f-2-1-3 1) descripción del procedimiento 1.1) nombre del proceso

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

CÓDIGO P-4-5

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PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

PÁGINAS: Página 1 de 14

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1) Descripción del Procedimiento

1.1) Nombre del Proceso o Cadena de Valor (Procesos Misionales)

Gestión de Recursos Administrativos y Financieros

1.2) Nombre del Procedimiento:

ADMINISTRACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

1.3) Unidad Responsable: GAF

1.4) Objetivo:

Programar la distribución del presupuesto general de la universidad de acuerdo con los rubros presupuestales establecidos en la Ley General de Presupuesto y el Estatuto Presupuestal y Financiero de la UNAD para el cumplimiento de las metas previstas en los proyectos del Plan de Desarrollo Institucional y el cumplimiento de la misión.

1.5) Alcance: El procedimiento inicia con la incorporación y distribución del presupuesto general de la Universidad aprobado por el Consejo Superior y finaliza con la generación del informe final de cierre presupuestal en su respectiva vigencia.

2) Definiciones

2.1) Concepto 2.2) Definición

Presupuesto Es la herramienta que le permite a la UNAD cumplir con la producción de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades de la población que demanda sus servicios de conformidad con el rol asignado por el Gobierno Nacional.

CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

Es un documento expedido por el Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

CRP (Certificado de Registro Presupuestal)

Se entiende por certificado de registro presupuestal el compromiso o la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación del rubro presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

CHIP Sistema de información financiero y contable para reportar al Ministerio de hacienda, contaduría general de la nación y otras entidades de control.



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3) Condiciones Generales

1) Para la presentación de informes mensuales relacionados con la UNAD FLORIDA, remitirse al “Instructivo para la elaboración y seguimiento de la información financiera del proyecto UNAD Florida (I-4-5-1)”. 2). En el paso 10 se considera un acto administrativo a: Contratos, Órdenes de servicio, Órdenes de compra, Resoluciones, Convenios, Facturas de Servicios Públicos, Impuestos, Nóminas y Planillas de Seguridad Social.

3). Los convenios y/o contratos interadministrativos que sean celebrados por la UNAD y que comprometan recursos se incorporaran dentro del presupuesto de inversión, dentro del rubro denominado Convenios. Para su ejecución requerirán del correspondiente CDP, en donde se indicará la correspondiente actividad que lo genera y de acuerdo con el presupuesto particular establecido en cada convenio y/o contrato interadministrativo. Para la expedición del CDP se requiere que la solicitud realizada por la Unidad ejecutora cuente con el aval de la Oficina de Planeación, como lo requiere cada gasto del presupuesto de inversión. Para los demás efectos debe cumplirse con el ciclo presupuestal establecido en el presente procedimiento de acuerdo con las normas, políticas y principios aplicables según el Estatuto Presupuestal y Financiero, el Manual de Manejo del Presupuesto de la UNAD de acuerdo a cada vigencia, y demás normas relacionadas. El Grupo Funcional de Financiera y Presupuesto controlará e identificará de manera independiente la ejecución de cada uno de los convenios y contratos interadministrativos incorporados.



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4) Descripción del Procedimiento

Nº 4.1) Actividad 4.2) Insumos necesarios

para la actividad 4.3) Descripción detallada de la

actividad

4.4) Resultados o productos de la

actividad

4.5) Códigos de registros y documentos

asociados

4.6) Medio

de archivo

4.7) Código de carpeta

en la que se archiva (código según la

TRD)

4.8) Encargado de la actividad (responsables)

1 Elaborar propuesta de desagregación del Presupuesto General de la Universidad

Presupuesto General de la Universidad, aprobado mediante Acuerdo del Consejo Superior

Análisis del comportamiento de la ejecución de los rubros de la vigencia anterior y proyección de las nuevas partidas que se van a asignar a los rubros presupuestales de la presente vigencia de acuerdo con las partidas globales aprobadas en el presupuesto general de la universidad.

Propuesta de Resolución

Físico Gerencia Administrativa y Financiera Coordinación Financiera y Presupuesto

2 Aprobar la resolución

Propuesta de Resolución Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina la aprobación, si necesita ajuste se devuelve al paso 1 de lo contrario continua con el procedimiento.

Resolución firmada o Devuelta

Número de resolución

Físico N/A Rectoría

3 Incorporar presupuesto

Resolución aprobada por rectoría

Ingresar el presupuesto aprobado y desagregado para la vigencia en el Sistema de Información Financiero, para su respectiva ejecución.

Sistema de Información Financiero con información desagregada del presupuesto

Digital N/A Coordinación Financiera y Presupuesto

4 Solicitar expedición de CDP


Hacer solicitud de CDP en el “FORMATO DE SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP (F-4-5-1)”

“Formato de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP (f-4-5-1)” diligenciado

Formato de CDP

Físico N/A Unidades misionales y de gestión



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Si el tipo de solicitud es para proyectos de INVERSIÓN, continuar con el paso siguiente, si la solicitud de CDP es de FUNCIONAMIENTO continuar con el paso 6.

5 Dar visto Bueno de acuerdo a lo planeado en el plan de desarrollo o planes operativos.

Formato de solicitud de CDP diligenciado

Revisar que la solicitud está incluida dentro de las actividades estipuladas dentro de los planes de la UNAD (plan de desarrollo y planes operativos). Si no es aprobado como proyecto de inversión se devuelve a la unidad (paso 4) y finaliza el proceso.

Solicitud de CDP con visto bueno entregado a la GAF.

Físico N/A Oficina Asesora de Planeación

6 Recibir solicitud de expedición de CDP

Solicitud de CDP con visto bueno de la oficina de planeación si es por inversión, en el caso que sea por funcionamiento, el formato de CDP diligenciado correctamente.

Revisar que la solicitud se efectúe en el formato establecido, y este correctamente diligenciado con la firma del solicitante.

“Formato de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP (f-4-5-1)” diligenciado

Físico N/A Gerencia Administrativa y Financiera

7 Analizar y aprobar solicitud

Formato de solicitud de CDP diligenciado

Se analiza la solicitud y de ser necesario se hacen consultas a las diferentes unidades. Se verifica la existencia del saldo de apropiación, que el objeto del gasto corresponda al objeto de apropiación. Si es viable se autoriza la expedición del CDP y continua el paso siguiente, de lo contrario, se devuelve la

Aprobación o devolución de la solicitud de CDP

Físico N/A Gerencia Administrativa y Financiera



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solicitud a la unidad solicitante y finaliza el proceso.

8 Expedir el CDP Aprobación de la solicitud de CDP con la Firma de la Gerente Administrativa y Financiera

Ingresar al Sistema financiero para registrar la información y expiden y firman el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Posteriormente entrega CDP a gerencia administrativa y financiera.

Registro de CDP entregado.

Físico N/A Coordinación Financiera y Presupuesto

9 Informar y Entregar CDP a unidades solicitantes.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal recibido por la Coordinación de Financiera y Presupuesto.

Informar y entregar a las diferentes unidades los CDP expedidos, evidenciando la entrega mediante firma de recibido.

Registro de CDP entregado.

Físico Serie Facilitativa

Gerencia Administrativa y Financiera

10 Ejecutar CDP aprobado.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal aprobado

Gestionar la ejecución del CDP y obtener el acto administrativo con el cual se evidencie la adquisición del producto, servicio o gasto. (Consultar condición general 1). Y continúa con el procedimiento.

Acto administrativo Físico N/A Unidades misionales y de gestión

11 Recibir actos administrativos y Verificar información de tercero. (condición general 1)

Viene de procedimientos aplicables: Contratos, Ordenes de servicio, órdenes de compra, resoluciones, convenios, facturas de servicios públicos y de impuestos, nóminas y

Recibir actos administrativos (consultar condición general 1), verificando que tenga original o copia del CDP (la copia se recibe únicamente cuando un solo CDP afecta varios documentos). Verificar en el Sistema Financiero que este creado el tercero o el NIT de la empresa:

Aprobación de la documentación o envío a contabilidad para creación de tercero.




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planillas de seguridad social. Soportes adicionales dependiendo el tipo de acto administrativo.

a) Sí se encuentra creado continuar paso 13. b) No se encuentra creado, remitir al Grupo de Contabilidad con todos los soportes y formato de terceros para su creación y continúa con el procedimiento.

12 Crear información de terceros

Recibir la documentación de la coordinación de Financiera y Presupuestó

Crear en el Sistema Financiero la información de terceros

Información de terceros en el Sistema Financiero

Físico N/A Coordinación de Contabilidad

13 Elaborar registro presupuestal (CRP), aprobar, archivar copia y entregar a tesorería con Acto administrativo y soportes.

Documentación Completa

Ingresar al sistema Financiero y afectar la disponibilidad o CDP expedido, el cual produce el registro presupuestal y revisar que coincida el nombre con el registro, el valor y el objeto. Si existe alguna falencia se devuelve a la unidad que haya creado el acto administrativo para ajustes., de lo contrario, Sacar copia del documento, anexar copia del registro presupuestal, archivar los respectivos y entregar a grupo de Tesorería. (Continuar con procedimiento de desembolsos-pagos).

CRP, Actos administrativo y soportes entregados a Tesorería.


FIN



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MODIFICACION DE PRESUPUESTO Y ELABORACION DE INFORMES

Nº 4.1) Actividad 4.2) Insumos necesarios

para la actividad 4.3) Descripción detallada de la

actividad

4.4) Resultados o productos de la

actividad

4.5) Códigos de registros y documentos

asociados

4.6) Medio

de archivo

4.7) Código de carpeta

en la que se archiva (código según la

TRD)

4.8) Encargado de la actividad (responsables)

1 Solicitar modificaciones al presupuesto de la vigencia y proponer resolución.

Normatividad externa, ingreso de recursos, análisis de prioridades por parte del ordenador del gasto.

Efectuar análisis de la ejecución de los rubros en el transcurso de la vigencia y proponer modificaciones respectivas (traslados, adiciones, reducciones): a) Si corresponde al monto de las partidas aprobadas por el Consejo Superior, continuar con el procedimiento de planeación institucional. (P-DE-OPLAN-002). b) Si son modificaciones entre rubros sin modificar el monto aprobado por el Consejo Superior, se prepara el acto administrativo (resolución) ordenando la modificación del presupuesto.

Propuesta de Acuerdo o Resolución según corresponda

Propuesta de Acuerdo y/o Resolución

Físico Presupuesto

2 Aprobación de la resolución

Propuesta de Acuerdo y/o Resolución

La Gerencia Administrativa y Financiera revisa la propuesta de Resolución y determina la aprobación si necesita ajuste se devuelve al paso anterior de lo contrario se envía a Rectoría y continua con el procedimiento.

Aprobación de la Propuesta de Resolución




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3 Aprobar acto administrativo (resolución o acuerdo)


Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina si necesita ajuste debe devolverse al paso anterior para ajustes, de lo contrario aprueba y firma el acto administrativo.

Resolución o Acuerdo firmado o devuelta.

Rectoría

4 Ingresar modificación al Sistema de Información Financiera

Resolución o Acuerdo firmado

Efectuar en el aplicativo las modificaciones autorizadas por Acuerdo o por Resolución.


Presupuesto

5

Elaborar informes financieros presupuestales.


Elaborar mensualmente el informe de ejecución presupuestal, el cual se presenta a la Gerencia Administrativa y Financiera para su visto bueno. Para lo relacionado con UNAD Florida verificar condición general 1.

Informes de ejecución generados por el programa financiero

Ejecución Presupuestal

Presupuesto

6

Dar visto bueno a informe.


Revisar informe de ejecución presupuestal y definir si el informe necesita ajuste se devuelve al paso anterior para su corrección, de lo contrario se da visto bueno continua en el paso siguiente.

Informes revisados y aprobados

Ejecución Presupuestal Mensual

Gerencia Administrativa

7 Aprobar y firmar informe.

Informes revisados y aprobados

Revisar informe y si el informe necesita ajuste se devuelve al paso anterior para su corrección, de lo contrario se aprueba.

Informe aprobado y firmado por rector.

Rectoría

8 Enviar informe al Ministerio de Educación Nacional.

Informe aprobado y firmado por rector.

Se envía informe al Ministerio de Educación Nacional y Oficina de Planeación.

Informe Enviado. Presupuesto

9 Efectuar cierre de la Vigencia

Sistema de Información Financiero con

Efectuar cierre de la vigencia fiscal (en el mes de enero), constituir reservas

Informe de Cierre Presupuestal y

Estatuto Presupuest

Presupuesto



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información desagregada y detallada del presupuesto

presupuestales, las cuales se ejecutaran en la siguiente vigencia. Y hacer Informe de Cierre Presupuestal y Constitución de Reservas Presupuestales.

Constitución de Reservas Presupuestales.

al y Ejecución Presupuestal

10 Aprobar Informe de Constitución de Reservas Presupuestales.

Informe de Cierre Presupuestal y resolución de constitución de reservas presupuestales.

Aprobar y firmar el Informe de Constitución de Reservas Presupuestales. Si se necesita ajuste se devuelve al paso anterior, de lo contrario finaliza el proceso.

Informe firmado. Rectoría.

11 Enviar informes al Ministerio de Educación Nacional.

Informes firmados. Se envía informe al Ministerio de Educación Nacional.

Informe Enviado. Presupuesto

12 Aprobar acto administrativo (resolución o acuerdo)


Rectoría revisa la propuesta de Resolución y determina si necesita ajuste debe devolverse al paso anterior para ajustes, de lo contrario aprueba y firma el acto administrativo.

Resolución o Acuerdo firmado o devuelta.

Rectoría

13 Ingresar modificación al Sistema de Información Financiera

Resolución o Acuerdo firmado

Efectuar en el aplicativo las modificaciones autorizadas por Acuerdo o por Resolución.


Presupuesto

14 Elaborar informes financieros presupuestales.


Elaborar mensualmente el informe de ejecución presupuestal, el cual se presenta a la Gerencia Administrativa y Financiera para su visto bueno.


Ejecución Presupuestal

Presupuesto



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5) Diagrama de Flujo del Procedimiento


Coordinación Financiera y Presupuesto

Rectoría Unidades

misionales y de gestión

Oficina Asesora de planeación

Coordinación de

Contabilidad

Elaborar propuesta de

desagregación del Presupuesto

General de la Universidad

¿Necesita

ajustes?

INICIO

Aprobar la

Resolución

SI

NO

Incorporar presupuesto

Dar visto Bueno

de acuerdo a lo

planeado en el

plan de

desarrollo o

planes

operativos.

Solicitar

expedición de

CDP

¿Qué tipo de

solicitud es?

Funcionamiento

Inversion



CÓDIGO P-4-5

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F-2-1-3

¿Es

Aprobado?

NO

Informar y Entregar CDP a

unidades solicitantes.

Crea en el

sistema

financiero la

información de

terceros.

Recibir solicitud de expedición de

CDP

Analizar y aprobar solicitud

SI

NO

¿Se encuentra

creado el

tercero?

NO

Expedir el CDP

Ejecutar CDP

aprobado

Recibir actos

administrativos y

verificar información de

tercero (condición

general 1).

¿Es viable? SI

SI



CÓDIGO P-4-5

VERSIÓN 1-07-03-2014



F-2-1-3

Elaborar registro

presupuestal (CRP),

aprobar, archivar copia

y entregar a tesorería

con Acto Administrativo

y soportes.

¿Necesita

Ajustes?

NO

SI

Entregar a Grupo de Tesorería CRP

con Acto administrativo y

soportes. Ver Procedimiento

Desembolsos-Pagos

FIN



CÓDIGO P-4-5

VERSIÓN 1-07-03-2014



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CÓDIGO P-4-5

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6) Documentos de Referencia

6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre

Decreto 115 de enero 15 de 1996 Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras.

Acuerdo 0002 del 29 de agosto de 2006 Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal y Financiero de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Resolución 4707 de 30 de Diciembre de 2011

Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 0004 de enero de 2011 en donde se establece el Manual para el Manejo del Presupuesto de la UNAD en referencia a los recursos generados de los contratos y/o convenios interadministrativos.

CONCEPTO MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

2-2011-028078 Incorporación de recursos al presupuesto.

7) Modificaciones/actualizaciones

7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización

0 16/12/2013 Primera versión emitida

1 07/03/2014 Se incluye dentro del procedimiento el instructivo para la elaboración y seguimiento de la información financiera del proyecto UNAD florida y se anexa como una generalidad.

f-2-1-3 1) descripción del procedimiento 1.1) nombre del proceso

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