excel - filtros automáticos e avançados
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Excel
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Introdução
Objetivos de Aprendizagem
No final da lição deverá ser capaz de:
Aplicar operações ordenação e Pesquisa
Filtros automáticos e avançados
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Funções de Ordenação e Pesquisa
De uma forma simplificada, pode afirmar-se que uma base de dados é um conjunto de informação que está armazenada sob a forma de linhas e colunas numa tabela, em que as linhas correspondem aos registos e os campos às colunas. No exemplo seguido, está presente uma base de dados composta por 11 campos, (categoria, código artigo, artigo, preço custo, ..., quantidade encomendar) e por 10 registos, que correspondem a cada um dos artigos em stock. Este modo de estruturar a informação permite uma maior facilidade no acesso e na gestão dos dados.
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Funções de Ordenação e Pesquisa
O Excel possui comandos específicos, definidos no agrupamento (menu) DADOS [DATA], para o tratamento das bases de dados. O primeiro comando deste menu corresponde à ordenação ORDENAR [SORT]. Numa base de dados o nome dos campos deve corresponder aos títulos das colunas, indicadores da ordem de ordenação.
Ordene a tabela de artigos ascendentemente por categorias e descendente-mente por artigo...
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Funções de Ordenação e Pesquisa
O Excel possui comandos específicos, definidos no agrupamento (menu) DADOS [DATA], para o tratamento das bases de dados. O primeiro comando deste menu corresponde à ordenação ORDENAR [SORT]. Numa base de dados o nome dos campos deve corresponder aos títulos das colunas, indicadores da ordem de ordenação.
Ordene a tabela de artigos ascendentemente por categorias e descendente-mente por artigo...
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Funções de Ordenação e PesquisaPara visualizar unicamente os artigos a encomendar, comece por selecionar a totalidade da base de dados, B10:M20, aceda ao separador DADOS [DATA] e escolha o comando FILTROS [FILTER]. Surge automaticamente um botão de lis-tagem em cada campo para facilitar a criação de filtros. Pressione o botão de lis-tagem do campo “Situação” e escolha o valor “A Encomendar”. Automaticamente a listagem fica reduzida à apresentação dos artigos em situação de encomenda, tal como apresentado na figura anterior.
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Funções de Ordenação e PesquisaPara listar os artigos a encomendar, pertencentes à categoria “CX” deve, para além do filtro já criado, definir um segundo filtro. Pressione o botão de lista-gem, correspondente ao campo “Categoria”, e seleccione o valor “CX”. Como resultado deverá obter uma pequena listagem composta pelos artigos “Caixa Organizer” e “Caixa Rolling 40lt”. Para voltar a visualizar todos os registos, pode optar por retirar os filtros aplicados em cada um dos campo ou aceder à opção FILTROS [FILTERS] do sepa-rador DADOS [DATA] e escolher o comando LIMPAR [CLEAR].
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Funções de Ordenação e PesquisaOs filtros automáticos também permitem definir critérios mais precisos para a extração de registos da base de dados. Para listar os artigos cujo preço de custo está compreendido entre 100 € e 500 € ative o botão de filtro do campo “Preço Custo” e selecione a opção FIL-TROS NUMÉRICOS/FILTRO PERSONALIZADO [NUMBER FILTERS/CUSTOM FILTER] (PER-SONALIZAR [CUSTOM]). Surge a seguinte caixa de diálogo:
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Funções de Ordenação e PesquisaUma vez que os filtros automáticos permitem apenas personalizar duas condições, torna-se impossível utilizá-los para visualizar unicamente os registos respeitantes aos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘ 401’. Por esse motivo é necessário recorrer a filtros avançados. Nos filtros avançados é imprescindível a definição de um intervalo de crité-rios. Esse intervalo é definido com uma tabela composta por duas ou mais linhas. A primeira compreende o nome dos campos da base de dados e a segundo a definição dos filtros. Para visualizar os registos dos quatro artigos pedidos comece por copiar, para as células B23: M23, a primeira linha da base de dados, com o objetivo de definir a tabela de critérios, tal como apresentado na figura anterior. Uma vez que se pretende visualizar os artigos cujos códigos correspondem a ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ‘401’, preencha a coluna do código do artigo, da tabela de critérios, com esses valores tal como apresentado.
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Funções de Ordenação e PesquisaPara a resolução deste problema necessita de redefinir o intervalo de critérios digitando em cada linha da coluna “Situação” o texto “Em Ruptura”:
Sempre que se utilizam várias linhas, no intervalo de critérios, o Excel aplica a disjunção das condições estabelecidas nas diferentes linhas e conjunção no interior de cada uma. Assim esta redefinição dos critérios resulta na listagem dos artigos cujo código é ‘101’ E estão “Em Ruptura” OU cujo código é ‘201’ E estão “Em Ruptura”, etc.
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Funções de Ordenação e Pesquisa
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Funções de Ordenação e PesquisaRetome a visualização de todos os registos da base de dados pressionando a opção LIMPAR [CLEAR] do agrupamento ORDENAR E FILTRAR [SORT & FILTER] do separador DADOS [DATA] (optando por MOSTAR TUDO [SHOW ALL] do sub-menu FIL-TROS [FILTERS] do menu DADOS [DATA]). Elimine também os valores contidos na tabela de critérios. Para apresentar o registo da base de dados correspondente ao artigo cujo preço de custo é o mais elevado, deve começar por calcular, no intervalo de ritérios, na célula E24, o maior valor do preço de custo entre todos os artigos. Para isso, aceda à função estatística MÁXIMO [MAX] e defina os seguintes parâmetros: Máximo (E11:E20)
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Funções de Ordenação e Pesquisa
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Funções de Ordenação e PesquisaOs filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extrac-ção de determinadas combinações de dados. Essa situação implica o recurso a filtros mais avançados. Os filtros avançados permitem seleccionar os dados a serem visualizados através da aplicação de um intervalo de critérios, em que apenas serão apresentados os registos que obedeçam a esses critérios.
Apresente somente os registos dos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘401’...
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Funções de Ordenação e Pesquisa
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Funções de Ordenação e PesquisaOs filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extrac-ção de determinadas combinações de dados. Essa situação implica o recurso a filtros mais avançados. Os filtros avançados permitem seleccionar os dados a serem visualizados através da aplicação de um intervalo de critérios, em que apenas serão apresentados os registos que obedeçam a esses critérios.
Apresente somente os registos dos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘401’...
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Funções de Ordenação e PesquisaUma vez que os filtros automáticos permitem apenas personalizar duas condições, torna-se impossível utilizá-los para visualizar unicamente os registos respeitantes aos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘ 401’. Por esse motivo é necessário recorrer a filtros avançados. Nos filtros avançados é imprescindível a definição de um intervalo de crité-rios. Esse intervalo é definido com uma tabela composta por duas ou mais linhas. A primeira compreende o nome dos campos da base de dados e a segundo a definição dos filtros. Para visualizar os registos dos quatro artigos pedidos comece por copiar, para as células B23: M23, a primeira linha da base de dados, com o objectivo de definir a tabela de critérios, tal como apresentado na figura anterior. Uma vez que se pretende visualizar os artigos cujos códigos correspondem a ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ‘401’, preencha a coluna do código do artigo, da tabela de critérios, com esses valores tal como apresentado.
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ExercícioPara aplicar o filtro definido, aceda ao separador DADOS [DATA] e no agrupa-mento ORDENAR E FILTRAR [sOrt & FILTER] seleccione a opção AVANÇADAS [ADVAN-CED] (seleccione o comando FILTRO [FILTER] e escolha a opção FILTRO AVANÇADO [ADVANCED FILTER]). Surge a seguinte caixa de diálogo:
Funções de Ordenação e Pesquisa
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Funções de Ordenação e PesquisaNesta caixa de diálogo, comece por definir o local onde pretende a apresen-tação dos resultados a obter. Se optar por FILTRAR A LISTA NO LOCAL [FILTER THE LIST IN-PLACE] a visualização do resultado, da aplicação do filtro, será efectuada na própria base de dados. À semelhança dos filtros automáticos, são ocultados os registos que não obedecem aos critérios definidos. Se optar por COPIAR PARA OUTRO LOCAL [COPY TO ANOTHER LOCATION], o resultado ficará visível numa outra área da mesma folha de cálculo. Esta última opção implica o preenchimento do campo COPIAR PARA [COPY TO] com a indicação do intervalo de célula(s) para onde devem ser copiados os registos que satisfaçam os critérios. Para este exemplo opte pela primeira situação em que o resultado surge na própria base de dados. No segundo parâmetro, INTERVALO DA LISTA [LIST RANGE], é solicitada a indicação das células que compõem a base de dados. Preencha com os endere-ços B10:M20. Para finalizar, indique o INTERVALO DE CRITÉRIOS [CRITERIA RANGE] inserindo os endereços das células que compõem a tabela dos filtros a aplicar, B23:M27. Pressione OK e deverá obter o resultado apresentado.
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Funções de Ordenação e PesquisaDo conjunto dos artigos com o código ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ’401’ seleccione os que se encontram em situação de ruptura...
Para a resolução deste problema necessita de redefinir o intervalo de critérios digitando em cada linha da coluna “Situação” o texto “Em Ruptura”:
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Funções de Ordenação e PesquisaSempre que se utilizam várias linhas, no intervalo de critérios, o Excel aplica a disjunção das condições estabelecidas nas diferentes linhas e conjunção no interior de cada uma. Assim esta redefinição dos critérios resulta na listagem dos artigos cujo código é ‘101’ E estão “Em Ruptura” OU cujo código é ‘201’ E estão “Em Ruptura”, etc. Após completar a tabela de critérios, repita as operações anteriores para a aplicação do novo filtro avançado. Deverá obter uma pequena listagem com-posta pelos artigos 101 e 401. Uma outra situação interessante é a possibilidade da utilização de fórmulas no intervalo de critérios.
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Funções de Ordenação e PesquisaApresente o registo correspondente ao artigo com o preço de custo mais ele-vado...
Retome a visualização de todos os registos da base de dados pressionando a opção LIMPAR [CLEAR] do agrupamento ORDENAR E FILTRAR [SORT & FILTER] do separador DADOS [DATA] (optando por MOSTAR TUDO [SHOW ALL] do sub-menu FIL-TROS [FILTERS] do menu DADOS [DATA]). Elimine também os valores contidos na tabela de critérios. Para apresentar o registo da base de dados correspondente ao artigo cujo preço de custo é o mais elevado, deve começar por calcular, no intervalo de critérios, na célula E24, o maior valor do preço de custo entre todos os artigos. Para isso, aceda à função estatística MÁXIMO [MAX] e defina os seguintes parâmetros:
![Page 23: Excel - Filtros Automáticos e Avançados](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022062218/58d0f8c71a28abc00b8b59d1/html5/thumbnails/23.jpg)
Funções de Ordenação e Pesquisa
Pressione OK para obter a seguinte tabela de critérios: Pressione OK para obter a seguinte tabela de critérios:
Aplique os filtros avançados, para este novo critério, e deverá obter apenas o registo do artigo 401 da categoria “Pastas e Arquivos”, correspondente ao artigo cujo preço de custo é o mais elevado. Uma vez que, o valor do preço de custo, apresentado na tabela de critérios, depende da lista de artigos em causa, o resultado obtido é um valor variante.
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ExercícioCrie, no Excel, uma base de dados para registar os automóveis usados dispo ní veis para venda, representada na figura da página seguinte.Introduza os dados formatados em conformidade com a figura. Ordene a tabela por ordem decrescente utilizando o critério ano do veículo.Utilize os filtros automáticos para visualizar apenas as viaturas com ano supe rior a 2000 e com preço base inferior a 15000 €.Utilize os filtros avançados para visualizar os veículos de serviços com o ano superior a 2002 e os veículos de ocasião com preço inferior a 2000.Grave o ficheiro com o nome Exercício_9.
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Exercício
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Parabéns!
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