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CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES DEL FLUJO DE
CAJA
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DEFINICIÓN
El Flujo de Caja es un estado financiero que presenta, de una maneradinámica, el movimiento de entradas y salidas de efectivo de una empresa, enun período determinado de tiempo y la situación de efectivo, al final del mismoperíodo.
El concepto de efectivo no solamente se refiere al dinero disponible en caja ybancos, sino que también puede incluir otras cuentas que tengan las caracte-rísticas generales de depósitos a la vista, tales como documentos de tesorería odocumentos comerciales y otras inversiones temporales de alta liquidez que, deacuerdo con la política de la empresa y, las circunstancias del mercado, seansusceptibles de volverse efectivo en cualquier momento.
El Flujo de Caja puede prepararse para períodos de un año, un semestre, unmes, una semana, etc., teniendo en cuenta que entre más corto sea el período,más preciso serán los resultados y más útil su análisis.
PROPÓSITOS
-El Flujo de Caja tiene como propósitos primordiales, entre otros, los si-guientes:
-Presentar la información correspondiente a las entradas y salidas de efectivode una empresa, durante un período determinado de tiempo.
-Evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo.
-Prever las necesidades de efectivo y la manera de cubrirlas adecuada yoportunamente.
-Permitir la planeación de lo que la empresa puede hacer con los excesostemporales de efectivo.
-Evaluar las posibilidades de la empresa para cumplir con sus obligacionesfrente a las entidades financieras, proveedores, etc.
-Analizar la viabilidad de realizar futuros repartos de utilidades o pagos dedividendos.
-Evaluar el efecto de nuevas inversiones fijas y su financiamiento sobre lasituación financiera de la empresa.
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ELEMENTOS BÁSICOS
Independientemente de la manera como se presente, el Flujo de Caja tienecomo elementos básicos los siguientes:
- El Saldo Inicial de Caja, que corresponde al monto de efectivo con el cual seinicia el período contable y que debe tomarse del balance inicial primerrenglón del activo corriente.
- Las entradas de efectivo durante el período objeto de análisis, las cualestienen como base el estado de resultados y los movimientos del balance.
- Las salidas de efectivo del período, cuyo soporte es el mismo del puntoanterior.
- El Flujo Neto del Período, el cual puede ser positivo o negativo, y queresulta de la diferencia entre entradas y salidas del período.
- El Saldo Final de Caja, resultado de sumar el saldo inicial y el flujo neto delperíodo.
INFORMACIÓN REQUERIDA
Para preparar un Flujo de Caja Presupuestado o Presupuesto de Efectivo serequiere como mínimo la siguiente información:
El Balance General al inicio del período (final del período inmediatamenteanterior, o Balance de Iniciación, si no hay información histórica).
El Estado de Resultados Proyectado y las bases de su proyección.
Las bases o políticas con respecto a los posibles cambios que pueda tenerel Balance General.
Todas las demás políticas que pueda tener la empresa y que incidan en losmovimientos de efectivo. |
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ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO
Las principales transacciones que dan origen a entradas y salidas de efectivoson las siguientes, siempre y cuando cumplan con el requisito básico que esafectar la cuenta de caja o bancos.
Entradas:
Ventas realmente cobradas
Otros Ingresos efectivos, del estado de resultados
Disminución de activos con entrada real de efectivo
Aumento de pasivos, que impliquen nuevos recursos de efectivo
Aumento de capital, en efectivo
Salidas:
Compras efectivamente pagadas
Costos y gastos pagados en el período
Otros Egresos efectivos, del estado de resultados
Aumento de activos, con salida real de efectivo
Disminución de pasivos por pago en efectivo
Pago de dividendos o reparto de utilidades en dinero
Readquisición de acciones con pago en efectivo
Dentro de los costos y gastos no deben incluirse aquellos que no implican salidade efectivos, tales como la depreciación, las amortizaciones de diferidos, lasprovisiones, etc. Así mismo en los otros ingresos o egresos no debe tenerse encuenta el rubro de Corrección Monetaria, sea positiva o negativa.
RESUMEN
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El Flujo de Caja es un estado financiero básico que presenta, de una maneradinámica, el movimiento de efectivo de una empresa, en un período deter-minado de tiempo y la situación de efectivo, al final del mismo período.
El Flujo de Caja tiene como propósitos primordiales, entre otros, los siguientes:
-Presentar la información correspondiente a las entradas y salidas de efectivode una empresa, durante un período determinado de tiempo.
-Evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo.
-Prever las necesidades de efectivo y la manera de cubrirlas adecuada yoportunamente.
-Permitir la planeación de lo que la empresa puede hacer con los excesostemporales de efectivo.
Independientemente de la manera como se presente, el Flujo de Caja tienecomo elementos básicos los siguientes:
-El Saldo Inicial de Caja
-Las entradas de efectivo
-Las salidas de efectivo
-El Flujo Neto del Período
-El Saldo Final de Caja
Para preparar un Flujo de Caja Presupuestado o Presupuesto de Efectivo, serequiere como mínimo la siguiente información:
-El Balance General al inicio del período o Balance de Iniciación
El Estado de Resultados Proyectado y las bases de su proyección.
-Las bases o políticas con respecto a los posibles cambios que pueda tener elBalance General.
-Todas las demás políticas que pueda tener la empresa y que incidan el losmovimientos de efectivo.
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El Flujo de Caja no toma en cuenta los resultados de los ajustes por inflación,debido a que éstos son puramente contables pero no implican movimientos deefectivo, en tanto que el Flujo de Caja sólo trabaja con entradas y, salidas deefectivo. Esto hace que el Flujo de Caja permita apreciar las posibilidades deuna empresa en términos efectivo o capacidad de pago.
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CAPÍTULO II
FLUJO DE CAJA PROYECTADOMÉTODO DIRECTO-PRESENTACIÓN
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DEFINICIÓN Y PROPÓSITOS
El Flujo de Caja proyectado o presupuesto de caja es un estado financieroproforma que permite establecer, para un período futuro, el movimiento deefectivo, en cuanto a entradas, salidas y saldo al final de dicho período.
El Flujo de Caja proyectado permite apreciar, para el período analizado, entreotras cosas, cuáles serán las fuentes de efectivo de la empresa y cómo seutilizará dicho efectivo, cómo se financiarán las inversiones que requiera laempresa, cómo se cubrirán los faltantes temporales de efectivo para capital detrabajo y cómo se invertirán los excedentes temporales de caja que puedallegar a tener el negocio.
El Flujo de Caja proyectado puede prepararse por períodos mensuales,trimestrales, semestrales o anuales. Sin embargo, entre más largo sea el pe-ríodo que se tome, mayores serán las limitaciones que se presenten, porque sedejarán de registrar algunas transacciones realizadas dentro del período, peroque de alguna manera han sido compensadas. Por ejemplo, si el Flujode Cajava de enero a diciembre y se venden activos fijos en junio pero se compranotros por el mismo valor en noviembre, el Flujo de Caja no puede incluir talestransacciones en términos de entradas y salidas de efectivo.
Como ya se explicó en el capítulo correspondiente al Flujo de Caja Histórico,existen dos métodos básicos para preparar el Flujo de Caja, a saber, el MétodoDirecto y el Método Indirecto.
Dentro de cada uno de los dos métodos anteriores se pueden dar diferentepresentaciones, de acuerdo con la manera como se organicen las entradassalidas de efectivo. De estas presentaciones, para cualquiera de los dos méto-dos, las más conocidas son la Presentación Simplificada y la PresentaciónClasificada.
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CARACTERÍSTICAS DEL MÉTODO DIRECTO
El Flujo de Caja presentado en este capítulo tiene las siguientes caracterís-ticas:
- Se denomina Método Directo porque muestra de manera clara y directa cuálesson las entradas y salidas de efectivo de un negocio, para un períododeterminado de tiempo. Para lograr esto examina uno por uno todos losrenglones del estado de resultados, para detectar en dónde están las entradas ysalidas reales de efectivo y lo mismo hace con el balance general inicial, com-parándolo con lo que será cada renglón al finalizar el periodo proyectado.
El método directo, al examinar el estado de Ganancias y Pérdidas, parte de lasventas efectivamente recuperadas, las cuales toma como entradas de efectivo,al igual que los otros ingresos. Posteriormente analiza cada uno de los costos ygastos, para determinar en qué medida representan entradas o salidas deefectivo que puedan ir al Flujo de Caja.
La diferencia fundamental con el método indirecto es la forma como se toma elEstado de Resultados, en este caso partiendo de las ventas y no de la utilidadneta como lo hace el mencionado método.
- Se dice Simplificado porque no implica un ordenamiento sofisticado de lasentradas o salidas de caja, sino que éstas se organizan únicamente en un grupode entradas y otro de salidas.
La presentación simplificada, como su nombre lo indica, es la más sencilla,pues los rubros propios del Flujo de Caja se organizan sólo en dos grupos decuentas, antes de llegar al flujo neto del período, así:
+ ENTRADAS
- SALIDASFlujo Neto del Período
MÁS
Saldo Inicial de Caja
Saldo final de Caja
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FLUJO DE CAJA PROYECTADOMÉTODO DIRECTO-PRESENTACIÓN CLASIFICADA
DEFINICIÓN Y PROPÓSITOS
Retomando la parte inicial del capítulo anterior, conviene recordar que existendos métodos básicos para preparar el Flujo de Caja, a saber: el Método Directoy el Método Indirecto.
En el presente capítulo se presenta y analiza la Presentación Clasificada delMétodo Directo, para lo cual se continúa con el caso de la empresa AlimentosLa Papita Ltda., del cual aparece la presentación clasificada en el cuadro 4.1
CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN CLASIFICADA
La presentación que trata el presente capítulo se denomina Clasificada porquesus diferentes renglones se clasifican ordenadamente en tres grupos, teniendoen cuenta si son rubros de operación, inversión o financiación.
La presentación clasificada, como su nombre lo indica, es más elaborada que lapresentación simplificada, pues en este caso todos los reglones agruparse segúnsu naturaleza, independientemente de si son entradas das. Para distinguir estasdos últimas, se acostumbra colocar las salidas: paréntesis y las entradas sinparéntesis. El esquema general es el siguiente:
FLUJO DE OPERACIÓN
FLUJODEINVERSIÓN
Flujo después de Inversión
FLUJO DE FINANCIACIÓN
Flujo después de Financiación
Más: Saldo Inicial de Caja
SALDO FINAL DE CAJA
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MÉTODO DIRECTO CLASIFICADO
Entre las principales ventajas que presenta el método directo clasifica frente aotros métodos, además de las ya mencionadas, en referencia al n todo directosimplificado, en el capítulo anterior, se pueden mencionar siguientes:
- Facilita la sectorización de las fortalezas y debilidades del negocio:
Al presentarse clasificado entre operación, inversión y financiación, el análisispuede apreciar con mayor facilidad en cuál de estas áreas pueden estar 1;fortalezas o debilidades del negocio, dependiendo de los resultados de cadauna, en términos de Flujo de Caja.
Se debe entender que, en cada una de las anteriores áreas, el Flujo de Cajareportará diferentes resultados, dependiendo de circunstancias tales como lanaturaleza de la empresa, la etapa de su vida en que se encuentra, la situacióngeneral de la economía, etc. Así, por ejemplo, una empresa comercializadoragenerará más efectivo de operación que una manufacturera, debido a su máscorto ciclo de efectivo y sus volúmenes de ventas. En una economía encrecimiento, se presentarán mayores requerimientos de inversión y porconsiguiente de financiación. Una empresa que comienza, difícilmente tendráun flujo positivo de operación, como sí lo debe tener una firma ya posicionada.
- Permite apreciar de una manera clara si el negocio produce efectivo ensu actividad propia:
El flujo de operación indica si una empresa efectivo como resultado de supropia operación, acorde con su objeto social.
Se debe entender que el Flujo de Caja reportará diferentes resultados, de-pendiendo de circunstancias tales como la naturaleza de la empresa, la etapade su vida en que se encuentra, la situación general de la economía, etc. Así,por ejemplo, una empresa comercializadora generará más efectivo deoperación que una manufacturera, debido a su más corto ciclo de efectivo y susvolúmenes de ventas. Una empresa que comienza difícilmente tendrá un flujopositivo de operación, como si lo bebe tener una firma ya posicionada en elmercado.
- Suministra elementos para medir el impacto de las inversiones actuales ofuturas de la empresa:
Cuando se analiza el flujo de inversión, en sus diferentes componentes, sepuede apreciar la magnitud de las inversiones propuestas para el período y, através de los rendimientos, la bondad de las inversiones que ya tiene laempresa.
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- Permite analizar si el negocio está en crecimiento:
A través de las inversiones planteadas en construcciones y maquinaria, serefleja por lo general un crecimiento del negocio, que debe estar impulsadopor unos mayores requerimientos del mercado o la necesidad de modernizarsepara competir eficientemente.
Como es natural, cuando la economía está en crecimiento, se presentaránmayores requerimientos de inversión en planta y equipo y por consiguiente definanciación y aporte de los dueños, para responder ante una demandacreciente.
- Facilita el análisis de la etapa de la vida por la que atraviesa la empresa:
En el análisis del flujo de operaciones se puede apreciar si la empresa e enetapa de iniciación o ya tiene varios años en el mercado. Para casos de mismanaturaleza y en iguales condiciones, una empresa que arranca, p sus mayoresrequerimientos de capital de trabajo (operación) y sus reducid ventas,reportará un menor Flujo de Caja operativo o, con mucha frecuencia; un flujodeficitario. En cambio, empresas ya posicionadas en el mercad por lo generaldeben presentar flujos de caja positivos en operación, ce excedentes que lespermitan, por lo menos, iniciar algunas de las inversiones que la empresarequiera.
- Deja comprender si se le está dando un adecuado manejo a la finan-ciación y cuál es el grado de compromiso de los dueños:
El flujo de financiación deja entrever la idoneidad de la financiación escogidapor la empresa, si ésta se está incrementando o reduciendo, si hay un adecuadobalance entre pasivos y patrimonio, si la distribución de la financiación en elcorto y el largo plazo es la adecuada para el tipo de negocio, etc.
La desventaja fundamental, por su parte, consiste en que inicialmente par algocomplejo de elaborar y entender, especialmente cuando se está acostumbrandoa manejar un flujo de efectivo que solamente trata de entradas salidas, simayor clasificación. Sin embargo, una vez entendido el esquema estadesventaja desaparece y resaltan todas las ventajas ya enumeradas.
No obstante lo expuesto en el párrafo anterior, el método directo simplificadoes el sistema de presentación de Flujo de Caja más completo y el quesuministra mayores elementos de análisis, independientemente del punto dvista desde el cual se emprenda su estudio.
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METODOLOGÍA
La metodología para la obtención de cada uno de los reglones que integran estapresentación es la misma que se utilizó en el método directo simplifica do. Lascuentas son las mismas, solo que aquí se han clasificado en las tres áreas yamencionadas, a saber: flujo de operación, flujo de inversión y flujo definanciación, como se explica a continuación:
Flujo de Operación
El flujo de operación incluye todas aquellas transacciones directamente re-lacionadas con la producción, administración y venta de bienes y servicios deuna empresa. Los flujos de operación son consecuencia de transacción yeventos que tienen que ver con la determinación de la utilidad neta del ejer-cicio, con excepción de los gastos e ingresos financieros, que deben ir al flujode financiación, y el rendimiento de inversiones temporales o permanentes,que se debe llevar al flujo de inversión.
Aquí es necesario aclarar que algunos tratadistas, e inclusive normas legales,opinan que se debe llevar al flujo de operación todo lo que tenga que ver conel estado de resultados, incluido el rendimiento de las inversiones y los ingresosy gastos financieros. Sin embargo la lógica recomienda tratar los ingresos ygastos financieros como flujo de financiación y el rendimiento de inversionescomo flujo de inversión.
Las entradas de efectivo más comunes en el flujo de operaciones son lassiguientes:
Ingresos de efectivo por la venta de contado de bienes o servicios.
Cobros de efectivo por recuperación de cuentas por cobrar sobre ventas debienes o servicios, realizadas en períodos anteriores.
Ingresos de efectivo relacionados con otros ingresos de operación del estado deresultados, diferentes de ventas, tales como ingresos por certificados de abonotributario, ingresos por financiación de ventas, ingresos por servicios cuando laactividad principal es la venta de productos, etc.
Las principales salidas de efectivo dentro del flujo de operación son las si-guientes:
Pagos efectivos por compra de materias primas o mercancías.
Cancelaciones a proveedores por compras realizadas en períodos anteriores.
Pagos realizados en efectivo a los empleados.
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Pagos en efectivo por costos indirectos de fabricación.
Egresos en efectivo por gastos de administración y ventas.
Pago de impuestos de renta y gastos acumulados.
Flujo de Inversión
El flujo de inversión incluye el resultado, en términos de efectivo, de todas 1transacciones relacionadas con la compra o venta de activos fijos y otrosactivos productivos de largo plazo, la compra o venta de inversiones temporaleslas inversiones compradas o vendidas en otras sociedades, el rendimiento d lasanteriores inversiones, el cobro o el desembolso de préstamos, etc.
Dentro de la actividad normal de cualquier empresa que inicia o está enmarcha, es natural que, en materia de flujos de inversión, las salidas deefectivo sean mayores que las entradas. Al contrario, cuando las empresasestán e crisis, los empresarios toman la decisión de vender las inversiones yactivos no estrictamente necesarios, para atender las necesidades de la parteoperativa, caso en el cual las entradas del flujo de inversión podrán ser mayorque las salidas.
Las entradas más comunes de efectivo, dentro de los flujos de inversión son:
- Los cobros efectuados por la venta de propiedad, planta y equipo y otrosactivos productivos de largo plazo.
- Los cobros por venta de acciones o aportes en otras sociedades.- Los cobros por préstamos realizados y venta de instrumentos de deuda deotras compañías.
Las salidas más comunes de efectivo, dentro del flujo de inversión son:
- Los pagos en efectivo por la compra de propiedad planta y equipo y otrosactivos productivos de largo plazo.
- Los pagos por adquisición de acciones o aportes en otras sociedades.
- Los desembolsos por préstamos realizados por la empresa y pagos paraadquirir instrumentos de deuda de otras entidades.
- La compra de inversiones temporales.
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Flujo de Financiación:
El flujo de financiación incluye la obtención de recursos de parte de los dueños,ya sea como aportes de capital o como préstamos a la empresa, el pago dedividendos o reparto de utilidades a los mismos, la obtención de préstamos enefectivo y el pago de los mismos tanto en lo que corresponde a capital como aintereses, la obtención y pago de otros recursos, etc.
Los flujos de entrada más comunes en esta área son:
- El producto de la emisión de acciones y los aportes de capital.
- Los préstamos recibidos de socios, en efectivo.
- El efectivo recibido como producto de préstamos a corto o largo plazo, yasea de entidades financieras u otros acreedores.
- El ingreso por la emisión de bonos, hipotecas y documentos de deuda.
Los flujos de salida más comunes en materia de financiación son los siguientes:
- El pago de dividendo o reparto de utilidades.
- La recompra de acciones propias.
- La amortización o cancelación de préstamos de corto o largo plazo.
- Los pagos de préstamos recibidos de socios.
- Los pagos realizados a acreedores no financieros.
- Los pagos por redención de bonos, hipotecas y documentos de deuda.
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Análisis
El análisis que se puede efectuar, con base en método directo clasificado, debecorresponder, entre otras cosas, a las respuestas que se puedan dar a lassiguientes preguntas:
¿Se presenta consistencia entre las cifras proyectadas y las cifras históricas?
¿Generaría la empresa efectivo como producto de su operación en una cuantíaapreciable, de acuerdo con su naturaleza y etapa de desarrollo?
¿En qué estarían representadas las principales inversiones de la empresa?
¿Puede el flujo de operación financiar, al menos parcialmente, las inversionespropuestas?
- El crecimiento de la empresa, que se concreta en el monto de sus inver-siones, ¿está respaldado por el crecimiento del mercado y la situacióneconómica?
- Ha seleccionado la empresa la financiación adecuada, por fuentes y plazos,de acuerdo con las inversiones por realizar y demás necesidades?
- ¿Puede la empresa pagar adecuadamente sus obligaciones actuales y pro-yectadas?
- Presentaría el negocio excedentes de efectivo? ¿De qué manera las utilizaría?
- ¿Se presentan en el período necesidades de financiación, adicionales a las yaprevistas? ¿Cómo se van a cubrir?
- ¿La actividad del período está siendo generadora de efectivo o es másimportante el saldo inicial de caja?
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CAPÍTULO IV
FLUJO DE CAJA PROYECTADO MÉTODO INDIRECTO
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CARACTERÍSTICAS DEL MÉTODO INDIRECTO
El método Indirecto se denomina así porque, aunque finalmente llega al mismoresultado que el método directo, en cuanto a saldo de caja, lo hacede maneraindirecta, sin mostrar directamente por dónde entró el efectivo al negocio nien qué se gastó, sino, en algunos casos, mostrando más bien en qué no se gastóy estableciendo así por qué queda un saldo de caja determinado.
Como se puede apreciar, el método indirecto es un método difícil, aun paratratar de definirlo y el tratamiento que le da al estado de resultados es pocopropicio para el análisis. Este método no estudia el estado de resultados en sutotalidad, cuenta por cuenta, como lo hace el método directo, sino que secontenta con partir de la utilidad neta y sumarle las partidas que no son salidade efectivo, para establecer así el flujo de efectivo que queda de la operacióndel negocio en el período.
Presentación Simplificada
La presentación simplificada del Flujo de Caja, por el método indirecto, secaracteriza por constar sólo de dos agrupaciones de cuentas, una de entradasde efectivo y otra de salidas. Sin embargo, dentro de las entradas de efectivoaparece un subgrupo denominado Generación Interna de Efectivo, que provienede la reconstrucción del flujo generado por el estado de resultados, sumándolea la utilidad las partidas de gasto que no implican salida de efectivo. Elesquema general aparece a continuación:
ENTRADAS DE EFECTIVOGeneración interna de EfectivoOtras entradas de Efectivo
Total Entradas de Efectivo
SALIDAS DE EFECTIVO
Flujo Neto del PeríodoMás: Saldo inicial de Caja
Saldo Final de Caja
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Presentación Clasificada
La presentación clasificada del método indirecto, al igual que en el métododirecto, se caracteriza por la clasificación que se hace de las cuentas en losgrupos de Flujo de Operación, Flujo de Inversión y Flujo de Financiación,utilizando los mismos criterios que en el método directo.
Tal vez la única aclaración que vale la pena hacer, además de los criterios declasificación que ya se dieron para el método directo, es que el resultado de lageneración interna de efectivo debe aparecer dentro del flujo de operación,por tratarse de cuentas sacadas todas del estado de resultados y, por lo tanto,relacionadas con la operación del negocio.
No sobra recordar, por demás, que la presentación clasificada mezcla entradasy salidas de efectivo y que para distinguir las unas de las otras, las salidas secolocan entre paréntesis y las entradas sin paréntesis.
El esquema general de esta presentación aparece a continuación:
Generación interna de efectivoOtras entradas o salidas de operación
Total flujo de operación
TOTAL FLUJO DE INVERSIÓNFlujo Después de Inversión
TOTAL FLUJO DE FINANCIACIÓNFlujo Después de Financiación
Mas saldo inicial de caja
Saldo final de caja
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METODOLOGÍA
La metodología para la preparación del Flujo de Caja por el método indirectocomprende los siguientes pasos:
Se parte de la utilidad del ejercicio para el período objeto de análisis nuestrocaso el año 1.
Se establece la generación interna de efectivo, para lo cual se toman Estado deResultados aquellos renglones que, siendo gastos, no constituyen salida deefectivo en el período objeto de análisis.
Los renglones que se deben incluir en la formación de la Generación Interna deEfectivo, además de la utilidad del ejercicio, suelen ser los siguientes:
Depreciaciones
Amortización de Diferidos
Provisión para Impuesto de Renta
Provisión para indemnización
Provisión para pensiones de jubilación
Otras provisiones
Se examina cada uno de los renglones del balance inicial, así como elplan de inversiones y financiamiento de la empresa, para determinar deesta manera en cuáles de los rubros representa entradas o salidas deefectivo.
Las entradas se producirán fundamentalmente por disminución de activos o poraumento de pasivos o capital. Las salidas tendrán su origen en aumentos deactivos, disminución de pasivo o reparto de utilidades.
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CAPÍTULO VI
PROYECCIONES FINANCIERAS
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ASPECTOS GENERALES
En el campo de la gestión financiera, uno de los aspectos más importantes parael gerente o el analista financiero es el referente a la planificación financiera,la cual consiste en la proyección sistemática de los acontecimientos y lasacciones que se esperan de la administración, expresados en forma deprogramas, presupuestos e-informes sobre el probable estado futuro de lascuentas.
De igual manera, para quien está fuera de la empresa, puede ser de particularinterés evaluar la posible situación futura de la empresa en la cual está intere-sado, mediante estimaciones y supuestos, cosa que sólo es posible mediante elpronóstico financiero.
El pronóstico financiero constituye un proceso en el cual las condicioneseconómicas que se prevén, las políticas y decisiones de la empresa, las estadís-ticas, los movimientos de fondos y los indicadores financieros se combinan y seorganizan en una proyección para un período futuro deseado.
Las proyecciones financieras permiten examinar con anticipación los efectosfinancieros de políticas nuevas o cambiantes, así como también establecer lasnecesidades futuras de fondos, convirtiéndose así en herramienta fundamentalpara negociar con los bancos y demás entidades de crédito, mismo ayudan a laadministración de la empresa en la revisión de plan programas y suconveniencia, a la luz del probable impacto sobre las fin de la compañía.
Por otra parte, los pronósticos financieros son valiosos como elemento decontrol, al comparar los resultados reales que se van presentando contra lopresupuestado. En este caso, las desviaciones significativas con respecto a loesperado pueden indicar que los programas no se están desarrollando cornodebiera o que los planes no eran realistas y por lo tanto tienen que serrevisados.
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VENTAJAS DE LAS PROYECCIONES FINANCIERAS
Un pronóstico financiero eficaz otorga múltiples ventajas, no sólo a la empresaque lo prepara, sino también a los acreedores e inversionistas actúale ypotenciales. Las principales ventajas son las siguientes;
- Permite la comprobación previa de la posibilidad financiera de distintoplanes y programas, antes que se den pasos difíciles de retroceder.
- Sirve como herramienta de control para descubrir y corregir las desviacionesde los planes y programas.
- Ayuda a prever la manera de obtener fondos adicionales, si se requieren.
- Brinda confianza a las entidades financieras y demás acreedores y facilita lanegociación de créditos con la debida anticipación.
- En épocas de expansión económica, cuando las empresas presentanexcedentes de efectivo, se puede prever la forma más rentable de utilizadichos fondos.
- En épocas de recesión, facilitan el análisis de las posibilidades que puedetener el negocio para superar las dificultades y seguir adelante y, cuando lasempresas requieren reestructuración de sus pasivos, las proyeccionesfinancieras permiten prever la manera como se pueden adelantar las diferentesalternativas de refinanciación y/o capitalización.
INFORMACIÓN NECESARIA PARA UNA PROYECCIÓN
Para la elaboración de una proyección financiera se requiere como mínimo lasiguiente información:
- Información Financiera Histórica o Balance Inicial
Si se trata de una empresa que está en marcha, se debe disponer de losbalances generales y estados de resultados de, por lo menos, los tres últimosejercicios. Cuando se trata de una empresa nueva se debe contar con unbalance de iniciación o los datos suficientes para elaborarlo. Dicho BalanceInicial por lo general se presenta así:
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- Bases para las proyecciones
El gerente, consultor o analista financiero que quiera preparar unas proyec-ciones financieras debe contar con bases suficientes que justifiquen el valorasignado a todos y cada uno de los renglones de los estados financierosproyectados.
La presentación de las bases hace parte de la proyección y ésta no puedeevaluarse si las bases no son suficientemente claras para sustentar cada una delas cifras.
Las bases para las proyecciones no pueden fundamentarse en simples supo-siciones, sino que deben ser cálculos profesionales basados, entre otras cosas,en los siguientes aspectos:
- La situación económica del país y del mundo
- El estudio de mercado para los productos de la empresa
- El análisis de la situación de la competencia
- El estudio de las perspectivas del sector al cual pertenece la empresa
- Los planes y programas que tenga la empresa
- El uso previsto de tecnología y Mano de obra
- Las políticas de la empresa en cuanto a costos y gastos
- Las inversiones que se prevean para el período
- La política de capitalización y endeudamiento.
Se deben formular bases para todos los rubros de los estados financieros que seproyecten (generalmente estado de resultados, Flujo de caja y lance general),pero en orden de importancia, se necesitan bases muy el y discriminadas parael estado de pérdidas y ganancias. Solamente puede obviarse la sustentación dealgunas Cifras del balance, si no cambian uno a otro período, como podría ser,en algún caso, el capital o los activos fijos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECCIONES FINANCIERAS
La metodología para la preparación de Proyecciones Financieras comprende,cuatro etapas fundamentales, como son las siguientes:
1- Primera etapa: Revisión de la Información básica.
Cuando se inicia la preparación de las proyecciones financieras es necesariocerciorarse que se dispone de la información necesaria, ya estipulada, para laelaboración de las mismas.
Cuando se trabaja una empresa en marcha, se debe comprobar que los estadosfinancieros están correctamente clasificados y suficientemente discriminados,de tal manera que permitan apreciar el desarrollo histórico de la compañía ytomarlo como base del comportamiento futuro. En el caso de una empresa quecomienza, esta etapa se reduce a la revisión de las cifras del balance inicial.
2- Segunda etapa: Formulación de las bases para las proyecciones
En la formulación de las bases para las proyecciones, deben tomarse en cuentacomo mínimo los siguientes aspectos:
- Ventas
Su correcta estimación constituye la base primordial de una proyección. Si suapreciación es consistente, las demás proyecciones contarán con una base seriay adecuada.
Para hacer un estimativo del posible volumen de ventas, lo más acertado esrealizar una investigación de mercado. Pero dicha investigación no debe serexhaustiva en todos los casos, sino que debe acomodarse a la magnitud de cadaproyecto.
Al realizar la estimación de las ventas se deben prever los descuentos, lasrebajas y devoluciones que pueden presentarse, de acuerdo con las políticas dela empresa. Además si se va a vender a crédito se deben determinar los plazosde pago. Teniendo en cuenta que muchas empresas sacan al mercado más deun producto, se debe concretar, para cada uno, el número de unidades porvender, el precio unitario y las posibles variaciones de precio a través deltiempo.
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- Costo de Ventas
Cuando se trata de una empresa comercial, el costo de ventas correspondesimplemente al valor de compra de las mercancías que se van a vender. Por lotanto se debe especificar el número de unidades y su costo unitario.
El costo de ventas constituye la base para presupuestar el valor de las compras,teniendo en cuenta, además, la política de inventarios de productosterminados, respecto de lo cual se debe aclarar los días de existencias que sedesea mantener a mano.
Cuando se trata de una compañía manufacturera, el costo de ventas es máscomplicado de presentar porque implica la preparación de un estado financieroadicional como es el costo de producción, basados en la siguiente ecuación:
Costo de Ventas =
Costo de Producción
Más: Inventario Inicial de Producto Terminado
Menos: Inventario Final de Producto Terminado
De acuerdo con lo anterior las bases para el presupuesto del costo de ventas,una empresa manufacturera deben incluir la siguiente información básica.
- Materias primas necesarias y costo unitario de cada una
- Plazos para el pago a los proveedores
- Posibles incrementos en los costos de las materias primas
- Días de inventario de materia prima que se desea mantener
- Días de inventario de productos terminados que se quiere mantener
- Duración del proceso productivo, para estimar el inventario de producto enproceso
- Número de trabajadores de planta con sus cargos, tipo de sueldo y valor,prestaciones y cesantías
- Estimación de cada uno de los costos indirectos de fabricación, tales comoarrendamiento de planta, servicios públicos, depreciación, etc.
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- Gastos de Administración y Ventas
Con el mismo detalle que en el caso de la mano de obra, se debe especificar loreferente a los sueldos de administración y ventas. De igual manera se debenpresupuestar los demás gastos como papelería, arrendamientos, fletes,comisiones, publicidad, etc.
Adicionalmente se debe aclarar el sistema de depreciación de los muebles yenseres.
- Gastos Financieros
Es necesario prever las fuentes probables de financiación, su costo y la formade pago del capital y los intereses.
- Otros Ingresos o Egresos
Se trata de determinar los posibles ingresos o egresos, diferentes a la operacióndel negocio, que podría tener la empresa.
- Provisión para Impuesto de Renta
Con base en las normas tributarias vigentes, se debe establecer el porcentajede impuesto que se debe aplicar sobre las utilidades de cada ejercicio.
- Distribución de Utilidades
Conviene definir una política de distribución de utilidades o pago de divi-dendos, de acuerdo con el querer de los socios o accionistas, y sujeta a lasdisponibilidades del flujo de efectivo.
- Saldo Mínimo de Caja
Se debe establecer cuál es el saldo mínimo de efectivo que la empresa requierepara el desarrollo normal de sus operaciones y la política que se seguirá cuandose presenten sobrantes o faltantes de caja, en el flujo de cada período.
- Inversión en Activos Fijos
Si la compañía, o el proyecto por realizar, necesitan invertir en activos fijos, sedeben detallar los renglones correspondientes, su costo, forma de pago yposibles fuentes de financiación.
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- Provisión Deudas Malas
Establecer qué política se seguirá con respecto a la protección de la cartera.Qué porcentaje de provisión se debe hacer.
- Capital
Aclarar si se incrementará el capital social en el período proyectado.
- Reservas
Determinar las normas y políticas que se seguirán en la constitución de lasreservas.
3- Tercera etapa: Preparación de los Principales Presupuestos
Algunas de las bases de las proyecciones son tan complejas que sería difícilpasar a proyectar directamente los estados financieros. Por esta razón seacostumbra para estos casos elaborar algunos cuadros especiales, denominadospresupuestos, los cuales hacen que la proyección final de los estadosfinancieros resulte más sencilla y fácil de entender.
Los presupuestos que normalmente exigen un cuadro explicativo son lossiguientes:
- Presupuesto de Ventas
Tratándose de varios productos con diferentes precios y/o varios añosproyección, se debe preparar un cuadro que permita la organización yvisualización de dichas cifras, indicando las líneas de productos, las unidadespor vender, los precios unitarios, etc.
- Presupuesto de Producción (sólo para empresas manufactureras)
Por las mismas razones que en el caso anterior, conviene preparar un cuadroexplicativo que facilite la comprensión de las cifras.
- Consumo y Compra de Materias Primas (sólo para empresasmanufactureras)
Como generalmente cada Producto utiliza diferentes materias primas, condistintos costos unitarios y posibles incrementos en los costos de un período aotro, es necesario organizar todos estos datos en un cuadro. Así mismo, deacuerdo con el presupuesto de consumo de materias primas, se debe prepararun cuadro de presupuesto de compras.
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- Mano de Obra (sólo para empresas manufactureras)
Es indispensable preparar este presupuesto especialmente cuando se tata deuna empresa nueva, pero también es aconsejable en los demás casos. Estecuadro debe contener el detalle sobre:
Diferentes Cargos
Sueldo básico mensual
Prestaciones
Indemnizaciones, etc.
- Costos Indirectos de Fabricación (sólo para empresas manufactureras)
Si la presupuestación de estos costos es dispendiosa, debe prepararse en uncuadro especial, discriminando cada uno de los costos y sus posibles incre-mentos a través del tiempo.
- Gastos de Administración y Ventas
En la mayoría de los casos conviene elaborar un cuadro explicativo. Esimportante discriminar lo relativo a los gastos de administración y ventas,especialmente cuando se trata de una empresa nueva.
- Plan de Inversión y Financiación
Cuando la proyección implica la construcción de edificios o compra de activosfijos, este aspecto se debe aclarar en un cuadro especial, indicando de dóndeprovendrán los recursos para su financiación (crédito bancario, aportes decapital, reinversión de utilidades, etc.).
- Plan de Amortización de las Deudas de Largo Plazo
En caso que se prevea la contratación de préstamos a largo plazo es necesarioelaborar una tabla de amortización de cada uno, la cual facilitará lapresupuestación de los gastos financieros y el pago del crédito.
Los anteriores presupuestos constituyen una valiosa ayuda para la preparaciónde los estados financieros y brindan la máxima claridad a quien tenga queanalizar o evaluar las proyecciones financieras así:
- Permiten una mejor organización de conceptos y óptima precisión alpreparar la proyección del estado de pérdidas y ganancias.
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- Presentan de forma discriminada los diferentes ingresos, costos y gastos,facilitando la visualización de lo que realmente es entrada o salida deefectivo,para la elaboración del Flujo de Caja.
- Simplifican la proyección de gastos financieros, tanto en el estado pérdidas yganancias como en el Flujo de Caja, así como también amortización de lasobligaciones financieras.
4- Cuarta etapa: Presentación de los Estados Financieros
Nuevamente es necesario insistir en que los estados financieros que se pro-yectan son, en su orden, los siguientes:
- Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados
- Flujo de Caja y
- Balance General.
Sin embargo, en el caso de las empresas manufactureras, para simplificarlapresentación del estado de pérdidas y ganancias, es conveniente elaborar porseparado el estado de costo de producción.
El procedimiento por seguir en la presentación de cada uno de los estadosproyectados y las indicaciones para tener en cuenta en cada uno de los rubrosson los siguientes:
A. Estado de Resultados
Es el primer estado que se comienza a proyectar, puesto que su rubro inicial esla cifra de ventas, que es el primer rubro presupuestado.
El analista debe organizarse mentalmente para emprender la proyección de lasdiferentes cuentas en el orden generalmente aceptado para la presentación deeste estado financiero, aun cuando las bases obtenidas estén en un ordendiferente. A continuación se indica de dónde debe resultar el presupuesto decada rubro.
Ventas Brutas
Su valor sale del cuadro de presupuesto de ventas, elaborado con anterioridady basado en el estudio de mercado.
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Descuentos, Devoluciones y Rebajas en Ventas
Se obtiene del porcentaje sobre las ventas que estipulen las bases correspon-dientes.
Ventas Netas
Resultan de la diferencia entre los dos valores anteriores.
Costo de Ventas
Para una empresa comercializadora resulta del siguiente juego de cuentas:
Costo de Ventas =
Inventario Inicial de Mercancías
Más: Compras del período
Menos: Inventario Final de Mercancías
Para una empresa manufacturera resulta del siguiente juego de cuentas:
Costo de Ventas =
Inventario Inicial de Producto Terminado
Más: Costo de Producción
Menos: Inventario Final de Producto Terminado
El inventario inicial de cada período debe ser exactamente igual al inventariofinal del período inmediatamente anterior, el cual aparecerá en el correspon-diente estado de pérdidas y ganancias y también en el balance general. En elcaso de una empresa nueva, lo más probable es que no exista un inventarioinicial.
El inventario final depende de la política que se haya fijado la empresa a esterespecto y que debe aparecer explícita en las bases para las proyecciones. Paracalcular el inventario final se debe disponer del valor de las compras o delcosto de producción, según sea el caso.
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El valor del inventario final de Producto Terminado se puede calcular mediantela siguiente fórmula:
Inventario final= Costo de producción + invent.Inicialde prod. Terminado x días deInv.FinalEstimada
360 días + Días de inventario final (estimado)
De la misma manera se puede aplicar la fórmula anterior para el cálculoinventario de mercancías.
Costo de producción
Antes de iniciar el cálculo de los valores se debe determinar el númerounidades por producir, de acuerdo con las ventas proyectadas y las necesidadeses de inventario, así:
Unidades por Producir =
Unidades a vender
Más: Unidades de inventario Final
Menos: Unidades de inventario Inicial
Conociendo así el número de unidades que deben quedar totalmente ter nadasal final del período, se puede iniciar el cálculo del costo de producción en cadauno de sus componentes.
Materias Primas
Lo primero que se debe presupuestar es el consumo, es decir, la cantidadmaterias primas que se van gastar en el período, de acuerdo con el número deunidades que van a quedar totalmente terminadas y también la cantidades deproductos que quedarán en proceso de producción.
Las necesidades de materias primas para consumo se pueden, entonces, de-terminar de la siguiente manera:
Consumo estimado de materias primas (en unidades equivalentes de ProductoTerminado) =
Unidades por Producir
Más: Unidades del Producto en Proceso (Inventario final estimado)
Las unidades que quedan en proceso, como su nombre lo indica, no quedantotalmente terminadas, pero se puede calcular su equivalente en unidadesterminadas, para efectos de estimar el consumo de materias primas.
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Solamente cuando se haya calculado el consumo de materias primas enunidades, se puede proceder a estimar su valor en CORDOBAS, multiplicando lasunidades por su correspondiente costo unitario de compra.
Finalmente, una vez calculado el valor del consumo, se procede a estimar elvalor de las compras, teniendo el cuidado de adicionar los días estimados deinventario final y restando el valor del inventario inicial si lo hubiere.
El valor de las compras, entonces, se puede calcular mediante la siguientefórmula:
Compras de materias Primas =
Consumo de materias primas estimado
Más: Inventario final estimado
Menos: Inventario Inicial
Mano de Obra
El valor de la mano de obra, en el estado de resultados, corresponde al totalque devengará el personal directamente relacionado con la producción, in-cluyendo, además del sueldo básico, las prestaciones y cesantías que se debenpagar conforme a las normas legales. Al estado de pérdidas y ganancias se debellevar el total que resulte de todos los conceptos anteriores, aunque la parte delas cesantías no se pague realmente dentro del período sino, cuando máspronto, al año siguiente de su causación.
Costos Indirectos de Fabricación
La cuantía de estos costos se toma del total del presupuesto correspondiente,previamente elaborado, en el cual deben aparecer relacionados todos losegresos que tengan que ver con la producción, diferentes a la materia prima y ala mano de obra.
Costo Total de Fabricación
Está constituido por la suma total de los siguientes rubros:
Costo de la materia prima consumida
Costo de la mano de obra
Costos indirectos de fabricación
Inventario inicial de producto en proceso.
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El valor del inventario inicial de producto en proceso debe corresponde alinventario final del período inmediatamente anterior, si se trata de empresa enmarcha. Si es el caso de un proyecto nuevo no existirá inventario inicial deproducto en proceso.
Inventario Final de Producto en Proceso
Para calcular su valor se debe tener en cuenta la política de inventariopropuesta en las bases de las proyecciones. En este caso se puede utilizarlasiguiente fórmula:
Inventario Final Costo Total de Fabricación
Inventario finaldeProd. en Proceso= Costo Total de Fabricación x días de Inv. Final Estimado
360 días + Días de Inventario Final (estimado)
Costo de Producción
Corresponde a la diferencia entre el costo total de fabricación y el inventariofinal de producto en proceso. Indica el costo real de la producción que quedatotalmente terminada al final del período.
Utilidad Bruta
Resulta de restar de las ventas netas el costo de ventas.
Gastos de Administración y Ventas
Su valor debe resultar de la suma de los diferentes conceptos que figuren en elpresupuesto correspondiente. En dicho presupuesto aparecerán debidamentediscriminados los diferentes gastos que tengan relación directa con la actividadde la empresa.
Con respecto a los sueldos de administración y ventas conviene especificarloconcerniente a sueldo básico, prestaciones y cesantías. Aunque en el estado depérdidas y ganancias se debe cargar el total, la discriminación anterior es útilpara la posterior preparación del Flujo de Caja.
Utilidad Operacional
Es el resultado de restar de la utilidad bruta los gastos de administración y ven-tas. Indica cuál la utilidad propia del negocio al cual se dedica la empresa.
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Otros Ingresos
Se incluyen en este rubro los ingresos diferentes de la operación del negocio,los cuales pueden provenir principalmente del rendimiento de inversionestemporales, ingresos financieros, utilidad en venta de activos fijos, dividendosde otras compañías, etc.
Gastos Financieros
Su valor se obtiene de aplicar la correspondiente tasa de interés a cada uno delos préstamos que la empresa va a contratar.
Cuando se trata de un proyecto nuevo o cuando se quieren hacer inversionesfijas, por lo general se prevén los créditos de largo plazo que se puedencontratar y sus respectivos costos. Por el contrario, el valor de la financiaciónde corto plazo no es posible calcularlo hasta no haber preparado el Flujo deCaja, para ver si se requiere financiación adicional y por qué valor.
De acuerdo con lo expuesto en el párrafo precedente, en la práctica lo másacertado, al preparar la proyección del estado de pérdidas y ganancias, esdetenerse a llegar a los gastos financieros y esperar a que el Flujo de Cajareporte las necesidades de financiación, para calcular los gastos financierostotales, y luego terminar la proyección de pérdidas y ganancias.
Utilidad antes de Impuestos
Resulta del siguiente juego de cuentas
Utilidad Antes de Impuestos =
Utilidad operacional
Más: Otros Ingresos
Menos: Gastos Financieros
Menos: Otros Gastos
Provisión para Impuesto de Renta
Se obtiene aplicando la correspondiente tasa impositiva a la utilidad deimpuestos.
Utilidad Neta
Resulta de la diferencia entre la utilidad antes de impuestos y la provisión paraimpuesto de renta.
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B. Presupuesto de Efectivo
El presupuesto de efectivo o Flujo de Caja proyectado presenta los ingresos yegresos de efectivo que se puedan llegar a concretar, de acuerdo con lasoperaciones que se tienen previstas.
Un sistema práctico de elaboración del presupuesto de caja, dentro de unaproyección, consiste en la aplicación consecutiva de los dos pasos siguientes:
Primer Paso
Tomar el estado de pérdidas y ganancias proyectado (incluyendo el estado decosto de producción, si es el caso) y determinar cuáles renglones, y de quémanera afectan el presupuesto de caja.
Siguiendo este procedimiento, se analiza individualmente cada uno de losrenglones del estado de pérdidas y ganancias, determinando si implicaningresos o egresos de caja.
Ventas
Si las ventas se realizan en un 100%de contado, su valor pasará íntegramenteal Flujo de Caja como un ingreso. Si la totalidad, o una parte de las ventas seefectúa a crédito, sólo pasará como ingreso de caja lo que se alcanza arecuperar en efectivo durante el período y el saldo irá a cuentas por cobrar(cartera) en el balance, y sólo hará parte de los ingresos de caja en el períodosiguiente.
Compra de Materias Primas
Generalmente constituyen el egreso más importante en el Flujo de Caja de unaempresa manufacturera.
Si las compras se realizan de contado en su totalidad, su valor será igual en elestado de pérdidas y ganancias y en el presupuesto de caja, pero si losproveedores otorgan crédito por la totalidad o una parte de lo comprado,solamente se tomará como salida de efectivo lo realmente pagado durante elperíodo.
Finalmente conviene resaltar que para efectos de presupuesto de caja se debetener en cuenta el renglón de compras de materias primas y no el de costo demateria prima utilizada porque son las compras las que generan egreso de caja.
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Costo de la Mano de Obra
Del total cargado por este concepto en el estado de pérdidas y ganancias debepasar como egreso de caja lo que realmente se pague dentro del período. Pornorma general se excluye, para el Flujo de Caja, el monto correspondiente alas cesantías, las cuales cuando más pronto se pagan en el período siguiente. Elvalor de las cesantías pasará a formar parte del pasivo, en el rubro cesantíasacumuladas, del balance general.
Lo anterior explica la importancia de discriminar cada uno de estos conceptosen el cuadro correspondiente al presupuesto de mano de obra.
Costos Indirectos de Fabricación
Solamente constituyen salida de caja aquellos gastos que implican un desem-bolso real dentro del período. Normalmente se excluye la depreciación, lasamortizaciones y demás gastos que no son salidas de efectivo.
Gastos de Administración y Ventas
Al igual que los costos indirectos de fabricación solamente pasan como egresoen el presupuesto de caja los gastos que indican salida real de recursos deefectivo durante el período. Por esta razón se excluyen, para dicho fin, lascesantías correspondientes a los sueldos de administración y ventas, ladepreciación de los muebles, las provisiones y amortizaciones, etc.
Gastos Financieros
Generalmente constituye un egreso de caja la totalidad de los interesesganados a pérdidas y ganancias porque se cargan cuando ya se han causadopagados. No obstante, los gastos financieros del Flujo de Caja podrían sermayores que los de pérdidas y ganancias, cuando se pagan intereses poranticipado los cuales figurarían en el activo del balance como un gasto pagadpor anticipado.
Segundo Paso
Se toma el último balance histórico o, en su defecto, el balance de iniciaciónjunto con el plan de inversión y financiación y se observa qué renglones i losexistentes u otros nuevos podrían generar entrada o salida de caja, saldo deefectivo (caja y bancos) que existe al comienzo del período, se del sumar alresultado (flujo neto) del período. Los rubros que normalmente afectan elpresupuesto de caja son los siguientes:
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Inversiones Temporales
La venta de inversiones temporales constituye un ingreso para el Flujo Caja. Lacompra de las mismas es un egreso. El rendimiento que generan debeconsiderar como un ingreso efectivo.
Cuentas por Cobrar
Dentro de los ingresos de caja de cada período se debe tomar la recuperaciónde las cuentas por cobrar comerciales que figuran en el activo corrientedelbalance inmediatamente anterior.
La norma anterior se aplica siempre y cuando el plazo de cobro de dichascuentas no sea superior al año, caso en el cual sólo se recuperaría una par delas mismas.
Además de las cuentas por cobrar comerciales, también harán parte de losingresos de Flujo de Caja todas aquellas cuentas deudoras que se puederecuperar dentro del período, llámense préstamos a empleados, préstamossocios, deudores varios, etc.
Activos Fijos
Toda inversión en activo fijo, trátese de un proyecto nuevo o un proyecto enmarcha, significa un desembolso de efectivo.
Obligaciones Bancarias
Todo préstamo bancario implica un ingreso de caja, en el momento de sudesembolso. A su vez las amortizaciones a una obligación o su cancelación seconvierten en un egreso dentro del Flujo de Caja.
Generalmente en la proyección de un Flujo de Caja de un período determinado,se debe tomar como egreso por este concepto las cifras que figuren comoobligaciones bancarias a corto plazo o porción corriente de obligacionesbancarias a largo plazo, en el balance del período inmediatamente anterior.
Proveedores
En la mayoría de los casos los proveedores otorgan a sus clientes algún plazopara el pago de sus compras. Dicho plazo por lo general es menor de un año,razón por la cual el saldo que figura en el balance al terminar un período, seconvierte en ingreso de caja para el período siguiente.
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Impuesto de Renta
Generalmente el impuesto de renta se paga dentro del período siguiente a sucausación y, por consiguiente, debe considerarse dentro de los egresos el pagode la cuantía que figure como impuesto por pagar en el balance inme-diatamente anterior.
Capital
Un incremento de capital, siempre que se haga en efectivo, representa un in-greso de caja. Por consiguiente es necesario conocer la intención de los sociosa este respecto, antes de comenzar la elaboración del presupuesto de caja.
Utilidades
Todo reparto de utilidades, a no ser que se haga en acciones, representa unasalida de efectivo. Por tal razón se debe conocer la política de la empresaeneste punto a fin de incluir si es necesario, este rubro en la proyección Flujo deCaja.
C. Balance General
Para la presentación del balance general se debe tener a mano la siguienteinformación en su orden:
- Balance general del último día del período anterior o, en su defecto, balancede la iniciación.
- Estado de pérdidas y ganancias proyectado.
- Presupuesto de Caja.
Una manera práctica de afrontar la proyección del balance general constar delos siguientes puntos:
- Tomar el último balance histórico, el cual sirve como guía para establecerqué renglones deben aparecer en el nuevo balance. Adicionalmente algunas desus cifras pueden pasar sin modificación en tanto que la mayoría sufre cambioscon las operaciones del ejercicio.
- Con base en los rubros de balance histórico, se observa cuáles de ellos semodifican de acuerdo con los registros del estado de pérdidas y ganancias o conlos movimientos del presupuesto de caja.
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Una norma que debe tenerse en cuenta es que "todo ingreso o egresocontabilizado en pérdidas y ganancias debe pasar por el mismo valor alpresupuesto de la caja o al balance general, o repartirse entre los dos". Asímismo, los ingresos y egresos del presupuesto de caja que no han sido cargadosa pérdidas y ganancias deben reflejarse en el balance general.
Lo anterior es sencillamente la aplicación del principio de la contabilidad departida doble y garantiza por lo menos el cuadre matemático de lasproyecciones.
- Entonces los renglones de pérdidas y ganancias que no estén en el Flujo deCaja (por ejemplo: depreciación, cesantías, provisiones, etc.) deben apareceren el balance general. Así mismo los ingresos o egresos del presupuesto de cajaque no hayan sido contabilizados en pérdidas y ganancias (tales pueden ser:compra de activos fijos, pago de obligaciones, incrementos de capital, etc.)tiene que reflejarse en el balance general.
Resumiendo en la elaboración del balance general ya no hay cálculos difíciles nicuadros que preparar sino que sus cifras resultan de manejar adecuadamente lainformación relacionada anteriormente en el estado de resultados o en elpresupuesto de efectivo.
De manera particular, algunas consideraciones que conviene tener en cuenta enla proyección del balance general son las siguientes:
Caja
El valor que aparece en este rubro el balance debe ser exactamente el mismoque aparece como saldo final en el presupuesto de caja del mismo período.
Inversiones Temporales
Además del saldo del período anterior, si lo hay, se tiene que tomar en cuentalas ventas o compras de inversiones que figuren en el presupuesto de caja.
Cuentas por Cobrar (Cartera)
La forma más fácil de calcular con exactitud este valor es a través de la si-guiente diferencia:
Cuentas por Cobrar (Balance) =
Ventas (Pérdidas y Ganancias)
Menos: Ingreso por Ventas (Flujo de Caja)
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Provisión de Cartera
El saldo que figure en el balance debe corresponder a la siguiente fórmula:
Provisión de Cartera (Balance) =
Provisión de Cartera (Balance anterior)
Más: Cargo para provisión (PyG)
Menos: Provisión utilizada por Castigo de Cartera.
Si se ha castigado alguna parte de las cuentas por cobrar, esto se puedeadvertir por la diferencia entre el saldo de cuentas por cobrar en el balanceanterior y el ingreso del flujo de Caja por este mismo concepto.
Inventarios
La cifra que se presente en el balance debe coincidir exactamente colinventarios finales hallados en el estado de pérdidas y ganancias y costo deproducción. Esto es aplicable en todos los casos ya sea que se trate demercancías, productos terminados, productos en proceso o materias prima.
Activo Fijo
Su valor, dentro del balance, debe resultar de la siguiente operaciónmatemática:
Activo Fijo Bruto (Balance Proyectado) =
Activo Fijo Bruto (Balance anterior)
Más: Compra de activos (Flujo de Caja)
Menos Venta de activos fijos (Flujo de Caja)
En el caso de la venta de activos fijos, para efectos de la anterior igualdaddebe tener en cuenta el costo de lo vendido y no el valor de la venta, ya quelos dos pueden ser diferentes.
Depreciación Acumulada
Ya sea que se presente en un solo renglón o discriminada de acuerdo con losdistintos activos fijos, su valor es el resultado de sumar a la depredadoracumulada del balance anterior la depreciación cargada por el período en el depérdidas y ganancias (y costo de producción).
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Activos Diferidos
Si se han hecho amortizaciones en el estado de pérdidas y ganancias, el saldode activos diferidos en el balance, resulta de restar el valor de las amortiza-ciones del saldo del balance anterior.
Obligaciones Bancadas a Corto Plazo
Por norma general, su valor debe coincidir con el que se registra en ingresos decaja como préstamos a corto plazo, debido a que el saldo que figure en el añoanterior debe cancelarse durante el período.
Porción Corriente en Obligaciones a Corto Plazo
Cuando se contratan créditos de largo plazo, éstos por lo general se van pa-gando en cuotas periódicas durante los años del plazo estipulado. Entonces sehace necesario ir trasladando del pasivo de largo plazo al pasivo corriente laporción que tenga que pagarse en el siguiente período. Para este ajuste puederesultar muy útil el plan de amortización de la deuda, del cual se tratóanteriormente.
Proveedores
La manera más sencilla de estimar el Valor que queda por pagar a proveedores,en el balance, es mediante la siguiente operación:
En la Empresa Industrial:
Cuentas por Pagar a = Compras de Materia Prima - Pagos de Materia PrimaProveedores (balance) (Costo de Producción) (Flujo de Caja)
En la Empresa Comercial:
Cuentas por Pagar a = Compras de Mercancías - Pagos de MercancíasProveedores (balance) (Pérdidas y Ganancias) (Flujo de Caja)
Impuesto de Renta por Pagar
Al finalizar cada período debe figurar en el pasivo corriente del balance unasuma igual a la provisión que se haya hecho, para este propósito, en el estadode pérdidas y ganancias. Solamente si se han hecho pagos anticipados (Flujo deCaja) en el pasivo será menor que la provisión efectuada.
Por ninguna razón puede aparecer la provisión para impuestos dentro delpatrimonio, pues desde el momento en que se causa ya es un pasivo reconocidoy cierto.
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Obligaciones Bancarias a Largo Plazo
En este rubro debe aparecer el monto de los préstamos contratados con píamayor de un año, disminuido en su oportunidad, con el monto que se considerede vencimiento corriente y que va pasando al pasivo de corto plazo.
Capital Social
Este renglón, si no permanece constante se debe incrementar con los aumentosde capital que aparezcan registrados como ingresos en el presupuesto de caja.
Reserva Legal
Se debe incrementar cada año con el 5% de las utilidades del ejercicio anterior,hasta llegar al 10% del capital pagado. No se puede aumentar la reserva legal niotras reservas con las utilidades del mismo ejercicio, puesto que se supone quesolamente se pueden apropiar las utilidades cuando se reúnen los socios o laasamblea de accionistas y esto sólo se hace al año siguiente, una vez cerradoslos libros de contabilidad.
Otras reservas
De acuerdo con políticas precisas de cada empresa, se incrementan con base enlas utilidades del ejercicio anterior o con las utilidades retenidas.
Utilidades Retenidas
Se lleva a este rubro todo saldo que quede de utilidades anteriores no repar-tidas o no apropiadas como reservas.
Utilidades del Ejercicio
El valor que se presente dentro del patrimonio debe coincidir exactamente conel resultado final del estado de pérdidas y ganancias del mismo ejercicio.
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ANEXO I
DETERMINACION DE LA INVERSION INICIAL EN LOS
FLUJO DE CAJA EN LOS PROYECTOS DE INVERSION
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PRESUPUESTO DE INVERSIONES
Como bien se sabe los resultados obtenidos con respecto al comportamiento delmercado del producto, a la técnica empleada y a la organización, proveen lainformación pertinente para la determinación de las inversiones del proyecto. Se trata,pues, de organizar la documentación con el fin de identificar la magnitud de los activosque requiere la empresa para la transformación de insumos o prestación de servicios yla determinación del monto de capital de trabajo necesario para el funcionamientonormal del proyecto después del período de instalación.
El horizonte del proyecto tiene tres etapas perfectamente delineadas: en primer lugarla etapa de instalación o ejecución en la cual se hacen la mayor parte de las inversiones;la etapa de operación o de funcionamiento en la cual se generan los costos y seproducen los ingresos propios de la venta de la producción o de la prestación delservicio; y la tercera etapa en la cual se supone que el proyecto termina su actividadregular al no alcanzar a generar los beneficios de orden financiero, económico o social yse procede a su liquidación. La duración de las etapas depende de cada proyecto enparticular; el período de instalación de una refinería de petróleo, por ejemplo, puededurar varios años, en tanto que la instalación de una estación de servicio se puedeadelantar en tan solo un par de meses.
Por otro lado, las construcción del flujo de caja depende de los eventos financierosprevistos para el horizonte del proyecto, en efecto, en la fase de ejecución seprecisa dimensionar las necesidades de inversiones tanto fijas, como diferidas ydesde luego, capital de trabajo, que suponen salida de dinero (flechas hacia abajo).Durante la etapa de operación en donde se logra el objetivo social del proyectomediante la producción de bienes o la prestación de servicios, se generan costosderivados del pago a los factores utilizados y al mismo tiempo aparecen ingresosprovenientes de la venta de los productos o servicios (flechas hacia abajo y flechashacia arriba). Por último, cuando el proyecto deja de cumplir con los objetivosfinancieros, económicos o sociales, se precisa su liquidación (desinversión), que suponela venta de los activos que tienen algún valor comercial y se generan algunos ingresos(flechas hacia arriba).
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Tal como se había enunciado la mayor parte de las inversiones se hacen antes de lapuesta en marcha del proyecto, sin embargo, algunas inversiones se pueden realizaren el período de funcionamiento, ya sea porque es preciso renovar algún activodesgastado o por qué se hace necesario incrementar la producción ante expectativas enel crecimiento de la demanda.
Las inversiones que se hacen principalmente en el período de instalación se puedenclasificar en tres grupos: las inversiones fijas, las inversiones diferidas y el capital detrabajo.
Inversiones Fijas
Las inversiones fijas son aquellas que se realizan en bienes tangibles, se utilizan paragarantizar la operación del proyecto y no son objeto de comercialización por partede la empresa y se adquieren para utilizarse durante su vida útil; son entreotras: los terrenos para la construcción de instalaciones, o explotaciones agrícolas, oganaderas o mineras; las construcciones civiles como edificios industriales oadministrativos; las vías de acceso internas, bodegas, parqueaderos, cerramientos,maquinaria , equipo y herramientas; vehículos; muebles, etc.
Con excepción de los terrenos, los otros activos fijos comprometidos en el proceso deproducción van perdiendo valor a consecuencia de su uso y también por efecto de laobsolescencia, debido al desarrollo tecnológico. Coste que se refleja en ladepreciación, por lo que estos se denominan activos fijos depreciables.
Un tratamiento similar al de los activos depreciables reciben los llamados activosagotables, que son recursos naturales como minas, bosques, reservas petroleras, etc.que se consumen a través del tiempo por efecto de su explotación.
A pesar que el desembolso ocasionado por la compra del activo se produceinmediatamente, cuando ésta se hace al contado; o se difiere en algunos períodoscuando se apela al crédito, su gasto físico se produce a lo largo de su vida útil; entonces,en lugar de considerar que el precio del activo es un costo que se asume en el momentode su adquisición, se debe entender que se trata de una carga que se reparte en cadauno de los períodos de su utilización. La contabilización de un activo depreciable, no esmás que un cambio de un activo por otro, si se compra al contado será activo contracaja; si se toma a crédito, activo contra cuentas por pagar; en consecuencia, no seadvierte gasto alguno en el momento de su adquisición, puesto que el gasto seregistra solamente al final de cada año, mediante un asiento contable dedepreciación. Dado que este asiento contable de depreciación representa un menor valorpor parte del activo, es entonces obvio pensar que la depreciación anual sea parte delos costos que deban deducirse de los ingresos para calcular las utilidades.
Vamos a detallar las inversiones que se clasifican como fijas:
A. Terrenos:
El estudio de microlocalización nos ha permitido identificar plenamente elemplazamiento final de las instalaciones, tanto de producción como administrativas y lasunidades auxiliares.
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Una forma válida de estimar ese valor, en principio, es determinando el área necesaria ysu precio unitario en la zona. Cabe anotar ahora que la compra de un terreno ocualquier recurso natural, constituye una inversión financiera, más no una inversión en elsentido económico estricto, ya que no representa un incremento del producto bruto ode valor agregado, sino una transferencia o simplemente un cambio de dueño; sinembargo, las erogaciones que se hagan en busca de una mejor utilización si constituyeninversión económica. Esta consideración la adelantamos puesto que al hacer laevaluación del proyecto es preciso distinguir entre inversión financiera e inversióneconómica.
B. Construcciones y Obras civiles:
El costo global de las obras incluye ciertas erogaciones iniciales de preparación yadaptación para la construcción, tales como: limpieza, replanteo, nivelación, drenajes,etc. Por su alto costo en proyectos de extensión agrícola, estas labores demejoramiento de suelos se suelen valorar independiente del costo del terreno.
Además de las edificaciones donde funcionará la planta de producción o la sedeprincipal, si se trata de una empresa comercializadora o prestadora de servicios, habráque hacer inversiones en obras auxiliares tales como: zonas de parqueo, laboratorios,bodegas y talleres incluir los caminos y vías de acceso, vías internas vehiculares ypeatonales, cerramientos, además de las acometidas para servicios. En este punto esfundamental aclarar si el valor del terreno incluye o no obras de urbanismo, puestoque de no tenerlas, los inversionistas tendrán que incrementar su presupuesto enforma significativa, para emprenderlas. Algunos proyectos de grandes proporcionesque se instalan lejos del casco urbano, deberán prever la construcción de ciudadelascon toda su dotación necesaria: vivienda, centros de salud, escuelas, supermercados,talleres, zonas de recreo, etc. para directivos, empleados y obreros. También hacenparte de estas inversiones, los honorarios destinados al pago de contratistas, ingenieros yarquitectos, incluyendo los pagos de licencias de construcción, jornales de operarioscon su respectivas prestaciones, aportes al seguro social, servicios provisionales eimpuestos de delineación. Lo más práctico en estos casos es reunirse con arquitectos eingenieros y exponerles las necesidades locativas, con el fin de que ellos entreguen susdiseños con sus correspondientes cotizaciones en valores globales si se trata de estudiosa nivel de perfil, o con presupuestos detallados en caso de estudios de pre o factibilidad
C. Maquinaria y Equipo:
Comprende las inversiones necesarias para la producción o prestación del servicio, asícomo los equipos que se utilizan en las instalaciones auxiliares, como: laboratorios,talleres y oficinas. Las especificaciones acordadas en el estudio al seleccionar losprocesos técnicos y la estructura administrativa adoptada, permitirán identificarlosplenamente. Aquí es aconsejable repetir el listado de todos los equipos, ya no conespecificaciones técnicas como se hizo anteriormente, sino con sus correspondientescotizaciones de los distintos proveedores.
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Los gastos de transporte, seguro marítimo o aéreo, descargue en puerto, supervisión,tarifas aduaneras, transporte terrestre, etc. se cargan a este rubro. Es muy utilizado elvocablo CIF para clarificar el contrato de compra en el sentido de que el valor de lanegociación incluye todos los costos hasta entregar la mercancía en planta; por otrolado se usa el término FOB para significar que el vendedor coloca la mercancía en elpuerto de origen a bordo de la embarcación y el comprador debe asumir los costospropios de su traslado a la planta.
El costo de instalación y montaje hace parte de las inversiones diferidas queconoceremos más adelante y su valor suele estimarse como un porcentaje del costodel equipo. Los ingenieros y proveedores recomiendan adquirir con el equipo un primerlote de repuestos que hacen parte de su costo global; sin embargo, los repuestoscomprados posteriormente son parte del costo de operación.
D. Vehículos
Corresponde a todos los equipos de movilización interna y externa, tanto de pasajeroscomo de carga, ya sea para el transporte de insumos o de los productos destinados a losconsumidores.
E. Muebles:
Se trata de la dotación de las oficinas y bodegas previstas en la estructuraadministrativa. Lo mismo que en el caso del equipo, se recomienda hacer un listadodetallado con sus respectivas cotizaciones.
Con respecto a las inversiones fijas es bien importante determinar no solamente suvalor, sino también las condiciones de crédito que conceden los proveedores, puestoque en circunstancias favorables estos podrían aliviar las cargas de inversión en losprimeros períodos.
La valoración de las necesidades de capital con destino a las inversiones fijas debehacerse con cierta precisión y el método de las aproximaciones sucesivas resulta muyapropiado; un primer paso puede ser la comparación del proyecto con algunossimilares ya realizados, obviamente actualizando las cifras relevantes; esto nos permitetener una primera estimación de la inversión necesaria. De todos modos es preciso sercautos en estas comparaciones, puesto que, tanto los procesos técnicos como lamagnitud de la producción y su cubrimiento deben ser equiparables. Las asociacionesde constructores y los centros de investigación especializados en el área, suelen publicardatos sobre los costos unitarios de diferentes especificaciones de construcciones.Conociendo las necesidades locativas en términos de áreas, se puede estimar el valorglobal de las instalaciones en primera instancia, para luego compararlas con lascotizaciones de los contratistas.
Reiteramos que los activos fijos, con excepción de los terrenos, están sujetos a ladepreciación, que se carga como un costo de la operación del proyecto, y dado que noconstituye una salida de dinero produce efectos tributarios favorables para el empresariopues disminuye la base gravable; de ahí que una acertada política en el manejo de lasdepreciaciones puede mejorar los indicadores financieros de un proyecto.
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Inversiones Diferidas.
Las inversiones diferidas son aquellas que se realizan sobre la compra de servicios oderechos que son necesarios para la puesta en marcha del proyecto; tales como: losestudios técnicos, económicos y jurídicos; los gastos de organización; los gastos demontaje, ensayos y puesta en marcha; el pago por el uso de marcas y patentes; losgastos por capacitación y entrenamiento de personal.
Cuando existe cierta incertidumbre en la estimación de estos montos es aconsejableincluir una partida para imprevistos por un porcentaje entre el 5% y el 10% del totalde los diferidos. Las normas tributarias permiten amortizar los activos diferidosen los 5 primeros años de funcionamiento del proyecto; en consecuencia,aparece como un costo que no constituye desembolso y por consiguiente tieneefectos tributarios similares a los anotados anteriormente para las depreciaciones.
A continuación presentamos las inversiones diferidas:
A. Estudios Técnicos y Jurídicos:
Estos estudios previos pueden ser de carácter técnico o jurídico. Se trata de estudiosde suelos, selección de procesos, asesorías tributarias y de sociedades, titulaciones,conceptos jurídicos sobre la pertinencia del uso del suelo, estudios geológicos y desuelos, etc. que tengan efectos directos sobre el proyecto en cuestión y se realizandespués de haber tomado la decisión de emprender el proyecto. Es obvio, que en casode que por alguna circunstancia el proyecto no se realice, estos tomarán el carácter deno recuperables o hundidos.
B. Estudios Económicos y Ambientales:
Se refiere a los trabajos y asesorías de tipo económico y ambiental complementarios paraejecutar el proyecto o ponerlo en funcionamiento, tales como: estudios encaminadosa la obtención de licencias ambientales o los costos asumidos por las pesquisas definanciamiento. 83 Es claro que dichos estudios se contratan y realizan una vez que seha tomado la decisión de realizar el proyecto y por lo tanto no son parte del estudio depreinversión.
C. Gastos de Organización:
Todos los gastos que implican la implantación de una estructura administrativa, yasea para el período de instalación como para el período de operación, se debenincluir aquí: acuerdo de voluntades; constitución y registro de la sociedad; matrículamercantil; solicitud y tramitación de créditos; gestión de importación de equipos yvehículos; etc.
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D. Gastos de Montaje:
La instalación del equipo se suele contratar con el mismo proveedor, por un precio queresulta de un porcentaje del valor del equipo. Cuando la tecnología no es muy avanzadala empresa puede optar por contratar personal independiente al proveedor,buscando mejores condiciones de precios, sin descuidar obviamente la eficienciatécnica ofrecida por el vendedor y las garantías propias de los contratos.
E. Instalación, Pruebas y Puesta en Marcha:
En algunos proyectos se deben prever recursos para atender obras provisionalescomo: campamentos, depósitos, oficinas, cuyo objeto es prestar servicios durante laetapa preliminar mientras se adelantan las obras definitivas. Algunas de estasinversiones pueden recuperarse al final del período de instalación; sin embargo, enocasiones resulta más práctico tomar en arriendo las instalaciones provisionales y aplicarsu valor a los gastos de organización. Antes de comenzar la producción del bien o laprestación del servicio en forma regular, la organización deberá asumir ciertos costos,como: salarios de operarios, costo de materia prima y materiales, honorarios deingenieros y supervisores, con el fin de probar y auditar la calidad del producto, ygarantizar el óptimo funcionamiento del equipo; además del acoplamiento entre losdiferentes departamentos. Los gastos operacionales en que se incurra en el período deprueba y hasta que se alcancen niveles satisfactorios de calidad y eficiencia, deben sercargados a este concepto.
F. Uso de Patentes y Licencias:
Si por el uso de patentes, marcas, registros o derechos similares, se paga al principiouna suma global, este valor constituye una inversión, y se podrá cargar como costo sinser desembolso, en los 5 primeros años del proyecto; pero si se acuerda un pago anualpor su uso, este se cargará como un costo de operación, como cualquier otro.
G. Capacitación:
Todos los gastos ocasionados por el entrenamiento, capacitación, adiestramiento ymejoramiento del personal, tanto directivo, como ejecutivo, técnico y operativo, secargarán a este rubro.
H. Gastos Financieros durante la instalación :
El costo causado por el uso del capital ajeno, durante el período de instalación, queincluye: intereses, costos de administración del crédito, lo mismo que las comisiones quese pagan en la emisión y colocación de nuevas acciones o para suscripción de valores,forman parte de este concepto.
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Es bien importante la información que sobre la duración del período de instalaciónarroje el estudio técnico, ya que una prolongación no prevista, podría determinarincrementos notables en estas cifras. Vale la pena distinguir con claridad la diferenciaentre los intereses cargados a la inversión durante el período de instalación yaquellos que se pagan durante el período de funcionamiento; los primeros hacenparte de la inversión diferida, en tanto que los segundos se cargan a la producción encada período de vigencia del crédito.
i. Capital de Trabajo
La inversión en capital de trabajo corresponde al conjunto de recursos necesarios, enforma de activos corrientes, para la operación normal del proyecto durante un cicloproductivo, esto es, el proceso que se inicia con el primer desembolso para cancelarlos insumos de la operación y finaliza cuando los insumos transformados en productosterminados son vendidos y el monto de la venta recaudado y disponible para cancelar lacompra de nuevos insumos. El capital de trabajo, es entonces, la parte de la inversiónorientada a financiar los desfases o anacronismos entre el momento en que seproducen los egresos correspondientes a la adquisición de insumos y los ingresosgenerados por la venta de bienes o servicios, que constituyen la razón de ser delproyecto. Lo mismo que el tendero, el ensamblador de vehículos, el intermediariofinanciero y todo aquel que ejerza funciones comerciales o preste un servicio, unaclínica por ejemplo, tendrá que disponer de unos recursos permanentes (inversión a largoplazo), destinados a compensar el costo que supone el ingreso de dinero en una fechafutura por la venta de mercancías y el egreso determinado por la compra de insumospara la producción de la misma en la fecha presente.
El empresario agroindustrial que compra, por ejemplo, naranja, para convertirlaen jugo, mermelada o esencias, debe pensar en primer lugar que el proceso técnico detransformación es el punto intermedio entre los insumos y los productos terminados, porlo tanto la medida de valor agregado por el proceso se puede establecer en términosde los inventarios antes, durante y después; vale decir el costo de los inventarios demateria prima, de productos en proceso y desde luego, de productos terminados; perocomo el momento en que se compran los insumos puede ser bien distante del momentoen que se venden los productos (depende del proceso técnico y las condiciones demercadeo del producto), el empresario debe contar con recursos que le permitanatender las erogaciones mientras recibe el dinero generado por las ventas de susproductos o servicios.
Ahora bien, si el empresario condicionado por la competencia o por las circunstanciasprevalecientes en el entorno se ve presionado a conceder crédito, entonces el ingresoprevisto se postergará en el tiempo, razón por la cual tendrá que conseguir recursosadicionales; es posible que se dé una compensación al conseguir por parte de susproveedores créditos que alivien en alguna medida sus necesidades pecuniarias. Unade las decisiones que tienen que asumir los analistas de proyectos y los empresarioshace referencia a la política crediticia, ya que si conceden amplios plazos para atraermás clientela, mayor será la inversión en capital de trabajo por este concepto; enefecto, habrá que considerar, en primer lugar, que entre más tiempo transcurra desde elmomento de la venta hasta el momento del recaudo, mayores serán las necesidadesde circulante, por otro lado se tendrá que tener en cuenta el incremento de gastos porconcepto de la administración del crédito y la cobranza, además de la carga adicionalgenerada por la mora en el pago y el valor de las reservas para atender las cuentasincobrables.
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ANEXO II. GUIA METODOLOGICA PARA LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO
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1. PROYECCION DE VENTAS EN UNIDADES: Basados en datos históricos delmercado combinados con las metas establecidas por la empresa y utilizando el método deregresión lineal se puede preparar esta proyección. Se debe aclarar que se debe buscar elmejor método de proyección de ventas, el cual casi en todas las ocasiones es un Estudio deMercados, ya que si se falla en esta proyección, cualquier proceso de planeación serátotalmente infructuoso, con lo que se concluye que esta es la proyección básica y másimportante.
2. PROYECCION DE LA PRODUCCION EN UNIDADES: Para poder atender lasventas esperadas de cada producto calculadas en la proyección anterior, es necesariorealizar una proyección de la producción que contemple el mantenimiento de inventariosfinales que nos protejan de posibles eventualidades que atenten contra la producción y porende contra las ventas.
Como mínimo se deben producir las ventas esperadas más los inventarios finales tanto deproductos terminados como de productos en proceso si se contemplan (de no ser asísiempre este inventario será igual a cero), teniéndose en cuenta que estos inventariosdeben tener como base las ventas del año combinadas con la política de inventarios,haciendo el siguiente análisis: si en el año se van a vender X unidades, cuántas unidadesdebo dejar en inventario final para cumplir con la política determinada?.
Luego será necesario restar los inventarios iniciales ya que al estar ellos en bodega, noserá necesario producirlos. Téngase en cuenta que el inventario final pasa a ser elinventario inicial del año siguiente.
A partir de esta proyección debo calcular los tres consumos básicos en CORDOBAS:materias primas, mano de obra y cif. Por lo tanto de aquí hasta la proyecciónnúmero 9 se encaminará el proceso a la obtención del primer elemento del costo.
3. PROYECCION DEL CONSUMO DE LAS MATERIAS PRIMAS EN UNIDADES:Por cada materia prima necesaria en el proceso productivo se debe determinar el consumoteniendo en cuenta que en los datos iniciales se informó cual es el consumo unitario dematerias primas por producto y en la proyección dos se determina el número de unidades aproducir, por lo tanto esta proyección se construye con la simple multiplicación delconsumo de materias primas por unidad de producto por la producción total de unidades(proyección 2).
4. PROYECCION DE LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS POR UNIDAD: Unacosa son las unidades que se van a consumir y otra muy distinta las que se deben comprarpara atender ese consumo, todo por efecto de los inventarios.
La construcción de esta proyección tiene en cuenta primero el consumo más el inventariofinal calculado según el consumo del año y la política de inventarios, pero restando elinventario inicial. Recuerde que el inventario final de un año pasa a ser el inventarioinicial del año siguiente.
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5. PROYECCION DEL PRECIO UNITARIO DE LAS MATERIAS PRIMAS: Enalgunas ocasiones ciertas materias primas aumentan sus precios año tras año unos puntospor encima de la inflación, en este caso a la inflación esperada se le debe aumentar estospuntos y con este porcentaje resultante incrementar el precio unitario de la materia prima,.En caso contrario los precios de compra de las materias primas sólo deben incrementarsesegún la inflación esperada.
6. PROYECCION DE LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS EN CORDOBAS:En la proyección número 4 se hallaron las unidades de materia prima a comprar para cadaaño y en la número 5 se establecieron los posibles precios de compra, es decir queesta proyección es la resultante de multiplicar las proyecciones 4 y 5.
7. PROYECCION PAGO A PROVEEDORES: Tal como se estableció en los parámetrosiniciales, las materias primas se pueden comprar con pagos de contado y saldos a crédito,cuyo pago tiene un plazo determinado.
8. PROYECCION DEL KARDEX POR CADA MATERIA PRIMA: Hasta ahora se haproyectado casi todo con respecto a la materia prima, en esta proyección se determinaráncostos de consumo tanto unitarios como totales y además se determinarán saldos. Elmétodo de inventario es el promedio ponderado, el cual se caracteriza porque cada vez quehaya un movimiento tanto de compra como de consumo (entradas y salidas) se debedeterminar el saldo dividiendo el saldo total en CORDOBAS entre el saldo total enunidades y a este valor resultante se costeará las unidades salidas de materias primas.
9. PROYECCION CONSUMOS DE MATERIAS PRIMAS EN CORDOBAS: Comoresultado del Kárdex por promedio ponderado se puede establecer el consumo de materiasprimas en CORDOBAS, el cual no es más que el total en CORDOBAS de la sección desalidas (consumo). Este es el consumo de materias primas ya que es la valoración encórdobas de las unidades de materiales que salen para la planta de producción. Esaquí donde se podrían eventualmente considerar disminuciones de costos a niveles muyimportantes.
De esta manera ya se halló el primer elemento del costo - CONSUMO DE MATERIASPRIMAS EN CORDOBAS- por lo tanto, en adelante y hasta la proyección número12 se calculará el segundo elemento - CONSUMO DE MANO DE OBRA ENCORDOBAS -.
10. PROYECCION DEL CONSUMO DE MANO DE OBRA EN HORAS: En losparámetros iniciales de trabajo se establece el tiempo (consumo) que tarda cada productoen ser fabricado; en la proyección 2 se determina el número de unidades a producir, por lotanto esta proyección resulta de multiplicar el consumo unitario de mano de obra por laproyección 2. (producción en unidades).
11. PROYECCION DEL VALOR HORA DE LA MANO DE OBRA: En algunasocasiones la mano de obra aumenta sus precios año tras año unos puntos por encima de lainflación (depende casi siempre de una convención colectiva de trabajo), en este caso a lainflación esperada se le debe aumentar estos puntos y con este porcentaje resultanteincrementar el precio por hora . En caso contrario los precios de hora de mano de obra
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sólo deben incrementarse según la inflación esperada.
12. PROYECCION DEL CONSUMO DE LA MANO DE OBRA EN CORDOBAS:En la proyección número 10 se halló las horas de mano de obra a consumir por cadaproducto para cada año y en la número 11 se establecieron los posibles valores de la horade mano de obra, es decir que esta proyección es la resultante de multiplicar lasproyecciones 10 y11.
Una vez hallado el segundo elemento del costo se procede a calcular el tercero - COSTOSINDIRECTOS DE FABRICACION-. Para lo cual los parámetros iniciales de trabajoindican que la totalidad de la depreciación pertenece al CIF, lo cual no siempre es así yaque en la parte administrativa de la empresa es posible que haya activos fijos depreciables,cuyo desgaste debe ser cargado a los gastos operativos (administración y ventas) y no alCIF. En nuestro caso la totalidad de la depreciación será cargada al CIF, por lo que sehace necesario calcularla.
13. PROYECCIÓN DEPRECIACION DEL PERIODO: Al no efectuarse contablementeajustes integrales por inflación el valor de los activos fijos permanecerá constante. Si seaplica el método de depreciación lineal, sólo es necesario dividir el costo del activo entreel número de años de vida útil, así: Terrenos no se deprecia, Edificaciones 20 años de vidaútil, maquinaria y equipo y muebles y enseres 10 años, vehículos 5 años y equipo decómputo 3 años.
14. PROYECCION COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Generalmente los CIFdiferentes a la depreciación del período (otros CIF) obedecen a aquellos costos que siendoesenciales en el proceso productivo no hacen parte física del producto final, ej: serviciospúblicos, seguros, etc.,
15. PROYECCION ASIGNACION CIF: En el proceso productivo es muy complicadoestablecer con precisión cuanto de los cif pertenece a cada producto, por ejemplo la facturadel consumo telefónico de la planta de producción se debe cargar al proceso y por lo tanto acada producto; ello se debe hacer en partes iguales? por porcentajes diferentes?. Cómo sedebe hacer la asignación? Por esta dificultad y por otras consideraciones de mercado,algunos financieros hablan de la innecesaria asignación de cif al producto. Quien escribeestas líneas considera prudente (no en todos los casos) asignar los cif por medio de unmétodo lo menos inexacto posible.
En este caso (sin afirmar que es la mejor forma de asignación) se considera prudenteasignarlos según el consumo de horas de mano de obra por producto, es decir, se pretendeafirmar que el producto que más tiempo en horas demora en su producción será el que mascif consuma.
De esta manera, esta proyección resulta de determinar en la proyección 10 el porcentaje dehoras que consume cada producto (horas consumidas por producto dividido entre el totalde horas consumidas en el año) y multiplicarlo por el total cif que se calcularon en laproyección 14.
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16. PROYECCIÓN COSTOS UNITARIOS DE PRODUCCIÓN: Esta proyección resultade sumar el consumo unitario de materias primas con el consumo unitario de mano de obray el consumo unitario de cif.
Como en este caso se van a fabricar varios productos terminados no se puede simplementedividir el consumo de materia primas entre el número de unidades producidas, sino que sedebe calcular el costo unitario de cada materia prima que hace parte de cada productoconsiderado individualmente. Por lo tanto se debe multiplicar el consumo unitario dematerias primas establecido en los parámetros iniciales por el valor unitario de salidadeterminado en el kárdex de cada materia prima. Así se establece el costo de cada materiaprima que hace parte de un producto terminado, este costo se suma y arroja comoresultado el costo unitario total de materia prima consumida.
Luego se debe calcular el consumo unitario de mano de obra, el cual es muy fácil de hallarya que basta con dividir la mano de obra utilizada en cada producto (proyección 12) entrelas unidades producidas de ese producto (proyección 2), es decir proyecciones 12 / 2.
Finalmente se calcula el consumo unitario de cif que por simple lógica resulta de dividirlos cif asignados a cada producto (proyección 15) entre las unidades producidas de eseproducto (proyección 2), es decir proyecciones 15/2.
Estos tres costos unitarios: Materia prima, mano de obra y cif se suman y se genera lo quese denomina el COSTO UNITARIO DE PRODUCCION, ítem sumamente importante yaque del se debe calcular el precio de venta a nuestro consumidor y además establecercostos de producción e inventarios finales.
17. PROYECCION DEL PRECIO DE VENTA UNITARIO: En los parámetros inicialesde trabajo se muestra el margen de utilidad sobre precio que se quiere obtener en cadaproducto. No necesariamente debe ser igual para cada uno ya que generalmente en lasempresas, algunos productos son más rentables que otros, inclusive se establecen variascategorías como producto estrella, "vaca lechera", etc.
El cálculo del precio de venta unitario resulta de aplicar la siguiente fórmula:
Precio de venta unitario = costo unitario de producción / (1-margen esperado de utilidad)
Recuerde que el costo unitario de producción se halló en la proyección 16.
18. PROYECCION PRECIO DE VENTA AJUSTADO: Recurrentemente el precio deventa calculado en la proyección 17 no siempre es el más cómodo para las transaccionescomerciales con nuestros clientes, además los expertos en mercadeo recomiendan paradeterminado tipo de productos, que su precio termine en ceros o en algunos casos ennoventa, así por ejemplo: $14.000 o $13.990. Cualquier política se puede tenerdependiendo del plan estratégico de mercadeo que se tenga. En nuestro caso ajustaremoslos precios calculados en la proyección 17, al múltiplo de 100 más cercano para queterminen siempre en ceros .
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19. PROYECCION DE LAS VENTAS TOTALES EN CORDOBAS: Ya hemoscalculado las ventas totales en unidades (proyección 1) y el precio de venta ajustado(proyección 18), por lo tanto esta proyección resulta de multiplicar estas dos proyecciones(1*18).
20. PROYECCION RECAUDO DE CARTERA: Tal como se estableció en los parámetrosiniciales, las ventas se efectuarán de contado y saldos a crédito, cuyo recaudo tiene unplazo determinado.
Es muy prudente considerar que no todas las ventas a crédito se van a recaudar, ya que seestá incurriendo en un grado de riesgo importante, por eso en nuestro caso se haestablecido que el 8% de las ventas a crédito es incobrable (deudas malas). Ello castiga alproyecto y no permite que se hagan cuentas "alegres".
21. PROYECCION IVA: Como se dijo desde un principio se liquida y cancela el iva cadames es decir que en el año se liquida 12 veces.
22. PROYECCION AMORTIZACION DE PASIVOS: Si se tienen pasivos hay queliquidarlos y causarlos tanto la parte de capital como de intereses para efectos del Flujo deCaja. Importante tener en cuenta que en las condiciones de crédito ordinarias actuales seempieza a disminuir la deuda desde la primera cuota. NUNCA mientras un crédito esté aldía su saldo a capital aumenta.
23. PROYECCION COSTOS TOTALES DE PRODUCCION: En este cuadro - de granimportancia - se notará qué tan eficiente es el proceso productivo en términos de costos,los proceso de reingeniería de producción se centran en este estado financiero pués aquíestá gran parte del éxito de la empresa y de sus directivos. Aquí se resumen todos losconsumos de los elementos de costo y se establece un juego de inventarios tanto deproductos en proceso como de productos terminados.
Aquí se traen datos de proyecciones anteriores así:
Consumo de materias primas - proyección 9Consumo de mano de obra - proyección 12Consumo de cif - proyección 14.
Si se tienen inventarios de productos en proceso, su inventario final se deben valorarmultiplicando el inventario final de productos en proceso hallado en la proyección 2 porlos costos unitarios de producción hallados en la proyección 16 y este resultado por elporcentaje de terminación establecido en los parámetros iniciales. Recuerde que elinventario final de un año es el inicial del año siguiente.
El inventario final de productos terminados se calcula de igual manera: El inventario finalde productos terminados de la proyección 2 por el costo de la proyección 16. No hayporcentaje de terminación ya que se tienen al 100% acabado.
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De esta manera se llega al dato del costo de la mercancía vendida o costo de ventas, cifraque determinará la utilidad operativa obtenida frente al nivel de ventas.
24. PROYECCION ESTADO DE RESULTADOS: Este estado financiero es de singularimportancia ya que resume los ingresos y los costos y gastos y de allí deduce tanto elimpuesto de renta a cancelar como las utilidades netas del período. Se construye de lasiguiente manera:
Ventas - proyección19Costo de la mercancía vendida - proyección 23Gastos de administración y ventas: al igual que los cif, generalmente son un índice queresulta del porcentaje de otro rubro.Provisión deudas malas: el primer año es igual al valor que figura en la proyección 20,para el siguiente año es la diferencia entre el primer y segundo año, para el tercer año es ladiferencia que hay entre el segundo y tercer año y así sucesivamente. Se calcula de estamanera porque al tratarse de una provisión, cada año sólo se debe castigar la proporciónque se requiere para llegar al tope establecido en la proyección 20.Gastos financieros - proyección 22Impuesto de renta : 30% de la utilidad antes de impuestos UAI
25. PROYECCION DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES: En los parámetros iniciales detrabajo se indica como se quiere distribuir las utilidades en los períodos en que sepresenten. Recuerde que cualquier distribución es válida siempre y cuando como mínimoun 10% se destine a engrosar la reserva legal, que servirá para enjugar posibles pérdidasfuturas.
Por lo tanto la utilidad neta hallada en la proyección 24 distribúyala en los ítems yporcentajes señalados.
26. PROYECCION FLUJO DE CAJA: Este es quizá el estado financiero más importanteya que permite determinar si hay capital de trabajo (verdadera liquidez) para tomardecisiones de inversión, financiación y distribución de utilidades. Este es por decir el"bolsillo" de la empresa. Hoy en día para muchas empresas y personas es más importantetener verdadera liquidez que activos ya que ello permite actuar en muchos frentes, así porejemplo se encuentran casos de personas con muchas propiedades pero sin dinero enefectivo para cumplir con sus obligaciones más inmediatas, además, popularmente seafirma que "la falta de liquidez es muy parecido a la pobreza".
En esta proyección sólo se contemplan movimientos de efectivo tanto de entrada como desalida (la depreciación no es un movimiento de efectivo por ello no está aquí incluida asícomo tampoco están incluidas las proyecciones en unidades ni las informativas de costo) ypara construirla se debe hacer un recorrido por todas las proyecciones hasta horaconstruidas para extractar las cifras correspondientes y ubicarlas bien sea en ingresos oegresos de efectivo. Tenga en cuenta que los ingresos año siguiente no se ubican en el añoen que se causan sino en el que efectivamente se recaudan (año siguiente), igual sucedecon los pagos año siguiente.Los impuestos y dividendos se causan en un año pero sólo se pagan en el año siguiente yaque el gobierno establece fechas para el pago de impuestos y la asamblea decretadividendos sólo hasta el año siguiente cuando se reúna.
En el caso resuelto (anexo) se muestra el número de la proyección de donde se extractócada cifra.
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27. PROYECCION BALANCE GENERAL: Finalmente se llega a este estado financieroque muestra la paridad entre activos , pasivos y patrimonio.
En este caso (anexo) en cada cuenta se muestra de cuál proyección se extractó la cifra.Sólo es necesario aclarar lo siguiente:
Efectivo y bancos es el saldo final de efectivo calculado en la proyección 26.Inventario de materias primas es la sumatoria de los saldos finales en CORDOBASmostrados en los kardex (proyección 8) para cada año.Clientes son las cuentas pendientes de cobro para el año siguiente calculadas en laproyección 20Provisión deudas malas es el tope logrado por la provisión determinada en la proyección20. Es negativa porque disminuye las posibles cuentas pendientes de recaudo - clientesLos activos fijos depreciables (Terrenos, edificaciones, etc) continúan en igual valor yaque en todo el proceso ni se compraron ni se vendieron más de estos activos.Depreciación acumulada es el desgaste natural de los activos, por ello va negativa. Resultade la proyección 13 acumulada para cada año.Proveedores es el pago año siguiente de la proyección 7
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Iva es el pago año siguiente de la proyección 21Capital es el mismo cada año ya que no hay emisión de nuevas acciones ni recogimiento de éstas porparte de la empresa.Reserva legal, reserva estatutaria y utilidades retenidas son acumulativas cada año yresultan de la proyección 25.