existenz 2014 finanzbuchfuehrung 3.0 und papierbelege vernichten und wie will e
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8/10/2019 Existenz 2014 Finanzbuchfuehrung 3.0 Und Papierbelege Vernichten Und Wie Will e
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Finanzbuchfhrung 3.0 und Papierbelegevernichten und wie will es das Finanzamt?
EXISTENZ Mnchen, 15. November 2014
Christine Thoma DATEV eG
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DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Das Unternehmen
DATEV eG
Hauptsitz: Nrnberg Grndung: 1966
Berufsstndische EDV-Dienstleis-tungsorganisation in Europa fr
Steuerberater
Rechtsanwlte
vereidigte Buchprfer
Wirtschaftsprfer
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DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Zahlen-Daten-Fakten
ber 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-D
DATEV-Rechenzentrum: Datendrehscheibe zwischen Unternehmen undSteuerberatern sowie Institutionen
ber 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat
mehr als 138.000 Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammit ihrem steuerlichen Berater
rund 2,5 Millionen Mittelstndler erstellen Finanzbuchfhrung mit DAT
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11.11.2014
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DATEV: Auftrag und Mitglieder
unser Auftrag unsere Mitglieder
wirtschaftliche Frderungunserer Mitglieder(40.274 in 2013)
Das bedeutet:
Untersttzung bei allenDienstleistungen unsererMitglieder fr derenMandanten
Steuerberater
Rechtsanwlte
Wirtschaftsprfer
vereidigte Buchprfer
Sozietten undPartnergesellschaften
Gesellschaften derBerufsangehrigen
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Lsungen fr Unternehmen im berblick
Software fr kaufmnnische Aufgaben
unterjhrige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater
Auftragswesen Dokumentenablage Rechnungswesen Zahlungsverkehr
Software fr Personalwirtschaft IT-Lsungen fr Kommuni-kation und Datensicherheit
Qualitts-management
+ Wissen + Beratung + Service
Personal-management
Lohn- undGehaltsabrechnung
E-MailSicherheit
IT-OutsourcingElektronischesOrganisations-
handbuch
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VorsystemAuftrags-
wesenRechnungs-schreibung Bezahlung
Archivierung
z.B. Warenwirtschaft
EDI-Schnittstelle
Rechnungs-
anforderungen
Abgrenzung Papier-
/eRechnung
Besonderheiten
eRechnung
DV-untersttzt
Digitalisierung - Optimierungsanstze im betrieblichen Rechnun
Automatisierung
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8/67DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Themen des Vortrags im berblick
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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Prozess der Digitalisierung von Dokumenten
Vertrge
Korrespondenz
Dokumente}1
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7
5Daten-bank
1) Papierdokumente2) Scanner3) Ablage der Papierdokumente4) Digitalisierte Dokumente5) User PCs/mobile Divices6) Digitale Post (Email)7) Digitale Daten aus anderen
Systemen
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Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!
Digitalisierung derGeschftsprozesseE-Government
ElektronischeSteuererklrung
GDPdU(GoBD)
Perso
ELStAM
ElektronischerRechnungs-
verkehr
SEPA
ErsetzendesScannen
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Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)
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Industrielle Lsungen (Trendbeschleuniger):Kosten fr elektronisch signierte Rechnungen aus SAP
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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen
Durch die Digitalisierungdes Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen
auf Anforderungen wichtiger Geschftspartner reagieren.
Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).
das Unternehmensimage modernisieren.
umweltbewusst agieren.
Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.
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Themen des Vortrags im berblick
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG 14)
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sons
abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr be
Definition eRechnung:(UStG 14)
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
bermit
per ETextd
DE-M E-POS Comp
Faxse Webd EDI (
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Formelle Prfung nach 14 (4) UStG:Eine Rechnung muss folgende Angaben enthaltenFormelle Prfung nach 14 (4) UStG:Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten
1. den vollstndigen Namenunddie vollstndige Anschriftdes leistenden Unternehmersund des Leistungsempfngers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihmvom Bundeszentralamt fr Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierungder Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstndeoder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das nach Steuerstzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Entgeltfr die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderungdes Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt bercksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetragoder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fr die Lieferung odersonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fllen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht desLeistungsempfngers
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Themen des Vortrags im berblick
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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eRechnung was galt bisher (bis 30.06.2011)?
IntegrittUnversehrtheit des Inhalts
keine Vernderung der Daten
AuthentizittEchtheit der Herkunft
eindeutige Identifizierung desRechnungsausstellers
gewhrleistet durch
qualifizierte elektronische Signatur
elektronischer Datenaustausch (EDI)
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend
Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billig
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Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungenfr den Vorsteuerabzug (Altregelung)
Achtung: Sonst Vorsteuerabzugnicht erlaubt gewesen
ordentliche Rechnung
(14 Abs. 4 UStG)
Signaturprfung Prf
Prfprotokoll
revisionssicheres digitalesArchiv fr 10 Jahre
(Aufbewahrung)
R
S(evtl.
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass
die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist.
der Inhalt der Rechnung nicht verndert wurde.
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Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungenan eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
IntegrittUnversehrtheit des Inhalts
keine Vernderung der Daten
AuthentizittEchtheit der Herkunft
eindeutige Identifizierung desRechnungsausstellers
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfnge
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend
Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Bill
LesLesbarkeit
whrend der Averfgbar und
angemesse
gewhrleistet durch
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Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011
Ab 1. Juli 2011 (rckwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzstezu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmigkeit einer Papierrechnu
In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer R
umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeiteiner Rechnung
Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit de
die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche
verfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung s
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Verfahren, das der Rechnungsempfnger zum Abgleich der Rechnung mit sZahlungsverpflichtung einsetzt.
d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kritdurch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlsslichen Prfzwischen Rechnung und Leistungschafft, sicherzustellen.
Fr ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:
Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
manueller Abgleich mglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kannein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen)
als Prfpfad eignen sich Geschftsbriefe und Vertrge, Bestelldokumente, Liefersbuchhalterische Abbildung
eRechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren
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Relevante Prfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahre
Prfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prfung auf doppelte Rechnung
Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnun
Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen
Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rwurden
Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und
Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist
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Beispiel fr innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
MusterRechnung
MusterService-
schein
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Vertrieb/Verkauf Angebote schreibenVertrieb/Verkauf Angebote schreiben
BILDER FR PROZESS ZUAWO ergnzen
Praxisbeispiel:
eRechnung alsAusgangsrechnung
Schritt fr Schritt vomAngebot zureRechnung
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Rechnung statt auszudrucken direkt per E-Mail versenden!
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Vertrieb/Verkauf Angebote schreibenVertrieb/Verkauf Angebote schreiben
BILDER FR PROZESS ZUAWO ergnzen
Rechnung ausdruckeoder direkt per Ema
(meist PDF-Formatversenden
ideal: BuchuAusgangsrechnun
Belegbild) steheBuchfhrung z
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eRechnung Aufbewahrung
Archivierungspflichten sind unverndert: Aufbewahrung ber 10 Jahre
Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPd
Die Erfllung ist nicht Voraussetzung fr den Vorsteuerabzug.
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.
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Themen des Vortrags im berblick
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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Digitale Langzeitarchive im Unternehmen???
Christian Pohl / Pixelio.dePaul-Georg Meister / Pixelio.de
Ziele des digitalen Reduzierung des Pa
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So bucht man heute
www.datev.de/so-bucht-man-heute
www.datev.de/so
Stand September 20Rechenzentrum bergespeichert. Wrde mausdrucken und aufe
knnte man damit dMount Everest (8.84047.000 UnternehmenUnternehmen onlineBelegablage, das Beavon Rechnungen bis von weiteren Daten dund Buchfhrung. Un
deutlich nach oben: durchschnittlich 500 dazu.
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Auslagerung der digitalen Archivierung
Der weltweit fhrende Cloud-Anbieter Amazon.com erzweites EU-Rechenzentrum in Deutschland. Der insgesaStandort des Cloud-Dienstes Amazon Web Services (AWverschiedene Rechenzentren im Groraum Frankfurt seAndy Jassy, Senior Vice President of Web Services von dem Wall Street Journal Deutschland. Es wird mehrere
Rechenzentren in bedeutender Gre in Deutschland gesagte Jassy.Quelle: AuszugThe Wallstreet Journal online
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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Handelsrecht Steuerrecht GesetzlicheSchriftformSp
Handelsgesetzbuch(HGB)
Abgabenordnung(AO)
BrgerlichesGesetzbuch (BGB)
Zivilprozess-
ordnung(ZPO)
Fin
Umsatzsteuer-
gesetz (UStG)
BuchfhrungspflichtAufbewahrung
AufzeichnungenAufbewahrung
Anforderungen anRechnungen
Gesetzliche Schriftform
Beweiskraft
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Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnunge
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gegenber den Finanzbehrden
Umsatzsteuergesetz
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU
Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchfhrungssysteme GoBS
Abgabenordnung
Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungeund Dokumentationen
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fb h f ( l h l )
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Aufbewahrungsfristen (gltige Rechtslage)
Generell gilt:die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des KalenderjahRechnung ausgestellt wurde.
Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) fhrt dazu, dass auch diarchiviert werden muss Thema: E-Mail-Archivierung
sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind
Buchungsbelege
empfangene und abgeschickte Handels- und Geschftsbriefe
Bcher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlsse,Lageberichte, Erffnungsbilanzen sowie die zu deren Verstndniserforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigeOrganisationsunterlagen
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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)
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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)Worum geht es?
Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingerumt worden, die
Datenverarbeitungssystems erstellte Buchfhrung des Steuerpflichtigen durch Da
prfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch fr vora
Wirtschaftsjahre!
Die Daten [] sind fr den Datenzugriff zur Verfgung zu halten bzw. in gee
vorzuhalten. Das heit:
jederzeit digital verfgbar
unverzglich lesbar
maschinell auswertbar
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vo
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Elektronische Betriebsprfung
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Elektronische BetriebsprfungZugriffsarten
Formen des Datenzugriffs
Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Zugriff auf DV-System desSteuerpflichtigen (Lesen, Filternund Sortieren der Daten) durch
den Prfer
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Zugriff durch denSteuerpflichtigen oder dessen
Beauftragten nach den Vorgabendes Prfers
Datentrger
Auswertungseinem Co
AnwendungPro
Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger
Bereitstellung von Hard-und Software
Einweisung in das DV-System Verschaffung des Zugangs zu
allen steuerlich relevantenDaten und den internenAuswertungsprogrammen
Bereitstellung von Hard-
und Software Umsetzung der Vorgaben des
Prfers durch Steuerpflichtigenoder andere mit dem DV-System vertrauten Personen
berlassungtrgers (CD
OffenlegungAuswertungInformationDateifelder, Verknpfun
Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter BeachtVerhltnismigkeitsgrundsatzes(gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsf
Ein ne es Zeitalte ? Die GoBD als Nachfolge on GoBS GdPD
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Ein neues Zeitalter? DieGoBD als Nachfolger von GoBS, GdPD
Grundstze zur ordnungsmigen FAufbewahrung von Bchern, Aufzeic
Unterlagen in elektronischer Form s
Datenzugriff (GoBD)
Entwurf in 2013
berarbeiteter Entwurf Mai 2014
BMF-Anwendungsschreiben Novem
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit
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Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Reichsord
GoBDG B
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Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unter
in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Inhalte, Begriffe, Konzept der GoBD
Unvernderbarkeit?Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss dafr bieten, dass alle Informationen(ProgrammDatenbestnde), die einmal in den Verarbeitungspeingefhrt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Bnicht mehr unterdrckt oder ohne Kenntlichmacberschrieben, gelscht, gendertoder verflsc
knnen (GoBD Rn 108).
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Physikalische Objekte und digitale Medien
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Physikalische Objekte und digitale Medien
Physikalische Objekte versus digitale Daten
Whrend altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbadies auf neue Speichermedien nicht zu
Auch Filme, Fotos und Magnetbnder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit
Noch krzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplattegebrannte CDs/DVDs
Datentrger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflsse (zum Beispiel durcin der Nhe von Disketten oder Magnetbndern) oder sie werden durch chemische
physikalische Einwirkungen so stark verndert, dass sie keine Informationen mehr knnen oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs)
Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem spteren Zeitpunkt die Gerte und Programme nicht mehr vorhanden sind
Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zustzliche ProblDaten nicht mehr zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Definition Datensicherung
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Definition Datensicherung
Was heit Datensicherungkonkret?
Die Datensicherung schtzt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Bversehentliches Lschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts k
Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen.
Neben den Daten aus den Anwendungen enthlt die Datensicherung auch die Kon
wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker.
Als Alternative zu herkmmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbnder oder W
kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit knnen Sie
Datenbestnde in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern.
Eine Datensicherung ber einen lngeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Datenarchivierung
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Datenarchivierung
Was heit Datenarchivierungkonkret?
Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrunggewhrleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und
die Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung:
Inhalte sind unverndert (originr) und flschungssicher zu speichern
Inhalte sind durch eine Suche auffindbar
Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar
Inhalte mssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukn
Systemen lesbar sein
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Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung?
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Kann ich dann auch meine(Papier-)Belege wegwerfen?
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Ersetzendes Scannen - Praktische Umsetzung im Unternehmen
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Ersetzendes Scannen Praktische Umsetzung im Unternehmen
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Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht
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Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht
Dazu gehren:
Geschftliche E-Mails
Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.B. EDI-Nachrichten, elektrRechnungen und Lieferscheine)
Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatiDatenverarbeitungsvorgngen, die Buchungen auslsen
Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nurrevisionssicheren Archiv mglich!
147 AO:
Abs. 2:Wenn die Grundstze ordnungsmiger Buchfhrung eingehalten werden, kPapieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet
Abs. 6: Originr digital erstellte Unterlagen mssen digital aufbewahrt werden.
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Was braucht man fr ein revisionssicheres Archivsystem?
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y
Geeignete Software
Verfahrensdokumentation
Unvernderbare Speicherung
Zertifizierung
2.
1.
3.
? Mglich, aber optional und nicht bindend.Entscheidend sind die oberen Kriterien!
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Muster-Verfahrensdokumentation
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Muster fr Verfahrensdokumentatigescannte Papierbelege vernicknnen
Verffentlich von BStBK und DStV
Grundlage: TR Resiscan und Simulersetzendes Scannen
Starkes Argument zur Positionierdigitalen Buchfhrungsprozess
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Wie sehen Beispielprozesse aus einerVerfahrensdokumentation aus?
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Verfahrensdokumentation aus?
Prozess Scannen
Ttigkeit Personen Ressourcen
K1berprfung der Eigen-schaften des Dokuments
oAnpassen derScaneinstellungen
EDV-Arbeitsplatz,Scanner
EinscannenEDV-Arbeitsplatz,Scanner
o
Zusammenheftenmehrseitiger Belege ber
die Standard-Scan-einstellungen als M-TIF
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz
K3Ablage der TIF-Datei imOrdner
EDV-Arbeitsplatz,Netzlaufwerk
Kennzeichnen desPapierbelegs als erledigtund Ablage in der Handakte
Kontrolle Beschreibung AuP6.2-K1 berprfungdesDokuments
Nur freigegebene bzw.geprfte Dokumente drfengescannt werden.
DoUn
P6.2-K2 Sichtkontrolledes Bilds
Durch diese Kontrolle sollsichergestellt werden, dassDokumente vollstndiggescannt werden und bildlichmit den Originalen
bereinstimmen.
P6.2-K3 Zugriff aufden Ordner
Durch definierte Zugriffs-regelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nurautorisierte Personen Zugriffauf gescannte Dokumentehaben. Damit soll einenachtrgliche Manipulationnach dem Scannenverhindert werden.
RePro
Eingangsrechnungen Kontrollen und Kontrollziele
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Beweiskraft digitaler Dokumente
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g
Zielsetzung:
Etablieren einer herrschenden Meinung bezglich der Anerkennung digitaler Bele
Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Branden
Im Regelfall drften selbst die eigenhndig ohne besondere Voeingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil fh
Wesentliche Ergebnisse:
Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt
Die Speicherung in einem Archivsystem erfllt die Anforderungen an die Datensi
Eine Verfahrensdokumentation erhht nochmals die Verlsslichkeit der Digitalisie
(geregelter betrieblicher Prozess)
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Themen des Vortrags im berblick
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Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
1.
2.
3.
4.
5.
6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
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Wie erfolgt meistens der Belegablauf?
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g g
Schwachstellen
unvollstndige Informationen
Zeitverzug zwischen Buchen undGeschftsbetrieb
logistischer Aufwand
fr die Steuerkanzlei
Ablage im Unternehmen
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Buchfhrung mit Zukunft digitaler Belegaustausch
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g g g
Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfllt Belege bleiben im Unternehmen
kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschftsbetrieb
aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermglichen aktuellen berblick, da alle Infsind und:
die Belege sind revisionssicher fr die Betriebsprfung archiviert
fr dieSteuerkanzlei
Ablage imUnternehmen
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Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unterne
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Unternehmen DATEV-Rechenzentrum
Belege senden BuDATEV Unternehmen online
Beleg Buchung
Auswertungen
Zahlungsvorschlge
Datensicherheit
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Beispiel fr digitale UnternehmensprozesseErkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
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Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
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Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Be
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Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)
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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format
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Kennung ZUGFeRD
Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten
Daten direkt in Erfassungsfelder
Bankverbindungsdaten ausEXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0
Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
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Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung
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Personalwirtschaft heutige Realitt des Datenaustausches
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Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen fr die Personalwirtschaft heut
Unternehmen
Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefonan die Kanzlei bermittelt.
Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werdenmittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfgung gestellt.
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Wie kann der Datenaustausch organisiert werden?
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SteuerberaterUnternehmen
Lohnabrechnung durchfh
ausgewhlte Lohndaten eingeben Daten einlesen
Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstell
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Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprfungsprozess:Rechnungseingang bis zur Buchung
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indexieren
Prfung und
Beleg digitalbuchen
Beleg- bzw.Rechnungseingang
scannen
Finanzbuchfhrung
Workflow-
UntersttzWeiterle
zur Ke
zur Er
Genehm
Original andas Archiv
Verantwortlicher
Freigabe
gebuchte BelegDatenaustauscexportiert
geprft
geprftBeleg-Anzeige undVerlinkung mit Buchungssatz
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BITKOM: 10 Merkstze fr elektronische Rechnungen
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BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & ne
1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral 3. Authentizitt und Integritt sind zu gewhrleisten
4. Signatur und EDI sind weiterhin mglich
5. Jede Rechnung muss lesbar sein
6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
8. Papierrechnungen drfen digitalisiert werden
9. Die Vorgnge mssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff(Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)
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eRechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!
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Christine ThomaDATEV eGTelefon: 0911/ 319-3669E-Mail: [email protected]: www.datev.de/unternehmensloesungen
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