evaluatie aanbesteding capaciteitsuitbreiding johan friso sluis
TRANSCRIPT
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 1/32
Noordelijke Regieraad Bouw
Evaluate aanbesteding“Capaciteitsuitbreiding
Johan Friso Sluis”
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 2/32
PRO6 managers BV
Amsterdamseweg 16
3812 RS Amersfoort
www.pro6managers.nl
Amersfoort, april 2012
Joost Merema
Met dank aan Ballast Nedam voor de toestemming voor het gebruiken van impressies van het ontwerp.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 3/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 3 van 32
Inhoudsopgave
1) Voorwoord
2) Samenvang
Algemeen
Doelstelling
Werkwijze
Algemene aandachtspunten
Aandachtspunten voor aanbestedende diensten naar aanleiding van
deze evaluat eConclusie
Onderwerpen voor verdere studie
3) Evaluate aanbesteding “Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis Stavoren”
Probleemstelling
Doelstelling evaluat e
4) Analyse van het aanbestedingsproces
1. De voorbereiding van de aanbesteding
2. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrent egerichte dialoog
3. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten
4. De inricht ng van de concurrent egerichte dialoog van select e tot en met
indiening van de documenten
5. De beoordeling van de dialoogproducten
6. De beoordeling van de inschrijvingen
5) Conclusie
Toetsing doelstelling
Onderwerpen voor verdere studie
6) Deelnemers evaluate
Werkwijze
Par t jen
4
6
6
6
6
7
7 8
9
10
10
11
12
12
14
15
18
21
26
28
28
28
30
30
30
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 4/32
1) Voorwoord
Het aanbesteden van innovateve contractvormen is maatwerk, en verloopt niet alt jd
gemakkelijk voor opdrachtgever en inschrijvers. Aan de kant van opdrachtgever dient er ten
behoeve van de aanbesteding een goed proces voorbereid te worden én een goed contract
opgesteld te worden. De aanbesteding moet immers op een duidelijke en transparante
wijze plaats te vinden. Aan de zijde van de markt is het belangrijk dat er een goed plan
van aanpak geschreven te worden en een degelijk ontwerp gemaakt te worden. Er dient
t jdens de tenderfase - onder t jdsdruk - een passend antwoord geformuleerd te worden
op de vraagstelling van de opdrachtgever. Deze opdrachtgever zal dan als sluitstuk van
het aanbestedingsproces op rechtmatge en doelmatge wijze een keuze maken voor eenbegunstgde die het werk mag gaan uitvoeren. Het opstellen van documenten ten behoeve
van selecteprocessen en criteria, het aanbestedingsproces en de aanbestedingsleidraad en
het gunningsproces met gunningscriteria vragen veel aandacht.
Voor u ligt het verslag van de evaluate aanbesteding ‘Capaciteitsuitbreiding JF Sluis
Stavoren. Deze evaluate is vanuit de Noordelijke Regieraad Bouw, werkgroep Aanbesteden
en Samenwerking in de Bouwketen uitgevoerd door PRO6 managers. De Noordelijke
Regieraad heef deze evaluate uitgevoerd op gezamenlijk verzoek van de inschrijvers én de
aanbestedende dienst Provinsje Fryslân. Dit verslag is tot stand gekomen nadat zowel de
aanbestedende dienst als alle inschrijvers op deze aanbesteding elk hun feedback op schrif
hebben aangeleverd, en vervolgens deze feedback t jdens een bijeenkomst gezamenlijk
besproken hebben. Daarbij is de feedback geanonimiseerd, en hebben de inschrijvers
nadrukkelijk de gelegenheid gekregen om op basis van deze geanonimiseerde feedback
meer toelichtng te geven of discussie te voeren.
Onze dank en waardering gaan uit naar zowel opdrachtgever en aanbestedende dienst als
ook de marktpart jen. Door de bereidheid om met elkaar de dialoog aan te gaan, geven zij
ook andere part jen die niet betrokken waren bij deze aanbestedingsprocedure de kans om
te leren van de opgedane ervaringen.
De betrokken marktpart jen willen wij daarom danken en complimenteren voor hun inbreng
in deze evaluate. Er ontstond een open dialoog, waarbij marktpart jen zowel elkaar als
de opdrachtgever de ruimte gaven om hun feedback te geven. Zowel de moeite die men
genomen heef om deze evaluate grondig voor te bereiden, als ook de constructeve
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 4 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 5/32
houding t jdens de gezamenlijke sessie, hebben er toe bijgedragen dat de evaluate door
de betrokken part jen als preg, plezierig en nug werd ervaren. Ook deze evaluate heef
laten zien dat marktpart jen en opdrachtgevers bereid zijn om op professionele wijze met
elkaar te kijken naar wat goed ging, en wat de volgende keer beter kan.
Wij hopen met deze evaluate een bijdrage te hebben geleverd aan de doelstellingen van
de Noordelijke Regieraad Bouw. Door het delen van kennis en ervaringen op het gebied van
aanbestedingen van grote infrastructurele projecten kan voorkomen worden dat fouten in
het proces zich onnodig herhalen. Zeker met de bouwopgave die het Noorden de komende
jaren voor zich heef, denken wij dat de Noordelijke Regieraad Bouw hiermee in een behoefe
voorziet.
Ir. L.A. Roelofs
Mr. Ing. J.H. Merema
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 5 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 6/32
2) Samenvang
Algemeen
In april 2011 heef Provinsje Fryslân het voornemen tot gunnen bekend gemaakt voor
het project ‘Capaciteitsuitbreiding Johan Frisosluis’. Aan deze gunning is een intensieve
aanbestedingsprocedure middels een concurrentegerichte dialoog vooraf gegaan. De
betrokken part jen kijken - ondanks een aanbestedingsprocedure zonder geschillen of
bezwaarprocedures die bij de rechter zijn voorgekomen - toch met gemengde gevoelens
terug op het gehele traject.
Vanuit marktpart jen is aan de Provinsje Fryslân de vraag gesteld een evaluate te houden insamenwerking met de Noordelijke Regieraad Bouw. Binnen de Noordelijke Regieraad Bouw
is de vraag om een evaluate te organiseren, doorgezet aan de werkgroep Aanbesteden en
Samenwerking in de bouwketen. De uitvoering van deze evaluate lag bij PRO6 managers en
vond plaats op donderdag 26 januari 2012 in Leeuwarden.
Doelstelling
De evaluate had als doelstelling:
“Het delen van de ervaringen van de betrokken par t jen aan beide zijden zodat aan de hand
van de aanbesteding van het contract voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Frisosluis
Stavoren gekeken kan worden welke lessen geleerd kunnen worden voor toekomst ge
aanbestedingen (primair voor Provinsje Fryslân, secundair voor alle opdrachtgevers en
aannemers in Noord Nederland).”
Werkwijze
Alle bij de aanbesteding betrokken part jen zijn benaderd met het verzoek om vooraf
schrifelijk hun ervaringen en visie op de aanbesteding aan te leveren aan de begeleiders van
deze evaluate. Een geanonimiseerde compilate van dit commentaar heef als leidraad van de
discussie gefunctoneerd. Op basis van deze feedback is er een aantal primaire onderwerpen
gekozen waar t jdens een gezamenlijke bijeenkomst met elkaar over gesproken is. Dit
resulteerde in een aantal breed gedragen verbeter- en aandachtspunten, en in onderwerpen
die zich lenen voor nadere studie. De gehanteerde indeling op basis van onderdelen in het
aanbestedingsproces is gekozen door de opstellers van de evaluate. Zowel de opdrachtgever
en de bij de aanbesteding betrokken adviseurs als alle geselecteerde inschrijvers hebben
meegewerkt aan deze evaluate.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 6 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 7/32
Algemene aandachtspunten
Algemene aandachtspunten voor aanbestedingen worden voor aanbestedende diensten
als bekend verondersteld. Begrippen als ‘level playing field’, ‘accountability’ en de
beginselen van transparante en non-discriminate komen rechtstreeks uit de Europese
aanbestedingswetgeving en zijn een heldere leidraad voor aanbestedingsprocessen. In ons
overzicht hebben wij ons daarom niet op de algemene aandachtspunten gericht, maar juist
specifiek op de in de evaluate naar voren gekomen onderwerpen. Dit laat uiteraard onverlet
de noodzaak en plicht voor een aanbestedende dienst om ook de algemene uitgangspunten
goed in voorbereiding en uitvoering van het aanbestedingsproces op te nemen.
Aandachtspunten voor aanbestedende diensten naar aanleiding van deze evaluateUit de evaluate zijn meerdere aandachtspunten naar voren gekomen. Na verwerking
van deze input, die met name sterk projectgericht is, zijn de volgende leerpunten voor
toekomstge aanbestedingen naar voren gekomen:
I. De voorbereiding van de aanbesteding
Het verwerken van op ruimtelijke, landschappelijk en duurzaamheid gespitste bestuurlijke
ambites in een project vormt een opgave voor de inrichtng van de aanbestedingsprocedure,
die daardoor complex en intensief kan worden.
II. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrentegerichte dialoog
Een concurrentegerichte dialoog biedt de meeste meerwaarde bij aanbestedingen waar op
basis van een functonele vraagstelling van de aanbestedende dienst een oplossing wordt
gezocht. De sleutel van een succesvolle concurrentegerichte dialoog zit in de helderheid van
de functonele specificates en in de inrichtng en de balans tussen beschikbare t jd en het
gewenste uitwerkingsniveau van de dialoogproducten.
III. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten
Op het gebied van wat algemeen beschouwd wordt als ‘zachtere’ criteria als ruimtelijke
kwaliteit, vormgeving en beleving is het onvermijdelijk dat er verschillen zijn in interpretate.
Een aanbestedende dienst moet zich tot het uiterste inspannen deze criteria zo objectef
mogelijk te maken. Het beschikbaar stellen van een ‘EMVI-handboek’ of een aparte
bijeenkomst om het EMVI model toe te lichten, kan daarbij helpen.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 7 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 8/32
IV. De inrichtng van de concurrentegerichte dialoog van selecte tot indiening inschrijvingen
Een goede dialoog vereist een acteve houding van zowel gegadigden als de aanbestedende
dienst. Part jen moeten durven vragen en antwoorden zonder bevreesd te zijn voor ‘cherry-
picking’. Een redelijke beheersing van de transactekosten is belangrijk, en een redelijke
relate tussen de inschrijfvergoeding en de gemaakte kosten gewenst. In alle gevallen is een
snelle trechtering naar drie part jen in zijn algemeen de beste wijze om dit te bereiken.
V. Beoordeling van de dialoogproducten
Wanneer gebruik wordt gemaakt van rekenmodellen, dienen deze vanaf de eerste dag
volledig beschikbaar te zijn voor alle marktpart jen. Een programma van eisen dient door alle
vertegenwoordigers van de opdrachtgever hetzelfde te worden geïnterpreteerd.
VI. De beoordeling van de ingediende inschrijvingen
Een goede beoordeling komt objectef tot stand middels een vooraf met de gegadigden
gedeeld proces en is daardoor achteraf navolgbaar voor de inschrijvers. Het aantal EMVI
criteria dient beperkt te blijven (drie tot vier), met het liefst zo weinig mogelijk subcriteria.
Conclusie
De bij deze evaluate verkregen inzichten en verbeterpunten kunnen direct worden
toegepast op nog aan te besteden projecten. Vooral opdrachtgevers nodigen wij uit om deze
verbeterpunten in hun proces in te bedden. Naast de verbeterpunten zijn er uit de evaluate
een aantal vraagstukken naar voren komen, die zich lenen als onderwerp van verdere studie.
De Noordelijke Regieraad Bouw zou zich tot doel kunnen stellen om op een of meerdere van
deze vragen een door opdrachtgevers en de markt gedragen antwoord te (laten) formuleren.
Er is zoals alt jd ruimte voor verbetering voor een volgende aanbesteding, en met
bovenstaande verbeterpunten bieden wij part jen die deze verbeteringen willen toepassen
een handreiking aan. Er is ook met deze werkwijze een basis gelegd om in de toekomst
meer gebruik te maken van deze vorm van evaluate met de markt. De ervaring werd door
de betrokkenen als nug ervaren. De opdrachtgever gaf aan dat men de evaluate via de
Noordelijke Regieraad Bouw als een meerwaarde beschouwd additoneel op de eerder
gehouden evaluategesprekken met de marktpart jen. Gezien bovenstaande kan worden
geconcludeerd dat de doelstelling van deze evaluate is behaald.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 8 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 9/32
Onderwerpen voor verdere studie
Tijdens de evaluate werd zowel door opdrachtgever als marktpart jen vastgesteld dat er
behoefe was aan een antwoord op de volgende vragen:
1. Op welke wijze kan onderhoud in relate tot duurzaamheid en Total Cost of Ownership
beter in een EMVI beoordeling van een infrastructureel werk opgenomen worden?
2. Is er een standaardregeling of richtlijn te maken om een redelijke inschrijfvergoeding
voor dergelijke uitgebreide aanbestedingsprocedures van D&C (M) contracten vast te
stellen, waarbij een redelijke relate wordt gelegd tussen de omvang van de te behalen
omzet en de van de markt gevraagde inspanning t jdens de dialoog?
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 9 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 10/32
3) Evaluate aanbesteding “Capaciteitsuitbreiding Johan FrisoSluis Stavoren”
Probleemstelling
Op veel infrastructuur projecten in Nederland speelt in de voorbereidingsproces een
dilemma aan opdrachtgeverszijde die veel in het proces van de aanbesteding (en uiteindelijke
realisate) bepaalt. Enerzijds willen opdrachtgevers zo snel mogelijk marktkennis mobiliseren
en creatviteit, innovatviteit en uitvoeringsexpertse in de ontwerpfase betrekken. Dit
resulteert in contracten waar (in Nederland) op basis van een UAVgc 2005 contract Design &
Construct (soms Engineering & Construct) gecontracteerd wordt. Dit pleit voor veel vrijheid
en voor functonele programma’s van eisen.
Anderzijds hebben opdrachtgevers (en dan zowel bestuurders als het ambtelijk apparaat)
behoefe aan duidelijkheid en concrete plannen in de voorbereidingsfase. Dit om een
robuust budget te kunnen opstellen, en soms ook op gronden van rechtszekerheid in
inspraakprocedures. Daarnaast is er vaak bij opdrachtgevers in de onderzoeksfase zoveel
informate beschikbaar over het specifieke probleem, dat een technisch georiënteerd
ambtelijk apparaat in de voorbereiding vrij snel richtng een oplossing specificeert.
Bovenstaande leidt vaak tot een zoektocht in de balans tussen een voldoende concrete uitvraag
en het creëren van genoeg ‘bewegingsruimte’ voor de oplossingen van de marktpart jen in
de aanbestedingsprocedure. Een van de middelen om een aanbestedingsprocedure met een
dergelijke uitdaging te kunnen doorlopen op basis van een functoneel programma van eisen is
de concurrentegerichte dialoog. Deze procedure (kortweg: CGD) is door de Provinsje Fryslân
gehanteerd voor de aanbesteding van de capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso sluis te
Stavoren. De CGD is door zowel de opdrachtgever als de inschrijvers ervaren als een intensief
en op onderdelen lastg proces. Tijdens en na afloop van de aanbestedingsprocedure was er
kritek vanuit inschrijvers op deze aanbestedingsprocedure. Deze kritek had betrekking op
verschillende aspecten. Een belangrijk aspect was dat de uiteindelijke inspanning die door
inschrijvers is geleverd nauwelijks meer in een redelijke verhouding stond tot de waarde
van de te vergeven opdracht. Ook was de inrichtng van het proces volgens part jen niet
optmaal en te langdurig, waarbij de aanbestedende dienst volgens een aantal marktpart jen
veel actever de dialoog aan had kunnen gaan. Tot slot bestond bij meerdere marktpart jen te
weinig helderheid over de wijze waarop verschillende kwaliteitsaspecten in de beoordeling
waren meegenomen.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 10 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 11/32
Doelstelling evaluate
De doelstelling van deze evaluate is de volgende:
“Het delen van de ervaringen van de betrokken par t jen aan beide zijden zodat aan de hand
van de aanbesteding van het contract voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Frisosluis
Stavoren gekeken kan worden welke lessen geleerd kunnen worden voor toekomst ge
aanbestedingen (primair voor Provinsje Fryslân, secundair voor alle opdrachtgevers en
aannemers in Noord Nederland).”
Hiervoor is een evaluate in de vorm van een dialoog georganiseerd. Tijdens deze dialoog
werd geprobeerd op de volgende vragen een antwoord te krijgen:
1. Wat is de analyse van iedere part j van het proces van aanbesteding?
2. Welke verbeteringen verwacht iedere part j van de andere part j in een volgendeaanbesteding?
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 11 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 12/32
4) Analyse van het aanbestedingsproces
1. De voorbereiding van de aanbesteding
De capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso Sluis valt als project binnen het ‘Friese Meren
Project’. Het ‘Friese Meren Project’ heef als doel de aantrekkelijkheid van Provinsje Fryslân
voor de watersporter te verhogen, waarmee een belangrijke bijdrage geleverd wordt aan de
economische bedrijvigheid van de provincie op langere termijn. Voor de aantrekkelijkheid
van grote en mooie vaargebieden is een goed werkende infrastructuur belangrijk. De Johan
Friso sluis speelt hierin een belangrijke rol als toegang tot de Friese Meren. Lange wachjden
in het zomerseizoen door een beperkte schutcapaciteit zijn daarbij ongewenst. Daarom heef
de provincie enkele jaren geleden besloten de capaciteit van de Johan Frisosluis te vergroten.Bestuurlijke voorwaarden waren daarbij een hoge mate van duurzaamheid en ruimtelijke
kwaliteit van de oplossing.
In eerste instante werd de voorbereiding van de capaciteitsvergrotng door de provincie
zelf ter hand genomen. Dit resulteerde uiteindelijk in een ontwerp van een geheel nieuwe
sluis opgesteld door de betrokken diensten van de provincie, een ontwerp dat alleen op
de minimale technische eisen gebaseerd was. Dit leidde tot een eerste begrotng van 12
miljoen euro en na incorporate van alle wensen, eisen, kosten en mogelijke indexeringen en
risicoreserveringen leidde dit tot een budgetaanvraag van 29 miljoen euro. Dit voldeed niet
aan het verwachtngspatroon van Gedeputeerde Staten. Vanuit de markt werden suggestes
richtng de politek gedaan dat het laten ontwerpen en uitvoeren door de marktpart jen
mogelijkerwijs tot een veel goedkopere oplossing zou leiden. Hierdoor besloot uiteindelijk
het bestuur tot het niet gebruiken van het bestaande ontwerp en middels een aanbesteding
op basis van een functoneel programma van eisen de markt uit te dagen tot het indienen
van een passende oplossing voor de capaciteitsuitbreiding van de Johan Friso sluis.
Bovenstaande speelde zich af in de periode tussen 2004 en 2008. Hierbij herkennen de
schrijvers van deze evaluate een patroon dat zich op veel infrastructurele projecten in de
voorbereidingsfase afspeelt.
Ondanks dat de voorbereidingsfase aan opdrachtgeverszijde t jdens de evaluate met de
marktpart jen dit buiten beschouwing is gebleven, willen wij toch enkele punten aandragen
ter evaluate en verbetering. Dit omdat de keuzes die in deze fase worden gemaakt, de
inrichtng van het proces van aanbesteding en uitvoering in grote mate bepalen. De politeke
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 12 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 13/32
en bestuurlijke keuzes scheppen namelijk de kaders waarbinnen het project gerealiseerd
dient te worden.
Wij vinden het belangrijk dat onderstaande aanbevelingen gelezen worden in een algemene
context, en met de opmerking dat dit geen punten zijn die (uitvoerig) in de evaluate naar
voren zijn gekomen. Het zijn aanbevelingen die wij naar aanleiding van onze observate
van deze aanbesteding en andere aanbestedingen aan part jen (en dus zeker ook aan
opdrachtgevers die gelijksoortge uitvragen voorbereiden) mee willen geven.
Een capaciteitsuitbreiding heef het kenmerk dat een bestaande oplossing opgewaardeerd
wordt door renovate of vervanging door een nieuwe oplossing. Doordat er ruimere kaders
of bestuurlijke ambites worden verwerkt in het project wordt de uitvraag complexeren lastger. Enerzijds is er de behoefe aan budgetzekerheid in een zo vroeg mogelijke
fase om de besluitvorming mogelijk te maken, anderzijds zijn er ambites op het gebied
van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit die lastg te begroten zijn in combinate met
een functonele uitvraag. Wij zien vaak een spanningsveld tussen bestuur en ambtelijke
organisates om enerzijds grip te krijgen op deze ambites, en anderzijds de wens om ruimte
te laten voor creatviteit van de markt.
Onze aanbeveling is om binnen de organisate van opdrachtgevers meer aandacht te vragen
voor het overbruggen van bestuurlijke ambites op het gebied van MVO, duurzaamheid,
ruimtelijke kwaliteit enerzijds, en de behoefe van uitvoerende diensten om te kunnen sturen
op geld, t jd en kwaliteit anderzijds. Dat betekent dat ambites zoveel als mogelijk gevat moeten
worden in concrete doelstellingen, waarbij bij voorkeur de aspecten kwaliteit en geld concreet
zijn vastgelegd én in relate tot elkaar staan.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 13 van 32
AANBEVELING I: Voorbereiding van de aanbesteding
Besef dat uitbreiding van capaciteit van infrastructuur alt jd technisch-functoneel van
aard is. Onze aanbevelingen daarbij:
• Bestuurlijke ambites op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord
ondernemen, ruimtelijke kwaliteit en sociale innovate zijn alt jd ‘extra’. Deze
dienen daarom omgezet te worden in concrete doelstellingen voor het project die
hanteerbaar (en dus zoveel mogelijk meetbaar) zijn voor de ambtelijke organisate.
• Ruimte voor creatviteit en functoneel uitvragen betekent alt jd dat in de
planvormingsfase een budgetraming minder concreet zal zijn dan bij een traditonele
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 14/32
2. De keuze van de aanbestedingsprocedure via concurrentegerichte dialoog
Omdat de opdrachtgever de markt zoveel mogelijk ruimte wilde laten in het aanbiedenvan een oplossing, is gekozen voor de concurrentegerichte dialoog. Formeel dient deze
procedure alleen gekozen te worden wanneer de aanbestedende dienst verwacht dat een
andere aanbestedingsprocedure een oplossing zal opleveren die niet of nauwelijks voldoet
aan de behoefe van die aanbestedende dienst. Dat de opdrachtgever in het voortraject zelf
al een ontwerp heef opgesteld, staat daar niet aan in de weg.
Tijdens de evaluate kwam naar voren dat er vooraf door de aanbestedende dienst was
gemeld dat er gekozen was voor een concurrentegerichte dialoog, maar dat de consequentes
daarvan niet bij alle marktpart jen t jdens de selectefase en de beginfase van de CGD volledig
inzichtelijk waren. De hoeveelheid en de benodigde diepgang van de kwalitateve producten
is van te voren door marktpart jen lager ingeschat dan achteraf nodig bleek.
Voor een marktpart j is het belangrijk om vooraf goed in te kunnen schaen wat de
aanbestedende dienst in een dergelijke procedure vraagt, want op basis van die gegevens
en de ervaring van de marktpart j is het mogelijk een inschang te maken van de totale
tenderkosten van de procedure, en de baten bij eventuele gunning. Met deze gegevens kan
een marktpart j en vervolgens afwegen of men zich wel of niet zal aanmelden voor deelname
aan de dialoog. Tegenwoordig schrijven lang niet alle aannemers in op alle aanbestedingen.
Met ziet dat steeds meer als een voorinvestering op een mogelijk te behalen rendement.
Naar de mening van de Provinsje Fryslân is de vorm en inhoud van de gevraagde producten
in de inschrijfleidraad (waarin stond opgenomen welke producten geleverd dienden te
worden) nauwelijks gewijzigd, sterker nog, gedurende het dialoogproces is de aanbestedende
part j juist tegemoet gekomen aan de marktpart jen door juist minder diepgang in
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 14 van 32
uitvraag. Het is belangrijk om dit mee te nemen in de besluitvorming.
• Tijd kost geld, en dat geldt ook voor de planvormingsfase. Voorkom dat vertraging in
de planvormingsfase in de vraag richtng de markt verwerkt wordt.
• Er is een belangrijke relate tussen de planvormingsfase en het bestuurlijk
besluitvormingsproces enerzijds en de keuze en inrichtng van de
aanbestedingsprocedure anderzijds. Stakeholders en markpart jen hebben daar
invloed op, en dienen met deze invloed weloverwogen om te gaan.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 15/32
ontwerpproducten te vragen. Dit neemt niet weg dat ook de Provinsje aangeef dat men
zich verkeken heef op de omvang van de gevraagde producten of het proces om tot deze
producten te komen (met name ten aanzien van het meerjarig onderhoud). De Provinsje
is overigens wel van mening dat deze producten noodzakelijk waren om een transparante
beoordeling te kunnen maken van de inschrijvingen.
Op basis van de uitvraag zoals opgesteld was de keuze voor de concurrentegerichte dialoog
volgens de marktpart jen de juiste keuze, en had een andere aanbestedingsprocedure geen
beter resultaat opgeleverd. Door gebruikmaking van de concurrente gerichte dialoog is het
mogelijk geweest om de functonele vraag uit te werken.
3. De formulering van de uitvraag en de contractdocumenten
Over de publicatedocumenten, de selecte- en aanbestedingsleidraad zijn weinig
inhoudelijke opmerkingen gekomen. Deze documenten waren naar oordeel van het
evaluateteam duidelijk en consistent. Het ambitedocument, dat als leidraad gold voor
vormgeving en ruimtelijke kwaliteit, gaf de inschrijvers in algemene zin voldoende grip op
de materie en inzicht in de objectviteit van deze criteria. De aanbieders hadden daar een
andere mening over. Zij vonden dit deel van het programma van eisen moeilijk en lastg
om eenduidig te interpreteren. Met name de criteria ‘landschappelijke inpassing’, ’beleving
van vaarweggebruiker’ en ‘duurzaamheid’ waren voor de part jen niet duidelijk en objectef
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 15 van 32
AANBEVELING II: Keuze aanbestedingsprocedure via de concurrentegerichte dialoog
• De concurrentegerichte dialoog past bij een functonele uitvraag en levert de
aanbestedende dienst meer op in termen van kwaliteit en waarde dan een openbare
of niet-openbare procedure.
• Vooraf dient een aanbestedende dienst zo duidelijk mogelijk te zijn over het aantal
aan te leveren producten t jdens de aanbestedingsprocedure, en het gewenste
uitwerkingsniveau van deze producten. Dit om gegadigden inzicht te geven in de
inspanning die geleverd moet worden zowel t jdens de dialoog als ten behoeve van
de inschrijving.
• Een concurrentegerichte dialoog biedt de meeste meerwaarde bij aanbestedingen
waar op basis van een functonele vraagstelling van de aanbestedende dienst een
oplossing wordt gezocht.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 16/32
genoeg. Tegelijkert jd werd er in het EMVI-model vrij veel gewicht toegekend aan deze
criteria, terwijl de focus bij de dialooggesprekken vooral op de techniek lag. De marktpart jen
hadden graag een duidelijker beeld gehad bij de wijze waarop het EMVI-model ingericht was,
en wat precies het referentekader was op de criteria. Deze criteria hadden objectever en
duidelijker kunnen zijn.
Onze aanbeveling is dan ook om bij aanbestedingsprocedures gelegenheid in te bouwen
om, wanneer kwaliteit een belangrijk element is van het EMVI-model, de kwaliteitscriteria
nader toe te lichten. Zeker bij een concurrentegerichte dialoog is dat aan te bevelen,
omdat er in de dialoog al ruimte is voor overleg. Wij stellen ons zo voor dat bij grote
aanbestedingsprojecten na het uitvoeren van de selecte met deze gegadigden een kick-off
gehouden zou kunnen worden wanneer kwaliteit een belangrijk issue is. Een alternatef kanzijn om een beoordelingsprotocol of EMVI handleiding op te stellen, waarbij ingegaan wordt
op het proces van beoordeling en het referentekader voor bepaling van de kwaliteit van de
inschrijvingen wordt gegeven.
In deze aanbesteding was het onderhoud voor de eerste twintg jaar als deel van de scope
opgenomen. Daarnaast werd het onderhoud voor de dertg jaar daarna als kwalitatef deel
meegenomen in de beoordeling. Deze dertg jaar was geen onderdeel van de scope van het
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 16 van 32
Impressie ontwerp door Ballast Nedam in combinat e met Interra en Tromppartners architecten
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 17/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 17 van 32
contract. Er werd naast de scope een optoneel pakket gevraagd, waarbij de marktpart jen
extra maatregelen betreff ende duurzaamheid, de bouw van een infocentrum en extra
landschappelijke inpassing konden aanbieden. Dit pakket werd door part jen optoneel
aangeboden voor een vast bedrag. In de beoordeling van de uiteindelijke inschrijving is dit
optoneel pakket integraal meegenomen. De marktpart jen gaven aan dat dit een sterk punt
was in de aanbesteding. De keuze om wel of niet het optoneel deel in de scope van het
contract te betrekken is aan de politek gelaten bij het maken van de gunningsbeslissing.
Er werd in het programma van eisen en in de contractdocumenten zeer veel verwezen naar
algemene normen. De marktpart jen stelden dat dit de leesbaarheid niet ten goede kwam,
en tegelijkert jd geen meerwaarde gaf in het inschrijvingsontwerp.
AANBEVELING III: formulering van de uitvraag en de contractdocumenten
• Contractdocumenten, leidraden en ambitedocumenten dienen duidelijk en
consistent te zijn, en moeten een inschang van de aanbiedingskosten mogelijk
maken.
• Op het gebied van wat algemeen beschouwd wordt als ‘zachtere’ criteria als
ruimtelijke kwaliteit, vormgeving en beleving is het onvermijdelijk dat er verschillen
zijn in interpretate:
• Aanbestedende diensten dienen deze criteria zoveel mogelijk SMART te maken en
daardoor de mogelijke verschillen in interpretate zo klein mogelijk te maken.
• Alle part jen zullen moeten accepteren dat er een bepaalde mate van
subjectviteit blijf door het gebruik van deze criteria.
• Het is mogelijk aanvullende scope als opte mee te nemen in de aanbesteding, en de
gunning daarvan af te laten hangen van de uiteindelijke prijs en kwaliteit, en / of deze
keuze te laten maken door bestuur of politek.
• Zorg dat de gegadigden een goed inzicht krijgen in het EMVI-model. Dit geef richtng
aan de marktpart jen bij het opstellen van hun concepten. Dit kan door een kick-off
met EMVI als één van de onderwerpen, als start-up in de eerste dialooggesprekken of
door aan de geselecteerde gegadigden ook een ‘EMVI-handboek’ te verstreken.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 18/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 18 van 32
4. De inrichtng van de concurrentegerichte dialoog van selecte tot en met indiening van
de documenten
Zoals hierboven reeds genoemd, kijken zowel de inschrijvers als de opdrachtgever en haar
adviseurs terug op een zeer intensieve procedure. Het standpunt dat de procedure achteraf
bezien efficiënter en daarmee vooral tegen lagere kosten dezelfde eff ectviteit zou hebben
gehad, wordt door alle part jen onderschreven.
Tijdens de dialoog is de inspanning ook onderwerp geweest van gesprek, wat er toe geleidt
heef dat op dat moment door de aanbestedende dienst besloten is de inschrijfvergoeding
van naar € 50.000 per geldige inschrijving te verhogen. De transactekosten voor D&C(M)
contracten worden door het EIB gesteld op ongeveer 3 tot 4 procent van de uiteindelijkeaanneemsom. Op basis van de aangeleverde informate schaen wij in dat de tenderkosten
minimaal rond de 350.000 euro per combinate bedraagt. Voor deze procedure betekent
dit dat aan de marktzijde in totaal voor 1,4 miljoen euro aan transactekosten. Gerelateerd
aan de uiteindelijke projectomvang betekent dit dat de transactekosten voor dit project
ongeveer 12% bedragen. De interne projectkosten van de Provinsje Fryslân zijn daarbij
buiten beschouwing gelaten.
Ook heef de opdrachtgever beloofd een vereenvoudiging in de dialoogfase aan te brengen.
Meerdere part jen gaven aan dat men veel kosten maakte in de procedure, doordat er
gaandeweg veel meer inspanning gevraagd werd van de markt dan vooraf door henzelf
was ingeschat. Deels lijkt dit te komen vanwege de beperkte ervaring in het voeren van
dialooggesprekken – de procedure is voor het eerst toegepast bij de Provinsje Fryslân
op dit project, en ook voor een deel van de deelnemers van de marktpart jen was dit de
eerste of tweede deelname aan een concurrentegerichte dialoog. Aan de andere kant is er
een beeld ontstaan van een proces waarbij de opdrachtgever de marktpart j steeds meer
op detailniveau bevroeg. Tijdens de dialoog is er gesproken over de mogelijkheid om het
proces te vereenvoudigen. Dit laatste bleek echter lastg, en het is uiteindelijk niet gelukt de
intensiteit van de procedure omlaag te krijgen. Het is in onze visie ook nagenoeg onmogelijk
om dat t jdens een lopende aanbestedingsprocedure nog te kunnen regelen op rechtmatge
wijze.
De marktpart jen hebben verder kritek geuit over de invulling van de gesprekken t jdens
de dialoog. Men ervoer de houding van de opdrachtgever als afwachtend en passief. De
opdrachtgever heef aangegeven dat deze houding bewust gekozen was om vooral de ruimte
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 19/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 19 van 32
te geven aan de marktpart jen, en de marktpart jen voor een groot deel de agenda van de
overleggen te laten bepalen. Dit resulteerde erin dat er de marktpart jen t jdens de dialoog
te weinig verdieping van de gesprekken ervoeren, ondanks de hoeveelheid gesprekken. De
marktpart jen gaven aan hierdoor niet meer grip gekregen te hebben op de gunningscriteria
en het gewenste dan wel maximaal haalbare kwaliteitsniveau in de visie van de opdrachtgever.
Naar ons inzicht is dit een gezamenlijke opgave, waarbij het initatef om de opdrachtgever
t jdens de dialoog inhoudelijk ‘uit te vragen’ bij marktpart jen vandaan moet komen. Het is
echter ook zo dat een opdrachtgever in de dialoog een dergelijk initatef moet belonen met
een open houding, en af en toe best de marktpart j mag prikkelen om initatef te nemen.
Uiteindelijk leidt dit tot een betere dialoog.
Naast de dialoog hebben er een groot aantal themagesprekken plaatsgevonden over zowel
techniek als ook op de ‘zachtere’ aspecten zoals landschappelijke inpassing en duurzaamheid.
De technische gesprekken heef de Provinsje Fryslân een open sfeer ervaren. Er is er naar het
beeld van de aanbestedende dienst alle t jd en ruimte genomen om de ontwerpen van de
part jen door te nemen. Bij de gesprekken over landschapsinrichtng en ruimtelijke kwaliteit
waren beoordelaars van de jury bij deze gesprekken aanwezig. Deze personen hebben
zich bewust terughoudend opgesteld om te voorkomen dat er gaandeweg een kwalitatef
oordeel uitgespreken zou worden t jdens de aanbestedingsprocedure. Dit kan verklaren
waarom de marktpart jen teruggaven t jdens de evaluate dat men in bepaalde momenten in
de dialoog de opdrachtgever niet als open en dialooggericht ervoer. Achteraf constateert de
aanbestedende dienst dat het beter was geweest dat juist bij deze sessies de aanbestedende
part j de eisen had verduidelijkt én dat de beoordelingswijze onderwerp van gesprek zou zijn
geweest. De marktpart jen hadden hun verwachtng daar dan ook op kunnen aanpassen. In
dat geval zou er niet zozeer sprake zijn van een dialoog op deze onderwerpen maar meer
informate uitwisseling vanuit de aanbesteder richtng de gegadigde marktpart jen.
De inrichtng van de procedure voor de aanbesteding van de capaciteitsuitbreiding van de
Johan Frisosluis was zo dat men van acht aanmeldingen naar een selecte is gegaan van vier
gegadigden. Met deze vier marktpart jen is men de dialoogfase ingegaan en uiteindelijk
hebben alle vier een geldige inschrijving gedaan. Deze inrichtng (een zogenaamde ‘n > 4 > 1‘
procedure) is anders dan gebruikelijk bij de meeste concurrentegerichte dialoogprocedures
in Nederland. Normaal gesproken werkt men vanuit de aanmeldingen op basis van
referentes en (soms) een visie op de opgave toe naar een selecte van vijf. Deze selecte
van vijf wordt zo snel mogelijk teruggebracht op basis van kwalitateve dialoogproducten
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 20/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 20 van 32
(zoals een schetsontwerp, risicomanagementplan etc.) naar drie inschrijvers. Het is dan de
bedoeling dat deze laatste drie inschrijvers uiteindelijk een inschrijving doen op basis van
de door hen ontwikkelde oplossing. Dit wordt ook wel beschreven als een ‘n > 5 > 3 > 1’
procedure.
De aanbestedende dienst heef aangegeven dat de ‘n > 4 > 1’ een bestuurlijke keuze was
om enerzijds ruimte te geven aan createve ideeën (een ‘open’ venster aan het begin van
de procedure). Anderzijds ache men het risico reëel dat er een marktpart j zich voor
de inschrijving zou terugtrekken. In de gebruikelijke procedure heef de aanbestedende
dienst slechts twee markt part jen over. De marktpart jen gaven hierover aan dat een extra
trechter waarschijnlijk een betere dialoog had opgeleverd. Doordat er dan één markpart jminder overblijf, is er meer ruimte voor intensiteit in de laatste fase met de overgebleven
marktpart jen. Ook de marktpart jen kunnen bij een extra trechtering meert jd en energie in
het proces stoppen omdat er in dat geval meer zicht is op een succesvolle inschrijving omdat
men slechts twee andere marktpart jen heef in plaats van drie.
De marktpart jen gaven aan dat de verdeling van onderwerpent jdens de dialoog er toe leidde
dat er in de eerste fase vooral gestuurd werd op budgeaire aspecten van de ontwerpen om
daarmee het prijsniveau te beheersen. Hierdoor was er minder aandacht voor het concept
van de marktpart j, en hoe de opdrachtgever daar tegenaan keek. De les hieruit was dan ook
om sneller te trechteren in de beginfase naar bij voorkeur drie inschrijvers op basis van plan
van aanpak met een visie op de ontwerpopgave, zodat prijsbepalende elementen naar het
laatste deel van de dialoog verschoven werden.
AANBEVELING III: De inrichtng van de dialoog
• Kies bij een dialoog voor ‘n > 5 > 3 > 1’: selecteer uit de aanmeldingen vijf part jen,
en trechter op basis van kwalitateve stukken zo snel mogelijk naar drie part jen. Ga
vervolgens met meer intensiteit de dialoog aan met deze drie marktpart jen.
• Een goede dialoog is een gezamenlijke opgave. De markpart j heef primair het
initatef, en de aanbestedende dienst dient wanneer de marktpart j dat initatef
neemt, dat te belonen met een open en acteve houding. Aanbestedende diensten
mogen daarin ook best prikkelen. Uiteraard alt jd binnen de spelregels van de
aanbestedingsprocedure.
• Wanneer leden van het beoordelingsteam t jdens de dialoog deelnemen aan
gesprekken met de marktpart jen, dient de aanbestedende dienst van te voren
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 21/32
goed te doordenken wat het doel en de toon van deze gesprekken zal zijn. Goede
afstemming over wat men wel en wat men niet zegt is dus belangrijk. Het delen van
deze uitgangspunten zorgt ook dat de marktpart jen hun verwachtngen over de
dialooggesprekken daarop kunnen aanpassen.
• De inschrijfvergoeding dient een relate te hebben met de inspanning die
marktpart jen zullen leveren t jdens de dialoog. Deze inspanning op zijn beurt dient
een redelijke relate te hebben met de verwachte omzet van het te vergeven werk.
5. De beoordeling van de dialoogproducten
In vergelijking met andere aanbestedingsprocedures is de concurrentegerichte dialoogwezenlijk verschillend als het aankomt op hoe de opdrachtgever de kwaliteit van het product
kan beoordelen. Normaliter zal de aanbestedende dienst bij aanbestedingsprocedures in
één keer een volledig doordacht concept, ontwerp en plan van aanpak in de inschrijving
aantreff en. Pas op dat moment kan de opdrachtgever zich een beeld vormen van de
kwaliteit van een inschrijving, en van de onderlinge verschillen in visie en uitwerking van de
marktpart jen. Tijdens de dialoog is dit wezenlijk anders, omdat gaandeweg de opdrachtgever
een indruk krijgt van hetgeen door marktpart jen wordt ontwikkeld. Dit kan er toe leiden dat
een opdrachtgever moet concluderen dat een concept van een marktpart j op zich voldoet
aan de door hem gestelde eisen, maar op kwaliteit (in de breedste zin) een ongewenste
oplossing is.
Door de opzet van deze dialoog, en de onmogelijkheid om part jen op kwaliteit ‘af’ te laten
vloeien, ontstond er een dilemma aan de zijde van de opdrachtgever. Juridisch gezien kon men
de marktpart j niet stoppen in het uitwerken van het concept, en stond het de opdrachtgever
ook niet vrij om een waarde oordeel uit te spreken over de oplossing. Immers, een belangrijke
spelregel van de concurrentegerichte dialoog is dat men wel spreekt over de behoefe van
de opdrachtgever en het concept van de marktpart j in relate tot het programma van eisen,
maar geen waardeoordeel mag uitspreken wat betref dat concept. Dit leidt aan de ene kant
tot een verassing aan de zijde van de marktpart j: ‘had de opdrachtgever dit niet eerder
kunnen aangeven?’. Aan de andere kant geef een dergelijk scenario ook frustrate aan de
zijde van de opdrachtgever: men wil graag de marktpart j verdere moeite en inspanning
besparen, terwijl men daarover niets mag en kan zeggen t jdens de dialoog. Daarnaast
was het zo dat in dit concrete geval het ging om een aspect dat wél onderdeel was van het
programma van eisen, maar niet onderdeel was van de kwalitateve beoordelingscriteria.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 21 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 22/32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 23/32
Wij denken dat het onredelijk is om van de opdrachtgever te verwachten dat deze in een
dergelijk geval ervoor kiest om bij de marktpart j aan te geven dat hij er beter aan doet om uit
de aanbestedingsprocedure te stappen, en wel voornamelijk om twee redenen. Ten eerste
biedt de juridische procedure geen mogelijkheid om een dergelijke part j gedurende een
dialoogfase uit de procedure te dwingen. De enige mogelijkheid is dus dat men een verzoek
moeten doen aan een marktpart j om uit de procedure te stappen en zich terug te trekken.
Zoals gezegd, een dergelijk verzoek kent geen formele grond in de aanbestedingsregels.
Tegelijkert jd zal een opdrachtnemer die dat doet ook afstand doen van allerlei waarborgen
en rechten die hij als gegadigde nog wel heef. Ten tweede is naar onze mening dat men
de medewerkers van de marktpart j met een probleem opzadelt dat feitelijk neerkomt op de
vraag: ‘hoe vertel ik dit mijn leidinggevende?’. Er zal rekenschap afgelegd moeten wordenintern, vaak tot op directeniveau, en bij grote tenders tot op niveau van de raad van bestuur.
Wij denken dat het niet past in de wijze van samenwerking t jdens de dialoog om dergelijke
mechanismes te actveren. Het best is om in een dergelijk geval dan dialoog(fase) dan ‘uit’
te zien en ook formeel af te ronden met deze part j. Dan kan pas beoordeeld worden of
de geleverde producten of de inschrijving rechtmatg zijn, of deze voldoen aan de door de
opdrachtgever gestelde eisen en hoe de opdrachtgever het kwaliteitsniveau waardeert.
Tijdens de dialoog kregen de markpart jen de beschikking over sofware om simulates uit te
voeren over de capaciteit van hun ontwerp. Deze sofware is in Nederland algemeen erkend
als de standaard en wordt ‘Sivak’ genoemd. Omdat de aanbesteding in beginsel oplossingsvrij
was, moesten er verschillende oplossingsrichtngen van de marktpart jen in het model
passen. Zo was er een oplossing waarbij de bestaande sluis verlengd werd, een oplossing
waarbij de bestaande sluis werd vergroot, en ook en oplossing waarbij er een tweede kolk
naast de bestaande sluis gebouwd werd. Al deze oplossingen moesten in de simulate van
Sivak worden ingevoerd. Per oplossing was hiervoor een aparte parameterset benodigd.
Tijdens de dialoog bleek ook dat bestaande modules niet toereikend waren voor bepaalde
oplossingen van marktpart jen, en dat deze modules via de Provinsje Fryslân ontwikkeld
moesten worden bij de ontwikkelaar van Sivak. Hierdoor ontstond er een druk op de
marktpart jen om in de dialoog verder te gaan met hun ontwerp, terwijl bij een aantal
marktpart jen geen simulate beschikbaar was om de kwaliteit van hun oplossing te
toetsen via het model dat ook gebruikt zou worden in de uiteindelijke beoordeling. Deze
marktpart jen hebben aangegeven dat dit niet efficiënt is verlopen, en dat dit bij een aantal
inschrijvers geleid tot suboptmale inschrijvingen. Dit is deels een door de marktpart jen
genomen risico, omdat vooraf bekend was in welke oplossingen de Sivak programmatuur
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 23 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 24/32
wél voorzag. Het is wel de vraag of de markpart jen een redelijke inschang konden maken
over de t jd die het zou kosten om deze extra modules te ontwikkelen. Het is daarom onze
aanbeveling dat vanaf de start van een dialoog de marktpart jen de beschikking moeten
hebben over die rekenmodellen die ook gebruikt worden om capaciteit, beschikbaarheid
en dergelijke te bepalen van de uiteindelijke inschrijving, en dat voorkomen moet worden
dat rekenmodellen gaandeweg aangepast of ontwikkeld moeten worden voor specifieke
oplossingen t jdens de dialoog.
In het verlengde van bovenstaande is er t jdens de dialooggesprekken intensief gesproken
over de nautsche kwaliteit van de capaciteitsuitbreiding van de sluis. Meerdere marktpart jen
gaven aan dat de gesprekken met de desbetreff ende functonarissen van de opdrachtgeverover de nautsche kwaliteit verschilden van de overige dialoogmomenten. Hierbij kwamen
op bepaalde momenten tegenstellingen naar voren tussen de wens van de opdrachtgever
en hetgeen in het programma van eisen was opgenomen. Dat betekende dat er interpretate
ruimte leek te zijn voor marktpart jen en zorgde voor onduidelijkheid in wat de opdrachtgever
nu wilde. Bij grootschalige multdisciplinaire werken is er bijna alt jd sprake van verschillen
in belangen intern bij de opdrachtgevende organisate. Juist bij een concurrentegerichte
dialoog is het belangrijk deze verschillen zoveel mogelijk te voorkomen en op basis van
het uitwerkingsniveau in het programma van eisen en de contractdocumenten (zoals een
ambitedocument) verder de dialoog aan te gaan. Het ter discussie stellen van informate
uit deze documenten leidt tot onduidelijkheid en mogelijk tot interpretateverschillen over
delen van de vraagspecificate die juist naar de aard van de opzet van de dialoog gelijk
moeten zijn voor alle inschrijvers.
Tot slot is het onderhoud voor vijfig jaar als integrale component meegenomen in de dialoog,
waarbij de eerste twintg jaar onderdeel was van de scope van het contract. Om de waarde van
de onderhoudscomponent (over de laatste dertg jaar van de gehele periode van vijfig jaar)
te bepalen, was door de opdrachtgever een adviseur aangesteld (Westenberg) om de waarde
hiervan te bepalen. Om dit goed te kunnen uitvoeren, zijn er in de dialoog ook gesprekken
geweest tussen de marktpart jen en Westenberg over de waarde van het onderhoudsconcept.
De waarde hiervan bleek gaandeweg een bepalende factor te zijn in de kwaliteit. In de
beoordeling door de opdrachtgever telde het onderhoud namelijk sterk mee. Ook ten aanzien
van het onderhoudsconcept kwamen part jen er op detailniveau achter dat de matrix die
werd gebruikt om de waarde van het onderhoudsaspect te bepalen niet volledig paste op een
aantal van hun ontwerpen. Door de vrijheid in het ontwerp bleken dus bepaalde concepten
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 24 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 25/32
minder goed uit het model naar voren te komen dan vooraf verwacht werd door een aantal
marktpart jen.
Verschillende marktpart jen kijken terug op de gesprekken met Westenberg met het beeld
dat hierdoor deze gesprekken minder het karakter hadden van een dialoog, en meer van
onderhandelingen over de bepaling van de waarde van verschillende onderhoudsaspecten.
Desondanks spreken de marktpart jen wel hun waardering uit voor de keuze om het
onderhoud op deze wijze mee te nemen, waarbij men erkend dat er op dit moment geen beter
alternatef beschikbaar is. Het is daarom een aandachtspunt voor volgende aanbestedingen
en wellicht een onderwerp van verdere studie.
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 25 van 32
AANBEVELING VI: Beoordeling van de dialoogproducten
• Bij oplossingsvrije functonele uitvragen in combinate met een concurrentegerichte
dialoog acteren part jen in een natuurlijk spanningsveld tussen vraag en behoefe
enerzijds en oplossing en de waardering daarvan anderzijds. Dat betekent voor de
beoordeling van de dialoogproducten het volgende:
• Een marktpart j die aan een concept werkt dat wel voldoet aan het programma van
eisen, maar totaal niet voldoet aan de wens van de opdrachtgever en daardoor zeer
slecht zal scoren op het kwaliteitsaspect, kan niet gevraagd worden zijn deelname
terug te trekken. Om dit te voorkomen kan er het beste halverwege de dialoog een
trechtering plaatsvinden op conceptniveau (zie ook boven). De kwaliteit van een
dergelijk niet passend concept zal dan als laag worden beoordeeld, of zelfs als een
niet-passende (tussent jdse) inschrijving aangemerkt kunnen worden.
• Bij beoordeling van aspecten waarbij rekenmodellen gebruikt worden, dienen deze
rekenmodellen vooraf volledig beschikbaar te zijn voor alle marktpart jen. Wanneer
er t jdens de dialoog gewerkt moet worden aan aanpassingen in het rekenmodel,
leidt dat tot suboptmale inschrijvingen. Inschrijvers moeten hun concepten vanaf de
eerste dag kunnen toetsen in deze rekenmodellen.
• Het meenemen van een onderhoudscomponent is verstandig en leidt tot meer
aandacht van de marktpart jen op de totale levensduurkosten (TCO), maar dient
wel gewaardeerd te worden in een objectef model. Keuzes ten aanzien van de
onderhoudscomponent bepalen vaak in grote mate de uiteindelijke inschrijfprijs,
en ook de waarde van de onderhoudscomponent. De aanbestedende dienst zal
zich maximaal moeten inspannen om discussies hierover te voorkomen door het te
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 26/32
6. De beoordeling van de inschrijvingen
Beoordeling door de aanbestedende dienst om de economisch meest voordelige inschrijving
dient objectef en transparant plaats te vinden. Marktpart jen accepteren daarom nadrukkelijkdat er alt jd een bepaalde mate van subjectviteit speelt in kwalitateve beoordeling van
plannen, ontwerpen en dergelijke. Dat is onvermijdelijk. Opdrachtgevers streven binnen
de aanbestedingsrechtelijke kaders naar zo objectef en dus eerlijk mogelijke beoordeling.
Daarbij is het belangrijk dat de beoordelingscriteria niet alleen vooraf bekend zijn, maar ook
dat duidelijk is wat het bereik van die criteria is.
Voor marktpart jen is het wel belangrijk dat de opdrachtgever transparant is over
de beoordeling. Deze transparante uit zich in hoe het proces om te komen tot een
beoordeling eruit ziet, over de mate van voorspelbaarheid van de uitkomst op basis van de
kwaliteitscriteria. Deels kan de transparante geborgd worden door vooraf duidelijk aan te
geven wat en hoe er beoordeeld wordt, door bijvoorbeeld het beoordelingsprotocol aan de
inschrijvers te verstrekken. Anderzijds bestaat transparante uit het delen van de uitkomst
van de kwalitateve beoordeling door de opdrachtgever aan de inschrijver.
Wat betref de beoordeling van de inschrijvingen voor de capaciteitsuitbreiding van de
Johan Friso sluis geven marktpart jen aan dat men ervaren heef dat de Provinsje Fryslân
daarin maximaal zijn best heef gedaan integer, transparant en objectef te werk te gaan.
Tegelijkert jd geven meerdere part jen aan dat men bij het indienen van hun inschrijvingen
geen enkel beeld had van de kwaliteit van de inschrijving en in welke mate de kwaliteit
van de inschrijving als goed of slecht beoordeeld zou worden. Men gaf aan dat dit normaal
gesproken wel degelijk mogelijk is doordat men zowel de gunningscriteria kent, als ook de
wijze van beoordeling door de opdrachtgever. Echter, in dit geval bleek dit moeilijk. Het aantal
beoordelingscriteria, de verschillende achterliggende systemateken en het ontbreken van
enige feedback t jdens de dialoog zorgde er bij enkele part jen voor dat de gunningsuitslag
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 26 van 32
hanteren model te toetsen en wellicht expliciet vast te stellen met de geselecteerde
gegadigden in de aanbestedingsprocedure.
• De aanbestedende dienst dient zorg te dragen voor een eenduidige hantering van
interpretate van het programma van eisen, ook als er verschillende functonarissen
van de opdrachtgever betrokken zijn bij de dialoog. Om dit te voorkomen dient het
aantal gesprekspartners in de dialoog zo gelijk mogelijk te blijven in het proces.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 27/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 27 van 32
voor hen als een verrassing kwam.
Ook de Provinsje Fryslân was zich er bewust van dat het geheel van criteria en beoordelingen
leidde tot een hoge mate van complexiteit, die de transparante niet goede kwam. Dat is
ook de reden geweest dat men de beoordelingsrapporten wat betref Ruimtelijke Kwaliteit
en Duurzaamheid gedeeld heef met de inschrijvers. Uiteindelijk heef de opdrachtgever
wel geconcludeerd dat het lastg bleek om eenduidigheid in de beoordeling van al die
verschillende aspecten te borgen. Men is daarin redelijk geslaagd, maar het aansturen
van de verschillende beoordelingscommissies bleek intensiever en lastger dan vooraf was
ingeschat.
AANBEVELING VII: Beoordeling van de inschrijvingen
Om tot een goede objecteve en transparante beoordeling te komen willen we het
volgende aanbevelen:
• Deel de beoordelingsprotocollen vooraf met de inschrijvers, zodat zij kunnen zien
hoe het beoordelingsproces zal verlopen. Wees terughoudend (uiteraard) met
benoemen van de samenstelling van deze comités.
• Beperkt het aantal kwalitateve criteria. Opdrachtgevers zouden er goed aan doen
zich te beperken tot maximaal drie kwalitateve criteria om onderscheidende
inschrijvingen te krijgen. Teveel criteria, en zeker teveel subcriteria leiden
onherroepelijk tot een nivellering in de eindbeoordeling. Hierdoor raakt de prijs-
kwaliteit verhouding uit balans, en gaat een aanbesteding te vaak alleen maar weer
over de prijs.
• Bij het beoordelen van verschillende aspecten dient een aanbestedende dienst levert
een bredere range in waardering een beter contrast op tussen de verschillende
inschrijvers: voorkom een range van die ligt tussen een zes en een acht.
• Het laten beoordelen van specifieke criteria door commissies is goed mogelijk, maar
er wordt dan wel een sterke voorziersrol gevraagd om te borgen dat de commissies
eenduidig oordelen over datgene waar ze ook voor aangesteld zijn. Voor een goede
transparante is een niet-beoordelende secretaris geadviseerd.
• Deel en bespreek beoordelingsrapporten met inschrijvers. Dit kan buiten de orde
van de aanbestedingsprocedure, maar ook als onderdeel van de terugkoppeling
biedt het part jen de mogelijkheid om meer inzicht te krijgen in hoe hun inschrijving
beoordeeld is.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 28/32
5) Conclusie
Toetsing doelstelling
Zowel de opdrachtgever als de betrokken marktpart jen hebben zich professioneel, open en
constructef opgesteld. Zonder hun inbreng, t jd en inzet was de evaluate in deze vorm niet
mogelijk geweest. Dit resultaat is zonder meer een groot compliment aan de part jen. De bij
deze evaluate verkregen inzichten en verbeterpunten kunnen direct worden toegepast op
nog aan te besteden projecten, met name aan de zijde van opdrachtgevers.
Er is zoals alt jd ruimte voor verbetering voor een volgende aanbesteding, en met
bovenstaande verbeterpunten bieden wij part jen die deze verbeteringen willen toepasseneen handreiking aan. Er is ook met deze werkwijze een basis gelegd om in de toekomst meer
gebruik te maken van deze vorm van evaluate met de markt. De ervaring werd door de
betrokken als nug ervaren. Specifiek door de opdrachtgever is aangegeven dat men de
evaluate via de Noordelijke Regieraad Bouw als een meerwaarde beschouwd ten opzichte
van de eigen eerder gehouden gesprekken met de marktpart jen. Gezien bovenstaande kan
worden geconcludeerd dat de doelstelling van deze evaluate is behaald.
Onderwerpen voor verdere studie
De part jen betrokken bij de evaluate verzoeken de Noordelijke Regieraad Bouw aandacht te
vragen voor de volgende punten. Deze punten zouden onderwerp kunnen zijn van verdere
studie en bespreking tussen opdrachtgevers en de markt, bijvoorbeeld op het niveau van de
Noordelijke Regieraad Bouw:
1. Op welke wijze kan onderhoud in relate tot duurzaamheid en Total Cost of Ownership
op goede en transparante wijze in een EMVI beoordeling van een infrastructureel werk
opgenomen worden?
2. Is er een standaardregeling of richtlijn vast te stellen om een redelijke inschrijfvergoeding
voor dergelijke uitgebreide aanbestedingsprocedures van D&C (M) contracten vast te
stellen, waarbij een redelijke relate wordt gelegd tussen de omvang van de te behalen
omzet en de van de markt gevraagde inspanning t jdens de dialoog?
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 28 van 32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 29/32
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 30/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 30 van 32
6) Deelnemers evaluate
Werkwijze
De Noordelijke Regieraad wilde geen technische of juridische discussies voeren, noch de
aanbesteding ‘overdoen’. Het ging primair om het delen van kennis en ervaring, en om
ervoor te zorgen dat de geleerde lessen vast worden gelegd en gedeeld kunnen worden.
Om deze evaluate te kunnen uitvoeren, is de discussie aan de hand van een aantal
onderwerpen voorbereid en gevoerd:
1. het aanbestedingsproces van publicate tot en met de bekendmaking van de selecte;
2. de dialoogfase van selecte tot het opstellen en versturen van de inschrijvingen;3. de wijze van beoordelen, gunnen en terugkoppeling aan de inschrijvers;
4. ‘restpost’ – wat u wilt vermelden en buiten het bereik van de bovenstaande punten valt.
Wij hebben part jen aan de hand van deze vier thema’s gevraagd hun analyse op schrif
te stellen en als voorbereiding naar de Noordelijke Regieraad Bouw (NRB) te sturen. De
organisate heef ook zelf de tenderdocumentate bestudeerd om een objecteve analyse te
kunnen maken van het verloop en de inhoud van de aanbesteding.
Deze analyses zijn strikt vertrouwelijk behandeld, en zijn dus vooraf ook niet gedeeld met
enige part j. De analyse diende uitsluitend om de NRB organisate voor te bereiden op de
dialoog, en om part jen te faciliteren in het helder formuleren van de eigen standpunten.
Deze evaluate vond plaats op donderdag 26 januari 2011 tussen 14:00 en 18:00 uur. De
locate was het Provinciehuis te Leeuwarden.
Part jen
De organisate van de evaluate bestond uit:
• PRO6 managers
• Bert Roelofs (begeleider dialoog)
• Joost Merema (voorbereiding evaluate, tevens secretaris van de werkgroep
Aanbesteden en Samenwerking in de bouwketen Noordelijke Regieraad Bouw)
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 31/32
Evaluate Capaciteitsuitbreiding JF Sluis Pagina 31 van 32
Vanuit de opdrachtgever waren de volgende personen aanwezig:
• Provinsje Fryslân (Opdrachtgever)
• Steven Duursma, Friese Meeren
• Jan de Pee, afdeling Nieuwe Werken
• Anne de Jager, afdeling Flexpool
• Theo Stoeten, afdeling Nieuwe Werken
• Adviseurs
• Marius Strijker, Houtzager Strijker Advocaten (voorzier t jdens
aanbestedingsprocedure)
• Paul Kuijpers, Balance & Result (adviseur duurzaamheid)
De volgende inschrijvers hebben deelgenomen aan de evaluate:
• Jan Willem Stob, Ballast Nedam
• Hans Schue, CFE / GEKA Bouw (combinate Griene Poarte)
• Maarten Reijgersberg, De Boer & De Groot (combinate Griene Poarte)
• Peter Melis, GMB (combinate GMB-De Klerk)
• Jan Bos, Grontmij (combinate Griene Poarte)
• Gerben de Jong, Heijmans
• Mark van de Hoef, Heijmans
• Jos Schoorlemmer, Jansen Veneboer (combinate Griene Poarte)
In totaal waren 16 personen betrokken bij de evaluate.
7/28/2019 Evaluatie Aanbesteding Capaciteitsuitbreiding Johan Friso Sluis
http://slidepdf.com/reader/full/evaluatie-aanbesteding-capaciteitsuitbreiding-johan-friso-sluis 32/32
De Noordelijke Regieraad Bouw (NRB) is in 2004 opgericht. Het oorspronkelijke doel was om de dialoog
binnen de sector weer op gang te krijgen na de vertrouwenscrisis die het gevolg was van de parlementaire
enquête bouwnijverheid. Nu het vertrouwen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw
goeddeels
is hersteld, richt de NRB zich vooral op innovate op vier gebieden:
• aanbesteden en samenwerken in de keten
• sociale innovate
• duurzaamheid
• informatemanagement en ketendigitalisering.
Meer informate over de NRB vindt u op www.noordelijkeregieraadbouw.nl
Provinsje Fryslân maakte in april 2011
het voornemen tot gunnen bekend voor
het project ‘Capaciteitsuitbreiding Johan
Frisosluis’. Aan deze gunning is een intensieve
aanbestedingsprocedure middels een concur-
rentegerichte dialoog vooraf gegaan waar
betrokken part jen met gemengde gevoelens op
terugkeken. Provinsje Fryslân heef op initatef
van marktpart jen bij de Noordelijke Regieraad
Bouw de vraag neergelegd om een evaluate van
de aanbesteding uit te voeren. De evaluate had
als doel om gezamenlijk lessen te formuleren
van de aanbesteding. Middels deze evaluate
willen wij de conclusies en aanbevelingen met
u delen. De evaluate is uitgevoerd door Ir. L.A.
Roelofs en Mr. Ing. J.H. Merema. Zij hebben zowel
het evaluateproces begeleid als inhoudelijke
opmerkingen en aanbevelingen gegeven.
Ir. L.A. (Bert) Roelofs heef
diverse directefunctes bekleedbij onder andere Koninklijke
Volker StevinGroep (1975-1991)
en NBM-Amstelland (1991-1998). Van 1998 tot
1995 was hij directeur-grootaandeelhouder
van BM Managers van het Bouwproces
BV. Sinds de overname van BM door Royal
Haskoning werkt hij als zelfstandig consultant
voor opdrachtgevers in de bouwsector. Zijn
specialisates: aanbestedingsstrategieën,
conflictoplossing, mediaton, arbitrages,
contract- en budgeeringsaudits, internatonale
contractvormen en risicomanagement.
Mr. Ing. J.H. (Joost) Merema
is afgestudeerd aan de HTSCiviele Techniek op innovateve
contractvormen (2002) en aan
de Rijksuniversiteit Groningen op het trans-
parantebeginsel binnen het aanbestedingsrecht
(2009). Hij heef vanaf 2002 vele opdrachtgevers
getraind en begeleid in het kiezen en toepassen
van innovateve contractvormen. Hij werkt als
projectmanager, contractmanager en specialist
aanbestedingen aan diverse projecten in de
bouw en infra. Voor de Noordelijke Regieraad
Bouw is hij secretaris van de werkgroep
Aanbesteden en Samenwerken in de bouwketen.