evidencia 2 presentacion plan proyecto i guerrero
TRANSCRIPT
Las organizaciones en últimos años, adoptan estructuras nuevas funcionales
con las cuales puedan ellos alcanzar sus objetivos y sus metas establecidos en
sus planes estratégicos, dando importancia a la realización de los mismos con
calidad y eficiencia. Por ello muchas de ellas están integrando a su estructura
la Administración de Proyectos como un departamento importante para su
buen desarrollo, la cual ofrece una integración más efectiva de recursos y
actividades encaminadas al logro de un fin específico. Por eso son cada vez
más las empresas privadas y públicas que involucran el “proyecto” como
unidad básica de análisis de la rutina de gestión y herramientas insustituibles
en la planeación estratégica
Para cumplir con eficacia y eficiencia con la misión de las organizaciones, se
hace necesario implementar una cultura de mejoramiento continúo, donde
es necesario adoptar ciertas herramientas para conseguir el objetivo
propuesto, llegando a implementar un sistema de Gestión de Calidad como
puede ser un el programa llamado 5´s que apoya a las empresas en mejorar
su ambiente de trabajo y calidad de servicios donde en marco teórico se
explica su significado.
La competencia más cruda en un entorno es la llamada Globalización, donde solo
sobrevivirá aquél que garantice mejores ofertas en calidad y precio donde las empresas su
arma para enfrentar esa competitividad estará basada en información y conocimiento.
En la actualidad, aun que las empresas se diseñan y llevan sus actividades bajo ciencias
administrativas, financieras y de recursos humanos para el desarrollo de las mismas, pocas le
dan importancia a su ambiente laboral y disciplina del personal donde sin darse cuenta
pueden estar desperdiciando recursos, desperdiciando tiempos, guardando desperdicios
pero además su personal pueden estar trabajando en ambientes inseguros bajo un
ambiente laboral desagradable, sucio y en desorden.
Se han de Plantear algunos cuestionamientos para estipular si en las organizaciones senecesita la aplicación de las 5´s como por ejemplo:¿Trabajan normalmente o dedican jornadas especiales cada cierto tiempo para limpiar?¿Se aprovechan racional y eficazmente los espacios de las oficinas o talleres?¿Para el desarrollo de sus labores disponen de las herramientas, materiales o documentospara realizarlos?¿Se localiza de manera rápida en su lugar de trabajo las herramientas, materiales odocumentos cotidianos sin que tenga que desplazarse a otro lugar?En función a las respuestas a los cuestionamientos mencionados se puede decidir si esnecesaria o no aplicar en la organización la metodología 5´s.
Desarrollar los documentos necesarios que requiere la Gestión de
Proyectos, para reunir toda la información y requisitos para la creación
de la nueva empresa de servicios de implementación de programa 5´s, a
empresas en general.
Estudiar factibilidad de crear la empresa que de servicio a otras, para
implementar el programa 5´s en sus talleres u oficinas en general.
Dar a conocerlos beneficios de trabajar bajo este programa,
detectando las áreas de oportunidad o alcance de la implementación
ya sea parcial o general.
¿Qué son las 5´s? Es un programa de trabajo para talleres y oficinas incluso
para el hogar, que consiste en desarrollar actividades de orden, limpieza y
detección de anomalías en el puesto de trabajo, que por su sencillez
permite la participación de todos a nivel individual y grupal, mejorando el
ambiente de trabajo, la seguridad de personas y equipos, aumentando su
productividad.
Las 5´s son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y quevan todos en la dirección de conseguir una fábrica limpia y ordenada las
cuales son:
Un Plan para la dirección de Proyectos es más que un cronograma, es además la uniónde los planes de cada una de las áreas de conocimiento contempladas por el PMBOK® ,como mínimo el plan debe incluir las líneas base de alcance, tiempo y costo; un plan decomunicaciones; un plan de riesgos y un plan de adquisiciones.
La EDT“El alcance del proyecto define lo que se debe de hacer. Es todo lo que debe derealizarse para producir todos los entregables, para que el patrocinador o cliente esteconvencido de que todo el trabajo y los entregables cumplen con los requerimientos ocon los criterios de aceptación y logran el objetivó del proyecto.” Esto es lo quemenciona Gido y Clements (2013).
De acuerdo a la Guía del PMBOK® menciona que la Gestión de las
comunicaciones “es el proceso para determinar las necesidades de información
de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con
ellos”
Al tener los elementos y realizar un buen diseño del plan de las comunicaciones
se obtienen los siguientes beneficios:
Dis
min
uy
en
lo
s
Co
nfl
icto
s.
Dis
min
uy
en
los
pro
ble
ma
s d
e
com
un
ica
ció
n
De
fin
e l
as
resp
on
sab
ilid
ad
es
de
co
mu
nic
aci
ón
Según la guía PMBOK® identificar a los interesados lo define como
“el proceso que consiste en identificar a todas las personas y
organizaciones impactadas por el proyecto y documentar
información relevante relativa a sus intereses, participación e
impacto en el éxito del mismo”.
Gestión de Riesgo, Según lo que indica la guía del PMBOK® ,
menciona que esta gestión, “incluye los procesos relacionados con
llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis,
la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y
control en un proyecto”
Plan de adquisiciones, La Guía PMBOK® establece que esta gestión
incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o
resultados que es necesario obtener fuera del equipo de proyecto.
Planificar las Adquisiciones “Es el proceso de documentar las decisiones
de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e
identificando a posibles vendedores”, es como lo señala el PMBOK®.
PLAN DE GESTION DE PROYECTO METHODOLOGIES
N°
Documento
Nombre del Plan Incluye
D1 Acta del Proyecto Alcances
D2 Cuadro de estimación de
Recursos
Materiales, presupuesto, financieros, tecnológicos, Recursos
humanos.
D3 Cronograma de actividades Secuencia y duración
D4 Plan de Calidad del Proyecto Acciones, prioridad, viabilidad, responsable.
D5 Plan de dirección del
Personal
Cuándo y cómo cumplir los requisitos
D6 Roles y Responsabilidades Rol, autoridad, responsabilidad y competencia
D7 Gráfica del equipo del
Proyecto
Miembros del equipo y sus relaciones.
D8 Interesados del proyecto Expectativa, necesidad, poder, interés.
D9 Plan de Comunicación Que comunicar, porqué, entre quién, método, que tan
seguido, responsable de envio.
D10 Plan de Gestión de riesgos Enfoque de riesgos desconocidos.
D11 Plan de Gestión de
Adquisiciones
Acción, tipo de contrato, términos, criterio de selección.
D11) PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES PROYECTO METHODOLOGIES
Descripción de
Recurso
cantidad Hacer , comprar ó
contratar
Tipo de Contrato Términos y
condiciones
Documento de
compra
Criterio selección de
proveedores
Arrendamiento de
Vehículo
1 Contratar Arrendamiento Puro Contrato precio fijo,
incluye seguros y tanque lleno,
sin límite de kilometraje
Contrato de
arrendamiento.
Evaluación de alternativa
más económica de
arrendamiento en un vehículo
estándar no de lujo.
Transporte Público
Taxis
3 Contratar Arrendamiento Puro Contrato precio fijo por
viaje, a la solicitud del usuario,
puede seguir circulando hasta en
tanto no se le llame
Contrato de
arrendamiento
Evaluación de los sitios de
taxis disponibles en la localidad
que presenten disponibilidad y
buen servicio.
Papelería General Comprar s/c Contado Factura Evaluación 3 proveedores
él más económico.
Oficinas 1 Contratar Arrendamiento Puro Contrato a preció fijo
incluyendo todos los servicios,
agua, luz, teléfono, internet.
Contrato de
arrendamiento
Buscar 3 alternativas , por
ubicación, estilo y precio.
Computadoras 3 Contratar Arrendamiento puro Contrato a precio fijo,
incluye seguro, office y entradas
para proyectar.
Contrato de
arrendamiento
Evaluar 3 proveedores,
precio, memoria y funcionalidad
Multifuncional 1 Comprar s/c Contado Factura Evaluar 3 proveedores,
precio y funcionalidad
Proyector 1 Contratar Arrendamiento puro Contrato precio fijo,
incluye seguro.
Contrato de
arrendamiento
Evaluar 3 proveedores,
precio y funcionalidad
Telefonía celular 9 Comprar s/c Contado Tarjetas pre pagadas Evaluar 3 proveedores
por funcionalidad
Mano obra coordinadores 2 Hacer Contrato Contrato por obra y
tiempo determinado de
prestación de servicios, incluye
horarios, tiempo y seguro de
gmm, y pago fijo por día de
trabajo.
Recibo de honorarios Reclutamiento y selección
Mano de Obra de
colaboradores
6 Hacer Contrato Contrato por obra y
tiempo determinado de
prestación de servicios, incluye
horarios, tiempo y seguro de
gmm, y pago fijo por día de
trabajo.
Recibo de honorarios Reclutamiento y selección
por cuenta de los coordinadores.
La planificación de la limpieza diaria, requiere formar parte de un
procedimiento de actuación que los empleados deben conocer y
aplicar, el cual necesita estructurarse de manera que contenga:
Un objetivo claro.
Un alcance definido.
Unos destinatarios en general.
Unos medios materiales necesarios y puestos a disposición de los
trabajadores o ubicados en lugares estratégicos, a fin de facilitar
las tareas encomendadas.
Unos métodos de limpieza, encaminados a garantizar que las
operaciones de limpieza, nunca generarán peligros ni para el
operario que las realizan ni para los terceros.
Hoy en día cualquier proyecto por pequeño o grande que sea, es indispensable conocer
cómo Administrar y Desarrollar el proyecto, pues este no es un simple documento sino que
incluye muchos controles y áreas de conocimiento para asegurar su éxito y consecución
optima en tiempo y forma de sus objetivos, y para eso es preciso aprender a entender la
GUIA PMBOK® que es el manual para hacer “bien y a la primera”, pues observando y
desarrollando correctamente cada una de las actividades que ahí se indica según el
tamaño y tipo de proyecto, los riesgos de no lograrlo son casi nulos.
Por eso un Director de Proyectos debe estar en constante actualización y capacitación en
los temas de Administración de Proyectos y manejo de personal, donde domine el respeto,
la justicia y la honestidad para tomar las decisiones en base al mejor interés de la empresa
para la cual se trabaja y no el suyo propio. Y considerando que el factor humano es uno de
los elementos más críticos de la Administración de proyectos, dar suma importancia a
identificar a todos los interesados documentando sus grados de interés su poder en el
proyecto, las expectativas que esperan del proyecto y necesidades que requieren
satisfacer para lograr un optimo grado de involucramiento en el mismo y llegar
relativamente fácil a conseguir los objetivos del proyecto.
1. Esterkin,J. (2007). La administración de proyectos en un ámbito competitivo.
Argentina: Thomson International. Recuperado de : http://books.google.com.mx/books?id=Wt3NII-
v07EC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false.
2. Baca, G. (2013). Evaluación de proyectos (7ª ed.). México. Mc – Graw Hill.
3. Gido, J. y Clement, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: CengageLearning.
ISBN 978-607-481-854-3. Cap. 4, 5, 6, 7,8,9. .pdf
4. Project Management Institute, INC (2013) Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía
del PMBOK) (5ª. Ed.) Estados Unidos.
5. Boris Diner. Publicación Pepe y Toño. Consejo de la comunicación; recuperado de:
http://www.pepeytono.com.mx/crea_tu_empresa/como_iniciar_una_empresa
6. Cordero C. Cordero J. García M. Marañon J. (2011) Guia para el plan de calidad (Ed. Web) .Plataforma de
ONG Acción Social, Madrid. Recuperado de;
plhttp://www.plataformaong.org/ARCHIVO/documentos/biblioteca/1366185561_046.pdf
7. Gbegndeji G. (21, January, 2013) Gestión de las comunicaciones del Proyecto: Recuperado de:
https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2013/01/21/gestion-de-las-comunicaciones-del-
proyecto/
8. Carreño Claudia (2012) Diseño del Plan de Gestión de riesgos en los Proyectos de consultoría . recuperado
de: http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1140.pdf
9. Rey F. (2005) Las 5´s Orden y limpieza en el puesto de trabajo. , Fundación COFEMETAL, Madrid.