event management - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-p01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian...
TRANSCRIPT
EVENT MANAGEMENT
Pertemuan 1
KONTRAK PERKULIAHAN
• Mata Kuliah ini bersifat WORKSHOP
• Mahasiswa diminta untuk membentuk
kelompok dengan ketentuan 1 kelompok
terdiri dari 3 sampai 6 mahasiswa (ditentukan
oleh dosen disesuaikan dengan jumlah
mahasiswa di dalam kelas)
• Kelompok ini bersifat tetap selama
berjalannya perkuliahan Event Management
(tidak boleh berganti-ganti)
• Masing-masing anggota dalam kelompok mempunyai peran
sebagai berikut:
Sebagai Project Manager bertugas memimpin &
mengoordinasi antar lini/bagian, dan menjadi ujung tombak
dalam pembuatan konsep event.
Sebagai Workshop/Show Director bertugas untuk
mengembangkan konsep kreatif proposal event bersama
tim, budgeting, talent, dsb
Sebagai Creatif/Art Director bertugas mengembangkan
konsep tim untuk memberikan masukan untuk alat promosi
dan publikasi yang akan digunakan.
KONTRAK PERKULIAHAN(lanjutan)
• Segala hal yang berkaitan dengan
ketentuan mata kuliah Event Management
dapat dilihat pada Kontrak Perkuliahan
KONTRAK PERKULIAHAN(lanjutan)
Menurut Goldblatt (Event
Management, 2013):
“Event Manajemen adalah kegiatan
professional mengumpulkan dan
mempertemukan sekelompok orang
untuk tujuan perayaan, pendidikan,
pemasaran, dan reuni, serta
bertanggung jawab mengadakan
penelitian, membuat desain kegiatan,
melakukan perencanaan dan
melaksanakan koordinasi serta
pengawasan untuk merealisasikan
kehadiran sebuah kegiatan.”
PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT
Dengan demikian Event Management dapat
didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah
kegiatan yang dikelola secara profesional,
systematis efisien, dan efektif.
Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai
dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
Dalam event management, semua orang harus
bekerja keras dengan visi yang sama untuk
menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan.
PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT(lanjutan)
Banyak istilah penyebutan event management,antara lain :
a) Event Organizer (EO)
b) Production House (PH) atau Rumah produksi
c) Communication
d) Agency / biro jasa
e) Panitia Pelaksana
f) Organizing Committee
g) Dan lain sebagainya.
PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT(lanjutan)
PENGERTIAN EVENT ORGANIZER
• Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris,
yaitu event dan organizer.
• Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan
organizer berarti pengatur.
• Jadi secara harfiah Event Organizer diartikan sebagai
Pihak yang mengatur sebuah acara.
• Atau dapat dikatakan Event Organizer adalah :
“Usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien
untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi
kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam
rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan
tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara”.
EO lahir dari keinginan para pihak yang memiliki
sejumlah dana. Mereka memiliki beberapa tujuan yang
diharapkan dapat dicapai dengan mengadakan rangkaian
acara dan tentu saja sebagai penyandang dana mereka
tidak mau repot-repot untuk mengatur acara itu. Mereka
cukup memberikan briefing singkat mengenai mengenai
maksud dan tujuan mengadakan acara, sementara
bentuk kreatif acara dan eksekusi diserahkan pada EO
PENGERTIAN EVENT ORGANIZER(lanjutan)
PERAN EVENT ORGANIZER
• Dalam kegiatan sebuah event, EO mempunyai
peranan yang sangat penting. Yaitu membantu
mewujudkan tujuan yang diharapkan pemilik
dana (biasa disebut sebagai klien).
• EO melalui rangkaian acara, mulai dari proses
penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan,
perlengkapan pendukung, artist & talent,
dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika
diperlukan sampai pada publikasi acara di media
massa.
1. Why
Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam
acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan
keinginan khalayak.
2. Who
Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat
dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target
sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan
dan gaya hidup.
ELEMEN-ELEMEN EVENT
3. Where
Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling
tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada
atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk
mempengaruhi emosi penonton.
4. When
Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan
acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau
kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian
dan persiapan.
5. What
Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik
bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi
program dan elemen yang dibutuhkan.
ELEMEN-ELEMEN EVENT(lanjutan)
POSISI EO DI ANTARA 5 P
Dalam sebuah kegiatan event tentunya
terdapat keterlibatan beberapa pihak yang
terdiri dari 5 P. Dari ke-5 unsur P ini akan
terlihat posisi sesungguhnya dari event
organizer. Ke-5 P itu adalah :
POSISI EO
Penyandang Dana (P1) Penampil ( P3)
Pelaksana / Organizer ( P2 )
EVENT
Penonton (P4) Pengamat ( P5)
POSISI EO(lanjutan)
1. Penyandang Dana
Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk
pelaksanaan suatu program.
2. Pelaksana
Di sinilah posisi dan peran EO yang
sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras
untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua
pihak (menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada)
sehingga pelaksana memiliki posisi yang sangat
vital dan strategis.
POSISI EO(lanjutan)
3. Penampil
Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program.
Semua jenis program sangat tergantung pada para
penampilnya. Pengisi acara kunci bias berupa Guest Star,
MC, dan sebagainya yang sudah banyak dikenal.
4. Penonton
Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai
tingkat lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolak
ukur kesuksesan event.
5. Pengamat
Pengamat bisa berasal dari kalangan pers di mana pengamat
memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak
langsung.
POSISI EO(lanjutan)
Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event
dibedakan menjadi 3, yaitu:
Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis ukuran dan besarnya
Mega Event, adalah event yang sangat besar,
memberikan dampak ekonomi yang besar pada
masyarakat sekitar atau bahkan pada negara
penyelenggara
dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai
media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan
Bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk
menjadi penyelenggara). Contoh : Piala Dunia
2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos
dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu
tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu.
Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai
ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan
energi pada kota Rio de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran
mampu menarik media untuk meliput, menarik
sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun
waktu periode tertentu untuk menghadiri event
tersebut dan memberikan dampak peningkatan
ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan
Raya Jakarta).
Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis ukuran dan besarnya
(lanjutan)
1. Olahraga
- Pertandingan profesional
- Kompetisi Peringkat
- Pertandingan persahabatan / eksibisi
- Lomba-lomba
2. Seni
- Pementasan / pergelaran profit oriented
- Pementasan / pergelaran program acara
- Non profit
- Institusional / privat
- Lomba / festival
- Pentas eksebisi / apresiasi
Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis penyelenggaraannya
3. Topik Wicara
- Diskusi - Talk Show
- Seminar - Variety Show
- Sarasehan - Presentasi
- Dialog
4. Pameran
- Pameran komoditas perdagangan
- Pameran Seni
5. Pribadi
- Pesta pernikahan - syukuran
- Pesta Ulang tahun - Pesta peringatan pribadi
Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis penyelenggaraannya
(lanjutan)
Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (specialevent) dalam humas merupakan salah satu kiat untukmenarik perhatian media pers dan umum terhadapperusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkandalam acara tersebut.
Di sisi lain, kegiatan special event dari humas atau PRtersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lainyang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatukesempatan pada acara khusus humas, baik untukmeningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan(awareness), maupun upaya pemenuhan selera (pleasure)dan menarik simpati atau empati sehingga mampumenumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak
KAITAN HUMAS DENGAN EVENT
“Pada akhirnya suatu event diharapkan dapat menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau publik sebagai
target sasarannya.”
Salah satu kiat keberhasilan dalam kegiatan PR adalahuntuk proses publikasi sehingga menciptakan citra positifuntuk komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal twoways traffic communication) yang dilakukan melaluiprogram kerja PR.
Acara khusus tersebut dilakukan baik untuk mewakiliperusahaan maupun pengenalan dan pengetahuan produkatau mengenai pelayanan yang dapat diberikan kepadapihak masyarakat sebagai khalayak sasarannya.
KAITAN HUMAS DENGAN EVENT(lanjutan)
Arti penting event bagi perusahaan adalah sebagai suatu
media efektif dalam membangun good will publik kepada
perusahaan, yaitu :
1. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen
2. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event
untuk karyawan
3. Membangun dukungan komunitas / masyarakat luas.
FUNGSI EVENT
Manfaat yang di dapat dari sebuah event dikelompokkan
menjadi 3 (tiga), yaitu :
1.Fungsi Promosi Event
Memberitahukan tentang adanya sebuah event dan
menjaring sebanyak mungkin partisipan yang akan terlibat
untuk kesuksesan event itu sendiri.
2. Pembentukan Citra
Calon partisipan yang hendak berpartisipasi mengetahui
bahwa keikutsertaannya dalam event membawa manfaat
bagi produk atau jasa yang dikelolanya itu dalam suatu
prestise tertentu dan memiliki nilai emosional
MANFAAT EVENT
3. Manfaat Ekstra
Manfaat lain yang bukan bagian utama dari jasa event
yaitu dengan keikutsertaan dalam sebuah event berarti
merupakan sebuah peluang bagi produk atau jasa yang
berpartisipasi sebagai peserta pameran atau sponsor
untuk berpromosi.
MANFAAT EVENT(lanjutan)
TUGAS 1 (Kelompok)
Analisis Event
Mahasiswa melakukan kunjungan event dan melakukan
laporan berupa analisa event
Mahasiswa melakukan analisa terhadap:
1. Penyelenggara event (EO) & Klien (jika ada)
2. Tujuan pelaksanaan event
3. Tema event
4. Peserta event
5. Rundown acara
6. Sponsorship
7. Media partner
8. Media publikasi
9. Dokumentasi kegiatan kunjungan
10.Hasil analisa (kesimpulan) event
Ketentuan Tugas(lanjutan)
Deskripsi keluaran: Mahasiswa membuat laporan kegiatan
kunjungan event dengan ketentuan sbb:
1.Setelah mahasiswa melakukan kunjungan pameran,
mahasiswa wajib membuat laporan terkait hasil analisa selama
kegiatan kunjungan tersebut dengan menjawab point-point yang
tertera diatas (point 1 sampai dengan 10). Dan juga
melampirkan bukti dari hasil kegiatan kunjungan seperti: tiket,
brosur (media publikasi lainnya), foto.
2.Tugas dibuat dalam bentuk Paper dan dikumpulkan pada
pertemuan ke 3 dengan ketentuan Cover depan berwarna
kuning dengan mencantumkan Nama tugas : Analisa Event, Logo
BSI, Nama dan NIM, Kelas, Program Studi Hubungan
Masyarakat, Akademi Komunikasi BSI Jakarta, tahun.
3. Menggunakan kertas Quarto, teks Times New Romans 12pt, spasi
1.5, margin atas, kanan, dan bawah 3cm, margin kiri 4cm.
Sistematika penulisan terdiri dari:
1. Kata pengantar
2. Daftar isi
3. Daftar gambar (jika ada)
4. Daftar tabel (jika ada)
5. Daftar lampiran
6. BAB I : Pendahuluan. Bab ini berisi mengenai uraian latar
belakang penyelenggaraan event.
7. BAB II : Landasan Teori. Bab ini berisi mengenai uraian teori-teori
mengenai event manajemen dan teori yang relevan dengan mata
kuliah ini.
Ketentuan Tugas(lanjutan)
8. BAB III : Pembahasan. Bab ini berisi mengenai uraian hasil
analisa dari event di lapangan tersebut dengan menjawab
point-point yang tertera diatas
9. BAB IV : Penutup. Bab ini berisi mengenai uraian kesimpulan
dari hasil analisa dan saran-saran terkait event tersebut.
10. Daftar pustaka
11. Lampiran
Ketentuan Tugas(lanjutan)