fælles erp-system i grønland - digitalimik.gl/media/digitaliseringsstyrelsen/files... ·...

36
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Pisariillisaaneq Fællesoffentligt ERP-system i Grønland Konsekvenser for det kommunale systemlandskab Page 1

Upload: vuongmien

Post on 01-Apr-2019

224 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Pisariillisaaneq

Fællesoffentligt ERP-system i Grønland Konsekvenser for det kommunale systemlandskab

Page 1

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Baggrunden for præsentation Styregruppen for ERP-projektet har ønsket at få kvalitetssikret beslutningsgrundlaget for en

fællesoffentlig ERP-platform til brug for Selvstyret og kommunerne.

BDO har i november 2013 afleveret en rapport til styregruppen. Rapporten beskrev en række risici, som

man anbefalede at analysere yderligere for at sikre et bedre beslutningsgrundlag inden et fælles udbud

af et ERP-system.

Styregruppen beslutter den 17. december 2013 at arbejde videre med evaluering af AX2012 som

fremtidig ERP-platform ved at gennemføre workshops i byerne på kysten og i Nuuk, men ønsker et bud

på, hvordan det fremtidige systemlandskab i kommunerne kan se ud med AX2012 som økonomisystem

og SBSYS som sags- og dokumenthåndteringssystem.

Der ønskes også en kvalificering af udgiftsdelen i business casen i forhold til det grundlag, der er

opstillet af ERP-sekretariatet.

Page 2

Page 2

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Disposition for oplægget 1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1: AX2012

3. Vurdering af kommunernes udgifter samt forslag finansiering og fordeling

4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2: SBSYS

5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3: Nye sagsmoduler

6. BDO’s anbefalinger til kommunerne

7. Forslag til fremadrettet handleplan

Page 3

Page 3

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Afdækning af AS-IS landskabet

Page 4

På de følgende 5 slides beskrives følgende:

• Kommunernes overordnede systemlandskab

• Opbygningen af Winformatik

• Den kommunale organisering på it-området

• Kommunernes ønsker fremover

Formålet er at præsentere styregruppen for et overblik

over, hvilke systemer, der anvendes til at løse

økonomiopgaver i kommunernes i dag, samt beskrive den

nuværende organisering i forhold til, hvem der er

beslutningstagere og udførere.

Page 4

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Afdækning af AS-IS systemlandskab AS-IS systemlandskabet er afdækket gennem en række aktiviteter:

1. Interview med KIMIK iT med deltagelse af Ian Wennerfeldt og Anders Djursaa

2. Spørgeskema til alle kommuner om deres nuværende it-systemer

3. Valideringsmøder med KIMIK iT

Økonomisystem

Der har i afdækningen været fokus på it-systemer, der håndterer økonomiske transaktioner, da disse systemer fremover skal erstattes af eller

interagere med AX2012. Det betyder, at der kan være andre it-systemer i kommunerne, som ikke er omfattet af afdækningen, da de ikke

håndterer økonomiske transaktioner. Alle kommuner anvender i dag Winformatik som integreret sagsbehandlings- og økonomisystem og KMD

Perspektiv Løn til lønudbetalinger samt i et vist omfang til udbetaling af ydelser til borgere.

ESDH

Kommunerne anvender i dag primært Winformatik journalnotat samt fysiske sagsmapper til dokumenthåndtering og notater på borgersager.

Kujalleq Kommune oplyser, at de i løbet af første halvår 2014 går i gang med at implementere SBSYS i kommunen. I første omgang i forhold til

håndtering af indkommen post. Qaasuitsup Kommune har desuden anvendt Captia til elektronisk dokumenthåndtering på Børn og Kultur.

Erfaringerne med elektronisk dokumenthåndtering er forholdsvis begrænsede, og ingen af de fire kommuner har implementeret et full-scale

ESDH-system.

Øvrige systemer

Hertil kommer, at kommunerne anvender en række øvrige værktøjer i form af egne Excel-ark, Word dokumenter og databaser (ventelister,

anlægsprojekter, aktiver, arealansøgninger, hundehold) samt kommuneplansystemer (MapInfo, NunaGIS).

Page 5

1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

Page 5

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Samlet AS-IS systemlandskab

Page 6

Winformatik

sagsmoduler

KMD

Perspektiv

Løn

Sullinal

ESDH (Captia) SBSYS

Egne

værktøjer

Excel, databaser

Tabulex

Administrativ

IT AD, kontorpakker, e-mail

mm.

Sullissivik

Administrative

systemer

Sagssystemer

Styring

Økonomi Winformatik

økonomi

Egne kommunale systemer Eksterne systemer

Medarbejdere

(og borgere)

Borgere og

virksomheder

Borgere og

virksomheder

Ledelse og styring

Sagstyper

2 kommuner

1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

Note: Winformatik er et

sammenhængende system, hvor alle

delmoduler er tæt integrerede, og alle

data ligger i fælles databaser. Det er

derfor alene af illustrative hensyn, at

økonomi er afbildet adskilt fra de

øvrige sagsmoduler. Økonomi og

sagsmoduler er ét system.

Page 6

Note: ESDH-systemet Captia er i dag kun i

drift på et enkelt forvaltningsområde i en

enkelt kommune.

SBSYS skal implementeres i en kommune i

løbet af 2014 på få sagsområder. Der er

derfor ikke tale om særlig omfattende

udbredelse af ESDH i kommunerne.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

AS-IS systemlandskab / Winformatik

Page 7

Bogh Bosc Budg Dagi Folk Info Inka Krdi Led Lon Skat Soc Tekn Udd

Betalingservice (NETS)

Ind-drivelse

KreditorLedighed

regis-trering

Erhv

Bidrags-sager

Debitor

Brugere

Dataud-vekling

CPR

Vente-lister

Budget-lægning

Familie-budget

Rekvisi-tioner

Bog-føring, konto-

plan

Kontrol og bog-føring

Skatte-styrelsen

Børne-tilskud

Sociale udbeta-linger

Bolig-sikring

Journal-ark

PensionHandi-

cap

Anbrag-te børn

Reno-vation

Bygnings-register

Udd. tilskud

Person-data

Veje og distrikter

Valg-lister

Statistik

Kontrol for selv-

be-tjening

Termin-aler og

printere

Ind-drivelse

Elekt-ronisk

bilagshåndtering

Tillægs-bevilling

Budget-opfølg-

ning

Likvidi-tetssty-

ring

Adm. af børn i inst.

Takst-beregn/ opkræv-

ning

Skatte-pligtige indkom-

ster

BI-modul

Kommu-nikation med eks-

terne

Statistik Affald

Bræt-salg

Institu-tions-salg

Nedenstående oversigt over Winformatik illustrerer de 15

delsystemer og tilhørende 45 moduler, som kommunerne

anvender i dag. Det drejer sig både om moduler til håndtering

af økonomiske transaktioner og økonomisk styring, samt

moduler til håndtering af ydelsesberegninger på

socialområdet, udveksling af skatteoplysninger, brugerstyring,

styring af teknikområdet, erhvervsområdet,

uddannelsesområdet mm.

Kommunerne oplyser, at de ikke anvender andre systemer end

Winformatik og KMD Perspektiv Løn, der håndterer økonomiske

transaktioner. Hertil kommer Sullinal, der håndterer

inddrivelse, men som løses i Selvstyret.

Winformatik er en væg-til-væg løsning, der dækker mange

fagområder i kommunens sagsbehandling. Opbygningen af

systemet som én samlet kommunaladministrativ ”pakke”

medfører, at det umiddelbart ikke er muligt at skille

delsystemer og moduler ad som selvstændige systemer.

Hvis kommunerne ønsker at anvende andre delsystemer end

Winformatik, skal der derfor ske en adskillelse af

delsystemerne i Winformatik, og der skal udvikles snitflader

ind/ud af disse, så det er muligt at udveksle data mellem de

enkelte delmoduler og eksterne systemer.

Figur 1. Oversigt over delsystemer og moduler i Winformatik

1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

Page 7

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Organisering af det kommunale it-område Winformatik udviklingspulje

Kommunerne ejer selv Winformatik, der

drives og udvikles i samarbejde med KIMIK

iT via en brugergruppe.

Der er en styregruppe for brugerklubben,

KAQA, som overordnet skal lægge

retningslinjerne for den fremtidige

udvikling og prioritering af midlerne.

KAQA har indgået en 3-årig aftale med

KIMIK iT om udvikling, vedligeholdelse og

drift af Winformatik. Så vidt vides

foreligger der ingen årsrapporter ift.

aftalens indhold, og der er formentlig ikke

indgået en ny kontrakt, siden den gamle

kontrakt udløb i 2010.

Brugergruppen består af medarbejdere fra

kommunerne, og de skal sikre, at

puljemidlerne i praksis udmøntes i

henhold til strategien. De mødes

ugentligt, hvor prioritering af opgaver

drøftes og besluttes. KIMIK iT fungerer

som sekretær på møderne.

Page 8

Driften af Winformatik

Tre ud af fire kommuner har udliciteret

it-driften til KIMIK iT. I praksis betyder

det, at der er opstillet servere i hver

enkelt kommune, men at det er KIMIK iT,

der overvåger og vedligeholder dem. I

Semersooq Kommune står man selv for

driften af Winformatik-serveren, og KIMIK

iT er second-level support ift. denne

opgave.

Det er BDO´s opfattelse, at en del af

second level supporten i alle kommuner

afregnes på timebasis med KIMIK iT. Det

samme er tilfældet med first-level

supporten.

Umiddelbart er der ingen kommunal

organisering omkring øvrig drift/support.

Brugerne kontakter blot KIMIK iT, når der

er behov.

Øvrig drift og nyanskaffelser

Nyanskaffelser besluttes og finansieres af

den enkelte kommune.

I forbindelse med interviews med

kommunerne er der kun en kommune,

Kujalleq, der tilkendegiver at have afsat

midler til nyanskaffelser på it-området i

2014 (SBSYS).

ESDH har gennem længere tid været

drøftet i fælleskommunalt regi. Tidligere

har Captia været anbefalet som

kommunalt ESDH-system, men efter en

revurdering af denne anbefaling, bl.a.

med involvering af KANUKOKA ifm.

udvikling af en fælleskommunal

journalnøgle, er det nu SBSYS, der anses

som det foretrukne ESDH-værktøj i

kommunerne. SBSYS er anskaffet men ikke

implementeret i Semersooq.

KANUKOKA råder over en it-pulje, der kan

anvendes til fællesoffentlige it-projekter.

Page 8

1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Kommunernes ønsker fremover Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq tilkendegivet, at de ønsker at:

• overgå til aktivitetsbaseret budgettering i det omfang, det giver mening, og at der skal stilles krav

til et kommende ERP-system om at kunne understøtte dette.

• den aktivitetsbaserede styring skal desuden understøttes af et ledelsesinformationssystem

• de tekniske forvaltninger får værktøjer til at styring af anlægsprojekter, til styring af

vedligeholdelse af bygningsmassen, og til at skabe overblik over bygninger, driftsaktiver og

disponeringer

• der på områderne afstemning, sagsbehandling, inddrivelse, betaling af kreditorer, afstemning af

indbetalinger, fakturering og rejsebestilling forudsættes en højere digitaliseringsgrad fremover

Page 9

Kilde: Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i kommunerne, ERP-sekretariatet august 2013

Page 9

1. Afdækning af AS-IS systemlandskab

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Beskrivelse af TO-BE landskabet med AX2012

Page 10

På de følgende 2 slides beskrives følgende:

• Kravene til tilpasninger i Winformatik, når AX2012 skal

implementeres

• Det nye kommunale systemlandskab med AX2012 som

erstatning for 4 delmoduler i Winformatik

Konklusionen er, at en implementering af AX2012 i

kommunerne skal have integrationer til Winformatik, da

en udfasning af alle 11 Winformatik-systemer på kort og

mellemlang sigt vurderes urealistisk.

Page 10

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

AX2012 som fællesoffentligt økonomisystem

Page 11

Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq besluttet at arbejde videre med en evaluering af AX2012 som

fremtidig ERP-platform, og der har i den forbindelse været gennemført demo’er af løsningen i alle kommunerne i februar

måned. ERP-sekretariatet oplyser, at tilbagemeldingerne fra deltagerne har været meget positive.

AX2012 skal erstatte 4 delsystemer i Winformatik (bogholderi, budget, inkasso, kreditor), og det forventes, at en række

af de lokale løsninger, kommunerne i dag har udviklet i eksempelvis Excel og Word til styring, kan håndteres i AX2012.

Samtidig kan AX2012 levere økonomisk ledelsesinformation, og kan dermed erstatte KOMLIS.

For at realisere dette systemlandskab kræves, at der skal udvikles snitflader i forhold til de restende Winformatik-

delsystemer, så det er muligt at udveksle data mellem de enkelte delmoduler og AX2012.

KIMIK iT er blevet bedt om at komme med et bud på, hvor meget denne opgave forventes at koste samt tidsrammen for

opgaveløsningen. Styregruppen har bevilget 60.000 kr. til KIMIK iT for at udarbejde dette tilbud. Opgaven bliver drøftet i

brugergruppen, da det er KIMIK iT’s tilbagemelding, at det betyder en omprioritering af ressourcer i 2014 til at løse

denne opgave. KIMIK iT forventes at levere et tilbud til ERP-styregruppen på dette primo april 2014.

På næste slide er det nye systemlandskab afbildet.

Page 11

2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

AX2012

LIS Data fra kommunale it-

løsninger

AX2012

Økonomi

Forslag til TO-BE systemlandskab: AX2012

Page 12

Winformatik

sagsmoduler

KMD

Perspektiv

Løn

Sullinal

Tabulex Sullissivik

Administrative

systemer

Sagssystemer

Styring

Økonomi

Egne kommunale systemer Eksterne systemer

Medarbejdere

(og borgere)

Borgere og

virksomheder

Borgere og

virksomheder

Ledelse og styring

Sagstyper

2 kommuner

Egne

værktøjer Erstattes af AX2012,

LIS

Administrativ

IT AD, kontorpakker, e-mail

mm.

2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1

ESDH (Captia) SBSYS

Der udvikles nye

snitflader mellem

sagsmodulerne og det

nye ERP-system

Page 12

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Vurdering af kommunernes udgifter samt

forslag til finansiering og fordeling

Page 13

På de følgende 11 slides beskrives følgende:

• BDO’s vurdering af det opstillede budget for projektet

• Metode og tilbagemelding fra interviewrunde

• Vurdering af de tre overordnede

projektomkostninger: Ressourcer, licenser og

implementeringsstøtte

• Forslag til finansieringsmodel

• Forslag til udgiftsfordeling kommunerne imellem

Konklusionen er, at kommunerne kun i mindre omfang

skal finansiere projektet via nye budgetbevillinger, men

kan finde dækning for udgifterne via eksisterende

bevillinger.

Page 13

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Metode til validering af økonomien BDO er af styregruppen blevet bedt om at vurdere de økonomiske risici, der er forbundet med scenariet med henblik på

at kunne nedbringe disse, så udgifterne til projektet bliver mere styrbare for kommunerne.

ERP-sekretariatet har i deres bud på en projektøkonomi skønnet følgende kommunale udgifter:

Page 14

Interne ressourcer

Der er i projektet estimeret ca. 39 årsværk

ekskl. projektledelse til implementering af

løsningen i de fire kommuner og Selvstyret.

Licenser

Der er i projektet estimeret licensudgifter på

yderligere 2,5 mio. kr. årligt til AX2012.

Implementeringsbistand

Der er i projektet estimeret

implementeringsbistand for ca. 25 mio. kr.

(kommunale andel).

Vurderingen af økonomiske risici forbundet med projektet kan gennemføres på to måder:

1. Bottom-up tilgangen, hvor man gennemgår hele projektplanen og de underliggende forudsætninger, der ligger til

grund for ovenstående bud på projektøkonomi (hvor mange ressourcer, kompetencegap, hvor mange personer, hvor

mange licenser osv.)

2. Top-down tilgangen , hvor man kigger på den overordnede projektøkonomi og forsøger at verificere de

omkostningselementer, der er medtaget ud fra en mere generel metode (eksempelvis sammenligninger med andre

projekter, simple volumenopgørelser (antal brugere osv.)), og vurderer, om der er væsentlige elementer, der ikke er

medtaget.

BDO har forsøgt sig med begge tilgange, og kan konkludere, at bottom-up tilgangen ikke lader sig gøre. Projektet

ikke er er så langt inde i planlægningsfasen, at der foreligger et tilstrækkeligt datagrundlag til at gennemføre

simuleringer af de økonomiske konsekvenser, hvis eksempelvis forudsætningerne om de interne ressourcer viser

sig ikke at holde.

Page 14

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Hvorfor ikke bottom-up?

Page 15

Udgangspunktet for BDO’ opgave er at validere udgiftsskønnet for AX2012-projektet under forudsætning af, at

der indgås en fællesoffentlig aftale med en leverandør.

Økonomien i et så stort projekt afhænger både af udbyderens (kommunernes) evne til at kravspecificere sine

behov, leverandørens pris for at levere produktet og tilhørende ydelser, samt udbyderens evne (=ressourcer og

kompetencer) til at implementere produktet.

BDO har taget udgangspunkt i det udgiftsestimat, ERP-sekretariatet har lavet, med henblik på at validere dette.

Kommunerne er blevet bedt om at forholde sig til en række spørgsmål omkring ressourcer, kompetencer og

organisering, så BDO kan få et bud på, om det er i overensstemmelse med de forventede ressourcer, der skal

tilføres projektet.

Tilbagemeldingerne fra kommunerne tegner et billede af, at flere af dem på nuværende tidspunkt:

• Kun vurderer at kunne tilføre projektet ressourcer i mindre omfang

• Har kompetencemæssige udfordringer i forhold til at kunne løfte en implementering

• Ikke har afsat midler i budgettet til indkøb af nyt it

• Ikke har gjort sig overvejelser om gevinstrealiseringsstrategien og den interne organisering af projektet

• Fortsat er enige i de formulerede behov , som er beskrevet på slide 9

Tilbagemeldingerne indikerer, at kommunernes overvejelser om projektets business case (finansiering,

organisering og gevinstrealisering) er forholdsvis få, og vejen til gevinstrealisering er utydelig for dem.

Det er BDO’s konklusion, at man på det forholdsvis spinkle datagrundlag ikke kan validere ERP-

sekretariatets skøn (og risikoen forbundet hermed) ud fra de oplysninger, der er indsamlet.

3. Vurdering af kommunernes udgifter

Page 15

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Top-down vurdering af økonomien

Page 16

Interne ressourcer

Der er i projektet estimeret ca. 39 årsværk

ekskl. projektledelse til implementering af

løsningen i de fire kommuner og Selvstyret.

De interne mandetimer, der er afsat i

projektet er holdt op imod et tilsvarende

implementeringsforløb i en dansk kommune

med hhv. KMD Opus og Fujitsu Prisme.

På slide 18 ses disse opgørelser.

Licenser

Der er i projektet estimeret licensudgifter på

yderligere 2,5 mio. kr. årligt til AX2012. Dette

skøn er baseret på konkrete listepriser fra

Microsoft med et givet antal brugere,

svarende til dem, der skønnes at være i

kommunerne.

Fordelingen af hhv. lette og tunge brugere

baserer sig på, at der fremover vil være flere

lette og færre tunge brugere.

Implementeringsbistand

Der er i projektet estimeret

implementeringsbistand for ca. 25 mio. kr.

(kommunale andel).

Dette skøn kan ikke umiddelbart valideres, da

det afhænger af en række beslutninger. Bl.a.

implementeringsmodellen, behovet for

konvertering, udviklingsønsker mm.

Sammenligningen viser, at der er afsat ca.

dobbelt så mange ressourcer til

implementering i det grønlandske projekt i

forhold til sammenligningsgrundlaget.

Hvorvidt ressourceskønnet er over- eller

undervurderet kan ikke vurderes. Det kan

alene konkluderes, at der er budgetteret med

en del flere ressourcer end i projekter i

danske kommuner.

Licensudgifterne baserer sig på en konkret

listepris, og brugerantallet, der ligger til

grund for prisen, vurderes af BDO at ligge tæt

på det aktuelle antal brugere. BDO har fået

KIMIK iT til at trække brugeroplysninger ud,

og det er dem, der danner grundlag for BDO’s

vurdering.

Der tages forbehold for, at den endelige

udbudspris formentlig vil afvige fra

listeprisen. Det forudsættes, at antallet af

”tunge” brugere reduceres i kommunerne

fremover i forhold til i dag.

Der er en række usikkerheder i forhold til de

opstillede udgifter, som BDO på det

foreliggende grundlag ikke kan vurdere. På

slide 19 er opstillet en række bemærkninger

og opmærksomhedspunkter til skønnet.

Det anbefales, at der i udbudsmaterialet

inddrages så meget funktionalitet/ydelser

som muligt, da efterfølgende tilkøb oftest er

dyrt.

KONKLUSIONER

Top-down tilgangen er derfor valgt som valideringsmetode, og BDO har forholdt sig til de overordnede skøn, som ERP-

sekretariatet har udarbejdet for den samlede projektøkonomi, samt vurderet, om der er væsentlige elementer, der ikke

er medtaget.

Page 16

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Page 17

ERP-sekretariatet har givet et skøn over de interne ressourcer brugt til implementering af AX2012 i de grønlandske

kommuner og Selvstyret. Dette skøn er baseret på, at konceptet udvikles til kommunerne, dvs. det er i mindre grad

afprøvet (se tabel 1 næste slide)

Til sammenligning er givet et bud på:

1. Hvor mange ressourcer, der anvendes til en standardimplementering af KMD Opus (SAP-baseret økonomisystem) i en

dansk kommune. Dette er baseret på en gennemafprøvet implementeringsmodel med projektstyringsværktøjer,

skabeloner, uddannelseskoncepter og metoder, som har været anvendt i over 50 kommuner (se tabel 4 næste slide)

2. Hvor mange ressourcer, der anvendes til standardimplementering af Fujitsu Prisme i en dansk kommune. Prisme er

baseret på Axapta, og er implementeret i over 20 kommuner i Danmark (se tabel 3 næste slide)

3. Hvor mange ressourcer, der anvendes til udvikling og implementering af en AX2012-løsning i en dansk region med

udgangspunkt i, at der er tale om et udviklingsprojekt, dvs. der udvikles særlig funktionalitet til regionen (se tabel 2

næste slide)

Tallene indikerer et spænd på mellem 1,6-7,5 årsværk, og kan anvendes som et mål for min./maks. ressourcetræk. Det

endelige ressourcetræk vil dog afhænge af både valg af implementeringsmodel, kompetencer og effektivitet.

Sammenligning af implementeringsmodeller

3. Vurdering af kommunernes udgifter

Page 17

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Sammenligning af implementeringsmodeller

Page 18

Standardimplementering KMD Opus Årsværk

Analyse- og designfasen 0,12

Etableringsfase 0,26

Implementeringsfase 2,08

Uddannelse af slutbrugere 1,04

I alt årsværk ekskl. projektledelse 3,50

ERP-sekretariatet implementeringsskøn Årsværk

Forberedelse til implementering 2,57

Opsætning og udvikling 7,15

Pilot på drift 1,22

Udrulning inkl. uddannelse 28,38

I alt årsværk ekskl. projektledelse 39,32

Tabel 4. Internt ressourcetræk i en gennemsnitlig dansk kommune ved en

implementering af KMD Opus (SAP-baseret)

Tabel 1. ERP-sekretariatets skøn over internt ressourcetræk i fire kommuner

og Selvstyret ved en implementering af AX2012

Page 18

Man skal være opmærksom på, at tallene ikke er direkte sammenlignelige, da de grønlandske tal omfatter fire kommuner og Selvstyret, og de tre andre skøn omfatter kun

en kommune/region.

Udviklingsprojekt Fujitsu Årsværk

Diagnosticeringsfase 0,17

Analysefase 1,14

Designfase 1,12

Udviklingsfase 1,23

Udrulningsfase 3,74

Idriftsættelse 0,14

I alt årsværk ekskl. projektledelse 7,55

Tabel 2. Fujitsus skøn over internt ressourcetræk ved en implementering af

AX2012 som et udviklingsprojekt

Standardimplementering Fujitsu Årsværk

Afklaringsfase 0,48

Etableringafasen 0,18

Implementeringsfase 0,12

Uddannelse af slutbrugere 0,83

I alt årsværk ekskl. projektledelse 1,61

Tabel 3. Internt ressourcetræk i en gennemsnitlig dansk kommune ved en

implementering af Fujitsu Prisme (AX-baseret)

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Business casens udgiftsside - bemærkninger Selve implementeringsforløbet vil afhænge af både projektorganiseringen og implementeringsmetoden, som ikke er

besluttet endnu. De oplistede aktiviteter og den tilhørende værdiansættelse er på nuværende tidspunkt ERP-

sekretariatets bedste bud på et forløb. Det er ikke muligt at foretage en sammenligning med et implementeringsforløb

for hhv. Opus eller Prisme i en dansk kommune, da der vil være tale om et anderledes projekt i de grønlandske

kommuner. BDO hæfter sig dog ved, at:

1. Der er i alt afsat 5 mio. kr. til konvertering af data. I forbindelse med implementering af KMD Opus og Fujitsu

Prisme i danske kommuner foretages ikke datakonvertering, idet kommunerne oftest benytter lejligheden til at

rydde op i registre og kontoplan, samt oftest overgår til nyt økonomisystem ifm. nyt regnskabsår. Gamle data kan

udstilles på anden (og billigere) vis, evt. via opslagsadgang i gamle økonomisystemer eller ved at gemme data og

lave mulighed for opslag via en Excel-applikation eller andet værktøj.

2. Det bemærkes, at arbejdet med at udvikle en fællesoffentlig kontoplan for kommuner og Selvstyre vil give mulighed

for genbrug på tværs af kommunerne. Kravene til den nye kontoplanstruktur bør indgå som en del af

kravspecifikationen i forbindelse med et udbud vedr. AX2012, så der ikke efterfølgende kan komme en uforudset

udgift til systemtilpasninger.

3. Der er ikke indarbejdet udgifter til udvikling af åbne snitflader ift. Winformatik. Dette er KIMIK iT blevet bedt om at

vurdere. I den forbindelse må der også påregnes et testforløb, inden snitfladerne kan sættes i drift. Ressourcer til

dette testforløb er ikke indregnet i mandetimerne. Det bør overvejes at definere et selvstændigt projekt til denne

opgave.

4. De fremtidige driftsudgifter er ikke estimeret, da der alene er tale om et budget for en implementering. Det

anbefales dog, at kommunerne begynder at overveje, hvordan it-driften skal afvikles, når der kommer flere

leverandører på banen.

Page 19

Page 19

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Vurdering af omkostninger Implementeringsomkostninger

I forhold til det opstillede budget for

implementeringsomkostninger i kommunerne er der et

finansieringsbehov på +/- 27 mio. kr. for kommunerne ekskl.

udvikling af snitflader til KIMIK iT.

En finansieringsmodel for disse merudgifter kan være at

anvende en stor del af de midler, der ligger i udviklingspuljen

hos Winformatik. Over tre år kan dette formentlig udgøre 15-20

mio. kr.

En del af de øvrige udgifter kan hentes ved eksempelvis at

gennemføre en manuel konvertering (besparelse på 2,5 mio.

kr.).

Herudover vil kommunerne formentlig kunne realisere gevinster

andre steder i organisationen som følge af, at ERP-systemet

giver bedre mulighed for kontrol og styring af budgetterne og

de kommunale udgifter.

Page 20

Driftsomkostninger

Efter implementeringsfasen går kommunerne over i

driftsfasen, hvor der skal vurderes, hvilke driftsmodeller der

anses som mest rentable.

Hvis kommunernes driftsmodeller fortsætter uændret, vil der

komme en merudgift til drift, fordi der er to leverandører, to

systemer (Winformatik og AX2012) og flere snitflader end i dag.

Merudgifterne kan imødekommes ved, at kommunernes

revurderer organiseringen af driften. Eksempelvis gennem et

fælles driftscenter eller en fælles aftale om outsourcing af

driften til en leverandør. Desuden bør driftsaftalen med KIMIK

iT genforhandles, såfremt kommunerne ikke udbyder den

samlede drift, da driftsopgaven reduceres i KIMIK iT som følge

af, at de fire økonomiske delsystemer er udfasede.

Det er dog sandsynligt at udgifterne stiger, hvis der ikke bliver

set nærmere på området.

Page 20

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Kommunale it-budgetter

Kommunerne afsætter i dag 9 mio. kr. årligt til udvikling af

Winformatik. Herudover er der afsat midler til it-drift samt anskaffelse

af nye systemer. Kujalleq Kommune har oplyst, at der er afsat 400.000

kr. til anskaffelse af SBSYS.

Tabel 2 nedenfor oplister de projekter, der er igangsat i 2013 ift.

udvikling og vedligehold af Winformatik.

Page 21

Kommune Winformatik Øvrig drift Nye systemer

Kujalleq 1.000.000 1.500.000 400.000

Semersooq 4.000.000 Ikke oplyst -

Qeqqata 1.500.000 3.100.000 -

Qaasuitsup 2.500.000 2.600.000 -

Tabel 1. Kommunernes oplysninger om deres it-budgetter 2014 (kr.)

Projekter 2013 Udviklingsbeløb Licenser/adm. Ledelsesinformation Support/andet

Anbragte børn 455.000

Brætsalg 230.000

Kontoplanudvikling 100.000

Handicap fase 3/4 955.000

PBS udvikling 60.000

Sociale journalark 200.000

Institutionssalg/regneark 90.000

I alt udvikling fagmoduler 2.090.000

Generel modernisering 3.160.000

KOMLIS 590.000

Microsoft/oracle 125.000

Kursusudvikling 205.000

Sekretariatsbistand 130.000

Dokumentation 20.000

Support 2.850.000

Kommunerne prioriterede ca. 5 mio.

kr. til udvikling af fagmoduler samt en

generel modernisering af løsningen.

Hertil kommer 0,6 mio. kr. til

ledelsesinformation, knap 3 mio. kr. til

support, og de resterende midler til

kurser, administration og

dokumentation.

I forhold til ”Øvrig drift” må det

formodes, at der kan være flere

udgifter i de kommunale regnskaber

end det, der er angivet her. En del

ydelser afregnes med KIMIK iT efter

medgået tid og er ikke på kontrakt.

Tabel 2. KIMIK iT’s oplysninger om deres udviklingsomkostninger 2013 (kr.)

En del af udviklingsmidlerne bør

omprioriteret til at finansiere

forberedelserne til implementering af

AX2012, f.eks. udvikling af snitflader.

?

?

Note: Der er en mindre afvigelse på 170.000 kr. mellem udviklingsbudgettet i tabel 1 og de realiserede udgifter i

tabel 2.

Page 21

3. Vurdering af kommunernes udgifter

* Inkl. lønninger til egne ansatte i it-afdelingen

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Kommunale budgetter – mere råderum? Det vil være naturligt at kigge på udviklingspuljen i KIMIK iT, når der fremadrettet skal findes midler til finansiering af

nye it-tiltag. Der vil være både god økonomi og ”mere for pengene” ved at tænke en samlet strategi frem for

enkeltstående tiltag.

Page 22

Hvordan kan der prioriteres?

• Hvis man vælger at prioritere eksisterende midler, kan en strategi være at stoppe den fremadrettede udvikling af

funktionalitet, der kan erstattes af AX2012. Det gælder f.eks. videreudvikling af kontoplan, løsning til brætsalg,

institutionssalg regneark mm.

• Hertil kommer, at udgifterne til ledelsesinformation kan bortfalde, når AX2012 er indfaset.

• Den generelle modernisering kan sættes i bero, indtil det er besluttet, hvordan fremtidens systemlandskab skal se

ud.

• Der kan optimeres på supporten og henvendelserne til KIMIK iT, så udgifterne til dette reduceres.

• Der afsættes en mindre pulje til vedligehold af Winformatik ifm. ny lovgivning mm., da Winformatiks 7 sagsmoduler

fortsat skal anvendes på kort og mellemlang sigt.

Ovenstående tiltag ville – baseret på 2013-regnskabet - formentlig kunne sikre en opsparingspulje på 5-7 mio. kr. årligt.

Page 22

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

-

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

10.000.000

12.000.000

14.000.000

16.000.000

18.000.000

AS-IS Alternativ

Driftsudgifter

Diverse

Support

KOMLIS

Moderinsering

Udvikling af moduler

Kommunale budgetter - mere råderum?

Page 23

Supportudgifterne (first level support) afregnes

i dag pr. henvendelse. Hvis kommunerne selv

etablerer en brugersupport – eventuelt i en

fælles organisering på tværs af kommunerne –

kan udgifterne til support nedbringes. Support

strukturen bør beskrives i et kommende udbud.

Moderniseringsprogrammes sættes helt i bero.

Besparelse spotentiale på ca. 3 mio. kr.

KOMLIS bortfalder.

Besparelsespotentiale på ca. 0,6 mio. kr.

Moduludviklingen prioriteres, så der kun

igangsættes projekter, der passer ind i

strategien.

Besparelsespotentiale fastsættes til 1 mio. kr.

Kommunale driftsudgifter

Det er her forudsat, at de kommunale

driftsbudgetter er uændrede.

Der hersker dog usikkerhed om det

endelige driftsbudget, da det ikke har

været muligt at få sammenholdt

kommunernes oplysninger med tal fra

KIMIK iT.

En samlet

besparelse på

5-7 mio. kr.

realiseres ved

bedre styring

Page 23

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Finansiering og omkostningsfordeling

Page 24

Kommune

Winformatik

udviklingspulje

Manuel

konvertering

Yderligere

finansieringsbehov

Kujalleq 2.000.000 277.778 722.222

Semersooq 8.000.000 1.111.111 2.888.889

Qeqqata 3.000.000 416.667 1.083.333

Qaasuitsup 5.000.000 694.444 1.805.556

I alt 18.000.000 2.500.000 6.500.000

I tabel 1 er foreslået en omkostningsfordeling

kommunerne imellem på baggrund af den

projektøkonomi, ERP-sekretariatet har opstillet. De to

første søjler – Winformatik udviklingspulje og Manuel

konvertering – er konkrete finansieringsforslag, mens den

sidste søjle indikerer, hvor meget kommunerne

yderligere skal finde midler til, for at projektøkonomien

er dækket ind.

Fordelingsnøglen kommunerne imellem er den samme,

som i dag anvendes i forbindelse med udviklingspuljen.

Udgifter til udvikling af snitflader i Winformatik er ikke

indregnet i omkostningsbudgettet, da prisen på

nuværende tidspunkt ikke er kendt.

Finansieringsbehovet er opgjort for en treårig periode,

og skal derfor deles med tre for at få de gennemsnitlige

årlige udgifter.

Tabel 1. Forslag til finansiering og fordeling af udgifterne i perioden 2014-16

Page 24

Beløbet på 6,5 mio. kr. kan eventuelt finansieres af:

1. Den pulje til fælles økonomisystem, der ligger under

KANUKOKA.

2. En treårig budgettildeling i de enkelte kommuner svarende

til ovenstående beløb

3. Vurdering af kommunernes udgifter

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Nyt ESDH-system i kommunerne

Page 25

På de følgende 5 slides beskrives følgende:

• Nyt ESDH-system: SBSYS

• Fremtidigt systemlandskab med ESDH

• Brugerklubbens strategi for SBSYS i de kommende år

• Case: Mariagerfjord Kommune

Page 25

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Nyt ESDH-system: SBSYS Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq drøftet, hvordan SBSYS kan indgå i et samspil med de øvrige systemer

i kommunerne. Kanukoka har tidligere truffet en beslutning om at anvende SBSYS, og det har ført til, at kommunernes

har drøftet et fælles ESDH-system.

Som beskrevet tidligere, så tænkes AX2012 at erstatte 4 delsystemer i Winformatik (bogholderi, budget, inkasso,

kreditor), og det forventes, at en række af de lokale løsninger, kommunerne i dag har udviklet i eksempelvis Excel og

Word til styring, kan håndteres i AX2012. Samtidig kan AX2012 levere økonomisk ledelsesinformation, og kan dermed

erstatte KOMLIS.

I forhold til SBSYS så kan dette formentlig erstatte Winformatiks journalark samt mulighed for opbevaring af elektroniske

dokumenter. Det kræver dog, at der udvikles snitflader mellem SBSYS og de relevante delsystemer i Winformatik. Ved en

gennemgang af de lokale løsninger vil der måske også være dele af disse, der fremover kan løses via SBSYS og ikke skal

håndteres i AX2012. Dette har dog ikke været undersøgt i nærværende analyse.

SBSYS indeholder – ud over journalark og dokumentopbevaring – mulighed for at sætte workflow op på sagstyper, der kan

integreres til elektroniske blanketter (Sullissivik), og elektronisk post ind og ud af kommunen kan håndteres.

Page 26

4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

AX2012

Økonomi

AX2012

LIS Økonomidata

Forslag til TO-BE systemlandskab V2: ESDH

Page 27

Winformatik

sagsmoduler

KMD Løn

Sullinal

ESDH SBSYS eller tilsvarende

Tabulex

Administrativ

IT inkl. AD

Sullissivik

Administrative

systemer

Sagssystemer

Styring

Økonomi

Egne kommunale systemer Eksterne systemer

Medarbejdere

(og borgere)

Borgere og

Virksomheder:

Sager og beregninger

Borgere og

Virksomheder:

Ind- og udbetaling

Ledelse og styring

Sagstyper

4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2

Journal-

ark

Page 27

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

SBSYS som fælles sagssystem SBSYS er et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, der vil kunne understøtte sagsbehandlingen gennem et

dokumenteret sagsforløb samt giver mulighed for opsætning af workflows på sagstyper.

SBSYS ejes af en brugerklub, der løbende prioriterer udviklingsønsker. Dette minder om den måde, de grønlandske

kommuner i dag driver Winformatik på. Det betyder også, at det som udgangspunkt ikke koster noget at anskaffe SBSYS,

men man betaler til den løbende udvikling.

SBSYS-brugerklubben arbejder i øjeblikket målrettet for at vikle SBSYS ud af det spindelvæv af system-til-

systemintegrationer, der gennem tidens løb er blevet til for at skabe nødvendig dataudveksling mellem kommunernes

fagsystemer

Målet er at udvikle snitflader som standardiserede services, andre kan gøre brug af i den fælleskommunale

rammearkitektur, som i fremtiden vil udgøre omdrejningspunktet for den måde, man i Danmark omlægger og

digitaliserer forretningsgange effektivt på, og it-leverandører udvikler systemer på.

Det ser brugerklubben som en realiserbar måde digitalt at sikre åben og struktureret kommunikation og

informationsdeling imellem systemer på, og det vil være her, man i fremtiden kommer til at lave dyb integration mellem

udbetalingsmoduler, økonomistyring, tværsektoriel informationsdeling og sagsbehandling.

Page 28

4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2

Page 28

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Case: Socialsager i Mariagerfjord Kommune I Mariagerfjord Kommune har man haft fokus på at understøtte den faglige sagsbehandling på socialområdet ved at give sagsbehandlerne bedre

overblik over foranstaltninger og udgifter forbundet med visitation.

SBSYS anvendes som ESDH-system i forbindelse med socialsager. Her registreres oplysninger på barnets sag, og sagsbehandlingen er

understøttet af et workflow i SBSYS. Workflow’et defineres for en række ”erindringsskabeloner”, som styrer den videre arbejdsgang i sagen.

En erindringsskabelon kan eksempelvis styre, at visitationsudvalget skal godkende foranstaltningen, inden den kan iværksættes, eller at der

igangsættes en række adviseringer til sagsbehandleren i forbindelse med sagsbehandlingen om opfølgning.

I forbindelse med visitering til tilbud foregår der en kvalificering af de valgte tilbud i form af et overslag over, hvad den valgte foranstaltning

koster.

Denne beregning foretages på baggrund af en underliggende tabel, der vedligeholdes manuelt med relevante tilbud og takster.

Tilbudskataloget indeholder både oplysninger om tilbud fra Tilbudsportalen* og fra kommunens eget foranstaltningskatalog.

Når en borger indstilles til et tilbud, vælges det relevante tilbud fra tilbudskataloget samt oplysninger om afregning, og herefter simuleres den

samlede pris. Herefter kan indstillingen videresendes til fagchefen eller et visitationsteam, der godkender sagsbehandlerens indstilling.

Herefter kontaktes udbyder, og der iværksættes et forløb for borgeren.

Betalingen sker i kommunens økonomisystem, KMD Opus, hvor udgiften registrantbogføres.

Oplysninger om borgeren og foranstaltningstypen indlæses i kommunens ledelsesinformationssystem, Calibra, sammen med

betalingsoplysninger fra KMD Opus. I Calibra er der udviklet rapporter, der bl.a. kan give sagsbehandleren overblik over, hvad der er visiteret

til, de forventede udgifter samt de realiserede udgifter.

*Tilbudsportalen er en portal drevet af Socialstyrelsen, som indeholder priser på sociale tilbud i Danmark. Tilbudsportalen vedligeholdes af kommuner og regioner i det omfang,

de ønsker at sælge pladser på deres egne sociale tilbud.

Page 29

4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2

Page 29

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Fremtiden for Winformatik

Page 30

På de følgende 2 slides beskrives følgende:

• Hvilke sagsmoduler er tilbage i Winformatik

• Hvilke muligheder er der for videreudvikling

Formålet er at give kommunerne input til, hvordan de

kommer videre med at flytte de 7 tilbageværende

Winformatik delsystemer over i standardsystemer, eller

alternativt beslutter at beholde og udvikle dele af dem i

Winformatik-platformen.

Page 30

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Hvad skal der ske med Winformatik? For at skabe en sammenhængende sagsgang for borgerne kan der på længere sigt ske en videreudvikling af Winformatik sagsmodulerne, så de

understøtter en elektronisk, sammenhængende og dokumenterbar sagsbehandling. De eksisterende sagsmoduler er – ud over Økonomi – Teknik

og Miljø, Erhverv, Dagtilbud, Social, Folkeregister, Uddannelse og Ledighed.

Sagsmodulernes kompleksitet og sammenhæng til andre sagsmoduler varierer, og det anbefales at gå i gang med at se på de enkelte delmoduler

for at vurdere, om de kan løses i enten SBSYS eller i AX2012, og om det giver mening i forhold til et fornuftigt workflow for kommunens

sagsbehandlere.

En gennemgang af Winformatiks brugervejledninger viser, at der er en del integrationer delmodulerne imellem, som skal håndteres, hvis man

vælger at løfte opgaveløsningen over i en anden løsning. Eksempelvis hænger Journalarket sammen med Handicap, og hvis man beslutter at

benytte SBSYS som journalark i stedet, skal man forholde sig til, om integrationen til Handicap skal vedligeholdes, og hvordan.

Umiddelbart ser det ud til, at der på det sociale område (både børn og voksne) er en række delmoduler, som primært sikrer, at borgere og

foranstaltninger registreres, og at der kan trækkes statistik ud til f.eks. Grønlands Statistik. Det fremgår ikke af brugervejledningerne, om der

kan foretages økonomisk vurdering og opfølgning på sagerne. Det kunne være et område, der kunne analyseres nærmere med henblik på at

vurdere, om økonomistyringen kunne forbedres og overblikket over indsatser til særligt dyre sager kunne styrkes gennem en ny strategi for

styring og digitalisering af sagsbehandlingen.

Løbende kan der ske en udvikling af Sullissivik, så den både integrerer dybere ned i de kommunale it-løsninger og giver mulighed for

tovejskommunikation mellem kommunen og borgeren. SBSYS leveres i dag med åbne snitflader, og kan formentlig integrere til Sullissivik og de

blanketter, der ligger på portalen.

En videreudvikling af Sullissivik og sagsmodulerne inkl. SBSYS skal ses i sammenhæng med en samlet strategi for fællesoffentlig it i Grønland,

hvor det anbefales at beslutte fælles principper for, hvordan nye it-løsninger skal designes.

Page 31

5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3

Page 31

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

TO-BE systemlandskab V3: Nye sagsmoduler

Page 32

KMD Løn

Sullinal

SBSYS Tabulex

Administrativ

IT inkl. AD

Sullissivik

Administrative

systemer

Sagssystemer

Styring

Økonomi AX2012

Økonomi

Egne kommunale systemer Eksterne systemer

Medarbejdere

(og borgere)

Borgere og

Virksomheder:

Sager og beregninger

Borgere og

Virksomheder:

Ind- og udbetaling

Ledelse og styring

Sagstyper

AX2012

LIS

Social

Teknik

Dagtilbud

Uddannelse

Erhverv

Ledighed

5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3

Folkereg

ister

Page 32

Note: De resterende Winformatik

sagsmoduler består af 7 delsystemer, der

løbende bør vurderes med henblik på at

få funktionaliteten understøttet i

standardsystemer og -værktøjer eller evt.

videreudviklet på Winformatik-

platformen.

?

?

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Anbefalinger til finansiering

Efter BDO’s opfattelse er KAQA’s udviklingsplan for Winformatik i overvejende grad præget af ad hoc tiltag ift. aktuelle

udfordringer, og i mindre grad fokuseret på en mere strategisk udvikling af den kommunale it. Hvis kommunerne fremover ønsker

at udvikle den kommunale it i en mere selvbetjent, effektiv og digital retning, er der behov for en langsigtet prioritering af

udviklingsmidlerne i KIMIK iT.

Det fordrer, at rollerne og ansvaret i den nuværende organisering præciseres og efterleves af alle parter. BDO vil anbefale, at:

KAQA snarest sætter sig sammen og får prioriteret midlerne for 2014, så der er ”penge på kontoen” til nye tiltag

KAQA allerede på nuværende tidspunkt går i gang med en mere langsigtet planlægning af puljemidlerne i årende 2015-17, så

der både kan skabes råderum til nye tiltag, og at der kan sættes en retning for, hvilke nye tiltag, der skal igangsættes.

Kommunerne kan spare midler til first level supporten, og de sparede midler kan indgå i finansieringen af projektet:

Det kan overvejes, om kommunerne gennem brug af egne superbrugere kan reducere henvendelserne til KIMIK iT. Det vil både

spare udgifter til support og øge kompetenceniveauet hos kommunen.

Driftssetup’et vil fremover skulle vurderes løbende, så kommunerne ikke oplever uforudsete udgiftsstigninger i forbindelse med

nyanskaffelser:

Kommunerne bør lægge en samlet plan for, hvordan driften fremover skal afvikles, så der bliver råderum til drift af nye

løsninger. Planen kan både omfatte organiseringen samt overvejelser om udbud, så der opnås en attraktiv pris.

Page 33

Page 33

6. BDO’s anbefalinger

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Anbefalinger til ressourceplanlægning Der pågår i øjeblikket en kompetenceafdækning vedrørende økonomistyring og evnen til at drive og lede forandringer i

både kommuner og Selvstyre, og det må forventes, at resultatet af denne undersøgelse vil pege på nogle nye

handlemuligheder for at løfte organisationernes kompetencer.

Undersøgelsen vil især være relevant i forhold til ERP-projektet, hvor interviewrunden til kommunerne indikerer, at

ressourcetrækket og kompetencerne kan være en udfordring for projektets gennemførelse og efterfølgende realisering

af gevinststrategien.

På baggrund af KL-analysens resultater anbefales kommunerne:

Sammen med projektorganisationen for ERP-projektet lægge en strategi for, hvordan ressourcerne bedst muligt

anvendes i implementeringen af AX2012

I den sammenhæng at vurdere på, hvordan ressourcerne og kompetencerne kan bringes i spil på tværs af

kommunerne

Inddrage kontoplangruppen i projektplanlægningen, så det sikres, at viden overdrages til projektet, og at

kontoplangruppen er bekendt med den tidsplan, der ligger for udbuddet.

Page 34

Page 34

6. BDO’s anbefalinger

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Den overordnede projektplanlægning

Page 35

På den næste slides beskrives følgende:

• Udkast til overordnet projektplan for ERP-projektet

(den endelige figur skal afstemmes med projektets

tidsplan)

• Sammenhæng til øvrige projekter, som kommunerne

skal igangsætte parallelt med dette forløb

Kommunerne skal være opmærksomme på, at business

casens realisering afhænger af, at den fællesoffentlige

kontoplan færdiggøres, at Winformatik-snitflader

udvikles, at kommunernes fremtidige driftssetup

vurderes, og at der parallelt med implementeringen af

AX2012 og evt. ESDH er fokus på, hvordan de fremtidige

arbejdsprocesser i kommunerne skal it-understøttes.

Page 35

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Forslag til fremadrettet handleplan

7. Forslag til fremadrettet handleplan

Fælles beslutning Fælles

udbud Forberedel-

sesfase

Implemente-

ringsfase I drift

Styregruppens medlemmer

beslutter, hvorvidt de ønsker

fællesindkøb af nyt

økonomisystem

Projektorganisationen

udarbejder en fælles

kravspecifikation

Der gennemføres et fælles

udbud

Styregruppen træffer

afgørelse om valg af

leverandør

Projektorganisationen går i

gang med forberedelserne til

implementering af det nye

økonomisystem:

1. Kontoplanstruktur

2. Oprydning i eksisterende

data

3. Åbne snitflader KIMIK iT

Projektorganisationen

gennemfører den praktiske

implementering:

1. Systemopsætning

2. Uddannelseskoncept og –

materiale

3. Test af KIMIK iT

snitflader

Kommunerne går i drift i

henhold til den besluttede

plan:

1. Uddannelse

2. Go Live

3. Support

4. Evaluering

Foråret 2014 Ultimo 2014 Foråret 2015 Efteråret 2015 1. Januar 2016 – 1. januar 2017

Løbende procesanalyse af sagsgange og it-understøttelse på kommunale opgaveområder

Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi: TO-BE systemlandskab V2, V3 osv.

Snitflader Winformatik

Page 36

Model for drift af kommunal it

Faser

Milepæle

Tid

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Strategi

Ny fællesoffentlig kontoplan Projekt 0