EVALUERINGSRAPPORT FOR

VET-ALL

Maj 2015

1

Udarbejdet af:

Hans Bruhn, Beredskabsstyrelsen

Jørgen Westergaard, ADC-Consult

2

INDHOLD Baggrund ............................................................................................................................................................................................ 4

Scenariet ........................................................................................................................................................................................ 4

Deltagerne .................................................................................................................................................................................... 6

Øvelsens afvikling .......................................................................................................................................................................... 7

Resultater .......................................................................................................................................................................................... 8

Aktivering og drift ..................................................................................................................................................................... 8

Departementet ....................................................................................................................................................................... 8

Fødevarestyrelsen ................................................................................................................................................................ 8

Anbefaling ..................................................................................................................................................................................... 9

Informationshåndtering ...................................................................................................................................................... 10

Departementet .................................................................................................................................................................... 10

Fødevarestyrelsen ............................................................................................................................................................. 10

Anbefalinger ............................................................................................................................................................................. 12

Koordination ............................................................................................................................................................................ 12

Tyskland ................................................................................................................................................................................ 12

Den Nationale Operative Stab / Det centrale Operative Kommunikationsberedskab ......................... 13

De lokale beredskabsstabe ............................................................................................................................................ 13

Beredskabsstyrelsen ........................................................................................................................................................ 13

Anbefalinger ............................................................................................................................................................................. 14

Krisekommunikation ............................................................................................................................................................ 14

Ekstern kommunikation ................................................................................................................................................. 14

Intern kommunikation .................................................................................................................................................... 14

Anbefalinger ............................................................................................................................................................................. 15

Effektiv indsats ........................................................................................................................................................................ 15

Generelt ................................................................................................................................................................................. 15

Anbefaling ............................................................................................................................................................................. 15

Zonekort ................................................................................................................................................................................ 16

Anbefaling ............................................................................................................................................................................. 16

Virksomheder ...................................................................................................................................................................... 16

Det udkørende arbejde .................................................................................................................................................... 16

3

Beredskabspræster ........................................................................................................................................................... 19

International Handel ........................................................................................................................................................ 19

Anbefaling ............................................................................................................................................................................. 19

Fødevareberedskabsenheden ...................................................................................................................................... 19

Anbefaling ............................................................................................................................................................................. 19

Kødkontrollen ..................................................................................................................................................................... 19

Anbefaling ............................................................................................................................................................................. 19

Anbefalinger .................................................................................................................................................................................. 20

Generelt ...................................................................................................................................................................................... 20

Forventningsafstemning og samarbejdsrelationer ............................................................................................. 20

Beredskabsplanlægning .................................................................................................................................................. 20

Uddannelses- og øvelsesvirksomhed ........................................................................................................................ 21

4

BAGGRUND Fødevarestyrelsen og Landbrug & Fødevarer gennemførte den 19. – 23. januar 2015 en varslet

krisestyrings- og fuldskalaøvelse, der havde til formål, at:

• Afprøve og udvikle det veterinære beredskab og fødevareberedskabet i forbindelse med et

længerevarende og landsdækkende udbrud af mund- og klovesyge

• Afprøve samarbejdet med det veterinære beredskab i delstaten Schleswig-Holstein, Tyskland

• Sikre, at medarbejderne i Fødevarestyrelsen, Landbrug & Fødevarer m.fl. får et godt kendskab

til det veterinære beredskab og rutinering i at udføre deres specifikke rolle i beredskabet

Målene for øvelsen var bl.a. at afprøve og udvikle Fødevarestyrelsens samt Landbrug & Fødevarers

beredskab på centralt og decentralt niveau i forhold til:

• Aktivering og drift af det veterinære beredskab og fødevareberedskabet, herunder

krisestyringsorganisationen, samt opskalering af beredskaberne

• Informationshåndtering

• Koordination af handlinger og ressourcer

• Krisekommunikation

• Tilrettelæggelse og gennemførelse af den veterinære indsats, herunder bl.a. udarbejdelse af

risikoanalyser samt tilrettelæggelse og gennemførelse af bekæmpelsesarbejdet, samt

tilrettelæggelse og gennemførelse af den fødevarerelaterede indsats

Formålet med nærværende rapport er at belyse de overordnede læringspunkter, som er blevet

synliggjort under øvelsen.

Resultaterne er baseret på øvelsesledelsens observationer under øvelsen, tilbagemeldingerne fra

øvelsesdeltagerne til øvelsesledelsen umiddelbart efter øvelsen samt de skriftlige evalueringer og

tilbagemeldinger, der er modtaget fra Fødevarestyrelsen, Landbrug & Fødevarer samt

Beredskabsstyrelsen og branchen.

Scenariet Udgangspunktet for øvelsen var mistanke om mund- og klovesyge i alle tre veterinærenheder.

I løbet af øvelsen var der 42 bekræftede mistanker (figur 1) fordelt over hele landet (figur 2).

Forekomsten af mange bekræftede mistanker straks fra øvelsens begyndelse skete på baggrund af et

ønske om, at alle tre veterinærenheder skulle aktiveres fra øvelsens start. Antallet af mistanker, der

blev simuleret under øvelsen, var reduceret i forhold til, hvor mange der ville kunne forventes. Dette

bevirkede, at antallet af mistanker der kunne afvises var begrænset og, at øvelsens deltagere ikke

skulle udføre for mange gentagende handlinger og involvere mange besætninger.

5

0

2

4

6

8

10

12 Øvelsesudbruddet

Figur 1. Fordeling af udbrud under øvelsen.

Figur 2. Geografisk fordeling af udbrud under øvelsen.

6

Endvidere var mediepresset planlagt lavt i forhold til det pres, der må forventes i en rigtig

udbrudssituation.

Deltagerne I øvelsen deltog:

Departementet, Dyrevelfærdsenheden

Fødevarestyrelsen (centralt og decentralt)

DTU veterinærinstituttet

Beredskabsstyrelsen (centralt og decentralt)

Rigspolitiet (centralt og decentralt, samt som svarcelle)

Landbrug & Fødevarer

ARLA

Danish Agro

DLG

Danish Crown

Tican

DAKA

Besætningsejere

Folkekirkens beredskabspræster

Den Danske Dyrlægeforening

Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft, Bonn, og Ministerium für Landwirtschaft,

Umwelt und ländlichen Raum des Landes Schleswig-Holstein, Kiel

Øvelsesledelsen repræsenterede øvrige myndigheder, EU-Kommissionen, virksomheder og

organisationer i det omfang det var nødvendigt. Endvidere repræsenterede Kriseavisen.dk medierne i

form af en redaktion og en hjemmeside.

Der var endvidere deltagelse af observatører fra Færøerne og Norge.

7

ØVELSENS AFVIKLING Selve gennemførelsen af øvelsen forløb som forventet. De 163 forberedte indspil (hændelser) blev

afviklet planmæssigt, og der blev givet modspil til øvelsesdeltagernes håndtering af de enkelte indspil.

Øvelsesdeltagerne i Fødevarestyrelsen håndterede hændelserne med udgangspunkt i bekendtgørelsen

om mund- og klovesyge, Fødevarestyrelsens Tværgående beredskabsplan ved udbrud af alvorlige

smitsomme husdyrsygdomme (2014) og Mund- og klovesyge beredskabsplan Operationel manual

(2004).

Det bør fremhæves, at der under øvelsen var et godt samarbejdsklima imellem besætningsejere,

landbrugets organisationer og de offentlige myndigheder.

Gennemførelsen af øvelsen blev påvirket af, at Fødevarestyrelsens mailsystem ikke fungerede

pålideligt under øvelsen. Fødevarestyrelsen anvendte i stedet ”web-access” til mails.

Det vurderes fra øvelsesledelsens side, at øvelsen giver et rimeligt realistisk billede af, hvilke

udfordringer Fødevarestyrelsen vil stå over for, og hvordan styrelsen vil reagere i tilfælde af et udbrud

af mund- og klovesyge.

Derfor kan de læringspunkter, som er blevet afdækket under øvelsen og i forbindelse med den

efterfølgende evaluering, anvendes til at videreudvikle det veterinære beredskab.

8

RESULTATER Flere øvelsesdeltagere har fremhævet, at øvelsen har styrket det tværgående samarbejde både internt

i Fødevarestyrelsen og i forhold til eksterne samarbejdspartnere.

Desuden har øvelsen givet deltagerne en øget helhedsforståelse af sammenhængene og

kompleksiteten af et udbrud af mund- og klovesyge. Herunder tydeliggjort den gensidige afhængighed

mellem Fødevarestyrelsen og erhvervet, samt deres respektive roller.

Aktivering og drift

Departementet

Departementet etablerede sin krisestyringsorganisation, da det blev orienteret af Fødevarestyrelsen

om, at der var opstået mistanke om mund- og klovesyge. Sammensætningen af

krisestyringsorganisationen var blevet fastlagt forud for øvelsen på grundlag af mund- og klovesyge

øvelsen Vet-fokus i november 2014. Indledningsvist blev organisationen orienteret om mistanken,

efterfølgende blev den sammenkaldt, da antallet af mistanker, var steget til 8.

Fødevarestyrelsen Fødevarestyrelsen aktiverede sin krisestyringsorganisation centralt og decentralt, da de første

mistanker blev modtaget. Dette skete generelt meget hurtigt, hvilket var forventeligt, da der var tale

om en varslet øvelse, hvor medarbejderne var på deres arbejdsplads.

Det blev efterfølgende vurderet, at de decentrale enheder ikke vil kunne gennemføre aktiveringen så

hurtigt i virkeligheden, da medarbejderne har meget arbejde ”eksternt uden for huset”.

Enkelte enheder, f.eks. ”DIKO-teamet” i Kontrolstyring tog selv initiativ til at indgå i øvelsen, da de

kunne bidrage til den samlede opgaveløsning.

Ledelse Ledelsen af det nationale og de decentrale krisestyringscentre blev gennemført jf. den tværgående

beredskabsplan. Det forløb generelt godt, men det blev også konstateret, at ledelse af et

krisestyringscenter eller en gruppe i et krisecenter generelt er en krævende opgave.

Det blev endvidere konstateret, at der er uklarhed om enkelte funktioners ansvar og opgavesæt, samt

at Fødevarestyrelsen ikke råder over mange kompetente/uddannede medarbejdere, der kan fungere

som tovholdere for grupperne eller, der kan indgå som sagsbehandlere i de enkelte grupper.

Organisering Forud for øvelsen havde nogle enheder fastlagt, hvordan enheden skulle organiseres under et udbrud,

og aktiveringen blev gennemført jf. denne plan uanset, om der var opgaver til de enkelte enheder i

organisationen.

Personale Det blev i flere enheder konstateret, at beredskabet er kritisk afhængigt af at have kompetente

medarbejdere til rådighed, samt at der i flere enheder ikke var tilstrækkeligt med personale til at

håndtere de foreliggende opgaver, samt håndtere den daglige drift.

9

Der var i en veterinærenhed overvejelser om at arbejde i to-holds skift, men der var ikke personale til

at bemande disse under øvelsen.

Det uddannede personale har de fornødne kompetencer til at håndtere deres opgaver. Øvrige

medarbejdere skulle oplæres i deres konkrete opgaver under øvelsen, hvilket medførte en meget stejl

”læringskurve".

Under øvelsen blev en del medarbejdere udlånt til andre enheder, for at hjælpe til med enhedernes

opgaver. Disse medarbejdere manglede til en vis grad faglige kompetencer i forhold til de konkrete

opgaver, men udviste generelt stor villighed til at lære og sætte sig ind i arbejdet.

Der blev konstateret forskellige tilgange til bemandingen af de decentrale krisecentre. F.eks. blev der

ikke udpeget stedfortrædere i en enhed, mens der i en anden enhed blev udpeget en stedfortræder,

der dog ikke blev indsat i praksis. Der blev udpeget en stedfortræder for stabschefen i en enhed, men

denne blev også brugt til andre opgaver og kom derfor ikke til at fungere i praksis.

Forplejning Forplejningen i de decentrale veterinærenheder var rigtig god og øgede arbejdsglæden for

medarbejderne.

Fysisk indretning Under øvelsen blev der centralt i Fødevarestyrelsen etableret nye arbejdspladser i de enkelte enheder

til de medarbejdere, der var blevet udlånt for at støtte den enkelte enhed. Dette medførte, at der var

pladsmangel og ”ikke-optimale” arbejdsvilkår for medarbejderne. Disse forhold blev taget med et smil

under øvelsen. I tilfælde af et længerevarende udbrud blev det tilkendegivet, at de fysiske rammer

skulle have været videreudviklet.

Endvidere blev det konstateret, at der generelt manglede whiteboards, tavler og møderum.

Udflytning Under øvelsen valgte Veterinærenhed Nord at anmode Beredskabsstyrelsen om at oprette et

krisestyringscenter ved Beredskabsstyrelsen Nordjylland mhp. at afprøve, hvorvidt det reelt er muligt

at flytte lokation under et udbrud.

Selve etableringen af- og indflytning i centret forløb som planlagt. Dog blev veterinærenhedens

beredskabslager ikke flyttet fra Herning til Thisted.

Anbefaling Det anbefales, at;

• Fødevarestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe mhp. at planlægge, hvordan arbejdet i de

enkelte krisestyringscentre skal organiseres og gennemføres. Det skal overvejes, hvilke fysiske

rammer der skal være for de enkelte centre, og hvordan arbejdet koordineres mellem de

enkelte centre.

• Fødevarestyrelsens medarbejdere uddannes og øves i at arbejde i et krisestyringscenter.

10

Informationshåndtering

Departementet Under øvelsen modtog Departementet generelt rettidig og relevant information fra Fødevarestyrelsen,

men der blev konstateret enkelte fejl. F.eks. blev Departementet ikke orienteret om, at der var

konstateret mund- og klovesyge, før dette blev meldt ud til pressen. Desuden blev Departementet ikke

rettidigt informeret om udbruddet af mund- og klovesyge i Tyskland.

Fødevarestyrelsen Under øvelsen håndterede og formidlede Fødevarestyrelsen store mængder information internt,

hvilket generelt fungerede godt. Dette på trods af, at mail-systemet ikke kunne anvendes som normalt.

Det blev dog konstateret, at:

1. Information blev sendt ad parallelle kommunikationsveje i forskellige hastigheder

2. Information ikke blev sendt til ALLE de relevante interessenter

3. Information ikke blev sendt gennem de aftalte kommunikationsveje

4. Modtagerne ikke altid kunne nå at åbne og læse de mails de modtog

5. At informationen ikke blev fordelt / afsendt tilstrækkeligt hurtigt

6. At Fødevarestyrelsen internt ikke taler samme sprog

7. Det er vanskeligt at opretholde et retvisende situationsbillede i en dynamisk situation

8. Eksterne havde vanskeligt ved at ”komme igennem” til Fødevarestyrelsen

Ad 1) Information ad parallelle kommunikationsveje Under øvelsen blev der formidlet information internt i Fødevarestyrelsen via e-mails fra de enkelte

enheder og via intranettet. Dette skete med forskellige hastigheder, hvilket eksempelvis medførte at

Kødkontrollen via intranettet fik at vide, at der skulle foretages tilbagetrækning af kød.

Ad 2) Information blev ikke sendt til alle interessenter

Flere interessenter internt i Fødevarestyrelsen og eksternt modtog ikke relevante oplysninger om

udbruddet. Dette påvirkede den samlede opgaveløsning negativt.

F.eks. oplevede kødkontrollen på et slagteri, at de fik besked om mistanker fra slagteriet og ikke fra

Fødevarestyrelsen. Ligeledes oplevede flere ansatte, at de ikke fik informations-sms’er fra

Kommunikation & Kunder. Disse fungerede ellers godt for dem, som modtog dem. Det er efterfølgende

blevet tilkendegivet, at det er vigtigt, at disse sms’er modtages af alle, da medarbejdere der ikke er

involveret i krisehåndteringen ellers vil føle sig ”udenfor” og medarbejdere, der gennemfører

udkørende arbejde, ikke vil have den rette information i forhold til den opgave de har.

Fødevareberedskabsenheden modtog ikke tilstrækkelig information fra Dyresundhed om mistænkte /

smittede besætninger. Dette påvirkede eksempelvis deres opgaveløsning i forhold til tilbagetrækning

af div. produkter og i forhold til International Handels orientering af eksportmarkeder.

11

På et tidspunkt sendte Arla oplysninger vedr. mejerier til en veterinærenhed i stedet for til den

pågældende fødevareenhed, der efterfølgende selv måtte rekvirere oplysningerne fra den pågældende

veterinærenhed.

Ad 3) Ikke via aftalte kommunikationsveje Under øvelsen var det aftalt, at kommunikationen til Departementet skulle gå gennem

”Ministerbetjening”. Det blev dog konstateret, at der gik meget information direkte fra den nationale

stab til Departementet, hvilket vanskeliggjorde Ledelsessekretariatets arbejde.

Ad 4) Tid til at læse information Flere enheder konstaterede, at information gik tabt, fordi medarbejdere ikke kunne nå at læse deres e-

mail.

Ad 5) Information blev ikke afsendt tilstrækkeligt hurtigt Under øvelsen var der flere eksempler på, at videndelingen internt i Fødevarestyrelsen mellem

enheder, og i de enkelte enheder, samt eksternt i forhold til styrelsens samarbejdspartnere blev

oplevet langsommelig.

• Fødevareenhederne fik først mandag kl. 17.05 besked, om at de ikke måtte udstede

certifikater, der garanterede Danmark fri for mund- og klovesyge. Det blev vurderet som meget

sent

• EPI/CHR gruppen centralt kunne ikke indhente information fra de decentrale enheder

tilstrækkeligt hurtigt

• En række decentrale enheder og eksterne organisationer / virksomheder modtog ikke

zonekort, CHR-numre m.v. tilstrækkeligt hurtigt i forhold til deres opgaveløsning

Tilsvarende oplevede Fødevarestyrelsen, at eksempelvis virksomhederne var længe om at fremskaffe

de ønskede oplysninger til fødevareenhederne, og at disse ikke overholdt tidsfristerne for indmelding

til fødevareberedskabsenheden.

Ad 6) Sprog Under øvelsen blev det konstateret, at Fødevarestyrelsens enheder anvender forskelligt fagsprog,

hvilket kan vanskeliggøre den tværgående kommunikation. Tilsvarende blev det konstateret, at de

enkelte styrelser m.fl. har deres eget sprog, hvilket ligeledes påvirker kommunikationen.

Ad 7) Et retvisende situationsbillede Under øvelsen var det Fødevarestyrelsens intention at udarbejde et fælles situationsbillede 3 gange

dagligt og anvende disse billeder som det fælles arbejdsgrundlag, indtil det næste situationsbillede

blev udsendt.

Da situationen under øvelsen var dynamisk og ændrede sig hurtigere end situationsbillederne blev

opdateret og formidlet, medførte dette, at det var uklart, hvilket arbejdsgrundlag medarbejderne

skulle anvende til at løse deres opgaver. Tilsvarende gjorde sig gældende for Fødevarestyrelsens

eksterne samarbejdspartnere.

Endvidere oplevede flere enheder, at de kun modtog situationsbilledet sporadisk, samt at

medarbejderne ikke havde kendskab situationen på landsplan.

12

Ad 8) Eksterne havde vanskeligt ved at ”komme igennem” til Fødevarestyrelsen Under øvelsen var Fødevarestyrelsens eksterne samarbejdspartnere henvist til at anvende styrelsens

kontaktformular til at komme i kontakt med styrelsen.

Dette blev oplevet som meget omstændeligt i forhold til e-mail, idet der skal udfyldes mange

informationer før man kan afgive sin information. Flere af virksomhederne modtog ikke svar på deres

spørgsmål i løbet af øvelsen.

Anbefalinger Det anbefales, at der internt i Fødevarestyrelsen nedsættes en tværfaglig, der skal afklare:

• Hvilke informationer der er brug for hos de enkelte enheder

• Hvem der skal levere denne information

• Hvordan og hvornår informationen skal deles

• Hvordan man informere medarbejdere som skal deltage i krisehåndteringen, hvis disse har

været fraværende eller skal deltage i krisestyringen

• Der sker en tilsvarende afklaring og forventningsafstemning i forhold til Fødevarestyrelsens

eksterne samarbejdspartnere, herunder myndigheder og branchen

• Det i forhold til branchen afklares, hvor hurtigt og i hvilket omfang branchen kan levere de

ønskede oplysninger

Resultatet bør indarbejdes i en samlet plan for Fødevarestyrelsen og implementeres gennem

uddannelse og øvelsesvirksomhed.

Koordination Fødevarestyrelsen koordinerede den samlede indsats gennem afholdelse af en række forskellige

møder jf. den Tværgående beredskabsplan ved udbrud af alvorlige smitsomme husdyrsygdomme

(2014), suppleret med bilateral dialog mellem sagsbehandlerne i de enkelte enheder, anvendelse af

forbindelsesofficerer fra de tyske veterinærmyndigheder, Landbrug & Fødevarer og

Beredskabsstyrelsen samt deltagelse i møder i den nationale operative stab og i tre lokale

beredskabsstabe.

Overordnet fungerede koordinationen godt, men:

• På øvelsens første dag fungerede beredskabsplanens forberedte møderække ikke optimalt, da

mødernes tidsmæssige placering ikke var i trit med situationens udvikling

• Der var ikke tilfredshed med måden, hvorpå de tværgående ”Bird-table” møder blev

gennemført, og der blev oplevet overlapninger mellem de enkelte mødetyper, hvorfor

møderne ikke altid blev oplevet som cost/effektive

• Det var ikke alle enheder, der modtog mødeindkaldelserne til de enkelte møder

Tyskland Under øvelsen var der en forbindelsesofficer fra de tyske veterinærmyndigheder i Bonn tilstede i

Fødevarestyrelsen. Derved var det muligt for de tyske myndigheder løbende at holde sig orienteret om

situationen i Danmark og hvilke foranstaltninger, der blev truffet i Danmark. Helt konkret kunne det

sikres, at viden om hændelser i Danmark med konsekvenser for de tyske myndigheder og omvendt (i

13

forbindelse med epidemiologisk opsporing) hurtigt kunne bringes til de rette lokale myndigheder og

personer i begge lande.

Tilsvarende havde Fødevarestyrelsen mulighed for at være fuldt orienteret om situationen i Tyskland,

og de restriktioner som blev indført dér, således at eventuelle forskelle i tilgang kunne belyses. På

teknisk niveau blev der gennem den tyske forbindelsesofficer sikret direkte kontakt mellem teknikere

i Tyskland og Danmark således, at geografiske data om zoner i grænselandet hurtigt og fejlfrit kunne

udveksles og anvendes af begge landes myndigheder.

Samarbejdet fungerede godt.

Den Nationale Operative Stab / Det centrale Operative Kommunikationsberedskab

Under øvelsen blev den Nationale Operative Stab og Det Centrale Operative

Kommunikationsberedskab etableret den 20. januar med deltagelse af Rigspolitiet,

Beredskabsstyrelsen og Fødevarestyrelsen. Samarbejdet fungerede godt.

De lokale beredskabsstabe Under øvelsen blev de lokale beredskabsstabe etableret tirsdag den 20. januar i:

• Midt- og Vestsjælland

• Midt- og Vestjylland

• Syd- og Sønderjylland

Veterinærenhederne deltog enten fysisk eller via videotelekonference i den lokale beredskabsstabs

møder.

Efterfølgende har politiet tilkendegivet, at:

• Det er vigtigt, at Fødevarestyrelsens forbindelsesofficerer i de enkelte lokale

krisestyringsstabe er klædt på kompetence- og videnmæssigt til at repræsentere

Fødevarestyrelsen i stabene

• Det kan overvejes, at Politiet har en forbindelsesofficer i Fødevarestyrelsens lokale

krisestyringscenter

• Den lokale beredskabsstabs rolle i forbindelse med et udbrud overvejes

I en veterinærenhed blev det efterfølgende vurderet, at man ikke har ressourcer til at være fysisk

tilstede i den lokale beredskabsstab hele tiden.

Beredskabsstyrelsen Under øvelsen havde Beredskabsstyrelsen to forbindelsesofficerer centralt i Fødevarestyrelsen mhp.

på bilateral koordination af Beredskabsstyrelsens støtte til Fødevarestyrelsen. Dette fungerede godt.

Endvidere udsendte Fødevarestyrelsen en forbindelsesofficer til Beredskabsstyrelsen, Birkerød. Dette

fungerede godt og medvirkede til at styrke Beredskabsstyrelsens forståelse af veterinærfaglige termer

mv.

Decentralt havde Beredskabsstyrelsen forbindelsesofficerer i de tre veterinærenheder mhp. på at

koordinere den decentrale indsats. Dette fungerede godt.

14

Anbefalinger Det anbefales, at der nedsættes en tværfaglig arbejdsgruppe, der skal se på, hvordan

Fødevarestyrelsen koordinerer styrelsens samlede indsats internt mellem alle relevante enheder,

samt i forhold til eksterne myndigheder, interessenter og virksomheder.

Resultatet indarbejdes i en samlet plan for Fødevarestyrelsen og implementeres gennem uddannelse

og øvelsesvirksomhed.

Krisekommunikation

Ekstern kommunikation

Under øvelsen var der afsat to medarbejdere i Fødevarestyrelsen til at håndtere øvelsesmedierne. Det

blev konstateret, at presseenheden var underbemandet i forhold til arbejdsbyrden samt vurderet, at

dette ville være endnu tydeligere i tilfælde af et virkeligt udbrud.

Under øvelsen udarbejdede Fødevarestyrelsen ikke en målrettet kommunikationsstrategi i forhold til

det konkrete udbrud, men arbejdede ud fra Fødevarestyrelsens generelle strategi.

Departementet havde ikke kendskab til Fødevarestyrelsens konkrete kommunikationsstrategi under

øvelsen, men Departementet drøftede løbende kommunikationsbehov og – timing med

Fødevarestyrelsen.

De decentrale enheder havde opfattelsen af, at de ikke måtte kommunikere med medierne, og at al

pressehåndtering skulle foregå via Kommunikation & Kunder. Dette blev oplevet som

uhensigtsmæssigt og en stor udfordring for veterinærenhederne, dels fordi det er for tidskrævende

hele tiden at skulle briefe Kommunikation & Kunder om de lokale forhold, dels fordi man f.eks. på

indsatsstederne havde pressekontakt og var den eneste instans som ikke ville udtale sig om de

igangværende aktiviteter, men var nødt til at henvise til Fødevarestyrelsen centralt.

Landbrug & Fødevarer oplevede ikke, at de blev inddraget i forbindelse med Fødevarestyrelsens

krisekommunikation, hvorfor organisationen havde vanskeligt ved at understøtte styrelsens

krisekommunikation.

FAQ

Der blev, blandt andet på opfordring af Landbrug & Fødevarer, udarbejdet en ”FAQ” under øvelsen. Da

den var oprettet, fungerede den og lettede kundeservicen i forhold til offentligheden.

Intern kommunikation I begyndelsen af øvelsen blev der ikke udsendt koordineret information om hændelsen og dens

udvikling til personale i hele Fødevarestyrelsen eller Fødevareministeriets ressortområde.

Koncernkommunikation i Departementet efterlyste dette, men det blev ikke gennemført.

Dyresundhed etablerede en detaljeret LOG på intranettet, der viste faktuelle oplysninger om

udbruddet. Kommunikation & Kunder udarbejdede og udgav bl.a. videooptagelser fra øvelsen på

styrelsens intranet.

15

Den Interne kommunikation i forhold til Fødevarestyrelsens medarbejdere var tilsyneladende ikke fra

starten af øvelsen indtænkt som et strategisk værktøj i Fødevarestyrelsens håndtering af den samlede

hændelse. Det blev de i løbet af øvelsen.

Anvendelse af SMS til at informere medarbejdere fungerede godt.

Anbefalinger Det anbefales, at:

• Der nedsættes en tværgående arbejdsgruppe, der skal afklare, hvordan Fødevarestyrelsen vil

tilrettelægge, koordinere og gennemføre sin krisekommunikation under et udbrud

• Fødevarestyrelsen styrker sit fokus på intern kommunikation til medarbejdere i

Fødevarestyrelsen og i hele koncernen

• Fødevarestyrelsen så hurtigt som muligt etablerer en FAQ under et udbrud. Eventuelt med

udgangspunkt i en allerede udarbejdet

Resultatet indarbejdes i en samlet plan for Fødevarestyrelsen og implementeres gennem uddannelse

og øvelsesvirksomhed.

Effektiv indsats

Generelt Under øvelsen var der flere eksempler på, at de enkelte enheder i Fødevarestyrelsen prioriterede at

løse deres egne opgaver på bekostning af at understøtte de øvrige enheders opgaveløsning.

F.eks. oplevede Foder og Fødevaresikkerhed, at de først sent blev inddraget i udredningen, mens

Fødevareberedskabsenheden forsøgte at tydeliggøre overfor ”Veterinærsiden” at hændelsen havde

store konsekvenser på fødevaresiden.

Den fremadrettede udvikling af udbruddet blev generelt diskuteret i de enkelte enheder og i

Fødevarestyrelsen som helhed. Det kunne dog konstateres, at man ikke nødvendigvis fik taget

konsekvenserne af disse diskussioner og omsat dem til prioriterede indsatsområder og konkrete

planer. Derimod fordelte man de foreliggende opgaver på de medarbejdere, der var til rådighed.

De eksterne samarbejdspartnere opfatter Fødevarestyrelsen som en samlet helhed, men oplevede at

der var forskellige tilgange til samarbejde og opgaveløsninger, samt forskellige svar på samme

spørgsmål afhængigt af, hvilken enhed man henvendte sig til. Desuden stillede virksomhederne en

række spørgsmål til Fødevarestyrelsen, som de ikke fik svar på under øvelsen. Efterfølgende har

Fødevarestyrelsen tilkendegivet, at de vil arbejde videre med at besvare de specifikke spørgsmål.

Anbefaling Det anbefales, at Fødevarestyrelsen:

• Diskuterer, hvad ”hændelsens natur” egentligt er i forhold til Fødevarestyrelsen, således at den

samlede indsats i forbindelse med et udbrud af en smitsom husdyrsygdom kan prioriteres og

understøttes af de enkelte enheder

• Overvejer, hvordan styrelsen i højere grad kan komme på forkant med udviklingen i de enkelte

enheder og i styrelsen som helhed

16

• Overvejer, hvordan den kan fremstå som én samlet styrelse

Zonekort Under øvelsen udarbejdede Dyresundhed zonekort i forbindelse med de enkelte udbrud. Arbejdet blev

først påbegyndt, når der på DTU Veterinærinstituttet blev påvist smitte med mund- og klovesyge i

prøver fra den enkelte ejendom. Dette medførte, at aftagerne af zonekortene, decentrale enheder,

virksomheder m.v. havde vanskeligt ved at planlægge deres opgaver og beskyttelsesforanstaltninger.

Anbefaling Det anbefales, at det overvejes at påbegynde arbejdet med at udarbejde zonekort, når

embedsdyrlægen har besøgt ejendommen og opretholder mistanken. Derved kan zonekortene være

klar til udlevering umiddelbart efter, at smitten er blevet påvist. Der kan være behov for en justering af

zonekort, når smitten bekræftes eller efter indhentning af yderligere epidemiologiske data.

Virksomheder Under øvelsen efterlyste virksomhederne tydeligere retningslinjer for, hvordan de skal forholde sig

under et udbrud, herunder gennemføre aktiviteter i de enkelte zoner m.v. samt at disse retningslinjer

så vidt muligt er udarbejdet forud for et udbrud.

Det udkørende arbejde

Mistankebesøg I flere tilfælde var der relativt lang responstid fra kontakt fra praktiserende dyrlæge til ankomst på

besætningen. I flere tilfælde brugte medarbejderne forholdsvis lang tid på at opsamle meget

detaljerede oplysninger, før de kørte ud til besætningen.

Det blev endvidere konstateret, at der er stor forskel på personalets kompetencer og rutinering i

gennemførelse af mistankebesøg. Forskellen i kompetencer sås både ved smittebeskyttelse,

håndtering og pakning af prøvemateriale, gennemførelse af interview om epidemiologi og

forvaltningsmæssige pligter såsom partshøring og pålæggelse af offentligt tilsyn.

Under øvelsen blev den nye beredskabsfane i DIKO anvendt til at registrere data ved mistankebesøget,

som tidligere har været indsendt til Dyresundhed i papirudgaver. Det blev under øvelsen konstateret,

at der under mistankebesøget ikke blev lavet og udleveret kontrolrapporter fra DIKO.

Veterinærenhederne vurderede, at det ikke er realistisk, at medarbejderne - efter at have gennemført

et flere timer langt mistankebesøg med et relativt højt pres på faglighed og personlige egenskaber -

kan registrere data i DIKO og udprinte kontrolrapporter under mistankebesøget. Under øvelsen blev

dataregistreringen i DIKO i stedet foretaget i de decentrale krisecentre, hvorved oplysningerne var

relativt hurtigt tilgængelige.

Derudover er der flere praktiske forhold omkring ”DIKO-opgaven”, der besværliggør arbejdet, f.eks.

udfordringer med at få opretholdt et højt niveau af smittebeskyttelse i forbindelse med det udstyr, der

skal bruges til dette eller arbejdsmiljøforholdet ved at sætte sig ud i en kold bil og lave opgaven.

Kontrolrapporten kan laves og eftersendes med posten. Der er imidlertid et væsentlig behov for, at

data indsamlet ved mistankebesøget omgående leveres til det centrale krisecenter. I de enkelte

veterinærenheder er der på forhånd udstyr til at gennemføre 4 mistankebesøg. Under øvelsen

konstateredes store forskelle i prioriteringen af at pakke nyt udstyr til yderligere mistankebesøg.

17

Anbefaling Det anbefales, at Fødevarestyrelsen afklarer, hvordan mistankebesøg planlægges og gennemføres

herunder levering af data fra mistankebesøget til det centrale krisecenter.

Der er behov for at uddanne og træne personale i gennemførelse af disse besøg. Uddannelsen kan med

fordel udføres ved hjælp af Fødevarestyrelsens læringsfilm om emnet, men bør suppleres af træning i

øvelseslokalerne eller ved sidemandsoplæring af mere rutineret kollega.

Det bør overvejes, hvor mange medarbejdere, der er kompetente til at gennemføre mistanke besøg,

som Fødevarestyrelsen skal råde over i ”fredstid”.

Taksation Under øvelsen blev det konstateret, at taksation er tidskrævende, samt at det er vigtigt, at de enkelte

veterinærenheder har kendskab til, hvordan taksationer skal tilrettelægges og gennemføres samt,

hvordan de får fat i kvalificerede taksatorer.

Man bør overveje alternative taksationsmetoder end enkeltdyrstaksation for kvæg, da de stadigt

stigende besætningsstørrelser giver udfordringer tidsmæssigt på dette område, både i forhold til

igangsætning af aflivning og anvendelsen af taksatorer på flere besætninger. Det skal dog afklares om

gruppetaksation for kvæg er muligt ift. EU-medfinansieringsreglerne.

Aflivning Under øvelsen blev det konstateret, at:

• Selve planlægningen af aflivningsarbejdet er tidskrævende, og først iværksættes når der er

modtaget svar fra DTU Veterinærinstituttet

• De enkelte veterinærenheder ikke har en fælles fremgangsmåde vedr. planlægningsarbejdet

• Tidsforbruget for selve aflivningsindsatserne blev generelt vurderet meget lavt, og der blev

ikke lavet planer for bemanding, der dækkede et forøget tidsforbrug

• Det vil være en fordel, hvis det er den samme medarbejder der håndterer både mistankebesøg

og aflivningen, så der sikres kontinuitet i opgaveløsningen

Under øvelsen blev Fødevarestyrelsens og Beredskabsstyrelsens aflivningsindsats planlagt af deres

respektive ledere via videolinkmøder, og i andre tilfælde ude på ejendommen. Det vurderes, at

planlægningen af aflivningsarbejdet bør ske på baggrund af fysiske besøg ude på ejendommen, hvis

det tidsmæssigt kan nås.

Samarbejdet mellem personale fra Fødevarestyrelsen og branchen vedrørende aflivningsarbejdet ude

på de enkelte ejendomme viste sig at være værdifuldt i de enheder, hvor dette anvendtes. Dette

samarbejde bør etableres i planlægningsfasen, ligesom politiet m.fl. også bør inddrages i

planlægningsfasen, så deres indsats kan defineres.

Under øvelsen konstateredes det, at der var flere kommunikationsbrist mellem Beredskabsstyrelsen

og veterinærenhederne i planlægningen af aflivninger. Denne kommunikation bør foretages tidligt i

forløbet, således at evt. misforståelser rettes op tidligt.

I forbindelse med rensning af personale, var der tilfælde, hvor sikkerhedsniveauet ikke var korrekt

fastlagt og i enkelte tilfælde manglede der tøj til brug under indsatserne. Vedrørende rensning af

18

materiel, og især køretøjer, konstateredes det, at denne tager op til en 1 time at gennemføre for ét

køretøj. Dette vil give udfordringer på meget store besætninger, hvor ganske mange køretøjer skal

renses ud. Brugen af rensepladsen bliver hurtig en flaskehals, hvorfor alternative metoder til at rense

køretøjer eller afhentning af container bør overvejes.

Der er behov for at sikre indsatslederens kompetencer og træning. I flere tilfælde var meget

urutinerede personer valgt som indsatsleder, mhp. at give dem træning i opgaven, hvilket gav en del

udfordringer under indsatserne.

Den indledende desinfektion af smittede besætninger viste sig under øvelsen at være en faglig

udfordring for Fødevarestyrelsens ansatte. Der mangler generelt viden på området. Ligeledes var

Beredskabsstyrelsens udstyr utilstrækkeligt til store arealer, der skal desinficeres indledningsvist.

Anbefalinger Det anbefales, at:

• Der udarbejdes generelle retningslinjer for, hvordan aflivningsarbejdet skal tilrettelægges og

gennemføres, herunder hvordan eksterne samarbejdspartnere, herunder myndigheder og

branchen, inddrages i planlægningen

• Planlægningen af aflivningsarbejdet påbegyndes så tidligt som muligt - afhængigt af det

kliniske billede - da planlægningen kan tage lang tid, og aflivningen skal være gennemført

indenfor 24 timer efter bekræftet positivt svar.

• Medarbejdernes kompetencer styrkes i forhold til aflivningsarbejdet

• Der udarbejdes en risikovurdering af den fare bilerne udgør for smittespredningen, inden der

arbejdes videre med vask og desinfektion af biler.

Logistik Under øvelsen blev der konstateret forskellige logistiske udfordringer, herunder at:

• Veterinærenhederne ikke har tilstrækkeligt med ressourcer på lager til, at de kan gennemføre

det forventede antal mistankebesøg i de første dage. Desuden manglede der f.eks. bolt-pistoler

til aflivningsarbejdet. Det bemærkes, at det ikke blev undersøgt, hvor hurtigt man ville kunne

tilvejebringe de fornødne ressourcer

• DAKA oplevede en voldsom efterspørgsel efter aflivningscontainere, hvilket synliggjorde at der

bør være enighed om, hvor meget kapacitet DAKA skal have. Tilsvarende er der behov for at

sikre, at der er gas til rådighed, hvis der skal bruges alternative metoder.

• Oplagring af produkter, returnerede containere m.v.

Anbefaling Der nedsættes en arbejdsgruppe der skal:

• Afklare Fødevarestyrelsens m.fl. logistikbehov i forbindelse med den samlede indsats

• Dimensionere den daglige lagerbeholdning, så den kan understøtte Fødevarestyrelsens

indledende indsats

• Afklare og eventuelt indgå aftaler, så Fødevarestyrelsens kan opretholde indsatsen under hele

udbruddet

19

Beredskabspræster Under øvelsen blev der gennemført et samarbejde mellem beredskabspræster og en veterinærenhed

mhp. at støtte besætningsejere. Samarbejdet var godt, og der var stor tilfredshed fra præsternes side.

Det er aftalt, at der skal udarbejdes et oplæg for kontaktprocedure for beredskabspræsternes

anvendelse fra den pågældende veterinærenheds side.

International Handel Under øvelsen var International Handel indledningsvist i tvivl om, hvilke certifikater der kunne

udstedes. Efterfølgende blev der lukket ned for udstedelse af alle certifikater.

Dette blev oplevet som unødvendigt restriktivt.

Anbefaling Det anbefales, at Fødevarestyrelsen overvejer sin generelle praksis vedrørende udstedelse af

certifikater under et udbrud, og i særdeleshed i perioden fra opretholdelsen af mistanken og indtil

mistanken afkræftes eller bekræftes.

Fødevareberedskabsenheden Under øvelsen rekvirerede Fødevareberedskabsenheden data om produkter fra

Fødevarevirksomhederne mhp. tilbagekaldelse. Fødevareberedskabsenheden konstaterede, at

virksomhederne ikke leverede de ønskede data inden for den ønskede tidsramme.

Fødevarevirksomhederne har efterfølgende tilkendegivet, at de under et rigtigt udbrud kunne have

opprioriteret opgaven yderligere og leveret indenfor tidsrammerne. Virksomhederne har

efterfølgende stillet spørgsmålstegn ved værdien af at levere disse data i det omfang, som de blev

efterspurgt. Endvidere har virksomhederne foreslået, at formål og procedurer med

sporingsaktiviteterne gennemarbejdes.

Anbefaling Det anbefales, at Fødevarestyrelsen og virksomhederne/Landbrug & Fødevarer drøfter behovet og det

nødvendige omfang for oplysninger vedr. produkter i forbindelse med et udbrud.

Kødkontrollen Kødkontrollen manglede retningslinjer for, hvad den skal foretage sig, når mistanken opstår uden for

slagteriet, herunder hvordan man skal forholde sig til dyr fra mistankebesætninger.

Stand still bekendtgørelsen omfatter kun flytning af levende dyr – ikke dyr aflivet på et slagteri. Det er

derfor uklart, om slagterier må sende døde dyr til destruktion.

Anbefaling Det anbefales, at der nedsættes en tværgående arbejdsgruppe mellem Kødkontrollen og relevante

enheder mhp. at udarbejde retningslinier for, hvordan det samlede arbejde tilrettelægges og

gennemføres.

20

ANBEFALINGER

Generelt På baggrund af ovenstående læringspunkter m.v. anbefales det, at Fødevarestyrelsen i forbindelse med

videreudviklingen af det veterinære beredskab sætter fokus på:

• Forventningsafstemning og samarbejdsrelationer

• Beredskabsplanlægning

• Uddannelses- og øvelsesvirksomhed

Forventningsafstemning og samarbejdsrelationer Mhp. at skabe et fælles grundlag for den efterfølgende videreudvikling af beredskabet bør det afklares:

• Hvad ”sagens natur” er for Fødevarestyrelsen i forbindelse med et udbrud af mund- og

klovesyge? Og hvad betyder det for styrelsen prioritering af sine opgaver i relation til

udbruddet og i forhold til daglig drift?

• Hvad Fødevarestyrelsen forventer af sig selv og sine samarbejdspartnere?

• Hvad Fødevarestyrelsens eksterne samarbejdspartnere forventer – og kan forvente – af

styrelsen?

Beredskabsplanlægning Det anbefales, at Fødevarestyrelsen inddrager læringspunkterne fra øvelsen i videreudviklingen af det

veterinære beredskab og dokumenterer beredskabet i en ajourført plan.

Aktivering og drift I forhold til aktivering og drift af Fødevarestyrelsens beredskab anbefales det, at styrelsen

videreudvikler retningslinjer og planer for:

• Aktivering og drift af krisestyringsorganisationen og de enkelte krisestyringscentre, herunder

fysiske rammer for centrene

• Tydeliggørelse af de enkelte funktioners ansvar og opgaver

Informationshåndtering I forhold til informationshåndtering anbefales det, at styrelsen videreudvikler retningslinjer og

procedurer for:

• De enkelte enheders informationsbehov og informationsforpligtigelse internt og eksternt

• Organisering af informationen, herunder situationsbilleder, DIKO, m.v.

• Formidling af information, herunder metode og hastighed

21

Koordination I forhold til koordination af beredskabet anbefales det, at Fødevarestyrelsen videreudvikler

retningslinjer og procedurer for:

• Hvilke opgaver, aktiviteter og ressourcer der internt og eksternt skal koordineres, med hvem,

hvordan og hvornår?

• Fødevarestyrelsens anvendelse af og deltagelse i de lokale beredskabsstabe

• Fødevarestyrelsens samarbejde med branchen / virksomhederne

Endvidere anbefales det, at Fødevarestyrelsen:

• Fastholder anvendelse af forbindelsesofficerer

• Styrker sin fleksibilitet og tilpasningsevne i forhold til situationens udvikling

Krisekommunikation I forhold til krisekommunikation anbefales det, at Fødevarestyrelsen.:

• Videreudvikler retningslinjer og procedurer vedr. styrelsens kommunikationsstrategi under et

udbrud internt og eksternt, herunder hvordan evt. ændringer i strategien meldes ud under et

udbrud

• Styrker inddragelsen af og samarbejdet med eksterne aktører, især Landbrug & Fødevarer,

vedr. krisekommunikation

• Styrker fokus på intern kommunikation i Fødevarestyrelsen og i hele Departementets

ressortområde

Effektiv indsats I forhold til effektiv indsats anbefales det, at Fødevarestyrelsen:

• Afklarer styrelsens prioriteter og rammer for indsatsen under et udbrud, herunder i forhold til

de enkelte hoved- og delopgaver. F.eks. bekæmpelse vs. forebyggelse,

• Videreudvikler styrelsens retningslinier / fremgangsmåder for de enkelte opgaver:

• I de enkelte enheder

• På tværs af Fødevarestyrelsen f.eks. ved:

• Mistankehåndtering

• Taksation

• Aflivning og desinfektion

Uddannelses- og øvelsesvirksomhed Det anbefales, at Fødevarestyrelsens fremgangsmåder implementeres gennem målrettet

kompetenceudvikling af relevante medarbejdere i forhold til de enkelte opgaver. I den forbindelse

anbefales det, at det overvejes:

• Hvor mange uddannede medarbejdere styrelsen skal råde over

• Hvorvidt medarbejderne kan kompetenceudvikles under et udbrud

• I hvilket omfang eksterne aktører skal inddrages i kompetenceudviklingen

22

Endvidere anbefales det, at medarbejdernes kompetencer styrkes i forhold til:

• Stabsarbejde (ledere, tovholdere, sagsbehandlere)

• Det udkørende arbejde

Endelig anbefales det, at:

• Medarbejdernes kompetencer fastholdes og videreudvikles gennem øvelsesvirksomhed

• Der gennemføres øvelser på de enkelte niveauer / i de enkelte enheder, hvor der bliver gået i

dybden med specifikke emner