First Time Attendance Management

First Time Attendance Management

2

จดท าโดย นายสทธพงษ โพธพา

คมอการใชงานโปรแกรม

สารบญ

เรอง หนา สารบญ ............................................................................................................................................................ 2 บทน า ............................................................................................................................................................... 4 1. ความตองการของระบบ .............................................................................................................................. 5 1.1 ความตองการดานฮารดแวร......................................................................................................... 5 1.2 ความตองการดานซอฟตแวร ....................................................................................................... 5 2. ขอควรระวงในการตดตงโปรแกรมและใชงาน ........................................................................................... 6 3. แผนผงการท างาน ....................................................................................................................................... 7 3.1 แผนผงการท างานของ Software ................................................................................................. 7 4. การตดตง ..................................................................................................................................................... 8 5. การใชงานโปรแกรม .................................................................................................................................. 13 5. การใชงานโปรแกรม .................................................................................................................................. 13 5.1ตงคบรษท ................................................................................................................................... 13 5.2 ตงคาแผนก ................................................................................................................................ 13 5.3 จดการประเภทการลางาน.......................................................................................................... 15 5.4 จดการวนหยดประจ าป .............................................................................................................. 16 5.5 จดวนลาใหกบพนกงาน ............................................................................................................ 17 5.6 ก าหนดงวดการค านวนเวลา ...................................................................................................... 18 6. ขอมลพนกงาน .......................................................................................................................................... 21 6.1 ขอมลพนกงาน .......................................................................................................................... 21 6.2 รายงานขอมลพนกงาน .............................................................................................................. 21

3

7. เครองบนทกเวลา ....................................................................................................................................... 23 7.1 จดการเครองบนทกเวลา ............................................................................................................ 23 7.1.1 เพมเครองบนทกเวลา ............................................................................................... 23 7.1.2 แกไขเครองบนทกเวลา............................................................................................. 23 7.1.3 ลบเครองบนทกเวลา ................................................................................................. 24 7.2 การจดการเครองบนทกเวลา ..................................................................................................... 25 7.2.1 ดาวรโหลด ................................................................................................................ 27 7.2.3 อพโหลด ................................................................................................................... 27 7.2.4 กลมเมน ฟงกชนพเศษ.............................................................................................. 28 7.3 การน าเขาขอมลผาน USB ......................................................................................................... 30 7.4 การเพมการบนทกเวลากรณลมลงเวลาท างาน .......................................................................... 31 8. ตงกะการท างาน ........................................................................................................................................ 32 8.1 ก าหนดตารางเวลา ..................................................................................................................... 32 8.2 ตงกะการท างานา ....................................................................................................................... 34 8.3 ก าหนดกะใหพนกงาน............................................................................................................... 35 8.4 ก าหนดโอท ............................................................................................................................... 36 9. รายงานเวลาท างาน .................................................................................................................................... 37 9.1 รายงานสงขอมลไปยงโปรแกรมค านวนเงนเดอน (Payroll) .................................................... 37 9.2 รายงานขอมลการลงเวลาอยางงาย ............................................................................................ 40 9.3 รายงานค านวนเวลากะการท างานแบบรายวน .......................................................................... 41 9.4 รายงานค านวนเวลากะการท างานแบบรายเดอน ...................................................................... 42 10.ชวยเหลอ ................................................................................................................................................. 44 10.1 ลงทะเบยนผลตภณฑ .............................................................................................................. 44 1 0.2 ปรบปรง/ซอมแซมขอมล ........................................................................................................ 44 10.3 เรมตนระบบใหม ..................................................................................................................... 45 1 0.4 น าเขาขอมลพนกงาน............................................................................................................... 45 10.5 ตงคาเลอกฐานขอมล .............................................................................................................. 46

4

บทน า ค าชแจง บรษท วนอะกร จ ากด ผน าเทคโนโลยระบบแสกนนวททนสมยในปจจบน ผลตระบบซอฟแวรเพอใชการค านวนเวลามาท างานใหกบพนกงานภายไตชอ First Time Attendance Management ขอสงวนสทธในการไมอนญาตใหหนวยงานหรอบคคลใดทไมไดรบอนญาตท าส าเนา ถอดรหส แปลคมอ โอนบางสวนหรอทงหมดของเนอหา ในรปแบบใดหรอโดยวธใด ๆ (เชน อเลกทรอนกส ถายเอกสาร บนทก ฯลฯ) ส าหรบการเผยแพรผลตภณฑหรอใชส าหรบการอนใด สามารถตดตามโปรแกรมอพเดทไดทเวบ http://www.Fingerthailand.com

คมอนอาจมการเปลยนแปลงโดยไมตองแจงใหทราบลวงหนา

5

1. ความตองการของระบบ

ความตองการของโปรแกรม One Time Attendance Management

1.1 ความตองการดานฮารดแวร

1.1.1 เครองคอมพวเตอร

- หนวยประมวลผล Intel Pentium 800 Mhz. ขนไป ( หรอเทยบเทา)

- หนวยความจ า (Ram) 256 MB

- พนทของฮารดดสค 50 MB ส าหรบตดตงโปรแกรม ทวางขณะท างานอยางนอย 60 MB

(เนอทในการเกบขอมลขนอยกบปรมาณของขอมลทบนทก)

1.1.2 เครองพมพ

- ไดทกชนด ทง Dot Matrix, Inkjet, Laser หรอเครองพมพในระบบแลน(Share Printer)

1.1.3 เครองส ารองไฟฟา

- เพอปองกนขอมลเสยหาย ในกรณทระบบไฟฟาขดของ เชน ไฟดบ

1.2 ความตองการดานซอฟตแวร

- ระบบปฏบตการวนโดวส Windows - Crystal Report Version 10.5 - Microsoft Dot net Framework 3.5 (ส าหรบ Windows XP)

6

2. ขอควรระวงในการตดตงโปรแกรมและใชงาน

1. กอนใชงานโปรแกรมผใชจะตองท าการตดตงโปรแรมใหเรยบรอยแลวตองลงทะเบยนผลตภณฑ 2. แผนกทผใชหามลบและแกไขชอโดยเดดขาดคอแผนก “เรมตนขอมล” 3. เนองจากโปรแกรม First Time Attendance Management ท ามาเพอ Support กบ Hardware หลายๆรน

ดงนนในการเพมเครองใหมทกครงตองเลอก ประเภทของเครองบนทกเวลาใหตรงกบรน 4. การค านวณรายงานหรอการท ารายงานจะไมแสดงขอมลใด ๆ หากไมมการท าการ

4.1 ตงตารางเวลา 4.2 ตงกะการท างาน 4.3 ก าหนดกะใหกบพนกงานแตละคน แตโดยปรกตโปรแกรมจะด าเนนการจดตงกะใหใชได 3 เดอนหลงจากนนตองจดตงเอง

7

3. แผนผงการท างาน

การแสดงรปแบบการท างานและแสดงการไดผมลพธจากการท างานของระบบโปรแกรม First Time Attendance Management เปนเพยง Flow Diagram อยางงายๆ

First Time Attendance

Management

เครองแสกนลายนวมอ

ขอมลพนกงาน

ขอมลการบนทกเวลาบนทกเวลาแบบงาย

สงออก Payroll

รายงาน ขาด ลา มาสาย

ค านวนการมาท างานประจ าวน

ขอมลการบนทกเวลาบนทกเวลารายเดอน

8

4. การตดตง

เมอทานไดแผนโปรแกรมจะประกอบไปดวยโปรแกรมดงตอไปน

4.1 เมอน าแผน CD ทไดมาพรอมกบหนงสอ “คมอการใชงานโปรแกรม First Time Attendance Management ” ใสเขาไปในDrive CD-ROM ของเครองคอมพวเตอร แลวรอจนกวาหนาจอตดตงโปรแกรมรนขนมาโดยอตโนมต(หากโปรแกรมชดการตดตงไมรนขนมาโดยอตโนมต ใหเขาไปท Drive CD-ROM นน แลว ดบเบลคลกหรอ คลกขวาแลวเลอก “Explorer” แลวหาไฟลทชอวา Setup.exe จากนนดบเบลคลกเพอเรมการตดตงตวโปรแกรม) หลงจากทโปรแกรมชดตดตงรนขนมา หรอหลงจากดบเบลคลกไฟลทชอ Setup.exe แลว โปรแกรมจะตดตงโปรแกรมพนฐานเชน Microsoft Frameworks 3.5 และ Crystal Reportให หากเครองมอยแลวจะขนหนาตางเรมการตดตง

4.2 โปรแกรมจะเขาสเรมการตดตง โปรแกรมจะแจงการปดโปรแกรมอนๆ เพอลดปญหาทอาจเกดขนระหวางการตดตง หลงจากนนคลก “ถดไป>”

9

4.3 โปรแกรมจะเขาสเรมการตดตง โปรแกรมจะแจงการปดโปรแกรมอนๆ เพอลดปญหาทอาจเกดขนระหวางการตดตง หลงจากนนคลก “ถดไป>”

4.4 เลอกต าแหนงการตดตงโปรแกรม First Time Attendance Management ซงต าแหนงดงกลาวหมายถง

ต าแหนงทอยของไฟลตางๆรวมถงไฟลฐานขอมล โดยทวไปจะใชท C:\Program Files\First Time Attendance Management V.1.5 \ แตหากผใชตองการเปลยนแปลงต าแหนงสามารถท าไดโดยคลกทปม “เปลยนโฟลเดอร”

10

4.5 เลอกกลมของโฟลเดอรทมอยแลวหรอเลอกชอโฟลเดอรตามชอโปรแกรม

4.6 โปรแกรมจะสอบถามวาจะสราง ทางลด ไปยงโปรแกรม First Time Attendance Management หากตองการสรางทางลดใหเลอก “ใช”

11

4.7 โปรแกรมจะแสดงใหทราบวาตดตงโปรแกรมลงทต าแหนงโฟลเดอรเปาหมาย และกลมต าแหนงของโปรแกรม

4.8 โปรแกรมจะเรมท าการตดตงไฟลโปรแกรม

12

4.9 เมอโปรแกรมตดตงเสรจเรยบรอย ใหคลกปม “เสรจสมบรณ” เพอเสรจสนการตดตงโปรแกรม

13

5. การใชงานโปรแกรม

เมอตดตงโปรแกรมเรยบรอยแลว เรมตนการใชงานโปรแกรมไดเลย โดยท ดบเบลคลกท ไอคอน รอโปรแกรมโหลดสกคร…….

หลงจากนนโปรแกรมจะแสดงหนาตางดงตอไปน

โปรแกรมจะแสดง ฮอตเมน ซงเรยงตามรายการตอไปน

ตงคาทวไป

1 2 3 4 5 6

14

ตงคาทวไปเปนการตงคาระบบเบองตนเดมท ระบบจะมการตงคามาเปนพนฐานอยแลวทานสามารถท า การแกไขในรปแบบของบรษทของทานเพอใหเกดความเหมาะสมตอการใชงานและงายตอการจดการขอมล มรายการเมนดงตอไปน

5.1 บรษท การตงคาขอมลทวไปของบรษททานสามารถแกไขปรบเปลยนเปนขอมลบรษทของทานไดปรกต

5.2 ขอมลแผนก การก าหนดแผนกเพอใหจดการหมวดหมพนกงานของแตละแผนกไดถกตอง และงายตอการเลอกพนกงานในการแกไขหรอค านวนเวลาท างาน

15

เพมแผนก :เพมแผนกใหมใหคลกปม “เพมแผนก” จะไดหนาตางดงตอไปน

5.3 จดการประเภทการลางาน การท าทะเบยนประเภทการลาของพนกงงานสามารถไดไมจ ากดปรเภทโดยเลอกไปทเมน “จดการประเภทการลง” จะแสดงเปนหนาตางใหมขนมาเพอใชจดการบนทกแกไข ลบ ประเภทการลาไดเลยดงรปดานลางน

16

การเพม เลอกท “เพมใหม” แลวกรอกขอมลรหสการลา (หามซ ากน) กรอกประเภทการลา แลวเลอกไปทปม “บนทก” เพอบนทกประเภทการลาของพนกงาน

การแกไข คลกทประเภทการลาทมอยในตาราง แลวคลกเลอก “แกไข” แลวเปลยนแปลงประเภทการการลาแลวเลอกไปทปม “บนทก” เพอบนทกการแกไขประเภทการลาของพนกงาน

การลบ การลบขอมลประเภทการลาออกจากตารางใหท าการคลกเลอกในตาราง “ลบ” โปรแกรมจะสอบถามวา ตองการลบขอมลหรอไม แลวคลกปม ตกลงเพอยนยนการลบขอมล

5.4 จดการวนหยดประจ าป การท าทะเบยนวนหยดประจ าปส าหรบพนกงงานสามารถไดไมจ ากดตามตาราง

วนหยดของแตละบรษทในแตละปโดยเลอกไปทเมน “วนหยดประจ าป” จะมผลในการค านวน โอท อตราตวคณคาแรงในการค านวนการท างาน เมอคลกแลวจะแสดงเปนหนาตางใหมขนมาเพอใชจดการบนทกแกไข ลบ วนหยดประจ าปสามารถลงวนทตอไดไมจ ากดไดเลยดงรปดานลางน

17

การเพม เลอกท “เพมใหม” แลวเลอกวนหยดประจ าปหรอคยตวเลขเขาไปไดเลย ใสชอวนหยดประจ าป หากมใสรายละเอยดเพมเตมกรอกหรอไมกได แลวเลอกไปทปม “บนทก” เพอบนทกวนหยดประจ าปพนกงาน หากมการก าหนดคาแรง หรอโอทส าหรบคนทมาท างานในวนหยด โดยท าการเลอกการ ”ก าหนดคาแรงและโอท”

การแกไข คลกทประเภทการลาทมอยในตาราง แลวคลกเลอก “แกไข” แลวเปลยนแปลงประเภทการการลาแลวเลอกไปทปม “บนทก” เพอบนทกการแกไขประเภทการลาของพนกงาน

การลบ การลบขอมลประเภทการลาออกจากตารางใหท าการคลกเลอกในตาราง “ลบ” โปรแกรมจะสอบถามวา ตองการลบขอมลหรอไม แลวคลกปม ตกลงเพอยนยนการลบขอมล

18

5.5 การจดการลงบนทกการลาใหกบพนกงานในกรณไมไดมาท างาน สามารถลงกอนทจะลาจรงหรอหลงจากทลาไปแลวกได เมอมการลงบนทกการลาโปรแกรมจะค านวนและแสดงการลางานทหนารายงานหากไมมการแสกนนวหรอการลงเวลาท างานแตถาไมมการลงบนทกไวโปรแกรมแกรมจะถอวาพนกงานคนนนขาดงาน

5.6 การก าหนดงวดการค านวนเวลาท างาน

19

เปนการก าหนดชวงเวลาการค านวนเวลาท างานเปนแบบชวงเวลางาน เปฯแบบรายงวดๆ สามารถแกไขขอมลไดตามขอก าหนดการค านวนของบรษท

5.7 การตงคาเขาสระบบโปรแกรม

เปนการก าหนดการเขาสระบบโปรแกรมดวยระหสผานของโปรแกรมสามารถก าหนดผใช รหสผานอะไรกได

20

6. ขอมลพนกงาน

ในสวนของเมน ขอมลพนกงาน เปนสวนของการบนทกรายละเอยดขอมลทเกยวกบพนกงาน เชน ชอ-นามสกล ,ทอย เปนตน รายละเอยดตางๆไมจ าเปนตองใสทงหมดกได ทเมนนเลย

หลงจากนนจะสแดงหนาตางขอมลพนกงทงหมดดงรปดานลางน

การใชงานเลอกท ขอมลพนกงาน โปรแกรมจะแสดงหนาตางใหกรอกรายละเอยดขอมลตางๆของพนกงาน

6.1 การเพมพนกงานใหม

21

คลกท “เพมพนกงาน” แลว โปรแกรมจะแสดงหนาตางใหมเพอใหกรอกขอมลรายละเอยดพนกงาน สงทส าคญตองใส รหสทเครอง(ตองใสเปนตวเลขเทานน) โปรแกรมจะสรางขนมาเอง หากมรหสพนกงานกใส หรอไมกได แลวกรอกรายละเอยดอนๆ เมอเสรจแลวคลกท “บนทก” เพอยอมรบการเพมพนกงานใหม

6.2 การแกไขขอมลพนกงาน ในสวนการแกไขขอมลพนกงานจ าเปนตองคลกเลอกท พนกงานทตองการแกไข แลวเลอกทปมแกไขแลวโปรแกรมจะแสดงหนาตางใหมเพอท าการแกไขขอมลในกรรมการดงขอมลมาจากเครองบนทกเวลาไมวาจะดงดวย USB หรอระบบ Network โปรแกรมจะแสดงเพยงรหสทมาจากเครองเทานนสวนรายละเอยดอนๆตองมาบนทกเพมเตม แทบขอมลสวนตว

22

6.3 การลบพนกงาน ในกรณทพนกงานมการลาออกไปเราจ าเปนทจะตองลบขอมลพนกงานสามารเลอกพนกงานในตารางแลวคลกปมลบ หรอลากเมาสคลมพนกงานทตองการลบ ทกครงโปรแกรมจะถามความแนใจอกครงเพอตองกาลบ

6.4 รายงานขอมลพนกงาน เปนรายงานขอมลพนกงานทวไป แลวสามารถสงออกพมพได

23

7. เครองบนทกเวลา เครองบนทกเวลา(หรอเครองแสกนลายนวมอ) เปนเมนส าหรบการจดการเครองสแกนลายนวมอ การ

ตงคาเครองใชในการดาวรโหลดขอมลลายนวมอ ไมวาจะเปนการ ดาวรโหลด/อพโหลดขอมลจากเครองสแกนลายนวมอมายงเครองคอมพวเตอร เชน ลายนวมอ หรอ การบนทกเวลาประจ าวน เมนนใชเฉพาะเวลา จะดาวรโหลดขอมล หรอ อพโหลดขอมลเทานน เราไปดการใชงานกนเลย

7.1 การจดการเครองบนทกเวลา

24

การจดเครองบนทกเวลา เปนการตงคาการเชอมตอไปยงตวเครองสแกนลายนวมอ สวนใหญจะใชลกษณะสาย เชน สาย USB สายแลน

7.1.1 เพมเครอง เปนเมนส าหรบลงทะเบยนเครองบนทกเวลาทจะใชในระบบ ซงโปรแกรมเครองบนทกเวลา First Time Attendance Management สามารถเชอมตอกบ ฮารดแวรไดหลากหลายรนดงนนในขนตอนเพมเครองเขาไปในระบบนนสงทผใชจ าเปนตองใสใหถกตองมดงน

ชอเครอง: เพอรบชอเครองสามารถใสอะไรกได เครองรน : เลอกรนใหตรงกบเครองบนทกเวลาสามารถดไดจากหนาเครองบนทกเวลา ชนดการเชอมตอ : ระบการเชอมตอสามารถเลอกได TCP/IP หรอ USB หมายเลขเครอง : ระบหมายเลขเครองตองใหตรงกบทระบไวในเครองบนทกแวลา (สามารถเขาดในหมวดการเชอมตอของเครองบนทกเวลา คาเรมตน=1) หมายเลขพรอต : ระบหมายเลขพรอตการสงขอมลระหวางโปรแกรมกบเครอง(คาเรมตน =5005) เรยงล าดบดงน

1. คลกท “เพมใหม” 2. ใสชอเครองใสอะไรกได 3. เลอกรนใหตรงกบเครองบนทกเวลาสามารถดทหนาเครอง เชน Cmi 812

25

4. ระบการเชอมตอ RS232/RS485,TCP/IP ,USB (ถาใชสาย LAN ใหเลอกเปน TCP/IP) 5. ระบหมายเลขเครอง ตองตงใหตรงกบทระบในเครองบนทกเวลา 6. ระบหมายเลขพรอตการสงขอมลคาทใชทวไปคอ 5005 7. ระบหมายเลข IP Address ใหตรงกบทระบไวในเครองบนทกเวลา 8. ระบรหสผานใชในการเชอมตอตองใหตรงกบคาทระบในเครองบนทกเวลา 9. เมอระบคาตางๆเรยบรอยแลวกคลกปม “ตกลง” แลวจะแสดงขอความวา “ส าเรจ”

7.1.2 การแกไขเครองบนทกเวลา เปนการแกไขขอมลการตงคาเครองบนทกเวลาซงผใชสามารถแกไขไดทกสวนยกเวนหมายเลขเครองบนทกเวลาทไมสามารถท าได ขนตอนในการแกไขเครองบนทกเวลาท าไดดงน

7.2 จดการขอเครองบนทกเวลา การใชงานเครองบนทกเวลาเมนนจะใชกตอเมอมการเชอมตอเครองบนทกเวลาโดยผานสายแลนหรอสาย USB Data link สายสด าๆทแถมมาในกลอง กลมของการท างานจะแบงตามแทบขอมลเปนดงน

26

7.2.1 ดาวรโหลด แทบนใชในการดาวรโหลดขอมลจากเครองสแกนลายนวมอจากเครองสแกนลายนวมอมาบนทกทคอมพวเตอร สงทตองดาวรโหลดนนมอย 2 อยางคอ

ดาวรโหลดการบนทกเวลา เปนการดาวรโหลดการสแกนนวประจ าวนของพนกงานเชน การ

ดาวรโหลดการสแกนนวมอเขาออกของพนกงาน ดาวรโหลดขอมลใหม ดาวรโหลดขอมลทเกดขนใหมหลงจากการดาวรโหลดครงลาสดจนถงปจจบน ดาวรโหลดขอมลทงหมด ดาวรโหลดขอมลทงหมดทมอยในเครองสแกนทเปนขอมลทเปนการสแกนเชา – เยนเทานนไมเกยวกบลายนวมอ

การใชงานเปนดงน

27

กอนทจะมการดาวรโหลดขอมลตองท าการเชอมตอโปรแกรมกบเครองสแกนลายนวมอกอนทกครงเพอใหเครองสแกนลายนวมอพรอมท างาน หลงจากนนใหคลกท เมน ดาวรโหลด >ดาวรโหลดขอมลใหม

ดาวรโหลดลายนวมอ เปนการดาวรโหลดขอมลลายนวมอพนกงานรวมไปถงขอมล บตร รหสผาน ถอไดวาเปนขอมลการตรวจสอบทงหมด

กอนทจะมการดาวรโหลดขอมลตองท าการเชอมตอโปรแกรมกบเครองสแกนลายนวมอกอนทกครงเพอใหเครองสแกนลายนวมอพรอมท างาน หลงจากนนให คลกทเมนสอบถามผใช เพอ

28

7.2.2 การอพโหลด การอพโหลด ขอมลเกยวกบการตรวจสอบเชน ลายนวมอ รหสผาน บตร ขอมลเหลานเปนการ

อพโหลด

การอพโหลดชอพนกงาน เปนการอพโหลดเปนการอพโหลดขอมลทเปนชออยางเดยวไมเกยวกบขอมลทเปนพวก ลายนวมอ รหสบตร รหสผาน

7.2.3 ฟงกชนระบบ

29

เปนสวนการแสดงขอมลของระบบเครองสแกนลายนวมอและฟงชนก อนๆ เชน การตงวนทเวลาเครองผานระบบคอมพวเตอร กอนสงขอมลไปทเครองสแกนลายนวมอตองตง

เวลาทเครองคอมพวเตอรใหถกตอง แลวท าการสงขอมล เครยรสทธผดแลทงหมด กรณเครองตดระบบผดแลทมอยในเครองทไมสามารถเขาเครองได

หรอพนกงานผดแลคนเดมลาออกไป ลบขอมลการบนทกเวลา เปนการลบขอมลการบนทกเวลาทมอยในเครอง ทกครงทจะลบ

โปรแกรมจะถามทกครงในกรณนจะลบขอมลการสแกนลายนวมอประจ าวนทงหมด การลบขอมลผใช เปนการลบขอมลลายนวมอ รหสผาน รหสบตร เมนนจะลบขอมลเกยวกบ

การตรวจสอบออกทงหมด ทกครงทจะลบ โปรแกรมจะถามทกครงในกรณนจะลบขอมล การลบการขอมลระบบ เปนการลบขอมลขอมลระบบทเราใชงานทตวเครองจะใชกรณเครอง

เตอน Slog เตมถาหากไมมกไมตองลบ แตไมมผลอะไรกบขอมลพนกงาน ทกครงทจะลบ โปรแกรมจะถามทกครงในกรณนจะลบขอมล

ขอมลเครองเปนรายการใชงานเครองสแกนนวมอ

7.3 การน าเขาขอมลผาน USB

การใชเมนนเปนการใชการดาวรโหลดขอมลจาก USB มาบนทกทโปรแกรม กรณนอาจจะใชเมอเครองไมมการเชอมตอโดย สายแลน หรอ ระบบลมแหลว จงจ าเปนตองใช USB น าเขาขอมล คลกทเมน

30

การน าขอมลทเปนการบนทกเวลาประจ าวนหลงจากทไดดาวรโหลดขอมลใส USB แลวจะไดขอมลบนทก 2 ไฟล

ขอมลทปนขอมลใหม “ดาวรโหลดการบนทก” ไฟลขอมลจะมชอวา GLOG_001.txt ขอมลทปนขอมลทงหมด “ดาวรโหลดการบนทกทงหมด” ไฟลขอมลจะมชอวา

ALOG_001.txt เมอไดมาแลวใหเปดโดยคลกปม “เปด” โปรแกรมจะอานขอมลมาแสดงทตารางขอมล เมอโปรแกรม

หยดโหลดขอมลแลวใหคลกปม “น าเขา” เพอโปรแกรมอานขอมลทตารางแสดงขอมลบนทกลงฐานขอมล รอสกคร..โปรแกรมจะแสดงขอความ บนทกขอมลเรยบรอย เปนอนวาน าเขาขอมลเรยบรอย

31

7.4 การเพมเวลาการบนทเวลา กรณลมสแกนลายนวมอ

มหลายครงทพนกงานมาท างานแลวลมมการบนทกเวลามาท างาน เมอโปรแกรมค านวนขอมล

ออกมาแลวพบวาไมมการสแกนเวลาเขางาน แตอนทจรงกมาท างานปรกตโปรแกรมจงมวธการ

ก าหนดเวลาดวย เจาหนาทโดยการเพมดวยมอลงในโปรแกรมดงรปตอไปน

กองลงเวลาท างานใหพนกงานจ าเปนตองใสรหสพนกงานทตองการทจะบนทกเวลากรณไมมการ

สแกนนวมอแตมาท างาน หากจดจ ารหสไมไดให ดบเบลคลกท ชองของ “รหสพนกงาน” เพอเลอก

พนกงานทลมสแกนนวไดอยางถกตอง

เมอเลอกไดแลวจะมหนาตางทมรหสพนกงานและชอพนกงาน แลวท าการ ดบเบลคลกเพอเลอก

พนกงาน แลวใสวนทเวลาลมสแกนใหถกตอง แลวกดปม “บนทก” เปนอนเรยบรอย

32

8. กะการท างาน กะการท างาน เปนการตงรปแบบการค านวนเวลาท างานพนกงานในรปแบบตางๆ ทไมเหมอนกนซงโดยทวไปแลวกะการท างานของพนกงานทเปน Office ทมการเขามาท างานแบบตายตวเชน เขาท างาน 8:00 เลกงาน 17:00 หลงจากนนคดเปนโอทไป ถาในรปแบบนกถอวาปรกต แตส าหรบโรงงานแลวตองมการเปลยนกะทก 15 วนหรอทกๆ 7 วนดงนนเราจงจ าเปนตองตงรปแบบการท างานหากเหมอนๆกใชตารางงานรวมกนกได

8.1 การก าหนดตารางงาน เปรยบเทยบไดเปนกฎระเบยบบรษทนนๆ อาจจะเหมอนกนหรอแตกตางกนแลวละบรษททตงระเบยบการเขาท างาน เลกงาน ไมเหมอนกน ตวอยางเชน

บรษท A เขางาน 08:00 เลกงาน 17:00 บรษท A เขางาน 09:00 เลกงาน 17:30

อนนกแลวแตละบรษทดงตวอยาง

33

จากตวอยางดานบนนตอนน เลอกไปท “ตารางปกต” จะมการก าหนดกฎระเบยบดงตอไปน

ชอตารางเวลา (การตงชอตาราง ชออะไรกไดตามตองการ เชน การท างานปรกต ) รปแบบตารางเวลา เลอกรปเชน เปนกะท างาน เปนโอทกอนเขางาน โอทหลงเลกงาน เวลาเขางาน (คอ เวลาการเขางานปรกตเชน ปรกตเขางาน 8:00-17:00 ชองนจะใส 8:00) เวลาออกงาน (คอ เวลาการออกงานปรกตเชน ปรกตเขางาน 8:00-17:00 ชองนจะใส 17:00) สายได (นาท) (คอ เวลาก าหนดการเขางานสายไดไมเกน เชน เขางาน 8:00 ก าหนดชองนเปน 5 นาท

แสดงวา พนกงานสามารถทจะเขางานได 8:05 ไมถอวาสาย ) ออกกอนได (นาท) (คอ เวลาก าหนดการออกงานกอนไดไมเกน เชน ออกงาน 17:00 ก าหนดชองน

เปน 30 นาทแสดงวา พนกงานสามารถทจะออกงานกอนไดตงแต 16:30 ไมถอวาออกกอน ) เรมเขางานไดตงแตเวลา (คอ เวลาการใหเขางานปรกตเชน ปรกตเขางาน 8:00-17:00 ชองนจะใส 6:00

หรอนอยกวา) เขางานภายในเวลา (คอ เวลาการใหเขางานปรกต ทถอวาเปนการเขางาน เชนเขางาน 8:00 ชองนอาจจะ

ก าหนดเปน 12:00 ถาพนกงานแสกน 10:00 ในโปรแกรมยงถอวาเปนการเขางานแตจะถอเปนเขางานสายไป เพราะในการตงสายจะไดไมเกน 8:05 ในชอง สายได (นาท) )

34

เลกงานไดตงแตเวลา (คอ การเลกงาน โปรแกรมจะถอวาเปนการเลกงานไดตงแต เชน ถาเขางาน 8:00-17:00 ชองนควรจะใสเปน 13:00 ถอเปนการออกงาน แตอาจจะเปนการออกกอนไป)

ใหเลกงานภายในเวลา (คอ เปนการก าหนดการเลกงานเชน 8:00-17:00 ชองนควรใส 23:00 เพอโปรแกรมจะไดรวาพนกงานทแสกนออกซงบางครงพนกงานเลกงานสาย)

ระยะเวลาพก หนวยเปน นาท ตวอยางการตงตารางเวลา

รปตวอยางการแสดงการก าหนด กฎระเบยบการเขาท างานใหกบพนกงานหรอเรยกวา “การตงตารางท างาน”

8.2 ก าหนดกะการท างาน เปนการก าหนดรปแบบการท างาน ตงแตวนจนทร-อาทตย วนแตละวนมการท างานเวลาใดบางเราสามารถเลอกกฎการท างานมาใสในแตละวนตามทตองการไดดงรป

35

การสรางรปแบบกะการท างาน สามารถสรางรปแบบไดหลายรปแบบ ไมมการจ ากดจ านวน สามารถตง

ชออะไรกไดใหเราเขาใจ เวลาน าไปใชจะไดใชไดอยางถกตองตามทพนกงานคนนนสแกนทเครองบนทกเวลา จะท าใหการค านวนไดอยางถกตอง ดงตวอยาง

มรปแบบการท างานแบบ Office อนนสรางมาไวส าหรบพนกงานออฟฟตทวไปเชน เขางาน

08:00 เลกงาน 17:00 มรปแบบการท างานแบบ เชา อนนสรางมาไวส าหรบพนกงาน โรงงาน เขางานรอบเชา เชน

เขางาน 09:00 เลกงาน 16:00 มรปแบบการท างานแบบ แมบาน อนนสรางมาไวส าหรบพนกงานแมบาน เชน เขางาน 06:00

เลกงาน 14:00 หากท างานเลยเวลาท างานใหเปน OT ไป มรปแบบการท างานแบบ ดก อนนสรางมาไวส าหรบพนกงาน โรงงาน เชน เขางาน 22:00 เลก

งาน 09:00 มรปแบบการท างานแบบ บาย อนนสรางมาไวส าหรบพนกงาน โรงงาน เชน เขางาน 13:00

เลกงาน 23:00 จากตวอยางขางตนเปนเพยงตวอยางเทานน เราสามารถสรางโดยใชชออน หรอเวลาอน ทแตกตางจากนกได หรอใหมกะทหลากหลายรปแบบ

8.3 การก าหนดกะใหพนกงาน เปนการก าหนดการค านวนเวลาท างานตามรปแบบการท างานทเราไดตงขน

36

เราสามารถก าหนดโดยการเลอกทพนกงานคนนนๆ หรอลากคลมทงหมดแลวคลกท “จดกะใหพนกงาน” จะไดหนาตางนแสดงขนมา

ใหท าการเลอกกะการค านวนใหถกตองแลวเลอกชวงเวลาการใชงานตามวนทตองการ ขอควรระวงถาหากเราเลอกแควนเดยวโปรแกรมจะค านวนแควนเดยว จะท าใหการแสดงขอมลเพยงวนเดยวเวลาดทด รายงานจะดเหมอนวารายงานไมออก

8.4 การก าหนดตวคณโอทใหพนกงาน ในกรณเรามการก าหนดโอทเพมเตมนอกเหนอจากตารางเวลางานแลว เรายงก าหนดการใหโอทเพมเตม

37

38

9. รายงานเวลาท างาน

9.1 ขอมลดบ ส าหรบน าสงโปรแกมคดเงนเดอน เวลาสวนการบนทกขอมลเปนเมนแสดงรายการบนทกของพนกงานทมการแสกนเขาออกใน

การท างาน เปนขอมลทยงไมมการค านวนและสามารถสงขอมลไปยงโปรแกรมเงนเดอน (Payroll) ทมตามทองตลาดไดดวย

ระบบการตง

กรณททานสงขอมลเขาโปรแกรมค านวนเงนเดอนททานมอยแลว หรอจดท าขนเองทานสามารถสรางรปแบบการสงขอมล Text File เพอน าเขาไปยงโปรแกรมค านวนเงนเดอนพนกงานทานสามารถสรางรปแบบในการก าหนดดงน

1. เลอกแผนกทตองการคนหา หรอสามารถเลอกทงหมด 2. เลอกพนกงทตองการขอมลการแสกนนว หรอสามารถเลอกทงหมดกไดหรอสามารทละคนกได 3. เลอกชวงเวลาเรมตนการคนหา ไปสนสดการคนหาอาจจะเลอกทงเดอนหรอวนเดยวตามชวงเวลาท

ตองการไมจ ากด 4. คลกทปมการ ”คนหา” ขอมลเพอคนหาขอมลทมอยในฐานขอมล

1

2

3 4 5

39

5. คลกทปม “สงออกขอมล” เพอสงออกขอมล เมอคลกทปมสงออกแลวจะพบหนาตางเพอก าหนดคาตางๆ ในการใชงาน เลอกทแทบเพอการตงคาดงน

1. เลอกชนดขเงไฟลทตองการใหสงออกขอมล 2. เลอกขอมลทตองการน าออกไปเปนขอมลใหเลอกจากฝงซายไปฝงขวา หากท าผดใหเลอกยายกลบมาท

ฝงซายเพอทจะเลอกใหม

1 2 3 4 5

40

3. การก าหนดรปแบบเชนรปแบบ เวลา วนท หรอจ านวนของหมายเลขพนกงงานใหแสดงตามหลกทตองการ

4. แทบการปรบปรง เปนการก าหนดรปแบบการคนของขอมลเชน ขนดวย , หรอคนดวยสญลกษตางๆ เพอใชเปนการตดตอขอมลของโปรแกรมค านวนเงนเดอนตอไป

5. แทบอนๆ การก าหนดตงคาอนเชน การก าหนดหวขอตาราง การก าหนดระยะแถว

41

หลงจากการตงคาเสรจแลวสามารถท าการสงออกขอมลไดเลยจะไดขอมลดงรปภาพดานลางนในรปแบบทตองการ

9.2 รายงานเวลาขอมลอยางงาน รายงานนเปนรายงานการสแกนนวอยางตรงไปตรงมา ตามขอมลทพนกงานสแกนไปยงเครองสแกน ไมวาจะสแกนกครงกจะแสดงทงหมดไมจ ากด การแสดงขอมลแบบงายนจะเรยงตาม วาแตละวนจะสามารถแสดงเวลาในบนทดเดยวกน ซงท าใหการตรวจสอบขอมลไดงายและสะดวก

42

9.3 รายงานตามกะเวลารายวน

เปนรายงานการ แสดงรายงานแสดงตามกะเวลาท างานรายวน กอนทจะแสดงรายงานไดแบบนนตองมการก าหนดกะการท างานใหพนกงานกอน แตถาหากไมตงกะ โปรแกรมจะแสดงเปนวนหยดทงหมดไมมเวลาการท างานแสดงออกมานนหมายความวาตองไปตงกาะใหพนกงานกอน ทเมน กะการท างาน แลวเลอก ก าหนดกะใหพนกงาน

43

การใชงาน ใหท าการเลอกแผนกฝงดานซายมอ หรอเลอกทงหมดกได หรอเลอกทละคนกได หลงจากนนใหเลอกชวงเวลาทตองการสอบถามการท างานของพนกงาน โปรแกรมจะแสดงเวลาท างานออกมา เวลาเขา เวลาออกงาน สาย กลบบานกอนเวลา โอท และจ านวนเทาของของกะการท างาน รายงานทแสดงหลงจากสรปออกมาเปนดงน

9.4 รายงานตามกะเวลาแบบรายเดอน โปรแกรมสามารถแสดงการท างานแบบทงเดอนแลวสรปรวมคาเวลาสายของพนกงานเวลาโอท และเวลาท างานซงในสวนนงายตอการน าไปค านวนเงนเดอนซงตวโปรแกรมจะแสดงรายงานทแสดงและไดดแบบงายๆ

มสญลกดงตอไปน

44

-- แสดงวาไมมการก าหนดกะการท างาน Y มการก าหนดกะและมาท างานปรกต N มการก าหนดกะแตไมมการท างาน H เปนวนหยดประจ าป L แสดงวามการลางาน

เมอแสดงรายงานแสดงออกมาเปนดงน

45

10. ชวยเหลอ

เมนชวยเหลอเปนเมนทมเมนตางๆ ชวยเสรมการใชงานขอมลกบระบบ และลงทะเบยนผลตภณฑ และน าเขาขอมลตางๆ เพอใหรวดเรวตอการท างานของระบบโปรแกรม

10.1 ลงทะเบยนผลตภณฑ ลงทะเบยนตวโปรแกรมทานลงและตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลวจ าเปนตองลงโปรแกรมเพอใหโปรแกรมใหใชงานได

ดงตวอยาง การแจงขอลงทะเบยนเมอตดตงโปรแกรมเสรจแลวโปรแกรมจะแสดงหมายเลข ID ของโปรแกรมแตถาจะใหใชงานไดจะตองแจงขอรหสท บรษท วนอะกร จ ากด อาจจะแจงไปทาง Email หรอโทรตดตอโดยตรง หากไมมการลงทะเบยนโปรแกรมใชงานไดปรกตแตจะแสดงขอมลของพนกงาน เพยง 2 ทานเทานน

10.2 ปรบปรง/ซอมแซมขอมล ปรบปรงขอมลเปนการซอมแซมขอมลทอาจจะมปญหาท าใหระบบ ใชงานไมถกตองและอาจเกดปญหาเราสามารถใชเมนนเพอปรบปรงขอมลพนกงาน ไมมผลใดๆตอขอมลอนๆ

46

10.3 เรมตนระบบใหม เนองจากเมนนจดท าไวเพอใชงานในการเรมตนระบบขอมลใหม การเรมตนระบบใหมเปนเพยงลางขอมลพนกงานทอยในระ Database ทเครองคอมพวเตอรเทานน ไมไดลางขอมลทมอยในเครองสแกนลายนวมอ เมอใชเมนนแลวโปรแกรมจะลบขอมลพนกงานออกทงหมด

10.4 น าเขาขอมลพนกงาน ในกรณเรามขอมลพนกงานทเปนไฟล Excel อยแลวเราสามารถทจะน าขอมลทเปนรายละเอยดขอมลพนกงานน าเขาจากไฟลไดเลยจะไดไมตองคยขอมลพนกงานทละคน

จากตวอยางขางตน นนขอบงคบทระหสทเครองจ าเปนตองมรหสและตองเปนตวเลขเทานน การใชงาน ใหเลอกเปดแฟม เพอเลอกไฟลขอมลทเปน Excel ไฟล เมอเลอกไฟลมาแลวโปรแกรมจะแสดงขอมลขนมาแลวเลอกแผนกทตองการแลวเลอกคลกปม “โหลดเขาระบบ” ไดเลย หากโปรแกรมมรหสอยแลวใหมการเพมเตมขอมลบางสวนหรอการอพเดท ใหเลอกปม “หากมอยแลวใหเลอกการอพเดทขอมล”

47

10.5 ตงคาเลอกฐานขอมล

คอ การตงคาการเชอมตอฐานขอมลซงโปรแกรม First Time Attendance Managementใชฐานขอมลชอ FirstTime.mdb เมอตดตงแลวโปรแกรมจะอยใน Drive C:/Program file/First Time Attendance Mangement/DBASE ดงนนการเชอมตอตองเลอกใหถกตอง แลวเลอกเมน “ตงคาฐานขอมล” ในกรณตองการเปลยนฐานขอมล

แลวจะปรากฎหนาตางดงตอไปน

48

ใน Tab Provider ใหเลอก Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider เพอเลอกการเชอมตอฐานขอมลทเปน Access Database แลวใน Tab Connection เลอกต าแหนง Database ทชอ att2011.mdb แลวคลกปม Test Connection เพอทดสอบการเชอมตอ