MAI 2020

EVENTS | MESSEN | EXPERIENTIAL MARKETING

IN ZEITEN VON COVID19EIN WHITE PAPER VON METZLER VATER MIT HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN ZUR DURCHFÜHRUNG VON VERANSTALTUNGEN UND ALTERNATIVEN FORMATEN

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AGENDA.

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01DURCHFÜHREN VON VERANSTALTUNGEN

ALTERNATIVE LIVE VERANSTALTUNGSFORMATE

ALTERNATIVE DIGITALE VERANSTALTUNGSFORMATE

SOFORT LOSLEGEN? BUCHBARE PACKAGES

ÜBER METZLER VATER

KONTAKT

VORWORT

01 | VORWORT Liebe Kollegen der Veranstaltungsbranche, liebe Kunden,

in Zeiten der Pandemie blicken wir alle weiterhin auf eine Phase der Ungewissheit und dennoch stellt sich nach diesen Wochen des lock-downs die Frage, ob und wie anstehende Projekte weiter geplant werden können. Die ersten Lockerungen treten nun in Kraft, innerhalb der deutschen Bundesländer und international mit unterschiedlichen Regelungen und Zeitabläufen. Doch eine Freigabe von Veranstaltungsformaten und Messen ist noch nicht in Sicht.

Auch wir als Agentur für Erlebniskommunikation machen uns darüber Gedanken und stellen uns der Situation. Wir haben daher in den letzten Wochen mit unseren Experten einen Überblick erarbeitet, den wir heute gerne mit Ihnen teilen möchten. Aus unserer Sicht stellen sich grundsätzlich drei Fragen:

§ Unter welchen organisatorischen und hygienischen Voraussetzungen könnten in naher Zukunft wieder Veranstaltungen und Messen stattfinden?

§ Wie kann ich eine Veranstaltung oder Messe in ein alternatives live Format umwandeln, bei dem geringere Infektionsrisiken bestehen?

§ Wie kann ich eine Veranstaltung oder Messe in ein digitales Format transformieren und welche Möglichkeiten gibt es hierbei?

In diesem White Paper finden Sie hierzu einen ersten kurzen Überblick. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

Herzlich Grüße und bleiben Sie gesund!

Mario NicolosiManaging DirectorMETZLER VATER live EXPERIENTIAL

Pierre HüttnerManaging DirectorMETZLER VATER digital DIGITAL COMMUNICATION

Carsten RöhrManaging Partner tisch13DESIGN I INSZENIERUNG

Sebastian VogelManaging PartnerbrandroomARCHITECTURE I PRODUCTION

02 | DURCHFÜHREN VON VERANSTALTUNGEN

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02 | DURCHFÜHREN VON VERANSTALTUNGEN

Aktuell herrschen noch flächendeckende Verbote von Veranstaltungen und Messen jeglicher Größe, aber es ist davon auszugehen, dass in den nächsten Wochen und Monaten Lockerungen eintreten werden.

Um diese Situation vorzubereiten, wurde von Hochschulen und Branchenverbänden ein Arbeitskreis unter der Leitung des R.I.F.E.L. Instituts gegründet, um erste Standards für die Durchführung von Veranstaltungen zu erarbeiten. METZLER VATER ist hier über den Verband FAMAB aktiv involviert und auch über den Art DirectorsClub entwickeln wir Entscheidungsvorlagen für Politik und Verwaltung.

Die politische Ebene einiger Bundesländer beschäftigt sich bereits mit diesen vorgelegten Standards.

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02 | DURCHFÜHREN VON VERANSTALTUNGEN

Der Handlungsempfehlung liegt eine Bewertung und Einstufung der Situation zu Grunde (Härtegrad) und die Maßnahmen welche sich daraus ableiten (Schutzleitlinien).

MASSNAHMEN

Ableitung der Schutzleitlinie A – C welche der Situation entsprechend Anwendung findet. Im Rahmen dieser Leitlinien werden Regeln für die Bereiche Abstand und Hygiene definiert. Wie der Name besagt handelt es sich um Leitlinien, deren Anwendung und Umsetzung mit den Behörden vor Ort abgestimmt und genehmigt werden muss. Konkrete Maßnahmen aus diesen Schutzleitlinien sind unter anderem:

• Mund-Nasen-Schutz-Pflicht (C) / mindestens Mitführungspflicht (B & A)• Reduktion der Personen pro Quadratmeter Veranstaltungsfläche (bspw. min.

3m²/Person bei Schutzleitlinie C)• Mindestabstand von 1,50 m muss sichergestellt sein (C & B)• Strenge Akkreditierungs- und Dokumentationsauflagen aller Beteiligten (A,B & C)• Immunitätsnachweis / Schnelltest inkl. Dokumentation (A)• Veranstaltungsgröße / Teilnehmerzahlen: 100 (C) bis max. 1000 (A)

BEWERTUNG

Ermittlung des Härtegrades der aktuellen Situation auf einer Skala von 0 – 4. Der Härtegrad 0 entspricht dabei einem regulären Veranstaltungsbetrieb ohne Einschränkungen, die Stufe 4 entspricht dem aktuell geltenden vollständigen Verbot. Der Härtegrad kann bspw. durch die Basis-Reproduktionsrate (R0) oder auch die Inzidenzrate festgelegt werden. Somit ist eine Einstufung der Situation auf Grundlage vorliegender Fakten sichergestellt.

03 | ALTERNATIVE LIVE-FORMATE

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03 | ALTERNATIVE LIVE-FORMATE

Da zentrale Veranstaltungen mit hohen Teilnehmerzahlen vermutlich noch länger größeren Restriktionen unterliegen werden, könnten dezentrale Ansätze mit kleineren Gruppen oder auch Kommunikation im öffentlichen Raum interessante und früher durchführbare Alternativen sein.

Diese Alternativen sind vor allem für Veranstaltungsformate relevant, für die sich eine virtuelle Durchführung nicht anbietet, weil z.B. ein haptisches Produkterlebnis unverzichtbar ist.

KURZE ÜBERSICHT:

DEZENTRALISIERUNG VON VERANSTALTUNGEN

ROADSHOWS UND MOBILE VERANSTALTUNGSSERIEN

KOMMUNIKATION IM ÖFFENTLICHEN RAUM

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03.1 | DEZENTRALISIERUNG VON VERANSTALTUNGEN

Große, zentrale Veranstaltungen können in kleine Teilgruppen dezentralisiert und zeitgleich durchgeführt werden. Die Verteilung der Gruppen kann dabei in den jeweiligen Herkunftsregionen oder auch innerhalb einer Stadt über verschiedene Locations organisiert sein.

Die Gruppen können dabei virtuell in Echtzeit miteinander verbunden werden, sodass zentrale Programmbestandteile möglich sind.

Durch die Verkleinerung der Gruppen wird es einfacher hygienische und behördliche Standards sicherzustellen. Die Kontaktqualität ist durch die Kleingruppenstruktur sehr hoch.

ZENTRAL GRUPPE

REGIONALE GRUPPEN

HUB 1

Virtuelle Anbindung in Echtzeit

VERSCHIEDENE LOCATIONS IN EINER STADT

oder

HUB 2

HUB 3

HUB 4

HUB 5

Je Tour-Stop:Time-Slots für kleine einzelne Gruppen

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03.2 | ROADSHOWS | MOBILE VERANSTALTUNGSSERIEN

Eine weitere Alternative, um Veranstaltungen in kleinen Gruppen umzusetzen, sind Roadshows bzw. mobile Veranstaltungsserien. Diese bieten sich vor allem dann an, wenn haptische Erlebnisse wie z.B. Produktdemonstrationen wichtig sind und nicht alle Teilnehmer am selben Tag erreicht werden müssen. Als Raum können sowohl mobile Bauten, als auch regional gebuchte Locations dienen, die mit zentral entwickelten Event-Kits einheitlich ausgestattet werden können. Über einen effektiven Tourplan können in kurzer Zeit viele Teilnehmer erreicht werden.

SHOWROOM CONFERENCE SPACE

SCHULUNGS-HUB

ETC.

STOP 1

STOP 4

STOP 5

STOP 6

STOP 2

STOP 3

STOP 7

MOBILER HUB ODER EVENT-KIT

GRUPPE 1

GRUPPE 2

GRUPPE 3

GRUPPE etc

Mögliche Tour-Set-Ups:

CONTAINER TRUCK

ZELTE MOBILE EVENT-KITS

Mobiler Bau oder temporär gebuchte Location als:

VAN/TRAILER

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03.3 | KOMMUNIKATION IM ÖFFENTLICHEN RAUM

CONTAINER-KONZERTE

KREATIVE PRODUCT-DISPLAYS

OPEN-AIR-KINO ANGEBOTE

FASSADEN-MAPPINGS

PROMOTION/PRODUCT-SAMPLING

In Zeiten von Lock-down, Kontaktbeschränkungen und Homeoffice gewinnt der öffentliche Raum eine neue Bedeutung und Wertschätzung. Angebote aus den Bereichen Erholung, Kultur, und Sport werden noch auf längere Sicht eingeschränkt bleiben. Die Menschen suchen daher nach neuen und alternativen Formen des sozialen Kontakts und der Freizeitgestaltung. Beides verlagert sich in den öffentlichen Raum.

Hier entsteht ein großes Potential für Marken, die hier – im Rahmen der erlaubten Regeln - Angebote mit Mehrwert für ihre Zielgruppen stellen können.

ETC.

04 | ALTERNATIVE DIGITALE VERANSTALTUNGSFORMATE

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04 | ALTERNATIVE DIGITALE VERANSTALTUNGSFORMATE

Die Virtualisierung von Veranstaltungen ist derzeit in aller Munde und gleichzeitig durchaus vielschichtig. Wir unterscheiden hierbei in drei grundsätzliche Arten:

HYBRID EVENT

Kombination aus Live-Event und digitalem Event (vgl. z. B. S. 9).

DIGITAL EVENT

Streaming eines Studio-Events für digital angebundene Teilnehmer.

DIGITAL PLATFORM

Kombination aus verschiedenen Angeboten (Live-Stream, on-demand, Chatrooms, etc.) auf einer Web-Plattform ohne klassische Event-Strukturen.

DIGITAL ATTENDEES

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04.1 | HYBRID EVENT

Kombination aus einer live-Veranstaltung mit stark verkleinertem Teilnehmerkreis und einer erweiterten digital angebundenen Zielgruppe. Wichtig ist hierbei, beiden Teilnehmergruppen ausgeglichene Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Dabei können beide Gruppen auf zentrale Inhalte zugreifen (live und live-gestreamt) und sich über eine Interface-Moderation auch miteinander austauschen. Man sollte jedoch auch darauf achten, dass für beide Zielgruppen eigene Inhalte vorbehalten sind, da Nutzung und Erlebnis von live- und digitaler Kommunikation sehr unterschiedlich sind.

AUFBAU DES FORMATS INTERAKTIONSMÖGLICHKEIT

WEB PLATFORM

DIGITAL INTERFACE STAGE

LIVE AUDIENCE

MAIN STAGE

LIVE EVENT SHARED CONTENT

DIGITAL EVENT

LIVE SETUP STUDIO WEB PLATFORM

+ +

Stream+

04.2 | DIGITAL EVENT

Bei einem Digital Event ist die Basis ein klassischer Eventablauf und einem Programm, das zentral gesteuert wird. Die Anbindung des Publikums erfolgt jedoch rein digital. Der Hub, von dem aus die Inhalte verbreitet werden, ist häufig ein Studio. Das Programm kann dabei verschiedene Inhalte und Methoden miteinander kombinieren: live-Streaming, vorproduzierter Content, Interaktionsmöglichkeiten, etc.

STUDIOFOTOS

LIVESTUDIO CONTENT

PRE-RECORDEDCONTENT

WEB-BASEDTRAINING / APPLICATION

INTERACTIVETOOLS

DIGITAL ATTENDEES

WEB EVENTStart End

DECENTRALIZED STUDIO

CENTRALIZED STUDIO

HOME STUDIO

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04.3 | DIGITAL PLATFORM

Hier gilt das Prinzip: Digital First! Dabei löst man eine klassisch Eventstruktur vollkommen auf und stellt die Inhalte auf einer digitalen Plattform bereit. Hier zählt nicht der Versuch, Eventdramaturgie und -erlebnis virtuell zu transportieren, sondern es geht darum, die Inhalte für eine digitale Nutzung optimiert auszuspielen. Der Hauptunterschied zum Digital Event liegt in der zeitlichen Dimension (die Plattform kann über Monate erreichbar sein vs. weniger Stunden oder Tage bei einem Digital Event). Der bei Events übliche durch den Veranstalter gesteuerte Ablauf wird durch einen digital User Journey ersetzt. Der Teilnehmer ist hier in der Lage, Zeitpunkt, Dauer und Inhalte selbstbestimmt zu steuern. Damit aber dennoch Interaktion und sozialer Austausch möglich sind, können auf eine digitale Plattform Eventbausteine integriert werden.

DIGITAL ATTENDEES

DIGITAL ATTENDEES

DIGITAL ATTENDEES

WEB PLATFORM

STUDIO LIVE CONTENT WEB-BASED TRAINING

PRE-RECORDEDCONTENT

INTERACTIVE TOOLS

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04.4 | ABLAUF UND WORKSTREAMSVON VIRTUALISIERTEN EVENTS

Bei der Transformation von live Events in virtuelle Erlebnisse haben sich folgende fünf Schritte als sehr hilfreich erwiesen. Sie markieren die zentralen Workstreams, die im Projektablauf durchschritten werden müssen:

BIG PICTURE1

Analyse des bestehenden Events und Umwandlung in ein neues digitales Format und Framework.

PROGRAMM2

Übersetzung von Learning Journeys, Methoden, Socialund Brand Experiences in digitale Programm-bausteine.

PRODUCTION3

Organisation, Produktions-methoden und Ressourcen.Live, Video pre-produced, digital entwickelt (Apps, WBT‘s, VR, AR, etc.)

PLATFORM4

Technische Ausspielung, Content Management, Regie und Schnittstellen.

KOMMUNIKATION5

Promotion, Erklärung des neuen Formats, Tickets/Preise, Definition von Partner-Paketen, Vorkommunikation, Registrierung.

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04.5 | VIRTUALISIERTE EVENTS: LESSONS LEARNED

Virtualisierte Events sind keine neue Disziplin. Sie sind eine Kombination aus Kommunikationsformaten, mit denen man bereits seit Jahren etabliert arbeitet. Dadurch werden virtualisierte Events jedoch zu interdisziplinären Herausforderungen und unterliegen auch eigenen Erfolgsfaktoren.

ZUSCHAUERMITMACHER1. DIGITAL

FIRST!2. GEGEN LANGEWEILE3. ADD

EXPERIENCE4. ECHTE MEHRWERTE5.

MEHR ALS GESTREAMTE INHALTE

Virtuelle Angebote sollten sozial, interaktiv und aktivierend sein.

DIGITALE NUTZUNG IST ANDERS

Fokus auf kurze Formate, parallele Angebote, Auswahlmöglichkeiten, flexible Dauer.

DIGITAL IST MULTICHANNEL

Formate spannend mixen: live-Streamings, vor-produzierter Content, Apps und wbt‘s, co-creation etc.

EMOTIONAL MUSS ANDERE WEGE GEHEN

Digitale Kommunikation braucht mehr Storytelling, persönliche Insights und informelle Austauschpunkte.

NO-SHOWS UND DROP-OUTS VERMEIDEN

Niedrige Barrieren, individuelle User Journeys, Gamifizieren und persönliche Anbindung.

05 | SOFORT LOSLEGEN? BUCHBARE PAKETE

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05 | SOFORT LOSLEGEN? BUCHBARE PAKETE

WORKSHOP DIGITALISIERUNG

Analyse des Projektformats, Grobkonzeption eines alternativen digitalen Formats, Umgestaltung der Programmbausteine, Ressourcen- und Gewerkeplanung, technische Beratung für Produktion, Plattform und Interaktion, Entwicklung von Handlungsempfehlungen

ROADSHOW TOOLS

Konzeption Markenarchitektur, Visualisierung, Detailplanung, Machbarkeitsprüfung, Produktion und schlüsselfertige Umsetzung.Auswahl der baulichen Lösung aus verfügbaren Optionen (Ausstattung Location, Zeltbau, Event-Modul, Showtruck, Container, Fahrzeugvitrine, etc.) und Adaption an die Rahmenbedingungen.

EVENT MANAGEMENT TOOL

Event Microsite, Einladungsautomatisierung, Formular-Editor, Teilnehmermanagement (Kalender, Slot-Buchung etc.), CRM Integration, Echtzeit-Reporting, Follow Up Automatisierung, DSGVO konform

Die Entwicklungen sind dynamisch und viele Projekte müssen jetzt schnell umgesetzt werden. Wir bieten daher verschiedene Leistungen an, die Sie sofort abfragen können. Damit dem Schnellstart nichts im Wege steht.

PROJEKT-BEGLEITUNG

Natürlich unterstützen wir Sie auch bei der Planung und Produktion einzelner Gewerke:

§ Interdisziplinäre Konzeption§ Design / UX-Design§ Technische und digitale

Planung und Koordination

06 | ÜBER METZLER VATER

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06 | ÜBER UNS

STRATEGY & CONCEPT DESIGN EXPERIENTIAL

& OPERATIONDIGITAL

METZLER VATER the experience group. Wir sind eine Agenturgruppe für Erlebniskommunikation. Mit unseren fünf eigenständigen und spezialisierten Units und über 200Mitarbeitern können wir Sie in der Live- als auch Digitalen Kommunikation umfassend beraten und operativ unterstützen.

ARCHITECTURE & PRODUCTION

ON- AND OFFLINE CUSTOMER EXPERIENCE.

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06 | ÜBER UNS: ROADSHOW SPEZIALIST

Wir sind seit über 15 Jahren Spezialist für alle Formen von Roadshows und dezentralen Veranstaltungen.

TRUCK ZELT- UND INDIVIDUALBAU

PLATTFORM LOCATION RETAILCONTAINER

DIGITALESTEILNEHMER-MANAGEMENT,REGISTRIE-RUNGS- UNDCRM-PROZESSE

KOMMUNIKA-TIONS- UND RAUM-DESIGN

ENTWICKLUNG, PLANUNG UND PRODUKTION MOBILER BAUTEN

TOUR-LOGISTIK UND LOCATION-MANAGEMENTZIELGRUPPEN-

AKTIVIERUNGS-KONZEPTE

PERSONAL-MANAGEMENT MIT EIGENEM MITARBEITER-POOL

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06 | ÜBER UNS: DIGITAL ENGAGER

Wir aktivieren Ihre Zielgruppe digital: im Web, in den Social Media Kanälen und auf Events.

BMW CSEU Lead Agency Digital Event-Management

BMW MOUNTAINS Digitale Events und Zielgruppenaktivierung

CAP GEMINI Digital learning and collaboration

PORSCHE AG Digitale Community und Content-Entwicklung

KOMMUNIKA-TIONSSTRATEGIE UND DIGITALE KONZEPTION

UX-DESIGN

IT ARCHITECTURE UND PLATTFORMEN

WEB DEVELOPMENT

EVENT-DIGITALISIE-RUNG

DIGITALE COMMUNITIES

DANKE FÜR IHRE ZEIT.

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GUSTAVO ORTEGA

Senior Business Development Manager

WIR FREUEN UNS AUF IHREN ANRUF.

+49 8106 2137-186

g.ortega@metzler-vater.com

www.metzler-vater.com

METZLER : VATER group GmbH · Georg-Wimmer-Ring 9 · 85604 Zorneding bei MünchenT +49 8106 2137-0 · E office@metzler-vater.com · W https://www.metzler-vater.comManaging Partners: Urs Metzler, Robin A. Vater · Managing Director: Rouven Haaf

Handelsregister: München HRB 151756

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