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evention® Technische Spezifikation Version 5

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INHALT

1 Applikationsarchitektur ..................................................................................................... 4

2 Customizing ..................................................................................................................... 5

3 Erweiterbarkeit ................................................................................................................. 6

4 Betrieb ............................................................................................................................. 6

5 Client ............................................................................................................................... 7

6 Datenhaltung ................................................................................................................... 7

7 Skalierbarkeit ................................................................................................................... 8

8 Sicherheit und Datenschutz .............................................................................................. 8

9 Controlling & Reporting .................................................................................................... 8

10 Compliance .................................................................................................................. 8

11 Mehrsprachigkeit .......................................................................................................... 9

12 Eventkonfiguration ........................................................................................................ 9

13 Information & Kommunikation ....................................................................................... 9

14 Event Buchung & Ticketing ..........................................................................................10

15 Ressourcenallokation ...................................................................................................10

16 Verrechnung ................................................................................................................10

17 Unterlagen & Ticketversand..........................................................................................10

18 Einlassmanagement .....................................................................................................11

19 Rollen / Berechtigungen / Workflows ............................................................................11

20 Information & Reporting ...............................................................................................11

21 Authentisierung ............................................................................................................11

22 Export .........................................................................................................................12

23 Import .........................................................................................................................12

24 Massenversand via Mail ...............................................................................................12

25 Eingesetzte Werkzeuge ................................................................................................13

26 Nutzungshinweis .........................................................................................................14


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1 APPLIKATIONSARCHITEKTUR

evention® basiert technologisch auf dem von Microsoft entwickelten Framework .NET und bietet

damit eine hohe Integrationsfähigkeit in kundenspezifische Infrastrukturen, beispielsweise mit

LDAP-Anbindung oder MS Office-Kompatibilität.

Systemkomponenten der Applikation basieren u.a. auf

AngularJS 4

Angular Material UI

Microsoft Web API

Microsoft Entity Framework

Bootstrap Grid

Für die Integration und Anbindung an externe Systeme existieren vier standardkonforme

Schnittstellen:

1. COM_Layer

Schnittstelle zur Anbindung von externen Messaging-Diensten

2. AUTH_Layer

Schnittstelle für die Benutzerauthentifizierung und SignOn-Services

3. I/O_Layer

Schnittstelle für den Datenimport und –export

4. WS_Layer

Webservice-Schnittstelle für die Kommunikation mit externen Systemen und Diensten


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Abb. 1: Applikationsarchitektur

2 CUSTOMIZING

Grundlage der evention® -Architektur ist ein komponentenbasiertes Framework, das große

Flexibilität in Bezug auf Individualisierung, Personalisierung und Anpassbarkeit der Anwendung

bietet.

Die wichtigsten Customizing-Features im Überblick:

1. Exakte Anpassung des Frontends an kundenspezifische Layouts und/oder CD-

Vorgaben

2. Bereitstellung und Individualisierbarkeit sämtlicher marktüblicher Event-Workflows (von

First-come-first-serve bis Einladungsmanagement)

3. Anpassbarkeit sämtlicher Listen, Filter, Formulare, E-Mails, Workflows, Event-Sites etc.

4. Mehrsprachige Bedienoberflächen und Dateninhalte für das Back- und Frontend der

Anwendung

5. Individuell konfigurierbare Stammdatenverwaltung für Personen und Firmen


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6. Frei konfigurierbare Import- und Exportroutinen auf Basis gängiger Formate

7. Implementierung von Sicherheitsstandards gemäß kundenspezifischer

Datenschutzrichtlinien

8. Hohe Integrationsfähigkeit in kundenspezifische Infrastrukturen z.B. mit LDAP- oder

CRM-Anbindung

9. Frei editierbare Newsletter zur Unterstützung der Teilnehmerkommunikation

10. Individualisierbare Benutzerverwaltung mit hierarchischem Rechtekonzept für den

rollenbasierten Zugriff

3 ERWEITERBARKEIT

Der Anwendungsfokus von evention® liegt auf dem Teilnehmermanagement. evention® liegt

aktuell in der Version 5 vor.

Hierbei sind neben der Erweiterung der mobilen Version auf wichtigen Views und Features des

Backends (Gastdaten-Editor, Teilnehmerlisten, Check-In-Client usw.) auch einzelne Location-

based Services (LBS) vorgesehen. Entsprechende Dienste werden ab Mitte 2017 zur Verfügung

stehen. Geplant ist unter anderem ein Event-Community-Modul, das die Vernetzung der Gäste

on-site vorsieht.

4 BETRIEB

Wie in vielen anderen Softwaresparten überwiegt im deutschen Markt aktuell sehr stark der

Trend zu Cloud- bzw. SaaS-Lösungen. Durch die steigende Popularität von Smartphones und

Tablets spielt weiterhin das Thema Mobilität eine immer bedeutendere Rolle auch im Segment

der softwaregestützten Eventmanagement-Systeme.

Konterkariert wird diese Entwicklung in jüngster Zeit mehr und mehr durch die Themen

Datenschutz und Compliance. Gerade größere Unternehmen setzen bei der Verarbeitung von

Kunden- und Mitarbeiterdaten (Teilnehmer) verstärkt auf Regelungen zur deren

datenschutzkonformen Erhebung, Verarbeitung und Aufbewahrung in sicheren

Informationssystemen mit dem Ziel der Gewährleistung von Vertraulichkeit und Integrität.

Zwei gegenläufige Trends also - maximale Datenverfügbarkeit auf der einen sowie maximale

Datensicherheit auf der anderen Seite - bestimmen die gegenwärtige Marktentwicklung in

Deutschland.

Vor dem Hintergrund dieser von Heterogenität geprägten Marktlage hat Nexcom eine

strategische Entscheidung zur Positionierung von evention® als „Event-Software für größere

Unternehmen mit einem hohen Schutzbedarf“ getroffen.

Unsere Klientel setzt sich entsprechend hauptsächlich aus größeren Unternehmen wie Adidas,

Audi, Deutsche Telekom, Daimler, MediaSaturn oder Volkswagen oder solchen mit hohen


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Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Compliance wie TÜV Süd, Uni Credit

Group oder Raiffeisen Schweiz zusammen.

Aus dieser Wettbewerbsposition leitet sich das priorisierte evention®-Betriebsmodell ab:

evention® ist als Lizenz-Software auf den On-Premise-Betrieb in einem internen oder externen

Rechenzentrum optimiert.

Grundsätzlich kann evention® in einer virtuellen oder in einer dedizierten Umgebung betrieben

werden.

Die Minimalanforderungen für eine virtuelle RZ-Umgebung sind:

Hosting Virtual

CPU: 4 vCores

RAM: 16 GB

Speicherplatz: 500 GB

OS: Windows Server Standard 2012 oder höher

Datenbanken: MS SQL 2012 Standard oder höher

Applikationsserver: MS Internet Information Services (IIS) 8.5/10 oder höher

Die Minimalanforderungen für eine dedizierte RZ-Umgebung sind:

Hosting Dedicated

CPU: 1 Quad-Core

RAM: 16 GB

Speicherplatz: 2 x 500 GB

OS: Windows Server Standard 2012 oder höher

Datenbanken: MS SQL 2012 Standard oder höher

Applikationsserver: MS Internet Information Services (IIS) 8.5/10 oder höher

5 CLIENT

evention® ist eine Webapplikation, die zu ihrer Nutzung Client-seitig lediglich einen Webbrowser

erfordert. Zur optimalen Nutzung empfehlen wir aktuelle Broswer wie Microsoft Internet

Explorer, Chrome oder Firefox. Offiziell unterstützt werden jeweils die aktuellste und die

Vorversion der genannten Anwendungen.

Spezielle Kundenanforderungen an die Kompatibilität im Projekt können bei Entwicklung und

Testing berücksichtigt werden.

6 DATENHALTUNG

evention® basiert technologisch auf dem von Microsoft entwickelten Framework .NET und

bietet damit eine hohe Integrationsfähigkeit in kundeneigene Infrastrukturen, beispielsweise mit

LDAP-Anbindung oder MS Office-Kompatibilität. Die Datenhaltung ist objektorientiert und erfolgt


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auf Grundlage des Datenbankmanagementsystem Microsoft SQL-Server, optimiert auf die

jeweils von Microsoft unterstützten Versionen, um mit jeder Kundeninfrastruktur kompatibel zu

sein.

7 SKALIERBARKEIT

evention® ist ein komponentenbasiertes Framework mit einem hohen Maß an

Individualisierbarkeit und Skalierbarkeit.

So wird evention® beispielsweise erfolgreich für die Abwicklung auch von Großveranstaltungen

wie konzernweiter Events (Deutsche Telekom) oder im Rahmen des Sponsorings von

internationalen Großveranstaltungen wie die UEFA Champions League (UniCredit Group) oder

die FIFA Fußball Weltmeisterschaft 2014 (adidas) eingesetzt.

8 SICHERHEIT UND DATENSCHUTZ

evention® wurde erfolgreich auf Basis bestehender IT-Sicherheitsrichtlinien von

unterschiedlichen Unternehmen auditiert und eingeführt.

In diesem Kontext bestehen auch Erfahrungen mit den erhöhten Sicherheitsanforderungen im

Finanz- und Bankensektor, beispielsweise mit der Heidelberger Leben Versicherung, Raiffeisen

Schweiz oder der UniCredit Group.

9 CONTROLLING & REPORTING

evention® garantiert jederzeit eine sauber dokumentierte Nachbereitung aller Events. Die

Funktionen des Reporting-Tools reichen von einer detaillierten Auswertung aller relevanten

Listen und Daten bis hin zur automatisierten Erstellung professioneller Berichte, beispielsweise

für das Controlling oder die Geschäftsführung.

10 COMPLIANCE

Compliance basiert nicht nur auf Technologie, sondern auch auf Erfahrung. So hat beispielweise

als eines der ersten Unternehmen die Deutsche Telekom gemeinsam mit NEXCOM im Kontext

des Sportsponsorings international gültige Verfahren zur Vergabe von Tickets eingeführt.

In evention® unterliegen sämtliche Prozesse einer automatisierten und stetigen Compliance-

Kontrolle auf Basis zuvor implementierter unternehmensbezogener Compliance-Richtlinien.


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11 MEHRSPRACHIGKEIT

In größeren Unternehmen ist es häufig nötig, dass evention® in zwei oder mehr Sprachen

betrieben wird. Dies ist etwa der Fall, wenn Unternehmen länderübergreifend tätig sind,

Mitarbeiter unterschiedlicher Nationalitäten beschäftigt werden oder die Software auch in

ausländischen Niederlassungen eingesetzt wird.

12 EVENTKONFIGURATION

Beim Aufsetzen und Verwalten von Events bietet evention® absolute Flexibilität.

Die definierten Informationsfelder und relevanten Ordnungskriterien, Gruppierungen und

Administrationsfunktionalitäten lassen sich 1:1 im System abbilden.

Dabei lassen sich Veranstaltungen beliebig kategorisieren und parametrisieren, so dass die

gestellten fachlichen Anforderungen in jeder Weise umgesetzt werden können.

13 INFORMATION & KOMMUNIKATION

Systemseitig lassen sich für jeden Event beliebige Anlagen (Text, Bild und Video) anfügen.

Dabei kann jeweils pro Anlage entschieden werden, ob diese a) nur im Backend als

Hintergrundinformation für die Administratoren, b) im Frontend auf der Event-Microsite als

Zusatzinformation für die Gäste oder c) als Anlage der Einladungs-E-Mail an die Teilnehmer zur

Verfügung gestellt werden soll. Selbstverständlich wird mit der Einladungs-E-Mail auch der Link

zur Event-Microsite versendet.

Grundsätzlich lassen sich sämtliche Eventphasen mit einer eigenen E-Mail-Kommunikation

versehen (z.B. Event-Ankündigung, Event-Registrierung, Teilnahmebestätigung, Ticketversand).

Dabei kann für jede E-Mail eine spezifische Vorlage hinterlegt werden. Im Backend kann dann

flexibel eingestellt werden, ob diese E-Mail z.B. workflowbasiert und zeitabhängig als

Sammelmail an einen definierten Verteilerkreis oder manuell an nur einzelne Gäste versendet

werden soll.


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14 EVENT BUCHUNG & TICKETING

Gerade im Bereich der Eventbuchung kann evention® seine Vorteile als Spezialsoftware für

Firmenevents ausspielen.

Denn in den meisten Unternehmen ist die Direktbuchung von Veranstaltungen durch

Endkunden eher die Ausnahme. Die Buchungen durchlaufen zumeist einen mehrstufigen

Einladungsprozess, der häufig mit einer Kontingentierung von Tickets an vordefinierte

Bezugsgruppen (z.B. Fachbereiche, Abteilungen oder Kundenberater) beginnt.

In evention® ist hierfür die abstrakte Rolle des sog. "Einladungsberechtigten" vorgesehen, der

dann beispielsweise auf eine eigene Kostenstelle Sammelbuchungen durchführen kann. Dabei

kann im System flexibel eingestellt werden, welche Endkundendaten im konkreten Einzelfall

erfasst werden sollen.

Selbstverständlich gehören auch Wartelisten bei Überkontingentierung oder Direktbuchungen

von Endkunden (Gästen) zu den Standard-Features von evention®.

Weiterhin bestehen Sonderlösungen für spezielle Anwendungsfälle. So gehört zum

Leistungsumfang beispielsweise auch ein Microsite für den Mitarbeiterverkauf von Tickets oder

eine Ticketbörse.

15 RESSOURCENALLOKATION

Auch im Bereich der Ressourcenallokation bietet evention® sämtliche Features einer modernen

Eventmanagement-Software.

Alle wichtigen gastbezogenen Dienstleistungen (Hotels, Transferleistungen, Incentives, Catering

etc.) können als eigene Entitäten im System verwaltet und allokiert werden.

16 VERRECHNUNG

Sämtliche für die Verrechnung erforderlichen Listen lassen sich problemlos mit dem in evention®

enthaltenen Reporting-Tool generieren und exportieren. Exportierte Datensätze werden

markiert, um den Verrechnungsstand dokumentieren zu können.

17 UNTERLAGEN & TICKETVERSAND

evention® bietet die Möglichkeit zur Erzeugung personalisierter Tickets mit QR-Code, die

entweder ausgedruckt oder als Anlage per E-Mail versendet werden können. Für die

Generierung personalisierter Korrespondenzschreiben existiert eine Serienbrieffunktion, mit der

sich auch Adressetiketten oder Namensschilder erzeugen lassen.


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18 EINLASSMANAGEMENT

Für die Einlasskontrolle bietet evention® ein spezielles CheckIn-Tool.

Die Akkreditierung der Gäste erfolgt entweder manuell oder mit Hilfe eines Lesegeräts per

Barcode-Ticket. Technisch gesehen handelt es sich bei dem CheckIn-Tool um einen

offlinefähigen Client (App), der gewährleistet, dass die Einlasskontrolle vor Ort auch ohne

funktionierende Internet-Verbindung erfolgen kann. Die Daten werden über eine bidirektionale

Schnittstelle zwischen der eigentlichen Online-Applikation und dem CheckIn-Tool ausgetauscht.

Die vor Ort eingesetzten Clients lassen sich zusätzlich untereinander synchronisieren, so dass

bei allen Beteiligten zu jeder Zeit Datenaktualität gewährleistet ist.

Mit Hilfe des Tools lassen sich vor Ort alle wichtigen Gastdaten einsehen. Für besondere

Anwendungsfälle, beispielsweise für das Anlegen eines Stellvertreters, existieren spezielle

Eingabemasken.

19 ROLLEN / BERECHTIGUNGEN / WORKFLOWS

Elementarer Bestandteil von evention® ist ein mehrschichtiges Rechte- und Rollenkonzept, das

ein Rechtemanagement über die Instanzen Mandant, Serie und Event vorsieht.

Damit lassen sich Lese-, Schreib- und weitere Rechte auf nahezu allen Ebenen und für fast alle

Entitäten (Objekte) definieren und verwalten.

20 INFORMATION & REPORTING

Das evention®-Reporting basiert auf individuellen Backend-Listen, die Nutzer selbst

zusammenstellen und in verschiedenen Formaten exportieren können. Damit lassen sich auf

einfache Weise verschiedenste Arten von Berichten (Buchungen, Auslastungen etc.) erzeugen.

Für die Bereitstellung und den Export der Berichte in Listenform stehen gängige Formate wie

XLS und PDF zur Verfügung.

21 AUTHENTISIERUNG

Für den Austausch von Authentisierungs- und Autorisierungsinformationen über verschiedene

Standards wie OAuth, ADFS oder SAML bietet der evention® Authentication Layer

standardisierte Integrationsmethoden.


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Es besteht die Möglichkeit, Benutzergruppen aus dem Kundensystem auf evention-

Nutzergruppen zu mappen (auch „many to many“).

Die Einbindung und Konfiguration erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Kunden-IT.

22 EXPORT

Als integraler Bestandteil des evention® I/O_Layer bieten die MS SQL Server Reporting Services

vielfältige Möglichkeiten zur einfachen und schnellen Konfiguration beliebiger File-Exporte.

23 IMPORT

Der evention® I/O_Layer bietet zudem grundsätzlich die Möglichkeit zum Import beliebiger

Tabellenformate wie beispielsweise XML, XLS oder CSV.

24 MASSENVERSAND VIA MAIL

Einladungsmanagement per E-Mail ist eine Kernfunktion von evention®. Dabei kann der

Mailversand per Mail-Exchange über beliebige Drittsysteme per SMTP erfolgen.


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25 EINGESETZTE WERKZEUGE

Entwicklungen/Parametrisierung

MS Visual Studio Online / Git

MS Visual Studio

MS SQL Server

Installation, Tuning, Inbetriebnahme

optional: MS Deploy

Betrieb, Überwachung und Problemerkennung

Log4Net

MS IIS-Logs

MS SQL Analysis Services

MS Application Insights

optional: Einbindung kundenspezifischer Monitoring-Tools


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26 NUTZUNGSHINWEIS

Alle Angaben basieren auf dem derzeitigen Kenntnisstand. Änderungen vorbehalten.

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Auftraggeber bestimmt. Es bleibt bis zur seiner ausdrücklichen Übertragung von

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