exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

Download exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

Post on 27-Dec-2014

3.538 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Ini adalah materi yang saya buat waktu menjadi fasilitator di Balai Besar Pengawasan Obat dan Makanan Manado, Desember 2012

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. A FORM is a structured document with spaces reserved for entering information. You design the form, and others can fill it in on paper or in Microsoft Word. You can then compile the information you collected.Pada Word 2003 fasilitas Form ini dapat dengan mudah kita akses pada menu utamanya, namun pada Word 2007, secara defaultfasilitas Form ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkannya seperti biasa kita harus membuka kotak dialog Word Options. Padakotak dialog Word Options yang telah terbuka, pilih Customize lalu pada bagian Choose commands from pilih All Command. Padadaftar dibawahnya cari Insert Form Field lalu klik tombol Add untuk menambahkan perintah ini kedalam Quick Accesstoolbar.Akhiri dengan menekan tombol Ok. Sekarang pada Quick Access toolbar telah ditambahkan sebuah icon baru untuk menggunakan fasilitas Form yaitu Insert Form Field.Agar lebih jelas dalam menggunakan fasilitas Form ini,buatlah formulir sederhana seperti berikut ini. Nama : Jenis Kelamin : Kelas :Tempatkan kursor pada kolom kosong disebelah kanankolomNama. Lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialogForm Fieldakan terbuka.Pada kotak dialog ini kita dapat memilih tipe data isian pada formulir kita. Untuk Nama tentunya tipe data yang kita pilih adalahText. Berikutnya klik tombol Options untuk membuka kotak dialog Text Form Field Options. Disini terdapat banyak pengaturanyang dapat kita pilih sesuai kebutuhan. Type - Menentukan tipe data dengan lebih spesifik. Beberapa pilihan yang ada disini misalnya Regular text untuk teks biasa ;Number untuk data angka ; Date untuk data jenis tanggal, dlsb. Default text - Adalah teks default yang akan ditampilkan pada kolom isian formulir kita. Teks default ini setidaknya merupakan bantuan untuk mengisi data yang tepat pada kolom tersebut. Nilai default ini akan berubah jika Type juga berubah, misalnya jika Type adalah Date maka bagian ini akan berubah menjadi Default date, dan demikian seterusnya. Maximum length - Pilihan ini hanya aktif jika kita menggunakan pilihan Regular text pada bagian Type. Gunanya sudah jelas yaitu menentukan jumlah karakter maksimum yang dapat diisikan pada formulir kita. Text format - Menentukan format untuk tipe data yang kita pilih. Misalnya untuk Regular Text maka kita dapat memilih format besar kecilnya huruf yang digunakan (Uppercase / Lowercase / etc.). Jika kita memilih Date maka di bagian format ini kita dapat menentukan format penulisan tanggal seperti misalnya DD/MM/YY.Sebagai contoh pilihlah seting seperti berikut ini dan abaikansetting yang lainnya.Akhiri dengan menekan tombol Ok.Perhatikan bahwa pada kolomdisebelah Nama telah muncul sebuah field kosong dengan warnayang berbeda. IN HOUSE TRAINING informatics &amp; communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 1 </li> <li> 2. Field inilah yang nanti akan kita isi dengan data.Berikutnya ketikan teks Pria lalu Wanita pada kolom disebelah kanan kolom Jenis Kelamin. Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI Jenis Kelamin : Kelas :Tempatkan kursor sebelum kata Pria lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field terbuka. PilihCheck box dan tekan tombol Ok. Lakukan hal yang sama untuk kata Wanita.Hasilnya seperti berikut ini.Terlihat bahwa kita telah membuat dua buah field kosong untuk pemilihan Pria atauWanita. Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI Jenis Kelamin : Pria Wanita Kelas :Terakhir, tempatkan kursor pada kolom kosong di sebelah kanan kolom Umur. Klik icon Insert Form Field hingga kotak dialogForm Field terbuka. Pilih Drop-down lalu tekan tombol Options.Kotak dialog Drop-Down Form Field Optionsakan terbuka. Ketikan teks 10 pada bagian Drop-down item lalu klik tombol Add untukmenambahkan teks tersebut kedalam Items in drop-down list. Lanjutkan dengan teks 11 dan 12.Tombol Move dapat kita gunakanuntuk merubah susunan teks dan tombol Remove untuk menghapus teks dari daftar yang ada.Setelah selesai tekan tombol Ok. Hasil akhir dari formulir kita tampak pada gambar berikut ini.Terlihat bahwa sebuah field baru telah ditambahkan di sebelah kolom Umur. Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI Jenis Kelamin : Pria Wanita Kelas : 10Untuk merubah options pada field yang sudah jadi, tinggal klik-ganda pada field tersebut untuk menampilkan kembali kotak dialogField Options. Pelajari lebih lanjut setiap options yang ada disana. SIMPAN FILE INI. t idak seperti di Word 2003 yang dapat digunakan dengan mudah, penggunaan Form di Word 2007 lebih rumit dan harus dilanjutkan dengan memproteksi formulir tersebut dengan menggunakan perintah Protect Document. Buka kembali dokumen formulir yang telah kita simpan sebelumnya. Klik ribbon Review lalu klik Protect Document dan pilih Restrict Formatting and Editing. TaskPane untuk Restrict Formatting and Editing akan terbuka disamping kanan bidang aplikasi Word 2007. Pada bagian 2. Editing Restrictions, pastikan terdapat tanda ceklist pada Allow only this type of editing in the document. Lalu pada daftar dibawahnya pilih Filling in forms. Arti dari pengaturan tersebut adalah kita menerapkan penguncian / proteksi pada dokumen kita agar tidak dapat di-edit kecuali untuk pengisian Form saja. IN HOUSE TRAINING informatics &amp; communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 2 </li> <li> 3. Langkah terakhir adalah menyetujui proses penguncian tersebut dengan menekan tombol Yes, Start Enforcing Protection pada bagian 3. Start enforcement. Kotak dialog Start Enforcing Protectionakan terbuka dan meminta kita untuk mengisi password. Akhiri dengan menekan tombol Ok. SIMPAN KEMBALI LALU TUTUP DOKUMEN FORMULIR TERSEBUT.Sekarang cobalah untuk membuka kembali dokumen formulir tersebut.Perhatikan bahwa semua icon pada Ribbon-bar beradadalam kondisi non-aktif dan tidak dapat digunakan.Dan kita juga tidak dapat melakukan perubahan apapun pada dokumen kecualimengisi field-field yang telah kita seting sebelumnya. Perhatikan juga bagian Jenis Kelamin dan Kelas, terlihat bahwa formulir kita sekarang terlihat lebih interaktif . Jika kita ingin melakukan perubahan pada formulir tersebut kita harus MEMBUKA dulu proteksinya. Caranya adalah klik kembali ribbon Review lalu klik Protect Document pada Ribbon-bar dan pilih Restrict Formatting and Editing. Pada TaskPane yang terbuka klik tombol Stop Protection.MASUKAN PASSWORD YANG SESUAI.!!!! Setelah itu kita dapat melakukan editing / perubahan pada seisi dokumen karena proteksinya telah dihilangkan.Setelah perubahan selesai, AKTIFKAN LAGI PROTEKSINYA agar formulir tersebut dapat digunakan kembali.MAIL MERGE adalah proses pencetakan yang menggabungkan (merge) dua buah dokumen. Sering juga disebu sebagai surat massalyang dikirimkan ke beberapa penerima dengan isi yang sama. Umumnya dokumen yang pertama berupa dokumen cetak ataudokumen cetak (main document) sedangkan dokumen yang kedua berupa data (Mail Merge Recipient). Penggabungan ini berguna untuk pencetakan yang sifatnya masal. Misalnya Anda yang membuat surat kepada 50 orangdengan isi surat sama, bedanya hanya terletak di awal surat yang bertuliskan: Kepada Yth. ......... dan Di ................ Anda bisa saja mengisi titik-titik tersebut dengan nama dan alamat seseorang, mencetaknya, kemudian melakukan halyang sama hingga 50 kali. Tentunya hal ini tidak praktis. IN HOUSE TRAINING informatics &amp; communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 3 </li> <li> 4. Langkah-langkah1. Buatlah naskah surat sebagai berikut : Sonder, 25 Juli 2011 Kepada Yth. Dengan ini dimohon kehadiran Bapak/Ibu dalam pertemuan rutin Rukun Damai yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Selasa 26 Juli 2011 J a m : 19.00 selesai Tempat : Sekretariat Atas perhatiannya disampaikan terima kasih. Salam dan doa, Ketua, Jonathan Reinheart2. Klik ribbonMailing. Pada grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard.3. Pada Mail Merge Task Panes yang terletak di sisi kanan pilih hyperlink Next: Starting Document. Pada jendela yang nampak pilih Use the Current Document kemudian klik hyperlinkNext: Select Recipient.4. Selanjutnya pilih Type A New List pada Mail Merge Task Panes dan klik hypelinkCreate.5. Selanjutnya klik Customize Column pada kotak dialog New Adress List.6. Kemudian buat Field (judul kolom) baru dengan menghapus field name pada kotak dialog New Address List dengan cara klik tombol Delete, lalu klik Yes. Lakukan berkali-kali hingga semua field terhapus.7. Buatlah field baru dengan mengklik Add. Misalnya Nama, kemudian OK untuk menghadiri. Lanjutkan dengan field Alamat dan Kota.8. Setelah semua field selesai, klik OK, kemudian masukkan data surat yang dibutuhkan dengan mengklik New Entry. Masukkan data disamping ini.9. Setelah selesai, klik OK, kemudian simpan dengan nama Data Undangan (perhatikan alamat penyimpanan dengan seksama,- sebaiknya satu folder dengan main documennya)10. Lanjutkan dengan menempatkan kursor di tempat yang bersesuaian, kemudian klik Mailing &gt; Insert Merge Field, lalu pilih field yang diinginkan. Perhatikan contohnya. IN HOUSE TRAINING informatics &amp; communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 4 </li> <li> 5. 11. Tahap akhir, klik Preview Result untuk menampilkan penggabungan antara data dengan surat. Gunakan grup Preview Results untuk melihat record-record yang telah terbentuk. Jika ingin menampilkan semua surat dengan datanya masing-masing: 1. Mailings&gt; grup Preview Result&gt;Auto Check for Error. 2. Kemudian pada jendela Checking and Reporting Errors, pilih Complete The Merge &gt; pausing to Report Each Error as Its Occurs. Pada grup Finish, dapat digunakan untuk mencetak ataupun untuk menampilkan seluruh record. C.A.R.A...L.A.I.N.Cara berikut akan lebih mudah, karena sumber data (data source) dapat diedit denganmudah karena bisa dibuat di Word atau Excel.1. Buatlah dokumen baru, kemudian data tadi dibuat dengan bantuan tabel (judul kolomnya: Nama, Alamat, dan Kota). Simpanlah dokumen di atas dengan nama data source_undangan2. Buatlah dokumen baru, ketiklah naskah surat tadi.3. Pada dokumen tersebut aktifkan ribbonMailings &gt; Select Recipient &gt; Use Existing List4. Bukalah data source yang telah disimpan di langkah 1.5. Lanjutkan dengan langkah 10, 11 dst, dari cara sebelumnya. Jika Anda ingin menambahkan/memperbaiki data souce, Anda tinggal membuka file datanya, tambahkan/perbaiki data, simpan (Ctrl + S), buka dokumen utamanya, jalankan mail merge-nya.Bisakahmembuat 1 halaman denganbanyak record ? IN HOUSE TRAINING informatics &amp; communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 5 </li> <li> 6. Sebuah halaman dapat diisi dengan banyak record. Struktur dokukumennya ditunjukkan pada gambar di samping. Fasilitas yang digunakan adalah dengan menyisipkan fasilitas Rules yaitu Next Recordpada ribbon Mailings, diantara template dokumen. Data sourcenya diambil dari dokumen Excel: IMPORTANT!Padasaat dijalankan dengan menggunakan grup Preview Result, Word akan selalu mengambil patokan dari record pada data paling atas. Jadi simulasi di atas, jika kita jalankan untuk record data 2, maka akan muncul nama-nama pada template 1-3, berturut- turut Baharuddin, Maya Ratu dan Enggelina Siwy. Tapi itu hanyalah masalah kecil (), yang dapat diakali dengan menjalankan mulai record data ke empat (Enggelin Siwy). EXPLORING DATABASEBeberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan dan p...</li></ul>