О БЛА СТН О Е ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ Д Ж ЕТН О Е УЧРЕЖ ДЕНИЕ ДО П О Л Н И ТЕЛ ЬН О ГО П РО Ф ЕССИ О НА ЛЬН О ГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ»(ОГБУ ДПО КИРО)

Приняторешением Ученого советаОГБОУ ДПО КИРОпротокол № 6 от 24 декабря 2015 г.

Инструкция но делопроизводству

ЕРЖДАЮ КИРО

2016 г.

Курск 2016 г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1 Л. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) Областного государственного бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Курский институт развития образования» (далее - Институт) устанавливает единую систему делопроизводства в Институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием организационно-распорядительных документов.

Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной Приказом Минобразования России от 24 июля 2000 г. N 2286 и ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в Институте осуществляет начальник управления по правовой, кадровой и административной работе: дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями Института, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Института (кафедр, отделов, лабораторий, центров и т.д.).

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

Руководители структурных подразделений осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.

1.5. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Института.

1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника производится передача дел и документов, о чем составляется приёмо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается начальнику управления по правовой, кадровой и административной работе.

1.8. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора).

Ведение переписки от имени Института с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника Института, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

1.10. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП" (документы для служебного пользования), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2.1. Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.2.2. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального

письменного документа.2.3. Вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по

признакам содержания и целевого назначения.2.4. Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному

вопросу или участку деятельности института.2.5. Документ официальный документ, созданный структурным подразделением или

работником Института, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Института.

^ 2.6. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — деятельность,обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними вИнституте.

2.7. Документирование — фиксация информации на материальных носителях вустановленном порядке.

2.8. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и/или отправки.

2.9. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

2.10. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Институте, с указанием сроков их хранения, утверждаемый приказом ректора.

2.11. Объем документооборота — количество документов, поступивших в Институт и созданных им за определенный период.

2.12. Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

2.13. Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

2.14. Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.2.15. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись

в установленном порядке сведений о документе.2.16. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.2.17. Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых

фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

2.18. Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

2.19. Шаблон оланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

2.20. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Института.

2.21. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2.22. Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, подписанный электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи.

2.23. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документирование управленческой деятельностиДокументирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или

других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании

управленческих документов.Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные

документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов3.2.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках Института и иметь

установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»),

3.2.2. В Институте применяются бланки:общий бланк с угловым вариантом расположения реквизитов (Приложение 3); общий бланк с продольным вариантом расположения реквизитов (Приложение 4); бланк письма (Приложение 5); бланк конкретного вида документа (Приложение 6).Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм).

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.3.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь

поля:левое - 30мм (допустимо не менее 20 мм); правое - 15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20

мм.Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях 1 и 2 к

инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.3. Оформление реквизитов документов3.3.1. При подготовке и оформлении организационно - распорядительных документов

Института используют следующие реквизиты:4 - код организации;5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического

лица;6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);7 - код формы документа;8 - наименование организации;9 - справочные данные об организации;10 - наименование вида документа;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 - место составления или издания документа;15 - адресат;16 - гриф утверждения документа;17 - резолюция;18 - заголовок к тексту;

4

19 - отметка о контроле;20 - текст документа;21 - отметка о наличии приложения;22 - подпись;23 - гриф согласования документа;24 - визы согласования документа;25 - оттиск печати;26 - отметка о заверении копии;27 - отметка об исполнителе;28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 - отметка о поступлении документа в организацию;30 - идентификатор электронной копии документа.Реквизиты документа делятся на три группы:1) заголовочные реквизиты (придают документу типографский вид);2) основной реквизит — текст документа (самый важный реквизит, так как в нем

содержится содержание документа);3) оформляющие реквизиты (придают документу юридическую силу).3.3.2. Заголовочные реквизитыКод организации (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО). ОКПО — всегда восьмизначное число (арабские цифры). Реквизит проставляется на внешних документах финансового и юридического характера.

Основной государственный регистрационный номер (05) (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН — тринадцатизначное число. Реквизит проставляется на внешних документах финансового и юридического характера.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН — это десятизначное число (первые две цифры — номер региона в соответствии с адресным классификатором); КПП — девятизначное число (первые четыре цифры как в ИНН, далее 01001). ИНН обязательно указывается при оформлении расчетноплатежных документов.

Код формы документа (07) — каждый управленческий документ имеет свой код формы документа (шифр) в соответствии с Альбомом унифицированных форм управленческих документов — ОКУД (семизначное число). Реквизит проставляется на унифицированных формах документов

Наименование организации (08) - собирательное обозначение автора документа. Наименование Института указывается в точном соответствии с Уставом Института. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного. Над наименованием Института указывается полное наименование вышестоящей организации.

Справочные данные об организации (09) включают в себя: почтовый адрес Института; номер телефона и номер факса приемной ректора, адрес официальной электронной почты.

Наименование вида документа (10) должно соответствовать его содержанию и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД. На печатных документах реквизит проставляется прописными буквами, полужирным или жирным шрифтом, точка в конце не ставится (открытая пунктуация). Такая простановка реквизита способствует быстрой сортировке документов по содержанию при формировании документов в дела. Реквизит проставляется на всех документах, кроме писем (исключение гарантийные письма).

Датой документа (11) является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения, для документа актируемого событие - дата события.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, должны оформляться арабскими цифрами цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год

- четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 сентября 2004 г. следует оформлять 01.09.2004.Даты, содержащиеся в тексте, включая текст документов, содержащий сведения

финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты 1 сентября 2004 г.

Регистрационный номер документа (12) состоит из его порядкового номера.Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более

ор1 анизациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.

Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)Данный реквизит заполняется в случае, если документ является ответом на запрос и

включает в сеоя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.Место составления или издания документа (14)— населенный пункт, в котором был

составлен документ. Реквизит проставляется, если на документе отсутствуют справочные данные оо организации (почтовый адрес) и населенный пункт не определяется по наименованию организации.

Адресат (15)Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, конкретному

должностному лицу или физическому лицу.При адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.Наименование адресата пишут полужирным шрифтом, располагая в правом верхнем углу,

центрируя каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.Например:

Председателю комитета образования и науки

Курской области

А.Н. Худ и ну

При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Комитет образования и науки Курской области

Отдел кадровой политики

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Например:

Министерство образования Российской Федерации

Управление делами

Главному специалистуВ.Г. Се.мкиной

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации городов и районов Курской области

Управления образования и науки

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала «Вестник образования»

Чистопрудный бульвар, д. 6, Москва, 101856

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:Калинину А.А.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, п. Кшень

Советского р-на,Курской обл., 306000

Составные части реквизита «адресат» могут печататься друг от друга через один интервал.На документе адресат пишется в правом верхнем углу первого листа на уровне первой

строки названия организации — автора документа.Гриф утверждения документа (16)Особым способом введения документа в действие является его утверждение.Документы утверждаются ректором Института и/или Учёным советом Института,

вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: грифутверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, (прописными буквами, полужирным шрифтом, без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалов и фамилии) и даты утверждения. Элементы грифа центрируются относительно самой длинной строки:

Например:

8УТВЕРЖДАЮ

Ректор ОГБУ ДПО КИРО Личная подпись И.О. Фамилия

16.04.2015

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ илиУТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНОприказом ОГБУ ДПО КИРО

от 16.04.2015 N 66

^ В случае если документ принимается ректором и Учёным советом Института, то необходимо использовать два грифа. Гриф Учёного совета размещается в левой верхней части документа, гриф руководителя - в верхней правой части. Элементы каждого грифа выравниваются соответственно по ближнему краю.

При этом гриф Учёного совета состоит из слова ПРИНЯТ (ПРИНЯТА, ПРИНЯТЫ или ПРИНЯТО) полужирным 12-м шрифтом, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

ПРИНЯТО УТВЕРЖДАЮрешением Учёного совета ОГБУ ДПО КИРО Ректор ОГБУ ДПО КИРОпротокол № 3 от 16.04.2015 Личная подпись И.О. Фамилия

16.04.2015

^ Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Составные части реквизита «гриф утверждения» могут печататься друг от друга через один интервал.

Перечень документов Института, подлежащих утверждению, содержится в Приложении 7 к Инструкции.

^ Резолюция (17) пишется от руки руководителем на подлиннике документа сверху на свободном от текста месте. При отсутствии на документе достаточного места допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В состав резолюции, написанной на документе соответствующим должностным лицом, должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции дата. ’

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

Если в резолюции руководства срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 10 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией. Для сложных поручений срок исполнения — один календарный месяц. 10 рабочих дней и один календарный месяц — типовые сроки исполнения документов.

Текст резолюции вносится в журнал регистрации входящих документов.

Заголовок к тексту (18) включает в себя краткое содержание документа

отве,атьТа°вВс0„“ Н С°ГЛаС° ВаН * " а“ в™ - « » Документ. Заголовок может о чем (о ком)? Например:Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например:Должностная инструкция ведущего эксперта.Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет вопрос) и действие

догТ о 1 а Т ттЛтСЯ Д0ЛЖН° бЫТЬ ПР° " ЗВеда"°- напРимер: "О подготовке проекта

т е к с т у ^ р е в ь Г е Т н Г з н а к Г ™ 3аГ°Л° ВКа К Т“ ИУ ' 28 ПеЧа™ЫХ знаков' Если заголовок к > превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля илипереносить „а следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят

штшпом ■Ко,„ 7 о Г РОЛе М ИСП°ЛНЙШем * * » “ “ ■ обозначают буквой "К", словом „ли

ой„, Ср0К" испашс,ш>1 документа устанавливаются в соответствии со сроками обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу’ распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.3.3.3. Основной реквизит

Г ™ Д0Кумента составляют на государственном языке Российской Федерации

с о е д и н е н " ” Я’" °Т " аНКВТЫ’ Та6ЛИЦЫ’ СВЯЗИ0Г° “ вида

словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков ТерИС™КИ’ выР“ ™ные

н е с к о 1 Г о ^ РГ р “ Г . ТеКСТа’ С0ДеРЖаЩеГ° ИЛФ° ~ “ РДкгеризующую

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работьц п еречГ ь и д р Тппик™ Над ™блицеи размотают слово "Таблица", выделенное разрядкой после него приводят номер таолицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставятгтпп Та°ЛЛ Ы ИМеЮТ ДВа Ур0ВНЯ текста: вертикальный графы и горизонт^ьный

роки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (голова таолицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки с т р Г т а б л и Г расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например: ’

Таблица 1

1 ОЛОВА ТАБЛИН Заголовок строк

ЫЗаголовок граф Заголовок графподзаголовкиграф

подзаголовкиграф

подзаголовкиграф

подзаголовкиграф1 \2Г Гз 4 5

Подзаголовкистрок

Строка Строка Строка Строка

Боковик (графа для заголовков)

1 рафы (колонки)

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной

странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа (словестно - цифровым методом), регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В тексте документа инициалы, как правило, располагаются после фамилии. При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и выписках инициалы следует располагать после фамилий.

В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на

рассмотрение");- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Институт

считает возможным").Текст документа создается при помощи шрифта «Т1тез № \\’ К отап» в 14 (12) размере,

форматируется «по ширине» (допускается использование переносов). Отступ первой (красной) строки текста устанавливается в размере 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.3.4. Оформляющие реквизитыОтметка о наличии приложений (21)Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них пишется ниже

текста на один интервал (без абзаца) и оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их наименования в полном соответствии с прилагаемым документом, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложение: в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его натичии оформляют следующим образом:

Припоэюение: на 10 л. в 3 экз. в первый адрес.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

На самих приложениях в правом верхнем углу первого листа документа ставится отметка, указывающая на связь с основным документом:

Приложениек приказу ОГБУ ДПО КИРО от 20.03.2014 № 61

Приложение к приказу ОГБУ ДПО КИРО

от 20.03.2014 №61

Реквизит выравнивается по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют (арабскими цифрами, без точки, без слова «страница») посередине верхнего поля листа. Страницы документа, имеющего приложения нумеруются как единый документ.

Подпись (22)Документы, направляемые Институтом в вышестоящие организации, подписываются

ректором или проректором по поручению ректора.Документы, направляемые Институтом в адрес других организаций, учреждений и

предприятий, могут подписываться руководителем структурного подразделения института по согласованию с проректором.

В состав подписи входят:наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ не на

бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Ректор ОГБУ ДПО КИРО12

Личная подпись И. О. Фамилия

или на бланке

Ректор Личная подпись И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией,указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Например:Председатель комиссии: Личная подпись И.О.ФамилияЧлены комиссии: Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.ФамилияЛичная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Ректор Личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Проректор Проректорпо научно-исследовательской и по учебно-методической работеинновационной работеЛичная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем, с учетом изменения наименования его должности и расшифровки подписи.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «Подпись» оформляется полужирным шрифтом, располагается на три межстрочных интервала ниже последней строки текста. Наименование должности, печатается с начала строки без абзаца, расшифровка подписи форматируется флаговым методом по правому краю.

Допускается использование факсимиле (штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий) в документах, не влекущих собой никаких финансовых последствий, не являющихся организационно-распорядительными документами и не подразумевающих материальную или иную ответственность, таких как грамоты, поздравительные письма и т.д.

Гриф согласования документа (23)При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и

соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Института (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и

включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с

которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя комитета образования и науки Курской области

Личная подпись И.О.ФамилияДата

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Ученого совета от 16.04.2015 № 2

или

СОГЛАСОВАНОПисьмом Комитета образования и науки Курской области от 12.05.2013 N 06-15/1945-Р

Внешнее согласование оформляется машинописным способом.Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если

содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными Институту и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

Составные части реквизита «гриф согласования» могут печататься друг от друга через один интервал.

Визы согласования документов (24)Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа

должностным лицом. Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О.ФамилияДата

Замечания к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту. Замечания обязательно докладываются лицу, подготовившему проект документа.

Например:

Замечания прилагаютсяНачальник управления по правовой, кадровой и административной работе

Личная подпись И. О. ФамилияДата

Для документа, подлинник которого остается в Институте, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник, которого отправляют из Института, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Внутреннее визирование может оформляться как рукописным способом, так и машинописным.

Оттиск гербовой печати института (25) заверяет подлинность подписи ректора института на документах, удостоверяющих права ректора, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск иной печати института заверяет подлинность подписи другого должностного лица института на иных документах.

Печать левым краем должна касаться должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Перечень документов Института, на которые ставится печать расположен в приложении 8 к Инструкции.

Отметка о заверении копии (26) располагается ниже реквизита "Подпись". Проставляют заверигельную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Начальник отделакадров Личная подпись И.О.Фамилия01.04.2014

Копию документа заверяют соответствующей печатью института.Отметка об исполнителе (27) - фамилия (имя, отчество или инициалы) и номер

контактного телефона фактического автора документа. На служебных письмах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (0 отступ от левой границы текстового поля), шрифтом X® 11.

Например:

Фамилия И.О.51-29-09

Отметка об исполнении документа (28) и направлении его в дело проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись сотрудника, поместившего документ в дело; дату помещения документа в дело.

Результаты исполнения могут оформляться следующим образом: «Направлен ответ, дата.

№», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону №».

Подготовлен приказ от 13.04.2014 № 116В дело № 01-10Личная подпись И. О. Фамилия13.04.2014

Факс отправлен 13.04.2011 № 273В дело № 01-23Личная подпись И. О. Фамилия13.04.2014

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа (29) в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа в Институт проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу документа в свободном от текста месте.

Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая полное наименование файла на машинном носителе.

Виза ознакомления (не представлена в ГОСТ Р 6.30-2003) включает в себя указание на факт ознакомления с документом, наименование должности и личную подпись работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату визирования. Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе, на обороте стороне последнего листа подлинника документа или заверенной копии документа. Допускается оформление отдельного листа ознакомления с документом, который прилагается к оригиналу (заверенной копии) документа. В этом случае на листе ознакомления обязательно указывается вид или разновидность документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа; при ознакомлении с документом, утвержденным приказом, на листе ознакомления указываются вид или разновидность документа, дата и регистрационный номер приказа, которым утвержден документ. В случае необходимости, в зависимости от вида документа, в визу ознакомления могут включаться различные дополнения, например, отметка: Ознакомлен, может быть дополнена указанием: Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте и др.

Виза ознакомления может оформляться от руки непосредственно работником, например:

Ознакомленспециалист кафедры профессионального образованияЛичная подпись И. О. Фамилия13.04.2014

При оформлении виз ознакомления двух и более работников с одним документом отметка оо ознакомлении проставляется только один раз, второй и последующие работники от руки указывают наименование должности, проставляют личную подпись, расшифровку подписи и дату ознакомления

Виза ознакомления может оформляться с использованием трафаретного текста, в этом случае отметка об ознакомлении и наименование должности наносятся при оформлении документа, а личная подпись, расшифровка подписи и дата визирования проставляются работником лично.

I

4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВДОКУМЕНТОВ

4.1. Управленческая деятельность Института, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов:

1) организационную;2) распорядительную;3) справочно-информационную;

4.2. Организационные документы

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: устав организации;положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных

органах;регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание;инструкции по определенным направлениям деятельности;должностные инструкции работников;памятки.Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с

наименованием вида документа: устав (чей?); инструкция (о чем?); положение (о чем?); правила (чего?);должностная инструкция (кого?); штатное расписание (чье?); структура и штатная численность (чего?)4.2.1. Устав - это свод правил, регулирующих деятельность Института, его

взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В этих документах указаны: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Устав оформляется на стандартных листах формата А4. Текст состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают:вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его

индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителем (ями) или участниками УТВЕРЖДЕН. Также указывается правовой акт органа исполнительной власти, осуществляющего функции и полномочия учредителя, который заверяется печатью организации.

16

На подлиннике устава регистрирующий орган на последней странице проставляет отметку о регистрации устава и заверяет своей печатью регистрирующего органа (Приложение 9).

4.2.2. Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

положение о структурных подразделениях;положения о коллегиальных органах (ученый совет, редакционно-издательский совет, и

др.);положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.Обязательными реквизитами данного вида документов являются:наименование организации;наименование структурного подразделения;дата;номер документа; место составления; заголовок текста; текст; подпись;гриф утверждения.Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и

утверждаются ректором Института (Приложение 10).Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:1. Общие положения — указываются: полное официальное наименование подразделения,

дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

2. Цели и задачи — перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

3. Функции — указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Они должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

4. Права и обязанности — перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

5. Функциональные связи — регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

6. Ответственность —устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения (или иные работники подразделения) в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

Положения о коллегиальных и совещательных органах также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления

4.2.3. Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом — документом, детально регламентирующим вопросы повседневной организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы:

1) общие положения;2) порядок приема, перевода и увольнения работников;

3) права и обязанности работодателя;4) права и обязанности работников;5) рабочее время и его использование;6) время отдыха;7) оплата труда;8) поощрение за успешные результаты работы;9) ответственность сторон;10) другие (Приложение 11).4.2.4. Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и

штатную численность организации в соответствии с уставом Института. В нем содержится перечень структурных подразделений, наименований должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов, надбавок, доплат. Фамилии работников, занимающих указанные должности (профессии) в штатном расписании не указываются. Форма штатного расписания установлена в соответствии с унифицированной формой № Т-3 Постановления Госкомстата России №1 от 05.01.2004г.

4.2.5. Должностная инструкция — локальный организационно-правовой документ Института, определяющий трудовую функцию работника, его права, обязанности и ответственность при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, а также систему подчинения и взаимодействия с работниками других структурных подразделений в Институте. Это документ, призванный содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности (Приложение 12).

4.2.6. Иные локальные нормативные акты оформляются при соблюдении общих требований к такому виду документов с учётом положений настоящей Инструкции. Образец оформления титульного листа для локального нормативного акта указан в Приложении 24.

4.2.7. Лица, ответственные за разработку локальных нормативных актов обязаны не позднее чем за 7 календарных дней до даты проведения Учёного совета или до иной установленной даты предоставить в Учёный совет и юридический отдел проекты разработанных документов.

4.3. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

4.3.1. В зависимости от содержания приказы делятся на;- приказы по основной деятельности (без буквенного индекса);- приказы по личному составу (прием, увольнения, переводы, перемещения,

совмещения, поощрения, взыскания и др.) (буквенный индекс — Л);- приказы о командировании сотрудников Института (буквенный индекс — К);- приказы о зачислении слушателей на обучение (буквенный индекс — 3);- приказ об отчислении слушателей и выдачи документов о квалификации (буквенный

индекс — В);- приказ об отчислении слушателей с обучения (буквенный индекс — О);Нумерация разных видов приказов ведется отдельно и начинается ежегодно с 01 января,

18

присвоением приказу в каждой группе № 01.4.3.2. Приказ по основной деятельностиПриказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый ректором Института для

решения основных и оперативных задач, стоящих перед Институтом.Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора

Института в случае его отсутствия или в других случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебного процесса, и т.п.

Приказы должны оформляться на бланке Института и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения

Бланк приказа по основной деятельности содержит следующие реквизиты:• название вида документа;• дату и номер приказа;• место принятия приказа;• заголовок;• текст;• подпись;• визы, согласование;• отметку об исполнителе.Заголовок начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О

регистрации..., О создании..Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В

констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается строчными буквами, полужирным шрифтом (без абзаца), после него ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказа в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется прописными буквами, полужирным шрифтом).

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками, в них указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Например,

1. Начальнику юридического отдела Фамилия И.О. предоставить Комитету образования и науки Курской области необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2015.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа

указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ на верхнем поле страницы по центру.

При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. При этом не запрещается при нумерации приказа использовать дробь и буквы в том случае, если тематика приказов совпадает.

Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Института.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Института по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию.

Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует главный бухгалтер.

На листе согласования также обязательно указывается лицо, подготовившее проект приказа.

Формы приказов и иных распорядительных документов, используемых в Институте, установлены приказом института от 21.03.2013г. № 01-22 «Об утверждении форм первичных учётных документов по учёту кадров, рабочего времени и расчётов по оплате труда».

Образец оформления приказа по основной деятельности представлен в Приложении 13.

4.4. Справочно-информационные документы

4.4.1. Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.

Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов.

К данной группе можно отнести такие документы, как:служебное письмо;протокол;акт;выписка из протокола, приказа, акта; докладная записка; служебная записка; объяснительная записка; справка;

заявление и др.

4.4.2. Служебное письмоСлужебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов,

служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-напоминания, письма- извещения, письма-просьбы и др.

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда

20

имеют реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 15 «Адресат» приводится в обобщенном виде.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма - ответа; б) письма, не требующие письма - ответа.

Тексты ответов писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Для составления служебных писем используются бланки Института форматов А4 (Приложение 5).

Бланк служебного письма содержит следующие реквизиты:• номер и дата исходящего документа;• ссылку на регистрационный номер и дату документа;• получатель письма (адресат) - название организации и Ф.И.О. должностного лица,

которому оно адресовано;■ заголовок;• текст письма;• отметку о приложении, при его наличии;• подпись;• отметку об исполнителе.Расположение реквизитов письма осуществляется по общим требованиям (Приложение

14). ' ' 'При направлении документов на адрес организации (структурного подразделения)

фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование организации пишется полностью в именительном падеже, например:

Министерство образования и науки Российской ФедерацииЕсли известна фамилия должностного лица, которому направляется письмо, название

организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

При адресации письма нескольким организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно, например:

Руководителям образовательных организацийОдно письмо, предназначенное для отправки по нескольким адресам, не должно

содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресации 1,5-2 интервалами. Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Текст письма строят по следующей схеме:введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, решения

вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

доказательства (содержит обоснование вопроса, изложенного в письме);заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен

быть заполнен реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.

По общему правилу, отправку корреспонденции осуществляют исполнитель или секретарь. Также по решению ректората Института за отправку корреспонденции может быть определено иное ответственное лицо.

I

4.4.2. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решении на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др., материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Института не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. к

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копия документа, утверждаемого коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь"

Присутствовали , "Повестка дня".Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня

оег т м п ш т раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (Т’ЬШИЛИ) (Приложение 15).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (при этом в тексте делается сноска «Тест выступления прилагается»)-гозосования116 РеШе1Ше) печатается полностью; при необходимости приводятся итоги

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения по соответствующему вопросу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года по каждойгруппе протоколов. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составныеномера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются соответствующей печатью.

Протокол оформляется на общем бланке Института (Приложение 4)- Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается' ниже наименования

Института прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными

интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;с ^ е ш 1еСт° Проведепия з д а н и я , совещания указывается при ’ оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте

. , ^ , ™ ТаеТСЯ “ере3 2 межстР°ч1шх интервала после реквизита «вид заседания, совещания»,

. южду реквизитами «дата» и «номер» и выравнивается по центру;Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2

межстрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания»

КаЖДЫЙ В0ПР° С В ПОвестке дня нумеруется арабской цифрой. Его наименование не^П П РП ГуЯг ^ и т Т г т ет ^ Р0Т0К0Ла’ 3 пишутся слова п о ПЕРВОМУ (ВТОРОМУ и т.д. ) ЬОЛЕОСУ СЛУШАЛИ (прописными буквами полужирным шрифтом) указывается Фамилия иинициалы должностного лица, выступавшего на заседании при рассмотрениисоответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение

обшим правиламТДеЛЯеТСЯ " ” интервалами и оформляется „о

22

I

4.4.3. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акт может быть составлен как комиссиями, так и несколькими должностными лицами.

Акты бывают трех видов: о нарушениях трудовой и финансовой дисциплины и требований охраны труда; об учете и хранении материальных ценностей; по делопроизводству.

Акт оформляется на общем бланке или бланке по форме первичной учетной документации альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Дата и место составления, проставляется в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом ОСНОВАНИЕ (прописными буквами, полужирным шрифтом) с указанием наименования документа, автора документа, дату документа (совестно - цифровым методом), регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Далее пишется слово СОСТАВЛЕН (прописными буквами, полужирным шрифтом) и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии и присутствовавших в алфавитном порядке.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта. Ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

Заключительная часть не обязательна. В ней делаются выводы или даются рекомендации.Форма изложения текста акта - от третьего лица единственного или множественного

числа ("комиссия установила").После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных

экземпляров акта и их местонахождение.Например:Составлен в 3 экземплярах:1-й экз. направлен в комитет образования и науки Курской области;2-й экз. направлен в Курский институт развития образования;3-й экз. - в дело 05-24.Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению

документов и дел.Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии (Приложение 16).

4.4.4. Выписки из приказов, протоколов и актов

Оформляются на общих бланках документов с указанием всех необходимых реквизитов. Изменяется наименование вида документа: «Выписка из приказа и др.».

Если в распорядительном документе присутствовала констатирующая часть, то её необходимо указать и выписке. В распорядительной части пишется только необходимый пункт документа с указанием порядкового номера.

В протоколе или акте указывается повестка дня и необходимый пункт протокола, акта с порядковым номером.

Выписки из приказа по основной деятельности, протокола, акта заверяются секретарём и печатью Института; из приказа по личному составу - работником отдела кадров и печатью Института; и не подписываются председателем, секретарем или членами комиссии. В некоторых случаях выписка из приказа может заверяться ректором и гербовой печатью Института.

4.4.5. Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого- либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации и подписывается должностным лицом.

Объяснительные записки по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:

реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресованаобъяснительная (в дательном падеже);

• вид документа - «Объяснительная записка» (пишется без кавычек, прописными буквами);

• заголовок к тексту - «О ...»;• сам текст пояснения - сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к

написанию текста - чтобы он был убедительным и содержательным;• подпись составителя - должность, собственно подпись, фамилия и инициалы;• дата составления. (Приложение 17)

4.4.6. Служебная записка

Служебная записка это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри Института.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служеоных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

При сс составлении служебной записки следует учитывать следующие реквизиты:■ адресат (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);• наименование документа - Служебная записка;• дата составления и номер;• заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;• текст документа - сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то

конкретная просьба;• должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество

автора. (Приложение 18)

4.4.7. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Внешние докладные записки оформляются на общих бланках и подписываются руководителем.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки

наименование организации);• наименование документа;• дата и регистрационный номер документа;• место (город) составления (для внешней докладной записки);

• адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его инициалы и фамилия;

• заголовок к тексту документа - начинается со слов «О ...»;• текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся

ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;• подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и

инициалы.Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей или

описательной, описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы

4.4.8. Заявление

Заявление оформляются в рукописной форме следующим образом: в правом верхнем углу указывается должность, инициалы и фамилия человека в дательном падеже, которому адресовано заявление. Заявление пишется на имя того должностного лица, которое отвечает за данный вопрос в данный момент времени. Если заявление поступает от сотрудника учреждения, указывается фамилия, имя, отчество (полностью), должность сотрудника в родительном падеже без предлога «от». Если заявление поступает от физического лица, указывается его фамилия, имя, отчество (полностью), домашний адрес и телефон. Далее пишется наименование вида документа «Заявление» без кавычек с прописной буквы без точки. Текст заявления может быть произвольный. После текста в левом углу листа указывается дата написания заявления, в правом углу листа ставится подпись составителя (Приложение 19).

4.4.9. Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель структурного подразделения.

Для личных справок используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно учится» и т. д. Не следует загромождать текст указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, содержащая сведения финансового характера (размер оклада), должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она заверяется печатью (Приложение 20).

5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ

5.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Институте и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

5.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Института, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

^ 26При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Делопроизводитель отдела кадров Личная подпись И.О.Фамилия

Дата

Копию документа заверяют печатью управления делами или печатью Института.На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Организация контроля6.1.1. Все поступающие на имя ректора Института и в адрес Института документы,

требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.6.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их

своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

6.1.3. Ответственность за обеспечение контроля в Институте возлагается на руководителей структурных подразделений и секретаря Института.

6.1.4. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Института, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

6.1.5. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок, документы без указания срока исполнения - в месячный срок, если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок, поручения в оперативном порядке - в день поступления.Срок исчисляется в календарных днях со дня визирования документа.6.1.6. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело К...",

подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

6.2. Порядок снятия документов с контроля

6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

6.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица Института.6.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства

Института является документ - ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка обисполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

7. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

7.1. Вся корреспонденция, поступающая в Институт, принимается и регистрируется секретарём.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и

правильность адресации. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале.

7.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение 21).

7.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресации и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

7.4. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.

Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

7.5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через секретаря.

7.6. Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

7.7. Получив документы на исполнение, сотрудник Института должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюциипервым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всехдругих в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

7.8. Каждый сотрудник Института обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

7.9. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через руководителей структурных подразделений.

7.10. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первойстраницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХДОКУМЕНТОВ

8.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

8.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

8.3. Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в приемной и доставляются адресатам в пределах города нарочным.

Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в приемной и направляются через органы почтовой связи.

8.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах института.

8.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

8.6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений.

8.7. В Институте доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, курьерской и электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).

8.8. С помощью почтовой связи в Институте доставляется и отправляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и печатных изданий. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, электронных сообщений. Документы могут доставляться работниками Института, получившими их в других организациях, и посетителями.

Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится секретарём. Зарегистрированные и законвертированные документы направляются через почтовое отделение связи.

8.9. Исходящие документы Института подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

9. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Регистрация документов9.1.1. Регистрация документов в Институте осуществляется децентрализовано:в приемной ректора регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя

ректора, документы, адресованные в Институт без указания конкретного адресата, исходящая от имени руководства Института документация, приказы по основной деятельности.

9.1.2. Протоколы заседаний кафедр Института регистрируются и хранятся на кафедрах, ученого Совета регистрируются и хранятся у секретаря ученого Совета.

9.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания в журналах регистрации.

9.2. Индексация документов

9.2.1. Каждому структурному подразделению Института присваиваются цифровые индексы.

9.2.2. Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа - запроса.

Секретарь проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяет их копии и вносит необходимые записи в регистрационные карточки.

Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах.

10. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

10.1. Справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции.Журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора Института и (или)

в адрес Института.Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих

документов.

11. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

11.1. Руководители структурных подразделений Института обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

11.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя.

Срочные документы передаются немедленно.11.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой

информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором Института или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

11.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Институт и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения.

11.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.

11.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

11.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных Института, справочно - информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

12. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ

12.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами Института, удостоверения личности, трудовые книжки.

12.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в Институте (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в Положении о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в ОГБУ ДПО КИРО.

12.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

12.4. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.12.5. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков

возлагается на руководителей структурных подразделений, за которыми закреплены соответствующие печати.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

12.6. Печати и штампы уничтожаются по акту.12.7. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и

использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

30

12.8 Отметки о проведенных проверках делаются в соответствии со следующими правилами:_________

Наименование Хранится Применяется

Гербовая печать Института У главного бухгалтера

На документах, подписанных или утвержденных ректором Института; на отдельных документах, подписанных

проректором

Печати структурных подразделений

У руководителей структурных

подразделений

На документах, подписанных или утвержденных руководством этих

подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов

Бланки, употребляемые в Институте

У ответственных, выделенных в структурных

подразделениях

13. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

13.1. Номенклатура дел в Институте - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Институте, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

13.2. Номенклатура дел Института составляется делопроизводителем на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

13.3. Номенклатура дел Института, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) Института, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором.

13.4. При составлении номенклатуры дел Института следует руководствоваться Уставом Института, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием Института, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.

1.3.5. В номенклатуру дел Института включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений Института, различного рода карточки и т.д.

13.6. Названиями разделов номенклатуры дел Института являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

13.7. Графы номенклатуры дел Института, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Институте цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (Приложение 22). Например: 10-05, где: "

10 - обозначение структурного подразделения,5 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в

пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей).Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел

определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и

систематизацией документов внутри дела.В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную

документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной

номенклатуры дел высшего учебного заведения.I рафа 3 заполняется по окончании учебного года.В графе А указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых

документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

В графе 5 Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

14.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в институте формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях института.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в институте осуществляются делопроизводителем и/или архивариусом.

14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

14.3. Помер дела, в коюрое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело П...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

14.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если жеони утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 1

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Док> менты в личных делах располагаются по мере их поступления.Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и

располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно - производственным вопросам и

все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируетсяв хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом -запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

15. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

15.1. С момента заведения и до передачи в архив Института дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, непосредственные исполнители, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нес помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.15.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с

разрешения руководства. На выданное дело заводится карточка - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

15.3. Более подробно формирование и хранение документов и дел в Институте закреплено в Положении об архивном делопроизводстве ОГБУ ДПО КИРО.

16. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

16.1. В целях упорядочивания договорного документооборота в Институте создаётся специальный порядок работы с договорами на оказание образовательной услуги, заключаемыми с обучающимся Института:

16.1.1. Ответственный за сбор и подготовку договоров работник кафедры или другогоструктурного подразделения оформляет сопроводительный лист по установленной форме (Приложение 23).

16.1.2. После того, как все договора собраны, ответственное лицо предоставляет их на проверку в юридический отдел.

16.1.3. Начальник юридического отдела проставляет свою визу на сопроводительном листе, подтверждая правильность оформления договоров и их полную комплектность. Если договоры некомплектны, либо требуют доработки и/или переработки, договоры передаются ответственному лицу кафедры или структурного подразделения. В случае, если договор является возмездным, то юридический отдел направляет договора в бухгалтерию.

16.1.4. Главный бухгалтер проставляет свою визу на сопроводительном листе подтверждая правильность оформления договора в части, касающейся оплаты и подтверждая полную комплектность договоров.

16.1.5. Бухгалтерия передаёт договора ответственному лицу кафедры или другого структурного подразделения, которое ставит свою визу на сопроводительном листе, подтверждая тем самым, что договоры приняты в полном комплекте. Ответственное лицо лично передаёт в приёмную ректора договора на подпись.

16.1.6. После того, как договора подписаны, ответственное лицо забирает договора из

приёмной, проверяет их комплектность, отдаёт один экземпляр договора обучающимся, второй экземпляр договора — бухгалтерии.

16.1.7. Ответственный за хранение и приём договоров работник бухгалтерии ставит визу на сопроводительном листе, подтверждая, что договора приняты и комплектны.

16.1.8. Сопроводительный лист отдаётся на хранение в юридический отдел.16.1.9. После окончания обучения к возмездным договорам на оказание образовательных

услуг подписываются акты приёма-передачи. Порядок документооборота в этом случае аналогичен порядку по Договорам.

17. ПРОЧИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

17.1. Настоящая Инструкция вступает в силу с 01.01.2016г. и обязательна для применения в своей деятельности всеми структурными подразделениями Института.

17.2. Положения Инструкции распространяются на документы и отношения, возникшие после её вступления в силу.

I

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А 4 угловогобланка

34Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

20 Ю

Приложение 2к Инструкции по делопроизводству

Л3 I\/

/ \

\/

Л18 I

\/

Л 20 |

\ /

/\

\/

Л 20 |

\ /

Л1

\ /

01 02 03 16 19

Л20

\ /

08

04

09 10

05 06 07

Л 1° 1

\ /

11 12 15

13 14

18 17

20

21 22 25

23 24 26

27

/ \ 16 |

\ /

28 30 29

\/

210<------------------------------------------

36Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ИНСТИТУТА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖ ЕТНОЕ УЧРЕЖ ДЕНИЕ Д ОП ОЛ НИ ТЕЛ ЬНО ГО

П РО Ф ЕССИО НА ЛЬН ОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ»

(ОГБУ ДПО КИРО)

37Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ИНСТИТУТА С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМРЕКВИЗИТОВ

КОМ ИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖ ЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ и н с т и т у т р а з в и т и я о б р а з о в а н и я »(ОГБУ ДПО КИРО)

№ « »

I

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА

КОМ ИТЕТ О БРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТ ВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

305004, г. Курск, ул. Садовая, д. 31, тел/факс 70-78-02, е-тяИ: Мго-46@таН.Г11

№ __________На № ______ от

39 Приложение 6к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА

КОМ ИТЕТ О БРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКО Й ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

ПРИКАЗ

« » 20 г. №

Приложение 7к Инструкции по делопроизводству

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ИНСТИТУТА,ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1.Акты (проверок и ревизий, сдачи-приёмки, списания оборудования, обследования, экспертизы, передачи дел на уровне руководства организациями, ликвидации организации и Т.Д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Инструкции и правила (должностные, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.).

4. Отчёты (специалистов о командировках, о производственной деятельности, научно­исследовательских работах и т.д.).

5. Перечни документов; должностей работников с ненормированным рабочим днём, имеющих льготы.

6. Планы (производственные; развития; внедрения новой техники;, научно­исследовательских работ; по капитальному ремонту; работы коллегии, учёного совета и т.д.).

7. Положения (о структурном подразделении, премировании, по делопроизводству и т.д.).8. Программы (проведения работ, мероприятий, командировок, научных исследований,

опытно-конструкторских разработок и т.д.).9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений,

сооружений; использования средств фонда Института; на капитальное строительство и т.д.).10. Устав и изменения к нему.11. Структура и штатная численность.12. Штатное расписание и изменения к нему.13. Должностные оклады, тарифные ставки.14. Формы унифицированных документов.15. Номенклатура дел.16. Графики, наряды, описи.17. Заявки (на оборудование, материалы, комплектующие изделия и т.д.).18. Проектно-сметная документация производственного назначения.19. Сметно-финансовые расчёты и технико-экономические обоснования.20. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического

проектирования, численности работников и т.д.).21. Расценки на производство работ.

41 Приложение 8к Инструкции по делопроизводству

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ. НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

1. Уставные документы.2. Локальные нормативные акты.3. Гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной

деятельности, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.), дополнительные соглашения к договорам или контактам.

4. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.5. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в

арбитраже и т.д.).6. Акты (приёма объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и

т.д.).7. Гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ и услуг, претензии, ответы

на претензии и т.д.).8. Официально-личные документы (документы об образовании, трудовые книжки,

свидетельства о браке и рождении детей и т.д.).9. Характеристики или рекомендательные письма.10. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в

высшую аттестационную комиссию.11. Справки, подтверждающие юридический факт.12. Финансовые справки (лимитные, о выплате страховых сумм, начисленной и

причитающейся зарплате, использовании бюджетных ассигнований на зарплату и т.д.).13. Штатные расписания и изменения к ним.14. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).15. Сметы расходов (на подготовку, освоение и производство новых изделий,

капстроительство, содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору).16. Калькуляции и протоколы к договорам.17. Протоколы (согласования планов поставок, и т.д.).18. Заявки на оборудование, изобретения и т.д.19. Балансы и другие формы отчётности.20. Кассовый план, квитанции к приходному кассовому ордеру.21. Наряды, накладные, счета на оплату, счета-фактуры.22. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).23. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные: сводные, в банк, на

получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).24. Реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк.25. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения

фининсово-хозяйственных операций.26. Свидетельства, сертификаты и т.д.

Приложение 9к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА УСТАВА ИНСТИТУТА

СОГЛАСОВАНРешением комитета

по управлению имуществом Курской области

от « 20№

от «

УТВЕРЖДЕНПриказом Комитета

образования и науки Курской области

■____________20 г. №

МПМП

СОГЛАСОВАНПисьмом комитета

финансов Курской области

от «__» ____________ 20___№_______

МП

УСТАВобластного государственного бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования

«Курский институт развития образования»(в новой редакции)

г. Курск 2016 г.

ТИПОВАЯ (УНИФИЦИРОВАННАЯ) ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМПОДРАЗДЕЛЕНИИ

43

Приложение 10к Инструкции по делопроизводству

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

ПРИНЯТОрешением Учёного совета ОГБУ ДПО КИРО протокол № 3 от 16.04.2015

УТВЕРЖДАЮРектор ОГБУ ДПО КИРО

Личная подпись И.О. Фамилия16.04.2015

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Разд. I "Общие положения";Разд. II " Цели и задачи";Разд. III "Функции"Разд. IV "Права и обязанности"; Разд. V "Функциональные связи"; Разд. VI "Ответственность"

г. Курск 2016г.

Приложение 11к Инструкции по делопроизводству

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

ПРИНЯТОрешением Учёного совета ОГБУ ДПО КИРО протокол № 3 от 16.04.2015

СОГЛАСОВАНОпредседатель первичной профсоюзнойорганизацииОГБУ ДПО КИРО

УТВЕРЖДАЮРектор ОГБУ ДПО КИРО

Личная подпись И.О. Фамилия16.04.2015

Фамилия И. О. /_« » 20 г.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

Разд. I «Общие положения»;Разд. II «Порядок приема, перевода и увольнения работников»; Разд. III «Права и обязанности работодателя»;Разд. IV «Права и обязанности работников»;Разд. V «Рабочее время и его использование»Разд. VI «Время отдыха»;Разд. VII «Оплата труда»;Разд. VIII «Поощрение за успешные результаты работы»;Разд. IX «Ответственность сторон»;Разд. X «Другие»

г. Курск 2016г.

45

Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству

ТИПОВОЙ ФОРМУЛЯР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮПредседатель ППО ОГБУ ДПО КИРО ректор ОГБУ ДПО КИРО

Фамилия И. О. / Фамилия И. О./Протокол от « » 20 г. о т « » 20 г. №

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности,

квалификационные требования, характер коммуникаций и взаимодействия, права и полномочия, ответственность, предусмотренные для данной должности.

1 .0 БЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ДОЛЖНОСТИ:1.1 Должность1.2 Структурное подразделение1.3 Непосредственный руководитель1.4 Подчиненные должности1.5 Категория должности1.6 Номенклатура должности1.7 Функции2. Г ОРЯДОК НАЗНАЧЕНИЯ И ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ЗАНИМАЕМОЙ ДОЛЖНОСТИ2.1

3. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ (необходимые знания, навыки и опыт для выполнения должностных обязанностей):

3.1 Образование3.2 Стаж и опыт работы3.3 Специальные знания, навыки,

умения3.4 Необходимый уровень

поведенческих компетенций3.5 Исполнение обязанностей на

время отсутствия4. РУКОВОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ V СТАНДАРТЫ4.1 В своей деятельности работник

должен знать4.2 В своей деятельности работник

должен руководствоваться5. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. ПРАВА И ПОЛНОМОЧИЯ6.1 ПРАВА7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ7.1 Несет ответственность за:

46

Приложение 13к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

КОМ ИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

ПРИКАЗг. Курск

_20 г. №

О введении в действие Инструкции по делопроизводству

ОГБУ ДПО КИРО

В целях приведения в соответствие локальной нормативной базы Института и упорядочения делопроизводства в Институте ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Принять для исполнения всеми структурными подразделениями Института Инструкцию по делопроизводству ОГБУ ДПО КИРО с 01.03.2016 г.

2. Общий контроль за состоянием делопроизводства в Институте возложить на начальника управления по правовым, кадровым и административным вопросам Фамилия Имя Отчество.

Ректор И.О. Фамилия

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА ПРИКАЗА

47

СОГЛАСОВАНО:

Проректор по учебно-методической работе-------------------------------И.О.ФамилияНачальник управления по правовой, кадровой и административной работе И.О.ФамилияНачальник управления по информационным технологиям--------------------------------- И.О.ФамилияНачальник учебно-методического управления-------------------------------- И.О.ФамилияНачальник отдела кадров-------------------------------- И.О.ФамилияНачальник юридического отдела -------------------------------- И.О.Фамилия

Дата « __» 2016 г.

Проект приказа вносит:

начальник юридического отделаФамилия И.О.

С приказом ознакомлен(а):

Фамилия И.О._______________ « » 20 г.

Приказ размножен в экземплярах

48Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

КОМ ИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ»(ОГБУ ДПО КИРО)

305004, г. Курск, ул. Садовая, д. 31, тел/факс 70-78-02, е-шаП: к|го-46@пш11.ги

№ _______________ Руководителям профессиональныхНа № _______ о т ________________ образовательных организаций

Курской области

Уважаемые коллеги!

ФГАУ «Федеральный институт развития образования» проводит на базе ОГБУ ДПО «Курский институт развития образования» выездные курсы по программе «Разработка и экспертиза основных профессиональных образовательных программ СПО с использованием элементов дуального обучения».

Курсы состоятся 5-6 февраля 2016 года. Преподаватель - Петрова Зоя Алексеевна, доктор педагогических наук, ведущий научный сотрудник Центра профессионального образования ФГАУ «ФИРО».

Стоимость обучения - 100 рублей. Количество обучающихся в группе ограничено - 25 человек. Выдаётся сертификат ФГАУ «ФИРО».

Программа курсов - в Приложении 1.Заявки на участие на курсах повышения квалификации следует направить по

почте в рбГ-формате до 26 января 2015 года по адресу электронной почтыкро@.ргоГ46.ги

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Ректор И.О. Фамилия

Фамилия И.О.8 (4712 ) 5 1 -34-81

Приложение 15к Инструкции по делопроизводству

ШАБЛОН ОФОРМЛКНИЯ ПРОТОКОЛА

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

ПРОТОКОЛзаседания Ученого Совета

№ ______ «____ » 201 г.

Председатель:_____________________(Фамилия, инициалы)

Ученый секретарь:________________(Фамилия, инициалы)

Присутствовали и з членов Ученого совета:должности, фамилии и инициалы присутствующих

ПОВЕСТКА ДНЯ

1 . 0 ...................................(должность, инициалы, фамилия)

2. О...................................(должность, инициалы, фамилия)

1.СЛУШАЛ И:(инициалы, фамилия)- изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:(инициалы, фамилия)- содержание выступления

(инициалы, фамилия)- содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ:1.1. Утвердить.............1.2. Представить..........................2. СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

Ученый секретарь

Личная подпись

Личная подпись

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Приложение 16к Инструкции по делопроизводству

ШАБЛОН ОФОРМЛЕНИЯ АКТА

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГБУ ДПО КИРО)

АКТ

№ « » 201 г.

О

ОСНОВАНИЕ:

СОСТАВЛЕН комиссией в составе:

Председатель:(Фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

Присутствовали:

В период с ____

(Фамилия, инициалы)

(Фамилия, инициалы)

ПО

предмет проверки)В ходе проверки комиссия установила:1.2 .

и т.д.Комиссия предлагаетАкт составлен в экземплярах:1-й экз. направлен2-й экз. -3-й экз. -

комиссия проверяла (указать

Председатель комиссии: Члены комиссии:

Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Начальнику хозяйственного отдела

И.О. Фамилия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 11.03.2015 г. на один час по причине участия в ДТП.

Приложение 17к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Сторож Подпись И.О. Фамилия

12.03.2015

Юридический отдел Начальнику управления поинформационным технологиям

И.О. Фамилия

Приложение 18к Инструкции по делопроизводству

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

01.04.2015г.

О неисправном компьютере

С 01 марта 2015 г. в закрепленном за ведущим юрисконсультом Фамилия Имя Отчество персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения и наблюдается нестабильная работа системы.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Начальник отдела И.О. Фамилия

ШАБЛОН ОФОРМЛЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЯ

Ректору ОГБУ ДПО КИРО

И. О . Фамилия (в дат. п.)

Ф.И.О. (полностью в род.п.),

должность

Приложение 19к Инструкции по делопроизводству

заявление.

Текст заявления

(дата) (подпись)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ

Приложение 2054 к Инструкции по делопроизводству

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛА СТН ОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖ ЕТНОЕ УЧРЕЖ ДЕНИЕ Д О П ОЛНИ ТЕЛЬНО ГО

ПРОФ ЕССНОН АЛЬН О ГО О БРАЗО ВАIIИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ»

(ОГБУ ДПО КИРО)

СПРАВКА

№

Дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно прошел обучение по

дополнительной профессиональной программе повышения квалификации учителей

физической культуры (объемом 108 часов) по теме: «Содержание и методика

преподавания физической культуры в условиях реализации ФГОС общего образования»

в срок с 31 марта по 18 апреля 2014 года.

Справка дана для предъявления по месту требования.

Начальник учебно-методического управления Фамилия И.О.

Приложение 21к Инструкции по делопроизводству

ПЕРЕЧЕНЬНЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.3. Копии счетов на оплату.4. Первичная документация бухгалтерского учета.5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.6. Пригласительные билеты.

56 Приложение 22к Инструкции по делопроизводству

ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ИНСТИТУТА

1. Ректорат -0 1 .2. Учёный Совет - 02.3. Бухгалтерия - 03.4. Отдел кадров - 04.5. Юридический отдел - 05.6. Редакционно-издательский отдел - 06.7. Межкафедральная учебная лаборатория развития управленческих ресурсов в образовании - 07.8. Межкафедральная учебная лаборатория по научно-методическому сопровождению работы с одарёнными детьми «Интеллект» - 08.9. Учебно-методическое управление - 09.10. Отдел экспериментальной и инновационной деятельности — 10.11. Библиотека — 11.12. Музей - 12.13. Кафедра управления развитием образовательных систем - 13.14. Кафедра развития образовательных систем - 14.15. Кафедра социально-гуманитарного образования — 15.16. Кафедра информатизации образования - 16.17. Кафедра дошкольного и начального образования — 17.18. Кафедра естественно-математического образования — 18.19. Кафедра коррекционной педагогики - 19.20. Кафедра профессионального образования - 20.21. Отдел учебной и организационно-методической работы - 2122. Отдел научно-методической и организационно-методической деятельности - 22.23. Кабинет информационно-коммуникационных технологий -2 3 .24. Кабинет здоровьесберегающих технологий, физической культуры и ОБЖ -2 4 .25. Межкафедральная учебная лаборатория дошкольного образования и семейного воспитания - 25.26. Межкафедральная учебная лаборатория профессионального самоопределения - 26.27. Хозяйственный отдел -2 7 .28. Центр внедрения новых организационно-экономических механизмов в образовании - 28.29. Межкафедральная учебная лаборатория дистанционных образовательных технологий - 29.30. Центр администрирования и технического сопровождения информационных систем в образовании

31. Межкафедральная учебная лаборатория духовно-нравственного развития и воспитания -3 1 .32. Центр научно-методического сопровождения аттестации педагогических работников -32.33. Межкафедральная учебная лаборатория научно-методического сопровождения оценки качества образования -3 3 .

34. Межкафедральная учебная лаборатория социальной адаптации воспитанников детских домов и школ-интернатов - 34.

35. Межкафедральная учебная лаборатория дополнительного образования детей -3 5 .36. Межкафедральная учебная лаборатория прогнозирования кадровых потребностей в регионе - 36.37. Управление по информационных технологиям -3 7 .38. Управление по правовой, кадровой и административной работе - 38.

■

Приложение 23 к Инструкции по делопроизводству

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ лист

О БЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖ ЕТН ОЕ УЧРЕЖДЕН IIЕ ДОП ОЛН И ТЕЛЬН ОГО

ПРОФ ЕССИО НА ЛЬН ОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ»

(О ГБУ ДПО КИРО)

Кафедра (указать наименование кафедры)

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ

№ ___________

Настоящий документ является сопроводительным листом к договорам на оказаниеооразовательнои услуги по дополнительной профессиональной программе повышенияквалификации/профессиональной переподготовки (ненужное - зачеркнуть)

' 5(написать название программы)

осуществляемой в срок с « » ________ 20 г. по « » 20 г.Группа № ____Количество договоров шт. в экземплярах.Ответственное лицо за ведение договоров по вышеуказанной программе

(указать ФИО и должность).Пофамильный список обучающихся:1.2....

57

Ответственный

Заведующий кафедрой

Подпись

Подпись

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

■

58

Принял « » 20 г. в количестве

Принял « » 20 г. в количестве

Принял « » 20 г. в количестве

Принял « » 20 г. в количестве

начальник юридического отдела

Сопроводительный лист принял на хранение « » 20 г.

начальник юридического отдела подпись И.О.Фамилия

59

Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству

ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЛО ЯЛЬН О ГО НОРМАТИВНОГО АКТА

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮ ДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРСКИЙ и н с т и т у т р а з в и т и я о б р а з о в а н и я »(ОГБУ ДПО КИРО)

ПРИНЯТОрешением Учёного совета ОГБУ ДПО КИРО протокол № 3 от 16.04.2015

УТВЕРЖДАЮРектор ОГБУ ДПО КИРО

Личная подпись И.О. Фамилия16.04.2015

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

К у р с к 2 0 1 6