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FASE V

FASE V. COMPARACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS APLICADOS POR LA EMPRESA MUEBLES SALERNO ISLA DE MARGARITA, C.A CON LOS ASPECTOS TERICOS, BASES LEGALES Y NORMATIVAS TCNICAS

Durante el perodo de pasantas se observaron algunas fallas en la ejecucin de las actividades, lo cual genera como consecuencia una reduccin en la eficiencia del departamento, conllevando a la desorganizacin de las actividades que all se realizan. Por tal motivo, para sustentar tales afirmaciones en la presente fase se presenta un anlisis comparativo de los procedimientos aplicados por este departamento para el registro y control del inventario de mercanca con respecto a las bases tericas y legales que regulan la materia, con la finalidad de establecer las debilidades y fortalezas de las actividades realizadas por la empresa en cuanto al manejo del inventario.

5.1. Procedimientos para el registro y control de los inventarios aplicados por la empresa Muebles Salerno Isla de Margarita, C.A. con los aspectos tericos

En el apartado de la presente fase, se realiza un anlisis comparativo de los Procedimientos para el registro y control de los inventarios aplicados por la empresa Muebles Salerno Isla de Margarita, C.A, segn lo establecido en la bibliografa referente al tema con respecto a las actividades observadas durante el perodo de pasanta:

5.1.1. Adquisicin de Mercanca

La adquisicin de la mercanca es el procedimiento inicial para el manejo del inventario, puesto que a partir de el se inicia el registro de los bienes a ser comercializados por la empresa. Por lo tanto, el anlisis de este procedimiento se expresa en el cuadro N 1.

CUADRO N 1 Procedimiento para la Adquisicin de Mercanca

pROCEDIMIENTOBASE TERICAOBSERVACIONES

Cuando la empresa requiere del suministro de mercanca el Encargado de Compra se comunica por va telefnica con los proveedores para tramitar el pedido de mercanca por va telefnica.

De acuerdo a lo planteado por Catacora (1997), el proceso de compra se inicia con la necesidad de un bien y culmina con su adquisicin y dicho proceso comprende la recepcin de la requisicin, emisin de orden de compra, aprobacin de la orden de compra, envi de la orden de compra a los proveedorEs, recepcin de los bienes, registro de la entrada del bien y por ende su pago. (p.267)1. El encargado de compras recibe del encargado del Almacn la solicitud de Compra de la Mercanca requerida sin verificar que esto sea correcto, por lo que no existe una planificacin y control de las compras en cuanto a la frecuencia, cantidad y tipo de mercanca por lo que en diversas oportunidades se solicitan mercancas que estn en existencia en el almacn y no se adquieren mercancas agotadas.

2. No se exige a los proveedores cotizaciones de las mercancas requeridas, sino directamente a travs de comunicaciones telefnicas solicita la mercanca sin verificar si otro proveedor tiene mejores precios.

3. no se elabora una requisicin de mercanca, ni tampoco el Departamento de Compras realiza la orden de compras a ser enviadas a los proveedores.

Continua

Todo proceso de adquisicin de mercanca se inicia con una requisicin de mercanca cuando esta no se encuentra disponible en el almacn o bien cuando la existencia de la misma es mnima y no cubre la demanda, para lo cual es necesaria la elaboracin de una requisicin a travs de la cual se especifique el tipo de productos, marcas y unidades requeridas, para mantener el stock mnimo de almacn. Segn Welsch (1990), los objetivos de las polticas de inventarios deben ser: planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios y a travs del control, mantener de manera razonable estos niveles ptimos (p.234). Mediante controles internos y procedimientos administrativos se deben realizar lo que implica el procedimiento de compra, el cual parece muy simple pero es delicado, esto significa que se debe cumplir a cabalidad los controles internos y las polticas de la empresa al momento de ejecutar el procedimiento de compra.

Sin embargo, durante el perodo de pasantas se evidenci que el encargado del almacn no realiza la requisicin de mercanca, por cuanto consideran que este proceso les quita tiempo para la realizacin de otras actividades, lo que genera como consecuencia inicialmente el incumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el manual y a su vez con el incremento de fallas por cuanto no existe un documento escrito que sustente tales necesidades lo que en diversas oportunidades ha propiciado la compra excesiva de mercanca o bien la omisin de compra de algunos artculos, generando un descontrol en los gastos operativos.

Al respecto Catacora (1997), establece que para iniciar una comprar cualquier departamento o unidad de trabajo debe elaborar una solicitud o requisicin de mercanca, materiales o suministros, a fin de conocer las necesidades especficas de cada departamento (p 268).

As mismo Whittington y Pany (2005) plantean que toda solicitud de compra o pedido debe estar aprobado apropiadamente por el departamento de compras, as como la gerencia u otro departamento que necesite los bienes o servicios.(p.339)

Por otra parte, no se realizan rdenes de compras formales, ya que el encargado de compras, suele llamar al proveedor de forma directa para que le suministre la mercanca y recibe la factura de la mercanca entregada, lo que genera como consecuencia una ruptura de los canales de comunicacin de la organizacin, una falta de planificacin del trabajo e inconvenientes a la hora de la emisin de los pagos por cuanto no existen documentos que respalden tales solicitudes de mercanca. En tal sentido, Catacora (1997), plantea que una orden de compra es un documento formal mediante el cual se le solicita a un proveedor, la provisin de un bien o la prestacin de un servicio para la empresa (p.269), la importancia de este documento es que para transacciones a crdito esta orden representa un compromiso de pago a travs de la cual la empresa reconoce haber solicitado una mercanca y que a su vez deber estar acompaada de la nota de entrega para efectos contables.

5.1.2. Recepcin de la Mercanca

La recepcin de mercanca es una de las actividades cotidianas en el Departamento de Almacn y se inicia cuando el proveedor llega a la empresa y el recibidor contrasta la informacin que se encuentra en la orden de compra con respecto a la mercanca que est entrando. La ejecucin de este procedimiento permite la incorporacin de diversos mecanismos de control con la finalidad de garantizar que la empresa recibe el tipo, cantidad y calidad de mercanca solicitada al proveedor y en las condiciones acordadas previamente. Es por ello, que en el cuadro N 2, se establecen las comparaciones entre el procedimiento realizado por la empresa

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CUADRO N 2 Procedimiento para la Recepcin de MercancaPROCEDIMIENTOBASES TERICASOBSERVACIONES

Los encargados reciben la mercanca fsica solicitada, en cualquier horario. Luego realiza el conteo fsico y control de calidad. Una vez realizada la recepcin, procede segn los casos:

Si no existe conformidad y/o faltante recibe el material fsico parcialmente, establece con el proveedor en cuanto al tiempo de entrega de la mercanca pendiente. En caso de que la entrega de mercanca haya sido parcial, la empresa no realizar ningn trmite administrativo para el pago, hasta tanto el proveedor complete la mercanca.

Si no existe inconformidad recibe la mercanca, sella, firma y coloca la fecha en que recibi el pedido en la factura del proveedor original y copia. Luego se realiza el ingreso de la mercanca, usualmente con retardo. De acuerdo con Catacora (1997), es el siguiente para en el proceso de compras o adquisicin de mercanca y es el momento en el que el proveedor suministra los bienes requeridos por si cliente en base a una orden de compra previamente emitida por su cliente.

Una vez reciba la mercanca de be verificar que la misma se encuentre en las condiciones establecidas previamente entre las partes se enva la documentacin a los departamentos correspondientes para su registro y posterior control. No existe un horario para la recepcin de mercanca.

Las facturas son firmadas y selladas, en algunos casos las copias no las envan selladas como tampoco con la fecha de recepcin, y con tachaduras.

No existe un formato para la realizacin de devoluciones, as como tampoco para la elaboracin de notas de dbito o crdito.

No existe una planilla para el control diario de la mercanca recibida.

Fuente: Elaboracin propia, (2010). La recepcin de la mercanca es un procedimiento que implica la implementacin de mecanismos de control importantes para garantizar que la empresa perciba las mercancas solicitadas a los proveedores en el tiempo, variedad, cantidad y condiciones establecidas en las transacciones comerciales. Sin embargo, durante el perodo de pasanta se pudo observar que la recepcin de la mercanca es realizada en cualquier da de la semana y sin un horario establecido, por cuanto la empresa no posee polticas para tal actividad..

Por otra parte, desde el punto de vista de la planta fsica la empresa no posee un espacio o anden para la llegada de la mercanca, lo que implica que los proveedores son atendidos directamente por el mostrador, lo que aunado a la falta de un horario para la recepcin de mercanca conlleva al congestionamiento de la tienda cuando se encuentran clientes y proveedores que desean ser atendidos al mismo tiempo. Se ha notado que la documentacin (facturas y/o notas de entregan), llegan al Departamento de Compras incompletas, sin el sello o sin la fecha de recepcin de la mercanca, paso que es esencial para el control interno. De acuerdo con Scheel (2002) a pesar de que exista un encargado de la recepcin de mercanca, la responsabilidad de la revisin, verificacin y aceptacin de la mercanca debe ser compartida entre todos los departamentos involucrados.(p.68). Todo esto tiene como finalidad agilizar el procedimiento de recepcin de mercanca y actualizar los registros del sistema.

Se pudo observar que los encargados no ingresan la mercanca al finalizar la recepcin de la misma, si no que es archivada e ingresa con retardo.

Otra de las situaciones es que no existe un control tanto en el horario como en el registro de la mercanca recibida lo que genera como consecuencia un descontrol en el inventario y una falta de distribucin y organizacin de las actividades, lo que incrementa el nmero de las horas extras y el exceso de trabajo por parte del personal adscrito al rea de administracin.

5.1.3. Almacenaje de los Materiales

El ingreso de la mercanca es el proceso que se encarga de garantizar que la mercanca recibida por el personal del Departamento de Almacn sea registrada en el sistema y disponible a la venta.

Durante el perodo de pasantas se pudo constatar que la empresa efectivamente posee un sistema automatizado que le permite registrar, clasificar y controlar el flujo de las mercancas, insumos y suministros del inventario. Es decir, que una de las ventajas de que la empresa cuente con un programa para el control de inventario son la rapidez y precisin de la informacin que se genera, producto del movimiento de los insumos, lo cual permitir la toma de decisiones oportuna en caso de errores y fallas existentes entre el control manual y el sistema.

Sin embargo, durante el perodo de pasantas se evidenci que el ingreso de la mercanca se efecta de forma retardada, lo que implica que no se cuenta con una actualizacin permanente ni oportuna de la informacin, lo que genera como consecuencia una desorganizacin de la informacin, falta de control de la mercanca, e incluso se corre el riesgo de vender alguna pieza de lo recibido con precio viejo si esta viene facturada con un precio de costo mayor al anterior.

Esto implica que no se maneja de forma adecuada esta herramienta, lo que no permite la implementacin verdaderos contrales. Puesto que el llevar un sistema de inventario bajo un programa computarizado agiliza el proceso de registro y control de los insumos, materiales y suministros por cuanto permite tener una mayor exactitud de las transacciones, facilita el control del inventario, el pago a proveedores, la facturacin a los clientes, permite la elaboracin de reportes relacionados con los niveles de existencia en un momento determinado, simplificando el trabajo en el departamento de almacn.

Lo anteriormente expuesto, coincide con lo expresado por Catacora (1997:52) quien indica que una de las ventajas de contar con sistemas de informacin computarizados tanto administrativos como contables es el verificar que la informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con los estndares establecidos por la empresa. Por lo tanto, la existencia de un sistema de inventarios en este tipo de organizaciones les permite tener un estricto control de las mercancas en existencia.

5.1.4. Salida de la Mercanca en el Sistema

La salida de la mercanca se refiere al movimiento que tienen la mercanca como producto del proceso de compra-venta, as como otras transacciones derivadas de tal fin.

CUADRO N 3 Procedimiento para la Salida de la Mercanca


Una vez que el cliente ha solicitado la mercanca el cajero verifica la disponibilidad del mismo en el sistema y procede a solicitarlo en el almacn, cuando la mercanca es ingresa se marca con el lector el cdigo de barra de la etiqueta del producto y se copia la descripcin en el producto dndole de baja en el modulo de inventario.

Catacora (1997), establece que los sistemas de inventario deben permitir controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. Esto implica que un sistema de inventario debe controlar dos (2) tipos de movimientos las entradas y las salidas del inventario por: venta, devoluciones de productos, deterioro o destruccin de productos y por ende los consumos internos. (p.32)

Muchas veces no coincide la descripcin del producto con el cdigo que este posee en el sistema.

Puesta en venta mercanca que no se ha ingresado al sistema.

Inexistencia de un registro de las prdidas de mercanca por deterioro.

Fuente: Elaboracin propia 2014.

La salida de la mercanca del sistema implica la recuperacin de la inversin inicial, contribuyendo al flujo de efectivo dentro de la empresa. Sin embargo, durante el perodo de pasanta se pudo observar que existe incongruencia entre los cdigos de la mercanca con respecto al sistema, lo que retarda el proceso de venta por cuanto se debe buscar el cdigo correcto o muchas veces se marca como otro articulo similar, lo que descontrola el inventario en el sistema.

Asimismo, no se efecta el registro de la mercanca deteriorada o daada para que se contabilice y se desincorpore del inventario, por lo cual hay diferencias entre la mercanca en depsito con respecto a lo contenido en el sistema, as como la ausencia de soportes que documenten las transferencias de mercancas. De acuerdo con Weygandt (2005) El consignatario debe darle el debido cuidado y una proteccin razonable a la mercanca contra perdidas y averas hasta venderlas a un tercero. (p.428)

5.1.5. Proceso de Toma del Inventario Fsico

Es por ello, que en el cuadro N 4, se establecen las comparaciones entre el procedimiento realizado por la empresa.

CUADRO N 4 Procedimiento para la Toma del Inventario Fsico


Se imprimen la lista de productos registrados en el sistema computarizado del almacn. Luego los encargados de la realizacin del inventario deben contar y registrar en una lista el tipo de producto la cantidad existente en el almacn, siguiendo el orden de colocacin que poseen en el estante.

Una vez registrada la informacin se procede a contrastar la informacin registrada, ya que de existir una diferencia entre ambas se debe proceder a revisar el movimiento de la mercanca durante ese perodo de tiempo.

ContinuaDe acuerdo a lo planteado por Rondn (2005) indistintamente del sistema de inventario que posea la empresa , se debe realizar un conteo fsico de las mercancas en existencia al menos una vez al ao y en caso de existir diferencias se deben ajustar los registros realizados (p. 3-28)El inventario en el sistema posee discrepancias en relacin con la existencia real 1. La toma fsica del inventario se realiza una vez al ao y los ajustes que sean necesarios realizar se hacen sin una respectiva evaluacin de las perdidas existentes.2. Se ajusta el inventario una que otra vez cuando la persona de facturacin notifica que en el sistema hay una cantidad de cualquier producto y en el fsico hay o existencia.

Fuente: Elaboracin propia 2014.

De acuerdo a lo observado durante el periodo de pasantas la empresa cumple con lo planteado por Rondn (2005), en cuanto a la toma fsica del inventario al menos una vez al ao. Sin embargo, cuando se compara esta base terica con la realidad vivenciada, se puede considerar que es insuficiente, puesto que no existen mecanismo de control que garanticen que el registro y manejo del inventario de mercanca aporte datos confiables y precisos para el rea contable.

Por otra parte al haber una desorganizacin y descontrol de la mercanca se dificulta considerar un inventario final, por lo que se requiere realizar inventarios de forma peridica. 5.2. Procedimientos para el registro y control de los inventarios aplicados por la empresa Muebles Salerno Isla de Margarita, C.A. con las Bases Legales

Las actividades administrativas y contables ejecutadas por la empresa, se encuentran reguladas dentro de un marco legal que delimita su actuacin de acuerdo con las disposiciones del Gobierno Nacional. Por tal motivo, a continuacin se reflejan las comparaciones realizadas entre los procedimientos realizados por esta empresa para el registro y control del inventario con respecto a las bases legales relacionadas con el tema de estudio.

CUADRO N 5Comparacin de los Procedimientos con respecto a la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

ARTCULOPROCEDIMIENTOOBSERVACIN

112Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia, sin ms limitaciones que las previstas en esta constitucin y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, proteccin del ambiente u otras de inters social.Las actividades realizadas por el Departamento de Almacn de la empresa son la recepcin de la mercanca adquirida, lo que implica el registro y control.

Durante el perodo de pasanta se pudo evidenciar que el departamento cumple con el artculo, por cuanto ejecuta los procedimientos que son para el desarrollo de actividades de comercio lcitas.

Fuente: Elaboracin propia, (2014)

CUADRO N 6

Comparacin de los Procedimientos con respecto al Cdigo de Comercio.


32Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.Los registros contables efectuados por el Departamento de Administracin se efectan en idioma castellano.Si se cumple, por cuanto la empresa efecta los registros contable generados de las transacciones de la empresa

35Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventario una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio

El Departamento de Administracin registra el inventario inicial y final de cada ejercicio econmico con la finalidad de elaborar los estados de ganancias y perdidas, balance general, utilidad neta del ejercicio y por ende el clculo de los porcentajes de ISRL e IVA.

Si se cumple por cuanto la empresa lleva los registros de la informacin del inventario inicial y final. Sin embargo, la informacin registrada en los libros no es real por cuanto durante todo el ao hay discrepancias entre el inventario fsico y el registrado en el sistema debido a la falta de mecanismos de control de las mercancas en existencia, lo que conlleva a la subestimacin o sobre estimacin de algunas mercancas.

37Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

El sistema computarizado ofrece mecanismo para la correccin de datos por lo tanto la informacin que se genera y se enva a contabilidad carece de errores.No se cumple, por cuanto la empresa a pesar de poseer un sistema administrativo que le permite llevar un registro detallado de las transacciones efectuadas, este no es utilizado de forma adecuada, lo que implica que no se efectan mecanismo de control. Es decir no se realizan los asientos de ajustes en el sistema lo que implica que la informacin que llega a contabilidad de forma directa a travs del programa A2 solo presentar errores


CUADRO N 7Comparacin de los Procedimientos con respecto a la Ley del Impuesto Sobre La Renta.


2Toda persona natural o jurdica, residente o domiciliada en la Repblica Bolivariana de Venezuela, as como las personas naturales o jurdicas domiciliadas o residenciadas en el extranjero que tengan un establecimiento permanente o una base fija en el pas..

El departamento de Administracin posee la informacin necesaria para que se elaboren las declaraciones del Impuesto sobre la Renta correspondienteSe cumple, por cuanto toda la informacin procesada por administracin en el sistema est disponible para que se efecten las retenciones correspondientes al impuesto.

90Los contribuyentes estn obligados a llevar en forma ordenada y ajustados a principios de contabilidad generalmente aceptados en la Repblica Bolivariana de Venezuela, los libros y registros que esta Ley, su Reglamento y las dems leyes especiales determinen, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobacin de todos sus bienes activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no con el enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.

Continuacin cuadro N 8. Comparacin de los Procedimientos con respecto a la Ley del Impuesto Sobre La Renta.El Departamento ejecuta procedimientso adminsitrativos y contables para el registro de la informacin generada por concepto de movimiento de la mercanca comercializada por la empresa.Se cumple, el departamento de administracin posee un archivo en el cual se elaboran expedientes de los clientes y proveedores con la finalidad de llevar un control de las cuentas por pagar y cobrar, as como los movimientos del inventario.


Cuadro N 8Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre La Renta.


177Los contribuyentes, responsables y terceros estn obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a travs de medios manuales o magnticos cuando la Administracin Tributaria lo autorice, la siguiente informacin relativa al registro detallado de entradas y salidas de mercancas de los inventarios, mensuales, por unidades y valores as como, los retiros y autoconsumo de bienes y servicios.

El Departamento de Almacn a travs mantiene un registro de la entrada y salida de la mercanca del Departamento de Almacn. Se cumple parcialmente, por cuanto la empresa no posee un sistema computarizado que le permite mantener un registro del movimiento del inventario, no se aplican mecanismos de control ni mensual, solo una vez al ao existe la toma del inventario fsico para corroborar si existen o no diferencias entre este y el sistema.


Cuadro N 9Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado.


2Son contribuyentes ordinarios de este impuesto, los importadores habituales de bienes, los industriales, los comerciantes, los prestadores habituales de servicios, y, en general, toda persona natural o jurdica que como parte de su giro, objeto u ocupacin, realice las actividades, negocios jurdicos u operaciones, que constituyen hechos imponibles de conformidad con el artculo 3 de esta Ley. El Departamento de Administracin realiza la Declaracin informativa del Impuesto al Valor Agregado y la presente ante los entes competentesSe cumple por cuanto la empresa realiza las declaraciones del IVA en los perodos establecidos en la Ley


Cuadro N 10Cuadro comparativo entre los Procedimientos y lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad N 2, referente a las existencias

NORMATIVAPROCEDIMIENTOOBSERVACIN

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.El departamento de Administracin elabora los registros de la informacin contable relacionada con el movimiento del inventario.Durante el perodo de pasanta se evidenci la carencia de mecanismos de control aplicado a las cuentas de inventario en cuanto al registro oportuno de la mercanca que ingresa, la rotacin y la existencia en el almacn. As mismo, se determin que el costo del inventario es calculado automticamente por el sistema quien realiza un promedio de la mercanca ingresada en el sistema y lo compara con periodos anteriores

Fuente: Elaboracin propia, (2014).64

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