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M46 GDS documentazione Verticale R0

Flusso gestione ambiente riordino


PREFAZIONE • Scopo del presente documento è fornire una breve ma esauriente spiegazione di come in ambiente SAP R/3 sia possibile gestire il riordino di merce verso fornitore o il trasferimento della stessa fra diverse piattaforme. • Verranno presentati inizialmente tutte le impostazioni standard necessarie a supportare poi l’applicativo stesso di emissione ordine a lavorare in modo ottimale semplificando la gestione e l’emissione degli ordini. • Successivamente verrà presentato lo strumento di riordino che, sulla base di quanto spiegato nei passi precedenti permetterà all’utente di emettere un ordine, sia esso verso fornitore o di trasferimento interno fra divisioni della stessa società, tenendo il più possibile conto di tutte quelle che sono le dinamiche ad oggi necessarie ad ottenere un risultato ottimale nell’emissione degli ordini ( sconti carico, ottimizzazione carico, scadenziario ordini, calendari di consegna e di riordino, ect. )

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Contenuti

1. Gestione Calendari 2. Gestione Profili di Arrotondamento 3. Gestione Consumi e Algoritmo Previsionale 4. Gestione Soglie Carico 5. Strumento Riepilogo Fornitori per Calendario 6. Strumento Riordino


Nella gestione dell’emissione ordine e della ricezione delle merce ad esso legata è fondamentale sapere quando poter ordinare tale merce e quando la stessa sarà consegnata dal fornitore presso il nostro magazzino L’ambiente SAP R/3 mette a disposizione dell’utente un ambiente di gestione calendari. Tale ambiente è accessibile tramite albero di customizing standard ( trans. SPRO ). dovremo quindi andare al seguente ramo dell’albero : Gestione Materiali -> Pianificazione MRP in base al consumo - > Dati Anagrafici -> Agg. Calendario di Pianificazione


Gestione Calendari Selezionando tale voce sarà quindi possibile definire secondo delle regole predefinite dal sistema la generazione di una range di date che rispettino tale regole. Tale range di date sarà definito per un intervallo di tempo ( che normalmente viene definito in fase creazione del calendario stesso valido dalla data di creazione ai 5/10 anni successivi ). La generazione di tali intervalli può avvenire nei seguenti modi : 1. Settimane : si stabilisce il giorno della settimana da verificare ( Es. “Lunedì”, “Martedì”, ect. ) 2. Mesi (giorni settimana ) : si controlla il giorno ordinale all’interno del mese ( Es. “Ogni secondo lunedì del mese” ) 3. Mesi ( giorni lavorativi ) : verrà definito il range ogni X giorni lavorativi all’interno del mese ( Es. “inizio ogni 3 giorni lavorativi” ) 4. Anni (giorni lavorativi ) : verrà definito il range ogni X giorni lavorativi all’interno dell’anno ( Es. “inizio ogni 3 giorni lavorativi” ) Esiste inoltre la possibilità di definire la regola con la quale trattare un eventuale giorno festivo ( definito tale dal celedario standard SAP per lo stato di pertinenza ). Infatti è possibile che scegliendo una delle regole sopra citate e procedendo a genrare i periodi pertinenti uno dei periodi cada in un giorno festivo. A questo punto in fase di generazione dei periodi è possibile definire che tale data possa essere : a. Lasciata inalterata b. Anticipata rispetto alla data festiva c. Posticipata rispetto alla data festiva d. Non generata nella gestione dei periodi


Gestione Calendari Una volta definito un oggetto di tipo calendario ( calendario che viene comunque generato in relazione ad un determinato cedi, se la società dovesse quindi avere più cedi, sarà necessario generare tale oggetto tante volte quanti sono i cedi in gestione ) e possibile utilizzarlo sia come calendario di riordino che come calendario di consegna. Normalmente tale attività di generazione viene eseguita inizialmente al momento dell’installazione del pacchetto riordino, concordando con il referente del cliente quanti e quali sono i calendari che vengono gestiti all’interno della società. Una volta completata tale operazione si dovrà procedere a legare tale calendari o al fornitore, per poter pilotare la gestione del riordino e della relativa data di consegna o della piattaforma nel caso in cui si voglia decidere quando tale piattaforma possa ricevere merce e e quando la possa evadere verso i punti vendita legati alla società La gestione di tale informazioni può essere per il fornitore generica, cioè valida per tutte le piattaforme gestite dalla società o, specifica di piattaforma. Sarà quindi possibile specificare per ogni chiave fornitore piattaforma il suo calendario di consegna e di riordino. Tale impostazione permetterà poi allo strumento di riordino di presentare all’utente la lista dei fornitori suddivisi per calendario di riordino : ad esempio sarà possibile selezionare tutti i fornitori il cui riordino e previsto oggi, piuttosto che domani, ect. Sarà inoltre possibile tramite il calendario di consegna determinare in automatico la data di consegna prevista per il fornitore, pilotando poi, anche a livello di articolo eventuali gestioni e consegne differenti per determinate tipologie di merce ( ad esempio alcune tipologie di prodotto devono essere lavorare dal fornitore quando vengono ordinate e quindi hanno bisogno di più tempo per essere consegnate )


Gestione Profili di Arrotondamento Per prima cosa definiamo un profilo di Arrotondamento, per fare ciò andremo nella gestione dell’albero di customizing SAP ( Trans. SPRO ) al seguente percorso : Gestione Materiali -> Acquisti - > Ott. Ordine d’acquisto -> Ottimizzazione quantità e unità di misura logistiche ammesse -> Aggiornare profilo arrotondamento


Gestione Profili di Arrotondamento Sarà ora possibile ( anche in questo caso così come avviene per i calendari, i profili vanno definiti per cedi e si definiscono con il referente del cliente all’installazione del pacchetto riordino ) definire diversi tipi di profili con diverse regole di arrotondamento. Ad esempio potrà essere possibile definire tre profili legati all’arrotondamento della quantità al pallet ma che abbiano percentuali di gestione soglie differenti.

Esempio : 1. Profilo PL10 Questo profilo legato all’articolo è impostato in modo tale da arrotondare la quantità al pallet e far scattare l’arrotondamento al pallet successivo solamente dopo aver superato la soglia del 10 % del valore del pallet stesso. Nel caso in cui la quantità inserita dall’utente sia compresa nell’intervallo 0 -> 10 % la quantità inserita verrà arrotondata al pallet inferiore Articolo 123456789 Cartoni per Pallet 100 Q.tà Ordinata : 105 cartoni Q.tà Ordinata Arrotondata con profilo : 100 Ct Q.tà Ordinata : 111 cartoni Q.tà Ordinata Arrotondata con profilo : 200 Ct

2. Profilo PL20 Questo profilo legato all’articolo è impostato in modo analogo al precedente ma fa scattare l’arrotondamento al pallet successivo solamente dopo aver superato la soglia del 20 % del valore del pallet stesso.

3. Profilo PL5 Questo profilo legato all’articolo è impostato in modo analogo al precedente ma fa scattare l’arrotondamento al pallet successivo solamente dopo aver superato la soglia del 50 % del valore del pallet stesso.


Gestione Profili di Arrotondamento

Terminata le gestione dei profili si dovrà poi provvedere a legare tali profili all’anagrafica del materiale

Tale Informazione andrà legata nella vista acquisti dell’anagrafica meteriale ( Trans. MM41 creazione materiale / MM42 modifica materiale )

All’interno della vista si dovrà poi accedere alla vista specifica cedi.


Gestione Profili di Arrotondamento

A questo punto si procederà ad impostare il dato del profilo legato all’articolo.


Gestione Consumi e Algoritmo Previsionale

Altro aspetto fondamentale per un buono strumento di riordino è la possibilità, tramite lo storico dei consumi avvenuti per un determinato materiale, di poter proporre all’utente un dato da ordinare che sia più possibile in linea con quanto già evaso dalla piattaforma nelle settimane/mesi/anni precedenti. Anche in questo caso la piattaforma SAP R/3 mette a disposizione una serie di funzionalità che permettono, tramite degli algoritmi predefiniti di impostare una serie di consumi futuri basandosi sulle serie di consumi presenti nel passato. Tramite questi consumi futuri lo strumento di riordino sarà in grado, effettuandone una media, di definire quale sarà il consumo medio giornaliero previsto e sulla base del calendario di riordino e di consegna determinare la quantità esatta da ordinare per coprire il fabbisogno dell’articolo fino alla prossima consegna del fornitore ( quantità che poi potrebbe ulteriormente essere aggiornata sulla base del profilo di arrotondamento specifico dell’articolo ) Andremo ora in breve dettaglio a capire come definire e impostare tali algoritmi di previsione e come poi legare gli stessi alle referenze. Tenendo presente che sarà possibile definire diversi algoritmi di determinazione consumi previsionali e che sarà possibile legare gli stessi ad un articolo anche in diversi lassi di tempo. Ad esempio un nuovo articolo dovrà inizialmente avere un algoritmo di previsione che si basa su pochi giorni di storico, per poi una volta entrato a regime essere cambiato con un algoritmo mensile o addirittura annuale ( con gestione magari della stagionalità )



Per prima cosa definiamo un algoritmo di previsione, eseguiamo il menù area LPRO

Selezioniamo poi la voce “Creare” e procediamo alla creazione del profilo, apparirà la seguente schermata :



A questo punto sarà possibile per ogni componente del profilo di previsione definire la parametrizzazione dei periodi di storico da analizzare, del grado di analisi, dell’eventuale esclusione di periodi promozionali, o eventuali correzioni percentuali in caso di promozioni, ect.

Si riporta in esempio dettaglio di una delle schermate di gestione

Si potranno quindi definire diverse regole di controllo per ogni profilo e diversi profili per ogni cedi, tramite tale definizione sarà possibile ottenere da sistema un range di previsione consegne che permetta all’utente e al pacchetto di riordino di effettuare una corretta emissione dell’ordine E’ inoltre possibile non sfruttando l’ambiente standard di generazione previsione, prevedere un algoritmo custom da inserire nell’ambiente di riordino, tale scelta spetta all’utente del cliente sulla base della complessità di gestione delle sue anagrafiche


Gestione Consumi e Algoritmo Previsionale Una volta impostati i profili sarà necessario legare tali profili all’anagrafica del materiale, per far ciò si dovrà tramite trans. MM42 accedere alla modifica del materiale selezionando la vista

All’interno della vista si dovrà poi premere il tasto “Profilo Prev” e assegnare il profilo al materiale.


Gestione Soglie Carico Altro importante strumento messo a disposizione dallo standard SAP R/3 è la possibilità di definire le soglie carico, tali soglie serviranno poi in fase di emissione ordine per ottimizzare il carico del fornitore e, nei caso in cui sono previsti, ottenere anche gli sconti carico ad esso legati.

Tale impostazione consente inoltre al riordinatore di emettere degli ordini più omogenei di merce, sfruttando sia il raggiungimento della soglia che i profili di arrotondamento del materiale, tali informazioni vanno fornite dal fornitore della merce al Cliente e dovranno essere caricate in fase di inizializzazione ambiente riordino.

Si dovrà quindi come prima cosa procedere alla definizione delle diverse soglie di carico ( bilico, mezzo bilico, ect. ) e poi provvedere a legare tali soglie ai diversi fornitori che ne fanno uso.

Vediamo ora in dettaglio la definizione delle stesse.


Gestione Soglie Carico

Per prima cosa definiamo le soglie carico tramite albero customizing alla voce : gestione materiali -> Acquisti -> Ottimizzazione ord. d'acquisto -> Raggr.ott. ord.acq. ->

Aggiornare profili di restrizione per raggr. ord. acq.

Definite le soglie si dovranno poi legare le stesse al fornitore nei suoi dati anagrafici al fine di poter poi

gestire l’ottimizzaizone del carico in fase di gestione ordine in ambiente riordino

Le soglie possono anche avere più scaglioni come ad esempio :

1. Soglia 300 – 600 – 1200 CT 1. Ordine con soglia prima a 300 cartoni, poi a 600 e poi a 1200


Strumento Riepilogo Fornitori per Calendario

Grazie alle gestione e alla impostazione dei calendari è stato possibile creare un tool per poter semplificare la gestione ordinaria dell’emissione ordini

Tale tool permette all’utente di avere una lista accorpata per cartelle con le seguenti caratteristiche :

1. Lista Fornitori Accorpati per Organizzazione Acquisti/ Piattaforma/Responsabile MRP ( codice che identifica il bayer di pertinenza ) 2. Per ogni responsabile MRP accorpamento dei fornitori con le seguenti diciture : 1. Prioritari : lista definita dall’utente dei fornitori che ritieni prioritari e che vuole monitorare a prescindere dal loro stato 2. sottoscorta ( sottoscorta determinati tramite apposito algoritmo che vedremo di seguito nella sessione dedicata allo strumento di riordino vero e proprio ) 3. Da sollecitare : fornitori su cui è già stato emesso un ordine ma che sono in ritardo nella consegna 4. Rimanenti : lista dei rimanenti fornitori

3. Per ogni cartella poi è possibile accedere al dettaglio della lista fornitori con le indicazioni ulteriori se il fornitore ha almeno un articolo in promozione, se è già stato emesso un ordine per la giornata o se è già stato visitato e non serve più entrare nello strumento di riordino ( a prescindere dal fatto che sia stato o meno emesso un ordine )

Lo strumento permette inoltre di visualizzare solamente i fornitori in ordine alla data di selezione, semplificando di fatto il lavoro del riordinatore che non dovrà più verificare tutti i fornitori per determinare se deve o meno emettere ordine. Eseguendo poi un doppio click col mouse sopra il codice del fornitore si verrà riportati all’interno dello strumento di riordino.



Riportiamo di seguito una slide contente le dinamiche sopra citate, questa prima schermata rappresenta i possibili parametri di selezione della transazione in oggetto :

Come è possibile vedere alla schermat di dettagflio e possibile accedere per piattaforma, per organizzazioni acquisti, per nome resp. MRP ( o buyer ) e per una serie di fornitori. E’ inoltre possibile filtrare la lista ottenendo solo i fornitori in calendario oggi, o i fornitori di tipo vettore ( che consegnano cioè più articoli di diversi fornitori ) o per alcuni stati materiale particolari. La lista inoltre non contiene i fornitori che non hanno materiale legati o che hanno tutti i materiali in uno stato di non ordinabilità, tutti questi filtri danno allo strumento una valenza di valido supporto nella gestione del pacchetto fornitori e permettono poi di accedere al vero strumento di riordino in modi mirato e senza perdite di tempo nella ricerca dei fornitori su cui effettuare l’ordine.



Riportiamo di seguito una slide contente le dinamiche sopra citate


Strumento Riordino

Passiamo ora allo strumento centrale di emissione ordine,che grazie anche alle impostazioni spiegate nelle slide precedenti

fornirà al riordinatore tutti gli strumenti necessari alla corretta emissione di un ordine

Tale strumento si basa su una serie di parametri di selezione e di personalizzazioni di customizing per poter selezionare

pertinentemente gli articoli legati al fornitore. Riportiamo di seguito uno screen esemplificativo con i parametri

di selezione principali.


Strumento Riordino Si presenterà all’utente la seguente schermata che avrà determinato le sue varie informazioni ( data consegna, tempo di consegna, calendari, soglie ) dal customizing spiegato nelle slide precedenti

L’utente non dovrà quindi effettuare particolari e complicati ragionamenti per la determinazione delle date consegna, perché il sistema proporrà già la data corretta secondo i calendari specificati Passiamo ora al dettaglio degli articoli

Non entrando nel dettaglio dei diversi campi presenti in questa schermata, possiamo comunque verificare che il sistema sulla base degli algoritmi di previsione calcoli una media prevista di consegna dell’articolo e, se necessario, proponga all’utente una quantità da ordinare basata sulla gestione dello stock attuale + eventuali ordini in sospeso, il tutto gestito tramite l’arrotondamento dei profili ( se previsti ) impostati per l’articolo, il sistema proporrà inoltre, mettendolo in evidenza, se un articolo risulta essere associato ad una promozione, con l’indicazione della stessa, del periodo di validità e della condizione di sconto ad essa associata.


Strumento Riordino

Altro punto di forza di tale pacchetto è lo screen di simulazione, tale screen basandosi sulla gestione dei calendari, delle soglie carico e dei profili di arrotondamento, e in grado, in automatico, di proporre un ordine già ottimizzato secondo le specifiche del fornitore, con la possibilità eventuale di fare ordini in pianificazione per i periodi di ferie, di ottimizzare per la prima fascia di carico ( mezzo bilico ) per la seconda ( bilico ), ect.

A questo punto l’utente non dovrà far altro che ottimizzare il carico, prevedere eventuali gestioni ad hoc per gli articoli in promozione ed emettere ordine, per i sistemi che lo prevedono sarà inoltre possibile in fase emissione ordine inviare fax al fornitore o mail con il contenuto dell’ordine stesso.


Strumento Riordino

Impostate quindi correttamente le gestioni dei vari punti di customizing tale strumento risulterà un efficace mezzo per emettere in rapidità e sicurezza ordini il più possibile calibrati con le reali esigenze del cliente, evitando i tanto temuti inevasi e non sovraccaricando troppo i magazzini della piattaforma. In diverse realtà lo strumento ha dato ottime garanzie sul reale abbassamento della percentuale degli ordini inevasi, oltre che una sicura intercambiabilità dei buyer nell’emissione degli ordini, dato che, tale strumento è in grado di gestire diverse tipologie di referenze come ad esempio : generi vari, salumi lattici, ortofrutta, pescheria, ect., ed utilizzando sempre lo stesso layout e la stessa metodologia di emissione ordine consente anche ad un buyer non esperto in breve tempo di emettere ordini con una notevole precisione. Sicuramente l’esperienza di un buon buyer non può essere sostituita da uno strumento, ma sicuramente una miglior gestione delle dinamiche basi, lascerà al buyer più tempo per poter analizzare le situazioni anomale o vantaggiose per il cliente, migliorandone di fatto la resa.

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