaan aktiva tetap dengan pembayaran tunai
melalui Sub Divre pencatatan dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub
Divre. Setelah menerima bukti kas masuk masuk dari Seksi
Administrasi dan Keuangan, Seksi Akuntansi melakukan
pencatatan atas transfer dana dari Divre dengan software SIAB.
Setelah melakukan pencatatan Seksi Akuntansi membuat kredit
nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip
permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip
sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre.
Seksi Akuntansi melakukan pencatatan pengadaan aktiva
tetap setelah menerima BAST dan bukti kas keluar dari Seksi
Administrasi dan Keuangan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi
membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi
juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat
Debit Nota sebanyak tiga rangkap bernomor urut tercetak. Lembar
pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua
dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
5) Prosedur pembayaran
Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,
pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana
51
dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat
Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap
dengan nomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan dalam arsip
permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara
Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat
membuat nota dropping dana dan SH-2 kemudian membuat SPP.
SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama
dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam
arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip
permanen Pusat.
Sedangkan SH-2 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar
pertama dan kedua dilimpahkan ke Divre. Lembar ketiga disimpan
dalam arsip permanen Pusat.
Divre menerima R/K Bank dari bank. Atas dasar R/K Bank,
Divre membuat SPP sebanyak empat rangkap. Lembar pertama
dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga dismpan di arsip
sementara Divre dan lembar keempat disimpan di arsip permanen
Divre.
SH-2 diterima Divre sebanyak dua rangkap. Lembar
pertama dilimpahkan ke Sub Divre dan lembar kedua disimpan di
arsip permanen Divre.
52
Seksi Administrasi dan Keuangan menerima R/K Bank
kemudian membuat bukti kas masuk. Bukti kas masuk dibuat
sebanyak dua rangkap. Lembar pertama diserahkam ke Seksi
Akuntansi dan lembar kedua disimpan di arsip permanen Sub
Divre.
Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan
Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. Atas
pembayaran tersebut Seksi Administrasi dan Keuangan membuat
bukti kas keluar sebanyak dua rangkap. Lembar pertama disimpan
di arsip permanen Sub Divre dan lembar kedua diserahkan ke Seksi
Akuntansi.
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembangunan
untuk Sub Divre adalah:
1) Prosedur permintaan otorisasi
Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat
Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi
Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan
melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila
ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang
memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan
Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap
sebanyak tiga rangkap, kemudian dimintakan otosisasi dari Kepala
Sub Divre.
53
Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam
arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan
ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre
diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua
disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar
ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi
oleh Direktur Utama BULOG. Setelah diotorisasi Direktur Utama
membuat izin pembelian.
2) Prosedur pelaksanaan pembangunan
Setelah menerima izin Divre membuat kontrak pembelian
sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip
permanen Divre, lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip
sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.
Setelah menerima kontrak pihak eksternal mulai melakukan
pembangunan.
3) Prosedur penerimaan
Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan
Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap.
Seksi Administrasi dan Keuangan kemudian membuat BAST
sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat.
Lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar
ketiga disimpan diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar
keempat diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan
dengan aktiva tetap.
54
4) Prosedur pencatatan
Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas penerimaan
dropping L/C dari Pusat. Setelah mencatat penerimaan dropping
L/C dari Pusat Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak
empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub
Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre,
lembar ketiga dilimpahkan ke Divre dan lembar keempat
dilimpahkan ke Pusat.
BAST yang diterima Pusat setelah terjadi serah terima
aktiva tetap dijadikan dasar untuk membuat SH-5. Oleh Pusat SH-5
dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip
permanen Pusat, lembar Kedua disimpan di arsip sementara Pusat
dan lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre.
SH-5 yang diterima Seksi Akuntansi Sub Divre dijadikan
sebagai dasar pencatatan atas perolehan aktiva tetap melalui
pembangunan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur
pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan
penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota
sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip
permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan
lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.
5) Prosedur pembayaran
Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,
pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana
dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat
55
Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap.
Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar
kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga
dilimpahkan ke Pusat.
Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat
membuat nota dropping dana kemudian membuat SPP. SPP dibuat
sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan
ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara
Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat.
Seksi Akuntansi menerima R/K Bank kemudian membuat
kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di
arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip
sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre.
Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan
Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST.
e. Flowchart (bagan alir)
Flowchart adalah representasi grafik dari bagian yang
menjalankan proses. Flowchart Sistem diperlukan agar dapat
memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai kondisi
lingkungan yang ada dalam proses pencatatan akuntansi. Flowchart
sistem akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre
Surakarta dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:
56
Sub Divre Divre Pusat
Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Ke pihak eksternal Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap
Gambar 2.9 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat
N
Mulai
Membuat Permohonan Aktiva Tetap
SPAT
1
1
Membuat SPPAT
2
2
Otorisasi SPPAT
SPPAT
3
Otorisasi SPPAT
SPPAT
N 4
Pembuatan Kontrak
3 4
Verifikasi SPAT
Tolak
Terima
SPPAT
Kontrak
N N
57
Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.10 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)
Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST
BAST
5
N
5
Membuat SH-5
SH-5
7
N N
7
Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
N
58
Sub Divre
Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikirim ke Divre
Gambar 2.11 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)
N
SIAB Menjurnal dan
mencetak
7
Membuat Kredit Nota
Kredit Nota
Selesai
Buku Besar
Neraca
R-L
8
9
Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
59
Sub Divre Divre Pusat
Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.12 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre
N 5
Mulai
Membuat Permohonan Aktiva Tetap
SPAT
1
1
Membuat SPPAT
2
2
Otorisasi SPPAT
SPPAT
3
Otorisasi SPPAT
SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
Verifikasi SPAT
Tolak
Terima
SPPAT
60
Divre
Ke Pihak Eksternal Gambar 2.13 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
5
Kontrak
Pembuatan Kontrak
N N
61
Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.14 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
BAST
6
7
N
Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST
Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
6
Membuat SH-5
SH-5
8
N N
N
62
Sub Divre
Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikirim ke Divre
Gambar 2.15 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)
N
SIAB Menjurnal dan
mencetak
8
Membuat Kredit Nota
Kredit Nota
Selesai
Buku Besar
Neraca
R-L
9
10
63
Sub Divre Divre Pusat
Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.16 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre
N
5
Mulai
Membuat Permohonan Aktiva Tetap
SPAT
1
1
Membuat SPPAT dan Nota Intern
2
Otorisasi SPPAT
SPPAT
3
Otorisasi SPPAT
SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
Verifikasi SPAT
Tolak
Terima
2
SPPAT Nota Intern
64
Divre
Ke Pihak Eksternal
Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.17 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
5
Pembuatan SPDD
N N
SPDD
6
Kontrak
Pembuatan Kontrak
N N
65
Pusat Divre Dari Bank
Ke Bank Ke Bank Keterangan: SPP: Surat Perintah Pembayaran Gambar 2.18 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
6
Proses Dropping
Dana
Nota Dropping
Dana
R/K Bank
SPP
N
N
Pembuatan SPP dan
SH-2
SH-2 SPP
N
N N
7
7
SH-2
N
8
66
Sub Divre
Seksi Administrasi dan Seksi Akuntansi Keuangan
Dari Bank Dikirim ke Divre Gambar 2.19 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
R/K Bank
8
Membuat Bukti Kas Masuk
9
9
10
Membuat Kredit Nota
Kredit Nota
N N
Buku Besar
Neraca
R-L
SIAB Menjurnal dan
mencetak
Bukti Kas Masuk
N
67
Sub Divre
Seksi Administrasi Keuangan
Dari Pihak Eksternal Gambar 2.20 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
Membuat BAST dan Bukti Kas
Keluar
BAST Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap
N
Dokumen Aktiva Tetap
Diserahkan ke pihak eksternal bersamaan dengan pembayaran
11 N
12
13
Bukti Kas Keluar
68
Sub Divre
Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikrim Ke Divre
Gambar 2.21 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)
Selesai
14 N
Membuat Debit Nota
Debit Nota
Buku Besar
Neraca
R-L
Membuat Faktur Pajak
Faktur Pajak
165
SIAB Menjurnal dan
mencetak
11
69
Sub Divre Divre Pusat
Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.22 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan
N 5
Mulai
Membuat Permohonan Aktiva Tetap
SPAT
1
1
Membuat SPPAT
2
2
Otorisasi SPPAT
SPPAT
3
Otorisasi SPPAT
SPPAT
N 4
Perizinan Pembelian
n
Izin Pembelian
3 4
Verifikasi SPAT
Tolak
Terima
SPPAT
70
Divre
Ke Pihak Eksternal
Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.23 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
5
Pembuatan SPDD
N N
SPDD
6
Kontrak
Pembuatan Kontrak
N N
71
Pusat Sub Divre Seksi Administrasi dan Keuangan Dari Bank Ke Bank Gambar 2.24 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
6
Proses Dropping Dana
Proses Dropping L/C
Nota Dropping L/C
R/K Bank
Membuat Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Masuk
N
7
72
Sub Divre
Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikirim ke Divre Gambar 2.25 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
7
9
SIAB menjurnal dan
mencetak
Membuat Kredit Nota
N
Buku Besar
Neraca
R-L
N
Kredit Nota
N 8
73
Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.26 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
BAST
10
N
Dokumen Aktiva Tetap
Membuat BAST,SP
P
Membuat SH-5
SH-5
12
N N
N
10
11
74
Sub Divre
Seksi Akuntansi
Dikirim ke Pusat
Dikrim Ke Divre
Gambar 2.27 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)
N
SIAB Penjurnalan
12
Buku Besar
Neraca
R-L
Selesai
10
Membuat Debit Nota
Debit Nota
Membuat Faktur Pajak
11
Faktur Pajak
75
C. Evaluasi
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap menurut
Mulyadi (2001:608) adalah fungsi pemakai, fungsi riset dan
pengembangan, fungsi pembelian, fungsi aktiva tetap, fungsi penerimaan
dan fungsi akuntansi.
Pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi yang terkait
dengan sistem akuntansi aktiva tetap adalah fungsi pemakai, fungsi
otorisasi investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap
pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta telah terpisah. Namun ada
fungsi yang belum terpisah yaitu fungsi penerimaan dan fungsi
penempatan aktiva tetap.
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:600) dokumen yang berkaitan dengan
sistem akuntansi aktiva tetap adalah surat permintaan otorisasi investasi,
surat permintaan reparasi, surat permintaan transfer aktiva tetap, surat
permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, surat perintah kerja, surat
order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti
kas keluar dan bukti memorial.
Sedangkan pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta dokumen
yang digunakan adalah Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap, Surat
76
Permohonan Pembelian, Surat Permohonan Dropping Dana, Berita Acara
Serah Terima Barang (BAST), Kontrak, Kredit Nota, Debit Nota, SH-2,
SH-5, Surat Perintah Pembayaran (SPP), R/K Bank, Bukti Kas Keluar,
Bukti Kas Masuk, Nota Intern dan dokumen yang menyertai aktiva tetap.
Dokumen yang digunakan juga telah diotorisasi pihak yang
berwenang seperti Kasi, Kasub divre, Wakasub divre, Kadivre atau
Direktur Utama.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:608) adalah
kartu aktiva tetap, jurnal umum, register bukti kas keluar. Catatan
akuntansi terkomputerisasi menurut Horngren dan Harrison (2007:341)
terdiri dari tiga tahap, yaitu input, pemrosesan dan output.
Catatan akuntansi pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta
menggunakan software SIAB. Dalam software tersebut proses akuntansi
terdiri dari input data transaksi, pemrosesan oleh software dan output
berupa laporan keuangan.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap
menurut Mulyadi (2001:616) adalah prosedur permintaan otorisasi
investasi, prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur
order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur penempatan
aktiva tetap dan prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap. Jaringan
77
prosedur yang membentuk sistem pembangunan aktiva tetap menurut
Mulyadi (2001:616) adalah prosedur permintaan otorisasi investasi,
prosedur perintah kerja, prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap,
prosedur penerimaan barang, prosedur penempatan aktiva tetap dan
prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap
berupa barang Perum BULOG Sub Divre adalah prosedur permintaan
otorisasi, prosedur pembelian, prosedur penerimaan, prosedur pencatatan
dan prosedur pembayaran. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
pembangunan aktiva tetap adalah prosedur permintaan otorisasi, prosedur
pelaksanaan pembangunan, prosedur penerimaan, prosedur pencatatan dan
prosedur pembayaran. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pengadaan aktiva tetap dilaksanakan dengan baik oleh fungsi-
fungsi yang terkait.
78
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan hasil analisis data dan pembahasan atas sistem akuntansi
aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka penulis dapat
mengemukakan temuan yang telah diperoleh dari penelitian. Temuan yang
diperoleh tersebut berupa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem
akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Temuan yang
diperoleh tersebut adalah:
A. Kelebihan
1. Akses Software SIAB Menggunakan Password
Password untuk mengoperasikan software SIAB hanya diketahui
oleh pegawai divisi akuntansi. Hal tersebut menjadikan catatan akuntansi
hanya dilakukan oleh pegawai divisi akuntansi sehingga pegawai selain
dari divisi akuntansi tidak mengakses software SIAB.
2. Ada pemeriksaan dari Divre baik periodik maupun mendadak
Pemeriksaan dari Divre ini untuk memeriksa keadaan di Sub Divre,
baik keadaan keuangan mapun keadaan di lapangan.
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi sudah diotorisasi
Dokumen yang digunakan telah diotorisasi sehingga mampu
mencegah kesalahan pencatatan dan memperkecil penyelewengan.
79
4. Penggunaan kode akun COA yang sama antara Sub Divre, Divre dan Pusat
Penggunaan kode akun yang sama antara Sub Divre, Divre dan
Pusat mencerminkan di BULOG telah menerapkan praktik yang sehat
dalam sistem akuntansinya.
5. Pihak eksternal penjual maupun pemborong aktiva tetap telah ditentukan
oleh BULOG Pusat
Pihak eksternal yang ditentukan oleh BULOG Pusat melalui proses
lelang dapat mencegah terjadinya manipulasi antara Sub Divre dengan
pihak eksternal.
B. Kelemahan
Kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva
tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah terjadi fungsi ganda. Fungsi
ganda yang dimaksud yaitu divisi administrasi dan keuangan merangkap
sebagai fungsi penerimaan dan penempatan aktiva tetap.
80
BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem akuntansi pengadaan aktiva
tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka dapat disimpulkan
bahwa:
1. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Cara perolehan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta
disebut dengan pengadaan baik pengadaan barang maupun pengadaan jasa.
Pengadaan jasa adalah pengadaan jasa pemborongan konstruksi untuk
mewujudkan bangunan. Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara
berikut
a. Dropping dari Pusat.
b. Dropping dari Divre.
c. Pembayaran tunai melalui Sub Divre.
2. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG terdiri dari:
a. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum
BULOG Sub Divre Surakarta adalah fungsi pemakai, fungsi otorisasi
investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.
81
b. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap
Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Surat Permohonan
Pembelian, Surat Permintaan Dropping Dana, kontrak, Berita Acara
Serah Terima Barang (BAST), Kredit Nota, Debit Nota, SH-2, SH-5,
Surat Perintah Pembayaran (SPP), Surat Pesanan Barang (SPB), R/K
Bank, Dokumen yang menyertai aktiva tetap.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre adalah software SIAB.
Pencatatan akuntansi dilakukan dengan memasukkan data ke dalam
software SIAB.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva
tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari prosedur
pengadaan aktiva tetap dan pembangunan aktiva tetap. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap adalah
prosedur permintaan otorisasi, prosedur pembelian, prosedur
penerimaan, prosedur pencatatan dan prosedur pembayaran. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem pembangunan aktiva tetap adalah
prosedur permintaan otorisasi, prosedur pelaksanaan pembangunan,
prosedur penerimaan, prosedur pencatatan dan prosedur pembayaran.
82
B. Rekomendasi
Rekomendasi yang dapat diberikan penulis kepada Perum BULOG
Sub Divre Surakarta adalah dengan melakukan pemisahan fungsi penerimaan
dan penempatan aktiva tetap yang keduanya berada dalam wewenang Seksi
Administrasi dan Keuangan. Pemisahan fumgsi tersebut dilakukan untuk
menghindari kemungkinan penyelewengan penggunaan aktiva tetap.
83
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.1997.Sistem Akuntansi.Yogyakarta:BPFE.
Horngren, Charles T., Walter T Harrison.2007.Akuntansi.Jakarta:Erlangga.
Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.
Mulyadi.2002.Auditing.Salemba Empat:Jakarta.
Romney, Marshall B.,Paul John Steinbart.2004.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.
Soemarso.2004.Akuntansi Suatu Pengantar Edisi Lima.Jakarta:Salemba Empat.
Weygandt, Jerry J,et al.2006.Accounting Principles.New Jersey:John Wiley & Sons.
www.bulog.co.id