Organiser un événement spécial de collecte de fonds

Ligia PeñaCoach en collecte de fonds

ligia@diversa.ca

Ordre du jour Aperçu

• C’est quoi?• Objectifs d’un événement spécial• Considérations éthiques

Avant l’événement• Question d’argent?• Critères de succès • La sélection de l’idée: les gagnants et les perdants• Question mathématique

On commence …• La sélection de l’événement• Questions à considérés• On est prêt … on y va!• Obtenir des gros dons

Après l’événement• Post-mortem• Reçu d’impôts

AperçuC’est quoi?

Un événement spécial est une stratégie de collecte de fonds qui se produit à un moment et un endroit spécifique pour amasser des fonds pour une cause en particulier.

L’argent peut être récolté au préalable mais l’événement est l’activité culminante des efforts.

Objectifs d’un événement spécial

1. La publicité est l’objectif ultime de l’événement

2. Le “quotient de visibilité” de l’organisme

3. Amasser des fonds

4. Les événements peuvent être utilisés pour reconnaître les donateurs et impliquer les bénévoles

Aperçu

Considérations éthiques

1. L’argent amassé doit être utilisé pour le project en question

2. Gardez les dépenses à un minimum

3. Attention à ne pas donner un traitement préférentiel aux

fournisseurs habituels

4. Les standards de la communauté doivent être respectés

5. Attention à la consommation d’alcool

6. L’usage du tabac doit être une considération

7. Le jeu

8. Accessibilité

9. Le multi-culturalisme doit être addressé

10. Des boycotts peuvent être un problème

11. Frais élitistes

12. Les OSBLs doivent se respecter

Avant l’événement

Est-ce une question d’argent?

Une bonne approche à la collecte de fonds doit offrir l’opportunité d’obtenir des gains autres que de l’argent. En fait, si l’événement collecte que de l’argent, ce ne sera pas vraiment un succès à la longue. L’argent peut financer des projets très important mais ce ne sera pas à long terme. Heureusement, les événements peuvent produire plus que de l’argent.

Argent froid Sentiments chaleureux Flash de chaleur

L’échec

Pourquoi des événements sont des échecs?• Coûts trop élévés• Prix de vente est trop bas• Les billets ne se vendent pas• Les attentes ne sont pas réalistes

Avant l’événement

Sélectioner une idée: les gagnants et les perdants à éviter

Un bon FIT est le facteur le plus important en choisissant l’événement. Il y a des milliers d’idéés mais quelle est la meilleure pour votre organisme? La bonne idée répondra aux ...oRessources humainesoRessources financièresoL’image de l’organismeoL’audienceoLe timing

Attention aux... lave-auto, vente aux enchères de célibataires ou d’esclaves, vente de produits, etc.

Question mathématique

Règlement #1: Coût par dollar collecté

Règlement #2: Implication des bénévoles

Règlement #3: Le prix maximum de vente du billet

On commence

Critères pour aider la sélection de l’événement

• Qui sera l’audience?• Que voulez-vous d’eux?• Seriez-vous capable des rejoindres d’une autre façon?• Qu’est-ce qui va les rejoindre?• Quel prix que ce marché est prêt à payer?

 

Questions à considérer avant de commencer à organiser l’événement

• Est-ce que l’événement que vous avez sélectionné est approprié?

• Est-ce que l’événement promouvoit l’image de l’organisme?

• Avez-vous une mise de fonds?

On commence

On est prêt .... On y va!

Le comité organisateurA entre 6 à 10 membres ayant une expérience diversifiée qui veillera sur l’organisation de l’événement.

Le sous-comité de financeSuivi du budgetApprobation des dépensesPaye les facturesApprouve et signe les contratsAchète l’assurance responsabilitéÉmet les reçus d’impôtÉtabli le prix du billet et s’occupe de la venteRecherche des commanditairesDécide s’il y aura des articles promotionnels à vendreEmbauche le personnelLicences et permis

Le sous-comité d’animationProgrammeSélection de l’orchestreSélection et location de costumes Sélection du menu et contact avec le traiteurOrganise le cocktail et achète l’alcoolS’il y a un encan, recherche les articlesRecherche de cadeaux spéciaux pour les invités

Le sous-comité de décorationLe plan de la salleTrouve l’espace de rangementS’occupe des rénovations et de la mise en place de la salleDécoration à l’intérieur et l’extérieur de la salle

On commence

Le sous-comité de communicationOrganise la conférence de pressePrépare les kits pour les médiasEnvoi les communiqués aux médiasRéception des VIPsAssigne les places aux tablesS’assure que le protocol est suiviRédige le discours du PDG ou du Président d’honneurVérifie le programme ou tout autre document publicPublicité

Le sous-comité du déroulementDescription des tâches et recrutement des bénévolesFormation des employés et des bénévolesPrépare le déroulementOrganise la pratiqueAssure la sécurité durant l’événementPrépare le plan de contingence

On commence

Les mots qui obtiennent de plus gros dons

• Dites aux gens que vous allez leur demander de l’argent

• Utiliser l’humour

• Relaxez et soyez vous-même

• Faites participer l’audience

• Dites aux gens à quoi sert l’argent … concrètement

• Dites aux gens que la culpabilité ne sera pas utilisé pour

obtenir des dons

• Encouragez les gros dons

• Obtenez un don exemplaire avant l’événement

• Passez un chapeau ou tout autre méthode

• Conclure avec conviction

• Avant la fin de l’événement, annoncez le résultat

On commence

Post-Mortem

Pourquoi?•Évaluer le succès, les choses à améliorer•Évaluer la viabilité de l’événement•Apprendre de l’expérience•Planifier pour le prochain événement•Mémoire de l’événement•Sentiment de clôture pour les événements et les bénévoles•Communiquer les résultats financiers et intangibles

Reçu d’impôt

Les dons sont admissibles pour un reçu d’impôt si:• Transfer de propriété (argent ou produit mais les services

sont exclus)• Transfer volontaire• Sans attente de retour d’un avantage

Après l’événement

Autres ressources

Intention des événements

10 Étapes à suivre

Période de questions et réponses

Merciet bonne chance !