excelwww slide-giaotrinh-tk-100123171205-phpapp02
TRANSCRIPT
1
XPChương 6: Sử dụng MICROSOFT EXCEL
6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel
6.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán
6.3 Các thao tác trên bảng tính
6.4 Sử dụng một số hàm thông dụng
6.5 Biểu đồ
6.6 In ấn
http://slide-giaotrinh.tk
2
XP6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel
6.1.1 Giới thiệu tính năng
6.1.2 Khởi động
6.1.3 Giới thiệu giao diện
6.1.4 Thoát
3
XP6.1.1 Giới thiệu tính năng
là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office
là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp
được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.
4
XP6.1.2 KHỞI ĐỘNG
Khởi động MS Excel
C1: Double Click vào biểu tượng
C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Excel
C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK
5
XP6.1.3 GiỚI THIỆU GIAO DIỆN
Thanh Menu lệnhThanh tiêu đề Các thanh công cụThanh công thức
Thanh trạng thái
Thanh cuộn dọc
Thanh cuộn ngang
Tên của cột từ A - IV
Số thứ tự của hàngtừ 1- 65536
Các Worksheet: Sheet1, …
Cột hiện hành
Hàng hiện hành
Con trỏ ô
Hộp báo địa chỉ ô
6
XP6.1.4 THOÁT EXCEL
Thoát khỏi MS Excel
C1: Trên cửa sổ Word Mở mục chọn File\ Exit
C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của
chương trình.
7
XP6.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán
6.2.1 Các khái niệm
6.2.2 Các kiểu dữ liệu
6.2.3 Định dạng dữ liệu
6.2.4 Các phép toán
8
XP6.2.1 CÁC KHÁI NIỆM
6.2.1.1 Workbook
6.2.1.2 Worksheet
6.2.1.3 Hàng (Row)
6.2.1.4 Cột (Column)
6.2.1.5 Ô (Cell)
6.2.1.6 Các loại địa chỉ
9
XP6.2.1.1 Workbook
Là một tệp tin của chương trình bảng tính Excel
Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets khác nhau.
Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới một Workbook trong mục chọn Tools\ Options\ General\ mục Sheet in new workbook.
10
XP6.2.1.2 Worksheet:
là một Sheet, tức là một bảng tính nằm trong
Worksbook
mỗi Workbook phải có ít nhất một Worksheet.
có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row) và
giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được xác định
bởi địa chỉ ô
11
XP6.2.1.3 Hàng (Row)
1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536
Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A
(dùng để đánh số thứ tự cho dòng).
12
XP6.2.1.4 Cột (Column)
1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536
Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên
trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A
(dùng để đánh số thứ tự cho dòng).
13
XP6.2.1.5 Ô (Cell)
Ô: Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên hàng. Ví dụ : A4, N3, …
Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.
Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới.
14
XP6.2.1.6 Các loại địa chỉ
Địa chỉ tương đối là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công
thức chứa địa chỉ ô. Khi sao chép công thức của ô
nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa
vùng nguồn và vùng đích.
được viết dưới dạng: <Cột><Dòng>
VD: A4, B10
15
XPKHÁI NIỆM CƠ BẢN
Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức
chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>
VD: $A$4, $B$10
16
XPKHÁI NIỆM CƠ BẢN
Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và
khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến
vùng đích
được viết dưới dạng:
<$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng)
hoặc <Cột><$Dòng>(cố định hàng, thay đổi theo cột)
VD: $A6, B$8
Để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ, nhấn phím F4 để
chuyển đổi
17
XP6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
6.2.2.1 Kiểu chuỗi (Text):
a z, AZ, 0 9, các ký tự khác: “ , ?, <,
>, …
Theo mặc định, kiểu Text được canh trái
Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số
nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng
dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
18
XP6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
6.2.2.2Kiểu Số (Number):
0->9, các dấu +, - , (, *, $
Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong
ô
Kiếu Number có các định dạng sau:
Số chưa định dạng(Gerneral).
Số đã được định dạng theo kiêu số(Number).
Số ở dạng tiền tệ(Currency).
Số ở dạng kế toán(Accounting).
19
XP6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Số ở dạng ngày (Date).
Số ở dạng giờ(Time).
Số phần trăm %(Percentage).
Số ở dạng chuỗi (Text).
Số ở dạng phân số(Fraction).
Số ở dạng khoa học(Scientific).
Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng…
Một số được khai báo khác(Custom).
20
XP6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
6.2.2.3 Kiểu Logic
chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)
thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic
> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng
< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằng
= : Bằng <> : Khác
21
XP6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU
6.2.3.4 Kiểu công thức
bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-)
chứa các phép toán hoặc các hàm
22
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.1 Định dạng kiểu số
Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau.
Dữ liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần: dạng số (Category) và kiểu định dạng (Format Code). Các dạng số gồm: số (Number), số phần trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date) ...
23
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.1 Định dạng kiểu số
Cách 1: Sử dụng hộp thoại
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Vào menu Format/Cells... hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl + 1, xuất hiện hộp thoại:
24
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.1 Định dạng kiểu số
Chọn dạng số
Chọn số lẻ thập phân
xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn.
Chọn kiểu số âm
25
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.1 Định dạng kiểu số
Cách 2: Sử dụng nút lệnh
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng, kích chuột tại biểu
tượng:
Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất
hiện dấu phân cách hàng ngàn).
Ascending để tăng số lẻ thập phân.
Descending để giảm số lẻ thập phân.
26
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.2 Định dạng Font chữ
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Vào menu Format/Cells...(hoặc có thể kích
chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục
Format Cells...)
Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên
thẻ Font:
27
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.2 Định dạng Font chữ
28
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.2 Định dạng Font chữ
Để chọn Font chữ mặc định trong Microsoft Excel, tiến
hành như sau:
Vào menu Tool/Options
Trong cửa sổ Option, chọn làm việc trên thẻ General.
Chọn Font chữ trên mục Standard Font
Chọn kích thước chữ trong mục Size.
Chọn OK, xuất hiện hộp thông báo, chọn OK.
29
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo
kiểu dữ liệu được nhập vào. Dữ liệu hiển thị
trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô
(Horizontal), được canh theo chiều cao của ô
(Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay
chiều dọc (Orientation).
30
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Thực hiện như sau:
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Vào menu Format/Cells...(hoặc có thể kích
chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục
Format Cells...)
31
XP6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều dọc của ô trong hộp thoại Vertical Chọn hình thức trải dữ
liệu trong Orientation
32
XP6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN
6.2.4.1 Các phép toán số học
% : Toán tử phần trăm.
^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy
thừa.
*, / : Toán tử nhân, chia.
+, - : Toán tử cộng, trừ.
33
XP6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN
6.2.4.2 Phép toán nối chuỗi
Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi
thành 1 chuỗi duy nhất
Phép toán có dạng: &
Ví dụ: “Đại”&” “&“Học” Đại Học
34
XP6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN
6.2.4.3 Phép toán so sánh
> lớn hơn < nhỏ hơn
= bằng <> khác nhau
>= lớn hơn hoặc bằng <= nhỏ hơn hoặc
bằng.
35
XP6.3 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
6.3.2 Quản lý Worksheet
6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
36
XP6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
6.3.1.1Tạo tập tin bảng tính mới
Để mở 1 tập tin bảng tính mới, ta có thể thực hiện
một trong các cách sau:
Vào menu File/New, trong bảng New Workbook
chọn Blankworkbook, chọn OK.
Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.
Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
37
XP6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
6.3.1.2 Lưu tệp tin lên đĩa:
C1: Mở mục chọn File\ Save;
C2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ
Standard;
C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S
Nếu là tập tin mới, xuất hiện hộp thoại Save As
38
XP6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
Nếu là tập tin đã lưu, cập nhật thay đổi
Chỉ định đường dẫn
Nhập tên tập tin
39
XP6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
6.3.1.3 Mở tập tin đã có trên đĩa:
C1: Mở mục chọn File\ Open;
C2: Nhấn nút Open trên thanh công cụ Standard;
C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
Xuất hiện hộp thoại Open
Chỉ định đường dẫn đến tập tin cần mở
Double click vào tập tin cần mở
40
XP6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính
6.3.1.4 Đóng tập tin đang mở:
Thực hiện thao tác thoát khỏi Excel.
C2: File/ Close
C3: Ctrl+ F4, Ctrl + W
C4: Kick nút Close Windows
41
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.1 Mặc định số Sheet trong một tập tin Excel
Cách thực hiện như sau:
Vào menu Tools/Options...
Trong hộp thoại Options, chọn thẻ General.
Trong mục Sheets in New Workbook: Gõ số Sheet
cần khởi tạo (từ 1 đến 255)
Chọn OK để cập nhật
Tuy nhiên để xem kết quả, cần khởi động lại Excel.
42
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.2 Chèn thêm Worksheet:
C1: Vào menu Insert\ Worksheet;
C2: kích chuột phải trên tên Worksheet trong danh
sách các Worksheet -> chọn Insert -> xuất hiện hộp
thoại Insert -> chọn Worksheet -> nhấn OK
Worksheet mới tạo sẽ được chèn vào trước Worksheet
đang mở
43
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.3 Đổi tên Worksheet:
Chọn các Worksheet đổi tên
C1: Vào menu Format\ Sheet\ Rename sau đó nhập
tên mới
C2: kích chuột phải lên Worksheet cần đổi tên, chọn
Rename và nhập tên mới.
C3: Nhấp đúp vào Worksheet cần đổi tên, nhập tên
mới.
44
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
3.3.2.4 Sao chép Worksheet:
Chọn các Worksheet sao chép
C1: Giữ Ctrl, kéo thả vào ví trí mới
C2: kích chuột phải lên Worksheet
cần sao chép, chọn Move or Copy
Sheet (hoặc vào menu Edit/ Move
or Copy Sheet), -> xuất hiện hộp
thoại Move or Copy
Chọn tên Workbook đích
Chọn Worksheet mà Worksheet tạo ra đứng trước nó
45
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.5 Di chuyển Worksheet:
tương tự như sao chép nhưng:
trong Cách 1: Không giữ phím Ctrl khi kéo thả
trong Cách 2: Không đánh dấu check vào ô Create a
copy .
46
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.6 Xoá worksheet
Chọn các Worksheet cần xóa
C1: Vào menu Edit\ Delete Sheet
C2: kích chuột phải lên Worksheet cần xóa, chọn
Delete
47
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.7 Nhóm các Sheet Muốn chọn các Sheet liên tục nhau: Kích chuột vào tên
Sheet đầu tiên và giữ Shift trong khi kích chuột vào tên Sheet cuối.
Muốn chọn các Sheet rời rạc, giữ phím Ctrl trong khi kích chuột vào tên các Sheet.
Muốn chọn tất cả các Sheet, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Select All Sheets.
Để phân rã các Sheet sau khi nhóm, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Ungroup Sheets
48
XP6.3.2 Quản ly Worksheet
6.3.2.8 Ẩn và hiện lại bảng tính:
Ẩn:
Chọn các Worksheet
Format\ Sheet\ Hide
Hiện:
Format\ Sheet\ Unhide, chọn Worksheet cần bỏ tính
ẩn trong hộp thoại Unhide
49
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet
Nhấn phím mũi tên: di chuyển con trỏ theo chiều
mũi tên (trừ khi đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô)
Nhấn phím TAB: di chuyển một ô từ trái sang
phải, Shift + TAB: di chuyển con trỏ theo hướng
ngược lại.
Nhấn phím ENTER: để kết thúc việc nhập hoặc
chỉnh sửa dữ liệu cho ô hiện hành.
50
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet
Phím HOME: dời con trỏ về ô đầu hàng hiện hành.
Phím Ctrl + HOME: dời con trỏ về ô đầu tiên A1.
Phím Ctrl + END: dời con trỏ về ô cuối cùng có dữ liệu.
51
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet
Phím Page Up/Page Down: dời con trỏ lên hoặc xuống 1 trang màn hình.
Phím F5: đưa con trỏ đến ô tùy ý.
Alt +ENTER: xuống hàng trong cùng một ô trong quá trị nhập dữ liệu
52
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.2 Chọn vùng
Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn
Chọn một vùng: vùng là một khối hình chữ nhật, gồm nhiều ô. Vùng được xác định bằng địa chỉ ô ở góc phía trên bên trái và địa chỉ ô ở góc phía dưới bên phải, ngăn cách bởi dấu hai chấm (:).
Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột để chọn nhiều cột.
53
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.2 Chọn vùng
Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột để chọn nhiều cột.
Chọn hàng: Kích chuột lên tên hàng, có thể rê chuột để chọn nhiều hàng.
Chọn toàn bộ các ô trong Sheet: Nhấn phím Ctrl +A hoặc kích vào vị trí giá nhau của hàng chứa tên cột và cột chứa tên hàng, (phần giao nhau của hai biên của bảng tính).
54
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.3 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu
Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu và kết
thúc bằng phím ENTER, hoặc phím TAB hoặc
phím mũi tên.
Để hiệu chỉnh dữ liệu, kích đôi chuột vào ô cần
hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2). Sau khi sửa xong
nhấn phím ENTER.
55
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.4 Sao chép dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.
Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một trong các cách:
Vào menu Edit/Copy
Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ.
Kích phải chuột, chọn mục Copy trên menu tắt.
Chọn tổ hợp phím Ctrl+C.
56
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.4 Sao chép dữ liệu
Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích.
Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các
cách sau:
Vào menu Edit/Paste
Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
57
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển.
Di chuyển dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một
trong các cách:
Vào menu Edit/Cut
Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
Kích phải chuột, chọn mục Cut trên menu tắt.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
58
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu
Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích.
Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các
cách sau:
Vào menu Edit/Paste
Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
59
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.6 Xóa dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu muốn xóa.
Thực hiện xóa dữ liệu bằng cách chọn 1 trong các
cách sau:
Vào menu Edit/Clear/Contents.
Kích chuột phải lên vùng chọn, chọn mục Clear
contents
Nhấn phím Delete.
60
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.7 Chèn hàng, cột
Chèn cột:
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được
chọn sẽ đổi màu. Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng
số lượng cột đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Columns.
Hoặc kích chuột phải trong cột đã chọn, sau đó chọn
mục Insert.
61
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.7 Chèn hàng, cột
Chèn hàng:
Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn chèn. Các hàng
được chọn sẽ đổi màu. Số lượng hàng được chèn vào
sẽ bằng số lượng hàng đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Row.
Hoặc kích chuột phải trong hàng đã chọn, sau đó
chọn mục Insert.
62
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.7 Chèn hàng, cột
Chèn ô:
Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi
màu. Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô
sẽ được chèn vào bảng tính.
Vào menu Insert chọn mục Cells...
Hoặc kích chuột phải lên vùng đã chọn, sau đó chọn
mục Insert.
63
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.7 Chèn hàng, cột
Trong hộp thoại Insert chọn:
Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng hiện
hành sang phải
Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng hiện
hành xuống dưới
Entire Row : Chèn nguyên hàng
Entire Column : Chèn nguyên cột
Chọn OK để thực hiện chèn.
64
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống
Xóa cột:
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete
65
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống
Xóa hàng:
Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete.
66
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống
Xóa ô, vùng:
Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn
Delete
67
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống
Xóa ô, vùng: Trong cửa sổ Delete chọn:
Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa
Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa
Entire Row : Xóa nguyên hàng
Entire Column : Xóa nguyên cột
68
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng
Thay đổi kích thước cột:
Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.
Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên cột. Con trỏ
sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ
rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ có độ rộng bằng
nhau.
69
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng
Thay đổi kích thước cột:
Có thể sử dụng lệnh. Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.
Vào menu Format/Column/Width
Hoặc kích chuột phải vào vùng cột chọn, chọn mục Column Width trên menu tắt.
Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong hộp Column Width.
Chọn OK để cập nhật độ rộng của cột.
70
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng
Thay đổi kích thước hàng:
Chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng.
Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên hàng. Con
trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ
rộng các hàng. Các hàng đã được chọn sẽ có độ rộng
bằng nhau.
71
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng
Thay đổi kích thước hàng:
Hoặc chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng.
Vào menu Format/Row/Height
Hoặc kích chuột phải vào vùng hàng chọn, chọn mục
Row Height trên menu tắt.
Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của hàng
trong hộp Row Height.
Chọn OK để cập nhật độ rộng của hàng.
72
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột
Ẩn các hàng, cột:
Chọn các hàng, cột cần ẩn.
Vào menu Format/Row để ẩn hàng, chọn Column để ẩn cột cuối cùng chọn Hide.
Hoặc nhấn chuột phải lên các hàng/cột vừa chọn, chọn Hide trong menu xuất
73
XP6.3.3 Các thao tác trên Worksheet
6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột
Hiển thị các hàng, cột:
Chọn các hàng (hoặc các cột) liền trước và sau với chúng.
Mở mục chọn Format/Row (hoặc Column) chọn Unhide. Hoặc bạn có thể nhấn chuột phải lên ngay vùng đã chọn rồi chọn lệnh Unhide trong menu xuất hiện.
74
XP6.4 Sử dụng một sô hàm thông dụng
6.4.1 Giới thiệu
6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số
6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ
6.4.5 Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic
6.4.6 Hàm thống kê
6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu
75
XP6.4.1 Giới thiệu
6.4.1.1 Khái niệm
Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm
thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả
về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc
vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi.
76
XP6.4.1 Giới thiệu
6.4.1.2 Cú pháp
= Tên hàm(Danh sách đôi sô)
Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel
Danh sách đôi sô: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực
hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là hằng số,
chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác
VD: Hàm Now(), Int(B3)….
77
XP6.4.1 Giới thiệu
6.4.1.3 Lưu ý:Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường,
phải viết đúng theo cú pháp
Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)
Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm Now()
Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm
78
XP6.4.2 Hàm xử ly dữ liệu dạng sô
6.4.2.1 HàmABS
Cú pháp : =ABS(Number)
Công dụng : trả về trị tuyệt đối của (Number).
Ví dụ: ABS(-5) trả về giá trị 5.
6.4.2.2 Hàm SQRT
Cú pháp : =SQRT(Number)
Công dụng : trả về căn bậc hai của Number.
Ví dụ : =SQRT(9) trả về giá trị 3.
79
XP6.4.2 Hàm xử ly dữ liệu dạng sô
6.4.2.3 Hàm INT
Cú pháp : =INT(Number)
Công dụng : trả về phần nguyên của (Number).
Ví dụ : INT(5.9) trả về giá trị 5.
6.4.2.4 Hàm MODCú pháp : =MOD(Number,divisor)
Công dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia cho số bị chia divisor.
80
XP6.4.2 Hàm xử ly dữ liệu dạng sô
6.4.2.5 Hàm ROUND
Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)
Công dụng: Hàm làm tròn number với độ chính xác
đến con số num_digits.
Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân,
Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên,
Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên.
Ví dụ: =ROUND(123.456789,3) 123.457
81
XP6.4.2 Hàm xử ly dữ liệu dạng sô
6.4.2.6 Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN
Hàm ROUNDUP
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên
VD: =roundup(9.23,1) = 9.3
Hàm ROUNDDOWN
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống
VD: =rounddown(9.27,1) = 9.2
82
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.1 Hàm LEFT Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars])
Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của text.
Ví dụ : =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”
83
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.2 Hàm RIGHT Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars])
Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text.
Ví dụ : =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”
84
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.3 Hàm MID Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars)
Công dụng : trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart.
Ví dụ : =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN”
85
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.4 Hàm UPPER
Cú pháp : =UPPER(Text)
Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in.
Ví dụ : =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN”
6.4.3.5 Hàm LOWER()
Cú pháp : =LOWER(Text)
Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ
thường.
Ví dụ : =Lower(“VieTHaN”,4) trả về chuỗi “viethan”
86
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.6 Hàm PROPER Cú pháp : =PROPER(Text)
Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in.
Ví dụ : =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi “Nguyễn Văn An”
87
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.7 Hàm TRIM Cú pháp : =TRIM(Text)
Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi đã được cắt bỏ. đồng thời loại bỏ đi những khoảng trắng thừa giữa các từ (khoảng cách giữ hai từ nhiều hơn một kí tự trắng)
Ví dụ : =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi “HỒ CHÍ MINH”
88
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.8 Hàm LEN Cú pháp : =LEN(Text)
Công dụng : Trả về độ dài của chuỗi đã cho.
Ví dụ : =LEN(“HỒ CHÍ MINH”) trả về số 11
89
XP6.4.3 Hàm xử ly dữ liệu dạng chuôi
6.4.3.9 Hàm VALUE Cú pháp : =VALUE(text)
Công dụng : Chuyển chuỗi text sang dữ liệu kiểu số
Ví dụ : =value(“2006”) trả về giá trị số 2006.
90
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.1 Hàm TODAY Cú pháp: = TODAY()
Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống.
Ví dụ: =TODAY() “01/01/2008”
6.4.4.2 Hàm NOW Cú pháp: =NOW()
Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện hành của Hệ thống.
Ví dụ: =NOW() “01/01/2008 11:59”
91
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.3 Hàm WEEKDAY Cú pháp: = WEEKDAY(serial_number,[return_type])
Công dụng:Trả về số thứ tự của ngày serial_number trong tuần.
Nếu Return_type là:
1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7).
2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật).
3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật).
92
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.4 Hàm DAY Cú pháp : =DAY(serial_number ).
Công dụng : trả về giá trị là ngày trong chuỗi serial_number.
Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31
Ví dụ: =DAY(“01/04/2005”) --> kết quả là 1
93
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.5 Hàm MONTH Cú pháp : =MONTH(serial_number ).
Công dụng : trả về giá trị là tháng trong chuỗi serial_number.
Ngày được trả về là số nguyên từ 1->12
Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) --> kết quả là 4
94
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.6 Hàm YEAR Cú pháp : =YEAR(serial_number ).
Công dụng : trả về giá trị là năm trong chuỗi serial_number.
Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) --> kết quả là 2005
95
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.7 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND: Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number):
Công dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi dữ liệu thời gian của serial_number.
Ví dụ:
= HOUR(“11:59:30”) 11
= MINUTE(“11:59:30”) 59
= SECOND(“11:59:30”) 30
96
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.8 Hàm DATE Cú pháp : = DATE(year,month,day)
Công dụng : Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ : =DATE(10,1,29) 29/1/2010
97
XP6.4.4 Hàm xử ly dữ liệu ngày giơ
6.4.4.7 Hàm TIME Cú pháp: TIME(hour,minute,second)
Công dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ.
Ví dụ : =Time(17,30,01) 17:30:01 hoặc 5:30 PM
98
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức
logic. Biểu thức logic là những biểu thức chỉ trả về
một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai).
99
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
6.4.5.1 Hàm AND
Cú pháp : =AND(logical1, logical2,...)
Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng
bộ, trong đó: logical1, logical2, ... là những biểu thức
logic.
Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là
True, các trường hợp còn lại cho giá trị False (sai)
Ví dụ: =AND(3<6, 4>5) cho giá trị False
100
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
6.4.5.2 Hàm OR
Cú pháp: =OR(logical1, logical2,...)
Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra
đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu
thức logic.
Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là
False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng)
Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False.
101
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
6.4.5.3 Hàm NOT()
Cú pháp: =NOT(logical)
Công dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic
Ví dụ: =NOT(3<6) cho giá trị False.
102
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT
A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A)
TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE
TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE
FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE
FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE
103
XP 6.4.5. Hàm xử ly dữ liệu dạng Logic
6.4.5.4 Hàm IF Cú pháp: = IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Công dụng: Trả lại giá trị ghi trong value_if_true(giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE
Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false(giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE
Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
Ví dụ: Nếu ô B5 có giá trị >=5 thì ô tại vị trí chèn hàm IF nhận giá trị Đạt, nếu < 5 thì Hỏng. Gõ công thức cho ô cần tính như sau: = IF(B5>=5,"Đạt“,"Hỏng")
104
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.1 Hàm MAX Cú pháp: = MAX(number1, number2, ...)
= MAX(range)
Công dụng : trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ : =MAX(4,2,16,0) trả về giá trị 16
105
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.2 Hàm MIN Cú pháp: = MIN(number1, number2,...)
= MIN(range)
Công dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ : =MIN(4,2,16,0) trả về giá trị 0
106
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.3 Hàm AVERAGE Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ...) hoặc
= AVERAGE(range)
Công dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh sách đối số hoặc của vùng.
Ví dụ : =AVERAGE(7,8,5,4) trả về giá trị 6.
107
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.4 Hàm SUM
Cú pháp :=SUM(number1,[number2],[number3],…)
Công dụng :Hàm tính tổng của dãy số
Ví dụ :=SUM(1,3,4,7) 15 (1+3+4+7= 15)
108
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.5 Hàm COUNT Cú pháp: = COUNT(value1, value2…)
= COUNT(range)
Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng hoặc được liệt kê trong
ngoặc(không đếm ô chuỗi và ô rỗng).
Ví dụ : = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3
109
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.6 Hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK
COUNTA: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu (không phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi).
COUNTBLANK: đếm số lượng ô rỗng trong vùng
110
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.7 Hàm RANK Cú pháp: = RANK(number,ref,order)
Công dụng :Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng tham chiếu ref, dựa vào cách sắp xếp order
Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1)
Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1)
111
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.8 Hàm SUMIF
Cú pháp: =SUMIF (range,criteria,[sum_range])
Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
range: Vùng điều kiện
criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc
biểu thức
sum_range: Vùng tính tổng
Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện.
112
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.8 Hàm SUMIF
Ví dụ:Tính số lượng của sản phẩm
bánh
= Sumif(D2:D5,”bánh”,E2:E5)D E
1 Sản phẩm Số lượng
2 Kẹo 4
3 Bánh 9
4 Mứt 8
5 Bánh 6
113
XP6.4.6 Hàm thông kê
6.4.6.9 Hàm COUNTIF
Cú pháp: = COUNTIF( range,criteria)
Công dụng :đếm số lượng ô trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria
Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng có số lượng >=15
Kết quả sẽ trả về giá trị là 3.
114
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.1 Hàm VLOOKUP Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,
col_index_num,[range_lookup])
Trong đó: lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một
giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.
table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.
115
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.1 Hàm VLOOKUP col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong
table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những
giá trị của cột này nếu tìm thấy.
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định
kiểu tìm.
Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác
Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải
được sắp xếp theo chiều tăng dần.
116
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.1 Hàm VLOOKUP
Công dụng:
Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.
117
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.1 Hàm VLOOKUP
Lưu ý:
Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.
Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.
Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị
Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.
118
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.2 Hàm HLOOKUP Cú pháp:
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,
row_index_num,[range_lookup])
Trong đó: lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một
giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.
table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.
119
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.2 Hàm HLOOKUP
row_index_num là thứ tự của hàng(từ trên xuống
dưới) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về
một trong những giá trị của hàng này nếu tìm thấy.
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để
xác định kiểu tìm.
Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác
Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm
phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
120
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.2 Hàm HLOOKUP Công dụng:
Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.
121
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.2 Hàm HLOOKUP
Lưu ý:
Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.
Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.
Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị
Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.
122
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.3 Hàm INDEX
Cú pháp 1: =INDEX(array,row_num,[column_num])
Công dụng:
Hàm trả về giá trị tại vị trí hàng thứ row_num và cột thứ column_num trong array. Array có thể là mảng hoặc một vùng dữ liệu.
123
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.4 Hàm MATCH
Cú pháp:
MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
Công dụng:
Hàm trả về vị trí của giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type.
124
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.4 Hàm MATCH
Trong đó :
Vùng tìm kiếm lookup_array phải là mảng 1 chiều.
Kiểu tìm kiếm match_type có thể là 0 hoặc 1.
Nếu là 1 hoặc -1, tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần(-1) hoặc tăng dần (1)
Nếu là 0 tìm kiếm chính xác.
125
XP6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiêu
6.4.7.4 Hàm MATCH
Lưu ý :
Hàm Match không phân biệt chữ hoa và thường.
Nếu tìm kiếm không thành công trả về lỗi #N/A.
Trong trường hợp match_type(kiểu tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta có thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đó.
126
XP6.4.8 Sử dụng Function Wizard
Chọn ô cần nhập hàm
Kích nút Insert Function (Hay chọn lệnh Insert/Function)
Trong hộp thoại Insert Function, chọn All ở hộp danh sách Function Category
Kích sang hộp Function Name, nhấn ký tự đầu tiên của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK
127
XP6.4.8 Sử dụng Function Wizard
Nhập các đối số vào các hộp Text Box. Nếu đối số có dạng địa chỉ ô hay địa chỉ vùng thì ta có thể dùng chuột để kích tại ô địa chỉ hoặc quét khối vùng địa chỉ để nhập.
Nếu một đối số lại là một Function mới, kích vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box, nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion, hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đó, kích vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Không chọn nút OK khi chưa hoàn tất công việc nhập hàm)
Nhập các đối số còn lại của hàm. Chọn OK để kết thúc
128
XP6.4.9 Một sô thông báo lôi
Thông báo lỗi # DIV/0 ! (Devide by zero) :Xảy ra khi trong
công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô
trống.
Thông báo lỗi # N/A (Not available) :Xảy ra khi dùng hàm
tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm vi.
Thông báo lỗi # NAME? :Xảy ra khi trong công thức có
một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng,
tên hàm. Hằng chuỗi không viết trong cặp dấu nháy kép).
129
XP6.4.9 Một sô thông báo lôi
Thông báo lỗi # NULL! :Xảy ra khi xác định một giao giữa
hai vùng nhưng thực tế hai vùng đó không giao nhau.
Thông báo lỗi # NUM! :Xảy ra khi các dữ liệu số có sự
sai sót như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của
số âm ...).
Thông báo lỗi # REF! :Xảy ra khi trong công thức tham
chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ
Thông báo lỗi # VALUE! :Xảy ra khi trong công thức có
các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu.
130
XP6.5 Biểu đô
6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ
6.5.2 Vẽ biểu đồ
6.5.3 Hiệu chỉnh biểu đồ
131
XP6.5.1 Giới thiệu vê biểu đô
6.5.1.1 Khái niệm
Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, giá
trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan hệ giữa
các dữ kiện trong phạm vi bảng tính sao cho mối
quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ hình dung hơn.
Excel cung cấp nhiều dàng đồ thị thông dụng và
nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú.
132
XP6.5.1 Giới thiệu vê biểu đô
6.5.1.2 Các loại biểu đồ
Column Cột
Bar Thanh
Line Đường
Pie Bánh
XY (Scatter) Điểm phân bố
Area Diện tích
Doughnut Bánh rán
Radar Màng nhện
Surface Mặt
Bubble Bong bóng
Stock Cổ phần
Cylinder Hình trụ
Cone Hình côn
Pyramid Hình tháp
133
XP6.5.1 Giới thiệu vê biểu đô
Hình 4.8 Các loại đồ thị
134
XP6.5.1 Giới thiệu vê biểu đô
6.5.1.3 Các thành phần của biểu đồ
DOANH THU HÀNG NÔNG SẢN
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
2000 2001 2002
NĂM
LO
ẠI H
ÀNG
Cao su
Ñieàu
Caø pheâ
Data series
Marker
Legend
Value axis
Data point
Categoryaxis
Tick mark
Chart background
Text
135
XP6.5.2 Ve biểu đô
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu
đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu
Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào
menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard
hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
136
XP6.5.2 Ve biểu đô
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của Chọn một dạng của kiểu đã chọnkiểu đã chọn
137
XP6.5.2 Ve biểu đô
Miền DL vẽ đồ thịMiền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo hàng hoặc
theo cộttheo cột
Tiêu đề hàng Tiêu đề hàng hiện tại đâyhiện tại đây
Tiêu đề cột Tiêu đề cột làm chú giảilàm chú giải
138
XP6.5.2 Ve biểu đô
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
139
XP6.5.2 Ve biểu đô
HiệnHiện//ẩn ẩn chú giảichú giải
Vị trí đặt Vị trí đặt chú giảichú giải
Chú giải
140
XP6.5.2 Ve biểu đô
Không hiệnKhông hiện
Hiện nhãn và Hiện nhãn và phần trămphần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện gHiện g//tt
Hiện phần trămHiện phần trăm
Hiện nhãnHiện nhãn
141
XP6.5.2 Ve biểu đô
Đồ thị hiện trên 1 sheet mớiĐồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tạiĐồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
142
XP
1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột
vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm
đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái
chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả
chuột.
6.5.3 Hiệu chỉnh đô thị
143
XP
3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú
giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng
trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác
tiếp theo như bước 3 ở trên.
4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị
(font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng
cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn
Format …
6.5.3 Hiệu chỉnh đô thị
144
XP6.5.3 Hiệu chỉnh đô thị
Giá trị nhỏ nhấtGiá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhấtGiá trị lớn nhất
Khoảng cách Khoảng cách các điểm chiacác điểm chia
145
XPChú y: Với đô thị dạng XY
Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần.
Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không
chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải.
Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2
đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.
Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong
mà có thì cần xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ
nhãn trên các trục.
146
XP6.6 In ấn
6.6.1 Thiết lập các tham số in
6.6.2 Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho bảng in
6.6.3 Thiết lập vùng in
6.6.4 Xem trước khi in
6.6.5 In bảng tính ra giấy
147
XP6.6.1 Thiêt lập các tham sô in
File\ Page setup , xuất hiện hộp thoại Page
setup:
Thẻ Page:
148
XP6.6.1 Thiêt lập các tham sô in
Hộp Orientation: Chọn hướng in:
Portait: in dọc;
Landscape: in ngang;
Hộp Scaling:
Adjust to… normal size: xác định tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ so với kích thước chuẩn;
Fit to… page(s) wide by … tall: Xác định số trang in vừa vặn theo chiều rông và chiều cao;
149
XP6.6.1 Thiêt lập các tham sô in
Paper size: chọn khổ giấy;
Print quality: Chọn đọ phân giả khi in;
First page number: chọn cách đánh số trang đầu
tiên;
Nút Print: Bắt đầu in.
Nút Print Preview: Xem lại trang in;
Options: xác định thêm một số tùy chọn khác.
150
XP6.6.1 Thiêt lập các tham sô in
Thẻ Margins:
151
XP6.6.1 Thiêt lập các tham sô in
Thẻ Margin đa số để xác định lề cho trang
in:
Left: lề trái của trang in;
Right: lề phải của trang in;
Top: lề trên của trang in;
Bottom: lề dưới của trang in;
152
XP
Thẻ Header/Footer:
Dùng để nhập và chỉnh
sửa tiêu đề đầu Header
và tiêu đề cuối Footer:
Tạo tiêu đề đầu trang
để tạo tiêu đề cuối trang
6.6.2 Đăt tiêu đê đâu trang, cuôi trang
153
XP
Thẻ Sheet:
Xác định các thông
số cho sheet
6.6.3 Thiêt lập vùng in
154
XP6.6.3 Thiêt lập vùng in
Print area: xác định vùng muốn in;
Hộp Print Tilte:
Rows to repeat at top: chọn những hàng nào được
in lặp lại ở mỗi đầu trang in;
Columns to repeat at left: chọn những cột được
in lặp lại ở mỗi đầu trang in;
155
XP6.6.3 Thiêt lập vùng in
Hộp Print:
Gridlines: bật /tắt in đường mờ ngăn cách(lưới);
Black and white: in trắng đen;
Row and column heading: bật/tắt in dòng,cột tiêu
đề đâu trang;
Comments: bật/tắt in chú thích có trong ô
156
XP6.6.3 Thiêt lập vùng in
Page order: chọn thứ tự in:
Down; then over: in xuống rồi sang phải;
Over; theo down: in sang phải rồi xuống;
157
XP6.6.4 Xem trước khi in
Bước 1: Mở mục chọn File\ Print Preview
hoặc nhấn nút Print Preview
Bước 2: Xuất hiện của sổ nội dung sẽ in,
chọn các nút lệnh liên quan:
158
XP6.6.4 Xem trước khi in
Next: hiển thị trang in kế tiếp(nếu có);
Previous: hiển thị trang in trước(nếu có);
Zoom: phóng to, thu nhỏ sự hiển thị trang in trên màn hình.
Print: chuyển sang hộp thoại Print.
Setup: chuyển sang hộp thoại Page Setup.
Margin: bật/tắt các đường biên của lề và cột.
Page Break Preview: xem các dấu ngắt trang.
159
XP
File\ Print hoặc nhấn nút Printer
Xuất hiện hộp thoại Print
6.6.5 In bảng tính ra giấy
160
XP6.6.5 In bảng tính ra giấy
Hộp Printer, mục name cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp
máy tính bạn có nối tới nhiều máy in).
Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;
Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: Chọn All - in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;
Pages - chỉ ra các trang cần in.
161
XP6.6.5 In bảng tính ra giấy
Hộp Print what:
Selection: In phần đang được đánh dấu.
Active sheet: In sheet hiện hành.
Entire Workbook: In tất cả các sheet trong tệp
Workbook đang chọn.
Print to file: In thành một tệp dạng nhị phân.
Hộp Copies - chỉ ra số bản in, mặc định là 1.
Collate: chọn in theo từng trang hay từng bộ.
Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.
162
XP
Hêt