filing, record retention and form · pdf filesdm yang tidak fokus pada tugas kearsipan ......
TRANSCRIPT
Filing, Record Retention
and Form
Yogi Suwarno, MA.
Lembaga Administrasi Negara
Palangka Raya, 28 Juli 2006
Filing /
Penyimpanan
Arsip
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan dalam bentuk dan corak apa pun, baik dalam keadaan tungggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
Arsip
Filing
Segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data atau informasi tertulis lainnya (papers) serta penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan
Titik berat filing pada kemudahan penemuan kembali papers pusat ingatan organisasi
Rasio Kecermatan
Sistem filing yang sempurna rasio kecermatan < 0,5%
Jumlah Arsip tidak ditemukan
Jumlah Arsip ditemukan
Rasio ini tidak memperhitungkan lama waktu penemuan arsip
RK = x 100%
Rasio Pemakaian Arsip
Rasio ini untuk menunjukkan penggunakan arsip yang disimpan
Rasio penggunaan arsip aktif mencapai 15 – 20%, atau mungkin lebih.
Rasio penggunaan arsip inaktif < 5%
Jumlah Pemakaian
Jumlah Arsip
Rasio ini berguna untuk mengawasi penyimpangan dan pemindahan arsip
RP = x 100%
Pembagian Arsip
ARSIP STATIS
(ARCHIEVE)
ARSIP DINAMIS
(RECORD/
DOKUMEN)
AKTIF
INAKTIF ARSIP
Organisasi Arsip (1)
Sentralisasi
Organisasi kecil
Hemat sarana
SDM fokus pada pekerjaan
Tidak duplikasi
Standarisasi jelas (seragam)
Efisien hanya untuk organisasi kecil
Kesulitan akses
Tidak semua arsip dapat diseragamkan
Organisasi Arsip (2)
Desentralisasi
Pengelolaan arsip sesuai kebutuhan
Kemudahan akses
Penanganan arsip lebih mudah
Penyebaran arsip duplikasi
Sarana yang boros
SDM yang tidak fokus pada tugas kearsipan
Kegiatan pemusnahan yang boros
Organisasi Arsip (3)
Kombinasi
Arsip aktif desentralisasi
Arsip inaktif sentralisasi
Prosedur Filing
File Pending (follow-up file)
Permanent File
Pemeriksaan
Mengindeks
Memberi tanda
Menyortir
Menyimpan
Susunan Penyimpanan Arsip
Susunan Abjad alphabetical
Sistem Nama by name
Sistem Geografis geographical
Sistem Subyek by subject
Susunan Nomor
Sistem Kronologis chronological
Sistem Numerik numerical
Sistem Abjad (direct filing system)
Dokumen cenderung dicari atau diminta
melalui nama
Dokumen dengan nama yang sama
berkelompok di bawah satu nama
Nama lebih mudah diingat
Surat dan dokumen yang berhubungan
dengan nama yang berbeda diletakkan
berjauhan
Sistem Numerik (indirect filing system)
Nomor untuk badan atau perorangan
bersifat permanen
Biaya tinggi
Susah diingat perlu indeks
Kode standar untuk subyek Dewey
Decimal Classification (DDC), Universal
Decimal Classification (UDC)
Kelas Utama DDC
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
350 Administrasi Negara
400 Ilmu Murni
…
900 Sejarah & Ilmu Bumi
Sistem Kronologis
Digunakan pada arsip inaktif di sentral arsip
Kuitansi
Pembukuan umumnya kronologis
Kemudahan mencari bukti keuangan
Akses yang cepat
Cek, file tindak lanjut
Arsip bukti keuangan 30 tahun (KUHD, pasal 6)
Record Retention Schedule /
Jadwal Retensi Arsip
Pemindahan & Pemusnahan
Keuntungan
Penghematan penggunaan ruang kantor
Penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan kearsipan
Tempat arsip yang agak longgar akan
memudahkan petugas bekerja dengan arsip
Pemindahan & pemusnahan mengikuti
Jadwal Retensi
Penilaian Arsip
Kriteria umum (ALFRED)
Administrative value
Legal value
Financial value
Research value
Educational value
Documentary value
Golongan Arsip
Arsip Sangat Penting (Vital)
90 – 100 % (Abadi)
Arsip Penting (Important)
50 – 89 % (5 thn Aktif, 25 thn Inaktif)
Arsip Berguna (Helpful)
10 – 49 % (2 thn Aktif, 10 thn Inaktif)
Arsip Tidak Berguna (Non essential)
0 – 9 % (maks 3 bln Aktif)
Jadwal Retensi
ARSIP
AKTIF
ARSIP
INAKTIF
ARSIP STATIS
(ARNAS)
PEMUSNAHAN
Jadwal Retensi (contoh)
Golongan
Arsip
Arsip Umur Arsip
Aktif Inaktif
Abadi /
Dimusnahkan
Vital Akte-akte, Daftar
Saham, SK, dll
-
-
Abadi
Penting Surat Perjanjian,
Ptgjwb Keu, cek, dll
5 thn
25 thn
Dimusnahkan
Berguna Lap. Tahunan,
Neraca, dll
2 thn
10 thn
Dimusnahkan
Tidak
Berguna
Undangan,
Pengumuman, dll
1 bln
-
Dimusnahkan
Form / Formulir
Formulir
Sesuatu bentuk lembar cetakan dengan
kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi
dengan angka-angka, jawaban-jawaban
ataupun keterangan-keterangan yang
sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan
ataupun instruksi-instruksi yang terdapat
di dalamnya
Manfaat Formulir
Menghindari duplikasi pengutipan
Standarisasi kerja
Klasifikasi data
Penyederhanaan filing
Mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja
Alat instruksi
Alat perencanaan, berisi data kualitatif & kuantitatif
Alat kontrol dan evaluasi
Teknologi Komputer
Penyimpanan arsip secara elektronik
(paperless) mudah, murah, hemat
ruangan
Sebagai sistem dukungan arsip tidak
bersifat otentik
Sistem Informasi Manajemen
TI / Internet