finanzbuchhaltung - beracom · 2020-02-14 · die finanzbuchhaltung ist ein elementarer bestandteil...
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Finanzbuchhaltung
Variante: ACC
Stand: Hamburg, 11. März 2019
Tutorial 11. März 2019 ◼ 2
Tutorial-Inhalt
1. Allgemeine Hinweise
2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
3. Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
4. Besonderheiten
5. FAQs
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 3
Allgemeine Hinweise
1. Allgemeine Hinweise
1. Hinweise zur Finanzbuchhaltung
2. Lexware oder Datev
3. Liefer- und Leistungsdatum
4. Quick-Export oder Standard-Export
5. Auswirkungen des Exports
6. Exklusiver Zugriff
7. Kassenbuchrelevante Zahlungen
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 4
Allgemeine Hinweise
Die Finanzbuchhaltung ist ein elementarer Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens. Eine
ordnungsgemäße Buchführung gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage Ihres Betriebes und
ist eine gesetzliche Vorgabe, welche stets eingehalten werden sollte. Diese Daten können in
einem Finanzbuchungs-Export (kurz FiBu-Export) abgerufen werden.
Der FiBu-Export ermöglicht es Ihnen, Ihre in der Profi-Software gesammelten Daten zur Bearbeitung
für bestimmte Finanzbuchhaltungsprogramme zu exportieren.
Um eine fehlerfreie Exportfunktion gewährleisten zu können, sind einige vorgelagerte Einstellungen
notwendig. Bitte sprechen Sie die benötigten Einstellungen mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem
Steuerberater und ggf. mit Hilfe dieser Anleitung genaustens ab.
Viele der hier genannten Anforderungen und Entscheidungsmöglichkeiten erfordern Absprachen
innerhalb Ihres Betriebes und ggf. mit Ihrem Steuerberater.
Hinweise zur Finanzbuchhaltung
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Allgemeine Hinweise
Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater verwendet in der Regel eine von der Profi-Software
losgelöste Finanzbuchhaltungssoftware, mit der Ihre Daten für die Buchhaltung aufbereitet werden
können.
Ihre Profi-Software bietet standardmäßig einen Export zu den zwei bekanntesten
Finanzbuchhaltungsschnittstellen im KFZ-Bereich in Deutschland: Lexware und Datev. Diese
Schnittstellen verfügen jeweils über eigene, standardisierte Dateiformate.
Bitte bringen Sie vorab in Erfahrung, welche Software Ihre Steuerberaterin/Ihr Steuerberater einsetzt
und welches Dateiformat benötigt wird.
Lexware oder Datev
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Allgemeine Hinweise
Jeder in Ihrer Profi-Software angelegte Beleg speichert automatisch viele verschiedene Datumsfelder.
Die relevantesten Beispiele hierfür sind das Anlagedatum, das Druckdatum, sowie das Liefer- und
Leistungsdatum.
Wichtig: Für den FiBu-Export und die gesamte in der Profi-Software angebundene Buchhaltung hat
hierbei ausschließlich das Liefer- und Leistungsdatum eine steuerliche Relevanz.
Das Liefer- und Leistungsdatum wird in der Regel automatisch von Profi im Druckprozess gesetzt und
gleicht dem Druckdatum des Beleges. Sollte das Liefer- und Leistungsdatum abweichend vom
Druckdatum sein, so kann es manuell vor Druck des entsprechenden Beleges abgeändert werden.
Sie können das Liefer- und Leistungsdatum des Beleges direkt im Verkauf einsehen. Die
entsprechende Information befindet sich in der Positionsübersicht unter dem Karteireiter Lief/Leist.
Liefer- und Leistungsdatum
Tutorial 11. März 2019 ◼ 7
Allgemeine Hinweise
Im Quick-Export – erreichbar direkt
im FiBu-Export über die Schaltfläche
F11 QuickExport – können Sie
Standardkonten hinterlegen, die
fortan für alle Marken
gleichermaßen genommen werden.
Quick-Export oder Standard-Export
Tutorial 11. März 2019 ◼ 8
Allgemeine Hinweise
Ein Finanzbuchhaltungs-Export hat direkte Auswirkungen auf viele der in Ihrer Profi-Software
befindlichen Daten:
Einkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege
gewandelt oder kopiert werden.
Verkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege
gewandelt oder kopiert werden
Kassenbucheinträge: Werden bereits mit dem Kassenabschluss festgeschrieben, der sowohl
gesetzlich verpflichtend, als auch für einen FiBu-Export unabdinglich ist.
Offene Posten: Zahlungen, die bereits verbucht worden sind, können ggf. nicht mehr storniert werden.
Auswirkungen des Exports
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Allgemeine Hinweise
Um einen FiBu-Export durchführen zu können, benötigen Sie einen exklusiven Zugriff auf Ihr Profi-
System. Die Profi-Software und ggf. Teileinformationssysteme (wie Coparts Online) müssen auf allen
anderen Computern noch vor Start des Exports geschlossen werden.
Wichtig: Bitte informieren Sie alle Anwender rechtzeitig über den geplanten FiBu-Export und weisen
Sie darauf hin, dass auch während des gesamten Exportvorgangs kein Zugriff auf die Profi-Software
besteht.
Exklusiver Zugriff
Tutorial 11. März 2019 ◼ 10
Allgemeine Hinweise
Es ist unbedingt notwendig vor einem anstehenden FiBu-Export einen gültigen Kassenabschluss
durchzuführen.
Hiermit wird sichergestellt, dass alle relevanten Zahlungen ordnungsgemäß verbucht und
abgeschlossen worden sind.
Wie Sie einen gültigen Kassenabschluss vornehmen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch oder der
Online-Hilfe.
Kassenbuchrelevante Zahlungen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 11
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
1. Belege fakturieren
2. Kassenabschluss durchführen
3. FiBu-Export starten
4. Export-Optionen und Zeitraum prüfen
5. Exportverzeichnis prüfen/anpassen
6. Export starten
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 12
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Der FiBu-Export berücksichtigt nur gedruckte und zahlungsrelevante Belege:
• Rechnungen
• Gutschriften
• Kassenbarverkäufe
• Lieferantenrechnungen
• Lieferantengutschriften
Achten Sie darauf alle zahlungsrelevanten Belege innerhalb des Exportzeitraums zu drucken oder zu
buchen. Nur nach erfolgreichem Druck bzw. erfolgreicher Buchung können Belege sachgemäß
exportiert werden. Hierbei ist es nicht relevant, ob die entsprechenden Belege bereits über die OPOS
oder über das Kassenbuch ausgebucht worden sind.
Wichtig: Für einen Export des Kassenbuchs ist ein korrekt geführtes und abgeschlossenes
Kassenbuch in Ihrer Profi-Software nötig.
Belege fakturieren
Tutorial 11. März 2019 ◼ 13
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Führen Sie vor Start des FiBu-Exports einen ordnungsgemäßen Kassenabschluss durch.
Hierbei ist nur ein Kassenabschluss nötig, der den Exportzeitraum umfasst.
Beispiel:
Heute ist der 04. Februar.
Sie planen einen FiBu-Export für den letzten Monat (z.B. von 01. Januar - 31. Januar).
Ihr letzter Kassenabschluss hat gestern Abend am 03. Februar stattgefunden.
Der Exportzeitraum befindet sich bereits in einem abgeschlossen Kassenzeitraum und kann daher
problemlos durchgeführt werden.
Kassenabschluss durchführen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 14
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Sie gelangen in den FiBu-Export über das Hauptmenü in Ihrer Profi-Software.
Wählen Sie hierfür den Menüpunkt F8 Buchhaltung.
Klicken Sie in dem Buchhaltungs-Menü auf den Menüpunkt F4 FiBu-Export.
Sie befinden sich nun im Fenster Export für die Finanzbuchhaltung.
FiBu-Export starten
Tutorial 11. März 2019 ◼ 15
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Wählen Sie nun zuerst oben links das korrekte Export-Format aus – Datev oder Lexware.
Grenzen Sie den FiBu-Export auf den gewünschten Zeitraum ein. Die Möglichkeit hierzu befindet sich
auf der linken Seite mittig unter Alle Buchungen exportieren im Zeitraum von.
Prüfen Sie die Export-Optionen oben links. Setzen Sie die Haken bei den Optionen, die exportiert
werden sollen.
Überprüfen Sie zudem die weiteren Optionen wie Positionen verdichten, Kassenbelege verdichten,
Differenzkonto sowie die Export Option Wiederholung.
Export-Optionen und Zeitraum prüfen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 16
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Die Auswahl des Export-Verzeichnisses befindet sich auf der rechten Seite mittig.
Mit einem Klick auf die standardmäßig leere Schaltfläche öffnet sich der Windows-Dialog Ordner
suchen. In diesem Dialog können Sie den Ordner auswählen, in den die Export-Dateien abgelegt
werden sollen. Sie können den ausgewählten Ordner mit der Schaltfläche OK bestätigen.
Export-Verzeichnis prüfen/anpassen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 17
Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports
Um den Export zu starten, gibt es zwei Möglichkeiten.
Die Schaltflächen Vorschau und Export befinden sich auf der rechten Seite ganz unten.
Mit der Vorschau-Option lässt sich ein vollwertiger Export durchführen, der Ihnen die Dateien mit den
korrekten Daten erstellt ohne dabei die Daten innerhalb der Profi-Software festzuschreiben.
Die reguläre Export-Option schreibt die Daten in der Profi-Software fest und exportiert alle
erforderlichen Daten.
Wichtig: Für beide Optionen ist ein gültiger Kassenabschluss für den Export-Zeitraum notwendig.
Export starten
Tutorial 11. März 2019 ◼ 18
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
3. Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
1. Kundenkonto und Lieferantenkonto
2. Kontenplan
1. Kontenplan auswählen
2. Neues Konto anlegen
3. Automatikkonto einstellen
3. Kassenkonten einrichten
4. Kontenzuordnung
1. Kontenzuordnungen für eine Marke ändern
2. Kontenzuordnungen für alle Marken ändern
3. Kontierungsbereiche
4. Steuerarten
5. Ablauf
6. Beispiel
5. Einstellungen im Export
1. Export-Optionen auswählen
2. Buchungszeitraum einstellen
3. Konten für AT-Steuer, Verrechnungskonto, Durchlaufende Posten anpassen
4. Positionen verdichten und Differenzkonto hinterlegen
5. Einstellungen für Lexware
6. Einstellungen für Datev
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 19
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Bei der Anlage eines neuen Kunden wird automatisch ein FiBu-Konto hinterlegt, welches der Profi-
Kundennummer entspricht.
Dieses Konto kann manuell im Kunden-Karteireiter Diverses verändert werden. Das entsprechende
Feld FiBu-Kontonummer hierfür befindet sich im Bereich Zahlung und kann über die Schaltfläche F3
Ändern bearbeitet werden.
Bei der Anlage eines neuen Lieferanten wird – genau wie bei der Kundenanlage – automatisch ein
FiBu-Konto entsprechend der Lieferantennummer hinterlegt. Auch hier lässt sich die Kontonummer
manuell anpassen. Das Feld FiBu-Konto-Nr. befindet sich im Lieferanten-Karteireiter
Bankverbindungen. Im Bereich Zahlung kann das Feld über die Schaltfläche F3 Ändern bearbeitet
werden.
Kundenkonto und Lieferantenkonto
Tutorial 11. März 2019 ◼ 20
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Wechseln Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in das Menü der Buchhaltung.
Starten Sie die Auswahl des Kontenplans über die Schaltfläche F6 Kontenplan.
Im Fenster Kontenplan erhalten Sie zunächst eine Auflistung aller standardmäßig in Ihrer Profi-
Software hinterlegten Kontenpläne.
Hinterlegen Sie Ihren benötigten Kontenplan. Welcher Kontenplan verwendet werden soll, bringen Sie
bitte über Ihren Steuerberater bzw. Ihre Steuerberaterin in Erfahrung.
Mit der Schaltfläche F11 KontPlan können Sie einen der bestehenden Kontenpläne auswählen.
Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Kontenpläne zur Verfügung:
• SKR03
• SKR03KFZ
• SKR04
• SKR04KFZ
• SKR51
• SKR93KFZ
Kontenplan – Kontenplan auswählen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 21
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Sie können die in Ihrem ausgewählten Standardkontenplan vorhandenen Konten dem eigenen Bedarf
anpassen. So lassen sich über die Schaltfläche F2 Neu neue Konten anlegen oder über die
Schaltfläche F3 Ändern bestehende Konten abändern. Über die Schaltfläche F4 Löschen lassen sich
bestehende Konten aus dem ausgewählten Kontenplan entfernen.
Ihre vorgenommenen Änderungen werden immer in Ihrem eigenen Kontenplan gespeichert. Sie
können durch die erneute Auswahl eines Standardkontenplans über die Schaltfläche F11 KontPlan zu
dem Standardwert zurückkehren. Beachten Sie bitte, dass Ihre bereits vorgenommenen Änderungen
hierbei überschrieben werden.
Kontenplan – Kontenplan auswählen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 22
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Um Ihrem bestehenden Kontenplan ein neues Konto hinzuzufügen, klicken Sie zunächst die
Schaltfläche F2 Neu im Menü Kontenplan an.
Im Fensterbereich Kontoinformationen können Sie sowohl eine Kontonummer einpflegen, als auch
eine optionale Bezeichnung, eine Steuerklasse und ggf. eine Kontengruppe angeben. Zusätzlich
können Sie hier direkt bestimmen, ob es sich um ein Automatikkonto handelt.
Kontenplan – Neues Konto anlegen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 23
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Im Fensterbereich Kontoinformationen unten links können Sie direkt bestimmen, ob es sich um ein
Automatikkonto handelt.
Sofern ein Konto als Automatikkonto gekennzeichnet ist, wird der Buchungsschlüssel ‚0‘ vergeben.
Andernfalls wird der Buchungsschlüssel des entsprechenden Steuersatzes vergeben (z.B. ‚3‘ für volle
Mehrwertsteuer).
Ihr Steuerberater wird Ihnen mitteilen, bei welchen Konten es sich um Automatikkonten handelt.
Entweder bestimmen Sie dies direkt bei der Neuanlage eines Kontos über die Schaltfläche F2 Neu,
oder im Nachhinein über die Schaltfläche F3 Ändern.
Kontenplan – Automatikkonto einstellen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 24
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Für die finanzbuchhalterisch korrekte Abwicklung der einzelnen Zahlungsarten im Kassenbuch,
müssen Sie den Zahlungsarten eigene Kassenkonten zuweisen.
Um Ihre Kassenkonten einzupflegen klicken Sie im Hauptmenü zunächst auf F8 Buchhaltung. Hier
gelangen Sie über die Schaltfläche Alt + F3 Kassenkonten in die Vergabe der Kassenkonten.
Markieren Sie die Zahlungsart für die Sie ein Kassenkonto hinterlegen möchten.
Mit der Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Tippen Sie die gewünschte
Kontonummer direkt in das Feld Kontonummer und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche
F3Speichern.
Sie können das Fenster jederzeit über die Schaltflächen ESC Abbruch bzw. F10 Beenden schließen.
Kassenkonten einrichten
Tutorial 11. März 2019 ◼ 25
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Gehen Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in den Buchhaltungsbereich und starten Sie den
Bereich F7 FiBu-Konten.
Standardmäßig können Sie hier jeder im Profi angelegten Marke entsprechende FiBu-Konten
zuweisen. Suchen Sie zunächst die Marke heraus, für die Sie die Konten anlegen oder ändern
möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit F10 OK.
Die Kontenzuordnung kann unten rechts über die Bereiche der Verkaufskonten, Einkaufskonten und
der Konten der Arbeitswerte erfolgen.
Über die Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Speichern Sie Ihre
Eingaben nach Abschluss über die Schaltfläche F3 Speichern.
Wichtig:
- Sie können jeder Marke eigenständige Konten zuweisen.
- Die Konten sollten im hinterlegten Kontenplan vorhanden sein.
- Sie können Konten mehrfach vergeben.
Kontenzuordnung – Kontenzuordnungen für eine Marke ändern
Tutorial 11. März 2019 ◼ 26
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Gehen Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in den Buchhaltungsbereich und starten Sie den
Bereich F7 FiBu-Konten.
Standardmäßig können Sie hier jeder im Profi angelegten Marke entsprechende FiBu-Konten
zuweisen. Suchen Sie zunächst eine beliebige Marke heraus, für die Sie stellvertretend für alle
Marken die Konten anlegen oder ändern möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit F10 OK.
Die Kontenzuordnung kann unten rechts über die Bereiche der Verkaufskonten der Ersatzteile,
Einkaufskonten der Ersatzteile und der Konten der Arbeitswerte erfolgen.
Über die Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
Sollen die hinterlegten Konten für alle Marken identisch sein, so bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick
auf die Schaltfläche F2 – Sammelspeichern.
Kontenzuordnung – Kontenzuordnungen für alle Marken ändern
Tutorial 11. März 2019 ◼ 27
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Die Kontenzuordnung wird in drei unterschiedliche Bereiche unterteilt:
- Verkaufskonten Ersatzteile (ET): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Ersatzteile
hinterlegt, die über den Bereich Verkauf abgehandelt werden.
- Einkaufskonten Ersatzteile (ET): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Ersatzteile
hinterlegt, die über den Bereich Einkauf abgehandelt werden.
- Konten Arbeitswerte (AW): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Arbeitswerte hinterlegt.
Die Bereiche Einkauf und Verkauf sind hierbei in einer Kontenzuordnung zusammengefasst. Die
Steuersätze ½ MwSt und AT-MwSt werden für Arbeitswerte nicht vergeben.
Kontenzuordnung – Kontierungsbereiche
Tutorial 11. März 2019 ◼ 28
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Die Ersatzteil-Konten für Ein- und Verkauf sind daraufhin jeweils auf die vier Steuerarten aufgeteilt:
- Verkauf/Einkauf (netto)
- Verkauf/Einkauf (MwSt)
- Verkauf/Einkauf (1/2 MwSt)
- Verkauf/Einkauf (AT-MwSt)
Jeder Steuerart werden in der Regel eigene Konten zugewiesen.
Wichtig: Ihre Profi-Software richtet sich ausschließlich nach der in dem entsprechenden Beleg
vergebenen Steuerart für die gewählte Position.
Eine genauere Betrachtungsweise können Sie dem Beispiel der nachfolgenden Seiten entnehmen.
Kontenzuordnung – Steuerarten
Tutorial 11. März 2019 ◼ 29
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Der Ablauf, den das Profi-System während des Exports durchläuft kann folgendermaßen
zusammengefasst werden:
Kontenzuordnung – Ablauf
Hier steht die Marke
des Artikels.
Tutorial 11. März 2019 ◼ 30
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Um zu verdeutlichen, wie eine ausgefüllte Kontenzuordnung aussehen sollte, befindet sich anbei ein
Beispiel.
Wichtig: Die hier genannten Konten dienen nur als Verdeutlichung und weichen in Ihrem Fall sehr
wahrscheinlich ab. Bitte sprechen Sie die Vergabe der Konten unbedingt mit Ihrem/Ihrer
Steuerberater/in ab.
Wichtig: Ihre Profi-Software exportiert immer Brutto-Beträge. Mit den Steuerarten Verkauf (netto) und
Verkauf (MwSt) ist nicht gemeint, dass geteilte Buchungen für einen Betrag ohne Mehrwertsteuer und
für den Einzelbetrag der Mehrwertsteuer selbst erzeugt werden. Stattdessen bezieht sich die
Steuerart Verkauf (MwSt) immer auf alle Ersatzteile, die inklusive MwSt verkauft werden. Die
Steuerart Verkauf (netto) hingegen wird angewendet, sobald eine Ersatzteilposition ohne
Mehrwertsteuer, also MwSt-frei verkauft wird.
Kontenzuordnung – Beispiel
Tutorial 11. März 2019 ◼ 31
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
In den Export-Optionen können Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihren FiBu-Export festlegen.
Über die Haken auf der linken Seite bestimmen Sie die Daten, die in Ihren Export-Dateien
geschrieben werden sollen. Wählen Sie hier aus, ob Kundenadressen (1), Lieferantenadressen (2),
Verkaufsbelege (3), Einkaufsbelege (4) und Kassenbuchungen (5) exportiert werden sollen. Zusätzlich
können Sie mit Buchungsdaten festschreiben (6) festlegen, ob Ihre Buchungsdaten für Ihre DATEV-
Software festgeschrieben werden sollen.
Auf der rechten Seite tragen Sie bitte die für einen DATEV-Export zwingend erforderlichen Werte für
Ihre Beraternummer, Ihre Mandantennummer und das Wirtschaftsjahr ein.
Wichtig: In alten Programmversionen konnten Sie zwischen einem alten und neuen Exportformat
wählen. Das alte Format wird von DATEV seit Anfang 2018 offiziell nicht mehr unterstützt und wurde
deshalb entfernt.
Einstellungen im Export – Export-Optionen auswählen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 32
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Unterhalb der FiBu-Export-Optionen
können Sie den Buchungszeitraum
für Ihren bevorstehenden Export
angeben.
Hierbei können Sie das Datum
entweder händisch eingeben oder
aber auf die Kalenderfunktion mit
dem kleinen Pfeil auf der rechten
Seite zugreifen.
Sprechen Sie für einen
unproblematischen Export den
Zeitraum bitte mit Ihrem
Steuerberater bzw. Ihrer
Steuerberaterin ab.
Einstellungen im Export – Buchungszeitraum einstellen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 33
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Auf der rechten Seite können Sie das Buchen über ein Verrechnungskonto sowie der AT-MwSt-Konten
aktivieren, indem Sie das jeweils dafür vorgesehene Häkchen setzen bzw. die Konten in die
entsprechenden Felder eintragen. Sofern Sie die Optionen nutzen möchten, müssen Sie zusätzlich
zum ggf. gesetzten Häkchen ein entsprechendes Konto hinterlegen.
Ist die Nutzung eines Verrechnungskontos gewünscht, so wird mit der entsprechenden Option ein
Zwischenkonto/Interimskonto angeschaltet, auf das alle entsprechenden Buchungen geschrieben
werden. Von diesem Zwischenkonto werden neue Buchungssätze erzeugt, die auf das weiterführende
Erlöskonto buchen.
Ein Konto für alle Durchlaufenden Posten kann
ebenfalls an dieser Stelle hinterlegt werden.
Einstellungen im Export – Konten für AT-Steuer, Verrechnungskonto und
Durchlaufende Posten anpassen
Lexware-Optionen DATEV-Optionen
Sie können weiterhin das Umsatzsteuerkonto und das
Vorsteuerkonto für den Umgang mit ausgewiesenen
AT-MwSt-Positionen an dieser Stelle eintragen.
Tutorial 11. März 2019 ◼ 34
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Auf der rechten Seite können Sie das Buchen über ein Differenzkonto aktivieren, indem Sie das dafür
vorgesehene Häkchen setzen bzw. die Konten in die entsprechenden Felder eintragen.
Sollte die Nutzung eines Differenzkontos gewünscht sein, so werden die aufgrund von Rundungen
entstandenen Differenzen automatisch auf ein weiteres Zwischenkonto hinterlegt. Diese Differenzen
erzeugen in Ihren Export-Dateien neue Buchungssätze, welche in Ihrer weiterführenden
Steuersoftware entsprechend bearbeitet werden können.
Auf der linken Seite unterhalb der Eingabe des Buchungszeitraumes befindet sich ein Häkchen für die
Option Positionen verdichten, die identische Steuersätze und FiBuKonten beinhalten. Aktivieren Sie
diese Option sofern identische Buchungssätze (zum Beispiel auf dasselbe Erlöskonto innerhalb eines
Beleges) in Ihrer Exportdatei zusammengefasst werden sollen. Sofern ein Beleg mehrere,
unterschiedliche Steuerarten umfasst, wird jede Steuerart eigens zusammengefasst.
Ist diese Option deaktiviert, so wird für jede Position eines Beleges ein neuer Buchungssatz
geschrieben.
Einstellungen im Export – Positionen verdichten, Differenzkonto hinterlegen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 35
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Die Lexware-Schnittstelle beinhaltet keine besonderen Einstellungen, die für eine Übermittlung der
Daten an Ihre Steuersoftware notwendig sind.
Jede für Lexware erstellte Exportdatei kann in einer Lexware-Steuersoftware eingelesen und
verwendet werden.
Einstellungen im Export – Einstellungen für Lexware
Tutorial 11. März 2019 ◼ 36
Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export
Die DATEV-Schnittstelle beinhaltet einige besondere Einstellungen, die für eine Übermittlung der
Daten an Ihre Steuersoftware notwendig sind. Im Gegensatz zur Lexware-Schnittstelle sind diese
Einstellungen exklusiv für das Export-Format DATEV gedacht.
DATEV benötigt eine eigens zugewiesene Beraternummer und eine Mandantennummer. Diese beiden
Werte können Sie über Ihren Steuerberater in Erfahrung bringen und direkt im FiBu-Export
hinterlegen.
Das Wirtschaftsjahr wird immer automatisch mit dem aktuellen Kalenderjahr ausgefüllt. Für den Export
vergangener Daten, können Sie das Jahr aber auch zeitweilig verändern.
Einstellungen im Export – Einstellungen für Datev
Tutorial 11. März 2019 ◼ 37
Besonderheiten
4. Besonderheiten
1. Marken
1. Funktionsweise von Marken
2. Neue Marken anlegen
2. Besonderheiten beim Start des FiBu-Exports
3. Exportverzeichnis
4. Export-Dateiformate
5. Protokolldateien
6. Auswertungen
7. Spezifische Einstellungen für Module
1. Fahrzeughandel
2. Zusatzkosten
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 38
Besonderheiten
Marken sind essentiell für die Zuordnung der FiBu-Konten in Ihrer Profi-Software.
Grundsätzlich muss jedem Artikel eine Marke zugeordnet worden sein. Ein Ersatzteil kann ohne den
entsprechenden Verweis auf eine Marke nicht angelegt werden.
Die in Ihrem System vorhandenen Marken können entweder durch die Übernahme von Ersatzteilen
oder Arbeitswerten aus Teileinformationssystemen oder über einen Katalogimport angelegt werden.
Weiterhin haben Sie jederzeit die Möglichkeit eigene Marken in Ihr Profi-System einzupflegen.
Beispiel: Fahrzeugverkäufe sollen auf ein separates Erlöskonto gebucht werden. Hierzu bedarf es
einer neuen Marke (z.B. mit der Kurzbezeichnung KFZ). Dieser Marke können – abweichend zu den
bereits existierenden Kontenzuordnungen – in der Kontenzuordnung (F8 Buchhaltung -> F7 FiBu-
Konten) neue Konten zugeordnet werden.
Marken – Funktionsweise von Marken
Tutorial 11. März 2019 ◼ 39
Besonderheiten
Um eine neue Marke in Ihrem System zu hinterlegen, klicken Sie
zunächst im Hauptmenü auf die Schaltfläche F5 Lager.
Wählen Sie in der sich öffnenden Profi-Suche einen beliebigen Artikel
aus und bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf F10 OK.
Standardmäßig befindet sich die Ansicht auf dem Karteireiter Ersatzteile.
Der erste Bereich Ersatzteil oben links beinhaltet grundlegende
Artikelinformationen wie zum Beispiel die Artikelnummer und die
ausgewählte Marke. Direkt links neben der Marke befindet sich eine
kleine Schaltfläche Neu, über die Sie in den Dialog Marke erstellen
gelangen.
In diesem Dialog können Sie eine Kurzbezeichnung und eine
ausgeschriebene Vollbezeichnung eintragen. Die für den FiBu-Export
relevante Kontenzuordnung kann ebenfalls direkt in diesem Dialog
getroffen werden. Alternativ können Sie diese Zuordnung aber auch über
die Kontenzuordnung in der Buchhaltung vergeben.
Bestätigen Sie die Anlage mit Klick auf F10 OK.
Marken – Neue Marken anlegen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 40
Besonderheiten
Wenn Sie den FiBu-Export starten, wird die Kontenzuordnung sowohl für die Kassenkonten als auch
für die Kontenzuordnung der Marken überprüft. Sollten die Kontenzuordnungen nicht vollständig
gepflegt sein, so werden Sie durch entsprechende Hinweisfenster darauf aufmerksam gemacht.
Wichtig: Die Hinweisfenster erscheinen solange, bis alle Kontenzuordnungen getroffen worden sind,
selbst diese, die Sie selbst nicht nutzen. Wenn Sie verhindern wollen, dass diese Hinweisfenster
erscheinen, vergeben Sie bitte alle Konten.
Besonderheiten beim Start des FiBu-Exports
Tutorial 11. März 2019 ◼ 41
Besonderheiten
Auf der rechten Seite des Exportdialoges befindet sich die Option
Exportverzeichnis. Mit Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie in
den Dialog Ordner suchen, in welchem Sie den Zielordner für den
folgenden FiBu-Export angeben können.
Tipp: Erstellen Sie bereits vorweg einen entsprechenden Ordner,
der für Ihren Export genutzt werden kann und wählen Sie diesen
im Dialog Ordner suchen aus.
Exportverzeichnis
Tutorial 11. März 2019 ◼ 42
Besonderheiten
Die Export-Dateiformate können sich je nach den Export-Optionen ändern.
Grundsätzlich werden für den Datev-Export und den Lexware-Export unterschiedliche Dateiformate
geschrieben. Innerhalb der Datev-Schnittstelle kann sich das Format aber ggf. unterscheiden. Das
Lexware-Exportformat ist standardisiert und kann nicht durch weitere Optionen seitens Ihrer Profi-
Software verändert werden.
Wichtig: Setzen Sie eine Version vor der 6.10.60 ein, so können Sie im Datev-Export zwischen zwei
unterschiedlichen Exportformaten wählen. Die Option alt bezieht sich hierbei auf das mittlerweile von
Datev nicht mehr unterstütze Postversandformat. Die Option neu exportiert Ihre Daten in das neue
gültige CSV-Format.
Export-Dateiformate
Neues CSV-Format
für Datev
Altes
Postversandformat
für Datev
Tutorial 11. März 2019 ◼ 43
Besonderheiten
Mit jedem FiBu-Export erhalten Sie automatisch eine Protokolldatei, die Ihnen die Gesamtdaten des
Exports auflistet. Diese Datei wird immer direkt neben Ihrer Exportdatei abgelegt.
Protokolldateien
Den Protokolldateien können Sie außerdem entnehmen, ob Ihnen Fehler bei der Kontenzuordnung
oder innerhalb der Belege unterlaufen sind. Prüfen Sie daher nach jedem Export auch die
entsprechende Protokolldatei.
Tutorial 11. März 2019 ◼ 44
Besonderheiten
Eine Auswertungsmöglichkeit aller Belege, die Sie mit einem FiBu-Export in einem bestimmtem
Zeitraum exportieren würden, können Sie direkt im FiBu-Export über die Schaltfläche F12 Drucken
erreichen. Das Formular BELEGÜBERSICHTFIBUEXPORT kann hier gedruckt werden.
Auswertungen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 45
Besonderheiten
Falls Sie im Besitz des Spezialisierungsmoduls Fahrzeughandel sind, so stehen Ihnen für den
Einkaufs- und Verkaufsablauf neue Optionen zur Verfügung. Fahrzeugeinkaufsbelege bzw.
Fahrzeugverkaufsbelege und die darauf aufgeführten Fahrzeugpositionen verfügen über eine eigene
Kontenzuordnung. Diese können Sie direkt über die Fahrzeugdetailansicht im Fahrzeughandel über
die den Karteireiter Handel-Übersicht erreichen. Klicken Sie dafür unten rechts auf die Schaltfläche
F11 Einstellen.
Spezifische Einstellungen für Module - Fahrzeughandel
Im Dialog Fahrzeughandel
– Verwaltung können Sie im
unteren Bereich sowohl
neue Marken anlegen als
auch eine entsprechende
Marke für all ihre
fahrzeughandel-
spezifischen Belange
festlegen.
Tutorial 11. März 2019 ◼ 46
Besonderheiten
Falls Sie Ihren Ersatzteilen
Zusatzkosten zugewiesen haben,
so können Sie diesen gesonderte
Marken zuweisen. Diesen Marken
werden bei Ihrem FiBu-Export und
der Verwendung von
Zusatzkostenpositionen speziell
behandelt. In die Zusatzkosten
gelangen Sie über das Hauptmenü.
Klicken Sie oben links auf den
Menüpunkt Extras und im
Anschluss auf Zusatzkosten. Im
Karteireiter Gebühren können Sie
für jede Zusatzkostenart eine
Marke neben dem Menübereich
Steuersatz eintragen.
Spezifische Einstellungen für Module - Zusatzkosten
Tutorial 11. März 2019 ◼ 47
FAQs
5. FAQs
1. Fehlende Belege
2. Unterschiedliche Belegsummen
3. Standardkonten für neue Marken
4. Zeitraum erneut exportieren
5. Datenänderungen nach einem Export
6. Differenzsteuer beim Gebrauchtwagenkauf
7. EC-Zahlungen exportieren
Agenda
Tutorial 11. März 2019 ◼ 48
FAQs
Jeder in Ihrer Profi-Software angelegte Beleg speichert automatisch viele verschiedene Datumsfelder.
Die relevantesten Beispiele hierfür sind das Anlagedatum, das Druckdatum, sowie das Liefer- und
Leistungsdatum.
Für den FiBu-Export und die gesamte in der Profi-Software angebundene Buchhaltung hat hierbei
ausschließlich das Liefer- und Leistungsdatum eine steuerliche Relevanz.
Das Liefer- und Leistungsdatum wird in der Regel automatisch von Profi im Druckprozess gesetzt und
gleicht dem Druckdatum des Beleges. Sollte das Liefer- und Leistungsdatum abweichend vom
Druckdatum sein, so kann es manuell vor Druck des entsprechenden Beleges abgeändert werden.
Sie können das Liefer- und Leistungsdatum des Beleges direkt im Verkauf einsehen. Die
entsprechende Information befindet sich in der Positionsübersicht unter dem Karteireiter Lief/Leist.
Sollten Ihnen nach einem FiBu-Export Belege in Ihren Exportdateien fehlen, so kann dies
verschiedene Gründe haben. Der häufigste Grund hierfür ist jedoch, dass sich das Belegdatum und
der Liefer-Leistungszeitpunkt unterscheiden. Prüfen Sie, ob entsprechende Belege nicht bereits zu
einem anderen Zeitpunkt (vergangen oder in der Zukunft liegend) exportiert worden sind.
Fehlende Belege
Tutorial 11. März 2019 ◼ 49
FAQs
Aufgrund verschiedener Rundungsarten können sich die Belegsummen zwischen dem Verkauf
innerhalb Ihrer Profi-Software und dem FiBu-Export selbst geringfügig unterscheiden.
Grund hierfür ist in der Regel, dass die Berechnung der Belegsumme im Verkauf bereits basierend auf
der zusammengefassten Nettosumme erfolgt.
Die Berechnung im FiBu-Export hingegen wird positionsweise brutto vorgenommen.
Wichtig: Verhindern können Sie unterschiedliche Belegsummen generell nicht, da die Berechnung und
auch das Runden ausschließlich innerhalb der Programmmethodik erfolgt. Sie können jedoch
eventuell auftretende Differenzen automatisch über ein Differenzkonto ausbuchen lassen.
Weitere Informationen zur Vorgehensweise entnehmen Sie der Seite 35.
Unterschiedliche Belegsummen
Tutorial 11. März 2019 ◼ 50
FAQs
Bei der Neuanlage einer Marke z.B. über das Lager können direkt die zu vergebenden
Kontenzuordnungen angepasst werden. Diese Marken können automatisch vorgeschlagen werden
und basieren auf den Einträgen, die der Standardmarke in Ihrem Profi-System ALLGEMEIN
zugeordnet sind.
Die Marke ALLGEMEIN kann nicht gelöscht werden.
Vergeben Sie die entsprechend gewünschten Standardmarken über die Schaltfläche F8 Buchhaltung
und unter dem Menüpunkt F7 FiBu-Konten.
Standardkonten für neue Marken
Tutorial 11. März 2019 ◼ 51
FAQs
Grundsätzlich lassen sich alle FiBu-relevanten Daten beliebig häufig exportieren. Sollten Ihnen nach
einem Export beispielsweise Daten fehlen oder Datensätze auf falsche Konten gebucht worden sein,
so können Sie den Export jederzeit wiederholen.
Für einen erneuten Export stehen Ihnen drei Export-Optionen zur Verfügung.
Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren: Hierbei werden alle Belegdaten des gewählten
Zeitraums, egal, ob bereits exportiert oder nicht, in der Ausgabedatei erscheinen.
Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren, die noch nie exportiert wurden: Hierbei werden
ausschließlich die Belegdaten des gewählten Zeitraums, die noch nie exportiert wurden, exportiert.
Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren, die bereits mindestens einmal exportiert wurden:
Hierbei werden alle Belegdaten des gewählten Zeitraums exportiert, die bereits in einem vergangenen
Export ausgegeben worden sind.
Zeitraum erneut exportieren
Tutorial 11. März 2019 ◼ 52
FAQs
Auch wenn sich die Belegdaten weiterhin an die normalen Bearbeitungsregeln halten und sie so zum
Beispiel gedruckte Rechnungen nicht mehr verändern können, gibt es mögliche Änderungen während
eines FiBu-Exports.
Die Konten auf die das Profi-System während Ihres Exports bucht, können vor einem erneuten Export
in der Kontenzuordnung geändert werden.
So ist es Ihnen möglich Ihren Export mit verschiedenen Einstellungen zu testen. Sollten für Ihre/n
Steuerberater/in noch Änderungen notwendig sein, so können Sie diese im Profi vornehmen und im
Anschluss den erneuten Export veranlassen.
Datenänderungen nach einem Export
Tutorial 11. März 2019 ◼ 53
FAQs
Werden Fahrzeuge privat angekauft und verkauft, so unterliegen diese der Differenzbeteuerung. Da
diese Steuerart auf separate Konten gebucht werden sollte, müssen Sie zunächst eine eigene Marke
für differenzbesteuerte KFZ anlegen (siehe Seite 39). In der FiBu-Konten-Zuordnung müssen dieser
Marke dann entsprechende Erlöskonten zugeordnet werden.
Verkauf (netto): Entspricht dem Einkaufspreis, der nicht besteuert wird.
Verkauf (MwSt): Entspricht dem differenzbesteuertem Anteil (Differenz aus EK und VK), der
regelbesteuert wird.
Hinweis: Bei der Differenzbesteuerung werden stets zwei Buchungssätze erzeugt.
Differenzsteuer beim Gebrauchtwagenkauf
Tutorial 11. März 2019 ◼ 54
FAQs
Sofern Kassenbuchungen exportiert werden sollen,
betrifft das stets alle im Kassenbuch auftretenden
Buchungen. Abhängig von der Zahlungsart, wird
jeweils auf das entsprechende Kassenkonto gebucht
(siehe Seite 24).
Die Einstellung, ob EC-Zahlungen berücksichtigt
werden sollen, treffen Sie in der
Programmverwaltung. Im Karteikasten können Sie
unter Zahlungsarten definieren, ob eine
Kassenbuchung stattfindet.
Sollen EC-zahlungen exportiert werden, wählen Sie
die Zeile EC aus und setzen den Kenner bei
Kassenbuchung auf „Ja“.
EC-Zahlungen exportieren