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Eficiencia Empresarial gracias a los procesos automatizados…en la Nube

el Caso SANOFI

Jesús Midón – DG Esker IbéricaMartes 12/03/2013 - SaaS – Sala 9

11:00- 11.30

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Elimine el Papel en los principales ciclos de negocio de su organización y consiga la ECO-EFICIENCIA ESKER

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¿Cómo se automatizan los ciclos de venta y los de compra?

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MAPA GENERAL DE LA AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS DOCUMENTALES

Captura Lee redirige Formatea Envía

ERP, CRM,Aplicaciones legadas

Pedidos de Ventas

Confirmaciones Propuestas Contratos Facturas de

Proveedores Solicitud de

Compras …

Documentos Papel (scan)

Emails

Impresión

Faxes

E-documentos (XML, idocs,…)

Fax & Mail on DemandEmailFaxImpresiónAlmacenamientoXMLSMSPublicación Web

Facturas Pedidos de Compra Confirmaciones de

Pago Cartas Propuestas Reportes …

Datos extraídosImagen del Factura

ABC253.9919.6%Smith

Archivos Electrónicos

Servicio al Cliente

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Y esto, en la NUBE

FRANCIAEE.UU

AUSTRALIA

3 Centros de Datos50,000+

Usuarios SaaS4,000+Clientes SaaSEn más de 8 países

Páginas procesadas en curso… y subiendo.

ESPAÑA

UK

SINGAPUR

7 Centros de Correo

Controles físicos de Seguridad y

Entorno

Seguridad Lógica

Desarrollo de Aplicación y gestión del

cambio

Gestión de incidentes

Gestión de datos

Monitoreo & Reportes

FRANCIAEE.UU

AUSTRALIA

3 Centros de Datos

BELGICA

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Automatización de procesos: envío de documentos críticos

ALBARANES, FACTURAS Y CONFIRMACIONES: Envío automático de facturas a clientes, junto con sus

albaranes en papel o electrónicas. Control del proceso gracias a una trazabilidad de cada

uno de los documentos: quién, dónde, cómo, cuándo Portal de gestión documental desde donde se ven,

renvían, descargan las facturas y otros documentos Indexación de cada documento para no perder tiempo

buscando, en un potente gestor documental Archivo durante hasta 11 años de todos los

documentos críticos para las auditorías Ahorro de hasta un 70%* en los costes de gestión de

Cuentas a Recibir (*encuestas entre clientes Esker) Reducción de los tiempos de gestión y de la DSO

(tiempo de recuperación del Cobro) Digitalización (Cero papel) para la eliminación de

máquinas, archivos, consumibles…)

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Algunas Referencias de Facturas a Clientes

American Red Ball Transit Base Bihr Céramiques de France Cousin Bioserv Ebara España Bombas Groupe Sni Hibon Ingersoll Rand Air Solutions

Legoueix One Touch Global Technologies Socomec Tessenderlo Kerley Anuntis Segundamano Y muchos más…

Así como:

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Automatización de procesos: captura y recepción de documentos críticos

FACTURAS DE PROVEEDORES Y PEDIDOS DE CLIENTES:

Captura automática de documentos: Esker detecta los faxes o documentos escaneados entrantes y sabe si es un pedido o una factura de proveedores.

Extracción dinámica de los datos: los datos claves son reconocidos y extraídos, para validación por el personal administrativos (Cuentas a Pagar o Admin de Ventas)

Flujo automático de validación: un email será enviado automáticamente a las personas encargadas de validar los datos extraídos

Inyección de los datos validados, en el sistema de gestión: con un simple clic, se acabaron los errores y las listas de espera de documentos a tratar.

Trazabilidad y Control: cada documento tratado queda registrado así como cualquier actuación sobre él.

Organización: gestión de prioridad y de carga por personas de los departamentos para evitar los cuellos de botella.

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Allison Transmission Cooperlat S.C.R.L Hachette Rusconi S.P.A INEOS Phenol Maxim integrated products McCormick & Company Inc Mercedes Benz Financial Services PaperLinX Ltd

Plastipak Packaging Inc RTI International Metals Inc SOCOMEC Spectrum Brands Tenaris Thales Australia Group Fagor Ederlan Hijos de Juan y Garay Grupo Número Uno Y muchos más…

Algunas Referencias de Facturas de Proveedores

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Desmaterialización de pedidos de Clientes en la Nube

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¿Quién es Sanofi?

Uno de grupos farmacéuticos más grandes del mundo. Dispone de un modelo de I+D para mejorar la salud mundial y

ofrecer al paciente soluciones terapéuticas. Sus áreas de actividad:

Diabetes, Oncohematología Transplantes Enfermedades Cardiovasculares Trombosis

Sanofi cotiza en París (EURONEXT: SAN) y en Nueva York (NYSE: SNY).

Cerca de 1.000 personas en España (110.000 en 100 países) Cerca de 90 millones de unidades equivalentes de venta producidas

en España (Girona) Se exporta el 78% de lo que se produce en España, abasteciendo a

120 países

Enfermedades Renales Biocirugía Sistema Nervioso Central Medicina Interna Productos Maduros Consumer Healthcare

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Contexto del proyecto

Unos 1.100 clientes

300 referencias de producto

70.000 pedidos al año

Un cliente, un layout de pedido.

EDI

Muy poca evolución del EDI en los últimos años

EDI cubre un bajo porcentaje en el volumen total de pedidos.

Gran cantidad de papel archivado

Reducida visibilidad en el flujo del pedido

Dificultad en absorber los aumentos imprevistos de pedidos

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Objetivos del Proyecto

“El objetivo era optimizar nuestro proceso, aportar valor añadido e

incrementar la calidad de servicio en beneficio del paciente, de los

profesionales sanitarios y de los centros hospitalarios”

Luis Calabuig, Jefe Servicio Cliente & Inteligencia de Canal de

Sanofi España

Optimizar la calidad del servicio al cliente. Evolucionar y mejorar el flujo del pedido desde el envío del cliente

hasta la integración con SAP. Evolucionar el trabajo del personal administrativo hacia tareas de

mayor añadido para ellos y para la empresa. Mayor transparencia, flexibilidad, eficiencia y competitividad. Compromiso con la protección del medio ambiente.

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Requisitos prácticos

Automatización de la integración de pedidos de fax hospitales en SAP

Posibilidad de redirigir automáticamente los pedidos a diferentes

interlocutores. Balance de cargas.

Captura automática de los datos.

Proceso automático de validación (validado por el usuario)

Almacenamiento automático de los documentos digitales (reducir costes

del almacenamiento del papel físico)

Adopción en modo SaaS de una herramienta sólida, intuitiva y fiable Capaz de integrar 800 pedidos/día de media y hasta 1200

pedidos/día Fácil de utilizar Capaz de responder a las características propias del sector

farmacéutico

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La solución adoptada

Routing

Reconocimiento y extracción

Publicación

1RECEPCIÓN RECONOCIMIENTO, EXTRACCIÓN Y ROUTING

2PRIORIZACIÓN

3

PUBLICACIÓN Y ARCHIVADO

4

Palabra clave

detectada

Ningunaintervención

Excepción detectada

Fax

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Factores Claves de éxito

Algoritmo de reconocimiento del artículo

si encontrado: Búsqueda en la tabla de correspondencia código artículo en SAP

Búsqueda en la tabla de correspondencia código cliente en SAP

si no encontrado: Búsqueda a partir de su denominación (descripción, molécula, forma, dosis…)

Cálculo del porcentaje de coincidencia para determinar la mejor opción

Determinación de la cantidad

Ergonomía del formulario de validación

Teaching

Archivado

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Beneficios

Impacto en la organización Incrementar el valor añadido de los colaboradores.

La herramienta automatiza la captura pero el administrador sigue teniendo la responsabilidad de la validación del pedido.

Colaborar en la protección del medio ambiente

Impacto en el nivel de Servicio Reducir el tiempo de gestión de los pedidos de nuestros clientes incremento

del nivel servicio.

Reducir los costes de no calidad.

Visibilidad completa del flujo del pedido. Optimización de recursos.

Impacto en el paciente Mayor accesibilidad a los productos de la compañia

05 sept 2012

Han dejado el Papel + el Software

Han dejado el Papel

Datos Clave de Esker

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Gracias por su atención

Jesús MidónDirector General

Telef. 91 552 92 65Móvil. 607 716 181Jesus.midon@esker.es