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Microsoft Office Excel 2013 (Básico)

Universidad San Pedro

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Microsoft Office

Excel 2013

(Básico)

Microsoft Office

Excel 2013

(Básico)



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Formato de celdas en Excel 2013

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero

puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las

herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.

2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a

una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de

la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente,

Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra

mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de

configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a

este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación

de la ficha Inicio.

Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la

opción Formato de celdas.

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la

opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más

opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio >

Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en

la sección correspondiente:



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Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros

podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de

alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de

fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de

la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde

encontramos las mismas opciones de configuración.



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Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la

fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este

sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para

cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como

en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la

izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio >

Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda

verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.

2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al

centro de la misma.

3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es

de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy

estrecha.

4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda,

este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.

6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y

además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán

algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato

de celdas dentro de la sección Alineación.



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Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para

indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se

encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de

colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es

necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir

tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que

dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y

de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes

estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando

Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogo

Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las

configuraciones necesarias a los bordes de una celda.



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Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no

tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el

estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:



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Formato de hojas de hojas en Excel 2013

Los archivos de Excel también son conocidos como libros y cada libro puede contener varias

hojas las cuales a su vez contendrán nuestros datos. Por esta razón es importante aprender a

manejar las hojas en Excel para crear nuevas hojas, renombrarlas, eliminarlas, etc.

Insetar una nueva hoja al libro

De manera predeterminada Excel 2013 crea un nuevo libro con una sola hoja, pero en más de

una ocasión necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para organizar adecuadamente nuestros

datos. Existen tres alternativas para crear una nueva hoja en un libro de Excel:

1. Haz clic en el botón Hoja nueva que es el símbolo más (+) que se encuentra a la

derecha de las etiquetas de hoja en la parte inferior de la ventana.

2. Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opción Insertar lo cual

mostrará una nueva ventana donde deberás seleccionar la opción General > Hoja de

cálculo y pulsar el botón Aceptar.

3. También puedes pulsar la combinación de teclas Mayús + F11 para insertar una nueva

hoja.

La hoja activa de un libro

Aunque un libro puede estar formado por varias hojas, solo habrá una hoja activa a la vez y la

podrás identificar fácilmente porque su nombre resaltará de las demás etiquetas de hoja. En la

siguiente imagen puedes notar que la hoja activa es la Hoja 2:

Para activar una hoja diferente solo debes hacer clic sobre su etiqueta y se convertirá en la

nueva hoja activa del libro. Si prefieres utilizar un atajo de teclado puedes pulsar la combinación

Ctrl + AvPág para activar la hoja de la derecha y la combinación Ctrl + RePág para activar la

hoja de la izquierda.



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Si tienes tantas hojas que no es posible visualizar todas las etiquetas, entonces se activarán unas

pequeñas flechas que se encuentra a la izquierda de las etiquetas y que nos permitirán

desplazarnos hacia adelante o hacia atrás entre todas las hojas de manera que podamos activar

aquellas hojas cuyas etiquetas no estaban visibles en un principio.

Cambiar el nombre de una hoja

De manera predetermina Excel nombra las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. La

desventaja es que estos nombres no describen adecuadamente el contenido de la hoja y cuando

llegas a tener muchas hojas será difícil localizar la hoja que necesitas. Por el contrario, será más

fácil localizar los datos que necesitamos consultar si colocamos un nombre apropiado a la

hoja. Para cambiar el nombre de la hoja debes hacer doble clic sobre su etiqueta y Excel nos

permitirá editar el nombre directamente en la etiqueta:

Al terminar de introducir el nuevo nombre debes pulsar la tecla Entrar para hacer permanentes

los cambios. Es importante mencionar que los nombres de las hojas no pueden exceder los 31

caracteres en longitud ni tampoco pueden incluir símbolos no caracteres especiales. También es

posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta y seleccionando

la opción de menú Cambiar nombre lo cual tendrá el mismo efecto que haber hecho doble clic

sobre la etiqueta.

Cambiar el color de la etiqueta de una hoja

Además de cambiar el nombre de una hoja, podemos cambiar el color de la etiqueta de manera

que podamos organizar e identificar fácilmente las hojas de acuerdo a su color. Para hacer este

cambio debes hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción Color de etiqueta y

elegir el color adecuado:

Si dentro de los colores mostrados no se encuentra el color deseado puedes hacer clic sobre la

opción de menú Más colores para indicar el color exacto a utilizar. Para remover el color de la

etiqueta solo debes seleccionar la opción Sin color.



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Cómo copiar o mover hojas

A veces nos conviene iniciar una nueva hoja a partir de otra que contiene una estructura similar

y en ese caso la mejor alternativa es hacer una copia de la hoja. Otra razón para hacer una copia

es realizar un respaldo de los datos antes de manipularlos con fórmulas de Excel. Para hacer la

copia de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la

opción Mover o copiar y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Debes asegurarte de que la caja de selección Crear una copia está marcada y al pulsar el botón

Aceptar se creará una copia de la hoja. Un atajo para copiar una hoja es arrastrar la etiqueta de

la hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos la tecla Ctrl.

Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posición la hoja, entonces podemos utilizar el

cuadro de diálogo Mover o copiar y seleccionar la posición hacia donde deseamos mover la

hoja. En este caso no es necesario marcar la caja de selección de copiado. Además de este

método, también podemos hacer el movimiento de la hoja arrastrando la etiqueta a la posición

deseada.

Ocultar y mostrar hojas

Para ocultar una hoja es suficiente con hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la

opción Ocultar lo cual dejará invisible la etiqueta.

Para volver a mostrar las hojas que hayamos ocultado debemos hacer clic derecho sobre

cualquier etiqueta y seleccionar la opción Mostrar lo cual abrirá un cuadro de diálogo donde

podremos seleccionar las hojas de deseamos mostrar de nuevo.



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Eliminar una hoja

Si ya no necesitas los datos de una hoja puedes eliminarla por completo. Debes tener cuidado

con esta acción porque una vez guardado el libro ya no será posible revertir la eliminación. Al

igual que las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que

vamos a eliminar y seleccionar la opción Eliminar:



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RANGOS

Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos

nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la

letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.

Rangos en Excel

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la

celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha.

Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. Para seleccionar

un rango tenemos varias alternativas:

Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta que todas

las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.

Pulsa la tecla Mayús y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas

deseado.

Ingresa la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsa Entrar. La

dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará

seleccionado.



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Seleccionar varios rangos

En ocasiones necesitas aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para

poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realiza la selección del primer rango e

inmediatamente después pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada mientras haces la selección de

otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podrás soltar la tecla Ctrl.

En la imagen anterior se han seleccionado los rangos A1:B2, A5:B6 y D3:D4. Aunque este tipo

de selección se facilita con el ratón también es posible seleccionar varios rangos utilizando solo

el teclado y lo único que debemos hacer es pulsar la combinación de teclas Mayús + F8 después

de haber seleccionado un rango lo cual nos permitirá agregar un nuevo rango a la selección. Te

darás cuenta de que has pulsado correctamente la combinación de teclas porque la barra de

estado mostrará el mensaje “Agregar a la selección”.

Seleccionar un rango en varias hojas

También es posible seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que

solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. Para iniciar

debemos hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Ctrl y hacer

clic en la etiqueta de las hojas que deseamos incluir en la selección.

Una vez hecha la selección, cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los

rangos de las diferentes hojas incluidas. La tecla Ctrl nos permite elegir hoja por hoja pero si

deseamos incluir un grupo continuo de hojas podemos utilizar en su lugar la tecla Mayús y



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hacer clic en la etiqueta de la última hoja y automáticamente las hojas intermedias serán

incluidas.

Copiar o mover rangos

La diferencia entre copiar y mover rangos es que al copiar un rango los datos originales quedan

intactos, pero cuando movemos un rango los datos originales son removidos y colocados en la

nueva ubicación. Para copiar un rango solo debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + C

(Copiar) y posteriormente seleccionar la celda destino y pulsar las teclas Ctrl + V (Pegar). La

celda que hayamos elegido como destino es donde se copiará la celda superior izquierda del

rango. La copia de un rango puede ser dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro.

Para mover un rango seguimos los mismos pasos anteriores con la diferencia de que en lugar de

pulsar Ctrl + C utilizaremos la combinación Ctrl + X (Cortar) y posteriormente pegaremos el

rango en la celda deseada. Todos los comandos que he mencionado hasta ahora los puedes

encontrar también en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Es posible mover un rango dentro de la misma hoja utilizando solo el ratón. Primero selecciona

el rango y después posiciona el puntero del ratón en alguno de los bordes y arrastra el rango

hacia la nueva ubicación. Para copiar el rango en lugar de moverlo realiza la misma acción pero

mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras las celdas. Observarás que se muestra un

pequeño símbolo (+) junto al puntero del ratón indicando que se realizará una copia.



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Pegado especial de celdas

Cuando decidimos copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como serán

pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel.

Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:

Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.

Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.

Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.

Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.

Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.

Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las

columnas de origen.

Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o

viceversa.

Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.

Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de

números.

Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la

celda.

Formato: Pega solamente el formato de las celdas.

Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda

origen.

Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.

Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada

automáticamente su cambian los datos originales.



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Columnas y filas

Un libro de Excel está formado por varias hojas y a su vez cada hoja está compuesta de

columnas y filas que dan forma a cada una de las celdas. Cada hoja en Excel 2013 tiene la

cantidad fija de 1, 048,576 filas y 16,384 columnas.

Insertar filas y columnas en Excel

Ya que todas las hojas de Excel tienen un número de filas y de columnas máximo y no podemos

hacer nada por aumentar dicho número, cuando hablamos de insertar una fila o columna

hablamos en realidad de desplazar los datos hacia abajo o hacia la derecha para mostrar una fila

o columna vacía. Podemos insertar una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en el

encabezado de fila y selecciona la opción Insertar y observarás que Excel desplaza los datos

hacia abajo para colocar una fila vacía. También podemos insertar una fila con el comando

Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.

Excel insertará la nueva fila por arriba de la celda que esté activa al momento de ejecutar el

comando. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una columna podemos utilizar el

comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel insertará la columna a

la izquierda de la celda activa. También podemos insertar una columna a la izquierda si

hacemos clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionamos la opción Insertar.



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Eliminar filas y columnas en Excel

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque

los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no necesitamos dicha

información. Selecciona una celda de la fila que deseas eliminar y ve a Inicio > Celdas >

Eliminar > Eliminar filas de hoja.

Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes hacia arriba. También podemos eliminar un

fila si hacemos clic derecho sobre su encabezado y seleccionamos la opción Eliminar. Para

eliminar una columna debes seleccionar el comando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar

columnas de hoja y se eliminará la columna de la celda activa. También puedes hacer clic

derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar la opción Eliminar:

Si después de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un error puedes

revertir la eliminación con el comando Deshacer o pulsando la combinación de teclas Ctrl + Z.



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Ocultar filas y columnas en Excel

Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta información, entonces

puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen dichos datos. Para ocultar una fila

puedes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ocultar o también

puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.

También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y

mostrar > Ocultar columnas. También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de

columna y seleccionar la opción Ocultar.



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Después de haber ocultado una fila o una columna observarás que Excel aún muestra un

encabezado muy pequeño como símbolo de que existe una fila o columna oculta. En la siguiente

imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila

miniatura:

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a continuación:

En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a la fila o

columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y

selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas según sea el caso.

Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o columna que

está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.

Cambiar ancho y alto de columnas y filas

A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los datos se

ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando una tabla y deseamos que las celdas sean

más grandes que su tamaño predeterminado. Cualquiera que sea la razón es importante saber

cómo ajustar el ancho de una columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una

columna debes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de

columna y se mostrará un cuadro de diálogo donde podrás indicar el nuevo valor:



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Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botón Aceptar para hacer permanentes los

cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de diálogo es desde Inicio > Celdas >

Formato > Ancho de columna. Por otro lado, para modificar el alto de una fila podemos

seleccionar una celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la fila. Por

supuesto que también podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic derecho en su

encabezado y seleccionamos la opción Alto de fila. Una última alternativa para ajustar el ancho

de una columna es arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado.

También puedes arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.

Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos lograr haciendo

doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna o sobre el borde inferior del

encabezado una fila. Esto hará que la columna se autoajuste al ancho del contenido o que la fila

se autoajuste al alto de su contenido. La opción Autoajustar es muy útil y por eso encontramos

ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:

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