ferran abarca peris - uab barcelona · ferran abarca peris / 3 resum amb l'entrada en...
TRANSCRIPT
EXPEDIENTS ACADÈMICS: UN MODEL D'ORGANITZACIÓ A LES SECRETARIES
D'ESTUDIANTS I DOCÈNCIA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA
FERRAN ABARCA PERIS
Director del treball: Blanca Martínez Nieto
Any d’elaboració: 2012
Treball de recerca del Màster d’Arxivística i Gestió de Documents
Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents
Col·lecció Treballs fi de màster i de postgrau
Ferran Abarca Peris / 2
Com citar aquest article: Cognoms autor, nom autor. (any) Títol. Treball de recerca del
Màster d'Arxivística i Gestió de Documents de l Escola Superior d'Arxivística i Gestió
de Documents. (Treballs fi de Màster i de postgrau). Http://... (consultat el ...)
Aquesta obra està subjecta a llicència Creative Commons Reconeixement-NoComercial-SenseObraDerivada
3.0 Espanya (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.ca). Es permet la reproducció
total o parcial i la comunicació pública de l’obra, sempre que no sigui amb finalitats comercials, i sempre que
es reconegui l’autoria de l’obra original. No es permet la creació d’obres derivades.
Ferran Abarca Peris / 3
Resum
Amb l'entrada en funcionament de l'Espai Europeu d'Educació Superior (EEES) il'aparició dels nous ensenyaments de grau, màster, doctorat i títols propis, laUniversitat de Barcelona decideix estandarditzar i actualitzar el sistema d'ordenació i elsistema de gestió dels expedients acadèmics en suport paper. Fins a l'entrada del'EEES la institució no disposava d'un sistema únic fet que causava l'increment de ladespesa de recursos econòmics i humans i repercutia en un menor nivell d'eficàcia ieficiència administrativa.
S'exposa el projecte dut a terme, les problemàtiques ocorregudes i els resultats de laseva implantació.
Paraules clau: Gestió Documental, Gestió de la informació, Expedient acadèmic,Universitat de Barcelona, Arxiu, Sistema d'ordenació, Arxivística, Recuperació de lainformació.
Resumen
Con la entrada en funcionamiento del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES)y de las nuevas enseñanzas de grado, master, doctorado y títulos propios, laUniversidad de Barcelona decide estandardizar y actualizar el sistema de ordenación yel sistema de gestión de los expedientes académicos en soporte papel. Hasta lallegada del EEES la institución no disponia de un sistema único y, como consecuéncia,se producia un incremento del gasto de recursos económicos y humanos y repercutiaen el nivel de eficacia y eficiencia aministrativa.
Se expone el proyecto realizado, las problematicas encontradas y los resultados de suimplementación
Palabras clave: Gestión Documental, Gestión de la información, Expedienteacadèmico, Universidad de Barcelona, Archivo, Sistema de ordenación, Archivística,Recuperación de la información.
Abstract
The University of Barcelona has recently updated the students files recordsmanagement system. The new European Higher Education Area (EHEA) scenario,which included new Graduate, Masters and PHD programs, brought the opportunity ofimplementing one single arrangement and records management system for thestudents files. In the following paper you will find the project designed and themethodology applied as well as the results obtained.
Keywords: Records Management, Student file, University of Barcelona, Archive,Archival arrangement system, Archiving, Retrieving.
Ferran Abarca Peris / 4
Ferran Abarca Peris / 5
SUMARI
1 Introducció..................................................................................................................7
2 La Universitat de Barcelona i les Secretaries d'Estudiants i Docència........................9
3 La Unitat de Gestió Documental i Arxiu.....................................................................14
4 La gestió dels expedients acadèmics en suport paper: estat de la qüestió...............16
5 Projecte per a la implementació d'un nou model d'organització dels expedients
acadèmics....................................................................................................................23
5.1 La classificació i el sistema d'ordenació d'expedients............................................24
5.2 La generació del codi d'expedient..........................................................................25
5.2.1 Accés via PAU.....................................................................................................26
5.2.2 Altes vies d'accés a la Universitat.......................................................................26
5.3 La identificació dels expedients..............................................................................27
5.4 L'arxivament dels expedients.................................................................................30
5.5 L'avaluació dels expedients....................................................................................31
5.6 La posada en comú de la nova gestió dels expedients acadèmics........................33
6 Implantació del model d'organització dels expedients acadèmics.............................35
6.1 Prova pilot: Facultat de Psicologia.........................................................................35
6.2 Desplegament del nou sistema..............................................................................39
7 Avaluació del projecte...............................................................................................39
8 El futur.......................................................................................................................44
9 Conclusions..............................................................................................................46
10 Bibliografia i fonts....................................................................................................48
11 Webgrafia................................................................................................................50
12 Annexos..................................................................................................................52
12.1 Annex 1: Qüestionari expedients acadèmics SED................................................53
12.2 Annex 2: Quadre de valoració dels expedients de Grau.......................................54
12.3 Annex 3: Quadre de valoració dels expedients de Títols propis...........................55
Ferran Abarca Peris / 6
12.4 Annex 4: Quadre de valoració dels expedients de Màster....................................56
12.5 Annex 5: Quadre de valoració dels expedients de Doctorat.................................57
12.6 Annex 6: Secció preguntes freqüents (FAQ) del manual......................................58
13 Índex de figures.......................................................................................................61
Ferran Abarca Peris / 7
1 Introducció
Els sistemes de gestió de la documentació a les organitzacions sovint són el fruit d'una
forma de treballar heretada d'un temps anterior o de la suma de pràctiques que
s'implementen al llarg de la vida d'una institució. En molts casos no existeix una
voluntat explícita, ni de les direccions de les organitzacions ni del personal que hi
treballa, de plantejar una metodologia de treball que respongui a criteris d'eficàcia i
eficiència administrativa. Aquesta mancança de criteris suposa una despesa addicional
en recursos humans i econòmics com també una pèrdua del potencial de les
institucions.
Un bon exemple que ens ajuda a entendre aquesta realitat és la Universitat de
Barcelona. Aquesta institució té com a funcions principals la docència i la recerca i
s'organitza en 19 facultats1 fruit de l'adhesió de múltiples institucions al llarg de la
història. El procés d'incorporació, es va portar a terme mantenint el mètode de treball
propi de cada institució, generant una realitat heterogènia de sistemes de gestió no
normalitzats. Fins a l'any 2009, el manteniment dels diferents models de gestió de la
documentació ha dificultat el tractament i l'aplicació de polítiques documentals de
manera transversal alhora que ha malbaratat recursos i esforços de l'organització.
Successivament, amb l'entrada de la Universitat de Barcelona a l'Espai Europeu
d'Educació Superior (EEES) s'ha volgut replantejar una part important del sistema de
gestió documental relatiu als expedients dels nous ensenyaments de grau, màster i
doctorat (l'ordenació, la classificació, etc.).
Fem ara un incís sobre el que entenem per sistema de gestió documental. Segons la
llei 10/2001 de 13 de juliol d'arxius i documents, un sistema de gestió documental
(SGD) és:
El conjunt d'operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general,
basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es
destinen a la planificació, el control, l'ús, la conservació i l'eliminació o transferència
dels documents a un arxiu, amb l'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament
i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible2. Els estàndards internacionals també ens
1 La UB en xifres ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/web/ub/ca/universitat/la_ub_avui/xifres_sobre_la_ub/xifres_sobre_la_ub.html> [Consulta: 19
d'abril 2012]
2 Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (DOGC núm. 3437, de 24.7.2001) ® Departament de Cultura.
Generalitat de Catalunya [en línia] <http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gesti
%C3%B3_Documental/07_Marc%20normatiu/static%20file/Llei_10_2001_catala.pdf [Consulta: 19 d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 8
proporcionen definicions i la ISO 15489:2001 diu que: La gestió documental és el
sistema que captura, gestiona i ofereix accés als documents en el decurs del temps3.
Tanmateix, experts en arxivística i en gestió de documents parlen dels SGD com: La
gestió integral dels documents, procediments i normes necessaris per a garantir de
manera eficaç i rendible la producció, la selecció, la conservació, l'ús i l'explotació dels
documents al llarg del seu cicle de vida4. Les diferents definicions coincideixen en què
un SGD és un sistema per capturar i gestionar els documents de manera eficaç i
eficient al llarg del seu cicle de vida i que, ben aplicat, és el complement ideal i
necessari per a la bona gestió dels documents a les organitzacions i/o institucions.
En el document que segueix a continuació s'explica el projecte dut a terme per al
disseny i implementació d'alguns aspectes del sistema de gestió de la documentació
en suport paper dels expedients acadèmics d'alumnes en la seva fase activa.
Tanmateix, s'expliquen les diferents problemàtiques detectades, la valoració de la
implementació i les conclusions extretes.
3 ISO 15489-1:2001 Information et documentation, Records Management. Partie 1: Principes directeurs.
4 Alberch i Fugueres, Ramon et ali.. Manual d'arxivística i gestió documental. Associació d'arxiver s de Catalunya.
Barcelona. 2009 p.221
Ferran Abarca Peris / 9
2 La Universitat de Barcelona i les Secretaries d'Estudiants i
Docència
La Universitat de Barcelona (UB) va ser fundada l'any 1450 pel Rei Alfons el
Magnànim sota el nom d'Estudi General de Barcelona i va tenir les seves seus a
Barcelona fins que el 1715, després de la implantació del Decret de Nova Planta, va
ser traslladada a Cervera. La UB no va ser re-instaurada a la Ciutat Comtal fins l'any
1837, moment en què manté una ubicació física fixa i una estabilitat institucional que li
permet desenvolupar-se fins a la seva configuració actual.
La Universitat de Barcelona s'encarrega5, dins del seu àmbit de competències, de la
prestació del servei públic de l’ensenyament superior, mitjançant la docència, l’estudi i
la recerca. A través d'aquestes funcions principals els seus objectius fonamentals són:
1. La creació, transmissió i difusió de la cultura i dels coneixements científics,
tècnics i professionals així com la preparació per a l’exercici professional.
2. El foment del pensament crític i de la cultura de la llibertat i el pluralisme i, la
transmissió dels valors cívics i socials propis d’una societat democràtica.
3. L’enriquiment del patrimoni intel·lectual, cultural i científic de Catalunya, el seu
desenvolupament econòmic i el benestar social.
4. La difusió del coneixement i la cultura a través de l’extensió universitària, la
prestació de serveis a la comunitat universitària i a la societat i la formació
continuada al llarg de tota la vida.
Per tal de complir amb les seves funcions la UB es dota d'uns òrgans de govern que
permeten organitzar, administrar, controlar i representar la institució. En aquest sentit
es troben6:
El Claustre universitari: Màxim òrgan de representació de la comunitat universitària.
Li correspon elaborar, modificar i, si escau, desenvolupar l’Estatut, controlar la gestió
dels càrrecs i dels òrgans de govern de la Universitat, aprovar les línies generals
d’actuació de la Universitat i, en circumstàncies extraordinàries, convocar eleccions a
rector o rectora.
5 Article número 3 de l'Estatut Universitat de Barcelona ® Universitat de Barcelona [en línia: Intranet]
<https://intranet.ub.edu/dyn/cms/03_gestio/05_normativa/04_estatuts/index.html> [Consulta: 17 de maig de 2012]
6 Articles 54 a 87 de l'Estatut Universitat de Barcelona ® Universitat de Barcelona [en línia: Intranet]
<https://intranet.ub.edu/dyn/cms/03_gestio/05_normativa/04_estatuts/index.html> [Consulta: 17 de maig de 2012]
Ferran Abarca Peris / 10
El Consell de Govern: És l’òrgan col·legiat de govern de la Universitat. Estableix les
línies estratègiques i programàtiques de la Universitat així com les directrius i els
procediments per aplicar-les en els àmbits d’organització dels ensenyaments i la
docència, de la recerca, dels recursos humans i econòmics i d’elaboració dels
pressupostos.
La Junta Consultiva: És un òrgan consultiu i d’assessorament del rector o la rectora i
del Consell de Govern en matèria acadèmica.
La Conferència de Degans: És un òrgan consultiu i d’assessorament al rector o la
rectora i a altres òrgans de govern. Està integrada pels degans i les deganes dels
centres de la Universitat i es reuneix almenys dos cops a l’any i sempre que ho acordi
el rector o la rectora. La presideix el rector o la rectora, o la persona que delegui. En el
seu si s’elegeix la representació de degans, deganes en el Consell de Govern.
El síndic o la síndica de greuges: És l’òrgan encarregat de vetllar pels drets i les
llibertats de l’alumnat, el professorat, el personal investigador i el personal
d’administració i serveis davant les actuacions dels diferents òrgans i serveis
universitaris, i d’exercir una activitat informativa permanent sobre el funcionament de la
Universitat. Les seves actuacions estan sempre dirigides a la millora de la qualitat
universitària en tots els seus àmbits, no estan sotmeses al mandat imperatiu de cap
instància universitària i es regeixen pels principis d’independència i autonomia.
El Consell Social: És l’òrgan de participació de la societat en la Universitat i l’òrgan de
relació de la Universitat amb la societat. D’acord amb la legislació vigent, li correspon,
entre altres funcions, supervisar les activitats de caràcter econòmic i el rendiment dels
serveis de la Universitat, i promoure la col·laboració de la societat en el finançament
d’aquesta.
L'equip de govern de la Universitat està format per:
El rector o rectora: És la màxima autoritat acadèmica de la Universitat i el seu
representant legal. Com a òrgan unipersonal de govern, exerceix la direcció i la gestió
de la Universitat
Secretari o secretària general: És el fedatari o la fedatària dels acords dels òrgans
col·legiats de govern de la Universitat, en custodia les actes i n’expedeix certificacions.
Vicerectors o vicerectores: Són càrrecs nomenats i separats pel rector o la rectora
entre el professorat doctor i actuen amb l’autoritat delegada del rector o la rectora en
tots els afers que aquest o aquesta els encomani i tenen la comesa d’assumir-ne la
Ferran Abarca Peris / 11
substitució quan convingui. Tenen encarregades funcions específiques delegades pel
rector o la rectora i presideixen les comissions del Consell de Govern que s’ocupen
d’aquests temes.
Gerència: Correspon al o a la gerent la direcció i la gestió dels recursos de la
Universitat sota la direcció del rector o la rectora i seguint les directrius establertes pel
Consell de Govern i pel Consell Social. La Gerència fixa els criteris d’actuació que han
de permetre un millor funcionament administratiu de la Universitat i vetlla pel
compliment de la normativa de seguretat, salut i medi ambient en el seu àmbit
d’actuació per tal de facilitar i garantir al personal unes condicions segures en l’exercici
de les seves activitats.
A més dels Òrgans de Govern, la Universitat de Barcelona es dota d'una estructura
administrativa per dur a terme la seva gestió diària que es materialitza, entre d'altres,
en les seves 19 facultats. Aquestes tenen un degà o una degana i un màxim de tres
vicedegans o vicedeganes, així mateix, hi ha la junta de facultat, un secretari o una
secretària, consells d'estudis, els o les caps d'estudis dels ensenyaments adscrits, un
o una cap de secretaria i un administrador o una administradora de centre7 (vegeu
fig.01).
Fig.01. Exemple d'organigrama de la Facultat Biblioteconomia i Documentació8
7 Article número 15 de l'Estatut Universitat de Barcelona ® Universitat de Barcelona [en línia: Intranet]
<https://intranet.ub.edu/dyn/cms/03_gestio/05_normativa/04_estatuts/index.html> [Consulta: 19 d'abril de 2012]
8 Organigrama Facultat Biblioteconomia i Documentació 2009 ® Facultat de Biblioteconomia i Documentació [en
línia] <http://www.ub.edu/biblio/images/stories/Organigrama_BiD_2009.jpg> [Consulta: 19 d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 12
Els o les caps de secretaria són els responsables de les secretaries d'estudiants i
docència (SED) i aquestes tenen cura de les tasques relatives a les qüestions
administratives i acadèmiques que afecten a professors i alumnes. Pel que fa a les
funcions de les SED, tot i que aquestes poden variar d'una facultat a l'altra, són les que
es detallen a continuació:
La gestió acadèmica de 1r , 2n i 3r cicle.
La tramitació dels expedients acadèmics dels estudiants (matrícules i
anul·lacions de matrícules, reconeixements, certificats, canvis d'assignatures,
etc.).
El control dels expedients acadèmics del centre.
La gestió de les actes de qualificació.
L'elaboració de les propostes i gestió dels doctorats i postgraus.
La gestió de beques (beques generals, de mobilitat, de col·laboració amb la
facultat, etc.).
La cerca i gestió de convenis de cooperació educativa.
El suport a la inserció laboral (borsa de treball) i la gestió dels convenis en
pràctiques.
La gestió dels programes de mobilitat.
La tramitació de títols.
El suport administratiu als òrgans de govern.
El registre de documents.
La informació i l'atenció als estudiants i al personal docent.
La gestió de la logística de les aules.
El manteniment del contingut acadèmic del web del centre.
La col·laboració en el projecte Antics UB.
Els recursos humans destinats a cadascuna de les SED depenen en gran mesura de
la mida de cada facultat, del nombre d'ensenyaments que gestionen i de la ràtio
Ferran Abarca Peris / 13
d'alumnes per cada ensenyament. En aquest sentit el personal d'administració i
serveis adscrit a cada SED va des dels 5 de la Facultat de Matemàtiques fins als 31 de
la Facultat d'Economia i Empresa i el nombre d'alumnes matriculats va des dels 924
de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació als 12.324 de la Facultat d'Economia
i Empresa (vegeu fig. 02 i 03).
Fig.02. Nombre d'alumnes que gestiona cada SED
Fig.03. Gràfica amb el PAS assignat a cada SED
Be
lles
Art
s
Bib
liote
co
no
mia
i D
oc
um
en
tac
ió
Bio
log
ia
Ec
on
om
ia i
Em
pre
sa
Dre
t
Fa
rmà
cia
Filo
log
ia
Filo
so
fia
Fís
ica
Fo
rma
ció
de
l Pro
fes
so
rat
Ge
og
rafia
i H
istò
ria
Ge
olo
gia
Infe
rme
ria
Ma
tem
àtiq
ue
s
Me
dic
ina
Od
on
tolo
gia
Pe
da
go
gia
Ps
ico
log
ia
Qu
ímic
a
0
10
20
30
40
11
5
11
31
20
914
710
14 138
17
5
15 17
11 9 11
Personal d'Administració i Serveis assignat a les SED
PAS
Be
lles
Art
s
Bib
liote
co
no
mia
i D
oc
um
en
tac
ió
Bio
log
ia
Ec
on
om
ia i
Em
pre
sa
Dre
t
Fa
rmà
cia
Filo
log
ia
Filo
so
fia
Fís
ica
Fo
rma
ció
de
l Pro
fes
sor
at
Ge
og
rafia
i H
istò
ria
Ge
olo
gia
Infe
rme
ria
Ma
tem
àtiq
ue
s
Me
dic
ina
Od
on
tolo
gia
Pe
da
go
gia
Ps
ico
log
ia
Qu
ímic
a
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
3450
924
5502
12324
8760
45784160
18962442
79327632
1146
3078
1662
4728
1716
5094
4048
2088
Alumnes per SED
Nombre total d'alumnes adscrit a la SED
Ferran Abarca Peris / 14
3 La Unitat de Gestió Documental i Arxiu
La Secretaria General de la Universitat de Barcelona és qui té la competència en
matèria de gestió documental9 i desenvolupa aquesta funció mitjançant la Unitat de
Gestió Documental i Arxiu (GDA). Aquesta és, des de l'any 2007, l'encarregada dels
assumptes relatius en matèria de gestió documental i té encomanades les funcions de
disseny, d'implantació i de desenvolupament del sistema de gestió documental; de
custòdia i de conservació del patrimoni documental; i de la identificació corporativa de
la Universitat de Barcelona10.
Dins l'estructura de GDA11 l'Arxiu Històric (AH) de la Universitat de Barcelona forma
part de l'àrea d'arxius i fa funcions de capçalera del sistema. Aquesta àrea està
composta, a més, pel conjunt d'arxius de gestió i pels arxius intermedis de campus
(AIC). Actualment existeixen tants arxius de gestió com unitats administratives i un
total de 4 arxius intermedis de campus:
Arxiu Intermedi del Campus Mundet (AICM)
Arxiu Intermedi del Campus Diagonal (AICD)
Arxiu Intermedi del Campus Centre (AICC)
Arxiu Intermedi del Campus Sants (AICS)
L'objectiu de GDA per l'any 2013 es completar el desplegament dels AIC fins a poder
donar servei a la totalitat de facultats, escoles i centres de la Universitat. Aquest
objectiu s'assolira amb la creació i dotació dels següents AIC:
Arxiu Intermedi del Campus Torribera (AICT)
Arxiu Intermedi del Campus Bellvitge (AICB)
9 Article 76.3 de l'Estatut de la Universitat de Barcelona del 2003 ® Universitat de Barcelona [en línia: Intranet]
<https://intranet.ub.edu/dyn/cms/03_gestio/05_normativa/04_estatuts/index.html> [Consulta: 19 d'abril de 2012]
10 Gestió Documental i Arxiu ® Universitat de Barcelona [en línia] <http://www.ub.edu/gestiodocumentalarxiu/ca/>
[Consulta: 4 de maig de 2012]
11 La unitat de GDA està composada per 4 àrees: Gestió Documental, Arxiu, Registre General i Identificació
Corporativa
Ferran Abarca Peris / 15
Els arxius intermedis de campus són els encarregats de difondre i implementar les
directrius establertes per la capçalera del sistema i tenen les funcions de donar suport
als arxius administratius en matèria de gestió documental. Tanmateix, els AIC són els
reposables de la custodia i tractament de la documentació en la seva fase semiactiva
ja que conserven els documents administratius fins que, després d'haver-ne considerat
els valors, són destruïts o transferits als arxius en el moment d'assolir un valor
secundari12. Atès que el sistema d'AIC no està completament implementat l'AH fa, a
més d'arxiu històric, d'arxiu central o general.
Personal:
L'Àrea d'arxius de la UB està format per un total de 20 persones. Al capdamunt de
l'estructura jeràrquica trobem el Secretari General de la UB, que és el responsable
últim de la Unitat de Gestió Documental i Arxiu i que, per donar-li suport en matèria de
gestió de documents i alhora per trametre les directrius d'actuació a la Unitat disposa
d'un Delegat del Rector en gestió documental i arxiu. Per sota del Secretari i del
Delegat del Rector trobem la figura de la Cap de la Unitat que és la responsable
d'implementar les directrius establertes des de la direcció i de coordinar el conjunt de
la Unitat. Directament per sota la Cap es troben 3 tècnics d'arxiu que són els
encarregats de:
1. Dirigir segons les directrius establertes els arxius intermedis de campus
2. De la planificació, definició i execució dels projectes de la Unitat.
Per donar suport als tècnics d'arxiu aquest disposen d'un reposable d'informàtica, d'un
responsable d'atenció als usuaris i d'un responsable de l'administració general de la
unitat. Per últim, formen part de l'equip de la Unitat fins un total de 11 becaris que
col·laboren en el conjunt de les tasques que es duen a terme.
En termes generals el personal destinat al sistema d'arxius de la UB, atesa la
magnitud de la institució, la multitud de les tasques encomanades i el treball
retrospectiu que cal dur a terme, és limitat i, tot i la voluntat de la institució d'apostar
per la seva completa implementació, l'actual conjuntura política i econòmica no
contribueix a completar-ne el desplegament. Tot i així, si es té en compte que es tracta
d'una Unitat i d'un servei recent (5 anys d'existència) les perspectives i la valoració
global és molt positiva.
12 Alberch i Fugueres, Ramon. Els arxius, entre la memòria històrica i la societat del coneixement. Pòrtic. 2002. p.89
Ferran Abarca Peris / 16
4 La gestió dels expedients acadèmics en suport paper: estat
de la qüestió
A mitjans de l'any 2009 la unitat de Gestió Documental i Arxiu va detectar, a través de
les transferències d'expedients acadèmics del primer trimestre de l'any que es van fer
a l'Arxiu Intermedi del Campus Mundet (AICM)13, certa heterogeneïtat en la
configuració dels expedients de les sèries d'expedients acadèmics d'alumnes segons
la facultat d'on procedien. A la introducció ja s'ha fet referència a les diferents formes
de gestionar els documents que convivien en la UB fins a la seva entrada a l'Espai
Europeu d'Educació Superior. Les SED tampoc van ser una excepció i, tot i tenir
pràcticament les mateixes funcions assignades, la manera de dur-les a terme
acostumava diferir d'una a l'altra. Les diferències que s'han pogut detectar en els
expedients van des de la documentació que contenen fins als sobres14emprats per a la
seva conservació.
Des de GDA es va decidir estudiar els motius de la diversitat en la gestió dels
expedients acadèmics (creació de documents, sistemes d'ordenació, polítiques de
conservació i disposició, etc.) i es van destinar dos tècnics d'arxiu per valorar l'estat de
la qüestió i, si s'esqueia, promoure actuacions de millora. Al llarg d'un mes es van
visitar les 19 SED amb l'objectiu de recopilar informació i determinar les causes de les
diferències detectades en els sistemes de gestió existents.
A cada visita es va analitzar l'arxiu de gestió (sistemes d'emmagatzematge, sistemes
d'ordenació, personal dedicat, mètodes de treballar, etc.) i també es va aprofitar per
demanar al personal quins eren els aspectes que millorarien de la gestió dels
expedients. Per tal de dur a terme l'informe, es va elaborar un senzill qüestionari de 5
blocs de preguntes que va servir de guia i de punt de partida per obtenir la informació
(vegeu annex 1) per processar les dades recollides mitjançant taules comparatives
entre secretaries.
13 L'Arxiu Intermedi del Campus Mundet dóna servei a les Facultats de Psicologia, Pedagogia, Formació del
Professorat i a l'Institut de les Ciències de l'Educació.
14 Totes les SED de la UB guarden els expedients del alumnes en sobres i els arxiven en calaixeres metàl·liques de 4
calaixos. Quan aquests expedients són transferits als arxius intermedis de campus o a l'Arxiu Històric conserven
aquest sobre i s'incorporen als dipòsits en capses d'arxiu definitiu de foli prolongat.
Ferran Abarca Peris / 17
Cadascun d'aquests blocs feia referència a un aspecte concret de la gestió dels
expedients:
1. El primer bloc estava destinat a obtenir informació relativa al personal dedicat a
la gestió i a la coordinació dels expedients acadèmics. Amb aquestes dades es
volia poder calcular la quantitat de recursos invertits per cada SED i comparar-
ho amb el volum d'expedients que gestionaven.
2. El segon bloc estava destinat a obtenir informació relativa al sistema
d'emmagatzematge i accés als expedients. L'objectiu era localitzar el/els
diferents arxius de les SED, comprovar-ne l'existència o no de mesures d'accés
controlat i determinar quin sistema d'ordenació i classificació es feia servir.
3. El tercer bloc estava destinat a obtenir informació relativa a l'ús de les
tecnologies de la informació en la gestió dels expedients acadèmics. Es volia
saber quines eines informàtiques s'empraven i quin era el seu nivell
d'eficiència.
4. El quart bloc estava destinat a obtenir informació relativa al sistema de compres
del material fungible. Es volia determinar si les SED feien servir un mateix
proveïdor o múltiples proveïdors. En cas de ser múltiples proveïdors es volien
obtenir els diferents preus que els oferien.
5. El cinquè bloc estava destinat a què el personal de les SED pogués realitzar
suggeriments i queixes relatives al sistema de gestió dels expedients
acadèmics. Amb les preguntes d'aquest bloc es volia copsar l'opinió dels que
treballen la realitat de la gestió dels expedients cada dia.
D'aquesta actuació i de la configuració de les taules es van extreure, entre d'altres, les
següents conclusions:
1. Tot i que les SED gestionessin 4 sèries documentals relatives als expedients
acadèmics15, moltes es tractaven com una sola sèrie i, per tant, es barrejaven
els expedients de manera indiscriminada.
2. Ús preferent de l'ordenació alfabètica pel primer cognom de l'estudiant.
3. L'ordenació alfabètica sovint patia diverses ordenacions i criteris com, per
exemple, segons la llengua de la/es persona/es encarregada/es d'arxivar
(català o castellà).
15 Les 4 sèries que gestionen són: 1. Expedients acadèmics de grau; 2. Expedients acadèmics de màster; 3.
Expedients acadèmics de doctorat; 4. Expedients acadèmics de títols propis.
Ferran Abarca Peris / 18
4. Divergències en l'arxivament dels expedients d'alumnes amb noms compostos.
5. Algunes SED disposaven de més d'un arxiu per a la gestió de les sèries
d'expedients acadèmics d'alumnes. Aquest fet es devia a què algunes SED
havien acumulat tants anys d'expedients en fase semiactiva i inactiva que els
era més complicat seguir-hi intercalant nous expedients que obrir nous arxius.
6. Ús excepcional (1 SED) d'un sistema d'ordenació numèrica (codi unívoc
assignat en el moment de la matriculació).
7. Desconeixement generalitzat dels documents que formen part dels expedients
(sovint qualsevol documentació generada per les gestions dels alumnes a les
SED s'arxivava als expedients acadèmics).
8. Manca d'una persona encarregada de la coordinació de la gestió dels
expedients acadèmics.
9. Manca d'una persona encarregada de l'accés a la documentació i inexistència
de polítiques d'accés documental.
10. Desconeixement generalitzat de l'existència del servei d'arxiu de la Universitat,
del sistema d'arxius intermedis (les facultats que en disposen) i de l'Arxiu
Històric.
11. Desconeixement del sistema de transferències de l'arxiu de gestió als arxius
intermedis o a l'Arxiu Històric.
12. Desconeixement de l'existència i aplicació, per part del servei d'arxiu, de
polítiques de disposició.
13. Queixes sobre els alts volums d'expedients preservats a les SED.
14. Sistema de compra de material d'impremta descentralitzat (cada SED compra
els materials d'impremta a diferents distribuïdors).
Un cop recopilades les dades i elaborat l'informe, GDA va realitzar una anàlisi DAFO
(vegeu fig.04) i diverses reunions per tal de valorar l'estat de la qüestió i la
conveniència o no d'iniciar un pla d'actuació. D'aquestes reunions es va arribar a la
conclusió que impulsar la implementació d'una gestió estàndard dels expedients
acadèmics d'alumnes a tota la Universitat podia repercutir en un dels eixos centrals de
l'activitat administrativa alhora que podia beneficiar, directa i indirectament, tots els
col·lectius universitaris (PAS, PDI i alumnes). Així, per exemple, el PAS es podia
beneficiar d'un sistema uniforme de treball en els moviments de personal entre
Ferran Abarca Peris / 19
secretaries sense haver d'aprendre noves formes de gestionar els expedients
acadèmics. En aquest supòsit, es podia millorar el temps d'integració al nou entorn de
treball i indirectament es podia fomentar el sentiment de pertinença a la UB (on tothom
treballa de la mateixa manera). D'altra banda, els beneficis que podia obtenir el
col·lectiu del PDI anaven des d'aconseguir respostes diligents sobre els alumnes fins a
comptar amb un suport més eficient i individualitzat per part del personal de la
secretaria. L'impacte més gran però s'havia de donar al col·lectiu d'estudiants ja que
era i és el grup més nombrós de la comunitat universitària de la UB (90.000
alumnes)16. En aquest sentit es podia reduir el temps dedicat a les gestions dels afers
dels estudiants que haurien percebut una administració més eficaç i eficient.
Per últim, la UB, es podia beneficiar de l'estalvi econòmic de recursos materials i
d'equip humà derivat de la nova gestió així com de l'obtenció d'un major control i millor
gestió de la documentació que generava.
Fortaleses Debilitats
-Suport dels òrgans de govern de la institució
-Benefici transversal a la organització
-Personal tècnic disponible
-Necessitat de pocs recursos per posar en
marxa el projecte
-Necessitat d'arribar a un consens institucional
(amb totes les facultats)
-Necessitat de forçar una sola manera de
treballar
-Poc coneixement de la Unitat de Gestió
Documental i Arxiu
Oportunitats Amenaces
-Arribada de la llei 11/2007 d'accés als
documents electrònics que obliga a la re-
enginyeria de processos
-Imminent adquisició del gestor documental
per a la Universitat
-Visibilitat de GDA dins de la organització
-Possibles retallades en els pressupostos de la
organització
Fig.04 Anàlisi DAFO per valorar la conveniència d'iniciar un pla d'actuació
16 La UB en xifres ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/web/ub/ca/universitat/la_ub_avui/xifres_sobre_la_ub/xifres_sobre_la_ub.html> [Consulta: 19
d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 20
Un cop valorats els possibles efectes positius de la implementació d'una gestió
estàndard dels expedients acadèmics d'alumnes a tota la Universitat es va convenir
que, per valorar la viabilitat del projecte, el següent pas a realitzar havia de ser
l'elaboració de propostes concretes i l'establiment de terminis d'actuació d'un hipotètic
projecte de gestió documental. En aquest sentit es va elaborar un document que
recollia, d'una manera sintètica, les possibles actuacions i el calendari
d'implementació.
De la visita a les secretaries d'estudiants i docència i de l'observació dels mètodes de
gestió dels expedients, es va prioritzar la promoció d'un sistema de gestió àgil i senzill
que pogués ser implementat en un període relativament breu i que proporcionés
resultats visibles l'endemà mateix de la seva aplicació. Amb aquestes premisses es va
procedir amb la identificació dels elements que podien permetre dur a terme el canvi.
En primer lloc es va observar que el principal problema estava en la cerca i
recuperació dels expedients i, per tant, en el sistema de classificació i d'ordenació.
D'una banda, la mescla de sèries documentals anava en contra dels principis
arxivístics i dificultava enormement la gestió i el posterior tractament al servei d'arxiu.
Per l'altra, el sistema alfabètic d'ordenació general s'havia demostrat altament ineficaç i
qualsevol canvi en aquest aspecte podia suposar una millora.
En segon lloc es va posar de relleu la inexistència d'un sistema visual d'identificació
d'expedients que facilités la cerca i la recuperació. En d'altres sèries documentals
aquest punt s'hauria pogut considerar innecessari però atès que a les secretaries
d'estudiants i docència el 90% del volum documental que es gestiona és relatiu als
expedients acadèmics i donat la gran varietat dels mateixos (múltiples ensenyaments
de graus, de màsters, de títols propis i de doctorat) i la confusió existent (barreja de les
4 sèries), es va convenir que la identificació visual contribuiria a millorar la gestió del
dia a dia. De la mateixa manera, es va observar que cada expedient només
s'identificava amb les dades relatives als cognoms i noms de l'alumne complicant
enormement la gestió en els casos d'alumnes matriculats a més d'un ensenyament
alhora.
En tercer i darrer lloc, no es va localitzar cap document de referència (cap normativa,
guia o informe) que pogués guiar el personal en el procés de creació d'expedients
acadèmics o que n'expliqués el valor jurídic, històric i/o administratiu.
Ferran Abarca Peris / 21
L'informe que es va elaborar va destacar els següents objectius i propostes d'actuació:
1. Aplicar la classificació als expedients acadèmics: Classificar correctament
cadascuna de les sèries documentals per tal de millorar la cerca i gestió dels
expedients, la tasca del servei d'arxiu, etc.
2. Millorar el sistema d'ordenació: Suprimir els sistema d'ordenació alfabètic. A
més dels possibles errors derivats de l'existència de l'ús de diferents criteris
d'alfabetització emprats en les distintes SED o de l'ordenació dels noms
compostos, aquest sistema obliga cada any, amb les noves matriculacions, a
intercalar els nous expedients dins de l'ordenació alfabètica. Encara que les
SED petites ho poden arribar a gestionar, les més grans han d'invertir massa
recursos per poder posar al dia l'arxiu.
3. Aprofundir en el coneixement de la sèrie documental: Elaborar les
propostes de taules d'avaluació documental de la UB per als expedients de
grau, màster, títol propi i Doctorat de l'EEES. Partint de les Taules d'Avaluació
Documental de la Generalitat relatives a la gestió dels expedients acadèmics a
les universitats establir, juntament amb el personal de les SED, les TAD per als
expedients acadèmics de l'Espai Europeu d'Educació Superior. Amb aquesta
actuació es vol identificar quina és la documentació essencial dels expedients
per tal de poder aplicar polítiques de disposició però també proporcionar unes
guies per al personal de les SED que indiquin la documentació que forma part
dels expedients acadèmics d'alumnes així com la importància de cadascun
d'ells. Per últim es vol poder trametre aquestes TAD a la Comissió Nacional
d'Avaluació Accés i Tria Documental per tal de proposar-ne l'aprovació.
4. Millorar els sistema d'identificació d'expedients tot establint elements que
permetin facilitar el procés de cerca i recuperació de la informació: En
aquest sentit dissenyar nous models de sobres segons el tipus d'ensenyament
(grau, màster, títols propis i doctorat) i dissenyar un model d'etiqueta que
contingui totes les dades necessàries per a la identificació i gestió dels
expedients tant en la seva fase activa com en les fases semiactiva i inactiva.
5. Optimitzar els recursos humans i econòmics: Implementar les millores
tenint en perspectiva l'optimització de recursos humans i econòmics
(centralització de compres de material fungible, etc.)
Juntament amb les propostes d'actuació l'informe va presentar un cronograma amb les
actuacions que es volien dur a terme i una previsió de terminis de realització (vegeu
fig.05).
Ferran Abarca Peris / 22
La Unitat de Gestió Documental i Arxiu va fer una valoració positiva de l'informe i va
reconèixer la viabilitat del projecte. Tanmateix, es va destacar que la seva posada en
marxa, a més d'afavorir la Universitat, podia aportar visibilitat a la Unitat i facilitar
futures actuacions.
La direcció de la Unitat de Gestió Documental i Arxiu va transmetre la proposta de
projecte al Secretari General de la Universitat de Barcelona perquè, com a
responsable últim, pogués valorar la viabilitat i oportunitat de la proposta. Després
d'obtenir el seu vist-i-plau es van obrir les converses escaients per convocar tots els
caps de les SED i part del personal d'administració i serveis a una reunió per
presentar-los l'estat de la qüestió i la proposta de projecte vers la gestió dels
expedients acadèmics en suport paper.
Aquesta sessió va permetre ajuntar per primera vegada en un mateix espai de debat
els màxim representants de les diferents SED i explicar-los el projecte de primera mà.
A més a més va establir ponts de comunicació en múltiples direccions (entre GDA i les
SED i entre SED i SED). La trobada va fer posar en comú una realitat en matèria de
gestió documental que fins al moment havia passar desapercebuda i va obrir un debat
sobre les necessitats i problemàtiques existents. En el seu decurs es van reconèixer
les possibilitats de millora del sistema de gestió dels expedients acadèmics en suport
paper alhora que es va entendre la necessitat d'actuar i treballar de la mateixa manera
a tota la Universitat.
Fig.05. Cronograma amb la previsió d'actuacions
SECRETARIES D'ESTUDIANTS I DOCÈNCIA – UB PREVISIÓ ACTUACIONS 2009 – 2010
PROJECTE DE GESTIÓ DOCUMENTAL I ARXIU 2009 2010
G F M A M J J A S O N D G F M A M J J A S O N D
Meta 1. Disseny del nou sistema de gestió d'expedients
1.1 Anàlisi i valoració del sistema existent
1.2 Disseny inicial del nou sistema de gestió d'expedients
1.3 Valoració del disseny inicial i proposta de millores
1.4 Disseny definitiu del nou sistema de gestió d'expedients
Meta 2. La implantació del nou sistema de gestió d'expedients
2.1 Configuració dels elements informàtics per a la implantació del sistema
2.2 Previsió del sistema de compres del material
2.3 Prova pilot del funcionament
2.4 Formació i Implantació del sistema
Meta 3. L'avaluació de la implantació del nou sistema
3.1 Establiment d'indicadors d'avaluació
3.2 Seguiment i suport a la implantació
3.3 Revisió i proposta de millores
Ferran Abarca Peris / 23
5 Projecte per a la implementació d'un nou model
d'organització dels expedients acadèmics
Un cop detectada la problemàtica vers la gestió dels expedients acadèmics a les
secretaries d'estudiants i docència de la Universitat de Barcelona es van definir les
primeres línies d'actuació. Es va crear una comissió de seguiment del projecte que
s'encarregués de debatre i proposar els elements del nou sistema de gestió dels
expedients acadèmics en suport paper abans de presentar-los al conjunt de les SED.
Per al bon funcionament de la comissió i per tal d'establir uns ritmes permanents de
treball es va determinar un calendari de reunions i un calendari de control i seguiment.
Els membres de la comissió van ser:
1 Cap de GDA: El cap de GDA va ser el responsable final del projecte. Va
realitzar tasques de coordinació i va conferir autoritat a les decisions en matèria
de gestió documental.
2 Tècnics de GDA: Els tècnics de GDA van ser els responsables d'analitzar i
proposar les millores des d'una òptica transversal de l'organització. Tanmateix,
van ser els reposables de determinar els elements de gestió documental
necessaris per a la gestió dels expedients acadèmics.
2 Tècnics de TIC (Àrea de Tecnologies i Comunicació): Els tècnics de TIC
van ser els responsables de donar suport a les possibles solucions
informàtiques derivades de la implementació del projecte.
3 Caps de SED: Els caps de les SED, triats de tal manera que representessin
els diferents volums de gestió existents a les secretaries, van ser els
encarregats d'aportar informació en matèria de gestió dels expedients
acadèmics al conjunt de la comissió i van conferir autoritat al projecte de cara a
la resta de SED.
3 Responsables de la gestió d'expedients de les SED: El personal
d'administració i serveis de les SED va aportar la vessant més pràctica de la
gestió dels expedients acadèmics. Van ser els encarregats d'explicar els
mètodes de treball actuals i de valorar la viabilitat de les noves propostes.
Amb la comissió i els calendaris de treball definits es va posar en marxa el projecte.
Ferran Abarca Peris / 24
5.1 La classificació i el sistema d'ordenació d'expedients
La classificació permet estructurar de manera jeràrquica i vinculada el conjunt de
documents que produeix l'organització. Tanmateix, és el nucli central del sistema, a
partir del qual s'han d'associar progressivament els altres instruments; o sigui, uns
terminis de permanència o transferència dels documents en les diferents fases amb la
seva disposició final i un mètode de recuperació de tota la documentació de qualsevol
procedència, suport, format i època17. A la comissió es va comentar i transmetre la
importància, la viabilitat i els avantatges del nou sistema de classificació proposat
(discriminació dels expedients per sèries, facilitat de gestió i recuperació, etc.).
Successivament es va tractar la problemàtica de l'ordenació alfabètica dels expedients
acadèmics convenint sobre els seus inconvenients. Més enllà dels errors d'arxivament
que un entorn bilingüe pot causar, aquest mètode era altament ineficient perquè
obligava dos cops l'any (un amb cada període de matriculació) a intercalar els nous
expedients en els arxius de gestió de les SED. A efectes pràctics aquest procés
d'intercalat suposava que cada 6 mesos una secretaria d'estudiants i docència de mida
mitjana (per exemple la de Biologia que realitza més de 900 noves matriculacions
anuals) havia d'assignar 2 persones durant 2 setmanes per la posada al dia de
l'arxiu18. Si aquest càlcul s'extrapola a la SED de la Facultat d'Economia i Empresa
(3000 noves matriculacions anuals), el personal dedicat a posar al dia l'arxiu seria de 2
persones treballant al llarg de més de 2 mesos. Seguint aquests càlculs, per el total de
16.000 noves matriculacions anuals a la Universitat de Barcelona19, les secretaries
d'estudiants i docència destinaven 12 persones, durant un temps superior als 2 mesos
l'any, per ordenar els arxius de gestió.
El nou sistema d'ordenació proposat va prendre com a model el de la desapareguda
Escola Universitària d'Estudis Empresarials (EUEE). A mitjans de l'any 2009 l'EUEE es
va fusionar amb la Facultat de Ciències Econòmiques i Empresarials (FCEiE) tot
creant la Facultat d'Economia i Empresa (FEiE). L'EUEE emprava un sistema
d'ordenació numèric basat en l'assignació d'un codi unívoc a l'expedient de l'alumne en
el moment de la matriculació. Aquest sistema requeria d'un arxiu auxiliar ordenat
alfabèticament compost per petites fitxes amb les dades de cada alumne (nom i
17 Borràs , Joaquim. Innovaciones en la gestión archivística y documental del Archivo de la Universitdad Pompeu
fabra: una mención del premio a las mejores prácticas por el Club de Gestión de la Calidad. La Gestión de la
Calidad en los Archivos Públicos. 2004.
18 Pel còmput es calcula que cada persona pot intercalar 50 expedients diaris, previ buidat de tot l'arxiu d'actius (en
el cas de la SED de Biologia són més de 6000 expedients).
19 La UB en xifres ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/web/ub/ca/universitat/la_ub_avui/xifres_sobre_la_ub/xifres_sobre_la_ub.html> [Consulta: 19
d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 25
cognoms, codi d'expedient, ensenyament i fotografia mida carnet). Quan un alumne
realitzava un tràmit es cercava la fitxa i, un cop obtingut el codi, s'accedia al seu
expedient. Aquest sistema permetia que, amb cada procés de matriculació, els nous
expedients es col·loquessin seguits del darrer expedient de l'arxiu de gestió, evitant
així la pèrdua de temps i l'acumulació d'errors d'un procés d'intercalat i mantenint
actualitzat el seu arxiu de gestió el mateix dia que procedia amb les noves
matriculacions. Tanmateix, aquest sistema proporcionava anonimat i seguretat d'accés
als expedients acadèmics ja que, per accedir a la documentació, requeria d'una
consulta prèvia de les fitxes que estaven ubicades en una sala d'accés restringit.
La comissió va convenir, doncs, que el sistema d'ordenació numèric era l'escaient però
es va requerir que tingués les següents característiques:
1. Que no fos necessari l'ús d'una fitxa física auxiliar per relacionar alumnes
i expedients: Per evitar la creació de dos arxius físics es va creure convenient
trobar alguna alternativa per a la cerca i recuperació dels expedients.
2. Que s'utilitzés algun element informàtic que permetés gestionar el codi de
l'expedient: Es va considerar imprescindible emprar alguna aplicació
informàtica d'ús habitual a les SED on incorporar el codi de l'expedient per
permetre la relació d'aquest amb el corresponent físic.
3. Que es generés una sola seqüència numèrica per a tots els expedients
acadèmics de la UB: Aquest pas permetia realitzar una gestió transversal de
la sèrie a tota la UB i aplicar, en la fase semiactiva i inactiva dels documents,
polítiques conjuntes d'accés i disposició.
4. Que es generés aquesta numeració per a cadascuna de les sèries (Grau,
Màsters, Títols Propis i Doctorats): Atesa l'existència de les 4 sèries
documentals es va considerar imprescindible crear una numeració única per a
cadascuna d'elles.
5.2 La generació del codi d'expedient
La gestió dels expedients acadèmics a les SED es realitza mitjançant el programari
GIGA: aplicació informàtica que conté totes les dades dels alumnes de la UB així com
la informació relativa als ensenyaments que cursen i les qualificacions obtingudes. Es
va considerar oportú fer servir aquesta eina d'ús habitual a les secretaries per contenir
el nou número unívoc d'identificació o codi d'expedient que pogués servir per a
l'arxivament i la identificació dels expedients. Atès que es tractava de 4 sèries
documentals (expedients de grau, expedients de màster, expedients de doctorat i
expedients de títols propis), es va proposar crear quatre comptadors auto incrementals
Ferran Abarca Peris / 26
que identifiquessin cada tipus d'ensenyament amb un ampli rang de creixement (més
de 999.999 expedients per sèrie). El format triat va ser el següent:
GRAU MÀSTER TÍTOL PROPI DOCTORAT
G-000.001 M-000.001 T-000.001 D-000.001
Un cop triat el format i l'aplicació informàtica que relacionaria el codi d'expedient amb
els expedients físics va sorgir la dificultat de decidir en quin moment s'hauria
d'assignar el codi. La major part dels alumnes accedeixen a la Universitat amb les
Proves d'Accés a la Universitat (PAU) mentre que una minoria ho fa via proves d'accés
de majors de 25 o 45 anys, trasllats, etc. Es volia que les secretaries d'estudiants i
docència disposessin de tots els elements necessaris per obrir un nou expedient en el
mateix moment que un alumne iniciava un tràmit. La solució va passar per gestionar
les assignacions de codi d'expedient segons l'accés que es fa a la Universitat.
5.2.1 Accés via PAU
En el període de matriculació, la Generalitat de Catalunya envia un fitxer a la
Universitat amb les dades d'inscripció de tots els nous alumnes que accedeixen via
PAU. Aquests fitxer, que inclou des de les dades d'identificació personal (nom,
cognoms, DNI, etc.) fins a les dades relatives a l'accés i a l'ensenyament matriculat, es
carrega directament a l'aplicació GIGA i permet tenir inserida al sistema la major part
de les dades dels alumnes de nou ingrés abans que aquests arribin físicament a la
Universitat.
Tenint en compte aquests aspectes, es va decidir que la generació i assignació del
codi d'expedient es realitzés quan les dades es carregaven als sistemes de la
Universitat de Barcelona. Això permetia també tenir a disposició el codi d'expedient fins
i tot abans que els alumnes poguessin iniciar qualsevol tramitació a les secretaries
d'estudiants i docència.
5.2.2 Altes vies d'accés a la Universitat
En aquests casos les dades dels nous alumnes no es carreguen directament en el
sistema i, per tant, el codi d'expedient s'havia de generar quan el personal de les
secretaries d'estudiants i docència donava d'alta un nou alumne al sistema. En aquest
moment s'assigna un nou codi d'expedient que queda permanentment relacionat a
Ferran Abarca Peris / 27
l'alumne i a l'ensenyament que cursa. En el cas que un alumne es matricules a més
d'un ensenyament aquest tindria tants codis d'expedient com ensenyaments hagi o
estigui cursant a la UB. Un cop donat d'alta al sistema el personal de la SED podria
obrir el corresponent expedient.
5.3 La identificació dels expedients
Un cop es va decidir d'on provindria el codi d'expedient i de quina manera es generaria
calia relacionar el món físic amb el món digital. Es per això que per poder gestionar el
nou sistema d'arxiu i la nova ordenació calia incorporar el codi d'identificació a
cadascun dels expedients. El sistema alfabètic, que es limitava a escriure manualment
a cada expedient (sobre) els cognoms i noms de l'alumne, es va substituir per una
etiqueta amb el codi extret directament de l'aplicació GIGA. D'aquesta manera es va
automatitzar el procés i es va evitar un potencial error humà. Es va proposar també
elaborar una peça de programari capaç de comunicar-se amb l'aplicació GIGA per
obtenir les dades i per generar etiquetes en el moment requerit.
Es va considerar interessant poder incloure tantes dades d'identificació com fossin
necessàries per tal de facilitar la cerca, la identificació i la recuperació dels expedients.
Les dades triades van ser les següents:
Codi expedient
Cognoms i nom de l'alumne
DNI
NIUB (Número d'Identificació de la Universitat de Barcelona)
Data primera matriculació
Nom i codi de l'ensenyament
Pla d'estudis
Facultat
Codi de classificació (es decideix incorporar aquesta dada a l'aplicació GIGA i
també es selecciona d'entre els camps que han d'aparèixer a l'etiqueta)20
20 Fins al moment els expedients acadèmics no estaven classificats mentre romanien a les SED i només es procedia
a la seva classificació en el moment que es descrivien en els arxius intermedis o en l'Arxiu Històric.
Ferran Abarca Peris / 28
Amb les dades seleccionades es va procedir amb el disseny d'un model d'etiqueta que
permetés una ràpida identificació de l'expedient i per això es van destacar, en diferents
mides, les diferents dades que l'havien de formar.
També es va tenir en compte que fos una etiqueta de mida mitjana per tal d'optimitzar
els recursos i d'aconseguir el màxim d'etiquetes per full. Es va triar el model d'etiqueta
amb les mides següents: 70x25,4 mm (vegeu fig.06).
Fig.06. Model etiqueta sobres expedients acadèmics de l'ensenyament de grau
D'altra banda, a més de la identificació dels expedients mitjançant les dades de
l'etiqueta es va creure convenient aplicar mesures addicionals. Les sèries d'expedients
acadèmics són les més voluminoses pel que fa al nombre d'expedients. En aquest
sentit cada secretaria gestiona múltiples graus, màsters, doctorats i títols propis i, fins
al moment de la implementació del projecte no existia cap tret característic visual que
permetés diferenciar a simple vista un expedient d'un ensenyament o d'un altre. És per
aquest motiu i pel fet de no classificar els expedients, que sovint el personal de la SED
havia d'accedir a la documentació continguda als expedients per determinar a quina
sèrie corresponia. A més, aquesta pràctica causava la incorrecte ubicació d'alguns
expedients i dificultava la recuperació posterior. La possibilitat doncs de poder
identificar d'un sol cop d'ull la sèrie d'un expedient podia ajudar en la gestió diària i
podia permetre evitar barrejar expedients entre sèries. A més, si aquesta identificació
es feia extensible a totes les secretaries d'estudiants i docència de la Universitat de
Barcelona, des del servei d'arxiu es rebrien les sèries completament identificades i això
facilitaria el seu tractament. Tanmateix, un canvi en aquest sentit aportava un element
més per a l'estandardització dels mètodes de treball i de la imatge corporativa de la
UB.
Un altre efecte positiu de l'aplicació d'una sola imatge per a la identificació dels
expedients acadèmics era que permetia aplicar polítiques d'optimització de recursos
econòmics. Fins al moment, cadascuna de les SED gestionava de manera
independent la compra de material fungible i això incloïa els sobres que es feien servir
CODI ID: G-000.001COGNOMS, NOMDNI: 00000000Z NIUB:00000000DATA INICI: 2009 – 2010 PLA: 2010Grau en Administració i Direcció d'Empreses G02154Facultat d'Economia i EmpresaI104. Expedients acadèmics de l'ensenyament de grau
Ferran Abarca Peris / 29
per als expedients acadèmics d'alumnes. Així vam identificar múltiples models de
sobres amb diversitat de colors, gramatge i informació corporativa. El cost d'adquisició
de cada sobre variava d'una secretaria d'estudiants i docència a l'altre i oscil·lava des
dels 0,15 cèntims als 0,25 cèntims.
Amb la implantació d'un sol disseny per a tota la Universitat de Barcelona es va poder
realitzar una comanda única per tal de mirar d'aconseguir el millor preu possible.
Donada l'existència de 4 sèries documentals es van crear 4 nous models de sobres
(vegeu fig.05 a fig.07) amb les següents característiques:
Mida de 260x360 mil·límetres
Obertura lateral
Absència de llengüeta
L'elecció de la mida del sobre va venir determinada per la capacitat del sobre, per la
mida dels arxivadors on anirien col·locats en la seva fase activa i per la mida de les
capses d'arxiu on s'instal·larien en la seva fase semiactiva i inactiva.
L'obertura lateral (part més curta del sobre) i l'absència de llengüeta va respondre a
una necessitat pràctica. D'una banda els sobres amb obertures superiors (i per tant
obertures més amples que les obertures laterals) són mes donats a que caigui la
documentació quan es manipulen i, de l'altre, les llengüetes de tancament amb tira de
silicona són innecessàries atès que els sobres d'expedients acadèmics d'alumnes no
es tanquen.
Un cop definides aquestes característiques es van sol·licitar pressupostos a diferents
proveïdors aconseguint un preu final que comportava una reducció del 50% del cost
total d'adquisició.
Seguidament, per tal de centralitzar les compres dels nous models de sobres, es va
sol·licitar la seva incorporació al catàleg de material fungible del servei de Compres
UB.
Fig.07. Sobre de Grau Fig.08. Sobre de Màster
Ferran Abarca Peris / 30
Fig.09. Sobre de Doctorat Fig.10. Sobre de Títol Propi
5.4 L'arxivament dels expedients
Amb el sistema d'assignació de codi i d'identificació definits, es va haver de decidir
com arxivar els nous expedients acadèmics als arxius de gestió. Atès que es
disposava de 4 sèries i, per tant, de 4 numeracions unívoques i auto incrementals calia
que aquestes tinguessin la seva correspondència en el món físic. Per això es va
determinar que cada secretaria d'estudiants i docència disposés de 4 sèries de
calaixeres metàl·liques de 4 calaixos, independents l'un de l'altre. Cadascuna
d'aquestes sèries estaria composada pel nombre d'armaris metàl·lics de 4 calaixos
necessaris segons el volum d'expedients que haguéssim de gestionar (vegeu fig.11).
Amb aquesta nova mesura es va facilitar el procés de cerca i recuperació dels
expedients (de grau, màster, títols propis o de doctorat) i es van minimitzar els errors
d'arxivament.
Cal destacar també que el canvi més substancial d'aquesta manera d'arxivar es va
veure en la gestió de les noves matriculacions ja que es van poder arxivar de manera
seqüencial en lloc d'intercalar-les.
Fig.11. Esquema d'arxivament segons ensenyament
Ferran Abarca Peris / 31
5.5 L'avaluació dels expedients
Un element important de la gestió documental és l'avaluació i tria dels documents
perquè “si fins i tot els arxius poguessin emmagatzemar i atendre la totalitat dels
complexes i voluminosos expedients, informes, memòries, fotografies, mapes,
documents informàtics i altres documents d'una organització o institució moderna, la
pròpia quantitat de materials els faria, de fet, inservibles21”. La manca d'una política
d'avaluació i tria documental, a més de col·lapsar els arxius i, per extensió, les
secretaries d'estudiants i docència de la Universitat, requeriria d'una inversió
econòmica en dipòsits d'arxiu i en personal difícilment assumible. En canvi, els
beneficis derivats de l'aplicació de polítiques de disposició, a part de ser econòmics,
permeten al personal conèixer la totalitat de documents que formen part d'un
expedient, diferenciar els tràmits administratius i aplicar mesures de preservació i
conservació dels documents essencials dels expedients.
L'eina que permet aplicar polítiques d'avaluació en una institució és el calendari de
conservació conjuntament amb les resolucions de les taules d'avaluació documental
(TAD). Aquestes són documents que analitzen sèries documentals i que dictaminen
una resolució, d'eliminació o de conservació, en relació a la disposició.
Les TAD aprovades per a la sèries d'expedients acadèmics són anteriors a la
incorporació de les universitats a l'EEES. Atesa aquesta realitat potser seria
necessària l'aprovació d'unes noves TAD que complementin les existents.
L'objectiu de GDA amb referència a la creació de TAD era doble. D'una banda
disposar d'informació per poder fer una proposta a la CNAATD i de l'altre conscienciar
les SED en matèria d'avaluació i tria documental, fent-les partícips de l'eliminació de
còpies i documents de treball i, del contingut dels expedients.
La determinació del valor de cada document i la seva avaluació no va ser una practica
senzilla i àgil. En aquesta fase del projecte es va comptar amb la col·laboració de
personal dels Serveis Jurídics de la UB.
L'objectiu concret va ser identificar tots els possibles documents que formen part dels
expedients de les 4 sèries documentals i avaluar-los fent servir la normativa vigent22 en
21 M.F, Daniels. Records appraisal and disposition. Managing archives and archival institutions. Mansel, Londres.
1990, p53
22 Normativa acadèmica per als ensenyaments de la Universitat de Barcelona. Gestió acadèmica ® Universitat de
Barcelona [en línia] <http://www.ub.edu/acad/noracad/welcome.html> [Consulta: 19 d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 32
matèria de gestió acadèmica (d'on es poden extreure totes les tramitacions que
afecten els expedients acadèmics i els documents que generen). També es va valorar
l'experiència del personal de les SED. Successivament, es va determinar el valor
primari de cada document (administratiu, fiscal i/o legal), el seu valor secundari (valor
patrimonial que se'n podien derivar) i es va identificar com a “document essencial” o
“document no essencial”.
Acabada la primera aproximació pràctica es va fer ús de les TAD vigents de la
Generalitat de Catalunya seleccionant només aquelles relatives a l'avaluació
d'expedients acadèmics i valorant els criteris de la Comissió Nacional d'Accés,
Avaluació i Tria Documental23.
La tendència de la comissió de la Universitat de Barcelona va ser la d'eliminar el mínim
de documentació possible i les propostes convingudes es poden considerar més
conservadores que les de la CNAATD24 però més exhaustives ja que inclouen el llistat
dels documents que formen els expedients acadèmics d'alumnes de la Universitat de
Barcelona25(vegeu annexos 2, 3, 4 i 5).
Per facilitar la tasca d'identificació i treball diari a les SED i conscienciar el personal
sobre la importància de cada document (bé perquè sigui de conservació permanent o
perquè contingui dades de caràcter personal) es va proposar la incorporació als
expedients d'unes subcarpetes de cartolina (vegeu fig.12 i 13) on col·locar, en la fase
activa dels expedients, els documents “essencials” o “no essencials”26. Aquesta
pràctica pretenia també facilitar les polítiques de tractament documental i de disposició
del servei d'arxiu.
23 Atès que les Taules d'Avaluació Documental de la Comissió Nacional d'Avaluació, Accés i Tria Documental
(CNAATD) relatives a les sèries d'expedients acadèmics estan realitzades abans de l'entrada en funcionament de
l'Espai Europeu d'Educació Superior es vol aprofitar l'impuls i les energies del projecte de gestió dels expedients
acadèmics d'alumnes a les secretaries d'estudiants i docència per elaborar les noves taules d'avaluació
documental per a cadascun dels nous ensenyaments de l'EEES (graus, màsters, títols propis i doctorats).
Aquestes taules, un cop finalitzades s'haurien de trametre a la CNAATD per a la seva valoració.
24 Atès que la valoració dels documents dels expedients acadèmics de l'EEES no es contradeien amb les de la
CNAATD no es va considerar, per el moment, trametre-les per a la seva aprovació.
25 Les TAD de la CNAATD relatives als expedients acadèmics de les Universitats estan basades en els expedients de
la Universitat Pompeu Fabra (UPF) i no sempre s'ajusten als expedients de la Universitat de Barcelona.
26 Des de GDA es va suggerir, a més, que els documents dins dels expedients havien d'anar ordenats
cronològicament. Les SED no s'hi van avenir i van al·legar que en la gestió del dia a dia seria impossible mantenir
aquesta ordenació.
Ferran Abarca Peris / 33
Fig.12. Detall coberta de la subcarpeta Fig.13. Vista general de la subcarpeta
5.6 La posada en comú de la nova gestió dels expedients acadèmics
Un cop definits tots els elements de la nova gestió dels expedients acadèmics i
aportades les esmenes convingudes amb les SED, es va convocar una reunió per
presentar tots els elements del sistema.
El primer punt que es va tractar va ser la incorporació de la classificació als expedients
de les 4 sèries.l27.
El segon punt va fer referència al nou sistema d'ordenació numèrica que afectaria els
expedients de l'EEES (graus, màsters, títols propis i doctorats) i els nous elements
d'identificació (sobres per cada ensenyament, ús de colors per reforçar la identificació
visual de les sèries i etiquetatge dels sobres). També es va informar el personal de les
SED sobre com adquirir el nou material mitjançant el sistema de Compres UB (vegeu
fig.14).
27 Els expedients quedaven automàticament classificats en el moment d'imprimir-ne les etiquetes i des de les SED
només calia que els arxivessin a les respectives sèries (representades per diferents arxivadors d'armaris metàl·lics
de 4 calaixos.
Ferran Abarca Peris / 34
Fig.14. Detall de la pàgina d'inici del sistema de Compres UB
Successivament, es va tractar el tema de les Taules d'Avaluació Documental amb el
principal objectiu de conscienciar el personal sobre els documents (i indirectament
sobre les tramitacions) que s'havien d'incloure als expedients acadèmics. El
responsable de la seva aplicació seria el servei d'arxius tot seguint les instruccions de
la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental i un cop obtinguda la
resolució del DOGC.
Els suggeriments d'esmenes es van sotmetre a votació i, un cop aprovats, es van
incorporar a les taules d'avaluació dels documents a l'espera de ser presentades a la
CNAATD.
Ferran Abarca Peris / 35
6 Implantació del model d'organització dels expedients
acadèmics
A la fase de definició del projecte va seguir la d'implantació del model de gestió dels
expedients on es va haver d'assegurar que tots els elements projectats estiguessin
preparats per ser emprats. Va ser el moment també de detectar qualsevol mancança i
posar els mitjans per solucionar-la.
Primer es va comprovar si hi havia material fungible suficient per poder implementar el
sistema a totes les SED. Per poder fer el càlcul es van fer servir les dades
proporcionades el juliol del 2009 per l'ANECA (Agéncia Nacional de la Evaluación y la
Calidad Académica) i en les quals es detallava el nombre de places aprovades a la
Universitat i els ensenyaments ofertats per l'EEES per al curs acadèmic 2009/10 (9000
per graus i 5000 per màsters28). Amb aquestes dades es va contactar amb Compres
UB i es va realitzar una compra de sobres i d'etiquetes suficients per abastir les
necessitats del procés de matriculació del mes de setembre.
Successivament es va contactar amb les TIC per confirmar que els elements
informàtics del sistema estiguessin operatius (càrrega de fitxers de nous alumnes
provinents de les PAU, possibilitat de donar d'alta nous alumnes des de les SED,
assignació correcte de codis d'expedients i generació d'etiquetes) i es va comprovar si
les SED disposaven dels arxivadors suficients on ordenar els nous expedients.
Amb tots aquests elements preparats per posar en marxa el projecte es va plantejar la
conveniència de realitzar una prova pilot que permetés valorar i avaluar, en un
escenari real, el procés d'implementació i el seu funcionament.
6.1 Prova pilot: Facultat de Psicologia
Per avaluar i valorar el nou sistema i el seu procés d'implementació es va requerir una
facultat de mida mitjana. Tanmateix, aquest exercici havia de permetre identificar
elements a corregir així com extreure els dubtes que pogués generar la seva
implementació. Tota la informació que es va obtenir va ser utilitzada pel posterior
desplegament del projecte.
28 UN1DATA, Universitats Catalanes en xifres ® Generalitat de Catalunya [en línia]
<http://unidata.gencat.cat/unidata/goPublic.do> [Consulta: 20 de maig de 2012]
Ferran Abarca Peris / 36
El lloc de realització escollit per a la prova pilot va ser la SED de la Facultat de
Psicologia ja que complia amb tots els requisits:
1. Va ser una de les primeres en implementar el nou ensenyament de Grau (Grau
en Psicologia) així com també de les primeres en incloure en la seva oferta
educativa màsters homologats a l'EEES.
2. És una facultat de mida mitjana: si tenim en compte l'oferta d'ensenyaments
inclosos a l'Espai Europeu d'Educació Superior superen les 700 places (vegeu
fig.15).
3. Es va oferir per ser SED pilot. Aquest fet havia de permetre implementar el nou
mètode sense haver de superar les possibles reticències del personal.
ENSENYAMENT
PLACES
OFERTADE
S
TOTALS
Grau en Psicologia 475 475
Màster en Psicologia clínica i de la Salut 50
260
Màster en Intervenció Psicosocial 50
Màster en Psicologia de l'educació-MIPE 45
Màster en Primatologia 30
Màster en Psychology of Work, Organisations and Human
Resources25
Màster en Psicogerontologia 25
Màster en Recerca en personalitat i comportament 20
Màster en Psicologia de treball, les organitzacions i els recursos
humans15
TOTAL 735
Fig.15. Taula amb les places ofertades de grau i màster de la Facultat de Psicologia per al curs 2009/10
La prova pilot va comptar amb un curs de formació de 4 hores per al personal de la
SED de Psicologia. El programa va consistir en:
1. Implantar l'habit per a la planificació anual d'expedients. Aquest habit els havia
de permetre calcular del nombre d'alumnes totals de nou ingrés a Graus i
Ferran Abarca Peris / 37
Màsters de l'EEES29 per tal de demanar el nombre de sobres, subcarpetes i
etiquetes necessaris.
2. El sistema de Compres UB
3. Generar el nou codi d'expedient (només per al cassos que les dades no es
carreguin directament des del fitxer de la Generalitat)
4. Generar etiquetes per als nous expedients.
5. Consultar el nou codi d'expedient a l'aplicació GIGA (Vegeu fig.16).
6. Arxivar els expedients segons la sèrie a la que pertanyen (expedients de grau,
expedients de màster, etc.).
7. Ordenar els expedients segons l'orde numèric assignat (codi d'expedient)
8. Diferenciar entre documents essencials i documents no essencials30
9. La classificació31
Fig.16. Captura de pantalla de l'aplicació informàtica GIGA
Amb el curs de la prova pilot es van formar 5 persones de la SED de Psicologia que,
juntament a un tècnic de GDA i un tècnic de TIC, van ser les encarregades de dur a
terme el desplegament.
29 S'obvien els alumnes de doctorat i títols propis atès que el seu volum és tant reduït que no suposaria en cap cas
un gran desajust en el sistema. Sí que però es fan totes les proves escaients a nivell tecnològic per comprovar el
seu correcte funcionament.
30 Es lliura petit manual on apareixen les taules dels documents essencials i no essencials (vegeu annexos 2,3,4 i 5)
31 Atès que la classificació està completament incorporada en el sistema, els expedients ja es troben classificats en
el moment de la seva creació (mitjançant la informació que apareix a l'etiqueta) i el personal no ha de fer l'acte de
classificar. Tot i així s'aprofita la formació per fer-los conscients de la seva existència i per explicar-los el sentit i la
seva utilitat.
Ferran Abarca Peris / 38
Per tal d'incloure el màxim nombre d'alumnes matriculats, el procés es va iniciar la
segona quinzena de juliol i no es va donar per tancat fins a la primera setmana de
setembre, quan es van detectar els següents problemes o inconvenients:
1. L'aplicació informàtica no assignava el codi d'expedient als alumnes de grau o
màster que havien accedit via adaptacions (provinents de l'antiga llicenciatura
en Psicologia o dels antics màsters).
2. Segons el model d'impressora emprat les dades de les etiquetes s'imprimien
descol·locades.
3. La consulta del codi d'expedient només es podia fer des de la pantalla “dossier
alumne” de l'aplicació GIGA. El personal de les SED va recomanar que aquest
codi també aparegués en les pantalles:
– Consulta alumne
– Consulta expedient
– Modificació dades alumne
– Reconeixement de crèdits
– Consulta rebuts
– Anotació assignatures
– Espai econòmic
– Fi de carrera
Totes les incidències detectades en la prova pilot van afectar la vessant informàtica de
la implementació i des d'aquesta es van adoptar les mesures correctores per
solucionar-les. També es van incloure les especificacions perquè l'aplicació GIGA
assignés el codi d'expedient als alumnes que accedien als nous ensenyaments via
adaptacions, i es va incloure una millora al programari de generació i impressió
d'etiquetes perquè es poguessin configurar els marges superiors i laterals i permetre
així la correcta impressió independent del model d'impressora emprat. També es va
incloure el codi d'expedient a les 9 pantalles de GIGA sol·licitades.
Ferran Abarca Peris / 39
6.2 Desplegament del nou sistema
El desplegament del sistema a totes les SED de la UB suposava, en primer terme,
definir el pla de formació. El total de personal de les SED suma 238 persones (vegeu
fig,02) Un cop exclosa la via d'una formació individualitzada Es va decidir que cada
SED seleccionaria un màxim de 3 persones per rebre la formació i que aquestes
formarien els seus companys en el decurs de la implementació del sistema. En una
jornada de 4 hores32 es va explicar la part teòrica i es van aportar exemples pràctics de
la nova gestió dels expedients acadèmics. També, es va elaborar un nou manual per
incloure-hi les taules d'avaluació documental dels documents, el procediment complet
de creació (alta a GIGA, generació d'etiqueta, obertura d'expedient, etc.) i consulta
d'expedients. Una secció de preguntes freqüents per donar respostes a les consultes
més comunes. Per últim i per tal de poder cobrir les possibles incidències inicials,
durant el mes de setembre es van assignar 2 arxivers de GDA i 2 tècnics de TIC per a
la resolució de problemes i incidències.
La implementació al llarg del mes de setembre i octubre del 2009 es va realitzar amb
molt poques incidències i la major part d'elles feien referència a la configuració de
l'aplicació de generació d'etiquetes.
7 Avaluació del projecte
Per tal d'avaluar l'impacte del projecte en el conjunt de les secretaries d'estudiants i
docència de la Universitat de Barcelona i, també per valorar el nivell d'implementació
de la nova sistemàtica, des de la unitat de Gestió Documental i Arxiu es va elaborar un
informe sobre l'estat d'assoliment del projecte. És va convenir que aquesta valoració
s'havia de fer dues vegades, la primera transcorreguts 6 mesos de l'inici de la
implementació i la segona transcorregut un any. La preparació de l'avaluació en dues
fases pretenia donar temps a què la implementació es desenvolupés al màxim
possible i que el personal de les secretaries d'estudiants i docència pogués fer una
valoració a través de l'experiència.
En el curs de les visites concretades amb el personal de les secretaries es va
quantificar el nivell d'implantació del nou sistema en base als següents aspectes:
1. Separació o no dels expedients en 4 sèries documentals.
2. Nivell d'implantació de cada sèrie documental.
32 El programa de la formació al conjunt de les SED va ser el mateix que es va fer servir per a la formació de la SED
de Psicologia de la prova pilot (vegeu punt 5.1)
Ferran Abarca Peris / 40
3. Nivell d'ús dels nous sobres pels expedients acadèmics.
4. Nivell d'ús de l'etiqueta d'identificació.
5. Nivell d'ús de la subcarpeta de documents essencials.
6. Valoració de l'utilitzat del curs de formació
Tanmateix es va aprofitar cada visita per recollir les impressions del personal
administratiu de les secretaries i per recopilar un llistat amb les queixes i suggeriments
més comunes:
1. El codi d'expedient no apareix a totes les pantalles de l'aplicació GIGA.
2. El sistema d'ordenació numèric requereix d'una consulta prèvia que abans no
calia fer.
3. Si el sistema informàtic falla no es pot accedir als expedients acadèmics.
4. El servei de compres UB s'ha quedat sense estoc de sobres.
5. Poca utilitat a la subcarpeta de documents essencials
El conjunt de dades recollides va permetre extreure conclusions globals de l'evolució
de la implementació del projecte i dades sobre el nivell de satisfacció.
Una de les primeres conclusions va ser que el procediment d'implementació no havia
seguit el mateix ritme ni havia estat homogeni al conjunt de les secretaries d'estudiants
i docència. Per exemple, hi havia SED que havien implementat el nou sistema de
gestió d'expedients des del primer moment mentre que hi havia d'altres que havien
decidit posposar la posada en marxa a superar el període de matriculació d'estudiants
(finals del mes d'octubre). Tanmateix, existia un grup de SED que es trobava al bell
mig del procés de canvi.
Les SED que tenien el sistema completament o gairebé completament implementat
van fer una valoració molt positiva i van destacar:
1. La facilitat d'implementació de sistema.
2. La rapidesa en l'adaptació.
3. La reducció del nivell d'errors de la nova ordenació respecte l'anterior (sobretot
tenint en compte la no existència del procés d'intercalat).
4. La millora en el temps de cerca i de recuperació dels expedients.
5. L'encert en l'ús de les eines tecnològiques de suport (GIGA).
6. La utilitat de la identificació visual dels expedients.
Ferran Abarca Peris / 41
Les SED van sol·licitar que el codi d'expedient aparegués al màxim de pantalles
possibles de GIGA. D'aquesta manera es facilitava l'accés als expedients físics
independentment de la gestió que l'alumne estigués duent a la SED. Tanmateix, moltes
van mostrar els seu escepticisme vers la utilitat de la implementació de l'ús de les
subcarpetes de documents essencials i per això, transcorregut un any de la
implementació, només 5 de les 19 SED l'havien aplicat.
Pel que fa a les SED que no havien començat el procés d'implementació del sistema
es va detectar:
1. Certa recança d'alguna SED de mida petita d'abandonar els sistema
d'ordenació alfabètic.
2. Alguna reticència individual de dur a terme la implementació del projecte
Amb les dades obtingudes també es van realitzar gràfiques estadístiques (vegeu
fig.17) que van permetre valorar quantitativament el procés d'implementació. De la
seva anàlisi es va observar que transcorreguts 6 mesos:
1. La sèrie de graus s'havia implementat en un 80%
2. La sèrie de màsters s'havia implementat en un 70%
3. La sèrie de títols propis s'havia implementat en un 40%
4. La sèrie de doctorats s'havia implementat en un 20%
Una segona lectura d'aquestes dades permetia afirmar que 17 SED de 19 havien
posat en marxa el nous sistema per a la sèrie de graus, 16 de 19 per a la sèrie de
màsters, 9 de19 per a la sèrie de doctorat i 4 de 19 per a la sèrie de títols propis33.
33 Per aquests càlculs només es té en compte la implementació dels nous sobres i l'ús de les etiquetes i l'aplicació
informàtica GIGA per a la gestió diària dels expedients acadèmics. No és té en compte l'ús que es fa de les taules
d'avaluació documental ni de la subcarpeta de documents essencials
Ferran Abarca Peris / 42
Fig.17: Grau d'implementació del nou model transcorreguts 6 mesos (14/03/2010)
El mateix procediment de recollida i anàlisi de dades es va dur a terme transcorregut
un any de la posada en marxa del projecte i va permetre afirmar que (vegeu fig18):
1. La sèrie de graus s'havia implementat en un 90%
2. La sèrie de màsters s'havia implementat en un 80%
3. La sèrie de títols propis s'havia implementat en un 60%
4. La sèrie de doctorats s'havia implementat en un 40%
En aquest cas doncs es podia afirmar que 18 SED de 19 havien posat en marxa el
nous sistema per a la sèrie de graus, 17 de 19 per a la sèrie de màsters, 15 de19 per a
la sèrie de doctorat i 10 de 19 per a la sèrie de títols propis34.
34 Per aquests càlculs només es té en compte la implementació dels nous sobres i l'ús de les etiquetes i l'aplicació
informàtica GIGA per a la gestió diària dels expedients acadèmics. No és té en compte l'ús que es fa de les taules
d'avaluació documental ni de la subcarpeta de documents essencials
Ferran Abarca Peris / 43
Fig.18: Grau d'implementació del nou model transcorreguts 12 mesos (09/09/2010)
Quan es va plantejar el projecte els objectius principals van ser:
1. Aplicar la classificació als expedients acadèmics
2. Millorar el sistema d'ordenació
3. Aprofundir en el coneixement de la sèrie documental
4. Millorar els sistema d'identificació d'expedients
5. Optimitzar els recursos humans i econòmics
Aquestes dades, juntament amb la valoració que les mateixes SED feien de la
implementació del sistema i tenint present els objectius marcats inicialment, va
permetre arribar a un conjunt de conclusions que permetia valorar el projecte a l'hora
que plantejar els canvis per a la seva millora:
1. Transcorregut un any els sistema havia estat implementat en un 90% a les
sèries més voluminoses (graus i màsters) i, per tant, la pràctica totalitat de les
SED aplicava els sistema de classificació i d'ordenació i d'identificació
d'expedients.
Ferran Abarca Peris / 44
2. Tot i l'èxit que transmetien les xifres, calia impulsar l'assoliment al 100% de les
sèries menys voluminoses (títols propis i doctorats).
3. Existia una satisfacció generalitzada a les SED amb el nou sistema de gestió
d'expedients.
4. S'havia millorat ens els temps de cerca i recuperació dels expedients.
5. S'havien evitat els errors d'arxiu del sistema d'ordenació alfabètica.
6. S'havia suprimit el procés d'intercalat.
7. S'havia estandarditzat la manera de treballar a totes les SED de la UB.
8. S'havia optimitzat la gestió dels recursos econòmics (estalvi d'un 65%35 en la
despesa de material fungible per la gestió dels expedients acadèmics a les
SED per als 26000 estudiants de nou accés del curs 2010-11)36.
9. Calia revisar el funcionament i ús de les subcapretes de documents essencials.
10. Calia augmentar el nombre de pàgines on apareix el codi d'expedient a
l'aplicació GIGA.
11. S'havia donat a conèixer la Unitat de Gestió Documental i Arxiu.
8 El futur
El futur immediat del sistema de gestió dels expedients acadèmics en suport paper de
les secretaries d'estudiants i docència de la Universitat de Barcelona passa per
aconseguir la implementació total del sistema. Atès el volum d'implementació actual
només es requereix del seguiment i l'empenta necessària perquè totes les SED
emprin, com a mínim, el sistema de classificació i el sistema d'ordenació numèric, els
sobres de colors que identifiquen cada sèrie i el sistema d'etiquetatge. Amb aquests
aspectes consolidats es fa un gran pas en l'estandardització dels mètodes de treball i
en la gènesi i la creació dels expedients acadèmics d'alumnes a la Universitat de
Barcelona (models de documents, plantilles, reenginyeria de processos, etc.)37.
35 Càlcul obtingut del preu de compra dels sobres de manera conjunta(0,10) vers el preu obtingut de manera
separada (0,25) i extrapolat al 26000 nous alumnes del curs 2010-2011
36 Memòria del curs 2010-2011 ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/agenciaqualitat/spa/publicacions/mem1011/resum.htm> [Consulta: 4 de maig de 2012]
37 Aquest aspecte es va decidir no contemplar-lo en el projecte inicial atès les resistències que podia trobar i atesa la
magnitud que prenia. Un cop implementada la primera fase (classificació i ordenació) seria el moment d'afrontar-
los.
Ferran Abarca Peris / 45
Tanmateix, l'assoliment de la gestió de la fase activa dels expedients permet preparar-
los per la fase semiactiva i inactiva. En aquest sentit cal valorar la necessitat de l'ús de
les camises de documents essencials als arxius de gestió i el benefici que es pot
obtenir des del servei d'arxiu amb la seva utilització. És innegable que una bon ús
d'aquesta discriminació de documents en la fase activa dels expedients agilitaria els
processos d'avaluació i tria documental posteriors però les conseqüències d'un mal ús
(selecció incorrecte dels documents essencials inclosos a la carpeta) comportaria la
repetició del procés quan aquests arriben als arxius intermedis 38.
Seguint el cicle vital dels expedients el futur ha de permetre implementar un sistema
únic de transferències entre les SED i el servei d'arxiu. Les transferències d'expedients
dels arxius de gestió als arxius intermedis o a l'Arxiu Històric s'ha de fer en plazo de
tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad39. Atenent aquestes
premisses, el sistema de transferència també ha de ser únic per totes les secretaries
d'estudiants i docència i ha d'establir uns calendaris que en permetin un bon
funcionament. Mitjançant aquestes transferències periòdiques s'aconsegueix que les
SED no es col·lapsin d'expedients inactius, es garanteix un millor funcionament de
l'arxiu de gestió i es descarta la necessitat de custodiar els expedients en la seva fase
semiactiva i inactiva. Al mateix temps, el servei d'arxiu, a més de planificar les tasques
segons uns calendaris establerts, pot aplicar polítiques de seguretat i accés i, si
s'escau, polítiques d'avaluació i tria documental.
Mirant una mica més enllà, la consecució de la implementació d'un sol sistema de
treball per als expedients acadèmics de la Universitat de Barcelona permet afrontar el
futur de la gestió electrònica dels expedients amb una base solida de treball. La
possibilitat doncs d'implementar nous canvis esdevé més senzilla atès que els vincles i
les sinergies de treball ja han estat creades.
38 Per tal de poder impulsar aquesta pràctica caldria trametre a la CNAATD la proposta completa de taula d'avaluació
documental dels expedients de l'EEES.
39 Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2005 p.189
Ferran Abarca Peris / 46
9 Conclusions
La implantació d'un model de gestió dels expedients acadèmics a les secretaries
d'estudiants i docència de la Universitat de Barcelona no és una tasca senzilla atès el
gran nombre de persones i facultats implicades. El projecte que acabem d'explicar té
com a objectiu principal l'estandardització dels mètodes de treball en el conjunt de les
SED mitjançant la implementació d'un sistema per gestionar els expedients acadèmics
que sigui uniforme, consensuat, eficaç i eficient.
Per tal d'afrontar un projecte d'aquestes característiques és necessari comptar amb la
complicitat de tots els actors que hi participen i és per aquest motiu que cal legitimar el
projecte a tots els nivells (des dels responsables del seu disseny, als reposables de la
seva implementació i tot rebent el suport dels òrgans de govern de l'organització). En
aquest sentit, ha estat determinant la decisió de crear una comissió integrada pel
personal de totes les unitats implicades en el projecte ja que la seva presència va
permetre minvar possibles resistències al canvi i legitimar cadascuna de les decisions.
Les organitzacions més grans i amb molts anys d'existència són, segurament, les que
tenen una cultura corporativa més reticent als canvis però, en aquest cas, el suport
dels òrgans de govern amb l'autoritat que van conferir al projecte va ser una condició
sine qua non per a la seva posada en marxa i no obstant les inèrcies adquirides al llarg
del temps siguin difícils de modificar, sorprèn notar com una petita innovació permeti
engegar la maquinària i mobilitzar tot el personal necessari. També s'ha de dir que
l'èxit de l'empresa es deu, en part, a l'estreta col·laboració entre els components de la
comissió i a les seves contribucions.
Altres característiques clau a destacar són la senzillesa i el sentit comú emprades en
el desenvolupament del projecte. En aquest sentit, el personal de les secretaries va
aportar l'òptica de qui treballa al dia a dia amb la documentació, l'àrea de tecnologies
va donar solucions informàtiques aplicades al procés i, Gestió Documental i Arxiu va
indicar la metodologia arxivística i va permetre alinear el projecte amb el sistema de
gestió de documents de la Universitat de Barcelona. Amb relació al factor econòmic,
paga la pena dir que tot i ser una ajuda a l'hora d'abastar els projectes no és condició
imprescindible per dur-los a terme. En el cas que hem analitzat es disposava d'un
pressupost molt limitat però s'ha sabut aprofitar els recursos existents a l'organització i
s'ha assolit l'objectiu principal.
En conclusió, transcorreguts dos anys de l'última avaluació del projecte es pot afirmar
que s'ha reeixit en l'objectiu d'aconseguir un model de gestió dels expedients
d'alumnes en suport paper homogeni pel conjunt de la Universitat de Barcelona.
Ferran Abarca Peris / 47
Actualment, el sistema implementat és administrat per més de 220 persones que
gestionen més de 90.000 expedients acadèmics i permet proporcionar al conjunt de la
comunitat universitària un servei més eficaç i eficient.
Ferran Abarca Peris / 48
10 Bibliografia i fonts
El treball que es presenta és el resultat de la meva experiència personal en el projecte
de gestió dels expedients acadèmics d'alumnes en suport paper de la Universitat de
Barcelona i, per tant, les principals fonts s'esdevenen la pròpia experiència i el resultat
de la metodologia emprada per dur a terme el projecte (entrevistes personals, reunions
amb els caps de secretaria, enquestes, buidat i anàlisi dels expedients, anàlisi de les
taules d'avaluació documental de la Generalitat de Catalunya i de la Universitat de
Barcelona, etc.). Tanmateix però, per a la realització d'un projecte d'aquestes
característiques no és suficient les respostes obtingudes en el treball de camp i és per
això que l'experiència d'altres companys i professionals de la gestió documental
esdevé cabdal per trobar el suport i la inspiració necessària. En aquest sentit aquí es
relaciona el recull de la bibliografia de referència emprada.
Alberch i Fugueres, Ramon. Els arxius, entre la memòria històrica i la societat
del coneixement. Pòrtic. 2002
Alberch i Fugueres, Ramon et ali., Manual d'arxivística i gestió documental.
Associació d'Arxivers de Catalunya. 2009
Andreu i Daufí, Jordi; Nolla Lacruz, Sílvia. UB perfundet omnia luce in
tabulariis: proyecto para la organización del sistema de gestión documental de
la Universitat de Barcelona. Boletín de la ANABAD, Tomo 58, Nº 1, (2008),
p.93-97
Andreu i Daufí, Jordi. El sistema de gestió documental de la Universitat de
Barcelona: una funció de suport a la creació de patrimoni intangible? Item:
revista de biblioteconomia i documentació, núm.51, 2009
Argelet, F. AIDA, el sistema de gestió integral dels documents i lainformació a
l'Ajuntament de Barcelona. Compactus: Revista d'Arxius i Biblioteques, núm. 2,
setembre – desembre 2001, p.32-33
Borràs, Joaquim. La formació com a eina eficaç d'implementació del sistema de
gestió documental. Lligall, Revista Catalana d'arxivística, núm. 25, 2006, p.79-
96
Borràs , Joaquim. Innovaciones en la gestión archivística y documental del
Archivo de la Universitdad Pompeu fabra: una mención del premio a las
Ferran Abarca Peris / 49
mejores prácticas por el Club de Gestión de la Calidad. La Gestión de la
Calidad en los Archivos Públicos. 2004.
Cermeno, Lluís. El sistema de evaluación de documentos en Cataluña. Tábul:
Revista de archivos de Castilla y León, núm. 6, 2003, p.153-182
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán
Sánchez Ruipérez. 2005
ISAD (G). Norma Internacional General de Descripció Arxivística. International
Council on Archives. 1999
ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personals y Familias. International Council on
Archives. 2004
ISO 15489-1:2001 Information et documentation, Records Management. Partie
1: Principes directeurs.
ISO 15489-2:2001 Information et documentation, Records Management. Partie
2: Guide pratique.
Daniels, Maygene Records appraisal and disposition. Managing archives and
archival institutions. Mansel. 1990, p53
Serra Serra, Jordi. Los documentos electrónicos, qué son y cómo se tratan.
Trea. 2008
UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación: Metadatos para la
gestión de documentos
UNE-ISO 23081-2:2008 Información y documentación: Metadatos para la
gestión de documentos
Ferran Abarca Peris / 50
11 Webgrafia
Dublin Core Metadata Initiative ® Dublin Core Metadata Initiative [en línia]
<http://dublincore.org/> [Consulta: 22 de març de 2012]
Encoded Archival Description ® The Library of Congress [en línia]
<http://www.loc.gov/ead /> [Consulta: 22 de març de 2012]
Encoded Archival Description ® Hypertext. Universitat Pompeu Fabra [en línia]
<http://www.hipertext.net/web/pag223.htm> [Consulta: 22 de març de 2012]
Estatut Universitat de Barcelona de l'any 2003 ® Universitat de Barcelona [en
línia: Intranet]
<https://intranet.ub.edu/dyn/cms/03_gestio/05_normativa/04_estatuts/index.htm
l> [Consulta: 19 d'abril de 2012]
Hernández Olivera, Luís, Metodologia para la elaboración de calendarios de
conservación: principios y procedimientos. Facultad de Traducción y
Documentación. Universidad de Salamanca. 2006. [en línia]
<www.ugr.es/~vjarchiv/images/Manuela.doc> [Consulta: 22 de març de 2012]
Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions
públiques i del procediment administratiu comú ® Notícias Jurídicas. Leggio
Contenidos y Aplicaciones Informáticas, S.L [en línia]
<http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l30-1992.html> [Consulta: 19
d'abril 2012]
Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (DOGC núm. 3437, de
24.7.2001) ® Departament de Cultura. Generalitat de Catalunya [en línia]
<http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gesti
%C3%B3_Documental/07_Marc%20normatiu/static
%20file/Llei_10_2001_catala.pdf [Consulta: 19 d'abril 2012]
Memòria del curs 2010-2011 ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/agenciaqualitat/spa/publicacions/mem1011/resum.htm>
[Consulta: 4 de maig de 2012]
Normativa acadèmica per als ensenyaments de la Universitat de Barcelona.
Gestió acadèmica ® Universitat de Barcelona [en línia]
<http://www.ub.edu/acad/noracad/welcome.html> [Consulta: 19 d'abril 2012]
Ferran Abarca Peris / 51
UN1DATA, Universitats Catalanes en xifres ® Generalitat de Catalunya [en
línia] <http://unidata.gencat.cat/unidata/goPublic.do> [Consulta: 20 de maig de
2012]
Vocabularis de metadades © Departament de Cultura. Subdirecció General
d’Arxius i Gestió Documental , grup d'innovació tecnològica. Generalitat de
Catalunya. [en línia]
<www20.gencat.cat/docs/Patrimoni/06.../Voc_metadates_02.pdf> [Consulta: 22
de març de 2012]
Ferran Abarca Peris / 52
12 Annexos
ÍNDEX D'ANNEXOS
12.1 Annex 1: Qüestionari expedients acadèmics SED ...............................................57
12.2 Annex 2: Quadre de valoració dels expedients de Grau.......................................58
12.3 Annex 3: Quadre de valoració dels expedients de Títols propis ..........................59
12.4 Annex 4: Quadre de valoració dels expedients de Màster....................................60
12.5 Annex 5: Quadre de valoració dels expedients de Doctorat.................................61
12.6 Annex 6: Secció preguntes freqüents (FAQ) del manual......................................62
12.1 Annex 1: Qüestionari expedients acadèmics SED
1. Sobre el Personal d'Administració i Serveis
Quan personal d'administració i serveis treballa a la secretaria? Quan d'aquest
personal es dedica a la gestió dels expedients acadèmics?
Disposeu d'alguna persona encarregada de la coordinació? En el cas d'existir, el
personal de coordinació treballa en base a algun marc normatiu determinat?
2. Sobre l'emmagatzematge i l'accés a la documentació
On és l'arxiu/s de gestió dels expedients acadèmics?
Qui hi té accés? Existeix un responsable sobre accés documental? Disposeu de
mesures de control d'accés als documents? Disposeu de mesures de seguretat
respecte als documents?
Quin sistema d'ordenació / classificació feu servir per als expedients acadèmics? Us
dóna algun problema aquest sistema?
3. Sobre el servei d'arxiu
Disposeu d'un servei d'arxiu? Teniu coneixement del servei d'arxiu de la Universitat?
Coneixeu el servei de transferència d'expedients? Trameteu els expedients closos al
servei d'arxiu? Treballeu amb calendaris de transferència?
Coneixeu les polítiques de disposició d'expedients?
4. Sobre l'ús de les TIC
Disposeu d'un sistema informatitzat per a la gestió dels expedients?
5. Sobre la compra de material
On compreu el material necessari per a la gestió dels expedients acadèmics?
6. Suggeriments i queixes
Què milloraríeu de la gestió dels expedients acadèmics?
Què us hauria d'aportar la Universitat per aconseguir aquesta millora?
12.2 Annex 2: Quadre de valoració dels expedients de Grau
ACTIVITATS DOCUMENTS
Targeta de les PAAU ✓
Fotocòpia del resguard títol Batxillerat ✓
Certificat obtenció matrícula d'Honor de Batxillerat ✓
✓
Còpia compulsada del títol cicle formatiu grau superior ✓
Còpia compulsada del certificat prova majors de 25 o 45 anys ✓
Sol·licitud de trasllat d'expedient ✗Pagament de trasllat d'expedient ✗Avís de recepció correus ✗
Carta d'acceptació de la universitat de destí ✓
Certificació acadèmica oficial (CAO) (alumnes no UB) ✓
Fotocòpia d'ofici de tramesa de trasllat d'expedient ✓
Resolució de trasllat ✓
Còpia compulsada de l'expedient acadèmic UB per canvi d'estudis dins la UB ✓
Fotocòpia del DOI (DNI, passaport, NIE) vigent ✗Fotocòpia del certificat de família nombrosa ✗
Fotocòpia del certificat de matrícula gratuïta pel personal universitari i/o familiars ✗
Fotocòpia d'altres certificats: minusvàlids, esportistes, etc. ✗
Fotocòpia de la resolució víctima d'actes terroristes ✗
Fotocòpia de l'ordre de protecció a favor de la víctima de violència de gènere ✗Fotocòpia del compte bancari ✗Fotografia mida carnet ✗
Matriculacions
Sol·licitud de matrícula ✗
Resguard de matrícula ✗
Sol·licitud de reconeixement / transferència ✗
Certificació acadèmica oficial (CAO) (alumnes no UB) ✓
Còpia compulsada de l'expedient acadèmic (alumnes UB) ✓
Pla docent (Antic Pla d'estudis) ✗Pla d'estudis o quadre d'assignatures (Antic programa d'assignatures) ✗
Informació sobre el sistema de qualificacions de la universitat de fora de l'estat espanyol ✗
Fotocòpia de notificació del reconeixement / transferència a l'alumne/a ✗
Resolució del reconeixement / transferència ✓
Sol·licitud de canvi de pla d'estudis ✓Resolució del canvi del pla d'estudis ✓
Fotocòpia de notificació del canvi de pla d'estudis a l'alumne/a ✗
Modificacions
Sol·licitud de modificació matrícula ✗Sol·licitud d'anul·lació matrícula ✗
Documents que justifiquen la modificació / anul·lació de la matrícula ✗Sol·licitud de canvi de torn ✗Resolució de modificació de canvi de torn ✗
Resolució de modificació d'anul·lació de matrícula ✗
Certificacions
Sol·licitud de certificat de notes ✗Certificat de notes ✗Pagament certificat de notes ✗
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs: Degà, Cap d'Estudis, etc. ✓
Documentació que acompanya la sol·licitud a càrrecs ✓
Resolució sobre la sol·licitud a càrrecs ✓Fotocòpia del DOI (DNI, passaport, NIE) vigent ✓Document de sol·licitud i pagament de taxes ✗
Fotocòpia del títol amb data i signatura de recollida ✓
Justificant de recollida de títol ✓Còpia compulsada del títol de batxillerat ✓Còpia compulsada del títol estranger homologat ✓
PROPOSTA DISPOSICIÓ
GESTIÓ DE L'ACCÉS I
L'ADMISSIÓ
Acreditacions d'accés per les PAAU
Acreditacions d'accés per titulacions
Fotocòpia de la titulació de Grau o equivalent o certificació acreditativa de la seva expedició. En cas de tenir el títol homologat, còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)
Acreditacions d'accés per trasllats
Identificacions de l'estudiant
GESTIÓ DE L'ACTIVITAT ACADÈMICA
Reconeixements (convalidacions) i transferències de
crèdits
Canvis de pla d'estudis (adaptacions)
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs
GESTIÓ DE L'EXPEDICIÓ DE LA TITULACIÓ
12.3 Annex 3: Quadre de valoració dels expedients de Títols propis
ACTIVITATS DOCUMENTS
Acreditacions d'accés amb titulacions espanyoles
✓
Certificació acadèmica oficial (CAO) (alumnes no UB) ✓Expedient acadèmic (alumnes UB) ✓
✓
Admissió al Programa de Postgrau ✓
Admissió al Programa de Postgrau ✓
Resolució del rector o persona en qui delegui l'autorització de l'accés ✓
✓
Còpia autentificada del títol o de la certificació acreditativa de la seva expedició ✓
Sol·licitud d'autorització d'accés ✗
Identificacions de l'estudiant
✗
Certificat de Becari ✗Còpia de la documentació econòmica d'ajut a la matrícula ✗Fotocòpia del compte bancari ✗Fotografia mida carnet ✗
MatriculacionsSol·licitud de matrícula ✗Resguard de matrícula ✗
Modificacions
Sol·licitud modificació de matrícula ✗Sol·licitud d'anul·lació de matrícula ✗Documents que justifiquen la modificació / anul·lació de la matrícula ✗Resolució de modificació d'anul·lació de matrícula ✗
Certificacions
Sol·licitud de certificat de notes ✗Certificat de notes ✗Pagament certificat de notes ✗
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs: Degà, Cap d'Estudis, etc. ✓Documentació que acompanya la sol·licitud a càrrecs ✓Resolució sobre la sol·licitud a càrrecs ✓Justificant de recollida de títol ✓Sol·licitud de duplicat de títol ✗Pagament de taxes ✗Fotocòpia del DOI (DNI, Passaport, NIE) vigent ✓
PROPOSTA DISPOSICIÓ
GESTIÓ DE L'ACCÉS I
L'ADMISSIÓ
Còpia compulsada del títol universitari de llicenciat, enginyer superior, arquitecte, diplomat, enginyer tècnic o arquitecte tècnic i en el seu cas el títol, de graduat o graduat superior de la Universitat deBarcelona
Acreditacions d'accés amb titulacions
estrangeres
Homologació prèvia del títol de llicenciat, enginyer
superior, arquitecte, diplomat universitari, enginyer tècnic o titulació universitària de nivell acadèmic equivalent obtingut
en una universitat o centre d'ensenyament superior
Còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)
Sense homologació prèvia del títol de llicenciat, enginyer
superior, arquitecte, diplomat universitari, enginyer tècnic o titulació universitària de nivell acadèmic equivalent obtingut
en una universitat o centre d'ensenyament superior
Còpia autentificada del certificat de les matèries cursades per a l'obtenció del títol
Fotocòpia del DOI (DNI, Passaport, NIE) vigent. En el cas d'alumnes sense homologació prèvia del títol han de presentar una còpia autentificada del DNI/passaport/NIE
GESTIÓ DE L'ACTIVITAT ACADÈMICA
GESTIÓ DE L'EXPEDICIÓ
DE LA TITULACIÓ
12.4 Annex 4: Quadre de valoració dels expedients de Màster
ACTIVITATS DOCUMENTS
Formulari de preinscripció ✗
✓
Expedient acadèmic ✓
Certificació acadèmica oficial (CAO) ✓
Formulari de preinscripció ✗
✓
Certificació acadèmica oficial (CAO) ✓
Fotocòpia del DOI (DNI, Passaport, NIE) vigent ✗Còpia compulsada del certificat de família nombrosa ✗Còpia compulsada del certificat de matrícula gratuïta pel personal universitari i/o familiars ✗Fotocòpia d'altres certificats: minusvàlids, esportistes, etc. ✗Fotocòpia de la resolució víctima d'actes terroristes ✗Fotocòpia de l'ordre de protecció a favor de la víctima de violència de gènere ✗Fotocòpia del compte bancari ✗Fotografia mida carnet ✗Resolució del rector o persona en qui delegui l'autorització de l'accés ✓Resolució d'admissió de la Comissió Coordinadora del màster ✓
MatriculacionsSol·licitud de matrícula ✗Resguard de matrícula ✗
Modificacions
Sol·licitud modificació de matrícula ✗Sol·licitud d'anul·lació de matrícula ✗Documents que justifiquen la modificació / anul·lació de la matrícula ✗Resolució de modificació d'anul·lació de matrícula ✗
Certificacions
Sol·licitud de certificat de notes ✗Certificat de notes ✗Pagament certificat de notes ✗Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs: Degà, Cap d'Estudis, etc. ✓Documentació que acompanya la sol·licitud a càrrecs ✓Resolució sobre la sol·licitud a càrrecs ✓Còpia compulsada de l'expedient acadèmic (alumnes UB) ✓Certificació acadèmica oficial (CAO) (alumnes no UB) ✓Sol·licitud de reconeixement / transferència ✗Pla docent (Antic Pla d'estudis) ✗Pla d'estudis o quadre d'assignatures (Antic programa d'assignatures) ✗Fotocòpia de notificació del reconeixement / transferència a l'alumne/a ✗Informació sobre el sistema de qualificacions de la universitat de fora de l'estat espanyol ✓Resolució del reconeixement / transferència ✓Conveni de cooperació educativa ✓Compromís de confidencialitat ✓
Treballs de fi d'estudis
Fitxa d'acceptació i compromís de confidencialitat signats a l'empresa/institució ✓Compromís de confidencialitat ✓Fitxa d'acceptació del treball de fi d'estudis ✗Sol·licitud d'autorització per presentar el TFE ✗Autorització professor tutor del TFE ✗Exemplar del Treball de Fi d'Estudis ✗Document de sol·licitud i pagament de taxes ✗Fotocòpia del DOI (DNI, passaport, NIE) vigent ✓Fotocòpia del títol amb data i signatura de recollida ✓Justificant de recollida de títol ✓Còpia compulsada del títol estranger homologat ✓
PROPOSTA DISPOSICIÓ
GESTIÓ DE L'ACCÉS I
L'ADMISSIÓ
Acreditacions d'accés amb titulacions espanyoles o
expedides per institucions d'educació superior de
l'EEES
Còpia compulsada de la titulació universitària oficial espanyola o una altra expedida per una institució d'educació superior de l'EEES que faculti en el país expedidor del títol per a l'accés a ensenyaments de màster. En cas de tenir el títol homologat, còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)
Acreditacions d'accés amb titulacions expedides per institucions d'educació
alienes a l'EEES
Còpia compulsada de la titulació universitària oficial que faculti en el país expedidor del títol per a l'accés a ensenyaments de màster. En cas de tenir el títol homologat, còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)
Identificacions de l'estudiant
GESTIÓ DE L'ACTIVITAT ACADÈMICA
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs
Reconeixements (convalidacions) i
transferències de crèdits
Convenis de cooperació educativa
GESTIÓ DE L'EXPEDICIÓ DE
LA TITULACIÓ
12.5 Annex 5: Quadre de valoració dels expedients de Doctorat
ACTIVITATS DOCUMENTS
Sol·licitud d'accés i admissió a estudis de doctorat ✓
✓
Còpia compulsada de la titulació oficial de Màster universitari ✓
✓
✓Còpia compulsada del certificat de superació dels 60 crèdits del període de formació ✓
✓Sol·licitud d'autorització ✓
✓
✓
Còpia compulsada de la certificació acadèmica dels estudis realitzats per a l'obtenció del títol de màster ✓
✓Justificant de l'abonament de la taxa de preus Generalitat ✓Resolució de l'autorització del Rector o persona delegada ✓
Identificacions de l'estudiant
Fotocòpia del DOI (DNI, Passaport, NIE) vigent ✗Còpia compulsada del certificat de família nombrosa ✗Còpia compulsada del certificat de matrícula gratuïta pel personal universitari i/o familiars ✗Fotocòpia d'altres certificats: minusvàlids, esportistes, etc. ✗Fotocòpia de la resolució víctima d'actes terroristes ✗Fotocòpia de l'ordre de protecció a favor de la víctima de violència de gènere ✗Fotocòpia del compte bancari ✗Fotografia mida carnet ✗Resolució de Complements de Formació ✓Resolució Comissió Doctorat ✓Resolució d'accés excepcional ✓
Matriculacions
Matrícula de primer curs
Sol·licitud de primera matrícula ✓Document de compromís (EEES) ✓Resguard de matrícula ✗Sol·licitud d'admissió de projecte de tesi ✗Sol·licitud de matrícula a estudis de doctorat EEES ✗Informe anual de la Comissió de Seguiment ✗
Modificacions
Sol·licitud de modificació matrícula ✗Modificacions del projecte de tesi ✗Sol·licitud d'anul·lació matrícula ✗Documents que justifiquen la modificació / anul·lació de la matrícula ✗Resolució de modificació d'anul·lació de matrícula ✗
Certificacions
Sol·licitud de certificat de notes ✗Certificat de notes ✗Pagament certificat de notes ✗
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs
Sol·licituds i peticions genèriques a càrrecs: Degà, Cap d'Estudis, etc. ✓Documentació que acompanya la sol·licitud a càrrecs ✓Resolució sobre la sol·licitud a càrrecs ✓
Dipòsit de tesi
Sol·licitud d'autorització de dipòsit de tesi ✗Autorització del director de la tesi i de ratificació del tutor ✗Informe de la Comissió de Seguiment ✗Anunci de dipòsit de la tesi ✗Formulari TESEO ✗Exemplar de la tesi i còpia en format digital ✓Estudi del factor d'impacte de la publicació ✓Certificació del nombre d'articles que fan tesi ✓Certificació de l'ús de la tesi per a articles ✓Proposta de tribunal ✗Currículums vitae del tribunal ✗Informe anual de la Comissió de Seguiment ✗Resolució de l'autorització de la defensa de la tesi ✓Nomenament del tribunal ✓Notificació a l'alumne/a ✗Pagament de drets de lectura de la tesi ✗Full de reserva d'aula ✗Acceptació/renúncia del membre del tribunal de tesi ✗
Defensa de la tesi
Convocatòria de defensa de la tesi ✗Publicitat de defensa de la tesi ✗Informe de premi extraordinari ✗Comunicació formal d'ajornament de tesi ✗Informe de defensa de la tesi ✓Còpia compulsada de l'acta de grau de doctor ✓Contracte autorització de publicació de la tesi ✓
Expedició del títol de Doctor
Fotocòpia del DOI (DNI, Passaport, NIE) vigent ✓Justificant de recollida del títol ✓Fotocòpia del títol amb data i signatura de recollida ✓Document de sol·licitud i pagament de taxes ✗Sol·licitud del Diploma de Menció de Doctor Europeu ✗Informes favorables de professors d'institucions europees ✓Certificat del president del tribunal de lectura de tesi doctoral ✓Justificant d'estada mínima de tres mesos en un altre país europeu ✓Acord de la Comissió de Doctorat autoritzant la concessió del diploma de Menció de Doctor Europeu ✓Proposta de concessió de premi extraordinari ✓Fotocòpia d'aprovació del Consell de Govern ✓Justificant de recollida de premi extraordinari ✓
PROPOSTA DISPOSICIÓ
GESTIÓ DE L'ACCÉS I
L'ADMISSIÓ
Acreditacions d'accés al període de recerca (estudis de Doctorat) amb titulacions
espanyoles o expedides per institucions d'educació superior de l'EEES
Còpia compulsada de Grau o equivalent o de la certificació acreditativa de la seva expedició. En cas de tenir el títol homologat, còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)
Còpia compulsada de la titulació d'un Grau, la durada del qual, d'acord amb la normativa europea de dret comunitari, sigui almenys de 300 crèdits Còpia compulsada del certificat acadèmic on s'acrediti l'obtenció de la suficiència investigadora o del diploma acreditatiu
Còpia compulsada del certificat expedit pel Ministeri d'Educació i Ciència del país que emet el document, o de l'organisme competent
Acreditacions d'accés al període de recerca (estudis de Doctorat) amb titulacions expedides
per institucions d'educació alienes a l'EEES
Còpia compulsada de la titulació de Grau o equivalent o de la certificació acreditativa de la seva expedició. En cas de tenir el títol homologat, còpia compulsada de la credencial d'homologació expedida pel Ministeri d'Educació i Ciència (MEC)Còpia compulsada de la titulació oficial de Màster universitari o de la certificació acreditativa de la seva expedició
Còpia compulsada del certificat expedit pel Ministeri d'Educació i Ciència del país que emet el document, o de l'organisme competent
GESTIÓ DE L'ACTIVITAT ACADÈMICA
Matrícula de segon curs i posteriors
Dipòsit de la tesi, tribunal i
autorizació defensa
Informe de la Comissió d'Estudis de Doctorat
Informe de la Comissió de Doctorat del Centre
GESTIÓ DE L'EXPEDICIÓ
DE LA TITULACIÓ
Expedició del diploma de Menció de Doctor Europeu
Expedició del diploma de Premi Extraordinari de Doctor
12.6 Annex 6: Secció preguntes freqüents (FAQ) del manual
1. On es pot consultar el codi d'expedient?
El codi alfanumèric es pot visualitzar a l'aplicació GIGA a les pantalles de:
Dossier alumne
Consulta alumne
Consulta expedient
Modificació dades alumne
Reconeixement de crèdits
Consulta rebuts
Anotació assignatures
Espai econòmic
Fi de carrera
2. Quan és consultable el codi d'expedient?
Si el codi d'expedient no es troba al sistema és consultable al mateix moment de donar
un alumne d'alta
3. Com puc generar etiquetes pels expedients del alumnes?
Mitjançant l'aplicació de generació d'etiquetes vinculada a GIGA
4. On es poden comprar els sobres, les camises i les etiquetes?
Es poden comprar al servei de Compres UB
5. Què són els documents essencials (camisa)?
Els documents essencials són els documents més importants de l'expedient, bé
perquè són de conservació permanent o bé perquè contenen dades de caràcter
personal de nivell mig o alt. Tots els documents essencials s'han de desar dins la
subcapreta de cartolina
6. Què són els documents no essencials (sobre)?
Els documents no essencials són els documents que no seran de conservació
permanent o bé que no contenen dades de caràcter personal. Tots els documents no
essencials s'han a l'expedient fora de la subcapreta de cartolina
7. Què es fa amb els sobres d'alumnes de màster oficial que es van matricular
abans de la implantació de l'EEES?
Els sobres d'alumnes de màsters oficial que han estat reconeguts per l'EEES un cop
formalitzin una nova matricula obtindran un codi d'expedient i, per tant, s'hauran
d'incorporar al nou sistema de gestió d'expedients acadèmics. Tots els alumnes que
segueixin cursant un màster fora de l'EEES s'ordenaran alfabèticament com fins ara.
8. Què es fa amb els sobres d'alumnes de doctorat que es van matricular abans
de l'implantació de l'EEES?
Els sobres d'alumnes de doctorat que han estat reconeguts per l'EEES un cop
formalitzin una nova matricula obtindran un codi d'expedient i, per tant, s'hauran
d'incorporar al nou sistema de gestió d'expedients acadèmics. Tots els alumnes que
segueixin cursant un doctorat fora de l'EEES s'ordenaran alfabèticament com fins ara.
9. Què es fa amb els alumnes que enguany es matriculen de diplomatura i de
llicenciatura?
Els alumnes que enguany es matriculen de diplomatura i de llicenciatura s'ordenaran
alfabèticament com fins ara.
10. Què es fa amb l'expedient d'un alumne/a que estava matriculat d'una
llicenciatura o diplomatura i que aquest curs es passa al grau?
Un alumne que s'ha adaptat d'un ensenyament de llicenciatura o diplomatura a un
grau de l'EEES cal que es tanqui el seu expedient antic i s'obri un de nou. L'expedient
de llicenciatura o diplomatura es traslladarà al servei d'arxiu en el moment oportú
13 Índex de figures
Figura 01: Exemple d'organigrama de la Facultat Biblioteconomia i Documentació......8
Figura 02: Gràfica amb el PAS assignat a cada SED..................................................10
Figura 03: Nombre d'alumnes que gestiona cada SED...............................................10
Figura 04: Anàlisi DAFO per valorar la conveniència d'iniciar un pla d'actuació..........16
Figura 05: Cronograma amb la previsió d'actuacions..................................................19
Figura 06: Model etiqueta sobres expedients acadèmics de l'ensenyament de grau..26
Figura 07: Sobre de Grau.............................................................................................28
Figura 08: Sobre de Màster..........................................................................................28
Figura 09: Sobre de Doctorat.......................................................................................28
Figura 10: Sobre de Títol Propi....................................................................................28
Figura 11: Esquema d'arxivament segons ensenyament.............................................29
Figura 12: Detall coberta de la subcarpeta...................................................................31
Figura 13: Vista general de la subcarpeta....................................................................31
Figura 14: Detall de la pàgina d'inici del sistema de Compres UB...............................32
Figura 15: Places de grau i màster de la Facultat de Psicologia per al curs
2009/10 .........................................................................................................................35
Figura 16: Captura de pantalla de l'aplicació informàtica GIGA...................................36
Figura 17: Grau d'implementació del nou sistema transcorreguts 6 mesos
(14/03/2010)..................................................................................................................41
Figura 18: Grau d'implementació del nou sistema transcorreguts 6 mesos
(09/09/2010)..................................................................................................................42