Jour 2 Séquence 05 : Enrichir : les autorités et les liens Cours : 1 h30TP : 1h3014h00

Supports de la séquence : - Diaporama- Interface professionnelle

LEGENDE :

: Démonstration = annonce et détaille une démonstration à faire devant les stagiaires.

: Boîte à outils = renvoi vers des documents extérieurs au support pour mettre à jour et approfondir le cours. : Qu’est-ce que c’est ? = définitions, explicitation d’un terme.

Spécifique à la formation des correspondants Calames

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PLAN DE LA SEQUENCE :

Les autorités - IdRef- Pourquoi des autorités ? - Ajouter des liens aux notices IdRef dans Calames- Créer une autorité dans IdRef

Les liens dans Calames- Les références : <archref>, <bibref>, <extref>- Les liens vers des reproductions numériques

Les index et les points d'accès- Les genres, formes, et fonctions- Héritage et "infanticide"

TP 3

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Objectifs Autorités

- Savoir ce qu'est une autorité (et ce qu'elle n'est pas), et à quoi elle sert.- Savoir créer un lien IdRef dans un élément Calames - savoir créer une autorité dans Calames

Liens Savoir créer des liens vers des références externes Savoir créer des liens vers des reproductions numériques

▪ sous forme de liens textuels▪ sous forme de vignette cliquable

Index et points d'accès Connaitre la typologie des GFF, et leur prise en compte dans les index et

l'interface publique Comprendre comment s'applique l'héritage (et l'infanticide) et les

implications sur la saisie des données indexées

RemarquesIl est important de sensibiliser les stagiaires à la problématique des autorités, et des référentiels en général. Insister sur les avantages pratiques en termes d'indexation : emploi de formes normalisées, et récupération des formes alternatives dans les index. A terme, Lles notices liées à une autorité apparaissentitront dans l'interface d'IdRef aux côtés de celles du Sudoc.

Sensibiliser les correspondants à l’importance d’une indexation réfléchie et systématique et à une articulation avec le correspondant autorité de l’établissement pour une politique de création des autorités en lien avec le domaine d’excellence du

fond.

Sonder les stagiaires sur leurs connaissance de la notion d’autorité, leur expérience de liage dans le Sudoc) et la création d’autorité

Prévoir une pause dans l'après-midi, par exemple juste avant les TP.

Pour aller plus loin : voir aussi le J.e-cours du 28-03-2013 : "Le signalement des documents numérisés dans Calames"

Le TPExercice 1 : créations de liens à des autorités IdRef dans des documents EADCet exercice est assez souple : il permet de s'exercer sur un nombre conséquent de liens, sans qu'il soit nécessaire pour tout le monde d'aller jusqu'au bout. Mais veiller à ce que les stagiaires s'exercent sur des types d'accès différents.Exercice 2 : création d'une autorité

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Pour la formation initiale, il est préférable que cet exercice fasse seulement l'objet d'une démonstration de la part du formateur.Les exercices 1 et 2 sont à placer après la diapo 58 qui clos la présentation des relations à IdrefQuid du maintien de l’exercice 2 ?

Exercice 3.1 : création d'un lien vers une référence externeIci, la syntaxe ne pose pas de difficulté particulière. En revanche, la correction peut être l'occasion de d'expliquer à nouveau les différences d'usages entre les balises. Il est possible que certains stagiaires hésitent entre <bibref> et <extref>. Redire aussi, si besoin, que la partie du texte incluse dans la balise correspond au texte cliquable, et que le positionnement exact de la balise dans le texte n'est que fonction du résultat visuel souhaité…Exercice 3.2 : signaler des reproductions numériquesBien que les catalogueurs soient de plus en plus souvent confrontés à ce cas de figure, cet exercice peut être sauté si le temps manque pour réaliser l'ensemble des exercices.

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Utiliser les notices d’autorités IdRef pour récupérer dans Calames (balises de points d’accès) la forme retenue de la notice d’autorité.Buts :

● Faciliter l'accès aux documents ● Identifier : une entité de façon univoque (éviter les doublons, les confusions aux

homonymies)

L’indexation Rameau est également importante dans les hauts niveaux des fonds organiques d’archives afin d’éventuellement participer à la cartographie des fonds de

recherche et à une version plus discriminante du répertoire des fonds du CCFr (RNBFD) (qui ferait abstraction des fonds courant ou épars)

Pour les futures notices d’œuvres (LRM), les responsables d’archive peuvent avoir un rôle privilégié pour déterminer les dates de création, notamment dans le cas de publication fortement différée.

2 éléments différents- Identifiant univoque : PPN dans le cas d’idRef => alignement => FNE, IdHal, ORCID, etc.- Une forme retenue levant les ambiguïtés

Rôle du correspondant Calames dans la vie des données => à voir dans votre organisation avec le correspondant autorité

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● Recenser et regrouper sous une seule entrée: les différentes formes utilisées pour une entité donnée

● Forme d'accès contrôlée : Toutes les formes rejetées renvoient à la forme préférée (Voir...) Les niveaux descriptifs liés à une autorité sont listés dans IdRef

- Affichage limité à 30 résultats avec lien vers les résultats dans Calames

- Répartition par inventaire- Pas encore dans les permaliens (seulement Sudoc), mais prévu.

On peut mentionner l’existence d’un format d’autorités propre à la description archivistique : EAC-CPF : Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons, Families.Ce format n’est toutefois pas utilisé par le réseau Calames.Site officiel :

https://www.bnf.fr/fr/eac-cpf-encoded-archival-context-corporate-bodies-persons-families

Il y a encore un défaut : les index calames ne récupère pas les mises à jour d’autorité réalisées par ailleurs, sans réindextion (réalisée par la republication) d’une notice

Calames concernée

Rajouter dans diapos avec copie écran d’IdRef ?

Nouvelle forme autorité : forme et fonction6

Il ne s'agit pas ici de parler du format Unimarc, qui sera seulement mentionné plus loin, mais d'introduire les principes essentiels.C'est ici qu'on peut expliquer ce qu'est et ne devrait pas être une notice d'autorité :

● Elle identifie une entité et ses points d'accès● Elle comporte par ailleurs des informations minimales permettant son identification

sans ambiguïté.● Mais elle n'a pas vocation à devenir une notice biographique ou encyclopédique

Exemple de relation Dans le cadre du format Unimarc A actuel

Hiérarchie rameau => voir à l’avenir si on l’exploite

Exemple de source Calames pour autorité ? PPN 162116780 « BDIC (Nanterre). Archives. Debyser, Félix : archives personnelles »

Contre exemple de formulation de source : PPN 188178880 « Fonds d'archives. »

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Attention, ces correspondances sont strictes : ● on ne peut pas se lier aux autorités « Auteur-Titre » ou « Noms de Marque » (blocage

du système). ● De même, le clic « Lier la notice » n’est pas valide si la notice IdRef a été affichée

suite à une recherche sur Tous les index (« Tout »).● Erreur également si on cherche à lier une Autorité Nom de collectivité dans un

Geogname : le cas peut se présenter puisque l’index Nom de collectivités cherche également des Noms géographiques, et inversement (on peut le repérer grâce aux icônes et à leurs couleurs)

● Plus généralement, en cas de conflit de correspondance, il faut recommencer l’opération en mettant en concordance la balise EAD et l’index IdRef qui lui est associé

● Seul point d’accès à NE PAS lier = le point d’accès de l’organisme responsable (archdesc/did/repository/corpname) car la source doit être le Répertoire des centres de ressources qui n’est pas dans Idref●

Une fois la réforme Rameau achevée Nouvelle autorité Forme ou genre (B608 Unimarc) : se reposera la question d’utiliser un

certain niveau de la hiérarchie de ces autorités spécifiques

<title> et pas <unittitle> mais on peut enchasser un <title> dans <unittitle> Rôle pivot pour les futures notices d’œuvre, même si dans idref se limite encore aux titres uniforme

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Recherche IdRef : La chaine de caractère sélectionnée dans l’éditeur est reprise dans le formulaire de recherche d’IdRef : cliquer sur « Rechercher » pour afficher le ou les résultats.

Paramétrages IdRef : voir la FAQ IdRef sur ABESSTP, https://stp.abes.fr/node/13281. ● Il est préférable (voire indispensable) d'utiliser les versions les plus récentes du

navigateur Internet Explorer (IE 8-11 sous Windows 7).Les adresses http://www.calames.abes.fr et https://www.idref.fr doivent faire partie des sites de confiance (Outils > Options Internet > Sécurité > Sites de confiance > Sites)

● Un autre paramétrage dans IE 9 est nécessaire afin de pouvoir correctement modifier les notices : dans Outils>Options Internet>Historique de navigation, cliquer sur le bouton "Paramètres", puis dans "Vérifiez s'il existe une version plus récente des pages enregistrées", choisissez l'option "A chaque visite de cette page Web".

● Pour modifier ou créer des notices d'autorité, il faut de surcroît cocher la case "se souvenir" au moment de votre authentification.

● Tout autre problème de page blanche au démarrage d'Idref, ou de page incomplètement chargée, sera généralement dû à des lenteurs inhérentes au réseau et/ou au poste utilisé.

[Attention, ces recommandations devront être remises à jour en fonction du retour d’expérience de l’interface V2 d’IdRef]

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Peut-être remplacé par une démonstration en ligne sur Apollinaire, guillaume (plusieurs variantes de point d’accès)

Le bouton « Lier la notice » referme la fenêtre IdRef et rapatrie les attributs décrits dans la diapositive suivante, ainsi que la forme retenue à la place du texte sélectionné en PCData

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Trois attributs sont renseignés dans cette opération : ● @authfilenumber = PPN● @normal = forme retenue telle que reconstruite depuis les sous-zones d’IdRef

(permet d’éviter écueil des divisions en trois ou quatre sous-zones, ex. des quantièmes en $d, qualificatifs en $c, dates en $f…)

● L’attribut @source a toujours pour valeur « Sudoc » lorsque l’autorité provient d’IdRef [NB : dans les données d’origine Palme, on peut rencontrer des points d’accès où @source="Bn-Opaline"]

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Evoquer ici la distinction « formes rejetées Calames » (contenu PCData des points d’accès) / « formes rejetées IdRef » (indexation des formes rejetées IdRef). L’indexation Calames prend en compte ces deux types de formes alternatives (index full text pour la recherche simple + index spécifiques de chaque point d’accès). [Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

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Les notices sont au format Unimarc Autorités. La grille de saisie d'IdRef permet toutefois de créer une notice sans connaître les détails de ce format. Il est malgré tout nécessaire de se familiariser avec la structure des données.Dans la partie gauche de l’écran, le formulaire de saisie (chaque champ correspondant à une zone ou sous-zone Unimarc A.Dans la partie droite sont disponibles d’autres champs n’apparaissant pas dans le formulaire par défaut, ou permettant de répéter une zone (langue par exemple)Pour chaque élément, un lien contextuel dirige vers le Guide Méthodologique.

Attirer l'attention sur les points suivants :● Il n’est pas toujours nécessaire de créer des notices d’autorité :

Manuel chap. 4 et annexe 2. ● Cas des autorités noms communs : IdRef (comme le Sudoc) ne permet que

d'enregistrer des propositions Rameau. Celles-ci doivent ensuite être saisies dans le Fichier national des propositions RAMEAU (en principe par un correspondant autorités/Rameau)

http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/aut/Regles_PropositionRAMEAU.htm.

Faire expliciter par les participants les cas où la création d’autorité est, selon eux, attendue et valider des principes

Tenir compte de la spécificité de la dimension « muséal » de certains fonds

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Insister sur les relations à développer avec le correspondant autorité de leur établissement

Sur l’importance d’enrichir les formes non retenues de la notice d’autorité si des formes inexactes/graphie alternatives se trouvent de manière répétées dans votre fonds (cf exemple Cailleres dans TP3.Ex1)

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● Attribut HREF- Seule l’utilisation de l’attribut HREF permet la création et l’affichage d’un lien

hypertexte dans une notice Calames.- L’utilisation de l’attribut TITLE est facultative : elle peut venir compléter celle

de l’attribut HREF (dans certains cas d’usages de <dao> / <daogrp><daoloc>)- Dans Calames, le contenu sera affiché comme légende du lien hypertexte

(information - bulle).- Ne peut s’utiliser que dans 5 des balises autorisées par les bonnes pratiques :

<bibref>, <archref>, <extref>, <dao> et <daoloc>.

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Références à des documents externesCes trois balises peuvent se retrouver dans divers éléments : <bibliography>, <otherfindaid>, <separatedmaterial>, < relatedmaterial>, <scopecontent> ou <bioghist> (dans ces deux derniers, cas, dans un paragraphe <p>).- <bibref> : lien vers une référence bibliographique- <archref> : lien vers une référence archivistique- <extref> : lien vers une référence externe autre (exemple Base de reliures de la BSG, site

web <archdesc><did><repository>,)

Expliciter le souhait de systématiser l’usage de bibref / archref dans le but de favoriser la circulation des données entre Calames et Sudoc (voir SIGB)

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Lien vers une reproduction numérique <dao> : lien textuel (unique) vers la version numérisée du document. <daogrp><daoloc> : lien textuel vers le document numérique par une vignette

cliquable OU plusieurs rebonds par des liens textuels. cas particulier : <extptr> a été utilisé, lors de la conversion rétrospective du

CGM, pour insérer des images noncliquables. (Ex. http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=D01040505). Ne pas utiliser en catalogage courant.

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Liens développés :

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- Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>)

Exemple : http://www.calames.abes.fr/pub/ms/Calames-2008791671661217 http://www.calames.abes.fr/pub/ms/Calames-20121251512196214

http://www.calames.abes.fr/pub/ms/IF2B14057 - Des vignettes cliquables : <daogrp> et <daoloc> de rôles « vignettes » et

« rebonds »Exemple : http://www.calames.abes.fr/pub/ms/BSGA12191 - Cas particulier : <extptr> (utilisé dans le cadre du projet CGM pour l’insertion

d’images au fil d’une notice, et pour la BVMM) Exemple : http://www.calames.abes.fr/pub/ms/D47B13413

• Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (sans impact sur les métadonnées) Cf. http://www.calames.abes.fr/pub/calamesimages.htm

Bien expliquer que Calames Images est une solution de pis aller.

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- L'indexation est héritée, tout comme pour les six autres points d’accès (persname, corpname, famname, subject, geogname, title) ; mais elle est aussi héritée dans l’affichage dans le cas des points d’accès « types de documents » (<genreform type="type de document">).

- Même problématique avec dao (indexation de <dao> et <daogrp> héritée par les sous-composants ; affichage de vignette hérité par la descendance en cas d’usage d’un <daogrp> de type vignette + rebond »).

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4 index :● Trois s’appuient sur <genreform>

- Type de document (filtre): o 6 types peuvent être sélectionnés. Mais l’opérateur (contrairement au reste du

formulaire) est OU. C’est-à-dire que si on coche deux types, on obtiendra tous les documents de l’un ou l’autre type, et non des deux types dans le même document.

o L’indexation se fait sur l’attribut Normalo Une icône permet d’identifier le type de document en haut de la notice, à côté du

titreo Par défaut : archives et manuscrits

technique et genre, forme et fonction o Ces deux champs sont désormais interrogeables via des listes déroulantes

correspondant aux valeurs normalisées dont au moins un représentant figure dans les notices publiées. Seul l’attribut Normal est donc indexé ; le contenu des balises ne l’est qu’en recherche simple.

● Documents numérisés (filtre)

[Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

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[Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

Toujours avoir à l’esprit que la structure hiérarchique des données o une notice pour un fondso différentes notices pour chacune des pièces qui composent ce fonds,

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Or la notion d’arborescence comprend aussi la notion d’héritage: l’indexation attribuée à un fonds sera automatiquement répercutée sur ses composants.

Cette notion d’héritage change radicalement le traitement des données, chose que l’on ne retrouve pas dans un catalogue bibliographique classique.

Donc en cas d'occurrences multiples dans un même fonds ou groupe de manuscrits, seul le composant de plus haut niveau.

Bien distinguero le plein texte (héritage intégral du contenu textuel d’un niveau par ses descendants)o et les index de recherche avancée (où l’héritage peut être géré de façons plus

complexes, ou au contraire volontairement éludé).

[Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

[Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

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L'infanticide est une conséquence de l'héritage – rien de choquant en réalité !

[Cette diapo faisait auparavant partie de la séquence "L'interface publique"]

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