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FICHAS DE PROCESOS
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FICHAS DE PROCESO
REV. 4
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre /
cargo
Responsables de Procesos
Victoria Navarro
Jefa Mejora Continua
Vacante
Gerente General
Maestra AI Ltda.
David Ramírez Fuentes
Gerente General Maestra
Firma
Fecha Noviembre 2010 Noviembre 2010 Noviembre 2010
FICHAS DE PROCESOS
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INDICE
ANÁLISIS DE MERCADO .................................................................................................................... 3
BÚSQUEDA DE TERRENO ................................................................................................................. 4
EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD TÉCNICO - ECONÓMICA ........................................................... 6
COMPRA DE TERRENO ...................................................................................................................... 8
DESARROLLO COMERCIAL .............................................................................................................. 9
DESARROLLO DE PROYECTOS ...................................................................................................... 11
FINANCIAMIENTO DE LA CONSTRUCCIÓN ................................................................................... 13
CONSTRUCCIÓN ............................................................................................................................... 14
VENTA, RETROALIMENTACIÓN, ESCRITURACIÓN Y COBRANZA ............................................. 16
SERVICIO AL CLIENTE ..................................................................................................................... 18
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ..................................................................................................... 20
CONTROL PRESUPUESTARIO ........................................................................................................ 21
ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVAS TÉCNICAS ............................................................................ 22
MEJORA CONTINUA ......................................................................................................................... 23
SOPORTE TECNOLÓGICO Y COMUNICACIONAL ......................................................................... 24
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 27
SOPORTE FINANCIERO OPERATIVO ............................................................................................. 30
SOPORTE CONTABLE ...................................................................................................................... 32
SOPORTE ADMINISTRATIVO ........................................................................................................... 34
FISCALÍA ............................................................................................................................................ 37
SOPORTE ADQUISICIONES ............................................................................................................. 39
PREVENCION DE RIESGOS ............................................................................................................. 41
CONTROL Y GESTION PRESUPUESTARIO DE OBRA .................................................................. 43
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FICHA DE PROCESO Nº 1
Entradas: Proceso: Salidas:
Resultados estudios mercado
Censos
Informes técnicos del mercado de suelo, vivienda o similares
Resultados proyectos anteriores
Ofertas de nuevos terrenos
ANÁLISIS DE MERCADO
DE UN PROYECTO
Alternativas para desarrollar proyectos.
Comparación con competencia
Mezcla de productos para un proyecto
Responsable del proceso:
Gerente General
Objetivo o finalidad del proceso:
Definir localización geográfica y demográfica para desarrollar nuevos proyectos.
Inicio del proceso:
El proceso se inicia a partir de la planificación estratégica.
Principales actividades:
Informarse sobre oferta
Revisar estudios sectoriales
Visitas a terreno
Visitas a proyectos desarrollados por la competencia
Recopilación y análisis de marco regulatorio
Incorporación de información histórica
Recursos:
Suscripciones a medios del rubro
Publicaciones técnicas (Panorama Inmobiliario)
Datos del INE
Fin del proceso:
Finaliza con la decisión de búsqueda de terreno
Unidades involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra Servicios
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Procedimiento específico de Búsqueda y Compra de terreno
Registros relacionados:
“Informe de análisis de mercado”
Otros señalados en los documentos relacionados
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Número de reservas de departamentos anual Conteo de número de reservas Anual
Numero de nuevos nichos de mercado definidos en el año.
Conteo de nuevos nichos de mercado Semestral
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FICHA DE PROCESO Nº 21
Entradas:2 Proceso: Salidas:
3
Informe de análisis de mercado
Ofertas o búsquedas de terrenos
Orden de visita a terreno
Estudio Técnico Preliminar4
Estudio de Títulos
Revisión de antecedentes legales preliminares
Evaluación económica preliminar
Normativa local y general
Estudio mecánica de suelos
Factibilidad Sanitaria
Topografía
BÚSQUEDA DE TERRENO
PARA UN PROYECTO
Promesa de compraventa del terreno
Anteproyecto
Responsable del proceso:
Gerente General5
Objetivo o finalidad del proceso:
Asegurar el terreno para realizar compra de éste una vez que la evaluación técnica económica es favorable
Inicio del proceso:
Se inicia cuando existe informe favorable de análisis de mercado y decisión de compra
Principales actividades:6
Contactar corredores de propiedades, bancos (venta activos)
Poner avisos en diarios
Revisión de avisos económicos, de remate, y otros.
Visitas a terreno
Revisión de poderes del promitente vendedor
Realizar evaluación económica preliminar
Revisión de antecedentes legales preliminares
Gestionar la promesa de compraventa
Estudio técnico preliminar
Decisión de compra de terreno evaluado
Solicitud de antecedentes legales
Estudio legal de la propiedad
Notificación
Aprobación de anteproyecto
Solicitud de factibilidades sanitaria
Mecánica de suelos
Topografía
Recursos:
Publicidad en Diarios
Bancos (Venta activos)
Avisos económicos de remates
Ofertas de terceros 7
Fin del proceso:
1 Se actualiza Ficha de Proceso
2 Se actualizan entradas
3 Se actualizan salidas
4 Se agrega entrada
5 Se actualiza cargo responsable
6 Se actualizan las actividades
7 Se agrega este punto
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Con firma promesa compraventa, o con el rechazo del terreno.
Unidades involucradas en el proceso:
Gerencia General
Fiscalía
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad de Arquitectura
Unidad Estudios y Proyectos8
Documentos relacionados:
Manual de Calidad de Maestra
PE 01 Búsqueda y Compra de Terrenos
Registros relacionados:
Promesa de compraventa
Estudio de cabida preliminar
Evaluación económica preliminar
Otros señalados en los documentos relacionados
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador Frecuencia de medición
Valor por m2 de terreno Valor del terreno en UF/ m2 totales del terreno En cada promesa de compraventa
8 Se agrega unidad relacionada
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FICHA DE PROCESO Nº 3
Entradas: Proceso: Salidas:
Promesa compraventa
EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD TÉCNICO -
ECONÓMICA
Evaluación económica
Anteproyecto aprobado
Antecedentes legales aprobados9
Responsable del proceso:
Gerente General
Gerente General Maestra AI Ltda.10
Objetivo o finalidad del proceso:
Decidir la compra del terreno, para ejecutar el proyecto evaluado.
Inicio del proceso:
Con la promesa de compraventa firmada
Principales actividades:
Desarrollar anteproyecto de arquitectura y aprobarlo municipalmente.
Pago derechos anteproyecto
Estudio de títulos de la(s) propiedad(es)
Estudio de poderes de las sociedades vendedoras, si corresponde
Solicitar: Informes previos, factibilidades técnicas de servicios, estudios de mecánica de suelos y antecedentes legales de la o las propiedades
Desarrollo de estudio de factibilidad técnico económica
Contacto con inversionistas, presentación del proyecto y, cuando corresponde, gestión de recursos financieros.
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Indicadores económicos actualizados
Fin del proceso:
Evaluación técnico económica aprobada
Unidades involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercia11
Fiscalía
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad Arquitectura
Unidad de Estudios y Proyectos
Documentos relacionados:
Manual de Calidad de Maestra
Procedimiento específico de Búsqueda y Compra de Terrenos
Registros relacionados:
Factibilidades aprobadas
Anteproyecto aprobado
Informe mecánica de suelos
Evaluación factibilidad técnico económica
Informe de títulos
Otros señalados en los documentos relacionados
Medición del proceso:
9 Se incorpora esta salida
10 Se agrega Gerencia General Maestra AI Ltda.
11 Se cambia cargo
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Fecha: Noviembre 2010
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nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Precio venta proyectado versus precio de venta real histórico para proyectos equivalentes
Precio de venta proyectado en UF por m2 de departamento/ precio venta en UF por m2 de departamento real histórico, para proyectos para proyectos equivalentes.
Por proyecto
FICHAS DE PROCESOS
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Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 412
Entradas: Proceso: Salidas:
Evaluación técnica - económica aprobada
Antecedentes legales aprobados
Financiamiento disponible
Anteproyecto aprobado municipalmente
COMPRA DE TERRENO
Constitución y legalización sociedad gestora del proyecto
Compraventa Terreno
Inscripción de terreno en CBR
Comunicación de fiscalía informando de compra terreno realizada
Recepción del Terreno
Responsable del proceso:
Gerente General
Objetivo o finalidad del proceso:
Comprar un terreno que permita el desarrollo inmobiliario.
Inicio del proceso:
Evaluación técnica - económica aprobada y promesa firmada
Principales actividades:
Estudio de Títulos
Escrituración
Inscripción en Conservador de Bienes Raíces
Elaboración de memo que informa compra de terreno
Entrega de memo que informa compra de terreno a las Gerencias General y de Construcción13
Constitución y legalización sociedad gestora del proyecto
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
Inscripción de terreno en CBR e información de esto a gerencias
Unidades involucradas en el proceso:14
Gerencia General
Fiscalía
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Procedimiento específico de Búsqueda y compra de terrenos
Registros relacionados:
Comunicación que informa compra de terreno
Escritura de compraventa firmada
Inscripción en CBR
Certificado de Inscripción
Certificado de hipotecas y gravámenes
Definición de la sociedad
Constitución de la sociedad
Escritura de compraventa
Comunicación de la compra
Recepción del terreno
Medición del proceso
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Plazo de compra de terreno Dias corridos entre firma promesa compraventa/dias corridos inscripción en CBR
Luego de cada compra
12 Se actualiza ficha de proceso
13 Se actualiza párrafo
14 Se actualiza unidades involucras
FICHAS DE PROCESOS
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FICHA DE PROCESO Nº 5
Entradas: Proceso: Salidas:
Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR
Anteproyecto de arquitectura aprobado
Evaluación económica
DESARROLLO COMERCIAL
Plan comercial aprobado por Gerencia general
Plan comercial ejecutado
Lanzamiento del proyecto a la venta
Responsable del proceso:
Gerente Comercial15
Objetivo o finalidad del proceso:
Definir para el proyecto la mejor combinación producto - promoción - precio y prepararlo para ser presentado al mercado.
Inicio del proceso:
Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR.
Principales actividades:
Desarrollo del plan comercial
Desarrollo revisión y aprobación de plan de medios
Revisión y aprobación del plan comercial por Gerencia General
Revisión del diseño del producto y proyecto
Recopilación y análisis de observaciones de clientes de proyectos anteriores
Retroalimentación y comunicación con arquitectura
Desarrollo del nombre e imagen del proyecto
Definición y construcción de sala de venta y piloto(s)
Decoración sala de ventas y piloto (s)
Definición de requerimientos tecnológicos y comunicacionales
Elaboración de listado de precios
Planificación del lanzamiento
Reclutamiento y selección de personal de ventas
Contratación de las Publicaciones
Campaña publicitaria
Venta
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
El proceso finaliza con las condiciones planificadas y ejecutadas para el Lanzamiento.
Unidades involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Arquitectura interna, si corresponde
Documentos relacionados:
Manual de calidad
Registros relacionados:
Informe de plan comercial aprobado
Listado de precios
Carpeta de ventas
Otros señalados en los documentos relacionados
15
Se cambia cargo responsable
FICHAS DE PROCESOS
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Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Velocidad de pre venta Plazo transcurrido en días para realizar la reserva del 30% de los departamentos.
Mensual
Eficiencia en los plazos de pre-venta Tiempo de obtención pre-venta / tiempo de evaluación de la pre-venta < 1
Al finalizar la pre-venta
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Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 6
Entradas: Proceso: Salidas:16
Mail17
o Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR
Anteproyecto de arquitectura aprobado
Factibilidades
Informes previos
Información de Post venta
Información de Proyectos anteriores y en desarrollo
DESARROLLO DE
PROYECTOS
Planos de arquitectura para construcción
Planos de especialidades
Planos de cálculo
Especificaciones técnicas
Presupuesto de construcción
Permiso de edificación
Plano de fusión o subdivisión de lotes
Inscripción de planos de fusión o subdivisión en CBR
Permiso de Loteo 18
Responsable del proceso19
:
Gerente General
Gerente General Maestra AI Ltda.
Gerente de Construcción
Objetivo o finalidad del proceso:
Desarrollar un proyectos eficiente que satisfaga las expectativas del cliente con la mayor rentabilidad 20
Inicio del proceso:
Recepción Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR
Principales actividades:
Topografía
Mantener vigentes factibilidades y anteproyecto de arquitectura
Desarrollo de proyecto de arquitectura
Desarrollo de proyecto de cálculo
Desarrollo de proyectos de especialidades
Coordinación y revisión de proyectos
Desarrollo presupuesto de construcción (cubicar, cotizar, análisis de precios unitarios)
Obtención de permiso de edificación
Obtención permiso de loteo21
Revisión de normativas aplicables a la realización del proyecto
Plano de fusión o subdivisión de lotes22
Inscripción de planos de fusión o subdivisión en CBR23
Recursos:
Levantamiento Topográfico
Normativa General
Anteproyecto aprobado24
Fin del proceso:
Recepción Final Municipal del Inmueble
Obtención de Certificados y planos de Copropiedad
Unidades involucradas en el proceso:
16 Se agrega Subdivisión de Planos y Inscripción de Subdivisión.
17 Se agrega mail
18 Se agrega Permiso de Loteo
19 Se agregan responsables
20 Se cambia objetivo
21 Se agrega esta actividad
22 Se actualiza actividad
23 Se actualiza actividad
24 Se agrega recurso
FICHAS DE PROCESOS
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Fecha: Noviembre 2010
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Gerencia General
Gerencia Comercial25
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad Adquisiciones
Fiscalía
Unidad de Arquitectura
Unidad de Estudios y Proyectos
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
PE -02 Desarrollo de Proyectos
Registros relacionados:
Planos de arquitectura para construcción
Planos de especialidades
Planos de cálculo
Especificaciones técnicas
Presupuesto de construcción
Planos de construcción
Permiso de Edificación
Permiso de Loteo
Recepción Municipal
Actas de reuniones
Plano de fusión y Subdivisión de lotes
Inscripción de planos de fusión y subdivisión en CBR
Certificado y planos de Copropiedad aprobados
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Indicador m2 vendible
M 2 Vendibles (venta Final) / M
2 Vendibles (venta
Inicial ) Mensual o cada vez que se modifica
Producción de planos Día 1 de construcción / entrega de planos aprobados por organismos pertinentes (tender a negativo)
Mensual / cada vez
25 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
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Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 7
Entradas: Proceso: Salidas:
Pre-venta aproximada 30%
Estados financieros de la(s) empresa(s)
Presupuestos de construcción
Planos y especificaciones técnicas
Listados de pre-venta
FINANCIAMIENTO DE LA
CONSTRUCCIÓN
Giro del anticipo para el financiamiento de la construcción
Responsable del proceso:
Gerente General
Objetivo o finalidad del proceso:
Obtener el recurso financiero para comenzar la obra
Inicio del proceso:
El proceso se inicia cuando la pre-venta alcanza aproximadamente un 30%
Principales actividades:
Presentación de antecedentes financieros y del proyecto
Negociación con entidades bancarias
Constitución de garantías (hipotecaria y otras)
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
El proceso finaliza con el giro del anticipo por parte del Banco.
Unidades involucradas en el proceso:26
Gerencia General
Gerencia Comercial27
Fiscalía
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Registros relacionados:
Condiciones de aprobación por parte del Banco comercial
Solicitud de crédito y pagarés
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Plazo de giro del anticipo Días transcurridos entre presentación del proyecto a Banco y giro del anticipo.
Cada vez que se solicita.
26 Se actualiza unidades involucradas
27 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
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Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 8
Entradas: Proceso: Salidas:
Pre-venta 30%28
Giro del anticipo29
Presupuesto de Construcción
Entrega de Terreno
Contrato de Construcción
Permiso de Edificación
Planos
Especificaciones técnicas
CONSTRUCCIÓN
Edificio terminado y entregado a la inmobiliaria.
Certificado de recepción municipal
Pautas para la confección del Manual del Propietario
COPRE final
Responsable del proceso:
Gerente de Construcción
Objetivo o finalidad del proceso
Construcción de calidad a mínimo costo y plazo del producto comprometido con la inmobiliaria, de forma segura para los trabajadores.
Inicio del proceso:
El proceso se inicia cuando se cuenta con la decisión comercial de construir y con presupuesto de construcción, entrega de terreno, Contrato de construcción, permiso de edificación, planos y especificaciones técnicas. .
Principales actividades:
Planificación de la construcción y asignación de recursos
Planificación del abastecimiento
Ejecución de las compras
Negociación de subcontratos
Instalaciones de faena
Trazados
Obra gruesa
Terminaciones
Supervisión técnica y administrativa de las obras
Elaboración de informes semanales de control de obra (avance y personal)
Control del proceso productivo (plan de inspección y ensayos)
Reuniones de coordinación con otras áreas de la empresa
Seguridad
Conexiones con redes públicas (agua, gas, alcantarillado y corrientes débiles)
Pre-entrega interna de construcción
Entrega a inmobiliaria
Confección de planos as build, documentos para municipios y pautas para Manual de propietarios
Obtención de certificado de recepción municipal
Recursos:
Equipos y maquinarias
Materiales de construcción
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
El proceso finaliza con la entrega a la inmobiliaria y la obtención del certificado de recepción municipal
Unidades involucradas en el proceso:
28 Se agrega entrada
29 se agrega entrada
FICHAS DE PROCESOS
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Fecha: Noviembre 2010
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Gerente General
Gerente de Construcción
Gerente Comercial30
Unidad de Adquisiciones
Unidad de Estudios y Proyectos
Unidad de Recursos Humanos
Finanzas
Personal de la obra
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Procedimiento específico de Elaboración de Planes de calidad
Procedimiento de Subcontratos
Procedimiento Compras
Procedimiento de Prevención de riesgos
Planos para la construcción
Especificaciones técnicas para la construcción
Especificaciones técnicas de los insumos (materiales)
Normativa aplicable
Registros relacionados:
Informes de no conformidades
Informes de acciones correctivas
Informes de acciones preventivas
Informes semanales de avance de obra
Informes semanales de personal en obra
COPREQ
Órdenes de compra / guías despacho / facturas
Plan de inspección y ensayos (listas de chequeo / certificados)
Carta gantt
Planes de calidad
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
COPREQ Valor real de la obra/valor presupuestado de la obra
( < 1 ) Quincenal
Precio m2 Total costos UF COPREQ / m2 de construcción Al finalizar la obra
Plazo real / plazo gantt Nº meses reales / Nº de meses proyectados para la construcción (menor a 1)
Al finalizar la obra
Tasa de siniestralidad Nº de días perdidos / masa laboral Mensual
30 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
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Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 9
Entradas: Proceso: Salidas:
Plan comercial aprobado por Gerencia General
Plan comercial ejecutado
Condiciones para el Lanzamiento del proyecto a la venta
VENTA, RETROALIMENTACIÓN,
ESCRITURACIÓN Y COBRANZA
Escrituras inscritas en CBR
Unidades entregadas a los clientes
Proyecto cobrado
Responsable del proceso:
Gerente Comercial31
Objetivo o finalidad del proceso:
Vender y cobrar los departamentos al mayor precio en el menor tiempo.
Inicio del proceso:
Se inicia cuando el proyecto es presentado al público.
Principales actividades:
Lanzamiento
Venta (cotizaciones, reservas)
Cobranza de flujos
Servicio al cliente (formación, apoyo)
Ley de venta por pisos
Recepción a la constructora
Escrituración
Control presupuestario del proyecto
Elaboración del Manual del propietario
Retroalimentación del proyecto en función de la venta
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
El proceso finaliza con la escrituración de la última unidad, el cobro de la totalidad de los flujos del proyecto y la orden de entrega de la última unidad.
Unidades involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial32
Gerente General Maestra AI Ltda.
Unidad de Marketing
Supervisión de Ventas
Vendedores
Operaciones
Servicio al Cliente
Gerencia de Construcción
Unidad de Arquitectura
Unidad de Estudios y Proyectos
Fiscalía
Documentos relacionados:
31 Se cambia cargo responsable
32 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
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Fecha: Noviembre 2010
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Manual de Calidad de Maestra
Manual de Operación del Sistema de de Ventas Online
Procedimiento específico de Ventas
Procedimiento específico de Escrituración y Cobranzas
Procedimiento específico de Servicio al cliente
Ley del Consumidor
Registros relacionados:
Reserva
Cartas de renuncia
Pagarés
Ingresos por ventas
Normas generales de ventas
Informes de ventas
COPREM (Control Presupuestario Mensual)
Sistema de Ventas Online (bitácoras de clientes)
Carpetas de clientes (antecedentes personales y de la venta)
Pólizas de seguro por venta en verde
Seguro de calidad de la construcción
Informe de estudio de títulos
Cartas de resguardo
Cartas certificadas de aviso de firma de escritura
Escrituras públicas de compra venta
Manifold de control de escrituras
Libretas de ahorro para la vivienda
Subsidios habitacionales
Reglamento de copropiedad
Manual del propietario
Ley de venta por piso
Listado de observaciones resueltas
Medición del proceso: Ventas
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Velocidad de pre-venta Plazo transcurrido en días para realizar la reserva del 30% de los departamentos por proyecto, desde el lanzamiento.
Mensual
Costo Medio de venta por unidad vendida Total costos de venta por proyecto / Total de unidades vendidas por proyecto.
Mensual / término de cada proyecto
Índice de Productividad Total de cotizaciones realizadas por proyecto / Total de unidades vendidas
Mensual
Índice de avance Total unidades vendidas por proyecto / Total de unidades correspondientes al proyecto
Mensual
Medición del proceso: Escrituración y Cobranza
Costo Medio de Escrituración Total Costos de Operación / Total Operaciones de Escrituración Realizadas.
Mensual
Tasa Media de Recuperación
Sumatoria del tiempo transcurrido desde que el cliente firma la Escritura hasta que se encuentra disponible la totalidad del dinero correspondiente a una operación / Total operaciones de escrituración realizadas.
Mensual
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
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Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 10
Entradas: Proceso: Salidas:
Primer contacto con el cliente
Carpeta electrónica y física del cliente
Acta de entrega a inmobiliaria
Autorización de entrega a cliente
Reglamento de copropiedad
Manual del propietario
Reclamos / observaciones de clientes durante el proceso de ventas
Solicitud de post-venta
SERVICIO AL CLIENTE
Clientes satisfechos
Retroalimentación para el diseño, venta y construcción
Clientes referidos
Responsable del proceso:
Gerente Comercial33
Objetivo o finalidad del proceso:
Obtener la satisfacción del cliente con el producto y el servicio entregado.
Inicio del proceso:
Este proceso se inicia con el primer contacto con el cliente.
Principales actividades:
Seguimiento a clientes durante el proceso de ventas;
Evaluación de satisfacción y percepción de clientes;
Entrega de departamentos, pólizas y manuales;
Estadísticas de entregas;
Atención de solicitudes de post-venta;
Administración del edificio hasta la escrituración del 75% del edificio;
Elaboración y comunicación de Informes de atención a clientes.
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional;
Materiales;
Fin del proceso:
Con los requerimientos de los clientes atendidos y el traspaso de la administración del edificio.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerente General
Gerente de Construcción
Gerencia Comercial34
Jefe de Servicio al cliente
Coordinador Ejecutivo de Post-venta
Supervisores de venta
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Procedimiento específico de Entrega de la Propiedad
Procedimiento específico de Servicio al cliente
Registros relacionados:
33 Se actualiza cargo responsable
34 Se actualiza cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 19 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Acta de recepción y sus observaciones
Póliza de seguro de garantía de calidad de la construcción (PSG)
Encuestas de evaluación de satisfacción de clientes
Informes de gastos comunes por edificios
Solicitudes de post-venta
Anotaciones en la Bitácora
Actas de Comité de administración
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Satisfacción de clientes Resultados obtenidos de encuestas de satisfacción Trimestral/ Anual
Tasa de Reclamos Total de reclamos recepcionados por proyecto Mensual
Tiempo medio de respuesta Sumatoria del tiempo transcurrido desde que el cliente efectúa el reclamo hasta que es solucionado / Total de reclamos recepcionados
Mensual
Tasa de desistimiento Total de desistimientos / Ventas Totales (por proyecto)
Mensual
Costos medio de servicio post venta Sumatoria de los costos por servicios post venta / total de servicios post venta demandados
Mensual
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 20 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 11
Entradas: Proceso: Salidas:
Planificación período anterior
Información de mercado
Información sobre ventas de proyectos anteriores
Situación financiera a nivel industria y país
Información demográfica
Información competencia relevante
Necesidades de recursos
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Planificación estratégica nueva
Metas a corto, mediano y largo plazo
35
Responsable del proceso:
Directorio
Objetivo o finalidad del proceso:
Establecer las directrices para el desarrollo del negocio a corto, mediano y largo plazo, con el fin de conseguir y mejorar la rentabilidad como porcentaje y como retorno agregado, cumpliendo con el marco legal aplicable y con los lineamentos establecidos en la política de calidad.
Inicio del proceso:
El proceso se inicia con la concepción y proyección de negocios inmobiliarios.
Principales actividades:
Análisis de información disponible
Definir políticas (financieras, de crecimiento, comerciales, administrativas, de procesos, y otras)
Proyectar necesidades de recursos (financieros, humanos, equipos y maquinarias, infraestructura)
Definir responsabilidades
Definir metas
Revisar avance plan estratégico
Recursos:
Plataforma tecnológica y Comunicacional
Fin del proceso:
Estrategia definida y aprobada
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Directorio
Gerente General
Gerencia Comercial
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia de Construcción
Gerente General Maestra AI Ltda.
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra Inmobiliaria
Registros relacionados:
Planificación estratégica
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 21 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 12
Entradas: Proceso: Salidas:
Evaluación de factibilidad técnico - económica
Presupuestos de proyectos inmobiliarios
Presupuesto de construcción obras
Erogaciones y antecedentes reales de proyecto inmobiliario y obras.
CONTROL
PRESUPUESTARIO
Presupuestos de proyectos inmobiliarios y de obras controlados
Informe COPREM
Informe COPREQ
Responsable del proceso:
Gerente de Construcción, en lo referido a control de obras
Gerente Comercial36
, en el resto del proceso productivo
Sub Gerente Control de Gestión37
Objetivo o finalidad del proceso:
Monitorear los presupuestos, para detectar desviaciones y tomar las acciones correspondientes.
Inicio del proceso:
El control presupuestario se inicia con el proceso productivo.
Principales actividades:
Elaboración de informes para control presupuestario
Análisis de informes y cruce de información
Definición de acciones a tomar
Retroalimentación de información
Recursos:
Soporte tecnológico y comunicacional
Soporte administrativo contable
Recursos humanos
Soporte financiero operativo
Fin del proceso:
Con proyecto monitoreado y tomadas las acciones correspondientes.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial38
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Subgerencia Comercial
Gerencia de Construcción
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Registros relacionados:
Informe COPREM
Informe COPREQ
Estado de resultados Maestra Servicios S.A.
Estado de resultados Maestra Arquitectura e Ingeniería Ltda.
Informes de auditoria operativa
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
36 Se actualiza cargo responsable
37 Se agrega responsable
38 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 22 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 13
Entradas: Proceso: Salidas:
Marco legal y normativo aplicable, general y local
ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVAS TÉCNICAS
Cumplimiento del Marco legal y
normativo aplicable, general y local
Responsable del proceso:
Gerente de Construcción
Gerente General
Objetivo o finalidad del proceso:
Estar informados sobre la normativa vigente que incide sobre el proceso productivo (búsqueda de terreno, evaluación, compra, construcción, venta, escrituración, cobranza), para generar producto conforme con los requisitos legales.
Inicio del proceso:
El proceso se inicia con la aprobación de un nuevo proyecto
Principales actividades:
Revisión de normativa aplicable
Informar respecto de modificaciones en le marco legal reglamentario
Evaluar impacto de las modificaciones legales reglamentarias en proyectos
Recursos:
Suscripciones a revistas
Fin del proceso:
Proyecto recibido municipalmente
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Unidad Arquitectura
Unidad Estudios y Proyecto
Fiscalía
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Manual de calidad de Maestra
Normativa
Registros relacionados:
Listado de normativa vigente
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 23 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 14
Entradas: Proceso: Salidas:
Registros del sistema de gestión de calidad
Indicadores de procesos
MEJORA CONTINUA
Mejoramiento de los procesos
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra AI Ltda.39
Objetivo o finalidad del proceso:
Gestionar la información de la aplicación del Sistema de gestión de calidad para mejorar la eficacia de los mismos.
Inicio del proceso:
Con la recepción de la información del desempeño de los procesos
Principales actividades:
Centralización y análisis de los registros del sistema de gestión de calidad
Centralización y análisis de los registros del área de prevención de riesgos
Programación y ejecución de auditorias internas
Análisis de no conformidades
Análisis y seguimiento de acciones correctivas y preventivas
Análisis y seguimiento del desempeño de los procesos
Seguimiento e informe de indicadores
Elaboración de informes de gestión de calidad
Elaboración de informes de prevención de riesgos
Revisión por la dirección
Establecimiento y seguimiento de objetivos de calidad
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
Con la introducción de mejoras en los procesos del sistema de gestión de calidad
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Unidad de Mejora Continua
Toda la Organización
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra PG 01 Control de documentos y registros PG 02 Tratamiento de No Conformidades, Acciones correctivas y preventivas PG 03 Auditorías internas Planes de calidad
Registros relacionados:
Informes de auditorias internas
Informes de no conformidades
Informes de acciones correctivas
Informes de acciones preventivas
Informes y Actas de revisión por la dirección
Objetivos de calidad
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Eficacia de las acciones correctivas Nº de acciones correctivas implementadas vs las acciones conformes
Mensual
Eficacia de las acciones preventivas Nº de acciones preventivas implementadas vs las acciones conformes
Mensual
39 Se cambia dependencia
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 24 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 1540
Entradas: Proceso: Salidas:
Proyección de crecimiento de la empresa, en el orden laboral, comercial y técnico.
Número de lanzamientos por semestre.
Número de obras por iniciar por semestre.
Informe de nuevos participantes contratados/a contratar por parte de la unidad de recursos humanos.
Políticas de mantenimiento, respaldos y proyectos de mejora tecnológica relacionados con la capacidad instalada
Requerimientos informados por escrito, vía correo electrónico por parte de las jefaturas de las áreas Comercial, Finanzas y demás Gerencias: General, Construcción y de Negocios
Factibilidad técnica de los proveedores de los servicios de comunicación y tecnología
Información obtenida por Internet sobre los avances tecnológicos en comunicación (por ej. Tecnología IP) y nuevos equipos y conexiones (por ej. WI-FI).
Información enviada sobre nuevos productos y servicios referidos por soportistas y proveedores de tecnología y comunicación aliados y registrados en la empresa
SOPORTE TECNOLÓGICO
Y COMUNICACIONAL
Instalación efectiva de estaciones de trabajo en el área requerida
Conexiones del orden eléctrico, electrónico y comunicacional
Dotación de sistemas de información y/o comunicación
Proyectos de mejora a corto y/o mediano plazo
Implementación de sistemas de información con generación de informes
Ejecución de los planes/políticas de mantenimiento y respaldos según área(s) organizacional(es) objetivo
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Sub Gerente Control de Gestión41
Objetivo o finalidad del proceso:
Asegurar el funcionamiento integral del negocio y de la empresa (presente y futuro), en el orden comercial y técnico sobre una base tecnológica sólida, continua y autosustentable en el largo plazo
Asegurar la sistematización e integración tecnológica y comunicacional efectiva de los procesos de la organización (productivos, directivos y de soporte), así como de la información generada por el negocio a largo plazo
Inicio del proceso:
Según la planificación estratégica establecida y las entradas descritas en esta Ficha de Proceso.
Principales actividades:42
40 Se actualiza ficha de proceso
41 Se agrega responsable
42 Se actualizan actividades
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 25 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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Registro de los requerimientos tecnológicos y de comunicación desde y hacia las Gerencias y usuarios de la empresa
Desarrollo de planes de mantenimiento de la plataforma tecnológica por plazos de ejecución mensual, trimestral, semestral y anual
Generación de proyectos de desarrollo de sistemas y aplicaciones de orden tecnológico a concretar en el corto, mediano y largo plazo
Negociación con los proveedores aliados de equipos tecnológicos y de comunicación, según calidad y cantidad de requerimientos formalmente registrados
Determinación de planes viables de dotación de equipos y sistemas de comunicación en términos semestrales/anuales, según costos y plazos
Gestión general de aprobaciones relacionadas con la adquisición de equipos y recursos tecnológicos y de comunicación
Compra general de los equipos objetivo según los presupuestos/planes aprobados
Recepción, instalación, verificación y seguimiento operacional de los sistemas/estaciones de trabajo instalados
Verificación de los costos de equipos vs. características de los equipos y su alcance operativo
Verificación de alternativas económicas de dotación para la empresa relacionados con los recursos tecnológicos y de comunicación
Conformación del soporte técnico de los proveedores de los recursos tecnológicos y de comunicación
Aseguramiento del funcionamiento legal de la plataforma tecnológica y comunicacional de la empresa según su forma: por licencias; por desarrollo propio de los sistemas
Indagación acerca del número de lanzamientos comerciales futuros y fechas de inicio de obras
Funcionamiento/up grade de los servidores y grade de redes remotas
Evaluación/renovación de licencias según términos legales indicados en los respaldos de las aplicaciones tecnológicas instaladas en los equipos de la empresa
Verificación/seguimiento de los costos mensuales de los servicios tecnológicos y de comunicación contratados
Verificación de los resultados de los planes de mantenimiento establecidos para la plataforma tecnológica según lo planificado
Revisión mensual de las facturaciones de los proveedores contratados según su especialidad y condiciones de negociación establecidas con la Subgerencia de Administración en materia de servicios de comunicación y conexiones
Up grade mensual de la nómina del Grupo Maestra y Up grade quincenal y/o mensual de los Maestros de información del Grupo Maestra
Generación de los respaldos conforme las políticas de ejecución establecidas por la Subgerencia de Control de Gestión
Entrega semestral de los respaldos generados a la caja de seguridad del Banco contratado
Contratación y seguimiento del personal que ejecuta el mantenimiento del Portal Maestra, sea por outsourcing o interno
Contratación y seguimiento del personal que ejecuta el soporte computacional en terreno, sea por outsourcing o interno
Verificación del estado de los servidores, sistemas operativos, plataforma ADSL de emergencia, de las aplicaciones instaladas y autorizadas por la Subgerencia Control de Gestión
Recursos:43
Plataforma EFO (Enlace Fibra Óptica)
Proveedores de Internet
Proveedores de Telefonía (fija y móvil)
Personal de soporte tecnológico contratado bajo la modalidad de outsourcing (si fuera el caso)
Personal de soporte tecnológico y de desarrollos de sistemas contratados internamente.
Proveedores de equipos tecnológicos y de comunicación
Equipos Computacionales
Equipos Telefónicos de Red Fija y Móvil
Capacidad tecnológica instalada en la empresa bajo el resguardo de la Unidad de Informática: servidores, hardware, software y licencias
Sistemas de redes virtuales y eléctricas
Conexiones remotas
Fin del proceso:
Implementación, Dotación/Instalación operativa de los sistemas y servicios requeridos en el orden tecnológico y de comunicación
Implementación de los planes de mejoramiento establecidos en relación con la plataforma tecnológica
Unidades y personas involucradas en el proceso:44
Gerencia General
Gerencia General Maestra Servicios S.A. y sus respectivas unidades
Gerencia General Maestra AI Ltda. y sus respectivas unidades
43 Se agregan recursos
4444 Se actualizan unidades involucras
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 26 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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Unidad de Informática
Gerencia Comercial 45
y sus respectivas unidades
Gerencia de Construcción y sus respectivas unidades
Sub Gerencia Control de Gestión46
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Presupuestos de Obra aprobados
Proyectos de Ventas aprobados
Tramitaciones de Permisos Municipales gestionados/aprobados
Cotizaciones de los proveedores
Plan Estratégico de la empresa
Plan Estratégico de la Subgerencia de Control de Gestión
Planes/Políticas de Mantenimiento, soporte y respaldos
Planes semestrales de dotación tecnológica y comunicacional
Licencias
Registros relacionados:
Fichas técnicas de las estaciones de trabajo
Informes de mantenimiento efectuados
Maestros de información de la empresa, según sus respectivas secciones y especificaciones
Cartas Gantt de los avances de los proyectos y sus respectivas actualizaciones mensuales
Nominas del personal de Oficina Central, Salas de Ventas y Obras y sus respectivas actualizaciones quincenales
Listas de chequeos firmadas por los usuarios sobre el estado operativo de las estaciones de trabajo en cuanto a hardware y software
Registro de respaldos efectuados y consignados en la caja de seguridad del banco
SGO (Sistema de Gestión Online)– Facturaciones
Web Telemergencia
Plan CTC - Maestra Periodo Anual y sus respectivas actualizaciones
Manuales (de sistemas y usuarios)
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Cumplimiento Desarrollo de sistemas Fechas Planificada/ Fecha de entrega Por avance
Por Sistema completo
Requerimientos de Soporte Informático Total de requerimientos recibidos Mensual
Tiempos de Respuesta Soporte Informático Sumatoria del tiempo transcurrido desde la solicitud de soporte hasta que es solucionado / Total de requerimientos de Soporte recibidos
Mensual
Índice de Satisfacción Soporte Informático Resultados de Encuesta de Satisfacción Trimestral
Costo de Telefonía Total Costo total en Telefonía /Cantidad de Trabajadores Mensual
45 Se cambia cargo
46 Se agrega responsable
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 27 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 16
Entradas:47
Proceso: Salidas48
:
Necesidades de personal presentados y formalizados por escrito a la Jefatura de la Unidad de Recursos Humanos por parte de las principales autoridades de la empresa
Solicitud de desvinculaciones
Cartas de Renuncias
Denuncias ante la Inspección de Trabajo (comparendos)
Demandas privadas introducidas por personal de la empresa en situación de despido, por Oficinas Públicas y/o despachos jurídicos por incumplimiento de obligaciones de orden laboral
Solicitudes de Capacitación
Leyes Previsionales
Procedimiento de Recursos Humanos
Legislación vigente
GESTIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
Contratación de personal
Liquidaciones
Anticipos
Leyes Sociales
Desvinculación de Personal
Actas de conciliaciones ( Comparendos)
Resoluciones a las demandas judiciales y extrajudiciales interpuestas por terceros
Programas de capacitación Anual
Plan Anual de Reconocimientos
Plan Anual de Acciones Benéficas
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Objetivo o finalidad del proceso:
Asegurar la dotación y desarrollo del personal competente para el funcionamiento de la empresa según sus periodos de crecimientos futuros de corto, mediano y largo plazo asegurando así la calidad del producto entregado
Asegurar las condiciones laborales más adecuadas para el desempeño eficaz y eficiente del personal de la empresa, su permanencia y oportunidad de desarrollo profesional de acuerdo con los requerimientos ejecutivos y operativos establecidos por las autoridades y los procesos de negocio, que representan su actual y futura organización dentro de marco legal vigente
Inicio del proceso:
Ingresos efectivos de personal
Propuesta de acciones con responsabilidad social ante terceros
Principales actividades49
:
Reclutar personal para las diversas áreas de la empresa: Oficina Central, área Comercial, Obras y área técnica
Apoyar el reclutamiento para cargos administrativos de obra
Elaborar ficha y contrato del personal además de los anexos
Gestionar las aprobaciones y firmas de los contratos de Oficina Central , área Comercial , Obras y área técnica
Gestionar liquidaciones, anticipos y finiquitos del personal
Gestionar con contabilidad la emisión de boletas de honorarios
Resolver las demandas judiciales y extrajudiciales interpuestas por terceros en temas laborales
Realizar evaluaciones de desempeño del personal
Gestionar solvencias ante los diversos organismos públicos relacionados con la formalidad, seguridad y estabilidad laboral de los empleados del grupo
Elaboración de programas de capacitación según las necesidades detectadas por las jefaturas de las unidades y obras de la empresa
Realizar Gestión ante el SENCE
Recursos:
47 Se actualizan entradas
48 Se actualizan salidas
49 Se actualiza principales actividades
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 28 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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Equipos computacionales
Módulo de Remuneraciones del Sistema Recursos Humanos
Plataforma tecnológica de la empresa
Sistemas de comunicación
Carpetas personales/Archivos del Personal
Sistema de control de asistencia: Reloj Control; Tarjetas de Asistencia; Libros de Asistencia
Papelería
Fin del proceso:
Finiquitos del personal
Ejecución de acciones con responsabilidad social ante terceros
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial50
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad de Informática
Unidad de Recursos Humanos
Supervisoras de Ventas
Jefes Administrativos de Obras
Proveedores de servicios contratados a terceros
Gestores del SENCE
Instituciones externas
Instituciones Estatales
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PG 08 Gestión de Recursos humanos
Registros relacionados:
Autorización de Ingreso
Fichas de ingreso
Contratos del personal
Descripción de cargos
Liquidaciones
Imposiciones
Notificaciones a Comparendo
Registros de capacitación
Registros de Asistencia
Autorización de Vacaciones
Finiquitos
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Eficacia de la capacitación Evaluación directa de Jefatura 3 meses después de finalizada la capacitación
Utilización Franquicia (= a 80%) Capacitación /1% remuneración imponible Mensual
Cumplimiento de plazos Fecha establecida para la entrega de información / fecha real de entrega información
Mensual de acuerdo a hitos fijos establecidos mensualmente
% de Ausentismo (Total de días perdidos)/ Total de días Trabajados) *100
Mensual
% de Rotación del personal Total de trabajadores que han cesado en sus funciones/Total de trabajadores de la empresa
Mensual
50 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 29 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
% de Capacitación y perfeccionamiento del Personal
N° de Trabajadores Capacitados/Total de Trabajadores de la Empresa
Mensual
Total % de Beneficios Adicionales Total Beneficios Adicionales /Total Haberes Remuneración
Mensual
Costo de Remuneraciones por Áreas de Negocios Total Haberes Remuneración Mensual
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 30 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 17
Entradas: Proceso: Salidas:
Escrituras de sociedades gestoras y poderes
Estado de situaciones de socios
Estados financieros de las sociedades gestoras y matrices y declaración de impuestos
Cartolas bancarias
Formularios bancarios
Liquidaciones de créditos bancarios
Nómina de deudas vigentes
Nómina de anticipos y remuneraciones
Nómina de imposiciones
Formularios de impuestos
Garantías de subcontratos
Estado de pago por avances de obra
Estado de pago de subcontratistas
Rendiciones de fondos fijos
Solicitudes de pólizas de seguros
Comprobantes de ingresos de clientes inmobiliarias (Ventas On Line)
Escrituras de clientes
Facturas de proveedores
Facturas de ventas
Cuentas de servicios básicos
Órdenes de compra
Programación de Avance obra
Programación de Requerimientos de obra
Solicitudes de cheques
SOPORTE FINANCIERO
OPERATIVO
Financiamiento de proyectos
Cuentas corrientes bancarias habilitadas
Cuentas corrientes de proveedores habilitadas
Saldos bancarios diarios
Informes de conciliaciones bancarias
Informe de líneas de crédito bancario vigentes por proyecto
Flujos financieros
Cheques por requerimientos
Comprobantes contables
Pólizas en verde
Escrituras visadas
Informes de cobranzas de proyectos
Informes de proveedores por pagar
Informes de cuentas y servicios por pagar
Ingresos por cobranza a Maestra Servicios
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Objetivo o finalidad del proceso:
Gestionar los recursos financieros de la empresa.
Inicio del proceso:
Con la información de solicitudes de recursos financieros desde las distintas áreas de la organización.
Principales actividades:
Revisión y control de los movimientos bancarios
Gestión de la aprobación y curse de estados de pago por avances de obra
Aperturas, administración, mantención y cierre de cuentas corrientes bancarias
Solicitud, renovación y cancelación de créditos bancarios
Confección, actualización y revisión de cuadros de endeudamiento bancario de las empresas
Emisión de egresos
Ingresos
Cobranza de servicios de Maestra Servicios
Administración de seguros
Revisión de escrituras de clientes
Comunicación con contabilidad para resguardo de registros contables
Firma de documentos por parte de los socios
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 31 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Fin del proceso:
Con la entrega del recurso.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia Comercial51
Gerencia de Construcción
Unidad de Recursos Humanos
Unidad de Contabilidad
Unidad de Adquisiciones
Unidad de Operaciones y Escrituración
Supervisores de obras
Jefes Administrativos
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Procedimiento específico de ventas
Registros relacionados:
Saldos bancarios diarios
Informes de conciliaciones bancarias
Solicitudes de crédito y pagaré
Cuentas corrientes bancarias habilitadas
Cuentas corrientes de proveedores habilitadas
Informe de líneas de crédito bancario vigentes por proyecto
Flujos financieros
Cheques por requerimientos
Comprobantes contables
Pólizas en verde
Escrituras visadas
Informes de proveedores por pagar
Informes de cuentas y servicios por pagar
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Cumplimiento de plazos de entrega de información requerida
Promedio de Nº de días transcurridos entre la fecha establecida y la real, para la entrega de información
Mensual de acuerdo a hitos fijos establecidos mensualmente
Productividad para comprobantes contables Cantidad de personas que desarrollan la actividad VS nº comprobantes emitidos al mes
Mensual
51 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 32 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 18
Entradas:52
Proceso: Salidas:53
Constitución de sociedad gestora
COPREQ – Conciliación Costos
Leyes Tributarias
Normativas Contables
Borradores de honorarios
Libros de remuneraciones
Resumen de imposiciones
Estado de pago por avance de obra
Estado de pago subcontratista
Egresos - Ingresos
Inventarios materiales de obras
Cartolas bancarias
Otros hechos económicos (documentos mercantiles)
Requerimientos de gerencia
SOPORTE CONTABLE
Estados financieros contables y tributarios
COPREM
Registros contables (libros)
Liquidación de impuestos
Relación S.I.I.
Relación fiscal
Requerimientos pago contribuciones
Patentes comerciales
Planificaciones tributarias
Otros Informes de gestión
Boletas de Servicios
Facturas de Ventas
Facturas de Compras
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Objetivo o finalidad del proceso:
Recopilar, registrar, analizar, informar y controlar los hechos económicos de las sociedades, dentro del marco legal vigente, para la toma de decisiones.
Inicio del proceso:
Con la información de un hecho económico asociado a la empresa.
Principales actividades:
Recopilación de facturas y comprobantes para su archivo y custodia
Clasificación de los documentos mercantiles
Registro contable de los hechos económicos
Análisis de cuentas contables
Presentación de los estados financieros con sus notas explicativas
Confeccionar Estado de flujo de efectivo
Planificación tributaria
Confeccionar y revisar los COPREM
Graficar antecedentes de gestión
Confección de contratos entre relacionadas y proyectos
Cumplimiento de obligaciones tributarias
Emisión facturas de compras a subcontratos por estados de pago
Emisión facturas de ventas por estado de pago
Comunicación permanente con entidades fiscalizadoras ( ejemplo: páginas web)54
Recursos:
Plataforma tecnológica y comunicacional
Aplicaciones contables
Fin del proceso:
Cumplimiento contable y tributario.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
52 Se actualizan entradas del proceso
53 Se actualizan salidas del proceso
54 Se agrega actividad
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 33 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Gerencia General
Gerencia Comercial 55
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad de Recurso Humanos
Unidad de Arquitectura
Unidad de Finanzas
Unidad de Informática
Unidad de Adquisiciones
Jefes de Bodega
Documentos relacionados:
Manual de calidad de Maestra
Normativa contable y tributaria
Registros relacionados:
Libros tributarios
Comprobantes contables
Declaraciones de impuestos
Estados financieros
Patentes
Documentos mercantiles ( facturas, guías , boletas , liquidaciones de sueldo , pólizas de seguro entre otros)56
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Cumplimiento de plazos Promedio de Nº de días transcurridos entre la fecha establecida y la real, para la entrega de información
Mensual de acuerdo a hitos fijos establecidos mensualmente
Entrega de Balances Fecha establecida vs fecha entrega Real Mensual
Fiscalizaciones Tributarias Nº de Fiscalizaciones Tributarias Mensual
55 Se cambia cargo
56 Se agrega registros
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 34 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 1957
Entradas: Proceso: Salidas:
Registro de requerimientos de las gerencias/jefaturas/usuarios por escrito, vía correo electrónico acerca de las necesidades/ inconformidades relacionadas con el funcionamiento/ mantenimiento de los siguientes servicios y sus sistemas de ejecución:
Iluminación; Eléctrico; Gas; Limpieza; Fumigación; Medidas Contra Incendio; Jardines y Áreas Externas; Letreros Áreas Externas; Ventilación; Climatización geotérmica; Pintura; Colación; Accesos/señalización a las áreas de trabajo; Equipamiento de las áreas de trabajo; y Seguridad de las respectivas zonas de trabajo, según ubicación estructural asignada en Oficina Central
Reporte del estado funcional de las áreas de trabajo por parte del Encargado de RRHH, según lista de chequeo establecida por la Subgerencia de Administración
Reporte del estado funcional de las áreas de trabajo realizado por la Subgerencia de Administración según lista de chequeo establecida
Factibilidad/viabilidad asociada con la prestación de los servicios arriba descritos según capacidades de los proveedores y costos relacionados
Proyecciones de crecimiento de la empresa según sus respectivas áreas de desarrollo administrativo, comercial y técnico
Antecedentes de ejecución de los trabajos y/o servicios contratados
Actualización (up grade) quincenal de las nominas de la empresa localizada en sus respectivas áreas de competencia
Plan mantenimiento dotación mensual/ semestre/ anual y Cartas Gantt asociadas a la prestación de los servicios arriba descritos en Oficina Central y terreno según alcance previamente definido por la Subgerencia de Administración con respecto al presente proceso
Requerimientos Comité Paritario
Informes de Prevencionista de Riesgos
SOPORTE
ADMINISTRATIVO
Equipamiento (mobiliario, sistema eléctrico y equipos de ventilación/ climatización, principalmente) de las áreas de trabajo.
Realización efectiva y conforme de los trabajos de mantenimiento y/o mejoras requeridos.
Arreglo efectivo de las inconformidades reportadas.
Instalación/prestación de los sistemas/servicios requeridos.
Ejecución conforme de los planes de mantenimiento/mejoras relacionados con los siguientes servicios: Jardines y áreas externas; Fumigación; Medidas contra Incendio; Pintura; Sistemas eléctricos; Iluminación; Tanque de Gas; Sistema de climatización/ Ventilación; Seguridad; Accesos/ señalización Áreas Externas; Letreros y servicios afines
Prestación regular de los servicios de apoyo requeridos con mayor frecuencia: Colación; Limpieza; Iluminación; Climatización/Ventilación; Seguridad y afines
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Objetivo o finalidad del proceso:
Asegurar el estado funcional óptimo de las diversas áreas laborales que conforman la Oficina Central.
Asegurar la continuidad laboral de las áreas de trabajo localizadas en terreno asistidas por la Subgerencia de Administración según el alcance definido como soporte administrativo.
Proporcionar lugar seguro, confortable, cómodo para áreas de trabajo y relacionados
Inicio del proceso:
57 Se actualiza ficha de proceso
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 35 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Recepción formal y por escrito vía correo electrónico de los requerimientos por parte de las Gerencias/usuarios
Activación de las fechas de cumplimiento registradas en los Planes de Mantenimiento/mejoras establecidas por la Subgerencia de Administración
Registro y comunicación de inconformidades por escrito, vía correo electrónico sobre el proceso por parte de las Gerencias/usuarios
Principales actividades:
Recepción/Emisión y revisión de requerimientos desde y hacia las gerencias
Recepción/Emisión y revisión de requerimientos desde y hacia los usuarios
Inspección del estado de funcionamiento de cada sistema por área organizacional que representa la oficina central, en forma sistemática y según la periodicidad establecida por la subgerencia de acuerdo con su naturaleza:
Iluminación: Interdiario (revisión y mantenimiento)
Eléctrico: Mensual (revisión y mantenimiento)
Gas: Mensual (revisión); estacional (cargas); anual (mantenimiento)
Limpieza: Diario
Fumigación: Semestral (verano - invierno) en contratación-mantenimiento
Extintores: Semestral (revisión); anual (mantenimiento según fechas de vencimiento)
Jardines y Áreas Externas : Semanal
Letreros Áreas Externas: Semanal
Ventilación/climatización: Mensual (revisión operación equipos); semestral (mantenimiento)
Pintura: Anual (mantenimiento); semestral (revisión general y proyección de requerimientos)
Colación: Diario (revisión de inconformidades registrados por escrito); semanal (requerimientos y plan de menús)
Accesos a las áreas de trabajo: Quincenal a mensual (mantenimiento preventivo y/o correctivo)
Estacionamiento externo e interno: Semestral (mantenimiento general)
Entradas – salidas (principal, alterna y/o de emergencia): Anual (mantenimiento general)
Pasillos – rejas eléctricas (internos-externos): Anual (mantenimiento general)
Equipamiento de las áreas de trabajo:
Diario (revisión de requerimientos formalizados por los canales regulares)
Semanal (seguimiento/cumplimiento de los requerimientos)
Mensual (revisión del plan de requerimientos)
Semestral (actualización del plan de requerimientos por áreas laborales estructuradas en la oficina central)
Seguridad: Diario (revisión de áreas)
Personal de vigilancia: Diario (registro de asistencia); mensual (desempeño)
Elaborar lista de dotación mensual de los recursos materiales requeridos para el desarrollo del proceso
Solicitar al área de abastecimiento las cotizaciones relacionadas con la dotación mensual según la naturaleza de los sistemas y requerimientos planteados por áreas de trabajo
Gestionar las aprobaciones de los requerimientos por parte de las autoridades correspondientes
Planificar y/o negociar la ejecución de los trabajos de mantenimiento (preventivo - correctivo) con los subcontratistas seleccionados y/o personal de la unidad de Servicio al Cliente de la empresa.
Establecer las proyecciones mensuales/semestrales/anuales de dotación de recursos /mejoras relacionadas con el proceso de soporte administrativo, conforme al crecimiento de la empresa que afecta el funcionamiento de la oficina central y/o de las dependencias localizadas en terreno asociadas con el alcance y ejecución del mismo
Auditar en forma extraordinaria el desarrollo del soporte administrativo ejecutado y su conformidad por parte de los usuarios objetivos.
Recursos:
Medidor de Chilectra
Medidor de Abastible
Tableros eléctricos Oficina Central
Remarcador del sistema de climatización
Materiales de limpieza
Materiales de iluminación
Comedor
Stock de recursos del comedor (ollas, vajilla, cubiertos y afines)
Inventario de ampolletas según su tipo
Avisos de señalización y de seguridad
Termostatos del sistema de climatización
Equipos del sistema de climatización
Equipos del sistema de ventilación
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 36 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Personal de Servicio
Tanque de Gas
Extintores
Letreros áreas externas
Equipos del sistema de acceso a la oficina central (rejas mecánicas y eléctricas)
Sistema COPRE+
Proveedores de los servicios subcontratados en forma directa
Proveedores de los servicios contratados bajo la modalidad Outsourcing
Proveedores de los recursos requeridos para el aseguramiento del soporte administrativo.
Fin del proceso:
Corrección de fallas reportadas por las Gerencias/usuarios
Ejecución de las mejoras (up grade) de los sistemas que conforman el proceso de soporte administrativo
Ejecución efectiva y conforme del mantenimiento planificado en las áreas de trabajo objetivo
Prestación efectiva y conforme de los servicios representativos del proceso de soporte administrativo
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial58
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Unidad de Recursos Humanos
Unidad de Servicio al Cliente
Unidad de Adquisiciones
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Portafolio de presentación de los proveedores/ subcontratistas registrados en el sistema COPRE+
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Facturación de materiales relacionados con la ejecución de los servicios que conforman el soporte administrativo
Garantías entregadas por los proveedores sobre los servicios históricos efectuados
Planes de Mantenimiento/ mejoras formuladas y Cartas Gantt asociadas
Cotizaciones aprobadas a los proveedores sobre los servicios contratados en forma directa y/o externa
Libro de Reclamos Servicio de Colación
Menú semanal de colaciones y su relación semanal de gastos por compras y/o consumos
Listas de chequeo firmadas conformes con respecto a la ejecución de los servicios que representan el soporte administrativo
Tarjetas de asistencia del personal relacionado con los servicos que conforman el soporte administrativo
Lista mensual de requerimientos de recursos materiales para la ejecución de los servicios que conforman el soporte administrativo
Informes de avance en Cartas Gantt de los Planes de Mantenimiento/mejoras aplicados en la Oficina Central, según respectivas frecuencias
Ficha técnica de la fumigación según la aplicación contratada
Informe de consumos eléctricos en oficina central según capacidad instalada
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
58 Se cambia cargo
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 37 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 20
Entradas59
: Proceso: Salidas:60
Solicitud de formación de sociedades
Solicitud de delegación de nuevos poderes
Solicitud de traspaso de acciones
Solicitud de modificaciones de sociedades
Infracciones, multas, demandas u otros, cursados a la organización
Necesidad de promesa de compraventa de terrenos
Papeles básicos legales (dominio – poderes)
Antecedentes legales de la propiedad y propietario, y con vigencias para estudio de títulos
Definición del banco financista para gestión de hipotecas
Plano de fusión o subdivisión si corresponde
Solicitud de redacción contratos de construcción, y revisión contratos de obras
Solicitud redacción Reglamentos de copropiedad
Solicitud de contratos de compraventa, promesa tipo
Necesidad de archivo de planos de copropiedad
Necesidad revisión operaciones clientes / desistimientos
FISCALÍA
Sociedades
Poderes
Traspasos de acciones
Actas de Directorio y Juntas de Accionistas
Promesa de compraventa de terreno para proyectos inmobiliarios
Informe de títulos
Compraventa
Hipoteca a banco financista
Contratos de Construcción
Reglamento de copropiedad
Contratos tipo
Planos archivados en el Conservador
Resoluciones de desistimientos
Responsable del proceso:
Abogado
Objetivo o finalidad del proceso:
Apoyar a la empresa en el ámbito legal, tanto en sus actividades habituales, como en sus contingencias.
Inicio del proceso:
Se inicia cuando por parte de la empresa, se realiza algún requerimiento legal.61
Principales actividades:
59 Se incorporan nuevas entradas
60 Se incorporan nuevas salidas
61 Se agrega las palabras “se realiza”
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 38 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Constitución y modificaciones 62
de sociedades
Confección de poderes
Promesa de compraventa de proyectos inmobiliarios
Estudio de título de terrenos para proyectos inmobiliarios
Compra de terreno de proyectos inmobiliarios (confección escritura de compra - firma)
Inscripción en el CBR de la propiedad y de planos de fusión o subdivisión63
Elaboración e inscripción en CBR del Reglamento de copropiedad
Hipotecar la propiedad a favor del banco financista
Generación de contratos tipo (reserva – promesa – compra venta)
Generación de contratos de construcción y de obras64
Apoyo al proceso de venta
Comunicaciones con el banco que financia a comprador
Apoyo legal en todas las áreas de la empresa
Recursos:
Plataforma Tecnológica y Comunicacional
Mobiliario para guardar documentos legales
Fin del proceso:
El apoyo que presta fiscalía culmina cuando se ha vendido el proyecto inmobiliario.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial 65
Gerencia de Construcción
Unidad de Arquitectura66
Unidad de Finanzas
Unidad Operaciones Cobranza
Unidad Operación Escrituración67
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Manual de calidad de Maestra
Textos legales
Procedimiento específico de Búsqueda y compra de terrenos
Procedimiento específico de Escrituración y cobranzas
Registros relacionados:
Escrituras públicas
Certificados de CBR
Contratos varios
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
El comporta miento de este proceso es medido a través de los indicadores de otros procesos.
62 Se agrega las palabras “y modificación”
63 Se agrega las palabras “o subdivisión” 64 Se agrega actividad
65 Se cambia cargo
66 Se agrega unidad de Arquitectura
67 Se agrega unidad Operación Escrituración
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 39 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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FICHA DE PROCESO Nº 2168
Entradas: Proceso: Salidas:
Presupuesto de Proyecto
Solicitud del materiales
Programa de Obra
Cotizaciones
Especificaciones Técnicas
Solicitud de Flete
Líneas de crédito y formas de pago proveedores
SOPORTE
ADQUISICIONES
Orden de Compra
Recursos e insumos
Retroalimentación para futuros proyectos.
Programación semanal de transporte
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Objetivo o finalidad del proceso:
Adquirir recursos que cumplan con las especificaciones técnicas , calidad , plazos y costos establecidos para el producto Maestra
Inicio del proceso:
Se inicia cuando por parte de la empresa, nace un requerimiento de recursos.
Principales actividades:
Solicitud de recursos
Cotizaciones
Comparativos valores reales v/s presupuesto
Negociación de precios
Aprobaciones de las Gerencias
Generación y envió de Órdenes de Compra
Programación de Compras
Planificación de Compra
Recepción de materiales y validación
Coordinación de transporte internos
Control de costos del transporte interno
Control de materiales en bodegas
Retroalimentación tanto al inicio como al termino de del proceso
Seguimiento de Indicadores de Adquisiciones e Informes
Evaluación de Proveedores
Recursos:
Plataforma Tecnológica y Comunicacional
Disponibilidad de Flujo Financiero
Fin del proceso:
Recursos recibidos en conformidad a lo requerido en calidad ,costo y plazo de las distintas áreas
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Toda la Organización
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Manual de calidad de Maestra
PG-05 Compras
Normativa vigente
Especificaciones técnicas
Presupuestos
Registros relacionados:
68 Se agrega esta Ficha de Proceso
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 40 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Cotizaciones
Órdenes de Compra
Facturas
Guías
PG 05 R001 Evaluación de Proveedores
PG 05 R002 Pedido de Insumos
PG 05 R007 Listado de Proveedores
Listado de Partidas Criticas
PG 05 R016 Hoja de Ruta
PG-09 R009 Solicitud de Cheque
PG-06 R005 Acta Reunión Proveedores
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Evaluación de Proveedores Resultados Evaluación Proveedores Anual
% Incumplimiento de Plazos (N° de Entregas Fuera de Plazo /N° Total de Entregas)*100
Mensual
% de Mermas Perdida de Productos a Precio de Compra/ Valor Total del
Stock (a Precio de Compra) Mensual
Tiempo medio de respuesta proceso de adquisiciones
Total tiempo transcurrido desde el ingreso de una solicitud
hasta la recepción del material en Bodega/ Total de Solicitudes
Mensual
Costo Total transporte Interno Total Transporte Interno / Transporte Externo Mensual
Costo de Recursos más Incidentes Costos de compras real/ Costos compra Presupuesto Semestral
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 41 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 2269
Entradas: Proceso: Salidas:
Marco Legal vigente
Provisión de Insumos de Elemento de Protección Personal
PE 07 Prevención de Riesgos
Asesorías de organismo Administrador de la Ley 16744
Revisiones de Organismos Fiscalizadores
Programa de Prevención de Riesgo
PREVENCION DE
RIESGOS
Cumplimiento de la Normativa Legal Vigente
Otorgar condiciones adecuadas de seguridad a los trabajadores
Fiscalización sin sanciones por incumplimiento
Estandarizar un Programa de Seguridad a nivel organizacional
Generar equipos de trabajos comprometidos con la prevención de riesgos.
Creación de una cultura de prevención de riesgos, intrínseca a cada persona y procesos.
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra AI Ltda.
Objetivo o finalidad del proceso:
Garantizar condiciones de seguridad adecuadas en todas las áreas de trabajo de la empresa, obteniendo una mejora en la calidad de vida de los
trabajadores y el funcionamiento global de la organización.
Inicio del proceso:
Inicio de actividades donde exista la participación de personas.
Principales actividades:
Cumplimiento legal de personal contratado por la empresa.(Contrato de trabajo, registro de inducción, entrega de Reglamento Interno, entre otros)
Cumplimiento legal de personal subcontratado.(Entrega de Reglamento especial para contratistas, Contrato de trabajo, registro de inducción, entrega de Reglamento Interno, pago de leyes sociales, entre otros)
Cumplimiento legal de condiciones sanitarias (Condiciones adecuadas en Camarines, baños, comedores).
Cumplimiento legal de condiciones de seguridad en terreno.
Cumplimiento de exigencias internas de seguridad (Contratación de experto en prevención de Riesgos, Formación Comités Paritarios, Capacitaciones exigidas, Mantención de zonas de circulación y trabajo adecuadas.
Implementar, ejecutar y controlar los Programas de Prevención de Riesgos existentes.
Recursos:
Plataforma Tecnológica y Comunicacional
Insumos de seguridad.
Insumos de cumplimiento sanitario (cocinas, refrigeradores, mobiliario, casilleros, baños, extintores, entre otros).
Fin del proceso:
Cierre de la actividad que dio origen a su conformación.
Unidades y personas involucradas en el proceso:
Gerencia General
Gerencia Comercial
Gerencia de Construcción
Gerencia General Maestra AI Ltda.
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
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69 Se agrega esta ficha de Proceso
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 42 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
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Ley 16 744 Regula los Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Ley 20 194 Código del Trabajo Ley 20123 Sub Contratación Decreto 594 Regula las condiciones Ambientales y Sanitarias básicas en los lugares de trabajo Decreto 40 Regula la Prevención de Riesgos Decreto 54 Regula la Formación y Funcionamiento de los Comités Paritarios PE 07 Prevención de Riesgos PG 08 Gestión de Recursos Humanos PG 05 Compras PG 06 Sub Contratos Reglamentos Internos de Orden, Higiene y Seguridad Reglamento Especial para empresas Contratistas y Sub Contratistas
Manual de Calidad de Maestra
Textos legales
Registros relacionados:
Programa General de Seguridad y Salud Ocupacional
PE-07 R001 Recibo entrega Reglamento Interno
PE-07 R002 Charla De inducción trabajador Nuevo (DAS)
PE-07 R003 Declaración de Salud del trabajador
PE-07 R004 Tarjeta Control de bodega de artículos de Seguridad
PE-07 R005 Acta Reunión prevención
PE-07 R006 Informe de Inspección de Seguridad
PE-07 R007 Investigación Accidentes Comité Paritario
PE-07 R008 Informe interno accidente
PE-07 R014 Solicitud EPP
PE-07 R015 Amonestación Escrita
PE-07 R017 Charla diaria
PE-07 R018 Programa Mensual de actividades Prevención de Riesgos
PE-07 R019 Carta Aviso Mutualidad
PE-07 R021 Inventario EPP
PE-07 R023 Entrega Procedimiento Trabajo Seguro
PE-07 R025 Plan de Emergencia
Informe Inspección semanal de empresa AST
DIAT
Certificado de Alta y de reingreso
Formulario de Notificación Inmediata de Accidente Fatal y Grave
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Tasa accidentalidad menor a 4,8 (anualizada Nº accidentes CTP / Promedio de Trabajadores Mensual / Anual
Tasa siniestralidad menor a 80 (anualizada) Nº días perdidos / Promedio Trabajadores Mensual / Anual
Programa Empresa Competitiva Resultado de evaluación de Ítems de actividades Semestral.
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 43 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
FICHA DE PROCESO Nº 2370
Entradas: Proceso: Salidas:
Presupuesto de construcción de obras.
Mayores de Costo Contable.
Informe diario de mano de Obra
Inventario de bodega de obra
Informe de arriendos y subcontratos
Avance físico de obra.
Informe de movimiento de materia.
Informe de consumos de caja chica
Planificación de auditoria
Informe Mensual de Dotación por obra.
Informe de Estados Financieros
CONTROL Y GESTION PRESUPUESTARIO DE
OBRA
Informe COPREM
Informe COPREQ
Informe Gestión.
Informe de Auditoria
Informe de Ajustes.
Responsable del proceso:
Gerente General Maestra Servicios S.A.
Sub Gerente Control de Gestión
Objetivo o finalidad del proceso:
Monitorear los presupuestos, para detectar desviaciones y tomar las acciones correspondientes
Inicio del proceso:
El control presupuestario se inicia con la entrega del trazado de cada obra.
Principales actividades:
Conciliación de Costos Copreq v/s Contabilidad
Controlar movimiento de bodega físico.
Capacitar en uso de Sistema Logística.
Realizar Auditorías de Inventario.
Realizar Auditorías de Digitación
Análisis de informes y cruce de información (Conciliación).
Elaboración de informes para control presupuestario
Definición de acciones a tomar.
Retroalimentación de información.
Recursos:
Soporte tecnológico y comunicacional
Soporte administrativo contable
Recursos humanos
Soporte financiero operativo
Fin del proceso:
Con informe de Gestión e Informe de Gestión de Directorio
Unidades y personas involucradas en el proceso:
70 Se agrega esta ficha de Proceso
FICHAS DE PROCESOS
Código: MC
Página 44 de 44
Revisión: 4
Fecha: Noviembre 2010
Este documento impreso NO asegura su vigencia
Gerencia General Maestra Servicios S.A.
Gerencia de Construcción
Subgerencia Control de Gestión
Auditor interno de Gestión.
Unidad de Bodega de Obra.
Profesional Administrador de Obra.
Unidad de Contabilidad y Finanzas
Documentos relacionados:
Manual de calidad
Presupuesto Gestión de Calidad
Registros relacionados:
Informe COPREM.
Informe COPREQ.
Estado de resultados.
Informes de Auditoría.
Registros Contables
Medición del proceso:
nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición
Informe de Gestión-Conciliación Fecha Programada de Entrega v/s Real
(Fecha _Programada – Fecha_ Entrega) Quincenal