MATERIA: Servicios complementarios

PROFESOR: Jorge A. Ramírez Luna

CARRERA: Administración Turística

GRUPO: 801 “A”

EVENTO SOCIAL:

Mi Bautizo

INTEGRANTES:

Cisneros Flores Yuliana

García Gabriel Salustia

La empresa BIO EVENTS by Huatulco se encarga de organizar todo tipo de

evento que esté al alcance de sus bolsillos. En esta ocasión solicitaron nuestros

servicios para planear un Bautizo.

El bautizo es un momento muy importante para muchos padres y generalmente

su planificación suele ser un tanto compleja, ya que no solo se trata de planificar

un evento, sino que se debe de compatibilizar con el niño(a) quien hará su

bautizo.

1. Caracterización del evento Este tipo de evento social está enfocado especialmente a padres que están

interesados en bautizar a sus hijos. La empresa ofrece precios accesibles de

acuerdo a las necesidades de cada cliente.

2. Tiempo de planeación Para que este evento se empezara a desarrollar el cliente lo planeo 6 meses de

antelación, desde el momento indicado se empezó a movilizar el proceso.

4 meses antes del bautizo

Se debe acordar y elegir el día y la fecha que llevara a cabo el bautizo

o En este lapso se debe elegir la temática, la decoración.

o Visita a la Iglesia y la programación de la ceremonia

o Realizar una cotización general de todos materiales requeridos.

o Elección de la iglesia para la ceremonia, y ver si en esas fechas hay

disponibilidad.

o La elección del salón u otro lugar y aquí mismo pedir cotización para el

evento.

o Se debe hacer la lista de invitados.

o Definir el tipo de decoración para la iglesia y el salón, así como las flores,

manteles, y los globos que en este caso serán color blanco.

De 3 a 2 meses antes del bautizo.

o Se debe firmar el contrato de empresa con persona solicitante.

o Revisión de la lista de invitados, y también ver si se tienen que aumentar o

disminuir para cotizar nuevamente.

o Hacer la degustación y así establecer el menú que se ofrecerá.

o Empezar a comprar la vestimenta del niño por ejemplo: el traje para el niño

(el pantalón, la camiseta, el saco, los zapatos, los guantes, la corbata, la

cadena, la esclava).

o Escoger los padrinos de honor.

o Elección final de la decoración para la iglesia y el salón.

o Contratación del equipo que estará a cargo de fotografías, video y tipo de

música, teniendo en cuenta que habrá niños y saber elegir la música.

1 mes antes del bautizo

o La elaboración de cómo va a estar la mesa de regalos.

o Entrega final de las invitaciones ya con la fecha verdadera y la dirección

donde se llevara a cabo.

o En este lapso se debe elaborar el protocolo de la ceremonia religiosa.

15 días antes del Bautizo

o Verificar pequeños detalles para el evento.

o Espera del evento.

El gran día.

o Llevar a cabo todo lo planeado, es decir aquí entra la fase actuar.

3. Perfil del cliente

Edad: 3-12 años

Sexo: Masculino y Femenino

Religión: Católica

Nacionalidad: Mexicana

Nivel de estudios: primaria

4. Número de Asistentes Para este evento solo se requieren un total de 100 invitados entre las cuales se

encuentran:

Los familiares más cercanos como: tíos(as), abuelos, amigos, etc.

Los amigos de su escuela.

Los amigos más cercanos de los padres.

5. Objetivos (General, específicos)

Objetivo General: Organizar eventos sociales, respondiendo de acuerdo a las

necesidades del cliente donde el servicio que se ofrezca sea innovador. Contar

con un equipo de trabajo capacitado profesionalmente para brindar el servicio.

Objetivos Específicos.

Brindar un buen servicio de calidad al cliente

Dar a conocer cuáles son los tipos de eventos sociales que podemos

organizar.

Cumplir los términos establecidos en cuanto al servicio, calidad y tiempos

estandarizados.

6. Requerimientos

I. Contactar a la parroquia: cada una de ellas tienen distintas reglas sobre los

requisitos de bautizo.

II. Elegir a los padrinos: generalmente que sean casados o solteros.

• Platicas

• Contribución de los padrinos

III. Decidir presupuesto

Invitaciones y recuerdos

Dulceros

Globos

El pastel

Renta del salón

La mantelería

Entretenimiento

Música

Servicios fotográficos

IV. Elegir restaurante o menú

Plaque

V. Elegir la vestimenta del niño.

Tallas

Cuando comprar la ropa

VI. Elegir los invitados

Familiares

Amigos

7. Costos Totales Estas empresas que cotizamos los precios son generales ya que nuestra empresa

se hará cargo de checar que precios les conviene para el evento programado.

8. Precio de venta al cliente En la empresa Bio Events by Huatulco consideramos la opinión de los clientes

para ello tuvimos que preguntarle cuanto estaban dispuesto a pagar por el evento

o con cuento presupuesto contaban. El presupuesto que planearon para el evento

es de $250,000.00.

Nª Material Cantidad Precio Precio Total

1

Animador( para las

actividades con los

niños)

1 $1,500.00 $1,500.00

2 Ceremonia 2000 2000

Cocineros 2 1400 2800

3 Decoración 2500 2500

4Dulces para los

niños1750 1750

5Encargado de

salón 1 900 900

6 Flores

Iglesia 3400

Salón 3200 6600

7 Fotografías y video 2 horas 6500 6500

8 Invitaciones 100 2000 2000

9 Manteles 16 50 800

Mesas 16 90 1440

10 Mesa de ceremonia 1 300 300

11 Mesa de honor 1 500 500

12 Mesa de regalos 1 300 300

13 Meseros 2 200 400

15 Música (DJ) 3000 3000

16 Pastel 2 2600 2600

17 Salón 1 4000 4000

18 Sillas 160 50 8000

$36,240.00 $47,890.00Costos Totales

9. Formatos de empresa (cotización, presupuesto, etc.)

Nombre: Salón Casa Reyes

Dirección: Boulevard Bahía Mza.5 Lote 144,

Sector.

Teléfono: 958 583 41 54 / 958 587 17 79

Ciudad: Bahías de Huatulco, Oaxaca.

Email: chef@casareyes.com.mx

Página web: www.casareyes.com.mx

Datos del Cliente

Nombre: Events by Huatulco

Dirección: Bahía Santa Cruz

303,C.p.70989

Ciudad: Bahías de Huatulco,

Oaxaca

Teléfono: 958 116 72 82

Fecha de

presupuesto:

15 Junio 2016

DESCRIPCIÓN UNIDADES PRECIO TOTAL %

DCTO.

PRECIO

DCTO

TOTAL

FINAL

Salón 1 4000 4000 10% 400 3600

Sillas 160 50 8000 20% 1600 6400

Mesas 16 90 1440 5% 720 720

Mesa de honor 1 500 500 3% 150 350

Mesa de regalos 1 300 300 3% 90 210

Mesa de

ceremonia

1 300 300 3% 90 210

Manteles 16 50 800 5% 400 400

TOTAL

PRESUPUESTO

3450 13790

Dulceria “La Abejita”

Dirección: Flamboyán Manzana 10 Lote 20 102,

Centro de la Población, 70987

Santa María Huatulco, Oax.

Teléfono: 01 958 587 0986

Licenciada Cisneros:

En respuesta a su atenta recibida el 10 de Junio del presente, damos a conocer la cotización de los

siguientes productos:

ITEM CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNIT. VALOR TOTAL

1 447424 30 Paletas dulces 3 90

2 139530 30 Paletas picosas 3 90

3 564069 25 Mini pelones 7 175

4 460022 25 Duvalines 4 100

5 477553 30 Bocadines 3 90

6 129870 15 Mini paletas payasos 6.5 97.5

7 110937 50 Cacahuates surtidos 4 200

8 120594 36 Brochetas de bombones 5 180

9 910926 25 Mini bubulubu 8 200

10 127856 25 Totis 1.5 37.5

11 123459 50 cachetadas 2 100

12 157935 30 Mazapanes 4 120

13 753987 30 Gomitas 5 150

14 101195 20 Algodón con azúcar 3 60

15 147356 60 Chicles 1 60

Subtotal $ 1750.00

Valor IVA 280.00

Descuento 5% 140.00

TOTAL COTIZACIÓN 2170.00

CONDICIONES COMERCIALES:

Tiempo de Entrega: Inmediato

Formas de Pago: Efectivo, Cheque o Tarjeta de crédito.

Licenciada

Yuliana Cisneros Flores

Jefe de Compras

Bio Events by Huatulco

10. Organigrama

El Gerente General: Se encarga de dirigir a todos los departamentos de la

empresa cumpliendo con las metas y objetivos de la empresa.

Administrador: Se ocupa de los jefes de cocina, bar y salón quienes a su vez

dirigen a los empleados a su cargo.

Jefe de operaciones: Se encarga del mantenimiento, limpieza y seguridad de la

organización.

Jefe de compras: Se encarga de dirigir la parte de logística y almacén.

Jefe de finanzas: Tiene la funcion de llevar la parte contable y tesorería de la

empresa.

Encargada de Decoración: Tiene la funcion de hacer arreglos para los eventos

que el cliente solicite.

Gerente General

Salustia García

Jefe de operaciones

Salustia García

Jefe de compras Yuliana Cisneros

Jefe de finanzas

Salustia García

Encargada de Decoración

Yuliana Cisneros

Administradora

Yuliana Cisneros

11. Presupuesto (Análisis de costos y Precio de Venta al

cliente) Una vez que se tenga el presupuesto y la cotización ahora la empresa le dará a

conocer el precio de venta al cliente

Empresa BIO Events by Huatulco

Presupuesto Presupuesto

$ 24,000.00 $47890.00 $250,000.00

Total a pagar cliente $71,890.00

12. Planos de Montaje

El montaje mesa redonda es adecuada para este tipo de evento.

Descripción: El niño se colocara en el centro junto con sus padrinos y habrá

iluminación. Y al lado estará una mesa especialmente para sus regalos y

las demás mesas que hay son especialmente para los invitados.

Mesa de regalos

MESA DE HONOR

13. Invitaciones

Para esta ocasión se les pide a los invitados venir con ropa formal ya que es una

fiesta familiar para convivir entre familiares y amigos. A continuación se muestran

algunas invitaciones que estarán diseñas por la empresa, de acuerdo a las

necesidades de cada cliente.

14. Decoración

Esta pequeña empresa lo que trata de hacer que el momento sea inolvidable que

sea experiencia maravillosa para usted y sus invitados.

El evento se llevara a cabo en un salón entonces se decorara de color dorado,

azul y blanco para iluminar el espacio y con la finalidad que el niño disfrute su

bautizo. Considerando también los gustos y preferencias de los clientes.

En la parte central de las mesas se colocara pequeños obsequios de recuerdos

para los invitados.

Decoración de mesas: lo más adecuado es utilizar manteles, con colores ya

elegidos por el cliente, agregar adornos y accesorios de colores claros,

recordando la sencillez, humildad en la decoración.

15. Directorio detallado de proveedores (Censo local)

Estos proveedores nos ayudaran para poder llevar un buen servicio en la

empresa.

Animadores

Contacto: «Hotel las Brisas»

Teléfono:01 55 8421 2662

Arreglos y decoraciones

Contacto: La casa de las Flores

Pág. web: www.floreshuatulco.com

Banquetes Casa reyes

Contacto: Chef. Néstor Reyes

Pág. web: www.casareyes.com.mx

Cocineros

Contacto: Restaurante Los Portales

Pág.

web: www.losportaleshuatulco.com

Dulcería

Contacto: La Abejita

Teléfono: 01 958 587 0986

Equipo de audio y sonido

Contacto: Rubén Santiago Martínez

Teléfono: 958 113 07 38 / 958 58 3

47 19

Pág. web: www.samaraudio.com/dj.

Florería

Contacto: Flor Arte

Teléfono: 01 958 587 0356

Foto Estudio

Contacto: «Gaby»

Teléfono: 01 958 583 4268

Iglesias

Contacto: En el centro (enfrente del

parque)

Dirección: Calle Gardenia, H,

Crucecita, Oax.

Invitaciones

Contacto: Banquetes Huatulco

Pág.web: Mnz. 1, Lote 5, Int.

7 70989 Huatulco (Oaxaca)

Meseros

Contacto: Restaurante Los Portales

Pág. web:

www.losportaleshuatulco.com

Pastelería

Contacto: San Alejandro

Teléfono: 01 958 587 0317

16. Programa (Desarrollo del evento)

Este programa será dirigido por el maestro de ceremonias, es una de las personas

que trata de motivar el evento.

HORA PROGRAMA

2:00-2:30pm Bienvenida

2:30-2:40 Presentación de los padrinos

2:40-2:45 Felicitaciones

2:45-4:50 Banquete

4:50-5:00 Brindis

5:00-7:30 Actividades por el animador

7:30-7:45 Agradecimientos

7:45-10:30 Grandioso baile

10:30-10:45 Despedida

17. Ceremonial y protocolo casual

Buenas tardes amigos y amigas gracias por asistir bienvenidos al evento

programado, brinda moles un fuerte y caluroso aplauso al niño José de Jesús

Santiago Carmona que el día de hoy está celebrando su primer sacramento

cristiano.

A continuación presentaremos a los padrinos Roberto Catalán Vásquez y

su esposa Victoria Cruz Martínez brindémosle un fuerte aplauso.

Agradecemos la invitación que nos ha hecho la familia Santiago Carmona

que hoy tiene el orgullo de celebrar con su hijo el Bautismo.

Alcemos nuestra mano derecha para poder brindar por el agradecimiento a

Dios por a ver concedido este momento.

A continuación presentamos al animador que estará a cargo de las

actividades para los niños presentes.

Finalizando las actividades demos las gracias y de antemano agradecemos

a la familia nuevamente por la invitación.

Invitamos a las personas a la pista de baile para que sigan disfrutando de la

fiesta.

18. Medidas de Seguridad

Que este montado antes de llevarse a cabo el evento

En caso de servir la comida caliente contratar a personas para la vigilancia.

Que no lleguen con bebidas alcohólicas

Que cumplan con los requisitos

Verificar que el equipo que se necesitara este con anticipación.

Elaborar una lista de contactos con números telefónicos de emergencia.