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MANUAL DE USUARIO

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FANAIA

APLICACIÓN WEB – EMPLEADOR

VERSION 1.0

2.008

MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE USUARIO


CONTENIDO

1 GENERALIDADES ........................................................................................................................... 3 1.1 OBJETIVO Y FUNCIÓN ............................................................................................................... 3

1.2 REQUISITOS DEL SISTEMA ....................................................................................................... 4

2 ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO .................................................................................................. 4 2.1 REGISTRO .................................................................................................................................... 4

2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA .................................................................. 5 2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMÉSTICO.............................................................. 9 2.1.3 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO INDEPENDIENTE .................................................... 11 2.2 REGISTRO INICIAL EN APLICACIÓN WEB (FANAIA)............................................................. 15

2.3 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL ............................................................................................. 16

2.3.1 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA ........................... 16 2.3.2 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO DOMÉSTICO ....................... 17 2.3.3 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO INDEPENDIENTE ................ 17 2.4 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO EMPRESA .............................................. 17

2.4.1 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO DOMESTICO ...................................... 26 2.4.2 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO INDEPENDIENTE................................ 28 2.5 MODULO EMPLEADOS PARA APORTANTE TIPO EMPRESA .............................................. 30

2.5.1 MODULO EMPLEADOS PARA APORTANTE TIPO DOMÉSTICO ...................................... 47 2.6 MODULO NOVEDADES ............................................................................................................. 48 2.7 MODULO LIQUIDACIONES ....................................................................................................... 51

2.7.1 ADICIÓN DE UNA LIQUIDACIÓN ........................................................................................... 51 2.7.2 GENERACIÓN DE PLANILLA TIPO M ................................................................................... 57 2.7.3 GENERACIÓN DE PLANILLA TIPO N .................................................................................... 59 2.8 CONSULTAS DE LIQUIDACIONES ........................................................................................... 60 2.9 PAGO DE UNA LIQUIDACIÓN ................................................................................................... 68 3 SALIR 71

4 FAQS .............................................................................................................................................. 71

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1 GENERALIDADES

1.1 OBJETIVO Y FUNCIÓN

FANAIA es una aplicación web diseñada especialmente para entregarle a los empleadores una solución automatizada para realizar la gestión de seguridad social y liquidación del valor de los aportes a todas las entidades del sistema de seguridad social y parafiscales: Administradoras Fondos de Pensiones, AFP; Entidades Promotoras de Salud, EPS; Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP; el Instituto de Seguro Social, ISS; las Cajas de Compensación Familiar, CCF; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF; el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA; la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y el Ministerio de Educación Nacional, MEN. A continuación se describen las diferentes funciones que el sistema presta:

NOVEDADES El sistema se encarga del control de las novedades de más de un periodo, es decir, si existen novedades como las vacaciones que pueden abarcar más de un periodo, el programa distribuye la novedad en los periodos correspondientes a cada autoliquidación, sin necesidad de que el empleador tenga que ingresar la información de la novedad mes a mes. Adicionalmente, el sistema realiza el cálculo del valor de las incapacidades por todo concepto.

AUTOLIQUIDACIÓN

Con base en la información de los empleados y sus novedades el sistema genera automáticamente la autoliquidación de aportes, permite la impresión de las planillas en papel, y genera los archivos de salida correspondientes a cada entidad administradora en medio magnético, de acuerdo con el formato actual de Planilla Integrada.

CONTROL TOTAL DE LA GESTIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Para facilitar la administración del sistema de seguridad social en las empresas, el programa genera, entre otros, los siguientes informes y consultas: Resumen con el valor a pagar a cada una de las entidades del sistema de seguridad social y parafiscales con el total respectivo, Relación de afiliados por entidad y Consulta de la historia laboral del afiliado.

PAGOS

Para facilitar el pago, el programa realiza el cálculo de intereses de mora de acuerdo con la fecha de pago y permite la captura de los datos de saldos a favor y descuentos autorizados por la entidad administradora para efectos de determinar el valor del pago. Así mismo permite el débito electrónico a través de una entidad financiera que presta este servicio. El acceso a la aplicación se realiza vía web, lo que permite que sea de fácil acceso. Sólo se necesita un navegador web y una conexión a Internet.

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1.2 REQUISITOS DEL SISTEMA

Navegador Web Microsoft Windows Explorer

2 ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO

La interacción de una Empresa con FANAIA se puede dar por medio de dos perfiles de usuario existentes para el manejo del sistema. Por un lado, existe el perfil “Tesorería” que es el encargado de la creación y administración de los usuarios de nómina para la empresa y del pago de la liquidación. Por otro lado, está el usuario “Nomina” que es el encargado de manipular los datos de los empleados y de crear las liquidaciones. Por defecto, cuando una empresa se registra en el sistema se le genera un usuario de tesorería y luego es este usuario el que puede crear usuarios de nómina.

2.1 REGISTRO

Cuando un empleador decide registrarse en FANAIA, debe registrarse primero ante su entidad bancaria (Banco Agrario) y desde allí es redireccionado a una página en la cual selecciona el tipo de empleador al cual pertenece, una vez ha leído y aceptado los términos y condiciones. En la figura 1 se presenta dicha página.

Fig. 1

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2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA

Al ingresar en la opción para el registro del empleador desde la página mostrada en la figura 1 se despliega la pantalla de la figura 2.

Fig. 2 A continuación se describen los campos que se deben diligenciar en el registro:

Datos Empleador

Tipo ID: Se presenta un cuadro de selección con los diferentes tipos de identificación que puede presentar la empresa: CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, NIT-Número de Identificación Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad y PA-Número de pasaporte.

Número ID: Número de identificación de la empresa.

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DV: Dígito de verificación de la empresa si el tipo de identificación es NIT.

Razón Social: Nombre de la empresa.

Tipo: Pública, Mixta o Privada (Definición de Tipo de empresa de acuerdo a la normatividad y pago de parafiscales).

Clase: B (menos de 200 cotizantes) , A (200 o más cotizantes) C (Pymes) y D (Beneficiario Ley 1429 de 2010).

Naturaleza: Natural (Persona o ente) y Jurídica (Empresa).

Código Actividad Económica: (Tamaño máximo de campo de 4 caracteres) Al hacer clic en buscar (la lupa al lado derecho) se abre otra ventana en la que se presentan las actividades económicas para que el usuario pueda ubicar el código correspondiente a la actividad a la que se dedica su empresa.

Presentación: (Por defecto la casilla Única siempre está seleccionada) Hace referencia a la manera como se van a pagar las planillas. Se puede escoger entre las siguientes cuatro opciones:

Sucursal: Esta opción se usa cuando un empleador tiene varias sucursales y desea realizar sus liquidaciones para cada una de ellas, es decir, cada sucursal hace su liquidación independientemente.

Única: Se utiliza cuando el empleador no tiene más de veinte (20) sucursales o no cuenta con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decide realizar una sola liquidación de aportes.

Consolidado: Se utiliza cuando el empleador tiene más de veinte (20) sucursales o cuenta con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decide realizar un sola liquidación de aportes en la que registra los cotizantes de todas sus sucursales.

Dependencia: Aplica únicamente para las entidades estatales, del nivel central o territorial, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta u otras de carácter público que teniendo un solo número de NIT, pagan sus nóminas en forma separada por dependencia. Por ejemplo Bogotá D.C., caso en el cual sus dependencias son, entre otras, Alcaldía Mayor, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Salud, Secretaría de Tránsito, etc.

Tipo de Aportante: En este recuadro se debe seleccionar el tipo de aportante:

Empleador Independiente Entidades o Universidades públicas con régimen especial en salud Agremiación o Asociación Cooperativa de trabajo asociado Misión Diplomática Organización administradora del Programa de Hogares de Bienestar Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales

No de Resolución de Constitución: Este número identifica a la CTA o Hogar de Bienestar como válidos.

Fecha de Expedición: Fecha en la que por resolución fue aprobada la constitución de la CTA o del Hogar de Bienestar.

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ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Cuadro de selección que a través del cual el usuario puede escoger la administradora de riesgos profesionales a la que está afiliada su empresa. Este dato se cambia automáticamente cuando en una autoliquidación se marca que hay nueva ARP, es decir; cuando la empresa cambia de administradora de riesgos.

Datos del Representante Legal

Tipo ID: tipo de de identificación de la empresa o persona natural. Si es una persona se permite seleccionar alguno de los siguientes tipos de identificación: CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad o PA-Número de pasaporte. Si es una empresa se usa el NIT-Número de Identificación Tributario.

Número ID: Número de identificación relacionado con el ítem anterior.

DV: Dígito de Verificación.

Primer Nombre: Primer nombre del representante legal.

Primer Apellido: Primer apellido del representante legal.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del representante si lo tiene.

Segundo Apellido: Segundo Apellido del representante si lo tiene.

Datos Contacto

Nombre: Nombre de la persona a la cual se puede contactar en cualquier caso.

Correo Electrónico: e-mail registrado para contacto con la empresa.

Datos Sucursal En todos los casos debe existir por lo menos una sucursal y se deberán ingresar los siguientes datos de la misma:

Nombre: Nombre de la Sucursal. Ejemplo: Principal

Código: Número con el que la empresa identifica inequívocamente a la sucursal (este campo es obligatorio). Ejemplo: 001

Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por orden alfabético y su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la sucursal (los códigos de cada ítem son seleccionados automáticamente).

Dirección y Teléfono: (Tamaño máximo de campo para dirección de 50 caracteres) Dirección y teléfono para la sucursal en cuestión.

Fax: número de fax si la pagadora lo tiene.

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CCF: Caja de Compensación Familiar para la Sucursal. De requerirse ingresar más de una sucursal, estas podrán ingresarse por medio del usuario de tipo

“Nomina”.

Centro de Trabajo Los datos que se ingresan en esta sección son escogidos por la empresa (empleador) en cuestión; el centro de trabajo hace parte de distribución desde la empresa con respecto a sus sucursales. Sólo existe cuando la Empresa tiene una ARP asociado.

Código: este campo puede ser una cadena de caracteres o un número y se escoge arbitrariamente.

Nombre: Nombre del centro de trabajo.

Datos Usuario

Estos datos serán utilizados para crear por defecto un usuario de tipo “Tesorería”.

Código de Usuario: Este será el código de usuario que se empleará para ingresar a la aplicación.

Mail: Correo al que se mandará la clave para que el usuario pueda ingresar a la página de Fanaia.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos para esta sección de Datos del Empleador son:

Campo Error Causa

Nombre y Código en sección Datos Sucursal

Ya existe un código y/o nombre de sucursal asociado a ese número y tipo de identificación

El usuario ya se ha registrado con anterioridad con el mismo nombre y código de sucursal

DV y No ID Al documento seleccionado no se le debe poner digito de verificación

Se ingreso un número en el campo de DV, para una identificación diferente al NIT.

Cod. Act. Económica

Código no válido Se ingresó un código que no existe en la lista de códigos válidos.


No se pudo realizar la consulta. Inténtelo nuevamente.

Existe un mensaje “Código no valido” para este mismo campo que se genera este error al dar clic en el botón de aceptar.

No ID El número de identificación es requerido

El Número ID debe ser ingresado, es un campo obligatorio. En sección Datos Empleador.

Razón Social La razón social es requerida El Razón Social debe ser ingresada, es un campo obligatorio. En sección Datos Empleador.

Tipo El tipo del empleador es requerido

El tipo del pagador debe ser ingresado, es un campo obligatorio. En sección Datos Empleador.

Clase La clase del empleador es requerida

La Clase del pagador debe ser ingresada, es un campo obligatorio. En sección Datos Empleador.

Naturaleza El tipo de persona para el empleador es requerido.

La Naturaleza del pagador debe ser ingresada, es un campo obligatorio. En sección Datos Empleador.

ARP El ARP es obligatoria La Administradora de Riesgos Profesionales debe ser ingresada, es un campo obligatorio.

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2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMÉSTICO

Al ingresar en la opción para ingreso de Doméstico desde la página mostrada en la figura1 se despliega la siguiente imagen:


La actividad económica es requerida

El Cod. Act. Económica debe ser ingresado, es un campo obligatorio. Cod. Act. Económica. En sección Datos Empleador.

No ID El número de identificación para el representante es requerido

El N° ID para el representante legal debe ser ingresado, es un campo obligatorio. . En sector datos Representante Legal.

Primer Apellido El primer apellido para el representante es requerido

El Primer Apellido para el representante legal debe ser ingresado, es un campo obligatorio. En sector datos Representante Legal.

Primer Nombre El primer nombre para el representante es requerido

El Primer Nombre para el representante legal debe ser ingresado, es un campo obligatorio. En sector datos Representante Legal.

Nombre El nombre del contacto es requerido

El Nombre en Datos Contacto debe ser ingresado, es un campo obligatorio.

Correo Electrónico El e-mail del contacto es requerido

El e-mail en Datos Contacto debe ser ingresado, es un campo obligatorio.

Nombre El nombre de la sucursal es requerida

El nombre de la sucursal en Datos Sucursal debe ser ingresado, es un campo obligatorio.

Código El código de la sucursal es requerido

El Código en Datos Sucursal es requerido, es un campo obligatorio.

Dirección La dirección es requerida La Dirección en Datos Sucursal es requerida, es un campo obligatorio.

Teléfono El teléfono es requerido El teléfono en Datos Sucursal es requerido, es un campo obligatorio.

Código de Usuario El usuario es requerido El Código de Usuario en Datos Usuario es requerido, es un campo obligatorio.

Mail El mail es requerido. El mail no es válido.

El Mail en Datos Usuario es requerido, es un campo obligatorio. Se debe ingresar un mail con el formato correcto (de la forma [email protected]).

Código de Usuario No se pudo realizar la inserción debido a que el código de usuario ya existe

El Código de usuario (login para tesorería o nomina) ya existe en el sistema. En sección Datos Usuario.

DV El digito de verificación no corresponde con el número de identificación

Cada empresa con NIT tiene un número de verificación asignado por ley. En sección Datos Pagador

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Fig. 3

Datos Empleador

Tipo ID: (Tamaño máximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificación del empleador doméstico: CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, NIT-Número de Identificación Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad y PA-Número de pasaporte.

Número ID: Número de identificación del empleador doméstico.

DV: (tamaño máximo de campo de 1 carácter) Dígito de Verificación del empleador doméstico si el tipo de identificación es NIT.

Primer Nombre: Primer nombre del empleador doméstico.

Primer Apellido: Primer apellido del empleador doméstico.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del empleador doméstico si lo tiene.

Segundo Apellido: Segundo Apellido del empleador doméstico si lo tiene.

Domicilio

Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por orden alfabético y su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra el empleador doméstico (los códigos de cada ítem son seleccionados automáticamente).

Dirección y Teléfono: (Tamaño máximo de campo para dirección de 50 caracteres) Dirección y teléfono del empleador doméstico.

Fax: número de fax si el empleador doméstico lo tiene.

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Afiliaciones

CCF: Escoja de la lista la caja de compensación familiar para el empleador doméstico.

ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Escoja de la lista la administradora de riesgos profesionales.

Tarifa de ARP: Tarifa de riesgo establecida.

Datos Usuario

Estos datos serán utilizados para crear por defecto un usuario de tipo “Nomina”.



Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos para esta sección de Datos del Empleador Doméstico son:

2.1.3 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO INDEPENDIENTE

Al ingresar en la opción para ingreso de Independiente mostrada en la figura 1 se despliega la siguiente imagen:

Campo Error Causa



Tipo ID El tipo de identificación es obligatorio

El campo de Tipo ID del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

No ID El número de identificación es obligatorio

El campo de No ID del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

Primer Apellido

El primer apellido es requerido

El campo de Primer Apellido del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

Primer Nombre

El primer nombre para el representante es requerido

El Primer Nombre del pensionado es un campo obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

Dirección La dirección es requerida La Dirección es un campo obligatorio.

Teléfono El teléfono es requerido. El teléfono digitado no es un número.

El teléfono es un campo obligatorio y debe ser numérico.

Código de Usuario

El usuario es requerido El Código de Usuario en Datos Usuario es requerido, es un campo obligatorio.



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Fig. 4

Datos Empleador

Tipo ID: (Tamaño máximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificación del trabajador independiente: CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, NIT-Número de Identificación Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad y PA-Número de pasaporte.

Número ID: Número de identificación del trabajador independiente.

DV: (tamaño máximo de campo de 1 carácter) Dígito de Verificación del trabajador independiente si el tipo de identificación es NIT.

Primer Nombre: Primer nombre del trabajador independiente.

Primer Apellido: Primer apellido del trabajador independiente.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del trabajador independiente si lo tiene.

Segundo Apellido: Segundo Apellido del trabajador independiente si lo tiene.

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Código Actividad Económica: (Tamaño máximo de campo de 4 caracteres) Al hacer clic en buscar (la lupa al lado derecho) aparecen las opción de código según las actividades a las que se dedique el trabajador independiente en cuestión.

Domicilio

Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por orden alfabético y su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra el empleador doméstico (los códigos de cada ítem son seleccionados automáticamente).

Dirección y Teléfono: (Tamaño máximo de campo para dirección de 50 caracteres) Dirección y teléfono del empleador doméstico.

Fax: número de fax si el empleador doméstico lo tiene.

Afiliaciones

EPS: Escoja de la lista la entidad Proveedora de Salud

AFP: Escoja de la lista la administradora de Fondo de Pensiones

CCF: Escoja de la lista la caja de compensación para el empleador doméstico.

ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Escoja de la lista la administradora de riesgos profesionales.

Tarifa de ARP: Tarifa de riesgo establecida.

Alto Riesgo: Estado de riesgo del empleado dentro de los grupos que existen por normatividad.

Valor UPC salud: Valor voluntario de los aportes a pensión.

Contrato

Fecha Ingreso: Fecha de inicio del contrato.

Fecha Retiro: Fecha final del contrato.

Salario mensual: Salario mensual del trabajador independiente.

Datos Usuario

Estos datos serán utilizados para crear por defecto un usuario de tipo “Nomina”.



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Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos para esta sección de Datos del Trabajador Independiente son:

Al final de este proceso, debe aparecer el siguiente mensaje:

Fig. 5

Campo Error Causa



Tipo ID El tipo de identificación es obligatorio

El campo de Tipo ID del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

No ID El número de identificación es obligatorio

El campo de No ID del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

Primer Apellido

El primer apellido es requerido

El campo de Primer Apellido del pensionado es obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.

Primer Nombre

El primer nombre para el representante es requerido

El Primer Nombre del pensionado es un campo obligatorio. Se encuentra en la sección datos del empleador.


La actividad económica es requerida

El Cod. Act. Económica debe ser ingresado, es un campo obligatorio. Cod. Act. Económica. En sección Datos Empleador.

Dirección La dirección es requerida La Dirección es requerida, es un campo obligatorio.

Teléfono El teléfono es requerido. El teléfono digitado no es un número.

El teléfono es requerido y debe ser un número es un campo obligatorio.

EPS La EPS es obligatoria El campo es obligatorio. Se encuentra en la sección Afiliaciones

AFP La AFP es obligatoria El campo es obligatorio. Se encuentra en la sección Afiliaciones

Fecha Ingreso La fecha de ingreso es requerida. Fecha de Ingreso Invalida

El campo Fecha Ingreso es obligatorio. La fecha debe estar en el formato estipulado en la parte superior del campo. Se debe usar el asistente para ingresar la fecha. Se encuentra en la sección de Contrato.

Fecha Retiro La fecha de retiro es requerida. Fecha de Ingreso Invalida

El campo Fecha Retiro es obligatorio. La fecha debe estar en el formato estipulado en la parte superior del campo. Se debe usar el asistente para ingresar la fecha. Se encuentra en la sección de Contrato.

Salario Mensual

El valor del salario debe ser numérico

En este campo no se deben ingresar caracteres especiales o normales, sólo números. Se encuentra en la sección de Contrato.

Código de Usuario

El usuario es requerido El Código de Usuario en Datos Usuario es requerido, es un campo obligatorio.



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Se debe revisar en la dirección de correo ingresada en el ítem de datos del usuario, para obtener el password y registrarse en la página principal.

2.2 REGISTRO INICIAL EN APLICACIÓN WEB (FANAIA)

Una vez se reciben los datos de “Código de Usuario” y “Clave” se prosigue a ingresar a la página web donde se encuentra FANAIA. A continuación se muestra una imagen con la primera aproximación del usuario a FANAIA:

Fig.6

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos son las siguientes:

Ingreso de Datos para Comenzar

Código de Usuario: Este campo corresponde al login del usuario. Este login escogió en el momento en que se creó el usuario (por el perfil tesorero o cuando la Empresa se registro en sistema). El campo es obligatorio.

Clave: La clave corresponde al password que le fue enviado al usuario autorizado a su correo

electrónico. Más adelante se explica cómo se puede cambiar esta clave.

Olvidé mi clave: esta opción que se puede ver en la figura 4ª en letra azul debajo del recuadro verde se puede usar en momento en que por alguna razón el usuario olvide su clave. A continuación se muestra una imagen con los datos que debe ingresar el usuario para recuperar su clave:

Campo Error Causa

Código de Usuario Login o password inválidos. Inténtelo de nuevo.

Datos para Código de Usuario o Clave son incorrectos. Puede que usuario no exista o que la clave sea incorrecta para el usuario. Este mensaje también aparece cuando se quiere recordar la clave.

Clave El usuario no tiene acceso a esta aplicación

La cuenta del usuario está bloqueada por intento fallido de ingreso de clave o por decisión de administrador de sistema.

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Fig.7

Código de Usuario: este campo corresponde al Código de Usuario. Este ítem fue escogido en el momento en que se creó el usuario (por el perfil tesorero o cuando la pagadora de pensiones se registro en sistema).

Con el Código de usuario y dando clic en el botón de “Recordar Clave”, el usuario podrá recuperar su clave ingresando al correo electrónico que se registró cuando se envió la clave por primera vez.

Al dar clic en el botón mencionado en el inciso anterior la aplicación vuelve al estado de registrarse en la página.

Luego de ingresar el código de usuario y la clave, el usuario tendrá acceso a la aplicación si los

datos suministrados son correctos. Se debe aclarar que el usuario tiene “tres intentos para

registrarse”; si su clave es incorrecta las tres veces que intenta ingresar, la cuenta del usuario será deshabilitada. Si el usuario no ingresa al sistema en un periodo mayor o igual a un mes, la clave también será desactivada.

Las posibles inconsistencias generadas por el ingreso errado de datos para el cambio de clave

son:

2.3 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL

Para ingresar a la página principal se debe ingresar Código de Usuario y Clave en la página INICIO DE SESION mostrada en la figura 4. Sobre esta página principal aparecerá un menú en la parte superior: dependiendo del tipo de empleador que haya ingresado, los cuales son los siguientes:

2.3.1 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA

En el caso del empleador tipo empresa el menú que aparecerá sobre la página principal es el siguiente:

Fig. 8

Campo Error Causa

Código de Usuario Código de Usuario Obligatorio El ingreso del Código de usuario es obligatorio para recuperar la clave.

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2.3.2 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO DOMÉSTICO

En el caso del trabajador independiente la opción EMPLEADOS se encuentra deshabilitada, y se sobre la página principal aparecerá el siguiente menú.

Fig. 9

2.3.3 INGRESO A PÁGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO INDEPENDIENTE

En el caso del empleador domestico el menú que aparecerá sobre la página principal es el siguiente.

Fig. 10

2.4 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO EMPRESA

Desde el menú del sitio, cuando el usuario da clic sobre “empleador”, aparecerán submenús con las siguientes opciones:

Datos Básicos Sucursales Usuarios

Fig. 11

Datos Básicos son los mismos datos que se ingresaban en el momento del registro inicial en este se puede realizar modificaciones de algún dato básico de la empresa

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Fig.12

Sucursales: en esta opción el usuario podrá acceder a los datos de las sucursales disponibles y podrá adicionar nuevas sucursales. A continuación se muestra la imagen de las opciones para sucursales cuando se le da clic al botón “Sucursales”:

Fig. 13

En la figura 11 se puede observar una tabla con la información de las sucursales de la empresa (en este caso solo tiene una). A continuación se explicará cada una de las columnas de esta tabla:

Modificar: al hacer clic en el cuaderno para una de las sucursales se entrará a un menú que se muestra en la siguiente imagen:

Fig. 14

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Nombre: Nombre de la Sucursal.

Código: Código interno de la empresa para la sucursal.

Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la sucursal (los códigos de cada ítem son seleccionados automáticamente.

Dirección y Teléfono: Dirección y teléfono para la sucursal en cuestión.

CCF: Caja de Compensación Familiar, en este campo se selecciona una de las opciones para una CCF. Este campo es obligatorio de seleccionar.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso erróneo de datos son:

Para modificar los datos actuales se le da clic en “Aceptar” y para regresar a la página de la figura

11 se le da clic en “Cancelar”.

Para ver los Centros de Trabajo de la sucursal, basta con darle clic en el botón “Centros

Trabajo”, donde aparece la siguiente imagen:

Fig. 15

En la figura 13 se puede observar una tabla con diferentes valores, los cuales se explican en detalle a continuación:

Modificar: Al dar clic en el cuaderno que se ve en esta columna, se llega a un menú para

modificar los datos del centro de trabajo, En la siguiente imagen se puede ver este menú:

Fig. 16

Campo Error Causa


El campo de Nombre de la sucursal es obligatorio.

Dirección La dirección es requerida

El campo de dirección de la sucursal es obligatorio.

Teléfono El teléfono es requerido

El campo del teléfono de la sucursal es obligatorio.

CCF La CCF es obligatoria

Toda sucursal de una pagadora de pensiones debe tener una Caja de Compensación Familiar.

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Código: Este campo no se pueden modificar, el código sólo se puede asignar cuando se crea por primera vez un centro de trabajo.

Nombre: Nombre del centro de trabajo asociado a una sucursal.

Tarifa Riesgos: Porcentaje de riesgos que tiene el sitio de trabajo. Se refiere a que cada sitio tiene un riesgo mayor o menor riesgo definido por la normatividad vigente.

Botón Aceptar: Permite que el usuario aprueba la modificación de los datos de Nombre y Tarifa de Riesgos.

Botón Cancelar: Termina el proceso de modificación de datos.

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos son :

Eliminar: Para eliminar un centro de trabajo basta con dar clic en la X que aparece en este

columna (ver figura 13).

Código: Código asignado al Centro de Trabajo cuando se creó la Empresa (ver sección 2.1.1.1 de este manual).

Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.

Tarifa Riesgos: Porcentaje de Riesgo del Centro de Trabajo

Adicionar: Para adicionar un nuevo Centro de Trabajo basta con dar clic en el botón “Adicionar” de la figura 13. Para este caso el menú que se desliga es idéntico al de que se muestra en esta sección para Modificar un centro de trabajo. La única diferencia es que el campo para código es obligatorio y se puede modificar.

Botón Volver: Al dar clic sobre este botón (ver figura 13), se retorna a la página anterior de la sucursal en cuestión (ver figura 12).

Eliminar: esta opción está deshabilitada para el usuario de nómina, el mismo no puede eliminar la sucursal principal ya que esta sólo se crea una vez y sus datos solo pueden ser modificados. Las demás sucursales creadas si se pueden eliminar sólo con dar clic en la X de esta columna.

Fig.17

Campo Error Causa

Nombre El nombre es requerido Este campo es obligatorio, se debe rellenar.

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Código: Código de la sucursal


Departamento: Departamento donde se encuentra la sucursal.

Ciudad: Cuidad donde se encuentra la Sucursal.

Principal: Columna que especifica si la sucursal es la sede principal o si es una sucursal diferente a la principal. Este campo tendrá un Sí o No.

Adicionar Sucursal si se desea crear una nueva sucursal se debe dar clic en el botón “Adicionar”, La siguiente imagen muestra las opciones que se generan para adicionar una nueva sucursal

Fig. 18


Código: Código interno de la empresa para la sucursal.

Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se encuentra la sucursal (los códigos de cada ítem son seleccionados automáticamente).

Dirección y Teléfono: Dirección y teléfono para la sucursal en cuestión.

Centro de Trabajo

Código: Código asignado por la pagadora para el centro de trabajo.

Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.

Tarifa Riesgos: Tarifa de riesgos asignada a la sucursal.

CCF: Caja de Compensación Familiar, en este campo se selecciona una de las opciones para una CCF.

MANUAL DE USUARIO


Las inconsistencias que se generan por ingreso errado de datos son:

Si se desea adicionar una nueva sucursal con los datos ingresados, se debe dar clic en el botón

“Aceptar”. Luego de esto la sucursal aparecerá en la tabla de sucursales.

Fig.19

Usuarios Tesorería

Los datos que se ven en la figura 10 son compartidos tanto por el usuario de nomina como por el usuario de tesorería. Estos datos pueden ser modificados por ambos usuarios dando clic en aceptar luego de realizar las modificaciones.

Las diferencias reales se encuentran en los permisos que tiene cada usuario dependiendo de

sus funciones en la Empresa. Estas diferencias se observan en los botones que se encuentran en la parte inferior de la página y que se muestran a continuación diferenciando el tipo de usuario.

Fig.20

Campo Error Causa


El campo de nombre de la sucursal es obligatorio.

Dirección La dirección es requerida El campo de dirección de la sucursal es obligatorio.

Teléfono El teléfono es requerido El campo del teléfono de la sucursal es obligatorio.

CCF La CCF es obligatoria Toda sucursal de una pagadora de pensiones debe tener una Caja de Compensación Familiar.

Código El código de la sucursal es requerido

El campo de Código de la sucursal es obligatorio.

Código El código es requerido El campo de Código para un centro de trabajo de la sucursal es obligatorio.

Nombre El Nombre es requerido El campo del Nombre para un centro de trabajo de la sucursal es obligatorio.

MANUAL DE USUARIO


Aceptar: puede usar este botón para aprobar cualquier cambio que se haya hecho sobre los

datos.

Cancelar: puede usar este botón para cancelar el proceso de modificar los datos del usuario. Al hacer clic en este botón se regresa a la página principal de la aplicación.

Sucursales: esta opción esta deshabilitada para este tipo de perfil de usuario.

Usuarios: al darle clic a este botón, aparece la siguiente imagen, en donde se puede manejar la creación de usuarios:

Fig. 21

Ahora podemos observar que se muestra una tabla con los datos básicos de los usuarios en sistema:

Modificar: al darle clic en el cuaderno de esta columna para un usuario se pueden modificar los datos del mismo como se ve en la siguiente imagen:

Fig. 22

Perfil: Se escoge un perfil diferente al que tiene el usuario.

Usuario: Código de usuario, este ya es seleccionado como el usuario que es esta registrado en la página en el instante.

Mail: Correo registrado para usuario actual.

Nueva Clave: Se digita la nueva clave que se desea para el usuario actual.

MANUAL DE USUARIO


Reconfirmar Clave: vuelva a digitar la clave que desea para el usuario actual. Este campo debe ser idéntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.Luego se digita

“Aceptar” y clave es cambiada con éxito. En este caso no se envía un correo recordándole la

contraseña al usuario modificado.

Las posibles inconsistencias por ingreso errado de datos en esta sección son:

Adicionar:Si se quiere adicionar un usuario sólo basta con dar clic en el botón de “Adicionar”

que se encuentra en la figura 9 de arriba e ingresar el campo de Usuario para un nuevo usuario. Si no existe usuario de nomina, el primer usuario que se crea es de ese tipo.

Usuario: Nuevo Código de Usuario a crear.

Mail: el correo del nuevo usuario al que se mandará la nueva clave

A continuación se muestra la imagen para adicionar:

Fig. 23

Las posibles inconsistencias generadas por ingreso erróneo de datos son:

Campo Error Causa

Usuario No hay Este campo no es modificable.

Mail No hay El usuario puede digitar cualquier valor en este campo.

Nueva Clave La clave debe tener mínimo 8 y máximo 16 caracteres. La clave no puede tener espacios en blanco

La clave debe estar dentro del rango estipulado y sin espacios. No se permiten caracteres especiales.

Reconfirmar Clave

Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave un valor y en el de Reconfirmar Clave otro valor.

Campo Error Causa

Usuario No se pudo realizar la adición. Recuerde que el login del usuario debe ser único. Inténtelo nuevamente.

Puede ingresar cualquier carácter. Campo Obligatorio. Si el usuario ya existe en el sistema, debe escoger otro login para el usuario.

Mail No hay Puede ingresar cualquier carácter. Campo Obligatorio.

MANUAL DE USUARIO


Eliminar: al dar clic sobre la X en la columna para un usuario, el mismo deja de existir, Eso quiere decir que sus datos fueron eliminados por completo del sistema.

Activar/Desactivar: esta operación solo puede ser usada por el administrador de FANAIA (Como la Entidad Financiera).

Login: esta columna muestra el código de usuario para todos los usuarios para la pagadora en cuestión.

Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina o Tesorería).

Mail Esta columna muestra el correo electrónico de los usuarios de la pagadora.

Último Acceso: esta columna muestra la hora y fecha del último ingreso de cada usuario al sistema de FANAIA.

Usuarios Nomina

Fig. 24


datos.

Cancelar: puede usar este botón para cancelar el proceso de modificar los datos del usuario. Al hacer clic en este botón se regresa a la página principal de la aplicación.

Datos Usuarios: al darle clic a este botón, aparece la siguiente imagen, en donde el usuario de Nomina puede cambiar su clave (Única opción que tiene un usuario Nomina en el manejo de usuarios).

Fig. 25 Para este caso se realiza el mismo proceso para cambio de clave que se usó para un usuario de Tesorería.

MANUAL DE USUARIO


Las posibles inconsistencias generadas por ingreso erróneo de datos son las mismas que se dan

cuando un usuario de tipo “Tesorería” cambia la clave para un usuario.

2.4.1 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO DOMESTICO

Fig. 26

Este tipo de empleador únicamente maneja el tipo de perfil Nomina. A continuación se explicarán las funciones de esta sección para este tipo de usuario.

Las inconsistencias generadas para la figura 26 por ingreso errado de datos ya fueron nombradas en la sección de inconsistencias de la sección 2 de este manual.

Los datos que se ven en la figura 26 pueden ser modificados dando clic en aceptar luego de realizar las modificaciones.

Los datos que se ven en la figura 26 son los mismos datos que se ingresaban en el momento de

crear una Empleador doméstico, excepto por la desaparición de la sección para ingresar los datos

de usuario.

Nomina

Fig. 27


datos.

Cancelar: puede usar este botón para cancelar el proceso de modificar los datos del empleador. Al hacer clic en este botón se regresa a la página principal de la aplicación.

Usuarios: al darle clic a este botón, aparece la siguiente imagen, en donde se muestra una tabla con los datos básicos del usuario y se puede modificar:

MANUAL DE USUARIO


Fig. 28


Fig. 29




Reconfirmar Clave: vuelva a digitar la clave que desea para el usuario actual. Este campo debe ser idéntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.

Luego se hace clic en el botón “Aceptar” y clave es cambiada con éxito. En este caso no se envía

un correo recordándole la contraseña al usuario modificado.


Campo Error Causa



Nueva Clave La clave debe tener mínimo 8 y máximo 16

caracteres. La clave no puede tener espacios en

blanco

La clave debe estar dentro del rango estipulado y sin espacios. No

se permiten caracteres especiales.

Reconfirmar Clave Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave un valor y en el de

Reconfirmar Clave otro valor.

MANUAL DE USUARIO




Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina).

Mail: Esta columna muestra el correo electrónico de los usuarios de la pagadora.

Último Acceso: esta columna muestra la hora y fecha del último ingreso de cada usuario al sistema de FANAIA. El botón volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR DOMÉSTICO

2.4.2 MODULO EMPLEADOR PARA APORTANTE TIPO INDEPENDIENTE

Fig. 30

Este tipo de empleador únicamente maneja el tipo de perfil Nomina. A continuación se explicarán las funciones de esta sección para este tipo de usuario.

Los datos que se ven en la figura 30 pueden ser modificados dando clic en aceptar luego de realizar las modificaciones.

MANUAL DE USUARIO


Los datos que se ven en la figura 30 son los mismos datos que se ingresaban en el momento de

crear un Independiente, excepto por la desaparición de la sección para ingresar los datos de

usuario.

Nomina

Fig. 31


datos.

Cancelar: puede usar este botón para cancelar el proceso de modificar los datos del empleador. Al hacer clic en este botón se regresa a la página principal de la aplicación.

Usuarios: al darle clic a este botón, aparece la siguiente imagen, en donde se muestra una tabla con los datos básicos del usuario y se puede modificar:

Fig. 32


Fig. 33



MANUAL DE USUARIO



Reconfirmar Clave: vuelva a digitar la clave que desea para el usuario actual. Este campo debe ser idéntico al anterior para confirmar que la nueva clave si es la escogida.

Luego se hace clic en el botón “Aceptar” y clave es cambiada con éxito. En este caso no se envía

un correo recordándole la contraseña al usuario modificado.




Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (Nomina).

Mail: Esta columna muestra el correo electrónico de los usuarios de la pagadora.

Último Acceso: esta columna muestra la hora y fecha del último ingreso de cada usuario al sistema de FANAIA. El botón volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR INDEPENDIENTE

2.5 MODULO EMPLEADOS PARA APORTANTE TIPO EMPRESA

Esta es una operación que sólo la puede hacer el usuario de “Nomina” de la Empresa.Desde el menú del sitio, cuando el usuario da clic sobre “empleador”, aparecerán submenús con las siguientes opciones:

Adicionar se debe dar clic en este botón y así se prosigue a crear un nuevo empleado, tal y como se ve en la siguiente imagen:

Campo Error Causa



Nueva Clave La clave debe tener mínimo 8 y máximo 16 caracteres. La clave no puede tener espacios en blanco

La clave debe estar dentro del rango estipulado y sin espacios. No se permiten caracteres especiales.

Reconfirmar Clave Las claves no coinciden Se digita en el campo de Nueva Clave un valor y en el de Reconfirmar Clave otro valor.

MANUAL DE USUARIO


Fig. 34

En la figura 35 se pueden ver las diferentes opciones para el ingreso de datos. A continuación se muestra una figura con los datos a ingresar para un empleador:

Fig. 35

Identificación

Tipo ID: Número que identifica la empresa. Si está a nombre de una persona escoger CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, IRC-Registro Civil, TI -Tarjeta de Identidad y PA-Número de pasaporte. Si está a nombre de una empresa escoger el NIT-Número de identificación tributaria.

Número ID: Número de identificación relacionado con el ítem anterior. En caso en que se

especifique el NIT de la empresa se debe asegurar que el mismo tenga dígito de verificación.

Ingreso de Nombres y Apellidos: No es obligatorio llenar los campos de segundo apellido y segundo nombre, los de primer nombre y apellido sí.

Ubicación Laboral

Sucursal: Sucursal en la que la que trabaja el empleado.

Centro Trabajo: Centro de Trabajo en el que trabaja el empleado.

MANUAL DE USUARIO


Afiliaciones

Tipo de Cotizante: existen varios tipos de cotizante, los cuales se van a explicar a continuación(Estos son los que aparecen cuando le da clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del campo):

Dependiente: Si el tipo de cotizante es dependiente, se debe realizar aportes a salud, pensión, riesgos profesionales, Caja de compensación, SENA e ICBF.

Independiente: Si el tipo de cotizante es Independiente, está obligado a aportar a salud y pensión. Los días cotizados a salud siempre deben ser 30 sin importar si existen novedades de ingreso o de retiro. La afiliación a Riesgos Profesionales y a Caja de Compensación es voluntaria y las tarifas con las que debe aportar es 4% y 0.6%. No se cotiza a Sena, ICBF, Ministerio de Educación y Esap. El IBC mínimo para los riesgos de salud y pensión es 1 SMLMV.

Aprendices del Sena en Etapa Lectiva: Si el tipo de cotizante es aprendices del SENA (Ley 789 art. 30), en la etapa lectiva están obligados a aportar solamente a salud. No es obligatorio cotizar a pensión, Caja de compensación, SENA, ICBF.

Desempleado con subsidio de Caja de Compensación:

Independiente Agremiado o Asociado: Si el tipo de cotizante es independiente asociado o agremiado (Decreto 3615/2005), será la asociación o agremiación quien efectúe los aportes, se trata de una afiliación colectiva al sistema de seguridad social integral a través de alguna de estas entidades.

Afiliado con requisitos cumplidos para pensión: Este tipo de cotizante aplica para los empleados activos no pensionados, por ello estarán obligados a efectuar aportes a salud, pensión para incrementar el valor de la misma, riesgos profesionales, Caja de compensación, SENA e ICBF. Si el tipo de aportante es independiente se obliga a aportar a salud y pensión.

Funcionarios Públicos sin Tope Máximo en el IBC: Con este tipo de cotizante se identifican aquellos empleados públicos que cuyo IBC para pensión y salud puede ser superior a los 25 SMLMV. Están obligados a cotizar a salud, pensión, riesgos profesionales, Caja de compensación, SENA e ICBF.

Aprendices del Sena en etapa productiva: obligado a aportar a salud y riesgos profesionales. No es obligatorio cotizar a pensión, Caja de compensación, SENA, ICBF.

Estudiantes: Si el tipo de cotizante es estudiante se debe aportar a salud, pensión y riesgos profesionales y el aporte a Caja de Compensación, Sena e ICBF no es obligatorio, depende del cumplimiento de lo establecido en el literal a) del artículo 14 de la misma Ley. El IBC mínimo para salud, pensión y riesgos es 1 SMLMV.

Estudiantes con postgrado en Salud: Si el tipo de cotizante es estudiante de postgrado en salud en ejercicio de una relación docencia-servicio (antes denominada relación docente-asistencial), debe aportar a salud y riesgos profesionales, por el tiempo que dure el entrenamiento, no es obligatorio cotizar a la Caja de compensación, SENA e ICBF. El IBC mínimo es 1 SMLMV de acuerdo con lo definido en el decreto 2376 de 2010.

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Profesor: Si el tipo de cotizante es profesor, de un establecimiento particular de enseñanza el empleador deberá efectuar los aportes al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud por la totalidad del semestre o año calendario respectivo, según sea el caso, aún en el evento en que el período escolar sea inferior al semestre o año calendario.

Madre Comunitaria: Aparece habilitado cuando el tipo de aportante es “Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar” y el cotizante sea una madre comunitaria. Cuando se use este tipo de cotizante, sólo son obligatorios los aportes al Sistema de Salud, el IBC será la suma que reciben por concepto de bonificación del ICBF y la tasa de cotización será del 4.5%.

Diplomático, Consular Extranjero, o funcionario no sometido a la Legislación

Colombiana: Aparece habilitado cuando el tipo de aportante es el de “Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana”; en este caso pueda que se apliquen al cotizante condiciones especiales o diferentes a las generales del Sistema de la Protección Social. Cuando se use este tipo de cotizante, los mismos pueden hacer aportes a uno o más de los subsistemas de la Protección Social.

Beneficiario de UPC adicional: Puede estar asociado a todos los tipos de aportantes. Realiza cotización solo a salud por el valor de la UPC adicional.

Cotizante sin ingresos con pago por tercero: Puede estar asociado únicamente a aportantes independientes. El aportante y el cotizante no pueden ser la misma persona . Cotiza únicamente a salud con un SMMLV.

Cotizante solo salud: Puede estar asociado únicamente a aportantes independientes. El aportante y el cotizante debe ser la misma persona. Cotiza únicamente a salud con un SMMLV.

Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero: Puede estar asociado a todos los tipos de aportantes. Realiza cotización solo a pensión. El aportante y el cotizante no pueden ser la misma persona. ICB mínimo un SMMLV y máximo 25 SMMLV.

Subtipo de Cotizante: Se debe seleccionar sólo si el cotizante, dependiente o independiente. A continuación se nombran los diferentes subtipos de cotizante según el caso:

Dependiente o Independiente pensionado por vejez activo: Deberá efectuar los aportes al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud sólo en el evento en que la cotización que realice en su favor otro aportante, por otros ingresos que perciba o por la pensión, se efectúen por un valor inferior al máximo legal (25 SMLMV) y hasta máximo dicha cuantía.

A quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos: Este subtipo de cotizante solo puede ser utilizado cuando la persona que está cotizando, ya ha recibido por parte de una administradora de prima media o de ahorro individual, el reconocimiento de la indemnización sustitutiva o la devolución de saldos causada por si mismo como cotizante, es decir no aplica para las indemnización sustitutiva o la devolución de saldos por sobrevivencia. Es este caso el cotizante deberá contar con una edad superior a los 55 años para las mujeres y 60 para los hombres. Para este subtipo de cotizante sólo es obligatorio el aporte a salud. No está obligado a realizar cotización a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.

Independiente no obligado a cotizar a pensiones por edad: Este subtipo de cotizante solo

puede ser utilizado cuando la persona que esta cotizando es “Independiente”, tiene una edad de 50 años o más si es mujer, o 55 años o más si es hombre y nunca ha cotizado al sistema de

MANUAL DE USUARIO


pensiones. Para este subtipo de cotizante sólo es obligatorio el aporte a salud. No está obligado a realizar cotización a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.

Independiente con requisitos cumplidos para pensión: Este subtipo de cotizante solo puede

ser utilizado cuando la persona que esta cotizando es “Independiente”, tiene una edad de 55 años de edad o más y manifiesta que ya ha cumplido los requisitos para adquirir la pensión. Para este subtipo de cotizante sólo es obligatorio el aporte a salud. No está obligado a realizar cotización a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.

A quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos: Este subtipo de cotizante solo puede ser utilizado cuando la persona que está cotizando, ya ha recibido por parte de una administradora de prima media o de ahorro individual, el reconocimiento de la indemnización sustitutiva o la devolución de saldos causada por si mismo como cotizante, es decir no aplica para las indemnización sustitutiva o la devolución de saldos por sobrevivencia. Es este caso el cotizante deberá contar con una edad superior a los 55 años para las mujeres y 60 para los hombres. Para este subtipo de cotizante sólo es obligatorio el aporte a salud. No está obligado a realizar cotización a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.

Extranjero No Obligado a Cotizar Pensiones: Persona dependiente, que no está obligada a cotizar a pensiones por su status de extranjero.

Colombiano Reside en el Exterior: Aplica para los Colombianos residentes temporalmente en el exterior sometidos a la Ley Colombiana.

Los datos que se mostraron en los puntos anteriores fueron obtenidos de la Resolución

1747 de 2007.

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones, es suministrada por el empleador.

EPS: Entidad Proveedora de Salud, el campo es obligatorio

Alto Riesgo: Grupo al cual puede pertenecer un empleado dependiendo de su actividad laboral. A pesar de existir varios grupos, al momento de liquidar no existe diferencian entre ellos, pues cuando un empleado pertenece a uno de estos grupos su tarifa de pensión aumenta en un 10%.

Valor UPC(Unidad por capitación) : Aporte voluntario que realiza un cotizante cuando quiere incluir en su sistema de salud a beneficiarios diferentes a las establecidas por la ley.

Contrato

Fecha Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa.

Fecha Retiro: Fecha de retiro del empleado de la empresa. Este campo es opcional y genera una novedad de retiro en el periodo que sea escogido.

Salario Mensual: Corresponde al salario que la empresa le esta pagado al empleado actual.

Salario Integral: Se escoge si el salario del empleado es integral, es decir debe estar por encima de los 10 SMMLV.

MANUAL DE USUARIO


Cuando se adiciona un cotizante tipo 31 Cooperado de cooperativa de trabajo asociado que pertenece a una cooperativa no exceptuada de parafiscales se habilita el campo Salario SENA e ICBF para que allí se registre este valor.

Fig. 36

CONSULTAR: Esta opción permite consultar , modificar , eliminar empleados y adicionar novedades parametrizando la consulta de empleados (vigentes y no vigentes) por los siguientes criterios :

Número de Identificación

Primer Apellido

Primer Nombre

AFP

EPS

Sucursal

Centro de trabajo

MANUAL DE USUARIO


Fig.37

Una vez parametrizada la consulta, se podrá modificar la información de los empleados, eliminar empleados, adicionar novedades y consultar novedades. A continuación se describen estas opciones:

Modificar Empleado

Fig.38

Eliminar empleado

Fig.39

MANUAL DE USUARIO


Adicionar Novedad

Fig. 40

Tipo Novedad

Aportes Voluntarios (AVP)

Fig. 41

Aportes Voluntarios: Esta sección está compuesta por tres campos:

MANUAL DE USUARIO


Vr. Empleador: Se refiere a un nuevo valor que aporta el empleador (Empresa) al fondo de pensiones obligatorio. (Por defecto el campo tendrá el valor de 0)

Vr. Empleado: Se refiere a un nuevo valor que aporta voluntariamente el empleado (Empresa) al fondo de pensiones obligatorio. (Por defecto el campo tendrá el valor de 0)

Vr. No Retenido: Se refiere al valor diferencia entre la suma que se hubiere retenido en caso de no haber destinado de los ingresos del trabajador suma alguna a aportes voluntarios al Régimen de Ahorro individual y el valor efectivamente descontado al trabajador por retención en la fuente (Tomado de Resolución 634 de Marzo del 2006). (Por defecto el campo tendrá el valor de 0)

Incapacidad General (IGE)

Fig. 42

Periodo: Se especifica la duración de la incapacidad con los siguientes datos:

Día Inicial: Día en el mes en el que comienza la incapacidad.

Duración: Número de días para el periodo de incapacidad.

Días descontados: Se refiere al número de días dentro de la incapacidad que serán descontados y no serán tomados en cuenta al ser liquidados dentro de la novedad.

Ajustar valor de la novedad: En este campo el aportante puede habilitar el check box si requiere modificar el valor calculado por el sistema.

MANUAL DE USUARIO


Ingreso (ING)

Fig. 43

Periodo: se indica el día inicial del ingreso del empleado. Este día hace referencia al día del mes en que el empleado ingresa a la Empresa. No se puede ingresar más de una vez esta novedad.

Para los cotizantes 3 (independiente) y 16 ( independiente agremiado o asociado que presenten novedad de ingreso en riesgos profesionales se debe hacer uso de la novedad de ING y se debe seleccionar el check box Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para que dicha novedad solo quede aplicada para riesgos profesionales.

Fig. 44

MANUAL DE USUARIO


Incapacidad Profesional (IRP)

Fig. 45

Se ingresan los mismos datos usados para la novedad de “Incapacidad General” previamente explicada.

Licencia de Maternidad (LMA)

Fig. 46

Periodo: Se especifica la duración de la incapacidad con los siguientes datos:

Día Inicial: Día en el mes en el que comienza la incapacidad.

Duración: Número de días para el periodo de incapacidad.

MANUAL DE USUARIO


Días descontados: Se refiere al número de días dentro de la incapacidad que serán descontados y no serán tomados en cuenta al ser liquidados dentro de la novedad.


Realizar aportes parafiscales en días de licencia: En este campo el aportante puede habilitar el check box si desea realizar aportes a parafiscales por el tiempo de la licencia.

Retiro de la empresa (RET)

Fig. 47

Periodo: se indica el día inicial del retiro del empleado. Este día hace referencia al día del mes en que el empleado se retira de la empresa. No se puede ingresar más de una vez esta novedad.

Se podrá hacer uso de esta novedad para retiro exclusivamente en pensión y en riesgos

profesionales. El usuario debe seleccionar el check box de acuerdo al riesgo que vaya a reportar dicha novedad.

Fig. 48

MANUAL DE USUARIO


Suspensión Temporal del Contrato de Trabajo (SLN)

Fig. 49

Periodo: En esta sección se encuentran los datos la duración del periodo de suspensión. Estos datos se verán reflejados en la tabla que se ve el sector derecho en la figura 46:

Día Inicial: Día del mes en el que inicia la suspensión del empleado.

Duración: Número de días del periodo de suspensión por contrato.

Días descontados: Se refiere al número de días dentro de la incapacidad que serán descontados y no serán tomados en cuenta la ser liquidados dentro de la novedad.

Valor Total: Valor calculado de remuneración a partir del día inicial y la duración de la suspensión.


Cotizar a pensión por los días de la suspensión: En este campo el aportante puede habilitar el check box si desea realizar aportes a pensión por el tiempo de la suspensión.

Calcular cotización a salud con tarifa total: En este campo el aportante puede habilitar el chexk box si desea realizar los aportes a salud con la tarifa total del 12,5% por el tiempo de la suspensión.

MANUAL DE USUARIO


Traslado a otra Administradora (TAA)

Fig. 50

Traslado Administradora: En esta sección se especifica el traslado sea a un nuevo fondo de pensión o a una nueva entidad prestadora de salud. El traslado se genera a partir del siguiente mes al actual. Cabe resaltar que al hacer una TAA se genera una TDA.

Generadas: esta tabla contiene los datos que se definieron en los incisos anteriores. Es nada más que un consolidado de la novedad en donde se especifica el periodo de la misma y el tipo de novedad generada.

Traslado de otra Administradora (TDA)

Fig. 51

Traslado Administradora: En esta sección se especifica el traslado sea a un nuevo fondo de pensión o a una nueva entidad prestadora de salud. El traslado se genera a partir del siguiente mes al actual. Cabe resaltar que al hacer una TAA se genera una TDA.

MANUAL DE USUARIO


Generadas: esta tabla contiene los datos que se definieron en los incisos anteriores. Es nada más que un consolidado de la novedad en donde se especifica el periodo de la misma y el tipo de novedad generada.

Vacaciones ( VAC)

Fig. 52

Periodo: En esta sección se encuentran los datos la duración del periodo de vacaciones. Estos datos se verán reflejados en la tabla que se ve el sector derecho en la figura 52:

Día Inicial: Día del mes en el que inician las vacaciones del empleado.

Duración: Número de días del periodo de vacaciones.

Días descontados: Se refiere al número de días dentro de las vacaciones que serán descontados y no serán tomados en cuenta al ser liquidados dentro de la novedad.

Valor Total: valor calculado de remuneración a partir del día inicial y la duración de las vacaciones.


MANUAL DE USUARIO


Varios Centros de Trabajo (VCT)

Fig. 53

Nuevo Centro de Trabajo: Indica el código del centro de trabajo al cual se va a trasladar.

Variación Permanente de salario (VSP)

Fig. 54

Periodo: Día de inicio de la variación del salario.

Variación total: Valor que aumenta.

Generadas: Se muestra una tabla con los datos básicos con la que la novedad quedará consignada para el empleado.

MANUAL DE USUARIO


Variación Transitoria de Salario (VST)

Fig. 55

Valor Total: Valor que aumenta.

Generadas: Tabla que muestra información acerca del periodo y el tipo de novedad que se está creando.

Consultar Novedades

Ahora se quiere realizar una consulta de las novedades por empleado se vuelve a ubicar en el menú de empleados como cuando se adicionó una novedad.

Fig. 56

MANUAL DE USUARIO


Historia Laboral : Este reporte genera un historial de los aportes pagados para un empleado

a lo largo de su historia laboral

Fig.57

2.5.1 MODULO EMPLEADOS PARA APORTANTE TIPO DOMÉSTICO

A continuación se puede ver una imagen en la que se puede observar un botón que dice

“Adicionar”. Se debe dar clic en este botón y así se prosigue a crear un nuevo empleado, tal y como se ve en la siguiente imagen:

Fig. 58 En la figura 37 se pueden ver las diferentes opciones para el ingreso de datos. A continuación se muestra una figura con los datos a ingresar para un domestico.

Fig. 59

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Identificación

Tipo ID: Número que identifica la empresa pagadora de pensiones. Si está a nombre de una persona escoger CC-Cédula de ciudadanía, CE-Cédula de Extranjería, IRC-Registro Civil, TI -Tarjeta de Identidad y PA-Número de pasaporte. Si está a nombre de una empresa escoger el NIT-Número de identificación tributaria.

Número ID: Número de identificación relacionado con el ítem anterior. En caso en que se

especifique el NIT de la empresa se debe asegurar que el mismo tenga dígito de verificación.

Ingreso de Nombres y Apellidos del empleado: No es obligatorio llenar los campos de segundo apellido y segundo nombre, los de primer nombre y apellido sí.

Sucursal: Sucursal en la que la que trabaja el empleado.

Centro Trabajo: Centro de Trabajo en el que trabaja el empleado.

Afiliaciones

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones, es suministrada por el empleador.

EPS: Entidad Proveedora de Salud, es suministrada por el empleador

Alto Riesgo: Estado de riesgo del empleado dentro de los grupos que existen por normatividad.

Valor UPC salud: Valor adicional a salud

Contrato

Fecha Ingreso: Fecha de ingreso del empleado.

Fecha Retiro: Fecha de retiro del empleado. Este campo es opcional y genera una novedad de retiro en el periodo que sea escogido.

Salario Mensual: Corresponde al salario que la empresa le esta pagado al empleado actual.

Salario Integral: Se escoge si el salario del empleado es integral, es decir debe estar por encima de los 10 SMMLV.

2.6 MODULO NOVEDADES

Esta opción permite consultar , modificar o eliminar novedades parametrizando la consulta de empleados por los siguientes criterios :

Número de Identificación

Primer Apellido

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Primer Nombre

Año

Mes

Consultar

Fig. 60

En este caso de la figura 55 buscamos la sección de “Periodo” que se ve en el sector derecho de la figura y seleccionamos un año y un mes en el que se quiera buscar una novedad. Una vez se seleccionen estos dos ítems se prosigue a darle clic al botón de

“Buscar”.

El resultado serán las novedades que existan para cualquier empleado que se encuentre en la empresa y que se hayan dado en el periodo (año y mes) seleccionado. En la figura 56 se puede ver el resultado de la búsqueda en donde se especifican los datos básicos para una novedad.

Fig. 61 La consulta de novedades se puede realizar estableciendo criterios de búsqueda como se puede observar en la figura 61.

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Modificar para modificar una novedad, se debe realizar filtros de búsqueda como se puede observar en la figura 62 .Al hacer esto aparecerá una imagen como la que se ve a continuación:

Fig.62

Para realizar una modificación sólo se debe dar clic en uno de los iconos de cuaderno que aparece en la primera columna de la tabla de la figura 57. Dependiendo del tipo de novedad aparecerá la siguiente imagen con los datos de la novedad que se desee modificar.

Fig.63

Eliminar para eliminar una novedad basta con darle clic a uno de los iconos de la segunda columna de la figura 64, el que corresponda a la novedad que se quiere eliminar. Al darle clic aparecerá un diálogo como el siguiente:

Fig. 64

MANUAL DE USUARIO


Si se encuentra seguro de eliminar la novedad solo basta con que haga clic en “OK”, con lo

que la novedad será eliminada. Si no está seguro simplemente haga clic en “Cancel” y la operación será cancelada.

Las posibles inconsistencias que se pueden dar por el ingreso errado de datos son las siguientes:

2.7 MODULO LIQUIDACIONES

Dado que existen dos tipos de usuario válidos en el sistema, para el manejo de liquidaciones existen diferentes restricciones dependiendo del usuario que esté usando la aplicación. El usuario

tipo “Nomina” podrá crear una liquidación, ver sus datos y eliminarla, pero no podrá pagar la

liquidación. En el caso del usuario tipo “Tesorería”, éste sólo podrá ver los datos de la liquidación con respecto al pago (los aportes de la Empresa a las diferentes administradoras por sus empleados) y pagarla.

2.7.1 ADICIÓN DE UNA LIQUIDACIÓN

En la figura 65 se puede ver como luego de escoger la opción de liquidaciones aparece una

pantalla a través de la cual se puede crear una liquidación al hacer clic en el botón “Adicionar”.

Fig. 65

En la figura 66 se presenta la imagen de la pantalla que el sistema presenta al hacer clic en el

botón “Adicionar”

Fig. 66

Campo Error Causa

Tipo Novedad No se pudo realizar la adición. Inténtelo nuevamente.

Se debe seleccionar una de las opciones que existen para novedad.

MANUAL DE USUARIO


Existen dos formas para realizar una liquidación:

Autoliquidador

Para este caso lo que se hace es usar los datos que existen en el sistema para generar la

liquidación. Se debe seleccionar el “Año” y el ”Mes” para el que se desea hacer la liquidación y el tipo de planilla que se desea liquidar. Una vez realizada la selección se debe dar clic en el botón

“Aceptar”. Luego de este proceso aparece una pantalla con un informe del valor total a pagar discriminado por subsistema (salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compesnación familiar, parafiscales, ESAP y Ministerio de educación). En la figura 67 se presenta la pantalla en mención.

Fig. 67 El usuario podrá conocer el valor a pagar a las administradoras de cada subsistema al hacer clic en

el botón “+” que se encuentra al lado ízquierdo del total de cada subsistema. En la figura 68 se presenta el resultado de hacer clic en dicho botón.

Fig. 68

MANUAL DE USUARIO


Liquidación por Cargue de un Archivo

Para este caso los datos de las liquidaciones se deben cargar desde un archivo de texto plano. Para agilizar el proceso de cargue y validación el archivo se podrá cargar en formato .zip (comprimido). El archivo deberá tener el formato definido por el Ministerio de la Protección Social. A continuación se describen los pasos a seguir para crear una liquidación a partir de un archivo plano.

Adicionar liquidación: Se debe seleccionar “ Use la opción cargar si desea generar la liquidación desde un archivo plano”.

Fig. 69

Buscar Archivo en PC: Para buscar un archivo en el computador basta con dar clic en el

botón de “Browse” (Buscar). Al hacer clic en dicho botón, el sistema presenta un cuadro de diálogo para búsqueda de archivos en Windows. El usuario debe buscar el archivo que

desea cargar y hacer clic en el botón “Abrir”. En la figura 70 se presenta el procedimiento descrito.

Fig. 70

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Subir el Archivo:Para subir el archivo para la validación del mismo, se debe hacer clic en

el botón “Aceptar”. Una vez ejecutada esta acción, el sistema muestra una pantalla como la que se presenta en la figura 71.

Fig.71

Como se puede ver en la figura 72, el sistema presenta la siguiente aclaración: “Antes de validar

su planilla asegúrese de verificar que no exista en el sistema una liquidación para el mismo

periodo de la planilla que va a validar o completar.” Esto se indica ya que si se intenta cargar una liquidación para un periodo existente la validación generará errores.

Fig.72

Validar el Archivo

Para validar el archivo basta con dar clic en el botón “Validar”. Al realizar esta acción, si se detectan errores en el contenido o en la estructura aparecerá una pantalla como la que se presenta en la figura 73, en la que se relacionan los errores que tiene el archivo.

MANUAL DE USUARIO


Fig.73

Para verificar y corregir los errores reportados, el sistema le permite al usuario exportar el reporte de errores a los siguientes formatos:

XML CSV Imagen formato .tiff PDF Archivo Web Excel

Para exportar el informe de errores, el usuario debe elegir el formato que prefiera en el cuadro de selección que aparece en la parte superior de la pantalla. Posteriormente, deberá hacer clic en el

botón “Export”. En la figura 74 se presenta el proceso de exportación de un reporte de errores.

Fig.74

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El proceso podrá generar errores con la categoría de alerta , estas son situaciones detectadas por el sistema y el aportante puede decidir si continua con el proceso de cargue del archivo o si decide realizar correciones antes de cargarlo. Las siguientes son las situaciones que generan alertas.

Cuando se reporta una novedad de RET acompañada de una novedad LMA, IGE, SLN o IRP y cero días cotizados a parafiscales.

Cuando el aportante reporta los registros 3,6,7,8,9,10 y 11 en la liquidación.

Cuando en planillas diferentes a la tipo N se reporta información en el campo numero de

planilla a corregir.

Cuando el aportante realice cotizaciones a riesgos profesionales y parafiscales por el tiempo en el que el cotizante se encuentre con incapacidad por riesgos profesionales.

Generación de alerta cuando el aportante realice cotizaciones a riesgos profesionales y

parafiscales por el tiempo en el que el cotizante se encuentre con incapacidad por riesgos profesionales

Generación de alerta cuando un empleado presente una novedad de VAC (vacaciones) y los días cotizados a parafiscales sean cero (0).

Si el archivo fue validado con éxito, es decir no se presentó ningún error, el sistema presenta la pantalla de la figura 75. Una vez se ha validado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón

“Cargar”.

Fig.75

Terminar Proceso

Para concluir el proceso de validación y cargue de una liquidación, el usuario debe dar clic en el

botón “Terminar”. Como resultado de dicha acción, el sistema lleva al usuario a la pantalla en la que podrá consultar todas las liquidaciones que ha realizada la empresa. En la figura 76 se

presenta el resultado de hacer clic en el botón “Terminar”.

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Fig. 76 Las liquidaciones generadas por cargue de archivo se presentan en la lista de liquidaciones por

pagar, en la columna de período, con la palabra “TRANSMITIDA”.

2.7.2 GENERACIÓN DE PLANILLA TIPO M

Por la opción de liquidaciones se selecciona el tipo de planilla a liquidar que en este caso seria planilla tipo “M”.

Fig. 77

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En la figura 78 se presenta la imagen de la pantalla que el sistema presenta al hacer clic en el

botón “(M) Mora”

Fig. 78 Para el diligenciamiento de esta planilla se debe hacer uso del instructivo que se encuentra al costado izquierdo de la pantalla.

Fig. 79

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2.7.3 GENERACIÓN DE PLANILLA TIPO N

Por la opción de liquidaciones se selecciona el tipo de planilla a liquidar que en este caso seria planilla tipo “N”.

Fig. 80 En la figura 81 se presenta la imagen de la pantalla que el sistema presenta al hacer clic en el

botón “(N)Correciones”

Fig. 81 Para el diligenciamiento de esta planilla se debe hacer uso del instructivo que se encuentra al costado izquierdo de la pantalla.

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Fig. 82

2.8 CONSULTAS DE LIQUIDACIONES

Al ingresar a la opción de liqiuidaciones del menú principal de la página Web, se presenta la lista de todas las liquidaciones que ha realizado la empresa a través del sistema. En la figura 83 se

presenta la pantalla “Liquidaciones”.

Fig. 83

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La información que presenta esta pantalla se encuentra dividida en cuatro secciones:

Operaciones

Liquidación

Clave

Informes

Operaciones: En esta sección se presentan las opciones Eliminar y Saldos e incapacidades.

Eliminar: esta opción permite eliminar liquidaciones que no hayan sido pagadas al hacer

clic en la “X”. En la figura 84 se presenta el proceso de eliminación de una liquidación.

Fig. 84

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Saldo e Incacidades: Esta opción permite registrar en el sistema los saldos a favor y las incapacidades que deberán ser deducidas del pago a la Seguridad Social. En la figura 84 se presenta la pantalla a través de la cual se ingresa dicha información. Para ingresar la información correspondiente a saldos a favor y descuentos por incapacidades,se debe seleccionar la administradora de cuya cotización se efectuará la deducción correspondiente.

Fig. 85

En la sección de saldos a favor se presentan las siguientes casillas que deberán ser diligenciadas por el usuario en caso de que existan saldos por deducir correspondientes a pagos que se realizaron en períodos anteriores por valores superiores a los establecidos.

No Planilla: Número del formulario único o planilla en la cual se realizó el excedente en el pago, y por la cual se generó un saldo a favor del empleador.

Cotización Salud: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en la cotización pagada a la EPS en un período anterior.

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UPC Adicional: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en cotizaciones pagadas a la EPS por concepto de UPC en un período anterior.

Cotización riesgos: en esta casilla se debe ingresar el valor correspondiente al exceso en las cotizaciones pagadas a la ARP en un período anterior.

En la sección Descuentos Incapacidades, el usuario puede registrar los valores a deducir de las cotizaciones realizadas a los sistemas de Riesgos Profesionales y de Salud, por concepto de incapacidades, que previamente han sido autorizados por la respectiva ARP o EPS. Las casillas para ingresar la información de descuentos incapacidades se encuentran clasificadas por administradora así:

EPS: En esta sección se debe ingresar la información correspondiente a los descuentos por incapacidad que previamente han sido aprobados por la administradora. Para que se habiliten las casillas de esta sección, es necesario que se haya elegido una administradora del Sistema de Seguridad Social en Salud, en el cuadro de selección que aparece en la parte superior de la pantalla. Se podrá ingresar información para dos tipos de descuentos:

Incapacidades: descuento por novedades de incapacidad general (IGE). Corresponde al salario de los días de incapacidad, el cual debe ser asumido por la EPS y es equivalente al 66.67% del salario ordinario del empleado.

Licencias de maternidad: corresponde al salario de los días de licencia, el cual debe ser asumido por la EPS

En cualquiera de los dos casos, se debe ingresar el número de aprobación de la administradora y el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad que se va a descontar. Los descuentos por saldos e incapacidades no pueden superar el 88% de las cotizaciones de EPS.

ARP: En esta sección se debe ingresar la información correspondiente a los descuentos por incapacidad que previamente han sido aprobados por la administradora. Para que se habiliten las casillas de esta sección, es necesario que se haya elegido una administradora del Sistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales, en el cuadro de selección que aparece en la parte superior de la pantalla. Se podrá ingresar información para dos tipos de descuentos

Incapacidad: descuento por novedades de incapacidad profesional (IRP). Corresponde al salario de los días de incapacidad, el cual debe ser asumido por la ARP y es equivalente al 100% del salario ordinario del empleado.

Cotizaciones a otros Riesgos: corresponde al pago de los aportes del empleado, a los diferentes sistemas de seguridad social y parafiscales, durante los días de incapacidad, los cuales deben ser asumidos por la ARP.

Los descuentos por saldos e incapacidades no pueden superar el 99% de las cotizaciones de ARP.

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Liquidaciones: En esta sección se presentan las opciones período , fecha de pago , número empleados , valor a pagar y tipo de planilla.

Período: Período al cual corresponde la liquidación. No pueden existir dos planillas del mismo tipo para el mismo período. Adicionalmente, el período es un link que permite visualizar el detalle de la liquidación. Al hacer clic en el período, se presenta una pantalla con dos opciones: Planilla y liquidación. A continuación se describe el funcionamiento de dichas opciones:

Planilla: En esta opción se presenta la información detallada de la planilla (datos del cotizante, novedades registradas para el período, salario, IBC, tarifas, valor de cotización y días para cada subsistema). En la figura 86 se presenta el resultado de ingresar a esta opción.

Fig. 86

Liquidación: A través de esta opción se pueden visualizar los totales de los aportes que hace la empresa a las distintas administradoras del Sistema de Seguridad Social. Es posible realizar la consulta para una administradora en particular o para todas las administradoras a las que se le realizaron aportes en la liquidación. Para esto, el usuario podrá filtrar el informe a través del cuadro de selección que se encuentra en la parte superior de la consulta. El campo “No. de Empleados” muestra el número de empleados relacionados con la administradora que se haya seleccionado.Cuando no se ha seleccionado ninguna administradora en particular, el sistema muestra el número total de empleados por los cuales se hicieron aportes en ese periodo. En la figura 87 se presenta el funcionamiento de esta opción.

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Fig. 87

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Fecha Límite de Pago: Esta es la última fecha en la cual se puede realizar el pago de la

planilla. Esta fecha está definida por dos criterios: 1) La clasificación del aportante con respecto al número de cotizantes (aportante con 200 o más cotizantes, aportante con

menos de 200 cotizantes o aportante Independiente) y 2) El número de verificación para las personas jurídicas o el número de identificación para las personas naturales.

No Empleados: Número de empleados que están incluidos en la liquidación de ese periodo.

Valor a Pagar: Valor Total a pagar por la liquidación.

Tipo de planilla: Tipo de planilla a la que corresponde la liquidación (E, A, I, Y,S, M y N)

Clave: En esta sección se presenta las columnas planilla y pago

Planilla: Se presenta el número asignado por FANAIA para identificar la planilla.

Pago: En este columna se encuentra el link para ejecutar el proceso de pago. Así mismo, en esta columna se va reflejando el estado de la planilla con respecto al pago. Cuando la planilla ha sido pagada, en este campo se presenta la clave asignada por la entidad financiera. En la figura 88 se presenta esta sección de la consulta de liquidaciones.

Fig. 88

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Informes: En esta sección el usuario podrá generar los informes planilla Integrada y planilla por administradora.

Planilla integrada. Este reporte presenta la información detallada de la liquidación. El sistema permite exportarlo en formato .pdf, .xls, .html, .doc, .xml, csv, .tiff. En la figura 89 se presenta la forma como puede generarse el informe.

Fig. 89

Pagos por administradora. Este reporte presenta el valor total a pagar correspondiente a la liquidación discriminado por subsistema y dentro de subsistema por administradora. En la figura 90 se presenta la forma como puede generarse el informe.

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Fig.90

2.9 PAGO DE UNA LIQUIDACIÓN

El pago de la liquidación solo podrá realizarlo un usuario con perfil “Tesorería”. Para realizar el pago, dicho usuario debe ingresar por la opción liquidaciones y hacer clic en el link “Pagar planilla”, correspondiente a la liquidación que desea pagar. En la figura 91 se presenta el procedimiento descrito anteriormente.

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Fig. 91

Al hacer click en el botón de pago que se encuentra ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla, aparece una ventana con la información de la planilla que se desea pagar. En la figura 92 se presenta la ventana en mención.

Fig. 92

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Para pagar la planilla, basta con dar click en el botón verde que tiene el logotipo del “Banco

Agrario de Colombia”. Desde esta pantalla, el usuario también podrá imprimir la información que esta visualizando.

Lo anterior lo podrá hacer a través del botón “Imprimir” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Al realizar un pago, el sistema envía una notificación al correo electrónico registrado por el empleador, informándole que su pago ha sido realizado y que recibirá una nueva notificación cuando éste haya sido aprobado. El estado del pago podrá ser consultado por el aportante a través de la opción “Liquidaciones” en la sección “Clave”. En dicha sección y en la columna denominada “Pago”, se pueden presentar los siguientes valores:

Clave de pago. Es el número de transacción asociado al pago. Cuando figura dicho número quiere decir que el pago se realizó con éxito.

Pendiente. Indica que el empleador ya realizó el pago pero que la entidad financiera no ha

aprobado la transacción.

Pagar Planilla. Indica que aun no se ha realizado el pago o que el pago no fue exitoso. En este último caso, el empleador deberá realizar nuevamente la transacción. En la figura 93 se presenta una consulta en la que se refleja lo descrito anteriormente.

Fig. 93

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3 SALIR

Para salir del sistema, basta con dar clic en la opción “Salir” que se encuentra al final del menú principal. Al realizar esta operación se cierra la sesión y se presenta para el usuario la página de ingreso a través de la cual se realiza la autenticación. En la figura 94 se presenta el funcionamiento

de la opción “Salir”

Fig. 94

4 FAQS En esta sección se presentan algunas de las preguntas más frecuentes que llegan como soporte del sistema y así mismo se relacionan las respuestas respectivas con el fin de servir de apoyo a los operadores de FANAIA:

1. Debido a que el tesorero de la administración anterior no entregó las claves de planilla

integrada al nuevo tesorero, solicito sea asignado nueva clave para planilla integrada perfil

tesorería

Las asignaciones de nuevas claves para usuarios del sistema FANAIA pueden ser realizadas a través de usuarios administradores como es el caso del perfil auditor, es decir, están en la capacidad de modificar los datos de los usuarios. Para realizar dicha tarea debe seguir estos pasos, que también se encuentran en el manual de operador central:

MANUAL DE USUARIO


Ingresar al sistema con el usuario y clave deseado.

Entrar en la sección de usuarios dando clic en la pestaña que dice: " Usuarios" en el menú

del sitio. Aparecerá una tabla que contiene los datos de todos los usuarios que existen en el sistema.

Localizar los usuarios deseados, y luego dar clic en el icono que tiene forma de cuadernillo,

este nos lleva a la ventana de modificación de usuario.

Acá puede cambiar el e-mail del usuario (este e-mail será usado en caso de que el usuario olvide su contraseña y quiera recordarla) y también su contraseña. IMPORTANTE: La nueva contraseña no será enviada al usuario, por lo que es indispensable enviarle un e-mail notificándole su nueva clave e informándole que debe cambiarla inmediatamente.

Nuevamente recordamos que puedes acceder a estos pasos mediante el manual de operador central, capitulo 2.2.3 MANIPULACIÓN DE DATOS DE USUARIO.

2. Olvide mi contraseña

En la venta de ingreso a la aplicación aparece una opción denominada: “Olvidé mi clave”, acá basta con ingresar el nombre de usuario y la clave será enviada al correo registrado para ese caso.

3. Cual es el número de cuenta de un empleador

Mareigua no cuenta con este tipo de información por lo tanto el caso debe ser atendido por el banco.

4. Por favor me pueden aclarar ¿Qué debemos hacer si tenemos usuarios deshabilitados

después del cambio de clave?

Para habilitar a un usuario basta con ingresar en la aplicación a la opción: “Usuarios” y buscar el login de la persona que fue deshabilitada, allí aparecerá un campo con nombre:”Activar y desactivar”, si el usuario esta realmente desactivado, el icono de éste campo aparecerá en rojo, haciendo clic sobre él se cambia el estado a verde y por ende queda nuevamente activado el usuario.

5. Debemos autorizar a una CTA o una Organización Administradora del programa de

hogares de Bienestar

Los usuarios administradores pueden realizar esta tarea mediante la opción: “Empleador”, allí en la opción tipo de aportante seleccionan empresa, y para la opción tipo de cotizante escogen ya sea una CTA o una Organización Administradora del programa de hogares de Bienestar. El sistema despliega un cuadro en donde uno de los campos dice: “Autorizado”, si este cuadro esta en rojo quiere decir que el tipo de cotizante no está autorizado, si esta en verde quiere decir que si esta autorizado.

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