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FLOTA PETROLERA ECUATORIANA
FLOPEC
MANUAL ESPECÍFICO DE AUDITORÍA INTERNA
i
ÍNDICE GENERAL
Siglas Utilizadas 1
Presentación 2
Acuerdo de aprobación 4
Disposiciones legales relacionadas 4
CAPÍTULO I 5
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD. 5
1.1. Disposiciones legales relacionadas con la empresa 5
a) Jurisdicción nacional 6
b) Jurisdicción internacional 6
1.2. Objetivos institucionales 6
a) Generales 6
b) Específicos 6
1.3. Estructura orgánica 8
CAPÍTULO II 9
2. UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA. 9
2.1. Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría Interna. 9
2.2. Descripción de las funciones de los principales cargos de auditoría interna 9
a) De la Auditoria Interna 9
b) Del Auditor General 10
c) Del Auditor Supervisor 11
d) Del Auditor Jefe de Equipo 12
ii
e) Del Auditor Operativo 13
2.3. Definición y alcance de la actividad de la Unidad de Auditoria Interna de FLOPEC 14
2.4. Ámbito de la unidad de Auditoría Interna. 14
2.5. Objetivos de la Unidad de Auditoria Interna de FLOPEC 15
a) Objetivos generales 15
b) Objetivos específicos 15
2.6. Código de ética 16
2.7. Normativa legal y técnica para el ejercicio de la Auditoria Interna 16
2.8. Dependencia técnica y administrativa de la Unidad de Auditoría Interna con la CGE 17
CAPÍTULO III 18
3. PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA 18
3.1. Políticas emitidas por el Contralor General 18
3.2. Criterios de selección de las áreas a examinar 19
3.3. Aprobación del plan 19
4. PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DE LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA 20
4.1. Archivo permanente estructura y contenido 20
4.2. Planificación preliminar 21
4.3. Pasos de la planificación preliminar 23
4.4. Orden de trabajo 24
4.5. Notificación de inicio 24
4.6. Planificación específica 25
a. Pasos de la planificación específica 26
b. Tareas típicas de la planificación especifica 27
iii
c. Productos de la planificación específica 27
5. CONTROL INTERNO. 30
5.1. Definición 30
a. Responsabilidad en la implantación del control interno 31
b. Elementos del control interno 31
c. Normas de control interno 32
d. Controles básicos 32
5.2. Evaluación del control interno 33
1. Seguimiento de recomendaciones 34
2. Métodos y documentación para evaluar el control interno. 34
5.3. Atributos funcionales de referencia (AFR’s) 36
5.4. Resultados de la evaluación de control interno 41
5.5. Comunicación de resultados de la evaluación del control interno 45
5.6. Relación de la evaluación de control interno con los programas de trabajo 45
CAPÍTULO VI 47
6. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 47
6.1. Pruebas y técnicas de auditoría 47
1. Introducción 47
2. Tipos de pruebas en auditoría 48
3. Técnicas para la aplicación de las pruebas en auditoría 49
4. Pruebas sin medición estadística 49
5. Pruebas con medición estadística 51
6.2. Programas y técnicas de auditoria 52
1. Programas de auditoría 52
iv
2. Técnicas y prácticas de auditoría 53
3. La técnica de entrevista para auditores 55
6.3. Hallazgos de auditoría 57
1. Elementos del hallazgo de auditoría 58
2. Evidencias de auditoría 58
3. Atributos de la evidencia 59
6.4. Conclusiones de auditoría 60
6.5. Documentación de una auditoría 61
6.6. Comunicación de los hallazgos de auditoría durante el examen 63
6.7. Entrevista con funcionarios responsables 64
6.8. Papeles de trabajo 65
1. Definición 65
2. Propósito 65
3. Características generales 66
4. Ordenamiento, revisión y aprobación de los papeles de trabajo 66
5. Custodia y archivo de los papeles de trabajo 67
6.9. Marcas de auditoría 67
6.10. Indicadores 68
1. De gestión o eficiencia 68
2. De logro o eficacia 69
3. Indicadores de impacto 69
4. Indicadores de efecto 70
5. Indicadores de resultado 70
6. Indicadores de producto 70
v
CAPÍTULO VII 72
7. SUPERVISIÓN 72
7.1. Definición de supervisión 72
7.2. Características del supervisor 72
7.3. Niveles de supervisión 74
7.4. Principios de la supervisión 74
7.5. Supervisión en la planificación 78
7.6. Supervisión en el campo 79
7.7. Supervisión del Informe 80
7.8. Manejo de los formularios de evaluación 80
CAPÍTULO VIII 82
8. EL INFORME DE AUDITORÍA 82
8.1. Requisitos y cualidades del informe 82
1. Concisión 82
2. Precisión y razonabilidad 82
3. Respaldo adecuado 83
4. Objetividad 83
5. Importancia del contenido 84
6. Utilidad y oportunidad 85
7. Claridad 85
8.2. Responsabilidad en la elaboración del informe de auditoría 86
8.3. Criterios de ordenamiento de los resultados de auditoría 87
8.4. Disposiciones legales relacionadas 87
8.5. Clases de informes 88
vi
1. Informe extenso o largo 88
2. Informe breve o corto 89
3. Informe de examen especial 89
4. Informe de Indicio de responsabilidad penal 89
5. Estructura de los informes 90
8.6. Comunicación de resultados al término de la auditoría 90
1. Programa para comunicar resultados 90
2. Efectos de la comunicación de resultados en informe 91
3. Resultados al término de la auditoría 91
4. Convocatoria a la conferencia final 92
5. Acta de conferencia final 93
8.7. Trámite de aprobación de los informes de auditoría interna 94
CAPÍTULO IX 97
9. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES. 97
9.1. Pasos del seguimiento de recomendaciones 97
ANEXOS 99
1
Siglas Utilizadas
MEAI = Manual Específico de Auditoría Interna.
E.A.G = Normas relativas a la ejecución de la auditoría Gubernamental.
LOCGE = Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
I.A.G = Normas relativas al Informe de la Auditoría Gubernamental.
RLOCGE = Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
UAI = Unidad de Auditoría Interna.
CGE = Contraloría General del Estado.
Acdo. = Acuerdo emitido por el Contralor General del Estado.
MGAG = Manual General de Auditoría Gubernamental.
MAG = Manual de Auditoría de Gestión.
MAFG = Manual de Auditoría Financiera Gubernamental.
NEAG = Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental.
NCI = Normas de Control Interno.
P.A.G = Normas relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental.
DCAI = Dirección de Coordinación de Auditorías Internas.
ISM = International Safety Management.
ISPS = International Ship and Port Facilities Security (Código Internacional para la Protección
de Buques e Instalaciones Portuarias).
STCW = Standards of Training and Watchkeeping Convention (Convenio internacional para
la formación, titulación y guardia para la gente de mar).
OMI = International maritime organization (Organización Marítima Internacional).
MARPOL = Marine Pollution (Contaminación Marina).
SOLAS = Safety of Life at Sea (Seguridad de la Vida Humana en el Mar).
OCIMF = Oil Companies International Marine Forum (Foro Marítimo Internacional de
Compañías Petroleras).
Fuente: Acuerdo 031 – CG de 23 de Septiembre de 2009 y publicado en Registro Oficial 40
de 5 de Octubre del mismo año.
2
Presentación
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 212 de la Constitución de la República del Ecuador,
corresponde a la Contraloría General del Estado, dirigir el sistema de control administrativo,
siendo uno de sus componentes la Unidad de Auditoría Interna.
En Ley No 2002 - 73 de 29 de Mayo de 2002 publicada en el Suplemento del Registro Oficial
Nº 595 del 12 de junio del mismo año se expide la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado la misma que en el Art. 14 inciso cuarto y quinto señala: La auditoría interna se
ejecutará de acuerdo con las normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al
sector público. Por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima
autoridad que ejerza la representación legal de la institución, la respectiva unidad de
auditoría interna ejecutará auditorías y exámenes especiales de conformidad a lo establecido
en esta ley. El Art. 32 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
indica sobre la dependencia técnica de las unidades de auditoría interna de las entidades
públicas, entre las cuales consta la aprobación de los manuales específicos de auditoría
interna.
El presente manual, a más de las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental,
incorpora procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad calificados sobre las Normas
ISO 9001-2000, ISO 14001-1996.
La Auditoría Interna constituye una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos
administrativos, financieros, legales y estratégicos, gestión de riesgos, control y
dirección de la entidad.
El 5 de octubre de 2009 la CGE, publicó el Acuerdo 32 en el R.O. Nº 40 en el que se
establece la estructura de los Manuales específicos de Auditoría Interna para el sector
3
público, siendo este la guía para la formulación del Manual específico de la Auditoría Interna
de FLOPEC.
Con Acuerdo 031-CG de 23 de Septiembre de 2009 publicado en Registro Oficial 40 de 5 de
Octubre del mismo año, se expide la Estructura de los Manuales Específicos de Auditoría
Interna, constituyéndose en el marco normativo observado para la elaboración del Manual
Específico de Auditoría Interna de FLOPEC.
En tal virtud, la Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC, ha preparado el correspondiente
Manual Específico de Auditoría Interna, con la finalidad de contar con una herramienta que
permita ejecutar los exámenes especiales y auditorías con criterios uniformes y
comprensibles. Así como también proveer a los auditores de técnicas y procedimientos
relacionados con la naturaleza de FLOPEC y garantizar una intervención objetiva de las
mismas.
Pongo a consideración el proyecto de Manual Específico de Auditoría Interna de FLOPEC, a
fin de que se proceda a la aprobación, sobre la base de lo dispuesto en el Art. 7 numeral 5
de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y el Art. 32 de su Reglamento.
Dr. Carlos Porras V.
AUDITOR GENERAL DE FLOPEC
4
Acuerdo de aprobación
En la versión final revisada por la Dirección de Investigación Técnica, Normativa y
Desarrollo Administrativo, deberá incluirse el acuerdo de aprobación suscrito por el
Contralor General del Estado y la cita de la fecha y número del R. O. en que se publicó.
Disposiciones legales relacionadas
Número del acuerdo, considerando, base legal en la que se sustenta la solicitud del MEAI,
artículos 7 numeral 5 de la LOCGE y 32 del RLOCGE. artículo 6 del Acuerdo 022 de octubre
23 del 2008, publicado en el R.O. 461 de 6 de noviembre del 2008.
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CAPÍTULO I
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD.
La Flota Petrolera Ecuatoriana FLOPEC, es una Empresa Pública Comercial Naviera
cuya principal actividad está orientada al transporte de hidrocarburos y sus derivados.
Originalmente se creó como empresa de economía mixta, entre TRANSNAVE del
Ecuador y la empresa japonesa Kawasaki Kissu Kaisha.
El 25 de abril de 1978, mediante Decreto Ejecutivo Nº 2450, se dispone la
nacionalización de FLOPEC, asumiendo la Armada Nacional el ciento por ciento de los
activos y consecuentemente la totalidad de su operación y administración.
Bajo estas consideraciones, FLOPEC; posee personería jurídica patrimonio propio y
administración autónoma y se rige por la Ley de su creación sus estatutos sociales y
reglamentos internos.
El 16 de octubre del 2009, en el R.O. № 48 (Suplemento) se publicó la Ley Orgánica
de Empresas Públicas, a la cual deberá adaptarse, luego que el Comité de Industrias
de la Defensa Nacional recomiende que la Empresa quede bajo el control de las
Fuerzas Armadas, adecuarán su naturaleza jurídica a esta Ley mientras tanto la
Empresa mantendrá su naturaleza jurídica inalterable y conservará las mismas
modalidades de organización, funcionamiento y administración, puesto que así lo
dispone la Tercera Disposición Transitoria de la referida Ley Orgánica de Empresas
Públicas.
1.1. Disposiciones legales relacionadas con la empresa
Las disposiciones legales relacionadas con la Empresa tanto nacionales como
internacionales son las siguientes:
6
a) Jurisdicción nacional
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley de Fortalecimiento y Desarrollo del Transporte Acuático, Registro Oficial No.
204 del 5 de noviembre del 2003.
Ley Orgánica de Empresas Públicas.
Estatutos de FLOPEC, modificados según Acuerdo Ministerial No.346 del 13 de
mayo del 2003.
Reglamentos y Resoluciones expedidos por el Directorio de FLOPEC.
Políticas y Normas de control emitidas por la Contraloría General del Estado
b) Jurisdicción internacional
Códigos ISM, ISPS Y STCW.
Normativas emitidas por la OMI.
Regulaciones MARPOL, SOLAS Y OCIMF
Normas ISO 9001-2000, ISO 14001-1996
1.2. Objetivos institucionales
a) Generales
1. Contribuir al desarrollo nacional
2. Desarrollar y optimizar la capacidad de transporte de hidrocarburos.
b) Específicos
1. Optimizar la operación de transporte mediante el control de los costos.
2. Desarrollar nuevas líneas de negocios.
7
3. Optimizar e innovar la gestión y la operación de la empresa.
4. Incrementar los niveles de seguridad del recurso humano, buques e instalaciones;
así como la protección al medio ambiente.
8
1.3. Estructura orgánica
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
ASESORÍA ESPECIALIZADA
GERENCIA COMERCIAL
ASESORÍA LEGAL Y SEGUROS AUDITORÍA INTERNA
COORDINACIÓN SGI GESTIÓN EMPRESARIAL
GERENCIA FINANCIERA GERENCIA ADMINISTRATIDA GERENCIA TÉCNICA
FLETAMENTO
OPERACIÓN NAVIERA
TESORERÍA
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
TÉCNICA
PLANIFICACIÓN TÉCNICA
LOGÍSTICA
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
MARÍTIMA
TRANSPORTE MARÍTIMO
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CAPÍTULO II
2. UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.
2.1. Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría Interna.
2.2. Descripción de las funciones de los principales cargos de auditoría interna
a) De la Auditoria Interna
Las funciones de la Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC son las siguientes:
1. Evaluar con posterioridad las operaciones financieras, administrativas y
técnicas de la Empresa.
2. Evaluar el Sistema de Control Interno, la administración de riesgos, la
efectividad de las operciones y el cumplimiento de las leyes.
AUDITOR GENERAL
SUPERVISOR DE AUDITORÍA
AUDITOR INTERNO
AUDITOR INTERNO
10
3. Establecer procedimientos de control para evitar ilícitos y actos de
corrupción.
4. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas
en los informes emitidos por auditoría interna y/o externa.
5. Revelar a través de sus informes los hallazgos de auditoría que den lugar a
la determinación de responsabilidades por parte de la CGE.
6. Asesorar a los niveles directivos en el ámbito de competencia de la Auditoría
Interna.
7. Formular los planes anuales de Auditoría y hacerlos aprobar por la CGE.
8. Presentar informe de actividades en forma semestral a la CGE.
9. Enviar a la CGE, los informes de los exámenes para su aprobación en el
término de 30 días luego de la conferencia final.
10. Cumplir con las demás obligaciones señaladas en la LOCGE y su
reglamento.
b) Del Auditor General
1. Revisar el plan anual de auditoría.
2. Planificar, coordinar, y dirigir las auditorías o exámenes especiales que se
realicen FLOPEC.
3. Suscribir las órdenes de trabajo para ejecutar los exámenes.
4. Suscribir los informes de auditoría y exámenes especiales y enviarlos a la
CGE para la aprobación respectiva y dentro del plazo establecido
11
5. Colaborar con la Unidad de Capacitación de la Empresa FLOPEC y la
Dirección de Capacitación de la Contraloría General del Estado en los
programas de desarrollo profesional.
6. Colaborar con las unidades administrativas de la Empresa FLOPEC en la
preparación de políticas, normas, manuales e instructivos.
7. Cumplir con los deberes y atribuciones establecidos en el numeral 4 del
artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
8. Colaborar en la elaboración del plan anual de auditoría.
c) Del Auditor Supervisor
1. Colaborar en la elaboración del plan anual de auditoría.
2. Revisar y aprobar el programa de auditoría elaborado por el jefe de equipo.
3. Supervisar y evaluar las labores de los equipos de auditoría a través de
visitas frecuentes a las áreas o unidades administrativas en donde se
efectúa la auditoría.
4. Revisar los papeles de trabajo elaborados por los auditores.
5. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas y mas disposiciones
dictadas por la CGE y FLOPEC.
6. Vigilar el cumplimiento del código de etica profesional, y observarlo
personalmente.
7. Determinar si el alcance y las evidencias obtenidas son suficientes para
respaldar las conclusiones y las recomendaciones.
8. Informar sobre el desarrollo de las actividades de control al Auditor General.
9. Revisar las hojas de apuntes de los hallazgos importantes.
12
10. Revisar el borrador del informe.
11. Asistir y capacitar a los auditores del equipo sobre técnicas y procedimientos
de auditoría durante la ejecución del trabajo.
12. Propiciar el desarrollo profesional de los auditores.
13. Colaborar con la Unidad de Capacitacion de FLOPEC en programas de
desarrollo profesional.
14. Asistir a la lectura de los borradores de los informes.
15. Revisar las actividades diarias de los auditores.
d) Del Auditor Jefe de Equipo
1. Elaborar conjuntamente con el Supervisor, la planificación preliminar y
específica de la auditoría o examen especial a realizarse.
2. Dirigir y evaluar el equipo de auditoría durante el trabajo en el campo.
3. Efectuar con el Auditor Supervisor las modificaciones en la planificación
preliminar y específica.
4. Evaluar la evidencia obtenida por los miembros del equipo de Auditoría, si
esta es suficiente y competente para respaldar las conclusiones.
5. Preparar los informes de la planificación preliminar y específica.
6. Preparar las hojas de apuntes sobre los hallazgos obtenidos.
7. Preparar el borrador del informe con las conclusiones y recomendaciones
correspondientes.
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8. Preparar la convocatoria a la conferencia final mediante lectura del borrador
del informe.
9. Efectuar las correcciones propuestas por la Contraloría previa a la
aprobación de los informes.
10. Preparar el informe definitivo para la aprobación de la CGE.
11. Tramitar la aprobación del Informe en la CGE
12. Efectuar el seguimiento a las recomendaciones.
13. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de Auditoría.
e) Del Auditor Operativo
1. Obtener evidencia suficiente y competente, durante el examen y procesarlas
en los papeles de trabajo.
2. Realizar pruebas de cumplimiento y sustantivas de los procesos y
actividades examinadas
3. Evaluar los indicadores de gestión.
4. Informar al Jefe de Equipo sobre el desenvolvimiento de sus labores durante
el proceso de la auditoría.
5. Efectuar sugerencias al Jefe de Equipo como resultado de la aplicación de
los programas de trabajo.
6. Participar como observador en la toma física de inventarios y la inspección
de activos fijos.
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2.3. Definición y alcance de la actividad de la Unidad de Auditoria Interna de
FLOPEC
Los Arts. 2 y 3 del Reglamento Sustitutivo sobre la organización, funcionamiento y
dependencia técnica de las unidades de auditoría interna de las entidades que
controla la Contraloría General del Estado, establece que “… Auditoría Interna.-
La auditoría interna constituye una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos
administrativos, financieros, legales, operativos y estratégicos, gestión de riesgos,
control y dirección de la entidad.- Objetivo y Alcance.- Las unidades de auditoría
interna, mediante la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría,
evaluarán la eficacia del sistema de control interno, la administración de riesgos
institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y
regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales.
Proporcionará asesoría en materia de control a las autoridades, niveles directivos
y servidores de la entidad, para fomentar la mejora en sus procesos y
operaciones…”.
De igual manera el Art. 17 del reglamento a la LOCGE dispone; “… Control
posterior.- Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de Auditoría
Interna realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las
actividades señaladas en el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría del
Estado. El Auditor Interno no dictaminará estados financieros pero podrá realizar
evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuenta
del dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría
General del Estado, directamente o por medio de compañías privadas de auditoría
contratadas para ese fin...”.
2.4. Ámbito de la unidad de Auditoría Interna.
El ámbito de gestión de la Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC es a nivel
nacional, puesto que controla las actividades financieras, administrativas y
técnicas de las diferentes unidades administrativas que existen en las provincias
de Guayas, Pichincha y Esmeraldas, a mas de eso extiende su control cuando las
circunstancias lo ameritan a lugares fuera del espacio nacional por efectos de
15
mantenimiento de los buques que realizan transporte internacional y el trabajo
referido se ejecuta en paises que disponen de instalaciones para tal evento.
2.5. Objetivos de la Unidad de Auditoria Interna de FLOPEC
a) Objetivos generales
1. Ayudar a descargar en forma adecuada las responsabilidades asumidas
por los funcionarios y mas servidores de FLOPEC, proporcionandoles
asesoría cuando sea solicitada por ellos.
2. Buscar oportunidades de mejora durante las intervenciones de la Auditoría
y proponer las recomendaciones correspondientes.
3. Evaluar la eficacia del control interno de la Empresa y proponer mejoras.
4. Orientar a la Administración al cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes.
5. Formular recomendaciones con un alto valor agregado con el propósito de
mejorar la gestión de la áreas auditadas.
6. Ayudar al fortalecimiento del Sistema de Control Interno, administración de
riesgos y gobierno corporativo.
7. Dar servicios de consultoría a los niveles administrativos de la Empresa.
8. Apoyar al desarrollo de la cultura de calidad total y desarrollo continuo.
9. Mejorar permanentemente la producción de Auditoría.
b) Objetivos específicos
1. Efectuar exámenes especiales planificados e imprevistos para evaluar la
gestión administrativa y financiera.
2. Evaluar la prestación de servicios , adquisición de bienes y construcción de
obras que realice la Empresa.
16
3. Examinar la utilización de los recursos de la Empresa; Humanos,
materiales y financieros.
4. Identificar los procedimientos de control de prevención para evitar actos
ilicitos que afecten a la Empresa
5. Efectuar el seguimiento de las recomendaciones establecidas en los
informes de auditoría, de acuerdo a lo dispuesto por la CGE.
6. Promover el desarrollo profesional del personal de la Unidad de Auditoría
Interna, a través de programas de entrenamiento, actualización y
capacitación profesional.
2.6. Código de ética
El Código de Etica de los servidores de la Contraloría aplicable a los Auditores
Internos del sector público y por ende a los auditores de FLOPEC, y constituye el
marco normativo de conducta que guia a los funcionarios que tienen a su cargo la
delicada misión del control gubernamental. Constituye un compendio de valores y
principios que orientan la labor cotidiana de los auditores y plantean elevadas
exigencias a la Contraloría y al personal que emplea o contrata para la auditoría,
de allí que el auditor tiene que estar familiarizado con este Código. El Código de
Etica deberá ser observado por el auditor, y su quebrantamiento dará lugar a la
determinación de responsabilidades.
La Contraloría General del Estado expidió mediante Acuerdo 034, de 24 de
Octubre de 2002, el Código de Etica de los servidores de la Contraloría General y
del Auditor Gubernamental; que en el capítulo II se dicta la parte correspondiente
a los Auditores de la Contraloría General, de las Auditorías Internas y de las
firmas privadas de Auditoría contratadas.
2.7. Normativa legal y técnica para el ejercicio de la Auditoria Interna
Sobre la base del contenido del artículo 212 de la Constitución de la Republica del
Ecuador, a la Contraloría le corresponde dirigir el sistema de control administrativo
que se compone de Auditoría Interna, Auditoría Externa y del control interno de las
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entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de
recursos públicos.
Por otro lado las normas para el ejercicio de la auditoria interna emitidas por el
Instituto de Auditores Internos aportan fundamentos técnicos y profesionales para
el trabajo de los auditores internos.
2.8. Dependencia técnica y administrativa de la Unidad de Auditoría Interna con la
CGE
El artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contrloría General del Estado, en el primer
inciso dispone que las unidades de auditoría interna dependerán técnica y
administrativamente del Organismo Superior de Control, por lo tanto la Unidad de
Auditoría Interna de FLOPEC se encuetra sometida a esta disposición. No obstante
de esta dependencia las remuneraciones y los gastos que demande el
funcionamiento de la auditoría serán cubiertos por la Empresa.
18
CAPÍTULO III
3. PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
El Art.16 de la LOCGE, dispone que la “ CGE prestará su asesoría y asistencia
técnica a las unidades de auditoría interna y de gestión y orientará la preparación
del plan anual de trabajo, el cual deberá ser presentado a la CGE hasta el 30 de
Septiembre de cada año “. La Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC presentará,
el plan anual de trabajo, el mismo que será previamente coordinado y orientado por
la Dirección de Auditoria de Empresas de la Contraloría General del Estado.
El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización Funcionamiento y Dependencia
Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que controla la
Contraloría General del Estado, emitido con acuerdo 022-CG de 23 de Octubre de
2008, publicado en Registro Oficial 461 de 6 de Noviembre del mismo año, el el Art.
6 señala: “ Las unidades de auditoría interna pertenecientes a las instituciones del
Estado, como integrantes del Sistema de Control Interno, serán objeto de
evaluación por parte de la Contraloría General del Estado. Su dependencia Técnica
consistirá pricipalmente en la aprobación de los planes anuales de trabajo y sus
modificaciones…”
3.1. Políticas emitidas por el Contralor General
Cada año el Contralor General del Estado emite las políticas que sirven de base y
son necesarias para la elaboración de los planes anuales de trabajo de las
unidades de auditoría interna, por lo tanto la Auditoría Interna de FLOPEC
observará las mismas en forma obligatoria para la formulación de su plan anual de
trabajo.
La Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC formulará el Plan Anual de trabajo, de
acuerdo a las prioridades de la Empresa y en coordinación con la CGE, con el fin
de evitar el desperdicio de recursos y duplicación de esfuerzos.
19
3.2. Criterios de selección de las áreas a examinar
1. El plan anual de trabajo se fundamentará en el Plan estratégico de la Empresa
FLOPEC.
2. Los cambios y modificaciones y ampliaciones que pueden ocurrir luego de su
aprobación y durante el cumplimiento del plan, deben ser comunicados a la
Contraloría General del Estado para que sean autorizados y aprobados.
3. Los formatos para la formulación del Plan Anual de Auditoría serán proveidos
por la CGE.
4. Los planes de auditoría serán flexibles a fin de permitir los cambios que se
consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y el
contenido de los planes guardará armonía con los objetivos y políticas de la
Empresa.
El Auditor general es el responsable del cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y
dispondrá de un porcentaje de tiempo en dicho plan para efectuar exámenes
especiales imprevistos, los mismos que deben ser autorizados por el Contralor
General.
3.3. Aprobación del plan
El Plan Anual de Auditoría de 2010 fue aprobado por el Contralor General del
Estado mediante Oficio № DCAI 06026 del 5 de abril de 2010.
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CAPÍTULO IV
4. PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DE LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
El artículo 24 de la LOCGE, dispone que el ejercicio de la auditoría gubernamental
será objeto de planificación previa y evaluación posterior de sus resultados, en
consecuencia la Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC se encuentra sometida a
esta disposición.
El P.A.G. 02, respecto de la planificación de la auditoría gubernamental establece
que la planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se preste
atención adecuada a áreas importantes y a los problemas potenciales del examen,
evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencia necesaria
aplicando los criterios, de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.
4.1. Archivo permanente estructura y contenido
Dirigido a mantener la información general de carácter permanente, como un punto
clave de referencia para conocer la entidad, su misión básica y los principales
objetivos.
El archivo permanente de papeles de trabajo es la base para la planificación y
programación de la auditoría financiera. Esta condición hace necesario disponer de
un archivo permanente estructurado de tal manera que facilite la utilización de la
amplia información acumulada.
El archivo permanente es y será considerado como la principal fuente de
información para ejecutar una auditoría. En la práctica de la auditoría, su ausencia o
disponibilidad parcial es calificada como una de las principales causas negativas
para ejecutar una auditoría eficiente.
La disponibilidad de un archivo permanente organizado, administrado, custodiado y
actualizado por cada unidad de auditoría interna de las entidades públicas es
esencial para el eficiente funcionamiento de la auditoría externa y en el caso de
instituciones que no cuenten con auditoría interna, la responsabilidad por la
21
organización y mantenimiento del archivo permanente corresponde a la unidad
operativa de auditoría de la CGE, según su ámbito de acción. Por ende, la
responsabilidad primaria por la organización y manejo del archivo permanente es
competencia del titular de auditoría interna o de la unidad operativa de auditoría de
la Contraloría General del Estado, según el caso.
El archivo permanente de cada entidad pública será organizado a base de las
actividades principales que desarrolle, así como de las funciones secundarias
relevantes.
La importancia otorgada a la organización y manejo del archivo permanente,
permite el desarrollo de una aplicación informática para facilitar la estructuración de
la información y la utilización de las fuentes de datos disponibles en una base de
datos de fácil acceso.
La información contenida en el archivo permanente se actualizará de manera
continua y obligatoriamente al menos una vez al año o semestralmente. La
información corresponderá al último ejercicio terminado y en situaciones específicas
a los dos o tres últimos períodos.
La documentación liberada del archivo permanente activo será transferida al
archivo inactivo, que mantendrá una estructura similar al archivo activo.
4.2. Planificación preliminar
La Planificación Preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información
general sobre el espacio o área y las principales actividades sustantivas y adjetivas
que van a ser examinadas, a fin de ejecutar el examen cumpliendo los
procedimientos adecuados a las circunstancias.
La Norma de Auditoría Gubernamental P.A.G. 04 respecto de la Plnificación
preliminar dispone que el Supervisor de campo y el Jefe de Equipo son las
personas encargadas de obtener la suficiente información orientada a validar el
enfoque del examen.
La planificación preliminar se iniciará con la orden de trabajo, se elaborará una guia
para la visita previa, con la cual se obtendrá información relacionada con el área
22
examinada. Se efectuará una evaluación del Control Interno a fin de determinar el
enfoque del trabajo a realizar. La información obtenida en esta fase proporcionará
entre otras:
1) Conocimiento del área, proyecto o programa a examinar y su naturaleza
jurídica.
2) Misión, visión, metas y objetivos del área a examinar.
3) Conocimiento de las actividades principales y planes.
4) Informe de avance o progreso y las evaluaciones realizadas por la propia
entidad, al cumplimiento de los planes estratégicos y operativos.
5) Identificación de las políticas y prácticas administrativas y financieras.
6) Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los
sistemas informáticos.
7) Conocimientos de asuntos de mayor importancia que oriente al auditor en la
elaboración de los programas que serán aplicados posteriormente
8) Identificación de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones.
9) Identificación de los funcionarios principales.
10) Conocimiento de los principales indicadores de gestión preparados por la
FLOPEC.
El producto de la planificación preliminar se concretará en un informe o reporte que
será puesto a consideración del Auditor Interno, informe que permite validar el
enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles de trabajo
respectivo. La excepción para presentar el informe de planificación preliminar se
aplicará al tratarse de áreas. Ello no impide que se realice la visita previa con el
propósito de establecer el estado en que se encuentra las actividades de las áreas
y determinar la oportunidad de efectuar las auditorias.
23
La planificación preliminar en la auditoria es una fase que está dirigida a definir las
principales áreas o componentes a ser examinados, con una evaluación general y
específica.
La planificación de auditoría comienza con la obtención de la información necesaria
que permite definir una estrategia adecuada a ser empleada y concluye con la
definición detallada de las tareas a realizar en las fases de ejecución.
La planificación preliminar de la auditoria tiene como finalidad obtener un
conocimiento general de la empresa o unidad sujeta a examen y documentar sus
principales actividades sobre la base del objetivo de auditoría
En tal virtud se puede señalar que la planificación preliminar permite diseñar las
estrategias importantes para lograr los resultados adecuados sobre las áreas
críticas examinadas y proponer mejoras para que sean ejecutadas por los
administradores a través de las acciones correctivas necesarias.
Para definir el enfoque del examen habrá una reunión previa para ese fin.
4.3. Pasos de la planificación preliminar
1) El Jefe de Equipo elabora el oficio circular de notificación de inicio de examen a
funcionarios responsables de la operación.
2) El Auditor General suscribe la notificación de inicio de examen para el Gerente
General, conforme a lo dispuesto al Art. 20 del Reglamento a la LOCGE y el
Jefe de Equipo para los dignatarios, funcionarios, servidores y demás personas
vinculadas con el examen como lo dispone el Art. 21 del Reglamento antes
citado. “Formas de notificación del examen”.
3) El Supervisor y Jefe de equipo conjuntamente desarrollarán los siguientes
procedimientos:
Elaboran la guía de visita previa con el propósito de que los miembros del
equipo de auditoría apliquen los procedimientos para conocer las
actividades administrativas operativas y técnicas de la entidad y disponer de
información confiable y oportuna.
24
Revisar y actualizar el archivo permanente y corriente.
Obtener información documentada del componente y subcomponentes bajo
examen.
Examinar y evaluar la visión, misión, objetivos, metas y FODA (Plan
Estratégico y Plan operativo).
Conocer los criterios, parámetros e indicadores de gestión (Plan Operativo
Anual).
Definir objetivos específicos y estrategia para la Auditoría.
Determinar los auditores y otros profesionales integrantes del equipo
multidisciplinario.
4.4. Orden de trabajo
Los requisitos básicos de la orden de trabajo son:
La definición del alcance (período y área a examinar).
Descripción de objetivos.
Tipo de auditoría.
Personal ejecutor y tiempo.
En los exámenes imprevistos se señalará la autorización expresa del
Contralor General del Estado o de la máxima autoridad de la institución en
cumplimiento al inciso quinto del artículo 14 reformado de la LOCGE.
4.5. Notificación de inicio
Cumplir con el debido proceso en la notificación de inicio de la actividad de
control de acuerdo a lo previsto en lo que dispone el Art. 7 literal b del Reglamento
Sustitutivo para la elaboración y trámite de informes de examen especial e
informes con indicios de responsabilidad penal. Emitido mediante acuerdo 025
CG- 2009 de 26 de Agosto de 2009 publicado en RO 23 de 10 de Septiembre del
mismo año.
25
4.6. Planificación específica
La P.A.G.-05 planificación específica de la auditoría gubernamental establece:
Se basa en la información obtenida en la planificación preliminar, que será
completada con la definición de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la
ejecución de la auditoría.
La planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la
gestión de la unidad administrativa a examinar con relación a los objetivos, metas
y programas previstos.
La evaluación del control interno es obligatoria para obtener información
complementaria, evaluar y calificar los riesgos así como seleccionar los
procedimientos que se aplicarán.
Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase:
1. El objetivo de la auditoría y reporte del conocimiento del área a ser examinada
y evaluación del control interno.
2. Recopilación de información adicional de acuerdo con las necesidades.
3. Matriz para calificar los factores específicos de riesgo y definir el enfoque de la
auditoría, considerando los sistemas de información computarizada.
4. Procedimientos de auditoría derivados de los resultados obtenidos en la
evaluación del control interno.
La planificación específica permite identificar las actividades y procesos relevantes
de la organización para ser examinados en la fase de ejecución, preparar en
forma adecuada la evaluación del control interno y elaborar los programas de
auditoría al detalle.
26
En la planificación específica se consideraran los resultados de la evaluación del
control interno para obtener la información correspondiente para calificar el riesgo
de los componentes y subcomponentes de la entidad o unidad administrativa.
Permitirá a sí mismo la aplicación puntual de los procedimientos sustantivos de
auditoría.
a. Pasos de la planificación específica
Consiste en la aplicación de los procedimientos sustantivos para obtener la
evidencia necesaria en la ejecución de la auditoría e incluirá la evaluación del
control interno y de los riesgos. Asimismo incluirá los resultados de la gestión
del componente y subcomponentes auditados, para lo establecido se seguirá
los siguientes pasos:
1. Los integrantes del Equipo de Auditoría revisan y analizan la información y
documentación recopilada.
2. Evalúan el Control Interno de cada componente utilizando “Cuestionarios
de Evaluación de Control Interno”, flujo gramas, descriptivas o
combinados.
3. El Jefe de equipo y el Supervisor elaboran el Memorando de Planificación,
el mismo que es revisado y aprobado por el Auditor General.
4. El Jefe de Equipo elabora la “Matriz de Riesgos de Auditoría”, los
programas de auditoría y prepara la carta de evaluación del Control
Interno, la misma que es revisada por el Supervisor y el Auditor General.
5. Los auditores observarán las siguientes normas relacionadas con la
planificación de la auditoria gubernamental:
a) P.A.G- 05 Planificación especifica de la auditoría gubernamental.
b) P.A.G- 06 Evaluación del riesgo.
c) P.A.G-07 Estudio y evaluación del control interno.
27
d) P.A.G-08 Memorando de planeamiento de la auditoria Gubernamental.
e) P.A.G-09 Comprensión global de los sistemas de información
computarizados (SIC S)
6. Se deberá considerar las siguientes NORMAS DE CONTROL INTERNO:
N.C.I. 200 Ambiente de Control.
N.C.I. 300 Evaluación de Riesgos.
N.C.I. 400 Actividades de Control.
N.C.I. 500 Información y Comunicación.
b. Tareas típicas de la planificación especifica
1. Revisión y análisis de la información de la documentación obtenida.
2. Evaluación del control interno del área componente o subcomponente
objeto del estudio.
3. Preparación del memorando de planificación.
4. El memorando de planificación, resume las decisiones más significativas
del proceso de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como:
antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión,
resultados de auditorías anteriores y actuales y aspectos financieros y
operacionales de la entidad auditada. Este memorando, es elaborado por
el jefe de equipo y supervisor como resultados del proceso inicial de la
auditoría dentro del cual se resumen los factores relevantes,
consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y
alcance de la auditoría.
5. Elaboración de los programas de auditoría.
c. Productos de la planificación específica
Los principales productos de la planificación específica de la auditoría son:
28
1. Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance
previsto.
2. Plan de muestreo.
3. Requerimientos de personal técnico o especializado, en la ejecución de la
auditoría.
4. Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen
ajustándose a lo establecido en la orden de trabajo.
5. Uso de técnicas de auditoría asistidas por computadora.
6. Memorando de planificación específica.
7. Papeles de trabajo de la fase.
8. Informe de evaluación al control interno para conocimiento del titular del
área examinada, con comentarios y recomendaciones.
9. La planificación específica genera los siguientes resultados una vez que
haya sido formulada:
Objetivos generales y específicos de la auditoria por componentes y/o
subcomponentes.
Alcance del trabajo relacionado con los objetivos.
Descripción de las actividades principales.
Calificación del riesgo.
Programas específicos de auditoria.
Requerimientos de personal técnico y especializado.
29
Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen
ajustándose a la orden de trabajo.
Tiempo estimado del examen.
Aplicación y uso de técnicas de auditoría asistido por computadora.
Informe de evaluación de control interno por componentes
30
CAPÍTULO V
5. CONTROL INTERNO.
5.1. Definición
El Art. 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que:
"El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”.
Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de Organizaciones
participantes (COSO) que dice:
“…El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: - Eficacia y eficiencia de las operaciones, - Fiabilidad de la información financiera, - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables…”.
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución
de un fin, no es un fin en sí mismo.
El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de
manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la
organización.
El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no
la seguridad total, a la alta dirección de la entidad.
31
a. Responsabilidad en la implantación del control interno
Los Arts.5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
establecen que “…cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la
existencia y mantenimiento de su propio control interno…”.
De igual manera el último inciso del Art. 7 que “…En el marco de las normas,
políticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y más instrumentos
indicados, cada institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las
normas, las políticas y los manuales específicos para el control de las
operaciones a su cargo. La Contraloría General verificará la pertinencia y la
correcta aplicación de las mismas…”.
El Art. 9 de la antes mencionada ley, indica que “…el control interno, será
responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad
primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de
la Contraloría General del Estado…”
El Art. 10 de la misma ley determina que “…Para un efectivo, eficiente y
económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en
administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales…”.
Las unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría
interna y servidores, son corresponsables de la incorporación y funcionamiento
del Control Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 77,
numeral 1, literal a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c),
respectivamente.
b. Elementos del control interno
Constituyen elementos del control interno, los siguientes:
- El Ambiente de control,
- La organización,
- Idoneidad del personal,
- El cumplimiento de los objetivos institucionales,
32
- Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas
adoptadas para afrontarlos,
- El sistema de información,
- El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y,
- La corrección oportuna de las deficiencias de control.
El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están
integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la
entidad:
- Ambiente de control,
- Evaluación de los riesgos,
- Actividades de control,
- Información y comunicación, y,
- Monitoreo o Supervisión.
c. Normas de control interno
La Contraloría General del Estado en ejercicio de las atribuciones que le
conceden los Arts. 212 Numerales 1 y 3 de la Constitución de la República, 7
numeral 1 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado emitió
las Normas de Control Interno para las entidades, organismos y personas
jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos, mediante
acuerdo 039-CG-del Contralor General del Estado de 16 de Noviembre de
2009 publicado en RO- 78 de 1 de Diciembre del mismo año.
El Art. 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, establece
los tiempos de control e indica que el ejercicio del control interno se aplicará
en forma previa, continua y posterior.
d. Controles básicos
El objetivo de implantar un control interno, no es únicamente el mantenimiento
de un método adecuado para procesar la información, sino también
salvaguardar a la organización de posibles pérdidas, debido a fraude o error.
33
Los controles básicos aplicables a todo procedimiento, actividad, función,
operación se refiere fundamentalmente a:
Procedimientos de autorización
Constituyen las medidas principales para asegurar que únicamente
aquellas transacciones legítimas y apropiadas sean procesadas y que se
rechace cualquier otra.
Procedimientos de registro
Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una
entidad pública deberán ser registrados en los libros para una adecuada
clasificación y exposición conforme a la naturaleza de las operaciones y/o
actividades.
Procedimientos de custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el
acceso y uso de activos y de registros, así como la seguridad de las
instalaciones y la autorización para el acceso a programas de computación
y a los archivos de información, entre otros.
Procedimientos de revisión
Se refieren a la revisión independiente sobre la ejecutoria y la valuación
apropiada de las operaciones y /o actividades registradas.
5.2. Evaluación del control interno
Según la normativa vigente, el auditor Interno de FLOPEC obtendrá la
comprensión suficiente de la base legal, planes y organización, así como de los
sistemas de trabajo e información manuales y sistemas computarizados
existentes, establecerá el grado de confiabilidad del control interno del ente o área
sujeta a examen a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza,
oportunidad, alcance y selectividad de la aplicación de los procedimientos
sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluación para
conocimiento de la administración del ente auditado.
34
1. Seguimiento de recomendaciones
El auditor Interno como parte de la evaluación del control interno efectuará el
seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento
de las medidas correctivas propuestas.
Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se
iniciarán en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar
el informe del examen anterior se analizará las recomendaciones para
tabularlas en un papel de trabajo.
Los procedimientos a realizarse en el campo serán: la verificación del
cumplimiento del cronograma de implantación de las recomendaciones, las
entrevistas con la máxima autoridad y con los funcionarios responsables del
cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el
alcance del cumplimiento.
Se obtendrá evidencia documentada sobre su cumplimiento y se establecerá
en el informe las responsabilidades pertinentes, en casos de incumplimiento
como lo determinan los Arts. 92 y 31 numeral 12 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
2. Métodos y documentación para evaluar el control interno.
Al evaluar el control interno, los auditores internos de FLOPEC, lo podrán
hacer a través de cuestionarios, descripciones narrativas y diagramas de flujo,
según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos, como
una forma de documentar y evidenciar esta labor.
La metodología a utilizar para evaluar el control interno dependerá solamente
de la forma como se presente la información y del criterio del auditor; en
ciertas ocasiones la aplicación de un diagrama puede ser mucho más útil que
la descripción narrativa de determinada operación; en otras según sea el
componente la utilización de cuestionarios especiales puede ayudar de
35
manera más efectiva; que la evaluación realizada a través de cualquier otro
método.
Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen
manuales en la organización que puedan llegar a suplir la descripción de los
sistemas evaluados por el auditor. Dependerá de cada una de las situaciones
que se presenten al elegir uno u otro método de documentación y,
especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el
material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentación
necesaria para evidenciar la evaluación del sistema de información,
contabilidad y control.
A continuación se enuncian los métodos generales:
1. Método de cuestionarios de control interno o especial
Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas
orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y
normativa emitida por la Contraloría General del Estado y legislación
vigente que regula las actividades de la empresa.
2. Método de descripciones narrativas
El método de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se
compone de una serie de preguntas que a diferencia del método anterior,
las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles
que funcionan en una entidad.
3. Método de diagramas de flujo
El flujo grama es la representación gráfica secuencial del conjunto de
operaciones relativas a una actividad, proceso o sistema determinado, su
conformación se la realiza a través de símbolos convencionales.
Los métodos de evaluación de control interno que se han venido aplicando
son tratados en forma detallada en los respectivos manuales
especializados, sin embargo por su aplicabilidad para verificar y evaluar el
36
cumplimiento de la Visión, Misión y Objetivos de FLOPEC se expone la
evaluación del control interno mediante los atributos funcionales de
referencia (AFRs).
5.3. Atributos funcionales de referencia (AFR’s)
En las auditorias de gestión, para la evaluación del control interno se aplicarán
también los Atributos Funcionales de Referencia (AFR’s), que en términos muy
generales se describen en el presente manual, ya que en la práctica de la
auditoría es un método útil y adecuado.
Una vez que se ha recopilado la información que incluye, entre otros aspectos: las
disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias relacionadas con el objeto
evaluado; la misión y visión establecidas, objetivos y metas; estructura
organizativa; procesos productivos de bienes o servicios y procesos de apoyo a la
gestión, a base de la cual se ha obtenido el conocimiento general de la entidad o
gestión donde se practica la evaluación, se han identificado los procesos
medulares, es decir, las actividades sustantivas con mayor incidencia en los
resultados de la gestión, identificación que facilitará y orientará al auditor en la
selección de la muestra y ejecución de las actividades de control.
Los datos e información recopilados se analizarán con una visión sistémica de la
gestión a evaluar, en dos tipos de procesos:
Los que conducen directamente a la generación de los servicios que
constituyen el objeto principal de la empresa o misión evaluada (procesos
esenciales o medulares).
Los procesos de apoyo, es decir, los que le dan soporte a la gestión productiva
y que se llevan adelante para la materialización de su misión.
Una vez identificados los procesos esenciales, establecidos los lineamientos y
determinada la disposición de recursos para realizar la evaluación, se podrá
decidir si su alcance finalmente se extenderá a toda la organización o se
circunscribirá a determinado plan, programa, actividad, u operación; definiéndose,
en general, los objetivos y las estrategias de la actuación, dirigidas a:
37
Determinar la capacidad de revisión, autocontrol y rectificación de la gestión y
de la incidencia de esa capacidad en el cumplimiento de la misión y en el logro
de objetivos y metas.
Identificar y jerarquizar las áreas que se consideren como críticas en su
desempeño.
Identificar variables e indicadores existentes o necesarios para controlar y
evaluar el sistema de control interno.
A partir de los datos e información recabados y analizados que se manejen acerca
de la organización y de la experiencia e intuición de los evaluadores, se procede a
la selección de las áreas y sub áreas a evaluar.
Para ello es necesario que el equipo evaluador previamente identifique en la
unidad administrativa evaluada el proceso, que por analogía funcional,
correspondan a los “Componentes Estructurales y Funcionales de los Sistemas de
Control Interno”.
Todas las áreas y sub áreas identificadas en esta metodología tienen importancia
relativa en el desempeño organizativo, y por tal razón podrían ser analizadas en
su totalidad. Sin embargo, según el alcance que se le haya asignado a la
intervención y los resultados de los análisis obtenidos, ésta puede circunscribirse
a determinadas áreas y sub áreas, siendo recomendable en este caso que la
selección recaiga en las que tengan mayor vinculación o incidencia en el logro de
los objetivos y metas, o con los procesos sustantivos o medulares de la
organización, plan programa, proyectos, actividades, unidad o proceso evaluado.
Una vez seleccionadas las áreas y sub áreas, el análisis subsiguiente se dirigirá a
determinar cuáles de éstas son las posibles áreas críticas. Para facilitar el
proceso, el evaluador debe jerarquizar, lo cual puede realizar basándose en los
resultados del análisis y en sus experiencias.
Sin embargo, es aconsejable destacar aquellas áreas cuya incidencia se
considere decisiva en el cumplimiento de la misión institucional, lo cual contribuye
a darle una mayor objetividad a la jerarquización, para lo cual el equipo de trabajo
puede comenzar la preparación de los cuestionarios de evaluación, formularse
38
interrogantes acordes o pertinentes al grado de desarrollo institucional,
complejidad funcional y situación operativa de la organización evaluada.
Para facilitar y orientar esa preparación se presenta a continuación, el esquema
siguiente:
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
GUIA PARA LA EVALUACIÓN
AREA: 01 GERENCIA
SUBAREA 011 ENTORNO ORGANIZACIONAL
VALORACIÓN
TEÓRICA REAL
100 70
PRINCIPIO BÁSICO: La Gerencia ha formulado la misión de la organización y en
atención a ella ha establecido sus objetivos. Conoce y posee la información sobre
la situación y condiciones del entorno que atañen a sus operaciones.
ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA (AFR)
0111 Existe una misión que permite comprender la especificidad
de sus funciones en un tiempo determinados.
0112 Existen objetivos identificados a mediano y largo plazo.
0113 Cuenta, para el desempeño de sus funciones con un
proceso de planificación estratégica que incluye la calidad en
todos sus niveles.
0114 Conoce a sus proveedores y mantiene información sobre
las condiciones del mercado de los insumos que necesita.
0115 Conoce el ámbito donde está inserto el negocio de la
organización. Puede identificar clientes, usuarios, competidores,
regulaciones gubernamentales y tecnologías aplicables.
25
15
25
10
25
15
10
20
5
20
AFR CUESTIONARIO
0111 ¿Existe una Misión? ¿Es comprendida por los trabajadores?
0112
0113
¿Existen objetivos claramente definidos? ¿Tienen relación directa con la
Misión Institucional?
¿Están definidas las metas por cada objetivo y tienen establecidos los
lapsos de cumplimiento?
0114
¿Conoce a todos sus proveedores? ¿Conoce a cabalidad todos los
procedimientos y requisitos que deben cumplirse para la obtención de los
insumos? ¿Controla la adquisición de los insumos? ¿Cómo los controla?
39
0115
¿Tiene claramente identificados a sus clientes? ¿Quiénes son? ¿Tiene
identificados los organismos y las leyes que guían su actividad? ¿Conoce a
sus competidores y las condiciones en que se encuentran? ¿Cuál es la
tecnología que requiere para ejecutar sus funciones? ¿Quién suministra la
tecnología y cuál es el procedimiento para su adquisición?
Se deben identificar las diferentes áreas a ser evaluadas, las sub áreas que las
componen, los respectivos principios básicos y los atributos funcionales que se
tomarán para la preparación de los cuestionarios. Cada sub área debe contener lo
que convencionalmente denominamos Principio Básico, que consiste en el
enunciado de condiciones o atributos óptimos de gestión o desempeño (debe ser),
que en términos de calidad, productividad, economía y legalidad, constituyen el
fundamento de la eficiencia de la sub área respectiva.
A partir del contenido de cada principio básico, se deben preestablecer en las sub
áreas los denominados atributos funcionales de referencia, que conllevan a
describir de manera esquemática y detallada elementos que caracterizan y
tipifican la gestión de las sub áreas. Es importante destacar, que en la concepción
y estructuración de los ítems o atributos están implícitos importantes elementos de
comprobación y verificación, cuyo desarrollo en los cuestionarios facilita la
selectividad en la aplicación de las pruebas de auditoría que se consideren
necesarias.
Los evaluadores seleccionarán los atributos funcionales de referencia que
coincidan con el grado de desarrollo administrativo complejidad funcional y
situación operativa de la unidad administrativa evaluada.
A partir de cada atributo seleccionado, y tomándolo como guía de orden
metodológico, los evaluadores desarrollarán las interrogantes que consideren
necesarias para establecer y verificar, con la complementación de las respectivas
pruebas de auditoría, el grado de adecuación de la gestión evaluada con la
descripción contenida en el correspondiente “Atributo Funcional de Referencia”.
El análisis de la información levantada mediante los cuestionarios, debe permitir al
auditor según su experiencia, capacitación y criterio, presentar el análisis de la
40
situación objetivamente determinada y las conclusiones sobre las respectivas
áreas.
Estas conclusiones sobre las áreas evaluadas permitirán su jerarquización,
priorizando y distinguiendo como áreas críticas, las que contribuyen en mayor
grado en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para facilitar
esta actividad el evaluador registrará, entre otros, los datos siguientes:
* Identificación del área evaluada
* Identificación de las sub áreas evaluadas
* La jerarquización.
El éxito del desarrollo de este proceso dependerá, en gran parte, de que el equipo
de trabajo evaluador haya logrado:
* Dominio conceptual de los principios básicos de cada área, así como de
los Atributos Funcionales de Referencia que integran las sub áreas.
* Comprensión de que los atributos funcionales de referencia descritos no
son limitativos, por lo cual el evaluador podrá agregar otros ajustados a las
características del área y a la realidad de la unidad administrativa
evaluada.
* Adecuada jerarquización de las áreas críticas.
Cubiertos estos aspectos y a fin de tomarlo como referencia en el ejercicio de la
supervisión y evaluación de la calidad de la intervención, los productos que se
obtengan permitirán:
* La determinación de la capacidad de autocontrol o revisión de gestión, de
la unidad o proceso objetivo de análisis.
* Identificar las áreas críticas jerarquizadas.
* Obtener un informe parcial.
41
Contar con datos adicionales acerca de la unidad objeto de análisis, para formar o
actualizar el archivo permanente de la empresa y lograr la sistematización de la
información que permita apoyar actuaciones futuras.
5.4. Resultados de la evaluación de control interno
Identificado el grado de funcionamiento del control básico, el auditor ponderará de
acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los componentes,
rubros, áreas o cuenta bajo examen, asignándole una equivalencia numérica de 1,
2 o 3, en la casilla destinada a "Ponderación" (POND).
Tomando como base la ponderación asignada a cada una de las preguntas, el
auditor calificará el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas
y luego de la aplicación de las pruebas de cumplimiento respectivas.
Para concluir la evaluación del control interno, el auditor procederá a totalizar las
columnas de ponderación y calificación y llegará a obtener dos cantidades.
Estas cantidades transformadas en términos porcentuales, permitirán determinar
la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo.
La naturaleza y seguridad de las pruebas a los componentes seleccionados para
el examen, debe determinarse para cada entidad y para cada rubro, tomando en
consideración los siguientes factores:
1. Importancia relativa, se relaciona con la naturaleza, valor, incidencia de las
actividades y hechos económicos y la posibilidad de que puedan manejarse no
apropiadamente, cuando mayor es el riesgo, mayor será el detalle del examen.
2. Para determinar el nivel de riesgo, el auditor considerará entre otras las
situaciones siguientes:
42
Existe más riesgo Existe menos riesgo
Operaciones efectuadas según
órdenes verbales.
Operaciones efectuadas según
órdenes escritas.
Recibos y desembolsos en efectivo.
Recibos y desembolsos por medio
de cheques o transferencias
bancarias.
Actividades u operaciones no sujetas
a auditoría interna
Actividades u operaciones sujetas a
auditoría interna.
3. Magnitud de las cifras o parámetros individuales.
4. Cambios en el personal.
5. Frecuencia de los cambios en las prácticas administrativas.
6. Conclusiones alcanzadas luego de probar la efectividad de procedimientos o
aspectos específicos de control.
7. Experiencia de auditorías anteriores.
A continuación se describe una guía para utilizar el formulario:
a) La columna de valoración contiene dos sub columnas, una de ponderación
(POND) y otra de calificación (CALIF), las cuales se sumarán una vez
concluida la evaluación del control interno y aplicadas las pruebas de
cumplimiento, obteniendo dos valores, el uno corresponderá a la ponderación
total (PT) y el otro a la calificación total (CT). Estos valores se registrarán en
los espacios destinados para este objeto en el formulario.
Para obtener la calificación porcentual (CP) se multiplicará la calificación total
(CT) por 100 y se dividirá para la ponderación total (PT).
CP = CT x 100 (Formula)
PT
b) La calificación porcentual que se obtenga, se interpretará como el grado de
confianza o solidez que deposita el auditor en los controles internos de la
43
entidad determinándose de esta manera el nivel de riesgo que el auditor
enfrentará al examinar la cuenta o rubro correspondiente. La equivalencia de
los niveles es la siguiente:
Calificación
porcentual Grado de confianza Nivel de riesgo
15 – 50%
51 – 75%
76 – 95%
1 BAJO
2 MEDIO
3 ALTO
3 ALTO
2 MEDIO
1 BAJO
Los niveles de riesgo determinarán la profundidad y alcance de las pruebas
sustantivas que se aplicarán a través de los programas detallados de
auditoría, así como el tamaño de la muestra.
c) Identificado el nivel de riesgo, luego de la evaluación profunda y amplia de los
controles internos, el auditor expresará una conclusión preliminar sobre la
cuenta o rubro evaluados, la misma que contendrá básicamente lo siguiente:
Expresión de la revisión y familiarización con los controles internos.
Identificación de las pruebas de cumplimiento aplicadas, en el cuestionario.
Expresión de lo adecuado o inadecuado de los controles y la confianza que
se deposita en los mismos.
Fecha en la que se efectúa la evaluación.
Explicación del nivel de riesgo.
Las actualizaciones de la evaluación de control interno, se las realizará cada año
o período y no será necesario que para cada examen se preparen nuevos
cuestionarios de control interno, ya que se utilizarán los que sirvieron de base
para una primera evaluación.
44
Sin embargo, las actualizaciones se realizarán con la misma profundidad como si
se tratara de la primera vez, por lo tanto, las respuestas obtenidas, la calificación
otorgada y las pruebas de cumplimiento aplicadas en períodos anteriores serán
actualizadas utilizando un bolígrafo de diferente color y colocando las siglas del
supervisor y jefe de equipo frente a cada pregunta del cuestionario y a los
espacios previstos en el cuadro del formulario descrito a continuación:
RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD:..........................................................................................
COMPONENTE O CUENTA:...............................................................
1. VALORACION:
Ponderación Total (PT):.........................
Calificación Total (CT):.........................
Calificación Porcentual (CP):................
PT :......................................100%
CT:...................................... X CP : CT x 100
PT
CP:..................................... %
2. DETERMINACION DE LOS NIVELES DE RIESGO
3 2 1
RIESGO:
Coeficiente
Solidez
3. APRECIACION PRELIMINAR DE LA EVALUACION
DEL CONTROL INTERNO
45
4. ACTUALIZACION DE LA EVALUACION
AÑO SUPERVISOR JEFE EQUIPO FECHA
5.5. Comunicación de resultados de la evaluación del control interno
De conformidad con la normativa vigente, "la máxima autoridad de cada entidad y
cualquier funcionario que tenga a su cargo un segmento organizacional,
programa, proceso o actividad, periódicamente debe evaluar la eficiencia de su
control interno, y comunicar los resultados ante quien es responsable. Un análisis
periódico de la forma en que el control interno está operando le proporcionará al
responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de
su corrección y fortalecimiento”.
La auditoría gubernamental requiere la emisión obligatoria de un informe que
refleje los resultados de la evaluación del control interno, mientras se realiza el
examen y el sustento respectivo en papeles de trabajo.
El contenido básico del informe de evaluación del control interno incluirá los
resultados obtenidos a nivel del estudio practicado al ambiente de control, los
sistemas de información y a los procedimientos de control.
5.6. Relación de la evaluación de control interno con los programas de trabajo
De la evaluación del sistema de control interno se determina además controles
claves se comprueba la vigencia y correcto funcionamiento. Los procedimientos
que tienden a verificar ese correcto funcionamiento y vigencia, son las "pruebas de
cumplimiento".
46
Estas pruebas de cumplimiento van a formar parte de los programas de trabajo de
auditoría, y su realización preferentemente debe efectuarse al inicio de la fase de
ejecución del trabajo.
Los programas de trabajo de auditoría realizados a partir de las pruebas de
cumplimiento seleccionadas, tendrán claridad en temas como; naturaleza de la
prueba, oportunidad y alcance.
A su vez este alcance será medido en función de la calidad de la documentación a
revisar y de los pasos a seguir en caso de detectar errores o irregularidades.
La existencia de errores o irregularidades en la realización de las pruebas de
cumplimiento, invariablemente implicará un aumento en el alcance de las tareas, o
la conclusión de que ese control no se cumple en forma adecuada, o no está
vigente y, por lo tanto, deben modificarse los procedimientos de auditoría a
emplear.
En este caso, se tendría que modificar esa prueba de cumplimiento por otra prueba
de tipo sustantivo. De ahí la importancia de realizar la prueba de estos controles
con anticipación a la fecha de cierre del período a auditar, ya que resultaría
problemático, detectar debilidades de control y no poder tomar acciones correctivas
oportunas en el plan de auditoría si estas pruebas son efectuadas con posterioridad
a dicha fecha.
47
CAPÍTULO VI
6. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
La fase de ejecución del trabajo se concreta con la aplicación de los programas de
auditoría elaborados en la planificación específica y el cumplimiento de los
estándares definidos en el plan de la auditoría.
Esta fase prevé la utilización de profesionales especializados en materias objeto de
la auditoría, en tales circunstancias la preparación de los programas serán
sometidos a la revisión del jefe de equipo y supervisor.
Los productos principales de esta fase son los siguientes:
Estructura del Informe de auditoría referenciado con los papeles de trabajo.
Programa para comunicar los resultados de auditoría a la administración de la
Empresa.
Borrador del informe de auditoría, cuyos principales resultados serán
comunicados a la administración de la Empresa.
Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes
examinados e informados.
Informe de Supervisión Técnica de la Auditoría.
Expediente de papeles de trabajo de Supervisión.
6.1. Pruebas y técnicas de auditoría
1. Introducción
Una vez que el auditor se ha familiarizado con los sistemas en funcionamiento,
el siguiente paso es cerciorarse de que aquellos están operando
satisfactoriamente, dicha verificación puede hacerse a través de pruebas. Estas
varían en cada examen y sirven para que el auditor compruebe la corrección de
48
las operaciones ejecutadas. Una prueba es la razón con que se demuestra una
cosa, o sea, es la justificación de la razonabilidad de cierta afirmación.
Por medio de la aplicación de pruebas apropiadas a las actividades,
operaciones e informes, se puede comprobar la efectividad de los métodos
utilizados por la entidad, al ejercer el control. El auditor se interesa en el control
sobre los componentes, áreas y operaciones, a fin de determinar la precisión y
confiabilidad y además, que FLOPEC cumpla con las normas y disposiciones
legales y reglamentarias pertinentes. La necesidad de revisar y probar este
cumplimiento está presente durante todo el examen.
Para obtener evidencia suficiente y competente, el auditor interno de FLOPEC
utilizará las pruebas de auditoría, las que están orientadas al cumplimiento del
objetivo del examen, que es emitir una opinión profesional, objetiva e imparcial
sobre la razonabilidad de la información o sobre la corrección de las actividades
y operaciones.
El uso de pruebas en los exámenes implica un cierto riesgo puesto que se,
requiere que el auditor interno posea un conocimiento suficiente de las técnicas
y aplique el debido cuidado profesional y criterio en su elección.
2. Tipos de pruebas en auditoría
En atención a la naturaleza, objetivos, diferencias y correlación, a las pruebas
en auditoría se las puede clasificar en:
1. Pruebas globales
Estas instrumentan el mejor manejo de la entidad y sirven para identificar las
áreas potencialmente críticas donde puede ser necesario un mayor análisis
a consecuencia de existir variaciones significativas.
2. Pruebas de cumplimiento
Esta clase de pruebas tiende a confirmar el conocimiento que el auditor
tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la
etapa de evaluación de control interno, como a verificar su funcionamiento
49
efectivo durante el período de permanencia en el campo. A estas pruebas
se las conoce también como de los controles de funcionamiento o de
conformidad.
3. Pruebas sustantivas
Tienen como objetivo comprobar la validez de las operaciones y/o
actividades realizadas y pueden referirse a un universo o parte del mismo,
de una misma característica o naturaleza, para lo cual se aplicarán
procedimientos de validación que se ocupen de comprobar:
La existencia de las actividades y operaciones.
La propiedad de las operaciones y hechos económicos.
La correcta valoración de las actividades y operaciones.
La adecuada presentación de toda la información.
La totalidad de las actividades y operaciones, es decir, que ninguna haya
sido omitida.
Que todos los hechos económicos estén debidamente clasificados y hayan
sido registrados en forma oportuna y correcta
3. Técnicas para la aplicación de las pruebas en auditoría
Las pruebas también pueden clasificarse según la técnica seguida para
determinar dentro de la revisión selectiva la naturaleza y el tamaño de la
muestra, seleccionar la muestra y evaluar los resultados obtenidos de la prueba,
en tal sentido, pueden ser sin medición estadística y con medición estadística:
4. Pruebas sin medición estadística
Son aquellas en las que el auditor interno de FLOPEC se apoya exclusivamente
en su criterio, basado en sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional.
Por esta razón, su naturaleza es de carácter subjetiva.
50
Los métodos no estadísticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de
muestreo y son:
Selección de cada unidad de la muestra con base en algún criterio, juicio o
información.
Selección en bloques, que consiste en escoger varias unidades en forma
secuencial.
Las condiciones en las que se recomienda su utilización pueden resumirse en
las siguientes:
Como su aplicación resulta más simple y menos costosa, es conveniente en
universos reducidos y heterogéneos, como son, en términos generales, los
que se encuentran en instituciones medianas y pequeñas.
Cuando sea necesario emplear con mayor exigencia la apreciación
profesional y la selección de los elementos para que la prueba descanse en
la idoneidad del auditor.
La determinación del tamaño de la muestra sobre bases absolutamente
subjetivas, puede dificultar la justificación del fundamento de la extensión de las
pruebas.
Las conclusiones también son subjetivas, ya que no puede transmitirse a
terceros la cuantificación del grado de seguridad y confianza con que el auditor
ha extraído su juicio.
No obstante lo anterior, la experiencia ha demostrado que el muestreo
discrecional es un método eficiente y fiable como instrumento para la
formulación de opiniones de auditoría.
Cuando se ha optado por esta modalidad, al seleccionar cualquier tipo de
muestra, deberá considerarse en todos los casos:
Las actividades u operaciones significativas.
51
Aquellas actividades u operaciones sobre las cuales el auditor tuviera
alguna sospecha de error.
Aquellas actividades u operaciones que pueden tener mucho movimiento o
gran repetitividad.
5. Pruebas con medición estadística
En este tipo de pruebas, el auditor lleva a cabo las distintas etapas del proceso
de muestreo, aplicando tablas y fórmulas matemáticas que le permiten obtener
precisión y seguridad en sus apreciaciones.
Para la utilización óptima de las técnicas estadísticas de muestreo, es necesario
que existan ciertas condiciones o requisitos que permitan la aplicación del
mismo.
El tamaño de la muestra surge de la complementación del criterio del auditor y
las características del universo por examinar, factores, que, mediante fórmulas
matemáticas determinan el número de elementos para estudio.
La selección de la muestra se efectúa excluyendo la subjetividad del auditor;
para tal propósito, se utilizan distintos métodos que aporta la técnica estadística.
Tales métodos permiten que los elementos que componen la muestra sean
elegidos al azar.
La evaluación de los resultados se realiza considerando fórmulas matemáticas
que estiman razonablemente el comportamiento del universo, a partir de los
valores de la muestra.
Como aspectos positivos que se desprenden de la aplicación de esta modalidad
se mencionan:
Disminuye la influencia de factores subjetivos en la determinación del
tamaño de la muestra a través de fórmulas matemáticas.
52
Se puede medir la precisión de las conclusiones y el grado de seguridad y
nivel de confianza con que éstas pueden ser definidas de acuerdo con la
opinión del auditor.
Se economiza tiempo cuando el universo es muy grande, ya que el tamaño
de la muestra no es directamente proporcional a la magnitud del universo.
Aumenta la calidad del trabajo, a través de una mayor rigurosidad en la
definición del universo, margen de error, desviación, entre otros, por así
requerirlo las fórmulas matemáticas empleadas.
Facilita la planificación del trabajo.
Es menester que el universo posea masividad y homogeneidad, es decir, que el
universo se encuentre formado por un número considerable de elementos, de lo
contrario, su aplicación resulta antieconómica y por otro lado, no deben existir
elementos que, con respecto a las características bajo análisis, se diferencien
notablemente del resto.
Con respecto a la muestra, se requiere que sea seleccionada al azar, lo que
implica que todos los elementos del universo tendrán iguales probabilidades de
integrar la muestra. En otras palabras, el muestreo debe ser aleatorio e
irrestricto.
No obstante, haberse mencionado las definiciones y aspectos básicos sobre la
utilidad que puede prestar las técnicas del muestreo estadístico, cabe señalar
que para desarrollar el muestreo estadístico en la auditoría interna de FLOPEC
habrá de remitirse al documento "Curso de Muestreo Estadístico" elaborado por
la CGE.
6.2. Programas y técnicas de auditoria
1. Programas de auditoría
La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la aplicación de los
correspondientes programas, los cuales constituyen esquemas detallados por
53
adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que
guían el desarrollo del mismo.
El programa de auditoría es el documento formal que sirve como guía de
procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro
permanente de la labor efectuada. Es un enunciado lógicamente ordenado y
clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados y la extensión y
oportunidad de su aplicación.
Las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental vigentes, disponen el
uso de programas para la planificación preliminar y específica de la auditoría y
como uno de los productos de esta última, la inclusión de programas de
auditoría por componentes, ciclos, sistemas o cuentas, dependiendo del
enfoque de la auditoría.
2. Técnicas y prácticas de auditoría
Las técnicas de auditoría constituyen los métodos prácticos de investigación y
pruebas que emplea el auditor para obtener la evidencia o información
adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones,
contenidas en el informe.
Las técnicas de auditoría son las herramientas del auditor y su empleo se basa
en su criterio o juicio, según las circunstancias.
Durante la fase de planeamiento y programación, el auditor determina cuáles
técnicas va a emplear, cuándo debe hacerlo y de qué manera. Las técnicas
seleccionadas para una auditoría específica al ser aplicadas se convierten en
los procedimientos de auditoría.
Algunas de las técnicas y otras prácticas para la aplicación de las pruebas en la
auditoría profesional del sector público son expuestas a continuación:
54
55
3. La técnica de entrevista para auditores
La entrevista constituye el vehículo para ganar acceso a datos más confiables.
La entrevista es el corazón del proceso de investigación, que maneja las
destrezas y las técnicas de buscar, que decir y cómo decirlo desde el principio
hasta el final del proceso; para lo cual el auditor debe determinar si las
condiciones son aptas para fomentar discusiones constructivas y productivas,
de lo contrario debe medir las opciones y determinar si los objetivos que
persigue la entrevista se pueden cumplir o si tiene que hacer otros arreglos y
buscar el momento propicio para realizar dicho proceso.
Al comenzar la entrevista, el auditor debe usar la información que obtuvo durante
la investigación preliminar lo cual le permitirá abrir la conversación y facilitar la
realización de la entrevista, para lo cual el auditor interno de FLOPEC deberá:
56
Dar al entrevistado información sobre el origen de la auditoría y las razones
que dieron lugar la entrevista.
Discutir el propósito y los objetivos de la entrevista.
Preguntar al entrevistado si tiene alguna pregunta o preocupación antes de
entrar a los temas de la entrevista.
Informar el tiempo que espera que dure la entrevista.
Las preguntas que hace el auditor están orientadas a los objetivos y el propósito
de la entrevista. El estilo de las mismas está basado en como obtener la mayor
información sin intimidar al entrevistado.
El auditor debe conducir la apertura y cierre de la entrevista de manera que
demuestre al entrevistado que se le agradece por su tiempo y la información
proporcionada y dar una idea general de lo próximo que ocurrirá en el proceso de
la auditoría para mantener siempre la comunicación abierta para otras preguntas
en el futuro.
Los ingredientes más importantes que se debe tomar en cuenta para que una
entrevista resulte eficiente y efectiva son:
1. Técnica de formulación de preguntas
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Preguntas dirigidas
2. Destreza de escuchar
Escuchar para oír
Escuchar para entender
57
3. Paráfrasis
Palabra por palabra
Sustancia
Inferencia
4. Destrezas de explorar
Seguimiento al contenido
Respondiendo para afectar
5. Tomando notas
Narrativas
Gráficas
6. Comunicación verbal
Contacto de ojos
Postura
Comportamiento que distrae
6.3. Hallazgos de auditoría
El término hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el
auditor. Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que
merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras
personas interesadas.
Los hallazgos en la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del
auditor y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan
deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para
registrar, procesar, resumir y reportar información confiable y consistente, en
relación con las aseveraciones efectuadas por la administración y que a
continuación se describe:
58
1. Elementos del hallazgo de auditoría
Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una
auditoría, no siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su
buen juicio y criterio profesional para decidir cómo informar determinada
debilidad importante identificada en el control interno. La extensión mínima de
cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo éste debe ser informado y
reunirá los siguientes elementos:
Condición
Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar un
área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”.
Criterio:
Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide
la condición del hecho o situación, establecida en la legislación vigente.
Efecto:
Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada,
generalmente representa la pérdida en términos monetarios originados por
el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.
Causa:
Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o
también el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su
identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es
indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que
prevenga la recurrencia de la condición.
2. Evidencias de auditoría
Las evidencias de auditoría es el conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las
59
conclusiones de auditoría. Las evidencias de auditoría constituyen los
elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y
cuando éstas son suficientes y competentes, constituyen el respaldo del
examen que sustente el contenido del informe, estas se clasifican en:
Física
Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades,
bienes, documentos y registros. La evidencia de esta naturaleza puede
presentarse en forma de memorando, fotografías, gráficos, cuadros,
muestreo, materiales, entre otras.
Testimonial
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el
transcurso de la auditoría, con el fin de comprobar la autenticidad de los
hechos.
Documental
Consiste en la información elaborada, como la contenida en cartas,
contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la
administración relacionada con su desempeño (internos), y aquellos que se
originan fuera de la entidad (externos).
Analítica
Se obtiene al analizar o verificar la información, el juicio profesional del
auditor acumulado a través de la experiencia, orienta y facilita el análisis.
3. Atributos de la evidencia
Para que sea una evidencia de auditoría, se requiere la unión de dos
elementos: evidencia suficiente (característica cuantitativa) y evidencia
comprobatoria o competente (característica cualitativa), que proporcionan al
auditor la convicción necesaria que le permita tener una base objetiva de su
examen. Estos atributos pueden ser:
60
Suficiencia
Se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto en sus cualidades
de pertinencia y competencia. El concepto de suficiencia reconoce que el
auditor no puede reducir el riesgo de auditoría a cero y el SAS-31-
“Evidencias de Auditoría” pone énfasis en que la acumulación de
evidencias debe ser más persuasiva que convincente.
Competencia
Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de
evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar si
existen razones para dudar de su validez o su integridad. Sin embargo,
reconociendo la posibilidad de que existen excepciones, el “SAS-31 -
Evidencias de Auditoría ” hace las siguientes generalizaciones:
- La evidencia es más confiable si se obtiene de una fuente
independiente.
- Cuanto más efectivo sea el control interno, más confiable será la
evidencia.
- La evidencia obtenida directamente por el auditor a través del examen
físico, observación, cálculo e inspección es más persuasiva que la
información obtenida indirectamente.
- Los documentos originales son más confiables que sus copias.
Pertinencia o relevancia
Es aquella evidencia significativa relacionada con el hallazgo específico.
6.4. Conclusiones de auditoría
Obtener conclusiones apropiadas de auditoría es una parte del proceso, tan
importante como la aplicación de los programas específicos, resume el resultado
61
del trabajo y establecen si los objetivos de auditoría han sido alcanzados. Sin
conclusiones apropiadas el trabajo es incompleto.
Todas las conclusiones de auditoría deben ser revisadas por el jefe del equipo, de
auditoría, pues tienen como propósito preparar el informe a base de la evaluación
de:
Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditoría aplicados.
Los hallazgos importantes de cada componente examinado.
Los hallazgos de la auditoría.
Si al evaluar los hallazgos de auditoría se concluye que los informes de gestión y
financieros, entre otros están significativamente distorsionados y el error
acumulado supera el límite establecido para la significatividad, es necesario
realizar lo siguiente:
Proponer las correcciones o los ajustes necesarios.
Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimación del error más probable.
Incluir en el informe de auditoría las limitaciones y salvedades o emitir un
informe adverso.
6.5. Documentación de una auditoría
La ejecución del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al
aplicar los programas específicos elaborados para cada componente. Los
resultados obtenidos se documentarán en un expediente de papeles de trabajo,
relacionados con la evidencia sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones.
Gran parte de la normativa técnica de auditoría está relacionada directamente con
la documentación de la auditoría o la elaboración de papeles de trabajo cuyo
propósito es evidenciar o sustentar las conclusiones y opiniones contenidas en el
informe de auditoría.
62
La auditoría interna gubernamental es un proceso continuo de acumulación de
información documental, testimonial, analítica y física relacionada con la
verificación de las actividades desarrolladas por una entidad y el cumplimiento de
las funciones y obligaciones de sus funcionarios y empleados dirigidas a evaluar
la eficiente utilización de los recursos, la efectividad en el logro de las metas y
objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas aplicables.
Los siguientes criterios se aplicarán para documentar una auditoría específica:
Definir la estructura de los papeles de trabajo al iniciar la auditoría con base en
las siguientes fases definidas para este fin:
o Planificación Preliminar (PP)
o Planificación Específica (PE)
o Ejecución del Trabajo (ET)
o Comunicación de Resultados (CR)
Además para la estructuración, elaboración y organización de papeles de
trabajo se sugiere:
o Estructurar el contenido de los papeles de trabajo de cada una de las
fases del proceso considerando los componentes relevantes que
incluyan varias actividades relacionadas.
o Utilizar de manera consistente los índices definidos para las fases y los
componentes identificados, principalmente en la planificación
específica y en la ejecución del trabajo.
o Desglosar en varios expedientes por componentes, la ejecución del
trabajo para facilitar el manejo de la información y la documentación de
la auditoría a nivel de los miembros del equipo.
o Mantener expedientes independientes de las fases hasta concluir el
examen, acumulando la información al preparar el informe y presentar
los resultados a la administración de la entidad.
63
o Agrupar los expedientes en legajos de información manejable para
archivo y consulta posterior.
o Concluida la auditoría proceder a numerar todos los papeles de trabajo,
partiendo del expediente de administración de la auditoría y
completarla con la ejecución del trabajo.
o Mantener en forma separada el expediente de papeles de trabajo de la
supervisión técnica aplicada durante el examen y su archivo junto a la
documentación de la auditoría.
6.6. Comunicación de los hallazgos de auditoría durante el examen
En el Art. 90 de la Ley de la Contraloría General del Estado y el Acuerdo 25 se
refiere a la comunicación de hallazgos de auditoría como el proceso mediante el
cual, el auditor jefe de equipo da a conocer a los funcionarios responsables de la
unidad auditada, a fin de que en un plazo de cinco días hábiles presenten sus
comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación
oportuna y consideración en el informe.
Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos
importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar
mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.
Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas,
como consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Tan pronto
como sea desarrollado un hallazgo de auditoría, el auditor jefe de equipo debe
comunicar a los funcionarios responsables de la unidad examinada, con el objeto
de:
Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados.
Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.
Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos
suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor
64
jefe de equipo procederá a formular los hallazgos de auditoría. A base de ellos,
cursará los respectivos oficios de comunicación, teniendo en consideración lo
siguiente: a) reserva, b) materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la
participación y competencia personal de su destinatario, d) recepción acreditada y
plazo para la recepción de comentarios de la entidad.
En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se considerarán los siguientes
elementos: Condición, Criterio, Causa y Efecto.
Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe,
pero que el auditor considera que puede ser de interés para la entidad auditada,
serán informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los
asuntos aislados y carentes de significación, serán comunicados directamente a la
persona responsable de efectuar la corrección pertinente.
6.7. Entrevista con funcionarios responsables
La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría con funcionarios
responsables de la entidad auditada, es parte sustancial de los procedimientos de
auditoría. La comunicación mediante oficio incluyendo la información sobre los
hallazgos de auditoría, tiene el objeto de requerir el punto de vista de los
auditados, sin embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con
los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajo,
especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe
esperarse acumular un número importante de hallazgos de auditoría para
comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad.
La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe, dará como
resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados por
la entidad, dado que es posible recoger opiniones preliminares sobre los aspectos,
tales como: las causas de las diferencias y la naturaleza de las medidas
correctivas a implementarse.
La comunicación de hallazgos y la evaluación de las repuestas de la entidad
significan que el auditor ha concluido la fase de ejecución y que ha acumulado en
sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo
efectuado y el producto final permite elaborar el informe de auditoría.
65
6.8. Papeles de trabajo
1. Definición
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados y obtenidos por el auditor
interno durante el curso de la auditoría. Estos sirven para evidenciar en forma
suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores
gubernamentales y respaldar sus opiniones, los hallazgos, las conclusiones y
las recomendaciones presentadas en los informes; así como todos aquellos
documentos que respaldan al informe del auditor, recibidos de terceros ajenos
a la entidad, de la propia entidad y los elaborados por el auditor en el
transcurso del examen hasta el momento de emitir su informe.
2. Propósito
Los principales propósitos de los papeles de trabajo son:
Registrar las labores: Proporcionar un registro sistemático y detallado de la
labor efectuada al llevar a cabo una auditoría.
Registrar los resultados: Proporcionar un registro de información y
evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.
Respaldar el informe del auditor: El informe de auditoría bajo ninguna
circunstancia debe contener información o datos que no estén
respaldados en los papeles e trabajo.
Indicar el grado de confianza del control interno: Los papeles de trabajo
incluyen los resultados del examen y evaluación del control interno, así
como los comentarios sobre el mismo.
Servir como fuente de información: Sirven como fuente de consulta en el
futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.
66
Mejorar la calidad del examen: Los papeles de trabajo bien elaborados
llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de
atención adecuada a los hallazgos más significativos.
Facilitar la revisión y supervisión: Los papales de trabajo son
indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo.
Permite al auditor supervisor revisar los detalles del examen.
En el caso de cualquier pregunta o dudas sobre el contenido del borrador del
informe, los papeles de trabajo están para responderles o aclararlas.
3. Características generales
La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre
otros, de diversos factores:
La naturaleza de la tarea y la clase de auditoría que se va a realizar
La condición del área, programa o entidad a ser examinada
El grado de seguridad en los controles internos
La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría
La naturaleza del informe de auditoría.
4. Ordenamiento, revisión y aprobación de los papeles de trabajo
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lógico es
importante durante el curso de las labores de auditoría y después de haberlas
terminado; inclusive para su archivo.
En la auditoría financiera el orden lógico es el que sigue la secuencia de las
cuentas en el balance general es decir activos, pasivos, ingresos y gastos. En
la auditoría de gestión el orden está dado por las actividades o áreas más
importantes examinadas.
67
Todos los papeles de trabajo serán referenciados, de tal forma que la relación
existente entre ellos sea cruzada. El propósito de la referenciación cruzada es
mostrar en forma objetiva, a través de los papeles de trabajo, las relaciones
existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y
el contenido del informe de auditoría.
5. Custodia y archivo de los papeles de trabajo
La custodia y archivo de los papeles de trabajo es de propiedad del
Organismo Técnico Superior de Control, de las Firmas Privadas de Auditoría
Contratadas y en el presente caso de la Unidad de Auditoría Interna, las
mismas que tienen la responsabilidad de la custodia en un archivo activo y un
archivo pasivo. Documentación que únicamente será exhibida y entregada por
requerimiento judicial.
Los archivos de papeles de trabajo, para cada labor deben dividirse en dos
grupos:
Archivo permanente: dirigido a mantener la información general de carácter
permanente como un punto clave de referencia para conocer la entidad, su
misión básica y los principales objetivos para futuros exámenes.
Archivo corriente: incluyen los papeles de trabajo y evidencias que
sustenten el resultado de la auditoría; así como también los criterios
utilizados por los responsables de la fase de ejecución, además contendrá
pronunciamientos, confirmaciones, certificaciones y toda documentación
que respalde a las evidencias expuestas por el auditor.
6.9. Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza el
auditor interno de FLOPEC para identificar el tipo de procedimiento, tarea o
pruebas realizadas en la ejecución de un examen.
Cuando el auditor interno trabaja sobre los elementos recibidos de la entidad, de
terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por él, no puede dejar
68
constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada importe, de cada saldo
o de cualquier información, por cuanto implicaría una repetición innecesaria,
utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se dificultaría
cualquier revisión posterior.
6.10. Indicadores
El indicador es una visión de la realidad que se quiere transformar,
consecuentemente los indicadores permiten valorar las modificaciones
(variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de análisis
establecida, es decir de los objetivos institucionales y programáticos.
En la práctica, los indicadores permiten a la Gerencia evaluar las estrategias,
proceso y logros de la acción institucional. Si la Gerencia no encuentra en los
bancos de indicadores el o los indicadores que le permitan valorar los avances y
logros de la acción institucional, es necesario construir su propio indicador o
indicadores.
Como los indicadores son los patrones de valoración del comportamiento de las
variables relevantes, las mismas que se desprenden de cada uno de los objetivos
institucionales, es fundamental determinar las diferentes clases o tipos de
indicadores entre los cuales se pueden precisar los siguientes:
1. De gestión o eficiencia
Conocidos también bajo otras denominaciones como de: seguimiento, de
control, de monitoreo, de administración, de actividades, de tareas, de metas
intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, de procesos,
indicadores internos.
Los indicadores de gestión permiten la valoración de la “Eficiencia” en la
utilización de los recursos durante el tiempo que se adelante el plan, programa
o proyecto.
Tienen como misión valorar el rendimiento (productividad física) de insumos,
recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos objetivos con unos tiempos y
69
costos registrados y analizados, además permiten la valoración de al menos
los siguientes elementos:
Utilización de los recursos humanos, físicos y financieros.
El tiempo.
El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
El rendimiento físico promedio (productividad) medido éste como la
relación que existe entre los logros y los recursos utilizados.
El costo promedio, costo/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o
costo/beneficio.
2. De logro o eficacia
Son conocidos también como indicadores de éxito, externos, de impacto, o de
objetivos; los cuales permiten la valoración de los cambios en las variables
socioeconómicas propiciadas por la acción institucional. Los indicadores de
Logro son “hechos” concretos, verificables, medibles, evaluables, que se
establecen a partir de cada objetivo. Este tipo de indicadores permite la
valoración de la Eficacia de los planes, programas, actividades de la
institución, entre otros para resolver los problemas y necesidades del grupo y
la región con quien se adelanta los logros y metas previstas.
La comparación de los objetivos formulados inicialmente (metas) con los
logros obtenidos y con los estándares y/o valoración inicial, en los planes,
programas, proyectos y otros, permiten analizar la eficacia en cada nivel de
planificación; es decir, si se resolvió el problema y en qué magnitud.
Realmente se pueden distinguir al menos cuatro tipos de Indicadores de Logro
o Eficacia, concordando cada uno de ellos con el nivel de planificación y los
objetivos establecidos para cada nivel.
3. Indicadores de impacto
Relacionados con los logros a largo plazo y las contribuciones de los planes,
programas y proyectos al cumplimiento de la misión u objetivo superior de la
institución y/o del grupo.
70
4. Indicadores de efecto
Relacionados con los logros a mediano plazo y las contribuciones de los
planes, programas y proyectos al cumplimiento de los objetivos programáticos.
5. Indicadores de resultado
Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes
y actividades al cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo
específico de los planes, programas y proyectos.
6. Indicadores de producto
Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes
y actividades al cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo
específico del plan, programa, y proyecto, entre otros.
Los indicadores, siendo los criterios que permiten valorar y evaluar las
modificaciones de las variables, se constituyen por lo tanto en parámetros de
evaluación de las metas y objetivos institucionales, para lo cual es
fundamental establecer que para la construcción de un indicador se partirá de
la identificación de la “Unidad de Análisis”, la misma que es desglosada en
variables y por último se obtiene el o los indicadores que servirán como patrón
de los que se quiere valorar y/o evaluar.
71
ORIGEN Y USOS DE LOS INDICADORES
UNIDAD DE ANALISIS
ELEMENTO MINIMO DE ESTUDIO
OBSERVABLE O MEDIBLE
VARIABLECARACTERISTICA, CUALIDADES, ELEMENTOS
O COMPONENTES DE UNA UNIDAD DE ANALISIS,
LAS CUALES PUEDEN MODIFICARSE O VARIAR
EN EL TIEMPO
INDICADORES
STATUS
O
ESTANDARES
METAS
VALOR PROYECTADO
LOGROS
Y
OPINIONES
ANTES DURANTE DESPUÉS
ORIGEN Y USOS DE LOS INDICADORES
UNIDAD DE ANALISIS
ELEMENTO MINIMO DE ESTUDIO
OBSERVABLE O MEDIBLE
UNIDAD DE ANALISIS
ELEMENTO MINIMO DE ESTUDIO
OBSERVABLE O MEDIBLE
VARIABLECARACTERISTICA, CUALIDADES, ELEMENTOS
O COMPONENTES DE UNA UNIDAD DE ANALISIS,
LAS CUALES PUEDEN MODIFICARSE O VARIAR
EN EL TIEMPO
VARIABLECARACTERISTICA, CUALIDADES, ELEMENTOS
O COMPONENTES DE UNA UNIDAD DE ANALISIS,
LAS CUALES PUEDEN MODIFICARSE O VARIAR
EN EL TIEMPO
INDICADORESINDICADORES
STATUS
O
ESTANDARES
STATUS
O
ESTANDARES
METAS
VALOR PROYECTADO
METAS
VALOR PROYECTADO
LOGROS
Y
OPINIONES
LOGROS
Y
OPINIONES
ANTESANTES DURANTEDURANTE DESPUÉSDESPUÉS
72
CAPÍTULO VII
7. SUPERVISIÓN
7.1. Definición de supervisión
La Supervisión es el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se
ejerce autoridad y provee conocimiento y experiencia, encaminada a obtener su
máxima eficacia, en un esfuerzo coordinado para lograr el cumplimiento del
trabajo.
1.1. La norma EAG-10 Supervisión de trabajo de auditoría gubernamental,
establece:
“LA SUPERVISIÓN EN LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD DEL TRABAJO” “…El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría y se dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y entrenamiento…”.
7.2. Características del supervisor
Las características que debe poseer un Supervisor son:
1. Conocimiento y habilidades suficientes, apoyadas en un título profesional a nivel
superior.
2. Poseer el conocimiento y las disciplinas requeridas para la actividad de auditoría
actualizada, para lo que deberá mantener relación permanente con organismos de
la profesión que le provean de bibliografía y conocimientos modernos avanzados.
73
3. Asistir a cursos, seminarios, simposios entre otros, sobre la materia de auditoría.
Por ningún concepto el Supervisor deberá eludir la asistencia a eventos de
actualización y aún de aprendizaje.
4. Realizar la gestión de supervisión con suficiente objetividad, evitando el introducir
en su trabajo, las acciones o pasiones personales que puedan dificultar su labor
imparcial de juzgar el trabajo y la actividad de sus supervisados.
5. Guiar y dirigir los esfuerzos del equipo de trabajo hacia la consecución de metas y
objetivos propios de la Unidad y la Empresa, incentivando hábilmente a los
Auditores supervisados dentro del desarrollo profesional.
6. Conocer con profundidad suficiente los procedimientos y metodología de
organización que la Empresa mantiene, relacionando la importancia de la gestión
de auditoría.
7. Tener aptitudes de facilitador a efectos de orientar a los supervisados a realizar
sus tareas y de esta manera preparar a los auditores para ocupar niveles de
mayor responsabilidad.
8. Tener la suficiente entereza que les permita escuchar las opiniones de los
supervisados, aun cuando estos fuesen equivocados, a la vez expresar
ponderadamente su punto de vista, el mismo que tenga un elevado contenido de
prudencia, conocimiento y enseñanza.
9. Tener una idea concreta de los volúmenes de trabajo que en determinadas
circunstancias un auditor puede efectuar con el fin de evitar que el rendimiento
sea insignificante o que se exija al auditor realice trabajos más de los que
efectivamente puede hacerlos.
10. Poseer conocimientos suficientes de planificación con el fin de utilizar en las
condiciones óptimas los recursos de la Unidad de Auditoría en beneficio de la
Empresa.
74
11. Tener la habilidad suficiente para distribuir el trabajo de supervisión en las áreas o
exámenes que le correspondan, tratando en todo instante de establecer
prioridades para prestar su atención.
12. Poseer un pensamiento crítico y amplio sobre la forma de mejorar las actividades
administrativas y financieras, a efectos de beneficiar económicamente a la
Empresa.
7.3. Niveles de supervisión
De acuerdo a la estructura funcional de la unidad de Auditoría Interna de Flopec,
se han establecido los siguientes niveles de supervisión:
Nivel medio de Supervisión
Ejercido por el Jefe de Equipo, con respecto a los miembros del mismo.
Nivel alto de Supervisión
Es el ejercido propiamente por los supervisores de la Unidad, es el nivel en el
que se establecerán las pautas fundamentales para el desarrollo profesional
de los supervisados.
Nivel superior de Supervisión
Ejercido por el Auditor General con respecto de la gestión realizada por los
supervisores, ésta es la última instancia de supervisión.
7.4. Principios de la supervisión
El enunciar estos principios, no quiere decir que sean de general aceptación en
este ámbito, sino que sirven como una guía para efectuar esta función en la
Unidad de Auditoría Interna de FLOPEC.
75
Consecuentemente de las prácticas utilizadas con buen juicio y criterio y que han
dado los mejores resultados, podemos enumerar los siguientes:
Principio N° 1
Es necesario que cada persona comprenda claramente lo que se espera de
ella; debe enterarse cuanto antes de la tarea que va a desempeñar. Este
principio hace mención a la necesidad de hacer conocer al personal de la
Unidad de Auditoría Interna la importancia que así mismo tiene un miembro
del personal de la Unidad. Además será necesario inteligenciar a los auditores
del rol que éste tiene frente a sus compañeros, sus superiores y subalternos y
la forma como serán estimulados sus esfuerzos. De esta manera se tendrá un
personal siempre dispuesto a entregar sus mejores esfuerzos en beneficio de
la Empresa.
Principio N° 2
El personal debe ser guiado técnicamente en la ejecución de sus labores. Este
principio determina la necesidad ineludible de entregar los esfuerzos
necesarios por parte de la supervisión en los campos detallados en los dos
siguientes principios.
Principio N° 3
Con el fin de obtener la mayor colaboración del personal de la Auditoría
Interna y en especial del nivel operativo (auditores y auxiliares), es necesario
estimularlos personalmente, el estímulo moral que debe utilizar el supervisor
respecto a sus colaboradores, consistirá en el reconocimiento de sus labores,
cuando estas han sido cumplidas satisfactoriamente, y causará reacción si son
enunciadas en público, ya que esta será una medida de efecto multiplicador.
Principio N° 4
Una labor deficiente necesita una crítica constructiva. Si bien es cierto, un
buen trabajo merece reconocimiento, es igualmente cierto que una labor
deficiente debe ser tomada en cuenta, sin embargo será necesario que en
este caso la crítica que merezca un mal trabajo deberá hacerla en forma
76
reservada, ya que de no hacerlo así, se dará origen a que las demás personas
que escuchen la crítica puedan tergiversarla, aumentarla, permitiendo la
formación de un ambiente negativo e incompatible para una labor adecuada.
Por lo tanto el supervisor deberá mantener a su gente actuando a la máxima
capacidad posible sin embargo de encontrarse un trabajo deficiente, el
supervisor conseguirá que lo realice mejor enseñándole y guiándole, evitando
dar rienda suelta a su descontento. Siempre el Supervisor llevará en su mente
que no es necesario exclusivamente encontrar al culpable, sino las razones
que dieron origen al error a efecto de enmendarlo.
Principio N° 5
Dar a las personas la oportunidad de que demuestren que pueden aceptar
mayores responsabilidades.
Es necesario que todos los supervisores aprovechen cualquier oportunidad
para permitir que cada miembro del personal demuestre de lo que es capaz de
hacer.
El supervisor procurará en todo momento dar las oportunidades a los auditores
para que incursionen en trabajos de mayor delicadeza y responsabilidad.
Este principio es de gran trascendencia para componer un cuadro
escalafonario en la Unidad de Auditoría Interna que sea ágil y que permita la
sustitución de auditores que por razones internas o externas deban dejar sus
funciones, es decir que en todo momento existirá el personal preparado para
utilizar sus servicios sin menoscabo de la calidad del trabajo.
Principio N° 6
El supervisor utilizará habilidad y prudencia para estimular a sus auditores a
que se enteren y conozcan permanentemente a través de lecturas específicas
en las áreas de especialización, intercambiando ideas y experiencias de
trabajo de auditoría y otros medios de difusión, que despierten el anhelo de
aprender y estudiar.
77
1. Como obtener la ayuda del personal operativo
Será necesario de que el supervisor conozca de las habilidades,
cualidades, en fin de los conocimientos que poseen los auditores a sus
órdenes, esto ayudará efectivamente para que el supervisor colabore
mediante orientación y sugerencias de acuerdo al cúmulo de habilidades y
conocimientos del auditor, lo que garantiza un ahorro de tiempo y una
mayor eficiencia en las disposiciones impartidas. Permitirá utilizar los
elementos más idóneos en la conformación de los equipos de trabajo.
2. Como tomar decisiones
Con el fin de adoptar decisiones adecuadas, es necesario que el
Supervisor examine detenidamente los hechos que conforman el caso. El
mantenerse en una decisión es estar seguro del conocimiento que tiene y
es un medio seguro de crear la confianza en su personal.
3. Como hacer una crítica
Es muy importante que exista la crítica, cuando está orientada
positivamente, sin embargo el supervisor debe tener cuidado de efectuar
las observaciones o críticas en forma oportuna y sin tratar de menoscabar
la personalidad de quién es sujeto de ella.
4. Como satisfacer agravios
Para estos casos el Supervisor tomará en consideración tres aspectos
fundamentales:
Obtener la evidencia suficiente sobre la queja de que se trate.
Escuchar cuidadosamente la o las versiones de las partes involucradas.
Resolver la cuestión en forma inmediata y oportuna.
Con estos tres elementos, la decisión será justa, imparcial y además
comprendida por los interesados.
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Principio N° 7
Los auditores han de trabajar en un medio ambiente saludable y seguro.
Corresponde al supervisor requerir en los sitios que va a realizar el trabajo
todas las facilidades y prudentes comodidades con el fin de que las
actividades se desarrollen en un marco de cierta seguridad y confort.
Un ambiente saludable y seguro entre otros elementos, garantizará un
adecuado y confiable resultado en la gestión.
7.5. Supervisión en la planificación
La actividad desarrollada por el Supervisor en esta fase se orientará a lo siguiente:
1. Revisar que el Plan específico del examen preparado por el jefe de equipo, defina
metas y objetivos propios del examen, de la Auditoría y de la unidad auditada.
2. Verificar que la planificación se sustente en información veraz, objetiva y de
fuentes valederas.
3. Que el alcance del examen cubra los aspectos importantes y recurrentes en
relación con los objetivos y metas planteadas.
4. Verificar que los recursos humanos, financieros y materiales requeridos para el
examen sean adecuados en función del trabajo a ejecutarse.
5. Revisar el método de evaluación de Control Interno a ser aplicado en el examen y
determinar que este aporte los resultados deseados.
6. Definir con claridad las actuaciones del Jefe de Equipo y los auditores en la
planificación y valorar los resultados.
7. Dejar constancia en cada uno de los actos de revisión, vigilancia y supervisión que
realice.
79
8. Elaboración del Plan de Muestreo.
7.6. Supervisión en el campo
1. El supervisor ingresará al Sistema de Control de Trabajos de Auditoría Interna
para verificar las actividades realizadas por los auditores y el avance del
trabajo de acuerdo al programa elaborado.
2. Participar con el Jefe de equipo y Auditores, en las entrevistas de campo que
deban efectuarse durante el examen con los auditados, con el objeto de impartir
instrucciones, comunicar resultados parciales emergentes, borradores de informes
y solicitar colaboración de los auditados.
3. Verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en los programas y
modificarlos, ampliarlos o recortarlos entre otros, siempre en coordinación con el
Jefe de equipo.
4. Controlar asistencia, permanencia, puntualidad y comportamiento.
5. Verificar uso adecuado de marcas y referencias en los papeles de trabajo.
6. Revisar y dejar constancia de ello en los papeles de trabajo para lo que se contará
con formularios diseñados para el efecto.
7. Conocer y autorizar las comunicaciones dirigidas a los funcionarios auditados,
observando las jerarquías existentes en Flopec.
8. Conocer y discutir con el jefe de equipo, el contenido de los hallazgos, las
conclusiones y recomendaciones pertinentes.
9. Discutir y definir el establecimiento de responsabilidades de acuerdo con el
Capítulo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
10. Revisar las pruebas y evidencias que sustentan los comentarios y la aplicabilidad
de las recomendaciones generadas en el análisis y que consten en los papeles de
trabajo.
80
7.7. Supervisión del Informe
1. Revisar el formato del informe en su estructura conforme a las disposiciones
establecidas en el acuerdo 025 de 26 de Agosto de 2009 y publicado en RO de 100
de Septiembre del mismo año, en el que se emite el Reglamento sustitutivo de
elaboración y trámite de informes de examen especial, con indicios de
responsabilidad penal, realizados por las unidades administrativas de la Contraloría
General del Estado y las unidades de auditoría interna…” las hojas de apuntes y
sus partes fundamentales tales como: introducción, control interno y comentarios de
los procesos examinados.
2. Revisar y discutir el contenido de los atributos o elementos del hallazgo, condición,
causa, efecto, criterio, a fin de que ellos se encuentren incluidos en el comentario
respectivo.
3. Revisar el contenido de los comentarios con el Jefe de equipo respecto de la forma
y fondo en especial de la claridad, objetividad, concisión, veracidad y tono
constructivo.
4. Verificar la coherencia entre comentarios, conclusiones y recomendaciones.
5. Verificar que se incluyan en el informe los puntos de vista de los funcionarios de la
entidad, respecto del contenido del informe.
6. Comprobar que los anexos sean el mínimo indispensable.
7. Revisar la elaboración de la síntesis del informe.
7.8. Manejo de los formularios de evaluación
Una herramienta imprescindible del Auditor Supervisor constituye el formulario de
evaluación del personal, pues en él radica la importancia de su función.
El supervisor deberá ejercer el control de sus subordinados no solamente con el
sentido de crítica, debe hacerlo bajo una tónica positiva, de allí que este documento
no será un instrumento de presión para los auditores, sino más bien un elemento
que ayude al desarrollo profesional de ellos, por cuanto, de la valoración de las
81
diferentes aptitudes y actividades se servirá el supervisor para reorientar y enseñar
a los subordinados.
El formulario diseñado consta de las siguientes partes:
Identificación del documento
Relación de las características evaluadas, con sus respectivas casillas, que
permitan la valoración cuantificada en la aplicación y utilización de claves.
Firma del superior responsable a la fecha de la evaluación. Las evaluaciones serán
en forma periódica, y éstas serán incluidas en el manejo del Archivo Técnico.
82
CAPÍTULO VIII
8. EL INFORME DE AUDITORÍA
8.1. Requisitos y cualidades del informe
En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben considerar los
elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y
promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se
describen las cualidades de mayor relevancia:
1. Concisión
Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no contendrán
detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no
concuerden claramente con las ideas expuestas.
El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte
de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados.
2. Precisión y razonabilidad
El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los
usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son
confiables. Un desacierto pone en duda su validez.
El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con
evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente
documentados en los papeles de trabajo.
Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y
recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y
en la perspectiva adecuada.
Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del informe
la tarea de interpretarlas.
83
3. Respaldo adecuado
Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar
respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de
lo informado, su precisión y razonabilidad.
No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario
para presentar exposiciones convincentes.
Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes
deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los
papeles de trabajo respectivos.
4. Objetividad
Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de
manera veraz, objetiva e imparcial.
Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para
proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes
equitativos o razonables.
El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución
deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.
El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable a las
conclusiones y recomendaciones.
Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El
auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad
y provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un
lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y
subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida.
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Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para
demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de
la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables
para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las
observaciones serán presentadas con una perspectiva justa, considerando
todas las circunstancias que rodearon al hecho observado.
El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos
deficientes o negativos; también incluirá información sobre los aspectos
positivos o satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean
significativos y justificables por la extensión de la auditoría.
5. Importancia del contenido
Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se
los comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del
informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque
tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones
sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios
de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican
consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre
otros asuntos incluirá lo siguiente:
El grado de interés del gobierno corporativo en los programas o
actividades.
Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros
tales como el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de
ingresos.
La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la
Empresa, tendente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las
operaciones del gobierno.
La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los
responsables de la administración de la Empresa.
85
La frecuencia con que ocurre una desviación.
La falta de decisión de los directivos de la Empresa a tomar los correctivos
necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles.
6. Utilidad y oportunidad
El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los
receptores del informe.
Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser
estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios.
La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un
informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega
demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe
gerenciar la auditoría con esa meta en mente.
7. Claridad
Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el
informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es
importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser
usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados al
examen.
La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir a fin de que el
contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología
técnica o muy especializada.
No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos
detallados, los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el
significado sea claro.
Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones
populares en el informe.
86
8.2. Responsabilidad en la elaboración del informe de auditoría
La responsabilidad de la redacción del borrador del informe corresponde al jefe de
equipo y supervisor compartida con todos los miembros del equipo de auditoría,
que han intervenido en las actividades, proyectos, operaciones, funciones,
componentes y se desarrollará durante el proceso de la auditoría hasta llegar a la
consideración de la autoridad superior de la Contraloría General del Estado, para su
aprobación.
El supervisor que revise el informe cuidará que se revele todos los hallazgos
importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que el
contenido de las recomendaciones sea convincente sobre los propósitos de mejorar
las situaciones observadas.
Para lograr que la revisión del informe de auditoría sea efectiva y propenda a la
preparación de un documento de alta calidad, se establece dos niveles de revisión
en este proceso:
a) Revisión por el supervisor responsable
El supervisor es responsable de que el informe revele todos los aspectos de
interés que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoría efectuada. Su
revisión estará dirigida a que el informe convenza a los funcionarios
responsables de adoptar acciones en base de las situaciones observadas;
dependiendo ello del tono que adopte para la redacción de los hechos
presentados, las conclusiones derivadas de su análisis y recomendaciones para
promover mejoras importantes.
b) Control de calidad
Todo informe antes de su aprobación, será sometido a control de calidad, para
garantizar que su contenido sea de alta calidad y se ajusta a las políticas y
normas de auditoría gubernamental establecidas por la Contraloría General del
Estado. El Control de calidad estará originalmente a cargo del supervisor de la
Unidad de Auditoría Interna y posteriormente a cargo de la Dirección de
Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado.
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8.3. Criterios de ordenamiento de los resultados de auditoría
Los resultados de la auditoría y la información relevante disponible en la entidad
auditada son diferentes, por lo tanto, es posible ordenarla y presentarla de varias
maneras atendiendo a las siguientes consideraciones:
a) Importancia de los resultados.
b) Partirá de los componentes, ciclos, sistemas o hallazgos generales para llegar
a los específicos.
c) Seguirá el proceso de las operaciones, actividades y/o funciones.
d) Utilizará las principales actividades sustantivas y adjetivas.
e) Combinará los criterios expuestos.
8.4. Disposiciones legales relacionadas
Las disposiciones legales relacionadas con el informe constan en la LOCGE y son
los siguientes:
“…Art. 26.- Informes de auditoría y su aprobación.- Los informes de auditoría gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, tendrán el contenido que establezcan las normas de auditoría y más regulaciones de esta Ley, incluyendo la opinión de los auditores, cuando corresponda, y la referencia al período examinado y serán tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos correspondientes, los mismos que desde la emisión de la orden de trabajo de la auditoría, hasta la aprobación del informe, como regla general, no excederán de un año. Los informes, luego de suscritos por el director de la unidad administrativa pertinente, serán aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados a las máximas autoridades de las instituciones del Estado examinadas…”
“…Art. 89.- Personal ejecutor.- De acuerdo a su naturaleza y alcance, la auditoría gubernamental se ejecutará con equipos multidisciplinarios integrados por profesionales de reconocida idoneidad individual y competencia. Los informes de auditoría gubernamental y de exámenes especiales que no impliquen la emisión de un dictamen profesional, serán suscritos por quien ejerciere la jefatura o dirección de la pertinente unidad de auditoría externa en la Contraloría General del Estado.La opinión profesional a los estados financieros será suscrita por un
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contador público autorizado integrante del equipo de auditoría de la Contraloría General del Estado…”.
También, las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental NEAG se refiere
al informe en los siguientes párrafos:
CODIGO: IAG – 01 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
“…Al completar el proceso de la auditoría se presentará un informe escrito que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes que tengan relación con la auditoría o examen especial. Para la comprensión integral del documento el informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo. El informe señalará los casos significativos identificados como el incumplimiento de leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el pronunciamiento y opinión de los funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditoría, manifestadas con relación a los resultados comunicados y a las medidas correctivas aplicadas por la administración durante el proceso de la auditoría. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentarán en orden de importancia de manera objetiva…”
CODIGO: IAG - 05 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
“…El informe será preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que deberán coincidir de manera objetiva con los hechos analizados, contendrá la información necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría, de manera que permita una comprensión adecuada de los asuntos que se informan; de la magnitud e importancia de los hallazgos, su frecuencia en relación con el número de casos o hechos económicos revisados; y, la relación que tengan con las operaciones de la entidad. La credibilidad de un informe aumenta significativamente cuando se presenta la evidencia de manera que los lectores sean persuadidos por los hechos mismos y, que las recomendaciones y conclusiones se desprendan lógicamente de los hechos expuestos…”.
8.5. Clases de informes
1. Informe extenso o largo
Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar
los resultados, en el que constan comentarios conclusiones y recomendaciones,
incluye el dictamen profesional cuando se trata de auditoría financiera; y en
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relación con los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las
opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue
relevante para la comprensión completa del mismo. El informe sólo incluirá,
hallazgos y conclusiones sustentados por evidencias suficiente, comprobatoria y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
2. Informe breve o corto
Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados,
cuando se practica auditoría financiera, en la cual los hallazgos no sean
relevantes ni se desprendan responsabilidades el cual contendrá el Dictamen
Profesional sobre los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a
los mismos y la información financiera complementaria.
3. Informe de examen especial
Es el reporte que el auditor formula como producto final de la ejecución de
exámenes especiales de carácter financiero, operacional y técnicos de alcance
limitado y menos amplios que el de auditoría, aplicando las normas técnicas y
procedimientos de auditoría, de ingeniería o a fines para revelar los resultados
obtenidos a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones, en
consideración a las disposiciones legales vigentes.
4. Informe de Indicio de responsabilidad penal
Procede cuando por actas, informes y en general por los resultados de auditoría
y exámenes especiales practicados por servidores de la Contraloría General, de
las unidades de Auditoría Interna y Firmas Privadas de Auditoría Contratadas
por la Contraloría General del Estado, se determinen delitos de peculado y otros
que afecten a la administración pública y no fuere posible en corto tiempo llegar
a resultados finales.
Contendrán los elementos probatorios necesarios para que las unidades
jurídicas de la Contraloría puedan evidenciar ante las autoridades
jurisdiccionales, la presunción de responsabilidad penal de las personas a las
que se atribuye la comisión del delito.
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En consideración a que dicho informe se lo elabora con la finalidad de
precautelar los recursos del Estado, los comentarios tendrán que presentarse
de manera que demuestren y sustenten plenamente las presunciones de
responsabilidad pertinentes.
5. Estructura de los informes
La estructura y contenido de los informes de exámenes especiales se sujetará a
lo establecido en el acuerdo 025-CG de 26 de Agosto de 2009 y publicado en el
registro oficial 23 del 10 de septiembre del mismo año.
8.6. Comunicación de resultados al término de la auditoría
1. Programa para comunicar resultados
La comunicación de resultados se realizará sobre la base del borrador del
informe y la organización de una reunión en la que además participarán los
principales funcionarios de la Empresa, para el caso es necesario disponer de
los siguientes datos:
- Nombres y cargos de las personas que participarán.
- Lugar, fecha y hora en que se realizará.
- Estructura del borrador del informe de auditoría a utilizar como agenda de la
reunión.
- Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex funcionarios y terceros
relacionados con el informe.
- Nombres de los auditores que participarán en la reunión.
- Estrategia a seguir durante la comunicación, identificando las funciones que
cumplirán los miembros del equipo que participen en ella.
- Documento que evidencie la realización de la reunión, haciendo constar a
las personas que asistieron.
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2. Efectos de la comunicación de resultados en informe
La comunicación de resultados a los principales funcionarios de la Empresa, por
lo regular, genera la presentación de comentarios, opiniones y, en casos,
documentos que ameritan su revisión y la actualización del borrador del informe,
actividad cuya responsabilidad compete al jefe de equipo y al supervisor.
El borrador del informe pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa
íntegramente, incluye las variaciones que considere necesarias.
El supervisor firmará e incluirá la fecha en el borrador del informe, una vez
terminada la revisión e incluidos los ajustes, para someterlo al trámite de
preparación y aprobación, junto con el informe de supervisión dirigido al jefe de la
unidad de auditoría.
3. Resultados al término de la auditoría
Al concluir el trabajo de auditoría, ésta genera varios productos para diversos
destinatarios:
a) Para usuarios directos
Los usuarios directos de la auditoría, son los funcionarios encargados de la
administración de la entidad sujeta a examen y el producto generado es el
informe de auditoría entregado formalmente al titular de la entidad y a otros
funcionarios directamente vinculados.
b) Para uso interno
La mayor parte de los productos de utilización interna son para soporte y
utilización de la unidad de auditoría, los principales son:
- Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que integran
la administración, planificación preliminar, planificación específica y
ejecución del trabajo de la auditoría.
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- Documentos para actualización del archivo permanente de papeles de
trabajo.
- Expediente de papeles de trabajo de la supervisión técnica aplicada.
- Ejemplares del informe de auditoría para la unidad de auditoría,
documentación y archivo, despacho del Contralor General del Estado
y otras unidades.
- Informe de supervisión técnica para la jefatura de auditoría.
4. Convocatoria a la conferencia final
La convocatoria a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante
notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el
lugar, el día y hora de su celebración.
Participarán en la conferencia final:
- La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.
- Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades
están vinculados a la materia objeto del examen.
- El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el
supervisor que actuó como tal en la auditoría.
- El jefe de equipo de la auditoría.
- El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,
- Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.
- La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del
funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado,
para el efecto.
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5. Acta de conferencia final
Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta de
Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de
todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el
acta, el jefe de equipo sentará la razón del hecho en la parte final del
documento. El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará
al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluirá en
los papeles de trabajo.
En relación a la comunicación de resultados, la LOCGE estable en su l Art. 90:
“…Notificación inicial, comunicación de resultados.- La auditoría gubernamental se realizará de acuerdo con el plan de trabajo anual de la Contraloría General del Estado, previamente a su iniciación se notificará a las autoridades, funcionarios, servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con el examen. Si durante la realización de la auditoría gubernamental apareciere personas vinculadas con el examen que no hubieren sido notificadas desde el principio en razón de que no era previsible su participación o responsabilidad éstas deberán ser notificadas de manera inmediata debiéndoseles brindar todas las facilidades y términos excepcionales para que ejerciten en debida forma el derecho de defensa, sin que la falta de notificación inicial provoque la nulidad o impugnación, por este hecho de los resultados de auditoría. De ser necesario, los plazos para resolver se prorrogarán, previa la decisión motivada del Contralor General del Estado, por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de las garantías del debido proceso. En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas…”.
El RLOCGE establece las siguientes disposiciones legales sobre el tema:
Art. 23.-“…Convocatoria a la conferencia final.- Mediante notificación escrita, entregada en el domicilio, en el lugar de trabajo o por la prensa, se convocará a la conferencia final a los vinculados con el examen, con 48 horas de anticipación a la realización de la misma, indicando el lugar, fecha, día y hora en que se efectuará. La persona notificada o quien reciba la notificación, firmará la constancia, determinando la fecha, hora, parentesco o relación. De la negativa a suscribir la convocatoria y de cualquier novedad, la persona encargada de la notificación sentará la correspondiente razón, advirtiendo que se la podrá hacer por la prensa; igual procedimiento se aplicará cuando se desconozca el domicilio o se deba convocar a herederos…”.
Art. 24.-“…Conferencia final.- Los resultados obtenidos hasta la conclusión del trabajo en el campo, de toda actividad de control, constarán, en el respectivo borrador de informe que será analizado en la conferencia final, por los auditores gubernamentales actuantes, los representantes de la entidad objeto del examen
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y todas las personas vinculadas con el mismo. De acuerdo con las circunstancias, se podrá realizar una o varias conferencias finales, con una, o con un grupo de personas, para que conozcan los resultados vinculados con los períodos de actuación, en el lugar de la entidad o en las oficinas de la Contraloría General. Con el propósito de comunicar a todas las personas vinculadas con los hechos comentados y lograr la finalidad que trata el artículo 22 de este reglamento. Cualquier información explicativa o documentos justificativos que los asistentes o vinculados con el examen, deseen presentar, lo realizarán durante los 5 días laborables posteriores a la conferencia final y mediante comunicación dirigida al máximo directivo de La unidad de control responsable del trámite del informe definitivo. El Contralor General o el funcionario delegado, frente a la comunicación escrita del interesado, podrán autorizar la entrega del borrador del informe de auditoría o del examen especial. Art. 25.-“…Participantes en la conferencia final.- Serán convocados y participarán en la conferencia final, las siguientes personas: a) La máxima autoridad de la entidad examinada o su delegado; b) Los servidores y ex servidores de la entidad examinada y quienes por sus funciones o actividades están vinculados con la materia objeto del examen; c) El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, o el funcionario que él designe;d) El supervisor asignado; e) El Jefe de equipo de auditoría actuante; f) El auditor interno que ejerza la jefatura de la unidad y que fuere convocado expresamente para el efecto; g) El abogado o personal técnico de apoyo que colaboró en el trabajo; y, h)Otro funcionarios de la Contraloria autorizados por el Contralor o el funcionario delegado….” Art. 27.-.”…Constancia de la participación en la conferencia final.- Como constancia de la realización de la conferencia final, así como de la asistencia de los convocados a la comunicación de los resultados obtenidos, el supervisor y el Jefe de equipo elaborará en original y copia, el acta de la conferencia final con la información que se considere necesaria, que entre otros aspectos se referirá al lugar, fecha, hora, documento con el cual se realizó la convocatoria respectiva y la identificación de los participantes, con indicación del nombre, cargo, firma y cédula de ciudadanía. De existir negativa a suscribir el acta pro alguno de los asistentes, el Jefe de equipo, sentará la razón correspondiente…”
8.7. Trámite de aprobación de los informes de auditoría interna
1. El Jefe de Equipo elabora el Borrador del Informe el mismo que es revisado
por el Supervisor.
2. El Auditor General revisa el Borrador del Informe supervisado y dispone la
realización de la conferencia final.
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3. El Jefe de Equipo en conocimiento de la fecha de la conferencia final prepara
la convocatoria y el Acta de Conferencia Final. El Auditor General suscribe la
convocatoria.
4. La Conferencia Final estará presidida por el Auditor General o su Delegado.
Asistirán en forma obligatoria el Supervisor y el Jefe de Equipo, quien
expondrá los resultados del examen.
5. El Jefe de Equipo recepta las firmas de los asistentes a la conferencia final.
6. El Auditor General autorizará la entrega de una copia del Borrador del Informe
siempre y cuando se lo haga por escrito.
7. El Jefe de Equipo recibe los documentos y aclaraciones durante los cinco días
laborables posteriores a la Conferencia Final, de acuerdo a lo prescrito en el
Art. 24 del Reglamento a la LOCGE (Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado), así como en el penúltimo inciso del artículo 4 del acuerdo 010-CG
de la Contraloría General del Estado publicado en el Registro Oficial 355 del 9
de junio de 2008 en concordancia con la norma IAG-06. En ese mismo tiempo
el Jefe de Equipo elaborará el Cronograma de Cumplimiento de
Recomendaciones conjuntamente con los auditados y los comprometerá a su
cumplimiento con la suscripción del documento.
8. El Supervisor y el Jefe de Equipo redactan el Informe Final, “Síntesis del
informe” y “Memorando de Antecedentes” de acuerdo a los formatos
establecidos en la Resolución No. 025.
9. El Auditor General revisa el Informe y en el término de cinco días entrega al
Jefe de Equipo para la formulación de la versión final del mismo.
10. El Jefe de Equipo elabora la versión final del Informe que incluye las Cartas de
Envío y Presentación, la “Síntesis del informe” y el “Memorando de
Antecedentes” de acuerdo a los formatos establecidos por la Contraloría
General del Estado, y remite para la aprobación del informe a la Contraloría,
de acuerdo al Art. 17 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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11. Una vez elaborado la versión final del informe se envía a la Contraloría
General del Estado a través de la Coordinadora de la Unidad para su revisión
y aprobación en cumplimiento del Art.26 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
12. La Contraloría General del Estado remite el oficio de aprobación y autoriza la
distribución a las autoridades y servidores vinculados con el examen.
13. La Asistente de la Unidad de Auditoria prepara el memorando para la
distribución del informe a los servidores vinculados con el examen.
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CAPÍTULO IX
9. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES.
De acuerdo a lo establecido en el Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado y el Art. 28 de su Reglamento, se realizará el seguimiento de
las recomendaciones de las auditorías y exámenes especiales.
El auditor como parte de la evaluación del control interno efectuará el seguimiento
de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas
correctivas propuestas.
Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se
iniciarán en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el
informe del examen anterior se analizará las recomendaciones para tabularlas en
un papel de trabajo.
Los procedimientos a realizarse en el campo serán: la verificación del cumplimiento
del cronograma de implantación de las recomendaciones, las entrevistas con la
máxima autoridad y con los funcionarios responsables del cumplimiento de las
recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento.
Se obtendrá evidencia documentada sobre su cumplimiento y se establecerá en el
informe las responsabilidades pertinentes, casos de incumplimientos.
9.1. Pasos del seguimiento de recomendaciones
1. El Auditor General de FLOPEC, luego de 90 días de ser aprobado el informe
por la Contraloría General del Estado dispone al auditor jefe de equipo que
ejecutó el examen que inicie el “Seguimiento y control de las
recomendaciones de auditoría”.
2. El Auditor designado, recaba de la administración los resultados de la aplicación
de las recomendaciones, de acuerdo al “Cronograma de cumplimiento
aplicación de recomendaciones”. Para ejecutar esta actividad, el auditor
utilizará dos horas diarias, dentro de su horario normal para que no interrumpa
las tareas que esté efectuando.
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3. Recepta de los auditados la documentación que evidencie las medidas
correctivas tomadas y el cumplimiento de las recomendaciones y, evalúa sus
resultados dejando constancia en los papeles de trabajo.
4. Prepara “Informe de seguimiento” y entrega al Supervisor asignado utilizando el
formato que ha sido elaborado para el efecto.
5. El Auditor designado y el supervisor entregan el “informe” al Auditor General
para su revisión.
6. El Auditor General previa revisión suscribe el Informe y envía a la Contraloría
General del Estado para su aprobación.
7. El Auditor General remite fotocopias del Informe de Seguimiento aprobado a los
involucrados en el examen.
Los auditores observarán la Fase V: Seguimiento, del Manual de Auditoría de
Gestión de la Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos del Sector
Público sometidos a su control, aprobado por el Contralor General del Estado
mediante acuerdo No. 031. CG., del 22 de noviembre del 2001.
NOTA AL FINAL
El presente Manual, se modificará cada año conforme las Leyes
vigentes.
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ANEXOS