facturacion, radicacion y glosas

FACTURACION, RADICACION Y GLOSAS

MARIA HELENA SABOGAL

NELLY YANETH ARRIGUI

BEATRIZ EUGENIA RAMOS

PROCESOGESTION DE GLOSAS Objetivo: Realizar las actividades pertinentes

dentro de los términos establecidos por la ley para lograr el levantamiento de las glosas presentadas por las instituciones pagadoras o su conciliación respectiva.

Alcance: El proceso inicia con la recepción de la glosa y termina con el Levantamiento, aceptación de la misma, con el respectivo recobro, su conciliación o la nota crédito, si se diera lugar a ella.

Responsable: Dirección Administrativa y Auditor de cuentas médicas

PROCESO: GESTION FINANCIERA SUBPROCESO: FACTURACION Y RADICACION DE CUENTAS

OBJETIVO: Garantizar que la totalidad de los servicios prestados sean adecuadamente liquidados y oportunamente radicados

ALCANCE: Inicia con la admisión del paciente, prestación del servicio, cargue de servicios, liquidación de la factura y radicación de la cuenta

RESPONSABLES: Técnicos operativos en liquidación de cuentas, admisión, salida y seguimiento, analista de radicación, auditor Clinico.

MARCO NORMATIVO: DECRETO 4747 / 07: Regulan aspectos de la relación entre IPS y ERP.

RESOLUCION 3047 / 08: Define los formatos, mecanismos de envió, procedimientos y términos entre las IPS.ACUERDO 08 / 09: POS y anexosMANUAL TARIFARIO ISS-2001MANUAL TARIFARIO SOAT VIGENTEACUERDO DE VOLUNTADESRESOLUCION 1995 /99: Normas para la historia clínicaDEMAS NORMAS QUE TENGAN QUE VER CON AUDITORIA

PASOS: P.H.V.A

PASOS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

1. PLANEAR

Estructurar equipo de trabajo. Asignacion de labores. Capacitación normatividad vigente y procesos afines. Determinación de tiempos de radicación. Diseño de procedimientos de admisión, salida, seguimiento, liquidación y Facturacion de servicio, armado de cuentas, auditoria de facturas, radicación de cuentas.

Usuario interno y externo. Todos los

procesos.

Manual de funciones. Cronograma de capacitación. Informe de gestión. Cronograma de radicación de cuentas. procedimientos de admisiones, reporte y seguimiento de usuarios. Procedimientos de liquidación, facturación, armado de cuentas, auditoria de facturas y radicación.

LIQUIDACION – FACTURACION

2. HACER

Ingreso de los usuarios. Formatos. Autorizaciones. Recibo de caja. Acuerdo de voluntades. Red medica. Manuales tarifarios. H.C. Soporte de cuenta. Cotizaciones. Lista de chequeo para soporte de facturas

Revisión de la admisión del usuario. Organizar cronológicamente los soportes de la cuenta. Análisis de la H.C y los soportes. Cargue de servicios. Liquidación de acuerdo con la contratación vigente. Liquidación de copagos y excedentes. Lista de chequeo. Causación honorarios médicos. Entrega factura a armado de cuentas.

Facturacion

Formatos. Historia Clínica. Factura de Venta. Nota crédito Liquidación de honorariosmédicos.

ARMADO DE CUENTA

2.1 HACER

Factura de venta con sus respectivos soportes. Lista de chequeo. Notas crédito. Factura de compra. Historia Clínica

Revisar Factura de Venta. Anexar nota crédito a la Factura de Venta. Anexar facturas de compra de medicamentos, insumos y dispositivos médicos.

Facturacion y auditoria. Factura de venta auditada y debidamente armada. Historia Clínica organizada.

AUDITORIA DE CUENTA

2.2 HACER

o Hoja de trabajo con soportes.o Factura de venta con soportes. o Lista de chequeo. o Contratación. o Panorama red medica. o Manuales tarifarios.o Historia Clínica.

Auditar servicios cargados y liquidados frente a la HC, soportes, contrato, manuales tarifarios. Generar las objeciones respectivas. Devolver la factura de venta al analista de cuenta. Visar la factura liquidada. Revisar las objeciones derivadas de la auditoria.

Auditoria y analista de cuenta.

Informe detallado de auditoria. Factura de venta visada.

RADICACION-RIPS

2.3 HACER Factura de venta visada

Clasificar y organizar facturas. Radicar facturas en el sistema. Generar cuentas de cobro. Generar y validar RIPS. *Radicar en las ERP. Obtener los radicados debidamente diligenciados por las ERP. Entregar a la central de recaudos los radicados.

Técnico operativo Cuenta de cobro. *RIPS. Radicados diligenciados por las ERP.

INFORME DE AUDITORIA

3. VERIFICAR

Verificar que los servicios liquidados coincidan con los registrados en la HC. Verificación de medicamentos, insumos, y dispositivos médicos dispensados frente a los registrados en la HC y los facturados. Verificar que todas las facturas tengan el visto bueno de auditoria.

4. ACTUAR

Re liquidar hoja de trabajo. Notas aclaratorias. Auditoria de procedimientos. Verificación y control de tareas asignadas. Seguimiento y evaluación de indicadores. Realimentación, capacitación y evaluación

INFORME DE INDICADORES DE GESTION

3. VERIFICAR

Cantidad de ingresos abiertos frente al total de generados al mes. Cantidad de facturas generadas y entrega oportuna a armados de cuentas y radicación.

CUOTA MODERADORA: Régimen subsidiado NO PAGA

CUOTA MODERADORA: Régimen Contributivo PAGA:

Consulta externa de medicina general y especialistas.

Consultas paramédicas y de odontología.

Medicamentos recetados en consulta

Laboratorio 1 er. Nivel

Rx 1 er. Nivel

Urgencias no vitales

COPAGO: Régimen Contributivo NO PAGA:

Servicios de P y P Programas de control de atención materno infantil y enfermedades transmisibles.

Enfermedades catastróficas o de alto costo.

Atención en urgencias Servicios sujetos a pago de cuotas moderadoras.

COPAGOS: Regimen subsidiado NO PAGA: Niños durante el primer año de vida Población estrato 1 Poblaciones especiales (indigentes, niños abandonados, desplazados, indígenas, desmovilizados, tercera edad que

esten en ancianatos)

ANEXOS

GRACIAS

ANEXO No 1

MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION

COMPROBANTE DE RECEPCION MEDIO MAGNETICO - RIPS

Fecha de Validación: Dia / Mes / AñoNumero de Validación

Prestador : _____________

NIT o No. de Identidad : ___________________

Seccional: ________________ Codigo SGSSS : ___________________

Tipo Facturación No. de Factura o F. Valoración Código de Facturación Mes Facturación

Nombre del ArchivoNúmero de Registros

Registros ProcesadosRegistros con

ErrorCodigo Errores

_________________________________________________

Nombre y Firma Responsable de la Validación

NOTA: La información a diligenciar la registra automáticamente el validador

ANEXO No. 2


DOCUMENTO DE TRABAJO PARA NOTIFICACIÓN DE OBJECIONES

AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL: Fecha Recepción Número radicación Mes Facturación

Prestador: No. Factura o F. Valoración

Codigo de facturación:

Carpeta No Factura o Relación

Nombre del Paciente Valor FacturadoObjeción primera Fase Objeción segunda Fase

Total objeción

No Folio Codigo Valor Observación Codigo Valor Observación

Revisor 1ra. fase Fecha Inicia revisión Revisor 2da. Fase Fecha Inicia revisión

Fecha Termina revisión Fecha Termina revisión

Nombre, documento de identificación y firma

(Revisor 1ra. y 2 fase) Fecha notificación objeciones a Prestador:______________

Original : Prestador

Copia: Expediente facturación

No. de Factura o F. Valoración: El número de la factura individual, global o del formato de valoración, según el caso

Fecha de Recepción: Corresponde a la fecha que la facturación se recibe del área de Cuentas por Pagar

Nro. de Radicación: El asignado por Cuentas por Pagar.

Mes de Facturación: Período de causación de los gastos que se facturan

Código de Facturación: El correspondiente según código (Manual Numeral 2.7 )

Carpeta Nro: el asignado por el prestador (ver Manual numeral 4.2 literal c)

Folio: Es el número consecutivo registrado por el prestador correspondiente al documento en donde se presenta la objeción

Nro Factura o relación: Es el número de la factura individual, formato de valoración por paciente,o de la relación (Manual numeral 3.2. Literal c)

Objeción 1ra. Y 2da. Fase, Código: El número correspondiente según tipo de objeción (Manual Numeral 4.4)

ANEXO No. 3MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION

CERTIFICACION DE PAGO

Nro.________

AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL :________________________

Prestador : No. Factura o Relación

No. radicacion

NIT o No. Identificacion Mes Facturación

Codigo de Facturación:

1VALOR DE LA FACTURACION $

2VALOR OBJECIONES $

3VALOR CERTIFICACION INICIAL (PARTE NO OBJETADA) $

4VALOR DE LA GLOSA $

5VALOR CERTIFICADO FINAL $

REVISOR PRIMERA FASE REVISOR SEGUNDA FASE( Nombre,Nro identificación y firma ) ( Nombre,Nro identificación y firma )

RESPONSABLE DEL AREA( Nombre,Nro identificación y firma )

NOTA 1: Certiificación pago total facturación, diligencie número 1 y 5

NOTA 2 : El certificado se diligencia por separado para el pago de la parte no objetada y el pago de objeciones levantadas, asi:

Certificación pago parcial facturación, se diligencie números 1,2 y 3Certificación objeciones levantadas se diligencie números1,3, 4 y 5

No. de Factura o F. Valoración: El número de la factura individual, global o del formato de valoración, según el casoNro. de Radicación: El asignado por Cuentas por Pagar.Mes de Facturación: Período de causación de los gastos que se facturanCódigo de Facturación: El correspondiente según código (Manual Numeral 2.7 )Valor de la Facturación: El valor determinado por el prestador Valor Objeciones: Valor total de las objeciones reportadas en el Anexo 2Valor Certificación Parte no Objetada: Valor de la Facturación menos el de las objecionesValor de la Glosa: El valor de las objeciones ratificadas por los RevisoresValor Certificado Final: El Valor de la Facturación menos Valor Certificación Inicial (parte no objetada), y de las glosas


RESPUESTA Y ANALISIS A OBJECIONES

Prestador Numero de Radicación

No. de Factura o F. Valoración

Mes Facturación


Carpeta Valor Facturado

Objeción 1 fase Objeción 2 faseAnalisis Revisor 1ra.

FaseAnalisis Revisor

2da. Fase

No Folio Codigo Observacion Valor soporto acepto Codigo Observacion Valor soporto acepto levanto gloso levanto gloso

TOTAL

VALOR TOTAL ACEPTADO POR EL PRESTADOR:$__________________

FIRMA PRESTADOR REVISOR PRIMERA FASE REVISOR SEGUNDA FASE(Nombre,identificacion y firma) (Nombre,identificacion y firma) (Nombre,identificacion y firma)FECHA ENTREGA FECHA ANALISIS FECHA ANALISIS

No. de Factura o F. Valoración- Nro de Radicación- Mes de Facturación- Código de Facturación- Carpeta nro.- Folio- Objeción 1ra. Y 2da fase Código:Información que se registra en el Anexo 2.Objeción 1ra. 2da fase Observación: Justificación del Prestador para controvertir la objeción formuladaSoporto-Acepto: Según el caso registre (X)

NOTA1: Este formulario debe ser diligenciado por el prestador del servicio como respuesta a la objeciones realizadas y complementado por los revisores delISS en las columnas Análisis Revisor 1ra. Y 2da. Fase: según el caso registre (X)

NOTA 2: El prestador junto con este Anexo presentará los documentos que considere como soporte para el levantamiento de la objeción


RELACION ENVIO FACTURACION Número:_______ Total:

AREA DE REVISION DE CUENTAS--- SECCIONAL Tipo de Pago Parcial

Levantamiento

Objeciones

Nit o Nro Identificación Nombre o Razón SocialPeríodo

FacturaciónNro Factura o F.

ValoraciónNro Radicación Valor Facturación

Valor Certificación

Inicial (Parte no Objetada)

VALOR GLOSADO

Valor Cerrtificación

Final -

TOTALES

RESPONSABLE DEL AREA FIRMA DEL RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR( Nombre,Nro identificación y firma ) (Recibo relación)

Fecha de diligenciamiento: Dia / Mes /Año

Fecha Recibo: Dia / Mes /Año Hora: HH:MM

NOTA 1: Diligencie el Anexo por cada Tipo de Pago (Total, Parcial ó Levantamiento de Objeciones)

Tipo de Pago: Total : Valor Columna Valor FacturaciónParcial: Valor Facturación menos Valor Objeciones ( Anexo 3 Numeral 2)

Levantamiento de Objeciones: Valor Facturación menos Certificación Inicial Parte no Objetadas (Anexo 3 Numeral 3) y Valor de la Glosa(Anexo 3 Numeral 4)

Original: Area Cuentas por PagarCopia: Area Revisión de Cuenta del Negocio Respectivo

ANEXO No. 6


NOTIFICACION DE GLOSA DEFINITIVA

AREA DE REVSION DE CUENTAS - SECCIONAL :

Prestador: VALOR GLOSA Numero de Radicación

Nro Factura o F.Valoración Mes Facturación


Carpeta No.Factura o Relación

Valor Facturación paciente

Glosa 1ra. Fase Glosa 2da. Fase Valor Total Glosa Definitiva

No Folio Código Observacion Adicional Valor Glosa Código Observacion Adicional Valor Glosa

VALOR OBJECIONES ACEPTADAS POR EL PRESTADOR VALOR OBJECIONES CONFIRMADAS POR EL REVISOR

Revisor 1ra. faseFecha Inicia revisión Revisor 2da. Fase Fecha Inicia revisión

Fecha Termina revisión Fecha Termina revisión

Nombre, documento de identificación y firma(Revisor 1ra. y 2 fase)

No. de Factura ó F. Valoración- Nro de Radicación- Mes de Facturación- Código de Facturación- Carpeta nro.- Folio-

Información que se registró en el Anexo 4

Valor Glosa: Sumatoria cifras Columna Valor Total Glosa Definitiva

Glosa 1ra. Y 2da fase: Información registrada en el Anexo 4, para la objeciones objeto de glosa después del análisis Revisores 1ra. Y 2da fase

Valor Objeciones Aceptadas por el Prestador: Valor total Aceptado por el Prestador (Ver anexo 4)

Valor Objeciones Confirmadas por el Revisor: Diferencia entre valor Glosa (Anexo 6) y Valor Aceptado por el Prestador

facturacion, radicacion y glosas

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