exec summary it plan dep xyz.pdf
TRANSCRIPT
RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI 2011-2015
Ringkasan Eksekutif
1
Tim Konsultan: Arrianto Mukti Wibowo, Rifki Shihab, Budi Yuwono, Abdul Muthalib, Rein Nusa, M. Sattar, Suhendro,Dewi Puspa, Fitri, Rismawati Sunarya, Pusilkom UI (2010)
DAFTAR
ISI
Pendahulaun
Assessment TIK Saat Ini
Cetak Biru TIK Masa Depan
Roadmap & Strategi Implementasi
1
6
8
22
2
Dibuat: 5-Des-10 (AMW, BY, MRS, RN, MS, SH, DP, FI). Penyuntingan terakhir: 6-Jul-11
PENDAHULUAN
3
PEN
DAHULU
ANLatar BelakangTujuan PekerjaanDeleted
Permasalahan
Permasalahan utama yang dihadapi oleh KemenXYZsaat ini adalah masalah data yang kurang dapatdihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dankurang akurat. Tidak terselesaikannya masalah iniakan mengurangi kemampuan KemenXYZ dalampengambilan keputusan. Selain itu, masalah ini jugamengurangi kemampuan kolaborasi dan koordinasiantara eselon I.Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalahefisiensi sumber daya TIK, termasuk pula didalamnya mengenai anggaran dan keahlian.
Maksud Dokumen Ini
Dokumen ini menjelaskan secara singkat namunmenyeluruh seluruh pekerjaan yang telah dilakukanterkait jasa konsultasi penyusunan cetak biru TIKKemenXYZ 2011-2015. Penjelasan mendalamterdapat dalam dokumen-dokumen lain yang dibuatsesuai kerangka acuan kerja pekerjaan.
Tujuan Pekerjaan
Tujuan utama dari pekerjaan ini dalah menyusunCetak Biru TIK KemenXYZ, sebagai acuanselanjutnya dalam menyusun program kerjaimplementasi TIK di seluruh KemenXYZ.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pekerjaan konsultasi mencakupseluruh KemenXYZ, termasuk semua eselon I yangbernaung di bawahnya.
4
PEN
DAHULU
ANMetodologi
5
Program & Project PortfoliosPriorities & Schedules
Business ArchitectureLayer
Information SystemsArchitecture Layer
Information TechnologyArchitecture Layer
IS/IT Management& Organization
Business ArchitectureLayer
Information SystemsArchitecture Layer
Information TechnologyArchitecture Layer
IS/IT Management& Organization
Gap
Ana
lysi
s
Business ArchitectureLayer
Information SystemsArchitecture Layer
Information TechnologyArchitecture Layer
IS/IT Management& Organization
Vision & MissionOrganization & Business Strategy,
Policies, Objectives
Assessment of Current IS/IT Future IS/IT Blueprint Roadmap & Implementation Plan
Penjelasan
Metodologi ‘IT-Plan UI’ (Wibowo & Yuwono, 2006) ini dipergunakan untuk menghasilkan cetak biru danstrategi TIK. Proses dimulai dengan tahapan assessment keadaan saat ini, kemudian proses penyusunan visi,misi dan strategi, dan dilanjutkan dengan menetapkan cetak biru masa depan. Kemudian, dilakukan analisakesenjangan antara keadaan saat ini dengan kebutuhan masa depan, yang pada akhiirnya menjadi dasardalam menyusun roadmap dan rencana implementasi. Pada bagian akhir ini dapat disusun rencana programkerja serta portofolio proyek.
5
ASSESSMENT TIK SAAT INI
6
ASSESSM
ENTTIK SAATIN
ILokasi Assessment
Proses Assessment
Assessment dimulai segera setelah dimulainyaproyek pada bulan …, dn dilakukan terus menerussecara iteratif sampai seluruh data yang dibutuhkandalam menyusun cetak biru dan roadmapterpenuhi.Assessment dilakukan dengan menyebarkanformulir isian, studi dokumen, observasi sertawawancara mendalam yang terekam atau dicatat.Umpan balik didapatkan pula melalui meeting 2mingguan. Interviewee mencakup businessmnnagers, manajer terkait TIK dan staf TIK darieselon 1, serta jajaran unit TIK pusat.
Ringkasan Hasil Assessment
•Kesulitan mendapatkan data dari eselon I lain terkait masalahizin dan kewenangan
•Kurangnya kendali saat data entri dar source document yangakan mengurangi kualitas data
•Siklus pelaporan yang berbeda antar eselon I menghalangipertukaran data karena laporan belum diperiksa/disahkan padawaktu yang dibutuhkan eselon I lain
Isu terkait proses bisnis
•Aplikasi antar eselon I tidak terintegrasi dan data terkadang di-entry ulang ke sistem lain
•Model yang dianut saat ini, yakni pertukaran data, tidakmenjamin konsistensi data antar eselon I
•Belum adanya referensi bersama atas data utama, seperti kodesatuan kerja
Isu terkait sistem informasi
•Kurangnya standar TIK yang disepakati bersama antar eselon I•Kurang handalnya layanan e-mail dan masalah keamanan
server yang dititipkan di unit TIK pusat
Isu terkait teknologi informasi
•Kesulitan komunikasi & koordinasi perencanaan TIK antareselon I
•Sistem anggaran yang mengizinkan setiap eselon Imerencanakan TIK sendiri tanpa persetujuan unit TIK pusat
•Munculnya harapan agar unit TIK pusat lebih proaktif melayanipengguna dari eselon I lain
Isu terkait manajemen & organisasi
7
CETAK B IRU TIK
8
CETAKB
IRUTIK
Visi Unit TIK KemenXYZMenjadi unit TIK KemenXYZ berstandarinternasional yang secara proaktif melayanikebutuhan seluruh satuan kerja dan menjadichampion pemanfaatan TIK dalam menjalankankebijakan Kementerian XYZ.
Arahan Strategis KemenXYZ
Berdasarkan peta strategi KemenXYZ, beberapasasaran strategis yang ingin dicapai antara lain:
deletedDalam rangka mencapai sasaran-sasaran di atas,maka KemenXYZ membutuhkan suatu sisteminformasi yang bisa memantau kinerja, mendukungpengambilan keprtusan, serta mendukung fungsiKemenXYZ dalam melayani negara dan masyarakat.
Misi TIKKemenXYZSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS• Mendukung kepentingan pengambilan
keputusan.• Mendukung integrasi, kolaborasi dan kerja antar
eselon I Kementerian XYZ.
Proses Penyusunan
Pengembangan dan penyusunan cetak biru TIKdilakukan isu-isu dari tahap assessmentteridentifikasi. Pengmbangan dilakukan secaraiteratif sampai akhir masa pekerjaan. Tim konsultanmempertimbangkan banyak aspek, sepertii visipimpinan KemenXYZ, strategi & sasaran KemenXYZ,peraturan perundangan yang ada (termasuk KMK),best practice dan tentunya hasil assessment. Drafcetak biru TIK secara berkala didiskusikan denganjajaran pimpinan TIK KemenXYZ, jajaran projectmanagement office dan perwakilan dari setiapeselon I secara berkala (2 mingguan) maupunsecara khusus.
9
CETAKB
IRUTIK
Prinsip-prinsip Utama Manajemen & Organisasi
• TIK Kementerian XYZ dikelola dan dioperasikanoleh unit TIK Kementerian XYZ, denganmemberikan jaminan layanan kepada pengguna(eselon I).
• Investasi TIK harus efektif dan efisien, danmanfaat/realisasinya terukur, serta dapatdimonitor dan dievaluasi.
• Standar TIK mengadopsi teknologi mapan, legaldan tersedia umum di pasaran, dengan tujuanmeminimalkan biaya integrasi, pelatihan,pemeliharaan dan perubahan.
Intisari Solusi
Prinsip-prinsip Utama Sistem & Teknologi Informasi
• Seluruh data dalam lingkungan Kementerian XYZadalah milik Kementerian XYZ kecuali ditentukanberbeda oleh peraturan perundangan.
• Eselon I yang menghasilkan data/ mengolahdata spesifik disebut data producer yangberperan pula sebagai data steward (pengasuhdata).
• Data di-share, bukan dipertukarkan.• Data dikelola dengan prinsip TRUST (compleTe,
Reliable, Up to date, Secure, accuraTe).• Re-use atau common use untuk meminimalkan
dan menghindari duplikasi data dan proses TI.• Arsitektur sistem harus adaptif dalam merespon
perubahan peraturan perundangan danlingkungan bisnis yang dinamis.
• Setiap subsistem dalam arsitektur sisteminformasi/ teknologi informasi KemenXYZ harusbisa diintegrasikan dengan subsistem lain yangdiperlukan.
• Pengembangan arsitektur sistem informasiberorientasi pada layanan/service.
• Pengembangan arsitektur sistem harus scalable,serviceable, managable dan menjaminketersediaan layanan.
• Sistem yang ada harus dapat diaudit
10
•Membangun sistem informasi yang bisa menghasilkan informasi yangakurat, tepat waktu, aman dan handal dengan konsep data sharing.
Integrasi Sistem InformasiIntegrasi Sistem Informasi
•Menstandarkan dan memadukan pengelolaan teknologi informasidemi penggunaan sumber daya TIK yang lebih efisien.
Konsolidasi Teknologi InformasiKonsolidasi Teknologi Informasi
•Sebagai implikasi alami dari kedua butir di atas, maka pengelolaan TIKdi KemenXYZ dikelola oleh unit TIK KemenXYZ secara terpusat.
Manajemen SI/TI TerpusatManajemen SI/TI Terpusat
Operational ScorecardOperational Scorecard Development ScorecardDevelopment Scorecard
MeningkatkanEfisiensi
Anggaran TI
MendukungIntegrasi Sistem
di KemenXYZ
MendukungPengambilan
Keputusan
FinancialPerspective
StakeholderPerspective
Learning andGrowth Perspective
Operational Perspective
MengembangkanKompetensi SDM TI
Menyediakan peralatandan teknik TI yang
meningkatkan fungsi TI
MengembangkanSistem Informasi
PengambilanKeputusan
MengembangkanSistem
AdministrasiKementerianTerintegrasi
MengelolaKetersediaan Layanan
TI secara efektif
Mengelola KapasitasLayanan dan
Infrastruktur TI secaraefektif dan efisien
Mengelola Insidenyang terjadi secaraefektif dan efisien
Mengendalikan ManajemenPerubahan secara efektif
MengembangkanSistem Informasi
Pengukuran Kinerja
MenciptakanStruktur Organisasi TI
yang Optimal
MengembangkanSistem InformasiKeuangan Negara
TerintegrasiMengelolaInfrastruktur TI
yang aman
Mengelolakehandalan
layanan
MengelolaResiko TI
secara efektif
Mengelola LayananPihak ke tiga
szecara efektif
Mengelola investasiTI secara efektif &
efisien
CETAKB
IRUTIK
IS/IT Strategy Maps
127/6/2011 Kementrian KeuanganRepublik Indonesia
ARSITEKTUR S ISTEM INFORMASI
12
CETAKB
IRUTIK
Dalam mendukung strategi TIKKementerian XYZ yang telah dijelaskanpada bab sebelumnya, tim konsultanmengusulkan beberapa solusi yangmemungkinkan eksekusi dari strategitersebut dari segi sistem informasi. Hasilusulan tersebut kami gambarkan dalambentuk arsitektur sistem informasiKementerian XYZ di masa depan sebagaiberikut.
Mekanisme Integrasi
Seluruh sistem informasi yang terdapat pada tiapunit eselon I Kementerian XYZ di masa mendatangdiarahkan untuk dapat berintegrasi antar satudengan yang lainnya dengan menggunakanpendekatan yang berorientasi layanan / (ServiceOriented Architecture).Service Oriented Architecture (SOA) mendukungintegrasi bisnis sebagai suatu link, pekerjaan yangberulang, atau service. Kumpulan service dapatsaling berkomunikasi, berupa perpindahan data darisuatu service ke service lain, atau berupa koordinasibeberapa service dalam melakukan suatuaktivitas/proses.
Motivasi Zonasi Sistem Informasi
Arsitektur sistem informasi (SI) mendekomposisiberagam aplikasi-aplikasi menjadi zona-zona danbagian yang lebih mudah dikelola. Setiap zonamenjalankan suatu fungsi tertentu yang spesifik.Zonasi sistem informasi juga memungkinkanpembangunan aplikasi pada satu bagian, danmenyediakan layanan dari aplikasi itu kepadaaplikasi pada zona lain yang membutuhkan melaluiservice.
Zona-zona Sistem Inforrmasi
1. XYZ Core Information Systems2. Ministry Administration Systems3. Revenue Systems (ada dalam kasus XYZ)4. Business Intelligence Zone5. Enterprise Service Bus & Componentwares6. Audit Systems (milik internal audit)7. Access Channels8. External Partner Conncectivity9. Special zone (kalau ada)
13
CETAKB
IRUTIK
Arsitektur Sistem Informasi
14
ESB &Componentwares
BusinessProcess
Modeling
BusinessProcess
Rules
BusinessProcess
Monitoring
CollaborationTools
DocumentManagement
System
Others(incl. security
service)
Dictionary &Taxonomy
ServiceDirectory
DevelopmentFrameworks
Portal /Website
Call Center &Service Desk
Access Channel
MobileGateway
External Parties
BI
BPS
Bank
other gov agencies
other partner agencies
Bloom/Rts
ReportWriters OLAP Performance
Mgt / BSC Tool Forecasting Search DataMining EIS
Business Intelligence
Data Mart Unstructured DBIndexingEngineData Warehouse
AuditSystem
SpecialSystem
Ministry Administration & Support System
Kepegawaian AsetPengadaan Kesekretariatan
Keuangan Learning Management System
System A
System
System B
RevenueSystem
Ministry XYZ Core Information System
Ini semua tergantung pada kegiatan operasikementrian itu
157/6/2011 Kementrian KeuanganRepublik Indonesia
ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI
15
CETAKB
IRUTIK
Infrastruktur teknologi informasi merupakan lapisan paling dasar yangmemberikan dukungan dan layanan-layanan yang dapat digunakan olehlapisan-lapisan di atasnya, terutama lapisan sistem informasi.Demi kemudiahan pengelolaan, infrastruktur teknologi informasi jugasebaiknya dibagi menjadi zona-zona memudahkan pembangunan danpemeliharaan teknologi informasi itu
Zona-zona Teknologi Informasi
1. Internet2. De-Militerized Zone3. Core Swiaatch Backbone Zone4. Server Farm / Data Centre Zone5. Intranet (khususnya area Lapangan Banteng)6. Wide Area Network7. Extranet8. Disaster Recovery Centre9. Command Centre
16
CETAKB
IRUTIK
Arsitektur Teknologi Informasi
17
Internet
Bloom/Rts
EDI
Internet Internet
Internet
Core Switch
BI
BANK OtherGovernment
Agencies
OtherPartner
Agencies
DRC
Ekstranet
DataProxyServer
Terminal
Terminal
Server Farm
Storage network
VPNGateway
DMZ Internet
Gd. LapBan 1
Gd. LapBan 3 Gd. LapBan 4
Gd. LapBan 2
Intranet
ISP #1
ISP #2
GPRS/3G/4G
DSL Dial-UpDNSProxy
Server Farm
StorageNetwork
LAN
Gd.PjkGatSu
Gd.BCRM
Gd.BPPKPrnwarmn
Gd. unitvertikal
WAN
Seluler Opr SMS
MobileGateway
Webportal
Gd.unitvertikal
VPN
Fibre OpticCat6 Cable
Network AccessMgt
WLAN Mgt
IPS IDS
Backhaul
Leased Line
Command Center
Call Center
UnifiedCommunication
187/6/2011 Kementrian KeuanganRepublik Indonesia
MANAJEMEN & ORGANISASI SI/TI
18
CETAKB
IRUTIK
Landasan Organizational Functional Imperatives
ITFunction
& Process
Strategy &PLanning
Strategy &PLanning
Acquisition &Transition
Acquisition &Transition
Delivery &Support
Delivery &Support
Evaluation &ImprovementEvaluation &Improvement
Centralized IS/IT Management
• Pengelolaan sistem informasi diKemenXYZ akan dikelola secara terpusat.
• Tanggung jawab pengelolaan sisteminformasi spesifik eselon I dikelola olehunit TIK KemenXYZ melalui fungsi-fungsikhusus solusi sistem informasi, meskipundata produced & data steward tetapberada di eselon I pengguna.
• Tidak ada lagi unit TIK di tiap eselon I,melainkan yang ada adalah fungsi businessanalyst. Business analyst bertanggungjawab melakukan analisa kebutuhan bisnisdan menterjemahkan kedalam spesifikasikebutuhan sistem informasi.
Catatan: Penyusunan Struktur Organisasi BaruPembahasan detail (termasuk strategi pembentukan unitTIK KemenXYZ, uraian jabatan, ukuran kinerja individu,jenjang karir, standar kompetensi) berada di luar ruanglingkup pekerjaan/kontrak, dan akan diserahkan kepadapihak yang kompeten (unit SDM, Ortala dan/ataukonsultan SDM/organisasi).
19
CETAKB
IRUTIK
Fungsi-fungsi Yang Diperlukan Dalam Centralized IS/IT Manamgement (‘Functional Imperatives’)
1. IT Strategy Committee, yang melibatkan MenteriKeuangan dan jajaran pejabat eselon I beserta stafkhusus TIK.
2. IT Steering Committee yang melibatkan ITmanagers, business managers dan mungkinperwakilan pengguna dari eselon I.
3. Kesekretariatan Unit TIK KemenXYZ• SDM & Kompetensi• Anggaran• Pengadaan• Project Management Office
4. Perencanaan & Kebijakan• Strategi & Perencanaan• Kebijakan & Prosedur• Arsitektur SI/ TI• Resiko & Keamanan TIK• Quality Assurance & Performance
Monitoring• IT Library, Archiving & Documentation
5. Operasional Teknologi Informasi• Data Center & Disaster Recoverey Centre
Management• Network & Infrastructure Operations• Dukungan Teknis (Help Desk)• Delivery / access channel management• Systems software, ESB & componenetwares
management
6. Solusi Sistem Informasi Keuangan NegaraTerintegrasi
• Budgeting Solutions• Treasury Solutions• Asset & Auction Mgt Solutions• Debt Mgt Solutions• Transfer Solutions• Investment Management• Payroll & Pension Solutions
7. Solusi Sistem Informasi Collection System• Tax Solutions• Customs & Excise Solutions• PNBP & Other Solutions
8. Sistem Informasi Administrasi & SupporingKementerian
• Human Resource Solution• Procurement Solution• Accounting & Finance Solution• MoF Asset Management Solution• Solusi-solusi Kesekretariat• Training & Learning Solution
9. Speciality System• Business Intelligence Solution• Audit System Solution• Bapepam-LK System Solution
20
CETAKB
IRUTIK
Mekanisme Tatakelola Lainnya
Guna menjamin respon yang tinggi dankinerja yang baik, maka fungsi organisasi unitTIK KemenXYZ juga dilengkapi denganmekanisme tatakelola lainnya (komunikasi,relasional & proses) seperti:• Mutasi dan rotasi staf TI-bisnis• IT to Business Liaison• Business-led IT projects (proyek berbasis
TI yang dipimpin pimpro dari eselon Idengan wakil dari unit TIK KemenXYZ)
• Proporsi credit point yang lebih besarbagi staf unit TIK KemenXYZ yangmemberikan pelayanan kepada eselon Ilainnya (juga dalam rangka pengukurankinerja)
• Service Level Agreement• IT Infrastructure Library, ISO 20000 dan
ISO 27000• Knowledge systems• Cross functional teamworks, seperti saat
ini yang dikerjakan dalam project SPANmisalnya.
Masalah Unit Vertikal
Terdapat tantangan pengelolaan pada unit eselon I yangmemiliki kantor unit vertikal. Terkait hal ini maka dalamdokumen utama telah diusulkan dan dibahas secaramendetail solusi multi-tiered help desk yang dbangunmenggunakan modul service desk serta aplikasi knowledgemanagement, serta didukung perangkat teknologiinformasi penunjang seperti remote control software.Selain itu ditunjang pula dengan SLA yang mengikat antaraunit TIK KemenXYZ dan unit eselon I terkait.
321
MekanismeTata Kelola
StrukturStruktur
MekanismeRelasionalMekanismeRelasional
ProsesProses
MekanismeKomunikasiMekanismeKomunikasi
ROADMAP & STRATEGI IMPLEMENTASI
22
RO
ADMAP&
STRATEGIIMPLEM
ENTASI
Proses Penyusunan & Gap Analysis
Proses penyusunan roadmap dimulai denganmelakukan tabulas gap analysis, yang memetakankeadaan saat ini dengan kebutuhan masa depanuntuk setiap lapisan. Dari analisa kesenjangan,dapat ditentukan kandidat proyek-proyek/pekerjaan yang harus dilakukan, baik yangbersifat upgrading, pembangunan sistem baru,retirement, replace atau membiarkan sistemberjalan apa adanya (continue as is). Tabel analisakesenjangan dapat dirujuk pada dokumen utama.Patut disadari pula bahwa pemunculan kandidat-kandidat proyek tidak hanya berasal dari tabelanalisa kesenjangan saja, namun kandidat-kandidatproyek dapat dimunculkan berdasarkan arahanbaru pimpinan, kebutuhan bisnis dan operasional,persyarataan peraturan perundangan baru, adanyateknologi enabler baru, atau usulan yang bersifatbottom up dariunit manapun.
.
Program Kerja
Kandidat Proyek-proyek yang saling berkaitan danmenuju pada suatu sasaran yang sama, akandikelompokkan dalam satu program kerjaProgram-program itu juga disusun berdasarkansuatu strategi pentahapan yang filosofinya dapatdilihat pada gambar di bawah ini.
23
Strategi Pentahapan
Kick Start•Setup central
core team andchangemanagement
•Consolidateinfrastructure
Provide Basics•New organization
running (‘Unit TIKKemenXYZ’)
•Gain trust andconfidence throughsatisfactory basicservices
•Develop singleintegrated system
Enable Business•Migrate data and
run new system•Provide
internationalstandard-compliant ITservice
StrategicFlexibility•Maintaining
stable andreliable systems
•Providerobustness andadaptivity,coping withchangingregulations andenvironment
RO
ADMAP&
STRATEGIIMPLEM
ENTASI
Ringkasan Gantt Chart Program Kerja
24
No Program Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q41 Pembentukan ad-hoc central core team l intas eselon I x x x x2 Konsolidasi infrastruktur TI eselon I ke Unit TIK Kemenkeu tahap awal x x x x x x3 Penyempurnaan fungsi organisasi SI/TI x x x x x x4 Penyediaan layanan dasar yang handal (e-mail, browsing, co-location & hosting) x x x x x x5 Pengembangan SI Keuangan Negara Terintegrasi tahap 1 x x x x x x x x6 Pengembangan SI Keuangan Negara Terintegrasi versi lanjutan x x x x x x x x x x7 Pengembangan, upgrade collection systems serta koneksinya pada MPN x x x x x x x x x x x8 Pengembangan SI Administrasi Kementerian Terintegrasi x x x x x x9 Penyiapan strategic flexibility dengan arsitektur SI yang lebih lengkap sesuai cetak biru x x x x x x
10 Penyiapan strategic flexibility dengan arsitektur TI yang lebih lengkap sesuai cetak biru x x x x x x11 Pengembangan Speciality Systems Terintegrasi x x x x x x x x x x12 Penyempurnaan Kebijakan, SOP & SLA SI/TI x x x x x x x x x x x x
Year 3 Year 4 Year 5Year 1 Year 2
Catatan
• Daftar kandidat proyek-proyek berikut program-program kerjautama terkait roadmap TIK ini dalam bentuk gantt chart yangmendetail dapat dirujuk pada lampiran dokumen utama. Padadokumen ini hanya digambarkan ringkasan
• Deleted• Deleted
Intentionally hidden
RO
ADMAP&
STRATEGIIMPLEM
ENTASI
Strategi Implementasi
Karena besarnya skala perubahan,implementasi cetak biru itu mungkinakan menemui hambatan, terutamaresistensi dari berbagai kalangan diKemenXYZ akibat persepsi ketidak-pastian akan masa depan pascaperubahan maupun ketidak-nyamananakibat hilangnya kemapanan (statusquo) saat ini.Oleh karena itu, diusulkan suatuchange management strategy yangdisebut strategi Partisipatif-Koordinatif.Inti strategi ini adalah berusahamenggalang kebersamaan dalammerumuskan dan membangunkemampuan TIK Kementerian XYZ yangdiinginkan, dibawah koordinasi KomitePengarah TIK (IT Steering Committee)KemenXYZ.Di samping strategi di atas, beberaparekomendasi lainnya adalah:1. Menyegerakan penunjukkan Chief
Information Office sesuai amanatKMK
2. Membentuk unit TIK KemenXYZsetingkat eselon I (badan).
Manajemen Perubahan ‘Partisipatif-Koordinatif’
• Cetak biru TIK ini adalah rumusan arsitektur terpadu di tingkatKementerian. Cetak biru ini harus dijabarkan dan dilengkapi denganperancangan arsitektur proses bisnis dan sistem informasi di tingkatmasing-masing unit eselon I. Berdasarkan hal ini, baru kemudian dapatditentukan layanan teknologi informasi yang dibutuhkan. Kebutuhanakan layanan teknologi informasi ini kemudian akan disediakan olehunit TIK KemenXYZ secara terkonsolidasi. Dengan cara ini, diharapkantidak ada unit eselon I yang merasa kebutuhan dan strategipemanfaatan TIK-nya terabaikan
Konsolidasi Cetak Biru TIKKonsolidasi Cetak Biru TIK
• Kandidat-kandidat proyek diseleksi dan direncanakan bersama denganmelibatkan semua perwakilan dari unit-unit eselon I, dan disetujui sertadisahkan oleh Komite Pengarah TIK . Melalui proses ini, diharapkantidak ada unit eselon I yang merasa prioritas pelaksanaanpembangunan kapablitias TIK yang dibutuhkannya dinomorduakan
Konsolidasi Roadmap TIKKonsolidasi Roadmap TIK
• Dalam pelaksanaan program-program kerja, dapat munculpermasalahan, seperti konflik dalam alokasi sumber daya, perubahanurutan prioritas dan sebagainya. Untuk itu perlu adanya monitoringdan pengendalian atas pelaksanaan program-program kerja tersebut.Untuk memastikan bahwa penyelesaian atas segala permasalahandapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan, makadiperlukan suatu fungsi PMO (Program Management Office) yangmelibatkan perwakilan dari semua unit eselon I dan diawasi oleh KPTIK.Dalam roadmap, fungsi ini dilaksanakan oleh ad-hoc central core team.Melalui proses ini diharapkan tidak ada unit eselon I yang merasa tidakdilibatkan dalam mengawasi pelaksanaan implementasi cetak biru.
Pengelolaan Portofolio Program KerjaPengelolaan Portofolio Program Kerja
25
RO
ADMAP&
STRATEGIIMPLEM
ENTASI
Ringkasan Analisa Resiko Roadmap
Dalam dokumen utama, dijabarkan secara mendalam mengenai analisa resiko terkait implementasi roadmap.Beberapa resiko yang setelah dianalisis ternyata dapat dikategorikan kritikal (penting), berikut strategipenanggulangan atau mitigasinya, dapat dilihat pada tabel analisa resiko yang telah disederhankan di bawah ini.
26
Kesimpulan
Kerentanan & ancaman Penanggulangan
Banyak data-data yang belum didefinisikan klasifikasikerahasiaannya, sehingga ada kemungkinan data rahasiadapat diakses oleh pihak yang tidak berhak
Pengkategorian data yang termasuk publik, private, danconfidential.
Penentuan hak akses untuk tiap-tiap jenis data.
Belum jelasnya proses transisi menuju pembentuk unit TIKKemenXYZ dengan konsep centralized IS/IT management,dapat menimpulkan perasaan insecure bagi para karyawanTIK dari banyak eselon I mengenai masalah golongan,jabatan, jenjang karir, mutasi/rotasi, credit point, IKU danrenumerasi
Segera memulai program kerja terkait organizational &human resource change management, terkait pembentukancentralized IS/IT management
Belum adanya penanggung jawab umum implementasicetak biru TIK secara struktural birokrasi pada tingkat eselonI KemenXYZ, bisa berdampak pada isu IT leadership.
• Penetapan CIO dengan segera• Menyegerkan pengusulan pembentuk unit TIK
KemenXYZ setingkat eselon I
Pemahaman terhadap cetak biru TIK yang tidak sama dantidak menyeluruh di tiap eselon I, dapat menimbulkanresistansi dari beberapa kalangan.
• Menjalaknkan manajemen perubahan partisipatifkoordinatif
• Menyegerakaan pembentukan ad-hoc core central team,yang salah satu fungsinya adalah untuk senantiasamengkomunikasikan visi serta program kerja dalam cetakbiru TIK.
Beberapa modul aplikasi telahada/dimiliki/diimplementasikan, namun berada dalamplatform yang berbeda-beda, sehngga ada resiko kesulitanintegrasi antar modul.
Pemanfaatan Service Oriented Architecture untuk integrasike depan
RO
ADMAP&
STRATEGIIMPLEM
ENTASI
Kesimpulan
Masalah utama yang ingin diselesaikan di siniadalah masalah data yang kurang dapatdihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dankurang akurat. Oleh karena itu, diusulkan suatustrategi dan arsitektur sistem informasi yang bisamenghasilkan informasi yang memenuhi kaidahTRUST (compleTe, Reliable, Up to date, Secure,accuraTe atau lengkap). Secara umum, masalah diatas dipecahkan dengan adanya integratedinformation systems dengan konsep sharing data,bukan pertukaran data.Pada gilirannya, informasi yang sesuai kaidah TRUSTtersebut dapat dijadikan dasar untuk pengambilankeputusan dan pelaksanaan fungsi KemenXYZdengan lebih baik lagi.Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalahefisiensi sumber daya (termasuk anggaran),sehingga memunculkan solusi consolidatedinformation technology (IT) dan integratedinformation systems (IS).Masih terkait dengan masalah efisiensi sumberdaya, kebijakan untuk menerapkan centralized IS/ITmanagement juga bisa menjadi solusipermasalahan di atas.
Tindak Lanjut
Program-program kerja roadmap implementasicetak biru, dapat ditahapkan mulai dari tahap kick-start, tahap penyediaan layanan dasar yang handal(provide basics), tahap memutar fungsi Kemekeudengan sistem informasi yang sudah terintegrasi(enable business), serta pencapaian tahap strategicflexibility.Secara ringkas direkomendasikan segera untukmenyusun ad-hoc central core team yang berfungsisebagai Program Management Office, penunjukkanChief Information Officer.
27