executive information systems -...

Executive Information Systems

Executive Information Systems

1

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS Raymond McLeod, Jr. and George Schell

Posisi Eksekutif

• Eksekutif adalah berbeda ‐ tidak berkaitan dengan karakteristik personal tetapi dalam kaitan dengan pekerjaan dan bagaimana itu dilakukan. •Seorang eksekutif bukan sekedar manajer tingkat lebih rendah pada tingkat lebih tinggi!

• Pekerjaan berubah secara drastis ketika manajer mencapai puncak, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan.

Slide 2

Marketing information system

Manufacturing information system

Financial information system

Human resource information system

Environmental information and data

Environmental information and data

Top-level managers

A Firm Without An EIS

Penjelasan Gambar 1.

• Top‐level manajer akan menerima semua informasi mereka dari subsistem fungsional, dan eksekutif ini harus menaring serta mensintesa data ke dalam satu bentuk yang akan penuh arti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari pekerjaan tsb.

• Sistem informasi eksekutif duduk satu puncak sistem fungsional seperti yang diperlihatkan pada gambar 2 dan membuat informasi tersedia untuk eksekutif. Informasi berasal dari keduanya, yaitu di dalam perusahaan dan lingkungan nya. Suatu hal yang diterima secara umum bahwa informasi dari lingkungan terutama penting pada level puncak.

Slide 4

Environmental Information and data

Environmental Information and data

Marketing information system

Manufacturing information system

Financial information system

Human resource information system

Executive information system

A Firm With An EIS

16-5

Apakah Yang Eksekutif Lakukan?

• Istilah Eksekutif dengan bebas diterapkan • ‐ Tidak ada perbedaan yang jelas antara eksekutif dan para manajer lain.

• Manajer Eksekutif pada level atas dari hirarki organisasi yang menggunakan satu pengaruh kuat terhadap perusahaan

• Pengaruh tsb ditingkatkan dengan cara mulai bekerja dalam perencanaan strategis dan menentukan kebijakan‐kebijakan perusahaan

Slide 6

Apakah Yang Eksekutif Lakukan?

• Selain dari pada horison rencana jangka panjang mereka, eksekutif sering bisa dibedakan dari para manajer pada tingkat lebih rendah oleh sikap mereka. Eksekutif memberikan satu nilai lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan dibandingkan bagi kesejahteraan unit individual di dalam perusahaan. Dalam semangat ini, eksekutif adalah berorientasi perusahaan. Beberapa tetapi bukan semua manajer pada tingkat lebih rendah cenderung pertama untuk meletakkan kesejahteraan unit mereka sendiri.

Slide 7

Fungsi‐fungsi Manajemen Fayol • Henri Fayol mempercayai bahwa semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama – plan, organize, staff, direct, dan control.

• Anggapan tersebar luas adalah perencanaan ditekankan kebanyakan pada level eksekutif, sementara fungsi lain lebih kritis pada kinerja tingkat lebih rendah. Itulah alasan mengapa Robert Anthony menggunakan istilah level perencanaan strategis untuk para manajer puncak.

Slide 8

Peran Menejerial Mintzberg

• Tingkat manajemen yang berbeda melakukan peran sama tetapi menghabiskan waktu relatif berbeda saat menjalankan peran pengambil keputusan

• Manajemen level tinggi fokus pada angka panjang, peningkatan dalam hal kewirausahaan bagi perusahaan dan menjawab situasi yang tidak terduga,

Slide 9

Jaringan Dan Agenda Kotter • John P. Kotter, Harvard professor • Eksekutif mengikuti tiga tahap strategi

1. Agenda ‐‐ tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung perkiraan, sedangkan agenda jangka pendek lebih spesifik

2.Jaringan – Eksekutif membangun jaringan. Disini bukan jaringan komputer melainkan hubungan kooperatif antara orang yang menyelesaikan agenda tsb.

3.Lingkungan – Eksekutif bekerja untuk membentuk lingkungan dari norma‐norma nilai sedemikian rupa sehingga anggota jaringan bisa bekerja untuk mencapai agenda. Slide 10

Bagaimana Eksekutif Berpikir?

• Profesor Harvard Daniel J. Isenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir dengan dua kelas permasalahan umum

‐ bagaimana untuk melakukan sesuatu hal ‐ Cenderung fokus hanya pada beberapa permasalahn. ‐ Lebih perduli terhadap proses dibandingkan solusi ‐ Proses berpikir tidak selalu mengikuti tahap demi tahap pola

pendekatan sistem ‐ Intuisi digunakan pada masing‐masing tahap pemecahan

masalah

Slide 11

Kebutuhan Informasi Khusus

• Mintzberg mengidentifikasikan lima aktivitas‐aktivitas dasar untuk waktunya CEO:

‐ Desk work ‐ Telephone calls ‐ Unscheduled meetings ‐ Scheduled meetings ‐ Tours • Seperti pada gambar 3 berikut:

Slide 12

Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg)

Slide 13

Desk Work

22%

Unscheduled

Meetings

10%

Telephone

Calls

6%

Scheduled

Meetings

59%

Tours

3%

Legend: Interpersonal Communication

Bagaimana CEO Menghabiskan Waktunya (Mintzberg)

• Dia menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan: "Akan nampak bahwa lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan secara efisien dibandingkan mendapatkan informasi secara formal

Slide 14

Jones and MecLeod Study

• Studied 5 executives in early 1980s • Questions

1) How much information reaches the executive ? 2) What was the information value ? 3) What are the information sources ? 4) What media are used to communicate the information ?

5) What use is made of the information ?

Slide 15

Jones and MecLeod Study • Selama periode dua minggu, eksekutif dan sekretaris mereka membukukan 1454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif

• Transaksi di sini meliputi media : laporan komputer, memo, observational tour, telephone call, letter, meeting, and so on.

• Eksekutif menerima rata‐rata dua puluh‐sembilan transaksi informasi per hari. Seperti yang ditunjukan pada gambar 4, terdapat variasi yang patut dipertimbangkan di dalam volume.

Slide 16

Volume Informasi dari Eksekutif

Slide 17

HIGH HIGH

HIGH HIGH

HIGH

AVG

LOW

AVG

LOW AVG

LOW AVG

LOW

Bank CEO

0

10

20

30

40

50

60

Retail Chain

CEO

Insurance

President

Vice

President of

Finance

AVG

LOW

Num

ber o

f Tr

ansa

ctio

ns

What was the information value ?

• Eksekutif memberikan satu nilai mulai dari nol (tidak ada nilai) sampai sepuluh (nilai maksimum) untuk setiap transaksi

• Gambar 5 berisi satu bar graph yang memperlihatkan distribusi dari nilai untuk semua eksekutif. Eksekutif memberikan 26 persen untuk transaksi yang nilainya sangat rendah ‐ nol (nilai yang sebagian besar sering ditugaskan/diberikan), satu, atau dua.

• Terdapat juga suatu variasi di tingkatan nilai yang diberikan oleh setiap eksekutif, mulai dari rata‐rata 2.9 untuk wakil presiden pajak sampai 5.5 untuk bank CEO

Slide 18

Nilai Informasi Yang Dicapai Eksekutif

Slide 19

0

5

10

15

20

25

30

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

All fiveexecutives

Vice President of tax

Bank CEO

Perc

enta

ge o

f tra

nsac

tions

Value

What Are the Source of the Information?

• Gambar 6 menunjukkan sumber informasi. Masing‐masing sumber ditunjukkan dengan segiempat. Nomor bagian atas dalam satu segi‐empat merepresentasikan volume transaksi yang di‐supply oleh sumber, dinyatakan sebagai sebuah prosentase total transaksi. Nomor bagian bawah adalah nilai transaksi rata‐rata.

• Beberapa eksekutif membutuhkan 7 tingkat ke bawah untuk mengumpulkan informasi

• Sumber bisa dari internal dan eksternal perusahaan • Sumber Eksternal menyediakan sebagian besar jumlah tetapi

juga nilai rata‐rata paling rendah

Slide 20

Environment

The executive

Committees

1 level down

2 levels down

3 levels down

4 levels down

Legend:

Percentage of total transactions

.43 3.8

.05 5.2

.20 5.2

.10 5.3

.06 4.3

.02 4.4

.02 7.5

.13 4.6

Average transaction

value

Sumber informasi yang Dicapai Eksekutif

Media yang Digunakan Untuk Komunikasi

• Media tulisan terhitung 61% transaksi seperti pada gambar 7. – Computer reports – Letters and memos – Periodicals

• Media Lisan lebih disukai oleh eksekutif – Tours – Business meals – Telephone calls

Slide 22

Written

Oral

Note: Percentages do not add to 1.00 due to rounding

Computer Reports (.03)

Noncomputer Reports (.09)

Letters (.20)

Periodicals (.10)

Business Meals (.02)

Telephone Calls (.21)

Unscheduled Meetings (.06)

Scheduled Meetings (.05)

Tours (.03)

The Media Pie (in Percentages of Total Transactions)

Memo (0.19)

Medium Mode Average Value Scheduled meetings Oral 7.4 Unscheduled meetings Oral 6.2 Tours Oral 5.3 Social activity Oral 5.0 Memos Written 4.8 Computer reports Written 4.7 Noncomputer reports Written 4.7 Letters Written 4.2 Telephone calls Oral 3.7 Business meals Oral 3.6 Periodicals Written 3.1

Rangking of media by Value

Apa Yang digunakan untuk Membuat Informasi?

• Gambar 8 memperlihatkan distribusi penggunaan transaksi informasi. anda bisa melihat bahwa sebagian besar informasi diharapkan untuk digunakan dalam menangani gangguan, menjadi enterpreneur, dan mengalokasikan sumber‐sumber daya.

• Enam persen transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan peran apapun.

• Jika eksekutif tidak bisa menghubungkan lembaran informasi dengan satu peran, informasi tsb diberikan satu nilai rendah

Slide 25

Disturbance handler

(.42)

Entrepreneur (.32)

Resource allocator

(.17)

Unknown (.06)

Negotiator (.03)

Information Use by Decisional Role

Information Use by Decisional Role

• Cara dimana eksekutif memperoleh informasi untuk memainkan peran adalah apapun tetapi sederhana. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 9, informasi berasal dari sejumlah sumber berbeda sebagaimana masing‐masing peran dimainkan.

Slide 27

Disturbance handler .42

Entrepreneur .32

Resource allocator .17

Negotiator .03

Unknown .06

Environment

.43

Lower levels .38

Internal support units & individuals .13

Upper levels .05

Committees .02

Sources of Decisional Information

16-28

Jones & McLeod Study Findings

• Sebagian besar informasi untuk eksekutif berasal dari sumber lingkungan, tetapi informasi internal dinilai lebih tinggi

• Sebagian besar informasi eksekutif berasal dalam bentuk tertulis, tetapi informasi lisan dinilai lebih tinggi

• Eksekutif menerima sangat sedikit informasi secara langsung dari satu komputer

Slide 29

Significance of the Study Findings

• Tidak ada sistem informasi eksekutif yang seluruhnya berdasarkan komputer. Melainkan, komputer akan di‐superimpose di atas sekali dari aliran noncomputer. Untuk alasan itu, sistem informasi dari the five study executive melayani satu tujuan penting. Mereka memperlihatkan sifat alami aliran informasi kompleks dimana eksekutif menetapkan untuk memperoleh informasi pemecahan masalah. Slide 30

The Rockart and Tracy Study

• Istilah sistem informasi eksekutif, atau EIS, pertama muncul dalam laporan hasil studi Rockart dan Tracy. Walaupun tidak ada definisi yang tersedia, peneliti mengenali bahwa beberapa fitur sistem: •A Central Purpose ‐ Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan kontrol. •A Common Core of Data ‐ Basis data berisi informasi mengenai industri, pelanggan, kompetitor, dan unit pada periode waktu tahun tiga ‐ masa lampau, saat ini, dan masa depan

Slide 31

The Rockart and Tracy Study •Two Principal Methods of Use – Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan kecenderungan, dan perilaku analisa data menurut selera •A Support Organization ‐ Eksekutif dibantu oleh EIS coaches dan EIS chauffeurs. Seorang EIS coaches adalah anggota dari staf eksekutif, layanan informasi, atau konsultan luar organisasi, yang menyediakan bantuan dalam menata sistem. Seorang EIS chauffeur adalah anggota dari staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan untuk eksekutif

Slide 32

Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective

• Ada satu proporsi lebih kecil dari para pemakai komputer terhadap level eksekutif dibandingkan yang lain. Dua alasan yang mungkin menonjol adalah:

1. Permasalahan di level eksekutif sedikit terstruktur dan oleh karena itu lebih sulit untuk mendukung pemrosesan komputer

2. Eksekutif cenderung bih tua dan lebih sedikit kemungkinan untuk memanfaatkan pelatihan komputer formal. Juga kekurangan pelatihan adalah sesuatu yang bisa dengan mudah diatasi jika eksekutif mempunyai keinginan

Slide 33

Meletakkan Kegunaan Computer di dalam Perspective

• Poin penting dalam diskusi ini adalah: 1. Penggunaan komputer adalah sesuatu hal

yang personal 2. Informasi komputer hanyalah sebagian dari

semua informasi yang dibutuhkan seorang eksekutif. Semua execuives ingin menerima informasi dari sumber manapun. Slide 34

Saran untuk Meningkatkan EIS

1. Take an inventory of incoming information transaction

2. Stimulate high‐value sources 3. Take advantage of opportunities 4. Tailor the system to the individual 5. Take advantage of technology

Slide 35

Make corporate

information available

Information requests

Executive database

Corporate database

Electronic mailboxes

Software library

Current news, explanations

External data and information

Information displays

Corporate mainframe

To other executive workstation

To other executive

workstation

An EIS Model

Executive workstation

Dialog Antara Eksekutif dan EIS

• Secara tipikal oleh satu rangkaian menu, keyboarding diminimumkan

• Latihan untuk informasi spesifik yang diperlukan dari level ikhtisar

Slide 37

0

100

200

300

400

500

N P U P

Actual/Planned

Product Profitability Analysis

Magazines in Europe have been

performing poorly. While sales are up, production costs have soared. This is due to the labor disputes in the pulp and paper industry. Starting next month, costs should be back in line with earlier projections.

, , , , ( , ) ( )

Actual Planned Variance %Variance Newspapers 1,421,709 1,559,184 (137,475) (8.82) Magazines 490,855 518,687 (27,832) (5.37) Periodicals 1,912,564 2,077,872 (165,308) (7.96)

x 1 0 0

MEDIAL INTERNATIONAL GROUP MIG

An Information Display That Includes a Computer-Generated Narrative Explanation

Incorporation of Management Concepts

• Faktor‐faktor sukses Kritis • Manajemen berdasarkan eksepsi • Model Mental ‐ Kompresi Informasi

Slide 39

0500

100015002000

90 91 92 93 94 J F M A M J J A S O N D 95 96 97 98 99

SALES - $ IN MILLIONS

AS OF NOVEMBER 1994

SALES

CURRENT HISTORY

YEAR TO DATE OVER/ UNDER MB

PROGRAM ACTUAL THIS MO LAST MO HERC $861.4 $30.7 $59.1 C-5B 621.9 0.3 4.5 OTHER 398.7 12.9 10.1 TOTAL $1,882.0 $43.9 $44.4

YEAR-END FORECAST CURRENT FORECAST

Y-L O/U MB YR CURRENT O/ U PRIOR $949.8 $28.6 95 $2102.6 $ 8.0 699.0 1.2 96 2400.0 105.0 458.8 13.6 97 3130.0 98.0 $2107.6 $43.4 98 3390.0 58.0 99 2110.0 281.0

COMMENTS FAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO TWO ADDITIONAL HERCULES SALES

FORECAST

BUDGET

ACTUAL

SOURCE GLORIA YANDERS BILL BLASS

EIS Implementation Decisions Three Key Questions:

1. Apakah kita memerlukan EIS? 2. Apakah perangkat lunak pengembangan‐

aplikasi tersedia? 3. Haruskah kita membeli prewritten

perangkat lunak EIS?

Slide 41

Keuntungan dari Perangkat Lunak Prewritten

1. Cepat 2. Tidak ada penekanan/ketegangan tentang

layanan informasi 3. Dikhususkan kepada eksekutif

Slide 42

EIS Critical Success Factors Rockart and DeLong

1. Committed/informed executive sponsor 2. Operating sponsor 3. Appropriate information services staff 4. Appropriate information technology (IT) 5. Data management 6. Link to business objectives 7. Manage organizational resistance 8. Manage the spread and evolution

Slide 43

Purchasing and Performance Systems

Information technology standards

Information needs

Analysis of Organization

Information Systems Plan

Corporate data model

EIS

Prerequisite Activities for the EIS

Trend EIS di Masa Mendatang

• Penggunaannya akan menjadi hal biasa • Harga perangkat lunak mengalami penurunan • Akan mempengaruhi MIS/DSS • Komputer akan selalu memainkan satu peran pendukung

Slide 45

executive information systems -...

Documents