excel básico repaso

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Repaso Excel Básico

Repaso Excel Básico.

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Tabla de Contenido

o Formato Condicional (Formato > Formato Condicional).

o Funciones lógicas (Si, Y, O).

Anidación de funciones lógicas.

Celdas de Referencia Fija.

o Validación de Datos (Datos > Validación…)

o Series de datos (Edición > Rellenar > Series)

o Búsqueda de información (BUSCARV).


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Formato Condicional:

El ejemplo a seguir es en una hoja de notas de un profesor lograr que esta

indique los alumnos están o no reprobados, por ejemplo la que se anexa, ojo

los resultados se obtiene con la función promedio:

Se selecciona el rango de datos a aplicar el formato (E2:E6), en la barra de

Menú se selecciona la opción Formato > Formato Condicional.

Nótese que se basa en una opción que sigue las siguientes reglas:


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Base de comparación Relación Patrón de

Comparación

Valor de la Celda

Formula

Entre

No está entre

= (igual) <>(no igual a)

> (mayor) < (menor

>= (mayor igual) <= (menor igual)

Valor de Celdas que

definen el rango

Valor de la Celda

La idea acá es destacar a los reprobados, entonces debe cambiarse el aspecto

con el botón formato, es posible agregar cambios a la fuente, tramas y bordes,

en este caso específico los cambios son: Fuente Color Amarillo, Sin bordes y

Trama Roja, obteniendo por resultado.

Es posible establecer únicamente y exclusivamente establecer hasta (tres) 3

formatos condicionales, a saber el semáforo (Verde = Ok, Amarillo = Alerta y

Rojo = Malo).

Funciones Lógicas

Estas sirven para que el libro de Excel realice una u otra función según sea el

resultado de una comparación de factores, el mejor ejemplo es el formato

condicional. Existen varias funciones lógicas, sin embargo a los efectos de

este curso se utilizan las siguientes:


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SI

Es una función que se basa en la verificación si un determinado valor ubicado

en una celda cumple o no con cierta condición, según el siguiente la siguiente:

=Si(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Siendo

Prueba Lógica

Base de comparación Relación Patrón de Comparación

Valor de la Celda = (igual)

<>(no igual a) > (mayor)

< (menor >= (mayor igual)

<= (menor igual)

Valor de la Celda

Valor si Verdadero, puede ser un número, un texto o una ecuación.

Valor si falso, puede ser un número, un texto o una ecuación.

Y

Es una función cuyo resultado es verdadero si todas las condiciones a evaluar

son verdaderas y falso si alguna de ellas es falsa, según el siguiente la

siguiente:

=Y(valor_lógico_1; valor_lógico_2; valor_lógico_3;…)

O

Es una función cuyo resultado es verdadero si al menos alguna de las

condiciones a evaluar es verdadera y falso si todas las condiciones a evaluar

son falsas, según el siguiente la siguiente:

=O(valor_lógico_1; valor_lógico_2; valor_lógico_3;…)


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Anidación de Funciones:

Anidar se traduce en enlazar una función dentro de otra, por ejemplo en esa

hoja de evaluación existe una columna de comentarios, en la cual debe

aparecer alguno de los siguientes:

Criterio Rango

Excelente 18-20

Distinguido 16-18

Bueno 14-16

Regular 10-16

Malo 0-10

El criterio para anidar funciones es comenzar desde el nivel más alto para

barrer nivel por nivel cada uno de los rangos a evaluar, esto garantiza de

antemano que cada vez que se elimina un rango este es el techo del que le

sigue. La razón por la cual no se verifica desde abajo hacia arriba obedece

a que una vez cumplido el criterio cesa la verificación, así de abajo hacia arriba

un alumno con 18 puntos será un alumno regular, mientras que de arriba abajo

será excelente, adicional a esto de arriba abajo, la anidación es igual a la

cantidad de criterios -1, 5 criterios = 4 anidaciones, la máxima cantidad de

funciones a anidar es siete (7), Al invocar la función se rellenaría con los

siguientes valores:

Prueba

Lógica

E2>=18

Valor si verdader

o

“Excelente”

Valor si

falso:

SI(E2>=16;

“Distinguido”;SI(E2>=14

; “Bueno”;SI(E2>=10; “Regular”; “Malo”)))

Obteniendo los siguientes resultados:


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Celdas de Referencia Fija:

El ejemplo anterior funciona muy bien hasta que se asigna pesos a cada uno de

los exámenes:

La definitiva se calcula entonces así: =B11*B9+C11*C9+D11*D9, sin

embargo, esta operación involucra a las celdas que contienen los valores en

porcentaje, así que la expresión correcta es:

=B11*$B$9+C11*$C$9+D11*$D$9, resultando:

Nótese las variaciones de las definitivas y la utilidad de las funciones utilizadas

al momento, pero que significan esos signos ($) y cual es su función. El signo


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($) refiere que precede a un valor fijo (fija o columna) y se activa presionando

F4, tiene 4 formas básicas.

Significado Ejemplo

F4 Ambos fijos $A$1

F4 – F4 Fija la Fila A$1

F4 – F4 – F4 Fija la Columna $A1

F4 – F4 – F4 – F4 Ninguno fijo A1

Validación de Datos:

Ahora que pasa si un profesor ingresa notas negativas o calificaciones por

encima de 20 pts, eso sin duda que afecta el promedio del alumno, por lo cual

es posible establecer criterios para restringir el tipo de dato que se incorpora.

Seleccione el rango de los datos (B2:D8), en la barra de menú Datos >

Validación…, existen ocho (8) posibles valores (Cualquier valor, Número

Entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto, Personalizada), a los

efectos nos interesan dos (2) casos, el primero Número Entero (0, 1, 2…) ó

Decimal (cualquier número positivo o negativo), la mas ventajosa es la opción

decimal (con un rango entre 0 y 20). El sistema permite ingresar

información:

Mensaje de Entrada Mensaje de Error

Titulo Ingrese Datos Calificación no válida

Mensaje Notas del 0 al 20 Ingrese solo calificaciones entre 0 y

20

Presione ENTER e intente ingresar calificaciones negativas o superiores a 20 y

observe.

Búsqueda de Información (Buscarv)

Lo que se ha estudiado al momento lo vamos a utilizar para construir una

factura totalmente funcional, para esto se utilizara Datos > Validación…


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tomando la opción Lista, esta opción requiere que la lista este ubicada en la

misma hoja que los elementos de la factura. A continuación los datos y la

factura:

Seleccione el rango de datos (A9:A14), es el rango de los datos a validar,

mientras que el origen de la lista es el rango (A2:A7). A continuación

ingrese los mensajes de entrada y de error, observe el resultado y vea la

función del botón desplegable resultante.

Mensaje de Entrada Mensaje de Error

Titulo Ingrese Datos Calificación no válida

Mensaje Seleccione el código

de la mercancía

No teclee el código

despliegue el botón y selecciónelo

Ahora que es posible seleccionar un código es necesario que una vez este sea

seleccionado de inmediato la información descripción y precio aparezcan de

Base de Datos

Factura


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forma automática, para esto se inserta la función BUSCARV, los parámetros de

esta función son:

Opción del Cuadro de

Dialogo

Significado Ejemplo

Valor Buscado

Refiere la celda con la información que sirve como índice de búsqueda

A9

Matriz Buscar en

Base de datos de los artículos A2:C7

Indicador de Columna

Respecto al índice de búsqueda cual es el

número de la columna que contiene la información que se busca

2

Ordenado

Valor lógico, Verdadero por defecto busca el valor más próximo por defecto, mientras

que Falso ubica el valor exacto que refiere el índice de búsqueda, no se requiere para

la mayoría de los casos.

Falso

Observaciones (Celdas de Referencia Fija – función F4):

Las operaciones con celdas que

involucran más de una fila y

columna por vez y las que refieren

en varias columnas a una como

referencia, implican por definición el

uso de referencias fijas, entonces,

A9 es $A9 y A2:C7 es $A$2:$C$7,

de otra forma al intentar arrastrar las ecuaciones estas producirán variaciones

en los campos asociado.

Una vez arrastrada la ecuación y verificado los indicadores de columna, debe

proceder a la función subtotal =Precio*Cantidad, pero al arrastrar esta produce

este resultado.


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Antes de los cambios Luego de los cambios

Resulta que la ausencia de código devuelve un mensaje de No Aplica y este no

puede ser sumando, esto se resuelve con la siguiente función lógica:

=SI($A9="";"";BUSCARV($A9;$A$2:$C$7;2;FALSO)), esto significa que si la

celda en referencia es un espacio en blanco lo muestre como un espacio en

blanco, sino que busque el valor del código. Si se utiliza la función producto

se resuelve de forma automática el problema, (pero arroja resultados sin

ingresar cantidades, observe los gráficos). Si uds., utiliza =C9*D9,

entonces deberá utilizar la función lógica =SI(C9="";0;C9*D9), así si la celda

esta en blanco el resultado que se muestra es un cero (o un guión) y en caso

de haber una cantidad se muestra el número.

Ahora la celda Total es una simple sumatoria en el rango (E9:E14), pero el

total a pagar es una función que involucra un descuento que es normal que el

comerciante ofrezca y el cargo de impuesto (IVA), el desarrollo de estas

funciones involucra de nuevo funciones lógicas.

Para esto debe definirse ante todo los criterios:

30% descuento si compara más de Bs. 30.000, 25% si es más de Bs. 20.000,

20% más de Bs. 10.000 y 0% para los demás. El IVA tiene un valor de 15%.

Entonces la función que explica el total a pagar es:


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=SI(E15>=30000;E15*0,7*1,15;SI(E15>=20000;E15*0,8*1,15;SI(E15>=100

00;E15*0,9*1,15;E15*1,15)))

Se obtiene como resultado:

Así incluyendo el IVA siempre el

descuento le dará la impresión

que le salio mas barato, si tiene

dudas lea el libro el hombre que

calculaba de Malba Tahan y

descubrirá muchas cosas

interesantes.

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