factsheet mondius hr
TRANSCRIPT
Mondius ! HR automatiseert en digitaliseert de volledige personeelsadministratie, mutaties en
communicatie tussen en met medewerkers. Deze webapplicatie is overal (beveiligd en geautoriseerd) toegankelijk.
Mondius ! HR is modulair opgebouwd en bestaat uit de volgende modules:
• Basis • Ziekte en Herstel • Verlof
• Overwerk • Certificeren
• Gesprekken • Digitaal Dossier • Personeelskosten
• Planning • Werving en Selectie • Cliënten-‐ en Urenregistratie
In deze factsheet worden de functionaliteiten per module benoemd en toegelicht.
1.1 Module Basis
De basis module is vereist om gebruik te kunnen maken van MondiusHR. In
de module Basis zijn de elementaire onderwerpen opgenomen, welke tevens als basis
dienen voor de aanvullende modules. Bovendien biedt de module Basis uitstekende
stuurinformatie voor elementaire HR onderwerpen.
Inhoud van module Basis: • Medewerkergegevens:
o N.A.W.
o Screeningsresultaten
o Functie
o Contract
Intern, contractduur,
functieschaal
Extern, contractduur,
organisatie en tarief
o Plaats in organisatie
o Datum indienst
Organisatie
Concern
• Ziekte
o Acties vanuit de Wet Poortwachter
o Werkhervatting
o Documenten koppelen
• Bijzonder verlof registratie
o Soort
o Periode
• Rapportages
o Formatie vs. Bezetting
o Externen
o Ziekte rapportage
o NAW
o Tijdelijke contracten
• Beheer:
o Functiehuis
Kernfunctie
Alias
Afgeleide
o Organogram
Organisatie
Directoraat / BU
Afdeling
Team
Subteam
o Beheer van rollen en autorisaties
1.2 Module Verlof
De module Verlof biedt registratie en de digitale verwerking van verlofaanvragen. Door
de volledige integratie van deze module in de basismodule ziet u bijvoorbeeld verlofaanvragen direct terug in de bezetting en
zijn managementrapportages beschikbaar op alle organisatorische niveaus.
Inhoud van module Verlof: • Door medewerker en/of manager:
o Verlof registratie / aanvragen /
goed-‐ of afkeuren
o Aankopen / Verkopen verlofuren
o Periodieke verrekening verlof met
overwerk
o Zien planning over de periode die
een medewerker vrij wil bij een
goed te keuren verlofaanvraag
(i.c.m. module planning).
• Rapportages
o Verlofuren
Openstaand
Opgenomen
Maximum standen
Uitgekeerd
Gekocht
Verkocht
o Verlofaanvragen
Openstaand
Tijdigheid van afwerken
1.3 Module Overwerk
De module Overwerk biedt registratie en de digitale verwerking van meerwerkaanvragen.
Door de volledige integratie van deze module met de module Verlof, wordt periodiek het opgebouwde meerwerk bijgeboekt op het
verlofsaldo. Inhoud van module Overwerk: • Door medewerker en/of manager:
o Overwerk registratie / aanvragen /
goed-‐ of afkeuren
o Periodieke verrekening verlof met
overwerk (indien Verlof
geactiveerd)
o Actielijsten uit betalen
meerwerkuren
• Rapportages
o Meerwerk
Opgebouwd
Uitbetaald
Verrekend met verlof
o Meerwerkaanvragen
Openstaand
Tijdigheid van afwerken
1.4 Module Certificeren
Opleidingen zijn een wezenlijk onderdeel van het realiseren van de gestelde doelstellingen
en het kunnen voldoen aan intern beleid en externe wetgeving. In Mondius ! HR zijn op eenvoudige manier leerplanners in te richten
op meerdere niveaus. De opleidingen zijn door medewerkers zelf in te plannen waardoor de
certificeringrapportage altijd een actueel beeld geeft van de voortgang.
Inhoud van module Opleidingen: • Opleidingen
o Leerraamwerken
(certificeringseisen voor wet en/of
organisatie maatstaven)
o Permanente Educatie (PE)
o Vrijstellingen
o Opleidingen database
• Medewerkers
o Opleidingen plannen en
onderhouden
o Dossier controle op aanwezigheid
diploma
• Managers
o Behaalde opleidingen accorderen
o Opleidingen niet van toepassing
verklaren voor medewerkers
o PE niet van toepassing verklaren
voor medewerkers
• Rapportages
o Opleidingen
o Opleidingskosten
o Certificeringen
o Opleidingen export
1.5 Module Gesprekken
Gesprekken zijn de spil van de kwaliteit van de organisatie. Buiten het ‘wat-‐deel’ zoals
doelstellingen of Performance Management, biedt Mondius ! HR een directe relatie met het ‘Hoe-‐deel’ door medewerker ontwikkeling.
Daarnaast zijn bilaterale overleggen prima ingericht in het systeem. Wat een volledig
overzicht geeft over alles wat er speelt. Diverse rapportages bieden brede of diepe
informatie over de gesprekken. Denk daarbij aan de voortgang en de gehanteerde doelstellingen en normen.
Inhoud van module Gesprekken: • Prestatiegesprekken (Performance
Management / Doelstelling / Functioneren
/ Coachen / Beoordelen)
• Ontwikkelgesprekken (Persoonlijk
Ontwikkel Plan)
• Bilaterale gesprekken (BiLa) en PIO
(Periodiek Integraal Overleg) waarbinnen
(afhankelijk van het gesprek):
o Doelstellingen zijn vast te stellen
op de volgende niveaus:
Collectief (Organisatie /
Afdeling)
Individueel
o Doelstellingen zijn te voorzien van
een norm en een
beoordelingsschaal van 5 punten.
o Competenties zijn toe te wijzen uit
een brede bibliotheek met
verschillende niveau’s.
o Opleidingen (cursussen en
opleidingen) en activiteiten
(stages, assessments, trainingen
etc) gepland en gecoacht worden.
o De relatie met verplichte
opleidingen wordt aangehaald
• HR3P matrix selectie
• Stroomplanverwerking
• Rapportages
o HR3P
o HR3P versus HR3P-‐norm
o HR3P afgezet tegen de
beoordelingen
o Gebruikte doelstellingen per
medewerker, afdeling of functie
o Beoordelingen
o Gespreksstatus / voortgang
1.6 Module Digitaal Dossier
De module Digitaal Dossier biedt registratie en generatie van documenten zoals arbeidsovereenkomsten bij contractmutaties.
Hierin worden variabele velden automatisch gevuld en wordt het document toegevoegd in het dossier waar het ook beschikbaar is voor
andere betrokkenen zoals leidinggevenden. Inhoud van module Digitaal Dossier:
• Op basis van sjablonen ingevulde
documenten genereren, en deze al dan
niet na bewerking:
o Digitaal opslaan
o Uitprinten
o Downloaden in pdf formaat
• Losse documenten digitaal opslaan
o En koppelen aan het PZ dossier
• Dit kan handmatig of automatisch bij
gebruik van de wizard indienst of
contractmutatie
• Rapportages
o Inhoud PZ dossier
In fysieke dossier
In digitale dossier
Manco’s
1.7 Module Personeelskosten
De module Personeelskosten biedt de juiste tools om goed te kunnen sturen op de personeelskosten. Besparingen en de kosten
voor hulp en vervanging worden er in meegenomen. De rapportage biedt forecasts op basis van de reeds ingevoerde gegevens
(zoals contracttermijnen en uurtarieven) en geeft daardoor een goed beeld of, en wanneer er een budgetoverschrijding plaatsvindt.
Inhoud van module Personeelskosten: • Registratie van de
personeelskostenbegroting per
medewerker
• Registratie van de werkelijke externe
kosten per externe
• Forecast van de kostenbegroting per
externe op basis van contractduur,
arbeidsduur en uurtarief)
• Registratie van een begroting per vacature
• Registratie van een begroting per
organisatorische eenheid
• Rapportages
o Personeelskosten, waarin verwerkt
Ziekte
Bijzonder verlof
Contractsoort
1.8 Module Planning
De planning van de bezetting is een complex onderwerp waar veel tijd mee gemoeid is. De
module planning biedt de functie om visueel te plannen. Overzichten zijn per medewerker, functie, afdeling en vestiging te raadplegen en
in te stellen. Mondius ! HR biedt een volledige integratie van de werkelijke omstandigheden in de
planning. Denk daarbij aan de weergave van verlof, ziekte en bijzonder verlof. Ook wordt de manager ondersteund bij het
beoordelen van een verlofaanvraag door de planning te tonen over die periode.
Inhoud van module Planning: • Plannen van medewerkers op:
o Functie
o Afdeling
o Vestiging
• Middels cyclische sjablonen
• Directe visuele weergave van:
o Ziekteverzuim
o Verlof (i.c.m. module verlof)
o Bijzonder verlof
o Andere redenen van afwezigheid
• Directe visuele weergave van:
o Onderbezetting
o Overbezetting
• In de planning zorgen automatische
correcties voor de reële uren:
o Pauze correcties
• Medewerkers
o Zien eigen rooster
o Zien rooster collega’s
o Kunnen direct een vrije dag
aanvragen
• Rapportages
o Geplande uren
o Gecorrigeerde uren
o Gecorrigeerde uren versus
contracturen
o Vakantieplanning
• Beheer
o Urencategorieën
o Uursoorten
o Minimale bezetting per
Team
Vestiging
Functie
1.9 Module Werving en Selectie
Werving en selectie is een complexe procedure
welke met deze module beheersbaar is. Mondius ! HR bekijkt bij iedere vacature welke interne kandidaten geschikt zijn. Enerzijds op
basis van de ontwikkelwensen van medewerkers en anderzijds op basis van externen in eenzelfde functie. Directe
sollicitaties kunnen geregistreerd worden evenals open sollicitaties. Is de sollicitant
eenmaal kandidaat; dan kan de leidinggevende (en HR) onafhankelijk van elkaar de sollicitatieprocedure verder vervolgen.
Mondius ! HR biedt inzicht in de relevante gegevens en binnengekomen mails en documenten. Het unieke waarderingssysteem
per contactmoment biedt snel inzicht in de potentiële collega.
Inhoud van module Werving en Selectie: • Leidinggevenden kunnen samen met HR
vacatures onderhouden.
• Per vacature worden kandidaten
voorgesteld:
o Op basis van POP wensen van
andere medewerkers
o Op basis van externen met
dezelfde of soortgelijke functie
o Op basis van directe sollicitaties
o Op basis van open sollicitaties
• Sollicitatieprocedure
o Met leidinggevende en HR
o Registratie van documenten (CV
etc.)
o Beoordelingen van de gevoerde
gesprekken
• Rapportages
o Geplande uren
o Gecorrigeerde uren
o Gecorrigeerde uren versus
contracturen
o Vakantieplanning
Mondius ! HR onderscheidt een aantal typen medewerkers. Welke type medewerker
standaard toegang heeft tot welke module staat weergegeven in onderstaande tabel.
Toegang/ Module H
R function
arissen
Controllers
Leidinggeven
den
Med
ewerkers
Verlofplann
ers
Bezettingplann
ers
Behe
erders
Basis √ √ √ √ Verlof √ √ √ √ √
Overwerk √ √ √ √ √
Opleiding/ Certificeren
√ √ √ √
Gesprekken √ √ √ √
Digitaal Dossier √ √ √
Personeels-‐kosten
√ √ √
Planning √ √ √ √ √
Werving en selectie
√ √ √